Khóa luận Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dầu thực vật Bình Định

phẩm, hình thức trả lương này Công ty dựa trên độ phức tạp, trách nhiệm, mức độ hoàn thành công việc… Việc ghi chép, phản ánh chi phí này căn cứ vào: Bảng chấm công, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành. - Đối với công nhân làm việc gián tiếp tạo ra sản phẩm được Công ty quản lý ở phòng tổ chức hành chính. Mọi sự thay đổi về nhân sự phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm thông báo cho ban giám đốc và phòng kế toán biết để tạo thuận lợi cho việc theo dõi cũng như tính lương. * Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty: TQuỹ Phòng KT GĐ Phòng NSự Bộ phận SX Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành Duyệt Bảng chấm công Tính lương Bảng chấm công Lệnh chi Lập PC PC Duyệt Duyệt Chi lương Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán Bảng chấm công Tại các bộ phận sản xuất phụ trách về việc chấm công cho các nhân viên thuộc bộ phận mình, phòng kế hoạch sản xuất gửi Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành đến phòng nhân sự, để xem có đúng với danh sách hồ sơ phòng nhân sự lưu giữ không, phòng nhân sự duyệt trên bảng chấm công. Sau đó chuyển cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng tính lương, trình kế toán trưởng ký, sau đó trình giám đốc duyệt rồi mới đưa cho thủ quỹ phát lương. Khi phát lương thủ quỹ căn cứ vào số tiền lương đã duyệt mà phát cho nhân viên. Từ đó thủ quỹ ghi vào sổ quỹ gửi đến phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu một liên. Định kỳ 3 tháng Công ty lên bảng tổng hợp tiền lương 1 lần. Công ty cổ phần DTV bình Định Khu vực 4- P.QTrung-TP Quy Nhơn BẢNG TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG Quý : IV/2006 Bộ phận Quý 3 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Quý 4 Lũy kế Tổ sàng 21.149.759 2.483.150 1.944.200 2.246.400 6.673.750 27.823.509 Tổ sấy 14.053.313 1.989.932 1.820.659 1.728.069 5.538.660 19.591.973 Tổ cắt 528.110.796 58.301.119 50.030.639 41.239.508 149.571.226 677.682.062 Ép dầu 3.864.474 146840 292500 214326 653.666 4.518.140 ……… Cộng 162.437.342 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4-P Q Trung- TP Quy Nhơn BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP TK : 622 Quý : IV/2006 ĐVT : Đồng STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1 PC24 31/12 Tiền lương CNTT SX 334 162.437.342 2 PC21 31/12 Tiền lương CNGT SX 334 66.428.765 Tổng cộng 228.866.107 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 3.1. Kiểm soát vật chất: - Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí rất đa dạng, phức tạp, bất thường, không theo dự toán như các chi phí khác. Do đó, việc kiểm soát chi phí sản xuất chung luôn là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, Công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở từng bộ phận và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này. Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, của tổng Công ty. Công ty đề ra những quy định phù hợp, mang tính khả thi để kiểm tra việc thực hiện quản lý ở các bộ phận chế biến. Việc kiểm tra, giám sát quá trình chế biến, sản xuất sản phẩm do phòng sản xuất phụ trách. Còn các chứng từ phát sinh được tập hợp ở phòng kế toán nên định kỳ sẽ được kiểm tra xem có thực hiện đúng trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ và việc bảo quản sổ sách. Vấn đề khó kiểm soát nhất trong chi phí sản xuất chung là các chi phí khác, đây là khoản chi phí rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì thế, Ban lãnh đạo yêu cầu những khoản chi phục vụ cho quá trình sản xuất phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, tổ trưởng của các bộ phận mới được chi. Riêng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng chung thì được theo dõi của các tổ trưởng, của các nhân viên quản lý khác và được báo cáo đầy đủ cho nhà quản lý về số lượng, mục đích sử dụng… 3.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là khoản mục bao gồm : chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, chi phí khấu hao, chi phí bằng tiền khác…phục vụ cho bộ phận quản lý sản xuất. Việc tập hợp chi phí sản xuất chung do kế toán chi phí thực hiện dựa vào các chứng từ hợp lý, hạch toán đúng vào đối tượng chịu chi phí. - Tiền lương trả cho ban quản lý bộ phận sản xuất căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương. - Chi phí vật liệu xuất dùng cho bộ phận quản lý phải căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan. - Chi phí bằng tiền khác thì dựa vào phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng… - Dựa vào tiền lương hàng tháng của công nhân, Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. - Chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho bộ phận quản lý thì căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao. * Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung tại Công ty: Vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản như: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương,.. do đó không xác định được đối tượng cụ thể nên không thể xây dựng một chu trình kiểm soát chi phí cụ thể nào, mà tương ứng với mỗi đối tượng thì có một chu trình kiểm soát cụ, chẳng hạn chi phí nguyên vật liệu thì quy trình tương tự như quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu ở phần 1.2 nêu ở trên. Hàng tháng kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung căn cứ vào các chứng từ phát sinh. Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4-P Q.Trung-TP Quy Nhơ BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TK : 627 Qúy : IV/2006 ĐVT : Đồng STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1 PC24 31/12 Chi tiền mặt cho…. 