Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV

gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Bước 5: Bảo quản, lưu trữ, sắp xếp văn bản đi Văn bản đi bất kể do bộ phận, phòng ban, cá nhân nào soạn thảo dều phải giữ lại ít nhất 02 bản chính, một bản lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi công việc, một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết. Các văn bản được đánh mã số, lập danh mục hồ sơ theo mã số đó và đưa vào lưu tữ trong kho, định kỳ nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản trong kho và tình hình bảo quản như thế đã an toàn, hiệu quả chưa. Các văn bản khi hết hạn lưu trữ và không còn giá trị sử dụng nữa thì nhân viên văn thư lập hồ sơ đề nghị huỷ bỏ, nếu hồ sơ hết hạn bảo quản nhưng vẫn có thể dùng để tham khảo sẽ được bảo quản tiếp. d. Quản lý và sử dụng con dấu * Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu. * Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp. Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. * Quy trình quản lý và sử dụng con dấu của Công ty tuân theo những quy định sau: Con dấu của Công ty được để tại cơ quan, được cất trong hộp để ở trong tủ có khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Nhân viên văn thư không được mang con dấu đi một cách tuỳ tiện, không được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các văn bản phải đúng thể thức: Có chữ ký của người có thẩm quyền ký, Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Nhân viên văn thư không được đóng dấu khống chỉ vào văn bản. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu), trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo (ở phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. Khi đóng dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Nếu dấu đóng mờ hoặc không rõ thì phải đóng lại, dấu đóng lại không trùm lên dấu cũ mà phải đóng về phía bên trái dấu cũ. Nhân viên văn thư sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với con dấu mình đã đóng. Kết quả đạt được: Thời gian qua công tác văn thư tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV đã được thực hiện tốt, việc trang bị các thiết bị như máy vi tính, máy in vào công tác soạn thảo in ấn, ban hành văn bản làm cho văn bản của công ty được nâng cao về hình thức trình bày, nghiêm túc và có tính thẩm mỹ. Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực và được trình bày một cách khoa học đúng theo mẫu hướng dẫn của Thông tư số 55 của Chính phủ mà công ty đã gửi đến các phòng ban đơn vị. - Việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của công ty đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, được giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác. - Cán bộ văn thư làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các công việc có liên quan đến nghiệp vụ. Văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại nhưng vẫn chưa khai thác hết chức năng của máy để phục vụ chp công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như một công cụ để đánh máy, việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy vi tính. Hiện nay Công ty cũng đã áp dụng được vào hoạt động văn phòng các quy định về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ như: - Thông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư - Quy định số 3288/QĐ- TKV của Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam quy định về công tác văn thư- lưu trữ của tập đoàn. Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Phân loại tài liệu lưu trữ: Đây là khâu rất quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ một cách khoa học sẽ giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả, thuận tiện những tài liệu đó. Bước 2 : Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bộ phận lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị. Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần gìn giữ được những tài liệu có giá trị đồng thời loại bỏ được những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bước 3 : Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mục đích của việc bảo quản: - Chống và loại trừ các khả năng làm mất tài liệu và lộ thông tin tài liệu - Bảo quản toàn vẹn phòng lưu trữ quốc gia và tạo điều kiện cho việc tổ chức sử dụng đạt hiệu quả. Tài liệu lưu trữ của công ty được bố trí trong kho lưu trữ của toàn công ty. Phòng lưu trữ được trang bị các phương tiện bảo quản: Quạt thông gió, máy điều hoà,máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu, đảm bảo thông thoáng không ẩm mốc, không dễ bắt lửa,an toàn tuyệt đối cho tài liệu.Tài liệu được xếp trong các cặp, các hộp được dán nhãn ghi đầy đủ các thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ được ghi trên hộp. Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lý, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để nắm được số lượng và chất lượng của tài liệu. Cần dùng các biện pháp khoa học để khôi phục các đặc điểm ban đầu và gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Bước 4: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thể nói việc sử dụng bảo quản tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Do đó phải có những phương pháp, biện pháp, cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, khoa học để phát huy tác dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế nhằm phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn của cơ quan. Để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, Công ty đã tiến hành xây dựng và tổ chức tốt hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, có phầm mềm lưu trữ riêng, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu... Bên cạnh đó Công ty cũng đã đưa những quy định chặt chẽ đối với một số đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chẽ với từng tài liệu khác nhau. Công ty cũng đưa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác lưu trữ: Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, nắm rõ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích và hợp lý, đồng thời giúp cho việc tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tra cứu, phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ. Kết quả đạt được: Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tại công ty đã được thực hiện tương đối tốt. Trước khi đem vào lưu trữ nhân viên lưu trữ tiến hành lập hồ sơ tài liệu lưu trữ. Việc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định, khoa học, thuân tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu. Công ty đã có kho lưu trữ cho toàn công ty, có phầm mềm lưu trữ riêng. Bên cạnh những kết quả đạt được công tác lưu trữ còn co một số bất cập: - Các phòng ban lưu trữ tài liệu trọng phạm vi phòng mình quản lý, chưa tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công ty, gây khó khăn trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu của các phòng ban khác. - Công ty chưa có phòng đọc riêng nên công tác tổ chức, sử dụng tài liệu gặp khó khăn. 2.3.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty * Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức. Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thẻ hiện nội dung các công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Chương trình kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp phải làm trong một khoảng thời gian nhất định. * Vai trò: Chương trình kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. - Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. - Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm, đúng tiến độ. - Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất. Đối với công ty, ngành nghề kinh doanh chủ yếu là khai thác, chế biến và tiêu thụ than. Việc khai thác than diễn ra trong một thời gian dài, nguồn tài nguyên thì phong phú, song cũng cần phải có những biện pháp, chương trình kế hoạch cụ thể để khai thác và sử dụng cho hợp lý mới mang lại hiệu quả. Do vậy lập kế hoạch chương trình công tác là rất quan trọng. Công việc này do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. * Quy trình tổ chức: Văn phòng sẽ tập hợp các số liệu, phân tích tình hình hoạt động của từng phòng ban thông qua báo cáo, kế hoạch của riêng từng phòng ban để lập chương trình kế hoạch hoạt động chung cho toàn công ty và thông báo cho các phòng ban biết cùng phối hợp thực hiện. Công tác này khiến cho hoạt động củ toàn công ty trở nên đồng nhất tránh tình trạng chồng chéo công việc và giúp lãnh đạo quản lý chặt chẽ, theo dõi kịp thời mức độ thực hiện công viêc của từng phòng ban. Cũng căn cứ vào các báo cáo, kế hoạch, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, nhân viên văn phòng tién hành phân tích, đánh giá thời gian, tốc độ thực hiện công viêc để lập kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần cho lãnh đạo công ty. Với các chuyến đi công tác của lãnh đạo công ty, trưởng phó phòng, nhân viên văn phòng phải lập kế hoạch cụ thể cho từng chuyến đi giúp lãnh đạo có những định hình cụ thể. Khi lập kế hoạch phải nắm rõ được mục tiêu của chuýen đi, nội dung công tác, thời gian công tác, cán bộ tham dự...từ đó sẽ hoạch toán kinh phí cho phù hợp với từng chức năng, trách nhiệm của người đi công tác, văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết có liên quan để cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. căn cứ vào mục đích, tầm quan trọng của chuyến đi để bố trí phương tiện đi lại cho lãnh đạo, sau khi đã lựa chọn phương tiện văn phòng sẽ liên hệ đặt vé trước nếu là phương tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty. Trước chuyến đi công tác thì văn phòng phải tổ chức cuộc họp bàn giao giữa giám đốc và các phó giám đốc hoặc giữa trưởng phòng với phó phòng, chánh văn phòng phải tham dự các buổi họp này để nắm được nội dung mà giám đốc uỷ quyền giải quyết, nắm vững những việc mà giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải thực hiện. Kết quả đạt được: Thời gian qua việc lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Công ty đã đạt được những kết quả khả quan. Văn phòng đã phối kết hợp với các phòng ban xây dựng , theo dõi thực hiện chương trình kế hoạch công tác theo yêu cầu đề ra, khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự. Các chương trình làm việc đã bám sát được trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Công ty, giúp cho việc lãnh đạo điều hành các công việc được dễ dàng, thuận tiện hơn. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo được thực hiện theo đúng quy định, đúng hạn mức kinh phí tránh được lãng phí, đảm bảo các chuyến đi được đầy đủ, an toàn. Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến công tác của lãnh đạo được chuẩn bị đầy đủ, phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra. Thông qua việc thực hiện tốt công tác này, Công ty đã hoàn thành các chỉ tiêu đề ra về sản lượng sản xuất và tiêu thụ than cũng như các lĩnh vực kinh doanh khác, làm cho doanh thu từ các hoạt động này tăng lên đáng kể. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng còn nhiều hạn chế do bị động không lường trước được các việc đột xuất, đôi khi chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện, do vậy mà khi thực hiện công việc theo kế hoạch đã lập sẵn nhiều khi không có tính khả thi, lãnh đạo không giải quyết hết việc rơi vào thế bị động. Các đơn vị phòng ban ít chủ động đề xuất cho Công ty những vấn đề chưa hợp lý cần điều chỉnh, những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới nảy sinh mà bị động đợi cấp trên giao nhiệm vụ mới triển khai đề xuất. 2.3.