Khóa luận Một số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

ược lưu trữ là rất lớn. Với việc áp dụng phương pháp tự động thông qua máy tính sẽ đem lại sự gọn nhẹ trong bảo quản. Những hồ sơ sẽ được lưu trên đĩa với mỗi hồ sơ được thu gọn lại chỉ bằng 1% so với bản gốc. Việc bảo quản các đĩa mềm này cũng hết sức đơn giản. Máy tính có thể giúp người điều hành phân loại và tạo chỉ mục hồ sơ theo nhiều cách: - Theo thứ tự chữ cái - Theo chủ đề - Theo địa lý - Theo thời gian Việc quản lý phân loại như vậy sẽ giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm ra các hồ sơ lưu khi cần thiết. - Công việc kiểm tra và kiểm soát: Với công nghệ thông tin thay cho việc nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc mà không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác hay không. Thì ngày nay với việc chỉ ngồi tại Văn phòng làm việc của mình nhà quản lý có thể kiểm tra đột xuất bất thường hay thường kỳ. Các công việc được tiến hành ra sao? Có đúng với yêu cầu và chỉ tiêu công việc được đặt ra hay không?... Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đối phó với những thành tố sau: - Đối phó với bất trắc. - Khám phá những cái bất thường. - Xác định các cơ hội. - Xử lý những tình huống phức tạp. 2.3- Phân tích đánh giá kết quả và những tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Hội trợ Triển lãm Việt Nam 2.3.1- Thành tựu Nhờ vào sự tiến bộ của CNTT cũng như việc ứng dụng CNTT trong quản lý mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt được những thành tích đáng kể. Chẳng hạn công tác lập kế hoạch, nhờ có máy vi tính mà ban lãnh đạo đã giảm bớt được những khó khăn trong công tác phân công công việc vốn được coi là rất tốn kém thời gian bằng cách khâu nối các hoạt động trong đơn vị thành một thể thống nhất, tổng hợp các phương án độc lập thành phương án chung. Còn đối với nhân viên ở các phòng ban thì nhờ có máy vi tính mà công tác soạn thảo văn bản đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn so với làm việc bằng máy chữ. Thêm vào đó, soạn thảo văn bản và các hợp đồng kinh doanh bằng máy vi tính còn làm cho văn bản đẹp hơn nhờ vào các chức năng trang trí và trình bày của máy vi tính theo ý muốn chủ quan của người lập văn bản. Mặt khác, máy vi tính còn là công cụ đắc lực trong việc truyền tải thông tin giữa trung tâm với các đối tác. Ta có thể nói rằng máy vi tính đã làm cho những công việc này trở nên nhẹ nhàng hơn. Trước đây khi chưa có máy vi tính thì các văn bản công văn, tài liệu phải lưu kho gây tốn kém diện tích và dễ bị mối mọt. Nay do công tác thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin đều được làm thông qua máy vi tính nên công việc đã được xử nhanh hơn, chính xác hơn, thậm chí tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Để thuận tiện khi ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài thì mạng cục bộ đã được kết nối. Chính điều này đã giúp cho trung tâm có thêm nhiều đối tác. 2.3.2- Tồn tại và nguyên nhân * Những khó khăn về tài chính: Mặc dù được nhà nước cấp nhân sách để đầu tư kinh doanh và trung tâm cũng không ngừng tự bổ sung nguồn vốn cho mình, song vẫn gặp nhiều khó khăn về nguồn vốn. Đó là việc đầu tư thêm những máy móc hiện đại, những trang thiết bị hỗ trợ như máy fax, photocopy... Để có được những thiết bị này thì Trung tâm phải bỏ ra một số lượng vốn lớn, điều này sẽ gây tổn thất cho trung tâm khi có quyết định đầu tư kinh doanh một dự án lớn. Thêm vào đó, để bảo quản cho máy tính hoạt động tốt thì nó phải được đặt trong hệ thống máy điều hoà nhiệt độ. Do đó, đi đôi với việc đầu tư máy vi tính thì trung tâm phải đầu tư thêm máy điều hoà. Đó chính là một trong những khó khăn đòi hỏi trung tâm phải khắc phục. *Những khó khăn về trình độ của cán bộ công nhân viên: Hiện nay Trung tâm có khó khăn về trình độ của cán bộ công nhân viên trong việc ứng dụng CNTT. Không phải hầu hết các cán bộ này đều được trang bị đầy đủ kiến thức về CNTT, mà một số người chỉ được đào tạo sơ đẳng. Thêm vào đó, một số cán bộ lãnh đạo chưa nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên chưa có quan tâm thích đáng tới công tác thông tin tại đơn vị. *Khó khăn về máy móc trang thiết bị: Trải qua những năm tháng chiến tranh, đất nước ta còn nghèo nàn nên các thiết bị cũng như phương tiện máy móc cho hoạt động thông tin vẫn lạc hậu và yếu kém, đặc biệt là mạng thông tin quốc gia nhiều khi còn bị nghẽn mạch do lượng người truy cập Internet quá đông gây khó khăn cho việc thu nhận thông tin của Trung tâm. Mặt khác, hệ thống máy móc trang thiết bị của Trung tâm tuy đã được bổ sung nhưng thiếu sự đồng bộ gây ra tình trạng có những thiết bị quá hiện đại khó sử dụng, lại có những thiết bị quá cũ kỹ nên hoạt động thu nhận thông tin không ăn khớp với nhau. Chính vấn đề này đã nhiều lần được đưa ra thảo luận để tìm ra phương hướng giải quyết. Nhưng cho đến nay, vấn đề này vẫn chỉ được giải quyết trên giấy tờ. 2.4- Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam CNTT đang làm thay đổi cách thức tạo ra hàng hoá và dịch vụ, cách thức bán và chuyển giao sản phẩm tới khách hàng. CNTT cũng làm thay đổi phương thức làm việc của DN với các đối tác, đồng thời cũng đưa lại những lợi ích tiềm tàng, giúp người ứng dụng thu nhận được thông tin phong phú về thị trường và đối tác, giảm chi phí tiếp thị và giao dịch, rút ngắn chu kì sản xuất, tạo dựng và củng cố quan hệ bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng quy mô sản xuất... Nhờ ứng dụng CNTT mà Trung tâm đã đạt được những hiệu quả rất to lớn, nó thể hiện qua các nội dung sau: * Nắm bắt được thông tin kịp thời và phong phú, làm cho tiến trình kinh doanh trở nên hữu hiệu và đơn giản hơn: CNTT giúp cho Trung tâm nắm được thông tin phong phú về thị trường, nhờ đó Trung tâm có thể xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế phát triển của thị trường trong nước, khu vực và quốc tế. Các công đoạn bên trong Trung tâm đã được thay đổi để thích ứng được với lợi thế và yêu cầu trong hoạt động CNTT. Đồng thời, Trung tâm sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, chia sẻ thông tin, lên các kế hoạch như: kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất... và mua bán trực tuyến các công đoạn sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở tự động hoá các hoạt động. * Tiết kiệm thời gian và chi phí, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh: Thời