Khóa luận Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam

n sẽ tiến hành lập Phiếu chi thành 3 liên, trong đó liên 1 và liên 3 được lưu lại làm chứng từ đối chiếu cùng với các chứng từ gốc được gửi lên gồm: Bảng chấm công, Bảng tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán lương, còn liên 2 giao cho kế toán đội. (7): Kế toán đội sau khi nhận tiền sẽ tiến hành thanh toán lương cho công nhân thi công trong đội, lưu lại các chứng từ: Bảng chấm công, Bảng tiền lương, Phiếu chi ( liên 2) làm căn cứ đối chiếu khi có yêu cầu. Trong Bảng tiền lương, kế toán đội yêu cầu từng công nhận khi nhận tiền phải ký nhận vào đó. Kết luận: Dựa vào định mức lương đã lập trong dự toán thiết kế đối với từng hạng mục, từng công trình thi công ban điều hành công trình và ban lãnh đạo công ty sẽ đối chiếu với bảng tiền lương công nhân của từng tổ thi công để tổng hợp tổng chi phí nhân công trực tiếp thi công nhằm xem xét mức độ chênh lệch so với dự toán. 6. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung: a. Đặc điểm của chi phí sản xuất chung ảnh hưởng đến công tác kiểm soát: Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản lý, khấu hao máy móc, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ quản lý đội, các chi phí bằng tiền khác,… Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí rất đa dạng, phức tạp bất thường, không theo dự toán như các loại chi phí khác. Do đó việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng lợi nhuận cho công ty, đồng thời góp phần tạo dựng sự cạnh tranh giữa các công ty xây lắp với nhau b. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí sản xuất chung: - Tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí sản xuất chung được xây dựng trong bảng dự toán chi phí. - Chi phí sản xuất chung được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính chính xác, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. c. Trình tự kiểm soát: - Nội dung kiểm soát chung: Ban điều hành công trình Bộ phận thi công Bắt đầu Ban giám đốc (1) (2) Bộ phân thi công Kết thúc Ban TC-KT (3) (4) ( Sơ đồ 12 – Nội dung KS chung chi phí SXC ) (1): Khi có nhu cầu phát sinh liên quan đến chi phí quản lý phục vụ cho thi công công trình đội trưởng đội thi công lập giấy đề nghị gửi cho chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. (2): Chỉ huy trưởng công trình có quyền hạn nhất định trong việc xét duyệt. Đặc biệt đối với những chi phí liên quan đến tiền thì chỉ huy trưởng phải trình lên Ban giám đốc xét duyệt. (3): Kế toán trưởng sau khi xét duyệt giấy đề nghị sẽ chuyển cho bộ phận kế toán tiến hành các nghiệp vụ, theo dõi, phản ánh, các chi phí liên quan và tổng hợp để tính giá thành công trình. (4): Bộ phận thi công tiến hành thực hiện công tác liên quan đến thi công công trình nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình. - Nội dung kiểm soát chi tiết: +Khâu xuất kho vật tư: Bộ phận sử dụng CHT xét duyệt Kho Ban TC-KT Bắt đầu Nhận c.từ và ghi sổ kế toán Thủ kho k.tra c.từ và lập PXK v.tư Xét duyệt giấy đề nghị xuất kho v.tư Giấy đề nghị xuất kho vật tư (2) (4) Yêu cầu xuất vật tư (3) Phiếu xuất kho v.tư (2) Giấy đề nghị xuất kho v.tư (3) (1) (2) Giấy đề nghị xuất kho vật tư PXK v.tư (1) (5) Giấy đề nghị XK v.tư Nhận v.tư và 1 liên PXK v.tư Kết thúc Phiếu XK v.tư (1) Phiếu xuất kho v.tư (3) ( Sơ đồ 13- Kiểm soát chi tiết chi phí SXC ) (1): Bộ phận thi công khi có nhu cầu sử dụng vật tư cho công tác quản lý thi công công trình sẽ tiến hành lập giấy đề nghị xuất kho vật tư trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. (2): Chỉ huy trưởng công trình sẽ xem xét và ký duyệt Giấy đề nghị xuất kho vật tư. (3): Thủ kho xem xét và căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư sẽ tiến hành xuất kho và lập Phiếu xuất kho thành 3 liên. Một liên giữ lại làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết, 1 liên giao cho người nhận vật tư, 1 liên giao cho Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi và tổng hợp chi phí chung. (4): Kế toán chi phí sẽ tiến hành theo dõi, phản ánh, ghi chép về mặt số lượng và giá trị của vật tư xuất dùng. Cuối tháng chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp để tính giá thành công trình. (Xem phụ lục12-Sổ chi tiết TK62722-chi phí chung-vật liệu và phụ lục 13-Sổ chi tiết TK 62723-chi phí chung-CCDC) (5): Bộ phận thi công tiến hành nhận vật tư và giữ một liên Phiếu xuất kho vật tư để làm căn cứ đối chiếu khi có sai sót xảy ra. + Sử dụng máy thi công: Chi phí sử dụng máy thi công tại công ty không được theo dõi và phản ánh vào tài khoản riêng mà được theo dõi vào chi phí chung xây lắp, cụ thể là TK 62724-Chi phí chung xây lắp-khấu hao.(Xem phụ lục 11-Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ quý IV-2007 và phụ lục 14-Sổ chi tiết TK6274-chi phí chung XL-khấu hao) Việc cung ứng, vận chuyển, điều động máy thi công được thực hiện bởi Ban Kỹ thuật-Thi công. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế trước khi thi công công trình, căn cứ vào dự toán chi phí được duyệt, Ban Kỹ thuật-Thi công tiến hành lập Bảng dự trù điều khiển máy thi công, trong đó liệt kê đầy đủ số lượng, chủng loại của máy. Khi có nhu cầu sử dụng phục vụ cho quá trình thi công, Ban kỹ thuật-Thi công sẽ đề xuất với công ty. Sau khi được giám đốc, trưởng Ban Kỹ thuật-Thi công ký duyệt sẽ tiến hành vận chuyển máy móc tới địa điểm thi công. + Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội được căn cứ vào, Bảng chấm công, Bảng tiền lương và danh sách nhân viên ở Ban Tổ chức-Hành chính để tính lương. Căn cứ vào danh sách nhân viên phục vụ thi công công trình, Bảng chấm công kế toán đội tiến hành tính lương trình đội trưởng đội thi công và chỉ huy trưởng công trình xem xét và ký duyệt. Sau đó, chỉ huy trưởng công trình lập Giấy đề nghị thanh toán lương gửi cho Ban Tổ chức-Hành chính và Giám đốc xét duyệt. Kế toán trưởng ký duyệt Giấy đề nghị thanh toán lương và giao cho bộ phận kế toán tiến hành thanh toán lương cho bộ phận nhân viên quản lý đội thi công công trình. + Đối với các chi phí bằng tiền, khi phát sinh chi phí thì đội trưởng đội thi công phải trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. Đối