Khóa luận Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng

một nhân viên đi thu hồi nợ. Tổ công nợ này có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ đến hạn và quá hạn phát sinh. Sau đó lập và gửi Giấy đề nghị thanh toán đến cho khách hàng. Nếu sau khi gửi Giấy đề nghị thanh toán mà khách hàng vẫn chưa thanh toán tiền hàng cho Trung tâm. Lúc này tổ công nợ của Trung tâm sẽ cử nhân viên trực tiếp đến khách hàng thu nợ. 2.5. Xử lý các khoản phải thu khó đòi Tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, việc bán chịu cho khách hàng diễn ra thường xuyên, đối tượng khách nợ của Trung tâm khá nhiều nên không thể tránh khỏi những khoản nợ khó đòi. Với các khách hàng có quan hệ mua bán đối với Trung tâm nhưng trong một thời gian dài không thanh toán các khoản nợ cho Trung tâm thì Trung tâm tạm ngừng việc bán hàng cho khách hàng đó. Nếu sau đó khách hàng thanh toán xong các khoản nợ và có nhu cầu muốn tiếp tục mua các sản phẩm của Trung tâm thì Trung tâm sẽ tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó nhưng các điều kiện về thanh toán sẽ được thiết chặt hơn để đảm bảo thu hồi được các khoản nợ của khách hàng này. Đối với những khách hàng không có khả năng chi trả các khoản nợ cho Trung tâm vì các lý do tài chính thì kế toán công nợ tổng hợp danh sách các khách hàng không có khả năng chi trả kèm theo lý do không thu hồi được cho Ban giám đốc và kế toán trưởng. Sau đó Trung tâm cử các nhân viên tới nơi khách hàng đó kinh doanh để tìm hiểu tình hình. Từ đó, Giám đốc và Kế toán trưởng sẽ xem xét việc xóa nợ cho các đối tượng có chứng cứ rõ ràng về khả năng không thể thanh toán được như: Có hồ sơ giải thể doanh nghiệp, có giấy xác nhận của địa phương về hoàn cảnh khó khăn... Căn cứ vào các giấy tờ xác minh, Trung tâm lập hội đồng xử lý nợ khó đòi. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào quyết định của hội đồng để thực hiện lập dự phòng hoặc xoá nợ theo qui định. 3. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt Hằng ngày, các nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu để lập Phiếu thu, Phiếu thu được lập thành ba liên kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. Sau khi được Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu ở cùi, liên còn lại do kế toán thanh toán giữ. Đồng thời kế toán công nợ ghi vào sổ theo dõi công nợ, kế toán thanh toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết tiền mặt. Cuối tháng, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và Sổ cái từ đó lập Báo cáo kế toán. SƠ ĐỒ 4: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt Nộp tiền và các chứng từ có liên quan Kiểm tra và lập Phiếu thu Phiếu thu Phê duyệt Phiếu thu Phiếu thu Thu tiền và xác nhận Phiếu thu Sổ quỹ Phiếu thu 2 1 Sổ chi tiết Tiền mặt Bảng tổng hợp thu TM 3 Người nộp Kế toán thanh toán Thủ quỹ Giám đốc, KTT 3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Tại Trung tâm, phần lớn khách hàng của Trung tâm thanh toán tiền hàng thông qua hệ thống ngân hàng và như vậy các giấy báo của ngân hàng là chứng từ quan trọng, giấy báo được ngân hàng gửi cho Trung tâm thường xuyên theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được “giấy báo Có” của ngân hàng, kế toán thanh toán kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực. Đồng thời thực hiện sự phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo. Trên cơ sở đó, kế toán thực hiện đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm rồi ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng sau đó chuyển cho kế toán công nợ để ghi giảm nợ khách hàng. SƠ ĐỒ 5: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Lập giấy báo Có và chuyển các giấy tờ có giá Nhận giấy báo có và các chứng chỉ có giá Kiểm tra, đối chiếu chứng từ Ghi sổ chi tiết TGNH Chứng từ ghi sổ Lưu Kiểm tra, đối chiếu Ghi sổ theo dõi công nợ Giấy báo Có, Séc Ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán công nợ PHẦN III HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG A. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG I. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 1. Ưu điểm * Về môi trường kiểm soát: Xét về môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền thì tại Trung tâm có những mặt thuận lợi và những tồn tại sau: - Trung tâm có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân trong mỗi bộ phận có liên quan. Hơn nữa giữa các phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. - Lãnh đạo Trung tâm là người liêm chính, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn luôn là tấm gương sáng để nhân viên noi theo. Luôn quan tâm đến công việc của nhân viên và luôn trao đổi công việc với nhân viên một cách nghiêm túc nhưng thân thiện đã tạo ra môi trường làm việc thỏa mái, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ đã tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân. - Các chính sách, thủ tục được quy định và ban hành đến mọi phòng ban, đến từng nhân viên trong Trung tâm nhằm nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra. Ban Giám đốc Trung tâm có thể giảm bớt công việc kiểm soát của mình bằng cách ủy quyền cho Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soát được thực hiện bởi những nhà quản lý có trách nhiệm năng lực từ các Phó phòng đến Trưởng phòng, từ Phó giám đốc đến Giám đốc trong Trung tâm đã hạn chế rất nhiều gian lận và sai sót có thể xảy ra. - Đội ngũ nhân viên trẻ có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt, họ luôn có ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc tích cực, sáng tạo. Mặc dù công việc nhiều hơn so với khả năng đáp ứng hiên tại nhưng lúc nào họ cũng nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào. - Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Để hoạt động của Trung tâm đi vào nề nếp, kích thích nhân viên hăng say trong công việc, cống hiến hết mình cho Trung tâm, Trung tâm đã xây dựng quy chế về lao động, quy chế về tiền