Khóa luận Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Hữu Phúc

ơn, khi thực hiện lưu hoá đơn đã được kiểm tra thì doanh thu sẽ được tập hợp vào TK 5111. 3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ doanh thu bán hàng Để việc theo dõi doanh thu được chính xác, cuối kỳ kế toán sẽ tiền hành kiểm tra tổng thể toàn bộ hoá đơn bán hàng xem hoá đơn nào chưa được chỉnh sửa, số hoá đơn nào đã được sao chép, cập nhật nhưng chưa có liên lưu tại phòng kế toán. - Đầu tiên kế toán tiêu thụ phải sang phòng bán hàng kiểm tra lại có tồn tại hoá đơn gốc đó không? Công việc này được tiến hành rất thận trọng vì liên quan đến sự xác thực của doanh thu tiêu thụ trong kỳ cũng như trách nhiệm bảo quản hoá đơn. Trường hợp này có thể xảy ra do một trong những lý do sau đây: + Thứ nhất, là hoá đơn đã được lập nhưng chưa chuyển một liên qua phòng kế toán. + Thứ hai là hoá đơn đã bị hủy nhưng phòng bán hàng chưa kịp xoá trên chương trình máy tính nên phần mềm kế toán vẫn vập nhật. + Thứ ba là do quá trình luân chuyển hoá đơn đã làm cho hoá đơn bị thất lạc, trường hợp này rất khó xác định được trách nhiệm của các bên về vệc làm thất lạc hoá đơn. - Tiếp đến, kế toán tiến hành đối chiếu sản lượng tiêu thụ với phòng bán hàng. - Sau khi đã đối chiếu sản lượng tiêu thụ kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu với Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, số liệu bên phòng bán hàng thì được đối chiếu với các kho. Qui trình đối chiếu ba bên như vậy bảo đảm số liệu của mỗi kỳ sau khi được đối chiếu là khá chính xác. Khi phát hiện có sự chênh lệch ở loại sản phẩm nào thì kế toán sử dụng Bảng kê hoá đơn bán hàng chi tiết theo từng sản phẩm để đối chiếu. Nếu phát nguyên nhân xảy ra chênh lệch thì tiến hành chỉnh sửa nếu nguyên nhân là do quá trình nhập liệu hoá hoá đơn. Nguyên nhân có thể do trong quá trình kiểm tra hoá đơn kế toán đã nhập sai mã sản phẩm. nếu nguyên nhân không xuất phát từ việc nhập liệu thì nhân viên chuyển cho phòng bán hàng xem xét và xử lý. Công việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ xem ra khá phức tạp vì công ty có đặc tính của nhiều loại sản phẩm tương tự nhau, bên cạnh đó tên gọi của nhiều sản phẩm không đồng nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán nên trong quá trình nhập liệu có thể dẫn tới nhiều sai sót. 4. Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. 4.1 Chính sách chiết khấu bán hàng của công ty hiện nay Quá trình tiêu thụ xảy ra khi có sự hài hoà lợi ích của khách hàng và lợi ích của công ty. Hoạt động tiêu thụ càng phát triển khi lợi ích của cả hai bên đạt được ngày càng cao. Do vậy, để khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm thì công ty không thể không đưa ra các chính sách tiêu thụ nhằm chia sẻ thêm lợi ích cho khách hàng và để cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường. Hiện nay các khách hàng thường xuyên của công ty là các đại lý ký hợp đồng phân phối các loại sản phẩm của công ty. Đối với các đại lý này công ty có chính sách chiết khấu. - Hoa hồng đại lý: Đối với các đại lý cung cấp sản phẩm của công ty được hưởng mức hoa hồng đại lý như sau: Các đại lý phân phối sản phẩm sữa thì được hưởng 3% trên doanh thu, sản phẩm giấy thì được hưởng 2% trên doanh thu. Khoản hoa hồng đại lý này được đã được giảm trên giá bán cho khách hàng. - Chế độ bán hàng: + Chiết khấu theo doanh thu: Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được trong các kỳ trước, vùng thị trường mà nhà phân phối đang hoạt động cũng như chính sách phát triển thị trường, công ty sẽ qui định các tỷ lệ chiết khấu mà từng nhà phân phối cụ thể sẽ được hưởng. Cụ thể sau đây sẽ là qui định về chế độ bán hàng năm 2007 đối với nhà phân phối: Căn cứ vào Doanh thu thực tế đạt được trong tháng, Nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu cụ thể như sau: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,85 2 200<=D.thu thực tế <300 2,20 3 300<=D.thu thực tế <400 2,40 4 400<=D.thu thực tế <500 2,60 5 500<=D.thu thực tế <600 2,80 6 D.thu thực tế >=600 3,00 + Chiết khấu theo doanh thu đạt được theo kế hoạch quý: Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được theo Quý so với doanh thu kế hoạch Quý, nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu khi doanh thu thực tế (Quý /2007) >= Doanh thu kế hoạch (Quý /2006). - Mức chiết khấu được hưởng là :0,6% D.thu thực tế (Quý/2007) + Doanh thu theo vùng Khoản chiết khấu doanh thu theo vùng chỉ áp dụng cho các nhà phân phối ở những vùng thị trường được công ty qui định( Danh sách các nhà phân phối do Giám đốc công ty duyệt) Căn cứ vào mức doanh thu thực tế đạt được trong tháng, nhà phân phối sẽ được hưởng các mức chiết khấu cụ thể như sau: Chiết khấu theo D.thu thực tế đạt được trong tháng: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,50 2 200<=D.thu thực tế <300 1,60 3 300<=D.thu thực tế <400 1,70 4 400<=D.thu thực tế <500 1,80 5 500<=D.thu thực tế <600 2,00 6 D.thu thực tế >=600 2,10 Chiết khấu theo mức D.thu thực tế đạt được tại các khoảng thời gian qui định trong tháng: STT Doanh thu tiêu thụ Theo thời gian qui định trong tháng Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 01 đến ngày 10 0,6 2 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 11 đến ngày 20 0,4 3 Doanh thu thực tế đạt được từ ngày 21 đến cuối thàng 0,0 Liên quan đến các khoản chiết khấu bán hàng công ty cũng qui định rõ các khái niệm và cách xác định các khoản chiết khấu. Doanh thu thực tế: Là toàn bộ số tiền mà Nhà phân phối đã thanh toán cho công ty trong tháng đối với sản phẩm Sữa và giấy các loại( nếu thanh toán qua Ngân hàng thì phải thể hiện