gian đối với bất cứ ai cũng rất quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Khi chúng ta đưa CNTT vào ứng dụng chính là chúng ta là tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mà những công việc như quảng cáo, ký kết hợp đồng chúng ta có thể làm trên mạng. Thậm trí làm trên mạng chúng ta có thể tiết kiệm được sức lao động của cán bộ nhân viên , cũng chính là tiết kiệm được chi phí. Tiết kiệm chi phí xuất phát từ việc hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả hơn, thời gian tiếp nhận và xử lý các vấn đề trong doanh nghiệp nhanh hơn, cùng với việc dễ dàng tiếp cận các thị trường mục tiêu của các doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí ở đây gồm: Tiết kiệm chi phí văn phòng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí tiếp thị, giao dịch... Theo tài liệu “Kỹ thuật CNTT”, thời gian giao dịch qua Internet chỉ bằng 7% thời gian giao dịch qua fax và bằng khoảng 0.5 phần nghìn thời gian giao dịch qua bưu điện; chi phí giao dịch qua Internet chỉ bằng 5% chi phí giao dịch qua fax hay qua bưu điện chuyển phát nhanh, chi phí thanh toán điện tử qua Internet chỉ bằng 10% tới 20% chi phí thanh toán theo lối thông thường. Việc tiết kiệm thời gian và chi phí đã nhanh chóng làm cho thông tin về hàng hoá nhanh chóng tiếp cận người tiêu dùng (do không qua khâu trung gian). Vì vậy, Trung tâm sớm bắt được nhu cầu hàng hoá, cắt giảm số lượng và thời gian hàng nằm lưu kho cũng như kịp thời thay đổi phương án sản phẩm bám sát với nhu cầu thị trường, do đó chu kỳ sản xuất được rút ngắn. * Hệ thống cung ứng dịch vụ khách hàng được cải thiện do khả năng truyền tải thông tin qua mạng được coi là nhanh nhất hiện nay. Thông qua mạng Internet, Trung tâm có thể cung cấp nhiều mẫu mã hàng hoá đa dạng, tiến hành dịch vụ phân phối nhanh chóng, chất lượng hơn và cho phép thanh toán tại nhà bằng tiền mặt hoặc khách hàng chỉ việc thông báo mã thẻ tín dụng trên mạng. Chính các hình thức thanh toán và bán hàng trực tuyến kiểu này làm phong phú thêm các loại hình dịch vụ đối với khách hàng, từ đó năng cao tín dụng của Trung tâm, thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Mặt khác, nhờ các kỹ thuật hiện đại, doanh nghiệp có thể duy trì được quan hệ với khách hàng một cách thường xuyên, tiếp cận được các thông tin phản hồi có giá trị cũng như tìm hiểu những thị hiếu, nhu cầu mới của khách hàng một cách kịp thời để tạo ra những sản phẩm phù hợp hơn nữa. * Nâng cao sức cạnh tranh của Trung tâm so với các cơ quan khác trên mạng CNTT giúp giảm dược chi phí sản xuất, trước hết là chi phí văn phòng. Các văn phòng không giấy tờ chiếm diện tích nhỏ hơn rất nhiều, chi phí tìm kiếm chuyển giao tài liệu giảm nhiều lần, đặc biệt là khâu in ấn Điều quan trọng hơn là các nhân viên có năng lực được giải phóng khỏi nhiều công đoạn sự vụ , có thể tập trung vào nghiên cứu và phát triển các sản phẩm có chất lượng cao với giá rẻ hơn , đưa đến những lợi ích to lớn lâu dài . * Tiết kiệm được chi phí mua sắm các phương tiện giao thông vận tải và máy móc trang thiết bị do chúng ta có thể làm bất cứ công đoạn nào trong tiến trình kinh doanh thông qua mạng . Chi phí mua sắm máy móc thiết bị nguyên liệu phục vụ cho sản xuất cũng sẽ thấp hơn vì chi phí cho việc truy cập Internet để tìm sản phẩm và nhà cung cấp có giá cạnh tranh nhất sẽ thấp hơn so với việc tìm kiếm mua sắm trên thị trường thông thường. Nhờ có những thiết bị hiện đại của CNTT mà chúng ta có thể giảm thấp chi phí bán hàng và chi phí tiếp thị. Bằng phương tiện Internet, một nhân viên bán hàng cùng một lúc có thể giao dịch được với rất nhiều khách hàng . * Giúp thiết lập và củng cố quan hệ đối tác CNTT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các đối tác tham gia quá trình thương mại. Thông qua Internet, các doanh nghiệp, chính phủ, người tiêu dùng có thể giao tiếp trực tuyến, liên tục với nhau, gần như không còn khoảng cách về địa lý và thời gian nữa, nhờ đó cả sự hợp tác lẫn sự quản lý đều được tiến hành nhanh chóng, các bạn hàng mới, các cơ hội kinh doanh mới được phát hiện nhanh chóng trên bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn thế giới và có nhiều cơ hội để lựa chọn hơn. * Đem lại nguồn doanh thu và lợi nhuận khổng lồ, tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Khi các chi phí đầu vào và đầu ra của Trung tâm thấp đi mà số lượng khách hàng lại tăng lên thì kết quả thu được sẽ là những con số thống kê rất lớn về doanh thu và lợi nhuận. Điều này trên thực tế đã và đang diễn ra từng ngày. Xét về lâu dài, doanh thu và lợi nhuận tăng sẽ là nguồn thu ổn định cho ngân sách nhà nước, mặc dù trước mắt việc thúc đẩy công nghệ thông tin trong kinh doanh có thể đe doạ nhiều loại thuế xuất khẩu, nhập khẩu của các nước đang phát triển. Nhưng bù lại, bản thân chính phủ các nước vẫn có nhiều lợi ích khác vì thông qua những phương tiện của công nghệ thông tin thì khả năng tuyên truyền và quảng bá thông tin của chính phủ rộng hơn, nhanh hơn tới công dân. Đồng thời, qua mạng internet, chính phủ còn cung cấp các dịch vụ về thông tin và dịch vụ công cộng với chi phí thấp hơn( đối với chính phủ, các dịch vụ công cộng không đem lại lợi nhuận nhưng việc giảm chi phí cho việc cung cấp dịch vụ công cộng sẽ tiết kiệm được ngân sách) Như vậy, công nghệ thông tin mà tiêu biểu là mạng internet cung cấp cho Trung tâm nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cả nguồn lợi ngắn hạn và nguồn lợi dài hạn. Nó không chỉ mở ra các thị trường mới, tiếp cận với nhiều khách hàng mới mà còn làm cho các doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng thành đạt hơn trên cơ sở những gì đã có. Thay đổi thói quen kinh doanh như: phương thức đặt hàng, phương thức lập vận đơn, phương thức hỗ trợ khách hàng; làm giảm thiểu khối lượng giấy tờ trong giao dịch kinh doanh. Khi mà ngày càng có nhiều thông tin được số hoá, các doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào việc đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng- yếu tố chính quyết định sự thành công của doanh nghiệp. * Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên Nhờ ứng dụng CNTT vào quản lí mà Trung tâm đã đạt được những thành tựu bước đầu đó là từng bước hiện đại hoá trang thiết bị trong Trung tâm, nó đã góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên. Khi CNTT được áp dụng trong quản lí, những khả năng cũng như năng lực của cán bộ công nhân