Khóa luận Một số đề xuất tổ chức áp dụng KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ

do các kế toán viên của phần hành KTTC kiêm nhiệm – phương thức kết hợp. Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệt hay kết hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định. 1/ Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng mô hình KTQT Để xây dựng mô hình KTQT đem lại hiệu quả tốt nhất, Công ty phải dựa trên những nguyên tắc sau: - Không làm xáo trộn quá nhiều về mặt tổ chức hay phá vỡ hoàn toàn cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty mà phải dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của Công ty để sắp xếp, phân công, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung công việc cho hợp lý với yêu cầu mới, hoàn cảnh mới. - Phải đảm bảo cho bộ máy kế toán mới hoạt động, vận hành bao quát được tất cả nội dung của kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Phải đảm bảo lợi ích kinh tế nghĩa là lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra. - Mô hình phải đảm bảo được tính khả thi, tính thực tiễn đối với Công ty. 2/ Những yếu tố đặc trưng của Công ty ảnh hưởng đến công tác tổ chức KTQT tại đơn vị Xuất phát từ đối tượng phục vụ của KTQT là các nhà quản lý DN - Họ cần những thông tin phản ánh tình hình cụ thể tại DN để đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ( SX – KD ), cho nên công tác tổ chức KTQT tại mỗi DN sẽ có sự khác biệt chịu ảnh hưởng của đặc điểm sản xuất kinh doanh tại mỗi đơn vị. Vì vậy khi xây dựng mô hình tổ chức KTQT tại Công ty, nhà quản trị cần phải chú ý các đặc diểm sau của Công ty: - Công ty không đơn thuần là một DN thương mại và cũng không phải là một DN sản xuất mà là một DN Nhà nước vừa kinh doanh thương mại vừa tiến hành hoạt động sản xuất, lắp ráp. - Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước gồm nhiều chi nhánh, xí nghiệp, các cửa hàng, đại lý trực thuộc. Việc tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc nhằm đánh giá mức độ hoạt động cũng như xác định trách nhiệm của từng đơn vị là điều cần thiết. - Công ty kinh doanh nhiều loại mặt hàng cho nên việc tập hợp và phân bổ chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh là rất phức tạp. 3/ Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC Hiện nay có hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán đang được ứng dụng là mô hình kết hợp và mô hình riêng biệt. Với điều kiện của các DN Việt Nam và Công ty hiện nay thì việc lựa chọn mô hình kết hợp là phù hợp nhất vì sẽ tiết kiệm được nhân lực dẫn đến tiết kiệm được chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cho Công ty. Bên cạnh đó thì hiện nay hệ thống kế toán Việt Nam tuy chưa có những quy định cụ thể về KTQT nhưng cũng đã có những biểu hiện của KTQT như xây dựng các tài khoản chi tiết cấp 2,3, mở các sổ chi tiết. Công việc này là để thuận tiện cho quá trình quản lý DN. Vì vậy, có thể nói rằng, hệ thống KTTC tại các doanh nghiệp Việt Nam đã có sự kết hợp với kế toán quản trị nhưng đang ở quy mô nhỏ. Trên cơ sở đó thì việc triển khai mô hình KTQT kết hợp với KTTC sẽ có nhiều thuận lợi cho Công ty. Sơ đồ 6. Mối quan hệ chức năng và nhiệm vụ của mô hình kết hợp KTTC KTQT Ghi sổ KT tổng hợp và KT chi tiết Lập dự toán, phân tích, tư vấn dự án Lập BCTC Lập BCQT Xử lý số liệu tổng hợp Xử lý số liệu Chi tiết 4/ Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Để bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC đảm bảo hoàn thành tốt công việc của KTQT và KTTC thì Công ty nên áp dụng mô hình động, nghĩa là mỗi nhân viên sẽ không làm một công việc nhất định mà sẽ tham gia vào các tổ làm việc khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khác nhau trong kỳ. Bởi vì, một số công việc kế toán chỉ thực hiện vào những thời điểm nhất định, do đó nếu bố trì công việc hợp lý thì việc tham gia vào nhiều tổ xử lý công việc khác nhau sẽ giúp cho Công ty tận dụng được nhân công, tiết kiệm chi phí. Theo mô hình này, các bộ phận kế toán đảm nhận các phần hành KTTC và tương ứng với các phần hành KTTC nói trên thì sẽ bao gồm cả các phần hành KTQT. Các nhân viên kế toán từng phần hành vừa thực hiện các công việc của KTTC đồng thời cũng được giao nhiệm vụ KTQT liên quan đến phần hành đó. Đối với những trường hợp nhà quản trị yêu cầu các báo cáo KTQT liên quan đến nhiều phần hành thì đòi hỏi phải có sự tham gia của các kế toán viên đảm nhiệm các phần hành dó. Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có nhiều đơn vị trực thuộc, việc hạch toán ở đó độc lập với văn phòng Công ty nên để điều hành hoạt động SX - KD tại các đơn vị trực thuộc có hiệu quả thì ở các đơn vị này cũng phải tự xây dựng cho mình một mô hình KTQT phù hợp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở Công ty thì với điều kiện hiện nay, quá trình vận dụng KTQT bước đầu chỉ nên tập trung vào một số nội dung chủ yếu cần thiết. Công ty nên xây dựng bộ máy kế toán một cách đơn giản thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 7. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Tổ KT tổng hợp Tổ nghiên cứu dự án Kế toán trưởng Kế toán quản trị KT các đơn vị trực thuộc Kế toán tài chính Tổ KT Công nợ Tổ KT Thanh toán Tổ KT Mua, bán hàng Tổ Dự toán Tổ Phân tích đánh giá Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 5/ Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận Trong mô hình này, mỗi tổ sẽ có một tổ trưởng phụ trách và số lượng người tham gia vào tổ sẽ thay đổi tại các thời điểm khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. ¯ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán toàn Công ty, chỉ đạo hướng dẫn các nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kế toán và tư vấn các hoạt động quản trị cho hội đồng quản trị và ban giám đốc. ¯ Tổ kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sách tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kế toán. Công việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. ¯ Tổ kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp và các khoản phải thu, phải trả nội bộ . ¯ Tổ kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, TGNH, theo dõi, phản ánh tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, theo dõi thuế và các khoản phải