trên tài khoản của công ty trong tháng đó) Doanh thu kế hoạch Quý: Là mức doanh thu mà công ty giao cho nhà phân phối theo từng quý trong năm 2007 dựa trên cơ sở doanh thu thực tế đạt được trong năm 2006 có tính đến yếu tố tăng trưởng của năm 2007. Doanh thu kế hoạch Quý được thể hiện trong Bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 được ký kết hai bên. Doanh thu kế hoạch có thể được điều chỉnh theo từng quý để phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế. Chỉ tiêu dư nợ cho phép: - Là số dư nợ vào cuối tháng của từng Nhà phân phối được công ty quy định trên cơ sở tỷ lệ (%) so với tổng giá trị hàng nhận của nhà phân phối trong tháng đó. - Giá trị nhận hàng trong tháng là tổng cộng tiền thanh toán của tất cả các hoá đơn nhận hàng từ ngày đầu tháng đến hết ngày cuối tháng đó mà công ty xuất cho Nhà phân phối đó. - Chỉ tiêu dư nợ cho phép được thể hiện trong bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 đã ký kết giữa hai bên. ► Hình thức thanh toán các chế độ bán hàng: + Giá trị chiết khấu theo doanh thu và chiết khấu theo Doanh thu khu vực sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng tháng. + Giá trị chiết khấu đạt Doanh thu kế hoạch Quý sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng Quý. + Công ty sẽ thanh toán các chế độ chiết khấu trên cho các Nhà phân phối bằng cách giảm trừ vào đơn giá bán sản phẩm hoặc qui đổi ra sản phẩm.(Giá qui đổi là giá chuẩn tại công ty) ► Cách tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng: Doanh thu thực tế trong tháng của nhà phân phối dùng để tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng là số tiền mà nhà phân phối thanh toán cho các khoản sau: + Số dư theo qui định ( nếu có ) của tháng trước chuyển sang. + Giá trị của hàng nhận trong tháng sau khi trừ đi mức dư nợ qui định. Do đó, nếu doanh thu thực tế trong tháng của nhà phân phối bao gồm cả phần thanh toán cho số dư nợ vượt quá qui định cả tháng trước chuyển sang thì việc giải quyết các chỉ tiêu chiết khấu cho phần Dư nợ vượt này được qui định như sau: (1) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo Doanh thu và Doanh thu theo vùng: ● Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang sẽ được tách riêng ra khỏi Doanh thu thực tế của tháng này và được hưởng hệ số chiết khấu tương ứng với phần doanh thu này. ● Doanh thu thực tế dùng để thanh toán chế độ chiết khấu theo Doanh thu khu vực được xác định là toàn bộ số tiền Nhà phân phối thanh toán cho giá trị hàng nhận trong tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ vượt giữa số Dư nợ thực tế vào cuối tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ giữa số dư nợ thực tế vào cuối tháng với số dư nợ cho phép. (2) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo mức Doanh thu tại các khoảng thời gian quy định: Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang không được hưởg chế độ này. Ngoài các chế độ bán hàng đã được qui định ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ thực tế của từng thời kỳ, từng loại sản phẩm hoặc từng vùng thị trường, Công ty sẽ có các chính sách hỗ trợ, khen thưởng hoặc khuyến mãi thích hợp theo quyết định của Giám đốc. Các qui định về chế độ bán hàng được gửi cho các đại lý,cửa hàng bằng văn bản để khách hàng nắm bắt chính xác các ưu đãi của công ty để có thêm động lực để thúc đấy việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Việc qui định rõ ràng các chế độ giúp cho việc xác định các khoản chiết khấu được rõ ràng và chính xác . Tới thời điểm cuối kỳ, phòng bán hàng lập các Bảng thanh toán chế độ bán hàng cho các nhà phân phối. Các chế độ bán hàng được đính kèm với hoá đơn đã được giảm trừ giá trị thanh toán cho khách hàng hoặc hoá đơn những sản phẩm qui đổi. Việc tiêu thụ sản phẩm của công ty phụ thuộc rất lớn vào các nhà phân phối, do vậy những qui định về chế độ bán hàng cho các nhà phân phối như trên là rất cần thiết để sự hợp tác hai bên được lâu dài vì quyền lợi hai bên được đảm bảo. Tuy nhiên, việc thực hiện cũng dễ xảy ra gian lận và sai sót, vì vậy quá trình phê duyệt chặt chẽ việc thanh toán các chế độ bán hàng là rất cần thiết. Tại công ty, Bảng thanh toán các chế độ bán hàng cho các nhà phân phối được ký duyệt bởi Giám đốc, Kế Toán Trưởng và Phòng bán hàng. Mặc dù vậy việc phê duyệt còn mang tính chiếu lệ. Những khoản chiết khấu bán hàng đã được trừ trên hoá đơn cho nên doanh thu hạch toán căn cứ trên hoá đơn là doanh thu đã được giảm trừ. Những khoản này làm giảm doanh thu tiêu thụ của công ty cho nên cần thiết phải theo dõi chi tiết các khoản chiết khấu này, tuy nhiên, hiện nay kế toán chưa theo dõi các khoản này. - Chính sách khuyến mãi: Bên cạnh qui định các chế độ đối với hoa hồng đại lý, chiết khấu bán hàng công ty còn áp dụng chính sách khuyến mãi đối với các sản phẩm như sau: tỷ lệ khuyến mãi 3% đối với các sản phẩm sữa và 2% đối với các sản phẩm giấy. Các sản phẩm khuyến mãi được ghi trên cùng Hoá Đơn GTGT và được ghi rõ là hàng khuyến mãi nên rất dễ kiểm soát. Những sản phẩm khuyến mãi này được đưa vào chi phí bán hàng. Khi cập nhật những hoá đơn có những sản phẩm khuyến mãi (thành tiền bằng không) thì chương trình tự động cập nhật vào TK 641- chi phí bán hàng. 4.2 Theo dõi hàng đổi bù và hàng bán bị trả lại a. Hàng đổi bù - Hàng đổi bù là sản phẩm của công ty đã tiêu thụ nhưng trong quá trình sử dụng xảy ra sự cố do lỗi của công ty mà sản phẩm còn trong điều kiện bảo hành hoặc những sản phẩm chưa sử dụng nhưng khách hàng không ưng ý thì những sản phẩm đó được công ty cho phép đổi lại cho khách hàng sản phẩm tương tự. Những sản phẩm đó phải được bộ phận KCS ( bộ phận