với những chi phí bằng tiền lớn như: chi phí tiền tiếp khách, tiền điện thoại, tiền điện, tiền nước,.. thì đội trưởng đội thi công phải lập Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán trình Giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt. Thực tế tại công ty, đối với những chi phí nhạy cảm như công tác phí, giao dịch, tiếp khách,… thì Ban điều hành công trình, Ban Tài chính-Kế toán chỉ xem xét sự hợp lý hóa của chứng từ chứ chưa có sự kiểm tra chặt chẽ, xem xét những khoản chi phí phát sinh thực sự phát sinh có đúng hay không. Kết luận: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí phức tạp, bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau và rất khó có thể kiểm soát một cách hữu hiệu. Kiểm soát chi phí sản xuất chung chủ yếu dựa vào các chứng từ phát sinh nghiệp vụ kinh tế, dựa vào sự đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, đồng thời dựa vào định mức chi phí đã được xác định dựa vào bảng dự toán thiết kế thi công cho từng công trình cụ thể. Tại công ty chỉ mới kiểm soát dựa trên sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ nên sẽ không thể tránh khỏi những sai phạm mà nhân viên liên quan cố tình thực hiện. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM I. Nhận xét chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam 1. Nhận xét về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty: Tại công ty tổ chức kiểm soát chi phí sản xuất trong xây lắp bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát. 1.1. Ưu điểm: a. Môi trường kiểm soát: - Hiện nay công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được một sự xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ra các quyết định, triển khai thực hiện các quyết định đó. - Với một đội ngũ nhân viên đông đảo, có năng lực chuyên môn, nhiệt tình trong công việc là một yếu tố có tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho công ty có thể mạnh dạn thực hiện những dự án công trình lớn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công trình. b. Hệ thống kế toán: - Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức khá chặt chẽ với một kế toán trưởng, năm kế toán viên và một thủ quỹ nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi và phản ánh đầy đủ, không bị chồng chéo công việc. Mỗi kế toán viên sẽ chịu mọi trách nhiệm về phần hành của mình nhưng luôn có sự hổ trợ giữa các kế toán viên. - Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nữa tập trung nữa phân tán giúp cho công ty nắm bắt kịp thời các thông tin về chi phí để lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chỉ đạo trong quá trình thi công. - Các chứng từ phát sinh nghiệp vụ kinh tế luôn được tập hợp một cách nhanh nhất sau khi nghiệp vụ xảy ra, không để xảy ra tình trạng chứng từ bị dồn đọng. - Sổ sách về kế toán chi phí khá đầy đủ làm cơ sở tập hợp chi phí và tính giá thành cômg trình. Hiện nay công ty cũng đang áp dụng kế toán máy giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí. Mặt khác, còn giúp cho công tác tập hợp các chi phí và tính giá thành các công trình một cách thuận lợi, tiết kiệm được chi phí hạch toán. c. Thủ tục kiểm soát: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: hiện nay tại công ty công việc được phân công cụ thể cho từng ban nhưng vẫn có được sự phối hợp tương đối chặt chẽ giữa các ban trong việc thực hiện công tác chuyên môn của mình. Trong mỗi ban lại có sự phân công giữa các phần hành, được giao phù hợp với năng lực của nhân viên nên tiến độ công việc đáp ứng được yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các chứng từ liên quan đều được sự xét duyệt, phê chuẩn đầy đủ của các bộ phận liên quan. Mọi hoạt động của công ty đều chịu sự quản lý, giám sát của tổng giám đốc, nhưng khi tổng giám đốc đi vắng thì mọi hoạt động của công ty được giao ủy quyền cho phó tổng giám đốc hoặc kế toán trưởng để luôn có sự quản lý đầy đủ của ban quản lý cấp cao trong công ty. 1.2. Nhược điểm: a. Môi trường kiểm soát: - Trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu, công tác lập dự toán chi phí được các ban phối hợp chặt chẽ, nhưng khi tiến hành thi công thì các phòng ban lại không liên kết với nhau để tiến hành đo lường kết quả thực hiện chi phí một cách toàn diện nhằm cung cấp thông tin chi tiết nhất tình hình thực hiện chi phí. - Ban kiểm soát của công ty hiện nay chỉ được thành lập khi nghiệm thu công trình, vì vậy chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát của công ty. b. Hệ thống kế toán: - Các báo cáo tài chính chỉ được lập vào cuối năm nên chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên của ban lãnh đạo công ty. - Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh nhưng trong thực tws chỉ làm kế toán tài chính chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị. c. Thủ tục kiểm soát: - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: hiện nay tại công ty trong quá trình thực hiện dự án thì Ban Kế hoạch-kinh doanh vừa thực hiện nhiệm vụ đề xuất vật tư đồng thời chịu trách nhiệm mua vật tư nên dễ dẫn đến sai phạm. 2. Nhận xét về nội dung của kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp: Nội dung kiểm soát các loại chi phí còn đơn giản, chủ yếu là các nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2.1. Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: a. Giai đọan cung ứng vật tư: Ban Kế hoạch-Kinh doanh vừa chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vừa tổ chức công tác thu mua, điều này làm cho giá cả nguyên vật liệu mua vào dễ xảy ra sai phạm.( Bước 3 sơ đồ 05 – Nội dung kiểm soát chung về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ) b. Giai đoạn nhập kho lại không có Biên bản kiểm nghiệm nên không phản ánh được chất lượng vật tư mua vào. (Bước 2 sơ đồ 07 – Kiểm soát khâu nhập vật tư) c. Quá trình bảo quản vật tư còn chưa thật chặt chẽ, chưa mở sổ chi tiết cho từng loại vật tư. Số lượng cũng như chủng loại vật tư trong kho nhiều nhưng chỉ có một thủ kho cho toàn bộ công trình làm cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho gặp nhiều khó khăn và dễ xảy ra nhầm lẫn. 2.2. Nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: a. Đối với những công nhân thuê ngoài thì quá trình thuê mướn còn lỏng lẻo, chưa đánh giá được năng lực, trình độ tay nghề cũng như phẩm chất đạo đức để thỏa thuận giá nhân công phù hợp. b. Trong quá trình thi công, kiểm soát thời gian thông qua Bảng chấm công chưa phản ánh được thời gian thực sự của các công nhân cũng như năng suất lao động của họ. Trình độ tay nghề của công nhân thuê ngoài chưa cao, thiếu ý thức trách nhiệm gây lãng phí vật tư. (Bước 1 sơ đồ 11 – Kiểm soát chi tiết chi phí nhân công trực tiếp). 