nộp cho NSNN. ¯ Tổ kế toán mua hàng, bán hàng: Theo dõi, hạch toán tình hình mua hàng, nhập, xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, xác định doanh thu. ¯ Tổ dự toán: thực hiện các công việc: tập hợp chi phí, phân tích thành biến phí, định phí, lập các dự toán SX – KD. ¯ Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh, đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động từ đó đề xuất các phương án sửa đổi. ¯ Tổ nghiên cứu dự án: Có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi của các dự án đầu tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm mới TSCĐ, mở rộng kinh doanh… và đề xuất các giải pháp. 6/ Mối liên hệ cung cấp thông tin của KTQT a/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và KTTC Giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ mật thiết với nhau, thông tin ban đầu của KTQT do kế toán tài chính cung cấp. Dựa trên những thông tin này, KTQT xử lý số liệu bằng các phương pháp nghiệp vụ riêng để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị. - Tổ dự toán: Lấy thông tin từ các báo cáo thực hiện của kỳ trước và những thông tin khác do kế toán chi phí, kế toán doanh thu, kế toán tổng hợp,…cung cấp để làm cơ sở xây dựng các bảng dự toán cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty trong giai đoạn tiếp theo. - Tổ phân tích, đánh giá: Lấy thông tin về toàn bộ chi phí và kết quả thực hiện mà kế toán tài chính đã thu thập trong kỳ kinh doanh, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá hoạt động của Công ty trong kỳ qua và khả năng có thể đạt được trong tương lai. b/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT với các phòng ban KTQT thường xuyên sử dụng một khối lượng thông tin phong phú được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Bao gồm các thông tin thực tế xảy ra và các thông tin dự đoán của tương lai. Bên cạnh nguồn số liệu được cung cấp từ KTTC, KTQT cần phải xây dựng mối liên hệ thông tin với các phòng ban khác. Đây là mối liên hệ thông tin hai chiều được thể hiện: Bảng 17. MỐI QUAN HỆ GIỮA KTQT VỚI CÁC PHÒNG BAN KTQT Nhận thông tin Cung cấp thông tin Tổ dự toán Nhận các thông tin kế hoạch về số lượng hàng hoá, giá bán từ tổ thị trường phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, tình hình sản xuất từ các xí nghiệp… Cung cấp các dự toán cho các phòng ban làm căn cứ lập kế hoạch cụ thể tổ chức hoạt động. Tổ phân tích, đánh giá Nhận các báo cáo thực hiện của các bộ phận, sử dụng các phương pháp nghiệp vụ để tiến hành phân tích, đánh giá. Cung cấp thông tin kết quả phân tích, đánh giá cho các bộ phận kịp thời điều chỉnh. Tổ nghiên cứu dự án Nhận thông tin từ phòng kế hoạch, phòng thị trường, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và ban giám đốc về các dự án. Cung cấp thông tin phân tích các phương án khác nhau của các dự án. Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lập các mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báo cáo đột xuất khi có yêu cầu. II/ Tổ chức công tác KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ 1/ Nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại công ty Do hiện nay Công ty mới chỉ bắt đầu áp dụng KTQT nên công ty vẫn chưa tiến hành phân loại chi phí mà chỉ theo dõi chung cho các khoản mục chi phí. Vì vậy, theo em để việc áp dụng KTQT mang lại hiệu quả cao nhất Công ty cần phải tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. Trong quá trình kinh doanh có nhiều loại chi phí phát sinh nhưng có thể chia làm hai loại chính. Chi phí phát sinh tỷ lệ với khối lượng hàng tiêu thụ thì gọi là biến phí. Chi phí phát sinh cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng không thay đổi tỷ lệ với số lượng hàng bán ra gọi là định phí. Ngoài ra còn có chi phí hỗn hợp bao gồm biến phí và định phí. Với cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả kinh doanh như: đối với biến phí thì phương hướng chính là tiết kiệm tổng chi phí và chi phí cho một đơn vị hàng hoá. Còn đối với định phí thì cần phải phấn đấu nâng cao hiệu quả của chi phí trong hoạt động kinh doanh. Công ty có thể phân loại chi phí như sau: ( xem trang 54 ) Trong đó: - Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ là chi phí hỗn hợp vì: BHXH và BHYT được tính trên lương cơ bản nên xem là định phí, còn KPCĐ được tính trên lương thực trả nên xem là biến phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm tiền điện, nước, điện thoại. Là chi phí hỗn hợp vì trong giới hạn cho phép là định phí, khi vượt qua giới hạn thì là biến phí. - Chi phí tiền lương là chi phí hỗn hợp vì có bao gồm cả các khoản phụ cấp theo lương. Bảng 18. BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp CP tiền lương P Các khoản trích theo lương - BHXH, BHYT - KPCĐ P P P CP Khấu hao TSCĐ P CP Văn phòng phẩm P CP dịch vụ mua ngoài P CP lãi vay P CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản P Công tác phí P CP tiếp khách P CP quảng cáo, tiếp thị P Thuế môn bài, phí, lệ phí trước bạ P Bên cạnh đó, Công ty cũng cần tiến hành tổ chức chi tiết lại hệ thống tài khoản cho khoản mục chi phí như sau để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán: - Đối với chi phí bán hàng: Từ TK 641- chi phí bán hàng, Công ty nên sử dụng thêm các TK chi tiết cấp 2: + TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng. + TK 6412: Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6413: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. + TK 6414: Chi phí quảng cáo, tiếp thị. + TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6416: Chi phí văn phòng phẩm. + TK 6418: Chi phí bán hàng khác. - Đối với chi phí QLDN: Từ TK 642- Chi phí QLDN, chi tiết: + TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. + TK 6422: Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6423: Công tác phí. + TK 6424: Chi phí tiếp khách. + TK 6425: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6426: Chi phí văn phòng phẩm. + TK 6428: Chi phí quản lý khác. 2/ Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ Hiện nay, Công ty mở sổ theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán không phù hợp với công tác KTQT. Việc theo dõi doanh thu chỉ được thực hiện trên các sổ chi tiết phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và