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách * Khái niệm: Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để công ty giao lưu, tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý, giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. * Vai trò: - Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan về những vấn đề liên quan đến hoạt động, kinh doanh, phát triển của công ty. Đây là nghiệp vụ quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp tổ chức nào cũng cần phải có. - Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu văn hoá với nhau... Trong việc tiếp khách của công ty, văn phòng đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách xin gặp giám đốc. Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: Tổ chức thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách, chẳng hạn như sắp xếp bàn tiếp khách, bàn trà, mua sắm các đồ dùng cần thiết, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc công việc. Trong một số trường hợp văn phòng công ty đã thực hiện việc trực tiếp tiép khách thay cho giám đốc. Kết quả đạt được: văn phòng đã thực hiện việc tiếp khách theo đúng nội quy, quy định của công ty. - Văn phòng đã xếp lịch tiếp khách cho lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ giao tiếp. - Việc tiếp khách đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, lịch sự,chu đáo và an toàn. - Giúp lãnh đạo tiếp những khách không quan trọng và chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách của công ty. - Phòng tiếp khách được tách riêng nên khong gây ảnh hởng đến hiệu quả công việc và làm giám đoạn, phân tán công việc của nhân viên văn phòng. 2.3.5. Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi Đây là một công tác không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng công ty, nó có ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi không những đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố về vật chất mà còn đảm bảo về tài chính cho mọi hoạt động tức là tạo cơ sở vật chất thuận lợi cho hoạt động của nhân viên, giúp họ thực hiện tốt các chương trình kế hoạch đã đề ra, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ, tài chính cần thiết để họ nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, đồng thời đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hoà, tạo diện mạo cho công ty đoàng hoàng, sạch sẽ, góp phần xây dựng công ty theo hướng hiện đại, hoà nhập với xu thế mới. Đối với công tác này công ty đã tách riêng cho hai bộ phận quản lý đó là phòng Quản trị và Văn phòng. Phòng Quản trị sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản của công ty nói chung, quản lý hệ thống điện nước, chiếu sáng, phục vụ điện nước nội bộ công ty, quản lý vệ sinh, vận hành sửa chữa, thay thế các trang thiết bị... Còn văn phòng chịu trách nhiệm cung cấp các điều kiện vật chất cho văn phòng thực thi công việc, quản lý văn phòng phẩm, tổ chức mua sắm, cung cấp văn phòng phẩm đến các phòng ban và lãnh đạo, quản lý tổ lái xe con phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo, kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng các điều kiện vật chất có trong văn phòng cũng như toàn công ty để kịp thời thay thế, sửa chữa. Về lĩnh vực tài chính- đây cũng là một chức năng quan trọng mà văn phòng phải đảm nhận, nhưng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV, chức năng này được tách riêng cho một phòng ban phụ trách đó là phòng Thống kê- Tài chính- Kế toán. Phòng này có nhiệm vụ tập hợp xử lý các số liệu thống kê phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh theo từng thời kỳ, quản lý tài chính, tổ chức công tác hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định hiện hành. Việc tách bạch lĩnh vực tài chính cho một phòng riêng phụ trách đối với hoạt động của công ty là rất hợp lý bởi đây là một công ty lớn, lĩnh vực kinh doanh không đa dạng nhưng đặc thù là chế biến và tiêu thụ than, hơn nữa việc bố trí như vậy sẽ giúp cho Văn phòng giảm bớt được một phần công việc và trách nhiệm, giúp công việc không bị chồng chéo, ách tắc. Kết quả đạt được: Công tác đảm bảo các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của văn phòng cũng như của toàn công ty đã được văn phòng phối kết hợp chặt chẽ, đồng bộ với phòng Quản trị, phòng Thống kê- Tài chính- Kế toán và các phòng ban khác trong công ty, luôn đảm bảo cung cấp kịp thời các thiết bị, phương tiện, tài chính cần thiết cho mọi hoạt động, quản lý tốt tài sản của văn phòng, của công ty. Song có nhiều lúc thiết bị trong văn phòng trục trặc, hỏng hóc đặc biệt là máy photo copy chưa được kịp thời sửa chữa đã làm cho công việc bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty. 2.3.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp * Khái niệm: Họp là hoạt động tập hợp một số người nhằm mục đích chia sẻ, truyền đạt thông tin, hoặc cùng bàn bạc để ra giải pháp cho một vấn đề nào đó. Hội nghị là cuộc gặp mặt có tổ chức của một số đông người nhằm để thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động, để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. * Vai trò: - Hội họp là hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. - Hội họp được sử dụng để pháy huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mà mọi người đang quan tâm. - Qua hội họp những tư tưởng mới, quam điểm mới được phổ biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, được tháo gỡ, các công việc được triển khai nhanh và ít bị sai sót, mang lại hiệu quả tốt hơn. - Các cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của công ty, đồng thời khiến cho công nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của Công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mình với sự hoạt động, phát triển của công ty nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng. - Về mặt kinh tế, nếu các cuộc họp được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc trong khi đó việc tốn kém chi phí lại không nhiều. Trong công ty, hàng tháng, quý, năm thường tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá những kết quả thực hiện và những khó khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa ra những giải pháp khắc phục. * Quy trình tổ chức hội nghị: a. Lập kế hoạch hội nghị Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của công ty mà văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng tháng, quý, năm. Khi lập kế hoach hội ngị phải làm rõ các vấn đề sau: Tên hội nghị, mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị. Phạm vi hội nghị, địa điểm tổ chức, thời gian tiến hành, các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị. Kinh phí, phân công các bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm từng phần. b.Chuẩn bị hội nghị Đây là khâu đầu tiên nhưng có vai trò quan trọng tạo tiền đề cho sự thành công của hội nghị. Nếu công tác chuẩn bị được chi tiết, chu đáo thì công việc tổ chức hội nghị được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Vì vậy, người chuẩn bị hội nghị phải có tầm nhìn, phải nắm chắc được vấn đề,phải có đầu óc tổ chức, biết phối hợp các lực lượng, phải có vốn sống thực tế phong phú để sao cho các nội dung hoạt động trong hội nghị được nhịp nhàng hấp dẫn, đảm bảo cho hội nghị đạt hiệu quả. Mặt khác phải có sự phân công người chịu trách nhiệm cho từng phần việc, chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ cần thiết, các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo..., chuẩn bị các loại máy móc thiết bị hỗ trợ, phục vụ cho công tác tổ chức hội nghị, dự toán kinh phí cho hội nghị sao cho phù hợp, tiết kiệm, kiểm tra xem xét toàn bộ công tác chuẩn bị cho thật hoàn chỉnh. c. Tổ chức điều hành hội nghị Khi tổ chức hội nghị, bộ phận văn phòng sẽ chịu trách nhiệm tổ chức đón tiếp khách, sẵp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu...công việc này đòi hỏi nhân viên văn phòng phải có kỹ năng nhất định. Tiến hành hội nghị thường do Chánh hoặc Phó văn phòng đảm nhiệm. Trong thời gian diễn ra hội nghị văn phòng sẽ phân công người chuyên lo các mặt như điện, nước, giảo lao, phục vụ những yêu cầu đột xuất..., phân công người kiểm tra tránh để xảy ra sai sót. Khi hội nghị kết thúc, các mệnh lệnh, thông báo, kết luận, nghị quyết của hội nghị sẽ được văn phòng triển khai dưới dạng văn bản đến các phòng ban, đơn vị liên quan. Khi lãnh đạo có yêu cầu sẽ thảo thư trao đổi, công văn hành chính và các giấy tờ cần thiết khác. Bên cạnh đó văn thư sẽ tiến hành lập hồ sơ hội nghị, ngoài ra khi hội nghị kết thúc, văn phòng sẽ tiến hành thanh toán các khoản chi phí cho hội nghị như khách sạn, nhà hàng, các trang thiết bị thuê để phục vụ hội nghị. Các cuộc họp, hội nghị của công ty được diễn ra định kỳ hàng tháng thì Giám đốc gửi thông báo đến văn phòng và yêu cầu văn phòng lập kế hoạch chi tiết để trình Giám đốc duyệt nội dung. Kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị được quy định trong quy chế tổ chức các sự kiện công ty để tránh lãng phí, lạm dụng quỹ công. Kết quả đạt được: trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty đã thực hiện đúng và đủ chức năng, quyền hạn mình phụ trách, đảm bảo công tác tổ chức được diễn ra một cách suôn sẻ, đạt hiệu quả. - Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị. Công ty đã tổ chức được phòng họp riêng với đầy đủ các trang thiết bị. - Bản kế hoach hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết tạo thuận lợi cho lãnh đạo công ty và các phòng ban làm căn cớ thực hiện. - CBCNV trong công ty hiểu rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình, đây cúng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuộc họp. Song bên cạnh đó công tác tổ chức hội nghị của công ty vấn tồn tại thiếu sót. Khả năng tổ chức hội họp của văn phòng nhiều khi còn lúng túng trong khâu chỉ đạo, lên kế hoạch cho cuội họp, cung cấp các điều kiện đôi khi còn lãng phí. Chương III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh - TKV 3.1. Định hướng chung Trong giai đoạn hiện nay khi các mô hình quản lý doanh nghiệp mới đang thay thế dần các mô hình quản lý doanh nghiệp cũ, xoá bỏ bao cấp, cổ phần hoá các doanh nghiệp để có thể tự mình lựa chọn hướng phát triển cũng như phương thức quản lý mới cho riêng doanh nghiệp mình. Khi tham gia ngày càng sâu vào quá trình hội nhập kinh tế thế giới, chúng ta mới thấy rõ hơn tính cấp bách của việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là hoạt động văn phòng. Xu hướng chung hiện nay đó là hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp đồng thời với việc nâng cao hiệu quả quản lý trong văn phòng, cải tiến, nâng cấp cơ sở vật chất cho hoạt động của văn phòng, đề cao vị trí của văn phòng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; phát triển con người trong tổ chức, đào tạo họ thành những người có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, cung cấp cho họ những điều kiện vật chất tốt nhất, tạo một môi trường làm việc lành mạnh để thực thi công việc, đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, khả năng cạnh tranh và trách nhiệm với công việc được giao. Theo xu hướng đó, định hướng chung để phát triển văn phòng hiện nay được cụ thể như sau: 1. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng: Theo định hướng chung của chương trình cải cách hành chính nhà nước cuat Chính phủ trong những năm tới là xây dựng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo hướng gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ được xác định một cách cụ thể, rõ ràng. - Cán bộ công chức văn phòng được đào tạo thông thạo về chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức và kinh nghiệm quản lý hành chính nhà nước. Tăng cường số lượng cán bộ công chức làm tốt công tác nghiên cứu tổng hợp, tăng cường nhân viên kỹ thuật hành chính, giảm thiểu nhân viên phục vụ đơn giản. - Mô hình văn phòng được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp mình. - Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng đồng thời xây dựng một nét văn hoá nơi công sở trang trọng, lịch sự, nâng cao tinh thần tập thể, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung của công ty mình. 2. Đổi mới phương thức điều hành và tổ chức công việc trong cơ quan: Để công việc trong công ty được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả thì các công việc cần được chuyên môn hoá trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình. Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn, khao học hơn, tổ chức theo dõi việc thực hiện các công việc một cách sát sao hơn. Đây chính là vấn đề cốt lõi mà văn phòng phải nắm vững, bám chắc nội dung từ khi bắt đầu thực hiện đến khi khắc phục để giúp cho lãnh đạo cơ quan bám chắc trọng tâm, trọng điểm. Để tránh bị động trong hoạt động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp với các nhân viên thường xuyên kiểm tra, rà soát, điều chỉnh để kịp thời báo cáo lãnh đạo, giúp lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có những phân tích, đánh giá, quyết định kịp thời. Tổ chức hội họp một cách khoa học, có hiệu quả bởi thành công của một cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị mà khâu chuẩn bị này là do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Xây dựng quy chế, quy trình chuẩn cho công tác quản lý cơ quan công sở. Một cơ quan, một công sở hoạt động tốt, công việc được vận hành đều đặn, năng suất được tăng cao thì các hoạt động của cơ quan phải tuân theo những quy chế, quy trình nhất định, tiến tới mọi hoạt động của cơ quan đều được quy chế hoá. 3. Đơn giản hoá thủ tục hành chính: Hiện nay nhà nước đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác, thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực. Yếu tố này vừa đảm bảo quy chế chặt chẽ, vừa đảm bảo dân chủ dân quyền và quyền lợi của mọi cán bộ công chức, không gây phiền hà, quan liêu, cửa quyền, trì trệ. Chính vì thế hiện nay nhiều doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá mọi thủ tục hành chính nhưnh vẫn đảm bảo thực hiện theo đúng pháp luật nhà nước và nội quy, quy chế của công ty. 4. Phát triển năng lực nội bộ: Nguồn năng lực nội bộ của các doanh nghiệp là nguồn lực sẵn có vô cùng quý giá, tận dụng được tốt nguồn lực này doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi để phát triển. Do vậy cần biết khai thác, sử dụng và không ngừng phát triển năng lực nội bộ. 5. Tăng cường trang thiết bị làm việc : Trang thiết bị hiện đại. điều kiện làm việc tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc văn minh, khoa học, giảm lao động thủ công, tăng năng suất và chất lượng công việc, đồng thời nâng cao được sức khoẻ của cán bộ công chức làm việc ổn định, lâu dài, yêu nghề. 6. ứng dụng công nghệ thông tin: ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là các phầm mềm quản lý vào công tác văn phòng đang trở thành xu thế chung của thời đại, được ứng dụng triệt để nhằm đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mình. Trong các hoạt động của cơ quan nên ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để cung cấp, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, kịp thời, có hiệu quả và giảm bớt giấy tờ hành chính. 3.2. Các giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp về nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế hoàn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, người lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phòng. Với vai trò quan trọng như vậy mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần phải có những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao vai trò, trình độ của đội ngũ nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng nói chung. Đối với người quản lý, lãnh đạo: Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ máy văn phòng trong công ty, Chánh và phó văn phòng luôn tỏ ra là nhà lãnh đạo gương mẫu trong mọi công việc, có năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luôn được giám đốc và các phòng ban tin tưởng, tín nhiệm, trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc trong mọi hoạt động. Tuy nhiên để bắt kịp với xu thế hiện nay, sự phát triển nhanh và mạnh của khoa học kỹ thuật, đồng thời cùng với việc áp dụng những thành tựu đó vào công tác quản lý điều hành bộ phận văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp giám đốc giải quyết các công việc chuyên môn một cách nhanh chóng, hiệu quả. Cần tổ chức các buổi thảo luận về tâm lý trong quản lý, điều hành cho lãnh đạo văn phòng bổ sung thêm kiến thức tâm lý, nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý, từ đó nhận thấy được yếu tố tâm lý ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả điều hành và kết quả công việc. Cần tổ chức các buổi giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa lãnh đạo và nhân viên để tăng thêm tinh thần đoàn kết, học hỏi, giúp đỡ nhau trong công việc. Đối với nhân viên: Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn, huấn luyện chuyên sâu cho CBCNV về công tác văn phòng, tổ chức, tạo điều kiện cho CBCNV tham gia học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu với các đơn vị bạn nhằm hoàn thiện văn phòng cả về vật chất và con người. Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức, nâng cao khả năng tin học cho mọi người, khuyến khích nhân viên học hỏi, nâng cao trình độ ngoại ngữ để kịp thời hoà nhập với xu thế hiện nay là mở cửa hội nhập, mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài. Thường xuyên tổ chức các chuyến đi thăm quan, du lịch cho CBCNV cả trong nước và nước ngoài, giúp nhân viên giảm căng thẳng trong công việc, tăng tình đoàn kết, hiểu thêm về đồng nghiệp và tạo cơ hội cho họ học hỏi kinh nghiệm của nhau. Hiện nay số lượng nhân viên trong văn phòng còn ít mà khối lượng công việc thì nhiều, một người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên việc giải quyết các công việc chưa được kịp thời gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Do vậy công ty cần có các chương trình tuyển dụng nhân sự cho hợp lý, kịp thời, lấp được các chỗ hổng tại các vị trí làm việc tạo ra một dây truyền công việc khép kín, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như của toàn công ty. 