Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

ký văn bản đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số đến Ngày đến Tên cơ quan gửi VB đến Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Tên loại và trích yếu VB Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 849 9/3/10 Sở tài chính Hải Phòng 632,633 ,634 8/3/ 2010 Quyết định phê duyệt giá thuế P.KT&NQ ,P.KHTH, VP Lệ 860 20/3/10 Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam 710 20/3/ 2010 QĐ khen thưởng các tập thể và cá nhân P.HC-NS, VP Lệ Nguồn : Phòng hành chính- nhân sự( 2010) Văn bản „Mật‟ được vào sổ riêng theo mẫu sau : Hình 2.15: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - Mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số đến Ngày đến Tên cơ quan gửi VB đến Số và ký hiệu VB Ngày tháng VB Mức độ mật Tên loại và trích yếu VB Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 20 7/3/10 Ngân hàng NNo& PTNT Việt Nam 100 7/3/ 2010 Mật Chiến lược kinh doanh tháng 5/10 P.KH TH Hùng Nguồn : Phòng Hành chính – Nhân sự( 2010) Bước 7 : Chuyển giao văn bản đến Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan thì văn thư phải chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không được nhờ đơn vị khác hoặc người khác nhận hộ. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 50 chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyết, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Hình 2.16: Mẫu sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số lượng văn bản Số và ký hiệu VB Người nhận Ký nhận Ghi chú 10/3/10 03 462, 436, 3099 Phòng kinh doanh ngoại hối Thanh Nguồn : Phòng Hành chính- Nhân sự( 2010) Bước 8 : Tổ chức, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Mục đích của bước này là nhằm theo dõi, quản lý việc thi hành các quyết định thông qua cấc văn bản của các phòng ban, đơn vị có đúng với văn bản yêu cầu và tiến độ thực hiện văn bản có đúng với quy định hay không. Từ đó, đánh giá được chất lượng làm việc của các phòng ban, đơn vị có hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không, từ đó báo cáo tình hình thi đua, khen thưởng, kỷ luật cho phù hợp. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết kịp thời nhanh chóng, đảm bảo đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận được văn bản đó. Việc quản lý văn bản đến của Ngân hàng đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 51 c. Quy trình tổ chức , quản lý văn bản đi Ở Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng về cơ bản thực hiện tương tự quy trình được chỉ ra trong lý luận. Cụ thể là: Hình 2.17: Quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Các văn bản được soạn thảo bởi các phòng ban chuyên môn đều được chuyển qua văn phòng để kiểm tra đóng dấu, vào sổ văn bản đi. Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp. Bước 2: Vào sổ văn bản đi Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ các văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đúng quy định , hợp pháp và thống kê văn bản đi của công ty phục vụ công tác quản lý điều hành Ngân hàng. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Kiểm tra thể thức văn bản Bao gói văn bản đi Vào sổ văn bản đi Chuyển văn bản đi Bảo quản, lưu trữ, sắp xếp Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 52 Hình 2.18: Mẫu sổ văn bản đi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày tháng VB Số và ký hiệu VB Tên loại và trích yếu VB Người ký Đơn vị nhận (người nhận) Đơn vị lưu VB và văn thư Số lượng VB đi Ghi chú 226 13/3/10 Công văn đăng ký mục tiêu thi đua 2010 Thuỷ Ngân hàng NNo& PTNT Việt Nam VP 01 Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự( 2010) Bước 3: Bao gói văn bản đi Để việc gửi văn bản đi không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần căn cứ vào những nơi mà Ngân hàng thường xuyên có quan hệ gửi văn bản để từ đó lập các cặp đựng tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm doanh nghiệp. Làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên văn thư chia văn bản gửi cho doanh nghiệp, cơ quan cần liên hệ kèm theo một phong bì và viết địa chỉ. Bước 4: Chuyển văn bản đi Văn bản được gửi đi ngay trong ngày đăng ký văn bản, văn thư có thể gửi theo đường bưu điện ( nếu nơi nhận xa), hoặc trực tiếp mang đến tận nơi nhận và vào sổ chuyển giao văn bản. Đối với văn bản mật, văn bản quan trọng thì gưỉ kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Bước 5: Bảo quản, lưu trữ, sắp xếp văn bản đi Văn bản đi bất kể do bộ phận, phòng ban, cá nhân nào soạn thảo dều phải giữ lại ít nhất 02 bản chính, một bản lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 53 công việc, một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết. Các văn bản được đánh mã số, lập danh mục hồ sơ theo mã số đó và đưa vào lưu tữ trong kho, định kỳ nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản trong kho và tình hình bảo quản như thế đã an toàn, hiệu quả chưa. Các văn bản khi hết hạn lưu trữ và không còn giá trị sử dụng nữa thì nhân viên văn thư lập hồ sơ đề nghị huỷ bỏ, nếu hồ sơ hết hạn bảo quản nhưng vẫn có thể dùng để tham khảo sẽ được bảo quản tiếp. c. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của Ngân hàng được sắp xếp gọn gàng trên giá theo thứ tự nhất định, dễ thấy khi sử dụng. Hết thời gian làm việc, cán bộ văn thư cất vào tủ có khóa. Cán bộ văn thư không mang dấu ra khỏi trụ sở làm việc, không nhờ người khác cất hộ, không làm biến dạng con dấu và thường xuyên lau chùi con dấu cho sạch sẽ. Khi con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức, đã có chữ ký của lãnh đạo vào bản chính. Dấu trong văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùng lên chữ ký một phần ba hoặc một phần tư về phía trái. Mực dấu là màu đỏ tươi, màu cờ Tổ quốc. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm về con dấu mà mình đóng trước giám đốc Ngân hàng và pháp luật. Kết quả đạt đƣợc của công tác văn thƣ : Thời gian qua, công tác văn thư tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã được thực hiện tốt, việc trang bị các thiết bị như máy vi tính, máy in vào công tác soạn thảo in ấn, ban hành văn bản làm cho văn bản của Ngân hàng được nâng cao về hình thức trình bày, nghiêm túc và có tính thẩm mỹ. Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực và được trình bày một cách khoa học đúng theo mẫu hướng dẫn của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ mà Ngân hàng đã gửi đến các phòng ban đơn vị. Việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của Ngân hàng đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, được giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 54 Cán bộ văn thư làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các công việc có liên quan đến nghiệp vụ. Văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại nhưng vẫn chưa khai thác hết chức năng của máy để phục vụ cho công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như một công cụ để đánh máy, việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy vi tính. Hiện nay, Ngân hàng cũng đã áp dụng được vào hoạt động văn phòng các quy định về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ như: Thông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ về công tác văn thư 2.4.2.2. Nghiệp vụ lƣu trữ Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HCNS thực hiện gồm có: Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sủ dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa họcĐồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ. Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 55 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa..và các quyền lợi khác của toàn thể cán bộ công nhân viên. Phòng HC-NS thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Ngân hàng NNo&PTNT Việt Nam như sau( Trích điều 22 trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Ngân hàng NNo&PTNT Việt Nam): - Hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. - Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. - Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: + Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu. + Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình. - Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau: + Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn. + Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời gian lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm. + Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước. Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phòng HC-NS Phòng HC-NS thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 56 thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. 2.4.3. Lập chƣơng trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo Đối với Ngân hàng, ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh tiền tệ, cho vay và nhận gửi tiền. Do vậy, lập kế hoạch, chương trình công tác là rất quan trọng. Công việc này do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Quy trình lập kế hoạch: Văn phòng sẽ tập hợp các số liệu, phân tích tình hình hoạt động của từng phòng ban thông qua báo cáo, kế hoạch của riêng từng phòng ban để lập chương trình kế hoạch hoạt động chung cho toàn Ngân hàng và thông báo cho các phòng ban biết cùng phối hợp thực hiện. Công tác này khiến cho hoạt động của toàn Ngân hàng trở nên đồng nhất, tránh tình trạng chồng chéo công việc và giúp lãnh đạo quản lý chặt chẽ, theo dõi kịp thời mức độ thực hiện công viêc của từng phòng ban. Cũng căn cứ vào các báo cáo, kế hoạch, tình hình kinh doanh của Ngân hàng, nhân viên văn phòng tiến hành phân tích, đánh giá thời gian, tốc độ thực hiện công viêc để lập kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần cho lãnh đạo Ngân hàng. Với các chuyến đi công tác của lãnh đạo Ngân hàng, trưởng, phó phòng, nhân viên văn phòng phải lập kế hoạch cụ thể cho từng chuyến đi giúp lãnh đạo có những định hình cụ thể. Khi lập kế hoạch phải nắm rõ được mục tiêu của chuyến đi, nội dung công tác, thời gian công tác, cán bộ tham dự... Từ đó, sẽ hoạch toán kinh phí cho phù hợp với từng chức năng, trách nhiệm của người đi công tác. Văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết có liên quan để cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. căn cứ vào mục đích, tầm quan trọng của chuyến đi để bố trí phương tiện đi lại cho lãnh đạo, sau khi đã lựa chọn phương tiện văn phòng sẽ liên hệ đặt vé trước nếu là phương tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của Ngân hàng. Trước chuyến đi công tác thì văn phòng phải tổ chức cuộc họp bàn giao giữa giám đốc và các phó giám đốc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 57 hoặc giữa trưởng phòng với phó phòng phải tham dự các buổi họp này để nắm được nội dung mà giám đốc uỷ quyền giải quyết, nắm vững những việc mà giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải thực hiện. Kết quả đạt đƣợc: Thời gian qua, việc lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Ngân hàng đã đạt được những kết quả khả quan. Văn phòng đã phối kết hợp với các phòng ban xây dựng , theo dõi thực hiện chương trình kế hoạch công tác theo yêu cầu đề ra, khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự. Các chương trình làm việc đã bám sát được trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Ngân hàng, giúp cho việc lãnh đạo điều hành các công việc được dễ dàng, thuận tiện hơn. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo được thực hiện theo đúng quy định, đúng hạn mức kinh phí tránh được lãng phí, đảm bảo các chuyến đi được đầy đủ, an toàn. Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến công tác của lãnh đạo được chuẩn bị đầy đủ, phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng còn nhiều hạn chế do bị động không lường trước được các việc đột xuất, đôi khi chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện, do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế hoạch đã lập sẵn nhiều khi không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết việc rơi vào thế bị động. Các đơn vị phòng ban ít chủ động đề xuất cho Chi nhánh những vấn đề chưa hợp lý cần điều chỉnh, những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới nảy sinh mà bị động đợi cấp trên giao nhiệm vụ mới triển khai đề xuất. 2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách Trong việc tiếp khách của Ngân hàng, văn phòng đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách xin gặp giám đốc. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 58 Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: Tổ chức thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách như: sắp xếp bàn tiếp khách, bàn trà, mua sắm các đồ dùng cần thiết, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc công việc. Trong một số trường hợp văn phòng Ngân hàng đã thực hiện việc trực tiếp tiếp khách thay cho giám đốc. Kết quả đạt đƣợc: Văn phòng đã thực hiện việc tiếp khách theo đúng nội quy, quy định của Ngân hàng. Văn phòng đã xếp lịch tiếp khách cho lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ giao tiếp. Việc tiếp khách đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, lịch sự,chu đáo và an toàn. Giúp lãnh đạo tiếp những khách không quan trọng và chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách của Ngân hàng. Phòng tiếp khách được tách riêng nên không gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và làm gián đoạn, phân tán công việc của nhân viên văn phòng. 