2.3. Nội dung kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: a. Máy thi công sử dụng tại công trường không được bảo quản cẩn thận. b. Chi phí sử dụng máy thi công không được theo dõi riêng làm cho việc đo lường chi phí sử dụng máy thi công gặp rất nhiều khó khăn khi phân tích riêng chi phí theo khoản mục, không thấy được năng suất lao động của máy cũng như đơn giá thực tế của ca máy. 2.4. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung: Do chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều nội dung chi phí, vì vậy việc kiểm soát chi phí này gặp nhiều khó khăn. a. Bộ phận quản lý tại công trường còn lỏng lẻo, chưa làm tốt nhiệm vụ. b. Chi phí lán trại, tiền tiếp khách, tiền điện thoại và các loại dịch vụ mua ngoài khác thì chưa có biện pháp để kiểm soát tốt. II. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: 1. Môi trường kiểm soát: a. Về công tác lập dự toán: cần có sự kết hợp giữa các ban Kỹ thuật-Thi công, ban Kế hoạch-Kinh doanh, ban Tài chính-Kế toán trong công tác lập dự toán chi phí cho từng công trình. Cụ thể: - Ban Kế hoạch-Kinh doanh đề xuất các loại vật tư mua cho từng công trình thông qua một bảng sự toán vật tư và hàng tháng theo dõi quá trình sử dụng vật tư. - Ban Tài chính-Kế toán: trên cơ sở bảng dự toán vật tư, ban Tài chính-Kế toán xem xét về năng lực tài chính của công ty để đáp ứng kịp thời nhu cầu tài chính phục vụ cho thi công công trình. - Ban Kỹ thuật-Thi công: chịu trách nhiệm sử dụng vật tư và tham mưu cho ban Kế hoạch-Kinh doanh trong việc lập dự toán vật tư và hàng tháng phải lập báo cáo về việc sử dụng vật tư và đối chiếu với ban Tài chính-Kế toán để tổng hợp chi phí và tính giá thành công trình được kịp thời. b. Ban kiểm soát phải được duy trì thường xuyên, phải theo dõi và giám sát chặt chẽ cho từng công trình để kiểm soát kịp thời chi phí phát sinh. Đồng thời phải được tổ chức độc lập với các ban trong công ty. - Về nhân sự: bao gồm một thành viên của Hội đồng quản trị, một người có đủ năng lực chuyên môn phụ trách về kỹ thuật thi công, một người phụ trách về công tác kế toán. Những người này phải độc lập với các phòng ban khác để tăng tính độc lập trong quá trình kiểm soát. - Về nhiệm vụ: giám sát các công việc như công tác lập dự toán. Việc mua vật tư, việc sử dụng vật tư, kế toán về chi phí,…và hàng tháng phải lập các báo cáo cho tổng giám đốc và hội đồng quản trị. 2. Hệ thống kế toán: a. Đối với các báo cáo tài chính ban Tài chính-Kế toán có thể lập theo quý hoặc 6 tháng để cung cấp thông tin kế toán cho tổng giám đốc và hội đồng quản trị theo từng quý hoặc từng giai đoạn để ban lãnh đạo công ty đề ra các chính sách hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty một cách kịp thời, chủ động nhất. b. Các báo cáo kế toán của công ty nên lập thêm các báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý. 3. Thủ tục kiểm soát: Sau khi ban Kế hoạch-Kinh doanh lập bảng dự toán vật tư cho từng công trình thì công ty nên lập thêm bộ phận mua vật tư độc lập với Ban Kế hoạch-Kinh doanh để thực hiện việc mua vật tư. Như vậy, khâu đề xuất vật tư và bộ phận mua vật tư sẽ thực hiện độc lập và bộ phận vật tư sẽ chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng vật tư được mua về. 4. Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu tác động của khối lượng vật tư tiêu hao và đơn giá vật tư mua vào. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành nên việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa lớn đến việc hạ giá thành. a. Công ty cần phân chia trách nhiệm giữa các chức năng, bộ phận: - Chức năng mua hàng và nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng. - Chức năng kiểm nhận hàng và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống. - Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lượng cần dùng cho xây lắp. - Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho nhằm ngăn chặn việc kê khai khống số hàng so với số lượng thực mua. - Công ty cần lập bộ phận vật tư độc lập chuyên thực hiện việc thu mua vật tư để tránh sự kiêm nhiệm của ban Kế hoạch-Kinh doanh. (Bước 3 sơ đồ 05 – Kiểm soát chung về chi phí nhân công trực tiếp) b. Giai đoạn nhập kho vật tư cần lập Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho để giám sát, kiểm tra chất lượng vật tư nhằm đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư phục vụ cho thi công công trình đúng tiến độ. Đồng thời, là căn cứ để xác định trách nhiệm của nhân viên mua vật tưnếu xảy ra sai sót trong quá trình thu mua và vận chuyển vật tư về nhập kho công ty. (Bước 2 sơ đồ 07 – Kiểm soát khâu nhập vật tư) Biên bản kiểm nhận vật tư STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá trị Người giao hàng Trưởng bộ phận vật tư Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) c. Công ty cần bố trí thêm một nhân viên thủ kho nữa để chia sẻ khối lượng công việc và đảm bảo ít xảy ra sai sót hơn trong quá trình nhập xuất và bảo quản vật tư. d. Các bước kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu là tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nguyên vật liệu. Để đạt được mục tiêu này công ty cần đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn: + Hàng tồn kho phải được quản lý hiệu quả. + Sử dụng vật tư tiết kiệm, hiệu quả + Chi phí nguyên vật liệu được phản ánh đảm bảo tính đầy đủ, có thật, tính chính xác, tính đúng đắn trong việc tính giá, được phê chuẩn, trình bày và khai báo, phù hợp với chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. + Đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế. - Bước 2. Đo lường các kết quả: Để cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu kiểm soát chi phí này thì trong quá trình thi công