các sổ chi tiết liên quan cho nên việc tập hợp doanh thu theo từng nhóm hàng không khoa học, dễ thiếu sót. Hơn nữa, việc theo dõi GVHB chỉ được theo dõi trên “tờ kê chi tiết TK 156 xuất” và Thẻ kho, mà mỗi mặt hàng có nhiều Thẻ kho nên việc tổng hợp GVHB cho từng nhóm hàng hoá dễ dẫn đến sai sót. Vì vậy, để thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý, kế toán Công ty phải thiết lập lại sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết phải tiến hành sao cho dễ theo dõi, đảm bảo tính hiện thực của công tác kế toán nói chungvà kế toán quản trị nói riêng. Với những gì hiểu biết về lý luận và thực tiễn tại Công ty, theo em, có thể mở các sổ chi tiết sau: { Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bán Do công ty kinh doanh nhiều nhóm hàng nên để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán, công ty nên mở sổ theo dõi theo từng mặt hàng của từng nhóm hàng. Đối với giá vốn hàng bán bị trả lại cũng cần theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán để cho việc báo cáo GVHB vào một thời điểm bất kỳ được thuận tiện và khoa học hơn. Giá trị của GVHB bị trả lại thì sẽ được ghi số âm để dễ theo dõi và tổng hợp. Định kỳ, vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp GVHB chung theo từng nhóm hàng. Kết hợp với Bảng kê hàng bán bị trả lại mà công ty đã mở ( trang 35 ), công ty có thể tham khảo mẫu sổ sau: ( xem trang 56, 57 ) { Sổ theo dõi chi tiết doanh thu Cũng giống như giá vốn hàng bán, Công ty phải tiến hành theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng của từng nhóm, và mỗi mặt hàng được theo dõi trên một hay một số tờ sổ nhất định và được lập theo từng quý. Đối với các khoản giảm trừ doanh thu cũng cần phải được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết doanh thu để thuận tiện cho việc báo cáo doanh thu vào bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản lý yêu cầu. Định kỳ vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp doanh thu chung theo từng nhóm hàng. Sau đây là mẫu sổ mà công ty có thể tham khảo: ( xem trang 60, 61 ) { Sổ theo dõi chi tiết chi phí BH và QLDN Đối với sổ chi tiết chi phí BH &QLDN thì cùng với việc tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết ( xem trang 54, 55 ), công ty nên tổ chức lại sổ chi tiết theo tài khoản để dễ kiểm soát chi phí. ( Xem trang 62, 63 ) Hiện nay, Công ty không tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng mà chỉ phân bổ chi phí phát sinh chung cho cả nhóm. Điều này là không hợp lý vì sẽ không chỉ ra cho nhà quản trị thấy được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả và mặt hàng nào thì không để từ đó có phương hướng kinh doanh cụ thể cho từng mặt hàng trong nhóm để đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Vì vậy, ngoài quá trình phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng ( trang 39 ), Công ty cần phải tiến hành phân bổ chi phí cụ thể cho từng mặt hàng trong từng nhóm để xác định được mức độ đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng doanh thu và mức độ đóng góp của từng mặt hàng vào doanh thu tiêu thụ của nhóm. Chi phí BH và QLDN được phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng hóa tiêu thụ như sau: CPBH (CPQLDN) CPBH (CPQLDN) phân bổ cho nhóm hàng Số lượng phân bổ cho từng tiêu thụ mặt hàng Tổng số lượng tiêu thụ của nhóm hàng từng loại Trong quý I/2007, chi phí phân bổ cho mặt hàng xe máy là: Tổng chi phí bán hàng là 1.906.861.473 đ, tổng chi phí quản lý DN là 849.063.365 tương ứng với tổng số lượng xe tiêu thụ là 737 xe. Hiện tại,công ty kinh doanh các mặt hàng xe máy sau: Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Noval 110, Sunny, Halley, Union 150. Vậy: - Chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng xe máy như sau: 1.906.861.473 Xe Deahan Smart 146 377.750.034 đ 737 1.906.861.473 Xe Deahan Super 289 747.738.081 đ 737 Tương tự với các mặt hàng còn lại. Chi phí quản lý DN phân bổ cho từng mặt hàng xe máy như sau: 849.063.365 Xe Deahan Smart 146 168.199.798 đ 737 849.063.365 Xe Deahan Super 289 332.943.436 đ 12.008.700.000 Tương tự với các mặt hàng xe máy khác. Từ các kết quả trên, ta có kết quả tiêu thụ chi tiết của nhóm hàng xe máy như sau: ( xem trang 64 ) Qua bảng kết quả tiêu thụ quý I/2007 của nhóm hàng xe máy ta thấy, tổng lợi nhuận của nhóm hàng này trong quý I là + 438.114.204 đ. Trong đó, 3 mặt hàng xe Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Nova 110 là kinh doanh có lãi. Đồng thời, để phục vụ cho công tác phân tích, kiểm soát chi phí của KTQT, đồng thời để tin nhanh cho nhà quản trị thì cùng với quá trình tổng hợp chi phí BH và QLDN vào sổ cái, hàng tháng kế toán tổng hợp cũng phải đồng thời tổng hợp số liệu cho hai khoản mục chi phí này theo từng yếu tố chi phí phát sinh để lập báo cáo nhanh cho lãnh đạo Công ty về tình hình doanh thu, chi phí cuối mỗi tháng. Do đó, để phục vụ thông tin một cách có hiệu quả, ngoài sổ kế toán chi tiết chi phí BH và QLDN mà công ty đã lập, kế toán có thể lập thêm bản báo cáo nhanh như sau ( xem trang 65 ) Bảng 26. BÁO CÁO NHANH CHI PHÍ Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 STT Diễn giải Số tiền Biến phí Định phí Hỗn hợp I. 1. 2. 3. …… Chi phí BH Vận chuyển bốc vác Khác ………………. 201.450.000 201.450.000 37.019.000 37.019.000 117.853.600 Tổng 1.906.861.043 438.286.900 1.350.720.543 117.853.600 II. 1. 2. 3. Chi phí QLDN Văn phòng phẩm Điện nước Khác ………………. 