Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

từ điện tử chuyển Có đi NH nhận. NH khởi tạo cũng phải điện báo cho NH nhận chuyển tiền biết (bằng thư tín đụng). Đồng lập biên bản xác định nguyên nhân chuyển ngược vế. Sau đó lập chuyển tiền ngược vế xử lý tất toán chuyển tiền sai (kèm theo biên bản đã lập) và lập chuyển tiền đúng đi bình thường. Ví dụ: Viện cơ khí Năng lượng và mỏ (TK 710A.00002 ) nộc séc bảo chi kèm 3 bảng kê nộp séc của Công ty cơ khí Hà Tây trả tiền mua hàng số tiền là 5.000.000 đ. Hạch toán đúng : Nợ : 5191.01999 5.000.000 đ Có : 710A.00002 Nhưng Chi nhánh đã chuyển Nợ : 710A.00002 5.000.000 đ Có : 5191.01999 Xử lý: Lập biên bản theo quy định, căn cứ biên bản lập chứng từ chuuyển đi NH nhận để xử lý bút toán sai và hạch toán Nợ :5191.01999 5.000.000 đ Có :710A.00002 Sau đó lập chưng từ chuyển tiền đúng Nợ : 5191.01999 Có : 710A.00002 5.000.000 đ Tương tự như vậy đối với chuyển tiền Có bị ngược vế Tất cả các chuyển tiền nhầm lẫn khi chuyển đi để NH nhận xử lý. NH khởi tạo phải chuyển tiền thông báo đi tức thời và thống kê theo dõi . Khi nhận được thư tra soát của NH nhận , NH khởi tạo phải kiểm tra và trả lời cho NH nhận ngay trong ngày làm việc đó không để chậm trễ. Nếu do việc trả lời thư tra soát chậm làm thất thoát tài sản hay tổn thất nào đó NH khởi tạo phải chịu trách nhiệm theo luật định. b/ Xử lý nhầm lẫn tại NH nhận tiền: Sai tài khoản: Khi nhận được chuyển tiền cho NH khởi tạo chuyển đến sai TK hoặc sai tên khách hàng. NH nhận điện thư trả soát NH khởi tạo (qua thư tín dụng). Khi nhận được thư trả lời tra soát của NH khởi tạo xác nhận đúng tên khách hàng xác nhận TK đúng thi căn cứ nội dụng trả lời tra soát sửa TK hoặc tên khách hàng vào chứng từ. Đính kèm điện tra soát vào chứng từ và hạch toán cho khách hàng. Trường hợp trong ngày chưa nhận được trả lời thư tra soát của NH khởi tạo thì Chi nhánh hạch toán. + Đối với chứng từ Nợ: Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) + Hoặc đối với chứng từ Có: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Khi nhận được trả lời thư tra soát của NH khởi tạo thì NH nhận hạch toán tất toán điều chuyển vốn chờ thanh toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TKTG của khách hàng (hoặc TK thích hợp) Hoặc ngược vế Nhận tiền sai địa chỉ: Khi nhận chuyển tiền sai địa chỉ NH nhận hạch toán chuyển trả lại NH khởi tạo + Khi nhận hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc ngược lại + Khi chuyển trả hạch toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc hạch toán và xử lý ngược lại đối với chứng từ Nợ NH khởi tạo chuyển sai địa chỉ phải chịu phạt chi phí đền cho những lần chuyển đi, chuyển lại. Đồng thời NH khởi tạo phải chị tiền phạt của khách hàng do chuyển tiền chậm. Nếu lỗi do cá nhân gây ra thì cá nhân gây ra lỗi phải chịu phạt các khoản tiền trên. + Khi nhận tiền bổ sung chuyển tiền thiếu cho NH khởi tạo chuyển tới, NH nhận kiểm soát lại chứng từ chuyển tiền bổ xung. Nếu đúng Chi nhánh hạch toán tiếp Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK thích hợp Hoặc ngược lại - Trường hợp sai thừa: Nhận được thống báo của NH khởi tạo trước khi nhận chuyển tiền đến, NH nhận đăng ký vào sổ theo dõi để khi chuyển tiền đến xử lý kịp thời. Khi nhận chuyển tiền đến, NH nhận kiểm soát điều chuyển vốn với nội dung thông báo đã nhận được nếu đúng sẽ hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Sau đó nhận được chuyển tiền xử lý cho NH khởi tạo chuyển đến, NH nhận hạch toán Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Đồng thời Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán Số tiền còn Có : TKTG, tiền vay lại số đúng - Trường hợp nhận được thông báo sau khi đã hạch toán vào TK của khách hàng thì NH nhận ghi sổ theo dõi để khi nhận được chuyển tiền thừa của NH khởi tạo chuyển tới NH nhận kiểm soát đúng với nội dung thông báo hạch toán Nợ : TKTG, tiền vay của khách hàng Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch Kèm theo biên bản của NH khởi tạo chuyển tiền - Trường hợp nhận được thông báo và chuyển tiền thừa của NH khởi tạo sau khi đã hạch toán vào TK của khách hàng nhưng khách hàng đã sử dụng kết tiền trên TK, NH nhận hạch toán: Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hạch (5191.01) Đồng thời báo cho khách hàng đem tiền nộp vào TK để thanh toán khi khách hàng nộp tiền vào NH nhận hạch toán Nợ : TKTG, tiền vay của khách hàng (hoặc TK thích hợp) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) - Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán bị phá sản, giải thể hoặc khách vãng lai không tìm được thì NH nhận phải phối hợp với chính quyền địa phương và cơ quan pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi. Cuối cùng, sau khi đã tìm mọi biện pháp mà vẫn không thu hồi được hoặc thu hồi chưa đủ thì NH lập biên bản ghi đầy đủ quá trình xử lý thu hồi tại Chi nhánh có xác nhận của chính quyền địa phương và các cơ quan pháp luật, chuyển trả lại NH khởi tạo hạch toán. Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hạch Số tiền không Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán thu hồi được - Đối với chuyển tiền ngược vế: Khi nhận được thông báo và chuyển tiền Có ngược vế của NH khởi tạo, NH nhận hạch toán vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán Nợ : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Khi nhận chuyển tiền xử lý của NH khởi tạo Chi nhánh hạch toán xử lý bút toán điều chuyển ngược vế Nợ : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán (5191.08) Có : TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01) Hoặc ngược lại với chuyển tiền Nợ ngược vế Còn lại chứng từ chuyển tiền đúng Chi nhánh hạch toán bình thường như các chuyển tiền đến. l Xử lý sai lầm trong đối chiếu với Trung tâm thanh toán : Đối với tất cả chứng từ chuyển đi trong ngày kết thúc trước lúc 15h30’ hàng ngày TTTT sẽ không nhận chứng từ điện tử sau 15h30’ trừ (điện tra soát) thời gian còn lại các Chi nhánh nhận chứng từ điện tử đến cho đến khi không còn chứng từ nữa thì các Chi nhánh làm đối chiếu với TTTT (thường sau 17 h) Khi đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT xảy ra trường hợp tổng số bảng kê đến của Chi nhánh không đúng với tổng số bảng kê tại TTTT, lúc này TTTT điện ngay cho Chi nhánh tìm ngay nguyên nhân, nguyên nhân chủ yếu là bảng kê chứng từ đến điện tử Chi nhanh chưa nhận hết. Lúc này Chi nhánh phải kết hợp với TTTT để nhận bảng kê đến và giải mã ngay. Khi giải mã sang Chi nhánh lại tiếp tục làm đối chiếu, nếu khớp đúng lúc này TTTT mới cho phép Chi nhánh được lưu trữ ngày. Trường hợp do sự cố kỹ thuật : Các Chi nhánh phải liên kết ngay với bộ phận theo dõi điện tử (Trung tâm điện tử ) để xử lý kịp thời. Bất kỳ trường hợp nào Chi nhánh cũng phải nhận hết bảng kê điện tử đến về không để tồn đọng tại TTTT, còn các bảng kê chứng từ điện tử đi nếu hết giờ không chuyển đi được thì để tồn đọng tại các Chi nhánh và vào phần sửa TK để sửa đối với cácTK tiền vay hoặc tiền mặt. Nợ : Tiền vay, tiền mặt Có : TK điều chuyển vốn chờ thanh toán 6/ Quyết toán cuối ngày: a/ Quyết toán cuối ngày: l Tại NH khởi tạo: Hàng ngày NH khởi tạo phải chấm dứt chuyển tiền đúng 15h30’. Sau 15h30’ NH khởi tạo kiểm tra, kiểm soát các chuyển tiền đi trong ngày, lập các báo biểu thống kê, báo cáo ngày theo mẫu biểu đã lập sẵn trong chương trình chuyển về TTTT (nhưng chưa được lưu trữ ngày) như in ra báo cáo như phân loại chứng từ, tổng số chứng từ... l Tại NH nhận chuyển tiền: Từ 15h30’ NH nhận phải chờ hết chứng từ đến trong ngày và chủ động liên lạc với TTTT để nhận đến chứng từ cuối cùng chỉ khi nào TTTT thông báo Chi nhánh đã hết chứng từ đến, lúc đó Chi nhánh mới được tạo file đối chiếu chi tiết (có thể nhận nhận muôn do sự cố kỹ thuật TTTT sẽ thông báo NH có nhận chuyển tiền muộn để chủ động sử lý). Từ sau khi nhận chứng từ cuối cùng NH nhận hạch toán nội bảng, lập các báo cáo , biểu thống kê ... tạo file đối chiếu chi tiết chuyển về TTTT , chờ TTTT hạch toán và xử lý file đối chiếu của Chi nhánh đúng lúc đó Chi nhánh mới liên lạc qua mạng để lấy mã lưu trữ ngày lTại Trung tâm thanh toán: Cuối mỗi ngày khi điều chuyển với các Chi nhánh NHCT số liệu phải được chuẩn hóa như sau: Doanh số chuyển đi trong ngày giữa NH khởi tạo và TTTT phải khớp đúng với nhau Doanh số nhận đến trong ngày giữa NH nhận với TTTT phải khớp đúng Tổng doanh số chuyển đi trong ngày với tổng doanh số nhận đến trong ngày của toàn hệ thống phải bằng nhau Mọi lý do chênh lệch đều phải được giải quyết và xử lý trước khi khoá số ngày Chú ý: Trước khi khoá sổ: Các TK điều chuyển vốn trong kế hoạch có số chỉ vượt qua hạn mức phải được xử lý chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn TK điều chuyển vốn ngoài kế hoạch, các khoản điều chuyển vốn có thời hạn đã đến hạn mà Chi nhánh NHCT chưa hoàn trả cũng phải được chuyển sang TK điều chuyển vốn quá hạn Lập các báo cáo, báo biểu thống kê, in sổ phụ, cân đối ngày... theo quy chế hiện hành. b/ Quyết toán tháng: l Tại các Chi nhánh NHCT : Chậm nhất vào ngày 3 tháng sau (Sau khi Chi nhánh NHCT đã hoàn thành báo cáo cân đối của tháng trước) các Chi nhánh phải chuyển tập tin báo cáo thanh toán điện tử của tháng đó về TTTT gồm các mẫu; + Báo cáo thanh toán điện tử tháng + Sao kê chi tiết TK điều chuyển vốn chờ thanh toán + Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN + Các báo cáo thống kê l Tại Trung tâm thanh toán : Khi nhận các tập tin báo cáo của các Chi nhánh NHCT, Trung tâm thanh toán phải đối chiếu doanh số phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng của từng TK khớp đúng tuyệt đối với số liệu hạch toán tại TTTT và với số liệu trên bảng cân đối TK của Chi nhánh NHCT (đối chiếu tự động) Các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán của Chi nhánh NHCT có số dư TTTT phải tìm nguyên nhân và hướng dẫn Chi nhánh NHCT xử lý kịp thời. Tổng hợp các báo cáo, báo biểu thống kê , đối chiếu khớp đúng với bảng cân đối tổng hợp để làm cơ sở cho các khối chỉ đạo nghiệp vụ. c/ Quyết toán năm: Ngày 31/12 các NH khởi tạo phải chấm dứt việc lênh thanh toán cuối cùng đúng giờ quy định của TTTT . Sau đó tiến hành đối chiếu doanh số thanh toán 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với TTTT. Các NH nhận chuyển tiền phải đợi TTTT thông báo đã chuyển hết lệnh thanh toán đó đến trong ngay và cho lệnh khoá sổ NH nhận mới được khoá sổ đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin đến trong ngày, doanh số đến trong tháng, doanh số đến trong năm với TTTT. Tại các Chi nhánh NHCT phải tra soát xử lý tất toán hết số dư trên các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống cuối ngày 31/12. Trung tâm thanh toán phải nhận hết các chứng từ chuyển tiền đi và đến chuyển hết chứng từ về NH nhận sau đó đối chiếu với từng Chi nhánh: + Doanh số đi trong ngay, trong tháng, trong năm + Doanh số đến trong ngày, trong tháng, trong năm + Số liệu giữa các Chi nhánh NHCT và TTTT khớp đúng không còn chênh lệch +Tổng doanh số chuyển đi trong năm bằng tổng doanh số nhận đến trong năm của toàn hệ thống NHCT +Tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, TK điều chyển vốn thanh toán khác hệ thống của toàn hệ thống NHCT không còn số dư thi lúc đó TTTT mới được khoá sổ ngày 31/12 và khóa sổ năm để lên cân đối. Chậm nhất ngày 31/01 đầu năm sau các Chi nhánh phải chuyển tập tin báo cáo thanh toán điện tử về TTTT kèm theo: + Báo cáo thanh toán điện tử + Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN + Các biểu thống kê, các báo cáo được lập phải trên cơ sở số liệu của bảng cân đối doanh nghiệp năm. Chương II Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân - Hà nội I/ Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân 1/ Đặc điểm chung và những thuận lợi, khó khăn của NHCT Thanh Xuân Quận Thanh Xuân được thành lập từ đầu năm 1997 là địa bàn có thế mạnh về sản xuất công nghiệp, có nhiều tiềm năng để mở rộng thị trường tiền tệ tín dụng để đáp ứng nhu cầu huy động vốn, cung ứng vốn tiền tệ và dịch vụ. Thanh toán góp phần tạo môi trường giúp các Doanh nghiệp, các thành phần kinh tế trên địa bàn phát triển sản xuất kinh doanh, và đời sống xã hội ngày 08/03/1997 Chủ tính Hội đồng quản trị NHCT Việt Nam ra quyết định thành lập số 17/HĐQT -QĐ về việc thành lập Chi nhánh NHCT Thanh Xuân và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 22/04/1997. Chi nhánh NHCT Thanh Xuân ra đời đánh giá sự phát triển không ngừng của công cuộc đổi mới kinh tế đất nước nói chung, sự phát triển hoạt động kinh doanh, dịch vụ tiền tệ, thanh toán của hệ thống NHCT nói riêng. Từ một phòng giao dịch chủ yếu huy động tiết kiệm và cho