111 86.240.368 2 PX09 31/12 Xuất NVL dùng SX 152 702.163.000 3 BTTL 31/12 Tiền lương nhân viên 334 209.400.000 4 BTTL 31/12 Trích tiền lương 338 52.350.000 ………………… Tổng cộng 999.687.654 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) PHẦN III : MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH I. NHẬN XÉT VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 1 . Ưu điểm: 1.1. Về công tác tổ chức sản xuất: Với sự cạnh tranh gay gắt như thị trường hiện nay, để tạo thế đứng vững được trên thị trường là công việc hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu, tính toán rất kỹ càng. Và để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, Công ty đã tổ chức, quản lý tốt quá trình sản xuất sản phẩm nhằm đảm bảo chất lượng và thời gian sản xuất. Là một doanh nghiệp sản xuất, Công ty đã không ngừng nổ lực phát huy sức mạnh của tập thể, Ban lãnh đạo Công ty rất năng động dám nghĩ, dám làm cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao tổ chức quản lý tốt khâu lập dự toán chi phí chính xác đến khâu sản xuất, việc tổ chức phân công phân nhiệm đó giúp Công ty quản lý tốt hơn mọi hoạt động. Phấn đấu đạt kết quả cao đưa Công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh trong nền kinh tế thị trường. Công ty ngày càng có uy tín và đứng vững trước những đối thủ cạnh tranh. 1.2. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán: - Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty là “chứng từ ghi sổ”, kết hợp với chương trình kế toán máy, đây là hình thức đơn giản, dễ ghi chép kế toán chỉ cần nhập liệu và tính toán toàn bộ trên máy. Cuối kỳ in ra các sổ sách kế toán quy định có đóng dấu giáp lai giữa các trang để lưu trữ. - Phòng kế toán Công ty có sự phân công, phân nhiệm cho từng người đảm nhận từng phần hành kế toán riêng biệt để kiểm tra, đối chiếu, tự kiểm soát lẫn nhau. - Hầu hết các nhân viên phòng kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm, luôn tự hoàn thiện và chịu trách nhiệm phần hành mà mình đảm trách. - Hệ thống máy tính hóa trong công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán cập nhật dữ liệu, lưu trữ thông tin được đảm bảo nhanh chóng, chính xác. 1.3. Về công tác tổ chức kiểm soát sản xuất: Mặc dù Công ty chưa có bộ phận kiểm soát riêng biệt nhưng việc kiểm soát chi phí sản xuất được thực hiện ở hai mặt là kiểm soát vật chất và kiểm soát trong khâu hạch toán kế toán đã góp phần nâng cao chất lượng cho từng sản phẩm, giúp Ban giám đốc quản lý tốt hoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao cho Công ty. 2. Nhược điểm: 2.1. Về công tác tổ chức sản xuất: Khi Công ty nhận được đơn đặt hàng, phòng kế hoạch lập dự toán về các chi phí cho số lượng sản phẩm, phòng tổ chức hành chính sẽ có kế hoạch bố trí nhân sự cũng như việc thuê mướn nhân công bên ngoài,…và trình lên giám đốc duyệt mới tiến hành tổ chức sản xuất sản phẩm. Trước khi bước vào quá trình sản xuất thì thời gian sản xuất phải được xác định, chuẩn bị vật tư, nhân công, máy móc…Sau đó công việc sẽ được tiến hành chế biến. Nhưng khi tiến hành đi vào sản xuất lẫn nhau, các phòng ban Công ty chưa có sự phối hợp chặt chẽ để kiểm soát lẫn nhau, làm phát sinh nhiều chi phí không hợp lý, giá thành sản phẩm cao, làm cho lợi nhuận và uy tín Công ty thấp trên thị trường. 2.2. Về công tác tổ chức kế toán: Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán hoàn chỉnh nhưng trong thực tế chỉ làm kế toán tài chính mà chưa quan tâm đến kế toán quản trị. Đối với Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì việc tổ chức kế toán quản trị cũng rất cần thiết vì kế toán quản trị giúp cho Ban giám đốc hoạch định, điều hành, kiểm soát và ra các định hợp lý. Công ty áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” với hệ thống số sách theo quy định của Nhà nước. Nhưng trong quá trình thực hiện sản xuất vẫn còn nhiều tồn tại như: Khi mua nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng, đơn giá, thành tiền trên các hóa đơn mua vật tư và nhập dữ liệu vào máy mà không đối chiếu với bảng giá của nhà cung cấp. khi mua vật tư về nhập kho bỏ qua khâu kiểm nghiệm nên không đánh giá được phẩm chất, quy cách, số lượng…của vật tư, không mở sổ theo dõi vật tư một cách chi tiết theo các danh mục như quy định của Công ty, không quy định thời gian ghi sổ nên lúc thì công việc dồn dập, lúc thì không có công việc để làm. Hiện nay Công ty vừa áp dụng kế toán thủ công vừa áp dụng kế toán máy nên việc tiếp cận với các phần hành không liên quan đến nhiệm vụ của kế toán viên thường bị vi phạm. Trong khi kế toán thủ công đã quy định rõ nhiệm vụ của từng nhân viên thì kế toán máy lại không có quy định cụ thể nào, một kế toán vật tư có thể nhập liệu cho kế toán công nợ… 2.3. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh: Công tác có một hệ thống kiểm soát riêng biệt. Tuy nhiên Ban lãnh đạo Công ty đang và sẽ thực hiện việc kiểm soát chi phí sản xuất thông qua kiểm soát vật chất và kiểm soát khâu hạch toán kế toán nhưng chỉ dừng lại ở việc ghi chép, phản ánh số liệu vào sổ sách có được thực hiện các chi phí phát sinh như thế nào, tiết kiệm hay lãng phí, hiệu quả đem lại ra sao. Từ đó so sánh, phân tích tìm ra nguyên nhân biện pháp khắc phục đưa ra các thủ tục kiểm soát chi phí hữu hiệu hơn. * Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tuy Công ty đã có một số thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp song vẫn còn một số bất cập như sau : - Việc lập dự toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn mang tính chủ quan, phòng kế hoạch vật tư vừa lập kế hoạch, tổ chức thu mua vật tư vừa thực hiện việc viết giấy nhập kho cũng như giấy yêu cầu vật tư…điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dễ xảy ra gian lận. - Công tác thu mua vật tư chưa được thực hiện một cách đầy đủ và đúng thời điểm, khi vật tư mua về nhập vào kho thường không lập biên bản kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng lẫn số lượng của vật tư. - Đối với một số vật tư xuất dùng không hết thì không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách. - Chưa kiểm soát chặt chẽ ở khâu sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu không tiết kiệm do ý thức của công nhân chưa cao. * Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh ở Công ty chủ yếu là tiền lương của nhân công trực tiếp chế biến ra sản phẩm. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là việc xem xét thông qua bảng chấm công, việc tính lương, phát lương và ghi chép sổ sách kế toán…được thực hiện như thế nào?, việc kiểm sóat chi phí nhân công trực tiếp mặc dù có nhiều thủ tục kiểm soát nhưng trong thực tế vẫn còn nhiều mắc phải: - Việc chấm công ở các bộ phận cũng như ở các phòng ban chỉ mang tính hình thức chưa đi sát với thực tế và chưa theo dõi một cách đầy đủ. Ví dụ: Nhân viên buổi sáng đến làm việc đúng giờ quy định nhưng giữa giờ lại đi làm việc riêng, đến gần cuối giờ trở lại chỗ làm nhưng vẫn được chấm công đầy đủ hay đi ra ngoài thực hiện nhiệm vụ nhưng thực chất là về nhà cũng được chấm công đầy đủ… - Bảng chấm công theo quy định là phải để nơi công khai cho người lao động có thể xem số ngày làm thực tế trong tháng của mình được theo dõi như thế nào, có đúng không nhưng thực tế Bảng chấm công do tổ trưởng của các bộ phận chấm và giữ, cuối tháng mới công bố. - Trong Công ty cũng có tình trạng giao khoán đây là vấn đề khó khăn trong kiểm soát. Số lao động này thường bỏ qua khâu tuyển dụng. Do đó Công ty không đánh gía được đúng trình độ tay nghề cũng như ý thức đạo đức của từng công nhân nên trong thực tế thường xảy ra tình trạng công nhân ăn cắp vật tư, làm việc kém năng suất, thiếu tinh thần trách nhiệm. * Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí rất khó kiểm soát. Thực tế, tại Công ty việc kiểm soát khoản mục chi phí này còn có những hạn chế sau: - Các khoản chi phí như: chi phí điện thoại di động, chi tiếp khách, công tác phí…của ban quản lý rất khó kiểm soát. Việc kiểm tra, kiểm soát chỉ dựa vào hóa đơn chứng từ chưa kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh. - Chi phí sản xuất chung thường vượt cao hơn so với dự toán đã được lập sẵn. Do đó, việc kiểm sóat cũng rất khó khăn. - Công ty cũng chưa đi sâu vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán đã được lập, nên không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí này. Từ đó tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí sản xuất chung và đưa ra nhiều thủ tục kiểm soát hữu hiệu hơn. II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DTV BÌNH ĐỊNH 1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của thủ tục kiểm soát. Vì vậy tổ chức chức kiểm soát chi phí trong uqá trình sản xuất là phải tạo lập một môi trường kiểm soát tốt. Công ty cần nâng cao trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc theo dõi tình hình thực hiện chi phí thông qua các báo cáo do phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng kế toán cung cấp, trực tiếp cử người đến các tổ sản xuất để theo dõi quá trình sản xuất và xem xét tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát, báo trực tiếp cho Ban giám đốc Công ty để có biện pháp, thủ tục kiểm soát hữu hiệu hơn. Thành phần của ban kiểm soát phải bao gồm những nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ năng về lĩnh vực mà công ty cần kiểm soát. Ban điều hành hoạt động phải là người có kinh nghiệm và trình độ về quản ký, về kỹ thuật, đồng thời phân chia trách nhiệm một cách hợp lý. 2. Về công tác tổ chức sản xuất: Trong quá trình sản xuất sản phẩm phải có một sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty, để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Do đó, để phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau một cách nhịp nhàng, thì ngay từ khâu thiết kế sản phẩm, lập dự toán chi phí cho sản phẩm, thu mua vật tư và bố trí nhân sự cũng như tiến hành sản xuất cần phải phối hợp với nhau, nhưng phải độc lập nhau nhằm tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo, dễ dàng phát hiện khi xảy ra sai sót gian lận. Bên cạnh đó các phòng ban cũng nên trao đổi thông tin cho nhau bằng cách gửi văn bản liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm và tổ chức thảo luận với nhau để có kết quả tốt hơn. Từ đó đề ra các mục tiêu cụ thể cho từng đối tượng liên quan trong quá trình sản xuất, để giúp họ thấy được phương hướng hành động đúng đắn. 3. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán: Thiết nghĩ Công ty nên tổ chức thêm hệ thống kế toán quản trị để thực hiện kiểm tra, giám sát cũng như tham mưu cho Ban giám đốc Công ty trong việc hoạch định, điều hành và quản lý Công ty. Đối với Ban giám đốc khi quyết định nên cân nhắc chi phí bỏ ra và kết quả đạt được, nhưng với sự phát triển của xã hội ngày nay đòi hỏi phải tuân theo quy luật nhất định, cái cũ, lỗi thời được thay thế bằng cái mới, cái khoa học hơn. Việc tổ chức thêm kế toán quản trị nên bố trí hai đến ba người phụ trách các công việc khác nhau như: Người thì kiểm soát các phòng ban trong Công ty, người thì đi đến các phân xưởng để trực tiếp giám sát quá trình sản xuất, người thì thu thập thông tin lập các báo cáo kịp thời…từ đó phối hợp chặt chẽ với nhau, thống nhất với nhau để tìm các biện pháp thích hợp trình cho Ban giám đốc để bàn bạc, xử lý và ra quyết định. Các nhân viên kế toán khi được giao nhiệm vụ phụ trách từng phần hành cụ thể, khi làm việc với máy vi tính phải cài đặt mật mã riêng cho từng phần hành mình phụ trách và để tránh rủi ro bị mất cắp, và giữ bí mật tuyệt đối nếu có sai phạm liên quan thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Phải tuân thủ quá trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật tư, không được bỏ qua những giai đoạn của quá trình. Biết rằng trong một số trường hợp đòi hỏi phải nhanh chóng nên có thể bỏ qua một số khâu không cần thiết, làm ảnh hưởng đến công việc nhưng thủ tục mua vật tư về để sản xuất đều phải lập ban kiểm nghiệm để đánh giá tình trạng vật tư.Khâu bảo quản cũng phải được thực hiện theo đúng quy định và phải có từng danh mục vật tư cho từng loại để dễ dàng cho việc bảo quản cũng như xuất dùng. Công ty nên bố trí thêm một nhân viên làm thủ kho để thực hiện việc theo dõi, quản lý vật tư tốt hơn, hạn chế vật tư bị hao hụt, mất mát. Cuối mỗi kỳ, Công ty nên tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu, tài sản một cách nghiêm túc, để phản ánh đúng tình hình bảo quản, dự trữ vật tư ở kho đúng với số lượng ghi chép trên sổ sách kế toán cũng như tình trạng kỹ thuật của máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất sản phẩm. Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4- P.Q Trung- TP Quy Nhơn BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO Ngày…tháng…năm 1. Ông (bà) …. Chức vụ……. Kết quả kiểm kê như sau : STT Loại vật tư ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch 1 Hạt điều thô 2 Nhân điều w20 ……………. Tổ kiểm kê Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất: Đối với bất kỳ một Công ty nào muốn đạt được hiệu quả cao thì trước hết phải làm thế nào để kiểm soát được chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, kiểm soát được chi phí sản xuất sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm và chống lãng phí chi phí. Tại Công ty mới chỉ biết lập kiểm soát chi phí sản xuất ở hai mặt là kiểm soát vật chất và kiểm soát trong khâu hạch toán kế toán, mà chưa đi vào một quá trình kiểm soát cụ thể nào, việc thiết lập đó cũng chưa được thực hiện một cách đầy đủ như quy định, các chi phí phát sinh chỉ được theo dõi ở mặt số liệu trên sổ sách (mới chỉ đáp ứng được mục tiêu đề ra và đo lường kết quả) mà chưa đi vào so sánh thực tế với dự toán cũng như phân tích các nguyên nhân và tìm các biện pháp quản lý thích hợp hơn. Để làm được các giai đoạn sau của quá trình kiểm soát cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như việc quản lý ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Để kiểm soát có hiệu quả chi phí sản xuất, ban quản lý phải căn cứ váo bảng phân tích đơn giá vật tư mua vào và bảng tổng hợp dự toán chi phí do phòng kế hoạch vật tư lập để so sánh, phân tích, đánh giá và tìm nguyên nhân của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất từ đó tìm ra biện pháp cải thiện cho các sản phẩm. 4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng cấu thành thực thể sản phẩm. Việc kiểm soát chi phí này tốt sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. 4.1.1. Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Khâu mua và nhập vật tư: Bộ phận SX P.KHVT TKho GĐ P.KT NCC BKN Xuất phát từ KHSX HĐGTGT Kiểm tra và ĐC Cân đối trong kho Đàm phán Bảng giá Lập ĐĐH ĐĐH Duyệt ĐĐH Lập PC PC Đi mua hàng Tiếp nhận và CC hàng BBKN Lập PNK Thủ kho NK PNK Liên 2 Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Lập kế hoạch SX Knghiệm hàng + Sau khi bộ phận kho cân đối trong kho thì phòng kế hoạch vật tư phải tổ chức đàm phản thông qua bảng giá nhà cung cấp gửi đến, để tránh trường hợp người đi mua vật tư và nhà cung cấp thông đồng với nhau. Trên cơ sở đàm phán đó phòng kế hoạch vật tư mới lập đơn đặt hàng. + Khi nhận hàng về thì Công ty nên có một ban kiểm nghiệm để tién hành kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập vào kho, xem có đúng với số lượng và chất lượng ghi trên hoá đơn GTGT hay không, chứ không nên chỉ dựa vào những gì ghi trên hoá đơn GTGT mà lập phiếu nhập kho rồi nhập vật tư vào kho, vì có khi thực tế không đúng với như trên hoá đơn. Do đó sau khi kiểm nghiệm xong mới tiến hành lập phiếu nhập kho và cho nhập vật tư vào kho. + Phòng kế hoạch vật tư đã lập ĐĐH thì không lập phiếu nhập kho vì nếu một mình đảm trách 2 việc thì vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Thủ kho GĐ Phòng KT Phòng KH-VT Bộ phận SX - Khâu xuất vật tư: Đề nghị xuất VT Lập chứng từ xin xuất Kiểm tra và đối chiếu Chứng từ xin xuất Kiểm tra và lập PXK PXK Duyệt Xuất VT Liên 2 Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán VT-HH - Sau khi phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và đối chiếu chunứ từ xin xuất thì gửi đến phòng kế toán duyệt và lập phiếu xuất kho, sau đó phải gửi lên Ban giám đốc xét duyệt rồi mới được xuất kho, để tránh sự thông đồng giữa phòng kế hoạch vật tư và bộ phận sản xuất cũng như thủ kho. Mặc dù có những khoản xuất nhỏ hoặc đột xuất không có giám đốc ký duyệt cũng phải xuất, nhưng rất ít. 4.1.2. Thủ tục kiểm soát: - Công ty cần phân chia trách nhiệm giữa các chức năng và bộ phận: + Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng. + Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lượng cần dùng cho sản xuất. + Chức năng kiểm nhận hàng và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống, hoặc kê khai khống số hàng nhận so với lượng thực mua. - Công ty cũng cần quan tâm đến nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: + Phiếu yêu cầu mua vật tư phải có trưởng bộ phận có nhu cầu xem xét và ký duyệt. + Đơn đặt hàng phải có sự phê duyệt của Kế toán trưởng hoặc Tổng giám đốc Công ty , đơn đặt hàng phải được đánh số trước. + Biên bản kiểm nhận phải có chữ ký của bộ phận nhân viên mua hàng và thủ kho. - Khi xuất vật tư phải có phiếu yêu cầu sử dụng vật tư do người phụ trách của bộ phận có nhu cầu lập và có sự phê duyệt của trưởng bộ phận sử dụng. + Khi xuất vật tư thì tổ trưởng phải ký vào phiếu xuất kho có xác nhận của thủ kho nhằm quy trách nhiệm sau khi hoàn thành sản phẩm nếu vật tư trong quá trình sử dụng vượt quá quy định. 4.1.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu là tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán. Để đạt được mục tiêu này Công ty cần đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn như: - Hàng tồn kho phải được quản lý có hiệu quả. - Chi phí nguyên vật liệu được phản ánh đầy đủ, tính chính xác cơ học, tính đúng đắn trong việc tính giá, được phê duyệt, trình bày và khai báo, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư theo yêu cầu thiết kế kỹ thuật. - Khi nhập kho phải có biên bản kiểm nghiệm. b) Đo lường các kết quả: Khi mục tiêu đã được triển khai thì công việc tiếp theo là phải tiến hành đo lường các kết quả đạt được thông qua việc phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho mỗi sản phẩm. c) So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu : Sau khi lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng sản phẩm sẽ đem so sánh đối chiếu với dự toán đã được lập, từ đó tìm ra mức chênh lệch giữa thực tế với dự toán. Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4-P.Q Trung-TP Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP STT Loại vật tư Số tiền Chênh lệch DT TT Giá Tỷ lệ% 1 Hạt điều thô 300.000.000 286.000.000 (14.000.000) (4,6) 2 Nhân điều W20 20.000.000 26.400.000 6.400.000 32 3 Nhân điều W120 207.000.000 168.000.000 (39.000.000) (18,8) 4 Nhân điều W320 28.938.000 20.670.000 (8.268.000) (28,6) 5 Hạt điều tươi 121.664.000 102.654.000 (19.000.000) (15,6) 6 Điều rang muối 67.200.000 56.160.000 (11.040.000) (16,4) 7 Đào thô các loại 24.000.000 33.600.000 4.800.000 20 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Giai đoạn kiểm soát này giúp Ban giám đốc tìm ra các nhân tố làm biến động, phát huy những nhân tố có lợi và có biện pháp giải quyết đối với những nhân tố có hại. Khi đi vào phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì vấn đề quan tâm là việc cung ứng vật tư và sử dụng vật tư. - Phân tích tình hình cung ứng vật tư: Đánh giá tình hình cung ứng vật tư trên cơ sở so sánh giá trị vật tư cung ứng thực tế với giá trị vật tư cần cung ứng theo dự toán, so sánh giá trị vật tư dự trữ thực tế với giá trị vật tư dự trữ kế hoạch. Đồng thời đánh giá đảm bảo tính chất kịp thời của thời hạn vật tư chuyển đến bộ phận sản xuất với thời hạn dự kiến…. - Phân tích tình hình sử dụng vật tư: Phân tích chỉ tiêu này sẽ giúp cho Công ty xác định được lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ở khâu nào, để có hướng tìm hiểu và phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí, đề xuất các biện pháp khắc phục. - Phân tích khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với số lượng sản phẩm sản xuất ở kỳ thực tế. Biến động của tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng của ba nhân tố sau : + Số lượng sản phẩm sản xuất. + Định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm sản xuất. + Đơn giá nguyên liệu xuất dùng. Áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá chung mức biến động giữa thực tế với dự toán. Tổng chi phí Số lượng sản phẩm Định mức tiêu hao Đơn giá NVL = x x NVL trực tiếp sản xuất NVL cho 1 đơn vị SP NVL xuất dụng Ký hiệu : CV = ∑Q x M x P Bằng phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố : Chỉ tiêu phân tích : - Tổng chi phí NVLTT theo dự toán : CVk=∑Q x Mk x Pk - Tổng chi phí NVLTT thực tế : CV1=∑Q x M1 x Pk - Đối tượng phân tích : ΔCV=CV1-CVk - Các nhân tố ảnh hưởng : + Ảnh hưởng của định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị SP đến tổng chi phí NVLTT sản xuất SP : ΔCVm=∑Q x (M1- Mk) x Pk + Ảnh hưởng của đơn gía NVL xuất dùng đến tổng chi phí sản xuất sản phẩm: ΔCVp=∑Q x (P1- Pk) x M1 - Tổng hợp các nhân tôa ảnh hưởng : ΔCV=ΔCVm + ΔCVp Công ty cổ phần DTV Bình Định Khu vực 4- P.Q Trung- TP Quy Nhơn BẢNG PHÂN TÍCH CHI TIẾT CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP ĐVT: Đồng STT Loại VT Chi phí NVLTT tính theo Mức độ ảnh hưởng å QMkPk QM1Pk QM1P1 D D 1 Hạt điều thô 300.000 312.000 286.000 12.000 (26.000) (14.000) 2 Nhân điều W20 20.000 22.000 26.400 2.000 4.400 6.400 3 Nhân điều W120 207.000 161.600 168.000 (46.000) 7.000 (39.000) 4 Nhân điều W320 28.938 24.115 20.670 (4.823) (3.445) (8.268) 5 Hạt điều tươi 121.664 91.248 102.654 (30.416) 11.406 (19.000) 6 Điều rang muối 67.200 62.400 56.160 (4.800) (6.240) (11.040) 7 Đào thô các loại 24.000 28.800 33.600 4.800 4.800 9.600 Cộng 768.802 702.163 693.484 (67.239) (8.079) (75.318) Người lập Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) e) Xác định hành động quản lý thích hợp : Dựa trên những nguyên nhân gây biến động về giá và lượng vật liệu, Công ty cần phải xem xét mức độ áp dụng của các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, mà Công ty đề ra có được áp dụng trong quá trình sản xuất hay không. Nếu một thủ tục kiểm soát nào đó làm chậm quá trình giải quyết công việc thì thủ tục đó không nên được áp dụng. Đối với mức tiêu hao vật liệu tăng do giám sát quá trình sản xuất không chặt chẽ thì Công ty nên quy trách nhiệm cho những người trực tiếp giám sát quá trình sản xuất. Để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời thì Công ty có thể cho phép tổ trưởng của các bộ phận có quyền phê duyệt mua vật liệu cho sản xuất với một mức giới hạn nào đó. Để giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất thì Công ty cần tăng cường công tác thu mua nguyên vât liệu, bộ phận giám sát phải thống kê lại số lượng vật liệu còn lại cuối ngày báo cho tổ trưởng nhằm tránh mất mát nguyên vật liệu. f) Hành động: Khi triển khai các hành động hay thủ tục kiểm soát nào thì Công ty phải tính toán giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại do thủ tục kiểm soát đó mang lại. Lợi ích của một thủ tục kiểm soát chính là đo lường thiệt hại nếu không áp dụng thủ tục kiểm soát đó. Sau đó Công ty đưa các thủ tục kiểm soát đó vào quá trình kiểm soát chi phí. g) Tiếp tục đánh giá lại: Việc đánh giá lại các hành động sẽ bổ sung quan trọng vào hiệu quả của quá trình kiểm soát sau đó. Công việc này thực chất là sự liên kết các quá trình kiểm soát lại với nhau, nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác kiểm soát. 4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: 4.2.1. Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: TQuỹ KT GĐ Phòng NS BanNT Bộ phận SX Chi Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành Duyệt Tính lương BCC Lệnh chi Lập PC PC D D Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán BBNT BCC và biên bản nghiệm thu Bảng chấm công Bảng chấm công Từ Bảng chấm công và phiếu xác nhận công việc hoàn thành do bộ phận sản xuất theo dõi và lập, cần phải có Ban nghiệm thu để nghiệm thu xem kết quả nhân công làm thực tế có đúng với chứng từ đưa ra không rồi mới chuyển lên phòng nhân sự duyệt. Khi thủ quỹ chi lương thì yêu cầu mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột ký nhận của “Phiếu chi” hoặc người nhận hộ phải ký thay. 4.2.2. Các thủ tục kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm: Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động, lập bảng lương, bảng thanh toán lương và ghi chép lương. - Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp về đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động và năng suất lao động của công nhân. - Đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng nếu là công nhân trong danh sách của Công ty, những công nhân thuê ngoài thì đơn giá là do sự thoả thuận. Tuy nhiên quá trình thuê mướn công nhân phải thông qua sự phê chuẩn của ban giám đốc hoặc tổ trưởng bộ phận nhằm kiểm soát số lượng công nhân. - Kiểm soát thời gian làm việc của công nhân: Thông qua bảng chấm công để theo dõi sự có mặt của công nhân thực hiện sản xuất. Bảng chấm công nên được đặt ở một nơi công khai để mọi người có thể kiểm tra công của nhau. - Kiểm soát năng suất lao động: Ngoài biện pháp là luôn có người bên cạnh để đôn đốc thì Công ty nên quy định là cuối mỗi ngày tổ trưởng và các bộ phận giám sát phải thống kê sơ bộ số công việc mà công nhân đã thực hiện trong ngày sau đó đem đối chiếu với những ngày trước để có những biện pháp nâng cao năng suất lao động. 4.2.