Khóa luận Một số biện pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất bao bì xi măng ở công ty TNHH thương mại dịch vụ và du lịch Thành Duy

một số NVL chính từ 2005 – 2007( tính trên 1000 sản phẩm) Đơn vị: 1000 đồng STT Tên vật tư ĐVT Đơn giá 2005 2006 2007 1 Giấy Kraft Mét 89,5 205,250 287,130 201,23 2 Giấy Duplex Mét 20,072 125,12 131,06 129,33 3 Giấy Britton Mét 40 110,21 111,09 118,93 4 Giấy Couches Mét 6,5 130,45 155,23 176,68 Nhìn vào bảng ta có thể thấy được xu hướng chung là giá trị phế liệu, phế phẩm tăng lên. Với phế liệu giấy Kraft thu hồi được, năm 2007 là 201230 đồng, giảm 4020 đồng, tương đương với tốc độ giảm là 1,96% so với năm 2005. Năm 2007 phế liệu giấy Duplex thu được tăng 4210 đồng tương đương với tốc độ tăng là 3,36% từ năm 2005 đến năm 2007. Phế liệu giấy Britton năm 2007 là 118930 đồng tăng 8720 đồng, tương đương với tốc độ tăng là 7,91% so với năm 2005. Phế liệu giấy Couches năm 2007 là 176680 đồng, tăng 46230 đồng so với năm 2005, tương đương với tốc độ tăng là 35,44% . Nguyên nhân là do nguyên nhân chủ quan là công ty mở rộng quy mô sản xuất nên tuyển thêm nhiều công nhân mới chưa có tay nghề cao, đồng thời ban quản lý chưa quan tâm đưa ra những biện pháp tích cực và cụ thể để giảm phế liệu thu hồi nên lượng phế liệu tăng lên nhanh như đã thấy ở trên. Do đó cần phải đưa ra biện pháp cụ thể và hiệu quả cao như nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất nhanh chóng, sử dụng những biện pháp khuyến khích vật chất và phi vật chất đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty. 2.2.2.5. Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình lập kế hoạch NVL được thực hiện thường xuyên bởi tổ nghiên cứu thị trường thuộc phòng kế hoạch vật tư. Thông tin thị trường từng loại, nhóm loại NVL thu thập được sẽ thường xuyên được cung cấp cho cán bộ vật tư theo từng loại họ phụ trách để lên kế hoạch NVL phục vụ cho sản xuất, bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường theo từng đợt mua sắm dựa trên thông tin được cung cấp nhằm lựa chọn được các nhà cung ứng phù hợp nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của Công ty trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo bân đấu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định, cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục nhập khẩu thì quy trình mua sắm , nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu với giá rẻ và chất lượng tốt, đồng thời tiến hành nhập khẩu ủy thác để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư sẽ chịu trách nhiệm. Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty TNHH Thành Duy vừa khuyến khích vừa bắt buộc tổ nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu thị trường và cán bộ mua sắm vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất. F Thông qua các mối quan hệ truyền thống Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất Công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hằng năm, qua đó có thể có những trao đổi những thông tin định kỳ cần thiết. Tùy tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính Công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng Công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng… để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước ví thế tình hinh cung ứng NVL hiện nay của Công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này Công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL. Bảng 2.9 – Một số nhà cung ứng truyền thống của Công ty STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho 1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 5 Công ty Siman Kraft Industry Thai Lan Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton và PX In 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại PX Carton và PX In 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa (Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư) Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Công ty đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó, Công ty vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi. F Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác: Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Công ty lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua Internet (Website, email) bởi hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng Website, chưa lập địa chỉ email cho riêng mình, do đó việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ Công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của Công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kêt nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện , góp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong Công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin. Tuy vậy, việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý của tổ nghiên cứu thị trường cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế. F Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Công ty có sự hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết, cán bộ vật tư sẽ so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại… Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, tiềm năng hợp tác lâu dài… Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước, cán bộ vật tư có thể đến tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài và chưa có uy tín đối với Công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của Công ty, trình lên giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. 