vay thành phần kinh tế ngoài quốc doanh nâng cấp thành Chi nhánh trực thuộc NHCT Đống Đa với chức năng hoạt động đầy đủ của một Chi nhánh Ngân hàng Thương mại Quốc doanh đóng trên địa bàn quận Thanh Xuân. Ngay từ khi thành lập, Chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã phải đối mặt với những thử thách lớn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ kinh doanh tiền tệ - tín dụng do “sinh sau đẻ muộn” các đơn vị tổ chức kinh tế đều đã quan hệ lậu đời và mật thiết với các tổ chức tín dụng lớn trên địa bàn thành phố Hà nội. Mặt khác tình hình sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp khó khăn do năng lực tài chính yếu, kỹ thuật công nghệ thiếu đồng bộ và lạc hậu, thiếu vốn để đầu tư, công nợ lớn ở nhiều đơn vị nên có ảnh hưởng trực tiếp đến kinh doanh dịch vụ của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Do Chi nhánh mới thành lập nên cơ sở vật chất và văn phòng giao dịch còn chật hẹp, lượng khách hàng đến giao dịch còn chưa nhiều, dư nợ cho vay còn thấp. Để khắc phục tình trạng trên Đảng uỷ Ban giám đốc NHCT Thanh Xuân đã xây dựng phương hướng kinh doanh và các biện pháp để triển khai nhiệm vụ kinh doanh của các năm sau đó, lấy mục tiêu “ Hiệu quả kinh doanh gắn với an toàn vốn” là tư tưởng chỉ đạo để động viên Cán bộ công nhân viên hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh đã đề ra và của cấp trên giao cho Chi nhánh NHCT Thanh Xuân. l Về thuận lợi: NHCT Thanh Xuân hoạt động trên địa bàn quận Thanh Xuâncó thế mạnh về sản xuất công nghiệp, có tiềm năng mở rộng thị trường . Được sự quan tâm của Hội đồng quản trị NHCT Việt Nam đến tháng 3/1999 NHCT Thanh Xuân tách khỏi NHCT Đống Đa là Ngân hàng phục vụ với NHCT Việt Nam. NHCT Thanh Xuân đã mở rộng hoạt động kinh doanh bằng nhiều hình thức, như mở rộng thêm các Quỹ Tiết kiệm để huy động tăng nguồn vốn cho Chi nhánh , mở rộng mạng lưới marketing. Sử dụng linh hoạt công cụ lãi suất, đổi mới phong cách làm việc văn minh lịch sự, tận tình với khách hàng , đã gây được niềm tin cho khách hàng. l Khó khăn: Tuy là quận có tiềm năng về công nghiệp nhưng là NH “sinh sau đẻ muộn” nên Chi nhánh NHCT Thanh Xuân gặp rất nhiều khó khăn , khách hàng ít không có khách hàng truyền thống, đội ngũ cán bộ công nhân viên chiếm phần lớn sinh viên mới ra trường, và các NH khách chuyển về, cho nên trình độ của cán bộ còn bất cập với nhau. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn như trên nhưng trong các năm qua NHCT Thanh Xuân đã khắc phục cơ bản những khó khăn tồn tại đó. Đảng uỷ cùng với Ban giám đốc luôn đi sâu, đi sát nắm tình hình của các đơn vị có mở TK tại NH, qua đó nắm được nhu cầu vay vốn của đơn vị. Mặc dù lãi suất cho vay và nhận tièn gửi trong những năm gầy đây liên tục giảm, chênh lệch đầu vào - đầu ra ngày càng thu hẹp, cạnh tranh giữa các tổ chức tín dụng diễn ra quyết liệt. Nhưng với những biện pháp kinh doanh tích cực NHCT Thanh Xuân quyết tâm thực hiệm mục tiêu kinh doanh “ổn định, an toàn, hiêu quả và phát triển”. 2/ Định hướng phát triển của NHCT Thanh Xuân: Xác định năm 2000 là năm cuối cùng của thiên kỷ 2000 nền kinh tế xã hội diễn biến phức tạp. Nhìn lại cả năm 1999 trong hoàn cảnh có nhiều khó khăn thách thức, nhịp độ phát triển kinh tế bị giảm sút do tác động của cuộc khủng hoảng tài chính - tiền tệ trong khu vực tiếp tục gây nhiều bất lợi đối với nước ta, sản phẩm sản xuất ra bị tồn đọng không tiêu thụ được. Hoạt động NH trong hoàn cảnh nền kinh tế ở trong trạng thái thiểu phát kéo dài nên gặp nhiều khó khăn. Được sự quan tâm của Đảng uỷ và Ban giám đốc NHCT Thanh Xuân đã từng bước nắm bắt tình hình kinh tế của quận cũng như của Thành phố Hà nội để có hướng đầu tư, tăng cường công tác tiếp thị, nâng thị phần huy động vốn và cho vay. Đẩy mạnh huy động vốn bằng cách mở rộng mạng lưới tiết kiệm, vận động khách hàng, quan tâm tiền gửi của các tổ chức kinh tế, làm tốt công tác tiếp thị tăng cường mở rộng quan hệ giữa khách hàng với NH để cho vay, nâng cao chất lượng tín dụng, mở rộng cho vay dài hạn, việc mở rộng cho vay phải an toàn thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ tăng cường kiểm tra kiểm soát, nâng cao vai trò trách nhiệm của cán bộ, tích cực thu hồi nợ quá hạn, tăng cường công tác quản lý tài chính, tăng thu dịch vụ, chi tiêu tiết kiệm , hợp lý đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Thực hiện tốt kế hoạch thu - chi tiền mặt, đáp ứng nhu cầu chi trả cho vay thanh toán cho khách hàng, đảm bảo an toàn kho quỹ, đúng quy trình nghiệp vụ, phối hợp tăng cường sự lãnh đạo của Đảng , Chính quyền. Công tác đoàn thể đẩy mạnh phong trào thi đua phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ năm 2000. Trước diễn biến phức tạp của nền kinh tế, Chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã bám sát vào sự chỉ đạo của NHNN, NHCT Việt Nam trên cơ sở đó có nhiều biện pháp thích hợp để tháo gỡ những khó khăn của mình, đảm bảo nguồn vốn đầu tư có hiệu qủa hoạt động kinh doanh của NHCT Thanh Xuân, để tiếp tục phát triển đạt được những kết quả kinh doanh của NHCT Thanh Xuân. II/ Khái quát kết quả kinh doanh của NHCT Thanh Xuân: 1/ Mô hình tổ chức mạng lưới: Chi nhánh NHCT Thanh Xuân gồm có 135 cán bộ công nhân viên trong đó: - Ban giám đốc gồm 1 đ/c giám đốc và 2 phó giám đốc - Phòng kiểm tra nội bộ: Kiểm tr các nghiệp vụ phát sinh của NH - Phòng nguồn vốn: Nhiệm vụ chủ yếu là viện pháp tăng huy động vốn - Phòng kinh doanh: Cho vay đối với các tổ chức kinh tế gồm (cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn) - Phòng kiểm tra: Quản lý tài chính và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán - Tổ điện toán thuộc phong kế toán : Xử lý thông tin, truy cập thông tin và số liệu, quản lý máy vi tính. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. - Phòng Ngân quỹ : Thu chi tiền mặt, cân đối điều hoà tiền mặt của Ngân hàng. Do cơ cấu tổ chức hợp lý, nên phòng có một chức năng nhiệm vụ riêng nên đã phát huy tạo được công việc, tạo được sự nhịp nhàng giữa các phòng. Trên cơ sở mục tiêu, định hướng và các biện pháp tổ chức chỉ đạo một cách sát thực , kết quả những năm qua NHCT Thanh Xuân kinh doanh đều đạt chỉ tiêu do NHCT Việt Nam đề ra. Để hiểu rõ vê kết quả hoạt động của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân điểm qua một số lĩnh vực nghiệp vụ chủ yếu sau: 2/ Kết quả công tác nguồn vốn: Nhiệm vụ năm 1999 là đẩy mạnh công tác huy động vốn là tiền gửi dân cư, các đơn vị kinh tế lớn có TK mở tại NHCT Thanh Xuân. Để chủ động nguồn vốn. Triền khai quyết định 68 HĐQT ngày 26/10/1999 thực hiện chương trình giao dịch tiết kiệm mới theo lô cuối ngày và tức thời đến nay được đảm bảo an toàn và chính xác. Huy động vốn là mục tiêu, tiền đề để mở rộng thị trường tín dụng, mở rộng hoạt động kinh doanh của NH. Tính đến 31/12/1998 và 31/12/1999 Chỉ tiêu Thực hiện năm 1998 Thực hiện năm 1999 So sách 99/98 Tổng nguồn vốn huy động (Cộng cả ngoại tệ quy đổi) 301.280 350.089 116% TG tổ chức kinh tế 58.515 64.181 110% TG dân cư 242.765 285.908 118% Tổng nguồn vốn huy động bình quân (cả ngoại tệ quy đổi): Năm 1999 là 350.089 tỷ so với năm 1998 là 301.280 tỷ tăng 48.809 tỷ. Tỷ lệ Tiền gửi của tổ chức kinh tế vẫn chiếm tỷ trọng thấp: Năm 1999 chiếm 19% ; Năm 1998 chiếm 18% so với tổng nguồn vốn huy động. 3/ Kết quả kinh doanh sử dụng vốn: Với tinh thần nâng cao chất lượng tính dụng đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và an toàn vốn NHCT Thnah Xuân đã thực sự giúp các Doanh nghiệp duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh, Chi nhánh luôn quan tâm trước tình hình khó khăn về tài chính của đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong khả năng cho phép để giúp các Doanh nghiệp thực hiện tốt nghiệp vụ kinh doanh của mình. Tổng hợp số liệu sử dụng vốn của NHCT Thanh Xuân Chỉ tiêu Thực hiện năm 1998 Thực hiện năm 1998 So sánh 98/99 Cho vay ngắn hạn 230.217 265.321 115% Cho vay trung hạn và dài hạn 20.445 24.964 112% Tổng dư nợ 25.662 290.285 116% Qua số liệu trên cho thấy tổng dư nợ đầu năm 1999 tăng so với năm 1998 là 39.623 tỷ tăng 116 % so cùng kỳ năm trước. Tại NHCT Thanh Xuân cho vay chủ yếu đối với các Doanh nghiệp Nhà nước, còn đối với các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh chiếm tỷ lệ rất thấp khoảng hơn 2% nợ quá hạn chiếm 0,34% trên tổng dự nợ. 4/ Kết quả kinh doanh: Trong những năm qua khối lượng Thu - Chi tiền mặt rất lớn, xong không xảy ra trường hợp sai sót nào, có nhiều gương tốt trả tiền thừa cho khách hàng với số tiền năm 1998 là 150.250.000 đ và 1999 là 160.258.000 đ. Công tác kho quỹ được quan tâm đúng mức, Cán bộ công nhân viên phòng kho quỹ chấp hành đúng chế độ quy định , quản lý kho đảm bảo tuyệt đối an toàn. 5/ Kết quả tài chính: Thực hiện tốt việc chuyển đổi tiết kiệm mới và chương trình giao dịch hạch toán , tín dụng trên môi trường kỹ thuật đảm bảo thanh toán nhanh, an toàn, chính xác. Làm tốt công tác hạch toán để khắc phục sự cố Y2K hạch toán chính xác trung thực , khớp đúng giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện tốt kế hoạch quản lý tài chính kinh doanh có hiệu quả. Trong những năm qua NHCT Thanh Xuân tuy mới được thành lập cũng gặp không ít những khó khăn nhưng với sự nỗ lực và cố gắng của Ban giám đốc NHCT Thanh Xuân đã đạt được những kết quả kinh doanh có lãi. Năm 1998 : lãi 2.355.827 tỷ Năm 1999 : lãi 2.832.536 tỷ III/ Một số nét về tình hình thực hiện các nghịêp vụ thanh toán nói chung: Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thanh toán là góp phần nâng cao tấc độ chu chuyển của nền kinh tế, nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. NHCT Thanh Xuân đã áp dụng các quy trình thanh toán thích hợp, đảm bảo kịp thời chính xác, an toàn không để trườnghợp nào gây thất thoát tài sản của NH cũng như của khách hàng. Trong khâu thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán điện tử, thanh toán bù trừ đã rút ngắn thời gian từ 3 đến 4 ngày xuống còn 1 ngày, doanh số thanh toán ngày càng tăng lên, năm sau cao hơn năm trước. Năm 1998 : 3.259 món với tổng số tiền 426.578 tỷ đồng Qua thanh toán điện tử gồm có chuyển tiền của các Doanh nghiệp và chuyển tiền cá nhân. - Thanh toán bù trừ: 2.050 món với tổng số tiền 356.328 tỷ đồng Năm 1999 : 4.362 món với tổng số tiền 657.829 tỷ đồng - Thanh toán điện tử: - Thanh toán bù trừ : 3.346 món với tổng số tiền 526.289 tỷ đồng Thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ lệ cao đạt 86% IV - Thực trạng thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân Những năm gần đây phương trâm chỉ đạo của NHCT Việt Nam “phát triển - an toàn - hiệu quả” ngày 01/07/1996 NHCT Thanh Xuân đã thực hiện phương thức thanh toán điện tử với quy định xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của Chi nhánh nói riêng và nền kinh tế nói chung. Đến cuối năm 1999 đã có 756 đơn vị mở TK và thanh toán qua NH . Trong đó TKTG là 566 ; TK tiền vay là 190. Đánh giá chung về các điều kiện và nhân tố ảnh hưởng Đến nay gần 4 năm thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử, Chi nhánh đã góp phần không nhỏ trong việc lưu chuyển vốn, tăng tốc độ sản xuất - tái sản xuất của toàn bộ nền kinh tế nói chung. Bên cạnh đó Chi nhánh đã chiếm nhiều ưu thế cạnh tranh cùng với các bạn hàng, đặc biệt đã gây được sự tin tưởng, an tâm đối với khách hàng trong việc chuyển tiền rất nhanh chóng , với mạng lưới thanh toán điện tử rộng khắp cả nước, phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng với khối lượng chứng từ lớn nhưng thanh toán điện tử thực hiện rất nhanh chóng và hiệu quả. Số liệu sau đây sẽ làm rõ hơn về hoạt động thanh toán của NHCT Thanh Xuân qua thanh toán điện tử. Đơn vị: Các hình thức thanh toán Điện tử Số phát sinh trong năm 1999 Số phát sinh trong năm 1998 Nợ Có Nợ Có 1/ Điều chuyển vốn trong kế hoạch 1.709.198 1.453.299 1.213.258 1.023.530 2/ Điều chuyển vốn ký quỹ 17.457 4.948 10.250 2.457 3/ Điều chuyển vốn trong thanh toán khác hệ thống 301.000 301.000 204.000 204.000 Tổng cộng 2.027.655 1.759.247 1.327.508 1.229.987 Trong những năm qua mặc dù tình hình kinh tế có biến động phức tạp nhưng NHCT Thanh Xuân đã bám sát vào sự chỉ đạo của NHNN , NHCT Việt Nam thực hiện nhiệm vụ thanh toán điện tử vừa giúp cho Chi nhánh giảm bớt cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng chính xác mà lại tránh được sự sai sót, nhầm lẫn xẩy ra. 1/ Ngân hàng khởi tạo: Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản khách hàng : Tất cả các khách hàng có quan hệ TG, tiền vay với Chi nhánh NHCT Thanh Xuân có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua NH. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ qua NH theo mẫu quy định như (UNC, UN thu, Séc, giấy nộp tiền) Trong trường hợp khách hàng có TK tại NH, muốn thanh toán tiền hàng, cung ứng lao.v.v.với NH cùng hệ thống hoặc khác hệ thống trên toàn quốc, thanh toán viên nhận chứng từ kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và kiểm tra số dư trên tài khoản (nếu là tiền gửi). Nếu là tiền vay thanh toán viên kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, hạn mức tín dụng, khế ước vay tiền. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ trên cho bộ phận kiểm soát chứng từ, bộ phận kiểm soát chứng từ nhận chứng từ của thanh toán viên kiểm soát lại chứng từ nếu hợp pháp hợp lệ thì chuyển cho bộ phận thanh toán điện tử. Bộ phận thanh toán điện tử có trách nhiệm kiểm tra lại các yếu tố trên chứng từ và chữ ký của thanh toán viên, kiểm soát chứng từ, tiến hàng chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán như (Uỷ nhiệm chi, Séc...). Mỗi chứng từ thanh toán được chuyển hoá thành một lệnh điện tử . Sau khi thanh toán viên lập xong chứng từ điện tử bằng máy, tiến hành in chứng từ chuyển tiền, ký tên, kèm chứng từ gốc chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền). Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền ) kiểm tra lại một lần nữa tích chất hợp lệ hợp pháp chứng từ, kiểm tra giữa chứng từ gốc khớp đúng với chứng từ trên máy, như NH khởi tạo; NH nhận; Đơn vị trả tiền tài khoản; Đơn vị nhận tiền; Số tiền bằng chữ, bằng số. Nếu đúng thì sẽ chấp nhận tính ký hiệu mật cho chứng từ hiển thị trên máy, ghi ký hiệu mật và ký tên trên chứng từ, vào phần liên lạc để chuyển chứng từ đi và chuyển toàn bộ chứng từ trên cho thanh toán viên điện tử để đóng và lưu trữ. Ví dụ: Công ty cơ khí chính xác (TK 710A.00008) nộp vào NHCT Thanh Xuân 3 UNC trích TK tiền gửi trả tiền mua hàng cho công ty TNHH Nam Thắng có TK mở tại NHCT Chi nhánh 1 tại TP Hồ Chí Minh. Số tiền 250.000.000 đ . Đối với chuyển tiền UNC trên, thanh toán viên tiếp nhận chứng từ xong chuyển cho bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát chuyển cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử vào máy chuyển hoá thành chứng từ giấy ghi có liên hàng đi chuyển cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tính ký hiệu mật và chuyển đi Nợ : 710A.00008 Có : 5191.01999 250.000.000 đ Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh, thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/1999 của NHCT Việt Nam đã quy định: Đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH Đầu Tư và Phát Triển, Kho bạc TW, City bank...) thì chỉ được chuyển bắc cầu trong hệ thống với những món chuyển tiền từ 210 triệu đồng trở xuống, trên 200 triệu đồng phải chuyển qua tài khoản tiền gửi của Chi nhánh tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân không có Tài khoản ở NH khác hệ thống. Trường hợp khách hàng có nhu cầu thì Chi nhánh chuyển qua NHNN. Đối với trường hợp trên thì thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm soát chuyển tời tiến hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng các loại thể thức như (UNC, UNT, giấy nộp tiền séc). Ví dụ: Công ty cơ khí NH1 (TK 710A.00357) nộp vào NH 3 uỷ nhiệm chi trích TK tiền gửi trả tiền cho công ty cơ khí Quang Trung (TK 4311.01052) tại NH nông nghiệp phát triển nông thôn - Đại Từ - Thái Nguyên số tiền : 20.000.000đ. Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số hiệu vào NHCT Thái Nguyên rồi vào mã tỉnh Thái Nguyên và vào Mã NH B Nông nghiệp Phát triển Phú Hưng Ngân hàng Công thương Thanh Xuân 127 CN NHCT Thanh Xuân Đi Có Uỷ nhiệm chi NH khơi tạo : 127 CT T. Xuân NH nhận : 220 CN NHCT Thái Nguyên Mã tỉnh NHB : 16 Thái Nguyên Mã NH B : 20406 NH Nông nghiệp và Phát triển Đại Từ Số giao dịch: Số bảng kê Ngày lập chứng từ: Chứng từ gốc: Ký hiệu mật Loại nghiệp vụ : Thông thường (hoặc khẩn) TK trung gian ----------------------------------------------------------------------------------------------- Đơn vị trả tiền: Cty cơ khí NH1 TK nợ Số TK : 710A.00357 Tại NHCT : CNNHCT Thanh Xuân ------------------ Đơn vị nhận tiền: Cty cơ khí Quang Trung TK có Số TK: 4311.010052 5191.01999 Tại NH : NH Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn - Đại Từ Nội dung thanh toán: Số tiền bằng chữ: NH khởi tạo ngày NH nhận Thanh toán viên Kiểm soát Trường hợp này sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá xong chứng từ bằng giấy thì chuyển cho bộ phận Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành kiểm tra ký hiệu mật và các bước cũng như phần trên. Hạch toán: Nợ : 710A.00357 Có : 5191.01999 20.000.000 đ 2/ NH nhận lệnh: Bộ phận thanh toán điện tử của Chi nhánh NHCT Thanh Xuân bố trí một bộ phận cán bộ chuyên trách trực làm thanh toán điện tử đến đảm bảo được tính liên tục để nhận chuyển tiền đến. Khi có phát sinh nhiệm vụ thanh toán điện tử đến, thanh toán viên điện tử thông báo kịp thời cho Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật. Sau khi Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) tính ký hiệu mật xong thông báo lại cho thanh toán viên điện tử biết để vào in chứng từ điện tử đến, in xong xắp xếp lại thứ tự bảng kê từ nhỏ đến lớn và tách ra làm 2, 1 liên báo có chuyển cho thanh toán viên giữ TK để kiểm tra tên và TK có khớp không, nếu đúng thì ký tên vào chứng từ, liên 2 thanh toán viên điện tử ký tên và chuyển toàn bộ cho Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) đã tính ký hiệu mật. Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) ký xong chứng từ điện tử đến chuyển lại cho bộ phận thanh toán viên điện tử để lưu trữ. Ví dụ: NHCT Thanh Xuân nhận được báo Có bằng uỷ nhiệm chi của Cty Khảo sát và Thiết kế TK 710A.00001 có TK tại NHCT Chi nhánh 1 TP Hồ Chí Minh trả cho công ty khí cụ điện 1 (TK710A.00061) có tài khoản tại NHCT Thanh Xuân số tiền 25.000.000 đ Nhận được chứng từ trên thanh toán viên giữ TK kiểm tra tên và TK khớp Hạch toán: Nợ : 5191.01999 25.000.000 đ Có : 710A.00061 Trường hợp nếu tên và TK sai không khớp nhau thì thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên góc chuyển trả chứng từ: Tên TK không khớp trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa TK cho vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Ví dụ: Công ty vật liệu điện (TK 710A.00248) tại NHĐầu tư trả tiền cho Công ty dụng cụ cắt đo lường (TK 710A.00005) tại NHCT Thanh Xuân số tiền: 7.000.000 đ . Sau khi thanh toán viên điện tử chia báo có cho thanh toán viên, thanh toán viên kiểm tra tên và TK đơn vị hưởng không đúng, thanh toán viên trả lại thanh toán viên điện tử (TK đúng của đơn vị hưởng 710A.00007 ) Hạch toán: Nợ : 5191.01999 7.000.000 đ Có : 5191.08126 Trường hợp trên nếu chưa hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử vào điện tra soát để tra soát NH: theo bảng kê số :... ngày... số tiền lý do sai TK đơn vị đề nghị 126 xác minh để thanh toán cho khách hàng. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong và in ra giấy chuyển cho phòng kế toán Trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) để vào kiểm soát điện tra soát, Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi kiểm tra điện tra soát đối chiếu giữa tên và TK có đúng là sai hay không, số bảng kê, số tiền trên , mã NH nhận có đúng không. Nếu đúng thì vào phần ghi và vào liên lạc để chuyển điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sang ngày hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ vào làm điện thư tra soát. Đối với chuyển tiền nhận ngoài hệ thống do NHCT khác chuyển về (chuyển tiền bắc cầu). Ví dụ: NHCT Thanh Xuân nhận được báo có của Công ty đường Quảng Ngãi (TK710A.00001) có TK tại NHCT Quảng Ngãi trả tiền cho Công ty bánh kẹo Hải Chấu (TK 4311.010075) có tài khoản tại NH Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Hà nội số tiền 30.000.000 đ. Trường hợp này Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) khi tính ký hiệu mật vào phần TK có để sửa ngay sang TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Sau khi tính ký hiệu mật xong thì thanh toán viên điện tử vào in chứng từ 3 liên chứng từ điện tử đến. Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp chứng từ nếu không có gì sai sót thì hạch toán. Hạch toán: Nợ : 5191.01999 30.000.000đ Có : 5191.08 đuôi NH Sau đó thanh toán viên, trường phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) ký tên trên chứng từ, 1 liên thanh toán viên điện tử lưu, 2 liên còn lại chuyển cho bộ phận bù trừ để ngày hôm sau sẽ chuyển tiếp chứng từ trên cho NH Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà nội. Ngày hôm sau thanh toán viên bù trừ nhận được 2 chứng từ trên kiểm tra đầy đủ các yếu tố chứng từ nếu đúng sẽ lập 2 liên chuyển khoản Nợ : 5191.08580 Có : 5012.01001 30.000.000 đ ( 580 là số hiệu liên hàng NHCT Quảng Ngãi) Những chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống chỉ thực hiện những món tiền từ 200.000.000 đ trở xuống, không nhận chuyển tiền cá nhân. Đối với chứng từ điện tử đến mà ghi nợ (thường séc bảo chi, hoặc báo nợ của NHCT Việt Nam về Chi nhánh ) Ví dụ: Công ty may 19/5 (TK710A.00059) tại NHCT Thanh Xuân trả tiền may gia công may cho Công ty may Phú Thọ (TK710A.00010 ) tại NHCT Phú Thọ trả bằng séc bảo chi số tiền : 25.000.000 đ Chi nhánh nhận được hạch toán( nếu là séc bảo chi) Nợ : 810A.00059 25.000.000 đ Có : 5191.01999 3/ Trường hợp sai lầm: (Nhầm lẫn và Điều chỉnh) Trong nhiều năm qua từ khi thực hiện chương trình thanh toán điện tử NHCT Thanh Xuân đã cố gắng làm tốt công tác này, về việc chuyển tiền thiếu hoặc thừa, không phát sinh, cũng có trường hợp chuyển tiền ngược vế đi NHCT Hải Phòng . Trường hợp này Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) đã tính ký hiệu mật và đã chuyển đi, sau đó thanh toán viên điện tử mới phát hiện ra Ví dụ: Công ty bánh kẹo Hải Hà (TK 710A.00009) nộp vào NHCT Thanh Xuân 3 uỷ nhiệm chi trích tiền gửi trả tiền cho Công ty TNHH Hoa Nam số tiền:10.000.000 đ tại NHCT TP Hải Phòng. Đúng hạch toán: Nợ : 710A.00009 Có : 5191.01999 10.000.000 đ Nhưng do sơ suất thanh toán viên điện tử chuyển ngược vế, sau khi đã chuyển chứng từ đi thanh toán viên phát hiện ra. Đối với trường hợp này giờ làm việc vẫn còn giao dịch, thì thanh toán viên điện tử vào ngay điện tra soát để tra soát NHCT TP Hải Phòng chuyển trả lại bảng kê trên cho NHCT Thanh Xuân (và gọi điện thại trực tiếp xuống) đến hết giờ giao dịch thanh toán viên điện tử trước khi làm đối chiếu TW thì vào phần sửa (điều chuyển vốn chờ thanh toán) Hạch toán: Nợ : 5191.01999 10.000.000 đ Có : 5191.08160 (CT Hải phòng) Bảng kê trên NHCT Hải Phòng chuyển trả ngay trong ngày hạch toán Nợ : 5191.08160 Có : 5191.01999 10.000.000đ Sau đó thanh toán viên điện tử lập 2 liên chuyển khoản nội dung như ủy nhiệm chi để thay vào chứng từ uỷ nhiệm chi thanh toán điện tử cho đi lần đầu ngược vế, rút chứng từ bằng uỷ nhiệm chi ra để cho đi lại Hạch toán bình thường: Nợ : 710A.00009 Có : 5191. 01999 10.000.000 đ Trường hợp nhận Bảng kê chứng từ điện tử đến sai tên đơn vị hoặc TK, Thanh toán viên giữ TK trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày sửa TK trên máy cho vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán và làm điện tra soát cho NHA. Ví dụ: Ngày 5/10/1999 NHCT Thanh Xuân nhận được bảng kế 300J.00285 đến của Công ty Than Vàng Danh tại NHCT Quảng Ninh (TK 710A.00006) trả tiền cho Công ty cơ khí chính xác (TK 710A.00002) số tiền là 15.000.000 đ Sau khi thanh toán viên nhận bảng kê tiền kiểm tra lại tên TK không đúng trả lại thanh toán viên điện tử cuối ngày sửa bảng kê trên vào TK chờ thanh toán và tra soát NHCT Quảng Ninh. Hạch toán: Nợ : 5191.01999 15.000.000 đ Có : 5191.08300 Khi nhận được tra soát của NHA chuyển về nếu đúng tên và TK Hạch toán: Nợ : 5191.08300 15.000.000 đ Có : 710A.00002 - Sai lầm trong trường hợp NHCT Thanh Xuân chuyển chứng từ điện cho NHB nhưng do sơ xuất thanh toán viên đánh sai TK có của NHB. Trường hợp này NH khi nhận được bảng kê đến kiểm tra thấy sai tên đơn vị hưởng, NH B hach toán vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán và điện tra soát NHCT Thanh Xuân, khi nhận được điện tra soát NHCT Thanh Xuân phải trả lời ngay. 4/ Đối chiếu cuối ngày: Tại NHCT Thanh Xuân: (NH khởi tạo) phải chấm dứt chuyển tiền đúng 15h30’, nếu còn bảng kê chưa chuyển đi được đã tính ký hiệu mật thì phải cho vào bảng kê tồn đọng (vì theo chương trình cài đặt sẵn trong máy lúc này có vào truyền bảng kê đi thì máy tự động đẩy các bảng kê ra không chấp nhận. Nhận chứng từ đến từ 15h30’ NHCT Thanh Xuân phải chủ độngliên lạc với Trung tâm thanh toán để nhận hết chứng từ đến, giữa mạng Trung tâm với Chi nhánh sẽ làm đối chiếu với Trung tâm thanh toán, khi làm đối chiếu thanh toán viên điện tử sẽ sửa các TK trong ngày nếu có. Sau đó truyền đối chiếu chi tiết về Trung tâm thanh toán. Sau khi Trung tâm thanh toán nhận được đối chiếu chi tiết của Chi nhánh không có gì sai sót và trên Trung tâm thanh toán hết các bảng kê đến của Chi nhánh Thanh Xuân, thì Trung tâm thanh toán cho phép Chi nhánh được lưu trữ cuối ngày. 5/ Đối chiếu quyết toán tháng: Tại Chi nhánh NHCT Thanh Xuân : Thường là ngày 01 tháng sau, sau khi Chi nhánh đã hoàn tất công việc cân đối thì Chi nhánh phải chuyển ngay tập tin báo cáo thanh toán điện tử của tháng đó về Trung tâm thanh toán + Báo cáo thanh toán điện tử tháng + Sao kê chi tiết TK điều chuyển vốn chờ thanh toán + Báo cáo thanh toán thống kê 6/ Quyết toán năm: Ngày 31/12 NHCT Thanh Xuân phải chấm việc chuyển lệnh thanh toán cuối cùng đúng giờ quy định của Trung tâm thanh toán. Sau đó tiến hành đối chiếu thanh toán 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với Trung tâm thanh toán. NHCT Thanh Xuân nhận lệnh liên hàng đến phải đợi Trung tâm thanh toán thông báo đã hết chứng từ điện tử đến trong ngày , lúc đó mới được khoá sổ đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin trong ngày, doanh số đến trong tháng và doanh số đến trong năm với Trung tâm thanh toán. Sau đó Chi nhánh phải rà soát và sử lý tất toán hết số dư trên các TK điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn khác hệ thống cuối ngày 31/12. Chậm nhất ngày 03/01 đầu năm sau Chi nhánh NHCT Thanh Xuân chuyển tập tin báo cáo thanh toán điện tử về Trung tâm thanh toán kèm: - Báo cáo thanh toán điện tử năm - Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của NHNN - Các biểu thống kê, các báo cáo được lập phải trên cơ sở số liệu của bảng cân đối năm. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại NHCT Thanh Xuân Để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, đồng thời tạo cho mình thế đứng vững chắc trong cạnh tranh. Trong các phương thức hiện nay đang được sử dụng tại Chi nhánh thì phương thức thanh toán điện tử là một sự cạnh tranh rất lớn. Nó phần nào đã tạo được lòng tin của khách hàng đối với NH đó là khả năng thanh toán nhanh, chính xác, an toàn, tiện lợi đảm bảo được cả quyền lợi của khách hàng cũng như Ngân hàng. Để thực hiện mục tiêu đó, hệ thống NHCT Việt Nam phải phát triển không ngừng, hoàn thiện hơn và có những biện pháp thích hợp nhất cho mình. I/ Những kiến nghị chung: 1/ Tuyên truyền quảng cáo: Để phương thức điện tử ngày càng thu hút được nhiều khách hàng Ngân hàng cần tăng cường công tác tuyên truyền về lợi ích và sự tiện lợi của phương thức này, sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như quảng cáo trên báo chí, tivi... Để quảng cáo về sự thuận tiện, an toàn, chính xác và nhanh chóng của phương thức, có làm được như vậy thì các đơn vị tổ chức hoặc cá nhân mới hiểu và biết phương thức thanh toán đó, từ đó giảm bớt được sự thanh toán bằng tiền mặt trong lưu thông vì hầu hầu như cá nhân hoạt động chủ yếu sử dụng thanh toán theo thói quen là dùng tiền mặt để giao dịch. Hơn nữa, khi giao dịch với Ngân hàng thì cá nhân đó vẫn còn quan niệm là rất ngại thủ tục rườm rà, phải tốn thời gian đi lại. Từ đó Ngân hàng cần phải có những bước đi phù hợp, từng bước cải tiến, để làm tiền đề cho việc thực hiện và phát triển của Ngành ngân hàng nói chung. 2/ Cơ sở vật chất, kỹ thuật: Không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của Ngân hàng luôn là yêu cầu cân thiết trong nền kinh tế - Xã hội nói chung và của các Ngân hàng thương mại nói riêng. Trong những năm qua NHCT Việt Nam đã có nhiều cố gắng trong việc trang bị cơ sở vật chất,áp dụng rộng rãi công nghệ tin học trong hoạt động của mình và đạt được nhiều kết quả đáp ứng được sự phát triển của nền kinh tế, đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, phục vụ tốt mọi nhu cầu giao dịch của khách hàng. 3/ Tổ chức đạo tào cán bộ: Để có một hệ thống Ngân hàng phát triển toàn diện thì công tác tổ chức đào tạo cán bộ đã có nhiều cố gắng nhưng để cán bộ trong cơ quan có thể nắm bắt một cách kịp thời những kiến thức khoa học mới cần cho cán bộ đi học,tập huấn thường xuyên những vân đề mới cua thanh toán điện tử.Đặc biệt tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ trực tiếp làm thanh toán điện tử ,không những đáp ứng đủ mà còn phải nâng cao về trình độ chuyên môn,có đạo đức tốt và có tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời phải đề ra biện pháp cụ thể và hợp lý đối với từng chi nhánh trong hệ thống. Trên đây là một số giải pháp và kiến nghị mà hệ thống ngân hàng công thương cần tiến hành nghiên cứu đồng bộ để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong kinh doanh góp phần hoàn thiện nâng cao hiệu quả thương thức thanh toán điện tử trong hệ thống công thương. II/ Kiến nghị cụ thể. Ngành ngân hàng hiện nay đang trong quá trình đổi mới một cách toàn diện, tuy nhiên trong quá trình đổi mới nghành ngân hàng nói chung và ngân hàng công thương Thanh xuân nói riêng đã gặp phải một số khó khăn. Những khó khăn đó hệ thống ngân hàng công thương đã nhanh chóng khắc phục và sữa chữa có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Trong quá trình thực hiện phươg thức thanh toán điện tử đã khắc phục được nhiều nhược điểm, nhưng vẫn còn một số tồn tại, vì vậy cần thực hiện mục tiêu nâng cao trình độ của phương thức thanh toán điện tử đòi hỏi hệ thống Ngân hàng Công thương phải nhánh chóng cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, cũng như nâng cao trình độ của cán bộ trực tiếp làm việc. Qua một thời gian áp dụng thanh toán điện tử tại Chi nhánh NHCT Thanh Xuân ta thấy một số đã đạt được như tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thanh toán nhanh chóng kịp thời chứng từ thanh toán giữa khách hàng với nhau chỉ trong 1 ngày là tiền đã về đến TK, tạo được lòng tin với khách hàng, trong quá trình thực hiện chứng từ thanh toán điện tử thì vẫn cần phải khắc phục sửa đổi một số điểm nhằm hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu đổi mới của nền kinh tế. NHCT Thanh Xuân mới được thành lập tháng 04/1997 cho nên về cơ sở vật chất rất thiếu như máymóc là phương tiện để sử dụng hàng ngày, hàng giờ, nhưng số lượng máy dùng cho thanh toán điện tử quá ít, thực tế có 2 máy dùng cho thanh toán điện tử (1 máy đã quá cũ Olivetti đọc rất chậm, 1 máy Dell mới nhưng khi in các chứng từ như: Giấy nộp tiền, Ngân phiếu, Séc thì máy lại không in được )cho nên đối với chị em làm trực tiếp rất vất vả nhất là đối với chứng từ đi buổi chiều, phần nào cũng ảnh hưởng làm hạn chế đến năng suất lao động Kiến nghị: NHCT Thanh Xuân cần trang bị thêm 2 máy tính nữa và 1 máy in còn máy tính cũ Olivetti đưa sang dùng cho công tác khác. Sự cố kỹ thuật vẫn xẩy ra không những ở TW mà ngay tại Chi nhánh, do vậy cần có phương án củng cố lại mạng máy tính, đường truyền, các thiết bị về máy tính để đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế và phục vụ kịp thời, đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác và thuận tiện giao dịch của khách hàng, công tác thanh toán được đảm bảo. Trong thực tế thì sự cố kỹ thuật vẫn còn xảy ra như hỏng máy chủ ở NHCT Việt Nam đã không hoạt động được làm cho cả hệ thống bị ngừng, tất cả các bảng kê đi và đến giữa các NHCT với nhau không thanh toán được. Đối với mạng của NHCT Thanh Xuân thì sự cố cũng xẩy ra, bảng kê không chuyển đi được nhưng kỹ thuật đã cố gắng khắc phục, tuy nhiên cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến việc thanh toán của khách hàng. Trườngh hợp trên toàn bộ chứng từ đã hạch toán vào máy và tính ký hiệu mật, chứng từ không chuyển đi được, thì NH cho vào mục tồn đọng, đối với chứng từ tiền mặt và tiền vay thì Chi nhánh lập phiếu đánh tay vào máy hạch toán vào TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Hạch toán: Nợ : Tiền mặt, tiền vay, ngân phiếu Có : 5191.08... Đối với trường hợp trên Các chi nhánh rất mất thời gian như phải lập phiếu, đánh chứng từ vào máy..., từ đó việc thanh toán tiền hàng giữa khách hàng bị chậm lại, làm giảm lòng tin với khách hàng. Kiến nghi: NHCT Việt Nam cần phải có biện pháp rất cụ thể về hệ thống mạng máy chủ, nếu trường hợp máy chủ bị hỏng thì cần phải có 1 máy chủ khác dự bị, hoặc máy hỏng cần có mạng dự phòng Đối với NHCT Thanh Xuân trước mắt cần hoàn thiện và nâng cấp mạng cũ, và đề nghị với NHCT Việt Nam xin kinh phí mắc lại máy móc toàn bộ để tránh các trường hợp trên xảy ra. Việc trang thiết bị, xử lý công nghệ phục vụ thanh toán của NHCT mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng trên thực tế vẫn còn nhiều khó khăn. Do vậy không ngừng nâng cao trình độ cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật kể cả chiều sâu lẫn chiều rộng. Thường xuyên nâng cao kiến thức khoa học mới cho cán bộ như sử dụng máy tính thao tác các nghiệp vụ đối với cán bộ làm trực tiếp thanh toán điện tử. Đối với nhứng món chuyển tiền bắc cầu khác hệ thống, khác tỉnh theo NHCT Việt Nam là những món 200 triệu đồng trở xuống thì đi qua các NHCT tỉnh đó. Còn 210 triệu trở lên thì đi qua tiền gửi tại NHNN. Kiến nghị NHCT Việt Nam cần nghiên cứu tăng thêm những món tiền bắc cầu từ 250 triệu hoặc 300 triệu để tận thu dịch vụ vì những món đi qua tiền gửi NHNN thì NHCT đó không được thu phí, phần phí đó NHNN trực tiếp thu. Phần tra soát những sai lầm do sai tên hoặc TK giữa các NHCT với nhau còn chậm, chưa đôn đốc khách hàng kịp thời. Đối với những tra soát đi NH tỉnh thì NHCT Thanh Xuân để quá chậm chưa chuyển kịp thời cho NH bạn hoặc ngược lại. Đối chiếu chi tiết giữa các Chi nhánh với Trung tâm thanh toán (NHCT Việt Nam ) còn gặp những hạn chế, thời gian Chi nhánh đợi Trung tâm thanh toán quá lâu mặc dù Trung tâm thanh toán đã nhận được đối chiếu chi tiết của Chi nhánh, cần phải tăng thêm người trực tại Trung tâm thanh toán, do hơn 90 Chi nhánh thực hiện đối chiếu chi tiết bảng kê nên hàng ngày phải ngoài 16h30’ đến 17h Chi nhánh mới nhận hết bảng kê. Kết luận Từ nền kinh tế sản xuât hàng hoá tới nền kinh tế thị trường, các quan hệ hàng hoá - tiền tệ không ngừng gia tăng về khối lượng, mở rộng về phạm vi và đa dạng hoá về các mối quan hệ. Các quan hệ này không chỉ diễn ra trong một nước mà còn diễn ra trong khu vực và trên phạm vi Quốc tế . Ngân hàng thương mại với chức năng trung gian tài chính, trung gian thanh toán và quản lý các phương tiện thanh toán cho nền kinh tế, đòi hỏi phải đổi mới về nhiều mặt . Trong đố đổi mới công tác Thanh toán giữ một vị trí quan trọng. Hiện nay thanh toán điện tử đã và đang được các chi nhánh NHCT áp dụng thanh toán hết sức thuận tiện, an toàn và chính xác, tìm được cách đi đúng nhưng để duy trì và thực hiện ngày càng tốt hơn, tạo lòng tin với khách hàng thì đòi hỏi ngành Ngân hàng phải có bước đi phù hợp vừa giải toả được những khó khăn mang tính lịch sử, vừa tạo được những tiền đề điều kiện thuận lợi mới để thực hiện phát triển. Kết quả đã chứng minh việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết hoàn toàn có khả năng thực hiện tốt, tạo thêm nguồn vốn cho sự ngiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, giảm lượng tiền mặt trong lưu thông trên thị trường. Chính vì lẽ đó sau nột thời gian nghiên cứu tại NHCT Thanh Xuân tôi hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này. Do trình độ và thời gian có hạn nên bản luận văn của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thời gian thực tập và sai sót nhất định. Rất mong được sự đóng góp chỉ bảo giúp đỡ tôi thêm kiến thức kinh nghiệm trên bước đường học tập và công tác sau này. Bản luận văn này hoàn thành nhờ sự hướng dẫn chí tình của các thày cô giáo, sự quan tâm chu đáo của Ban lãnh đạo và đồng nghiệp của chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Chính vì vậy nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và thành kính nhất vì sự hướng dẫn quý báu đó. Hà Nội, ngày 20/04/2001 Tài liệu tham khảo Thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam (Ngân hàng công thương Việt Nam - 12/1997). Báo cáo hoạt động kinh doanh năm 1998, 1999 của Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. Hạch toán kế toán và xử lý thông tin trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam (Học viện Ngân hàng 1995). Quy trình nghiệp vụ kế toán thanh toán trên máy của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 07/1995). Các tạp chí Ngân hàng. Nhận xét của Ngân hàng Công thương Thanh Xuân ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... Nhận xét của giáo viên hướng dẫn ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... Nhận xét của giáo viên hướng dẫn