Khóa luận Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại tổng công ty hàng không Việt Nam

i hạn quy định thì tiền lưu kho những ngày tiếp theo sẽ tăng lên, làm như vậy để dành diện tích kho lưu giữ những hàng hoá mới vận chuyển đến tránh tình trạng có những loại hàng để lưu kho quá lâu trong khi hàng mới về lại không có chỗ để lưu giữ. Đối với dịch vụ trả hàng nhập : SQ kết hợp luôn dịch vụ trả hàng với dịvh vụ phục vụ hàng nhập chứ không tách riêng làm hai dịch vụ như VNA do VNA còn phải lập thêm một số kho hàng trong thành phố.Việc kết hợp dịch vụ trả hàng với dịch vụ hàng nhập giảm bớt được một số thủ tục đỡ làm mất thời gian và giảm chi phí cho khách hàng. Đối với dịch vụ giải quyết các truờng hợp bất thường :Ngay từ khâu phục vụ SQ luôn hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra. Ngay khi kinh doanh khai thác vận tải hàng không trên thị trường Việt Nam, năm1999 tổng số các vụ bất thường xảy ra của SQ là 38 vụ, chỉ bằng một nửa tổng số các vụ bất thường của VNA, nhưng công tác giải quyết của SQ rất nhanh chóng và đạt hiệu quả. Theo quy định của SQ thì sự việc bất thường xảy ra ở thị trường nào và do lỗi của bộ phận nào thì vănphòng đại diện của thị trường đó và các bộ phận gây ra lỗi phải tự giải quyết sau đó hãng sẽ xử phạt hành chính những bộ phận gây thiếu sót đó, đây chính là biện pháp gắn trách nhiệm trực tiếp của từng bộ phận cụ thể đối với nghiệp vụ của họ. SQ rất chú trọng đến đầu tư nguồn nhân lực phục vụ hàng hoá. Xuất phát từ quan điểm con người là nhân tố quan trọng nhất nên mặc dù SQ luôn trang bị những thiết bị hiện đại phục vụ hàng hoá nhưng bên cạnh đó hàng năm SQ vẫn đẩu tư khối lượng vốn rất lớn vào nguồn nhân lực, đặc biệt là việc gửi cán bộ làm hàng đi học nước ngoài để tích luỹ kinh nghiệm của các hãng lớn trên thế giới như Mỹ, Nhật. Kinh nghiệm của Hồng Kông trong xây dựng cơ sở hạ tầng phát triển dịch vụ vận tải hàng hóa do Hãng hàng không cung cấp Hồng Kông (HK) là một bộ phận của Trung Quốc, và hiện đang là 1 trong số các khu vực năng động nhất Châu á. Trong hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, mỗi ngày có hơn 6000 tấn hàng hóa được vận chuyển qua HK đã biến HK trở thành 1 hub lớn trên thế giới. Hãng hàng không Cathay Pacific Airways của HK, hiện đang là 1 trong số 10 Hãng chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không hàng đầu trên thế giới. Hoạt động kinh doanh DVHHHK hiện chiếm 26% tổng doanh thu hàng năm của Hãng. Hiện nay, Hãng có 1 đội máy bay vận tải hàng hóa với 11 máy bay Boeing 747 trong đó có 6 chiếc B747 - 200Fs và 5 chiếc B747 - 400Fs. Trong số đó ngoài 1 chiếc thuê từ Air Hongkong còn lại đều thuộc sở hữu của Hãng. Ngoài ra, Cathay Pacific còn sử dụng 66 chiếc máy bay chở khác để kết hợp chở hàng. Do đó, lượng hàng hóa trong mỗi tháng của Hãng đã lên tới 66,000 tấn tức là nhiều hơn tổng lượng hàng hóa của cả năm 2001 của VNA. Toàn bộ công đoạn xử lý và phục vụ hàng hóa chuyên chở của Hãng được thực hiện thông qua Hong Kong Air Cargo Terminals Limited (Hactl). Hactl có 1 Ga hàng hóa gọi là Super Terminal 1 được xây dựng cách đây 25 năm là 1 ga hàng hóa hiện đại nhất trên thế giới hiện nay. Ga có khả năng phục vụ 2.6 triệu tấn hàng mỗi năm và có thể nâng cấp để phục vụ khối lượng hàng hóa là 3,5 triệu tấn mỗi năm. Hactl đã đầu tư 1 tỷ USD để xây dựng Ga hàng hóa này, trang bị những công nghệ hiện đại, cơ sở hạ tầng hoàn thiện để đáp ứng việc phục vụ hàng hóa cho khách hàng. Ga có hệ thống kho bãi chứa Container gồm 3.500 vị trí chứa Container và kho chứa thùng hàng được tự động hóa hoàn toàn. Hàng hóa được đưa vào kho để bảo quản thông qua 1 hệ thống các băng chuyền và cần trục tự động kiểm soát bằng hệ thống vi tính không có sự tham gia của con người. Chính vì vậy, việc lưu thông hàng hóa trong kho hết sức thuận tiện, nhanh chóng. Hệ thống máy tính được sử dụng chủ yếu là COSAC (Hactl Communication System for Air Cargo), không những phục vụ cho việc làm hàng hóa tại sân bay mà còn cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết, chính xác về tình trạng, vị trí,.. của hàng hóa. Hệ thống này còn kết nối với mọi hoạt động của Super Terminal 1, liên kết với các Hãng hàng không, các nhà giao nhận, các nhà chức trách địa phương và các nhà cung cấp dịch vụ Logistics khác. Đối với mọi hàng hóa, Hactl đều có thể cung cấp các trang thiết bị hiện đại để phục vụ. Đối với hàng hóa có giá trị cao, SuperTerminal 1 cung cấp 1 hệ thống phương tiện có thể cung cấp 9 xe bọc thép chuyên chở cùng 1 lúc. Đối với hàng dễ hư hỏng, Ga có 1 trung tâm phục vụ hàng dễ hư hỏng có bộ phận thông quan được chỉ định để nhanh chóng giải phóng hàng. Trung tâm này còn được liên kết trực tiếp với 2 phòng lạnh có điều hòa nhiệt độ với diện tích mỗi phòng là 2.500 m2 có trang bị kho lạnh có dung tích tương đương với 1,5 lần máy bay chở hàng B-747. Đối với những hàng hóa cần chuyển phát nhanh, Ga có trung tâm chuyển phát nhanh gồm hai tầng có khả năng phục vụ 400.000 tấn hàng hóa mỗi năm. Ngoài ra, SuperTerminal 1 còn trang bị cơ sở hạ tầng cho việc làm hàng nguy hiểm trong đó tất cả các loại hàng có tính phóng xạ, động vật sống… Ga còn thông qua hệ thống Hacis với đội ngũ xe tải chuyên chở hàng theo yêu cầu của khách hàng. Hệ thống này có thể chuyển hàng tới các kho bãi để lưu giữ cũng có thể giao trực tiếp hàng cho người nhận. Với một đội ngũ nhân viên hơn 2000 người có trình độ nghiệp vụ cao, hàng năm theo học các chương trình đào tạo quốc tế, khả năng phục vụ hàng hóa của Ga ngày càng được nâng cao và ngày càng giành được sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng. Sự phát triển dịch vụ hoàn hảo phục vụ chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không của HK nói chung và của Cathay Pacific Airways nói riêng là 1 bài học kinh nghiệm, là cái đích cần vươn tới của VNA trong tương lai. Các giải pháp từ phía nhà nước Hoàn thiện chính sách kinh tế đối ngoại hướng mạnh về xuất khẩu Năm 1995 là năm đánh dấu những bước ngoặt lớn trong quan hệ kinh tế đối ngoại của Việt Nam, đó là việc gia nhập ASEAN, tham gia khối mậu dịch tự do AFTA. Tiếp theo, năm 1998 Việt Nam trở thành thành viên của diễn đàn kinh tế Châu á - Thái Bình Dương (APEC). Đặc biệt, việc Hiệp định thương mại Việt - Mỹ được thông qua đã mở ra một triển vọng lớn cho sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế cụ thể là hoạt động ngoại thương của Việt Nam. Trong xu hướng phát triển mạnh hoạt động mua bán quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam thì hoạt động giao nhận hàng không quốc tế của Hãng tất yếu sẽ phát triển. Để mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh vận tải hàng không của Hãng thì một yếu tố then chốt là: Nhà nước cần tăng cường phát triển các quan hệ kinh tế đối ngoại thông qua chủ trương đường lối và chính sách cụ thể. Đó là đảm bảo ổn định về chính trị và kinh tế, giữ vững bầu không khí hoà bình, hữu nghị với các nước trong khu vực và thế giới, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho hoạt động ngoại thương của đất nước từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành hàng không dân dụng nói chung và của Vietnam Airlines nói riêng. Nhà nước cần hỗ trợ đắc lực cho Vietnam Airlines trong hoạt động giao nhận hàng không quốc tế Giao nhận hàng không tự thân nó là một ngành kinh tế đóng góp nhiều cho ngân sách Nhà nước, cũng là ngành thu được nhiều ngoại tệ nhất. Đặc thù của ngành hàng không là cần một khối lượng vốn đầu tư lớn về trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật, đào tạo nguồn nhân lực… Nhiều khi yêu cầu về vốn vượt quá khả năng của TCTHKVN nếu không có sự hỗ trợ tích cực từ phía Nhà nước. Thật vậy, chi phí để mua một chiếc Boeing 777 khoảng 140 triệu USD, một chiếc Boeing 767 khoảng 80 - 120 triệu USD và để đào tạo được một cán bộ hàng không có trình độ đại học hay phi công lái máy bay phải mất khoảng 5 - 7 năm. Với thời gian đầu tư dài và lượng vốn đầu tự lớn như vậy thì rất cần thiết phải có sự hỗ trợ của Nhà nước cho hoạt động kinh doanh vận tải của TCT. Cụ thể: Cần có chính sách đối với không tải, điều tiết hài hoà tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển hoạt động giao nhận hàng không quốc tế của Việt Nam. Cần có chính sách hỗ trợ tài chính ban đầu, tạo điều kiện để TCT phát triển. Trước mắt, Chính phủ nên cho phép TCT được giữ lại 50% phần thuế thu nhập doanh nghiệp nhằm tạo cơ hội cho Hãng tái đầu tư, tăng phần vốn tích luỹ trong cơ cấu vốn. Cần ưu tiên cho TCT sử dụng vốn vay như ODA để đầu tư phát triển, đặc biệt phát triền đổi mới đội bay, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật đào tạo đội ngũ nhân lực có trình độ như phi công, cán bộ quản lý chuyên ngành về thương mại… Cần sớm ban hành quy định về thủ tục thuê máy bay hợp lý, sao cho phù hợp với thông lệ quốc tế nhằm tạo điều kiện cho TCT có ưu thế trongviệc đàm phán thuê mua máy bay. Nhà nước đứng ra bảo lãnh (thông qua Bộ Tài chính hoặc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) để TCT có thể vay vốn mua máy bay thông qua các tổ chức tín dụng xuất nhập khẩu và miễn lệ phí bảo lãnh cho khoản vay này. Phát triển quan hệ ngoại giao, mở rộng quan hệ hợp tác hàng không với các hãng hàng không lớn trên thế giới nhằm tạo điều kiện cho Vietnam Airlines có thể tiếp thu được các công nghệ tiên tiến, học hỏi các kinh nghiệm quản lý hiện đại, tăng khả năng huy động vốn quốc tế. Cho phép các công ty thành viên của TCT tham gia vào thị trường chứng khoán, được quyền phát hành các loại cổ phiếu, trái phiếu nhằm thu hút nhuồn vốn nhàn rỗi, liên kết với các thị trường vốn bên ngoài, phát triển thị trường vốn quốc tế, thu hút vốn nước ngoài, từ đó tăng lượng vốn đầu tư cho TCT. Hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng Để hoạt động giao nhận hàng không có hiệu quả thì phải đầu tư vào các yếu tố sau: hệ thống cất/ hạ cánh, đường lăn, sân dỗ, kho hàng, thiết bị xếp dỡ ULD, các nút giao thông vệ tinh… Đặc biệt, kho hàng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một sản phẩm vận tải hàng hóa tiêu chuẩn. Hiện nay kho hàng của TCT tại các sân bay Nội Bài, Đà Nẵng… còn giới hạn về mặt bằng và trang thiết bị phục vụ hàng hoá. Mặt bằng xếp dỡ hàng hóa tại Nội Bài quá nhỏ dẫn đến việc khong đáp ứng đủ yêu cầu về thời gian khi có quá nhiều chuyến bay có giờ bay sát nhau. Việc không có các phương tiện phục vụ như cân dùng cho cân ULD làm cho việc tính trọng tải chất xếp trong ULD không chính xác. Các phương tiện soi chiếu quá nhỏ khiến cho thời gian làm thủ tục cho khách bị kéo dài không cần thiết. Do vậy, cần phải sớm đổi mới, nâng cấp hệ thống ga cảng và trang thiết bị xếp dỡ hàng hoá. Với xu hướng container hoá hiện nay, để theo kịp bước phát triển của các nước khác, nước ta cần đầu tư rất lớn để xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho phương thức chuyên chở hàng hoá bằng container như bãi container, trạm container đường ôtô, trạm giao nhận phục vụ hàng lẻ bằng container... Ngoài ra hệ thống đường sá, cầu cống, bến bãi, các trạm đóng gói và các phương tiện vận chuyển, xếp dỡ của cảng...cũng cần được quan tâm và đầu tư đúng mức. Như vậy cần phải hoàn thiện hệ thống đường sá, cầu cống...để việc chuyên chở hàng hoá diễn ra thuận tiện và nhanh chóng. Cơ sở hạ tầng là những yếu tố thiết yếu nhất để phát triển bất kỳ một hình thức kinh doanh nào, vì nó là cái khung xương, là cái nền để các hoạt động kinh doanh phát triển. Nước ta cần đầu tư có trọng điểm và hợp lý để xây dựng cơ sở hạ tầng để phát triển không chỉ hoạt động giao nhận mà còn nhiều hình thức kinh doanh khác. Giảm thiểu các phiền hà về thủ tục hành chính, hải quan Các thủ tục hành chính quan liêu là một trở ngại lớn cho sự phát triển của các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động kinh doanh giao nhận hàng không nói riêng. Nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển hàng không quốc tế thì Nhà nước và Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cần sớm ban hành các văn bản pháp luật hướng dẫn đối với các ngành và bộ phận liên quan như Hải quan, an ninh hàng không… hoạt động thật nhịp nhàng với hãng vận chuyển; kiện toàn bộ máy tổ chức các ngành các cấp theo hướng gọn nhẹ và hiệu quả, thực hiện nguyên tắc 1 cửa, khắc phục sự chồng chéo trong quản lý, giám sát của các cơ quan có liên quan; đơn giản thủ tục XNK, hải quan đặc biệt là sự phối hợp chặt chẽ giữa các Bộ, ngành nhằm đơn giản hóa thủ tục vận chuyển hàng không quốc tế, có chính sách ưu đãi, khuyến khích nhu cầu vận chuyển bằng đường hàng không, từ đó giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, tạo điều kiện cho hàng hoá lưu chuyển nhanh chóng và dễ dàng, không gây phiền hà cho các chủ hàng xuất nhập khẩu mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Hoàn thiện cơ chế quản lý và điều tiết ngành HK dân dụng Sự thích hợp của việc quản lý Nhà nước đối với ngành hàng không dân dụng sẽ tạo nên một môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng không quốc tế. Điều này thể hiện ở chỗ Nhà nước cần có chính sách bảo hộ thích hợp đối với các doanh nghiệp vận tải hàng khong trong nước nói chung và Vietnam Airlines nói riêng. Có như thế, một hãng hàng không còn “non trẻ” như Vietnam Airlines mới có điều kiện phát triển trước các hãng hàng không khác trong khu vực và quốc tế. Qua nghiên cứu các kinh nghiệm về phát triển vận tải hàng không ở một số nước như: Singapore, Thái lan, Malaysia, ta thấy rằng Nhà nước cần phải kiểm soát và điều tiết một cách có hiệu quả thị trường kinh doanh vận tải hàng không bằng các biện pháp điều phối quan hệ cung - cầu trên thị trường, cước phí vận chuyển và khối lượng hàng hoá vận chuyển. Có như vậy mới có thể đảm bảo được các lợi ích của khách hàng, đồng thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vận tải hàng không trong nước phát triển trong môi trường cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh: cạnh tranh thông qua chất lượng dịch vụ cung ứng và mạng lưới xúc tiến thương mại là chủ yếu thay vì cạnh tranh về cước phí vận tải. Thật vậy, Nhà nước nên kiểm soát giá cước trên cơ sở quan hệ cung - cầu trên thiu trường vận tải hàng không có tính đến các yếu tố có liên quan khác như gia thành sản xuất, cước phí vận tải đường biển, đường bộ… Giá cước ở đây với chức năng là công cụ điều tiết quan hệ cung - cầu cần phải được xây dựng phù hợp với từng đường bay và khu vực bay nhất định bởi thị trường vận tải hàng không vốn rất nhạy cảm về giá. Nếu có nhiều hãng hàng không cùng kinh doanh khai thác trên cùng một đường bay thì Nhà nước cần có biện pháp hạn chế các hãng cạnh tranh về giá, thay vào đó cần khuyến khích các phương thức cạnh tranh lành mạnh khác như: cải tiến chất lượng dịch vụ cung ứng, chuyên chở hàng hoá một cách an toàn và theo đúng thoả thuận, mở rộng dịch vụ vận tải đa phương thức giao hàng tận cửa, giải quyết các khiếu nại của khách hàng nhanh chóng và thoả đáng… Thêm vào đó, nhằm nâng cao tính chủ động và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của TCT, Nhà nước nên cho phép TCT được quyền tự ấn định và điều chỉnh giá cước vận chuyển trong khuôn khổ quy định của pháp luật, còn Nhà nước sẽ đóng vai trò là thanh tra giám sát chung. Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế Cho đến nay, hoạt động giao nhận vẫn chưa hề được điều chỉnh bởi một bộ luật riêng nào mà vẫn đang nằm trong sự điều chỉnh phân tán của nhiều bộ luật khác nhau và chịu sự quản lý của nhiều ban ngành khác nhau. Luật Thương mại được Nhà nước ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 nhằm điều chỉnh hành vi của thương nhân và các giao dịch thương mại trong đó có hoạt động giao nhận. Song luật Thương mại còn có sự chồng chéo của bộ luật dân sự và mới chỉ điều chỉnh hoạt động giao nhận ở những khía cạnh và phạm vi rất ít ỏi như: khái niệm, phạm vi hoạt động... Mặt khác, như đã phân tích ở các phần trước, giao nhận hàng không có tính quốc tế và toàn cầu hoá sâu sắc. Bởivậy, nó đòi hỏi chúng ta cần xây dựng các quy định pháp luật về hàng không dân dụng (Luật Hàng không dân dụng) sao cho phù hợp với các Công ước và Nghị định quốc tế về hàng không dân dụng. Hiện nay cần phải sửa đổi một số điểm sau trong Luật Hàng không dân dụng Việt nam có liên quan đến tổ chức chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu: Đối với quy định về thời hạn trách nhiệm của người vận chuyển hàng không đối với hàng hoá: Luật Hàng không dân dụng Việt Nam quy định người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với hàng hoá kể từ khi người gửi hàng giao hàng cho người vận chuyển cho đến khi người vận chuyển giao hàng cho người nhận hàng. Trong khi Công ước Vácsava 1929 quy định người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng không bao gồm quá trình hàng nằm dưới sự quản lý và bảo quản của người chuyên chở ở trong sân bay, trong máy bay hay ở bất kỳ nơi nào máy bay phải hạ cánh ở ngoài sân bay. Quá trình vận chuyển này còn gồm cả quá trình vận chuyển bằng đường bộ, đường sông… Nếu nhằm mục đích thực hiện hợp đồng vận tải đã ký giữa người gửi hàng và hãng hàng không. Quy định như trên là rõ ràng, đầy đủ và hợp lý; trong khi quy định của Luật Hàng không dân dụng Việt Nam là không đầy đủ và có phần còn khác biệt. Thêm nữa khi quy định về cơ sở trách nhiệm của người vận chuyển, Công ước Vácsava quy định người chuyên chở chịu trách nhiệm về mất mát, hư hại và giao chậm hàng; còn Luật Hàng không dân dụng Việt Nam lại quy định người vận chuyển không chịu trách nhiệm đối với trường hợp giao hàng chậm. Đây là một bất hợp lý khó chấp nhận. Mặt khác, Luật cũng chưa nói rõ giới hạn trách nhiệm bồi thường của người vận chuyển. Một số quyết định, thông tư riêng lẻ của Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan cũng mới chỉ đề cập đến những khía cạnh khác nhau của hoạt động giao nhận. Cho nên để điều chỉnh được sự phát triển của dịch vụ giao nhận ở nước ta hiện nay, Nhà nước cần ban hành những chính sách quản lý thích hợp mang tính đồng bộ hoá. Thực tế có nhiều công ty đăng ký kinh doanh hoạt động logistics, nhưng thực chất là kinh doanh giao nhận, vì giao nhận nằm trong hoạt động logistics và hai hoạt động này có phạm vi hoạt động trùng lặp nhau khá nhiều. Để quản lý tình trạng này, Nhà nước cần ban hành những quy định rõ ràng về hai khái niệm (mà thực chất là sự mở rộng khái niệm của hoạt động giao nhận). Nhà nước cũng cần thiết lập mối quan hệ tầm vĩ mô giữa Bộ Giao thông vận tải, Bộ Thương mại, Tổng cục Hải quan và Ngân hàng, với vai trò kiểm soát luồng ngoại tệ vào ra và hoạt động thu chi của các công ty. Mục đích của mối quan hệ này là giám sát hoạt động logistics và đề ra các kiến nghị đối với chính phủ, tránh tình trạng cờ đến tay người ấy phất nhưng không có ai chịu trách nhiệm trên thực tế. Giải pháp từ Tổng công ty Hàng không Việt Nam Biện pháp trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ Khâu chuẩn bị chứng từ là khâu rất quan trọng trong toàn bộ quy trình, bởi vì hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường không cần rất nhiều loại chứng từ khác nhau bao gồm chứng từ về hàng hoá, chứng từ về vận tải, các loại giấy tờ về hải quan, thuế... Khâu này thường mắc lỗi do không kiểm tra kỹ chứng từ và mất nhiều thời gian. Có thể phân loại chứng từ thành từng loại riêng biệt và phân công mỗi người phụ trách về một loại chứng từ. Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chéo công việc trong các ban, ngành của TCT. Cũng như làm giảm tiến độ chuẩn bị và kiểm tra chứng từ do mỗi người sẽ phụ trách một loại chứng từ nên sẽ quen thuộc và có kinh nghiệm trong việc phát hiện những lỗi sai trong loại chứng từ đó. Tuy nhiên biện pháp này sẽ làm khâu chuẩn bị chứng từ bị phân tán, manh mún và nhiều khi bộ chứng từ có thể không khớp nhau làm cho tiến độ chuẩn bị chứng từ còn chậm hơn. Để khắc phục tình trạng đó có thể chia nhân viên thành từng nhóm cùng thực hiện công việc và sẽ chịu sự giám sát của một người là trưởng nhóm. Lưu ý nhân viên về đặc điểm của các loại hàng hoá khác nhau cũng như điều kiện xuất nhập khẩu khác nhau sẽ dẫn đến bộ chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, chẳng hạn như hàng phục vụ cho công trình, máy móc, thiết bị, hàng viện trợ là máy móc...nên bộ chứng từ sẽ thường phải có các chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc chứng từ giám định chất lượng cùng những giấy tờ cho phép xuất nhập khẩu hoặc những văn bản khác của Nhà nước... Sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khách hàng giao thiếu chứng từ, hoặc giao chứng từ làm nhiều lần. Vì thế, nhân viên tài liệu đã không kiểm tra kỹ chứng từ, không phát hiện ra những lỗi sai trong chứng từ hoặc bộ chứng từ không thống nhất với nhau. Do đó, cần kiểm tra kỹ chứng từ ngay khi khách hàng giao cho, nếu khách hàng giao thiếu thì phải yêu cầu khách hàng giao đủ chứng từ trong thời gian sớm nhất chỉ trong một lần. Tránh tình trạng giao nhiều lần sẽ dẫn đến sự phân tán, mất tập trung của nhân viên kiểm tra chứng từ. Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho những nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm như: mở những lớp chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn về nghiệp vụ giao nhận; do chính những nhân viên có năng lực và kinh nghiệm trong TCT giảng dạy cho những nhân viên trẻ. Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam cũng luôn mở những lớp đào tạo nghiệp vụ, TCT nên gửi nhân viên của mình tham gia học những lớp đó. Hiệp hội giao nhận cũng cấp giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ để làm việc trong lĩnh vực giao nhận. TCT có thể yêu cầu nhân viên của mình, đặc biệt là những nhân viên trẻ phải có hoặc khuyến khích họ nên có những chứng chỉ như thế. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng quy trình nghiệp vụ của TCT mà còn tạo lòng tin cho khách hàng vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của TCT. Tuyển dụng thêm nhân viên mới có chuyên môn nghiệp vụ để thay thế những nhân viên đã có tuổi ở TCT khi những nhân viên này về hưu. Tạo đuợc sự chuyển tiếp giữa thế hệ nhân viên này và thế hệ nhân viên tiếp theo trong TCT mà không tạo ra sự xáo trộn và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của TCT là yếu tố quan trọng để gây dựng uy tín, niềm tin và một hình ảnh tốt đẹp về TCT với khách hàng Phương thức vận tải bằng đường không cần rất nhiều loại chứng từ khác nhau nên trong khâu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ công ty cần tiến hành một cách kỹ lưỡng đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và thống nhất cũng như đầy đủ, hoàn chỉnh của toàn bộ chứng từ. Đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng và phương tiện kinh doanh Phát triển đội bay Hiện nay đội bay của TCTHKVN còn rất hạn chế cả về số lượng lẫn chất lượng. Đội ngũ máy bay hiện tại chủ yếu là thuê của nước ngoài nên chi phí rất lớn, thêm vào đó chi phí thuê máy bay cao nên ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của TCT. Vì vậy, giá cước vận chuyển còn quá đắt. Mặt khác, với đội máy bay hạn chế nên vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Để tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao hiệu quả trong vận chuyển hành khách và hàng hoá, trong thời gian tới, TCT cần phải có đội ngũ máy bay sở hữu đủ lớn, hiện đại đáp ứng được những biến động về nhu cầu thị trường đồng thời góp phần làm tăng uy tín cho mình. Đội máy bay cũ của Hãng hiện nay hầu như không được dưa vào khai thác. Vì vậy, có thể bán hoặc cho thuê đội máy bay này để bù tiền mua máy bay mới. Trong thời gian tới các may bay thế hệ cũ này sẽ phải được tay thế dần dần bằng các máy bay hiện đại và chuyên dụng. Vấn đề ở đây là phải xác định được số lượng, chủng loại máy bay, định hướng công nghệ, sức tải và lịch trình bổ sung đội máy bay một cách hợp lý để cân đối giữa năng lực chuyên chở của TCT với số lượng hàng hoá đi và đến. Về phương thức mua sắm, hình thức mua trả góp hoặc thuê tài chính có kết hợp với thế chấp và sử dụng xuất khẩu có thể sẽ là những công cụ tài trợ thích hợp trong giai đoạn tới. Thay thế dần dần các máy bay thuê bằng các máy bay mua sẽ làm tăng tỷ lệ sở hữu của TCT đối với đội máy bay, từ đó giúp TCT tiết kiệm được nhiều chi phí khai thác, giảm tối đa rủi ro xảy ra tai nạn và chủ động được nguồn vốn. Căn cứ vào dự báo phát triển thị trường và mạng đường bay, nhu cầu sử dụng máy bay của Vietnam Airlines trong những năm tới là: Bảng 9: Nhu cầu đầu tư mua máy bay Loại máy bay 1997 2000 2005 Loại tầm ngắn (70 - 100 ghế) 6 9 14 Loại tầm trung (120 - 180 ghế) 10 14 24 Loại tầm trung xa (250 - 330 ghế) 3 13 24 Loại tấm xa (trên 330 ghế) 3 5 6 Nguồn: Chiến lược phát triển Hãng HKQGVN đến 2005 TCT HKVN - 2000 Bảng 10: Nhu cầu vốn đầu tư mua máy bay Đơn vị tính: USD Loại máy bay Tổng số 1997 2000 Đến 2005 Loại tầm ngắn (70 – 100 ghế) 21 600 000 72 000 000 48 000 000 96 000 000 Loại tầm trung (120 – 180 ghế) 51 200 000 64 000 000 192 000 000 256 000 000 Loại tầm trung xa (250 – 330 ghế) 680 000 000 272 000 000 72 000 000 136 000 000 Loại tầm xa (trên 330 ghế) 480 000 000 0 0 480 000 000 Nguồn: Chiến lược phát triển Hãng HKQGVN đến 2005 TCT HKVN - 2000 Đổi mới công nghệ thông tin Phát triển công nghệ thông tin của Hãng phải đảm bảo hệ thống cả về tổ chức, trang thiết bị và sử dụng các phần mềm trong các cơ quan đơn vị của Hãng Phát triển công nghệ thông tin chủ yếu dựa trên cơ sở tiếp thu công nghệ của nước ngoài đặc biệt là tiếp thu công nghệ tiên tiến của các công ty hàng đầu thế giới, tranh thủ tư vấn các chuyên gia có kinh nghiệm trong nước và thu hút nguồn vốn đầu tư nước ngoài để đánh giá và lựa chọn công nghệ tiên tiến nhất, rút ngắn sự tụt hậu so với thế giới. Nhu cầu đầu tư và phát triển công nghệ thông tin trong những năm tới: Máy tính hoá trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Hãng, ưu tiên