thì công ty phải phân chia trách nhiệm của các bộ phận liên quan như sau: + Kế toán đội nên mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vật tư sử dụng cho từng hạng mục công trình, từng đội. + Thủ kho cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn và báo cáo cho chỉ huy trưởng công trình để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời đáp ứng yêu cầu thi công. + Đội trưởng sẽ báo cáo qua bảng kê nhập xuấtvật tư, đây là loại báo cáo về vật tư đã được tiêu hao trong quá trình thi công, nó gắn liền trách nhiệm của đội thi công và các phòng ban khác trong công ty. Vật tư sử dụng cho thi công Đội thi công: Công trình: STT ĐVT Khối lượng thực tế Khối lượng định mức Chênh lệch Tổng Đội trưởng Thủ kho Quá trình tập hợp chi phí ngoài cung cấp thông tin để tính giá thành công trình, hạng mục công trình được giao cho Ban Tài chính-Kế toán thì công ty nên tập hợp chi phí theo những nội dung chi tiết nhỏ được lập trong dự toán chi phí để thuận lợi cho công tác phân tích. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có số lượng, đơn giá của từng loại vật tư, của từng công việc, của từng hạng mục công trình. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với từng mục tiêu: Căn cứ vào bảng phân tích vật tư và các báo cáo khác về tình hình vật tư xuất dùng, ta có Bảng so sánh chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng so sánh chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp STT Tên vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Trưởng ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Trong giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm 60%-70% tổng giá thành, vì vậy tiết kiệm hay lãng phí vật liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch hạ giá thành của mỗi doanh nghiệp xây lắp. Thường xuyên phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ góp phần hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức sau: Chi phí NVL = Tổng khối lượng VL từng loại * Đơn giá vật liệu từng loại Ký hiệu: Cv = ∑ Mj * Gj M = ∑ Sj * mj Trong đó: Si : khối lượng công việc từng loại mj : Mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị khối lượng xây lắp Cv : lượng vật liệu tiêu hao Mj : khối lượng vật liệu từng loại Gj : đơn giá vật liệu từng loại * Chỉ tiêu phân tích: Cv = ∑ Mj * Gj - Chi phí NVL dự toán: Cvd = ∑ Mjd * Gjd - Chi phí NVL thực tế phát sinh: Cvt = ∑ Mjt * Gjt ∆Cv < 0: tiết kiệm chi phí * Đối tượng phân tích: ∆Cv = Cvt-Cvd ∆Cv = 0: không đổi so với dự toán ∆Cv > 0: bội chi phí * Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của sự thay đổi mức tiêu dùng từng loại vật liệu: ∆Cv(M) = ∑ (Mjt-Mjd)* Gjd + Ảnh hưởng của sự thay đôi đơn giá từng loại vật liệu: ∆Cv(G) = ∑ Mjt * (Gjt-Gjd) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cv = ∆Cv(M)+ ∆Cv(G) Quá trình phân tích có thể được tập hợp trên Bảng phân tích chi tiết NVL trực tiếp như sau: Bảng phân tích chi tiết NVL trực tiếp Hạng mục: STT Vật liệu Số lượng Vật liệu (M) Đơn giá vật liệu (G) ∆M ∆P Tổng hợp Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Tổng Trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng hay giảm thường do các nguyên nhân sau: + Do giám sát kỹ thuật không chặt chẽ nên công nhân sử dụng vật liệu sai thiết kế, tinh thần, ý thức, thái độ kỹ luật lao động, tay nghề của người lao động chưa tốt, làm hỏng gây lãng phí vật liệu. + Vật liệu cung cấp chưa kịp thời, không đồng bộ gây ra tình trạng sử dụng vật liệu không đúng quy cách để thay thế hay tổ chức thi công không cân đối, sử dụng chắp vá gây lãng phí, công tác tận dụng phế liệu không chú ý đúng mức. + Đơn giá vật liệu xuất dùng có sự thay đổi: Nếu giá mua biến động là do nguyên nhân khách quan bên ngoài doanh nghiệp nên công ty không kiểm soát được. Nếu có biến động về chi phí đi mua thì công ty nên xem lại công tác thu mua, cũng như có thể do quãng đường vận chuyển thay đổi. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân gây biến động về giá và số lượng vật tư, công ty cần xem xét mức độ áp dụng thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà công ty đề ra có được áp dụng trong quá trình thi công hay không. Nếu một thủ tục kiểm soát nào đó làm chậm quá trình giải quyết công việc thì thủ tục kiểm soát đó không nên được áp dụng. + Đối với mức tiêu hao vật tư tăng là do giám sát thi công không chặt chẽ thì công ty nên quy trách nhiệm cho những người trực tiếp giám sát thi công, đội trưởng. + Để có thể cung cấp vật tư kịp thời thì công ty có thể cho phép chỉ huy trưởng công trình có quyền phê duyệt mua vật tư cho thi công với một giới hạn nào đó. + Để giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu thì công ty cần tăng cường công tác tận thu nguyên vật liệu, kỹ sư giám sát thống kê lại số lượng vật liệu còn lại cuối ngày báo cho đội trưởng nhằm tránh mất mát vật tư. Mỗi hạng mục công trình nhỏ được nghiệm thu thì số vật tư còn lại phải được theo dõi trên Phiếu báo vật tư còn lại và tiến hành làm thủ tục nhập lại số vật liệu này. + Nên sàng lọc, tìm kiếm nhà nhà cung cấp gần khu vực thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản. Văn phòng công ty Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Công trình: Đội thi công: Ngày: STT Loại vật tư ĐVT Số lượng Lý do sử dụng Phụ trách bộ phận sử dụng + Công ty có thể kiểm soát giá vật tư bằng cách khoán gọn chi phí mua trong giá mua, nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp mới, có nhiều nhà cung cấp thì công ty có thể dễ dàng có được những khoản chiết khấu. Nếu chỉ dựa vào một nhà cung cấp thì sẽ bị ép giá, gây chậm trễ trong khâu cung ứng vật tư. - Bước 6. Hành động: Khi triển khai các hoạt động hay thủ tục kiểm soát nào thì công ty phải tính toán giữa chi phí bỏ ra với lợi ích do thủ tục kiểm soát đó mang lại. Lợi ích của một thủ tục kiểm soát chính là đo lường thiệt hại nếu không áp dụng thủ tục kiểm soát đó. Sau đó công ty đem các thủ tục kiểm soát vào quá trình kiểm soát chi phí sản xuất trong xây lắp. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Khi kết thúc một công tình nào thì công ty cũng tiến hành những bước của quá trình kiểm soát chi phí để công ty ngày càng có những hành động, những thủ tục kiểm soát ngày càng có tính hữu hiệu và hiệu quả cao. 5. Nội dung kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành thì chi phí nhân công cũng là một trong những chi phí cơ bản. a. Đơn giá tiền lương do Ban Tổ chức-Hành chính xây dựng nếu là công nhân trong danh sách của công ty, những công nhân thuê ngoài thì đơn giá là do sự thỏa thuận. Tuy nhiên quá trình thuê mướn nhân công phải thông qua sự phê chuẩn của Ban giám đốc công ty hoặc chỉ huy trưởng công trình nhằm kiểm soát số lượng công nhân một cách chặt chẽ. b. Kiểm soát thời gian làm việc của công nhân: Công ty nên cử ra một người chyên trách việc chấm công tại địa điểm thi công thông qua Bảng chấm công để theo dõi sự có mặt của công nhân thực hiện thi công.Việc sử dụng một nhân viên độc lập chuyên trách sẽ nâng cao trách nhiệm của từng công nhân. Bảng chấm công nên được đặt nơi công khai để mọi người có thể kiểm tra công của nhau. (Bước 1 sơ đồ 11 – Kiểm soát chi tiết chi phí nhân công trực tiếp). Kiểm soát năng suất lao động: Ngoài biện pháp là luôn có người bên cạnh để đôn đốc thì công ty nên quy định là cuối ngày đội trưởng và cán bộ giám sát thi công phải thống kê sơ bộ khối lượng công việc mà công nhân thực hiện trong ngày , sau đó đối chiếu với những ngày trước để có biện pháp nâng cao năng suất lao động. c. Các bước kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu tổng quát là chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nhân công. Để đạt được mục tiêu này thì công ty nên đưa ra những mục tiêu chi tiết, đó là: + Đảm bảo số lượng và trình độ tay nghề của công nhân tham gia thi công + Ngoài ra chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác trong việc tính lương, trình bày và khai báo, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Bước 2. Đo lường các kết quả: Để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí thì đo lường, theo dõi chi phí nhân công trực tiếp theo từng đội, từng hạng mục công trình như sau: + Hàng ngày, đội trưởng căn cứ vào số lượng công nhân làm việc để chấm công thông qua bảng chấm công. + Sau mỗi hạng mục công trình nhỏ được hoàn thành thì tiến hành lập Báo cáo sản lượng thực hiện của đội mình. Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu, Tam Kỳ, Quảng Nam Báo cáo sản lượng thực hiện Công trình: Đội: STT Hạng mục công trình Khối lượng Ghi chú Đội trưởng Kỹ sư giám sát Người lập Đối với những hạng mục giao khoán thì khi hoàn thành sẽ có Biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng hoàn thành. Căn cứ vào các Bảng chấm công, Bảng báo cáo sản lượng thực hiện, Biên bản nghiệm thu, Ban Tổ chức-Hành chính tiến hành tính lương và lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển sang Ban Tài chính-Kế toán kiểm tra, sau đó phát lương cho công nhân và ghi chép sổ sách. Công ty cũng cần tập hợp chi phí nhân công trực tiếp ngoài tác dụng tính giá thành công trình cũng nên tập hợp những thông tin về chi phí nhân công thông qua những chỉ tiêu về khối lượng công tác xây lắp, ngày công thực tế và đơn giá ngày công của từng hạng mục công trình theo từng công việc cụ thể. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Căn cứ vào dự toán công trình được duyệt, kế hoạch thi công, các báo cáo về nhân công của toàn công trình ta có Bảng so sánh tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Bảng so sánh tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp STT Dự toán chi phí nhân công Chi phí nhân công thực tế Chênh lệch Trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Qua bảng này thì công ty có thể biết được chi phí nhân công trực tiếp tăng hay giảm so với dự toán. Biết rõ nguyên nhân của sự tăng, giảm đó thì sẽ tiến hành phân tích khoản mục chi phí nhân công trực tiếp. - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: * Chỉ tiêu phân tích: Cn = ∑ Ni * Pi Với: Ni = mi * Si Trong đó: Cn : chi phí nhân công trực tiếp xây lắp Ni : năng suất lao động mi : ngày công thi công Si : khối lượng thi công Pi : đơn giá nhân công + Chi phí NVL dự toán: Cnd = ∑ Nid * Pid + Chi phí NVL thực tế phát sinh: Cnt = ∑ Mit * Pit * Đối tượng phân tích: ∆Cn = ∆Cnt - ∆Cnd * Ảnh hưởng của các nhân tố: + Ảnh hưởng của nhân tố năng suất lao động: ∆Cn(N) = ∑ (Nit-Nid)* Pid + Ảnh hưởng của đơn giá nhân công: ∆Cn(P) = ∑ Nit * (Pit-Pid) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cn = ∆Cn(N)+ ∆Cn(P) Quá trình phân tích có thể được tóm tắt qua Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp. Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp Hạng mục: STT Tên công việc Năng suất lao động (ngày) N Đơn giá nhân công (đồng) P ∆N ∆P Tổng hợp Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Trưởng Ban kế hoạch-Kinh doanh Người lập Sự biến động về năng suất lao động liên quan đến trách nhiệm của từng tổ, từng đội thi công. Các nguyên nhân có thể là do tổ chức quản lý thi công không tốt, trình độ tay nghề của công nhân hay là do tình trạng thiết bị máy thi công. Sự biến động về giá nhân công thường ít thay đổi, nếu có thay đổi thì có thể là do chính sách xã hội hoặc do sử dụng đơn giá không đúng với năng lực nhưng vẫn phải trả lương theo tính chất công việc hay do chính sách lương trong nội bộ doanh nghiệp. - Bước 5. Xác định hành động thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân thực tế gây biến động về năng suất lao động và đơn giá tiền lương, công ty cần đưa ra những hành động mới và phát huy những thủ tục kiểm soát đã được áp dụng có hiệu quả để kiểm soát chi phí nhân công ngày càng tốt hơn. + Đối với những biến động về giá do sử dụng không đúng về năng lực nhưng vẫn trả lương thì công ty cần xem xét lại giai đoạn tuyển dụng và bố trí công nhân, đối với những công nhân có tay nghề kém thì cần điều chỉnh bậc thợ phù hợp. + Đối với những biến động do năng suất lao động thì công ty cần tăng cường quản lý ngày công và giờ công. Tổ trưởng và đội trưởng thường xuyên nhắc nhở công nhân mình trong quá trình thi công. Đồng thời, theo dõi tình hình làm việc của từng công nhân trong tổ, cuối tháng tiến hành bình chọn một công nhân tiêu biểu của tổ đưa lên công ty để thưởng cho công nhân này, biện pháp này nhằm giúp các công nhân trong tổ thi đua trong quá trình làm việc. - Bước 6. Hành động: Công ty tiến hành áp dụng những hành động vừa ban ra và những thủ tục có sẵn cho công trình thi công mới sau khi đã cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của việc áp dụng các thủ tục kiểm soát đó trong thực tế. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Công ty cần xem lại những thủ tục ban ra đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp được áp dụng như thế nào trong thực tế qua việc phân tích nguyên nhân chênh lệch để có các hành động phù hợp với công ty nhất 6. Nội dung kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: a. Mỗi máy thi công cần giao cho một công nhân cụ thể để giao trách nhiệm bảo quản máy. Như vậy sẽ nâng cao trách nhiệm bảo quản máy cho từng công nhân vận hành máy, tránh tình trạng bỏ bê máy tại địa điểm thi công. b. Công ty cũng cần theo dõi riêng chi phí sử dụng máy thi công qua các chứng từ phát sinh cho máy thi công như: Bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho nhiên liệu, bảng thanh toán tiền lương công nhân lái máy và các hóa đơn dịch vụ mua ngoài khác, từ đó lên các sổ chi tiết, mẫu sổ theo dõi như sau: Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu-Tam Kỳ-Quảng Nam Sổ chi tiết Chi phí sử dụng máy thi công TK 623-Chi phí sử dụng Tên máy: Nước sản xuất: Tháng…. Năm… Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Yếu tố chi phí Cộng Số Ngày 6231 6232 6233 6237 6238 Cộng Hiện nay, nhiều công trình thi công có tính chất phức tạp và cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, máy móc sử dụng thi công thay thế dần lao động thủ công ngày càng phổ biến. Điều này đòi hỏi công ty phải tăng cường kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. + Định kỳ, cán bộ kỹ thuật của công ty nên thăm khám các loại máy thi công, kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị và có kế hoạch sữa chữa kịp thời đảm bảo tiến độ thi công công trình. + Tại nơi thi công nên cử ra một nhân viên quản lý máy và mọi vấn đề liên quan đến máy phải có sự phê duyệt của người này. Khi máy hoạt động phải có sự phê duyệt trên phiếu sử dụng máy của kỹ sư giám sát và quản lý máy. + Để kiểm soát nhiên liệu cung cấp cho máy hoạt động thì Ban Kỹ thuật-Thi công nên tính toán số lượng tiêu hao nhiên liệu cho một ca sử dụng máy. Dựa vào số ca họat động và nhiên liệu cung cấp theo từng loại máy thi công để tính ra lượng tiêu hao thực tế, sau đó đem so sánh với lượng tiêu hao định mức, nếu có sự chênh lệch lớn thì phải tìm hiểu nguyên nhân và quy trách nhiệm cho những người có liên quan. + Nên xây dựng hệ thống kho tạm để nâng cao công tác bảo quản máy ở nơi thi công, tăng thời gian sử dụng Văn phòng công ty Đường Phan Bội Châu, Tam Kỳ, Quảng Nam Phiếu theo dõi ca máy thi công Ngày…tháng…. Tên máy: Mã hiệu: Công suất, trọng tải: Ngày Công trình, hạng mục công trình Số giờ máy thực tế hoạt động Số ca máy thực tế hoạt động Chữ ký bộ phận sử dụng Phụ trách quản lý máy Người điều khiển máy c. Các bước kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Ở công ty, Ban Tài chính-Kế toán không tập hợp riêng chi phí sử dụng máy thi công nên rất khó khăn trong công tác phân tích chi phí này. Mục tiêu đặt ra đối với chi phí sử dụng máy thi công là: + Chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp riêng trong quá trình hạch toán + Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí này. + Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc cho thi công về số lượng và chất lượng máy. + Chi phí sử dụng máy thi công được phản ánh có tính đầy đủ, có thật, tính đúng đắn trong việc tính giá, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Bước 2. Đo lường các kết quả: + Kỹ sư giám sát thi công báo cáo về số ca máy hoạt động của máy + Chi phí nhiên liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí khác cho máy thi công được cung cấp bởi người quản lý máy tại nơi thi công. Các chi phí này được tập hợp theo từng loại máy, từng loại công việc của từng hạng mục công trình để thuận tiện cho công tác kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: + So sánh tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế so với dự toán để thấy mức độ tăng, giảm so với dự toán là bao nhiêu. + So sánh số lượng các máy được sử dụng cho thi công với các máy cần cho thi công mà Ban Kế hoạch-Kinh doanh nêu ra ở giai đoạn lập dự toán để thấy được tình hình cung ứng máy thi công cho công trình. Bảng so sánh giá thành ca máy Công trình: Loại máy: STT Nội dung chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch 1 Khấu hao cơ bản 2 Chi phí sữa chữa lớn phân bổ 3 Chi phí sữa chữa thường xuyên 4 Nhiên liệu 5 Tiền lương công nhân điều khiển máy thi công 6 Chi phí khác Cộng Ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: * Chỉ tiêu phân tích: Cm= ∑ Si* Ci * Gi Trong đó: Cm : chi phí sử dụng máy thi công Si: khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằng máy Ci: số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp Gi : giá thành một ca máy + Chi phí sử dụng máy thi công theo dự toán: Cmd = ∑ Sid * Cid * Gid + Chi phí sử dụng máy thi công theo thực tế: Cmt = ∑ Sit * Cit * Git * Đối tượng phân tích: ∆Cm < 0: tiết kiệm chi phí ∆Cm = Cmt – Cmd ∆Cm = 0: không đổi so với dự toán ∆Cm > 0: bội chi phí * Các nhân tố ảnh hưởng: + Ảnh hưởng của số ca máy để hoàn thành một đơn vị khối lượng xây lắp: ∆Cm(C) = ∑ Sit * (Cit-Cid) * Gid + Ảnh hưởng của đơn giá ca máy: ∆Cm(G) = ∑ Sit * Cit * (Git-Gid) + Tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng: ∆Cm = ∆Cm(C) + ∆Cm(G) Ta có thể tổng hợp quá trình phân tích chi phí sử dụng máy thi công qua Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công. Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công Công việc Loại máy Khối lượng thi công thực tế(S) Số ca máy C Đơn giá Chênh lệch Cd Ct Gd Gt C G Tổng Trưởng ban Kế hoạch-Kinh doanh Người lập Nhân tố khối lượng công tác xây lắp ít xảy ra biến động, mặt khác để loại trừ ảnh hưởng của cơ cấu công tác xây lắp thực hiện ta cố định khối lượng thi công bằng máy ở kỳ thực tế. Việc tăng thời gian hoạt động máy để thực hiện một đơn vị khối lượng công tác xây lắp chủ yếu là do các nguyên nhân thuộc về kỹ thuật tổ chức thi công công trình. Công ty có thể chưa lập được biện pháp thi công cơ giới hóa hợp lý, không lựa chọn được phương án sử dụng máy thi công tối ưu trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, không tận dụng hết công suất máy móc để xảy ra tình trạng ngừng việc giữa ca do không đảm bảo được vật liệu, nhiên liệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc thiết bị chưa cao,.. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Tùy theo nguyên nhân gây nên những biến động về số ca máy và giá thành ca máy mà công ty có những hành động quản lý thích hợp. + Nếu do kỹ thuật tổ chức thi công không tốt thì cần phải tăng cường công tác giám sát của các kỹ sư giám sát công trình, Ban Kỹ thuật-Thi công nên nghiên cứu để có các giải pháp thi công hợp lý, sử dụng có hiệu quả các loại máy móc. + Nếu do không đảm bảo cung cấp nhiên liệu thì cần xem lại khâu cung ứng vật tư có thể do một thủ tục kiểm soát ban ra làm chậm quá trình cung cấp nhiên liệu phục vụ máy thi công. + Nếu do các yếu tố chi phí trong quá trình vận hành máy thi công thì nên quy định định mức vật tư cho từng ca máy hoạt động để cung cấp, đôn đốc công nhân vận hành máy thi công làm việc, có kế hoạch trích trước chi phí sữa chữa lớn máy thi công. + Nếu giá thành ca máy tăng do các chi phí liên quan đến giá cả thị trường thì công ty không kiểm soát được. Để kiểm soát năng suất làm việc của máy và số ca máy hoạt động thì bộ phận phụ trách quản lý máy nên lập Phiếu theo dõi máy thi công. Phiếu theo dõi máy thi công Công trình: Ngày Đối tượng sử dụng( công trình, hạng mục công trình) Loại máy Số giờ máy dự toán hoạt động Số giờ máy thực tế hoạt động Ý kiến của bộ phận sử dụng máy thi công Chữ ký người điều khiển máy thi công Phụ trách quản lý máy + Để theo dõi giá thành ca máy thì phụ trách quản lý máy nên tập hợp chi phí phát sinh theo từng hạng mục công trình loại máy. Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy Công trình: Loại máy Công việc Chia theo khoản mục Tổng Nguyên vật liệu Tiền lương ….. Khấu hao Căn cứ vào Bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho máy và Phiếu theo dõi máy thi công, Ban Kế hoạch-Kinh doanh tính ra đơn giá một ca máy giúp cho quá trình phân tích được thuận lợi và ngày càng có nhiều biện pháp quản lý thích hợp. - Bước 6. Hành động: Từ những biện pháp nhằm giảm giá thành ca máy và số ca máy để thi công một đơn vị khối lượng xây lắp, công ty tiến hành áp dụng những thủ tục kiểm soát mới vào thực tiễn thi công và kết hợp với những thủ tục có sẵn nhằm kiểm soát tốt hơn về chi phí sử dụng máy thi công. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Để có thể kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công thì công ty nên đánh giá lại những thủ tục kiểm soát được áp dụng như thế nào trong quá trình thi công, đem lại hiệu quả như thế nào thông qua quá trình kiểm soát chi phí này ở các công trình tiếp theo. 7. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục bao gồm nhiều nội dung chi phí nên khó kiểm soát. a. Để kiểm soát vật liệu phục vụ chung cho công trình thì Giấy đề nghị xuất kho vật tư phải có chữ ký của chỉ huy trưởng công trình. b. Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý tại nơi thi công thì cuối tuần nên có cuộc họp để mọi người báo cáo phần việc của mình làm. Đồng thời chỉ huy trưởng công trình nên nhận xét từng người về phần việc mà họ phụ trách để mọi người tự rút kinh nghiệm lẫn nhau. c. Thời gian làm việc của bộ phận quản lý thi công được chấm công thông qua Bảng chấm công và cũng phải đặt nơi công khai. d. Đối với những chi phí tiếp khách và điện thoại thì công ty nên quy định mức tiền là bao nhiêu, nếu vượt mức tiền trên thì sẽ phải giải trình bằng văn bản rõ ràng. Công ty cũng cần tập hợp các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung với các thủ tục kiểm soát chi phí nhân nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. e. Các bước kiểm soát chi phí sản xuất chung: - Bước 1. Triển khai các mục tiêu: Công ty đã đặt ra các mục tiêu là tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí sản xuất chung trong dự toán chi phí chung. Ngoài ra công ty cũng nên đưa ra các mục tiêu cụ thể chi tiết hơn đó là: + Chi phí sản xuất chung đảm bảo tính có thật, tính chính xác, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán giữa các hạng mục công trình. - Bước 2. Đo lường các kết quả: Đối với những nội dung chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hạng mục công trình nào thì tập hợp riêng cho hang mục công tình đó, theo từng nội dung chi phí. Đối với những chi phí liên quan đến nhiều hạng mục công trình thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. - Bước 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Ta tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh so với dự toán chi phí sản xuất chung theo từng nội dung chi phí để thấy được sự chênh lệch của từng nội dung phục vụ cho công tác phân tích chi phí này. Bảng so sánh chi phí sản xuất chung Nội dung chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Giá trị Tỷ trọng(%) 1.Tiền lương nhân viên quản lý đội 2.Chi phí VL,CCDC quản lý đội 3.Chi phí dịch vụ mua ngoài …… ….. ……. ……. …….. Chi phí bằng tiền khác Khấu hao TSCĐ Tổng cộng Người lập - Bước 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Dựa vào Bảng so sánh chi phí sản xuất chung ta thấy được sự biến động của từng yếu tố chi phí so với dự toán, yếu tố chi phí trên có thể được phân loại thành biến phí và định phí. Đối với những nguyên nhân làm tăng biến phí vật liệu, công cụ dụng cụ quản lý đội, các khoản trích theo lương,…thì có thể sử dụng lãng phí trong quá trình thi công. Đối với những nguyên nhân tăng định phí sử dụng máy thi công như tiền lương nhân viên quản lý đội, chi phí lán trại, chi phí khấu hao,…thì có thể làm tăng khối lượng công tác xây lắp so với dự toán hoặc tăng thời gian thi công công trình. - Bước 5. Xác định hành động quản lý thích hợp: Để quản lý những biến động do biến phí gây ra thì nhà quản lý cần có những biện pháp quản lý tương tự như quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Để quản lý những biến động do định phí sản xuất chung thì cá nhân những người thực