2.2.2.6. Quản trị chi phí kinh doanh NVL Chi phí NVL là tổng các chi phí bao gồm: chi phí mua tính theo đơn giá, chi phí liên quan đến công tác nghiên cứu thị trường và đàm phán, chi phí vận chuyển, bảo quản… Nhiệm vụ của các nhà quản trị NVL là phải tính toán chi phí với độ chính xác càng cao càng tốt nhằm quản lý việc sử dụng NVL một cách hiệu quả hơn nhằm tối thiểu hóa chi phí trên cơ sở các yêu cầu về mặt chất lượng, quy cách… đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm NVL, thực hiện tính toán so sánh, phân tích, đánh giá chi phí này qua các thời kỳ khác nhau nhằm tìm ra xu hướng thay đổi tích cực và tiêu cực, phát hiện nguyên nhân và khắc phục hậu quả. Hiện nay Công ty đã thực hiện tính toán chi phí kinh doanh NVL tuy nhiên độ chính xác và tính đầy đủ chưa cao. Điều này vừa do nguyên nhân khách quan, vừa do nguyên nhân chủ quan gây ra. Thứ nhất là do có nhiều khoản mục chi phí NVL với tính chất khó tập hợp và tính toán. Thứ hai là do trình độ của kế toán phụ trách tính chi phí NVL chưa cao cũng như các quy định về chi phí dành cho NVL chưa rõ ràng. Ví dụ như chính sách khoán chi phí cho cán bộ vật tư vẫn chưa thực hiện tính toán các mức khoán cụ thể, dựa trên tình hình thực tế mà vẫn thực hiện khoán chi phí theo cảm tính thường là 10% giá mua đối với NVL trong nước, 12% giá mua đối với NVL nhập khảu. chi phí cho NVL của Công ty kết tinh với tỷ lệ lớn trong các khoản mục giá thành và vẫn được đánh giá là cao nên cần có những biện pháp hiệu quả hơn nữa để giảm chi phí sử dụng NVL. 2.2.3. Đánh giá chung về công tác sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL 2.2.3.1. Ưu điểm Đầu tiên phải kể đến đó là ưu điểm trong việc mua sắm, đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, mặc dù khối lượng mua sắm và dự trữ NVL còn nhiều bất hợp lý nhưng do Công ty có chính sách dự trữ bảo hiểm hợp lý nên đã đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tuy nhiên để hiệu quả hơn nữa thì cần phân bố lại một cách hợp lý hơn lượng mua sắm và dự trữ, số lần đặt hàng và lượng đặt hàng vừa đủ, ngoài ra cũng cần thay đổi trong chính sách cấp phát theo lệnh để tránh bị động cho cả bộ phận cấp phát, sử dụng vật tư. Đánh giá công tác lập kế hoạch cung ứng NVL, rõ ràng quy trình lập được thực hiện rất khoa học với căn cứ sâu sát hơn với tình hình sản xuất thực tế, tình hình xây dựng định mức NVL sản xuất sản phẩm, kế hoạch được xây dựng khuyến khích tính độc lập, sáng tạo của các phân xưởng sản xuất và tận dụng được sự tư vấn mang tính chuyên môn cao của cán bộ vật tư của Công ty. Từ thực trạng nghiên cứu thị trường NVL và quá trình lựa chọn, việc chú trọng xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung ứng uy tín Công ty đã thể hiện trong điểm việc nắm bắt, cập nhật kịp thời các thông tin về thị trường NVL góp phần tăng khả năng tìm hiểu thị trường NVL của cán bộ vật tư, trong những năm qua Công ty liên tục tìm ra và xây dựng được mối quan hệ tin cậy lẫn nhau giữa các nhà cung ứng tin cậy mà chủ yếu là các nhà cung ứng trong nước , do đó đã cải thiện đáng kể tình hình khan hiếm NVL, giảm chi phí cho hoạt động nhập khẩu NVL tăng khả năng chủ động về NVL phục vụ sản xuất của Công ty. Về quy trình tiếp nhận và công tác kiểm tra NVL đã tương đối hoàn thiện thông qua việc lập đầy đủ các chứng từ liên quan giao cho các cá nhân, bộ phận liên quan quản lý. Các chứng từ của Công ty được đánh giá là khá đầy đủ và có hệ thống giúp rút ngắn và đơn giản hóa cho quy trình quản lý NVL. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc cải tiến nghiệp vụ tiếp nhận và kiểm tra thông qua hệ thống thông tin nội bộ Intranet của Công ty. Công ty hiện ngày càng khẳng định uy tín của mình trước các khách hàng truyền thống và khách hàng mới qua các hợp đồng hợp tác lâu dài với các khách hàng lớn và sự gia tăng đều đặn các đơn hàng của khách hàng mới. Hệ thống kho của Công ty vẫn đang phát huy tốt vai trò, bằng chứng là cơ sở vật chất của các kho vẫn đang ở trong tình trạng tốt, công tác cấp phát NVL kịp thời, hao hụt NVL ít. Hai phân xưởng in và nhựa đã có những bước đột phá về đầu tư MMTB mới, đồng bộ hiện đại với công suất lớn đáp ứng nhu cầu sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm dẫn đến tính cạnh tranh cho sản phẩm của hai phân xưởng này trước đối thủ cạnh tranh. Công ty đã có chính sách khuyến khích sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL với chế độ thưởng phạt rõ ràng, tỷ trọng NVL trong tổng giá thành vẫn ở mức cao tuy nhiên bắt đầu có xu hướng giảm trong hai năm gần đây. Công ty cũng có chính sách khuyến khích và giao trách nhiệm trao đổi thông tin giữa các bộ phận sản xuất, bộ phận cung ứng một cách thường xuyên đảm bảo phối hợp hiệu quả hơn giữa hai khâu sử dụng và cấp phát NVL. 2.2.3.2. Hạn chế - Về công tác nghiên cứu thị trường: Kế hoạch cung ứng NVL được lập ra thường không sát với thực tế do tính chất biến động liên tục của thị trường tiêu thụ sản phẩm và công tác nghiên cứu thị trường tiêu thụ, chủ động tìm kiếm thu hút khách hàng nhằm nâng cao tính chủ động của hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty chưa được chú trọng đúng mức. Công tác nghiên cứu thị trường do phòng vật tư đảm nhiệm nhưng chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường riêng. Hơn nữa, nhân viên phòng vật tư ít, chỉ dừng lại ở 4 nhân viên chính mà khối lượng công việc lại nhiều, đây là một khó khăn lớn. Việc nghiên cứu thị trường chỉ dừng lại ở phương pháp nghiên cứu tại chỗ, có tính chất cảm tính nên lượng thông tin thu được còn ít, nhiều khi không chính xác. Điều này gây ra thực trạng mua sắm NVL không sát với thực tế, lượng tồn kho lớn làm tăng chi phí kinh doanh NVL của Công ty, giảm chất lượng công tác quản trị cung ứng NVL. Ảnh hưởng mùa vụ lên hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn hầu như chưa được cải thiện là nguyên nhân dẫn đến tình hình sản xuất không ổn định, khó quản lý và khó lập kế hoạch cung ứng NVL. Về công tác lưu kho: Công tác tổ chức hệ thống kho tàng của Công ty vẫn còn nhiều thiếu sót thể hiện ở việc phân bố quy mô các kho chưa hợp lý (quy mô kho chính tương đương với quy mô kho phụ, trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn lớn hơn kho phụ), quản lý kho chưa chặt chẽ và khoa học… Công ty cũng không có kho chuyên biệt cho NVL nhập khẩu do đó đối với hầu hết các loại NVL nhập khẩu thường không có hợp đồng vận chuyển đến tận nơi như hợp đồng mua NVL trong nước nên với NVL loại này Công ty thường xuyên phải thuê kho ngoài với chi phí cao để chờ hoàn tất thủ tục và tiến hành cấp phát