các ứng dụng chuyên ngành, phục vụ hoạt động thương mại điều hành khai thác bay và quản lý của Hãng. Xây dựng mạng thông tin máy tính riêng của Hãng trên phạm vi cả nước ghép nối với nước ngoài qua các mạng quốc tế, mạng thông tin được xây dựng phảI có tính dịch vụ và đa hình thức: thông tin bằng tiếng nói, số liệu, truyền chữ, truyền hình trên mặt đất, cũng như trên máy bay. Theo khuyến cáo của Unisys – một công ty máy tính có uy tín, Hàng không quốc gia Việt Nam đã xây dựng một số dự án đầu tư phát triển công nghệ thông tin bao gồm: + Dự án xây dựng mạng thông tin nội bộ Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam (LAN) + Dự án đầu tư phát triển hệ thống (DCS) + Dự án quản lý tài chính (GAS) + Dự án về hệ thống điều hành khai thác bay + Dự án bảo dưỡng kĩ thuật và cung ứng vật tư khí tải máy bay + Dự án quản lý doanh thu (YMS) + Dự án xây dựng ngân hàng dữ liệu hàng không + Dự án SITA AIR Cargo Service Hiện đại hoá hệ thống kho bãi và các trang thiết bị phục vụ mặt đất Cơ sở vật chất, trang thiết bị của VNA mặc dù đã có sự đầu tư lớn trong những năm qua song vẫn chưa thực sự đáp ứng với yêu cầu của khách hàng. Hệ thống kho bãi còn nhỏ, phân tán, chưa đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ bảo quản hàng hóa đặc biệt là các hàng đặc biệt. Hiện chỉ có Kho hàng hóa Tân Sơn Nhất là có trang bị phòng lạnh, phòng bảo quản hàng nguy hiểm, phòng an ninh. Do đó, để nâng cao khả năng phục vụ hàng hóa, trong tương lai VNA cần phải có sự đầu tư, cải tiến nhiều hơn nữa để phục vụ tốt việc làm hàng. Các trang thiết bị mặt đất có chức năng phục vụ kĩ thuật và thương mại giữa hai chuyến bay và sau khi bay như phục vụ nâng đõ hàng lên xuống máy bay, đưa hàng hoá ra vào máy bay, vận chuyển và tra nạp nhiên liệu dầu mỡ cho máy bay, chuyên chở kéo đẩy máy bay vào và ra khỏi vị trí đỗ của máy bay... Trước mắt, Hàng không quốc gia Việt Nam sẽ tiến hành thay thế dần những trang thiết bị quá cũ, đã hết hạn sử dụng. Sau đó sẽ phải đầu tư đồng bộ các trang thiết bị để đảm bảo yêu cầu sử dụng cũng như để phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ. Theo ước tính trong tương lai, cần khoảng 70 triệu USD để đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ mặt đất. Nhu cầu về trang thiết bị mặt đất tập trung chủ yếu vào một số loại sau: + Xe nâng hàng dùng để đưa hàng hoá. + Xe đầu kéo dùng để kéo đẩy máy bay. + Thiết bị tra nạp nhiên liệu dầu mỡ. + Trạm cấp điện dùng để cấp điện cho máy bay. + Trạm khởi động khí để cung cấp khí với lưu lượng, áp suất, nhiệt độ ổn định để kiểm tra và khởi động động cơ máy bay. + Xe vệ sinh đường bay để thu dọn chướng ngại vật trên đường băng. Có thể nói các trang thiết bị mặt đất rất đa dạng do đó nhu cầu đầu tư cũng rất đa dạng. Tuy nhiên, nếu chúng ta biết điều phối hợp lý thì chúng ta vừa có thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra, vừa có thể hiện đại hoá được hệ thống trang thiết bị. Bảng 11: Nhu cầu vốn đầu tư vào trang thiết bị mặt đất Đơn vị tính: USD Năm 1997 2000 2005 Nhu cầu vốn đầu tư trang thiết bị 7.819.200 11.040.000 58.800.000 Nguồn: Chiến lược phát triển Hãng HKQGVN đến 2005 TCT HKVN - 2000 Nâng cao chất lượng dịch vụ Dịch vụ mặt đất: Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ mặt đất từ những khâu: tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và kiểm soát chất lượng dịch vụ, thông qua việc kiểm tra các quy trình dịch vụ và tổ chức các hệ thống báo cáo thường xuyên từ các đơn vị cơ sở. Dịch vụ trên không: Đảm bảo lô hàng được xếp đúng cách và đúng quy chế dành riêng cho lô hàng để chánh đổ vỡ hỏng hóc vì phần lớn hàng vận chuyển bằng máy bay là hàng quý có giá trị, thậm chí là hàng mau hỏng. Đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị TCT HKVN cần phải chú trọng đầu tư hơn nữa vào quảng cáo thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, sách báo, tạp chí, tranh ảnh… Cần có các cuộc hội thảo chăm sóc khách hàng, giảm giá đối với khách hàng lớn và khách hàng thường xuyên. TCT cần hoạch định những chiến lược, hình thức quảng cáo cụ thể, có định hướng tập trung vào những công ty giao nhận có nhiều nguồn hàng và đội ngũ giao nhận hùng hậu dày dạn kinh nghiệm. Mạng lưới bán hiện nay của Hãng Hàng HKQGVN mặc dù khá rộng song chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển trong tương lai. Hãng HKVN cần tăng số lượng đại lý và các điểm tập kết hàng hoá để dễ dàng cho các chủ hàng khi họ có nhu cầu vận chuyển. Vấn đề quảng cáo của HKVN hiện nay vấn còn hạn chế. Cần phải quảng cáo trên mọi phương tiện bằng mọi hình thức, quảng cáo có trọng điểm trên mọi lĩnh vực. Đối với thị trường các công ty giao nhận: giá cả của HKVN cho các công ty giao nhận là hợp lý, song chưa có biện pháp để quảng cáo, phát động dịch vụ này. Khuyến khích các công ty giao nhận này sử dụng chuyến bay của HKVN. Với thị trường các công ty xuất nhập khẩu: thời điểm này có thể là thời gian thích hợp cho HKVN thực hiện mạng lưới lớn cho các dịch vụ hợp nhất. Có thể tổ chức mạng lưới bán hàng của phòng hàng hoá năng động hơn, chào giá đến từng doanh nghiệp bao thầu từ việc nhận hàng tại nơi sản xuất đến khi chuyển giao cho người nhận tại điểm đến. Không một tổ chức nào khác có vị trí tốt hơn HKVN trong việc tận dụng được cơ hội này. Phát triển hình thức chuyên chở hàng hóa bằng Container Chuyên chở bằng Container có nhiều ưu điểm đảm bảo an toàn cho hàng hóa rất cao, đồng thời cũng giảm đáng kể chi phí bốc dỡ, giảm thủ tục hành chính và TTHQ, đặc biệt đối với chuyên chở hàng hóa quá cảnh và xuyên lục địa. Mặc dù, TCT HKVN đã áp dụng chuyên chở hàng bằng Container từ khi thế hệ máy bay cũ được thay thế, song trên thực tế những Container này cũng chỉ dùng để xếp hàng, đảm bảo an toàn và tận dụng thể tích khoang hàng trong quá trình vận chuyển, còn để phục vụ cho việc chuyên chở hàng quá cảnh và xuyên quốc gia thì chưa có. Nội dung chính của giải pháp này là thay vì vận chuyển hàng bằng loại Container thông thường như hiện nay, cần sử dụng thêm loại Container có niêm phong phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa XNK và hàng qúa cảnh; đồng thời xây dựng kế hoạch khai thác chuyên chở hàng hóa và cung cấp loại Container có niêm phong cho các nhà sản xuất trong nước để họ có thể đóng hàng tiêu thụ trong nước cũng như XK tại nơi sản xuất. Phát triển hình thức vận tải đa phương thức (VTĐPT) Do đặc điểm VTHK là chỉ chuyên chở hàng từ sân bay đến sân bay nên chuyên chở hàng từ điểm đi đến điểm đến cần có sự kết hợp giữa hàng không với các phương tiện vận chuyển khác như đường bộ, đường sắt… Hơn nữa, giá cả của các phương thức khác rẻ hơn nhiều so với VTHK nên phát triển hình thức VTĐPT là một trong những cách tốt nhất để có thể hợp lý hóa quãng đường vận chuyển và giảm chi phí vận chuyển đồng thời vừa có khả năng mở rộng mạng lưới vận tải trên thế giới. Để phát triển hình thức vận tải này cần tiến hành các biện pháp sau: Tiến hành đàm phán và ký kết các thoả ước hỗ trợ vận tải đường bộ, đường sắt… để có được thuận lợi về lịch trình, cước phí…; Thống nhất quy trình kiểm tra, giám sát hàng hóa XNK với hải quan; Các phương tiện vận tải cùng xúc tiến khuyếch trương quảng cáo thu hút khách hàng; Xây dựng các phương án triển khai vận chuyển những mặt hàng có khả năng kết hợp vận chuyển với các phương thức vận tải này. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Phát huy nhân tố con người là một trong những nội dung mà tất cả các doanh nghiệp đều chú trọng. Muốn phát huy được nhân tố con người thì đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cần phải đảm bảo những điều kiện sau: Cơ cấu lao động phải hợp lý phù hợp với đặc thù kinh doanh của một hãng hàng không. Chú ý tới tỷ trọng lao động quản lý và bộ máy hành chính gián tiếp. Tiêu chuẩn cán bộ cần phải nâng cao theo các tiêu chuẩn quốc tế và phù hợp với chức danh. Cần bổ sung và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên làm hàng có nghiệp vụ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm góp phần làm giảm tiến độ quy trình giao nhận hàng XNK. Đội ngũ thợ kĩ thuật máy bay thế hệ mới còn thiếu nghiêm trọng, đặc biệt là thợ kĩ thuật chưa được cấp bằng theo tiêu chuẩn quốc tế, thiếu cán bộ đầu ngành giỏi, cán bộ nghiệp vụ chưa được bổ túc nâng cao trình độ như yêu cầu đặt ra, số người có trình độ đại học trở lên còn ít. Do đó cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ này. Các giải pháp về vốn và tài chính Dự báo tổng nhu cầu vốn cho ngành Hàng không dân dụng Việt Nam đến năm 2010 là vào khoảng 4 tỷ USD. Nhưng có thể nói rằng nguồn lực của Hãng HKQGVN, với quy mô vốn và tài sản như hiện nay là quá ít so với nhu cầu cũng như so với các hãng hàng không trong khu vực. Vì vậy, tình trạng chung của tất cả các đơn vị trong Hãng HKQGVN là thiếu vốn, kể cả vốn lưu động lẫn vốn cố định. Tiềm lực tài chính yếu kém đã hạn chế nhiều đến sự phát triển của HKQGVN, đặc biệt là đầu tư phát triển đội máy bay và các trang thiết bị. để nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu quả vận tải hành khách thì HKVN cần phải có một nguồn vốn xứng đáng với quy mô của một Hãng hàng không quốc gia. Vấn đề thiếu vốn chỉ có thể giải quyết thông qua các nguồn vốn. Để giải quyết vấn đề đó, HKVN cần chú trọng khai thác các nguồn sau: Vay vốn thông qua việc đảm bảo nguồn vốn mua máy bay. Đối với hợp đồng mua máy bay, HKVN cần chú trọng phương thức này nhằm tạo điều kiện trang bị hệ thống máy bay hiện đại. Vay vốn tín dụng xuất khẩu, thuê tài chính... đối với các dự án mua máy bay hoặc những trang thiết bị có giá trị lớn, vay thương mại đối với các dự án quy mô trung bình và nhỏ. Vay vốn thông qua việc viện trợ của các tổ chức quốc tế. Hình thức này sẽ có hiệu quả nếu nguồn vốn được đầu tư vào hiện đại hoá công nghệ của Hãng hiệu quả nếu nguồn vốn được đầu tư vào hiện đại hoá công nghệ của HKQGVN. Vay vốn thông qua các ngân hàng trong và ngoài nước. Xây dựng các luận chứng kinh tế – kĩ thuật nhằm trang bị một phần máy bay cùng việc nâng cấp cơ sở hạ tầng và các trang thiết bị phục vụ kĩ thuật mặt đất. Vay vốn của ngân sách nhà nước. Hình thức này cần được chú ý bởi nguồn vốn vay ngân sách thường là cho vay dài hạn với lãi suất thấp. HKQGVN sẽ có thể vay từ nguồn vốn này cho các dự án mở rộng mạng đường bay, nâng cấp cơ sở hạ tầng ... nhằm phục vụ cho nhu cầu quốc tế dân sinh trong nước. Huy động vốn bằng phương pháp phát hành trái phiếu. Hình thức này tuỳ vào yêu cầu cụ thể của từng thời kì mà áp dụng và được sự đảm bảo của Ngân hàng nhà nước có uy tín. Huy động vốn thông qua liên doanh liên kết. Chú ý vào phương thức góp vốn liên doanh nhưng phải luôn luôn chủ động đề cao tỷ trọng vốn của HKQGVN chiếm đa số nhằm nắm vững phần chủ động trong điều hành khai thác. Cổ phần hoá doanh nghiệp đối với các đơn vị hạch toán độc lập của TCT HKVN. Tóm lại, tất cả các giải pháp huy động vốn đều tập trung vào mục đích thúc đẩy sự phát triển của HKVN, nhằm phục vụ tốt hơn công tác giao nhận hàng XNK bằng đường hàng không. Bên cạnh đó TCT HKVN, cần chú ý việc sử dụng vốn đúng mục đích, tránh sự dàn trải, lãng phí trong sử dụng vốn, giảm lỗ đồng thời tiết kiệm, huy động vốn tự có trong tổng vốn kinh doanh. Các giải pháp từ phía các công ty giao nhận Biện pháp trong khâu giao dịch với khách hàng Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong lĩnh vực giao nhận hiện nay, các công ty không thể chỉ thụ động chờ khách hàng tìm đến với mình. Để có thể tìm đến với khách hàng mới, các công ty cần mở rộng các hoạt động tiếp thị giới thiệu về công ty mình với khách hàng qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí...Hiện nay hoạt động giao nhận đã có một tờ báo chuyên ngành dành cho riêng lĩnh vực hoạt động này. Đó là tờ visabatimes do VIFFAS cùng với VISABA và VSA phát hành. Giới thiệu về công ty trên những tờ báo như thế này sẽ dễ dàng tiếp cận với khách hàng hơn so với những tờ báo khác. Công ty sẽ khoanh vùng được lượng độc giả tiếp cận với những thông tin mà công ty đưa ra bởi chỉ có những công ty quan tâm hoặc có tham gia trong lĩnh vực hoạt động này mới thường xuyên đọc những loại báo này. Ngoài ra, công ty cũng cần duy trì mối quan hệ mật thiết và thường xuyên với những bạn hàng quen thuộc. Vì chính những khách hàng này sẽ là người giới thiệu và tuyên truyền với những bạn hàng khác của họ về công ty. Từ đó công ty sẽ mở rộng được lượng khách hàng tìm đến với mình. Duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng quen thuộc cũng là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Bởi đó chính là nguồn hàng ổn định và thường xuyên của công ty. Công ty có thể duy trì mối quan hệ này thông qua những hội nghị khách hàng thường niên. Hay đưa ra những sự khuyến khích khách hàng làm ăn với mình như giảm giá cước hoặc cung cấp thêm một số dịch vụ khác mà không tính trong tiền cước phí dịch vụ như phí dịch vụ tư vấn, phí nâng hạ container...Cũng có khi đó là sự ưu tiên làm hàng trước khi đang trong thời điểm công ty đông khách hoặc làm hàng và giao hàng hoặc chứng từ trong thời gian nhanh nhất... Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp nào năng động hơn doanh nghiệp đó sẽ chiến thắng. Các công ty giao nhận cần linh động hơn trong việc tìm bạn hàng, nguồn hàng và giới thiệu rộng rãi về công ty với bạn hàng. Biện pháp trong khâu vận chuyển Khâu vận chuyển là khâu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá. Chỉ cần chằng buộc hàng hoá sai quy cách cũng sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá. Chính vì vậy đòi hỏi nhân viên làm hàng cũng như nhân viên lái xe phải am hiểu về hàng hoá thì mới có thể đảm bảo chất lượng hàng hoá. Đôi khi do làm hàng vội và không kiểm tra kỹ hàng hoá cũng như việc chằng buộc hàng hoá trên xe để chuyên chở, công ty đã xếp hàng sai quy cách gây ảnh hưởng đến bao bì hoặc câú kiện của hàng hoá làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng hàng hoá. Nhân viên giao nhận của công ty phải đến tận kho hoặc nơi làm hàng kiểm tra, giám sát kỹ quá trình làm hàng từ khi bao gói đến khi xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá trên phương tiện vận chuyển phù hợp với những đặc tính riêng biệt của mỗi loại hàng hoá khác nhau. Công ty cũng cần hướng dẫn cho nhân viên làm hàng và lái xe về đặc điểm riêng của từng loại hàng và cách xếp dỡ, chằng buộc cho phù hợp với quy cách và đặc điểm của hàng hoá. Quá trình chuyên chở hàng hoá cũng phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời tiết và đường sá. Có nhiều trường hợp công ty đã không khảo sát kỹ hiện trường nên đã xảy ra những trục trặc trong quá trình chuyên chở. Hàng giao nhận của công ty chủ yếu là hàng máy móc, thiết bị nên thường cồng kềnh và kích thước quá khổ. Khi chuyên chở bằng phương tiện đường bộ sẽ gặp rất nhiều trở ngại như quy định giờ xe chạy, tuyến đường hoặc trọng tải xe và hàng vượt quá trọng tải cho phép để đi qua cầu...Hoặc nhiều khi gặp tình trạng thời tiết bất lợi như bão, lụt hoặc có những sự cố như lở đất, đá...nên không thể chuyên chở bằng đường bộ được. Công ty cần khảo sát hiện trường kỹ càng và chi tiết để có phương án xử lý, thay thế trong những trường hợp có trở ngại. Và đưa ra nhiều phương án thích hợp khác nhau về tuyến đường chuyên chở và phương thức chuyên chở để có phương án dự phòng, thay thế hoặc cùng sử dụng đồng thời khi cần thiết. Trong khâu vận chuyển nhiều khi cũng phát sinh tình trạng khách hàng tìm đến công ty nhưng công ty lại không thể điều động xe làm hàng. Đây là những trường hợp rất đáng tiếc vì khách hàng đã tìm đến nhưng công ty lại không thể đáp ứng được để khách hàng chuyển sang công ty khác. Cần tăng cường khả năng tổ chức điều hành việc tiến hành quy trình nghiệp vụ. Để có thể điều động xe làm hàng khi cần công ty cần duy trì mối quan hệ đi thuê hoặc liên kết với nhiều công ty hoặc đại lý giao nhận khác hoặc những công ty vận tải khác bên cạnh đội xe của công ty hoặc những lái xe mà công ty có mối quan hệ lâu dài. Nêú khách hàng tìm đến mà khả năng chuyên chở của công ty hạn chế thì công ty có thể thuê người chuyên chở ở bên ngoài làm thay khâu vận chuyển và giám sát chặt chẽ quá trình làm hàng và chuyên chở hàng hoá. Điều này sẽ giúp công ty luôn có phương tiện hỗ trợ và thay thế cho các phương tiện cũ mỗi khi cần thiết. Cũng như khi công ty mở rộng nguồn hàng thì đã có sẵn phương tiện để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Giữ mối liên lạc thường xuyên với lái xe để giám sát việc vận chuyển hàng hoá và khắc phục kịp thời những sự cố phát sinh trên đường vận chuyển hàng hoá. Có thể nói khâu vận chuyển là khâu ảnh hưởng rất lớn đến thời gian giao hàng. Chỉ cần xử lý không kịp thời những sự cố phát sinh trên tuyến đường vận chuyển sẽ làm chậm thời gian giao hàng và gây tổn thất không nhỏ cho cả chủ hàng và người giao nhận. Cho nên công ty cần chú ý đến khâu này và tiến hành việc chuyên chở với tuyến đường an toàn nhất, thời gian nhanh nhất và chi phí hợp lý. Biện pháp nhằm giảm giá dịch vụ Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường giao nhận và sự chuyên môn hoá ngày càng cao của các công ty giao nhận thì giá cả dịch vụ giao nhận là yếu tố quan trọng để các công ty giao nhận cạnh tranh với nhau và là cũng là cơ sở để khách hàng lựa chọn công ty này mà không chọn công ty kia. Giá cả dịch vụ giao nhận thường bao gồm rất nhiều yếu tố như: chi phí làm hàng, chi phí vận chuyển, chi phí về cước cảng, cầu phà, bến bãi, cước biển, tiền hoa hồng của hãng tàu và một số chi phí khác. Khi mà công ty báo giá cước cho khách hàng thì khách hàng thường có nhu cầu muốn biết rõ mức giá đó bao gồm những khoản mục chi tiết nào và với mức giá đó họ được hưởng những dịch vụ như thế nào. Cụ thể các khoản mục, các chi phí khác nhau trong mức giá công ty đưa ra cho khách hàng. Ngay khi chào giá cho khách hàng thì công ty cũng đồng thời thông báo rõ với khách hàng là mức giá đó đã bao gồm những khoản mục chi phí nào và với mức giá đó khách hàng sẽ được hưởng những dịch vụ gì và sẽ được hưởng thêm những dịch vụ nào khác mà không cần trả tiền...Như thế sẽ rất thuận lợi cho khách hàng trong việc đánh giá lựa chọn giá cước của công ty với những công ty khác. Ngoài ra, nó còn giảm thời gian khách hàng phải giao dịch với công ty để làm rõ các khoản mục chi phí trong mức giá của công ty tạo niềm tin của khách hàng vào công ty. Căn cứ vào những yếu tố cấu thành nên giá cước, công ty sẽ xem xét và quyết định phải giảm những yếu tố nào để có thể giảm giá cước của công ty. Công ty có thể giảm chi phí làm hàng và chi phí vận chuyển trong cơ cấu mức giá của công ty. Để làm giảm chi phí vận chuyển hàng, công ty cần thương lượng để đi đến một mức giá cước vận chuyển hợp lý với những công ty khác trong trường hợp công ty phải đi thuê phương tiện vận tải ở bên ngoài. Trong trường hợp công ty sử dụng phương tiện vận tải của công ty thì cần giảm những chi phí do những sự cố phát sinh trên đường vận chuyển như: xe hỏng, động cơ ngốn nhiều nhiên liệu do quá cũ...và xử lý kịp thời khi xảy ra sự cố để tránh những chi phí phát sinh thêm trong quá trình chờ đợi. Để giảm bớt những sự cố đó, công ty cần bảo dưỡng, bảo trì xe thường xuyên, với những xe đã quá cũ, hay gặp sự cố thì nên bán hoặc thanh lý để mua xe mới. Giảm chi phí làm hàng bằng cách tiến hành nhanh chóng quá trình làm hàng. Tập trung người và phương tiện để làm hàng trong thời gian ngắn nhất có thể và xử lý kịp