Khóa luận Kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

ng, bên cạnh đó cũng tồn tại nhiều vấn đề như việc theo dõi ca máy chưa được thực hiện chặt chẽ, vấn đề bảo trì, bảo dưỡng máy thi công còn xem nhẹ, việc sửa chữa không đúng kế hoạch diễn ra nhiều. Hoạt động sửa chữa chi do người vận hành máy thực hiện sau đó mang chứng từ về phòng ké toán để được hoàn chứng từ và thanh toán nên việc gian lận một cách tinh vi khó mà phát hiện được, đặc biệt các chứng từ này chỉ được kiểm tra một cách thông thường. Vì vậy trong nghiệp vụ sửa chữa máy móc thiết bị thì Tổng công ty nên quy định phải sửa ở những nơi mà Tổng công ty thường xuyên tiến hành công tác sửa chữa để thuận lợi cho công tác kiểm tra chứng từ dù là sửa chữa trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch. IV- Kiểm soát chi phí sản xuất chung 1. Kiểm soát tổ chức - Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí rất da dạng, phức tạp, bất thường không theo dự toán như các loại chi phí khác. Do đó, việc kiểm soát Chi phí sản xuất chung luôn là vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm xây lắp, tăng lợi nhuận cho Tổng công ty, đồng thời góp phần tạo sự cạnh tranh giữa các công ty xây dựng với nhau. - Để thực hiện tốt công tác kiểm soát Chi phí sản xuất chung, Tổng công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viện quản lý ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này. - Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, Tổng công ty đã đề ra những quy định phù hợp, mang tính khả thi để kiểm tra việc thực hiện quản lý ở các đội xây dựng. Đội trưởng, tổ trưởng là người thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát công trường do phòng Kỹ thuật vật tư phụ trách, còn các chứng từ tập hợp ở phòng Tài chính kế toán. - Vấn đề khó kiểm soát nhất trong việc kiểm soát Chi phí sản xuất chung là các khoản mục rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì thế ban lãnh đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có chứng từ đấy đủ và hợp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, đội trưởng mới được chi. Riêng vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích chung của đội thì được tổ trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trưởng. 2. Kiểm soát kế toán 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Chi phí sản xuất chung của Tổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán gồm: Hóa đơn vận chuyển,Hóa đơn GTGT… liên quan đến bộ phận sản xuất chung, Bảng chấm công cho nhân viên quản lý đội,… 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán * Tổ chức tài khoản kế toán Để hạch toán Chi phí sản xuất chung, Tổng công ty sử dụng tài khoản 627, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kết cấu Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung: Bên Nợ: + Tập hợp Chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ. Bên Có: + Các khoản được ghi giảm Chi phí sản xuất chung. + Kết chuyển hoặc phân bổ Chi phí sản xuất chung để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành trong kỳ. Tài khoản 627 không có số dư cuối kỳ * Tổ chức sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán về Chi phí sản xuất chung được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính. 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép - Việc tập hợp Chi phí sản xuất chung do kế toán chi phí thực hiện dựa vào các chứng từ hợp lý hạch toán đúng vào đối tượng chịu chi phí. - Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận quản lý phải căn cứ vào giấy đề nghị xuất dùng vật tư được Tổng giám đốc duyệt. - Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội phải căn cứ vào bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý ở phòng nhân sự, bảng tính lương. - Chi phí bằng tiền khác phải căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng,giấy tạm ứng… - Riêng đối với khoản trích theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn được tập hợp vào Chi phí sản xuất chung phần tính vào chi phí 19%. Đây là điểm khác biệt so với các ngành khác. Dựa vào tiền lương hàng tháng của công nhân, Tổng công ty trích theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. - Chi phí khấu hao tài sản cố định phân bổ cho bộ phận quản lý đội phải được căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý 4 -2007 Stt Đối tượng phân bổ GTKL công việc hoàn thành Hệ số phân bổ Giá trị phân bổ 1 Công trình... 2 ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) - Định kỳ kế toán tổng hợp tập hợp Chi phí sản xuất chung để phục vụ cho công tác tính giá thành xây lắp, sau đó vào sổ tổng hợp Chi phí sản xuất chung. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình ... Quý 4 -2007 Đvt:đồng Stt Diễn giải Ghi Nợ TK 627 Cộng TK111 TK152,153 TK214 TK334 TK338 1 2 ... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) SỔ CÁI TK627 – Chi phí sản xuất chung Công trình ... Tt Ngày CT SH CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 1 PC20 Chi tiền mặt cho… 627 111 2 PX30 Xuất vật liệu… 627 152 3 PX32 Xuất công cụ dụng cụ… 627 153 4 BKH Khấu hao TSCĐ 627 214 5 PBL Tiền lương 627 334 6 PBL Trích BHXH… 627 338 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Nhìn chung, việc kiểm soát Chi phí sản xuất chung ở Tổng công ty được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên về cơ bản vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần được khắc phục. Đối với khoản chi phí nhạy cảm như công tác phí, giao dịch phí…thì ban quản lý chưa kiểm soát chặt chẽ, kế toán chỉ xem xét những khoản chi phí phát sinh có thực sự đúng không. PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐIỆN VIỆT NAM I- Nhận xét về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1. Về công tác tổ chức xây lắp 1.1. Ưu điểm Sự cạnh tranh gay gắt trong nền kinh tế thị trường làm cho công việc trúng thầu trở nên hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu,tính toán rất kỹ càng. Và để đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư Tổng công ty đã tổ chức, quản lý tốt quá trình thi công nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ của công trình. Là một doanh nghiệp xây lắp, Tổng công ty đã không ngừng nỗ lực phát huy sức mạnh tập thể, dám nghĩ dám làm,phấn đấu đạt kết quả cao, đưa Tổng công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh trong nền kinh tế thị trường. Tổng công ty đã lập dự toán, thiết kế,tổ chức thi công cho từng công trình và tùy thuộc vào địa điểm thi công cũng như mức độ phức tạp của các công trình mà tổ chức thực hiện hay khoán gọn cho các công ty trực thuộc. Việc phân công phân nhiệm đó giúp cho Tổng công ty điều hành,quản lý tốt hơn, đem lại hiệu quả cao hơn. 1.2. Nhược điểm Khi Tổng công ty trúng thầu, phòng Kinh tế kế hoạch lập dự toán về các chi phí cho công trình, Phòng Tổ chức nhân sự và đào tạo sẽ có kế hoạch bố trí nhân viên cũng như việc thuê mướn nhân công bên ngoài, phòng Kỹ thuật vật tư xem xét về thiết kế kỹ thuật…và trình lên Tổng giám đốc duyệt. Thời gian thi công được xác định, công việc thi công được chuẩn bị như vật tư, nhân công, máy móc…sau đó công việc sẽ được thực thi. Nhưng khi đưa vào thi công thì các phòng ban trong Tổng công ty chưa có sự phối hợp chặt chẽ để có thể kiểm soát lẫn nhau, giảm thiểu khả năng sai phạm cũng như tìm các biện pháp để hạ thấp giá thành sản phẩm, đẩy nhanh tiến độ thi công. 2. Về công tác tổ chức kế toán 2.1. Ưu điểm Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, rất phù hợp với đặc tính của ngành xây lắp vì các công trình thường ở xa nên khi áp dụng hình thức này sẽ giúp công tác kiểm tra, đối chiếu, ghi chép được kịp thời và chính xác. Cuối kỳ, kế toán các đơn vị thành viên chuyển sổ sách chứng từ về Tổng công ty để thực hiện việc tổng hợp. Hình thức sổ kế toán Tổng công ty đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”, kết hợp với chương trình kế toán máy. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép. Việc sử dụng kế toán máy giúp kế toán chỉ cần nhập liệu và tính toán toàn bộ trên máy, cuối kỳ in ra các sổ sách kế toán quy định để lưu trữ. Phòng Tài chính kế toán Tổng công ty có sự phân công phân nhiệm cho từng người đảm trách phần hành kế toán riêng biệt để dễ kiểm tra, đối chiếu, tự kiểm soát lẫn nhau. Các nhân viên Phòng Tài chính kế toán đều có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm viêc tốt, luôn có tinh thần trách nhiệm đối với phần hành mà mình đảm trách. Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán, cập nhật dữ liệu, lưu trữ thông tin được đảm bảo, nhanh chóng,chính xác. Giữa Phòng Tài chính kế toán Tổng công ty và các phòng kế toán đơn vị trực thuộc có sự liên hệ làm việc hàng ngày thông qua hệ thống mạng máy tính diện rộng, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu, giải quyết công việc được nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian. 2.2. Nhược điểm Ở Tổng công ty tuy đã xây dựng được bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh nhưng trong thực tế chỉ làm kế toán tài chính mà chưa quan tâm nhiều đến bộ phận kế toán quản trị. Ngày nay, việc tổ chức kế toán quản trị là rất cần thiết, nhất là đối với các doanh nghiệp xây lắp có quy mô lớn. Kế toán quản trị sẽ giúp cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, điều hành, kiểm soát cũng như ra quyết định phù hợp với tình hình thực tại. Hiện Tổng công ty vừa áp dụng kế toán thủ công vừa áp dụng kế toán máy nên việc tiếp cận với các phần hành không liên quan đến nhiệm vụ của kế toán viên thường bị vi phạm. Trong khi kế toán thủ công quy định rõ nhiệm vụ của từng nhân viên thì ở kế toán máy lại không có quy định cụ thể, một kế toán phụ trách công nợ có thể nhập liệu cho kế toán phụ trách thanh toán… 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp 3.1. Ưu điểm Tổng công ty có Ban kiểm soát riêng biệt, việc kiểm soát chi phí xây lắp được thực hiện trên hai mặt là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán đã góp phần nâng cao chất lượng cho từng công trình, giúp Ban giám đốc điều hành, quản lý tốt hoạt động xây lắp nhằm đem lại hiệu quả cao, tạo dựng uy tín của Tổng công ty so với các đơn vị khác trong ngành. 3.2. Nhược điểm Mặc dù Tổng công ty đã thiết lập được kiểm soát chi phí xây lắp thông qua kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán nhưng chỉ dừng lại ở việc ghi chép, phản ánh số liệu vào sổ sách mà chưa quan tâm đến tình hình thực hiện các chi phí phát sinh như thế nào, hiệu quả đem lại ra sao, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân gây ra sự gia tăng, thất thoát chi phí trong thi công và có biện pháp để điều chỉnh, để từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp hơn. Cụ thể: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vẫn còn một số bất cập sau: - Công tác thu mua vật tư chưa được thực hiện một cách đầy đủ và đúng thời điểm, khi vật tư được mua về thường không lập biên bản kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng lẫn số lượng vật tư. - Vật tư khi nhập kho thường không được bảo quản chặt chẽ, thủ kho thường được bố trí một người nên việc bảo quản và theo dõi vật tư gặp khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát vật tư. - Đối với một số vật tư khi xuất cho thi công nhưng sử dụng không hết không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách. - Khi phát sinh các chi phí đã được tập hợp và ghi sổ kịp thời nhưng chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích tìm nguyên nhân để có biện pháp quản lý thích hợp Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Việc quản lý nhân viên ở mỗi phòng ban trong Tổng công ty và ở đội thi công công trình đều thông qua bản chấm công. Bảng chấm công được lập cho mỗi tháng và được để ở địa điểm công khai nhưng thường chỉ mang tính chấp hành mà chưa đi sát với thực tế và chưa theo dõi một cách đầy đủ công việc: nhân viên không đi làm đúng thời gian quy định vẫn được chấm công… Vì đặc điểm của ngành xây lắp nên Tổng công ty thường sử dụng lao động thuê ngoài nơi thi công công trình để giảm bớt chi phí. Việc quản lý số lao động này thông qua hợp đồng giao khoán, nhưng vẫn còn nhiều tồn tại: trình độ tay nghề không được đánh giá đúng vì không thể kiểm tra chính xác trước khi thuê mướn, việc quản lý chưa được chú trọng đúng mức dẫn đến tình trạng vật tư bị mất cắp, năng suất lao động kém, thiếu tinh thần trách nhiệm…Đôi khi việc tuyển dụng không đáp ứng đủ số lượng theo kế hoạch làm quá trình thi công bị ngưng trệ, giảm khối lượng công tác xây lắp hoàn thành, ảnh hưởng đến uy tín của Tổng công ty với chủ đầu tư. Tổng công ty đã xây dựng được một số thủ tục kiểm soát phù hợp với chế độ cũng như thực trạng của công ty, nhưng cũng chỉ dừng lại ở việc phản ánh chi phí này vào sổ sách liên quan mà chưa đi đến giai đoạn tiếp theo của quá trình kiểm soát là so sánh, phân tích với dự toán được lập, tìm nguyên nhân chênh lệch, từ đó có phương án hành động cụ thể. Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công Máy thi công của Tổng công ty được trang bị khá đầy đủ như: máy nén khí, máy tiện, máy khoan đứng, máy đột dập trục khuỷu, máy siết bu lông…và được sử dụng cho thi công các công trình đường dây, trạm…cũng như điều động cho các đơn vị trực thuộc hay cho thuê ngoài, tuy nhiên không được theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho từng loại máy dẫn đến tình trạng khó quản lý, việc trích trước chi phí sửa chữa thi công làm tăng chi phí mà thực tế có thể không xảy ra. Công tác bảo trì, bảo dưỡng chưa được thực hiện đầy đủ, việc đánh giá chất lượng máy thi công còn nhiều bất cập. Chi phí sử dụng máy thi công đã được ghi chép đầy đủ nhưng không so sánh, phân tích với dự toán đã lập để tìm các nhân tố ảnh hưởng, xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết để quản lý tốt hơn. Kiểm soát Chi phí sản xuất chung Trong Tổng công ty, Chi phí sản xuất chung đã được lập dự toán theo định mức quy định đối với xây lắp công trình điện là 60% Chi phí nhân công trực tiếp, nhưng việc thực hiện chi phí này lại rất khó kiểm soát. Việc tổ chức cán bộ quản lý tại công trình chưa đạt hiệu quả cao do bộ máy quản lý thi công cồng kềnh, chưa làm tốt nhiệm vụ. Các khoản chi như trả tiền điện thoại, tiền tiếp khách…còn nhiều bất cập. Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư, bố trí nhân công, máy móc thiết bị không tốt làm ảnh hưởng đến khoản mục chi phí này. Tổng công ty cũng chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán, do đó cũng không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí này để có biện pháp kiểm soát thích hợp. II- Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 1. Về công tác tổ chức xây lắp Với một công trình được thi công thì cần phải có một sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Tổng công ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm nâng cao hiệu quả thi công. Để phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng thì ngay từ khi tổ chức thiết kế kỹ thuật, lập dự toán cũng như bố trí nhân lực thì các phòng ban nên trao đổi thông tin và tổ chức thảo luận để có được kết quả tốt hơn, có phương hướng hành động phù hợp. 2. Về tổ chức kế toán Tổng công ty nên tổ chức thêm kế toán quản trị để thực hiện kiểm tra, giám sát cũng như tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty. Việc tổ chức kế toán quản trị nên bố trí khoảng hai đến ba người phụ trách các công việc khác nhau: người thì kiểm soát các phòng ban trong Tổng công ty, người thì thu thập các thông tin lập các báo cáo quản trị kịp thời, người thì đến các công trình theo dõi, giám sát độc lập tình hình thực hiện, lập các báo cáo kế toán, từ đó thống nhất tìm các biện pháp thích hợp trình Ban lãnh đạo để bàn bạc, xử lý, ra quyết định kịp thời. Các nhân viên kế toán khi được giao nhiệm vụ phụ trách phần hành cụ thể, khi làm việc với máy tính phải cài mật mã riêng cho phần hành mình phụ trách và giữ bí mật tuyệt đối, phải hoàn toàn chịu trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra. Quá trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật tư phải được tuân thủ đầy đủ. Khâu bảo quản vật tư cũng phải được thực hiện theo đúng quy định và phải có từng danh mục vật tư cho từng loại để dễ dàng cho việc bảo quản cũng như xuất dùng. 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp Kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty mới chỉ được thiết lập ở hai mặt là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán mà chưa đi vào một quá trình kiểm soát cụ thể, các chi phí mới chỉ được theo dõi ở mặt số liệu trên sổ sách mà không có báo cáo kế toán cụ thể, chưa đi vào so sánh thực tế với dự toán cũng như phân tích các nguyên nhân và tìm biện pháp quản lý thích hợp hơn. Để làm được các giai đoạn sau của quá trình kiểm soát cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như việc quản lý ở công trình. Công việc lập dự toán chi phí do phòng Kinh tế kế hoạch lập trong Bảng tổng hợp dự toán thông qua việc phân tích mẫu thiết kế cũng như khảo sát tình hình thực tế và ở Bảng phân tích đơn giá. Căn cứ vào Bảng tổng hợp dự toán Phòng Tài chính kế toán phải so sánh, phân tích tìm nguyên nhân của các nhân tố ảnh hưởng đế chi phí xây lắp, từ đó tìm các biện pháp để cải thiện cho các công trình thi công tiếp theo. Cụ thể như sau: Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH ĐƠN GIÁ Công trình ... TT Hạng mục Đvt Định mức Đơn giá Thành tiền A Phần móng I Bê tông đá 4x6 1 Vật liệu Xi măng PC 30 kg Cát vàng m3 Đá dăm 4x 6 m3 2 Nhân công Nhân công 3/7 công 3 Máy thi công Máy ép thủy lực 100 tấn Ca Máy hãm dây Ca B Phần xây trên móng Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN Công trình ... TT Khoản mục chi phí Ký hiệu Công thức tính Số tiền I Chi phí trực tiếp T 1 Chi phí nguyên vật liệu NVL 2 Chi phí nhân công NC II Chi phí sử dụng máy thi công M II Chi phí sản xuất chung C Người lập Phòng KT – KH Tổng giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trong ngành xây lắp thường chiếm một tỷ lệ tương đối lớn và đóng vai trò quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Việc kiểm soát tốt chi phí này sẽ tạo nên chất lượng công trình đảm bảo cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. 