kiểm tra chất lượng hàng) kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra trong đó ghi rõ nguyên nhân hỏng và cho phép đổi cho khách hàng thì mới được cấp hàng đổi bù cho khách hàng. Khi hàng đổi bù lớn thì phải lập Hồ sơ hàng đổi bù bao gồm: + Biên bản Kiểm tra được lập bởi bộ phận KCS + Phiếu nhập kho sản phẩm bị lỗi, hỏng + Hoá đơn GTGT, Lệnh xuất hàng, Phiếu xuất kho sản phẩm đổi bù Đối với tất cả hoá đơn khi cập nhật vào phần mềm thì mặc định TK ghi nợ là TK 131, vì vậy trong quá trình kiểm tra hoá đơn, kế toán tiến hành kiểm tra như những hoá đơn hàng đổi bù và sửa TK ghi nợ là TK 5312 - Hàng bán bị trả lại. Hàng đổi bù được hạch toán như sau: Nợ TK 5312 - Hàng bán bị trả lại : Tổng giá trị thanh toán trên hoá đơn Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng Có TK 33311- Thuế GTGT hàng bán ra Cuối kỳ kế toán tiến hành in chi tiết hoá đơn hàng đổi bù và đối chiếu với từng hoá đơn để phát hiện các sai sót để kịp thời xử lý hoặc chỉnh sửa. Vì khi đổi sản phẩm cho khách hàng, khách hàng chưa xuất hoá đơn GTGT cho nên doanh nghiệp phải thanh toán khoản thuế GTGT của hàng đổi bù. Sau đó khi khách hàng gửi cho công ty hoá đơn GTGT thì kế toán tiêu thụ tiến hành tập hợp và lập bảng kê để xin hoàn thuế. b. Hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng trả lại những sản phẩm sai hỏng hoặc những sản phẩm khách hàng không vừa ý và khách hàng không nhận hàng đổi bù thì khách hàng xuất một hoá đơn GTGT có tổng tiền hàng bằng giá trị của hàng hoá được đổi bù , hàng bán bị trả lại cũng qua các bước và thủ tục giống như đối với hàng đổi bù. Kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn hàng bán bị trả lại để ghi giảm trừ khoản phải thu cho khách hàng, hoặc thanh toán bằng tiền nếu đây là khách hàng lẻ. Hàng bán bị trả lại làm khoản làm giảm trừ doanh thu tiêu thụ. Bên cạnh đó, nếu công ty để cho tình trạng khách hàng phải trả lại những sản phẩm của mình nhiều thì sẽ làm giảm uy tín của công ty, hoạt động kinh doanh lâu dài của công ty sẽ có ảnh hưởng. Vì vậy khi có tình trạng hàng bán bị trả lại nhiều thì cần điều tra làm rõ nguyên nhân và kịp thời có các quyết định tích cực. Mặt khác, hàng bán bị trả lại còn liên quan đến công tác hạch toán thuế. Do vậy, hàng bán bị trả lại được tổ chức theo dõi chi tiết để có thể xác định được khoản giảm trừ doanh thu và còn tiện cho việc kê khai tính thuế vào cuối kỳ. Thủ tục kiểm soát đối với hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại sau khi được phòng bán hàng phê duyệt được cho nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho số lượng hàng hoá trả lại đó có xác nhận của các bộ phận liên quan. Phiếu nhập kho và hoá đơn của hàng bán bị trả lại được gửi lên phòng kế toán cho kế toán tiêu thụ hạch toán . Qua thực trạng kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty CP TNHH Hữu Phúc cho thấy công tác kiểm soát các khoản giảm trừ còn chưa được chú trọng đúng mức. Mặc dù các khoản giảm trừ có tỷ trọng không lớn so với tổng doanh thu, nhưng các khoản này cũng có giá trị khá lớn, mặt khác do không được theo dõi chi tiết cho nên xảy ra tình trạng công ty phải bỏ tiền nộp khoản thuế GTGT của những hàng đổi bù nhưng chưa có hoá đơn GTGT xuất trả về vì khi xảy ra nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi bù, công ty muốn giải quyết nhanh cho khách hàng nên chưa yêu cầu giao ngay hoá đơn GTGT hàng trả về. 5. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu. 5.1 Quản lý khách nợ Khách hàng của công ty đa phần là những khách hàng đã gắn bó với công ty lâu năm, bên cạnh đó công ty cũng chú trọng phát triển khách hàng mới, đối với những khách hàng lẻ thì công ty không có chính sách cho nợ. Việc tìm hiểu khách hàng nợ mới không do phòng kế toán thực hiện. Phòng bán hàng sẽ đảm nhận việc tìm hiểu khách hàng mới, thoả thuận các điều kiện về các chế độ bán hàng, điều điện thanh toán nợ , phương thức thanh toán nợ. Sau khi khách hàng đồng ý mới đủ các điều kiện để trở thành khách hàng nợ mới thì hai bên tiến hành ký hợp đồng làm nhà phân phối các sản phẩm của công ty. Thông thường đối với những khách hàng mới muốn cung cấp các sản phẩm của công ty thì phải ký cược một khoản tiền hoặc tài sản để đảm bảo việc thanh toán nếu có sự cố xảy ra. 5.2 Chế độ tín dụng của công ty Đối với các nhà phân phối đã có quan hệ mua hàng của công ty trong thời gian lâu dài thì khi mua hàng công ty cho phép các khách hàng này không phải thanh toán ngay. Khách hàng của công ty được phép nợ trong một giới hạn nhất định, dư nợ cuối kỳ cho phép đối với khách hàng cho phép tại công ty là 20% trên doanh thu trong tháng. Đối với những khoản thanh toán trong tháng, công ty sẽ tiến hành chiết khấu theo tỷ lệ phần trăm nhất định, tỷ lệ đó đã được công ty qui định cho từng khách hàng. Những khách hàng nhỏ lẻ, không thường xuyên thì công ty không sử dụng chính sách tín dụng. Những khách hàng này khi mua hàng thì phải thanh toán ngay bằng tiền mặt. 5.3 Sổ sách theo dõi khoản phải thu và các phương pháp kiểm tra đối chiếu định kỳ Kế toán công nợ theo dõi chi tiết khoản phải thu của khách hàng và phần thanh toán trên sổ chi tiết công nợ. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng vừa được thực hiện trên máy tính vừa được ghi chép bằng tay. Cuối tháng, kế toán công nợ tiến hành cộng sổ và rút số dư mỗi tháng cho từng khách hàng. Qua đó có thể biết được khách hàng nào có số dư nợ vượt quá giới hạn cho phép cũng như làm căn cứ để tính các chế độ bán hàng cho khách hàng. Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác của khoản phải thu khách hàng, cuối mỗi kỳ đều tiến hành đối chiếu công nợ giữa kế toán công ty và khách hàng. Công việc đối chiếu này có thể phát hiện ra những khoản phải thu không có thật cũng như các khoản phải thu còn thiếu, từ đó có thể giảm thiểu những gian lận liên quan đến các khoản phải thu của công ty. Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ để xác định chính xác khoản nợ phải thu của công ty, giúp kế toán có thể kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh những sai sót trong quá trình ghi sổ và nhập liệu. Nó cũng thể hiện trách nhiệm của khách hàng đối với khoản nợ với công ty đồng thời bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. 5.4 Tổ chức công tác thu hồi nợ: Tại công ty TNHH Hữu Phúc có qui định về chế độ chiết khấu đối với khoản thanh toán của khách hàng (doanh thu thực tế) trong tháng, do vậy nếu khách hàng thanh toán càng nhiều thì hệ số chiết khấu càng lớn. Điều này có nghĩa nếu khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty càng lớn thì sẽ được công ty chiết khấu cho khoản thanh toán sớm đó, mức chiết khấu tương ứng với khoản thanh toán được công ty qui định cụ thể đối với mỗi khách hàng (Nhà phân phối) trong mỗi năm. Vì thế mà công ty không tổ chức công tác thu hồi nợ vào cuối kỳ. 5.5 Xử lý các khoản thu khó đòi. Khi áp dụng chính sách tín dụng trong hoạt động tiêu thụ thì đồng nghĩa công ty phải chấp nhận một tỷ lệ rủi ro khi có khách hàng vì lý do khách quan hoặc chủ quan không thể thanh toán nợ cho công ty, vì vậy việc xác định được các khoản thu khó đòi nhằm phục vụ cho công tác lập dự phòng và xử lý khoản nợ khó đòi đó. Hiện nay, với các khách hàng có quan hệ mua bán đối với công ty nhưng trong một thời gian dài không thanh toán các khoản nợ cho công ty thì công ty tạm ngừng việc bán hàng cho khách hàng đó. Nếu sau đó khách hàng thanh toán xong các khoản nợ và có nhu cầu muốn tiếp tục mua các sản phẩm của công ty thì công ty sẽ tiếp tục bán hàng cho khách hàng đó nhưng các điều kiện về thanh toán sẽ được thiết chặt hơn để đảm bảo thu hồi được các khoản nợ của khách hàng này. Đối với những khách hàng không có khả năng chi trả các khoản nợ cho công ty vì các lý do tài chính thì kế toán công nợ tổng hợp danh sách các khách hàng không có khả năng chi trả. Sau đó công ty cử các nhân viên tới nơi khách hàng đang kinh doanh để tìm hiểu tình hình. Nếu khách hàng không có khả năng chi trả do bệnh tật hiểm nghèo hoặc gặp tai nạn hoặc thiên tai thì nhân viên của công ty sẽ xin giấy xác nhận của các cơ quan chức năng xác nhận về tình trạng của khách hàng, nếu khách hàng không có khả năng chi trả và đã bỏ trốn, nhân viên của công ty cũng xin giấy xác nhận của địa phương về sự việc. Căn cứ vào các giấy tờ xác minh, công ty lập hội đồng xử lý nợ khó đòi. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào quyết định của hội đồng để thực hiện lập dự phòng hoặc xoá nợ theo qui định. Phần ba: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC. I. Những ưu và tồn tại của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc. 1. Ưu điểm a.Những thuận lợi trong việc tổ chức kiểm soát tại công ty Môi trường kiểm soát Công ty TNHH Hữu Phúc là một công ty mới thành lập nhưng hiện nay công ty đã là một công ty có uy tín ở trên thị trường và được khách hàng đánh giá cao. Để có được kết quả như ngày hôm nay một phần cũng nhờ công ty có những nhà lãnh đạo có năng lực và tâm huyết với công ty, luôn quan tâm đến uy tín của công ty đối với khách hàng cũng như luôn cố gắng để đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng vì điều này quyết định đến sự sống còn của công ty. Do vậy các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Ngoài ra, lãnh đạo công ty đã có sự gắn bó với công ty ngay từ khi thành lập, rất am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vì vậy các chính sách, thủ tục kiểm soát được thiết lập khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả. Bên cạnh đó, những nhân viên đang làm việc tại công ty đã qua quá trình tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt. Vì thế các chính sách và thủ tục đề ra đã được các nhân viên thực hiện tốt. Mặt khác, các nhân viên trong công ty còn là người tư vấn và đề xuất nhiều ý tưởng hay và thiết thực cho lãnh đạo của công ty để từ đó những nhà lãnh đạo có các quyết định đúng đắn trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Sự quan tâm của công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài cũng làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc không tìm cách để gian lận làm tổn hại đến công ty. Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Hệ thống kế toán. Bộ máy kế toán của công ty TNHH Hữu Phúc được tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty cũng như các đối tượng bên ngoài công ty. Việc áp dụng hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ khá phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với khối lượng các nghiệp vụ nhiều như hiện nay tại công ty. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại công ty được giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn.Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. b. Những ưu điểm của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ - Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Hữu Phúc được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt. - Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng tồn đọng công việc vào cuối kỳ . 2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát, những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được hoàn thiện và khắc phục sẽ trở thành những trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình phát triển của công ty nói chung. - Trước hết là trong việc nhận đặt hàng của khách hàng, việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm ra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng. - Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ. Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ. Mặt khác, đối với những hoá đơn bán hàng thu tiền mặt, phòng bán hàng không lập lệnh xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, mọt của khách hàng, một liên được sử dụng để lưu ở phòng kế toán xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên hoá đơn lưu tại phòng kế toán và giao cho phòng kế toán. Nhưng do công ty có khá nhiều các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này. - Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán thì một trong những nguyên tắc quan trọng là phân quyền sử dụng. Tuy nhiên việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện, một người nhân viên đều có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành, kể cả kế toán tổng hợp. Điều này có thể tạo điều kiện cho một số đối tượng có điều kiện chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, từ đó nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra. - Ngoài ra, trong công tác hạch toán vẫn còn sự chồng chéo giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ căn cứ váo hoá đơn đã kiểm tra và vào chương trình kế toán máy đồng thời kế toán công nợ cũng tiến hành vào sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng. Khi huỷ một hoá đơn nào đó phải đồng thời huỷ trên máy và huỷ trên sổ chi tiết công nợ, cuối tháng kế toán công nợ lại tiến hành cộng sổ chi tiết công nợ và kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết ghi tay và sổ chi tiết in ra từ chương trình kế toán máy. Như vậy sẽ rất mất thời gian và công sức để kiểm soát số liệu kế toán (một công việc phải làm hai lần). - Kế đến, công tác thu hồi công nợ chưa được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Mặc dù đã qui định tỷ lệ nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách hàng, nhưng vấn xảy ra nhiều trường hợp các khách hàng để tình trạng số dư nợ cuối kỳ vượt quá số dư nợ cho phép. Điều này làm tổn thất một khoản không nhỏ cho công ty vì trong khi để cho khách hàng nợ thì công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động kinh doanh của mình. - Quá trình sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng sang phòng kế toán trong quá trình thực hiện còn xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu, tức là các yếu tố trong hoá đơn bán hàng trong phần mềm bị thiếu hoặc cập nhập sai so với hoá đơn bán hàng, điều này là do việc sử dụng không đồng bộ tên gọi cũng như mã của thành phẩm.Do vậy mà trong khi thực hiện sao chép, dữ liệu không cập nhập đầy đủ làm cho quá trình kiểm tra Hoá đơn gặp khá nhiều khó khăn cũng như trong công việc kiểm tra đối chiếu thành phẩm tồn cuối kỳ. Mặt khác, khi có phát sinh các nghiệp vụ về hàng đổi bù, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng được đổi sản phẩm một cách nhanh chóng, công ty chỉ căn cứ vào biên bản kiểm tra của bộ phận KCS và phiếu nhập kho đã tiến hành xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Khoản thuế GTGT của hàng đổi bù công ty tạm thời nộp cho Cơ quan Thuế, khi khách hàng giao hoá đơn GTGT của những sản phẩm trả về kế toán mới tiến hành làm bảng kê xin hoàn thuế. Tuy nhiên do không theo dõi chi tiết các hoá đơn và khách hàng có hàng đổi bù cho nên một số trường hợp khách hàng không giao hoá đơn để hoàn thuế làm công ty thất thoát khoản thuế đã nộp cho những hàng đổi bù này. Trên đây là và những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ của công ty TNHH Hữu Phúc. Đế hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng nói riêng hoạt động ngày càng hiệu quả và phát huy tốt tác dụng kiểm soát thì công ty cần phải khắc phục được những hạn chế trên. - Về tổ chức chứng từ, công ty nên thống nhất chung mẫu yêu cầu mua hàng và gửi cho các khách hàng. Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng lập yêu cầu mua hàng theo mẫu và gửi cho bộ phận bán hàng của công ty để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không. Ngoài tác dụng là tiện lợi cho bộ phận bán hàng khi kiểm tra khả năng đáp ứng sản phẩm yêu cầu, thì Yêu cầu mua hàng còn là chứng từ để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu việc xuất hàng và lập hoá đơn GTGT có phù hợp với yêu cầu khách hàng hay không. - Quá tình luân chuyển chứng từ cần phải được thực hiện nghiêm túc hơn, khi giao nhận cần ghi rõ số lượng, số chứng từ được giao… - Ngoài ra, trong quá trình tổ chức sắp xếp công việc cần phân quyền sử dụng phần mềm, mỗi nhân viên chỉ được phép cập nhật và chỉnh sửa số liệu đối với phần hành mà mình phụ trách, đối với các phần hành khác thì không được phép cập nhật thêm và chỉnh sửa số liệu, điều này cũng có nghĩa gắn trách nhiệm của nhân viên với công việc của phần hành mà mình phụ trách. - Khắc phục sự chồng chéo trong công việc giữa kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ, khi đó khối lượng công việc sẽ giảm đáng kể nhưng hiệu quả công việc vẫn đạt được. II. Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc Qua những tồn tại trong quá trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm công tác kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty như sau 1. Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ được tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Yêu cầu mua hàng được xât dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào yêu cầu mua hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thể đáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thể đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng . Mặt khác yêu cầu mua hàng của khách hàng cũng là một đối tượng để kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng đối tượng và có thể xảy ra gian lận hay không. Yêu cầu mua hàng sẽ bao gồm các yếu tố sau: - Tên khách hàng, địa chỉ - Thời gian yêu cầu và thời gian dự định nhận hàng. - Các loại sản phẩm yêu cầu, số lượng yêu cầu. - Xác nhận của khách hàng CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC YÊU CẦU MUA HÀNG Tên khách hàng :. Đại lý Thuần Lý Địa chỉ: 64 Hùng Vương, Đà Nẵng Thời gian yêu cầu: ngày 02 tháng 04 năm 2007 Thời gian dự kiến nhận hàng: ngày 06 tháng 04 năm 2007 Yêu cầu Công ty TNHH Hữu Phúc cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau: TT Tên sản phẩm Số lượng Khả năng đáp ứng Ghi chú 1 Sữa CGHL 123 210 210 2 Sữa CGHL 456 100 100 3 Sữa tiệt trùng CGHL 100 100 4 Sữa tiệt trùng Yomos 100 100 5 Sữa đặc CGHL cao cấp 50 50 6 Sữa đặc Trường Sinh 50 50 7 Sữa đặc Hoàn Hảo 50 50 8 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hàng ngày 60 40 ………….. ………… …………… … Tổng 720 700 Đã cung cấp cho khách hàng theo Hoá đơn: HĐ014652 Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu (Ký tên) (Kýtên,đóng dấu) Giấy yêu cầu mua hàng cũng được lưu cùng hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng ... để làm căn cứ đối chiếu sau này. 2. Phân định rõ ràng trách nhiệm đối với hoá đơn, chứng từ bán hàng Lưu trữ hoá đơn chứng từ được thực hiện theo qui định của Luật kế toán, chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Vì thế mà trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ xác định đâu là người chịu trách nhiệm. Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ. Mặt khác, khi giao nhận chứng từ nên ghi rõ các chứng từ đã giao, số lượng. Vì các chứng từ được đánh số thứ tự sẵn cho nên có thể không cần liệt kê từng chứng từ, mà có thể ghi seri chứng từ đó bắt đầu từ số nào và kết thúc tại đâu, số lượng . Khi có những chứng từ sai cần huỷ bỏ thì cũng cần phải ghi lại để theo dõi xem thật sự các chứng từ đó đã được huỷ một cách nghiêm túc hay chưa? Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là cách để ngăn ngừa khả năng mất hoá đơn, hoặc những hoá đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận. Việc phân quyền cần được thực hiện nghiêm túc. Đối với mỗi phần hành đều có người chịu trách nhiệm về phần hành đó, do vậy không thể không thực hiện việc phân quyền sử dụng đối với phần hành thực hiện trên phần mềm. Khi thực hiện sự phân quyền sử dụng phần mềm, thì khả năng có cá nhân khác vì gian lận mà chỉnh sửa số liệu sẽ khó thực hiện. 3. Hoàn thiện công tác hạch toán hàng đổi bù và khắc phục sự chồng chéo trong công tác hạch toán doanh thu và công nợ. Để đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ và không bị thất thoát thì việc theo dõi chi tiết các hoá đơn hàng trả về và hoá đơn hàng đổi bù là cần thiết. Khi xảy ra nghiệp vụ đổi bù hàng cho khách hàng thì kế toán tiêu thụ cần theo dõi chi tiết các mục sau: Các hoá đơn hàng trả về (hoá đơn này thường được khách hàng gửi cho công ty sau một khoảng thời gian), tên khách hàng ,số tiền hàng và tiền thuế GTGT hàng trả về, Hoá đơn hàng đổi bù, Số tiền hàng và thuế GTGT, số tiền chênh lệch giữa hai hoá đơn. Khoản chênh lệch giữa hoá đơn hàng trả về và hoá đơn đổi bù thường được khách hàng nộp bằng tiền mặt và được đưa vào thu nhập khác. Việc theo dõi chi tiết các hoá đơn liên quan đến hàng đổi bù nhằm mục đích đề nghị khách hàng giao đủ các hoá đơn hàng trả về để lập hồ sơ hoàn thuế, với thực tế như hiện nay tại công ty thì kế toán không kiểm soát được những hoá đơn hàng trả về nào chưa được khách hàng giao vì thế mà tài sản công ty đã bị thất thoát một khoản không nhỏ qua nhiều năm hoạt động. BẢNG THEO DÕI HOÁ ĐƠN HÀNG ĐỔI BÙ Tháng 04 năm 2007 TT Khách hàng Hàng trả về Hàng đổi bù Chênh lệch Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán 1 Lộc Xuân 23 02/04 468.112 46.811 514.932 01 01/04 468.112 46.811 514.932 0 2 Tấn Phát 09 03/04 514.229 51.423 565.625 3 Bình Minh 08 03/04 784.762 78.476 863.238 4 Hàn Nhân 33 04/04 154.619 15.462 170.081 02 05/04 154.619 15.462 170.081 0 5 Tài Tấn 55 04/04 408.000 40.800 448.800 05 07/04 546.566 54.657 601.233 152.443 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng ... ... ... ... ... ... 4. Áp dụng những chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức tốt công tác thu hồi công nợ Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản. Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên. Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết . Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép: BẢNG TỔNG HỢP DƯ NỢ CUỐI KỲ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 01 năm 2007. TT TÊN KHÁCH HÀNG DƯ NỢ CUỐI KỲ DƯ NỢ CHO PHÉP CHÊNH LỆCH Quận Liên Chiểu 1 Đại lý Vạn Xuân 25.423.600 10.569.600 2 Đại lý Bình Lợi 35.746.995 56.125.122 (20.378.127) ... ... ... ... ... Cộng Quận Thanh Khê ... ... ... ... .... Cộng ... ... ... ... ... Tổng cộng 445.854.546 154.221.950 291.632.596 Sau đó lập danh sách những khách hàng có số nợ vượt quá mức tín dụng cho phép để gửi Giấy Đề nghị Thanh toán. Mặt khác, trong các quy định về chính sách tín dụng của công ty gửi cho khách hàng và các nhà phân phối, ngoài quy định về những chế độ chiết khấu được hưởng khi thanh toán công ty cũng cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt quá mức cho phép thì mức chênh lệch dư nợ cho phép đó sẽ được tính lãi theo lãi suất ngân hàng và được trừ vào chế độ thanh toán của khách hàng. Bên cạnh việc khuyến khích việc