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng Các điều kiện vật chất là nhân tố quyết định đến sự thành công trong công việc văn phòng, các điều kiện vật chất được đảm bảo đầy đủ, hiện đại sẽ tạo một môi trường làm việc hăng say, nhiệt tình đối với nhân viên. Văn phòng cần đảm bảo các điều kiện vật chất như: Cách bố trí sắp xếp văn phòng: Văn phòng là bộ mặt của công ty, là hình mẫu trong việc sắp xếp bố trí phòng làm việc để mọi phòng ban đơn vị trong công ty cũng như các đơn vị bạn nhìn vào học tập. Do vậy hoàn thiện công tác bố trí phòng làm việc là một việc làm cần thiết. - Hiện nay việc bố trí phòng làm việc văn phòng công ty còn nhiều bất cập và nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên. Phòng của Chánh văn phòng được tách bạch riêng trên tầng 2 như vậy gây khó khăn cho việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, do vậy cần bố trí lại cho đồng bộ. Mặt khác cần mở rộng thêm không gian, diện tích của các phòng, phòng chật hẹp, thiết bị chuyên dụng nhiều thiếu đi sự gọn nhẹ, thoáng mát gây mệt mỏi dẫn đến khả năng và công suất làm việc giảm sút. - Hiện nay, xu hướng của các doanh nghiệp, tổ chức là bố trí văn phòng theo kiểu sơ đồ mở, có vách ngăn thấp, kiểu bố trí này sẽ tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của công ty, dễ kiểm soát đối với hoạt động của nhân viên. Văn phòng công ty cũng nên đổi mới theo phương thức này. - Màu sắc và ánh sáng trong phòng cúng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Văn phòng công ty đã chưa chú ý đến vấn đề này, ánh sáng trong phòng còn tối, sơn màu vàng sẽ làm ấm căn phòng nhưng dễ gây sự mệt mỏi.Vì vậy cần phải có sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra môi trường làm việc mới năng động. Trang thiết bị làm việc: Trang thiết bị làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc do vậy cần phải có các giải pháp cải tiến theo hướng hiện đại, nâng cấp các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. Các thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực. - Hiện nay các thiết bị làm việc trong văn phòng đã được trang bị đầy đủ, các bộ phận đều được trang bị máy vi tính, máy in, điện thoại, tủ đựng hồ sơ tài liệu và các thiết bị chuyên dùng khác song một số thiết bị đã cũ kỹ chưa được thay thế dẫn đến hỏng hóc thường xuyên gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của văn phòng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn công ty. Vì vậy văn phòng cần phải thay thế, nâng cấp các trang thiết bị, bổ sung, bố trí vào các vị trí hợp lý, thuận lợi cho các tác nghiệp hành chính. - Đầu tư thêm các thiết bị bảo quản tài liệu cho kho lưu trữ được tốt hơn, trang bị mua mới các thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ inox tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, giá bằng gỗ dễ bị mối mọt. Đảm bảo các điều kiện vật chất khác: Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động một cách đầy đủ, dần từng bước hiện đại hoá các trang thiết bị, phương tiện hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thuận lợi cho công tác chỉ huy, điều hành và giảm nhẹ sức lao động của con người. 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ * Nghiệp vụ văn thư Nhân viên văn thư cần không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao kiến thức về tin học văn phòng và ngoại ngữ, đồng thời phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc làm hết sức cần thiết, việc đăng ký, quản lý các văn bản đến và đi được thực hiện trên máy vi tính sẽ đảm bảo được thuận tiện, nhanh chóng và khoa học, hệ thông máy vi tính được nối mạng nội bộ thì sẽ giúp nhân viên văn thư tốn ít thời gian, công sức trong việc chuyển các văn bản đến các phòng ban, đơn vị. Công ty cần cập nhật kịp thời và ban hành các quy chế, quy định về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, soạn thảo văn bản mới nhất để mọi người thực hiện theo đúng quy định, đúng pháp luật. * Nghiệp vụ lưu trữ Đây là một nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng, nó đóng vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với thực tế hiện nay, văn phòng công ty cần có những giải pháp thiết thực để hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác này, cụ thể: - Hiện nay công ty đã có kho lưu trữ riêng song vẫn còn nghèo nàn về chủng loại tài liệu lưu trữ, tài liệu chưa tập trung do có hiện tượng một số tài liệu của phòng ban nào thì phòng ban đó lưu trữ, chưa được tập trung lưu trữ trong kho, điều này tạo ra sự chật chội, bừa bãi trong phòng làm việc. Hơn nữa, các tài liệu lưu trữ phân tán như vậy sẽ không được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ gây hư hại, mối mọt hoặc rách nát tài lệu. Mặt khác, khi ai đó có nhu cầu cần tra cứu tài liệu thì nhân viên lưu trữ lại mất thời gian tìm kiếm tài liệu đó ở các phòng ban, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. - Công ty chưa có phòng đọc riêng vì vậy nên tổ chức một phòng đọc ở ngay cạnh phòng lưu trữ để phục vụ những người có nhu cầu đọc tại chỗ, điều này sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ và mất ít thời gian. Phòng đọc nên trang bị thêm các loại sách, báo, tạp chí, và các tài liệu tham khảo thêm. - Bên cạnh đó cần phải thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu. Ban hành các quy định mang tính bắt buộc đối với tất cả các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào kho lưu trữ chung theo yêu cầu của văn phòng. Ngoài ra nhân viên lưu trữ cần phải thực hiện nghiêm túc quy chế về quản lý và