thời các sai sót. Sản phẩm của công ty là dịch vụ nên yếu tố giá nhiều khi không phải là yếu tố mà khách hàng quan tâm nhiều nhất. Khách hàng quan tâm nhất vẫn là sự hiệu quả trong công việc. Với mức giá đó hoạt động mà khách hàng uỷ thác cho công ty sẽ đạt được hiệu quả ra sao có tương thích với mức giá mà khách hàng đã chi trả cho công ty hay không. Do vậy, công ty có thể gián tiếp giảm giá cước mà không làm ảnh hưởng đến kết cấu giá của công ty bằng cách mời chào khách hàng một số dịch vụ vẫn nằm trong mức giá đó. Giá cả bao giờ cũng là vấn đề nhức đầu đối với các nhà quản lý. Tuy nhiên, giá cả cũng là một công cụ hữu hiệu để tạo ra năng lực cạnh tranh cho công ty, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Sử dụng yếu tố giá như thế nào cho hợp lý mới là điều quan trọng nhất. Không phải là chuyện giá thấp thì tốt mà đó là mức giá hợp lý nhất, tương ứng với những gì khách hàng được hưởng. Biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ Như đã nói ở trên, chất lượng dịch vụ sẽ là yếu tố mà khách hàng đặc biệt quan tâm. Chất lượng dịch vụ của hoạt động giao nhận được hiểu theo hai tiêu chí là: đảm bảo chất lượng hàng hoá trong suốt quy trình nghiệp vụ giao nhận và thời gian làm thủ tục nhanh nhất. Chất lượng của hàng hoá do nhiều khâu quyết định, từ khâu kiểm tra hàng, làm hàng, vận chuyển hàng cho đến khâu giao nhận hàng hoá. Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng từ tàu để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), công ty cần phải hết sức chú ý đến chất lượng của hàng hoá. Công ty phải kiểm tra hàng hoá một cách kỹ lưỡng, nếu hàng hoá có sai sót gì về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thì công ty phải thông báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hoá trước khi công ty tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình. Để đảm bảo chất lượng của hàng hoá công ty cần một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về hàng hoá cùng với đó là cơ sở hạ tầng hiện đại, đầy đủ các phương tiện chuyên dụng để phục vụ cho quá trình lưu kho, bảo quản hàng hoá và vận chuyển những loại hàng hoá khác nhau. Công ty nên đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phù hợp với việc kiểm tra, lưu kho, bảo quản và vận chuyển hàng hoá. Trong suốt quy trình nghiệp vụ, công ty phải giám sát chặt chẽ từng bước của quy trình, giữ mối liên lạc thường xuyên liên tục giữa các bộ phận, trao đổi thông tin với nhau để nắm được tiến độ thực hiện các bước và kiểm soát được chất lượng của hàng hoá. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quy trình thì công ty phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và sửa chữa, khắc phục sai sót đó. Để tiến hành công việc giám sát giữa các bộ phận, công ty có thể sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Hiện nay, tất cả các máy tính của các bộ phận trong công ty đều đã nối mạng Internet. Đây là một thuận lợi cho công ty, nhưng công ty còn cần nối mạng nội bộ giữa các bộ phận để các máy tính ở các bộ phận có liên quan có thể lấy thông tin của nhau về hàng hoá và chứng từ của hàng hoá. Tránh tình trạng các bộ phận có liên quan cùng nhập dữ liệu về một chuyến hàng hoặc nếu không lại phải mất thời gian từ bộ phận này sang bộ phận kia để lấy thông tin. Công ty cũng có thể cập nhật trên mạng những thông tin về các quy định của Nhà nước và các ban ngành có liên quan đến hoạt động giao nhận. Bằng việc sử dụng mạng thông tin trực tuyến hay dịch vụ cung cấp thông tin thường xuyên của các trang web của những cơ quan, ban ngành đó. Tránh tình trạng không biết những quy định thủ tục mới dẫn đến làm sai quy trình nghiệp vụ ảnh hưởng chất lượng của hàng hoá và thời gian làm thủ tục. Nhằm giảm thời gian làm thủ tục đến mức thấp nhất, công ty cần giảm thời gian chết, thời gian dư thừa giữa các bước trong quy trình và trong chính các bước đó. Làm sao để quy trình nghiệp vụ diễn ra tuần tự liên tục, ăn khớp. Giảm thời gian ở khâu tiếp theo bằng cách làm tốt và không để xảy ra sai sót ở khâu trước. Để làm giảm thời gian làm thủ tục hải quan công ty cần duy trì mối quan hệ tốt và lâu dài với cơ quan Hải quan để hàng hoá của công ty sẽ được tiến hành thủ tục thông quan nhanh. Công ty đang có nhiều bộ phận cùng làm dịch vụ giao nhận, làm cho nguồn lực trong công ty bị phân tán sang các bộ phận khác nhau và có thể dẫn đến tình trạng cạnh tranh giữa các bộ phận gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung của công ty. Công ty nên sát nhập những bộ phận cùng làm những công việc giống nhau để thành lập nên một bộ phận chuyên trách thống nhất vừa tập trung nguồn lực vừa nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức lại công ty theo hướng chuyên môn hoá sâu hơn cũng là một cách để nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh. Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố then chốt để công ty nâng cao sức cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường. Có rất nhiều biện pháp khác nhau để công ty lựa chọn áp dụng. Sử dụng biện pháp nào trong thời gian nào còn tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế tại công ty ở thời điểm đó. Công tác đào tạo nguồn nhân lực Các công ty giao nhận thực hiện chức năng làm trung gian giữa khách hàng và người chuyên chở, giúp khách hàng thực hiện tốt công việc chuyên chở hàng hóa XNK bằng đường hàng không từ nơi đi đến nơi đến an toàn và thuận tiện. Do vậy, để tạo niềm tin cho khách hàng đối với doanh nghiệp thì các doanh nghiệp phải có biện pháp giáo dục sao cho đội ngũ công nhân viên của mình phải có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ nghiệp vụ tốt, kịp thời cập nhật thông tin và tình hình phát triển dịch vụ trên thế giới. Chỉ có thế doanh nghiệp mới có thể đảm bảo được sức cạnh tranh với các đối thủ khác, mới nâng cao được chất lượng phục vụ và nâng cao được vị thế của công ty trên trường quốc tế. Để phát triển một đội ngũ nhân viên như vậy thì doanh nghiệp có thể thực hiện theo một số giải pháp sau: - Tổ chức các bài giảng chuyên đề về nghiệp vụ giao nhận, các buổi hội thảo chuyên sâu về từng nghiệp vụ giao nhận. Đồng thời doanh nghiệp nên tổ chức những buổi kiểm tra tay nghề của cán bộ, công nhân viên để có kế hoạch đào tạo kịp thời; - Tham khảo ứng dụng kinh nghiệm nước ngoài vào từng khâu nghiệp vụ của từng loại hình dịch vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa XNK; - Mở các lớp học theo các chương trình đào tạo quốc tế.