hiện chi phí này phải giải trình và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý. Chi phí sản xuất chung phụ thuộc vào tiến độ thi công của công trình, do đó công ty cần có những biện pháp để đẩy nhanh tiến độ thi công công trình như cung ứng vật tư đầy đủ, tuyển dụng, thuê mướn công nhân cần thiết cho công trình thi công, chi phí lán trại, bảo hộ lao động có thể tận dụng ở các công trình trước. - Bước 6. Hành động: Sau khi có những hành động quản lý thích hợp và so sánh chi chí bỏ ra so với lợi ích mang lại thì công ty đưa những thủ tục này áp dụng kiểm soát chi phí sản xuất chung cho các công trình, hạng mục công trình tiếp theo. - Bước 7. Tiếp tục đánh giá lại: Công việc đánh giá lại là cần thiết giữa quá trình kiểm soát trước quá trình kiểm soát sau, giúp cho công trình kiểm soát được diễn ra liên tục. MỘT SỐ CHỨNG TỪ MINH HỌA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM * * * *۩ * * * * Phụ lục 01 GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Tôi tên: Hoàng Hữu Phú Địa chỉ: Ban Kế hoạch-Kinh doanh Lý do: Để phục vụ CT: “XL cống bể Tam Giang” được nhanh chóng triển khai. Vì vậy, xin được đề xuất các nội dung: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng 1 Gá đầu cầu mạ kẽm bộ 02 2 Cùm mạ kẽm colie nối ống 111 bộ 100 …. ….. ….. ….. 20 Xẻ ống giữa cầu luồng cáp bộ 03 Vậy kính đề nghị BGĐ sớm duyệt để triển khai công việc Giám đốc Phụ trách Người đề xuất (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 02 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: - GĐ cty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam - Ban Tài chính-Kế toán Họ và tên người đề nghị thanh toán: Phan Phước Hiếu Bộ phận: Ban điều hành công trình Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua các phụ kiện cho cống thép qua cầu của CT “XL cống bể Tam Giang” STT Nội dung Mã số Số tiền(đồng) Thời gian 1 Phụ kiện ống thép qua cầu( côliê, balon các loại,… 0082042 25.598.895 08/12/2007 Tổng cộng 25.598.895 Bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng. Kèm theo 1 chứng từ gốc: Hoá đơn giá trị gia tăng Người đề nghị thanh toán Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng Người duyệt (Đã ký) (Đã Ký) ( Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 03 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Mẫu số 01 GTKT-3LL Ngày 01 tháng 12 năm 2007 ML/2006N 0082042 Người bán hàng: Công ty TNHH XD& TM Văn Dũng Địa chỉ: 31 Đoàn Thị Điểm – Đà Nẵng. Điện thoại: 0511835943 MST: MS 400413682… Tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam Địa chỉ: Đường Phan Bội Châu-Tam Kỳ-Quảng Nam Tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 4000364082… STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Gá đầu cầu mạ kẽm bộ 02 190.000 380.000 2 Cùm colie nối ống 111 mạ kẽm bộ 100 35.000 3.500.000 … … … …. …. … Xẻ ống giữa cần luồng cáp bộ 03 35.000 105.000 Cộng tiền hàng: 24.379.900 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.218.995 Tổng thanh toán: 25.598.895 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phụ lục 04 VP công ty Mẫu số 02-55 Đường Phan Bội Châu (Ban hành theo QĐ số15/2006 Tam Kỳ-Quảng Nam QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số 01 TK : 1111A TK đ/ứ: 3311A Người nhận: Phan Phước Hiếu Địa chỉ: Ban điều hành công trình Về khoản: ( Hiếu ) thanh toán tiền vật tư CT: XL cống bể Tam Giang Số tiền: 25.598.895 đồng Kèm theo: 0 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Hai mươi lăm triệu năm trăm chín mươi tám ngàn tám trăm chín mươi lăm đồng y Thủ quỹ Ngày 08 tháng 12 năm 2007 (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Phụ lục 06 Trung đoàn BB1 BẢNG CHẤM CÔNG TỔ 1 Tháng 10 năm 2007 CT: XD tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai STT Họ và tên Ngày tháng Tổng công Ghi chú 01 02 03 … 22 1 Đinh Thanh Thương x x x … … 22 2 Nguyễn Xuân Lâm x x x … … 22 … … … … … … … … 20 Nguyễn Thanh Phong x x x … … 22 Ngày 23 tháng 10 năm 2007 Xác nhận trung đoàn BB1 Người lập bảng Thái Đại Ngọc Văn Bá Chín Phụ lục 07 Trung đoàn BB1 BẢNG LƯƠNG TỔ 1 THÁNG 10 NĂM 2007 CT: Xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai STT Họ và tên Ngày công Tiền công Phụ cấp Tổng tiền Ký nhận 1 Đinh Thanh Thương 22 70.000 7000 1.694.000 2 Nguyễn Xuân Lâm 22 60.000 1.320.000 … … … … … … 20 Nguyễn Thanh Phong 22 55.000 1.210.000 Tổng cộng 21.994.000 Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu chín trăm chín mươi bốn ngàn đồng y Người lập bảng Xác nhận trung đoàn bộ binh Huỳnh Thanh Lược Thái Đại Ngọc Phụ lục 08 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: GĐ cty CP xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam Ban Kế toán-tài chính Họ và tên người đề nghị thanh toán: Trần Văn Trung Bộ phận: Ban điều hành công trình Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền nhân công thuê ngoài theo HĐ số 01/ HĐKT/ QTC-BB1-CT xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ-tỉnh Gia Lai Số tiền: 49.573.000 đồng Kèm theo bảng thanh toán lương chứng từ gốc: STT HĐCT Số tiền Ghi chú SHĐ Ký hiệu Ngày HĐ 1 Lương T10 tổ 1 31/10/2007 21.994.000 2 Lương T10 tổ 2 31/10/2007 17.579.000 Tổng cộng 49.573.000 Bằng chữ: Bốn mươi chín triệu năm trăm bảy mươi ba ngàn đồng y Người đề nghị thanh toán Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng Người duyệt (Đã ký) (Đã Ký) ( Đã ký) (Đã ký) Phụ lục 09 VP công ty Mẫu số 02-55 Đường Phan Bội Châu (Ban hành theo QĐ số15/2006 Tam Kỳ-Quảng Nam QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số 01 TK : 1111A TK đ/ứ: 6622A Người nhận: Trần Văn Trung Địa chỉ: Ban điều hành công trình Về khoản: Thanh toán tiền nhân công CT xây dựng tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ-tĩnh Gia Lai Số tiền: 49.573.000 đồng Kèm theo: 0 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Bốn mươi chín triệu năm trăm bảy mươi ba ngàn đồng y Thủ quỹ Ngày 08 tháng 12 năm 2007 (Đã ký) Người nhận tiền (Đã ký) Phụ lục 11 BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý IV năm 2007 STT TK KH Tên TK KH TK CP Tên TK CP Giá trị phân bổ 1 2141A Hao mòn TSCĐ 62724A CP chung XL-khấu hao 40.629.063 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Đã ký)