viên được phát huy toàn bộ do máy vi tính đã giúp họ giảm bớt được khó khăn. Đặc biệt đối với cán bộ lãnh đạo, thông qua truy cập mạng mà họ có được cái nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai cũng như kịp thời hoạch định, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch. Ngoài ra, máy vi tính còn giúp ta tiết kiệm được thời gian công sức mà vẫn đạt được kết quả cao. Lợi ích khác phải kể đến của CNTT là nó giúp nhà quản lí chỉ ở một chỗ mà vẫn có thể tham dự hoạt động ở những nơi khác. Hiện nay, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã và đang ứng dụng CNTT vào quản lí để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Nhờ sự hỗ trợ của CNTT mà trung tâm đã ký kết thêm nhiều hợp đồng kinh tế, có thêm nhiều bạn hàng mới, tổ chức thêm nhiều hội chợ triển lãm, liên hoan văn hoá văn nghệ góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu ngày càng cao của con người. Nhận thức được vai trò to lớn của máy vi tính, các cán bộ nhân viên trong trung tâm đã tích cực học tập để bổ sung kiến thức về mạng nhằm kết nối mạng, thu thập thông tin kịp thời và đưa ra được những ý kiến đóng góp hữu ích. Tóm lại có thể nói máy tính đã giúp cho công việc của các cán bộ, nhân viên trong trung tâm rất nhiều cả về chất và lượng, đem lại hiệu quả không nhỏ trong hoạt động kinh doanh. Chương ba một số biện pháp nhằm ứng dụng CôNg nghệ Thông Tin trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam 3.1- Phương hướng Căn cứ vào những tồn tại đã nêu ở trên, trong thời gian tới Trung tâm cần tập trung nghiên cứu và tìm ra một số phương hướng chủ nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong công tác quản trị để công việc kinh doanh đạt kết quả cao hơn. Sau đâu là một số phương hướng chủ yếu mà Trung tâm nên áp dụng. 3.1.1- áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin trong Trung tâm Bởi vì thông tin thu, nhận được nhiều khi còn bị nhiễu do rất nhiều nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan nên chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, làm hạn chế tốc độ lưu chuyển thông tin và thông tin sai lệch. Bởi vậy nhất thiết chúng ta phải có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, thống kê, quy định rõ ràng cụ thể người chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin để tránh có thông tin sai lệch gây ra khó khăn cho nhà quản trị. 3.1.2- Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng dùng tiếng Việt và trang bị các phần mềm đó một cách đồng bộ cho các máy tính còn góp phần tiết kiệm thời gian trong việc xử lý, truyền tải thông tin. Thông tin được xử lý tại máy này khi được chuyển sang máy khác do sử dụng cùng phần mềm nên người nhận sẽ dễ dàng tiếp thu và xử lý thông tin ở các bước tiếp theo (vì dữ liệu được xử lý định dạng trên cùng loại phần mềm). Như vậy thì các nhà lãnh đạo với các phần mềm máy tính ưu việt sẽ thu được những thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối từ cấp dưới đưa lên để từ đó kịp thời đưa ra những quyết định quản lý hữu hiệu. Ngược lại, các đơn vị cấp dưới sẽ nhanh chóng tiếp nhận được những thông tin phản hồi từ cấp trên cần thiết cho công việc của mình. 3.1.3- Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng yêu cầu về trang thiết bị Nước ta đang trong tiến trình của sự phát triển nên việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các ngành và cơ quan trong tất cả các bộ là điều cần thiết. Nhưng để làm được điều này không phải dễ dàng. Và trung tâm HCTLVN cũng vậy , nó là một cơ quan trực thuộc Bộ Văn Hoá Thông Tin nên việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình còn gặp nhiều khó khăn và hoàn toàn trông chờ vào kinh phí từ trên rót xuống. Mặc dù trung tâm đã có sự đầu tư khá lớn cho các trang thiết bị tại đơn vị mình như máy vi tính, máy fax,... nhờ vào nguồn vốn tự cấp nhưng để đưa trung tâm trở thàmh một trong những đơn vị hàng đầu của ngành thì còn chờ vào nguồn kinh phí của nhà nước . 3. 1.4- Tạo ra được đội ngũ lao động có khả năng đáp ứng về ứng dụng CNTT Hiện nay tin học ngày càng chiếm ưu thế lớn trong mọi mặt của đời sống xã hội, hầu hết các doanh nghiệp đều cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ về tin học và ngoại ngữ để họ có điều kiện tiếp thu đầy đủ những kiến thức chuyên môn, cập nhập kiến thức mới nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của đơn vị mình lên một tầm cao mới. Để theo kịp những tiến bộ không ngừng của khoa học kỹ thuật và công nghệ trung tâm VEFAC nên cử cán bộ đi đào tạo để họ nâng cao trình độ và một khi họ đã có được sự ưu đãi của cơ quan đối với mình thì họ sẽ cố gắng hết mình vì đơn vị . 3.1.5- Tăng cường và sử dụng có hiệu quả hệ thống trang thiết bị thông tin trong quản trị Để đáp ứng được mục tiêu đã đặt ra, trong năm tới Trung tâm cần có biện pháp thiết thực hơn nữa để tăng cường và sử dụng có hiệu quả hệ thống trang thiết bị của mình nhằm nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí. Tiêu biểu là Trung tâm có thể phân bổ lại hệ thống máy móc cho thiết thực với từng khâu, từng phòng ban để tránh tình trạng phòng không cần thiết thì lại được đầu tư quá nhiều, gây ra sự lãng phí, phòng thì lại thiếu trang thiết bị hiện đại 3.2- Một số biện pháp nhằm ứng dụng cntt trong quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Việc áp dụng CNTT cho công tác quản lý góp phần tích cực trong việc tăng năng suất lao động, giải phóng năng lực sản xuất đồng thời làm tăng hiệu quả của công tác quản trị. Tuy nhiên việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị là cả một quá trình lâu dài và khó khăn. nó đòi hỏi phải có các bước khởi đầu công phu, từ việc xây dựng cơ sở dữ liệu đến việc khai thác nguồn dữ liệu thông tin...Do đó xung quanh việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: 3.2.1- Từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn lực dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin có bốn thành phần ( cũng có bốn nguồn tài nguyên cơ bản ) là : nguồn lực con người, phần cứng, phần mềm và nguồn dữ liệu . Hệ thống thông tin là một vòng tròn những yếu tố cấu thành của tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp các nhà quản lý thực hiện chức năng quản lý. Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong thành công của một tổ chức. Trong những năm qua, mặc dù đã rất cố gắng nhưng việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn .Thực tế cho thấy rằng hệ thống thông tin tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hoạt động chưa đồng bộ, còn có sự chênh lệch mất cân đối giữa các thành phần cơ bản của hệ thống. Cụ thể là số lượng các loại máy tuy khá nhiều nhưng lạ thiếu sự đồng nhất. Ví dụ như : máy COMPAQ cấu hình 586, 486 hoặc IBM cấu hình 386, 486 hoặc máy Đông nam á là những nhãn hiệu máy chủ yếu tại trung tâm. Bởi vậy cho nên việc kết nối và nhận thông tin trên diện rộng là rất khó khăn . Thêm vào đó, số nhân viên có trình độ khai thác, sử dụng máy vi tính lại chưa đạt yêu cầu, kỹ thuật xử lý thông tin (phần mềm ứng dụng )của các cán bộ nhân viên còn yếu, tính linh hoạt mềm dẻo của hệ thống còn thấp . Vì vậy, hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin chưa cao. Xuất phát từ thực trạng nói trên , muốn đưa hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả, có khả năng thay đổi và phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế thì Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần phải từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin của mình theo các yêu cầu sau: - Hệ thống thông tin phải được thiết kế xây dựng phù hợp với hệ thống tổ chức , phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của tổ chức và phục vụ cho các nhiệm vụ khác nhau của tổ chức. - Việc xây dựng hệ thống thông tin phải đạt mục đích là hỗ trợ cho việc ra các quyết định, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cấp lãnh đạo quản lý để họ có thể ra các quyết định đúng đắn. - Hệ thống thông tin phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin. Các kỹ thuật này bao gồm các phần mềm ứng dụng và các thiết bị của CNTT, đặc biệt là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng phát triển. Mọi hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng luôn vận động và phát triển theo quy luật của xã hội. Vì vậy một hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không có khả năng thay đổi và phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế. Như đã trình bày ở trên, nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp các nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Chính vì vậy nếu Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh sẽ mang lại những lợi ích to lớn: hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp cho lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, đồng thời giúp họ thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin còn trang bị cho các nhà lãnh đạo các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích, đánh giá thông tin trên những thiết bị hiện đại của CNTT. Ngoài ra, nhờ có hệ thống thông tin, lãnh đạo trung tâm còn dễ dàng tiếp nhận thông tin từ Chính phủ, từ Các cơ quan Trung ương xuống và thông tin từ các cơ sở, các địa phương đưa lên. Ngày nay, hệ thống thông tin đã trở thành một trong những yếu tố cấu thành lên một tổ chức và cũng trở thành một lĩnh vực nghiên cứu của khoa học Quản trị kinh doanh, nó đóng vai trò quyết định tới sự thành công của tổ chức trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay. Chính vì vậy hoàn thiện hệ thống thông tin là nhiệm vụ, là xu thế tất yếu phải được đáp ứng. 3.2.2- Xây dựng các phần mềm ứng dụng phù hợp với loại hình kinh doanh Trong thời đại thông tin hiện nay, việc đầu tư trang bị các loại máy kỹ thuật-thành quả của khoa học công nghệ là một nhu cầu thiết yếu, bắt buộc phải có nếu muốn hoạt động có hiệu quả đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Các thiết bị này ra đời không nhằm ngoài mục đích tạo hiệu quả cao cho công việc của con người. Vì vậy, máy vi tính ra đời và dần chiếm được chỗ đứng trong công tác quản lý. Đây là loại thiết bị hiện đại cho phép thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kết nối được nhiều người, tránh được những trở ngại về mặt địa lý không gian. Không nằm ngoài xu thế nói trên Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam trong những năm qua đã rất quan tâm, chú trọng tới việc đầu tư nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như máy vi tính, máy in, máy quét, máy photocopy... nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Tuy nhiên có một thực tế là mặc dù đã được trang bị khá đầy đủ các thiết bị hiện đại nhưng hiệu quả hoạt động mà các thiết bị này mang lại vẫn chưa cao. Điều này là do Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam chưa có được những phần mềm ứng dụng đủ mạnh được thiết kế riêng cho phù hợp với từng loại công việc và mang tính đồng bộ từ trên xuống dưới. Hiện nay, phần mềm tin học được coi là linh hồn, là trái tim của ngành CNTT. Nó chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị. Nó cung cấp những tính năng hoàn hảo có thể được sử dụng cho mọi đối tượng và nó cũng có thể được xây dựng với các chức năng khác nhau để dùng riêng cho một loại công việc hay các tổ chức có tính chất hoạt động khác nhau (ví dụ như phần mềm Windows có thể dùng chung cho mọi đối tượng sử dụng máy vi tính, còn phầm mềm Office chỉ phục vụ cho công tác văn phòng). Với việc ứng dụng các phần mềm tin học chúng ta có thể tự động hoá văn phòng chỉ trên đầu ngón tay, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng trong quá trình xử lý và quản lý thông tin, tạo sự tiện lợi cho người sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lý thông tin. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, em nhận thấy rằng phần lớn các máy vi tính trong các phòng ban chỉ được cài đặt các phần mềm Windows, Winword, Excel. Mặc dù đây là những phần mềm cơ bản mà mỗi máy tính đều cần phải có nhưng như thế mới chỉ đáp ứng được một phần nào đấy các công việc văn phòng như soạn thảo, in ấn các loại văn bản... mà chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý, lưu trữ thông tin, nhu cầu tìm kiếm, thu thập, xử lý và truyền tải thông tin. Mặt khác, các phần mềm này đều do nước ngoài sản xuất nên muốn sử dụng chúng một cách triệt để, toàn diện đòi hỏi người dùng phải có một trình độ ngoại ngữ (tiếng anh) nhất định. Trong điều kiện của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hiện nay, phần lớn các cán bộ đã ở độ tuổi trung niên nên viêc sử dụng máy vi tính còn gặp nhiều khó khăn và làm giảm đi tính phổ thông, tính hiệu quả của máy vi tính. Để khắc phục vấn đề trên, trong thời gian tới Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam nên quan tâm tới việc đầu tư, xây dựng các phần mềm vi tính phù hợp với từng loại công việc.Và để có hiệu quả cao cũng như đảm bảo được tính phổ thông, dễ sử dụng, các phần mềm này nên được sử dụng bằng ngôn ngữ tiếng việt và đươc cài đặt đồng bộ vào tất cả các máy tính trong trung tâm. Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng ngôn ngữ tiếng việt trong công tác quản lý tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam là một tất yếu vì nó đem lại những lợi ích hết sức thiết thực trong quản lý hồ sơ tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, tìm kiếm, truyền tải thông tin trong kế toán... có thể thấy được lợi ích đầu tiên của việc xây dựng các phần mềm ứng dụng là tạo ra sự dễ dàng trong sử dụng. Nếu tất cả các phòng ban trong trung tâm đều sử dụng cùng một loại phần mềm máy tính thì đương nhiên việc sử dụng dữ liệu thông tin sẽ rất thuận tiện, tránh được tình trạng không ăn nhập thông tin do dùng khác phần mềm khi truyền tải thông tin từ máy này sang máy khác. Các nhà quản trị và các nhân viên cũng có thể dễ dàng trao đổi, học tập kinh nghiệm của nhau trong việc sử dụng phần mềm máy tính. Điều này sẽ góp phần làm giảm chi phí đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tin học hàng năm của trung tâm và góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước. Với những phần mềm máy tính mạnh, thông tin sẽ được phân tich, xử lý một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác và như vậy sẽ góp phần làm tăng hiệu suất, hiệu quả xử lý thông tin. Xây dựng các phần mềm ứng dụng là một giải pháp tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhưng việc thực hiện các giải pháp này không thể diễn ra một sớm một chiều mà phải tiến hành từng bước trong một thời gian dài. Giải pháp này chỉ có thể được thực hiện khi chúng ta hoàn thành tốt việc CNTT cho đội ngũ cán bộ trẻ sau này vì dù sao tất cả các phần mềm máy tính đều do con người tạo ra. 3.2.3- Có kế hoạch đầu tư trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng của công tác quản trị Trang thiết bị là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho con người trong quá trình lao động sản xuất. Ngày nay, khi mà xu hướng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý nói chung và công tác văn phòng nói riêng vốn được coi là rất phức tạp, khó khăn nhưng nó đòi hỏi phải luôn thực hiện đúng tiến độ, thậm chí nó còn phải đi trước một bước để hoạch định, phân tích các vấn đề, sự việc có liên quan đến các hoạt động của tổ chức để làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả. Công việc vốn đã phức tạp như vậy nhưng người làm công tác văn phòng phải làm như thế nào để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Mặc dù con người có thông minh nhanh nhẹn đến đâu đi chăng nữa nhưng cùng một lúc họ không thể đồng thời thực hiện các công việc. Để làm việc có hiệu quả thì họ cần có sự hỗ trợ của các trang thiết bị làm việc hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo,... Điều này giải thích tại sao khi ứng dụng công nghệ thông tin thì việc đầu tư các trang thiết bị là một tất yếu. Để đưa hiệu quả thông tin đạt mức tối ưu Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần có những biện pháp đẩy mạnh hoạt động của công tác này cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Bởi lẽ trong thời đại bùng nổ thông tin, ngoài những nguồn tài nguyên mà con người được biết, thông tin cũng là một nguốn lực quan trọng, nó hiện diện với vai trò chỉ đạo trong mọi sự phát triển. Đối với công tác quản trị, thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng mô hình quản lý, làm tiền đề cho việc hoạch định chính sách và ra các quyết định. Không những thế thông tin còn là công cụ mở rộng tiềm năng khai thác về các lĩnh vực chuyên sâu khác trong thời điểm hiện tại và tương lai. Thông tin là công cụ giảm nhẹ hoạt động của con người, thông tin tạo nên tri thức cho phép con người sáng tạo ra nhiều phương tiện phục vụ lợi ích của mình. Thêm vào đó, thông tin cũng giúp chúng ta nắm bắt được nhiều phương diện của cuộc sống . Nhưng để thông tin được truyền tải kịp thời thì đòi hỏi chúng ta phải có một công cụ đắc lực - đó chính là CNTT . Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay thì việc trang bị công cụ phục vụ cho công tác quản lý một cách tối tân, hiện đại nhất không phải là dễ dàng bởi vì nó đòi hỏi chúng ta phải có nguồn vốn dồi dào. Nhưng để quản lý được mọi mặt của một doanh nghịêp thì đòi hỏi doanh nghiệp đó phải được trang bị một số máy móc trang thiết bị công nghệ như sau: *Máy vi tính: Trong thời đại thông tin hiện nay việc trang bị các thiết bị- thành quả của khoa học công nghệ là một nhu cầu tất yếu. Các thiết bị này ra đời không nhằm mục đích tạo hiệu quả cho công việc của con người. Máy vi tính ra đời và dần chiếm được chỗ đứng trong công tác quản lý. Đây là loại thiết bị hiện đại cho phép làm nhiều loại công việc khác nhau, kết nối được nhiều người gián tiếp thông qua nó, không gặp phải những trở ngại về mặt địa lý, không gian... máy vi tính còn có tính năng tốc ký sẽ làm tăng hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản với những văn bản có nhiều từ ngữ dài và trùng lặp. Trong đó, những văn bản bằng tiếng anh, máy tính có thể tự động sửa chữa lỗi chính tả thay cho việc làm thủ công là kiểm tra bằng mắt thường, tốn rất nhiều thời gian và có những sai sót mà ta không để ý. Đối với công tác thông tin, máy vi tính là một trong những công cụ hữu hiệu nhất cho người làm công tác này. Để tăng hiệu quả hoạt động của công tác quản lý tại văn phòng, Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần xem xét để đi đến quyết định trang bị toàn bộ cho văn phòng; trang bị thêm máy vi tính cho các đơn vị, phòng ban; đặc biệt là việc thiết lập quan hệ giữa các phòng ban trong cơ quan. Trước mắt là thông qua hệ thông mạng(mạng nội bộ) và tiến tới nối mạng với đơn vị trực thuộc Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam . Đây là một việc làm hết sức cần thiết cho quá trình quản lý của đơn vị có thể thấy hiệu quả của việc ứng dụng các thiết bị này đem lại là vô cùng lớn. * Máy in văn bản: Các văn bản được tạo ra bằng máy vi tính sẽ chưa đem lại hiệu quả cao nhất nếu nó chỉ dừng lại ở mức độ hình ảnh điện tử được lưu trữ và hiển thị trên máy vi tính. Máy in văn bản là một phương tiện giúp cho việc biến những hình ảnh trong máy vi tính trở thành hình ảnh, số liệu được biểu diễn trên mặt