đến từng phân xưởng sản xuất. Các nghiệp vụ sửa chữa và cấp phát NVL của Công ty cũng cần có nhiều cải tiến, Công ty tiến hành cấp phát NVL theo lệnh nên nhiều khi gây bị động cho cả bộ phận cấp phát và bộ phận sử dụng NVL. Rõ ràng đây là một hạn chế cần sớm khắc phục để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Với phương án bố trí mỗi kho là một thủ kho chịu trách nhiệm hoàn toàn về bảo quản, cấp phát và kiểm kê NVL trong kho sẽ tạo áp lực quá lớn cho thủ kho, trong khi các chế độ khuyến khích vật chất, tinh thần cho đối tượng này chưa thực sự được chú trọng. - Về công tác quản lý chi phí kinh doanh NVL Công tác tính và quản lý chi phí kinh doanh NVL trong đó có cả chi phí kinh doanh kho tàng, thu mua NVL ( thường thể hiện qua các mức khoán chi phí giao dịch, đặt hàng), … chưa được tính toán một cách chính xác, thường chỉ dựa trên cơ sở cảm tính và ước lệ. Thời gian giao dịch, đặt hàng nói chung trong quy trình mua sắm NVL thường dài dẫn đến việc tăng chi phí kinh doanh NVL cho Công ty. Trong việc ký kết hợp đồng mua NVL còn thiếu chặt chẽ dẫn tới tình trạng 1 số trường hợp nhà cung ứng còn cung cấp thiếu số lượng, không đảm bảo đúng chất lượng. Việc lựa chọn nhiều nhà cung ứng cùng một lúc tuy thuận lợi cho công tác đảm bảo nhu cầu NVL nhưng lại làm tăng chi phí do không được hưởng chiết khấu với khối lượng lớn, đôi khi chất lượng của NVL lại không đồng bộ. Hiện nay Công ty còn gặp khó khăn do chưa có đội ngũ vận chuyển NVL , mà phương tiện đó mới chỉ dùng để chuyên chở sản phẩm. Hơn nữa, phòng vật tư chưa có kế hoạch dự trữ dài hạn nên việc đặt hàng được tiến hành hàng tháng nên sẽ làm tăng chi phí dự trữ.Tất cả những điều này sẽ gây ra các đánh giá sai lệch cho quá trình quản trị chi phí NVL, nên cũng cần có các giải pháp hiệu quả để khắc phục. 2.2.3.3. Một số nguyên nhân chính - Việc thanh quyết toán NVL hàng tháng rất phức tạp vì chủng loại NVL Công ty sử dụng là nhiều, hơn nữa việc sửa đổi định mức còn chưa bám sát vào tình hình thực tế sản xuất nên việc xác định định mức chưa đem lại hiệu quả. - Các cán bộ phòng vật tư chưa áp dụng các mô hình dự trữ NVL tiên tiến. Do đó trong quá trình dự trữ chưa có tính khoa học, làm giảm chất lượng của công tác dự trữ, tăng chi phí kinh doanh. - Do chưa có nguồn kinh phí chính thức nào cho công tác nghiên cứu thị trường do đó hiện nay Công ty vẫn chưa có một hệ thống thu thập thông tin, nghiên cứu và dự báo thị trường một cách đầy đủ, nhất là thị trường nước ngoài, trong khi đó thị trường trong nước còn nhiều hạn chế. Đặc biệt là một số NVL hiếm ở trong nước, Công ty phải nhập khẩu với giá cao, gây khó khăn cho công tác sản xuất kinh doanh. - Lượng NVL thu hồi chưa được quản lý chặt chẽ, dễ quy vào lượng NVL không thể thu hồi, thêm nữa là ý thức của công nhân sản xuất chưa cao, gây thất thoát một lượng NVL đáng kể trong mỗi kì sản xuất – kinh doanh. Do đó Công ty cần phải có những biện pháp nâng cao ý thức cho cán bộ công nhân viên một cách tích cực. - Trình độ quản lý của cán bộ quản lý còn hạn chế do chưa được đào tạo một cách bài bản về các nghiệp vụ kinh tế, bộ phận quản lý còn chưa có trình độ chuyên môn trong việc nắm bắt các đặc tính của từng loại NVL , thời hạn cũng như phương pháp bảo quản, chưa đưa ra được một hệ thống định mức hợp lý, ở định mức của một số sản phẩm còn chưa đủ hoặc còn quá cao. Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ quản lý cao, ít nên đôi khi thiếu kinh nghiệm trong xử lý tình huống. Tinh thần trách nhiệm của họ chưa cao, còn bao che cho công nhân dưới quyền. Công nhân có trình độ bậc thợ chủ yếu dưới mức 4, trình độ bậc cao 6-7 không nhiều nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và việc sử dụng tiết kiệm NVL, ý thức trách nhiệm của họ chưa cao, họ chưa gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm trong việc sử dụng tiết kiệm NVL. Khả năng vận dụng kiến thức trong sản xuất còn yếu kém, người có kinh nghiệm phổ biến cho người thiếu kinh nghiệm. Công nhân sản xuất không hòa mình vào tập thể, thường chỉ coi trọng đến quyền lợi của mình, không quan tâm đến quyền lợi của tập thể. Trên đây là một số đánh giá chung về thực trạng công tác quản trị chi phí NVL của Công ty TNHH Thành Duy cũng là cơ sở để đưa ra các giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế hiện tại của Công tác này. CHƯƠNG III - PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ SỬ DỤNG HỢP LÝ VÀ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH THÀNH DUY 3.1. Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL tại Công ty TNHH Thành Duy. F Căn cứ vào quá trình sử dụng NVL tại Công ty để tiến hành sản xuất F Căn cứ vào kết quả phân tích của chương II Theo em để nâng cao trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL trong sản xuất bao bì xi măng ở Công ty TNHH thương mại dịch vụ và du lịch Thành Duy cần xác định phương hướng của các giải pháp trong thời gian sắp tới như sau: - Phấn đấu nâng cao khả năng cạnh tranh sản phẩm của Công ty, xét về cả mặt chất lượng, mẫu mã, giá cả để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp khách hàng. Với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty quyết tâm thực hiện tốt mục tiêu năm 2008 và phấn đấu vượt những chỉ tiêu đạt ra đầu năm. - Không ngừng nâng cao năng lực quản lý và trình độ tay nghề của toàn bộ nhân viên trong Công ty, đồng thời bên cạnh đó còn phải tiếp tục nâng cao ý thức lao động để tránh tình trạng không trung thực trong sản xuất, những mất mát không đáng có, gây thiệt hại cho Công ty. - Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, đoàn kết trong đội ngũ nhân viên, đồng thời ban lãnh đạo Công ty cũng cần tiến hành các hoạt động ngoại khóa( văn nghệ, thể dục thể thao). - Sử dụng các công cụ quản lý hiện đại, áp dụng các mô hình dự trữ tiên tiến trong quản lý và sử dụng NVL, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cao. Tránh việc dựa và cảm tính và kinh nghiệm trong việc quản lý và ra quyết định của các cán bộ quản lý trong Công ty. 3.2.Một số biện pháp nhằm nâng cao trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL tại Công ty TNHH Thành Duy 3.2.1.Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng NVL F Cơ sở đề xuất Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng NVL nói riêng có vai trò hết sức quan trọng: nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua NVL, điều hòa, cân đối lượng NVL cần dùng cho doanh nghiệp, là căn cứ trực tiếp để cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục và là cơ sở để tiến hành hạch toán nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, ngăn ngừa lãng phí; đánh giá trình độ khoa học và tiến bộ kỹ thuật. Vai trò của định mức tiêu dùng NVL có tác động hai chiều giữa định mức tiêu dùng và những vấn đề như công nghệ, máy móc, trình độ tay nghề công nhân, trình độ quản lý và ngược lại. Sự qua lại này ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề chung là sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL cho doanh nghiệp. Định mức tiên tiến, trình độ công nghệ cao, tay nghề công nhân đảm bảo, cán bộ quản lý tốt,… thì sử dụng NVL ít nhiều được hợp lý và tiết kiệm. Nhưng để đảm bảo hạ thấp định mức tiêu dùng NVL, giảm phế liệu và phế phẩm thì các vấn đề trên là điều kiện cần thiết. F Nội dung biện pháp Để hoàn thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng NVL cần phải xem xét cơ cấu định mức, nó gồm có phần tiêu dùng thuần túy cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất (phế liệu). Trong phế liệu có phế liệu dùng lại và phế liệu không dùng lại. Để hạ thấp định mức ta cần đi vào việc giảm bớt tổn thất, trong tổn thất có phần tổn thất chủ quan và khách quan, nhưng trong cơ cấu định mức không tính phần tổn thất chủ quan. Do đó yêu cầu định mức cần chặt chẽ hơn, phải được xây dựng hoàn chỉnh hơn, giảm bớt được tổn thất. Để đảm bảo được việc hạ thấp định mức và việc đầu tiên của công ty cần phải xem xét lại các thực nghiệm, hoạt động sản xuất thử với công nghệ hiện đại, định mức sản xuất của các công ty tiên tiến trong ngành cùng hoạt động sản xuất. Thực hiện tìm hiểu những yêu cầu chất lượng, chủng loại những sản phẩm của khách hàng là những công ty sản xuất xi măng. Rà soát lại toàn bộ hệ thống định mức tiêu dùng NVL hiện có của công ty, phát hiện những mức cần sửa đổi và nhanh chóng sửa đổi cho phù hợp với xu thế phát triển chung. Kế hoạch giảm định mức của Công ty được dự định trong những năm tới, kế hoạch này phải được xây dựng trên cơ sở thực tế theo yêu cầu đã đặt ra. Xét về nhu cầu sử dụng sản phẩm của các công ty khách hàng, về trình độ công nghệ, cải tiến MMTB, về khả năng tài chính…Phòng kỹ thuật dựa trên kế hoạch đó tiến hành hoàn thiện lại cơ cấu định mức, giảm định mức phải từ từ không gây ra sự đột biến lớn. Một vấn đề khó khăn đặt ra hiện nay là nếu giảm lượng tiêu dùng NVL thì chất lượng có đảm bảo đúng hay không? Do đó đòi hỏi Công ty cần đặc biệt nghiên cứu, thường xuyên sửa đổi định mức theo yêu cầu mới của sản xuất từng sản phẩm. Tiến hành hạ thấp định mức thực hiện bằng cách giảm tỷ lệ hao hụt cho mỗi sản phẩm xuống mức tối thiểu. Tỷ lệ hao hụt được xác định theo công thức sau: Tỷ lệ hao hụt = 1 - Khối lượng sản phẩm Khối lượng nguyên liệu Theo như công thức trên thì tỷ lệ hao hụt luôn lớn hơn 0 bởi vì khối lượng sản phẩm luôn nhỏ hơn khối lượng NVL đưa vào sản xuất. Ở trong quá trình sản xuất luôn tồn tại phế phẩm, phế liệu do cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Công ty chỉ có thể giảm tỷ lệ hao hụt ở mức thấp nhất có thể. Xây dựng giảm tỷ lệ hao hụt NVL xuống như: Giảm tỷ lệ hao hụt chung từ 5% xuống 4%. Giảm tỷ lệ hao hụt giấy Duplex từ 4% xuống 3%. Khi giảm như vậy định mức tiêu dùng NVL của Công ty cũng giảm và Công ty sẽ tiết kiệm được một khoản lớn NVL. Công ty đầu tư trang thiết bị máy móc có trình độ hiện đại để giảm tối đa những hoa hụt NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây là điều kiện quan trọng tạo điều kiện cho Công ty xây dựng hệ thống định mức tiên tiến nhằm thực hiện sủ dụng một cách hiệu quả, sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Trong 2 năm gần đây, định mức tiêu dùng NVL đã không có sự thây đổi. Mặt khác, NVL sư dụng thường xuyên dưới định mức cho phép. Ta biết định mức tiêu dùng NVL là chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo những yêu cầu mới của sản xuất của Công ty. Chính vì vậy, để nâng cao tính hiệu quả của định mức trong sản xuất cụ thể góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, Công ty cần có sự thay đổi định mức cụ thể là hạ thấp định mức tiêu dùng đảm bảo chất lượng và sản lượng sản phẩm sản xuất. Khi sửa đổi định mức Công ty cần cân nhắc lượng tiêu dùng hàng năm, định lượng tiêu chuẩn cần thiết NVL dùng sản xuất sản phẩm. Việc hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL cho các sản phẩm của Công ty do cán bộ kỹ thuật thực hiện thông qua nghiên cứu lại định mức của Công ty, tham khảo định mức của Công ty tiên tiến khác như Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Hà Nội… cùng sản xuất sản phẩm chủng loại tương đối giống nhau. Cán bộ kỹ thuật lập ra kế hoạch tiến hành phương pháp sửa đổi định mức, sử dụng máy tính trong việc tính toán, áp dụng các phần mềm phân tích có thể sử dụng trong phạm vi nội bộ của Công ty. Công ty cần phân tích kỹ tình hình MMTB, xem xét các quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm, chất lượng MMTB cho phù hợp hay khi tiến hành sửa dổi định mức, phòng tổ chức lao động có thể khuyến khích tiền lương cho công nhân trực tiếp nhận định mức và hoàn thành định mức. Chi phí cho việc thực hiện biện pháp này là: chi cho cán bộ kỹ thuật 8 triệu đồng, chi cho việc đầu tư phần mềm phân tích là 10,5 triệu đồng, phần mềm này được sử dụng phân tích NVL sản xuất các sản phẩm khác nhau. Tổng chi phí là 18,5 triệu đồng để hoàn thiện định mức tiêu thụ NVL. F Điều kiện thực hiện biện pháp này Việc giảm định mức tiêu dùng NVL được thực hiện đồng thời với công tác cải tiến kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất, coi trọng những biện pháp để giảm định mức tiêu dùng NVL