Khóa luận Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học

ng mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm ra rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị khác Phương hướng nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị Hiện nay ở trong nước và trên thế giới, số hội nghị được các cấp, các ngành tổ chức rất nhiều. Thế nhưng theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc hội nghị đạt kết quả thấp. Vậy hội nghị được tổ chức như thế nào thì được coi là hội nghị có chất lượng, hiệu quả cao ?. Theo các nhà nghiên cứu thì hội nghị có chất lượng tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau: Hội nghị có mục đích, yêu cầu, nội dung rõ ràng. Các thành viên tham dự hội nghị đều nhiệt tình, thẳng thắn, thoải mái đóng góp ý kiến. Những ý kiến đúng, hay được hoan nghênh, các ý kiến trái ngược được tranh luận nghiêm túc, khoa học và cuối cùng hội nghị đi tới quyết định đúng, đem lại lợi ích cho các cá nhân và cho cộng đồng xã hội, vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Tuy nhiên cần lưu ý, việc tổ chức một hội nghị thành công là không dễ dàng. Đây vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật mà các nhà làm công tác lãnh đạo, quản lý, những người làm công tác văn phòng cần lưu tâm nhằm phát huy sức sáng tạo của mỗi người. Muốn nâng cao chất lượng hội nghị cần quan tâm giải quyết theo hướng: Về phía chủ thể tổ chức hội nghị với vai trò quan trọng là cơ quan trực tiếp tiến hành tổ chức hội nghị,. Do đó khi tổ chức, mỗi cơ quan, đơn vị hay tổ chức cần phải chủ động đưa ra vấn đề và trả lời rõ các câu hỏi có liên quan như: Tại sao cần phải tổ chức hội nghị? Tổ chức hội nghị nhằm mục đích gì? Xác định rõ yêu cầu, nội dung của hội nghị cần tổ chức là gì? Cách tổ chức hội nghị ra sao? Thành phần tham dự hội nghị là những ai? Kết quả tổ chức hội nghị đạt được gì? Khi đã trả lời được các câu hỏi trên thì mới có thể tiến hành đi tới tổ chức hội nghị, lên kế hoạch sắp xếp chuẩn bị nội dung hội nghị và các công tác hậu cần phục vụ hội nghị. Nếu hội nghị được chuẩn bị chu đáo, nắm được thông tin từ nhiều nguồn, nhu cầu của các đối tượng liên quan tới hội nghị, tình hình thực tiễn… đồng thời xử lý tốt các thông tin đó thì khi tiến hành tổ chức hội nghị sẽ được đánh giá cao. Chính vì vậy cần thông báo, lôi cuốn những cá nhân, tổ chức được mời tham dự hội nghị. Thiết kế hội nghị hợp lý, cách sắp xếp chương trình, phương thức làm việc; vị trí hội trường, các tiện nghi sinh hoạt… đầy đủ chu đáo, tạo được sự thoải mái cho người tham dự. Hội nghị được tiến hành trong bầu không khí khoa học, thẳng thắn, văn minh. Đề cao các ý tưởng đúng, chấp nhận các ý kiến trái ngược nhau. Đảm bảo sự tham gia ý kiến rộng rãi của mọi người tham dự. Kết thúc hội nghị đúng lúc. Các văn bản, tài liệu của hội nghị trở thành tài liệu quý, cần thiết, giúp ích thiết thực cho những người có liên quan và có giá trị không chỉ trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài. Về phía khách thể tham gia hội nghị (các đại biểu tham dự hội nghị): Những đối tượng trực tiếp có liên quan tới nội dung hội nghị khi được mời cần chuẩn bị những gì?. Do đó cơ quan tổ chức hội nghị cần phải chuẩn bị những vấn đề để những đối tượng đó phát biểu làm cho hội nghị thêm phong phú và sát với yêu cầu thực tế của hội nghị . Thông thường khi tiến hành tổ chức hội nghị, thì lãnh đạo đơn vị tổ chức thường mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Chính vì vậy mà lãnh đạo cấp trên phải nắm được các thông tin về hội nghị đó như: thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị; mục đích, nội dung, yêu cầu của hội nghị để từ đó có thể chuẩn bị bài phát biểu tham gia góp ý kiến, đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, nâng cao chất lượng hội nghị. Các cơ quan, đơn vị đồng cấp, cấp dưới, nội bộ cơ quan và cơ quan thông tấn báo chí. Khi được mời tham dự hội nghị cần phải nắm bắt những thông tin có liên quan tới hội nghị được mời dự và có thể chuẩn bị những câu hỏi để chủ động tham gia vào phần nội dung của hội nghị, nhất là các nội dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ hay cho cơ quan, đơn vị của họ. ứng dụng rộng rãi, có hiệu quả cntt trong quá trình tổ chức hội nghị: Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt của hoạt động kinh tế, xã hội. Đặc biệt CNTT với những thành tựu kỳ diệu của CNTT, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin: máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều khi làm việc thủ công. Để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị thì các cơ quan, đơn vị nên ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tổ chức hội nghị Với sự phát triển của ngành công nghệ hiện đại này, mà các máy vi tính và qua việc nối mạng máy vi tính để xử lý thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local area network) và nối với mạng rộng bên ngoài (WAN – Wide area network) để xử lý thông tin đầu ra. Từ những thông tin được xử lý đó mỗi cơ quan có thể tổ chức các cuộc họp dưới hình thức trao đổi trực tiếp trên mạng máy tính nội bộ hay mạng rộng bên ngoài qua hình thức chatvoice, tổ chức hội nghị trực tuyến (Online-Conference) hay đàm thoại trực tiếp (Direct-Conversation) thông qua ứng dụng phần mềm dành cho việc tổ chức hội nghị hoặc tổ chức hội nghị từ xa (teleconference). Nếu tổ chức hội nghị dưới những hình thức này sẽ nâng cao chất lượng hội nghị, tiết kiệm chi phí tổ chức… Chương II Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học I. khái quát về Viện sử học. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Viện sử học. [2] 50 năm trước, ngày 2-12-1953, tại chiến khu Việt Bắc, trong khói lửa của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược, với tầm nhìn xa trông rộng về khả năng, triển vọng và tiền đồ văn hoá, khoa học nước nhà, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ra Quyết định thành lập Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học trực thuộc Trung ương Đảng. Ngay khi hoà bình lập lại, ngày 4-9-1954, Trung ương Đảng và Chính phủ ra quyết định chuyển Ban nghiên cứu Văn – Sử - Địa sang trực thuộc Bộ Giáo dục. Kể từ thời gian đó, tổ lịch sử chuyển thành phòng lịch sử, theo quyết định của Bộ Giáo dục. Yêu cầu của cách mạng, của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn mới đòi hỏi phải có một tổ chức nghiên cứu khoa học, bao gồm cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội. Đáp ứng yêu cầu đó, ngày 4-3-1959, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ký Sắc lệnh thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồng Chính phủ. Phòng Lịch sử cùng với các bộ phận nghiên cứu về Văn học, Địa lý của Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa được chuyển từ Bộ Giáo dục sang Uỷ ban Khoa học Nhà nước và được Thủ tướng Chính phủ ra quyết định thành lập riêng. Viện sử học được thành lập theo Quyết định số 039/Ttg ngày 06/02/1960 của Thủ tướng Chính phủ và được khẳng định lại tại Nghị định số 30/2003/NĐ - CP ngày 01 tháng 4 năm 2003 của Chính phủ. Viện sử học có tên giao dịch quốc tế là: Institute of History of Vietnam. Trụ sở của Viện sử học đặt tại số nhà 38 phố Hàng Chuối, phường Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 049713200; Fax: 049717615 Viện sử học học là cơ quan nghiên cứu khoa học có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng. Viện sử học đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Viện Khoa học xã hội (KHXH) Việt Nam (tên tiếng Anh: Vietnamese Academy of Social Sciences), đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng khác của Nhà nước về các lĩnh vực công tác có liên quan đã được luật pháp quy định. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện sử học. [3] Chức năng: Viện sử học có chức năng: “Nghiên cứu cơ bản nhằm làm rõ sự thật lịch sử, làm rõ quá trình phát triển của xã hội trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, từ đó phát hiện các quy luật lịch sử, tìm ra những bài học bổ ích cho dân tộc, những di sản lịch sử cần kế thừa hoặc xoá bỏ, góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. Nhiệm vụ: Viện Sử học có các nhiệm vụ chính sau đây: Nghiên cứu những vấn đề lý luận và phương pháp luận sử học, phê phán các quan điểm phi lịch sử hoặc bóp méo, xuyên tạc lịch sử. Nghiên cứu, biên soạn, giới thiệu lịch sử Việt Nam từ cổ đại đến hiện đại, nghiên cứu và giới thiệu lịch sử các nước trên thế giới. Sưu tầm, xử lý, giám định, lưu trữ và công bố các tư liệu lịch sử. Từ các kết quả nghiên cứu đề xuất những kiến nghị về việc vận dụng những quy luật lịch sử trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, xã hội hiện tại và những dự án cho tương lai. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ sử học có trình độ thạc sĩ, tiến sĩ của Viện sử học và của ngành. Tham gia đào tạo sau đại học, giảng dạy bộ môn lịch sử tại các học viện và các trường đại học. Hướng dẫn các địa phương, các ngành tổ chức nghiên cứu và biên soạn lịch sử địa phương và chuyên ngành. Truyền bá các kiến thức lịch sử đến các tầng lớp nhân dân nhằm nâng cao tinh thần tự cường và niềm tự hào dân tộc. Mở rộng và phát triển hợp tác khoa học với các cơ quan nghiên cứu và giảng dạy ở trong và ngoài nước. Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất của Viện sử học đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài của Viện. Quản lý đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản của Viện theo đúng các quy định. Tổ chức bộ máy của Viện sử học. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiên cứu và phòng nghiệp vụ tại Viện sử học: [4] Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện sử học: Sơ đồ tổ chức bộ máy Viện sử học Phòng NCLS Cổ – Trung đại Phòng NCLS Cận đại Phòng NCLS Hiện đại Phòng NCLS Thế giới Phòng NCLS đ/phương chuyên ngành Phòng Tạp chí NCLS Phòng T/chức cán bộ và Đào tạo Phòng Hành chính, Tổng hợp Phòng Thông tin-Tư liệu Lãnh đạo Viện sử học Chi bộ Đảng Đoàn Thanh niên Công đoàn Tổ chức bộ máy Viện sử học gồm: Lãnh đạo Viện (có một Viện trưởng và một Viện phó); Các phòng nghiên cứu lịch sử (NCLS); Các phòng nghiệp vụ và một phòng Tạp chí NCLS. 4. Kết quả đạt được của Viện sử học. a. Về nghiên cứu khoa học: Viện sử học đã hoàn thành đề tài nghiên cứu cấp nhà nước: “Lịch sử Chính phủ Việt Nam 1955 –1976” và đã nộp kết quả nghiên cứu đề tài tới Ban chỉ đạo để tiến hành nghiệm thu. Viện sử học đã hoàn thành 4 tập Lịch sử Việt Nam (gồm: Tập 1: Lịch sử Việt Nam 1887 - 1919; Tập 2: Lịch sử Việt Nam 1945 1950; Tập 3: Lịch sử Việt Nam thế kỷ XV - XVII; Tập 4: Lịch sử Việt Nam thế kỷ XVII - 1896) và đang tiến hành nghiệm thu cấp cơ sở để tiến hành nghiệm thu chính thức. Viện sử học đã hoàn thành đề tài cấp Bộ: “Một số vấn đề sử học Việt Nam thế kỷ XX” đã nộp để nghiệm thu chính thức. Trong 25 đề tài cấp Viện thì có 5 đề tài đã hoàn thành xong và đã nghiệm thu, còn 20 đề tài sẽ cố gắng hoàn thành vào cuối năm 2005. b. Về hoạt động tổ chức các hội thảo khoa học: Viện sử học cùng với Viện khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo khoa học: Hội thảo quốc tế: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội. Hội thảo quốc gia: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước” được tổ chức tại Điện Biên Phủ. Viện sử học cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ hai tại TP. Hồ Chí Minh. Viện sử học cùng với các địa phương Quảng Ngãi, Vĩnh Yên, ĐacLak tổ chức các hội thảo khoa học về Lịch sử địa phương. c. Về công tác tạp chí và xuất bản: Tạp chí NCLS vẫn ra các đầu báo đều đặn 1số/1tháng đảm bảo chất lượng tốt. Trong năm 2004, công tác xuất bản đã xuất bản được 4 công trình sách chuyên khảo. d. Về công tác đào tạo: Trong quá trình xây dựng và phát triển, Viện sử học luôn chú ý đào tạo đội ngũ cán bộ nghiên cứu lịch sử có trình độ cao, đào tạo tại chỗ, bồi dưỡng chuyên gia theo phương châm vừa học, vừa làm. Viện sử học được công nhận là cơ sở đào tạo trên đại học. Đến năm 2004, Viện sử học có 20 nghiên cứu sinh đang theo học. Viện sử học đã tuyển thêm 3 nghiên cứu sinh vào làm việc tại Viện. Đồng thời Viện sử học cũng đã tổ chức bảo vệ cấp nhà nước cho 3 nghiên cứu sinh, tổ chức bảo vệ cấp cơ sở cho 2 nghiên cứu sinh. e. Về cơ sở vật chất, kỹ thuật: Viện sử học luôn tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên được làm việc trong điều kiện tốt nhất. Chính vì vậy Viện thường xuyên có kế hoạch đầu tư nâng cấp và mua mới các trang thiết bị phục vụ công tác của mọi cán bộ nhân viên trong các phòng ban. Năm 2004 Viện sử học đã mua thêm 05 máy vi tính cho các phòng nghiên cứu, 01 máy chiếu, 01 máy scanner. g. Về công tác Đảng: Chi bộ Đảng Viện sử học có 25 Đảng viên trên tổng số 55 cán bộ và trong năm vừa qua đã kết nạp thêm 2 đảng viên mới. Chi bộ Đảng Viện sử học luôn là chi bộ trong sạch vững mạnh. h. Về công tác Đoàn: Đoàn thanh niên Viện sử học luôn chăm lo tới đời sống tinh thần của mỗi cán bộ đoàn viên . Hàng năm đều tổ chức cho cán bộ đều được đi dã ngoại, tham quan nghỉ mát và trong năm vừa qua đã tổ chức cho cán bộ nhân viên Viện đi tham quan nghỉ mát tại Đà Nẵng 5 ngày, tham quan khảo sát tại TP. Điện Biên Phủ, tỉnh Sơn La. f. Về công tác thi đua, khen thưởng: Công tác thi đua khen thưởng luôn được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. Do đó Viện sử học đã đạt thành tích: 5 chiến sĩ thi đua cấp cơ sở, 100% cán bộ đạt lao động tiên tiến. II. Mô hình Tổ chức và hoạt động của phòng HC - TH Chức năng, nhiệm vụ của phòng HC – TH. Chức năng: Phòng HC - TH có chức năng chính là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Viện sử học trong quản lý và điều hành về các mặt cụ thể sau: Giúp Viện trưởng về lĩnh vực hành chính pháp chế trong hoạt động của Viện. Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo Điều lệ Văn thư lưu trữ của nhà nước và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Quản lý tài sản, phương tiện vật chất phục vụ làm việc sinh hoạt trong Viện. Tổ chức quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Viện. Tổ chức các ngày lễ lớn, các hội nghị của Viện. Quan tâm tới điều kiện làm việc, tổ chức chỉ đạo công tác y tế đối với cán bộ nhân viên Viện. Giúp Viện trưởng trong lĩnh vực đối ngoại. Nhiệm vụ: Tiếp nhận công văn giấy tờ từ các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết, sau đó phân phối các công văn đó tới đối tượng cần nhận thông tin đó. Rà soát văn bản gửi đi về mặt hành chính, pháp chế trước khi trình lãnh đạo ký. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi của lãnh đạo Viện và các phòng ban khác để đảm bảo tính thời gian và theo đúng thể thức quy định. Quản lý và sử dụng con dấu của Viện sử học theo đúng chế độ và Điều lệ Văn thư lưu trữ. Sắp xếp chương trình công tác, phương tiện đi lại phục vụ công tác của lãnh đạo và phòng chức năng khác. Bảo vệ tài sản của Viện sử học, phương tiện đi lại của cán bộ nhân viên trong Viện và khách đến làm việc với Viện. Mua sắm trang thiết bị làm việc của toàn Viện sử học. Quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng các phương tiện làm việc trong Viện. Phối hợp với Viện khoa học xã hội và các Viện khoa học khác để lập chương trình công tác tiếp đón các đoàn khách nước ngoài (nếu có). Phối hợp với các phòng trong Viện giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành các hội nghị. Làm các thủ tục hộ chiếu, visa cho cán bộ Viện sử học đi công tác và học tập tại nước ngoài. Quản lý và sử dụng tốt nguồn tài chính của Viện theo đúng chế độ và quy định. Quyền hạn: Trình Viện trưởng phê duyệt công văn đi, công văn đến. Ký sao y bản chính các văn bản theo quy định. Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ Viện đi công tác. Ký đề nghị Viện trưởng duyệt thanh toán chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị văn phòng. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp: Phòng HC - TH hiện nay có số cán bộ nhân viên là 7 người thực hiện công tác văn phòng. Người đứng đầu quản lý mọi hoạt động của phòng là Trưởng phòng, ngoài ra còn có các bộ phận khác giúp đỡ trưởng phòng thực hiện các công tác văn phòng. Phòng HC - TH gồm có các bộ phận sau: Trưởng phòng HC - TH là người có vị trí cao nhất của phòng, phải nắm vững và thực hiện tốt chuyên môn nghiệp vụ của phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Viện trưởng về toàn bộ các hoạt động của phòng. Xây dựng các kế hoạch công tác trong phòng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ của phòng trên cơ sở kế hoạch chung của Viện. Quản lý lao động trong phòng, đề nghị Viện trưởng xem xét giải quyết về điều kiện làm việc, về biên chế của phòng, định kỳ nhận xét, đánh giá cán bộ của phòng. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:[4] Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp Trưởng phòng Bộ phận Quản trị Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn thư Bộ phận Lái xe Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Tạp vụ Kết quả hoạt động của phòng HC - TH Trong thời gian qua phòng HC – TH đã hoàn thành khá tốt mọi nhiệm vụ được giao theo chức năng ngành dọc của mình, là đầu mối giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn phòng. Trong công tác văn thư lưu trữ đã quản lý và giải quyết tốt mọi công văn đến và đi của viện theo đúng điều lệ của công tác văn thư lưu trữ. Sử dụng và bảo quản con dấu tốt. Tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc cho toàn bộ viện an toàn và đảm bảo mọi hoạt động luôn thông suốt. Các phương tiện máy móc phục vụ công tác của cán bộ nhân viên đều được phòng HC - TH thường xuyên quan tâm và luôn thực hiện chế độ bảo dưỡng máy móc thường xuyên tạo điều kiện cho các cán bộ an tâm làm việc. Phòng HC - TH cùng với tổ chức Công đoàn luôn quan tâm tới đời sống của cán bộ nhân viên trong viện: tuân thủ đầy đủ các chế độ bảo hiểm cho cán bộ theo đúng quy định của nhà nước, luôn có chế độ thăm hỏi cán bộ nhân viên khi đau ốm và thường tổ chức các chuyến tham quan du lịch phục vụ cán bộ nhân viên. Bộ phận bảo vệ quản lý tài sản và phương tiện đi lại an toàn. Giúp đỡ lãnh đạo viện trong công tác đối ngoại. Phòng HC - TH đã luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là giúp đỡ lãnh đạo viện trong khâu tổ chức công tác hội nghị. Tổ chức tốt các hội nghị, cuộc họp đã được sắp xếp lịch trước cũng như các hội nghị đột xuất không có công tác chuẩn bị trước. Giúp đỡ lãnh đạo trong công tác đối ngoại, gửi giấy mời đến đúng đối tượng, liên hệ với các khách mời ở xa để chắc chắn rằng họ về dự hội nghị đúng thời gian, đúng địa điểm; quan tâm tới nơi ăn ở (khách sạn, nhà nghỉ), luôn có kế hoạch chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu ở xa về dự hội nghị. Bố trí sắp xếp hội trường tổ chức hội nghị , trang trí hội trường khoa học hợp lý theo đúng tính chất của từng hội nghị. Chuẩn bị chu đáo đầy đủ kinh phí tổ chức hội nghị Đặc biệt năm 2004, trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo thì Viện sử học kết hợp với Viện khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo: Hội thảo quốc tế; “50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội và Hội thảo quốc gia: “50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước”. Viện cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức Hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ 2 tại TP. Hồ Chí Minh…Những thành công của các hội nghị hội thảo đó có sự đóng góp của các cán bộ nhân viên phòng HC – TH, chủ yếu trong công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị. III. Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại phòng HC - TH Viện sử học Các loại hội nghị do phòng HC - TH tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc họp, hội nghị có một vai trò rất quan trọng. Viện sử học là một cơ quan hành chính nhà nước nên việc tổ chức hội nghị diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, với nhiều thành phần tham dự cả trong và ngoài nước. Chính vì vậy phòng HC - TH cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học, hợp lý để mang lại hiệu quả cao khi tiến hành. Hiện nay Viện sử học thường tổ chức các loại hội nghị sau: các cuộc họp giao ban vào các sáng thứ năm hàng tuần, các cuộc họp phổ biến triển khai nội dung, tư tưởng, quan điểm chính sách của cơ quan quản lý cấp trên (trực tiếp là Viện KHXH Việt Nam), hội nghị tổng kết cuối năm, các cuộc họp chi bộ Đảng. Ngoài ra còn có các cuộc hội nghị tập huấn cho CB – CNV, các cuộc họp với các khách nước ngoài…Đặc biệt Viện học sử thường tổ chức các hội nghị khoa học là ý thức được tầm quan trọng của hội nghị, hội họp nên phòng HC - TH luôn tự hoàn thiện kỹ năng, trình độ tổ chức để chất lượng hội nghị ngày càng nâng cao. Với đặc thù là một viện nghiên cứu về lịch sử nên Viện sử học thường xuyên tổ chức các cuộc hội nghị khoa học cấp ngành, các địa phương, hội thảo khoa học cấp quốc gia về chuyên ngành lịch sử. Năm 2004, Viện sử học cùng với Viện KHXH Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo khoa học: Hội thảo quốc tế: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội. Hội thảo quốc gia: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước” được tổ chức tại Điện Biên Phủ. Viện sử học cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ hai tại TP. Hồ Chí Minh. Viện sử học cùng với các địa phương Quảng Ngãi, Vĩnh Yên, ĐacLak tổ chức các hội thảo khoa học về Lịch sử địa phương. Nhiệm vụ của phòng HC - TH trong việc tổ chức hội nghị. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị: Để đánh giá một hội nghị có thành công hay không, có chất lượng tốt không thì việc chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị được coi là một khâu quan trọng nhất trong tổ chức hội nghị tại Viện sử học. Đối với các cuộc hội nghị, cuộc họp nhỏ có tính chất thường xuyên, sự vụ thì không cần thiết thành lập một ban để chuẩn bị nội dung. Phòng HC – TH có thể tự mình chuẩn bị tổ chức cuộc họp dựa trên số liệu tổng hợp từ các phòng ban và qua quá trình xử lý thông tin bằng các nghiệp vụ chuyên môn của mình. Tuy nhiên đối với các cuộc hội thảo khoa học thì phòng HC - TH cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo viện và kết hợp với các phòng ban khác tiến hành chuẩn bị tổ chức hội nghị. Các hội nghị khoa học tại Viện sử học khi được tổ chức sẽ tiến hành thành lập Ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung của hội nghị. Nội dung chuẩn bị gồm có: Đề án của hội nghị. Hệ đề tài cho hội nghị. Đặt bài cho các tác giả. Đọc, duyệt, sửa chữa bài. In kỷ yếu hoặc sách trước khi hội nghị được tổ chức. Ban chuyên môn được thành lập tuỳ thuộc vào việc tổ chức hội nghị như thế nào. Thông thường đối với những hội nghị có tính chất cuộc họp nhỏ thì không cần thành lập ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung họp. Đối với các hội thảo khoa học, với tính chất là các hội nghị trao đổi thông tin nên đây là các hội nghị được coi là rất quan trọng đối với hoạt động của Viện sử học. Do đó khi tổ chức hội nghị khoa học cần thành lập ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung hội nghị. Nội dung của hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội thảo khoa học. Nếu hội nghị khoa học do Viện sử học kết hợp cùng với Viện KHXH Việt Nam hoặc đơn vị khác cùng tổ chức hội thảo thì ban chuyên môn sẽ được do hai cơ quan cử người cùng phối hợp hoạt động chuẩn bị tổ chức. Nếu hội thảo do Viện sử học tự tổ chức thì ban chuyên môn sẽ do lãnh đạo viện quyết định chỉ đạo phân công. Tuy nhiên các thành viên của ban chuyên môn sẽ gồm những người trong Hội đồng khoa học của viện và một số cán bộ thuộc phòng chuyên môn nghiên cứu lĩnh vực lịch sử dự định tổ chức hội thảo khoa học (do lãnh đạo viện chỉ định). Ban chuyên môn có nhiệm vụ đầu tiên đó là căn cứ trên đề tài do nhà nước hoặc viện KHXH Việt Nam chỉ định, phân công để xác định tên gọi của hội nghị. Đối với một hội nghị thì tên gọi của hội nghị được coi là rất quan trọng vì tên của hội nghị đã phản ánh được mục đích, nội dung, trọng tâm của hội nghị. Sau đó tiến hành đặt bài viết cho các tác giả, các nhà nghiên cứu lịch sử, các GS, PGS, TS lịch sử ở trong và có thể cả ở ngoài Viện sử học về đề tài chuẩn bị tổ chức. Khi đã nhận được các bản thảo của các tác giả thì ban chuyên môn sẽ tiến hành đọc, sửa chữa các bản thảo đó. Ngoài ra ban chuyên môn còn tiến hành chuẩn bị các báo cáo chính để nêu bật quan điểm chính của hội nghị, thông thường hội nghị do viện tổ chức thì báo cáo chính thường do lãnh đạo viện (viện trưởng) nằm trong hội đồng khoa học viết. Bên cạnh đó ban chuyên môn cũng đồng thời chuẩn bị những vấn đề cần thảo luận như mục đích, yêu cầu, nội dung của hội nghị; chuẩn bị kết luận và chương trình hành động sau hội nghị Một vấn đề không kém phần quan trọng đó là chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị và dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị. Ban chuyên môn của viện sẽ bàn và xác định rõ những thành phần tham gia hội nghị, các khách mời, các cơ quan truyền thông và các đối tượng có liên quan… đến đề tài tổ chức và những người được mời này cần chuẩn bị những gì? để họ chủ động tham dự, góp phần nâng cao hiệu quả của hội nghị . Việc xây dựng danh sách sớm sẽ tạo ra sự chủ động trong công tác tổ chức hội nghị. Ban chuyên môn cùng với ban tổ chức và lãnh đạo viện cùng nhau thống nhất, xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị. Khi mà thời gian tiến hành tổ chức hội nghị và địa điểm tổ chức được xác định chính xác cụ thể thì ban chuyên môn sẽ tổ chức biên tập lại các báo cáo và đóng lại thành tài liệu chính thức và phát cho các đại biểu tham dự hội nghị. Chuẩn bị công tác hậu cần Song