21.500.000 21.500.000 48.600.378 48.600.378 172.947.238 172.947.238 Tổng 849.063.365 194.945.000 481.171.127 172.947.238 TỔNG 2.755.924.408 633.231.900 1.831.891.670 290.800.838 3/ Xây dựng các dự toán kinh doanh Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các DN phải luôn thể hiện tính chủ của mình nếu muốn tồn tại và phát triển. Tính tự chủ của DN thể hiên qua các mặt của quá trình quản lý: từ khâu lập dự toán đến công tác lãnh đạo, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định. Trong đó, công tác lập dự toán sẽ giúp công ty hướng đến mục tiêu chung trên cơ sở kết hợp tốt nhất các nguồn lực và là cơ sở cho công tác kiểm soát, đánh giá,nâng cao tính chủ động của đơn vị trong hoạt động kinh doanh. Dự toán được lập trên cơ sở từng bộ phận theo các trung tâm trách nhiệm, tức là đi từ cấp thấp đến cấp cao hơn, qua đó hình thành luồng thông tin trong phạm vi toàn công ty. Đối với một DN kinh doanh hàng hoá công nghiệp thì thông thường báo cáo dự toán rất cụ thể, dễ làm, không đòi hỏi phải có những đặc điểm riêng như một số ngành mang tính chất đặc thù khác. Các số liệu dự toán cần phải được xây dựng theo từng mặt hàng và tổng hợp cho từng nhóm hàng đồng thời phải đảm bảo tính khả thi và tính kiểm soát. Không chỉ có bộ phận KTQT làm công việc lâp dự toán mà quá trình lập dự toán là sự tham gia và phối hợp tất cả các bộ phận trong đơn vị. Dự toán là chức năng không thể thiếu được đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Trong KTQT, dự toán thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của công ty , của từng bộ phận, đồng thời còn là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát cũng như ra quyết định trong công ty. Do vậy, dự toán phải được xây dựng cho toàn công ty và cho từng bộ phận cũng như cho từng nhóm hàng và mặt hàng trong công ty. Việc lập các dự toán kinh doanh là việc làm rất quan trọng, vì dựa trên các dự toán này thì Công ty sẽ có các quyết dịnh phù hợp, có phương án kinh doanh cụ thể dể đem lại hiệu quả cao nhất trong khi chi phí bỏ ra là thấp nhất, tránh bị lãng phí. Tuy nhiên , Công ty chưa chú trọng đến khâu lập kế hoạch này lắm. Việc lập kế hoạch của Công ty mới chỉ mang tính tổng quát chứ chưa đi sâu cụ thể vào trong các khâu của quá trình tiêu thụ. Vì vậy, theo em Công ty cần phải tổ chức xây dựng các dự toán sau: a/ Dự toán tiêu thụ Đây là dự toán đầu tiên, dự toán nền tảng cho quá trình dự toán tổng thể. Dự toán tiêu thụ được lập dựa vào công tác dự báo tình hình tiêu thụ. Vì vậy, dự báo này là khâu then chốt trong quá trình xây dựng dự báo tổng thể. Dự toán này sẽ làm cơ sở để lập các dự toán tiếp theo, vì vậy nếu lập dự toán tiêu thụ không chính xác thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán tổng thể. Trong dự toán này cần phải trình bày số lượng hàng hoá tiêu thụ ở từng kỳ cũng như đơn giá bán của hàng hoá, từ đó xác định được doanh thu ở từng kỳ. Ngoài ra, để phục vụ cho việc lập dự toán tiền thì trong bảng dự toán này Công ty cần phải trình bày lượng tiền thu được ở từng kỳ từ hoạt động bán hàng. Khi lập dự toán tiêu thụ, Công ty cần phải dựa vào: Số liệu của các năm đã qua. Chính sách bán hàng của Công ty. Đối thủ cạnh tranh. Dự kiến những biến động tự nhiên, kinh tế, chính trị, xã hội… Thu nhập của nhười tiêu dùng. Chính sách, chế độ của Nhà nước. Hiện nay, Công ty kinh doanh đa dạng với nhiều loại hàng hoá khác nhhau, trên cơ sở đặc điểm kinh doanh của các nhóm hàng, Công ty tiến hành lập dự toán cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng và tổng cho toàn công ty. Điều này giúp cho công ty dễ dàng kiểm soát, thực hiện, kiểm tra quá trình kinh doanh của từng mặt hàng để đưa ra các phương hướng kinh doanh phù hợp nhất cho từng mặt hàng. Để có cơ sở cho việc ra quyết định về giá bán, doanh thu tiêu thụ hợp lý của từng mặt hàng khi quy mô hoạt động thay đổi thì công ty cần phải lập dự toán linh hoạt cho các hoạt động này. Vì doanh thu chủ yếu của công ty là từ hình thức bán theo hợp đồng nên số liệu cung cấp trong việc lập dự toán là căn cứ vào các hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hoá sẽ ký kết trong kỳ tới. Vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của văn phòng công ty là mặt hàng xe máy nên em sẽ lấy mặt hàng này để lập các dự toán. Bảng dự toán tiêu thụ sau đây ( trang 68 ) được lập dựa trên: Kế hoạch số lượng tiêu thụ năm 2007 mà công ty đã lập. ( trang 44 ) Chính sách bán hàng của công ty trong những năm qua: Vì công ty chủ yếu kinh doanh qua hình thức bán theo hợp đồng nên khách hàng là các công ty, đạil ý thường mua hàng với số lượng lớn nên không thể thu hết tiền hàng ngay được mà phải cho khách hàng nợ theo một tỷ lệ nhất định. Đối với những khách hàng lớn, nhằm xây dựng mối quan hệ lâu dài bền vững công ty áp dụng chính sách bán hàng linh hoạt tuỳ thuộc vào từng tình huống cụ thể mà hai bên thoả thuận. Nhưng nhìn chung công ty áp dựng chính sách bán hàng: bán hàng thu tiền ngay 90%, 10% còn lại thu hết ở kỳ kế tiếp. Số dư công nợ của nhóm hàng xe máy cuối năm 2006: 1.869.550.000 đ. b/ Dự toán tồn kho cuối kỳ Hiện nay , công ty không lập dự toán tồn kho cho nên có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn trong kho quá nhiều dẫn đến vốn kinh doanh bị chiếm dụng tại khâu này làm giảm hiệu quả kinh doanh và phát sinh các chi phí liên quan( bảo quản…) hoặc hàng tồn trong kho quá ít dẫn đến không đủ đáp ứng nhu cầu đột xuất của khách khi có những biến động xảy ra. Vì vậy, để tránh xảy ra các tình trạng trên , Công ty cần phải lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ. Đây cũng là tiền đề dể Công ty lập dự toán sản xuất và mua hàng. Việc lập dự toán tồn kho cuối kỳ nhằm xác định được giá trị của hàng hoá vào cuối kỳ để phục vụ cho yêu cầu quản lý và đồng thời để trình bày chúng trên Bảng Cân đối kế toán. Căn cứ vào tình hình tiêu thụ và khả năng sản xuất lắp ráp của xí nghiệp lắp ráp trong các năm qua , theo em công ty có thể dự toán hàng tồn cuối kỳ khoảng 20% số lượng tiêu thụ dự kiến trong kỳ. Sau đây là bảng dự toán tồn kho của nhóm hàng xe máy năm 2007. ( Xem trang 70 ) Trong đó: Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ là chỉ tiêu thời điểm nên không thể cộng dồn cho cả năm. Vì vây, số lượng và giá trị tồn cả năm chính là của quý 4. c/ Dự toán mua hàng Tuy tại Công ty không tiến hành sản xuất, lắp ráp mà công việc này là do các xí nghiệp trực thuộc làm nhưng vì các xí nghiệp này sản xuất ra được bao nhiêu sản phẩm thì đều bán cho Công ty dưới hình thức bán nội bộ nên để Công ty chủ động trong quá trình tiêu thụ - vì liên quan đến các dự toán tiêu thụ, dự toán tồn kho của công ty cho nên sau khi lập dự toán mua hàng công ty gửi bảng dự toán này cho xí nghiệp trực thuộc. Còn tại các xí nghiệp đó thì dựa trên bảng dự toán sản xuất mà Công ty đã lập, các xí nghiệp phải tự lập các bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung…để cho hoạt động sản xuất tại đó đạt kết quả tốt nhất. Bảng dự toán này được lập dựa trên: Bảng dự toán tiêu thụ. Chính sách tồn kho của công ty. - Báo cáo tồn kho cuối năm 2006. Sau đây là bảng dự toán mua hàng của nhóm hàng xe máy năm 2007. ( trang 71 ). Trong đó: số lượng hàng tồn cuối năm 2006 của nhóm hàng xe máy là 98 xe. Bảng 28. BẢNG DỰ TOÁN TỒN KHO CUỐI KỲ Năm 2007 - Nhóm hàng: Xemáy Mặt hàng Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm Deahan Smart 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 26 22 28 30 30 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 20,5 20,5 20,5 20,5 20,5 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 533 451 574 615 615 Deahan Super 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 50 38 40 42 42 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 7,15 7,15 7,15 7,15 7,15 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 375,5 217,7 286 300,3 300,3 Deahan Nova110 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 20 16 18 20 20 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 8,5 8,5 8,5 8,5 8,5 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 170 136 153 170 170 Sunny 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 19 14 14 16 16 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 16,7 16,7 16,7 16,7 16,7 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 317,3 233,8 233,8 267,2 267,2 Halley 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 16 10 14 20 20 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 6,2 6,2 6,2 6,2 6,2 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 99,2 62 86,8 124 124 Union 1. Số lượng tồn kho ( Chiếc ) 10 3 4 6 6 2.Giá vốn đơn vị ( Trđ ) 12,93 12,93 12,93 12,93 12,93 3. Giá trị tồn kho ( Trđ ) 129,3 38,79 51,72 77,58 77,58 Bảng 29. DỰ TOÁN MUA HÀNG Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1.Số lượng Tiêu thụ dự kiến 705 515 590 670 2.480 2.Số lượng tồn kho cuối kỳ 106 77 89 100 372 3. Tổng nhu cầu ( 3 = 1+2 ) 811 592 679 770 2.850 4. Số lượng tồn kho đầu kỳ 98 106 77 89 370 5. Số lượng cần mua ( 5 = 3 – 4 ) 713 486 602 681 2.482 d/ Dự toán chi phí kinh doanh Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nhân tố cần dược bù đắp bằng doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Do đó, những khoản chi phí này càng tiết kiệm bao nhiêu thì lợi nhuận của nhà máy tăng lên bấy nhiêu. Hay nói cách khác, giữa doanh thu và chi phí có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, chi phí cao thì lợi nhuận thấp và ngược lại. Chính vì vậy cho dù là loại hình doanh nghiệp nào thì cũng đều mong muốn tiết kiệm được chi phí bỏ ra. Tiết kiệm ở đây có nghĩa là không lãng phí những khoản chi phí không cần thiết chứ không phải là cắt giảm các khoản chi phí làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí thì những khoản chi phí này cần phải được xem xét một cách chi tiết cũng như mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố để lập kế hoạch chi phí kinh doanh và theo dõi thực tế so với kế hoạch từ đó đưa ra các biện pháp quản lý chi phí một cách tốt nhất. Thế nhưng, hiện nay công ty chưa lập kế hoạch tổng thể cũng như chi tiết cho hai khoản mục chi phí này. Vì vậy, để kiểm soát tốt hai khoản chi phí này, công ty cần phải lập kế hoạch chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp một cách cụ thể theo từng yếu tố chi phí. Dự toán chi phí kinh doanh là bảng dự toán mà việc lập rất khó chính xác. Thông thường kế hoạch chi phí này được lập trên cơ sở số liệu của các năm trước và theo nhận định của nhà quản lý. Do đó, tỷ lệ sai lệch so với thực tế có thể lớn. Để lập dự toán này gần với thực tế hơn thì tổ dự toán phải tiến hành xây dựng dự toán theo cách phân loại chi phí thành biến phí BH, QLDN và định phí BH, QLDN. Với cách lập này phần biến phí được xác định chính xác nên chi phí dự toán sẽ gần sát với thực tế. - Đối với biến phí BH và QLDN thì bộ phận lập dự toán phải xác định được tiêu thức phân bổ hợp lý để từ đó xác định được đơn giá phân bổ biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp phù hợp. - Đối với định phí BH và QLDN thì do có tính chất ổn định nên tổ dự toán phải dựa vào số liệu thống kê của những kỳ đã qua để phục vụ cho dự toán. - Để phục vụ cho việc lập dự toán tiền mặt thì trong bảng dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cần phải phản ánh lượng tiền phải chi ra có liên quan đến các nội dung của chi phí này . tổ lập dự toán cần lưu ý loại trừ các khoản chi phí không bằng tiền như chi phí khấu hao tài sản cố định…. Sau đây là bảng dự toán chi phí BH và QLDN năm 2007 của nhóm hàng xe máy. ( trang 73 ) Do biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có mối quan hệ tỷ lệ thuận vơi số lượng hàng hóa tiêu thụ, vì vậy công ty nên chọn tiêu thức phân bổ biến phí BH và QLDN là chỉ tiêu số lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Theo đó, mỗi xe bán ra được phân bổ 800.000 đ. Căn cứ vào số liệu trong những năm qua của mặt hàng xe máy , ta có: Định phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp dự kiến từng quý như sau: - Quý I : 1692 triệu. - Quý II : 1235 triệu. - Quý III : 1375 triệu. - Quý IV : 1501 triệu. Trong đó , chi phí khấu hao TSCĐ từng quý là 381 triệu. Bảng 30. BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ BH & QLDN Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1. Số lượng tiêu thụ ( Chiếc ) 705 515 590 670 2.480 2. Đơn giá Phân bổ BP ( Trđ ) 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 3. Tổng biến phí (Trđ ) ( 3 = 1x2 ) 564 412 472 536 1.984 4. Định phí ( Trđ ) 1.692 1.235 1.375 1.501 5.803 5. Tổng CP BH&QLDN ( 5 = 3 + 4 ) 2.256 1.647 1.847 2.037 7.787 6. Khấu hao TSCĐ ( Trđ ) 381 381 381 381 1.254 7. Tổng chi phí bằng tiền ( 7 = 5 – 6 ) 1.875 1.266 1.466 1.656 6.263 e/ Dự toán kết quả tiêu thụ Bảng dự toán này sẽ gúp cho nhà quản lý biết được lợi nhuận dự kiến mà Công ty có thể đạt được trong kỳ. Việc lập dự toán kết quả tiêu thụ có thể được lập theo chức năng của chi phí hoặc theo cách ứng xử của chi phí. Tuy nhiên, Công ty nên lập theo cách ứng xử của chi phí vì theo cách này có thể nhận biết được rõ lợi nhuận tăng lên hay giảm xuống là do yếu tố nào và ở mức doanh thu nào thì đạt được lợi nhuận mong muốn. Hiện nay công ty dự doán các khoản giảm trừ doanh thu là 3% tổng doanh thu trong kỳ. Bảng 31. DỰ TOÁN KẾT QUẢ TIÊU THỤ NĂM 2007 Nhóm hàng: Xe máy Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1. Doanh thu ( Trđ ) 11.385 8.267 9.619 10.950 40.221 2. CKGT doanh thu ( Trđ ) ( 2 = 1x 3% ) 341,55 248,01 288,57 328,5 1.206,63 3. Doanh thu thuần ( Trđ ) ( 3 = 1- 2 ) 11.043,45 8.018,99 9.330,43 10.621,5 39.014,37 4. Tổng biến phí - Biến phí giá vốn - Biến phí BH và QLDN 8.595,5 6.378,45 7.398,6 8.306,4 30.678,95 8.031,5 5.966,45 6.926,6 7.770,4 28.694,95 564 412 472 536 1.984 5. Số dư đảm phí ( Trđ ) ( 5 = 3 – 4 ) 2.447,95 1.640,54 1.931,83 2.315,1 8.335,42 6. Tổng định phí ( Trđ ) 1.692 1.235 1.375 1.501 5.803 7. Lợi nhuận ( Trđ ) ( 5 = 3 – 4 ) 755,95 405,54 556,83 .814,1 2.532,42 8. Thuế TNDN ( Trđ ) 211,666 113,5512 155,9124 227,948 709,0776 9. Lợi nhuận sau thuế ( trđ ) ( 9 = 7 – 8 ) 544.284 291,9888 400,9176 586,152 1.823,3424 4/ Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT doanh thu và kết quả tiêu thụ Báo cáo tài chính là báo cáo không thể thiếu và được lập theo quy định của Bộ tài chính, chủ yếu cung cấp thông tin cho những đối tượng bên ngoài Công ty. Khác với báo cáo tài chính, báo cáo KTQT đặt trọng tâm cho tương lai, quan tâm nhiều đến tính linh hoạt kịp thời hơn là độ chính xác, phục vụ cho quá trình quản trị Công ty. Thế nhưng, Việc lập báo cáo tại Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ mới chỉ dừng lại ở báo cáo tài chính chứ chưa đáp ứng được yêu cầu của báo cáo KTQT. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, theo em ngoài các báo cáo tài chính đã lập Công ty cần lập thêm các báo cáo sau: a/ Báo cáo doanh thu tiêu thụ Để nhận biết được xu hướng nhu cầu tiêu dùng cho từng nhóm hàng, từng khách hàng, từ đó có chính sách mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất sản phẩm nào cũng như có những chính sách ưu đãi đối với những khách hàng thân thiết  ( có tỷ trọng cao trong tổng khách hàng ) nhằm thiết lập mối quan hệ gần gũi và bền vững đối với các khách hàng này. Kế toán Công ty có thể tổ chức báo cáo doanh thu tiêu thụ theo từng nhóm sản phẩm kết hợp với theo từng khách hàng cho từng quý. Báo cáo có dạng: ( xem trang 76 ) Theo đó, nhà quản lý có thể theo dõi chi tiết mức đóng góp của từng mặt hàng vào tổng doanh thu hàng tháng, đồng thời biết được loại hàng nào đang được ưa chuộng trên thị trường để có chính sách đầu tư thoả đáng cho kỳ hoạt động tiếp theo. Bên cạnh đó, Công ty cũng biết được ai là những khách hàng lớn, khách hàng thường xuyên của mình để từ đó có chính sách tín dụng cụ thể đối với từng khách hàng như gia hạn thêm thời hạn thanh toán, tăng % chiết khấu thương mại…Qua bảng báo cáo trên, ta thấy hai mặt hàng xe máy Deahan Smart và Deahan Super chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của nhóm hàng. Tuy nhiên, không thể chỉ dựa vào bảng báo cáo này mà nhận định là hai mặt hàng này có khả năng sinh lời cao nhất và các mặt hàng còn lại khả năng sinh lời thấp. Để đưa ra nhận định chính xác nhất thì các nhà quản lý tiếp tục thực hiện các công việc sau đây. b/ Báo cáo kết quả tiêu thụ Để cung cấp thông tin về kết quả tiêu thụ, kế toán quản trị nên lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo số dư đảm phí. Với dạng báo cáo này, chi phí kinh doanh được phân loại theo yếu tố biến phí và định phí, nhà quản lý Công ty sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí để lập báo cáo thể hiện được mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận tiêu thụ. Qua đó có thể dự đoán được lợi nhuận đạt được ứng với các mức tiêu thụ khác nhau. Tuy nhiên, tại Công ty chỉ theo dõi chi phí chung cho từng bộ phận và từng nhóm hàng chứ chưa phân loại chi phí thành biến phí và định phí, vì vậy, để lập được báo cáo này Công ty phải tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử và căn cứ vào chứng từ, sổ chi tiết phân chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cần phân bổ cho từng nhóm hàng. Việc phân loại chi phí được tiến hành ở mục “nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại Công ty” còn tiêu thức phân bổ chi phí chính là số lượng tiêu thụ của các mặt hàng như đã nói ở trên. Trên cơ sở phân loại chi phí như vậy và những thông tin về doanh thu và giá vốn hàng bán, kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả tiêu thụ theo số dư đảm phí để cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh. ( xem trang 77 ). 5/ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ Tổ chức công tác phân tích tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là việc lựa chọn các chỉ tiêu, các phương pháp phân tích phù hợp làm cơ sở cho công tác phân tích thực sự có ý nghĩa. Tuy nhiên, với việc tổ chức kế toán như hiện nay ở Công ty thì công tác này chưa được quan tâm đúng mức và chưa thực sự có ý nghĩa Sau khi kết thúc một kỳ hoạt động SX- KD, công tác phân tích tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, lợi nhuận là việc làm thường xuyên của KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nhằm dánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua từ đó đưa ra các giải pháp, mục tiêu cho kỳ hoạt động tiếp theo. Công ty có thể tiến hành phân tích khái quát tình hình tiêu thụ thông qua bảng phân tích sau: ( xem trang 80 ). Qua bảng phân tích này Công ty có thể biết được là mặt hàng nào hoàn thành, vượt kế hoạch và mặt hàng nào không hoàn thành kế hoạch. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân để tiếp tục phát huy thế mạnh của các mặt hàng được tiêu thụ nhiều và có biện pháp khắc phục đối với các mặt hàng không hoàn thành kế hoạch. Trong quý I/2007, nhóm hàng xe máy hoàn thành vượt mức kế hoạch 5,48%. Trong đó, 3 mặt hàng xe Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Nova 110 là hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra tương ứng với 12,31%, 15,6% và 18%. Công ty cần phải tiếp tục cải thiện, nâng cao, mở rộng với các mặt hàng trên. Còn 3 mặt hàng xe Sunny, Halley, Union 100 không hoàn thành kế hoạch đặt ra.Đặc biệt là loại xe Halley chỉ hoàn thành có 71,25%. Nhà quản lý cần phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao mà các mặt hàng này không hoàn thành kế hoạch đặt ra. Một câu hỏi đặt ra là: Vậy đối với những mặt hàng mà có lợi nhuận âm thì công ty có nên tiếp tục kinh doanh nữa hay không? Để trả lời câu hỏi này, công ty nên lập thêm bảng phân tích theo số dư đảm phí. ( xem trang 81 ) Từ bảng phân tích này nhà quản trị sẽ có cái nhìn chính xác hơn về khả năng sinh lời của các mặt hàng trong từng nhóm hàng. Mặt hàng nào có số dư đảm phí , tỷ lệ SDĐP cao thì có nghĩa là mặt hàng đó có khả năng sinh lời cao. Từ đó nhà quản lý sẽ chú trọng tăng doanh thu của loại nào có khả năng sinh lời cao hơn trên tổng doanh thu của nhóm hàng đó. Tỷ lệ Số dư đảm phí (SDĐP) là chỉ tiêu phản ánh quan hệ so sánh giữa tổng SDĐP với tổng doanh thu. Việc sử dụng tỷ lệ SDĐP vào quá trình phân tích là rất có ích cho nhà quản trị vì chỉ tiêu này phản ánh SDĐP sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi có sự biến động trong doanh thu. Qua bảng phân tích trên ta thấy, trong quý I/2007, nhóm hàng xe máy có tỷ lệ số dư đảm phí là 21,69 %. Điều này có nghĩa là trong 100 đồng doanh thu thì có 21,69 đồng SDĐP. Vì vậy, nhóm hàng xe máy là nhóm có khả năng sinh lời khá cao. Cụ thể: trong nhóm hàng này có 3 mặt hàng xe máy có khả năng sinh lời cao nhất là: xe Deahan nova 110, xe Deahan Super, xe Halley với tỷ lệ SDĐP tương ứng là 30,13%, 29,36%, 26,69% vượt xa các mặt hàng còn lại. Như vậy, tuy mặt hàng xe máy Halley tuy có lợi nhuận âm nhưng đây lại là mặt hàng có khả năng sinh lời khá cao trong nhóm hàng. Công ty cần phải chú trọng kiểm tra tìm hiểu nguyên nhân lý do vì sao trong quý này mặt hàng xe Halley kinh doanh bị lỗ? Do số lượng tiêu thụ thấp, do chi phí phát sinh nhiều….để thiết lập lại quá trình tổ chức kinh doanh của mặt hàng này để khai thác được tối đa tiềm năng của mặt hàng. BẢNG BIỂU CÁC TRANG TRỐNG BẢNG TRANG 35 Bảng 9. BẢNG KÊ HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Quý I/2007 Nhóm hàng: xe máy. Mã hàng: XEMAY Văn phòng công ty. Đvt: đồng Chứng từ Tên KH Mặt hàng Mã hh ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số ngày 001- T 06/03 Cty TNHH Hoàn phước Deahan Super SIIHC0 Chiếc 2 12.500.000 37.500.000 002- T 14/03 Cty TNHH Mỹ Hưng Deahan Smart SMHK0 Chiếc 2 26.500.000 53.000.000 003- T 17/03 TT KD XNK hàng điện máy Deahan Super SIIHC0 Chiếc 1 12.500.000 12.500.000 Tổng 5 103.000.000 BẢNG TRANG 56 Bảng 19. SỔ THEO DÕI CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Mặt hàng: Xe Deahan Smart Mã hàng: SMHK0 Quý I/2007 Giá vốn đơn vị: 20.500.000 đ Chứng từ Diễn giải Tk số lượng Thành tiền ( đ ) Số Ngày Nợ Có Bán trả lại 65134 01/01 Bán cho cty TNHH Mỹ Hưng 632 156 14 287.000.000 65162 01/01 Bán cho cty TNHH Bắc Sơn 632 156 5 102.500.000 65163 01/01 Bán lẻ 632 156 1 20.500.000 …………………………. 041-T 09/03 Cty TNHH Mỹ Hưng trả lại xe 156 632 2 ( 41.000.000 ) 84372 09/03 Bán cho DNTN Nam Hải 632 156 37 758.000.000 …………………………… Tổng 148 2 2.993.000.000 BẢNG TRANG 57 Bảng 20. SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 STT Mặt hàng Mã HH Số lượng Thành tiền Bán Trả lại Tiêu thụ 1 Xe Deahan Smart SMHK0 148 2 146 2.993.000.000 2 Xe Deahan Super SIIHCO 292 3 289 2.066.350.000 3 Xe Deahan Noval 110 NO-110 118 0 118 1.003.000.000 4 Xe Sunny SU0 89 0 89 1.566.400.000 5 Xe Antic 125 HL0 57 0 57 359.600.000 6 Xe Union 150 U100 38 0 38 491.340.000 Tổng 742 5 737 8.479.690.000  BẢNG TRANG 60 Bảng 21. SỔ THEO DÕI CHI TIẾT DOANH THU Mặt hàng: Xe Deahan Smart Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 Chứng từ Diễn giải TK Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Số Ngày Nợ Có SL (chiếc) ĐG (Trđ) TT ( Trđ ) CKTM (Trđ) GGHB (Trđ) HBBTL …. Tổng ( Trđ ) SL TT 6835 01/01 Bán cho cty TNHH Mỹ Hưng 131 511 14 25,5 357 6838 01/01 Bán cho cty TNHH Bắc Sơn 131 511 5 25,5 127,5 6847 01/01 Bán lẻ 111 511 1 25,5 25,5 ……………… 041-T 09/03 Cty TNHH Mỹ Hưng trả lại xe 531 131 2 51 51 84372 09/03 Bán cho DNTN Nam Hải 37 25,5 943,5 00892 10/03 Cho DNTN Nam Hải hưởng CKTM 521 131 1,887 1,887 ………………. Cộng SPS 148 3.774 2 51 76,593 Doanh thu thuần ( Trđ ) 3.646,407 BẢNG TRANG 61 Bảng 22. SỔ TỔNG HỢP DOANH THU Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 STT Mặt hàng Mã HH Doanh thu (đ ) Các khoản giảm trừ (đ ) Doanh thu thuần (đ ) 1 Xe Deahan Smart SMHK0 3.723.000.000 76.593.000 3.646.407.000 2 Xe Deahan Super SIIHCO 3.612.500.000 87.395.437 3.525.104.563 3 Xe Deaha Noval 110 NO-110 1.581.200.000 69.344.050 1.511.855.950 4 Xe Sunny SU0 2.047.000.000 101.638.471 1.945.361.529 5 Xe Antic 125 HL0 513.000.000 0 513.000.000 6 Xe Union 150 U100 532.000.000 0 532.000.000 Tổng 12.008.700.000 334.970.958 11.673.729.040 BẢNG TRANG 62 Bảng 23. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6418 05 E/D1 2/1/07 V/C xe Daehan Smart 111 8.450.000 8.450.000 280.E1 5/1/07 CP quảng cáo 112 28.750.000 28.750.000 06 E/D1 12/01/07 V/C xe Nova 111 13.956.000 13.956.000 6384.L 25/01/07 Lương phải trả 334 38.532.914 38.532.914 ………… Tổng 1.906.861.473 BẢNG TRANG 63 Bảng 24. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6428 0836.Q 3/1/07 Tiếp khách 111 2.805.000 2.805.000 00446.E 10/1/07 Mua dụng cụ 111 10.037.500 10.037.500 5349 18/1/07 Trả tiền điện thoại 111 9.438.250 9.438.250 6385.L 25/1/07 Lương 334 46.934.199 46.934.199 ………. Tổng 1.537.798.294 BẢNG TRANG 64 Bảng 25. KẾT QUẢ TIÊU THỤ Văn phòng công ty Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 ( Tiêu thức phân bổ chi phí là số lượng tiêu thụ ) Stt Hàng hoá Tổng DT CKGTDT DT Thuần GVHB CPBH CPQLDN Lợi nhuận 1 Xe Deahan Smart 3.723.000.000 76.593.000 3.646.407.000 2.993.000.000 377.750.034 168.199.798 + 107.457.168 2 Xe Deahan Super 3.612.500.000 87.395.437 3.525.104.563 2.066.350.000 747.738.081 332.943.436 +378.073.046 3 Xe Deaha Noval 110 1.581.200.000 69.344.050 1.511.855.950 1.003.000.000 230.270.281 102.532.754 + 76.050.915 4 Xe Sunny 2.047.000.000 101.638.471 1.945.361.529 1.566.400.000 305.304.822 135.942.303 - 62.285.596 5 Xe Halley 513.000.000 0 513.000.000 359.600.000 147.477.753 65.667.045 - 59.744.798 6 Xe Union 150 532.000.000 0 532.000.000 491.340.000 98.318502 43.778.029 - 101.436.531 Tổng 12.008.700.000 334.970.958 11.673.729.040 8.479.690.000 1.906.861 849.063.365 + 438.114.204 BẢNG TRANG 68 Bảng 27. BẢNG DỰ TOÁN TIÊU THỤ Năm 2007 Nhóm hàng: Xe máy Mã hàng: XEMAY Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm Số lượng tiêu thụ ( Chiếc ) 705 515 590 670 2.480 Tổng doanh thu ( đ ) 11.385.000.000 8.267.000.000 9.619.000.000 10.950.000.000 40.221.000.000 Tiền thuế VAT ( đ ) 1.138.500.000 826.700.000 961.900.000 1.095.000.000 4.022.100.000 Tổng thanh toán ( 4 = 2 + 3 ) ( đ ) 12.523.500.000 9.093.700.000 10.580.900.000 12.045.000.000 44.243.100.000 Thanh toán tiền ngay ( 90% ) ( đ ) 11.271.150.000 8.184.330.000 9.522.810.000 10.840.500.000 35.394.480.000 Thu nợ kỳ trước ( đ ) 1.869.550.000 1.252.350.000 909.370.000 1.058.090.000 1.204.500.000 Tổng số tiền thu được ( 7 = 5 + 6 ) ( đ ) 13.140.700.000 9.436.680 10.432.180 11.898.590.000 36.598.980.000 BẢNG TRANG 76 Bảng 32. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Nhóm hàng: Xe máy Quý I/2007 Đvt: đ Khách Hàng Mặt hàng Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng Tỷ trọng I = (H/ H) x 100% (A) ( B ) ( C ) ( D ) ( E ) ( F ) ( G ) ( H ) ( I ) Cty TNHH Mỹ Hưng 1.275.000.000 1.250.000.000 402.000.000 230.000.000 90.000.000 0 2.526.532.000 21,04 DNTN Bắc Sơn 1127.500.000 375.000.000 625.000.000 0 0 14.000.000 1.763.500.000 14,71 Cty TNHHHoàn Phước 1.275.000.000 1.125.000.000 268.000.000 345.000.000 99.000.000 70.000.000 3527.000.000 29,37 …………… ……………. ………. ………. ………… ………… ………. ……… ………. 9. Tổng 3.723.000 3.612.500 1.581.200 2.074.000 513.000 532.000 12.008.700 100% 10. Tỷ trọng 10 = (9/ 9) x 100% 31 30,08 13,07 17,16 4,27 4,42 100% BẢNG TRANG 77 Bảng 33. BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Nhóm hàng: xe máy Quý I/2007 Nhóm hàng Chỉ tiêu Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng 1. Doanh thu thuần 3.646.407.000 3.525.104.563 1.511.855.950 1.945.361.529 513.000.000 532.000.000 11.673.729.040 2. Tổng Biến phí - Biến phí giá vốn - Biến phí BH - Biến phí QLDN 3.101.152.884 2.490.117.922 1.040.475.731 1.619.684.931 376.084.740 498.666.551 9.141.991.959 2.993.000.000 2.066.350.000 1.003.000.000 1.566.400.000 359.600.000 491.340.000 8.479.690.000 74.832.436 293.210.727 36.868.561 36.868.561 11.406.013 5.069.339 458.255.637 33.320.448 130.557.195 16.416.370 16.416.370 5.078.727 2.257.212 204.046.322 3. Số dư đảm phí ( 3 = 1 – 2 ) 545.254.116 1.034.986.641 455.571.019 325.676.598 136.915.260 33.306.449 2.531.737.081 4. Tổng Định phí - Định phí BH - Định phí QLDN 437.797.196 656.913.595 279.570.104 387.962.194 196.660.058 134.769.980 2.093.672.879 302.917.598 454.527.354 193.403.720 268.436.261 136.071.740 93.249.163 1.448.605.836 134.879.350 202.386.241 86.166.384 119.525.933 60.588.318 41.520.817 645.067.043 5. Lợi nhuận ( 5 = 3 – 4) + 107.457.168 +378.073.046 + 176.050.915 - 62.285.596 - 59.744.798 - 101.436.531 + 438.114.204 BẢNG TRANG 80 Bảng 34. BẢNG PHÂN TÍCH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TIÊU THỤ Nhóm hàng: Xe máy Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Mặt hàng Doanh thu tiêu thụ So sánh Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tiêu thụ (6 = ( 3/2) x 100%) KH (1000đ) TT (1000đ) Chênh lệch (4 = 3 –2 ) Tỷ lệ (5=(4/2)x100%) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Xe Deahan Smart 3.315.000 3.723.000 + 408.000 + 12,31 112,31 Xe Deahan Super 3.125.000 3.612.500 + 487.000 + 15,6 115,6 Xe Deaha Noval 110 1.340.000 1.581.200 + 241.200 + 18 118 Xe Sunny 2.185.000 2074.000 - 111.000 - 5,08 94,92 Xe Halley 720.000 513.000 - 207.000 - 28,75 71,25 Xe Union 150 700.000 532.000 - 168.000 - 24 76 Tổng 11.385.000 12.008.700 + 623.700 + 5.48 105,48 BẢNG TRANG 81 Bảng 35. BẢNG PHÂN TÍCH THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 Nhóm hàng Khoản mục Doanh thu thuần ( đ ) Tổng Biến phí ( đ ) Số dư đảm phí ( 6 = 2 – 3 – 4 – 5 ) ( đ ) Tỷ lệ số dư đảm phí ( 7 = (6 / 2) x 100%) Giá vốn BH QLDN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Xe Deahan Smart 3.646.407.000 2.993.000.000 74.832.436 33.320.448 545.254.116 14,95 Xe Deahan Super 3.525.104.563 2.066.350.000 293.210.727 130.557.195 1.034.986.641 29,36 Xe Deahan Noval 110 1.511.855.950 1.003.000.000 36.868.561 16.416.370 455.571.019 30,13 Xe Sunny 1.945.361.529 1.566.400.000 36.868.561 16.416.370 325.676.598 16,74 Xe Halley 513.000.000 359.600.000 11.406.013 5.078.727 136.915.260 26,69 Xe Union 150 532.000.000 491.340.000 5.069.339 2.257.212 33.306.449 6,26 Tổng 11.673.729.040 8.479.690.000 458.255.637 204.046.322 2.531.737.081 21,69 BẢNG TRANG 37 Bảng 11. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Nhóm hàng: Xe máy Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng ( đ ) Nhân viên K.hao TSCĐ Vận chuyển Quảng cáo Dvụ mua ngoài VPP Khác 05 E/D1 2/1/07 V/C xe Daehan Smart 111 8.450.000 8.450.000 280.E1 5/1/07 CP quảng cáo 112 28.750.000 28.750.000 06 E/D1 12/01/07 V/C xe Nova 111 13.956.000 13.956.000 6384.L 25/01/07 Lương phải trả 334 38.532.914 38.532.914 …….. Tổng 1.906.861.473 BẢNG TRANG 38 Bảng12. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Văn phòng công ty Quý I/ 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Chi tiết theo yếu tố chi phí Số Ngày Tổng Nhân viên K.hao TSCĐ Công tác phí Tiếp khách Dvụ mua ngoài VPP Khác 0836.Q 3/1/07 Tiếp khách 111 2.805.000 2.805.000 00446.E 10/1/07 Mua dụng cụ 111 10.037.500 10.037.500 5349 18/1/07 Trả tiền điện thoại 111 9.438.250 9.438.250 6385.L 25/1/07 Lương 334 46.934.199 46.934.199 ………. Tổng 1.537.798.294 BẢNG TRANG 40 Bảng 13. BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Quý I/2007 Nhóm hàng: Xe máy chỉ tiêu Mặt hàng Deahan Smart Daehan Super Deahan Nova110F Sunny Halley Union 150 Tổng 1. Số lượng tiêu thụ ( chiếc ) 146 289 118 89 57 38 737 2. Đơn giá bán ( đ ) 25.500.000 12.500.000 13.400.000 23.000.000 9.000.000 14.000.000 3. Doanh thu ( đ ) 3.723.000.000 3.612.500.000 1.581.200.000 2.074.000.000 513.000.000 532.000.000 12.008.700.000  BẢNG TRANG 44 Bảng 16. KẾ HOẠCH TIÊU THỤ NĂM 2007 Nhóm hàng: Xe máy Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007 Chỉ tiêu Deahan Smart Deahan Super Deahan Nova 110 Sunny Halley Union 150 Tổng DT SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) DT (Trđ) SL (Chiếc) ( Trđ ) Q.1 130 3315 250 3125 100 1340 95 2185 80 720 50 700 705 11.385 Q.2 110 2550 190 2375 80 1072 70 1610 50 450 15 210 515 8267 Q.3 140 3570 200 2500 90 1026 70 1610 70 630 20 280 590 9619 Q.4 150 3825 210 2625 100 1340 80 1840 100 900 30 420 670 10.950 Cả năm 530 13.260 850 10.625 370 4778 315 7.245 300 2.700 115 1.610 2480 40.221