trong khâu sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa thiết bị, coi trọng việc tổ chức hoạch toán NVL. Ngoài ra cần phải coi trọng công tác tổ chức sản xuất, cần bố trí MMTB dây chuyền công nghệ và các bộ phận sản xuất hợp lý nhằm tránh hao hụt NVL từ nơi này sang nơi khác, thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện định mức tiêu dùng NVL hàng tháng. F Hiệu quả biện pháp Sau khi xây dựng được một hệ thống định mức NVL hợp lý cho mỗi sản phẩm, công tác thực hiện hợp lý và tiết kiệm NVL của Công ty sẽ được thực hiện tốt. Sẽ không còn tình trạng vượt định mức hoặc định mức không đúng, các cán bộ quản lý có cơ sở để làm căn cứ kiểm tra và kiểm soát quá trình sản xuất, từ đó sẽ phát hiện ra những nguyên nhân gây ra sự hao hụt nếu xảy ra. 3.2.2. Áp dụng mô hình dự trữ NVL tối ưu F Cơ sở đề xuất + Công ty chưa quản lý chưa quản lý dự trữ theo một nguyên lý chính thức nào mà chủ yếu dựa trên những kinh nghiệm chủ quan là chủ yếu hoặc khi nào thấy giá NVL thấp hơn bình thường thì có thể dự trữ mà chưa có một kế hoạch hợp lý. + Số lượng NVL dùng cho sản xuất là nhiều nhưng lại không đồng bộ, có nhiều loại cần nhiều nhưng có loại cần ít làm cho việc dự trữ rất khó khăn. Chính vì vậy Công ty cần áp dụng một số mô hình dự trữ cụ thể đảm bảo cho việc dự trữ hợp lý. F Nội dung biện pháp: Công ty cần xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết bằng cách xác định lượng dự trữ thường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm thông qua 2 mô hình sau: + Mô hình dự trữ thường xuyên: xác định lượng dữ trữ thường xuyên, đây là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường không có sự cố trục trặc gì. + Mô hình dự trữ bảo hiểm: xác định lượng dự trữ bảo hiểm. Là lượng dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Lượng dự trữ của mỗi loại NVL phải đảm bảo sao cho khi có bất kì sự cố gì xảy ra thì lượng NVL vẫn có thể đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. + Mô hình dự trữ tối thiểu cần thiết: xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết. Thông thường lượng dự trữ tối thiểu cần thiết được tính theo công thức sau: Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết = Lượng dự trữ thường xuyên + Lượng dự trữ bảo hiểm Công ty cần thực hiện kết hợp những mô hình trên trong những điều kiện của Công ty, đảm bảo có một mô hình dự trữ NVL hợp lý, khoa học, tạo ra hiệu quả cao cho công tác dự trữ, giảm những tổn thất không đáng có, F Điều kiện thực hiện: + Công ty phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về các vấn đề hậu cần trong đó hiểu rõ các mô hình dự trữ. + Công ty phải có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể trong từng giai đoạn từ đó có kế hoạch mua sắm và dự trữ hợp lý để từ đó áp dụng mô hình dự trữ với từng trường hợp cụ thể của Công ty. F Hiệu quả của giải pháp + Việc áp dụng mô hình dự trữ thích hợp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong những điều kiện cung ứng bình thường cũng như trong một số điều kiện cung ứng không bình thường. + Dự trữ hợp lý không những đảm bảo quá trình sản xuất mà còn giảm được chi phí khi dự trữ quá nhiều, giảm tình trạng hư hỏng NVL do dự trữ quá lâu. + Dự trữ hợp lý là tiền đề cho việc cung ứng NVL đạt hiệu quả cao. Đây cũng là cơ sở cho việc tiết kiệm NVL, giảm giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.2.3 .Nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho cán bộ quản lý vật tư, công nhân sản xuất F Cơ sở đề xuất C. Mác đã chỉ ra rằng lao động là yếu tố đồng nhất, cách mạng nhất trong các yếu tố sản xuất của các doanh nghiệp. Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của sức lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết tạo ra của cải, vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động của quá trình sản xuất là con người, thông qua con người tác động vào các yếu tố khác nhau. Nhận thấy vai trò của lao động trong sản xuất, doanh nghiệp cần phải có các biện pháp nâng cao trình độ người lao động trong sản xuất, từ đó mà việc kết hợp các yếu tố cơ bản của sản xuất thực hiện chặt chẽ, hợp lý. Đào tạo, bồi dưỡng người lao động là biện pháp nâng cao chất lượng công việc mà họ đang làm, là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận, cũng như kiến thức thực tế tạo ra đội ngũ công nhân có khả năng hoàn thành công việc một cách có hiệu quả. Việc đào tạo cán bộ công nhân phải dựa trên cơ sở xác định, mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, trình độ năng lực của đội ngũ công nhân viên hiện có để xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết, cụ thể, sát sao với yêu cầu sản xuất trong tình hình mới. Khi cán bộ vật tư có trình độ cao, họ sẽ biết cách xác định được chất lượng phù hợp và cần thiết để tạo ra được một sản phẩm đảm bảo chất lượng, đồng thời sẽ đưa ra được một hệ thống định mức tiêu dùng NVL khoa học và hợp lý, tạo điều kiện và cơ sở cho việc thực hiện tốt công tác sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL của toàn Công ty. F Nội dung biện pháp Trước hết Công ty phải làm cho mỗi cán bộ quản lý và công nhân sản xuất nhận thức được vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL là một vấn đề rất quan trọng đối với Công ty hiện nay, và vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến lợi ích của mỗi cán bộ công nhân viên. Để làm được điều này có hiệu quả, có thể trong các cuộc họp toàn Công ty, người có tiếng nói quyết định trong Công ty đưa vấn đề này ra giải thích sao cho mọi người đêu hiểu và nhận thức được. Để nâng cao trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý NVL, Công ty cần thực hiện theo phương hướng sau: Cử một số cán bộ đi nâng cao trình độ về quản lý kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ về quản lý vật tư. Công ty có thể tổ chức các khóa đào tạo ngay tại Công ty bằng cách mời các chuyên gia về, hoặc có thể cử học tại các khóa đáo tạo tại các trường trong nước. Khóa đào tạo thường ngắn hạn để đáp ứng sự cập nhật kiến thức nhanh chóng, phù hợp sự bố trí thời gian