song với ban chuyên môn chuẩn bị nội dung thì ban tổ chức cũng phải tích cực tiến hành chuẩn bị về công tác hậu cần. Đối với hội nghị khoa học mà Viện sử học kết hợp tổ chức với một cơ quan khác thì phòng HC - TH sẽ cử đại diện tham gia khâu tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị. Hội nghị do Viện sử học tổ chức thì ban tổ chức do phòng HC - TH đảm nhận và chịu trách nhiệm về tổ chức công tác hậu cần cho hội nghị. Khâu chuẩn bị hậu cần được coi là mặt quan trọng, ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý, tới sự thoải mái của các đại biểu tham dự hội nghị. Do đó mà bộ phận chuẩn bị hậu cần rất quan tới vấn đề này. Căn cứ vào tính chất và quy mô của việc tổ chức hội nghị mà ban tổ chức sẽ quyết định tổ chức hội nghị tại hội trường như thế nào. Nếu hội nghị có tính chất là các cuộc họp với số lượng người ít và không quá quan trọng thì sẽ sử dụng hội trường (phòng họp) của viện để tổ chức luôn. Nếu là hội nghị có tính chất hội thảo khoa học số lượng người lớn thì ban tổ chức sẽ quyết định thuê hội trường bên ngoài viện. Khi đã chuẩn bị hội trường thì người của phòng HC - TH sẽ chuẩn bị về các vấn đề như: trang trí phông chữ cho tên của hội nghị, sắp xếp bàn ghế cho các thành viên tham dự và khách mời hội nghị, bục nói, các trang thiết bị phục vụ trong quá trình tổ chức hội nghị như: thiết bị tăng âm, micro, máy quay phim, chụp ảnh, máy chiếu… Do phòng HC - TH Viện sử học chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng nguồn tài chính của viện nên có trách nhiệm chuẩn bị chu đáo kinh phí để tổ chức hội nghị. Phối hợp với ban chuyên môn để cập nhật các thông tin liên quan đến hội nghị để dự trù kinh phí về các khoản như: trả nhuận bút cho các tác giả, in kỷ yếu hoặc sách, kinh phí đưa đón, đi lại, ăn ở của các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị, chuẩn bị nước uống, quà tặng đại biểu… Đối với các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị thì ban tổ chức sẽ bố trí người quan tâm hướng dẫn khách, bố trí phòng nghỉ, phương tiện đưa đón ngoài tỉnh đại biểu đi lại trên cơ sở tạo mọi điều kiện cần thiết và thoải mái nhất về vấn đề này. Khi mà thời gian tiến hành tổ chức hội nghị và địa điểm tổ chức được xác định chính xác cụ thể thì ban chuyên môn sẽ tổ chức biên tập lại các báo cáo và đóng lại thành tài liệu chính thức và phát cho các đại biểu tham dự hội nghị. Việc đóng sách, tài liệu do ban tổ chức lo khâu in ấn và phát tới đại biểu tham dự hội nghị Để tiện việc đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị thì người ta sử dụng phù hiệu. Việc sử dụng phù hiệu căn cứ theo tính chất của hội nghị mà phòng HC - TH sẽ chuẩn bị cho các thành viên tham gia hội nghị. Phù hiệu được sử dụng khi tổ chức hội nghị khoa học cấp quốc gia và quốc tế; lễ kỷ niệm ngày thành lập và đón nhận danh hiệu cao quý. Trên phù hiệu có ghi tên, cơ quan tổ chức hội nghị. Tổ chức, điều hành hội nghị: Khi hội nghị được tổ chức chính thức thì việc đầu tiên khi hội nghị chuẩn bị chính thức đi vào khai mạc thì ban tổ chức cần bố trí người tổ chức đón tiếp, sắp xếp và đưa khách vào chỗ ngồi tại hội trường, phân phối tài liệu đến tận tay đại biểu. Để hội nghị được tiến hành thuận lợi và có hiệu quả thì người điều hành hội nghị là người có tầm nhìn, phải nắm chắc được vấn đề, có đầu óc tổ chức, biết phối hợp với các bộ phận, phải có vốn sống thực tế phong phú, để sao cho nội dung hoạt động trong hội nghị được nhịp nhàng, hấp dẫn đảm bảo cho hội nghị đạt kết quả cao. Người điều hành hội nghị phụ thuộc vào cấp tổ chức hội nghị. Hội nghị do Viện sử học tổ chức thì lãnh đạo viện sẽ điều hành hội nghị. Hội nghị tổ chức cùng viện KHXH Việt Nam thì người điều hành hội nghị sẽ do lãnh đạo viện KHXH Việt Nam đảm nhận. Nếu là hội nghị quốc tế thì sẽ mời đại diện khách quốc tế cùng điều hành. Phần mở đầu của hội nghị sẽ tuyên bố lý do tổ chức hội nghị; giới thiệu đại biểu; giới thiệu chủ tịch đoàn hội nghị và ban thư ký. Phần này thường làm rất nhanh và từ đó người điều hành sẽ chuyển sang phần quan trọng của hội nghị đó bắt đầu đi vào hội thảo khoa học. Hiện nay Viện sử học thường tổ chức hội nghị kết hợp giữa hai hình thức: nghe báo cáo và trao đổi thảo luận chung một số vấn đề tại hội trường (và có thể phân chia tổ để thảo luận sâu, nếu cần thiết). Khi tổ chức hội nghị quan trọng như hội nghị quốc tế thì Viện sử học sẽ thuê phiên dịch như phiên dịch tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Trung, điều này tuỳ thuộc vào nội dung hội nghị mà có các đại biểu của nước đó tham dự Việc kết thúc hội nghị luôn được chuẩn bị chu đáo, gây được ấn tượng tốt cho những người tham gia hội nghị. Với những hội nghị thông thường thì lãnh đạo viện sẽ đọc kết luận và kết thúc hội nghị. Còn những hội nghị hội thảo khoa học quan trọng thì cần chuẩn bị diễn văn bế mạc hội nghị và sẽ do cán bộ lãnh đạo quan trọng đã được sắp xếp trước đọc kết thúc hội nghị. Với sự giúp đỡ của ban thư ký, bài diễn văn đã được chuẩn bị và người chủ trì hội nghị sẽ trình bày với nội dung ngắn gọn, nói rõ một số vấn đề chính như: tóm tắt lý do, mục đích, nội dung của hội nghị; điểm lại các thành phần tham dự; diễn biến của hội nghị; nói rõ những kết quả đạt được từ hội nghị; xác định những việc cần làm sau hội nghị. Ban thư ký được thành lập gồm những người có trình độ chuyên môn từ các phòng ban và trong một số trường hợp trưởng phòng HC - TH cũng được cử vào trong ban thư ký Viện sử học để làm việc. Ban thư ký có trách nhiệm ghi chép diễn biến của hội nghị ; tên và nội dung ý kiến của từng đại biểu tham gia phát biểu, kể cả những ý kiến tranh luận và các kết luận của hội nghị. Ban thư ký có trách nhiệm sắp xếp thứ tự những người phát biểu, giúp chủ tịch đoàn điều khiển hội nghị, xử lý thông tin của hội nghị để hinh thành báo cáo tổng kết. Trong thời gian diễn ra tổ chức hội nghị ban tổ chức luôn chăm lo chu đáo công tác hậu cần các vấn đề được coi là nhỏ nhưng nếu không xử lý tốt làm ảnh hưởng đến chất lượng của hội nghị như vấn đề đảm bảo có điện phục vụ các máy móc hoạt động liên tục trong thời gian diễn ra hội nghị, chuẩn bị đầy đủ nước giải khát phục vụ đại biểu (có thể phục vụ thêm hoa quả và bánh kẹo). Nếu các mặt bên ngoài hội nghị được chăm lo chu đáo sẽ tạo các ấn tượng tốt đẹp ban đầu. Đối với các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị thì ban tổ chức đã phải chuẩn bị một số công việc như lấy