2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng. Tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng , công tác tổ chức phục vụ hậu cần đã được ban lãnh đạo rất quan tâm. Hàng năm, phòng Hành chính- Nhân sự căn cứ vào số kinh phí từ ngân sách mà NHNo&PTNT Việt Nam cấp để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, bản kế hoạch được trình lên giám đốc Ngân hàng để xin ý kiến và duyệt ký. Sau khi được duyệt ký, phòng HC- NS sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 59 phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện. Kết quả đạt đƣợc: Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ, cán bộ, công chức của toàn Ngân hàng như giấy, bút, cặp đựng tài liệu Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, internet được nối tới các phòng ban. Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng Những hạn chế còn tồn đọng trong công tác hậu cần: Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều. Bên cạnh đó thì cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là: Nguồn kinh phí cấp không đều giữa các năm, nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của Ngân hàng. 2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp Việc thực hiện tổ chức hội họp ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng: Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Ngân hàng trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp. Phòng HC-NS có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và có trách Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 60 nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những công việc mà phòng HC-NS thực hiện: Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành và thông báo thời gian, địa điểm họp. Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu, chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế Phòng HC-NS chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phòng HC-NS thường xuyên xem xét, kiểm tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà các cuộc họp ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí. 2.5. Đánh giá tổng thể Trong công tác văn phòng, Ngân hàng đã bước đầu nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung, các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn. Công tác văn phòng của NHNo&PTNT Hải Phòng đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của Ngân hàng. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của trưởng phòng hành chính nhân sự. Ngoài ra, trong công tác chuyên môn văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm. Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng ở NHNo&PTNT Hải Phòng không phải Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 61 là không còn những hạn chế, thiếu sót cần phải khắc phục. Vì vậy, việc đổi mới công tác văn phòng của Ngân hàng đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng trực tiếp tới việc giúp nâng cao hiệu quả công việc. Tiểu kết chƣơng Chương này đã giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Bên cạnh đó, chương này cũng đã mô tả và đánh giá về kết quả hoạt động văn phòng của Ngân hàng. Từ đó có thể chỉ ra ưu, nhược điểm của hoạt động văn phòng tại Ngân hàng, làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp ở chương tiếp theo. Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 62 HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG 3.1. Định hƣớng chung Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Đây cũng là mục tiêu mà các doanh nghiệp hiện nay luôn đặt ra để theo kịp xu thế phát triển chung của thời đại ngày nay. Hiện nay, Nhà nước đang khuyến khích cổ phần hoá doanh nghiệp để các doanh nghiệp tự xác định đường đi phát triển cũng như phương thức quản lý đạt hiệu quả mà tiết kiệm và các doanh nghiệp có thể đổi mới, hoàn thiện công tác văn phòng trong doanh nghiệp mình. Với xu hướng chung này, có thể đưa ra các định hướng chung cho việc đưa ra giải pháp cho phòng HCNS ở Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng: ví dụ: Giải pháp phải có tính đồng bộ. Giải pháp phải có tính thực tiễn. Trong các giải pháp thì chú trọng đầu tư vào con người là giải pháp then chốt + Đào tạo nâng cao chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên của phòng. 3.2. Các giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp về nhân sự Hiện tại phòng Hành chính- Nhân sự của Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng vẫn chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ của cơ quan vẫn do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Khối lượng công việc của cán bộ văn thư là rất lớn nên công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Công tác lưu trữ là một trong những khâu trọng yếu, là mắt xích Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 63 quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công việc này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu được hình thành trong quá khứ. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ lưu trữ nói riêng tại Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng thì phòng Hành chính- Nhân sự cần xin ý kiến ban lãnh đạo của Ngân hàng tuyển thêm một cán bộ chuyên phụ trách về công tác lưu trữ cho Ngân hàng. Cán bộ được tuyển dụng phải có năng lực, trình độ chuyên môn về lưu trữ được đào tạo tại các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photocopy, máy fax và có trình độ ngoại ngữ, tin học để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác tại bộ phận lưu trữ là rất cần thiết. 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực. Hiện nay, các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. Đầu tư thêm các thiết bị bảo quản tài liệu cho kho lưu trữ được tốt hơn, trang bị mua mới các thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ inox tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, giá bằng gỗ dễ bị mối mọt. Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động một cách đầy đủ, dần từng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 64 bước hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành và giảm nhẹ sức lao động của con người. 3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng HC-NS + Mặc dù mô hình của phòng HC-NS được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. + Ngân hàng cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC-NS hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Ngân hàng Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của Ngân hàng. Do đó hoạt động của phòng HC-NS phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Ngân hàng để có thể xây dựng được các chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời. Cải tiến thủ tục làm việc Hiện nay, Nhà nước ta đã và đang không ngừng cải tiến đổi mới các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ích của người dân, tránh bệnh quan liêu, cửa quyền về thủ tục. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp không chỉ riêng NHNNo& PTNT Hải Phòng cũng đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản các thủ tục hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của NHNNo& PTNT Việt Nam và của Chi nhánh ngân hàng Hải Phòng. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 65 Trang thiết bị của Ngân hàng nói chung và phòng HC-NS nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau: Một là: Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Ngân hàng nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký. Hai là: Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng HC- NS nên trình ý kiến ban lãnh đạo xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. Ba là: Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Bốn là: Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Ngân hàng thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại. Đối với công tác lưu trữ, Ngân hàng thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản hồ sơ phải tuân theo những quy định sau: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 66 Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc. Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp - Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp, hội nghị là khâu đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến thành công của hội nghị. Thực tế cho thấy công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị tại Ngân hàng được bộ phận văn phòng chuẩn bị tương đối chu đáo, văn phòng nên chú trọng ở một só khâu như: - Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như máy chiếu, máy ghi âm... đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị tạo điều kiện cho mọi công việc diễn ra nhanh và tốt hơn, hiện nay văn phòng vẫn phải đi thuê các thiết bị này. - Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cần tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau. 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chƣơng trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà Ngân hàng phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của Ngân hàng ...Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ. Bên cạnh đó, văn phòng cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đã được lập ra. Sau những khoảng thời Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 67 gian nhất định ( hàng tháng, hàng quý) có công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế, từ đó các phòng ban, cá nhân sẽ nhận thấy những việc chưa làm được và có những phương hướng khắc phục kịp thời. Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trình cần liệt kê cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính. 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Ngân hàng đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như: Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Ngân hàng, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau. Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Ngân hàng cũng như sự ủng hộ đồng thuận của toàn Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải phòng. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công Ngân hàng, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả lại cao. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 68 Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất. Áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 69 KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Trong những năm qua hoạt động văn phòng tại Ngân hàng đã đạt được những kết quả tốt như : thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo để ra quyết định quản lý, thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, trước sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật như hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phương thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua đó, đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Ngân hàng. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng được các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn phòng Ngân hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ngân hàng. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng. Tuy Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 70 nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp được đưa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hải Phòng. Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn phòng tại chi nhánh, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng (2010), Tài liệu trong Ngân hàng: - 22 năm truyền thống Ngân hàng - Báo cáo tài chính của Ngân hàng từ năm 2007-2009 -Quy chế hoạt động của văn phòng Ngân hàng - Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng 2. Đồng Thị Thanh Phương; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An( 2008), Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 3. Hồ Ngọc Cẩn( 2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Tài chính, Hà Nội. 4. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê. 5. Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009), Bài giảng về Văn phòng cho lớp QT1001P, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 72 MỤC LỤC TRANG LỜI CẢM ƠN CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG .................................................................................................................... 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng .............................................................................. 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................................... 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng ............................................................................... 5 1.1.3.Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng ............................................................. 8 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ....................................................................... 8 1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan ........... 8 1.2.1.2. Xây dựng quy chế ........................................................................................ 9 1.2.1.3. Tổ chức hội họp. ......................................................................................... 