giấy. Các văn bản được in thông qua máy in nối với máy vi tính sẽ có độ tương phản rõ nét, nét chữ được tạo ra đẹp hơn nhiều so với bản gốc mà máy đánh chữ tạo ra. Sử dụng máy in sẽ loại bỏ hoàn toàn các trang văn bản bị nhoè, bị lan màu như giấy cacbon (giấy than) làm cho văn bản thiếu tính hấp dẫn và thẩm mỹ. Máy in không chỉ phục vụ cho việc tạo ra văn bản qua máy vi tính, nó còn tạo ra khả năng in được những bảng biểu thống kê, sơ đồ mặt bằng, báo cáo tài chính... với tốc độ in như in văn bản thông thường. Điều này sẽ giúp cho văn phòng trong việc lập các báo cáo tổng kết định kỳ mà những báo cáo này có thể được trình bày với nội dung tổng hợp bao gồm bảng biểu, số liệu, chữ viết. * Máy sao chụp Máy photocopy đã được coi như một phần không thể thiếu trong công tác văn phòng, việc sử dụng chúng đã gia tăng nhanh chóng từ những thập niên 70 của thế kỷ này. loại máy này có xu hướng hoàn thiện cả về vật chất lẫn kích thước. Đối với hoạt động của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, việc này tạo ra hàng loạt các văn bản khác là những việc thường phải làm. điều này có thể thực hiện thông qua máy vi tính và máy in, song điều trở ngại là chi phí để tạo ra nhiều bản sao cho chất lượng như bản mẫu sẽ rất tốn. So sánh giữa việc nhân bản tài liệu của máy photocopy là ít hơn, thời gian tạo ra văn bản lại nhanh hơn, gần như tức thời. Do vậy tạo ra hàng loạt bản sao với số lượng lớn, chất lượng không thua kém máy in là bao nhiêu, nó sẽ trở thành một công việc đơn giản và có tính chuyên nghiệp hơn. mặt khác sẽ hạn chế được rò rỉ thông tin nếu như phải đem ra ngoài sao chụp. * Máy truyền văn bản Với đường dây điện thoại sắn có, ngoài khả năng kết hợp cho việc nối mạng máy vi tính, văn phòng có thể đấu nối thêm máy truyền văn bản- một loại máy cho phép gửi theo đường điện thoại công cộng tới bất kỳ địa chỉ nào cũng sử dụng máy này tiện lợi cho việc ký kết, thoả thuận (ví dụ: một hợp đồng) bao gồm có thể chuyển chữ ký của chủ thể. Như vậy, mặc dù chi phí viễn thông còn khá cao nhưng lại thực sự tiết kiện cho việc trả thù lao công tác và những chi phí khi phải cử cán bộ đi công tác. Nhà nước cần có những chính sách, văn bản cụ thể để tạo thuận lợi cho các cơ quan có thể đầu tư vào lĩnh vực công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của mình nhằm đạt hiệu quả cao.Nên chăng Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam có sự hỗ trợ về mặt vốn cho đơn vị trong việc đầu tư các công nghệ thiết bị tiên tiến vào hoạt động quản lý. 3.2.4- Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý Máy móc phương tiện dù có hiện đại và đem lại hiệu quả nhiều đến đâu cũng không thể thay thế hoàn toàn được con người, nó chỉ có tác dụng hỗ trợ tích cực cho quá trình làm việc của con người, con người quyết định đến hiệu quả của công việc. Công nghệ thông tin khác với các công cụ khác là không phải cứ có máy là dùng được có hiệu quả mà công nghệ thông tin là hoạt động trí tuệ nên muốn sử dụng phải có trí óc của con người. Việc áp dụng các thiết bị máy móc vào công tác quản lý văn phòng của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam sẽ chỉ đạt hiệu quả cao khi nó được kết hợp với việc đào tạo cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng khai thác tốt các thiết bị được trang bị. Nếu vấn đề này không được xem xét và tính toán cho phù hợp với điều kiện thực tế sẽ gây ra sự lãng phí và lệch lạc trong quá trình sử dụng. Công nghệ văn phòng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ giúp cho người quản trị văn phòng thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ. Trong một văn phòng hiện đại thì người cán bộ đòi hỏi ngày càng phải có những tiêu chuẩn cao hơn nữa về trình độ nghiệp vụ cũng như kỹ năng tin học, do vậy việc đào tạo cán bộ văn phòng của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hiện nay là hết sức cần thiết và kết quả của mục tiêu đào tạo phải dựa trên những yêu cầu sau: * Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. Cho cán bộ văn phòng của cơ quan đúng với khâu phân tích đánh giá và xử lý thông tin. Đây là khâu mở đầu quan trọng của công tác thông tin, nó là điều kiện quyết định dẫn tới kết quả của các báo cáo và văn bản khác nói chung trong việc trình bày nội dung, gía trị thông tin và mục đích của thông tin. Như vậy các khâu trên đòi hỏi công tác này phải có một trình tự công việc. Trình tự này bắt đầu từ khâu hình thành, nghĩa là việc nhận thức sơ bộ về vấn đề cần xây dựng. Đôi khi khâu này tỏ ra rất quan trọng, nó xuất hiện như một nhu cầu của con người, do vậy nó sẽ cần được đáp ứng sao cho thoả mãn, nghĩa là sẽ hướng việc tìm vào các thông tin theo lĩnh vực và yêu cầu của công việc xây dựng vấn đề đòi hỏi. Việc tìm kiếm thông tin phải diễn ra hoàn toàn theo hướng chủ động. Các nguồn khai thác phong phú sẽ tăng thêm giá trị của thông tin, giúp cho khâu đánh giá được khách quan, đồng thời kết quả cuối cùng được lập sẽ chặt chẽ rõ ràng thể hiện đuợc nhiệm vụ của người lập. Trong qúa trình hoạt động, các cán bộ làm công tác thông tin đã thực hiện tốt các trình tự tiến hành nhưng đôi khi vẫn còn tồn tại những sản phẩm chưa đạt kết quả cao cả về nội dung lẫn bố cục của thông tin. Lý do là tại đâu? Đó là do nghiệp vụ của một số cán bộ còn hạn chế, đặc biệt là các đơn vị trực thuộc. Thêm vào đó là việc chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, trên thực tế họ chỉ thực hiện cho đúng trách nhiệm được giao chứ chưa chú trọng lắm vào giá trị công việc. * Đào tạo trình độ soạn thảo văn bản Trong hoạt động quản lý,văn bản vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý được sử dụng ghi chép và truyền đạt thông tin, nó đưa ra quyết định đến người bị quản lý và ngược lại. Do vậy công tác soạn thảo phải tuân theo những nguyên tắc và quy trình chặt chẽ. Cần phải nhận thức rõ ràng rằng văn bản được coi là một loại thông tin quan trọng của quá trình quản lý nên cần phải tổ chức và xử lý trong cơ quan mình. Thực hiện công tác văn bản một cách đầy đủ chính là việc tính tới hiệu quả kinh tế và ý nghĩa khoa học. Do vậy cơ quan nên có sự đầu tư một cách đúng mức cho công tác văn bản trên hai mặt: Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật cần thiết nhằm tăng hiệu quả của công tác này. Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam nên có chính sách đào tạo thường xuyên đối với cán bộ làm công tác văn bản giúp cho cán bộ quản lý cũng như nhân viên nhận thức một cách đầy đủ nhất về công việc này, đồng thời xây dựng được ý thức luôn chú trọng vào công tác này. Hình thức đào tạo là tổ chức những lớp học ngắn hạn cho phép cán bộ tiếp xúc hàng ngày với văn bản cũng như công tác soạn thảo. Các kiến thức thu được qua những lớp học này sẽ đem lại những tác động nhanh chóng đối với hoạt động của công tác văn bản bởi lẽ những cán bộ được đào tạo sẽ được trực tiếp so sánh những kiến thức mới và kinh nghiệm của mình giữa thực tiễn và lý luận. Do đó sẽ có sự chọn lọc về kiến thức giúp cho hoạt động của công tác văn phòng có hiệu quả hơn. * Kiến thức về tin học Cán bộ làm công tác văn phòng ngoài những yêu cầu cần thiết phải có là năng lực và trình độ chuyên môn thì cần được trang bị những kiến thức nhất định về tin học, có khả năng làm chủ các thiết bị tin học, đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao. Ngoài ra cần có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, có tinh thần hiệp đồng phối hợp chặt chẽ vì công việc chung của công việc. Với việc ứng dụng các chương trình soạn thảo văn bản ngày càng phát triển và phổ biến trên máy vi tính cũng đòi hỏi nhân viên văn phòng nói chung và thư kí văn phòng nói riêng phải có trình độ tối thiểu về máy tính. Các kiến thức về tin học được sử dụng sẽ tạo ra một môi trường làm việc rộng hơn. Ví dụ: một nhân viên văn phòng có thể đảm trách cả việc soạn thảo, sửa in và nhân bản các văn bản. Khi những kiến thức tin học được trải qua thực tế hoạt động có thể nâng lên một tầm cao mới, giúp ích cho việc vận hành các thiết bị văn phòng có hiệu quả, khai thác triệt để được các tiềm năng mà khoa học mang lại. Như vậy người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kĩ năng, nghiệp vụ chuyên môn, cần trau dồi tri thức, kỹ năng, thói quen làm việc với máy tính. Người làm công tác quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc nơi đặt máy tính của họ. Họ phải dành nhiều thời gian để đánh đánh giá, phân tích từ nhiều nguồn. Nhờ CNTT, người làm công tác quản trị có thể khai thác các cơ sở dữ liệu trực tiếp từ các máy tính ở mạng nội bộ cũng như từ các cơ sở khác từ mạng bên ngoài với độ chính xác cao mà không phải thông qua các báo cáo trung gian. Bởi vậy cần trang bị cho người quản lý những kỹ năng, kỹ xảo về CNTT nhằm phân tích, đánh giá, xử lý thông tin một cách khoa học nhất. Thêm vào đó họ phải biết cách trao đổi chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc bàn bạc hội thảo qua mạng hoặc đưa thông tin qua mạng để công việc đạt kết quả tốt hơn. Muốn thực hiện công tác này một cách có hiệu quả, Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần tạo điều kiện cả về vật chất lẫn tinh thần cho các cán bộ trong cơ quan để họ có cơ hội tiếp xúc với tri thức hiện đại. Đồng thời tiến hành các công tác đào tạo cơ bản cho từng cán bộ nhân viên để giúp họ sử dụng máy vi tính thành thạo hơn. Trước tiên cần đào tạo cơ bản về tính năng, tác dụng của máy vi tính, sau đó tạo cho họ thói quen làm việc bằng máy vi tính. Chúng ta đều biết rằng văn phòng dù được trang bị hiện đại đến đâu xong tính hữu hiệu của công việc lại phụ thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên về nhân lực. Sự quan tâm đúng mức đến vấn đề nhân sự là một phương thức cải thiện hiệu quả nhất của hoạt động quản lý. Yêu cầu đặt ra là phải có người khai thác và sử dụng máy móc thiết bị mới hiện đại, phải giải quyết những đòi hỏi ngày càng phức tạp của công việc, cân bằng được chi phí bỏ ra và hiệu quả thu được trong quá trình làm việc. Để cho nghiệp vụ và trình độ của mọi cán bộ nhân viên nói chung và cán bộ quản lý nói riêng có thể theo kịp xu hướng phát triển không ngừng của thời đại thì trung tâm cần có những hướng giải quyết kịp thời phù hợp với điều kiện của mình. Ví dụ tổ chức các lớp học ngắn hạn về ngoại ngữ, về các kĩ năng khai thác máy móc thiết bị…Điều này là hoàn toàn có thể thực hiện được bởi vì nó không những mang lại những lợi ích trước mắt mà còn cả về lâu dài. Công tác đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên rõ ràng sẽ đem lại cho trung tâm nhiều lợi ích. Điều dễ nhận thấy nhất là hiệu suất lao động của mỗi người sẽ được cải thiện rất nhiều. Nâng cao nghiệp vụ sẽ mang lại lợi ích cho cơ quan bởi vì đối tác sẽ rất tin tưởng vào một cơ quan có đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn vững vàng. Tóm lại, nếu như coi giải pháp hiện đại hoá văn phòng bằng trang thiết bị hiện đại là một giải pháp trước mắt thì công tác đào tạo cán bộ lại có mục tiêu lâu dài hơn. Đây là điều đã được thực tế kiểm nghiệm, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất- yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động quản lý. Chú trọng công tác nhân sự sẽ tạo đà cho sự phát triển của cơ quan. Mặt khác nó còn là động cơ thúc đẩy mỗi cán bộ đối mặt với những thách thức trên con đường thăng tiến. 3.2.5-Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban Hiện nay, hệ thống trang thiết bị máy móc tại Trung tâm được trang bị khá hiện đại, dặc biệt ở các phòng ban quan trọng như: phòng kinh doanh, phòng tài chính…Tuy nhiên, đối với một số phòng ban thì việc trang bị máy móc thiếu sự đồng bộ, một số phòng ban lại có máy móc quá thừa thaĩ với những chức năng hiện đại gây ra sự lãng phí. Đặc biệt, có một số phòng ban máy vi tính được bật suốt trong giờ làm mà lại không có nguời sử dụng nên gây ra tốn kém chi phí, hại máy móc…Đây chính là một trong những vấn đề hiện còn tồn tại trong Trung tâm. Để giải quyết vấn đề này thì trung tâm cần tổ chức, sắp xếp lại hệ thống trang thiết bị nhằm hạn chế chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. 