lương, chính sách thưởng phạt phân minh, rõ ràng nhằm tạo động cơ tự giác thúc đẩy người lao động phát huy tính chủ động, sáng tạo trong kinh doanh, tăng cường vai trò trách nhiệm của mỗi cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. - Trung tâm thường tổ chức hội thảo, các lớp tập huấn và mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên nhằm phổ biến các thông tin mới và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên trong quá trình làm việc tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế những sai sót xảy ra. * Về hệ thống thông tin kế toán: - Kế toán Trung tâm luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm. Công tác kế toán trong từng khâu nghiệp vụ được kế toán thực hiện tốt, đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý của Lãnh đạo Trung tâm. Hình thức ghi chép cũng như việc hạch toán tổng hợp thể hiện tính logic, sáng tạo và nhạy bén của đội ngũ kế toán điều đó đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm. - Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ được bộ phận kế toán vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Chứng từ được tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. - Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho từng nhân viên theo trình độ, năng lực để đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận. Nhìn chung, công tác kế toán tại Trung tâm đã đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Trung tâm. * Về các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát tại Trung tâm được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và nguyên tắc “uỷ quyền và phê chuẩn”. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng phát triển. 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trên, vẫn có những hạn chế phát sinh từ những điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm: - Những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Điều này dẫn đến tình trạng đôi lúc nhân viên thực hiện sẽ quên hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo trình tự như thế nào thì lúc đó, sai sót là điều khó có thể tránh khỏi. - Việc phân công, phân nhiệm: tại phòng kế toán công ty, việc phân chia trách nhiệm cho mỗi nhân viên đều được thực hiện bằng miệng chứ không thông qua Biên bản bàn giao công việc. Đây là một hạn chế không nên có vì sự phân công, phân nhiệm phải rõ ràng thì nhân viên mới làm tròn trách nhiệm của mình. - Về phần theo dõi công nợ, hầu hết khách hàng bán buôn của Trung tâm đều không thanh toán ngay nên việc thu hồi nợ còn khá phức tạp, lượng vốn bị chiếm dụng khá lớn. Mặt khác, Trung tâm chưa có hình thức chiết khấu thanh toán nên khó thu hồi được vốn nhanh chóng. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm. - Một hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm là tuy đã thực hiện nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng các nhân viên trong Trung tâm thông đồng, cấu kết với nhau hoặc cấu kết với các đối tượng bên ngoài để thực hiện hành vi gian lận gây thất thoát tài sản của Trung tâm. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát Trung tâm do Giám đốc tổ chức và điều hành, các nhân viên trong Trung tâm là những người thực hiện kiểm soát chứ không phải do một bộ phận kiểm tra , kiểm soát độc lập, chuyên trách việc kiểm soát nội bộ trong Trung tâm. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự cấu kết của các nhân viên trong Trung tâm. Nếu hiện tượng này xảy ra thì Giám đốc Trung tâm khó mà phát hiện được. II. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm 1. Ưu điểm Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng nhìn chung được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau: - Trong công tác hạch toán doanh thu và hạch toán công nợ, Phòng kế toán đã có nhiều cố gắng nhằm phản ánh một cách đầy đủ, chính xác tình hình ghi nhận doanh thu thực tế và tình hình công nợ với khách hàng căn cứ vào các chứng từ gốc. Các sổ chi tiết doanh thu và công nợ được lập cho từng mặt hàng và khách hàng đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý và là cơ sở để lập Báo cáo doanh thu, Sổ quản lý công nợ, Bảng kê bán hàng cũng được ghi nhận đầy đủ. - Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách dễ dàng và đạt hiệu quả. - Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng - thu tiền. Mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện công việc bán hàng - thu tiền đều cân nhắc đến hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của Trung tâm. - Trong công tác thanh toán, do những quy định nghiêm ngặt về sự hợp lý của chứng từ thanh toán cho nên khi tiến hành thanh toán, nhân viên phải kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót có thể xảy ra... 2. Nhược điểm Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có những mặt yếu trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm: - Hiện nay, Trung tâm chưa có một chính sách bán hàng tín dụng hay chính sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng đến với Trung tâm. Do đó khách hàng của Trung tâm chỉ hạn chế trong các khách hàng truyền thống, hoạt động kinh doanh chưa có những bước đột phá mới. - Trong quá trình hạch toán, các khoản chiết khấu thương mại mặc dù có phát sinh nhưng kế toán không hạch toán vào TK 521 và hạch toán vào TK 3388 - Khoản hỗ trợ khách hàng, điều này chưa thực hiện đúng với chuẩn mực kế toán. - Khối lượng hàng bán trong ngày rất lớn nên việc thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục, lượng tiền vào ra trong ngày cũng rất phức tạp. Nhưng Trung tâm vẫn chưa có hình thức kiểm kê quỹ vào cuối ngày, đây là một rủi ro tiềm ẩn lớn có thể gây thất thoát tài chính cho Trung tâm. - Hiện nay, công tác hạch toán kế toán tại Trung tâm vẫn được thực hiện một cách thủ công chứ chưa áp dụng phần mềm kế toán. Vì vậy, công việc của kế toán tương đối nhiều và đòi hỏi cần phải có sự chính xác về từng con số. Do đó, việc sai sót trong quá trình tính toán, ghi sổ là không thể tránh khỏi. B. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG I. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 1. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là một doanh nghiệp lớn với hệ thống mạng lưới nhiều cửa hàng và chi nhánh trải rộng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và cả khu vực miền Trung và để nâng cao hơn nữa hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm nhất thiết nên thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ. Bởi thông qua bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho Trung tâm xác nhận tính đúng đắn, tính hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán... của Trung tâm. Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát, đánh giá, thẩm tra các thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho Ban Giám đốc, giúp các phòng ban thực hiện đúng các quy định, mục tiêu, kế hoạch mà Ban Giám đốc đề ra. Kiểm toán nội bộ sẽ trự tiếp giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của Trung tâm đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có những biện pháp chỉ đạo và thực hiện tốt hơn. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được tổ chức độc lập với các phòng ban, bộ phận khách trong Trung tâm, trực thuộc sự điều hành của Giám đốc. Có quyền kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các phòng ban, bộ phận trong đơn vị, có trách nhiệm phát hiện các sai phạm, gian lận xảy ra ở các bộ phận báo cáo với Ban Giám đốc kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý. Với quy mô và cơ cấu tổ chức tại Trung tâm như hiện nay, để thuận tiện cho việc hoàn thành nhiệm vụ và tiết kiệm về mặt chi phí, Trung tâm nên tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ gồm 3 nhân viên được bố trí gồm: Một trưởng phòng Kiểm toán nội bộ và hai kiểm toán viên nội bộ. Nhân viên thực hiện kiểm toán phải là những người có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức nghề nghiệp, liêm chính trong công việc, am hiểu nhiều lĩnh vực, cập nhật được các thông tư, hướng dẫn mới về chế độ kế toán nhằm hướng dẫn các bộ phận thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước. Mô hình tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ trong Trung tâm có thể được tổ chức như sau: SƠ ĐỒ 6: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên nội bộ * Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng kiểm toán nội bộ: - Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hằng năm. - Tổ chức các cuộc kiểm toán nội bộ trong Trung tâm theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được Giám đốc phê duyệt. - Quản lý, bố trí, phân công công việc cho Kiểm toán viên nội bộ và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ phận kiểm toán nội bộ. - Đề xuất với Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng đối với kiểm toán nội bộ. Khi phát hiện các hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo với Ban Giám đốc để đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời. - Kiến nghị thay đổi các chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Trung tâm. * Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ: - Thực hiện các nghiệp vụ theo kế hoạch đã đề ra và chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo và bằng chứng kiểm toán. - Trong quá trình tiến hành các công tác kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của một kiểm toán viên nội bộ. - Tuân thủ công tác bí mật số liệu về tình hình hoạt động và tài chính kế toán của Trung tâm. 2. Áp dụng phần mềm kế toán máy Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, tin học đã và đang ngày càng phổ biến trong hầu hết các hoạt động của nền kinh tế nói chung cũng như trong quản lý doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng. Việc sử dụng các kỹ thuật kiểm soát nội bộ được sự hỗ trợ bằng máy tính giúp cho nhà quản lý có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ có hiệu quả, làm giảm bớt áp lực công việc của kế toán viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, thông tin cung cấp mang tính chính xác cao và kịp thời. Hiện nay, công tác hạch toán kế toán của Trung tâm được thực hiện theo hình thức thủ công nên khối lượng công việc của kế toán tương đối nhiều và cần phải có sự chính xác. Vấn đề này sẽ được khắc phục khi Trung tâm áp dụng phần mềm kế toán máy vào công tác hạch toán tại Trung tâm. Như vậy sẽ giảm được áp lực công việc cho kế toán và không xảy ra sai sót do tính toán, đảm bảo tính chính xác của thông tin cung cấp. Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ đơn giản hóa hơn các thủ tục kiểm soát. Theo đó, kế toán chỉ cần cẩn thận trong khâu nhập liệu vào máy tính vì đó là mấu chốt của tất cả các sai sót trong thông tin cung cấp. Ngoài ra, để hạn chế các gian lận ta cũng chỉ cần tăng cường các biện pháp kiểm soát ở khâu nhập số liệu vào máy. Biện pháp tốt nhất là cần phân chia rõ ràng quyền được đăng nhập vào các phần hành cho từng kế toán viên và sử dụng mật khẩu để bảo mật thông tin. SƠ ĐỒ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Các chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ sách, Báo cáo cuối kỳ Đỗi chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính: Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào Sổ kế toán tổng hợp và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ (tháng, quý hoặc năm), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, cộng sổ và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Có rất nhiều phần mềm kế toán máy hiện đang được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp như phần mềm kế toán máy Fast Accounting, Misa,... hoặc Trung tâm có thể mời các Công ty chuyên lập trình phần mềm về để lập trình chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của Trung tâm. 3. Hoàn thiện chính sách nhân sự Con người luôn là chủ thể tạo ra những tác động tích cực hay tiêu cực đến đời sống kinh tế xã hội. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao cũng như trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức. Ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng cần phải có một báo cáo về yêu cầu nhân sự của các phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông tin này sẽ cho phép Giám đốc xác định nhu cầu nhân sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhân sự Trung tâm cần đề ra những tiêu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương... ngay từ đầu để tránh trường hợp người xin việc thì đông mà không đạt yêu cầu cần thiết, mất thời gian. Chỉ cần một báo cáo về nhu cầu cần đào tạo, một báo cáo về công tác đào tạo đã được thực hiện trong vòng vài năm trước, một danh sách nhân viên với những lĩnh vực chuyên môn. Những báo cáo này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho Giám đốc nhằm phát triển năng lực của nhân viên và lập kế hoạch mới cho chương trình đào tạo nhân viên.. Ngoài ra, Trung tâm nên tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa các nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan. II. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 1. Thực hiện phân công, phân nhiệm Để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc của mình, Trung tâm nên đưa ra một Biên bản bàn giao trách nhiệm rõ ràng, nêu rõ công việc của từng phần hành kế toán, quy định trách nhiệm đối với nhân viên phụ trách từng phần hành. Biên bản này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những gì mình cần làm trong phạm vi công việc bàn giao. Đây cũng là căn cứ để quy kết trách nhiệm đối với mọi hành vi cố ý làm trái của nhân viên. BIỂU SỐ 7: --------------------------------------------------------------------------------------------------------- TTKD mô tô - xe máy ĐN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 76 Điện Biên Phủ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 200... Chúng tôi gồm có: 1. Bà: Nguyễn Thị Thu Nguyệt Chức vụ: Kế toán trưởng (người bàn giao) 2. Bà: Nguyễn Thái Hà Thu Chức vụ: Người nhận bàn giao Cùng tiến hành bàn giao công việc cụ thể như sau: Bà Nguyễn Thị Thu Nguyệt bàn giao cho bà Nguyễn Thái Hà Thu phụ trách phần hành kế toán tiêu thụ với nhiệm vụ như sau: - Quản lý việc ghi sổ doanh thu tiêu thụ phát sinh và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. - Cuối tháng, đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan. Bà Hà Thu phải hoàn thành tốt công việc được giao và chịu trách nhiệm hoàn toàn về phần hành của mình. Người bàn giao Người nhận bàn giao --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Bổ sung chiết khấu thanh toán, thiết lập các chính sách khuyến khích bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ Ở Trung tâm hiện nay không có khoản chiết khấu thanh toán. Tuy nhiên, Trung tâm nên hiểu rõ rằng trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh này thì việc đưa ra một chính sách chiết khấu và tín dụng hợp lý không những sẽ giúp Trung tâm “giữ chân” những khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút nhiều khách hàng mới đầy tiềm năng đến với Trung tâm. Để khuyến khích khách hàng thanh toán và tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Trung tâm cần có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Căn cứ vào quy mô lợi nhuận của Trung tâm qua các năm và để tăng sức cạnh tranh của Trung tâm đối với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh thì có thể đưa ra tỷ lệ chiết khấu 2/10net30 có nghĩa là nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 kể từ ngày giao hàng, trong khi đó thời hạn tín dụng, tức là thời hạn cho khách hàng nợ tối đa là 30 ngày thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên tổng số tiền thanh toán, khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng mua hàng hóa được hưởng nếu thanh toán trước thời hạn quy định được ghi vào chi phí tài chính. Đối với khách hàng truyền thống, Trung tâm phải luôn chủ động chiết khấu cho khách hàng trong mỗi lần đặt hàng và cho khách hàng thanh toán chậm trong thời hạn nhất định. Với chính sách này, Trung tâm chẳng những giữ chân được khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút được ngày càng đông những khách hàng mới đến đặt hàng tại Trung tâm. Hiện nay, nhằm tạo điều kiện cho Trung tâm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa. Nhà máy sản xuất xe máy VMEP đã tổ chức và hỗ trợ kinh phí để Trung tâm làm chiến dịch quảng cáo như hội chợ vào dịp Tết Nguyên Đán hàng năm. Vì thế, tại các thời điểm gần Tết, lượng xe máy của Trung tâm tiêu thụ nhanh, mạnh gấp đôi các quý khác trong năm. Ngoài ra, Trung tâm chưa triển khai được các hoạt động marketing khác. Trong những năm sắp tới, Trung tâm cần có các chiến lược kinh doanh, đặc biệt là chiến lược marketing nhiều hơn nữa để tăng lượng xe máy tiêu thụ cũng như các mặt hàng khác như vi tính, máy tính xách tay, linh kiện phụ tùng xe máy... Bằng cách, tổ chức ngày hội giới thiệu sản phẩm, lắp thêm các biển quảng cáo, panô, áp phích, tổ chức các chương trình khuyến mãi, rút thăm may mắn, ngày hội chạy thử xe SYM, Suzuki, các chương trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng, gửi thư thăm dò ý kiến, tổ chức truyên truyền... Trung tâm cần trích lập quỹ từ thiện để ủng hộ cho các hoạt động ủng hộ người nghèo, ủng hộ học sinh nghèo vượt khó học giỏi... để từ đó tăng thêm uy tín và hình ảnh của Trung tâm trong lòng công chúng. 3. Chọn ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng Hạn chế của Trung tâm còn thể hiện ở chỗ công ty chưa tổ chức một bộ phận thật sự để kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng. Việc Trung tâm áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và có uy tín chưa chắc đã mang lại hiệu quả cao nếu Trung tâm không thường xuyên kiểm tra khả năng tài chính của khách hàng. Bởi dù là khách hàng thường xuyên và luôn thực hiện tốt nghĩa vụ trả nợ cho Trung tâm thì chưa chắc tình hình tài chính của họ thực sự tốt. Vì vậy, nhân viên được chọn phải nhanh nhẹn, nhạy bén trong vấn đề xét đoán và phải có chuyên môn về phân tích số liệu để dễ dàng phân tích tình hình tài chính của khách hàng. Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên này sẽ đảm nhiệm liên hệ với Phòng kế toán để biết thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó, đồng thời tìm hiểu về tình hình hoạt động của khách hàng đó hiện nay như thế nào thông qua các phương tiện truyền thông hoặc trực tiếp đi thăm dò, thu thập số liệu nếu có thể. Điều này có tác dụng xác minh lại khả năng tài chính của khách hàng đó. Như trường hợp có nhiều khách hàng có uy tín khá tốt trong vấn đề thanh toán với Trung tâm nhưng nếu chỉ dựa vào đó mà quyết định ngay thì chưa đủ vì có thể tình hình kinh doanh của khách hàng này đang có chiều hướng xấu đi. Đối với khách hàng mới, nhân viên này cũng sẽ tìm hiểu về tình hình kinh doanh, địa bàn hoạt động, uy tín của khách hàng này như thế nào... Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, nhân viên này cần lập ra báo cáo về tình hình kinh doanh của khách hàng và đưa ra ý kiến của mình trong báo cáo. Như vậy, dựa vào báo cáo đó Trưởng phòng Kế hoạch - Kinh doanh có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn. 4. Tổ chức quản lý các khoản phải thu Do số lượng khách nợ của Trung tâm hiện nay khá lớn nên việc tổ chức thu nợ còn gặp nhiều khó khăn. Để quản lý các khoản phải thu và công tác truy nợ tiến hành được suôn sẻ thì công ty nên có một Sổ theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu có mẫu như sau: BIỂU SỐ 8: TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 76 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NỢ PHẢI THU ĐẾN HẠN STT Tên khách hàng Chứng từ Thời hạn nợ Ngày đến hạn Số tiền nợ Số Ngày 01 CTy Hoàng Việt HĐ 81015 1/2/07 15 16/01/07 35.317.200 02 CH xe máy Thao HĐ 81030 3/2/07 15 18/01/07 60.450.500 … ………….. ….. …….. ….. ……… ……… Người lập biểu Kế toán trưởng Với việc theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu, Trung tâm có thể theo dõi các khoản nợ đến hạn từ đó đưa ra các biện pháp truy thu hợp lý. - Từ Sổ theo dõi chi tiết nợ đến hạn phải thu, Trung tâm có thể dễ dàng thiết lập Bảng chi tiết nợ quá hạn. Đây là căn cứ để công ty đưa ra các quyết định như việc xét duyệt bán chịu của các khách hàng đó sau này. BIỂU SỐ 9: TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 76 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng BẢNG CHI TIẾT NỢ QUÁ HẠN Tính đến ngày ……. STT Tên khách hàng Chi tiết nợ quá hạn Từ 1-7 ngày Từ 8-15 ngày Trên 15 ngày 1 Công ty X 80.000.000 2 Công ty Y 50.000.000 ... ... ... ... ... - Định kỳ, tổ công nợ cũng nên lập Báo cáo tình hình công nợ để trình lên Ban giám đốc công ty. BIỂU SỐ 10: --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ Kính gửi: Ban giám đốc Trung tâm Dưới đây là tình hình công nợ của công ty trong thời gian qua. 1. Nhóm khách hàng không có khả năng thu hồi nợ - Công ty .... - Cửa hàng .... 2. Nhóm khách hàng đã thông báo nhưng chưa thanh toán - Công ty .... - Công ty .... Tổ công nợ --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Khi trình lên Ban giám đốc, ngoài Báo cáo tình hình công nợ còn phải đính kèm theo Bảng theo dõi chi tiết nợ quá hạn hay các bằng chứng liên quan khác để Trung tâm đưa ra quyết định xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được hay việc lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi. Tuy nhiên, Trung tâm cũng cần phải theo dõi các khoản nợ phải thu đã xoá sổ trên TK 004 - “Nợ khó đòi đã xử lý” để truy thu sau này nếu tình hình tài chính của khách hàng có thay đổi. - Công tác truy nợ: Hiện nay, công tác truy nợ của Trung tâm khá mềm mỏng. Chứng tỏ ở việc mặc dù vẫn giữ được khách hàng truyền thống của mình nhưng tình trạng nợ của Trung tâm thì vẫn không được cải thiện. Do vậy Trung tâm phải tích cực thu hồi công nợ. Đối với các khách hàng nợ nhiều thì nhất quyết không bán chịu nếu không trả số nợ cũ. III. Một số thủ tục kiểm soát Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền Bán hàng - thu tiền là một khâu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. Sau đây là một số thủ tục mà Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra: Rủi ro Thủ tục kiểm soát Đánh giá - Đơn đặt hàng được chấp nhận không phù hợp với khả năng của Trung tâm. - Các đơn đặt hàng đều phải được xem xét kiểm tra kỹ lưỡng và có sự xét duyệt của Giám đốc. - Chỉ chấp nhận đơn đặt hàng khi đã xác định được khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Việc thỏa thuận các điều kiện được người có trình độ chuyên môn cao đảm nhận. - Ngăn chặn được khả năng gây mất uy tín cho Trung tâm. - Hạn chế được rủi ro do hiểu sai ý của khách hàng dẫn đến việc chấp nhận những điều kiện bất lợi cho Trung tâm. - Nghiệp vụ bán hàng ghi sổ không đầy đủ và không đúng thời gian phát sinh (sát với ngày xảy ra các nghiệp vụ). - Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) được đánh số trước và quy định rõ mục đích sử dụng. - Các chứng từ phát sinh hợp lý được gửi ngay lên Phòng kế toán và được ghi sổ ngay khi nhận được. - Định kỳ đối chiếu Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu với Bảng kê hàng xuất bán. - Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh đầy đủ vào sổ sách. - Phát hiện được những bất thường trong kỳ, dễ thấy được hạch toán sai kỳ. - Khả năng khách hàng không thanh toán. - Tìm hiểu thông tin về khách hàng. - Thực hiện hợp đồng một cách nghiêm túc, đúng các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. - Hạn chế được rủi ro khách hàng không thực hiện cam kết trong hợp đồng. - Các khoản bán hàng không ghi đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và hóa đơn bán hàng được lập không đúng. - Phân công người độc lập với nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ việc lập hóa đơn theo giá cả từng mặt hàng tại thời điểm bán