không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của Công ty và cả các khóa đào tạo dài hạn. Cán bộ quản lý NVL cần phải nắm chắc hệ thống nội quy, quy chế về quản lý vật tư của Công ty bao gồm: Nội quy về bảo quản, nội quy về nhập xuất NVL, nội quy về kiểm tra định kỳ, nội quy về hỏa hoạn và các quy chế như: Quy chế về xử lý NVL thừa, thiếu, mất mát hư hỏng, quy chế về khen thưởng, kỷ luật. Ngoài ra, cán bộ quản lý NVL cũng cần phải nắm vững được hệ thống định mức tiêu dùng NVL của Công ty. Với cán bộ quản lý kho, phải biết rõ đặc tính của từng loại NVL, thời hạn bảo quản và chế độ bảo quản. Với công nhân trực tiếp sản xuất, việc nâng cao tay nghề có vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL tại Công ty. Vì vậy để nâng cao tay nghề của công nhân tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, Công ty cần phải chú ý và thực hiện những nhiệm vụ sau: + Hằng năm cần đào tạo nâng bậc cho công nhân, đặc biệt cần phải chú trọng đến số lượng công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền công nghệ tạo sản phẩm. Tổ chức cán cuộc thi tay nghề để công nhân lên bậc. Công nhân có thành tích khá, giỏi cử đi cho học ở các trường trung cấp dạy nghề. + Công ty cần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân những kiến thức về sử dụng MMTB, sử dụng vật tư, an toàn lao động. Bên cạnh việc nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, Công ty cần chú ý đến việc giáo dục về ý thức trách nhiệm cho công nhân trong việc sử dụng NVL, tránh không để xảy ra tình trạng vật tư bị rơi vãi hay sử dụng một cách lãng phí NVL. Tổ chức các buổi sinh hoạt trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ công nhân viên với nhau, tạo điều kiện để họ gắn bó nhau hơn. Nâng cao ý thức kỷ luật, buộc họ phải tuân thủ thực hiện các biện pháp đề ra nhằm giảm lượng NVL lãng phí. F Điều kiện thực hiện biện pháp: Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá phân loại lao động, đồng thời chuẩn bị nguồn lực, phục vụ công tác đào tạo. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát động các phong trào thi tay nghề, có biện pháp động viên bằng vật chất. Đòi hỏi quan tâm và sự tham gia và nỗ lực của mọi người trong Công ty từ ban lãnh đạo cho đến đội ngũ công nhân viên. F Hiệu quả biện pháp Con người là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất của một tổ chức. Nếu thực hiện tốt công tác về con người, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sẽ được cải thiện một cách đáng kể, cán bộ quản lý sẽ làm việc có trách nhiệm cao hơn, đưa ra được nhưng biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả, có chất lượng cao, tạo ra mối quan hệ tốt với công nhân sản xuất, còn công nhân sản xuất sẽ được nâng cao tay nghề, năng suất làm việc tăng, giảm được lượng phế phẩm, phế liệu, giảm được NVL hao hụt không đáng có trong quá trình sản xuất. Toàn bộ cán bộ công nhân viên sẽ làm việc với một nhiệt huyết cao, hăng say lao động, công hiến hết mình cho Công ty. Đây sẽ là một sức mạnh to lớn mà không phải ở tổ chức nào cũng có được, tạo ra một lợi thế cạnh tranh đáng kể đối với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. 3.2.4. Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL, đảm bảo hạch toán chính xác F Cơ sở đề xuất Quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL ngày càng được quan tâm do vai trò của NVL trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác, do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL cũng được tăng lên một cách vững chắc. Mục tiêu cuối cùng của công tác quản lý và hạch toán NVL là tạo ra lợi nhuận thông qua sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, có quản lý tốt NVL thì mới phát huy được việc sử dụng tốt. Quản lý NVL thông qua việc tiếp nhận , quản lý kho, cấp phát NVL và hạch toán. Quản lý trong khâu tiếp nhận là quản lý về số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phát hiện kịp thời hao hụt, giảm hiện tượng nhầm lẫn, tham ô và thiếu trách nhiệm có thể xảy ra; quản lý kho là việc thực hiện bảo quản toàn vẹn về số lượng, chất lượng, ngăn chặn mất mát, nắm vững tình hình biến động NVL trong kho, đảm bảo cho việc xuất, nhập, kiểm kê dễ dàng. Cấp phát NVL chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi tận dụng triệt để và hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân, thúc đẩy việc sử dụng tốt NVL. Hạch toán NVL là xem xét đối chiếu giữa việc NVL nhận về và số lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng NVL, thực chất nó là hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng. Công ty nhập NVL từ nhiều nguồn khác nhau do đó công tác hạch toán NVL gặp khó khăn kiểm soát chất lượng, số lượng, chủng loại một cách chính xác. Trong khi đó Công ty tiến hành hách toán vào cuối tháng, việc kiểm kê không tiến hành thường xuyên. Trong quản lý kho, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ những hao hụt, mất mát trong thời gian dự trữ, bảo quản tại kho. Với nhiệm vụ đó, thủ kho lại không được trao phạm vi, quyền hạn nhất định, việc quy định giữa công tác xuất kho còn quá đơn giản. Hơn nữa, riêng đối với thủ kho chưa có quy định gắn chặt trách nhiệm và quyền lợi, đó là khi có dôi dư NVL thủ kho không được hưởng phần thưởng, trong khi đó thiếu hụt thì phải bồi thường. Công nhân trong Công ty có trình độ chuyên môn chưa cao, ý thức trách nhiệm chưa cao, chưa có tinh thần xây dựng công ty, sử dụng NVL chưa hiệu quả biểu hiện thông qua tỷ lệ phế phẩm vẫn còn trong tổng giá trị NVL. F Phương thức tiến hành Ở Công ty, công tác cấp phát NVL thực hiện theo hạn mức, hình thức cấp phát này được xác định là phù hợp với sản xuất, đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như cấp phát; giữ nguyên công tác cấp phát theo hạn mức vì nó có nhiều ưu điểm như quản lý, hạch toán việc tiêu dùng NVL chặt chẽ, chính xác, bộ phận cấp phát chủ động hơn. Việc thanh quyết toán NVL ở Công ty được tiến hành giữa các phân xưởng sản xuất, cán bộ quản lý kho và phòng kinh tế. Xác định giá cả từng thời điểm xuất kho là công việc của phòng kế hoạch – vật tư, giao chính xác bao nhiêu thì hạch toán NVL chính xác bấy nhiêu, đảm bảo đúng chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Kế toán NVL dựa trên số liệu thực tế và số liệu chứng từ kiểm tra, xem xét chênh lệch, thông qua đó phối hợp tìm ra nguyên nhân gây ra sự thiếu hụt. Chế độ trách nhiệm: Đối với cán bộ quản lý phải ghi chép, phải có sổ sách đầy đủ để theo dõi tình hình NVL biến động, kiểm tra thường xuyên việc sử dụng NVL. Không cho xuất kho khi không có giấy tờ hợp lệ, không sử dụng NVL kém chất lượng, cán bộ quản lý phải theo dõi chặt chẽ từng biến động sản lượng NVL sản xuất ở từng phân xưởng. Đối với người công nhân sử dụng NVL trong sản xuất, quy định trách nhiệm theo hướng người sử dụng phải tự bảo đảm tốt khối lượng, chất lượng từ khi NVL được nhận về phân xưởng cho đến khi hết quy trình sản xuất, người lao động không tự ý đổi NVL cho người khác vì như vậy rất khó kiểm soát, ảnh hưởng tới tình hình quản lý NVL. NVL có điểm gì thay đổi so với NVL trước thì phải thông tin chi tiết cho cán bộ quản lý, quy định thời gian đảm bảo sử dụng theo đúng kỹ thuật, không kéo dài được, không quá chậm. Những NVL mất mát không rõ nguyên nhân thì người sử dụng phải chịu trách nhiệm. Công ty rất quan tâm tới vấn đề giảm tỷ lệ phế phẩm. Trong quá trình sản xuất, tỷ lệ phế phẩm hiện nay là 0,25%. Công ty theo dõi thường xuyên tình hình phế phẩm để có hướng điều chỉnh ngay. Bằng chế độ khuyến khích vật chất thích hợp thì Công ty cố gắng giảm tỷ lệ này xuống còn 0,1%. F Điều kiện thực hiện + Công ty không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ quản lý + Trách nhiệm ý thức người lao động + Quyết tâm thực hiện của Công ty F Hiệu quả biện pháp Khi hạch toán tốt và chính xác NVL trong quá trình sản xuất sẽ là cơ sở thuận lợi cho các cán bộ quản lý vật tư theo dõi hoạt động sản xuất, sớm phát hiện ra nhưng sai sót xảy ra trong quá trình sản xuất, sớm đưa ra biện pháp để giải quyết. Đảm bảo thực hiện tốt công tác sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL của Công ty . Xây dựng và hoàn thiện cơ chế thưởng phạt bằng vật chất, kết hợp với giáo dục đối với cán bộ công nhân viên trong việc thực hiện sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL Cơ sở đề xuất + Con người là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định đến sự thành bại trong kinh doanh của Công ty. Sự thành bại đó có liên quan đến thái độ làm việc, ý thức trách nhiệm, trình độ tay nghề của công nhân viên cũng như trình độ quản lý của các cán bộ quản lý… Do đó Công ty cần đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng thời tuyển chọn những người mới có năng lực. + Để đảm bảo cung ứng tốt NVL đòi hỏi các cán bộ vật tư phải có kiến thức sâu rộng về vấn đề này. + Để tạo ra sản phẩm có chất lượng cao thì ngoài công nghệ hiện đại, Công ty Công ty cần sự hỗ trợ rất lớn từ phía người lao động, đó chính là chuyên môn, tay nghề, ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân… + Không phải ai cũng coi tài sản của Công ty như tài sản của chính mình, do đó ở Công ty vẫn có người chưa có ý thức bảo vệ tài sản chung, vẫn có tình trạng hao hụt NVL… + Trong thời gian qua Công ty đã quan tâm đến công tác đào tạo cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty nhưng kinh phí hạn hẹp, quy mô đào tạo chưa rộng nên hiệu quả chưa cao. Chính vì vậy Công ty cần làm tốt hơn nữa những biện pháp nguồn nhân lực nhằm làm tốt hơn công tác cung ứng NVL nói riêng và mở rộng ra toàn Công ty nói chung. F Nội dung biện pháp: + Tăng cường sự lãnh đạo của cấp trên, tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần làm việc sáng tạo vì sự phát triển của Công ty, trên cơ sở đưa ra những biện pháp kết hợp về hành chính, kinh tế, giáo dục Đối với cán bộ quản lý NVL, hàng tháng sau khi tiến hành thanh quyết toán NVL và kiểm kê định kỳ, nếu cán bộ quản lý vật tư thực hiện tốt trách nhiệm của mình, lượng NVL không bị hao hụt, hư hỏng, hoặc cán bộ có sáng kiến trong công tác quản lý NVL thì Công ty nên có chế độ thưởng bằng vật chất chính đáng. Ngược lại, làm hư hỏng và hao hụt vật tư do nguyên nhân chủ quan từ cán bộ quản lý tùy theo tình hình sẽ bị xử phạt hay bắt bồi thường số hao hụt, hư hỏng đó. Quá trình sử dụng NVL đóng vai tró quan trọng nhất trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Vì vậy, trong khâu sử dụng NVL, Công ty cần có chế độ thưởng phạt một cách hợp lý nhằm khuyến khích công nhân sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Các hình thức thưởng phạt bao gồm: + Thưởng tiết kiệm NVL: Căn cứ để quy định chỉ tiêu thưởng phạt đó là định mức tiêu hao NVL. Hình thức thưởng phạt do tiết kiệm NVL cần chú ý đến việc sử dụng định mức và phải đảm bảo chất lượng sản phẩm theo quy định. + Đối với các phân xưởng sản xuất: Nếu vi phạm lãng phí lần đầu sẽ bị phạt là 25% giá trị NVL lãng phí Nếu vi phạm lãng phí lần thứ hai thì phạt 55% giá trị NVL bị lãng phí Nếu vi phạm lần thứ ba thì phạt 100% giá trị NVL bị lãng phí. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất của Công ty không phải là đơn chiếc, vì vậy thưởng phạt theo từng phân xưởng sản xuất. Nếu thực hiện tiết kiệm được thì sẽ thưởng 100% giá trị NVL tiết kiệm được. + Đối với cán bộ quản lý NVL Nếu quản lý không tốt gây lãng phí, hao hụt NVL thì sẽ bị phạt 500000đ/tháng/người Nếu quản lý tốt thì sẽ được thưởng theo ba mức thưởng: Mức A thưởng 200000đ/người/tháng Mức B thưởng 300000đ/người/tháng Mức C thưởng 500000đ/người/tháng Nếu Công ty thực hiện được như vậy sẽ khiến công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. F Điều kiện thực hiện Để thực hiện được biện pháp này cần phải có điều kiện cần thiết làm căn cứ, cơ sở. Đó là: Xây dựng được hệ thống các quy chế, quy định về thưởng phạt dựa trên thực tế của Công ty. Tổ chức giám sát chặt chẽ các hoạt động mua sắm, quản lý kho và sử dụng NVL. Giám sát, kiểm tra chặt chẽ để tránh các hiện tượng dối trá như mua NVL có chất lượng thấp với giá rẻ, ghi chép khai man số lượng nhập kho. Cần có sự quan tâm và chỉ đạo hợp lý từ phía các ban