vé, đăng ký số đại biểu với nhà ga, công ty hàng không, đôn đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn nhà nghỉ. Với các hội nghị quốc tế có các đại biểu người nước ngoài thì ban tổ chức cần chuẩn bị người chuyên lo đáp ứng các yêu cầu chính đáng của họ. Khi hội nghị kết thúc, ban tổ chức sẽ tiếp tục làm việc với các đơn vị liên quan để thanh toán giải quyết các vấn đề tài chính, kinh phí sao cho ổn thoả và chu đáo. Một số việc cần làm sau hội nghị: Sau khi hội nghị kết thúc, phòng HC - TH giúp lãnh đạo viện tiến hành một số công việc như: lập hồ sơ hội nghị, thông báo kết quả đạt được tại hội nghị tới các đơn vị khác, biên soạn tập kỷ yếu hội nghị, rút kinh nghiệm trong việc tổ chức hội nghị. Hiện nay việc lập hồ sơ hội nghị sau khi tổ chức chưa được phòng HC - TH quan tâm đúng mức. Nhiều hồ sơ không được lưu giữ bảo quản theo đúng chế độ quy định, nhiều tài liệu còn thất lạc. Tuỳ tính chất và mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Viện sử học mà phòng HC - TH cùng với các phòng ban khác sẽ tổ chức biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu sau hội nghị. Thông thường đối với các cuộc hội nghị hội thảo khoa học có tầm cỡ quốc gia thường được Viện sử học cho biên soạn thành các tập kỷ yếu để lưu giữ, có thể lưu hành nội bộ hoặc có thể phát hành rộng rãi trước công chúng. Một việc làm khác mà phòng HC - TH coi đó là quan trọng là đề nghị lãnh đạo viện tổ chức họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị. Tại cuộc họp này mọi vấn đề liên quan đến các khâu tổ chức hội nghị sẽ được bàn luận để từ đó tìm ra những cách làm hay và những sai sót cần khắc phục, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội nghị sau. Iv. Một vài nhận xét về công tác tổ chức hội nghị tại phòng HC - TH Những kết quả đạt được. Đặc biệt với chức năng là một cơ quan đầu ngành của khoa học lịch sử nên công tác tổ chức hội nghị, hội thảo tại Viện sử học được coi là một công tác quan trọng trong quá trình hoạt động. Thông qua hoạt động hội nghi, hội thảo và việc phát triển sách báo, tạp chí mà khoa học lịch sử nước nhà sẽ được phổ biến rộng rãi trong và ngoài nước. Góp phần vào những thành công của các hội nghị do Viện sử học tổ chức có sự đóng góp không nhỏ về công tác văn phòng của CB - CNV phòng HC - TH. Đối với các hội nghị, hội thảo do Viện tổ chức thì phòng HC - TH có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác lên kế hoạch và tổ chức thực hiện. Qua thực tế cho thấy tình hình hoạt động của phòng HC - TH Viện sử học luôn hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định. Phòng HC - TH giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy và tổ chức hoạt động của toàn viện. Tổ chức tốt các hội nghị mang tính chất hành chính công vụ, họp giao ban, họp tổng kết công tác, cũng như các cuộc họp Đảng bộ …. Đặc biệt trong công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học, phòng HC - TH cũng đã góp phần tổ chức thành công các hội nghị quốc gia và hội nghị quốc tế (hội nghị Kỷ niệm 50 năm chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ tại Hà Nội và ở Điện Biên Phủ; hội nghị quốc tế Việt Nam học lần thứ hai tại TP Hồ Chí Minh; các hội nghị khoa học của ngành và của các địa phương) Những khó khăn tồn tại trong công tác tổ chức hội nghị. Trong quá trình hoạt động, phòng HC - TH đã đạt được những kết quả tốt nhưng vẫn tồn tại những khó khăn nhất định ảnh hưởng kết quả hoạt động chung của viện. Đặc biệt trong công tác tổ chức hội nghị còn có những hạn chế nhất định. Khi tiến hành tổ chức hội nghị, phòng HC - TH chưa thực hiện tốt công tác chuẩn bị hậu cần nên đã ảnh hưởng phần nào đến chất lượng của hội nghị. Với số lượng cán bộ hạn chế và trình độ chưa đồng đều nên thụ động trong những tình huống phát sinh khi hội nghị diễn ra, không có sự sáng tạo trong công tác. Trong công tác trang trí hội trường có gặp một vài sai sót nhỏ. Việc bố trí sắp xếp chỗ ngồi còn chưa thực sự hợp lý khoa học. Dự trù nguồn kinh phí tổ chức hội nghị chưa thực sự chính xác sát với thực tế nên dẫn tới nhiều khoản phát sinh vượt chi theo kế hoạch. Khâu đón tiếp đại biểu khi hội nghị đang diễn ra chưa hoàn thành tốt, việc phân phát tài liệu tới các đại biểu tham dự hội nghị còn sai sót có những đại biểu không có tài liệu để đọc, nghiên cứu… Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị tại Viện sử học I. Những yêu cầu cần để tổ chức tốt công tác hội nghị Yêu cầu đối với nhân sự tổ chức. Như chúng ta đã biết, tầm quan trọng và tính hiệu quả mang lại của hội nghị đối với công tác lãnh đạo điều hành của mọi cơ quan, đơn vị. Hội nghị là phương tiện quản lý của cấp trên, là sợi dây nối các thành viên, tổ chức liên quan lại với nhau. Do vậy việc ngày càng nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức hội nghị là rất cần thiết và quan trọng trong tình hình xã hội thực tế. Đối với công việc tổ chức hội nghị ở Viện sử học cũng cần trau dồi và nâng cao hơn nữa về trình độ, kỹ năng trong việc tổ chức hội nghị. Để làm được việc này, yêu cầu trước tiên là về mặt nhân sự tổ chức hội nghị mà đầu tiên là ban lãnh đạo phải có sự thay đổi về tư duy nhận thức. Ban lãnh đạo phải có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cho các thành viên về nội dung, tư tưởng chính, chỉ đạo sát sao công việc, nêu rõ tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của từng hội nghị cho từng bộ phận tổ chức và mọi thành viên trong phòng HC – TH. Tổ chức các lớp tập huấn, nâng cao trình độ, kỹ năng tổ chức hội nghị cho các cán bộ làm công tác văn phòng. Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của các cá nhân, đánh giá cao tinh thần tự giác và tính trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Bên cạnh sự nhận thức của lãnh đạo viện thì mỗi CB – CNV cũng cần phải có sự nhìn nhận đúng về vai trò và tầm quan trọng của công tác hội nghị tại Viện sử học để từ đó tự nâng cao trình độ chuyên môn, phát huy sự sáng tạo của cá nhân đáp ứng được yêu cầu của công việc và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Yêu cầu về cơ sở vật chất trang thiết bị. Là một viện khoa học đầu ngành về lịch sử và thường xuyên tổ chức hội nghị. Đặc biệt là những hội thảo khoa học chuyên đề với quy mô tổ chức lớn như hội thảo khoa học lịch sử chuyên ngành của các địa phương và hội thảo khoa học quốc gia, quốc tế nhưng hội trường của Viện sử học lại khá khiêm tốn chỉ có thể tổ chức các hội nghị nhỏ với số lượng ít cán bộ. Nếu Viện sử học tổ chức các hội nghị hội thảo khoa học có quy mô lớn, số lượng đại biểu về tham dự lớn thì hội trường của Viện sử học nhỏ không đáp ứng được yêu cầu này nên khi tổ chức thường phải thuê hội trường ở bên ngoài viện để tổ chức hội nghị. Do đó cần có kế hoạch cụ thể bố trí sắp xếp để mở rộng phòng họp đáp ứng nhu cầu tổ chức hội nghị tại Viện sử học Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hội nghị như: máy chiếu, máy vi tính, máy ghi âm, micro… mặc dù đã được đầu tư nhưng thực sự chưa khai thác có hiệu quả các thiết bị này. Việc làm cần thiết trước mắt đó là nối mạng nội bộ LAN, WAN để thuận tiện cho việc trao đổi trực tuyến mà không cần phải tổ chức các cuộc họp gặp mặt như hiện nay Viện sử học vẫn đang áp dụng. Nếu ứng dụng những thành tựu của CNTT vào tổ chức các hội nghị sẽ tiết kiệm thời gian tổ chức và chất lượng hội nghị cũng sẽ được nâng cao. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hội nghị cho Viện sử học Để hạn chế những tồn tại yếu kém trong khâu tổ chức hội nghị của Viện sử học, cần có những giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hội nghị. Đó là: Chú trọng hơn nữa khâu xây dựng kế hoạch và chương trình hội nghị cụ thể Trước hết khi tiến hành tổ chức hội nghị, các bộ phận được giao trách nhiệm tổ chức hội nghị phải xác định chương trình tổ chức hội nghị tổng thể và kế hoạch cụ thể diễn biến hội nghị được tổ chức như thế nào. Khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể tổ chức thì ban chuẩn bị hội nghị cũng phải tính cả đến những yếu tố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình hội nghị đang tổ chức. Thực tế công việc này không phải bao giờ cũng được thực hiện trong khâu chuẩn bị ở Viện sử học mà chỉ có những hội nghị lớn và quan trọng mới được quan tâm đến. Còn các hội nghị nhỏ và ít quan trọng thì thường diễn ra theo tình huống, nghĩa là chuẩn bị từng phần và không có kế hoạch cụ thể, không tính tới các nhân tố có thể phát sinh. Điều này cần khắc phục, bởi tất cả các hội nghị dù lớn hay nhỏ đều diễn ra có mục đích và nhiệm vụ rõ ràng. Chính vì vậy muốn tổ chức một hội nghị có chất lượng tốt, có hiệu quả cao thì cần phải xây dựng một chương trình kế hoạch cụ thể đến từng khâu của công việc, có sự phân công, phân nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban cần tiến hành chuẩn bị những công việc gì, mỗi cá nhân phải làm gì. Ban chuyên môn cần phải chuẩn bị chu đáo phần nội dung chính của hội nghị. Dự kiến những thành phần nào sẽ mời tham gia hội nghị, chuẩn bị các báo cáo chính tại hội nghị hoặc các báo cáo bổ sung, kết luận của hội nghị… Song song với ban chuyên môn chuẩn bị chương trình kế hoạch cụ thể thì ban hậu cần (do phòng HC - TH đảm nhận) sẽ căn cứ trên kế hoạch dự kiến của ban chuyên môn để tiến hành chuẩn bị mọi công việc hậu cần hỗ trợ cho hội nghị được diễn ra thuận lợi. Có kế hoạch cụ thể để chuẩn bị các công việc cụ thể như: chuẩn bị giấy mời họp, sắp xếp bố trí hội trường tổ chức hội nghị, phân công bố trí người đón tiếp đại biểu về dự hội nghị… Nếu làm tốt khâu chuẩn bị kế hoạch cụ thể thì hội nghị sẽ diễn ra theo đúng như dự kiến trước, từ đó chất lượng hội nghị cũng được nâng cao. Cải tiến cơ sở vật chất phục vụ hội nghị. Cơ sở vật chất trang thiết bị tổ chức hội nghị ở Viện sử học mới chỉ phần nào đáp ứng được yêu cầu để tổ chức những hội nghị có quy mô nhỏ, tính chất không quan trọng lắm. Hội trường để tổ chức các cuộc họp của viện đã có các thiết bị cơ bản như: micro, loa, máy vi tính, máy chiếu…tuy nhiên các thiết bị này chưa khai thác tối ưu mà mới chỉ được sử dụng theo hình thức. Việc trang trí phòng tổ chức hội nghị cũng rất quan trọng. Phải trang trí theo đúng nghi thức, đúng tầm hội nghị và phải hài hoà hợp lý. Trong đó bao gồm chủ đề hội nghị, hình thức và nội dung của hội nghị được phản ánh trong cách trang trí phòng hội nghị như: hội nghị Đại hội Công đoàn thì như thế nào? Đại hội Đảng bộ thì như thế nào? Lễ đón nhận huân huy chương thì ra sao?… Mỗi cuộc hội nghị phải có cách bài trí cho phù hợp đúng với nội dung của hội nghị. 3. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ nhân viên. Mọi hoạt động của mọi đơn vị có được thực hiện đúng kế hoạch hay không? Có đạt hiệu quả hay không? đều phụ thuộc vào con người, chủ thể hoạt động. Do đó vấn đề cần quan tâm hiện nay là đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng với nhu cầu của việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc của mình, có khả năng làm việc đáp ứng mọi yêu cầu ngày càng cao của công việc. Nhất là công việc trong văn phòng nó dường như không đơn giản mà trái lại rất phức tạp đòi hỏi sự khéo léo của mỗi người, đặc biệt trong quá trình tổ chức hội nghị. Phòng HC - TH có nhiệm vụ giúp lãnh đạo trong việc tổ chức hội nghị toàn viện. Do đó mỗi cán bộ nhân viên văn phòng cần nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhịp nhàng trong công việc với các bộ phận khác để tổ chức hội nghị. Có kế hoạch cụ thể tổ chức các khoá học đào tạo nâng cao về các kiến thức nghiệp vụ công tác văn phòng trong đó nên chú ý bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ tổ chức hội nghị. 4. ứng dụng những thành tựu của CNTT vào tổ chức hội nghị tại Viện sử học. Chúng ta có thể khẳng định rằng một trong những nguyên nhân khiến cho công tác tổ chức hội nghị còn có hạn chế đó là trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng còn thô sơ. Ngày nay máy tính được coi là công cụ trợ thủ đắc lực giúp việc cho cán bộ văn phòng. Tuy nhiên hệ thống máy tính của Viện sử học cũng như phòng HC - TH chỉ mới dừng lại ở những công việc đơn giản như mà chưa tiến hành nối mạng nội bộ LAN, WAN và kết nối mạng thông tin toàn cầu Internet để tìm kiếm, thu thập và xử lý thông tin và truyền đạt các quyết định quản lý. Sử dụng CNTT vào tổ chức hội nghị: Khi kết nối hệ thống mạng nội bộ LAN (Local Area Network) thì việc tổ chức họp thông thường như họp giao ban hàng tuần tại Viện sử học có thể tiến hành ngay trên mạng nội bộ LAN mà không cần tập trung tại phòng họp của viện như hiện nay. Lãnh đạo viện có thể trao đổi công tác, phân công và giao từng công việc cụ thể tới các phòng ban khác và từng cá nhân. Tại phòng làm việc của mình mỗi người có thể trao đổi trực tiếp và gửi ý kiến ngay bằng máy vi tính. Trên máy có thể biết ý kiến của từng người về vấn đề cần thảo luận họp