và ghi chép vào sổ kế toán. - Nhân viên giao hàng phải giám sát chặt chẽ quá trình chuyển giao hàng hóa cho đơn vị nhận hàng. - Thẻ kho được đánh số thứ tự trước. - Định kỳ Phó giám đốc tiến hành kiểm kê lại hàng hóa. - Hạn chế được rủi ro giao hàng không đúng chất lượng, số lượng làm mất uy tín của Trung tâm. - Hạn chế được khả năng mất cắp hàng hóa, khả năng giao thiếu hàng cho khách hàng. - Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ là không có thật. - Hóa đơn chỉ được lập căn cứ vào đơn đặt hàng đã được duyệt hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Các chứng từ phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền. - Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng phát sinh là có thật. - Các nghiệp vụ bán hàng ghi không đúng số tiền. - Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng. - Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng - thu tiền. - Kế toán kiểm tra sự nhất quán số liệu giữa các chứng từ trên trước khi vào sổ chi tiết. - Đối chiếu đơn giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt. - Đảm bảo ghi chép và tính toán chính xác. - Phát hiện được sai sót, gian lận nhằm biển thủ tiền thanh toán của khách hàng. - Đảm bảo BCTC trung thực, chính xác. - Định khoản không đúng với chế độ kế toán. - Có hệ thống tài khoản kế toán chuẩn và xây dựng sơ đồ hạch toán phù hợp với hoạt động của Trung tâm. - Kế toán trưởng hướng dẫn và kiểm tra cách hạch toán của nhân viên. - Hạn chế được sai sót, gian lận phát sinh trong quá trình hạch toán. - Phát hiện, điều chỉnh kịp thời các sai sót. - Không ghi nhận doanh thu đối với hàng hóa đã chuyển giao. - Không xuất hóa đơn GTGT đối với hàng hóa đã chuyển giao. - Đánh số thứ tự trước với Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn GTGT... - Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết hàng xuất bán với sổ chi tiết hàng hóa. - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng nhận đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn. - Đối chiếu số liệu giữa Bảng kê Hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra với Bảng kê hàng xuất bán. - Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ. - Phát hiện được sai sót trong quá trình hạch toán. - Chuyển sổ và tổng hợp không chính xác. - Đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết với Bảng tổng hợp chứng từ, đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái. - Tránh được những sai lệch dẫn đến sai sót trên báo cáo kế toán. - Các khoản thu tiền thực tế đã nhận (khách hàng đã thanh toán) nhưng chưa được ghi sổ. - Phân cách nhiệm vụ giữa người thu tiền và người ghi sổ. - Ghi sổ ngay khi nhận được giấy báo của ngân hàng. - Đối chiếu giữa Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với Sổ phụ ngân hàng. - Phân chia trách nhiệm giữa nhân viên giao dịch với ngân hàng với kế toán thanh toán. - Đảm bảo việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ. - Phát hiện kịp thời những sai sót trong hạch toán. - Hạn chế khả năng biển thủ tiền gửi ngân hàng. - Các khoản thu tiền không được phân loại đúng. - Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. - Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt. - Đảm bảo phân loại chính xác các khoản phải thu. - Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian. - Quy định rõ việc cập nhật các khoản tiền vào quỹ và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. - Phát hiện được những bất thường trong kỳ và dễ thấy được hạch toán sai kỳ. - Các khoản thu tiền ghi không đúng vào Sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp sai. - Phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. - Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. - Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ. - Các chi phí phát sinh là không có thật. - Chỉ chấp nhận hoạt động, biên lai đã đóng dấu “Đã Thu Tiền” hoặc có Phiếu thu kèm theo. - Yêu cầu người cung cấp dịch vụ cuối kỳ thông báo các dịch vụ đã cung cấp trong kỳ. - Giảm khả năng bỏ sót nghiệp vụ, xác định được các chi phí thực sự phát sinh. ... ... ... Trên đây là những ý kiến, đề xuất cá nhân để công tác kế toán cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm ngày càng hoàn thiện, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam, phù hợp với các chuẩn mực kế toán mới của Bộ tài chính nhằm phát huy những ưu điểm, hạn chế những tồn tại. Với những kiến thức về chuyên ngành đã học và qua quá trình tìm hiểu về thực tế ở Trung tâm, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng. Nói tóm lại, mục đích của việc hoàn thiện các yếu tố đã có và xây dựng thêm một số yếu tố khác là để góp phần hình thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoản chỉnh, khoa học và đảm bảo hệ thống này hoạt động một cách có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu cấp thiết của nhà quản lý. Phát huy hết vai trò của các yếu tố đã có như hiện nay và bổ sung một số biện pháp kiểm soát như đã trình bày ở trên thì Trung tâm sẽ thực hiện thắng lợi các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Trung tâm ổn định, tăng trưởng và bền vững trong tương lai. KẾT LUẬN &œ Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Cotimex Đà Nẵng, đã giúp em nắm rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền. Với thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình này tại Trung tâm, em có thể thấy Trung tâm đã có những quy định, thủ tục đặt ra tương đối chặt chẽ ngày càng đáp ứng được nhu cầu quản lý, hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, uy tín của Trung tâm ngày càng tăng đối với khách hàng. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế. Nhưng với những đổi mới trong những năm tới với mục tiêu ngày càng hoàn thieenjj hệ thống kiểm soát nội bộ thì Trung tâm sẽ phát triển và nâng cao chất lượng công tác quản lý để đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh cho Trung tâm. Với lượng thời gian thực tập và vốn kiến thức trang bị còn hạn chế nên các vấn đề nêu ra trong khóa luận tốt nghiệp này không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự góp ý của Quý thầy cô, cô chú và anh chị trong Trung tâm để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Cô Nguyễn Thị Thu Hà và sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị Phòng kế toán Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành khóa luận này. Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Sơn TÀI LIỆU THAM KHẢO –&— Kiểm toán, Bộ môn kiểm toán - Trường ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Thống Kê 2004. Kiểm toán - Lý thuyết và thực hành, Th.S Phan Trung Kiên - ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Tài chính. Giáo trình Lý thuyết và Thực hành kế toán tài chính, GSTS Nguyễn Văn Công, NXB Thống kê 2003. Giáo trình Kiểm soát nội bộ, Vũ Hữu Đức. Các khóa luận tham khảo năm trước. Các website kế toán, kiểm toán. DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU {œ SƠ ĐỒ 1: Tổ chức bộ máy quán lý của Trung tâm kd mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 3: Trình tự ghi sổ tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng SƠ ĐỒ 4: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt SƠ ĐỒ 5: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng SƠ ĐỒ 6: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ: SƠ ĐỒ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính BIỂU SỐ 1: Hóa đơn Giá trị gia tăng BIỂU SỐ 2: Sổ chi tiết doanh thu tháng 01/2007 BIỂU SỐ 3: Phiếu báo giá BIỂU SỐ 4: Sổ theo dõi công nợ khách hàng BIỂU SỐ 5: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng BIỂU SỐ 6: Giấy đề nghị thanh toán BIỂU SỐ 7: Biên bản bàn giao công việc BIỂU SỐ 8: Sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu đến hạn BIỂU SỐ 9: Bảng chi tiết nợ quá hạn BIỂU SỐ 10: Báo cáo tình hình công nợ MỤC LỤC Lời mở đầu PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Trang 1 A. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 I. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 2 II. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 3 1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 4 III. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1. Môi trường kiểm soát 5 1.1. Môi trường bên trong 5 1.2. Môi trường bên ngoài 6 2. Hệ thống kế toán 6 2.1. Chứng từ kế toán 7 2.2. Sổ sách kế toán 7 2.3. Báo cáo kế toán 7 3. Các thủ tục kiểm soát 8 3.1. Các loại thủ tục kiểm soát 8 3.2. Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát 8 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 9 IV. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 10 B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 10 I. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 10 1. Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu 10 2. Các phương thức bán hàng 11 2.1. Phương thức bán buôn 11 2.2. Phương thức bán lẻ 12 3. Phương thức thanh toán 12 II. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 13 1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 13 2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 13 2.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 14 2.2. Xét duyệt bán chịu 14 2.3. Chuyển giao hàng hóa 14 2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 15 2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng 15 2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu 16 2.7. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi 16 2.8. Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được 16 3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 16 3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ 16 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 17 3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG 19 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 19 I. Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của TTKD mô tô - xe máy Đà Nẵng 19 1. Quá trình hình thành và phát triển 19 2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 20 2.1. Chức năng 20 2.2. Nhiệm vụ 20 II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm 21 1. Đặc điểm sản phẩm, thị trường 21 2. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ 22 B. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 22 I. Một số bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 22 1. Môi trường kiểm soát 22 1.1. Đặc thù về quản lý 23 1.2. Cơ cấu tổ chức 23 1.3. Chính sách nhân sự 25 1.4. Công tác kế hoạch 26 2. Hệ thống kế toán 26 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 26 2.2. Hệ thống chứng từ kế toán 28 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán và tài khoản sử dụng 29 2.3.1. Hình thức sổ kế toán áp dụng 29 2.3.2. Hệ thống sổ kế toán chu trình bán hàng - thu tiền 30 2.3.3. Tài khoản sử dụng 30 2.4. Báo cáo kế toán 31 3. Các thủ tục kiểm soát 31 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 32 II. Đặc điểm phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 32 1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán hàng tại Trung tâm 32 1.1. Phương thức bán buôn 32 1.2. Phương thức bán lẻ 33 1.2.1. Bán lẻ thu tiền trực tiếp 33 1.2.2. Bán hàng trả góp 34 2. Phương thức thanh toán 34 III. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng 34 1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 34 1.1. Phê duyệt nghiệp vụ tiêu thụ 34 1.2. Chuyển giao hàng hóa 35 1.3. Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ 35 1.3.1. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán buôn 35 1.3.2. Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán lẻ 38 1.4. Kiểm soát các khoản giảm trừ 39 2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Trung tâm 40 2.1. Chính sách tín dụng tại Trung tâm 40 2.2. Xét duyệt bán hàng chịu 40 2.3. Quản lý khách hàng nợ 41 2.4. Tổ chức công tác thu hồi nợ 42 2.5. Xử lý các khoản phải thu khó đòi 43 3. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 43 3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 43 3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 45 PHẦN III: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 46 A. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 46 I. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm 46 1. Ưu điểm 46 2. Nhược điểm 48 II. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm 49 1. Ưu điểm 49 2. Nhược điểm 49 B. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG 50 I. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 50 1. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ 50 2. Áp dụng phần mềm kiểm toán máy 52 3. Hoàn thiện chính sách nhân sự 53 II. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 54 1. Thực hiện phân công, phân nhiệm 54 2. Bổ sung chiết khấu thanh toán, thiết lập các chính sách khuyến khích bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ 54 3. Chọn ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng 55 4. Tổ chức quản lý các khoản phải thu 56 III. Một số thủ tục kiểm soát Trung tâm có thể áp dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền 58 Kết luận PHỤ LỤC TTKD Mô tô-Xe máy Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN XE TRẢ GÓP Số: 05/IT Hôm nay, ngày 01 tháng 03 năm 2007 Bên bán (A) : Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng Địa chỉ : 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng Do Ông (bà): Nguyễn Quang An Chức vụ: Giám đốc làm đại diện bên bán Bên mua (B) : Ngô Tuấn Khôi Địa chỉ : Tổ 43-Khu vực 3-Vĩnh Tuy-Tp Đà Nẵng CMND số : 201302401 Điện thoại : 0903577855 Công tác tại : Công ty Khải Hoàn Địa chỉ Cơ quan : 124 Phan Thanh - Tp Đà Nẵng Sau khi bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán xe trả góp với các điều khoản sau: ĐIỀU 1: ĐỒNG Ý BÁN CHO BÊN B STT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ VAT 10% THÀNH TIỀN 1 Xe ATTILA đĩa Chiếc 01 25.909.0 00 2.591.000 28,500.000 2 Lãi: 0,8% x 12 tháng x 15.000.000 1.440.000 3 SK/SM Cộng 29.940.000 Bằng chữ: Hai mươi chín triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng Bên B tự nộp thuế trước bạ sang tên chủ quyền xe. ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN Bên B sẽ thanh toán cho bên A số tiền: 13.500.000 đồng. Số tiền còn lại: 16.440.000 sẽ trả góp cho bên A trong vòng 12 tháng, mỗi tháng bên B phải trả: 1.370.000 đồng vào ngày 01 hàng tháng. Bên B thế chấp giấy tờ: Cá nhân bảo lãnh. Bên A giữ giấy đăng ký xe cho đến khi bên B thanh toán hết hợp đồng. Bên B thanh toán đủ số tiền theo hợp đồng thì hợp đồng này hết hiệu lực. Nếu bên B trả chậm thì bên B phải chịu tiền phạt theo lãi vay quá hạn của ngân hàng tại thời điểm. ĐIỀU 3: CAM KẾT CHUNG Hai Bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. Nếu có gì sai phạm thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Hợp đồng này được lập thành 03 bản, bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 01 bản và có giá trị như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN MẶT Quý 3 năm 2007 Đơn vị tính: đồng STT TKđối ứng Ghi Nợ TK 111 TKđối ứng Ghi Có TK 111 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng 1 131 5.839.941.100 5.451.949.000 7.513.756.000 18.805.646.100 641 33.885.069 95.019.619 139.738.667 268.643.355 2 131s 70.810.000 243.536.425 141.715.750 456.062.175 133 1.891.799 10.028.992 11.702.408 23.623.199 3 131v 84.895.292 298.569.878 517.545.050 901.010.220 336 5.966.505.000 6.084.000.000 7.165.610.000 19.216.115.000 4 511 243.044.540 778.020.897 905.097.272 1.926.162.709 112 225.000.000 225.000.000 0 450.000.000 5 333 24.304.460 77.802.103 90.509.728 192.616.291 141 98.000.000 4.000.000 95.500.000 197.500.000 6 141 500.000 5.000.000 70.517.000 76.017.000 156 0 0 0 0 7 1388 0 0 0 0 331 488.800.000 259.700.000 40.700.000 789.200.000 8 3387 744.000 1.202.000 500.000 2.446.000 3341 70.191.500 103.932.462 133.599.000 307.722.962 9 641 848.000 1.155.000 1.699.000 3.702.000 1388 0 0 0 0 10 711 0 0 0 0 3382 0 0 0 0 11 3383 2.966.490 0 5.789.880 8.756.370 3383 0 0 0 0 12 136 29.900.000 0 23.800.000 53.700.000 3348 4.400.000 3.700.000 3.700.000 11.800.000 13 131v 0 0 0 331s 0 0 80.000.000 80.000.000 14 3388 454.800.000 157.300.000 612.100.000 331v 3.500.000 16.267.000 0 19.767.000 15 336 0 0 156s 0 0 0 0 16 331 0 0 142 0 27.272.727 9.192.000 36.464.727 17 331s 0 0 131 0 0 0 18 0 3337 0 0 0 19 0 3388 318.500.000 0 318.500.000 20 0 153 8.954.545 8.954.545 Cộng 6.752.753.882 7.014.535.303 9.270.929.680 23.038.218.865 7.210.673.368 6.828.920.800 7.688.696.620 21.728.290.788 Số dư đầu kỳ 500.691.564 Đà Nẵng, ngày 30 tháng 9 năm 2007 Phát sinh Nợ 23.038.218.865 Kế toán trưởng Phát sinh Có 21.728.290.788 Số dư cuối kỳ 1.810.619.641 BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Quý 3 năm 2007 Đơn vị tính: đồng STT TKđối ứng Ghi Nợ TK 111 TKđối ứng Ghi Có TK 111 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng 1 131xe 1.545.650.300 1.385.125.500 2.368.873.000 5.299.648.800 641 187.409 183.900 515.800 887.109 2 131s 0 118.194.000 89.773.000 207.967.000 133 18.741 17.400 51.580 87.721 3 131v 442.733.500 115.206.402 837.362.848 1.395.302.750 331 234.750.002 348.000.000 892.439.000 1.475.189.002 4 133 0 0 421a 0 0 0 5 136 578.000.000 1.532.000.000 1.554.000.000 3.664.000.000 331v 85.357.881 41.426.086 126.783.967 6 111 225.000.000 225.000.000 0 450.000.000 331s 41.749.284 178.331.225 90.333.422 310.413.931 7 515 230.948 256.933 505.721 993.602 336 2.157.000.000 3.122.000.000 3.345.000.000 8.624.000.000 8 0 333 0 9 0 3337 14.471.040 14.471.040 10 0 3382 4.616.832 4.616.832 11 0 3383 28.504.800 28.504.800 12 0 3384 4.275.720 4.275.720 Cộng 2.791.614.748 3.375.782.835 4.850.514.569 11.017.912.152 2.519.063.317 3.648.532.525 4.421.634.280 10.589.230.122 Số dư đầu kỳ 1.967.031 Đà Nẵng, ngày 30 tháng 9 năm 2007 Phát sinh Nợ 11.017.912.152 Kế toán trưởng Phát sinh Có 10.589.230.122 Số dư cuối kỳ 430.649.061