lãnh đạo Công ty trong quá trình xậy dựng chính sách đồng thời tham khảo ý kiến người lao động trước khi đưa ra quyết định. F Hiệu quả biện pháp Thực hiện tốt biện pháp này sẽ tạo ra một động lực làm việc cao trong toàn Công ty. Sẽ tạo ra sự làm việc tự giác, hăng say làm việc cho cán bộ công nhân viên. Giúp cho họ biết được họ sẽ được nhận được những phần thưởng xứng đáng với công sức mà họ đã bỏ ra. Các cán bộ quản lý sẽ có căn cứ để đưa ra những phần thưởng xứng đáng, đồng thới đưa ra các mức phạt cho các hành động không trung thực, tạo ra sự công bằng trong lao động. KẾT LUẬN Trong những năm qua Công ty TNHH Thành Duy đã áp dụng nhiều biện pháp giảm chi phí NVL nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh. Bước đầu Công ty đã đạt được những kết quả nhất định trong việc giảm chi phí NVL, hạ thấp được tỷ trọng chi phí NVL trong giá thành. Tuy nhiên bên cạnh các kết quả đạt được vẫn còn nhiều hạn chế trong công tác quản lý và sử dụng NVL gây lãng phí NVL làm tăng chi phí. Vì vậy muốn hạ thấp hơn nữa chi phí NVL Công ty cần phải thực hiện tốt các biện pháp như: hạ thấp định mức tiêu dùng NVL bằng việc giảm các tổn thất có tính công nghệ gây ra; thiết lập một hệ thống thưởng phạt rõ ràng và phù hợp để khuyến khích người lao động sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL; Tổ chức sắp xếp lại hệ thống kho bảo quản NVL nhằm giảm chi phí bảo quản; giảm chi phí dự trữ NVL bằng việc áp dụng các mô hình dự trữ tối ưu; không ngừng giảm bớt phế phẩm, phế liệu trong sản xuất nhằm hạn chế đến mức thấp nhất lượng NVL lãng phí trong quá trình sản xuất; nâng cao trình độ của người lao động nhằm góp phần vào việc sử dụng có hiệu quả NVL nhằm giảm chi phí NVL. Trên đây là một số biện pháp đề xuất nhằm góp phần vào việc giảm chi phí NVL ở Công ty TNHH Thành Duy xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty hiện nay. Em rất mong được sự xem xét và đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn để em có thể hoàn thiện tốt hơn khóa luận tốt nghiệp của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Các bản báo cáo tài chính trong 2 năm 2006- 2007 của Công ty TNHH Thành Duy 2, Giáo trình Kinh tế và quản lý Công nghiệp – chủ biên: TS: Nguyễn Đình Phan - Khoa quản trị kinh doanh công nghiệp và xây dựng cơ bản – trường đại học Kinh Tế Quốc Dân - 1999 3, Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp – Chủ biên: T.S Trương Đoàn Thể - Bộ môn kinh tế công nghiệp - Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân - 2004 4, Bản lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thành Duy 5, Các tài liệu liên quan về vấn đề sử dụng hợp lý NVL do phòng Kinh tế - kế hoạch cung cấp 6, Một số trang web và tạp chí về các công ty sản xuất bao bì trong cả nước. PHỤ LỤC Danh sách các khách hàng chính của Công ty TNHH thương mại, dịch vụ và du lịch Thành Duy STT Tên khách hàng 1 Công ty TNHH Sản xuất vật liệu Xây dựng Thành Công ( Nhà máy xi măng Hải Dương ) 2 Nhà máy xi măng Phúc Sơn 3 Công ty TNHH Sản xuất vật liệu xây dựng Thành Đạt( Nhà máy xi măng Hải Hưng) 4 Nhà máy xi măng Kiện Khê(Phủ Lý – Hà Nam) 5 Công ty dịch vụ công nghiệp Nghệ An 6 Công ty sản xuất bao bì Hanpack 7 Công ty xi măng Trường Thạch 8 Công ty TNHH thương mại Vĩnh Thành 9 Xí nghiệp vận tải và đại lý Vân An 10 Công ty TNHH thương mại và vận tải Hùng Dũng 11 Công ty Cổ phần đầu tư thương mại vật tư và xây dựng Thành Long 12 Công ty Cổ phần thương mại du lịch Việt Tiến 13 Công ty TNHH du lịch và thương mại Việt Hằng – Hải Dương 14 Công ty TNHH thương mại và vật tư Hùng Cường 15 Công ty TNHH Nam Ngân 16 Công ty TNHH thương mại và vật tư Bắc Nam 17 Công ty Cổ phần thương mại Hương Giang 18 Công ty TNHH thương mại Phú Quang 19 Công ty TNHH TM và VT Lộc Thọ 20 Công ty xi măng VINAKANSAI – Ninh Bình 21 Công ty xi măng Hải Phòng DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Công ty TNHH Thành Duy : TMDV&DL : MMTB : NVL : Phòng KD – DL – VT : Phòng KH – VT : Phòng SX : Phòng TC-KT : Phòng QLNS : BHXH : BHYT : Công ty trách nhiệm hữu hạn Thành Duy Thương mại dịch vụ và du lịch Máy móc thiết bị Nguyên vật liệu Phòng kinh doanh – du lịch – vận tải Phòng kế hoạch – vật tư Phòng kế hoạch – vật tư Phòng sản xuất Phòng tài chính – kế toán Phòng quản lý nhân sự Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG , BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1 - Cơ cấu - tổ chức công ty TNHH Thành Duy 5 Bảng 1.1 - Bảng cơ cấu sản phẩm năm 2006 10 Bảng số1.2 - Số lao động của công ty 13 Bảng số 1.3 - Cơ cấu lao động theo trình độ 14 Sơ đồ1.2 – Quy trình sản xuất vỏ bao PP 17 Sơ đồ 1.3- Quy trình sản xuất vỏ bao xi măng 18 Bảng1.4 – Chi tiết MMTB tại PX CATTON sóng 20 Bảng số 1.5 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thành Duy từ Quý IV/2005 đến quý IV/2007………………………………22 Biểu đồ 1.1 - Doanh thu quý IV năm 2005,2006,2007 23 Biểu đồ 1.2 - Lợi nhuận quý IV năm 2005, 2006, 2007 23 Bảng 2.1 - Tình trạng nhập khẩu và mua trong nước của một số NVL chính. 28 Bảng 2.2 – Định mức NVL cho một số loại bao bì của Công ty TNHH Thành Duy 29 Bảng2.3 – Định mức một số NVL chính tính cho 1000 bao bì xi măng của Công ty TNHH Thành Duy 30 Bảng 2.4 – Chi phí một số NVL chính tính cho 1000 bao bì xi măng tính theo đơn giá năm 2007 của Công ty TNHH Thành Duy 31 Bảng 2.5 – Tình hình chất lượng sản phẩm của Công ty TNHH Thành Duy từ năm 2004 – 2007 33 Biểu đồ 2.1 - Tỷ lệ sản phẩm loại B của các sản phẩm(2004 - 2007) 33 Biểu đồ 2.2 - Tỷ lệ sản phẩm loại B của sản phẩm bao bì xi măng từ năm 2004 - 2007 34 Biểu đồ 2.3 - Tỷ lệ sản phẩm loại B của sản phẩm bao phức hơp BOPP từ năm 2004 – 2007 34 Biểu đồ 2.4 – Tỷ lệ sản phẩm loại B của sản phẩm bao bì đựng thức ăn gia súc từ năm 2004 – 2007 35 Bảng 2.6 – Tỷ lệ vật tư hao hụt, hư hỏng ở các kho bảo quản hằng năm (2005 - 2007) 40 Bảng 2.7 – Kiểm kê NVL tại phân xưởng Carton sóng cuối tháng 12/2007 44 Bảng 2.8 - Giá trị phế liệu thu được của một số NVL chính từ 2005 – 2007( tính trên 1000 sản phẩm) 47 Bảng 2.9 – Một số nhà cung ứng truyền thống của Công ty 50