bàn và từ đó lãnh đạo có căn cứ đưa ra ý kiến chỉ đạo. Khi đã có ý kiến của lãnh đạo viện thì bộ phận văn phòng có thể hệ thống công việc luôn trên mạng máy tính nội bộ và gửi những thông tin phản hồi đến từng phòng ban. Nếu ứng dụng hệ thống mạng nội bộ sẽ giúp cho công tác văn phòng trở nên dễ dàng hơn thuận tiện hơn, tiết kiệm được thời gian làm việc. Chỉ cần vài thao tác đơn giản trên máy vi tính thì thông tin sẽ đến ngay người nhận mà không cần phải giải quyết công việc giấy tờ như nhân in bằng văn bản và bố trí người đưa tới từng phòng ban. Mạng nội bộ được kết nối thì mọi thông tin sẽ được trao đổi nhanh hơn, kịp thời hơn. Mọi người có thể ngồi một chỗ vẫn có thể trao đổi thông tin với nhau, công tác quản lý của lãnh đạo cũng sẽ bao quát hơn từ đó tiết kiệm được thời gian, và hiệu quả công việc cao hơn. Ngoài ra Viện sử học có thể đăng ký kết nối mạng nội bộ với mạng rộng WAN (Wide Area Network) của quốc gia và với internet – mạng thông tin toàn cầu để tổ chức các cuộc họp qua mạng. Viện sử học có thể cùng lúc trao đổi trực tiếp với các cơ quan, tổ chức từ các địa điểm khác nhau. Nếu hệ thống máy tính được nối mạng internet thì khối lượng thông tin thu thập được nhiều hơn từ đó có thể đưa ra được quyết định tốt. Đặc biệt trong khâu chuẩn bị tổ chức hội nghị, chúng ta có thể gửi thư điện tử tới các cơ quan hoặc cá nhân các đại biểu về tham dự hội nghị để đề phòng trường hợp thư gửi tay bị thất lạc không đến được với người nhận. Viện sử học có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ sử học có trình độ cao, tham gia đào tạo sau đại học, giảng dạy bộ môn lịch sử tại các học viện và các trường đại học. Hướng dẫn các địa phương, các ngành tổ chức nghiên cứu và biên soạn lịch sử địa phương và chuyên ngành. Mở rộng và phát triển hợp tác khoa học với các cơ quan nghiên cứu và giảng dạy ở trong và ngoài nước. Do điều kiện không gian và thời gian làm cản trở việc tổ chức thực hiện hội nghị. Giải pháp cho vấn đề này là Viện sử học nên áp dụng mô hình tổ chức hội nghị trực tuyến (Online-Conference) hay đàm thoại trực tiếp (Direct-Conversation) thông qua ứng dụng phần mềm dành cho việc tổ chức hội nghị hoặc tổ chức hội nghị từ xa (teleconference) với sự hỗ trợ của các thiết bị điện tử CNTT phục vụ cho hội nghị như: máy tính, máy thu hình, bộ chuyển đổi và thiết bị sử dụng đường truyền ADSL… đang được sử dụng trên thế giới. Hiện nay, ở các doanh nghiệp lớn, các công ty đa quốc gia, thậm chí các cơ quan hành chính nhà nước ở một số nơi cũng đã áp dụng những thành tựu của CNTT hiện đại vào việc tổ chức hội nghị và đã mang lại hiệu quả rất cao, tiết kiệm thời gian, chi phí… Nhưng để ứng dụng được mô hình trên vào việc tổ chức hội nghị của viện thì đòi hỏi trình độ CNTT của nhân viên văn phòng phải được đào tạo nâng cao hơn nữa để đáp ứng nhu cầu về trình độ sử dụng các phần mềm và các máy móc hiện đại. Tiến tới mọi nhân viên đều làm việc trên máy vi tính và xây dựng một văn phòng không giấy, văn phòng điện tử. Một số kiến nghị đề xuất Hội nghị là nơi để mọi người có thể cùng bàn bạc, thảo luận và học hỏi kinh nghiệm của nhau. Kết luận của hội nghị đưa ra có thể là phương án tối ưu, là cách giải quyết hiệu quả nhất cho một vấn đề… Chính vì vậy, ở bất kỳ cơ quan hành chính hay đơn vị sản xuất kinh doanh, tổ chức chính trị xã hội … thì vấn đề tổ chức hội nghị hay hội họp là rất quan trọng và không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Do đó nhất thiết cần quan tâm hơn nữa tới nâng cao chất lượng hội nghị. Viện sử học cần phải cải tiến việc tổ chức hội nghị theo phương diện hiện đại hoá quá trình tổ chức hội nghị. Vấn đề đầu tiên đó là có sự thay đổi trong nhận thức của lãnh đạo viện thấy được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu chuẩn bị và tổ chức hội nghị. Việc cần làm trước tiên và nhanh chóng đó là Viện sử học nên thiết lập mạng nội bộ cơ quan LAN để ứng dụng vào trong công việc. Khi có kế hoạch tổ chức một hội nghị, với hình thức cuộc họp nội bộ cơ quan thì mỗi nhân viên không cần phải tập trung tại một nơi mà chỉ cần ngồi tại phòng của mình vẫn có thể liên hệ với nhau thông qua mạng mọi thông tin ý kiến sẽ được đưa lên mạng máy tính và mọi người có thể cùng một lúc đưa ra những ý kiến từ đó cuộc họp sẽ thu hút được sự quan tâm của mọi cán bộ, nhân viên. Đối với các cuộc hội nghị lớn thì kế hoạch chuẩn bị được xây dựng và đưa lên mạng để mọi người có thể cùng tham gia góp ý kiến đồng thời lãnh đạo có thể nắm được mọi tình hình thông qua mạng nội bộ và sẽ có ý kiến chỉ đạo phản hồi ngay mà không nhất thiết phải gặp mặt nhân viên… Kết luận Hội nghị được tổ chức thường xuyên ở mỗi cơ quan, đơn vị. Hội nghị được tổ chức nhằm trao đổi thông tin, là phương tiện truyền đạt và quản lý của lãnh đạo tới các đối tượng quản lý. Nếu làm tốt công tác tổ chức hội nghị thì sản phẩm cuối cùng của hội nghị đó là đưa ra được những quyết định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Bên cạnh đó hội nghị còn là hình thức giao lưu văn hoá nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho mỗi người tham gia có cơ hội đóng góp những ý kiến để thúc đẩy công việc ngày càng có hiệu quả. Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động tại Viện sử học nói chung và hoạt động công tác văn phòng tại phòng HC - TH nói riêng đã giúp em có cái nhìn toàn diện hơn, thực tế hơn về hoạt động của một cơ quan. Đặc biệt trong công tác tổ chức hội nghị tại Viện, em đã tìm hiểu về cách thức tiến hành tổ chức và những lợi ích mà hội nghị đem lại cho những thành công của Viện, và em cũng thấy được vai trò của công tác văn phòng khi tổ chức hội nghị Trong khoá luận tốt nghiệp này, em có đưa ra một vài ý kiến nhỏ, nhằm đóng góp cho công tác văn phòng của Viện. Em mong rằng những ý kiến đó sẽ được Viện sử học quan tâm để trong thời gian tới có thể hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức hội nghị. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo PGS.TSKH Nguyễn Trọng Bảo, lãnh đạo và cán bộ nhân viên Viện sử học, cùng các thầy cô trong khoa đã giúp em hoàn thành báo cáo khoá luận tốt nghiệp tốt nghiệp này. Vì thời gian có hạn nên báo cáo này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót . Rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô để báo cáo khoá luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2005 Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Linh