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: Công ty đã đề ra mục tiêu tổng quát là chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh nhỏ hơn dự toán chi phí nhân công, để đạt được mục tiêu này thì Công ty nên đưa ra những mục tiêu chi tiết hơn như: - Đảm bảo số lượng và trình độ tay nghề của công nhân tham gia sản xuất. - Ngoài ra chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh đảm bảo tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác trong việc tính lương, trình bày và khai báo phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. b) Đo lường kết quả: Để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí thì đo lường theo dõi chi phí nhân công trực tiếp theo từng tổ, từng hạng mục sản phẩm như sau: - Hàng ngày, tổ trưởng các bộ phận căn cứ vào số lượng công nhân làm việc thực tế tại các bộ phận để chấm công thông qua “Bảng chấm công”. - Sau khi mỗi hạng mục sản phẩm hoàn thành thì tiến hành lập “Phiếu xác nhận sản lượng hoàn thành” của tổ mình nhưng phải có Biên bản nghiệm thu xác nhận số lượng hoàn thành. - Căn cứ vào Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản lượng hoàn thành, biên bản nghiệm thu, phòng kế toán tiến hành tính lương và lập bảng thanh toán lương, sau đó phát lương cho công nhân và ghi chép vào sổ sách. Công ty cần tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thông qua những chỉ tiêu: Số lượng sản phẩm hoàn thành, ngày công thực tế và đơn giá ngày công của từng hạng mục sản phẩm. c) So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu: Sau khi chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp đầy đủ, kế toán phải tiến hành so sánh với dự toán đã được lập. Công tác so sánh có thể được thực hiện bằng cách : - So sánh trực tiếp số lao động thực tế với số lao động dự toán. - So sánh bảng chấm công do tổ trưởng của các bộ phận gửi lên với bảng thanh toán lương trên thực tế . - So sánh số lượng công nhân thực tế với dự toán tay nghề chuyên môn để đánh giá sự đảm bảo số lượng công nhân làm đúng chuyên môn. Vì việc không đảm bảo số lượng lao động theo đúng tay nghề chuyên môn là nguyên nhân gây phá vỡ cơ cấu công tác dự toán, từ đó gây khó khăn cho công tác điều hành và bố trí nhân lực cho quá trình tham gia sản xuất sản phẩm. Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định Khu vực IV- P. Q Trung- TP.Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP STT Bộ phận Số tiền Chênh lệch DT TT Giá Tỷ lệ (%) 1 Tổ Sàng 64.050.000 64.000.000 (50.000) (0,08) 2 Tổ sấy 22.697.600 30.000.000 7.302.400 32,17 3 Tổ cắt 75.878.000 72.000.000 (3.878.000) (5,11) 4 Tổ Ép dầu 40.740.000 43.400.000 2.660.000 6,53 Cộng 203.365.600 209.400.000 6.034.400 2,97 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qua bảng này thì Công ty có thể biết được chi phí nhân công trực tiếp tăng hay giảm so với dự toán một lượng bao nhiêu, muốn biết rõ nguyên nhân của sự tăng giảm thì phải tiến hành phân tích như sau. d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch : Chỉ tiêu phân tích: Cn=åNi * Pi Với: Ni = Mi *Si Trong đó: Cn: Là chi phí nhân công trực tiếp sản xuất Ni: Là năng suất lao động trực tiếp Pi: Là đơn giá nhân công Mi: Là ngày công sản xuất Si: Là số lượng sản phẩm sản xuất Chi phí nhân công thực tế: Cnt = å Nit * Pit Chi phí nhân công dự toán: Cnd =å Nid * Pid - Đối tượng phân tích: DCn = Cnt - Cnd - Ảnh hưởng của các nhân tố: + Ảnh hưởng của nhân tố năng suất lao động: DCn(N) = å(Nit -Nid) * Pid + Ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nhân công: DCn(P) =å (Pit - Pid) *Nit - Tổng hợp của các nhân tố ảnh hưởng: DCn = D Cn(N) + D Cn(P) Quá trình phân tích có thể được tóm tắt qua bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp: Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định Khu vực IV- P.QTrung- TP. Quy Nhơn BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ĐVT: Đồng STT Bộ phận Số tiền Ảnh hưởng Tổng DT TT DN DD 1 Tổ Sàng 64.050 64.000 2.460 1.500 3.960 2 Tổ sấy 22.697,6 30.000 4.069,8 400 4.469,8 3 Tổ Cắt 75.878 72.000 3.540 700 4.240 4 Tổ ép dầu 40.740 43.400 1.276,04 1500 2.776,04 Cộng 203.365,6 209.400 11.345,84 4.100 15.445,84 Người lập Kế toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Giám đốc ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biến động chi phí nhân công trực tiếp xảy ra do sự biến động của 2 nhân tố: Biến động về mức giá lao động và năng suất lao động. - Biến động về giá lao động tăng lên một khoản chi phí là 4.100.000đ, việc tăng chi phí này không đáng kể vẫn còn kiểm soát được. Mức giá lao động đã được thoả thuận trước tuy nhiên trong thời gian gần đây nhu cầu cuộc sống tăng cao, mức giá tiêu dùng cũng tăng làm cho giá lao động tăng. Sự biến động này do nhu cầu thị trường khó kiểm soát được, hay do chính sách xã hội hoặc sử dụng đơn giá không đúng không đúng với năng lực nhưng vẫn phải trả lương theo tính chất công việc. - Biến động về Năng suất lao động, năng suất lao động giảm làm tăng số ngày công thực tế cao hơn so với dự toán và làm tăng chi phí là 11.345.840đ, sự biến động này cho thấy công tác quản lý lao động chưa tốt, điều kiện sản xuất khó khăn ảnh hưởng đến năng suất lao động, hay do trình độ tay nghề của công nhân còn thấp. e) Xác định hành động quản lý thích hợp: Dựa trên những nguyên nhân thực tế gây biến động về năng suất lao động và đơn giá ngày công, Công ty cần đưa ra những hành động mới và phát huy những thủ tục kiểm soát đã được áp dụng có hiệu quả để kiểm soát chi phí ngày càng tốt hơn. - Đối với những biến động về giá do sử dụng lao động không đúng với năng lực nhưng vẫn trả lương theo tính chất công việc thì Công ty cần xem lại giai đoạn tuyển dụng và bố trí công nhân, đối với những công nhân có tay nghề kém thì cần điều chỉnh bậc thợ cho phù hợp. - Đối với những biến động do năng suất lao động thì Công ty cần tăng cường biện pháp quản lý ngày công và giờ công, tổ trưởng các bộ phận thường xuyên nhắc nhở công nhân mình trong qúa trình sản xuất. Đồng thời theo dõi tình hình làm việc của từng công nhân, cuối tháng tiến hành bình chọn những công nhân tiêu biểu của tổ đưa lên cho Công ty khen thưởng công nhân này, nhằm giúp các công nhân trong tổ thi đua nhau trong quá trình làm việc. Mặt khác: Công ty nên tổ chức việc phát lương cho công nhân cũng như cán bộ công nhân viên qua dịch vụ ngân hàng nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán cũng như hạn chế sai phạm xảy ra. f) Hành động: Công ty tiến hành áp dụng những hành động vừa ban ra và thủ tục có sẵng cho quá trình sản xuất. Sau khi đã cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại của việc áp dụng các thủ tục đó trong thực tế. g) Tiếp tục đánh giá lại: Công ty cần xem lại những thủ tục ban ra đối với kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp được áp dụng như thế nào trong thực tế qua việc phân tích nguyên nhân chênh lệch để có hành động phù hợp với Công ty nhất. 4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 4.3.1. Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung: Vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản chi phí, nó không nói đến một đối tượng cụ thể nào nên quy trình của nó giống như các khoản chi phí trên. 4.3.2. Thủ tục kiểm soát: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục bao gồm nhiều nội dung chi phí nên khó kiểm soát. - Để kiểm soát vật liệu phục vụ chung cho quá trình sản xuất thì phiếu yêu cầu vật tư phải có chữ ký của tổ trưởng các bộ phận sản xuất. - Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bộ phận quản lý thì cuối mỗi tuần nên có cuộc họp để mọi người báo cáo phần việc mình làm, đồng thời tổ trưởng của các bộ phận nên nhận xét từng người về phần việc mà họ phụ trách để mọi người rút kinh nghiệm lẫn nhau. Thời gian làm việc của bộ phận này được chấm công thông qua bảng chấm công và cũng phải được đặt ở nơi công khai. - Đối với những chi phí tiếp khách, điện thoại thì Công ty nên quy định cụ thể mức tiền là bao nhiêu, nếu vượt quá số tiền trên thì sẽ thu lại bằng cách trừ vào lương. Công ty cũng cần kết hợp các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung với các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. 4.3.3. Trình tự kiểm soát: a) Triển khai mục tiêu: - Công ty đã đặt ra mục tiêu là tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát inh nhỏ hơn dự toán, chi phí sản xuất chung đảm bảo tính có thật, tính chính xác cơ học, phân loại và trình bày, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Chi phí sản xuất phải được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán trong các hạng mục sản phẩm. b) Đo lường các kết quả: Đối với những nội dung chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hạng mục sản phẩm nào thì tập hợp riêng cho hạng mục sản phẩm đó, theo từng nội dung sản phẩm. Đối với những chi phí liên quan đến nhiều hạng mục sản phẩm thì tiến hành phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. c) So sánh thành tích với các mục tiêu: Ta tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh với dự toán chi phí sản xuất chung, theo từng nội dung chi phí để thấy được sự chênh lệch của từng nội dung phục vụ cho công tác phân tích chi phí này. Công ty Cổ phần Dầu thực Vật Bình Định Khu vực IV- P.QTrung- TP. Quy Nhơn BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG STT Nội dung chi phí Số tiền Chênh lệch DT TT Giá trị Tỷ lệ(%) 1 Chi tiền mặt cho…. 98.678.000 86.240.368 (12.437.632) (12,6) 2 Xuất NVL dùng SX 768.802.000 702.163.000 (66.639.000) (8,66) 3 Tiền lương nhân viên 203.365.600 209.400.000 6.034.400 2,97 4 Trích tiền lương 50.841.400 52.350.000 1.508.600 2,97 5 ..................... 1.465.392.321 999.687.654 (465.704.667) (31,8) Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) d) Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Biến động giảm chi phí chủ yếu là biến động về giá cả của các yếu tố đầu vào sử dụng cho quản lý và các yếu tố cấu thành chi phí chung. Khi có sự biến động giảm này cần tìm hiểu nguyên nhân để tiếp tục duy trì các thủ tục kiểm soát. Theo bảng so sánh chi phí sản xuất chung trên ta thấy chi phí sản xuất chung thực tế giảm so với dự toán là 465.704.667 đ. Sự giảm chi phí này là yếu tố tích cực cho thấy Công ty đã có hoạt động kiểm soát thích hợp nhằm kiểm soát chi phí này. e) Xác định hành động quản lý thích hợp: Để quản lý những biến động do biến phí gây ra thì nhà quản lý cần có những biện pháp quản lý tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Để quản lý những biến động do định phí gây ra thì cá nhân những người thực hiện chi phí này phải giải trình và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý. Chi phí sản xuất chung phụ thuộc vào tiến độ sản xuất, tuyển dụng, thuê mướn công nhân cần thiết cho quá trình sản xuất. f) Hành động: Sau khi có những hành động quản lý thích hợp và so sánh chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại thì Công ty đưa ra những thủ tục này áp dụng kiểm soát chi phí sản xuất chungcho các lần sản xuất sau. g) Tiếp tục đánh giá lại: Giai đoạn kiểm soát này là khâu cuối cùng của quá trình kiểm soát nhưng lại mở đầu cho quá trình kiểm soát sau. Khi thực hiện các hành động Công ty nên đánh gía lại để xem xét hành động nào có lợi hơn thì phát huy, hành động nào không phù hợp nữa loại bỏ và thay thế bằng những hành động thích hợp hơn. III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC CÓ LIÊN QUAN: 1. Môi trường làm việc: Như chúng ta đã biết, môi trường kiểm soát bao gồm môi trường bên trong và bên ngoài tác động đến các chính sách, thủ tục kiểm soát được ban hành, quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị. Một môi trường kiểm soát không tốt thì các thủ tục, quy định kiểm soát đặt ra đều không có ý nghĩa, ngược lại một môi trường kiểm soát tốt thì không những các thủ tục, quy định kiểm soát được thực hiện mà còn đạt được các mục tiêu đề ra, mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của Công ty. Thông qua những điều đó Công ty đã tạo ra một môi trường làm việc tương đối tốt việc ban hành các chính sách, quy định, nội quy như: Đi làm đúng giờ, mặc đồng phục…bắt buộc mọi nhân viên Công ty phải nghiêm chỉnh chấp hành trong đó Ban giám đốc là người thực hiện đầu tiên trong Công ty. Việc tạo ra một môi trường làm việc tốt sẽ giúp cho mọi nhân viên của Công ty làm việc thoả mái hơn, làm việc có hiệu quả hơn, có tinh thần trách nhiệm với công việc hơn. Ban lãnh đạo Công ty trước hết phải tuân thủ đầy đủ những quy định đã đề ra để làm gương cho các bộ phận cấp dưới, đồng thời không áp đặt công việc cho các bộ phận bằng cảm tính mà phải thông qua kế hoạch cụ thể. Các phòng ban trong Công ty phải chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc và những thủ tục, quy định của Công ty cũng như phải thường xuyên báo cáo tình hình cho Ban giám đốc. 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật: Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Công ty và lực lượng lao động thuê ngoài làm việc đạt năng suất cao, thì Ban lãnh đạo Công ty phải có chính sách khen thưởng hợp lý, chẳng hạn: Quy định thời gian hoàn thành công việc, qua đó nếu ai thực hiện tốt thì được nâng lương, tăng thời gian nghỉ phép….Bên cạnh đó Công ty vẫn duy trì quan điểm có thưởng có phạt, nếu ai thực hiện không tốt nhiệm vụ được giao, không có tinh thần trách nhiệm, hay không chấp hành những quy định của Công ty thì phải có hình thức kỷ luật thích đáng. 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề: Công ty muốn thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng thì công tác đào tạo và kiểm tra, nâng cao tay nghề cho công nhân đóng một vai trò quan trọng. Chính sách đào tạo, tuyển dụng công nhân phải được lập kế hoạch và thực hiện đầy đủ trong năm, sau khi đào tạo phải sát hạch lại để đánh giá đúng năng lực của công nhân và giao làm những công việc phù hợp, nhằm đảm bảo chất lượng quá trình sản xuất và đem lại hiệu quả cao cho Công ty. MỤC LỤC bùa Trang PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SÓAT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1 2.1. Bảo vệ tài sản của đơn vị 1 2.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin 1 2.3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý 2 2.4. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý 2 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ 3 II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3 1. Môi trường kiểm soát 3 1.1. Môi trường bên trong 4 1.1.1. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.1.3. Chính sách nhân sự 5 1.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán 5 1.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ 6 1.1.6. Uỷ ban kiểm soát 6 1.2. Môi trường bên ngoài 6 2. Hệ thống kế toán 7 2.1. Lập chứng từ kế toán 7 2.2. Sổ sách kế toán 8 2.3. Lập báo cáo tài chính 8 3. Các thủ tục kiểm soát 8 4. Bộ phận kiểm toán nội bộ 10 III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT 10 1. Triển khai các mục tiêu 10 2. Đo lường các kết quả 12 3. So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu 12 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch 12 5. Xác định hành động quản lý thích hợp 13 6. Hành động 13 7. Tiếp tục đánh giá lại 14 IV. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 14 1.1. Khái niệm 14 1.2. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh 14 2. Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp 15 2.1. Sự cần thiết phải xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất 15 2.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 16 2.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 17 2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 19 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 19 1. Qúa trình hình thành của Công ty 19 2. Quá trình phát triển của công ty 20 3. Chức năng, vai trò và nhiệm vụ của Công ty 21 3.1. Chức năng 21 3.2. Vai trò 21 3.3. Nhiệm vụ 21 II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 22 1.Tổ chức công tác quản lý 22 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 24 2.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty 24 2.2. Chức năng nhiệm vụ của các thành phần phòng kế toán 24 2.3. Hình thức kế toán tại công ty 25 III. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 25 1. Đặc điểm hàng kinh doanh của Công ty 25 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 26 2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 26 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất 27 B. THỰC TẾ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 29 I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 29 II. THỰC TẾ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SX TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 30 1. Kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty 32 1.1. Kiểm soát vật chất 32 1.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 33 2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 40 2.1. Kiểm soát vật chất 40 2.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 41 3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 44 3.1. Kiểm soát vật chất 44 3.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí sản xuất chung 44 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XDCHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH I. NHẬN XÉT VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH 46 1 . Ưu điểm 46 1.1. Về công tác tổ chức sản xuất 46 1.2. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 46 1.3. Về công tác tổ chức kiểm soát sản xuất 46 2. Nhược điểm 47 2.1. Về công tác tổ chức sản xuất 47 2.2. Về công tác tổ chức kế toán 47 2.3. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh 47 II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DTV BÌNH ĐỊNH 49 1. Môi trường kiểm soát 49 2. Về công tác tổ chức sản xuất 49 3. Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 50 4. Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất 51 4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 52 4.1.1. Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 52 4.1.2. Thủ tục kiểm soát 55 4.1.3. Trình tự kiểm soát 55 4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 4.2.1. Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 59 4.2.2. Các thủ tục kiểm soát 60 4.2.3. Trình tự kiểm soát 60 4.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung 64 4.3.1. Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung 64 4.3.2. Thủ tục kiểm soát 64 4.3.3. Trình tự kiểm soát 64 III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÁC CÓ LIÊN QUAN 1. Môi trường làm việc 2. Chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật 3. Công tác đào tạo và kiểm tra tay nghề