thanh toán của khách hàng như chính sách chiết khấu mà công ty đang sử dụng thì việc qui định tính lãi suất trên số dư nợ vượt quá qui định sẽ khiến cho khách hàng thanh toán đầy đủ hơn nhằm tận dụng chính sách chiết khấu. Khi đó công ty sẽ giảm bớt một khoản chi phí đáng kể khi giảm bớt chi phí lãi vay do vay ngắn hạn để hoạt động đồng thời giảm rủi ro đối với các khách hàng không có khả năng thanh toán. Ví dụ: Tỷ lệ số dư nợ cho phép vào cuối kỳ đối với khách hàng Lộc Xuân là 20% phần nhận hàng trong tháng. Trong tháng, Lộc Xuân nhận hàng có tổng giá trị là: 356.662.599đ Và đã thanh toán với tổng số tiền là: 200.000.000đ. Số dư đầu kỳ : 0đ Như vậy, theo qui định thì khách hàng này có thể để dư nợ cuối kỳ là: 71.332.520đ . Tuy nhiên số dư nợ thực tế là:156.662.599đ Số dư nợ vượt quá mức cho phép là: 85.330.079đ Nếu áp dụng mức lãi ngân hàng cho số dư nợ vượt quá cho phép này là: 1,1%/tháng. Số lãi này là: 938.630đ. Nếu công tác thu hồi nợ được tổ chức tốt thì công ty không phải vay ngắn hạn khoản tiền tương đương số dư nợ vượt quá mức cho phép đó tương ứng với chi phí lãi là: 938.630đ. Đây mới chỉ thực hiên tính trên một khách hàng, trong khi đó số khách hàng vượt dư nợ cho phép cuối mỗi kỳ là khá cao. 5. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ. 5.1. Xác định mục tiêu kiểm soát. Kiểm soát tiêu thụ là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính. Vì vậy, nhiệm vụ của kiểm soát tiêu thụ là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm soát thích ứng với đặc thù của hoạt động kinh doanh của công ty hơn nữa. - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được uỷ quyền và xét duyệt đúng đắn. - Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực,doanh thu ghi chép là có thật, dựa trên những chứng từ hợp lý. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng đắn - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn và ghi sổ đúng lúc, không để các nghiệp vụ bán hàng của kỳ này ghi nhận ở kỳ sau. - Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đầy đủ vào các sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác. - Các nghiệp vụ bán hàng phải bán đúng giá ghi trên hoá đơn và giá niêm yết của công ty. - Quản lý các nghiệp vụ bán hàng về doanh thu, giá vốn và các khoản phải thu theo khách hàng đã đề ra. 5.2. Đo lường kết quả kiểm soát tiêu thụ. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát mà công ty áp dụng trong hoạt động tiêu thụ là khá tốt. Công ty đã đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ, tiền…. Việc phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong công ty khá rõ ràng. Đặc biệt với việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Việc lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúp cho công ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích cá nhân. Với việc áp dụng chính sách tín dụng rõ ràng sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro hình thành các khoản thu khó đòi. 5.3. So sánh và phân tích. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển không thể không có người tiêu thụ những sản phẩm doanh nghệp. Vì vậy theo dõi và kiểm soát sự biến động doanh số bán của từng khách hàng thông qua công cụ phân tích là để theo dõi hành vi của khách hàng và mối gắn kết giữa doanh nghiệp và khách hàng có còn bền vững. Thông qua sự biến động của doanh số bán của từng khách hàng kỳ này so với cùng thời kỳ này của năm trước , ta sẽ đi sâu phân tích cụ thể sự biến động đó của từng khách hàng để tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động. Từ đó Giám đốc của công ty có thể ra các quyết định kịp thời để cải thiện công tác tiêu thụ sản phẩm, cũng như duy trì mối quan hệ lâu dài tốt đẹp với khách hàng. CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC PHÂN TÍCH DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO KHÁCH HÀNG Kỳ trước từ : 01/01/2006 đến ngày : 31/03/2006 Kỳ sau từ : 01/01/2007 đến ngày : 31/03/2007 Stt Mã KH Tên khách hàng Doanh thu kỳ trước Doanh thu kỳ sau Chênh lệch kỳ này so với kỳ trước 1 ĐL001 Đại lý Tấn Mỹ 1.176.979.282 1.169.372.027 (7.607.255) 2 ĐL002 Đại lý Lữ Hoàng Đốc 913.633.848 890.973.698 (22.660.150) 3 TH003 Tiệm Chị Lan 210.572.057 277.030.888 66.458.831 4 ĐL004 Đại lý Thế Anh 357.297.024 737.204.260 379.907.236 5 ĐL001 Đại lý Hải Linh 327.056.275 358.639.276 31.583.001 6 CH002 Cửa Hàng Cô Sáu 72.320.824 95.682.366 23.361.512 7 ĐL003 Đại lý Ngọc Hạnh 339.235.529 640.710.019 301.474.490 8 ĐL004 Đại lý Hoà Hảo 91.544.344 87.844.965 (3.699.379) 9 ĐL005 Đại lý Hoài Hương 341.265.825 279.407.410 (61.858.415) 10 ĐL006 Đại lý Đức Phú 555.470.148 760.274.564 204.804.416 11 ĐL008 Đại lý Trường Hải 7.456.362 - (7.456.362) 12 CH009 Cửa hàng Hải Hà 80.212.214 96.856.123 16.643.909 13 ĐL001 Đại lý Sao Mai 524.394.175 220.407.581 (303.986.594) 14 ĐL002 Đại lý Thuận Phát 979.390.698 693.416.490 (285.974.208) 15 ĐL003 Đại lý Khánh Hoà 868.383.740 625.009.370 (243.374.370) 16 CH001 Cửa hàng Dân Chủ 83.615.385 91.208.552 7.593.167 17 ĐL002 Đại lý Chu văn Phúc 738.602.676 999.969.980 261.367.304 18 ĐL003 Đại lý Trần Văn Phương 642.312.570 933.106.823 290.794.253 19 ĐL004 Đại lý Nguyễn Thị Trịnh 715.909.883 910.808.340 194.898.457 20 ĐL005 Đại lý Nam Định 143.365.868 455.194.188 311.828.320 Tổng Cộng 9.202.915.974 10.420.103.070 1.217.187.100 Qua bảng phân tích trên cho thấy một số khách hàng kỳ này có doanh số giảm so với kỳ trước, trong đó mức giảm mạnh nhất là Đại lý Sao Mai. Bây giờ sẽ đi vào phân tích cụ thể tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm của khách hàng này so với kỳ trước như thế