Khóa luận Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Cao Su Đà Nẵng

chưa được thực hiện nghiêm túc, công tác thu hồi nợ không được thực hiện thường xuyên vào cuối kì. Điều này rất dễ dẫn đến ảnh hưởng về mặt tài chính tín dụng của công ty. Mặc dù, khi xoá sổ các khoản phải thu khó đòi thì vẫn có hội đồng xử lí nợ khó đòi, nhưng công ty vẫn chưa có các văn bản cụ thể về việc xoá sổ nợ phải thu khó đòi, sẽ dễ dẫn đến gian lận nhân viên chiếm đoạt các khoản phải thu, sau đó che giấu bằng cách đưa vào nợ phải thu khó đòi và xoá sổ. Công ty cũng đã có văn bản cụ thể qui định chính sách, thủ tục bán chịu về hạn mức bán chịu và mức dư nợ cho phép, điều này giúp cho nhân viên bán hàng thực hiên phê duyệt bán chịu chính xác hơn tránh rủi ro tín dụng cho công ty. (Phụ lục II.3) Đồng thời, kế toán công nợ sẽ dễ kiểm soát các khách hàng có số dư nợ quá hạn để tiến hành các thủ tục thu hồi nợ. PHẦN BA: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG I. Những ưu điểm và tồn tại của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty cổ phần cao su Đà Nẵng. 1.1. Ưu điểm: 1.1.1. Những thuận lợi trong việc tổ chức kiểm soát tại công ty 1.1.1.1. Môi trường kiểm soát Công ty CP cao su Đà Nẵng đã thực hiện cổ phần hoá được hai năm và hiện tại cổ phiếu của công ty đã được niêm yết trên Trung tâm Giao dịch Chứng khoán TP Hồ Chí Minh. Để có được kết quả như ngày hôm nay một phần cũng nhờ công ty có một đội ngũ các nhà lãnh đạo có năng lực và tâm huyết với công ty. Các nhà lãnh đạo luôn quan tâm đến uy tín của công ty đối với khách hàng cũng như luôn cố gắng để đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng vì điều này quyết định đến sự sống còn của công ty. Do vậy các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Những người lãnh đạo công ty đã có quá trình hoạt động tại công ty khá dài cho nên rất am hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nên thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả. Bên cạnh đó những nhân viên và công nhân đang làm việc tại công ty đã được tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt vì thế các chính sách và thủ tục đề ra được họ thực hiện tốt. Ngoài ra họ còn tư vấn và đề xuất nhiều ý tưởng hay và thiết thực cho ban lãnh đạo của công ty để từ đó những nhà lãnh đạo có các quyết định đúng đắn trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Sự quan tâm của công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài cũng làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc không tìm cách để gian lận làm tổn hại đến công ty. Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau. Hơn nữa giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng năm công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện kiểm toán các Báo Cáo Tài Chính. Một mặt đảm bảo tính trung thực của thông tin kế toán mặt khác còn đảm bảo tính minh bạch của thông tin đối với công ty cổ phần. 1.1.1.2. Hệ thống kế toán. Bộ máy kế toán của công ty CP Cao su Đà Nẵng được tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong tác hạch toán và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo công ty cũng như các đối tượng bên ngoài công ty. Việc áp dụng hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ khá phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với khối lượng các nghiệp vụ nhiều như tại công ty. 1.1.1.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các phòng ban, xí nghiệp cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chẩn. - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: tại công ty, mọi phòng ban đều được phân chia trách nhiệm khá rõ ràng và cụ thể. Chẳng hạn như phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho phó giám đốc về hoạt động của thị trường trong và ngoài nước trên cơ sở đó dự báo về nguồn hàng, khả năng tiêu thụ, vạch kế hoạch kinh doanh, tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh kinh doanh. Từ đó, phó giám đốc sẽ trình lên giám đốc kế hoạch tiếp thị mới nhằm đảm bảo ổn định giá cả và thị trường. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, hay thủ kho không đồng thời là kế toán hàng tồn kho. - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: tại công ty, phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, phó giám đốc là người được phân công phụ trách phòng kinh doanh theo uỷ quyền của giám đốc, hay phó phòng kế toán là người thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai phạm, gian lận một cách tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ cũng đã làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. 1.1.2 Những ưu điểm của kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ - Nhìn chung công tác tổ chức kiểm soát nội bộ tại công ty CP Cao su Đà Nẵng được tổ chức khá tốt. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Không để xảy ra tình trạng chứng từ, hoá đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, điều này ngăn chặn được tình trạng chứng từ, hoá đơn bị đối tượng gian lận sử dụng sai mục đích, có thể làm ảnh hưởng đến ảnh hưởng đến công ty về nhiều mặt. - Công ty đã đưa ra một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, theo dõi các khoản doanh thu, công nợ, tiền…. - Việc phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong công ty khá rõ ràng. Đặc biệt với việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. - Việc lập Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối mỗi tháng sẽ giúp cho công ty dễ dàng phát hiện ra những sai phạm như trường hợp khách hàng đã trả nợ nhưng nhân viên cố tình ghi sổ trễ hoặc không ghi sổ để phục vụ cho lợi ích cá nhân. - Bên cạnh đó, việc công ty phân công trách nhiệm cho một nhân viên quản lý và thu hồi công nợ khách hàng cho một nhóm mặt hàng cụ thể là rất tốt. Việc này sẽ tạo điều kiện cho việc theo dõi các khoản nợ một cách chặt chẽ hơn. - Với việc áp dụng chính sách tín dụng rõ ràng sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro hình thành các khoản thu khó đòi. - Việc tổ chức hạch toán được thực hiện khá khoa học cho nên mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhiều nhưng không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc . 1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Cao su Đà Nẵng. Bên cạnh những thuận lợi và ưu điểm trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ thì vẫn còn một số mặt tồn tại trong công tác kiểm soát, những mặt còn tồn tại này nếu không sớm được hoàn thiện và khắc phục sẽ trở thành những trở ngại lớn cho công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình phát triển của công ty nói chung. - Nhận và xử lí ĐĐH: việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm ra và đối chiếu. Do số lượng và chủng loại của các mặt hàng rất đa dạng và phong phú, nhiều sản phẩm có tên gọi tương tự lẫn nhau, chỉ khác nhau một số đặc điểm nhỏ. Do vậy mà trong quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn. Dẫn đến việc kiểm tra số lượng sản phẩm để cung cấp có thể không đúng với thực tế, nhiều khi gây phiền toái cho khách hàng và chính nhân viên bán hàng. Vì công ty chịu trách nhiệm chuyên chở sản phẩm cho các nhà phân phối cho nên một số khách hàng không trực tiếp nhận hàng, mà thông qua người chuyên chở, cho nên khi có sự nhầm lẫn xảy ra khách hàng không có đủ hàng để giao cho người tiêu dùng và tốn thời gian và chi phí để đổi lại sản phẩm. Ngoài ra, việc phê duyệt HĐKT giám đốc uỷ quyền cho phòng kinh doanh gây áp lực công việc cho phòng kinh doanh. - Quản lí chứng từ sử dụng: Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ. Việc giao và nhận hoá đơn chứng từ là đồng thời chuyển giao trách nhiệm về bảo quản cũng như lưu trữ chứng từ, đây là những tài liệu kế toán rất quan trọng. Tuy nhiên hiện nay, khi giao nhận hoá đơn, chứng từ giữa hai phòng thì chỉ có xác nhận số lượng, số hoá đơn chuyển trở lại phòng bán hàng do có sai sót thì không được xác nhận trên giấy tờ. Mặt khác, đối với nghiệp vụ bán lẻ, phòng bán hàng không lập phiếu xuất kho, khách hàng sau khi trả tiền thì mang hai liên của hoá đơn, một liên của khách hàng, một liên dùng ghi sổ kế toán, xuống kho để nhận hàng, các thủ kho có trách nhiệm thu lại liên 3 hoá đơn lưu lại và giao cho phòng kế toán. Nhưng do công ty có khá nhiều kho và các nghiệp vụ bán hàng nhỏ lẻ không thường xuyên cho nên thường xảy ra tình trạng thất lạc hoá đơn lưu tại phòng kế toán đối với nghiệp vụ bán hàng này. - Công tác hạch toán: Thủ quỹ khi nhận tiền trong trường hợp bán lẻ, mua trả tiền ngay dựa vào hoá đơn. Kế toán không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày có khi vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán. - Quản lí các khoản phải thu: công tác thu hồi công nợ chưa được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Mặc dù đã qui định tỷ lệ nợ cho phép vào cuối kỳ đối với mỗi khách hàng, nhưng vẫn xảy ra nhiều trường hợp các khách hàng để tình trạng số dư nợ cuối kỳ vượt quá số dư nợ cho phép. Điều này làm tổn thất một khoản không nhỏ cho công ty vì trong khi để cho khách hàng nợ thì công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Các khoản giảm trừ doanh thu: Khi có phát sinh các nghiệp vụ về hàng đổi bù, nhằm tạo điều kiện cho khách hàng được đổi sản phẩm một cách nhanh chóng, công ty chỉ căn cứ vào biên bản kiểm tra của bộ phận KCS và phiếu nhập kho đã tiến hành xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng. Khoản thuế GTGT của hàng đổi bù công ty tạm thời nộp cho Cơ quan Thuế, khi khách hàng giao hoá đơn GTGT của những sản phẩm trả về kế toán mới tiến hành làm bảng kê xin hoàn thuế. Tuy nhiên do không theo dõi chi tiết các hoá đơn và khách hàng có hàng đổi bù cho nên một số trường hợp khách hàng không giao hoá đơn để hoàn thuế làm công ty thất thoát khoản thuế đã nộp cho những hàng đổi bù này. Những khoản chiết khấu bán hàng đã được trừ trên hoá đơn cho nên doanh thu hạch toán căn cứ trên hoá đơn là doanh thu đã được giảm trừ. Hiện nay, những khoản làm giảm trừ doanh thu chưa được kế toán theo dõi chi tiết. - Quản lí dữ liệu: Quá trình sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng sang phòng kế toán trong quá trình thực hiện còn xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu, tức là các yếu tố trong hoá đơn bán hàng trong phần mềm bị thiếu hoặc cập nhập sai so với hoá đơn bán hàng, điều này là do việc sử dụng không đồng bộ tên gọi cũng như mã của thành phẩm. Do vậy mà trong khi thực hiện sao chép, dữ liệu không cập nhập đầy đủ làm cho quá trình kiểm tra Hoá đơn gặp khá nhiều khó khăn cũng như trong công việc kiểm tra đối chiếu thành phẩm tồn cuối kỳ. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm kế toán thì một trong những nguyên tắc quan trọng là phân quyền sử dụng. Tuy nhiên việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện, một người nhân viên đều có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành, kể cả kế toán tổng hợp. Điều này có thể tạo điều kiện cho một số đối tượng có điều kiện chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, từ đó nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra. Trên đây là và những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ của công ty CP Cao su Đà Nẵng. Đế hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng nói riêng hoạt động ngày càng hiệu quả và phát huy tốt tác dụng kiểm soát thì công ty cần phải khắc phục được những hạn chế trên. II. Những ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Cao Su Đà Nẵng Qua những tồn tại trong quá trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty CP Cao su Đà Nẵng, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm công tác kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty như sau Đối với nghiệp vụ bán hàng Đối với khách hàng trong nước Bán cho các đại lí, nhà phân phối Để tăng cường KSNB trong nghiệp vụ bán hàng cho đại lí cần hoàn thiện qui trình kiểm soát tại công ty, được thể hiện qua lưu đồ kiểm soát sau: Giao cho khách hàng Người có nhu cầu (2’) (2) (1) Sai HĐKT Ký duyệt Thủ kho Kế toán tiêu thụ Khách hàng P. kinh doanh Đúng Kiểm tra ĐĐH Ký duyệt duyệt Xét duyệt Lập HĐ kinh tế ĐĐH HĐKT HĐKT Lập phiếu xuất kho L2 PXK Ghi thẻ kho L3 HĐGTGT Ghi sổ nhật kí bán hàng Ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ N N N L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) N Kế toán công nợ L1 PXK L2 PXK Ký duyệt Giám đốc Lập hoá đơn BH(HĐGTGT) (1) Hệ thống lại việc nhận yêu cầu đặt hàng: Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụ được tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Yêu cầu mua hàng được xây dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào yêu cầu mua hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thể đáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thể đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Đối với những khách hàng ở xa có thể đặt hàng bằng email hoặc vào địa chỉ website (DRC.com.vn) của công ty để đặt hàng thay cho việc sử dụng biểu mẫu yêu cầu mua hàng. Giấy yêu cầu mua hàng cũng được lưu cùng hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng ... để làm căn cứ đối chiếu sau này. Biểu mẫu yêu cầu mua hàng ( Phụ lụcIII.6) Mặt khác, giấy yêu cầu mua hàng của khách hàng cũng là một đối tượng để kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng đối tượng và có thể xảy ra gian lận hay không. Tránh nhầm lẫn về yêu cầu sản phẩm của khách hàng. (2), (2’) Phê duyệt các HĐKT: Hiện nay, trên thực tế tại công ty các HĐKT hầu như Giám đốc uỷ quyền cho phòng kinh doanh, nên không có sự kiểm tra giám sát từ cấp trên, do đó áp lực công việc sẽ dẫn đến các sai sót cố ý hay vô ý. Vì vậy, sau khi xem xét yêu cầu mua hàng phòng kinh doanh sẽ lập và chuyển ĐĐH lên cho Giám đốc phê duyệt bán chịu. Việc ký kết HĐKT với khách hàng do chính Giám đốc thực hiện, chỉ trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì mới uỷ quyền cho trưởng phòng kinh doanh ký thay mình. E Phân định rõ trách nhiệm đối với hoá đơn và chứng từ bán hàng Lưu trữ hoá đơn chứng từ được thực hiện theo qui định của Luật kế toán, chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Vì thế mà trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ xác định đâu là người chịu trách nhiệm. Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ. Mặt khác, khi giao nhận chứng từ nên ghi rõ các chứng từ đã giao, số lượng. Vì các chứng từ được đánh số thứ tự sẵn cho nên có thể không cần liệt kê từng chứng từ, mà có thể ghi seri chứng từ đó bắt đầu từ số nào và kết thúc tại đâu, số lượng . Khi có những chứng từ sai cần huỷ bỏ thì cũng cần phải ghi lại để theo dõi xem thật sự các chứng từ đó đã được huỷ một cách nghiêm túc hay chưa? Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là cách để ngăn ngừa khả năng mất hoá đơn, hoặc những hoá đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận.Việc phân quyền cần được thực hiện nghiêm túc. Đối với mỗi phần hành đều có người chịu trách nhiệm về phần hành đó. E Các khoản giảm trừ doanh thu: Để đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ và không bị thất thoát thì việc theo dõi chi tiết các hoá đơn hàng trả về và hoá đơn hàng đổi bù là cần thiết. Khi xảy ra nghiệp vụ đổi bù hàng cho khách hàng thì kế toán tiêu thụ cần theo dõi chi tiết các mục sau: Các hoá đơn hàng trả về (hoá đơn này thường được khách hàng gửi cho công ty sau một khoảng thời gian), tên khách hàng, số tiền hàng và tiền thuế GTGT hàng trả về, Hoá đơn hàng đổi bù, Số tiền hàng và thuế GTGT, số tiền chênh lệch giữa hai hoá đơn. Khoản chênh lệch giữa hoá đơn hàng trả về và hoá đơn đổi bù thường được khách hàng nộp bằng tiền mặt và được đưa vào thu nhập khác. Việc theo dõi chi tiết các hoá đơn liên quan đến hàng đổi bù nhằm mục đích đề nghị khách hàng giao đủ các hoá đơn hàng trả về để lập hồ sơ hoàn thuế, với thực tế như hiện nay tại công ty thì kế toán không kiểm soát được những hoá đơn hàng trả về nào chưa được khách hàng giao vì thế mà tài sản công ty đã bị thất thoát một khoản không nhỏ qua nhiều năm hoạt động. Căn cứ để lập bảng theo dõi hoá đơn hàng đổi bù (Phụ lục III.7) này là các hoá đơn xuất hàng đổi bù cho khách hàng và các hoá đơn trả hàng về do khách hàng giao cho công ty. Việc theo dõi này do kế toán tiêu thụ thực hiện, khi có hoá đơn hàng trả về tương ứng với hoá đơn hàng đổi bù nào thì kế toán tiêu thụ tiến hành ghi vào bảng theo dõi. Những dòng còn thiếu sẽ thể hiện những hoá đơn hàng trả về còn thiếu, kế toán tiêu thụ sẽ đề nghị khách hàng giao những hoá đơn này vào cuối mỗi kỳ. Ngoài ra, các khoản giảm trừ doanh thu kế toán nên tiến hành theo dõi chi tiết ngăn chặn hành vi gian lận trong việc thực hiện chiết khấu cho khách hàng, thất thoát tài sản của công ty. Đối với trường hợp bán lẻ Do nghiệp vụ bán lẻ không nhiều nên qua thực tế khâu kiểm soát ở nghiệp vụ này không được chú trọng, công ty không lập phiếu xuất kho, không ghi thẻ kho. Tuy nhiên nếu bỏ qua việc lập PXK thì đó sẽ là kẻ hở để các gian lận làm thất thoát tài sản của công ty xảy ra. Vì vậy cần lập PXK và có sự đối chiếu như lưu đồ sau: (3’) (3) (2) (1) (1) Khách hàng P.kinh doanh Kế toán thanh toán Lập HĐ GTGT HĐ GTGT xuất hàng PXK HĐ GTGT Ghi sổ kế toán N Nhận hàng Thanh toán N Có nhu cầu mua hàng Lập PXK PXK Bảng kê HH bán lẻ Thẻ kho Thủ kho N (1): Khi khách hàng đến mua hàng phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT đồng thời lập PXK, chứng từ này phải được ký duyệt bởi những người có thẩm quyền thể hiện trách nhiệm của các nhân viên. (2): Thủ kho sẽ căn cứ vào PXK để xuất hàng, ghi số lượng thực xuất và giá vốn vào PXK. Sau đó, ghi thẻ kho. Việc lập PXK sẽ là căn cứ để thủ kho theo dõi chính xác số lượng hàng hoá thực tế xuất - tồn. Việc lập PXK sẽ tránh thất lạc hoá đơn, giúp thủ kho cũng theo dõi chi tiết hàng hóa. (3): Cuối ngày, phòng kinh doanh sẽ lập bảng kê hàng hoá bán lẻ. Sau đó, tập hợp các hoá đơn GTGT và PXK trong ngày để chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Việc tổng hợp cuối ngày sẽ tránh ứ đọng công việc, giảm bớt các sai sót trong tính toán cũng như lên sổ sách. (3’): Định kì, có thể tháng hoặc quí kế toán tiến hành đối chiếu bản kê hàng hoá bán lẻ và sổ sách của kế toán. Để phát hiện sai sót về chênh lệch số liệu hàng hoá, ngăn chặn gian lận trong việc khai báo sai lệch lượng hàng xuất bán, thất thoát tài sản. Đối với hàng xuất khẩu Như đã trình bày trong phần thực trạng, ta thấy đối với nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá đã được công ty thực hiện theo một trình tự nhất định. Công ty đã có riêng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ bán hàng liên quan đến xuất nhập khẩu. Điều đó, cho thấy công ty đã tổ chức cho một nghiệp vụ xuất khẩu rất cẩn thận để đảm bảo tín dụng cho công ty, vì khách hàng là nước ngoài nên phải chú trọng việc thanh toán và thực hiện hợp đồng với khách hàng tránh các rủi ro tín dụng, hay hàng hoá không đảm bảo chất lượng gây mất uy tín, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của công ty. Cụ thể để hoàn thiện qui trình kiểm soát được thể hiện qua lưu đồ: (1), (2) Tuy nhiên, các HĐKT, chứng từ liên quan lại không có sự xét duyệt của giám đốc. Vì vậy cần có sự ký duyệt của giám đốc để thể hiện trách nhiệm, giảm bớt áp lực công việc đối với phòng kinh doanh. Tránh việc thông đồng ảnh hưởng đến tài sản, tín dụng của công ty. (3), (4) Mặt khác, ngoài Invoice cần lập phiếu xuất kho để thủ kho lên thẻ kho theo dõi số lượng xuất tồn của hàng hóa. Đồng thời, cuối tháng sẽ có sự đối chiếu giữa kế toán và thủ kho, nhằm phát hiện các sai sót chênh lệch trong ghi chép kế toán kịp thời có biện pháp chỉnh sửa. Hơn nữa lập PXK ngăn chặn gian lận khách hàng khai số lượng trên PXK ít hơn thực tế làm thất thoát tài sản của công ty. N Thanh toán Nhận hàng Ký duyệt ĐĐH Người có nhu cầu (4) (2) (1) (3) Sai Lập Invoice Invoice Invoice Tờ khai hàng hoá xuất khẩu Lập Detailed Packinglist xuất hàng Nhận hàng HĐKT Ký duyệt Kế toán tiền Thủ kho Người vận chuyển Khách hàng P. kinh doanh Ghi sổ N N Giám đốc Đúng Kiểm tra ĐĐH Ký duyệt duyệt Xét duyệt Lập HĐ kinh tế PXK lập PXK PXK Thẻ kho 2. Đối với nghiệp vụ thu tiền 2.1. Nghiệp vụ thu tiền mặt Mặc dù, khối lượng các nghiệp vụ thu trực tiếp bằng tiền mặt trong ngày không lớn nhưng nếu không lập phiếu thu ngay hoặc để vài ngày sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên sử dụng tiền của công ty vì mục đích cá nhân, chiếm đoạt tiền của công ty, và nếu để lâu ngày mới lập phiếu thu một lần không những sai nguyên tắc kế toán mà còn dễ gây ra sai sót trong quá trình ghi chép, thất thoát tài sản, các hành vi gian lận rất dễ xảy ra như: thủ quĩ sẽ không nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quĩ của công ty mà sẽ giữ lại sử dụng cho mục đích riêng của mình và có thể sẽ chiếm đoạt số tiền đó. Nếu như không có các biện pháp kiểm soát hữu hiệu trong nghiệp vụ này. Vì vậy, công ty cần đưa ra những nguyên tắc nhất định yêu cầu phải ghi phiếu thu ngay khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra và lập báo cáo bán hàng trong ngày. Đồng thời, có những chính sách thưởng phạt nghiêm khắc để nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Từ đó, sẽ ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền nói chung và nghiệp vụ thu tiền mặt nói riêng. Để tăng cường kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền mặt công ty có thể xây dựng lại các thủ tục, thể hiện qua lưu đồ kiểm soát: (1): Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ mà người nộp tiền đem đến nếu chứng từ không hợp lệ thì trả lại cho người nộp tiền, còn nếu hợp lệ thì kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu. Việc kiểm tra chứng từ đảm bảo tránh sai sót về ghi chép chứng từ. (2): Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ, nếu thấy đúng sẽ ký duyệt phiếu thu. Giám đốc ký duyệt. (3): Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ghi sổ quỹ, sự tách biệt giữa kế toán với thủ quỹ tránh gian lận chiếm đoạt tiền của công ty, thủ quỹ sử dụng tiền sai mục đích. (4), (4’): Kế toán tiền ghi vào sổ tiền mặt và sổ sách liên quan. Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào phiếu thu để ghi giảm nợ cho khách hàng ở sổ chi tiết phỉa thu khách hàng. Hàng tháng, thủ quỹ và kế toán tiền mặt tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ tiền mặt. Đồng thời, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ phải đối chiếu giữa sổ tiền mặt với sổ chi tiết phải thu khách hàng. Việc đối chiếu như vậy sẽ phát hiện ra sai sót về ghi sổ kế toán để có biện pháp chỉnh sửa kịp thời . Kế toán công nợ đúng sai Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ N Sổ cái Nhật ký CT Tờ kê chi tiết Ghi vào sổ tiền mặt phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu phiếu thu phiếu thu Ký duyệt Ký duyệt phiếu thu lập phiếu thu Đề nghị nộp tiền kiểm tra chứng từ chứng từ liên quan: HĐGTGT nộp tiền Kế toán tiền Khách hàng (1) (2) (3) (4’) (4) Ghi vào sổ quỹ sổ chi tiết phải thu KH Tờ kê chi tiết TK131 N Nhật ký CT Sổ cái N 2.2. Thu tiền qua ngân hàng Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng thì gian lận ít xảy ra hơn, tuy nhiên vẫn có thể xảy ra sai sót về ghi chép sổ sách. Vì vậy cần có sự kiểm tra đối chiếu các chứng từ để tránh các sai sót cố ý hay vô ý, có biện pháp kịp thời chỉnh sửa. (1), (1’) kế toán tiến hành kiểm tra giấy báo Có và đối chiếu với các chứng từ liên quan (hoá đơn GTGT). Nếu thấy đúng thì sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi, nếu sai sẽ chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng. Đồng thời, kế toán công nợ cũng tiến hành đối chiếu các chứng từ với kế toán, sau đó ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng. Máy tính sẽ tự động ghi vào sổ sách còn lại. (2), (2’) Do lượng tiền thu vào hàng ngày nhiều nên mỗi ngày kế toán phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đề phòng sai sót có thể xảy ra, tránh các tổn thất về tài chính. Như vậy, với việc xây dựng và áp dụng các thủ tục KSNB thích hợp đối với chu trình bán hàng và thu tiền công ty có thể ngăn ngừa được những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Lưu đồ kiểm soát: Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khác chuyển trả (2’) (2) (1) Đúng Sai NH của công ty Kế toán công nợ Kế toán tiền Lập giấy báo Có giấy báo Có, chứng từ liên quan Sổ phụ ngân hàng Giấy báo Có, chứng từ NH chuyển đến kiểm tra GB Có (1’) kiểm tra đối chiếu CT kiểm tra đối chiếu CT Sổ tiền gửi Sổ chi tiết phải thu KH Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK131 Sổ Cái Nhật kí CT Tờ kê chi tiết TK 112 N N 2.3. Quản lí các khoản nợ phải thu Chúng ta đều biết những rủi ro là không thể tránh khỏi khi áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng.Tuy nhiên, để tiêu thụ được sản phẩm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thì không thể không áp dụng chính sách tín dụng. Vấn đề là phải quyết định áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào để rủi ro là nhỏ nhất. Đây không phải là vấn đề đơn giản. Vì thế nên có sự đánh giá tình hình tài chính của khách hàng trước khi quyết định có áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng nào đó hay không. Đối với những khách hàng lâu năm thì có thể dựa vào kinh nghiệm để có thể đánh giá, có thể thông qua lịch sử thanh toán các khoản nợ của khách hàng trước đây. Nếu khách hàng nào có lịch sử giao dịch tốt thì công ty có thể áp dụng các chính sách tín dụng thông thoáng hơn, còn nếu khách hàng này trước đây đã từng nợ thời gian lâu, hoặc không giao dịch trong một thời gian và nay trở lại tiếp tục giao dịch thì cần qui định chặt chẽ hơn các chính sách tín dụng, hoặc nên có các yêu cầu ràng buộc như ký cược… Đối với những khách hàng mới, bộ phận xét duyệt tín dụng nên tìm hiểu kỹ thông tin về khách hàng. Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân phối sẽ yêu cầu khách hàng ký cược một khoản để đảm bảo khả năng thanh toán trong tương lai. Mặt khác, thì người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín dụng và hạn mức tín dụng nên được tách biệt khỏi bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Công ty nên có một bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, công việc phải được tiến hành một cách thường xuyên và thật sự nghiêm túc. Nhìn chung công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng nhỏ, ít giao dịch so với các khách hàng lớn và thường xuyên. Đối với các khách hàng nước ngoài thì phương pháp tín dụng tốt nhất là sử dụng phương pháp thanh toán bằng L/C vì do khoảng cách về địa lý cho nên công ty khó có thể tìm hiểu về chất lượng tín dụng của khách hàng. Tổ chức công tác truy thu công nợ là việc làm cần thiết. Cuối tháng, kế toán công nợ cần xác định số dư nợ của các khách hàng sau đó lọc ra những khách hàng có số dư nợ vượt quá mức tín dụng cho phép: BẢNG TỔNG HỢP DƯ NỢ CUỐI KỲ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 12 năm 2007. TT TÊN KHÁCH HÀNG DƯ NỢ CUỐI KỲ DƯ NỢ CHO PHÉP CHÊNH LỆCH Miền Bắc 1 Cty Lộc Xuân 1.156.662.599 471.332.520 685.330.079 2 Cty TNHH Bình Lợi 185.746.995 256.125.122 (70.378.127) ... ... ... ... ... Cộng miền Bắc 15.326.252.779 13.636.324.556 1.689.928.220 Miền Trung ... ... ... ... .... Cộng miền Trung Miền Nam ... ... ... ... ... Tổng cộng 31.445.854.546 24.154.221.950 7.291.632.590 Sau đó lập danh sách những khách hàng có số nợ vượt quá mức tín dụng cho phép để gửi Giấy Đề nghị Thanh toán. Mặt khác, trong các quy định về chính sách tín dụng của công ty gửi cho khách hàng và các nhà phân phối, ngoài quy định về những chế độ chiết khấu được hưởng khi thanh toán công ty cũng cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt quá mức cho phép thì mức chênh lệch dư nợ cho phép đó sẽ được tính lãi theo lãi suất ngân hàng và được trừ vào chế độ thanh toán của khách hàng. Bên cạnh việc khuyến khích việc thanh toán của khách hàng như chính sách chiết khấu mà công ty đang sử dụng thì việc qui định tính lãi suất trên số dư nợ vượt quá qui định sẽ khiến cho khách hàng thanh toán đầy đủ hơn nhằm tận dụng chính sách chiết khấu. Khi đó công ty sẽ giảm bớt một khoản chi phí đáng kể khi giảm bớt chi phí lãi vay do vay ngắn hạn để hoạt động đồng thời giảm rủi ro đối với các khách hàng không có khả năng thanh toán. Ví dụ: Tỷ lệ số dư nợ cho phép vào cuối kỳ đối với khách hàng Lộc Xuân là 20% phần nhận hàng trong tháng. Trong tháng, Lộc Xuân nhận hàng có tổng giá trị là: 2.356.662.599đ Và đã thanh toán với tổng số tiền là: 1.200.000.000đ. Số dư đầu kỳ : 0đ Như vậy, theo qui định thì khách hàng này có thể để dư nợ cuối kỳ là: 471.332.520đ . Tuy nhiên số dư nợ thực tế là:1.156.662.599 đ Số dư nợ vượt quá mức cho phép là: 685.330.079 đ Nếu áp dụng mức lãi ngân hàng hiện nay cho số dư nợ vượt quá cho phép này là:1,25%/tháng. Số lãi này là: 8.566.626đ Nếu công tác thu hồi nợ được tổ chức tốt thì công ty không phải vay ngắn hạn khoản tiền tương đương số dư nợ vượt quá mức cho phép đó tương ứng với chi phí lãi là: 8.566.626đ. Đây mới chỉ thực hiên tính trên một khách hàng, trong khi đó số khách hàng vượt dư nợ cho phép cuối mỗi kỳ là khá cao. 3. Quản lí đối với việc sử dụng phần mềm máy tính Hiện nay, ở công ty kế toán chỉ nhập số liệu chứng từ gốc ban đầu và ghi vào một số loại sổ chi tiết, còn việc ghi chép vào các sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính thực hiện. Do đó, công ty cũng cần chú ý đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với việc nhập liệu và xử lí dữ liệu trên máy tính như: - Mỗi người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất để chống tình trạng dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép. - Các tệp tin, văn bản cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng không được ít hơn mức hàng tuần để đề phòng các tập tin, dữ liệu và phần mềm của công ty có thể bị hư hỏng hoặc do hành động phá hoại, ăn cắp…quá trình lập dự phòng phải được kiểm tra định kì. - Công ty nên cài đặt phần mềm diệt vi rút trên tất cả các máy tính và thực hiện định kì chạy, cập nhật phần mềm này. Hiện nay, hệ thống máy tính của công ty đã được kết nối mạng internet thì công ty buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với Internet để ngăn chặn Virut và các Hacker thâm nhập vào hệ thống máy tính lấy cắp tài liệu hay phá hỏng các chương trình phần mềm kế toán của công ty. - Quản lý sao chép dữ liệu: Hiện nay kế toán tiêu thụ định kì tiến hành sao chép dữ liệu từ phòng bán hàng qua chương trình của phòng kế toán. Tuy nhiên công việc này gặp không ít những sai sót trong quá trình truyền tải dữ liệu. Do vậy có thể lập trình lại phần mềm sao cho khi phòng bán hàng nhập dữ liệu thì dữ liệu tự động chuyển sang cho phòng kế toán, điều này là có thể thực hiện được vì các máy tính sử dụng trong các phòng đều đã được kết nối mạng nội bộ. Tuy nhiên, để thực hiện điều này cần có thời gian để hoàn chỉnh bộ mã sản phẩm mà hai phòng đang sử dụng, đây là trường khoá để có thể kết chuyển dữ liệu khi cập nhật. Hoặc nếu việc xây dựng lại bộ mã sản phẩm gặp nhiều khó khăn do số lượng sản phẩm quá nhiều thì có thể sử dụng đồng nhất tên gọi sản phẩm. Việc này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho công việc cập nhật dữ liệu vừa làm cho công việc kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ được thuận lợi và nhanh chóng hơn. c a ô b d Bằng sự hiểu biết và nguồn kiến thức đã được trang bị ở nhà trường em đã hoàn thành đợt thực tập này. Trong thời gian thực tập tại công ty CP Cao Su Đà Năng, qua tìm hiểu nghiên cứu tình hình thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đã giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo công ty, các anh chị phòng kế toán, cô Trần Thượng Bích La đã giúp em hoàn thành tốt khoá luận này. Đà Nẵng, ngày 3 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Trần Thị Thu Hoà c aôb d Lí thuyết kiểm toán - khoa kế toán - Trường Đại học kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Kiểm toán - Bộ môn kiểm toán - khoa kế toán kiểm toán - Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh - nhà xuất bản thống kê, 2004. Kiểm toán nội bộ khái niệm và quy trình – Vũ Tự Đức – nhà xuất bản thống kê. Thực hành kiểm toán báo cáo tài chính – PGS.PTS Vương Đình Hụê – Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Giáo trình kiểm toán tài chính – GS.TS nguyễn quang quỳnh, TS Ngô Trí Tuệ - Nhà xuất bản kinh tế quốc dân 2006. Auditing – Anintergrated, 1997 – alvin A.ren & James K.loebbecke. Giáo trình kiểm toán nội bộ – Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân - Đại học Duy Tân. Giáo trình kiểm toán tài chính III – CH. Phan Thanh Hải - Đại học Duy Tân. Các trang web: www.kiemtoan.com.vn www.google.com.vn 10. Khoá luận tốt nghiệp khác. MỤC LỤC  Ý KIẾN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Ý KIẾN CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Phụ lục II.1 BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hiện nay tôi đang thực tập tại Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng để hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môi trường kiểm soát nói riêng, tại công ty mong anh (chị) trả lời cho tôi một số câu hỏi dưới đây bằng cách chọn Có hoặc Không. Tôi xin chân thành cảm ơn! Môi trường kiểm soát Tên và chức vụ cán bộ nhân viên được phỏng vấn Ông (bà): Câu hỏi Trả lời Có Không Không áp dụng Ghi chú Tính chính trực và giá trị đạo đức 1. Nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và đạo đức trong cả lời nói và việc làm không? 2. Có thiết lập và phổ biến các chính sách thích hợp về các thông lệ kinh doanh được cho phép, xử lý các mâu thuẫn quyền lợi cũng như các qui chế đạo đức? 3. Có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ những sức ép hay cám dỗ nhân viên có những hành vi trái đạo đức? Hội đồng quản trị và ban kiểm soát 1. Hội đồng quản trị có họp thường xuyên và các biên bản có được lập kịp thời không? 2. Các thành viên hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm và thời gian để phục vụ hữu hiệu không? 3. Trong ban kiểm soát có thành viên bên ngoài không? Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 1. Có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh và giám sát một cách thoả đáng hay không? 2. Nhà quản lý khi lựa chọn nguyên tắc kế toán và đưa ra những ước tính kế toán có nhằm để lập được báo cáo tài chính trung thực và hợp lý không? 3. Nhà quản lý có vui lòng điều chỉnh báo cáo tài chính khi có sai sót trọng yếu hay không? Chính sách nhân sự 1. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị không? 2. Nhân viên có hiểu trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc của họ không? 3. Việc bố trí cán bộ ở các phòng ban có hợp lí hay không? 4. Chế độ khen thưởng, kỉ luật có được ban hành bằng văn bản và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên không? 5. Cán bộ nhân viên có được Ban lãnh đạo quan tâm đến đời sống và chế độ làm việc hay không? PHIẾU KHẢO SÁT Hiện nay tôi đang thực tập tại công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng với đề tài” Tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền”. Vì vậy, để đề tài có tính khách quan, mong anh (chị) trả lời cho tôi một số câu hỏi dưới đây bằng cách chọn Có hoặc Không. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tên và chức vụ cán bộ nhân viên được phỏng vấn Ông (bà): Đối với nghiệp vụ bán hàng: STT Câu hỏi Chọn đáp án Ghi chú Có Không 1 Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không? 2 Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được lập dựa trên các khách hàng truyền thống không? 3 Khách hàng có thể đặt hàng bằng cách: + Thông qua nhân viên công ty + Gửi fax, gửi mail + Đến trực tiếp tại công ty + Các cách khác… 4 Công ty có bộ phận tiếp nhận hợp đồng không? 5 Công có công khai giá của sản phẩm không? 6 Hợp đồng kinh tế có được công khai trước khi kí duyệt không? 7 Công ty có chính sách bán hàng không? (chính sách khuyến mãi, chiết khấu) 8 Khi xuất kho hàng hoá có lập lệnh xuất kho? 9 Tất cả các lệnh xuất kho đều được phê duyệt? 10 Số lượng hàng xuất giao đúng với số lượng trên hợp đồng? 11 Tất cả các phiếu xuất kho đều được lưu lại? 12 Tất cả các hoá đơn bán hàng đều được đánh số thứ tự không? 13 Thủ kho có được viết phiếu xuất kho? 14 Số liệu ghi trên hoá đơn và phiếu xuất kho đều khớp nhau không? 15 Số liệu giữa các hoá đơn bán hàng và nhật kí bán hàng có khớp nhau không? 16 Các khoản bán chịu hàng có được xét duyệt trước khi gửi hàng không? 17 Cuối mỗi ngày thủ kho có lập báo cáo về số hàng đã xuất không? Đối với nghiệp vụ thu tiền: STT Câu hỏi Chọn đáp án Ghi chú Có Không 1 Công ty có áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với thủ quĩ và kế toán tiền mặt không? 2 Thủ quỹ công ty có kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ nào không? 3 Công ty có chính sách chiết khấu thanh toán không? 4 Thủ quỹ có được giữ sổ kế toán tiền mặt không? 5 Các phiếu thu có được đánh số thứ tự không? 6 Hàng ngày có thực hiện kiểm kê quỹ không? 7 Số liệu trên sổ quỹ có khớp với các phiếu thu không? 8 Công ty có đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tiền gửi với số liệu trên tài khoản ngân hàng không? 9 Có lập bảng chi tiết theo dõi phải thu khách hàng không? 10 Có đối chiếu số liệu của công ty với khách hàng về khoản thu không? 11 Công ty có thực hiện lập dự phòng đối với các khoản thu quá hạn không? 12 Công ty có xoá sổ các khoản nợ không có khả năng thu hồi? 13 Cuối ngày thủ quỹ có nộp tiền vào ngân hàng không? 14 Toàn bộ tiền hàng thu được có giữ lại quỹ không? Phụ lục II.3: Cụ thể sau đây sẽ là qui định về chế độ bán hàng năm 2007 đối với nhà phân phối: Cửa hàng Hà Đức Vinh tại Gia Lai: CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 1817/BH-DRC Độc lập- Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 01tháng 01 năm 2007 QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2007 I/ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG: Chế độ bán hàng này áp dụng cho: Cửa Hàng HÀ ĐỨC VINH Địa chỉ: Gia Lai Là nhà phân phối ký hợp đồng kinh tế với Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng năm 2007 mua bán các sản phẩm Săm Lốp Ôtô,Xe Đạp - Xe máy nhãn hiệu DRC II/ CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG: 1/ CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU Căn cứ vào Doanh thu thực tế đạt được trong tháng, Nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu cụ thể như sau: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,85 2 200<=D.thu thực tế <300 2,20 3 300<=D.thu thực tế <400 2,40 4 400<=D.thu thực tế <500 2,60 5 500<=D.thu thực tế <600 2,80 6 D.thu thực tế >=600 3,00 2/ CHIẾT KHẤU ĐẠT DOANH THU THEO KẾ HOẠCH QUÝ Căn cứ vào doanh thu thực tế đạt được theo Quý so với doanh thu kế hoạch Quý, nhà phân phối sẽ được hưởng chiết khấu khi doanh thu thực tế (Quý /2007) >= Doanh thu kế hoạch (Quý /2007). - Mức chiết khấu được hưởng là :0,6% D.thu thực tế (Quý/2007) 3/ CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU KHU VỰC 3.1/ Khoản chiết khấu doanh thu theo khu vực chỉ áp dụng cho các nhà phân phối ở những khu vực thị trường được công ty qui định( Danh sách các nhà phân phối do Giám đốc công ty duyệt) 3.2/ Căn cứ vào mức doanh thu thực tế đạt được trong tháng, nhà phân phối sẽ được hưởng các mức chiết khấu cụ thể như sau: 3.2.1/ Chiết khấu theo D.thu thực tế đạt được trong tháng: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 D.thu thực tế <200 1,50 2 200<=D.thu thực tế <300 1,60 3 300<=D.thu thực tế <400 1,70 4 400<=D.thu thực tế <500 1,80 5 500<=D.thu thực tế <600 2,00 6 D.thu thực tế >=600 2,10 3.2.2/ Chiết khấu theo mức D.thu thực tế đạt được tại các khoảng thời gian qui định trong tháng: STT Doanh thu tiêu thụ Theo thời gian qui định trong tháng Tỷ lệ chiết khấu ( %/ doanh thu thực tế ) 1 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 01 đến ngày 10 0,6 2 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 11 đến ngày 20 0,4 3 Doanh thu thực tế đạt được thừ ngày 21 đến cuối thàng 0,0 III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2007: 1/ Doanh thu thực tế: Là toàn bộ số tiền mà Nhà phân phối đã thanh toán cho công ty trong tháng đối với sản phẩm Săm lốp các loại( nếu thanh toán qua Ngân hàng thì phải thể hiện trên tài khoản của công ty trong tháng đó) 2/ Doanh thu kế hoạch Quý: Là mức doanh thu mà công ty giao cho nhà phân phối theo từng quý trong năm 2007 dựa trên cơ sở doanh thu thực tế đạt được trong năm 2006 có tính đến yếu tố tăng trưởng của năm 2007. Doanh thu kế hoạch Quý được thể hiện trong Bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 được ký kết hai bên. Doanh thu kế hoạch có thể được điều chỉnh theo từng quý để phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế. 3/ Chỉ tiêu dư nợ cho phép: - Là số dư nợ vào cuối tháng của từng Nhà phân phối được công ty quy định trên cơ sở tỷ lệ (%) so với tổng giá trị hàng nhận của nhà phân phối trong tháng đó. - Giá trị nhận hàng trong tháng là tổng cộng tiền thanh toán của tất cả các hoá đơn nhận hàng từ ngày đầu tháng đến hết ngày cuối tháng đó mà công ty xuất cho Nhà phân phối đó. - Chỉ tiêu dư nợ cho phép được thể hiện trong bảng giao kế hoạch Doanh thu năm 2007 đã ký kết giữa hai bên. 4/ Hình thức thanh toán các chế độ bán hàng: + Giá trị chiết khấu theo doanh thu và chiết khấu theo Doanh thu khu vực sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng tháng. + Giá trị chiết khấu đạt Doanh thu kế hoạch Quý sẽ được công ty tổng hợp và thanh toán theo từng Quý. + Công ty sẽ thanh toán các chế độ chiết khấu trên cho các Nhà phân phối bằng cách giảm trừ vào đơn giá bán sản phẩm hoặc qui đổi ra sản phẩm.(Giá qui đổi là giá chuẩn tại công ty) 5/ Cách tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng: Doanh thu thực tế trong tháng của NPP dùng để tính các chỉ tiêu chiết khấu bán hàng là số tiền mà NPP thanh toán cho các khoản sau: + Số dư theo qui định ( nếu có ) của tháng trước chuyển sang. + Giá trị của hàng nhận trong tháng sau khi trừ đi mức dư nợ qui định. Do đó, nếu doanh thu thực tế trong tháng của NPP bao gồm cả phần thanh toán cho số dư nợ vượt quá qui định cả tháng trước chuyển sang thì việc giải quyết các chỉ tiêu chiết khấu cho phần Dư nợ vượt nầy được qui định như sau: (1) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo Doanh thu và Doanh thu theo khu vực: ● Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang sẽ được tách riêng ra khỏi Doanh thu thực tế của tháng này và được hưởng hệ số chiết khấu tương ứng với phần doanh thu này. ● Doanh thu thực tế dùng để thanh toán chế độ chiết khấu theo Doanh thu khu vực được xác định là toàn bộ số tiền Nhà phân phối thanh toán cho giá trị hàng nhận trong tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ vượt giữa số Dư nợ thực tế vào cuối tháng sau khi trừ phần giá trị công nợ giữa số dư nợ thực tế vào cuối tháng với số dư nợ cho phép. (2) Đối với chỉ tiêu chiết khấu theo mức Doanh thu tại các khoảng thời gian quy định: Giá trị thanh toán cho phần dư nợ vượt của tháng trước chuyển sang không được hưởg chế độ này. Ngoài các chế độ bán hàng đã được qui định ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ ở trên, tuỳ tình hình tiêu thụ thực tế của từng thời kỳ, từng loại sản phẩm hoặc từng Khu vực thị trường, Công ty sẽ có các chính sách hỗ trợ, khen thưởng hoặc khuyến mãi thích hợp theo quyết định của Tổng Giám đốc. Qui định này được áp dụng kể từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007. CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG TỔNG GIÁM ĐỐC ĐINH NGỌC ĐẠM Phụ lục II.5: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Hôm nay ngày 12 tháng 02 năm 2007 tại Công ty CP cao su Đà Nẵng Đại diện bên bán hàng (bên A): Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng Ông(bà): Phạm Thị Thoa Chức vụ: Kế Toán trưởng Ông (bà): Hoàng Thái Hà Chức vụ: Kế toán công nợ Đại diện bên mua hàng (bên B): Cửa hàng Hà Đức Vinh .Địa chỉ : Gia Lai Ông (bà) : Nguyễn Mạnh Tường Chức vụ: Cán bộ mua hàng Ông (bà): .................................Chức vụ:..................................... Cùng nhau đối chiếu công nợ đến 30/12/2007 giữa hai bên như sau: + Dư Có đầu kỳ: (01/01/2007) : (17 đồng) + Phát sinh trong kỳ: PHẦN NHẬN HÀNG PHẦN THANH TOÁN TT Số CT Ngày Số tiền Ngày Số tiền 1 010088 04/01 43.395.880 19/12 840.000.000 2 010091 04/01 371.884.150 ... ... ... .. ... ... ... Tổng 1.880.136.638 840.000.000 Như vậy cho đến ngày 30/12/2007 Đơn vị: Cửa hàng Hà Đức Vinh Còn nợ Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng số tiền: 1.040.136.621đồng Bằng chữ: Một tỷ không trăm bốn mươi triệu, một trăm ba sáu nghìn sáu trăm hai mươi mốt đồng y ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN Phụ lục II.4: GIẤY THANH TOÁN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG Tháng 12/2007 Đvt:đồng TÊN NHÀ PHÂN PHỐI : Doanh nghiệp tư nhân Hà Đức Vinh ĐỊA CHỈ : GIA LAI PHÂN PHỐI MẶT HÀNG : SL ÔTÔ 1/ SỐ DƯ ĐẦU KỲ (01/02/2007): 185.687.244 2/ HÀNG NHẬN TRONG KỲ: 485.633.627 3/THANH TOÁN TRONG KỲ: 545.909.488 4/DƯ NỢ CUỐI KỲ (31/01/2007): 125.411.383 5/DƯ NỢ CHO PHÉP (20%): 97.126.725 6/CHÊNH LỆCH =(4)-(5): 28.284.658 CHÊNH LỆCH DƯ NỢ THÁNG 11 CHUYỂN SANG 47.549.795 TT CHỈ TIÊU DOANH THU HỆ SỐ THÀNH TIỀN 1 CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU Chiết khấu theo DT do chênh lệch tháng 01 chuyển sang 47.549.795 1,85% 879.671 Chiết khấu DT đạt được trong tháng 498.359.693 2,60% 12.957.352 2 CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU a/ Chiết khấu theo mức DT đạt được trong tháng Chiết khấu theo DT do chênh lệch tháng 01 chuyển sang 47.549.795 1,50% 713.247 Chiết khấu DT đạt được trong tháng 498.359.693 1,50% 7.051.126 b/ Chiết khấu theo mức doanh thu đạt được theo thời gian Doanh thu từ ngày 01 đến ngày 10 Doanh thu từ ngày 11 đến ngày 20 21.601.396 Tp Đà Nẵng, ngày 22 tháng 12 năm 2007 Tổng Giám đốc/ P. Tổng Giám đốc Kế Toán Trưởng P. Bán hàng Phụ lục II.2: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên 3: Nội bộ Phát hành theo CV số DRC Ngày 10 tháng 12 năm 2007 1644CT/ AV ngày 7/4/2006 của Cục Thuế TP. Đà Nẵng Ký hiệu:AA/2006T ISO 9001 Số: 013053 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 01 Lê Văn Hiến - Thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511 836202 MST: 0400101531 Lệnh xuất kho số:... 13261....................Ngày:....08/12/2007....................................... Họ, tên người mua hàng:............................................................................................. Đơn vị: .....Cửa hàng Hà Đức Vinh.............................................................................. Địa chỉ: ......Số 10 Trần Phú - TP. Pleiku- Gialai........................................................ Hình thức thanh toán: Chuyển khoản....MST: ...5900287097..................................... STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lốp xe đạp650/205 đen chiếc 1000 17.629 17.629.000 2 Lốp xe đạp600/203 đen chiếc 3000 17.284 51.852.000 3 Lốp xe đạp660/202 đen chiếc 500 18.493 9.246.500 4 Lốp leo núi26x195/216 nội chiếc 100 21.515 2.151.500 5 Săm xe đạp 600 đen van chiếc 5000 7.611 38.055.000 Cộng tiền hàng:....................................118.934.000.... Thuế suất GTGT: 10.0% Tiền thuế GTGT :.................................11.893.400.... Tổng cộng tiền thanh toán:..............................130.827.400.... Số tiền bằng chữ:(Một trăm ba mươi triệu tám trăm hai mươi bảy nghìn bốn trăm đồng y)....................................................................................................................................... Người mua hàng Người viết hoá đơn Phòng bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)  Phụ lục III.7: BẢNG THEO DÕI HOÁ ĐƠN HÀNG ĐỔI BÙ Tháng 04 năm 2007 TT Khách hàng Hàng trả về Hàng đổi bù Chênh lệch Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán Ctừ Ngày Số tiền Thuế Tổng thanh toán 1 Lộc Xuân 9223 01/04 8.468.112 846.811 9.314.923 014154 02/04 8.468.112 846.811 9.314.923 0 2 Lộc Xuân 014069 03/04 3.514.229 351.423 3.865.652 3 Lộc Xuân 014070 03/04 1.784.762 178.476 1.923.238 4 Chân Chính 1233 04/04 1.154.619 115.462 1.270.081 014125 05/04 1.154.619 115.462 1.270.081 0 5 Tấn Phát 2155 04/04 2.408.000 240.800 2.648.800 014235 07/04 2.546.566 254.657 2.801.223 152.423 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng ... ... ... ... ... ... Phụ lục III.6: YÊU CẦU MUA HÀNG Tên khách hàng :.DNTN Thuần Lý Địa chỉ: 64 Hùng Vương, TP Pleiku, Gia Lai Thời gian yêu cầu: ngày 02 tháng 04 năm 2007 Thời gian dự kiến nhận hàng: ngày 06 tháng 04 năm 2007 Yêu cầu Công ty CP Cao su Đà Nẵng cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau: TT Tên sản phẩm Số lượng Khả năng đáp ứng Ghi chú 1 Lốp ôtô 1400-24/53L(24pr) 2 2 2 Lốp ôtô 1000-20/53D 100 100 3 Săm ôtô 1000-20 Butyl 100 100 4 Yếm ôtô 900/1000-20 100 100 5 Lốp ôtô 1100-20/53D-CT 50 50 6 Săm ôtô 1100-20 Butyl 50 50 7 Yếm ôtô 1100-20 50 50 8 Lốp ôtô 750/825-20 60 40 Tổng 512 492 Đã cung cấp cho khách hàng theo Hoá đơn: HĐ014652 Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu)