Khóa luận Một số ý kiến góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

hiện một cách đầy đủ và toàn diện. Chẳng hạn, việc kiểm tra, đối chiếu lại trước khi ký duyệt chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định khoản kế toán chưa được chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Một số thủ tục kiểm soát còn thiếu sót hoặc có thủ tục kiểm soát nhưng việc thực hiện chưa được kiểm soát tốt không phát huy hết hiệu quả kiểm soát. Cụ thể: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Khi mua và nhập kho vật tư, phụ tùng từ các nước ngoài (Đức, Tiệp, Rumani…) còn hạn chế từ khâu đặt hàng đến việc giám định kỹ thuật cho nên có một số vật tư, phụ tùng không đúng quy cách, phẩm chất, lạc hậu nhưng vẫn phải nhập kho vì điều kiện địa lý. Dẫn đến tình trạng tồn kho, ứ đọng vốn trong khi vật tư không đủ đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, sửa chữa cho các đầu máy có nguồn gốc từ các nước khác nhau. - Việc lực chọn nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, dịch vụ vận chuyển bốc dở chưa được quan tâm đúng mức, chủ yếu là các nhà cung cấp quen thuộc. Mặc dù công tác nhập kho được thực hiện rất tốt sau khi đã được kiểm nghiệm về số lượng và chất lượng. Song, việc mua hàng từ các nhà cung cấp quen thuộc làm cho Xí nghiệp không theo dõi được sự biến động về giá cả cũng như chất lượng vật tư hiện có trên thị trường. Vì trong sự cạnh tranh lành mạnh và gay gắt giữa các đối thủ cạnh tranh như hiện nay thì việc làm thế nào để đưa ra thị trường những sản phẩm, vật tư, hàng hóa cũng như dịch vụ đảm bảo chất lượng mà giá cả phải chăng là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm và mong muốn đạt được nhằm thực hiện mục đích tìm kiếm thị trường và xây dựng thương hiệu. - Định kỳ, các trạm đầu máy cử người về Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng để nhận các loại vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh bằng chứng từ xin xuất là “Phiếu lĩnh vật tư”. Đây cũng là chứng từ để ghi chi phí trong kỳ, trong khi số được lĩnh về thực tế được cất trữ trong kho ở các trạm đầu máy và chỉ xuất dùng khi có nhu cầu. Với cách hạch toán này vật tư, phụ tùng lĩnh trong kỳ có thể chưa dùng hết và được trữ trong kho nhưng toàn bộ giá trị thì được hạch toán vào trong kỳ, đây là điều bất hợp lý không đúng với nguyên tắc phù hợp trong kế toán. - Hiện nay Xí nghiệp chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại vật tư tồn kho. Kiểm soát chi phí nhân công Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là việc xem xét các khâu tuyển dụng, chấm công, tính lương, phát lương, ghi chép sổ sách kế toán… được thực hiện như thế nào? Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh tại Xí nghiệp chủ yếu là tiền lương phải trả cho các tổ, đội lái máy, công nhân sửa chữa. Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại Xí nghiệp nhìn chung rất tốt, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần chú ý hơn nữa để công tác kiểm soát được hoàn thiện hơn như sau: - Việc tổ chức chấm công cũng như bảng chấm công vẫn còn mang tính hình thức, chưa thực hiện chặt chẽ, không thể hiện được năng suất làm việc và không đạt được hiệu quả tối ưu dẫn đến việc xếp loại chất lượng cán bộ công nhân viên theo A, B, C không chính xác, hợp lý. - Bảng chấm công theo quy định phải đặt tại nơi công khai để người lao động có thể kiểm tra số công của mình trong tháng nhằm mục đích khắc phục kịp thời những thiếu sót trong việc chấm công. Nhưng thực tế bảng chấm công được các đội trưởng, tổ trưởng thực hiện chấm công và giữ đến cuối tháng chuyển cho quản đốc phân xưởng xét duyệt, sau đó chuyển cho phòng tổ chức cán bộ lao động và kế toán thực hiện tính lương sau khi Giám đốc xét duyệt. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền - Hiện nay Xí nghiệp chưa thực hiện xây dựng kế hoạch, định mức sử dụng cụ thể cho từng loại chi phí phát sinh trong từng tháng nên chưa phát huy hiệu quả kiểm soát đối với các trường hợp sử dụng lãng phí, hoặc sử dụng không đúng mục đích các loại dịch vụ tạo điều kiện cho các cá nhân tư lợi có điều kiện sử dụng “miễn phí” các dịch vụ trong Xí nghiệp. - Việc theo dõi các chi phí phát sinh đối với 2 loại chi phí này của Xí nghiệp được thể hiện trên 2 bảng: Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và Bảng tổng hợp chi phí bằng tiền, 2 bảng này chỉ thể hiện được nội dung và số tiền chi phí thực tế phát sinh mà không theo dõi kèm với định mức, kế hoạch do đó không theo dõi được chênh lệch để kịp thời điều chỉnh. Bên cạnh đó cả 2 Bảng tổng hợp đều không thể hiện sự theo dõi về số hiệu chứng từ và ngày phát sinh nghiệp vụ. Điều này có thể sẽ tạo điều kiện cho các hành vị gian lận phát sinh óùó II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP 1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 1.1 Phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động Sự kiện “nông dân chế tạo máy bay” chứng minh một điều rằng không chỉ có tầng lớp trí thức, những kỹ sư, được đào tạo chuyên sâu mới có thể cho ra những sáng kiến khoa học kỹ thuật mà tất cả mọi người đều có một khả năng tiềm ẩn riêng, nếu có điều kiện xúc tác và sự hỗ trợ về tinh thần, vật chất thì có thể khả năng ấy sẽ để lại cho đời những phát minh khoa học vĩ đại, những ý kiến cần suy nghĩ và ứng dụng. Vì thế để tạo điều kiện phát huy năng lực ấy của nhân viên Xí nghiệp nên thiết lập các quy định, chính sách khuyến khích sự phát huy tinh thần làm việc, sáng tạo của nhân viên bằng các phần thưởng hiện vật, bằng khen khích lệ đối với những phát minh, sáng chế khoa học phù hợp với Xí nghiệp phục vụ tốt cho các hoạt động cũng như công tác kiểm soát của Xí nghiệp. Bên cạnh đó cần có sự quan tâm đúng mức đến đời sống của nhân viên xây dựng các chính sách hỗ trợ vật chất, tinh thần thích hợp nhằm giải quyết những khó khăn vật chất, tinh thần, tạo niềm tin để khích lệ tinh thần làm việc và phát huy năng lực của người lao động. Tạo mối quan hệ gần gũi giữa lãnh đạo và nhân viên bằng cách luôn lắng nghe những ý kiến, những đề nghị cải tiến Xí nghiệp. Đồng thời chắt lọc những ý kiến khoa học phù hợp để ứng dụng vào thực tiễn Xí nghiệp nhằm xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, hoàn thiện môi trường kiểm soát. 1.2 Cải tiến, xây dựng định mức mới phục vụ công tác lập kế hoạch Đối với định mức xây dựng kế hoạch cũng như định mức thực hiện chi phí, Xí nghiệp cần xây dựng lại sát với thực tế hơn và chỉ cố định trong một thời gian nhất định phù hợp với sự biến động của thị trường, sự phát triển của đất nước. Xí nghiệp có thể xây dựng bằng cách lập một định mức xây dựng kế hoạch mới phù hợp với Xí nghiệp và để phù hợp với vấn đề trượt giá Xí nghiệp nên chỉ xây dựng định mức về lượng, còn chỉ tiêu về giá trị thì để thị trường điều chỉnh trong từng thời kỳ. Sau đó trình lên Tổng công ty ký duyệt hoặc có thể đề xuất Tổng công ty xây dựng và ban hành định mức mới (so với quy định năm 1997). Sự thay đổi này sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch, dự toán phù hợp với thực tế hơn cũng như áp dụng các định mức vào việc thực hiện chi phí, quyết toán chi phí chính xác hơn. 1.3 Nên hay không việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ? Đó là việc thiết lập một bộ phận độc lập với các bộ phận, phòng ban chức năng khác nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của Xí nghiệp. Đặc biệt đối với hoạt động kế toán tài chính, kiểm toán nội bộ là một công cụ kiểm soát đắc lực giúp Xí nghiệp xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán…và phát hiện những hạn chế, khuyết điểm trong việc thực hiện các chính sách, chế độ tài chính kế toán của Bộ tài chính, những quy định của pháp luật cũng như việc phát hiện các hành vi vi phạm của các cá nhân trong đơn vị. Đồng thời bộ phận kiểm toán nội bộ còn giúp kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các ý kiến, kiến nghị, biện pháp xử lý các sai phạm, các giải pháp nhằm cải thiện công tác quản lý, điều hành của Xí nghiệp. Song, với quy mô hiện nay của Xí nghiệp, việc thiết lập một bộ phận kiểm toán nội bộ là chưa thật sự phù hợp, sẽ làm cho bộ máy quản lý trở nên cồng kềnh, không đảm bảo sự hợp lý giữa chi phí và lợi ích do bộ phận kiểm toán nội bộ mới thành lập mang lại. Tuy nhiên, để thực hiện kiểm soát tốt hơn mà không cần phải thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, Giám đốc có thể tận dụng nguồn nhân lực hiện có của Xí nghiệp để thành lập một bộ phận đảm nhiệm công việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ. Để thực hiện việc thiết lập này, Giám đốc có thể chọn nhân viên từ các phòng ban khác nhau như: PGĐ kỹ thuật, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư, Trưởng phòng tổ chức, Trưởng phòng kỹ thuật hoặc Xí nghiệp có thể mời thêm các nhân viên từ các đơn vị khác (XN đầu máy Hà Nội, XN toa xe Đà Nẵng...) và thực hiện đào tạo các khoá học ngắn hạn về nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu định kỳ. Vào cuối mỗi quý, trước khi quyết toán với Công ty cấp trên, bộ phận này sẽ thực hiện chức năng của mình trong việc điểm tra, đánh giá các hoạt động của Xí nghiệp, đặc biệt đối với công tác kế toán cần được kiểm tra chặt chẽ hơn nữa. Sau khi thực hiện công việc này phải lập thành báo cáo kiểm tra nội bộ, các nhân viên bộ phận sẽ bàn bạc với nhau để thống nhất đưa ra các kiến nghị xử lý thích hợp, khắc phục nếu có sai phạm, đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong việc ban hành các quy định mới bổ sung cho công tác kiểm soát chi phí của Xí nghiệp. 2. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vận tải 2.1 Hoàn thiện khâu tổ chức - Để phát huy hết vai trò kiểm soát trong khâu tổ chức luân chuyển chứng từ, Xí nghiệp cần tổ chức phối hợp chặt chẽ, linh hoạt giữa các bộ phận liên quan đến quá trình thực hiện chi phí. Thực hiện đối chiếu chứng từ, sổ sách một cách thường xuyên và toàn diện bởi các cá nhân độc lập có nguyên môn hoặc giữa các bộ phận, các nhân tự đối chiếu với nhau. Công việc này giúp cho việc phát hiện kịp thời các sai sót để tiến hành điều chỉnh, mặt khác giúp ngăn ngừa và phát hiện những hành vi gian dối, biển thủ của các cá nhân tư lợi. Bên cạnh đó để công tác quản lý chi phí tốt hơn bằng hệ thống kế toán, Xí nghiệp nên hoàn thiện hơn nữa một số chứng từ liên quan (được trình bày ở phần sau) sẽ là yếu tố hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý, thực hiện và hạch toán chi phí của Xí nghiệp. - Các chứng từ, Phiếu định tài khoản nên được ký duyệt hằng ngày bởi Kế toán trưởng. Vì như thế số lượng chứng từ phát sinh sẽ ít, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng nhằm tránh được những sai sót trong kiểm soát. Không nên để chứng từ dồn thành nhiều tạo ra áp lực công việc vào một lúc, việc kiểm tra sẽ được thực hiện một cách qua loa sẽ dễ dẫn đến sai sót hoặc không phát hiện được các sai sót vốn có khi nghiệp vụ xảy ra, mà bản thân các kế toán viên phần hành không phát hiện được. - Xí nghiệp nên tổ chức thêm hệ thống kế toán quản trị để thực hiện việc kế phân tích và tham mưu cho Giám đốc trong việc hoạch định, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất và tài chính của Xí nghiệp. Kế toán quản trị tại Xí nghiệp nên được tổ chức theo kiểu phối hợp với kế toán tài chính. Theo đó, các nhân viên kế toán các phần hành liên quan đến chi phí sản xuất vận tải (Kế toán vật liệu, kế toán phụ tùng, kế toán nhiên liệu, kế toán TSCĐ, kế toán tiền lương) vừa đảm nhiệm kế toán tài chính vừa thực hiện kế toán quản trị. Đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với nhau và phối hợp với kế toán tổng hợp để bàn bạc thống nhất với nhau trong việc đưa ra các biện pháp, kiến nghị quản lý chi phí thích hợp giúp Giám đốc đưa ra các quyết định quản lý hợp lý, kịp thời. Tuy nhiên, một yếu điểm đáng nói của Xí nghiệp hiện nay là các nhân viên chưa thông thạo về kế toán quản trị. Vì vậy, để xây dựng kế toán quản trị theo kiểu phối hợp với kế toán tài chính thì trước tiên Xí nghiệp cần phải tổ chức đào tạo nghiệp vụ kế toán quản trị cho các nhân viên kế toán phần hành của Xí nghiệp đồng thời ban hành các quy định, quy chế về việc phân công nhiệm vụ cụ thể, quy định về thời gian báo cáo và hệ thống báo cáo sử dụng để thực hiện làm kế toán quản trị. - Ban hành các quy định về quản lý máy tính và phần mềm quản lý, quy định thời gian vào vào sổ, thời điểm thực hiện kế toán trên máy, chẳng hạn như: Sau khi có đủ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ và sự kiểm tra ký duyệt của Kế toán trưởng…hàng ngày kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính và cho in ra các sổ sách liên quan, tránh trường hợp công việc của nhiều ngày để dồn vào một lúc thực hiện thì độ chính xác của thông tin kế toán cũng như hiệu quả công việc không cao. Bên cạnh đó, để thông tin kế toán trên máy được bảo mật, tránh rủi ro bị khai thác bất hợp lý, mỗi kế toán viên nên cài đặt cho phần hành quản lý của mình một mật mã riêng. Mặt khác, để đề phòng sự cố máy tính kế toán viên nên lưu trữ dữ liệu các đĩa mềm, đĩa CD hoặc bằng các phương tiện khác và không quên cài đặt mật mã bảo vệ, đồng thời phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sai phạm xảy ra. 2.2 Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất vận tải Nhìn chung, các chứng từ đã được tổ chức tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên vẫn còn chưa được hoàn hảo cần được hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp. Để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý tất cả các chứng từ đều phải được đánh số liên tục, thủ tục này sẽ giúp cho việc tìm kiếm chứng từ thất lạc hoặc phát hiện sai sót, gian lận một cách dễ dàng. Tại Xí nghiệp còn có một số chứng từ sau chưa được đánh số thứ tự cần được đánh số liên tục: + Giấy đề nghị mua vật tư + Biên bản giám định kỹ thuật + Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất + Biên bản kiểm tra kỹ thuật + Biên bản xử lý kiểm kê 2.2.1 Hoàn thiện phiếu nhập kho Đối với Phiếu nhập kho Xí nghiệp nên bổ sung thêm các yếu tố sau: Để tiện việc theo dõi và liên lạc với nhà cung cấp trong trường hợp: trong quá trình sử dụng vật tư có phát hiện điều gì bất thường về vật tư hoặc để ký kết hợp đồng mua vật tư mới, có thể liên lạc với người giao hàng hay bộ phận phụ trách giao hàng của nhà cung cấp. Nên thêm vào Phiếu nhập kho yếu tố “địa chỉ” và “số điện thoại” sau mục “họ tên người giao hàng”. Việc đối chiếu với thủ kho và các bộ phận vật tư sẽ chặt chẽ hơn nếu thêm vào cột “số thẻ kho” , “lý do nhập”. Mặt khác, để phản ánh đúng toàn bộ giá trị nghiệp vụ nhập kho phát sinh nên bổ sung thêm phần phụ phí bao gồm: “vận chuyển”, “bốc xếp”, Phục vụ mục đích đối chiếu, ngăn ngừa và phát hiện gian lận nhất thiết phải có mục “số tiền viết bằng chữ” và “số chứng từ kèm theo”. Mẫu Phiếu nhập kho sau khi được hoàn thiện như sau: Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số:………….. Địa chỉ: Ngày … tháng … năm … Nợ:…………. Có:…………. Họ tên người giao hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Theo …… Số …… ngày … tháng … năm … Của Nhập tại kho: Lý do nhập: STT Số thẻ kho Tên nhãn hiệu, q.cách Vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D E 1 2 3 4 Công tiền hàng: xxx Tiền thuế GTGT: xxx Phụ phí Vận chuyển Bốc xếp Khác Tổng xxx xxx xxx xxx Cộng tiền thanh toán: xxx (Số tiền viết bằng chữ): Kèm theo……chứng từ gốc Nhập, ngày … tháng … năm … Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho 2.2.2 Hoàn thiện Phiếu xuất kho Cũng như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nên được bổ sung thêm một số yếu tố để được hoàn thiện như: “Người nhận”, “địa chỉ” của đơn vị lĩnh, “số thẻ kho”, “số chứng từ gốc kèm theo”. Bên cạnh đó để phiếu xuất kho thể hiện nội dung và mối quan hệ nghiệp vụ phát sinh, ngoài “lý do xuất” có thể bổ sung vào “ Theo phiếu giao nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa số…ngày…” PHIẾU XUẤT KHO Số:………….. Ngày … tháng … năm … Nợ:…………. Có:…………. Tên đơn vị lĩnh: địa chỉ Người nhận: Lý do xuất kho: Theo Phiếu giao nhiệm vụ SX,SC Số: Ngày: Xuất tại kho: STT Số thẻ kho Mã số VT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực phát Tổng xxx Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Kèm theo…..chứng từ gốc Phụ trách đơn vị sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Ngoài việc hoàn thiện trên, Xí nghiệp cần thực hiện nghiêm khắc việc ghi chép đầy đủ các nội dung trên Phiếu nhập, phiếu xuất kho. Một điều cần quan tâm hơn nữa đó là tất cả các Phiếu nhập, Phiếu xuất đều phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập - xuất hoặc sớm nhất có thể, không nên chậm trễ, có như vậy mới phục vụ tốt cho việc kiểm tra, đối chiếu số lượng, giá trị, chủng loại vật tư giữa các chứng từ liên quan nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán và rủi ro trong quá trình kiểm soát. 2.2.3 Hoàn thiện Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất được lập trên kế hoạch sản xuất, sửa chữa hoặc trên cơ sở kết luận của Hội đồng giám định kỹ thuật về các nội dung giám định. Vì thế, ngoài việc bổ sung việc đánh số thứ tự cho Phiếu giao nhiệm vụ như đã trình bày phần trên. Xí nghiệp cần bổ sung thêm vào yếu tố “Theo Biên bản giám định kỹ thuật số … ngày….” vào sau “căn cứ nhu cầu phục vụ sản xuất” để quản lý tốt hơn đối với trường hợp nhiệm vụ sản xuất được lập trên cơ sở nội dung giám định kỹ thuật và kết luận của Hội đồng giám định. PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ SẢN XUẤT Số: Kính gửi:……………… Căn cứ nhu cầu phục vụ sản xuất : Theo biên bản giám định kỹ thuật Số: Ngày: Nay XN giao nhiệm vụ sản xuất cho: I. Nội dung công việc: II. Vật tư: Phòng vật tư cấp theo số lượng đã ghi trong Biên bản giám định. II. Chi phí nhân công: Phòng TCCB căn cứ nội dung khối lượng công việc xác định chi phí nhân công cho phân xưởng. IV. Thời gian thực hiện Ngày hoàn thành: V. Kinh phí: Giám đốc XNĐMĐN Nơi nhận: Phân xưởng Các phòng:KH,VT,TV,TK+KCS,TCCB 2.2.4 Hoàn thiện Phiếu định tài khoản và Chứng từ ghi sổ Về chức năng và bản chất của Phiếu định tài khoản và chứng từ ghi sổ là như nhau, đều là công cụ để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và là chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán liên quan. Vì vậy, theo em Xí nghiệp nên thống nhất việc lựa chọn một trong hai loại chứng từ này và nên hơn là việc lựa chọn “Phiếu định tài khoản” thay vì dùng “Chứng từ ghi sổ”. Vì hình thức sổ kế toán Xí nghiệp đang áp dụng là “Nhật ký chung”, để tránh sự nhầm lẫn với hình thức “Chứng từ ghi sổ” và phù hợp với đặc điểm của Xí nghiệp, việc thống nhất sự lựa chọn là cần thiết, đồng thời giúp cho công tác kiểm tra, kiểm soát được thuận lợi hơn. Song, nếu sự lựa chọn là “Phiếu định tài khoản” thì cần phải hoàn thiện hơn biểu mẫu, Biểu mẫu hiện tại của Xí nghiệp được tổ chức thừa ở cột “tổng cộng”, vì vậy Xí nghiệp nên thay vào đó bằng cột “ghi chú” để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời, thêm dòng “Tổng cộng” vào cuối bảng để tính tổng số tiền phát sinh. Mẫu Phiếu định tài khoản sau khi hoàn thiện sẽ có dạng như sau: PHIẾU ĐỊNH TÀI KHOẢN Số:……………. Ngày … tháng … năm … TÀI KHOẢN ĐỐI CHIẾU Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Số hiệu Có Số hiệu Tổng Kèm theo………chứng từ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 3.1 Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp Đây là vấn đề mà Xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa trong thời gian tới để xây dựng một hệ thống kiểm soát ngày càng hoàn thiện hơn, là nhân tố quan trọng trong việc đôn đốc, nâng cao hiệu quả kiểm soát của Xí nghiệp. Để tăng cường công tác kiểm soát Xí nghiệp có thể thực hiện ở một số nội dung sau: - Tăng cường việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, số liệu, sổ sách giữa các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ. - Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ, nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trước khi ký duyệt, nhất là các nghiệp vụ liên quan đến việc mua sắm và chi tiền. - Tăng cường giám sát quá trình thực hiện chi phí trên các khâu: sản xuất, sửa chữa bằng việc theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện từ khâu mua vật tư đến khâu thi công, nhằm hạn chế tối đa sự lãng phí nguyên vật liệu cũng như lãng phí quỹ thời gian lao động với mục đích hạ thấp giá thành sản phẩm. - Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn, các thủ thuật kiểm tra, đối chiếu cho cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp; Phổ biến kịp thời và thuyết minh các quy định, quy chế mới của Xí nghiệp và của Tổng công ty để họ có thể nắm bắt kịp thời thông tin và hiểu rõ trách nhiệm của từng cá nhân và nhận thức được công việc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và kiểm soát của Xí nghiệp. - Cần phân công, phân nhiệm cụ thể và rõ ràng hơn nữa về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong Xí nghiệp, áp dụng chuyên môn hoá vào trong quản lý và tác nghiệp sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện bộ máy quản lý và môi trường kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng. 3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp Ngoài việc Xí nghiệp cần nhanh chóng khắc phục những tồn tại trong hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại, một công việc khác không kém phần quan trọng là Xí nghiệp nên làm thế nào để hoàn thiện và phát huy tối đa sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát trong quá trình quản lý và thực hiện chi phí. Sau đây một số ý kiến đóng góp nhằm khắc phục những hạn chế và góp phần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu. Hoàn thiện các thủ tục KSNB về chi phí nguyên vật liệu - Đối với vật tư tồn kho do lạc hậu kỹ thuật hoặc không đúng quy cách phẩm chất không sử dụng được có nguồn gốc từ trong nước hay nước ngoài, điều đầu tiên Xí nghiệp cần hành động là cho thanh lý loại vật tư này càng sớm càng tốt nhằm thu hồi nhanh nguồn vốn bị ứ đọng lâu nay. Vì trong điều kiện biến động thị trường hiện nay cũng như do ảnh hưởng của lạm phát và trượt giá, việc hành động chậm trễ sẽ không có lợi cho Xí nghiệp dễ dẫn đến thất thoát hữu hình lẫn vô hình. Trong khi đó, việc vật tư tồn kho lạc hậu, không có khả năng sử dụng vừa chiếm một diện tích kho khá lớn vừa tốn chi phí bảo quản. Mặt khác, việc thanh lý vật tư chậm trễ làm cho Xí nghiệp mất đi cơ hội thu hồi vốn để đầu tư vào những việc khác đồng thời mất đi cơ hội được sở hữu vật tư mới, chất lượng tiên tiến hiện đang có trên thị trường. Điều thứ hai Xí nghiệp cần quan tâm đối với việc ký kết hợp đồng mua và nhập kho vật tư có nguồn gốc từ các nước để phục vụ cho công tác sản xuất linh kiện, sửa chữa đầu máy. Trong trường hợp này Xí nghiệp cần nghiên cứu kỹ trước khi lập kế hoạch mua sắm vật tư, công việc này nên do những chuyên gia của từng loại đầu máy sau khi tiến hành kiểm tra kỹ thuật các đầu máy sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch mua sắm các loại vật tư cần thiết cho sử dụng và dự trữ với số lượng, quy cách phẩm chất hợp lý . Vì lợi ích của Xí nghiệp nên việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về nhập kho là cần thiết và không thể thiếu công tác kiểm tra kỹ thuật chất lượng vật tư, phụ tùng trước khi nhập kho, dù thế nào cũng không nên nhập kho vật tư không đúng quy cách như những lý do đã nêu trên. - Với điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay tất cả các đối tượng đều có được sự lựa chọn tốt nhất về giá cả, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mình muốn. Theo đó, để lợi ích của Xí nghiệp được đảm bảo, bộ phận mua hàng thuộc phòng vật tư cần nắm bắt kịp thời cũng như dự đoán trước tình hình giá cả trong thời gian đến để tham mưu cho Giám đốc có biện pháp tồn trữ hoặc giải phóng thích hợp. Đồng thời cần phải linh hoạt hơn nữa trong việc lựa chọn nhà cung cấp, cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chất lượng và giá cả. Bên cạnh đó Xí nghiệp cần có chính sách khen thưởng, động viên khích lệ đối với nhân viên thực hiện việc thu mua vật tư năng động, nhạy bén, tìm kiếm được nhà cung cấp đảm bảo chất lượng mà giá cả lại phù hợp nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên mua hàng và tất cả các nhân viên khác phấn đấu phát huy. - Về việc cấp phát vật tư cho các trạm, Xí nghiệp nên tổ chức cử nhân viên thực hiện di chuyển nguyên vật liệu, phụ tùng tại kho Xí nghiệp đầu máy đi các trạm, đồng thời theo dõi và giám sát chặt chẽ từ các chứng từ ban đầu của nghiệp vụ xuất vật tư tại Xí nghiệp cho đến khâu tổ chức bảo quản, cấp phát vật tư, phụ tùng đến các trạm. Xí nghiệp có thể mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 152, chẳng hạn: TK152-DT (kho NVL trạm Diêu Trì), TK152-KL (kho NVL trạm Kim Liên) …để theo dõi nghiệp vụ xuất kho thực tế tại các trạm. Sử dụng “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ” để theo dõi vật tư xuất kho cho các trạm và định kỳ 10 ngày hoặc 15 ngày các trạm gửi bộ chứng từ (Phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan do các trạm lập mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh) về cho Phòng kế toán Xí nghiệp làm căn cứ hạch toán vào chi phí. Có như vậy, mới phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ của toàn Xí nghiệp. Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng PHIẾU DI CHUYỂN VẬT TƯ NỘI BỘ Số:……. Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Kho xuất: Kho Phụ tùng Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng Kho nhập: Kho đầu maý Diêu Trì STT Số thẻ kho Mã số VT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 2 133.05.110 133.05.002 Guốc hãm Dây đồng hồ tốc độ Cái Sợi 40 15 40 15 100.000 12.000 4.000.000 180.000 Tổng xxx Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Kèm theo…..chứng từ gốc Phụ trách đơn vị sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Nợ: TK152-DT Có: TK152.06 - Xí nghiệp cần xây dựng quy định đối với vấn đề xuất kho vật tư cho các Xí nghiệp liên hiệp khác mượn hoặc chuyển nhượng tránh tình trạng khi kiểm kê số lượng thực tế không phù hợp với sổ sách. Chẳng hạn: Khi xuất kho vật tư cho mượn hoặc chuyển nhượng thủ kho phải ghi giảm số lượng, giá trị vào thẻ kho kịp thời không nên theo dõi ở sổ riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê, đối chiếu định kỳ. - Cần quan tâm hơn nữa đến hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển giao nhận, phương tiện đo lường. Nhiên liệu chủ yếu của Xí nghiệp là xăng dầu, đây là nhiên liệu dễ cháy, vì thế hệ thống kho bãi phải được đảm bảo an toàn, tránh xa những vật dễ phát lửa…đồng thời phải thường xuyên đào tạo, huấn luyện các nghiệp vụ cần thiết cho thủ kho như: khả năng nhận biết môi trường và biện pháp chữa cháy sơ cấp. Đối với các phương tiện đo lường, với điều kiện phát triển khoa học kỹ thuật như hiện nay Xí nghiệp có điều kiện lựa chọn phương tiện khoa học thích hợp đảm bảo đúng kết cấu, kỹ thuật cho phép của Nhà nước. - Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại tạo nên sự lớn mạnh của thị trường hàng hoá, dịch vụ. Sản phẩm, dịch vụ ngày càng phong phú và đa dạng, biến động không ngừng cùng với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đối thủ cạnh tranh về giá cả, chất lượng, uy tín khách hàng. Giá cả ngày càng được cải thiện tạo điều kiện thuận lợi cho người tiêu dùng, các doanh nghiệp có cơ hội được sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ với giá rẻ. Tuy nhiên, sự phát triển đó vô hình đã tạo nên sự trượt giá của đồng tiền cũng như việc giảm giá trị hữu hình (bằng giá trị) và vô hình (sự lạc hậu kỹ thuật) của sản phẩm, hàng hoá, vật tư càng nhanh. Vì vậy, để bù đắp vào giá trị vật tư, hàng hoá đang sở hữu và tồn trữ phục vụ cho hoạt động sản xuất vận tải của đơn vị mình, Xí nghiệp nên thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những loại vật tư có đủ bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của vật tư tồn kho. Việc lập dự phòng này nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư bị giảm giá trị, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính và cuối kỳ hạch toán. 3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát vê chi phí nhân công Những mặt hạn chế trong khâu kiểm soát chi phí nhân công mặc dù không nhiều. Tuy nhiên, để góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát tốt, tạo niềm tin cho người lao động và hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí của Xí nghiệp, em xin có một số ý kiến khắc phục và bổ sung như sau: - Ban quản đốc phân xưởng, các tổ trưởng, đội trưởng cần thực hiện chấm công công khai, nghiêm túc và chặt chẽ quá trình làm việc của công nhân, nhân viên làm việc tại bộ phận mình. Thực hiện ghi chính xác, khách quan số ngày công, giờ công của từng công nhân nhằm hạn chế tình trạng công nhân làm việc thiếu nghiêm túc, lơ là trong công việc, làm việc riêng trong giờ hành chính hoặc đi muộn về sớm mà vẫn được hưởng đủ lương. Trong khi đó năng suất lao động thấp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc được giao gây thất thoát cho Xí nghiệp. Song song với việc chấm công của các tổ trưởng, đội trưởng Ban quản đốc phân xưởng cần phát huy hết quyền lực và trách nhiệm của mình, cụ thể: cần tăng cường việc kiểm tra đột xuất xuống các phân xưởng, nếu trước đây chỉ có thực hiện 1lần/ngày thì nên tăng thêm 2 hoặc 3lần/ngày, không quy định thời gian kiểm tra. Đồng thời thực hiện xử lý nghiêm khắc đối với các công nhân không chấp hành đúng quy định của phân xưởng Xí nghiệp như đã nêu trên bằng các biện pháp như: kỷ luật, phạt hành chính, trừ vào lương hoặc trừ công… - Xí nghiệp cần áp dụng triệt để nguyên tắc phân công, phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm vào công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. Việc thực hiện theo dõi nhân sự, lao động và trích các khoản theo lương, ốm đau, thai sản cho đến việc nộp BHXH, BHYT cho công ty bảo hiểm nên được thực hiện bởi kế toán tiền lương hoặc do Phòng tổ chức cán bộ lao động thực hiện một cách nghiêm túc. - Ngày nay, hệ thống các ngân hàng Việt Nam đang phát triển mạnh, theo đó các dịch vụ càng trở nên phổ biến và thông dụng đối với mọi người dân từ tầng lớp nông dân, công nhân đến trí thức. Vì thế, Xí nghiệp nên tổ chức việc phát trả lương cho công nhân cũng như cán bộ công nhân viên qua dịch vụ ngân hàng thông qua số tài khoản của từng cá nhân (tài khoản thanh toán) nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán cũng như hạn chế sai phạm xảy ra, đồng thời đáp ứng được nhu cầu gửi tiết kiệm qua Ngân hàng đối với người lao động. - Khuyến khích tinh thần làm việc cho tất cả các nhân viên, công nhân toàn Xí nghiệp bằng cách xây dựng các chính sách thưởng - phạt cụ thể đối với từng nội dung đóng góp và mức độ sai phạm…nhằm phát huy năng lực, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. 3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. - Điều đầu tiên Xí nghiệp nên thực hiện để kiểm soát 2 loại chi phí này tốt hơn là tiến hành phân loại cụ thể hai loại chi phí này theo các dạng chứng từ, nghiệp vụ phát sinh và xây dựng hệ thống quy định, định mức sử dụng trên cơ sở quy định về định mức xây dựng kế hoạch của Tổng công ty và chi phí phát sinh thực tế của các kỳ trước. Đồng thời ban hành kèm theo một số quy định, quy chế về việc sử dụng dịch vụ tiết kiệm và hình thức kỷ luật đối với việc sử dụng vượt định mức, lãng phí. Để đảm bảo sự hợp lý về định mức sử dụng chi phí giữa các phòng ban, phòng kế hoạch nên căn cứ vào diện tích sử dụng, thời gian làm việc và số lượng lao động của từng bộ phận, phòng ban để xây dựng định mức. Chẳng hạn: + Xây dựng định mức số kwh sử dụng điện: phải căn cứ vào số lượng bóng đèn điện, số lượng máy tính, máy điều hòa, quạt gió, máy móc thiết bị trên cơ sở công suất và thời gian sử dụng…đồng thời việc xây dựng định mức này cần phải dựa trên hoạt động của các bộ phận (phân xưởng sản xuất, sửa chữa định mức sẽ cao hơn…) và phải chú ý đến các mùa trong năm: mùa nắng nóng thì định mức sử dụng phải cao hơn các mùa Đông, Xuân…vì mức độ sử dụng dịch vụ sẽ cao hơn (như máy điều hòa, quạt gió, tủ lạnh…) + Xây dựng định mức sử dụng điện thoại: nên xây dựng bằng chỉ tiêu số phút gọi nội hạt, liên tỉnh, điện thoại di động trên cơ sở số lượng máy điện thoại, số lượng nhân viên mỗi phòng và tính chất của từng công việc. Chẳng hạn, định mức sử dụng điện thoại cho các phòng giao dịch, đối ngoại sẽ cao hơn các phòng ban khác. + Đối với các loại chi phí không thể định lượng và các loại chi phí bằng tiền khác việc xây dựng định mức nên được thực hiện bằng chỉ tiêu tiền cụ thể… Định mức chi phí cho từng bộ phận có thể thể hiện qua mẫu sổ sau đây: ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG DỊCH VỤ Bộ phận: STT Nội dung chi phí Khoản mục chi Định mức sử dụng Ghi chú Số lượng Số tiền Phòng kế hoạch Giám đốc Xí nghiệp - Giá trị của nghiệp vụ phát sinh đối với 2 loại chi phí này không lớn tuy nhiên phát sinh thường xuyên. Chính vì thế việc kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ và theo dõi chặt chẽ các chứng từ phát sinh là rất cần thiết, cần phải thực hiện nghiêm túc, có như thế mới kiểm soát được sự biến động về chi phí phát sinh để từ đó có những biện pháp khắc phục, chấn chỉnh kịp thời. Để theo dõi sự phát sinh các nghiệp trong tháng, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đây: BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Tháng….. STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung cấp Số tiền Số Ngày Tổng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN Tháng….. STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung cấp Số tiền Số Ngày Tổng Đà Nẵng, ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Ngoài việc lập định mức cho hai loại chi phí này, để tạo điều kiện cho công tác đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí theo định mức kế hoạch phục vụ cho việc tính toán và phân tích chênh lệch nhằm đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đây: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI Tháng: Nội dung chi phí Khoản mục chi Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch - Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuê kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ………………………… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx Đà Nẵng, Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN Tháng: Nội dung chi phí Khoản mục chi Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch - Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuê kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ………………………… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx Đà Nẵng, Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Kế toán theo dõi riêng từng loại chi phí, cuối tháng tổng hợp những chứng từ cùng loại và tính tổng cộng số tiền, sau đó lập thành 2 bảng tổng hợp: Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài và Bảng tổng hợp chi phí khác bằng tiền sau khi đã được bổ sung 2 cột kế hoạch và chênh lệch như đã trình bày. - Một yếu tố khác không thể thiếu trong công tác kiểm soát 2 loại chi phí này đó là việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm. Cũng như phần hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công đã nêu: với sự cạnh tranh của các nhà cung cấp trên thị trường hiện nay, để có được sản phẩm hoàn hảo thì sự linh hoạt, năng động, nhạy bén trong việc tìm kiếm nhà cung cấp cùng những chính sách khích lệ, khen thưởng của Xí nghiệp sẽ góp phần tạo nên môi trường làm việc năng động, sáng tạo, phát huy tối đa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát chi phí nói riêng và hệ thống kiểm nội bộ nói chung góp phần đẩy mạnh sự phát triển hoàn thiện toàn Xí nghiệp. óùó III. MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC LIÊN QUAN Công tác hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng tại Xí nghiệp. Như trong phần thực trạng kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đã trình bày, thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng tại Xí nghiệp được phân bổ theo hai dạng: phân bổ 100% và 50%. Điều này chỉ phù hợp với những loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, phân bổ trong thời gian ngắn. Trong khi đó những công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất cũng được áp dụng phương pháp phân bổ này sẽ dẫn đến những biến động lớn về chi phí, ảnh hưởng đến giá thành trong kỳ đó là điều khó tránh khỏi. Chính vì thế, điều Xí nghiệp cần quan tâm là làm như thế nào để hạn chế sự biến động chi phí do việc gánh chịu không hợp lý trong việc phân bổ. Để khắc phục hạn chế này, đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn, và thời gian sử dụng dài phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp nên xây dựng hệ thống định mức quy định thời gian phân bổ cho từng nhóm công cụ và tiến hành phân bổ dần theo định mức. Việc tiến hành phân bổ dần công cụ dụng cụ vào chi phí theo phương pháp định mức thời gian sử dụng sẽ giúp phản ánh đúng chi phí trong kỳ, tránh gây tăng đột biến chi phí, giá thành vận tải. Để xây dựng định mức thời gian sử dụng cho các công cụ dụng cụ có giá trị lớn (CCDC phân bổ 50% theo quy định của Xí nghiệp) có thể sử dụng mẫu sổ sau đây: ĐỊNH MỨC THỜI GIAN PHÂN BỔ CCDC STT Tên CCDC Mã số Định mức t/g phân bổ Ghi chú 1 … Máy điều hòa … LC00183 ….. 5 năm …. Bắt đầu từ tháng đưa vào sử dụng - Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho CCDC hoặc mua ngoài về dùng cho sản xuất , quản lý của Xí nghiệp. Kế toán sẽ căn cứ vào ngày phát sinh và định mức thời gian phân bổ để tiến hành tính mức phân bổ theo công thức sau: Mức phân bổ giá trị N.giá CCDC xuất dùng CCDC xuất dùng = Hàng tháng (quý) Số tháng (quý) được phân bổ theo định mức Chẳng hạn: Nguyên giá của Máy điều hòa trên theo chứng từ là: 6.068.180 đ, thì: Mức phân bổ 6.068.180 Máy điều = = 101.136đ hòa hàng tháng 5 * 12 Vậy, Kế toán sẽ thực hiện phân bổ hàng tháng theo giá trị trên cho đến khi hết thời gian sử dụng. Trường hợp chưa hết thời gian sử dụng mà CCDC báo hỏng hoặc mất trộm thì kế toán phân bổ giá trị còn lại theo Biên bản xử lý của Xí nghiệp. Công tác hạch toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn. Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều mắc phải trường hợp này trong quá trình thực hiện sản xuất và hạch toán: vật tư mua theo yêu cầu và đưa vào sản xuất nhưng chưa có hoá đơn nên việc hạch toán được thực hiện vào kỳ sau khi có Hoá đơn về. Riêng đối với Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng, do đặc thù riêng của Xí nghiệp: đầu máy các loại dùng để kéo các đoàn tàu đều có nguồn gốc từ nước ngoài, mỗi đầu máy được cấu tạo bởi các thiết bị mang tính đặc chủng riêng của từng nước. Vì thế, để phục vụ công tác sửa chữa, khôi phục các đầu máy Xí nghiệp phải mua vật tư, phụ tùng từ các nước theo từng loại đầu máy. Việc mua này được thực hiện bằng hình thức ủy thác cho các công ty xuất nhập khẩu (Công ty cổ phần vật tư đường sắt Sài Gòn, Công ty TNHH STD&D). Vì thủ tục nhập khẩu phức tạp và trụ sở của các công ty ở xa Xí nghiệp nên Hóa đơn, chứng từ mua hàng thường về sau vật tư. Đặc biệt đối với các nghiệp vụ Xí nghiệp xảy ra vào cuối kỳ, do yêu cầu sản xuất nên khi vật tư về phải xuất dùng để kịp thời phục vụ cho công tác sửa chữa, trong khi đó Hóa đơn vẫn chưa về nên Phòng kế toán không có căn cứ để ghi sổ, đầu tháng sau khi Hóa đơn về kế toán mới có thể tiến hành hạch toán. Điều này không đúng với nguyên tắc phù hợp của Chế độ kế toán quy định, kỳ sau phải gánh chịu một khoản chi phí của kỳ trước ảnh, do vậy dẫn đến tình trạng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được phản ánh kịp thời, bất hợp lý làm ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí trong kỳ. Để khắc phục tồn tại này, việc hạch toán giá trị vật tư mua về dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn nên được thực hiện bằng giá tạm tính (có thể là giá của lần nhập trước hoặc giá trong hợp đồng) để phản ánh kịp thời chi phí phát sinh trong kỳ. Sau khi có Hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh tăng giảm chi phí như sau: + Khi Giá trị thực tế > giá trị tạm tính : Điều chỉnh tăng phần chênh lệch đối với chi phí NVLTT nếu vật tư xuất dùng cho sản xuất trực tiếp (TK621) hoặc xuất dùng cho quản lý phân xưởng thì ghi tăng chi phí sản xuất chung (TK627). + Khi giá trị thực tế < giá trị tạm tính: Điều chỉnh giảm phần chênh lệch đối với TK621 hoặc TK627. Thủ thuật điều chỉnh có thể thực hiện bằng cách xóa sổ (ghi bút toán đảo) các bút toán cũ rồi ghi lại bút toán mới; hoặc ghi tăng chi phí (Ghi Nợ) phần chênh lệch để điều chỉnh tăng, ghi giảm chi phí (ghi Có) phần chênh lệch để điều chỉnh giảm. óùó ˜ó™ Trong môi trường kinh tế biến động liên tục và sự khốc liệt của quy luật cạnh tranh như hiện nay luôn tồn tại hai mặt đối lập đó là thành công hay thất bại. Làm thế nào để thành công đó là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải suy nghĩ và mong muốn đạt được. Đối với Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng là đơn vị cung cấp sức kéo, phục vụ yêu cầu vận tải của Ngành, đảo bảo “mạch máu” lưu thông Ngành đường sắt khu vực Miền Trung nói riêng và cả nước nói chung. Điều mà Xí nghiệp cũng như ngành đường sắt hướng đến là không ngừng cải tiến, phát triển hệ thống Ngành. Thật vậy, trong những năm gần đây, hệ thống giao thông đường sắt phát triển rất nhanh cả về cơ sở vật chất lẫn chất lượng dịch vụ. Để thực hiện được điều đó là một quá trình nghiên cứu lâu dài và thực hiện xuyên suốt và đồng bộ cả một hệ thống Ngành và điều chắc chắn là không thể thiếu công tác kiểm tra, kiểm soát. Đặc biệt đối với công tác kiểm soát chi phí, đây là nhiệm vụ quan trọng góp phần đáng kể trong việc hạ thấp giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Nhờ đó xây dựng hình ảnh, uy tín cho Ngành đường sắt trong điều kiện các loại phương tiện vận tải ngày càng phát triển, khách hàng có nhiều sự lựa chọn Hy vọng với đề tài này sẽ giúp Xí nghiệp hiểu thêm về tầm quan trọng của công tác kiểm soát để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát cho phí sản xuất vận tải hiện tại của Xí nghiệp, nhằm giúp cho hoạt động của Xí nghiệp ngày càng phát triển. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp, em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các Cô, chú, anh, chị Phòng kế toán. Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp, do kiến thức và sự hiểu biết còn nông cạn nên không tránh khỏi sai sót, rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các Cô, chú,…Tất cả kiến thức hôm nay có được sẽ là hành trang vững chắc cho bước đường ngày mai, em xin chân thành cảm ơn các Cô, chú… Phòng Kế toán tài chính Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng. óùó  PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG Tôi tên : TRẦN THỊ BÍCH ÁI Hiện đang là sinh viên năm thứ 4 (Lớp 23KT6) của Trường ĐHDL Duy Tân. Được sự giới thiệu của Nhà trường và sự đồng ý của lãnh đạo Xí nghiệp, tôi đang thực hiện kỳ thực tập tại Xí nghiệp để tiếp xúc thực tế công tác làm kế toán và hổ trợ cho việc bảo vệ khoá luận tốt nghiệp. Để phục vụ cho đề tài luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí SXKD tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng”, tôi xin phép được tiến hành một cuộc khảo sát nhỏ về công tác kiểm soát chi phí bằng Phiếu khảo sát sau đây. Kính mong được sự giúp đỡ của các Cô, chú, anh, chị Phòng tài vụ. Ngày phỏng vấn: Tên đáp viên 1 . Chức vụ: 2 Chức vụ: 3 Chức vụ 4 Chức vụ 5 Chức vụ 6 Chức vụ 7 Chức vụ VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1. Giám đốc Xí nghiệp (XN) có quan tâm đến công tác kiểm soát chi phí không? £ Rất quan tâm £ Có quan tâm £ Ít quan tâm £ Không quan tâm 2. XN có ban hành các văn bản phục vụ cho kiểm soát chi phí không? £ Có £ Không 3. Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro trong quá trình thực hiện chi phí và giám sát nó một cách cẩn thận hay không? £Rất cẩn thận £ Tương đối cẩn thận £ Không cẩn thận £ Không thực hiện 4. Giám đốc có vui lòng điều chỉnh BCTC khi có sai sót trọng yếu liên quan đên chi phí không? £ Rất vui lòng £ Vui lòng £ Không hài lòng £ Không điều chỉnh 5. Có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng :Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản trong công tác quản lý và thực hiện chi phí không? £ Rất rõ ràng £ Tương đối rõ ràng £ Không rõ ràng £ Không áp dụng 6. Trong XN có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên thực hiện chi phí hay không? £ Có £ Không 7. Việc uỷ quyền quản lý chi phí có được thực hiện bằng văn bản không? £ Có £ Không 8. XN có ban hành các quy định về xử lý vi phạm trong quá trình thực hiện chi phí hay không? £ Có £ Không 9. XN có những biện pháp hạn chế hay loại bỏ các hành vi gian lận trong quá trình thực hiện chi phí không? £ Có £ Không 10. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan cụ thể để tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu công tác kiểm soát chi phí của đơn vị? £ Rất cụ thể £ Tương đối cụ thể £ Không cụ thể £ Không áp dụng 11. Các nhân viên có hiểu trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc thực hiện chi phí của họ không? £ Có £ Không 12. XN có bộ phận lập kế hoạch sản xuất và dự toán chi phí sản xuất, tài chính không? £ Có £ Không 13. Các kế hoạch sản xuất, tài chính có được ký duyệt hợp lý bởi Giám đốc không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không ký duyệt 14. GĐ có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chín trực trong cả lời nói và việc làm không? £ Có £ Không 15. Có thiết lập và phổ biến đầy đủ các chính sách thích hợp và các thông lệ kinh doanh được cho phép, xử lý các mâu thuẩn, quyền lợi cũng như các quy chế đạo đức? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không áp dụng VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH VẬN TẢI Về kiểm soát Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 16. XN có tổ chức độc lập giữa các bộ phận: mua hàng, nhận hàng, thủ kho và kế toán vật tư không? £ Có £ Không 17. Kế hoạch sản xuất có được lập định kỳ bởi Phòng kế hoạch không? £ Có £ Không 18. Các đơn đặt hàng có được lập trên cơ sở Kế hoạch sản xuất và phiếu đề nghị mua vật tư không? £ Có £ Không 19. Tất cả các đơn đặt hàng có được phê duyệt bởi Trưởng bộ phận mua hàng không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không phê duyệt 20. Vật tư được mua có được kiểm tra về số lượng và chất lượng bởi Bộ phận kiểm nghiệm vật tư không? £ Có £ Không 21. XN có xây dựng kế hoạch hoặc định mức sử dụng vật tư cho mỗi kỳ sản xuất hoặc cho một kế hoạch sản xuất không? £ Có £ Không 22. Các nghiệp vụ nhập – xuất kho có được phê duyệt hợp lý bởi Kế toán trưởng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, Phiếu đề nghị mua vật tư và Phiếu đề nghị xuất vật tư không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không phê duyệt 23. XN có lập Phiếu xuất - nhập kho khi có các nghiệp vụ xuất - nhập kho vật tư ? £ Có £ Không 24. Các Phiếu nhập - xuất kho có đầy đủ chữ ký của các bộ phân liên quan hay không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 25. XN có mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư không? £ Có £ Không 26. Việc áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ có nhất quán giữa các kỳ kế toán không? £ Có £ Không 27. Các chứng từ có được đánh dấu sau khi xét duyệt nhằm tránh việc tái sử dụng? £ Có £ Không 28. Hệ thống kho, bãi chứa vật tư có được bố trí riêng và đảm bảo an toàn không? £ Có £ Không 29. Định kỳ hoặc cuối năm XN có thực hiện kiểm kê vật tư tồn kho không? £ Có £ Không 30. Vật tư tại Xí nghiệp có được phân loại nhằm dễ theo dõi và hạch toán không? £ Có £ Không 31. Có lập biên bản xử lý vật tư thừa - thiếu sau kiểm kê không? £ Có £ Không 32. XN có lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho không? £ Có £ Không 33. XN có xây dựng các quy trình áp dụng cho nghiệp vụ nhập - xuất kho không? £ Có £ Không 34. Có sự phân loại về chi phí và các quy định phân bổ chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ không? £ Có £ Không 35. Có các sơ đồ hướng dẫn hạch toán từng loại tài khoản liên quan đến chi phí nguyên vật liệu? £ Có £ Không 36. Phương pháp tính giá vật tư xuất kho có được sử dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán không? £ Có £ Không 37. XN có các chính sách, quy định khen thưởng - kỷ luật về việc tiết kiệm – lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất hay không? £ Có £ Không Về kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 38. XN có xây dựng các quy chế về việc tuyển dụng và trả lương cho nhân viên? £ Có £ Không 39. Tiền lương, các khoản phải trả cho người lao động, quy định về khấu trừ các khoản theo lương có được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng lao động không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 40. XN có xây dựng quỹ lương theo quy định của Bộ tài chính không? £ Có £ Không £ Quy định riêng 41. XN chi lương theo đúng Bảng lương đã được người lao động ký không? £ Đúng toàn phần £ Đúng một phần £ Không £ Khác 42. XN có áp dụng nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng: theo dõi nhân sự - theo dõi lao động - kế toán lương - người trả lương không? £ Có £ Không 43. Tỷ lệ tính Các khoản trích theo lương được khấu trừ vào lương của người lao động có đúng quy định của Bộ tài chính không? £ Đúng £ Không £ Tỷ lệ khác 44. Xí nghiệp có đăng ký và nộp Bảo hiểm xã hội cho toàn bộ người lao động (NLĐ) đã được ký hợp đồng lao động không? £ Tất cả £ Theo yêu cầu NLĐ £ Một phần £ Không 45. Xí nghiệp chi lương cho người lao động có đúng hạn quy định không? £ Chi sớm £ Chi trễ £ Chi đúng £ Chi theo yêu cầu tạm ứng 46. Xí nghiệp có thường xuyên nợ lương người lao động không? £ Thường xuyên £ Thỉnh thoảng £ Không 47. Lãnh đạo có quan tâm đến những khó khăn, nguyện vọng của nhân viên và có chính sách giúp đỡ, ưu đãi hợp lý không? £ Rất quan tâm £ Có quan tâm £ Ít quan tâm £ Không quan tâm 48. XN có bộ phận độc lập theo dõi lao động và thực hiện chấm công hàng ngày không? £ Có £ Không Về kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 49. Xí nghiệp có thiết lập tỷ lệ khấu hao theo đúng quy định? £ Có £ Không 50. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ của Xí nghiệp là: £ Đường thẳng £ KH theo số lượng £ Số dư giảm dần có điều chỉnh 51. Phương pháp khấu hao TSCĐ có được áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán? £ Có £ Không 52. Bảng đăng ký trích khấu hao TSCĐ của XN có được xét duyệt của Giám đốc? £ Có £ Không 53. Xí ngghiệp có các quy định về hạch toán và phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ haykhông? £ Có £ Không 54. Khi có sự thay đổi mức khấu hao của XN có được thuyết trình để xét duyệt mức khấu hao mới không? £ Có £Không Về Chí phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 55. Các khoản chi phí phát sinh có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định không? £ Rất đầy đủ £ Tương đối đầy đủ £ Không đầy đủ £ Không có 56. Phương pháp Xí nghiệp dùng để quản lý việc sử dụng chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền? £ Xây dựng định mức £ Biện pháp hạn chế £ Không có 57. Các phiếu chi có được xét duyệt hợp lý trên cở sở các chứng từ hợp lệ không? £ Tất cả £ Hầu hết £ Một phần £ Không 58. Xí nghiệp có thuyết minh các khoản chi phí phù hợp phát sinh ngoài dự kiến không? £ Có £ Không £ Không phát sinh Đà Nẵng, ngày… tháng … năm …… Xác nhận của các đáp viên: Kế toán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu Kế toán phụ tùng Kế toán TSCĐ Kế toán nhiên liệu Kế toán lương Kế toán thanh toán