3.1.1 Triển khai các mục tiêu Tổng công ty nhận rõ tầm quan trọng của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nên đề ra các mục tiêu sau cụ thể như: Các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh được phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác…theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó, Tổng công ty cần chú trọng thêm các mục tiêu sau: + Đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ, kịp thời và đồng bộ. + Đảm bảo chất lượng và lượng dự trữ vật tư cần thiết. 3.1.2 Đo lường các kết quả Khi mục tiêu đã được triển khai thì phải đo lường các kết quả đạt được, ở Tổng công ty đã thực hiện giai đoạn này thông qua việc phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình. Nhưng cần phải được tổng hợp trên Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình ... Đvt: đồng TT Nhóm nguyên vật liệu Dự toán Thực tế A Vật liệu chính … B Vật liệu phụ … C Vật liệu luân chuyển … D … Cộng 3.1.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình phải đem so sánh với dự toán ban đầu. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình ... TT Hạng mục Số tiền Chênh lệch Dự toán (1) Thực tế (2) Giá trị (3)=(2)-(1) Tỷ lệ% (4)=(2)/(1) 1 ... Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.1.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Khi đi phân tích chi phí nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm là việc cung ứng vật tư và sử dụng vật tư: + Phân tích tình hình cung ứng vật tư: đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư cung ứng thực tế với giá trị vật tư cần cung ứng theo dự toán, so sánh giá trị vật tư dự trữ thực tế với giá trị vật tư dự trữ kế hoạch. +Phân tích tình hình sử dụng vật tư: phân tích chỉ tiêu này giúp xác định được lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ở khâu nào để có hướng tìm hiểu và phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí, từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục tình hình. + Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thông qua bảng tổng hợp dự toán: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố: Khối lượng công tác xây lắp Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị khối lượng xây lắp Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá mức biến động giữa thực tế với dự toán, phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Ta có: Tổng chi phí NVL trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp X Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp X Đơn giá NVL xuất dùng Ký hiệu: Cv = åQ m P Do chi phí NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng xây lắp nên khi tiến hành phân tích thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế. + Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán: Cvk = åQ1 mk Pk + Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế: Cv1 =å Q1 m1 P1 + Đối tượng phân tích: Δ Cv = Cv1 - Cvk + Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của định mức tiêu hao: Δm Cv = åQ1 ( m1- mk) Pk Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu: Δp Cv =å Q1 m1 (P1- Pk) + Tổng hợp các nhân tố: ΔCv =Δm Cv + Δp Cv Trên cở sở đó, tiến hành lập bảng phân tích chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình… Hạng mục Chi phí nguyên vật liệu theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkPk (1) Q1m1Pk (2) Q1m1P1 (3) Dm (2)-(1) DP (3)- (2) I. Phần móng 1. Bê tông đá 4x6 Xi măng PC30 Đá 4x6 Cát vàng ... Cộng Người lập Kế toán trưởng Tổng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể do nhiều nguyên nhân, như trình độ tay nghề chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có sự thay đổi về giá cả vật liệu thu mua, việc bảo quản vật tư không tốt, địa điểm cung cấp vật tư quá xa công trình…Sau khi phân tích cần phải nhận xét đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra nguyên nhân gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 3.1.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Sau khi tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì Tổng công ty phải xác định hành động quản lý thích hợp. + Để giúp quá trình thi công được diễn liên tục, đúng tiến độ phải đảm bảo tốt công tác cung ứng vật tư, chất lượng vật tư và sử dụng tiết kiệm vật liệu cho thi công. Để làm được điều đó, Tổng công ty phải có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời, cũng như kế hoạch dự trữ vật tư, phải tách bạch giữa chức năng mua vật tư với công tác lập dự toán, phải đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư mua về với giá trị vật tư cần cung ứng. + Vật tư khi mua về nhập kho hay chuyển thẳng cho thi công công trình phải lập ban kiểm nhận vật tư để dánh giá tình trạng vật tư. Việc bảo quản phải được theo dõi một cách chi tiết. + Tổng công ty nên sàng lọc, tìm kiếm nhà cung cấp gần khu vực thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản,…Có chính sách khen thưởng đối với nhân viên thu mua vật tư tìm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng vật tư. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vào hồi... ngày ... tháng ... năm Ban kiệm nghiệm gồm :… Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: tt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm Đvt SL theo CT Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 2 ... Ý kiến của ban kiểm nghiệm... Thủ kho Đại diện kỹ thuật Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do đặc thù của ngành xây lắp nên đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đúng đối tượng, Tổng công ty nên sử dụng “Phiếu xuất kho vật tư ” theo hạn mức thay cho Phiếu xuất kho. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày.. tháng... năm... Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: TT Tên vật tư Đvt Hạn mức duyệt SL xuất ĐG TT Xác nhận ... Người nhận Đội trưởng Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mỗi lần nhập xuất vật tư, người nhận phải ký xác nhân vào phiếu, giúp việc quản lý vật tư tốt hơn, tránh thất thoát, sử dụng sai mục đích và dễ dàng quy trách nhiệm sau này. 3.1.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Khi xác định các biện pháp quản lý thích hợp, Tổng công ty nên áp dụng ngay cho việc thi công công trình, khi thực hiện phải xem xét chi phí bỏ ra và hiệu quả đạt được. Việc đánh giá các hành động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của quá trình kiểm soát sau đó. Công việc này thực chất là sự liên kết các quá trình kiểm soát lại với nhau nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác kiểm soát. 3.2. Kiểm soát Chi phí nhân công trực tiếp 3.2.1. Triển khai các mục tiêu Công nhân lao động đóng vai trò chủ chốt trong việc thi công công trình.Tổng công ty đề ra mục tiêu cụ thể đối với Chi phí nhân công trực tiếp là: các chi phí phát sinh phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành. 3.2.2. Đo lường các kết quả Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh đều được phản ánh, tập hợp đầy đủ và được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí nhân công trực tiếp. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình… TT Loại nhân công Số lượng (người) Tiền lương Dự toán Thực tế Dự toán Thực tế A Nhân công bậc 2/7 … B Nhân công bậc 3/7 … C Nhân công bậc 4/7 … Cộng 3.2.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi Chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp đầy đủ, kế toán phải tiến hành so sánh với dự toán. Công tác so sánh có thể được thực hiện như sau: + So sánh trực tiếp giữa số lượng lao động thực hiện với dự toán để nhìn nhận khái quát tình hình. + So sánh số lượng công nhân thực tế với sự toán theo nghề chuyên môn để đánh giá sự bảo đảm số lượng công nhân đúng chuyên môn. + So sánh các chỉ tiêu: hệ số sử dụng thời gian có hiệu quả, số ngày làm việc…của thực tế với dự toán. 3.2.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Qua sự so sánh đó sẽ tiến hành phân tích tìm ra nguyên nhân để có biện pháp phù hợp, cụ thể: + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt số lượng: dựa vào cơ sở số liệu được so sánh trên sẽ tiến hành phân tích tìm ra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố. + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt thời gian: thời gian lao động là thước đo lao động hao phí trong quá trình thi công xây lắp nên khi đi phân tích có ý nghĩa rất quan trọng. + Phân tích tình hình sử dụng lao động về mặt năng suất lao động: năng suất lao động của công nhân xây lắp phản ánh chất lượng lao động và kết quả của quá trình tổ chức quản lý thi công. Các chỉ tiêu thường sử dụng để phân tích là: Năng suất lao động bình quân của một công nhân xây lắp trong kỳ (WCNXL) WCNXL = Giá trị khối lượng công tác xây lắp hoàn thành Số lượng công nhân xây lắp bình quân Năng suất lao động bình quân một ngày công xây lắp (WNC) WNC = Giá trị khối lượng công tác xây lắp hoàn thành Tổng số ngày công xây lắp trong kỳ Phân tích Chi phí nhân công trực tiếp thông qua dự toán được thực hiện như sau: Chi phí nhân công trực tiếp = Khối lượng công tác xây lắp x Mức hao phí lao động cho 1 đơn vị khối lượng x Đơn giá lao động Ký hiệu: CL =å Q m d Chi phí nhân công trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng công tác xây lắp nên khi phân tích ta thường cố định khối lượng công tác xây lắp ở thực tế. Do đó Chi phí nhân công chỉ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố là mức hao phí lao động và đơn giá lao động. + Tổng Chi phí nhân công trực tiếp theo dự toán: CLk = å Q1 mk dk + Tổng Chi phí nhân công trực tiếp thực tế: CL1 = å Q1 m1 d1 + Đối tượng phân tích: DCL = CL1 - CLk + Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của hao phí lao động: Dm CL = åQ1 (m1 - mk) dk Ảnh hưởng của đơn giá lao động: Dd CL = åQ1 m1 (d1 - dk) + Tổng hợp: CL = Dm CL + Dd CL Qua đó tiến hành lập bảng phân tích Chi phí nhân công trực tiếp Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình ... TT Hạng mục Chi phí nhân công theo Mức độ ảnh hưởng Tổng hợp Q1mkdk Q1m1dk Q1m1d1 Dm Dd 1 2 Các nhân tố ảnh hưởng có thể là do số lượng công nhân không được đáp ứng đủ dẫn đến ngừng việc, tay nghề công nhân chưa đảm bảo, cơ chế tiền lương chưa phù hợp, chất lượng công tác tổ chức thi công và quản lý thi công chưa tốt… 3.2.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Qua các nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phí nhân công trực tiếp cần phải xác định hành động quản lý thích hợp: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, các biện pháp khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm và chấp hành kỷ luật của công nhân... Để cải thiện tình trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương, Tổng công ty nên sử dụng bảng chấm công có đội giám sát nhằm kiểm tra, theo dõi công nhân về giờ làm việc, chất lượng thi công. Công nhân nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng phát lương cho nhân viên để giảm bớt công việc của phòng kế toán, hạn chế sai phạm xảy ra. Phòng nhân sự phải có chính sách tuyển dụng số công nhân thuê ngoài đầy đủ trước khi thi công, có hồ sơ theo dõi cụ thể đồng thời báo cáo cho Ban lãnh đạo và gửi hồ sơ để Phòng Tài chính Kế toán tính lương. Khi có thay đổi về mức lương phải gửi quyết địnhk cho phòng kế toán để kịp thời điều chỉnh việc tính lương. 3.2.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Giai đoạn kiểm soát này thực chất là để phục vụ cho các công trình tiếp theo. Do đó cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp. 3.3. Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 3.3.1. Triển khai các mục tiêu Các chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực theo chế độ kế toán hiện hành. 3.3.2. Đo lường các kết quả Giai đoạn kiểm soát này được thực hiện qua việc ghi chép vào sổ sách, tập hợp các chi phí phát sinh theo từng công trình cụ thể và được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí sử dụng máy thi công. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình… Đvt: đồng TT Nhóm chi phí Dự toán Thực tế A Chi phí nhân công B Chi phí vật liệu C Chi phí dụng cụ D Chi phí dịch vụ D … Cộng 3.3.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Sau khi Chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp đầy đủ, để kiểm soát tốt hơn phòng kế toán tiến hành so sánh với dự toán: + Việc đảm bảo số lượng máy thi công được thể hiện qua thực tế nên phải đi so sánh số lượng đó với dự toán đã lập để đánh giá mức độ thực hiện. + So sánh tổng số ca máy (giờ máy) thực tế làm việc so với dự toán, so sánh ca máy làm việc bình quân trong ngày, số giờ máy làm việc bình quân trong ca…để đánh giá tình hình thực hiện dự toán sử dụng máy về thời gian. 3.3.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Phân tích phải tiến hành trên 3 mặt là: số lượng, thời gian, năng suất của máy thi công. + Phân tích tình hình đảm bảo số lượng máy móc, thiết bị thi công qua hai chỉ tiêu sau: Hệ số sử dụng số lượng máy hiện có (Hhc) Hhc = Số lượng máy có khả năng hoạt động Số lượng máy hiện có Hệ số sử dụng máy có khả năng hoạt động (Khđ) Hhđ = Số máy thực tế làm việc trên công trường Số máy có khả năng hoạt động Phân tích hai hệ số này giúp thấy được khái quát tình trạng máy và công tác huy động máy của Tổng công ty. + Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt thời gian: cần đánh giá tình hình sử dụng quỹ thời gian làm việc của máy thông qua các hệ số sử dụng máy như hệ số sử dụng thời gian theo lịch, theo chế độ… + Phân tích tình hình sử dụng máy móc, thiết bị về mặt năng suất: đánh giá tình hình sử dụng máy thi công về mặt năng suất để thấy máy móc thiết bị đã hoạt động ở mức độ nào, công suất đã tận dụng như thế nào và kết quả hoạt động ra sao. + Phân tích Chi phí sử dụng máy thi công qua dự toán: - Chỉ tiêu phân tích: Chi phí sử dụng máy thi công = Khối lượng sản phẩm xây lắp x Số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng XL x Đơn giá ca máy thi công Ký hiệu: CM =å Q m p - Đối tượng phân tích: Chi phí sử dụng máy thi công thực tế: CM1 = å Q1m1p1 Chi phí sử dụng máy thi công theo dự toán: CMk =å Qkmkpk - Chỉ tiêu phân tích: DCM = CM1 - CMk Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường cố định ở thực tế nên khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ ra. - Các nhân tố ảnh hưởng: Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp: Dm CM = å Q1 (m1 - mk) pk Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công: Dp CM = å Q1 m1 (p1 - pk) - Tổng hợp: DCM = Dm CM + Dp CM Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình… s Hạng mục Chi phí sử dụng máy thi công tính theo Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố Tổng hợp Q1mkpk Q1m1pk Q1m1 p1 Dm Dp 1 2 .... Nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động của Chi phí sử dụng máy thi công có thể là do kỹ thuật tổ chức thi công công trình chưa hợp lý, do không đảm bảo vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc… 3.3.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Sau khi phân tích các chỉ tiêu về Chi phí sử dụng máy thi công, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp: + Sự hợp lý của các giải pháp thiết kế công trình: các giải pháp thiết kế phải tạo điều kiện cho việc thi công bằng máy phát huy khả năng sử dụng máy thi công. + Việc lựa chọn máy móc thiết bị thi công: phải lập kế hoạch lựa chọn máy thi công để phù hợp với các điều kiện thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy. + Tình trạng kỹ thuật của máy thi công: chất lượng công tác bảo dưỡng, trùng tu máy thường xuyên cũng như lập kế hoạch sửa chữa máy thi công sẽ giúp cho tình trạng kỹ thuật của máy đảm bảo, nâng cao hiệu quả sử dụng. + Nâng cao trình độ tay nghề của công nhân điều khiển máy. + Đảm bảo việc cung ứng vật tư đầy đủ về số lượng và chất lượng. Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử dụng máy thi công, nên lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ, số ca mà xe máy thi công hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình và đưa cho phụ trách quản lý xe ký duyệt chấp nhận rồi chuyển đến phòng kế toán. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam PHIẾU THEO DÕI CA MÁY THI CÔNG Tên xe máy: Mã hiệu: Nước sản xuất: Biển đăng ký: Công suất, trọng tải: Ngày Công trình, hạng mục công trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Xác nhận bộ phận sử dụng xe Phụ trách đội quản lý xe Người điều khiển xe máy (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trước khi xuất dùng máy thi công phải thành lập ban kiểm tra đánh giá tình hình kỹ thuật xe máy thi công, lập biên bản đầy đủ, khi xe náy thi công đưa đến công trình phải lập công trình tạm để bảo quản máy thi công, khi phát sinh chi phí liên quan đến máy thi công thì căn cứ vào phiếu theo dõi xe ca máy thi công mà phản ánh vào sổ sách đầy đủ đồng thời phải có sự kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết Chi phí sử dụng máy thi công. 3.3.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Giai đoạn kiểm soát này thực chất là để phục vụ cho các công trình tiếp theo. Do đó cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp. 3.4. Kiểm soát Chi phí sản xuất chung 3.4.1. Triển khai các mục tiêu Giống như ba khoản mục chi phí trên, Chi phí sản xuất chung cũng phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực theo chế độ kế toán hiện hành. 3.4.2. Đo lường các kết quả Hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến Chi phí sản xuất chung được thực hiện đầy đủ theo quy định. Các Chi phí sản xuất chung được tổng hợp qua Báo cáo Chi phí sản xuất chung. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình… Đvt: đồng TT Nhóm chi phí Dự toán Thực tế A Chi phí nhân viên B Chi phí vật liệu C Chi phí dụng cụ sản xuất D Chi phí khấu hao TSCĐ E Chi phí dịch vụ … Cộng 3.4.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu Với việc lập dự toán cho mỗi công trình, sau khi thực hiện thi công thì phải so sánh tình hình thực hiện Chi phí sản xuất chung với dự toán đó. Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình… Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch Giá trị Tỷ trọng Chi phí sản xuất chung 3.4.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán, tìm ra điểm yếu kém để tăng cường quản lý đối với các công trình sau này. Ngoài việc tìm ra chênh lệch và nguyên nhân dẫn tới những chênh lệch so với dự toán, thì cần xác định đâu là định phí, đâu là biến phí để có biện pháp quản lý phù hợp. Việc phân tích các chi phí cấu thành trong khoản mục Chi phí sản xuất chung thường được thực hiện kết hợp với ba khoản mục chi phí trên, sau khi phân tích phải tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự biến động của các chi phí này, như: do không đảm bảo đầy đủ công cụ dụng cụ cho thi công, thời gian thi công kéo dài, hệ thống quản lỹ kém…Để quản lý chặt chẽ hơn các chi phí phát sinh thì phải kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với các khoản mục liên quan. 3.4.5 Xác định hành động quản lý thích hợp Cần phải phân chia Chi phí sản xuất chung thành các phân tổ để thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi: + Chi phí quản lý hành chính: bao gồm các khoản chi phí nhằm đảm bảo cho việc tổ chức bộ máy quản lý và chỉ đạo sản xuất như: tiền lương, phụ cấp lương, lương phụ và các khoản trích theo lương của cán bộ trong bộ máy chỉ đạo sản xuất, chi phí về điện nước, tiếp khách, văn phòng phẩm… + Chi phí phục vụ thi công: bao gồm chi phí khấu hao, sửa chữa công cụ thi công, chi phí về biện pháp an toàn, bảo hộ lao động, … + Chi phí khác: các khoản chi phí khác ngoài hai loại trên 3.4.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại Cần có sự chỉ đạo đúng đắn cũng như các bước thực hiện phải thống nhất mới giúp kiểm soát được tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn. Công việc đánh giá lại là cầu nối của quá trình kiểm soát trước với quá trình kiểm soát sau, giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện một cách liên tục, phát hiện được những hành động không phù hợp để ban lãnh đạo có biện pháp phù hợp hơn. III- Một số vấn đề khác có liên quan 1. Môi trường làm việc Tạo một môi trường làm việc tốt sẽ giúp mọi nhân viên của Tổng công ty làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn. Ban lãnh đạo trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra làm gương cho các bộ phận cấp dưới, không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các phòng ban trong Tổng công ty phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc, và thường xuyên báo cáo tình hình cho ban giám đốc. 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật Để khuyến khích nhân viên và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao thì ban lãnh đạo Tổng công ty phải có những chính sách khen thưởng hợp lý như: quy định thời gian hoàn thành công việc, ai thực hiện tốt sẽ được tăng lương hoặc tăng thời gian nghỉ phép trong năm…, ai thực hiện công việc không tốt, không có tinh thần trách nhiệm phải bị phê bình.. .Với lực lượng thuê ngoài nếu có hành vi vi phạm, thiếu trung thực, thiếu trách nhiệm thì tùy mức độ mà có hình thức kỷ luật. Với các cán bộ có năng lực chuyên môn, làm việc đạt kết quả cao, cần được đề bạt chức vụ cao hơn. 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề Công tác đào tạo và kiểm tra, nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo công nhân phải được lập kế hoạch trong năm và thực hiện đầy đủ, sau khi dào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng khả năng và phân công công việc phù hợp. Mỗi công trình thi công phải có chính sách tuyển dụng cụ thể và phải kiểm tra trình độ tay nghề của lực lượng lao động thuê ngoài nhằm đảm bảo chất lượng công trình, đẩy nhanh tiến độ thi công. KẾT LUẬN ——— cd ——— Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mình đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với nhà quản lý. Đối với Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam cũng vậy, Ban lãnh đạo luôn tìm các biện pháp thích hợp để ngày càng đáp ứng được yêu cầu của thị trường cũng như thực hiện công việc đạt hiệu quả cao. Việc kiểm soát chi phí xây lắp trên hai mặt là: kiểm soát vật chất và kiểm soát kế toán đã giúp cho Ban lãnh đạo nẵm bắt được tình hình thực hiện chi phí tại các công trình Tổng công ty đảm nhận. Kiểm soát chi phí xây lắp dù được thực hiện ở mặt nào thì cũng phải tuân theo một quy trình cụ thể thì mới phát huy tối đa hiệu quả. Qua quá trình thực tập tại Tổng công ty đã giúp em hiểu hơn về thực tế công tác kế toán cũng như làm quen dần với công việc để sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ. Với sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị trong Phòng Tài chính kế toán và các phòng ban khác, em đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích để thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình. Bên cạnh đó là sự hướng dẫn chu đáo của Giảng viên: Th.S Nguyễn Phi Sơn, thầy đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này. Với thời gian thực tập không nhiều và kiến thức còn hạn chế, khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC ——— cd ——— Trang Lời mở đầu 1 Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp 2 I-Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 2 1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ 2 2.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2 3.Các loại kiểm soát nội bộ 3 II-Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2.1. Môi trường kiểm soát 4 2.1.1 Môi trường bên trong 4 2.1.2 Môi trường bên ngoài 5 2.2. Hệ thống kế toán 5 2.3. Thủ tục kiểm soát 6 III-Kiểm soát chi phí xây lắp 7 1.Chi phí xây lắp và ảnh hưởng của nó đến quá trình kiểm soát 7 1.1. Chi phí xây lắp 7 1.1.1. Khái niệm chi phí xây lắp 7 1.1.2. Phân loại CPXL 7 1.2. Ảnh hưởng của CPXL đến công tác kiểm soát 9 2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 10 2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 14 2.3.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 16 2.4.Kiểm soát chi phí sản xuất chung 18 Phần II: Thực trạng về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 A- Khái quát chung về Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 I-Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 21 II-Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 22 1.Chức năng, nhiệm vụ 22 2.Phương hướng thực hiện 22 III - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 23 1.Phạm vi lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty 24 2.Quy trình sản xuất các sản phẩm 25 IV- Tổ chức quản lý tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 25 1.Tổ chức bộ máy quản lý 25 2.Chức năng nhiệm vụ các bộ phận 26 V- Tổ chức kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 29 3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 30 B - Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 31 I- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 31 1. Kiểm soát tổ chức 31 1.1. Vật tư do Tổng công ty mua 32 1.2. Vật tư do đội tự mua 34 2. Kiểm soát kế toán 35 2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 35 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 35 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 35 II-Kiểm soát đối với Chi phí nhân công trực tiếp 39 1.Kiểm soát tổ chức 39 2. Kiểm soát kế toán 40 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 40 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 40 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 40 III- Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 43 1. Kiểm soát tổ chức 43 2. Kiểm soát kế toán 44 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 44 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 44 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 45 IV- Kiểm soát chi phí sản xuất chung 47 1. Kiểm soát tổ chức 47 2. Kiểm soát kế toán 48 2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 48 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 48 2.3. Tổ chức quá trình ghi chép 49 Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 51 I- Nhận xét về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 51 1. Về công tác tổ chức xây lắp 51 1.1. Ưu điểm 51 1.2. Nhược điểm 51 2. Về công tác tổ chức kế toán 51 2.1. Ưu điểm 51 2.2. Nhược điểm 52 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp 52 3.1. Ưu điểm 52 3.2. Nhược điểm 53 II- Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam 54 1. Về công tác tổ chức xây lắp 54 2. Về tổ chức kế toán 54 3. Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp 55 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 56 3.1.1 Triển khai các mục tiêu 56 3.1.2 Đo lường các kết quả 57 3.1.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 57 3.1.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 57 3.1.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 59 3.1.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 61 3.2. Kiểm soát Chi phí nhân công trực tiếp 61 3.2.1. Triển khai các mục tiêu 61 3.2.2. Đo lường các kết quả 61 3.2.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 61 3.2.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 61 3.2.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 63 3.2.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 63 3.3. Kiểm soát Chi phí sử dụng máy thi công 63 3.3.1. Triển khai các mục tiêu 63 3.3.2. Đo lường các kết quả 64 3.3.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 64 3.3.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 64 3.3.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 65 3.3.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 66 3.4. Kiểm soát Chi phí sản xuất chung 66 3.4.1. Triển khai các mục tiêu 67 3.4.2. Đo lường các kết quả 67 3.4.3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 67 3.4.4 Phân tích nguyên nhân chênh lệch 67 3.4.5 Xác định hành động quản lý thích hợp 68 3.4.6 Hành động và tiếp tục đánh giá lại 68 III- Một số vấn đề khác có liên quan 69 1. Môi trường làm việc 69 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật 70 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề 70 Kết luận 71TÀI LIỆU THAM KHẢO “Hạch toán kế toán trong xây dựng” của PGS.PTS Nguyễn Đăng Hạc – NXB Xây dựng 2001 “Kiểm toán” của Vũ Hữu Đức, Võ Anh Dũng – NXB Tài Chính 2004 “Kế toán xây dựng cơ bản” của Th.S Nguyễn Phi Sơn Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán “Kiểm toán nội bộ hiện đại” của Victor Z. Bỉk &…- NXB Tài chính năm 2000 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ——— cd ——— Đà Nẵng, ngày tháng năm 2008 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ——— cd ——— Đà Nẵng, ngày tháng năm 2008