3.3- Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại Việt Nam 3.3.1-Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứng dụng Nước ta là một nước đang phát triển cho nên công nghệ thông tin mới chỉ được ứng dụng trong thời gian gần đây. Mặc dù vậy nó đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực , đặc biệt là trong quản lý, ngân hàng, hàng không , bưu diện, giáo dục đào tạo,…Tuy nhiên không phải chúng ta đã xây dựng được những phần mềm ấy mà chúng ta phần lớn là do chúng ta nhập khẩu từ nước ngoài. Hiện nay chúng ta mới chỉ xây dựng được rất ít phần mềm ứng dụng , mà đa phần là những phần mềm đơn giản. Bởi vậy việc xuất khẩu phần mềm ra nước ngoài là chưa thể thực hiện được, chúng ta chủ yếu chỉ nhập khẩu là chủ yếu. Nhưng để công tác nhập khẩu không gặp khó khăn cũng như không nhập khẩu các phần mềm có nội dung xấu thì nhà nước cần phải có những chính sách đúng đắn để quản lý việc này. 3.3.2- Đầu tư đào tạo chuyên gia về CNTT Việc phát triển ngành công nghiệp máy tính và những ứng dụng của máy vi tính ở Việt Nam hiện nay đã bắt đầu có thành tựu. Về phần cứng và dịch vụ ở Việt Nam nói chung chưa có nền công nghiệp sản xuất phần cứng máy tính, trừ một số cơ sở lắp ráp gia công một số bộ phận máy như màn hình, vỏ máy, bộ nguồn với quy mô nhỏ nhưng chúng ta đã tự sản xuất được một số phần mềm ứng dụng như phần mềm Vietkey, …để phù hợp với chúng ta. Tuy nhiên để công nghệ thông tin có thể sớm trở thành một trong những nghành công nghiệp mũi nhọn trong tương lai thì chúng ta cần phải đào tạo nhân tài ngay từ bây giờ , để những mầm non vi tính có thể trở thành những chuyên gia về vi tính trong tương lai. Trong những năm vừa qua nước ta đã tổ chức rất nhiều cuộc thi nhằm tìm ra những tài năng vi tính như : trí tuệ Việt Nam, lựa chọn tài năng games, …để đưa tham gia thi ở quốc tế .Có thể nói đó chính là một trong những chính sách để tìm ra tài năng và đưa đi đào tạo. Chúng ta hãy cùng hy vọng vào thế hệ trẻ Việt nam với những cố gắng không ngừng của họ trong tương lai chúng ta sẽ có một đội ngũ tri thức trẻ đầy nhiệt huyết với những trí tuệ rất Việt Nam này. 3.3.3- Đầu tư trang thiết bị, xây dựng phần mềm phù hợp với điều kiện nước ta Hiện nay nước ta ngoài việc sử dụng các phần mềm ứng dụng của nước ngoài như MS- DOS, Windows for work group và Windows NT Server của hãng Microsoft và các hệ thống Unix thì hiện nay ở Việt nam có một số công ty được thành lập chuyên về công tác xây dựng phần mềm phục vụ việc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như các công ty FPT, Lạc Việt ,… Các phần mềm ứng dụng ở nước ta hiện nay rất phong phú và đa dạng . Có thể kể ra đây một số phần mềm : Các phần mềm tự động hoá văn phòng: MS-Word, MS-Excel, Power Point… Các phần mềm chữ Việt: VNI.ABC,BKED… Các phần mềm đồ hoạ: Paint Brush, CorelDraw, Photoshop… Các phần mềm quản lý: Các chương trình quản lý nhân sự, kế toán… Các phần mềm phục vụ thiết kế, tự động hoá: Autocad, Designer… Các phần mềm phục vụ nghiên cứu, giáo dục đào tạo… Các phần mềm phục vụ truyền thông:SCOM, NIC… Các phần mềm phục vụ thống kê Các phần mềm riêng được xây dựng để phục vụ cho nhu cầu của từng đơn vị cụ thể.Các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay chúng ta sử dụng phổ biến nhất vẫn là họ FoxPro, Access và SQl-Server của hãng MicroSoft hay họ sản phẩm ORACLE của hãng ORACLE. Để có được các phần mềm trên các chuyên gia của chúng ta đẫ phải dày công cố gắng tìm tòi và nghiên cứu để có được. Nhưng để các chuyên gia tiếp tục các công trình của mình thì đòi hỏi nhà nước phải đầu tư kinh phí cũng như trang thiết bị cho họ để những phần mềm của chúng ta tiếp tục ra đời với tốc độ nhanh nhất và mang lại hiệu quả cao cho ngưòi sử dụng . 3.3.4- Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ Hiện nay tình trạng bùng nổ các trung tâm Internet là một dấu hiệu vui nhưng cũng không phải là hoàn toàn bởi vì xen lẫn vào trong những niềm vui ấy là những dấu hiệu xấu do một số đối tượng load những chương trình có nội dung phản động, đồi truỵ từ trên mạng xuống gây ra những tha hoá cho một bộ phận thanh thiếu niên mới lớn ở nứơc ta.Nhưng không phải hầu hết các chương trình ở trên mạng là những chương trình có nội dung xấu mà chúng cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho chúng ta. Đó là những kiến thức mới của các quốc gia cũng như những thông tin hay, bổ ích về cuộc sống mà sách vở không thể truyền tải kịp thời được. Do đó, để Internet là một phương tịên hữu hiệu cho chúng ta trong việc viết thư trao đổi tin tức truy cập thông tin,….thì nhà nước phải quản lý mạng LAN, WAN một cách chặt chẽ để tránh tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng ” .Tóm lại, để công nghệ thông tin trở thành một phương tiện hữu hịêu cho chúng ta thì nhà nước phải xây dựng được một hệ thống bảo mật cho những chương trình bí mật và quản lý chặt chẽ hơn nữa hệ thống mạng nội bộ quốc gia để công nghệ thông tin luôn là một phương tiện không thể thiếu được đối với mọi người. Kết luận Sự ra đời và phát triển của CNTT đã trở thành bằng chứng cho sự tiến bộ của nhân loại trong thế kỷ qua. Nhờ có những phương tiện hiện đại của CNTT mà con người chúng ta đã được giải phóng khỏi những khó khăn trong nhiều mặt của cuộc sống, đặc biệt là công việc quản lý vốn được coi là hết sức phức tạp. Việc đưa ứng dụng của CNTT vào lĩnh vực hoạt động quản trị trong các doanh nghiệp nói chung và trong Trung tân hội chợ triển lãm nói riêng- một loại hình doanh nghiệp có những nét đặc thù là một đề tài có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn hiện nay. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam em đã có thời gian để tìm hiểu về các mặt hoạt động của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động quản trị nhờ ứng dụng CNTT và em đã hoàn thành khoá luận này. Song đâylà một vấn đề có nội dung nghiên cứu khá rộng và có tính nghiẹp vụ sâu. do hạn chế về năng lực nhận thức, hạn hẹp về thời gian, do đó nội dung khoá luận của em mới chỉ dừng lại ở một số nhận thức lý luận . từ những nhận thức lý luận đó, em đã vận dụng vào việc phân tích và phân tích thực trạng việc ứng dụng CNTT vào một số hoạt động của TTHCTLVN , từ đó mạnh dạn đề xuất một số biện pháp ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị tại Trung tâm. Những ngày qua được sự chỉ bảo và hứơng dẫn tận tình của các cô chú, anh chị tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo PGS-TS Vũ Phán và cô giáo Thạc sỹ Vũ Thị Minh Hiền đã giúp em hoàn thành khoá luận này nhưng nội dung trình bày trong khoá luận chắc chắn còn nhiều thiếu sót em rất nhận được sự góp ý của các thầy cô để em có cơ hội nâng cao nhận thức về lĩnh vực này nhằm giúp ích khi em tốt nghiệp ra trường . Em xin chân thành cảm ơn. Danh mục tài liệu tham khảo - Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam 2003 - Những vấn đề cốt yếu của quản lý- Mike Harvey - Quản trị học căn bản- James Donelly, James L. Gibson - Quản trị học – Nguyễn Hải Sản - Quản lý thông tin và công nghệ- Nguyễn Khắc Khoa Danh mục từ viết tắt - CNTT: Công nghệ thông tin - TTHCTLVN: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam