Khóa luận Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát vốn bằng tiền tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng

có chính xác như số đã phát sinh hay không. III. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH Tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng, tổ chức công tác kế toán được thực hiện chủ yếu là trên máy tính bằng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp xây lắp. Do đó, các thủ tục kiểm soát chung về vốn bằng tiền cũng phải được thiết lập cho môi trường xử lý thông tin bằng máy tính nhằm tránh những gian lận có thể xảy ra: các nhân viên kế toán thông đồng cố tình nhập sai dữ liệu, có người cố tình sửa lại các dữ liệu sau khi đã được kiểm tra… 1. Một số vấn đề chung trong kiểm soát bằng máy tính 1.1. Tổ chức mô hình quản lý, sử dụng các phần mềm máy tính Công ty phân cấp phân quyền cho các nhân viên kế toán trong việc sử dụng và hạch toán kế toán vào các chương trình phần mềm. Không phải lúc nào các kế toán viên đều có thể hạch toán trên máy mà chủ yếu là kế toán tổng hợp và Kế toán trưởng, các kế toán viên chỉ theo dõi trên sổ chi tiết ghi bằng tay. Bên cạnh đó, Công ty là Doanh nghiệp xây lắp nên các nghiệp vụ phát sinh ít, có khi một tuần hoặc 10 ngày kế toán tổng hợp mới tập hợp chứng từ để nhập máy một lần dể dẫn tới tình trạng các nghiệp vụ phát sinh không được kiểm soát kịp thời về tính hợp lý, hợp lệ hoặc không đầy đủ và bị bỏ sót. 1.2. Kiểm soát thông qua mã đối tượng Định khoản kế toán: chương trình kiểm soát định khoản kế toán tự động có trong phần mềm kế toán đang áp dụng tại Công ty, tránh trường hợp một chứng từ kế toán cùng định khoản Nợ, Có cùng một tài khoản. Việc sửa số liệu trên máy vi tính Số liệu kế toán sau khi cập nhật xong mà phát hiện sai sót hoặc nhầm lẫn, kế toán có thể sửa số liệu bị sai như sau: - Nhập sai trước khi lập Báo cáo quyết toán tài chính định kỳ, kế toán có thể sửa chữa trực tiếp trên máy. - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập Báo cáo quyết toán tài chính được nộp cho cơ quan chủ quản hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: nếu là Báo cáo định kỳ, kế toán không được sửa chữa sai sót đó trong kỳ, mà đến kỳ sau mới lập bút toán điều chỉnh. Nếu là Báo cáo năm, kế toán sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm phát hiện sai sót trên máy và ghi chú vào dòng cuối cùng của sổ kế toán năm có sai sót. 1.4. Việc sửa sổ trên máy vi tính - Ghi bút toán ngược lại: nếu phát hiện sai sót kế toán sẽ ghi bút toán ngược lại để xóa số sai sau đó ghi lại số đúng. - Ghi bổ sung: bằng cách ghi thêm định khoản tương tự để thêm số chênh lệch thiếu cho đủ. 1.5. Vấn đề bảo mật và phân quyền trong chương trình Tại Công ty chưa có từng phần hành kế toán cho mỗi kế toán, khi cần nhập chứng từ thì chủ yếu là kế toán tổng hợp thực hiện. Cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu các sổ theo dõi của từng kế toán với số liệu trên máy để kiểm tra sau đó mới lên bảng biểu báo cáo, các sổ sách kế toán. Việc tổng hợp do máy tự thực hiện và Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra lại. 1.6. Bảo vệ cơ sở dữ liệu Hiện nay, để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu trên máy, định kỳ hàng tháng, quý, năm Công ty tiến hành sao chép dữ liệu vào ổ cứng hoặc lưu trên mạng tài chính hoặc nội bộ Công ty. 2. Các thủ tục kiểm soát bằng máy tính 2.1. Kiểm soát nhập liệu - Kiểm soát sự tồn tại dữ liệu của các tập tin liên quan. - Kiểm soát dữ kiệu nhập có đầy đủ không. - Kiểm tra sự hợp lệ. Đối với công tác kiểm soát bằng máy tính thì kiểm soát quá trình nhập liệu đóng vai trò quan trọng nhất. Sau khi cập nhật dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động tính toán theo các thao tác xử lý của kế toán được thiết lập sẵn trên máy để đưa ra các thông tin kế toán, Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán. 2.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Sau khi cập nhật dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính toán và kết chuyển số liệu vào các tập tin liên quan được thiết kế của phần mềm kế toán. Toàn bộ dữ liệu sau khi xử lý xong sẽ được kết xuất lên các Báo cáo kế toán. Quy trình kiểm soát dữ liệu rất ít trường hợp xảy ra sai sót nếu như toàn bộ dữ liệu đầu vào hoàn toàn chính xác và không có gian lận. Tuy nhiên, trong trường hợp phần mềm có sự cố trục trặc thì việc tính toán, xử lý dữ liệu không chính xác vẫn có thể xảy ra do lỗi của lập trình viên phần mềm. 2.3. Kiểm soát thông tin đầu ra Sau khi in sổ sách và báo cáo kế toán, kế toán kiểm tra lại các số liệu kế toán: tổng số phát sinh, số dư của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng có phù hợp với số liệu mà kế toán và Thủ quỹ ghi trên sổ sách hay không. Các số liệu thực hiện trên sổ sách và báo cáo trên máy tính nhằm đảm bảo sự đúng đắn, phù hợp và chắc chắn tất cả các nghiệp vụ đã được xử lý. Đồng thời kế toán đối chiếu số liệu với các phần hành khác, với các bộ phận liên quan. Công tác kiểm soát bằng máy tính cần quan tâm đến khâu kiểm soát quá trình nhập liệu thông tin đầu vào và thông tin đầu ra. Hai khâu này đóng vai trò quan trọng hơn cả. Quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện theo lập trình của lập trình viên phần mềm nên không phải chú trọng nhiều song cũng phải chú ý nếu có sự cố máy tính. PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Qua phần II, về cơ bản ta đã sơ lược được hoạt động kiểm soát vốn bằng tiền của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng. Sự vận hành của bộ máy quản lý cũng như các hoạt động KSNB trong nhiều năm qua đã giúp Công ty gặt hái được rất nhiều thành công mà cơ bản nhất là giữ gìn và bảo vệ tài sản của đơn vị cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng. Môi trường kiểm soát của Công ty đã có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và sự phát triển của Công ty nói chung và của công tác KSNB vốn bằng tiền của Công ty nói riêng. 1. Ưu điểm Ban lãnh đạo của Công ty là những người có phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý đó là đạo đức cá nhân, khả năng xoay xở trước khó khăn, quyết đoán và có kinh nghiệm làm việc, luôn xem các hoạt động KSNB như là nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến công tác kế toán và hiệu quả hoạt động của Công ty. Công tác kế toán được tổ chức gọn nhẹ, bộ máy kế toán được thiết kế chặt chẽ, rõ ràng, đội ngũ nhân viên đa số có trình độ tay nghề cao và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp để đưa ra những thông tin trên Báo cáo tài chính chính xác, kịp thời. Với việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã giải phóng công việc ghi chép thủ công, nâng cao hiệu quả hoạt động. Công ty đã xây dựng một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không có ngoại lệ: bất kỳ bộ phận nào muốn chi đều phải lập giấy đề nghị xuất chi, chuyển người có trách nhiệm duyệt, sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, kế toán lập lệch chi và phiếu chi, lúc đó Thủ quỹ mới chi tiền. Luôn quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, hằng tháng đối chiếu các sổ sách liên quan với nhau. 2. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác kiểm soát của Công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định: - Đối với công tác thu, chi tiền của Công ty: + Việc đối chiếu giữa các nhân viên không chặt chẽ và không thường xuyên, chỉ được thực hiện vào cuối kỳ. + Không tồn tại một nhân viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ và nhập quỹ tiền mặt mà việc kiểm tra được thực hiện vào cuối kỳ do kế toán tổng hợp thực hiện đồng thời kế toán tổng hợp cũng là người lên Sổ cái. + Việc ghi sổ không được kiểm tra thường xuyên. + Không thường xuyên nhập máy ngay khi phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ thanh toán được thực hiện mà các chứng từ này thường dồn vào đến khoảng bảy đến mười ngày mới nhập máy. - Đối với số dư vốn bằng tiền: + Không quy định hạn mức tồn quỹ. + Kiểm kê quỹ, đối chiếu quỹ không có nhân viên độc lập mà tất cả đều do kế toán tổng hợp thực hiện nên không mang tính khách quan. Vì vậy, để khắc phục các khâu yếu kém, ngăn ngừa các sai sót, sai phạm trong hoạt động kinh tế tài chính Công ty cần phải có một bộ phận độc lập với những người thực hiện các biện pháp, thủ tục kiểm soát để tạo nên một bộ phận kiểm soát hữu hiệu hơn. Đồng thời, phải hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền. II. MỘT SỐ Ý KIẾN LÀM GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG TỒN TẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG Ở bất cứ một đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Quá trình KSNB vốn bằng tiền của Công ty cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền tại Công ty tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm làm giải pháp khác phục những tồn tại trong công việc KSNB vốn bằng tiền tại Công ty. 1. Hoàn thiện KSNB đối với tiền mặt 1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền mặt thường ít xảy ra sai sót nhưng tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng việc nhập quỹ tiền mặt xảy ra với số tiền lớn nên cần được kiểm soát chặt chẽ hơn qua các bước. Một số ký hiệu bổ sung: Đ: Chứng từ hợp lệ S: Chứng từ không hợp lệ Công việc đối chiếu. Bước 1: Khi nhận được các chứng từ liên quan đến từng nghiệp vụ do người nộp tiền chuyển sang kế toán tiền mặt cần kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ này. Nếu chứng từ không hợp lệ thì trả lại cho người nộp tiền. Đây là bước đầu tiên nếu không kiểm tra dẫn đến viết phiếu thu sai. Đặc biệt là với nghiệp vụ rút tiền gửi nhập quỹ. Bước 2: Kế toán trưởng kiểm tra lại các chứng từ đồng thời định khoản ngay trên phiếu thu và ký duyệt, nếu không hợp lệ (do kế toán thanh toán bỏ sót không kiểm tra) sẽ trả lại cho kế toán thanh toán. Tuy nhiên, Công ty cần có các biện pháp xử lý như khiển trách hoặc cảnh cáo để kế toán thanh toán có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra chứng từ. Bước 3: Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt thì chuyển cho Giám đốc ký duyệt. Bước 4: Khi Thủ quỹ thu tiền và xác nhận, ghi vào Sổ quỹ, tất cả các kế toán liên quan đều phải vào sổ chi tiết. Sổ quỹ, Sổ theo dõi Tiền mặt luôn được đối chiếu với nhau và đối chiếu với số liệu mà Kế toán tổng hợp nhập vào máy. 1.2. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt Tại Công ty nghiệp vụ chi tiền mặt chi trả lương, chi tạm ứng, chi lặt vặt. Đây là những nghiệp vụ dễ phát sinh tiêu cực vì vậy cũng cần một thủ tục chặt chẽ. Bước kiểm soát đầu tiên là khi người nhận tiền nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ cho Kế toán thanh toán kiểm tra, kế toán thanh toán phải kiểm tra chứng từ này chặt chẽ, nếu không hợp lệ phải trả lại vì đây là cơ sở để lập phiếu chi. Những khoản chi thông thường thì người đề nghị chi nộp giấy đề nghị cho Kế toán thanh toán nhưng những khoản chi lớn hoặc chi tạm ứng thì phải được Giám đốc ký duyệt mới chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi. Trước khi viết phiếu chi kế toán thanh toán cũng cần phải kiểm tra: * Đối với nghiệp vụ chi tiền tạm ứng: Phiếu tạm ứng của nhân viên công tác cần phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Sau đó Kế toán thanh toán cần xem xét nhân viên tạm ứng đã hoàn tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa thì không nên cho nhân viên này tiếp tục tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên công tác nợ quá nhiều làm cho quỹ tiền của Công ty bị thâm hụt. Đặc biệt, đối với những khoản tiền lớn cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó viết phiếu chi như vậy sẽ đảm bảo các khoản chi đúng mục đích. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo: Mọi phiếu chi đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng (với trách nhiệm kiểm tra lại các chứng từ đi kèm cùng với phiếu chi) và Giám đốc Công ty vì có thể xảy ra trường hợp người nhận tiền là kế toán thanh toán hoặc kế toán thanh toán và người nhận tiền gian lận để ghi số tiền lớn hơn số tiền được duyệt. Trước khi ghi vào sổ chi tiết, kế toán thanh toán cần kiểm tra phiếu chi đã đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ và người nhận tiền không. * Đối với nghiệp vụ thanh toán tạm ứng: trước khi thanh toán, kế toán thanh toán cần kiểm tra các khoản chi của nhân viên công tác có phù hợp với quy định của Công ty không, nếu sai thì không chấp nhận khoản thanh toán này. Bên cạnh đó, để hạn chế sự chậm trễ trong việc hoàn ứng thì Công ty phải quy định cụ thể về thời gian hoàn ứng và bị phạt nếu không hoàn ứng đúng quy định. Ví dụ: trong trường hợp nhân viên tạm ứng đi mua hàng tùy theo từng loại hàng để có những quy định khác nhau. Khi nhân viên tạm ứng đi công tác, căn cứ vào “kế hoạch và dự trù công tác” do nhân viên do gửi tới, Công ty hoàn toàn có thể nắm được thời gian nhân viên tạm ứng đi công tác về và kết hợp với quy định về thời gian hoàn ứng. Trong khoảng thời gian đó, nhân viên tạm ứng cần tập hợp các giấy tờ đi đường, hóa đơn mua hàng làm giấy đề nghi thanh toán hoàn tạm ứng. Nếu nhân viên không hoàn ứng theo quy định, kế toán thanh toán sẽ tính lãi của khoản tiền nhân viên đó đã ứng theo lãi suất Công ty vay ngân hàng, cụ thể: Tiền lãi quá hạn hoàn ứng = Số tiền tạm ứng x lãi suất vay ngân hàng x số ngày trễ Tiền lãi quá hạn tạm ứng sẽ được Công ty thu bằng cách trừ vào lương hằng tháng của nhân viên tạm ứng. Đồng thời, đê hạn chế việc nợ tạm ứng quá lâu, Công ty cần quy định thêm về thời hạn trễ, giả sử thời hạn trễ không quá 30 ngày. Khi đã hết thời gian được phép trễ mà nhân viên tạm ứng vẫn không hoàn ứng, kế toán thanh toán tiến hành thu tiền tạm ứng bằng cách trừ vào lương của người đó khoản tiền tạm ứng và 30 ngày tiền lãi quá hạn tạm ứng. Sau khi, quy định trên được triển khai sẽ là một công cụ kiểm soát hữu hiệu buộc nhân viên phải sử dụng tiền tạm ứng đúng quy định, Công ty không phải chịu những tổn thất tài chính không đáng có. Hoàn thiện KSNB đối với tiền gửi ngân hàng Lưu đồ hoàn thiện thu tiền thông qua Ngân hàng Đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng Ngân hàng của Công ty Kế toán ngân hàng Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khách chuyển đến Kiểm tra giấy báo có Lập Giấy báo có Kiểm tra và đối chiếu chứng từ Ghi số chi tiết TGNH 2 1 Ghi sổ chi tiết TK tại Ngân hàng Vào các sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy Đ S Các chứng từ liên quan do NH chuyển đến Các chứng từ liên quan do NH khác chuyển đến Tương tự với nghiệp vụ thu tiền mặt, nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng cũng được kiểm soát ngay khi nhận chứng từ ban đầu. Khi nhận giấy báo Có kế toán ngân hàng cần kiểm tra số tiền trên giấy báo Có của ngân hàng có đúng với số tiền trên hóa đơn. Nếu sai số tiền hoặc sai đối tượng thanh toán kế toán ngân hàng chuyển tra giấy báo Có lại cho ngân hàng. Bước kiểm soát đầu tiên quan trọng này cần được tuân thủ vì đây là cơ sở để vào sổ. Kế toán ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi đối chiếu với Sổ cái. Các chứng từ sau khi được kế toán ngân hàng phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi được chuyển cho kế toán có liên quan (tương ứng với từng nghiệp vụ) để vào sổ chi tiết. Sau đó, phải đối chiếu sổ sách giữa các kế toán với nhau và với số liệu mà Kế toán tổng hợp nhập vào máy. Định kỳ kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ tài khoản của Công ty tại ngân hàng. 2.2. Đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng Nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng chủ yếu trong Công ty là thanh toán cho người bán và hiện nay công tác mua hàng đều do phòng kinh doanh thực hiện. Do vậy các chứng từ như đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập cần phải được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt. Khi đến hạn thanh toán những người có nhiệm vụ thanh toán (kế toán công nợ) nộp các chứng từ, kế toán ngân hàng cần kiểm tra, đối chiếu tất cả các chứng từ này. Cụ thể số tiền trên giấy đề nghị thanh toán phải là số tiền phải trả trên hóa đơn do nhà cung cấp chuyển đến: số lượng, chủng loại, mẫu mã trên hóa đơn phải đúng với đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập và phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bàn thừa thiếu (nếu có) do thủ kho lập. Bước kiểm tra này rất quan trọng không thể kiểm tra chung chung và chỉ cần một chứng từ không khớp nhau kế toán ngân hàng có thể trả lại để kế toán công nợ kiểm tra. Sau khi kiểm tra các chứng từ này xong cần được Giám đốc ký duyệt lúc này kế toán ngân hàng mới lập ủy nhiệm chi. Trước khi gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng thì Kế toán trưởng và Giám đốc phải ký duyệt. Kế toán trưởng cần kiểm tra ủy nhiệm chi được lập đúng với số tiền chi trả không. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo là khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng và ủy nhiệm chi đã được ngân hàng xác nhận. Kế toán ngân hàng cần kiểm tra đối chiếu giấy báo Nợ và ủy nhiệm chi ( cả 2 chứng từ này phải khớp nhau về số tiền và đối tượng thanh toán) để phán ánh đồng thời vào sổ chi tiết tiền gửi và sổ chi tiết công nợ. Tuy nhiên kế toán công nợ cần quan tâm tới giấy báo Nợ vì đây là cơ sở để xóa nợ đối với nhà cung cấp nói cách khác việc thanh toán với người bán đã thực hiện xong. Sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết tiền gửi cần được đối chiếu thường xuyên. Vì mỗi nhà cung cấp đều được theo dõi chi tiết đồng thời mỗi ngân hàng cũng theo dõi trên một sổ chi tiết nên có thể thực hiện đối chiếu dễ dàng. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền 3.1. Đối với tiền mặt tại quỹ Công ty cần quy định hạn mức tồn quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên, vượt quá giới hạn này đơn vị phải gửi tiền vào ngân hàng bởi vì nếu tiền mặt tại quỹ qua nhiều hoặc quá ít đều không mang lại tính hiệu quả. - Cuối mỗi ngày kế toán thanh toán và Thủ quỹ cần đối chiếu số dư trên sổ tiền mặt với sổ quỹ. - Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm kê quỹ nhằm kiểm tra tính trung thực của Thủ quỹ và việc ghi chép sổ tiền mặt của kế toán thanh toán. Công việc kiểm kê này do nhân viên độc lập với kế toán thanh toán và Thủ quỹ (có thể là Kế toán trưởng cùng với nhân viên ở bộ phận khác được cấp trên cho phép kiểm kê bất cứ lúc nào). Đột xuất nhân viên này đến phòng kế toán niêm phong quỹ, khóa sổ kế toán, xem số dư tiền mặt trên sổ, tiến hành kiểm tra lượng tiền mặt tồn quỹ thực tế. Nếu số tiền trên sổ quỹ và số tiền thực tế có sự chênh lệch đề nghị người có thẩm quyền (Kế toán trưởng) tìm nguyên nhân và xác định trách nhiệm. (Biên bản kiểm kê quỹ: Phụ lục V). - Cuối kỳ kế toán cần đối chiếu Sổ cái với sổ quỹ nếu có sự chênh lệch tiến hành kiểm tra ngược lại (hay nói cách khác đối với những khoản có chênh lệch Thủ quỹ cần kiểm tra lại các chứng từ đã vào sổ đúng chưa đồng thời kế toán tổng hợp cũng kiểm tra và yêu cầu kế toán liên quan kiểm tra lại) như vậy những sai sót này không ảnh hưởng đến những kỳ tiết theo. 3.2. Đối với tiền gửi ngân hàng Trong kỳ kế toán ngân hàng thường xuyên đối chiếu với ngân hàng như là biện pháp để kiểm tra ngân hàng có thu đúng và chi đúng với yêu cầu của Công ty không. Tuy vậy công việc đối chiếu với ngân hàng vào cuối kỳ cần được thực hiện bởi một người độc lập với kế toán ngân hàng (có thể kế toán tổng hợp đảm nhận công việc này). Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân ngay nếu không tìm được phải treo tài khoản 1381 “ Tài khoản thiếu chờ xử lý”, tài khoản 3381 “ Tài khoản thừa chờ xử lý ”, sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân. Công ty cũng có thể lập Bảng điều hòa số dư ngân hàng để đối chiếu trong trường hợp số dư trong sổ kế toán khác với số dư trên tài khoản ngân hàng vì vào những ngày khóa sổ vân phát sinh nghiệp vụ nhưng chưa được phản ánh. Trên thực tế không phải lúc nào số tiền trên sổ tiền gửi và sổ chi tiết tài khoản tại ngân hàng cũng khớp nhau vì những lý do khách quan nhất là vào những ngày khóa sổ BẢNG ĐIỀU HÒA SỐ DƯ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Công ty Số tiền Ngân hàng Số tiền 1. Số dư trên sổ sách công ty 1. Số dư trên bảng kê ngân hàng 2. Số tiền cộng thêm vào 2. Số tiền cộng thêm vào + Thu nhập tiền lãi (a) + Tiền mặt gửi tại ngân hàng (a`) + Thu khách hàng (b) + Chi không có thực (b`) ………………. ………………. Cộng Cộng 3. Số tiền trừ khỏi sổ công ty 3. Số tiền trừ khỏi bảng kê ngân hàng + Dịch vụ phí ngân hàng + Thu không có thực (3`) + Khoản chiết khấu …………….. …………….. Cộng Cộng 4. Số dư sau đối chiếu 4 = (1) + (2) – (3) 4. Số dư sau đối chiếu 4 = (1) + (2) – (3) Trong đó: 2.(a,b) Đây có thể là khoản thu nhập tiền lãi, khoản tiền ngân hàng thu của khách hàng nhưng chưa được kế toán vào sổ. 2.(a`) Đây là những khoản tiền gửi vào ngày khóa sổ của ngân hàng nên chưa được ngân hàng gửi thư xác nhận. 2.(b`) Những khoản ngân hàng chi nhầm, đây không phải là những khoản chi của Công ty. Đối với khoản này sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh đồng thời có xác nhận cụ thể. 3. Dịch vụ phí ngân hàng về các khoản chuyển tiền ngân hàng thực hiện cho Công ty nhưng kế toán chưa phản ánh. 3`. Thu không có thực: là khoản ngân hàng thu nhầm, thực tế tại Công ty không xảy ra nghiệp vụ thu tiền này. Sau khi đối chiếu số dư của Công ty và Ngân hàng phải bằng nhau. Tuy nhiên cần tìm hiểu nguyên nhân các khoản chênh lệch, nếu sai sót do Ngân hàng phải yêu cầu Ngân hàng phải điều chỉnh còn nếu về phía Công ty cần phải nhắc nhở và khiển trách, truy cứu trách nhiệm của các nhân viên nếu có sai sót nghiêm trọng. 4. Lập kế hoạch vốn bằng tiền Để kiểm soát tốt đồng thời sử dụng có hiệu quả lượng vốn bằng tiền ở đơn vị và có kế hoạch đầu tư, chi tiêu hợp lý nên lập kế hoạch vốn bằng tiền nên có thể lập hằng quý, hằng năm. Bảng kế hoạch vốn bằng tiền là một bảng tổng hợp các dòng tiền thu vào, dòng tiền chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ kế toán. Mỗi Công ty cần xác lập một mức dự trữ tiền tối thiểu, hợp lý luôn sẵn sàng để phục vụ cho quá trình hoạt động của Công ty. Trên cơ sở cân đối dòng tiền thu vào, chi ra trong từng hoạt động, đồng thời đảm bảo mức tồn quỹ cần thiết, Công ty sẽ có kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền dư thừa hoặc thông qua vay mượn…để bù đắp lượng tiền tối thiểu trong quá trình hoạt động. Bảng kế hoạch vốn bằng tiền bao gồm 3 phần: Phần khả năng tiền. Phần nhu cầu chi tiêu. Phần cân đối thu chi. BẢNG KẾ HOẠCH VỐN BẰNG TIỀN NĂM 2007 ĐVT: 1000 ĐỒNG Chỉ tiêu Quý II Quý III Quý IV 1. Số tiền tồn đầu kỳ (971.157) 390.290 1.844.112 2. Số tiền thu vào - Thu từ quyết toán công trình 7.230.000 8.678.000 11.662.000 - Dịch vụ tư vấn, thí nghiệm công trình 1.500.000 1.500.000 1.200.000 3. Tổng cộng thu 8.730.000 10.178.000 13.862.000 4. Số tiền chi ra - Chi mua nguyên vật liệu 4.126.892 4.796.487 6.200.806 - Chi tiền lương 895.444 1.260.790 1.885.760 - Chi phí khác 300.194 698.233 1.251.175 - Thuế thu nhập DN 60.000 80.000 105.000 - Mua sắm TSCĐ 200.000 25.000 - Chi trả nợ nhà cung cấp 1.986.023 1.768.668 2.005.638 5. Tổng cộng chi 7.368.553 8 .724.178 11.523.379 6. Cân đối thu chi (3-5) 1.361.447 1.453.822 2.338.621 7. Tồn cuối kỳ 390.290 1.844.112 4.182.733 8. Tồn mong muốn 3.000.000 3.000.000 3.000.000 9. Số tiền thừa (thiếu) (2.609.710) (1.155.888) 1.182.733 * Phần khả năng tiền: phản ánh khả năng dòng tiền có được trong kỳ, bao gồm số tiền tồn đầu kỳ và dòng tiền thu vào trong kỳ. - Số tiền tồn đầu kỳ là số tiền tồn cuối kỳ trước chuyển sang. - Dòng tiền thu vào trong kỳ: là doanh thu của Công ty bao gồm thu từ quyết toán công trình và dịch vụ tư vấn thiết kế, thí nghiệm công trình. (Dựa vào dự toán Doanh thu) * Phần nhu cầu chi tiêu: phản ánh dòng tiền chi ra trong kỳ bao gồm: - Chi mua nguyên vật liệu dựa vào dự toán chi phí nguyên vật liệu. + 70% nhu cầu thu mua nguyên vật liệu được chi trả bằng tiền trong quý. + 30% nợ còn lại được chi trả hết trong kỳ sau. - Các chỉ tiêu: chi trả lương và chi phí khác đều được chi ra bằng tiền trong từng quý và được lập dựa vào các bảng dự toán: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi tiền nộp thuế thu nhập doanh nghiệp: thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp là 28% trên lợi nhuận chịu thuế được chi trả hết bằng tiền trong từng quý. - Chi tiền mua sắm TSCĐ: trong quý III: Công ty dự tính mua máy xúc có trị giá là 200.000.000đ, quý IV dự định mua máy kéo sợi sắt: 25.000.000đ. * Phần cân đối thu chi: được xác định bằng tổng cộng thu trừ nhu cầu chi tiêu. Nếu cân đối thu chi sau khi đảm bảo mức tồn quỹ mong muốn, Công ty có thể sử dụng số tiền này để trả nợ vay trước hạn hoặc đầu tư tài chính ngắn hạn…Nếu thiếu hụt phải vay mượn thêm. Hàng quý Công ty có nhu cầu tồn quỹ là 3.000.000.000 đồng. Mức thừa hoặc thiếu là phần chênh lệch giữa số tiền tồn cuối kỳ mà Công ty dự toán có được với mức tồn quỹ mong muốn trong từng quý. Nếu doanh nghiệp còn thừa tiền thì có thể dùng để đầu tư hoặc trả nợ vay của quý trước, còn nếu thiếu Công ty phải vay Ngân hàng trong quý. Để việc sử dụng vốn bằng tiền một cách chủ động, hiệu quả hơn, ngoài việc lập kế hoạch vốn bằng tiền hằng năm, hàng quý, nếu cần thiết Công ty có thể lập kế hoạch vốn bằng tiền hàng tháng hoặc hàng tuần tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý và hoạt động của doanh nghiệp. 5. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trên máy tính Các chương trình phần mềm máy tính về hạch toán kế toán, quản lý vật tư… hỗ trợ cho công tác quản lý các mặt hoạt động hiện nay tại Công ty đã đem lại nhiều thuận lợi to lớn như tốc độ xử lý thông tin nhanh, độ chính các cao, các thông tin phục vụ cho quản lý được kịp thời. Tuy nhiên, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý đã tác động đến việc kiểm tra, KSNB. Nếu các dữ liệu đầu vào được nhập đúng, nhập đầy đủ các thông tin, không bị bất kỳ tác động nhiễu nào của hệ thống thì các thông tin kết xuất đầu ra luôn chuẩn, chính xác, không bị sai sót. Nếu có lỗi trong chương trình hay quá trình xử lý thông tin dữ liệu bị thao túng, việc cập nhật số liệu không chính xác, không đầy đủ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến số liệu, báo cáo đầu ra sai sót, không chuẩn, không chính xác. 5.1. Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tính Hiện nay, tại Công ty các chứng từ cơ sở như: phiếu thu, phiếu chi…đều được lập bằng tay nên công việc xử lý trên máy chủ yếu chỉ là nhập số liệu các chứng từ gốc vào máy để lên các sổ sách chính xác và đầy đủ. * Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tránh tình trạng bỏ sót không nhập hoặc nhập trùng hai lần một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay, mỗi màng hoạt động quản lý trong Công ty được xây dựng một chương trình phần mềm máy tính hỗ trợ. Trường hợp, khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng được thực hiện tại phòng vật tư. Phòng vật tư quản lý, cập nhật và in ấn từ chương trình quản lý vật tư. Sau đó kế toán vật tư thuộc phòng kế toán (căn cứ vào phiếu nhập kho hạch toán Nợ Có vào chương trình kế toán). Việc nhập liệu này còn nhiều bất cập trong hạch toán cũng như trong kiểm soát, các thông tin về vật tư được cập nhất tại phòng vật tư không đầy đủ dẫn đến kế toán vật tư hạch toán không đúng tài khoản hoặc bỏ sót hay nhập thành 2 lần trong cùng một nghiệp vụ. Mặt khác, tại Công ty các chứng từ cơ sở như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán hoàn ứng… vẫn chưa được lập bằng máy và các chương trình phần mềm kế toán chưa kết nối với các phần mềm khác làm hạn chế hiệu quả kiểm soát của phần mềm đang sử dụng (phần mềm không thêt kiểm soát và đối chiếu số liệu giữa các chứng từ mà việc đối chiếu được thực hiện bằng các thao tác thủ công rất khó phát hiện sai sót). Điều này ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ, cập nhật trùng lắp mất nhiều thời gian, dễ xảy ra tình trạng bỏ sót, gian lận. Do đó, giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm soát khâu nhập liệu tốt nhất là chương trình kế toán phải được thiết kế hoàn thiện hơn, cho phép cập nhất các chứng từ cơ sở để dễ dàng đối chiếu với các sổ sách trên máy để kết xuất được các thông tin cần thiết nhanh chóng. Các chương trình quản lý khác phải được kết nối với phần mềm kế toán thì tất cả các thông tin liên quan đến phòng kế toán sẽ được chuyển trực tiếp sang chương trình kế toán. Tuy việc này thuận lợi song cũng phải tạo mật khẩu để kiểm soát các thông tin đã được xử lý nếu không sẽ có người truy cập vào sữa chữa các thông tin. Đồng thời với việc kiểm soát và cách xử lý một cách tự động của máy tính sẽ góp phần phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và các lỗi khi nhập liệu góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, tiết kiệm thời gian, chi phí. * Kiểm soát do nhập liệu sai: Việc sửa sai được thực hiện trên máy tính nên vẫn có thể xảy ra rủi ro nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ trên máy tính và sự giám sát của các nhà quản lý. Do đó, cần thiết phải thiết kế lại phần mềm sao cho không cho phép sửa chữa số liệu trực tiếp trên máy sau khi số liệu đã được nhập và kết thúc trong ngày, Trong trường hợp cho phép, muốn sữa chữa lại số liệu cần phải có mật khẩu hoặc mã hoá riêng để thực hiện việc sửa sai này, đồng thời phải được sự đồng ý của Phó, Trưởng phòng liên quan. Như vậy thực hiện được điều này sẽ nâng cao trách nhiệm cảu lãnh đạo các phòng. Các chứng từ sữa chữa, điều chỉnh phải có chữ ký của lãnh đạo phòng, phải thực hiện một cách nghiêm túc nguyên tắc của KSNB. Hoàn thiện quá trình kiểm soát xử lý dữ liệu bằng máy tính * Kiểm soát quyền tiếp cận tài liệu của Công ty. Việc nối mạng các máy tính, cũng như kết nối các chương trình phần mềm quản lý trong toàn Công ty thường đem lại những lợi ích hết sức thiết thực trong công tác quản lý, điều hành, công tác kiểm tra, kiểm soát nhưng đồng thời cũng nảy sinh nhiều rủi ro như: truy cập trái phép, sự cố máy tính, sự lạc hậu nhanh của các máy tính. Do đó, để kiểm soát quyền tiếp cận tài liệu, kiểm soát những truy cập trái phép để ăn cắp thông tin, tại Công ty cần phải: - Biện pháp kiểm soát bằng máy: + Lập trình hệ thống kiểm soát bằng mật khẩu và mã hóa dữ liệu. Xây dựng bức tường lửa tránh các hacker đột nhập vào hệ thống mạng để phá hoại hệ thống hoặc ăn cắp dữ liệu. Cho phép truy cập an toàn bằng phần mềm máy tính. + Khi có sự thay đổi về chế độ tài chính, chế độ kế toán (ví dụ như các chuẩn mực kế toán mới ban hành), bộ phận kế toán phối hợp với trung tâm máy tính xây dựng, thiết kế, lập trình lại các phần mềm quản lý phù hợp với chế độ hiện hành. Đồng thời, để đảm bảo tính an toàn, tính hợp lệ và logic của dữ liệu trong kiểm soát, mọi thay đổi về thiết kế, bộ phận lập trình tổ chức tập huấn, hướng dẫn các kế toán vận hành chương trình. - Biện pháp kiểm soát thủ công. + Hiện nay, các máy tính thường đặt tại văn phòng và không có biện pháp bảo vệ an ninh đặc biệt. Sẽ không tránh khỏi việc sao chép số liệu, thông tin, thậm chí sửa đổi các mẫu tin khi phòng vắng người. Quy định những người được phép truy cập, vận hành và ra vào các máy tính, hạn chế việc sao chép tùy tiện để tránh thất thoát thông tin. + Hệ thống mật khẩu cấp cho cá nhân phải đảm bảo tính duy nhất đồng thời không được trùng với tên, ngày tháng năm sinh, số nhà, số xe,… của người sử dụng và chúng phải có độ dài ký tự nhất định (tối thiểu là 4 ký tự) để đảm bảo tính bảo mật cũng như hạn chế sự suy đoán mật khẩu của người khác. * Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin. Nhân viên quản lý an ninh máy tính Phần mềm kế toán tại phòng kế toán Dữ liệu Băng Văn thư Phòng điều hành Máy chủ trung tâm hoặc hệ thống lưu trữ Ngăn chặn sự xâm nhập và truy cập dữ liệu Phần mềm diệt virus hoặc Norton Firewall Mọi sửa đổi và cố gắng truy cập hệ thống đều được ghi lại và có biên bản. Cấp mật khẩu * Bảo vệ cơ sở dữ liệu, tài liệu của Công ty. Việc bảo vệ các dữ liệu trên máy tính là vô cùng quan trọng, sẽ là thảm họa nếu Công ty mất thông tin do máy tính bị hỏng hoặc bị sự cố. Đối với việc bảo quản dữ liệu trên máy tính, cần sao chép thông tin dữ liệu ở nhiều nơi: trên mạng, lưu đĩa USB… Các hệ thống lưu trữ dữ liệu nên được để nơi an toàn, có khóa, chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận. Đồng thời việc tiếp cận các băng thường đặt dưới sự kiểm soát của cán bộ quản lý. Trong điều kiện lý tưởng nên có hai tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất trữ ở phòng điều hành, một tập tin cất trữ tại phòng văn thư. * Bảo vệ hệ thống máy tính. Hệ thống máy tính thường gặp rủi ro như phần cứng, phần mềm và các tập tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sụt áp, mất điện đột ngột, hoặc do việc sử dụng trái phép, do virus phá hoại… Do đó, cần phải trang bị các bộ lưu điện UPS cho các máy tính, cài đặt các phần mềm diệt virus như E-Trust, Non Anti-virus. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế quét virus tự động trên tất cả các tập tin. Trước khi bắt đầu vận hành máy hoặc truy cập thông tin từ bên ngoài vào hệ thống thì đều được qua bước kiểm tra và quét virus. Các máy tính cần được bố trí ở những nơi có điều kiện khí hậu thích hợp, phải có máy điều hòa nhiệt độ đảm bảo tránh được những tác động xấu từ môi trường bên ngoài. Tại Công ty nên có quy định không chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có phần mềm hoặc phần mềm tự chạy mà không được phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý. Đối với các máy nối mạng Internet phải bắt buộc có bức tường lửa cho phần mềm cài đặt cho từng máy và được thiết kế chính xác. III. HOÀN THIỆN KSNB CÁC KHOẢN THANH TOÁN BẰNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN (Voucher) Phần lớn các hành vi gian lận trong việc rút tiền hay biển thủ tiền đều diễn ra ở luồng tiền đi ra khỏi Công ty. Chỉ cần một mánh khóe nhỏ như đưa một hóa đơn khống hay ghi một số tiền lớn hơn số tiền đã chi…một nhân viên đã có thể rút được tiền của Công ty. Công ty cần một hệ thống bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng, cho phép chi trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn. Và hệ thống chứng từ thanh toán là một thể thức kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản chi nhằm mục tiêu chính là tất cả các khoản chi đều phải được cho phép và được kiểm tra trước khi phát hành Séc. Hệ thống này bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng; cho phép chi trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn. Trong hệ thống, các tài liệu và các sổ sách sau đây được sử dụng, đó là Chứng từ thanh toán - Sổ nhật ký chứng từ thanh toán - Hồ sơ và các chứng từ tháng toán chưa trả tiền - Sổ đăng ký Séc - Hồ sơ về các chứng từ thanh toán đã trả tiền. Hệ thống chứng từ thanh toán và trình tự thực hiện được mô tả tóm tắt như sau: 1. Chứng từ thanh toán: là một chứng từ được đánh số thứ tự để xét duyệt việc thanh toán, và là cơ sở để ghi Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Mặt trước của chứng từ thanh toán trình bày tóm lược về các chi tiết của hóa đơn; mặt sau sẽ điền các thông tin có liên quan đến việc thanh toán, và là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ. Trước khi phát hành Séc, các nhân việc có thẩm quyền sẽ kiểm tra việc mua hàng, cụ thể là sẽ so sánh đơn đặt hàng với hóa đơn về chủng loại, số lượng, kỳ hạn thanh toán; so sánh hóa đơn với báo cáo nhận hàng; kiểm tra việc tính toán trên hóa đơn. Sau khi kiểm tra các chi tiết trên sẽ được ghi nhận vào chứng từ thanh toán, chứng từ thanh toán do kế toán thanh toán lập.Sau khi lập xong chứng từ thanh toán thì các tài liệu liên quan như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng sẽ được đính kèm vào chứng từ thanh toán. Khi xét duyệt chi trả, chứng từ thanh toán được dùng làm cơ sở để ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Một chứng từ thanh toán có thể được minh họa như sau: Mặt trước của chứng từ thanh toán. Trả cho: Công ty TNHH Anh Thư Chứng từ thanh toán số: 90 56 – Ngô Gia Tự Ngày đến hạn: 20/01/2006 Ngày thanh toán: 18/01/2006 Séc số: 80 Ngày Số hóa đơn Diễn giải Số tiền 18/01 213 Nguyên vật liệu 145.961.781 Duyệt xét Chữ ký Kiểm tra số tổng cộng Giá cả phù hợp với đơn đặt hàng Số lượng đúng với báo cáo nhận hàng Kỳ hạn tín dụng Kết chuyển vào tài khoản Chuẩn y chi trả Hà Hà Hà Hà Hằng Hằng Mặt sau của chứng từ thanh toán Định khoản Chứng từ thanh toán số: 90 Tài khoản ghi Nợ Số hiệu Số tiền Người nhận: Công ty TNHH Anh Thư 56 – Ngô Gia Tự Tóm tắt chi trả Số tiền theo hóa đơn: 145.961.781 Chiết khấu: Tiền còn phải trả: 145.961.781 Séc số: 80 Nguyên vật liệu 152 145.961.781 Chi phí vận chuyển Chi phí quảng cáo Chi phí sửa chữa Chi phí khác Tổng cộng 145.961.781 2. Số nhật ký chứng từ thanh toán Là Sổ nhật ký nhiều cột được dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hay nhận dịch vụ mua ngoài. Sổ nhật ký chứng từ thanh toán được dùng thay thế cho Nhật ký mua hàng. Mọi nghiệp vụ được ghi vào sổ bằng cách ghi Có vào tài khoản chứng từ thanh toán phải trả và ghi Nợ vào các tài khoản có liên quan. Điều này có nghĩa là khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, Công ty sẽ sử dụng thêm một tài khoản tên là “Chứng từ thanh toán phải trả”, nó được dùng thay thế cho tài khoản phải trả. Khi đã chi trả cho một chứng từ thanh toán, ngày và số Séc sẽ được ghi vào cột thích hợp trong Sổ nhật ký chứng tù thanh toán. Với thông tin này, ta dễ dàng phân biệt những chứng từ thanh toán chưa trả tiền, cũng như tổng số tiền chưa thanh toán. Sau đó, Sổ nhật ký chứng từ thanh toán được kết chuyển vào Sổ cái – tương tự như Sổ nhật ký mua hàng. Mẫu Sổ nhật ký chứng từ thanh toán. Ngày Số chứng từ thanh toán Người nhận Chi trả Ghi Có tài khoản chứng từ thanh toán phải trả Ghi Nợ các tài khoản có liên quan Ngày Số Séc Mua hàng Chi phí quảng cáo Chi phí tiền lương 10/01 90 A.Văn CT Anh Thư 18/01 80 145.961.781 145.961.781 18/01 91 Chi lương 18/01 81 5.000.000 5.000.000 … … …. …… ….. Tổng cộng 150.961.781 145.961.781 5.000.000 3. Sổ đăng ký Séc Các chứng từ thanh toán đã chi trả sẽ được ghi vào Sổ đăng ký séc, đó là một sổ nhật ký gồm nhiều cột dùng để ghi nhận các Séc đã phát hành. Trong hệ thống chứng từ thanh toán, Sổ đăng ký Séc được dùng thay nhật ký chi tiền. Do mỗi Séc phát hành dùng để trả cho một chứng từ thanh toán mà chứng từ thanh toán này trước đây đã được ghi nhận vào chứng từ thanh toán phải trả, vì vậy sổ này chỉ cần rất ít cột. Phần lớn các nghiệp vụ được ghi trong sổ này thường là ghi Nợ cột Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Có tài khoản Tiền Mẫu của Sổ đăng ký Séc Ngày Số séc Người nhận Số chứng từ thanh toán Ghi Nợ tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả Ghi Có tài khoản Tiền 10/01 80 A.Văn - CT Anh Thư 90 145.961.781 145.961.781 18/01 81 Chi lương 91 5.000.000 5.000.000 20/01 82 Vân Dùng 105 7.900.000 7.900.000 …. … …. ….. … Tổng cộng 190.728.956 4. Hồ sơ các chứng từ thanh toán chưa trả và đã trả tiền - Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: bao gồm những chứng từ thanh toán đã được duyệt chi, và đã được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chi trả. Hồ sơ lưu trữ giúp kiểm soát để đảm bảo cho việc chi trả nợ đúng hạn, và bảo đảm không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng. - Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả: chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp. Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng từ có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt. Sau khi đã ký, Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận; còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh tài sử dụng. Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã được đánh dấu sẽ chuyển về phòng kế toán, và được ghi vào Sổ đăng ký Séc. Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, có thể không cần sử dụng sổ chi tiết về tài khoản Phải trả. Do đó, nếu Doanh nghiệp còn nợ nhiều hóa đơn đối với một nhà cung cấp, hệ thống chứng từ thanh toán sẽ không cung cấp chứng từ liên quan đến tổng công nợ với nhà cung cấp có liên quan. Tuy vậy, do hồ sơ các chứng từ thanh toán đã trả thường được lưu trữ theo tên nhà cung cấp, nên vẫn cung cấp được thông tin liên quan đến số hàng hóa hay dịch vụ đã mua từ một nhà cung cấp trong một khoản thời gian nhất định. Trên đây là các biện pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại Công ty, em hi vọng với việc thiết lập và xây dựng thêm một số yếu tố của kiểm soát nội bộ sẽ tạo cho đơn vị một hệ thống KSNB vững mạnh và đạt hiệu quả cao. Hệ thống KSNB phải được vận hành liên tục, đó là sự vận hành liên tục của quy chế Kiểm soát nội bộ. Cũng như các biện pháp, các thủ tục kiểm soát, các quy chế KSNB cần thường xuyên được đánh giá tính phù hợp với thực tại và có những thay đổi cần thiết theo sự thay đổi về nhiệm vụ của đơn vị và quy định của Nhà nước. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp cho đơn vị vững bước trên con đường phát triển, nâng cao hiệu quả sản xuất. Môc LôC DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1 I. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ 1 2. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 2 II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 1. Môi trường kiểm soát 3 1.1 Đặc thù quản lý của doanh nghiệp 3 1.2 Cơ cấu tổ chức 4 1.3 Chính sách nhân sự 5 1.4 Công tác lập kế hoạch 5 1.5 Ủy ban kiểm soát 5 1.6 Các nhân tố bên ngoài 6 2 Hệ thống kế toán 6 3 Các thủ tục kiểm soát 8 III ĐẶC ĐIỂM KSNB TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 9 IV KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN 10 1. Đặc điểm và nội dung của vốn bằng tiền 10 1.1 Đặc điểm và rủi ro đối với vốn bằng tiền 10 1.2 Nội dung 12 2.Các căn cứ, yêu cầu, nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền 12 3. Kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt 15 3.1 Kiểm soát nội bộ thu tiền mặt 15 3.2 Kiểm soát nội bộ chi tiền mặt 17 4. Kiểm soát nội bộ đối với tiền gửi ngân hàng 18 4.1 Kiểm soát nội bộ thu tiền gửi ngân hàng 18 4.2 Kiểm soát nội bộ chi tiền gửi ngân hàng 19 5. Kiểm soát nội bộ đối với tiền đang chuyển 20 V. KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH 21 1. Tổ chức dữ liệu, bảo vệ cơ sở dữ liệu, đánh giá rủi ro trong môi trường máy tính 21 1.1 Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính 21 1.2 Các gian lận trong môi trường kế toán được xử lý bằng máy 22 1.3 Bảo vệ cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính 22 2. Kiểm soát chung trong môi trường máy tính 22 3. Kiểm soát ứng dụng trong môi trường máy tính 23 3.1 Kiểm soát nhập liệu 23 3.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu 23 3.3 Kiểm soát thông tin đầu ra 23 PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 24 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 24 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng 24 1. Quá trình hình thành 24 2. Sự phát triển của Công ty 25 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY 26 1. Về tư vấn xây dựng 26 2. Về xây lắp 26 III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG 27 1. Tổ chức quản lý 27 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty 27 1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 27 2. Tổ chức sản xuất 29 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 29 1.2 Chức năng và nhiệm vụ 30 IV. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 30 1. Tổ chức bộ máy kế toán 30 1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 30 1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán 21 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty 32 2.1 Sơ đồ hạch toán 32 2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 33 B. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 34 I. Môi trường kiểm soát 34 1. Đặc thù về quản lý 34 2. Chính sách nhân sự 34 3. Công tác lập kế hoạch thu, chi 35 4. Các yếu tố bên ngoài 34 II. KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN 35 1. Kiểm soát đối với tiền mặt 36 1.1 Phân chia trách nhiệm 36 1.2 Kiểm soát đối với thu tiền mặt 36 1.3 Kiểm soát đối với chi tiền mặt 38 2. Kiểm soát đối với tiền gửi ngân hàng 41 2.1 Phân chia trách nhiệm 41 2.2 Kiểm soát đối với thu tiền gửi ngân hàng 41 2.3 Kiểm soát đối với chi tiền gửi ngân hàng 43 3. Kiểm soát số dư vốn bằng tiền 46 3.1 Đối với tiền mặt tại quỹ 46 3.2 Đối với tiền gửi ngân hàng 47 III. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT DỮ LIỆU TRÊN MÁY TÍNH 47 1. Một số vấn đề chung trong kiểm soát bằng máy tính 47 1.1 Tổ chức mô hình quản lý, sử dụng các phần mềm máy tính 48 1.2 Kiểm soát thông qua mã đối tượng 48 1.3 Việc sửa số liệu trên máy vi tính 48 1.4 Việc sửa sổ trên máy vi tính 48 1.5 Vấn đề bảo mật và phân quyền trong chương trình 48 1.6 Bảo vệ cơ sở dữ liệu 49 2. Các thủ tục kiểm soát bằng máy tính 49 2.1 Kiểm soát nhập liệu 49 2.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu 49 2.3 Kiểm soát thông tin đầu ra 49 PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 50 I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 50 1. Ưu điểm 50 2. Nhược điểm 50 II. MỘT SỐ Ý KIẾN LÀM GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG TỒN TẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 51 1. Hoàn thiện KSNB đối với tiền mặt 51 1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 51 1.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 53 2. Hoàn thiện KSNB đối với tiền gửi ngân hàng 56 2.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng 56 2.2 Đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng 57 3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền 59 3.1 Đối với tiền mặt tại quỹ 59 3.2 Đối với tiền gửi ngân hàng 60 4. Lập kế hoạch vốn bằng tiền 61 5. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trên máy tính 63 5.1 Hoàn thiện kiểm soát nhập liệu trên máy tính 63 5.2 Hoàn thiện quá trình kiểm soát xử lý dữ liệu bằng máy tính 65 III. HOÀN THIỆN KSNB CÁC KHOẢN THANH TOÁN BẰNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN (Voucher) 67 1. Chứng từ thanh toán 67 2. Số nhật ký chứng từ thanh toán 68 3. Sổ đăng ký Séc 69 4. Hồ sơ các chứng từ thanh toán chưa trả và đã trả tiền 69 KẾT LUẬN PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT TÀI LIỆU THAM KHẢO Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Ngân hàng của Công ty Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua Ngân hàng Đề nghị thanh toán Kiểm tra các chứng từ Lập uỷ nhiệm chi Phê duyệt Ký duyệt Ký duyệt Ghi số chi tiết TGNH Giấy báo nợ 2 3 Nhập dữ liệu vào máy Xác nhận và chi tiền Giấy báo nợ 1 Hoá đơn và các chứng từ thanh toán Hoá đơn và các chứng từ thanh toán Uỷ nhiệm chi Vào các sổ chi tiết Trang 44 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ chi Tiền mặt Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Đề nghị thanh toán Lập Phiếu chi Kiểm tra chứng từ Vào sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Ghi vào sổ quỹ Chi quỹ và xác nhận vào Phiếu chi 1 Ký duyệt Ký duyệt Vào sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy S S Đ Đ Các chứng từ liên quan Phiếu chi và các chứng từ liên quan Phiếu chi Phiếu chi Trang 54 Người có nhu cầu thanh toán Kế toán ngân hàng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Đề nghị nộp tiền Lập Phiếu thu Kiểm tra chứng từ Vào sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Ghi vào sổ quỹ Thu tiền và xác nhận vào Phiếu thu 1 Ký duyệt Ký duyệt Vào các sổ chi tiết Nhập dữ liệu vào máy Nộp tiền Nộp tiền Các chứng từ liên quan Phiếu thu và các chứng từ liên quan S S Đ Đ Phiếu thu Các chứng từ liên quan Phiếu thu Trang 52 Lưu đồ hoàn thiện KSNB nghiệp vụ chi tiên thông qua Ngân hàng Ngân hàng của Công ty Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán ngân hàng Người có nhu cầu thanh toán S Đề nghị thanh toán Kiểm tra HĐ, các chứng từ S Hóa đơn và các chứng từ liên quan Đ Ký duyệt Lập Uỷ nhiệm chi Đ Ký duyệt Ủy nhiệm chi Uỷ nhiệm chi Xác nhận vào uỷ nhiệm chi và lập giấy báo nợ Uỷ nhiệm chi Đối chiếu UNC và GBN Giấy báo nợ 3 S Ghi vào sổ chi tiết của NH Đ 1 Nhập dữ liệu vào máy Trang 58 Vào sổ chi tiết Vào sổ chi tiết TGNH 2 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền mặt Người đề nghị nộp tiền Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Đề nghị thanh toán Lập lệnh chi Duyệt chi Lập phiếu chi Ghi vào sổ quỹ 1 Vào sổ chi tiết nhận vào phiếu chi Nhập dữ liệu vào máy Sổ theo dõi tiền mặt 2 3 Các chứng từ có liên quan Lệnh chi Các chứng từ có liên quan Phiếu chi và các chứng từ kèm theo Ký duyệt Ký duyệt Chi quỹ và xác nhận vào phiếu chi Trang 40 Phụ lục VI Lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán Nộp chứng từ cho phòng kế toán Các bộ phận khác Phòng Kế toán Bộ phận xét duyệt Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Séc Nhà cung cấp Kiểm tra, đối chiếu và lập chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Giấy đề nghị mua Nguyên vật liệu Hóa đơn Phiếu nhập kho Các chứng từ khác Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thành toán Giấy đề nghị thanh toán Chứng từ thanh toán Xét duyệt, phát hành séc và đánh dấu chứng từ gốc Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Ghi sổ đăng ký séc 2 Đến hạn thanh toán hay chưa? 1 Chưa đến hạn thanh toán Đã đến hạn thanh toán Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc thiết kế Ban kiểm soát Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phó Giám đốc thiết kế Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 1 Xí nghiệp tư vấn và xây dựng số 2 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 1 Xí nghiệp tư vấn thiết kế số 2 CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Ngãi CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Quảng Trị CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại Hà Nội CN Cty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng tại TP HCM Trung tâm Thí nghiệm và Ứng dụng Kỹ thuật xây dựng Đội xây dựng và trang trí nội thất Phụ lục VI Lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán Nộp chứng từ cho phòng kế toán Các bộ phận khác Phòng Kế toán Bộ phận xét duyệt Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Séc Nhà cung cấp Kiểm tra, đối chiếu và lập chứng từ thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Giấy đề nghị mua Nguyên vật liệu Hóa đơn Phiếu nhập kho Các chứng từ khác Giấy đề nghị thanh toán Bộ chứng từ thành toán Giấy đề nghị thanh toán Chứng từ thanh toán Xét duyệt, phát hành séc và đánh dấu chứng từ gốc Ghi sổ nhật ký chứng từ thanh toán Ghi sổ đăng ký séc 2 Đến hạn thanh toán hay chưa? 1 Chưa đến hạn thanh toán Đã đến hạn thanh toán Lưu theo ngày đáo hạn chi trả. Lưu theo số thứ tự hoặc tên người bán.