nào. CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC BẢNG PHÂN TÍCH SẢN PHẨM TIÊU THỤ THEO KHÁCH HÀNG Khách hàng: ĐẠI LÝ SAO MAI Kỳ trước từ : 01/01/2006 đến ngày : 31/03/2006 Kỳ sau từ : 01/01/2007 đến ngày : 31/03/2007 Tên sản phẩm Sản phẩm tiêu thụ kỳ trước Sản phẩm tiêu thụ kỳ sau Chênh lệch Chênh lệch do SL tiêu thụ Chênh lệch do giá SL Giá b/q Tổng tiền SL Giá b/q Tổng tiền Số lượng Tiền 3 4 5 6 7 8 9=6-3 10=8-5 11=(6-3)*4 12=8-(6*4) Sữa CGHL 123 120 212.456 25.494.720 109 211.987 23.106.583 (11) (2.388.137) (2.337.016) (51.121) Sữa CGHL 456 118 214.785 25.344.630 148 214.564 31.755.472 (30) 6.410.842 (6.443.550) (32.708) Sữa CGHL Step1 128 209.859 26.861.952 96 212.125 20.364.000 (32) (6.497.952) (6.715.448) 217.536 Sữa CGHL Step2 116 211.562 24.541.192 112 211.451 23.682.512 (4) (858.680) (846.248) (12.432) Sữa đặc trường sinh 756 10.500 7.938.000 556 10.500 5.838.000 (200) (2.100.000) (1.560.000) 0 Sữa đặc hoàn hảo 531 10.500 5.575.500 213 10.500 2.236.500 (318) (3.339.000) (2.385.000) 0 Sữa đặc CGHL cao cấp 709 15.000 10.635.000 985 15.000 14.775.000 276 4.140.000 2.898.000 0 Sữa đặc CGHL dinh dưỡng hàng ngày 636 15.000 9.540.000 632 15.000 9.480.000 (4) (60.000) (42.000) 0 Sữa tiệt trùng CGHL 592 182.000 107.744.000 484 182.000 88.088.000 (108) (19.656.000) (21.060.000) 0 Sữa tiệt trùng Yomos 480 182.000 93.600.000 367 182.000 66.794.000 (113) (26.806.000) (22.035.000) 0 … … … … … … … … … … … Tổng cộng 524.394.175 220.407.581 (303.986.594) (300.675.112) (3.311.482) Từ bảng phân tích tình hình tiêu thu cụ thể của khách hàng Giám đốc công ty sẽ phân công cho bộ phận cụ thể tìm hiểu về tình hình kinh doanh của những khách hàng này, xem xét những khả năng có thể xảy ra. Việc tiêu thụ giảm sút của khách hàng có thể do xuất hiện các đại lý của các công ty cạnh tranh, hoặc do số lượng người tiêu thụ sản phẩm giảm sút, hay nguyên nhân có thể do chính sách bán hàng của công ty chưa thoả mãn khách hàng bằng của đối thủ cạnh tranh cho nên khách hàng chuyển qua tiêu thụ các sản phẩm của các công ty khác. Từ những nguyên nhân điều tra được, công ty sẽ đề ra các chính sách phù hợp để thu hút khách hàng và phát triển hoạt động tiêu thụ. 6. Tổ chức tìm hiểu thu thập thông tin của khách hàng mua chịu Để đảm bảo thu được đầy đủ được và nhanh chóng các khoản nợ của khách hàng mua chịu thì công ty nên tổ chức tìm hiểu về thông tin của các khách hàng này. Việc tìm hiểu khách nợ trước khi quyết định bán chịu có ý nghĩa rất lớn trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp công ty dễ dàng trong việc thu hồi vốn, mở rộng tái đầu tư. Vì vậy, công ty nên giao nhiệm vụ cho một nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Nhân viên này sẽ theo dõi các khách hàng mà công ty cho hưởng chính sách tín dụng cũng như các khách hàng mới quan hệ và thường xuyên gửi báo cáo lên công ty để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, nhân viên được giao nhiệm vụ phải là một người nhanh nhạy và có khả năng phán đoán cao. Ta có thể khái quát quá trình tìm hiểu khách hàng theo sơ đồ sau: Tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp Tìm hiểu khách hàng trên sách báo, thăm dò… Phân tích BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA KHÁCH HÀNG Nhân viên phụ trách công việc “tìm hiểu khách hàng” sẽ dựa vào các báo cáo về tình hình công nợ của khách hàng và tìm hiểu thêm qua sách báo, internet, thăm dò….để tiến hành phân tích, từ đó đưa ra ý kiến của mình trong “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng”. Công ty TNHH Hữu Phúc BÁO CÁO TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA KHÁCH HÀNG - Tên khách hàng: - Địa chỉ: Mặt hàng đang kinh doanh Khả năng cạnh tranh Uy tín của trên thương trường Tình hình thanh toán nợ cho công ty - Tổng số tiền còn nợ công ty:………………. - Trong đó nợ quá hạn là:……………….. NHẬN XÉT:……………………………………………. Đà Nẵng, ngày… tháng…. năm…. Người lập báo cáo Sau khi đưa ra những nhận xét của mình, nhân viên này sẽ chuyển “Báo cáo tình hình kinh doanh của khách hàng” cho trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ dựa vào những thông tin trong báo cáo để ra các quyết định về việc cung cấp tín dụng cho khách hàng. Với cách làm này tôi tin chắc công ty sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. KẾT LUẬN Trên đây là một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ nói riêng tại công ty TNHH Hữu Phúc. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em đã cố gắng hoàn thành đề tài sao cho khả năng ứng dụng thực tế là cao nhất, góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên do kiến thức bản thân còn hạn hẹp, bước đầu tiếp xúc với thực tế còn bỡ ngỡ cho nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế em mong các thầy cô hướng dẫn và các cô chú trong phòng kế toán công ty góp ý để đề tài của em hoàn thiện hơn. Em cũng chân thành cảm ơn các cô chú anh chị trong công ty Hữu Phúc đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài, cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Kim Hương đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý thuyết kiểm toán. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân. Kiểm toán Tài chính. Tác giả GS, TS Nguyễn Quang Quynh. Đại học kinh tế Quốc Dân. Kiểm toán căn bản. Tác giả Thạc Sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán. Nhà Xuất Bản Tài chính. Phân tích hoạt động kinh doanh. Tác giả Thạc Sĩ Phạm Rin. Quản trị Doanh Nghiệp, Nhà Xuất Bản Thống Kê. Tổ chức quản lý và tiếp thị bán hàng, Nhà Xuất Bản Lao Động. Ngoài ra còn thu thập thêm một số thông tin khác như: Internet, Đài Truyền Hình VN, Báo Kinh Tế Sài Gòn, Báo Tuổi Trẻ,… MỤC LỤC