bảo quản văn bản, đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp, hội nghị là khâu đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến thành công của hội nghị. Thực tế cho thấy công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị tại Công ty được bộ phận văn phòng chuẩn bị tương đối chu đáo, văn phòng nên chú trọng ở một só khâu như: - Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như máy chiếu, máy ghi âm... đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị tạo điều kiện cho mọi công việc diễn ra nhanh và tốt hơn, hiện nay văn phòng vẫn phải đi thuê các thiết bị này. - Sau mỗi cuộc họp, hội nghị cần tổ chức rút kinh nghiệm, những người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau. 3.2.3.3. Lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo Văn phòng cần nắm bắt được chính xác khối lượng công việc cụ thể mà công ty phải thực hiện trong từng thời kỳ, những công việc có thể phát sinh, trọng tâm công việc, mục tiên phấn đấu của công ty ...Các chương trình công tác cần phải được cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân và phải được thực hiện đồng bộ. Bên cạnh đó văn phòng cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đã được lập ra. Sau những khoảng thời gian nhất định ( hàng tháng, hàng quý) có công tác sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế, từ đó các phòng ban, cá nhân sẽ nhận thấy những việc chưa làm được và có những phương hướng khắc phục kịp thời. Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm hơn đến việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến, trong chương trình cần liệt kê cụ thể, chi tiết những việc cần làm, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, những tài liệu, số liệu cần thu thập, xác định những nhiệm vụ chính. 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp Các giải pháp trên đây thực hiện khả thi thì văn phòng cũng như Công ty đã tạo được một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Cụ thể như: Các giải pháp trước hết cần phù hợp với hoạt động của văn phòng, của Công ty, cần có lộ trình, có ưu tiên cụ thể, rõ ràng trong việc thực hiện các giải pháp, ví dụ như các giải pháp đầu tư vào con người trong tổ chức, giải pháp về các điều kiện vật chất giúp văn phòng thực thi tốt nhiệm vụ... cần được ưu tiên trước từ đó làm tiền đề cho các giải pháp về nghiệp vụ sau. Các giải pháp chỉ có thể khả thi nếu như được lãnh đạo Công ty, lãnh đạo Tập đoàn ủng hộ cũng như được sự đồng thuận của toàn công ty. Sự ủng hộ này có ý nghĩa rất lớn không những về vật chất mà còn về tinh thần. Nhận được sự ủng hộ khen ngợi của lãnh đạo cán bộ nhân viên văn phòng sẽ ra sức phấn đấu, áp dụng các giải pháp đó vào thực tiễn công việc làm cho các công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, hơn nữa các giải pháp tốt, hay sẽ được ghi nhận, được phổ biến rộng khắp để các phòng ban, đơn vị khác học hỏi và được tài trợ, giúp đỡ về kinh phí và các điều kiện vật chất khác cho thực thi. Có sự đồng thuận cao trong nội bộ văn phòng cũng như toàn công ty, có được sự nhất trí, đồng lòng thì mọi việc sẽ được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả lại cao. Cần áp dụng đồng bộ các giải pháp ở tất cả các bộ phận, các đơn vị các khâu nghiệp vụ để phối hợp cùng thực hiện một cách thống nhất áp dụng linh hoạt, có điều chỉnh các giải pháp, không chồng chéo, không cứng nhắc cũng như không lỏng lẻo, áp dụng đúng chỗ, đúng việc, phân tích được tình hình thực tế hoạt động của văn phòng và của từng đơn vị, đảm bảo quán triệt đúng đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với mục tiêu của tổ chức và theo kịp xu hướng chung của thời đại. Kết luận Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững, ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hoá, hạ giá thành sản phẩm, ổn định về kinh tế thì sợ ổn định, thống nhất trong quản lý cũng là một điều kiện không thể thiếu. Muốn vậy doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lý, trước tiên là công tác văn phòng. Văn phòng chính là bộ nhớ của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị bởi vậy văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở tìm hiểu, phân tích thực tiễn công tác văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV, khoá luận đã đưa ra những đánh giá, nhận xét, những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác văn phòng của công ty, từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Khóa luận đã chỉ ra rằng : - Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV đã đạt được nhiều thành tựu, trong đó có sự đóng góp lớn của Văn phòng. - Văn phòng Công ty đã thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình như lý luận về văn phòng đã mô tả. - Các hoạt động văn phòng của Công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, các nghiệp vụ đều tuân theo đúng quy định chung đã ban hành, trong đó tốt nhất là các nghiệp vụ văn thư- lưu trữ, hội họp, cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi. - Đạt được các kết quả đó là nhờ sự đóng góp không nhỏ của tập thể CBCBN công ty đặc biệt là của nhân viên văn phòng nhiệt tình, có năng lực, tâm huyết với nghề, có cam kết trung thành với Công ty. Lãnh đạo văn phòng sát sao, gương mẫu, có trình độ, luôn tạo được bầu không khí làm việc thân thiện. Lãnh đạo Công ty cũng như Tập đoàn luôn quan tâm, hỗ trợ, tạo mọi điều kiện về vật chất cho thực thi. Tuy nhiên hoạt động văn phòng còn gặp phải một vài yếu điểm như khả năng cập nhật với công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa được quan tâm kịp thời, chưa tổ chức được các buổi tham gia giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên với nhau... Để khắc phục được những yếu điểm đó văn phòng cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng một cách tốt hơn. Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình Quản trị văn phòng- Mike Harvey. Nhà xuất bản thống kê Hà Nội ( 2001) 2. Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức – Học viện Hành chính Quốc Gia 3. Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng- PGS- TS Đồng Thị Thanh Phương; ThS Nguyễn Thị Ngọc An- Nhà xuất bản Thống Kê (2008). 4. Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng cho lớp QT901P (2007) – Thạc sỹ Trần Thị Ngà- Giảng Viên học viện Hành chính Quốc Gia 5. Các bài khoá luận tốt nghiệp ngành Quản trị Du lịch- Văn phòng. Thư viện trường Đại học Dân lập Hải phòng. - Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản trị văn phòng ở Công ty cổ phần thi công cơ giới và dịch vụ - Vũ Thị Thu Hiền QT 701P - Công ty cổ phần Lilama - 693 - Lê Thị Nhung QT 801P - Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp dịch vụ và xây dựng Thủy sản Đồ Sơn - Nguyễn Thị Tú Nhi - QT 801P 6. Các tài liệu sổ sách của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - 45 năm truyền thống Công ty - Báo cáo tài chính của Công ty năm 2007- 2008 - Báo cáo thành tích tháng 01/2009 - Quy chế hoạt động của văn phòng Công ty - Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các nhân sự văn phòng 7. Các tài liệu tham khảo khác. Mục Lục Trang Lời mở đầu 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích,nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Bố cục của khoá luận 3 Chương I : Lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.1.3. Nội dung hoạt động văn phòng 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng 11 1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 12 1.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng và quản trị văn phòng 15 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng 15 1.2.2. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả văn phòng 16 1.2.3. Nguyên tắc quản trị văn phòng 17 Chương II : Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 20 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 20 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh than của Công ty 22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 25 2.1.4. Một số nét về nhân sự của Công ty 32 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty( năm 2007-2008) 33 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty 34 2.1.6.1. Thuận lợi 34 2.1.6.2. Khó khăn 35 2.2. Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 36 2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Công ty 36 2.2.2. Điều kiện làm việc trong văn phòng 39 2.3. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại Công ty 42 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 42 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ 46 2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty 57 2.3.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 60 2.3.5. Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi 61 2.3.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 62 Chương III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 66 3.1. Định hướng chung 66 3.2. Các giải pháp cụ thể 68 3.2.1. Giải pháp về nhân sự 68 3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng 70 3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản.. 71 3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ 71 3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 72 3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo 73 3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp 73 Kết luận 75 Tài liệu tham khảo Sơ đồ bảng biểu Biểu Biểu 01 Biểu 02 Biểu 03 Biểu 04 Biểu 05 Biểu 06 Biểu 07 Biểu 08 Biểu 09 Biểu 10 Nội dung Sơ đồ quy trình công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Bảng thống kê sản lượng than và doanh thu của công ty các năm 2007- 2008 Sơ đồ bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Bảng thông kê các thiết bị tài liệu trong văn phòng Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến- mật Mẫu sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Trang 24 25 33 36 41 43 50 50 51 52 Lời cảm ơn Quá trình thực tập trước khi tốt nghiệp là một quá trình rất quan trọng đối với mỗi sinh viên. Trong thời gian này, sinh viên được trực tiếp đến các cơ sở sản xuất kinh doanh, tìm hiểu thực tế các công việc đã được nghiên cứu trên lý thuyết tại ghế nhà trường, từ đó đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, giúp sinh viên tích luỹ được kinh nghiệm cho công việc sau này. Trong 4 năm học tập tại ngôi trường Đại học Dân lập Hải Phòng em đã nhận được sự tận tình giảng dạy, chỉ bảo của các thầy cô giáo giúp em nắm bắt được những kiến thức chuyên môn cơ bản; sự quan tâm, tạo mọi điều kiện cơ sở vật chất của lãnh đạo nhà trường cho chúng em có một môi trường học tập tốt nhất, hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập và làm luận văn em đã được ban giám đốc cùng các cô chú trong văn phòng Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV tạo mọi điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích. Mặc dù bản thân đã nỗ lực cố gắng để hoàn thành bài khoá luận một cách tốt nhất song do khả năng và thời gian có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được những nhận xét, đánh giá, góp ý của các cô chú trong văn phòng công ty, các thầy cô giáo để em có điều kiện bổ sung, hoàn thiện khoá luận và nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt cho quá trình công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc, các cô chú trong văn phòng Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV, cảm ơn ban lãnh đạo nhà trường cùng các thầy cô giáo trong bộ môn đã dìu dắt em trong suốt 4 năm qua và đặc biệt em xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn- TS Trần Thị Thanh Thuỷ đã chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành bài luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 10 tháng 06 năm 2009 Sinh viên Lê Thịnh