10 1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ....................................................................... 11 1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị .................................... 13 1.2.1.6. Công tác hậu cần ........................................................................................ 15 1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ................................ 15 1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng ............................................................... 17 1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng ....................................................................... 17 1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng ................................................................... 17 Tiểu kết chương ....................................................................................................... 19 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 73 Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ................................................................................................ 20 2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển ... 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ....... 20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh ........................................................... 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh ...................................................................... 26 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 ................................................................................................................ 29 2.2.1. Tình hình huy động vốn ................................................................................ 29 2.2.2. Dư nợ cho vay ............................................................................................... 30 2.2.3. Dư nợ quá hạn ............................................................................................... 32 2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng .............................. 33 2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng..................................... 33 2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng ........................................ 38 2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT ..... 40 Hải Phòng ................................................................................................................ 40 2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin .............................................................. 40 2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................................................................ 45 2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư ...................................................................................... 45 2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ ....................................................................................... 54 2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo ........ 56 2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách .......................................................................... 57 2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi ................................................. 58 2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ............................................................................ 59 2.5. Đánh giá tổng thể ............................................................................................. 60 Tiểu kết chương ....................................................................................................... 61 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 74 Chƣơng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG ........................ 62 3.1. Định hướng chung ............................................................................................ 62 3.2. Các giải pháp cụ thể ......................................................................................... 62 3.2.1. Giải pháp về nhân sự .................................................................................... 62 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng ............................................ 63 3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc ............................... 64 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.............. 65 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ ......................................................................... 65 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ........................................................................ 66 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo .. 66 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp ...................................................................... 67 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 71 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 75 CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT NHNNo& PTNT : Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn HCNS : Phòng Hành chính- Nhân sự KT- XH : Kinh tế- Xã hội NHTM : Ngân hàng thương mại TG : Tiền gửi Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 76 SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang 2.1 Cơ cấu tổ chức của NHNNo& PTNT Hải Phòng 26 2.2 Tình hình huy động vốn 29 2.3 Dư nợ cho vay 30 2.4 Dư nợ quá hạn 32 2.5 Doanh số kinh doanh ngoại tệ 32 2.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 2007-2009 33 2.7 Tổ chức bộ máy ở chi nhánh ngân hàng 33 2.8 Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng HC- NS 38 2.9 Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC- NS 40 2.10 Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin 41 2.11 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 45 2.12 Quy trình xử lý văn bản đến 46 2.13 Mẫu dẫu đến của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng 48 2.14 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 49 2.15 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- Mật 49 2.16 Mẫu sổ chuyển giao văn bản 50 2.17 Quy trình quản lý văn bản đi 51 2.18 Mẫu sổ văn bản đi 52 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 77 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HCNS. Mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để em hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 30 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Phạm Anh Dũng