Khóa luận Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị

ôn ở phòng kế toán – ngân quỹ nên gặp không ít khó khăn trong công tác giao dịch hàng ngày… 1.2 Hệ thống thông tin kế toán. Về ứng dụng tin học trong ngân hàng. Mặc dù đã không ngừng trang bị và đổi mới công nghệ nhưng trình độ tin học của cán bộ lại còn hạn chế, thiếu kỹ sư tin học giỏi để vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi có sự cố; điện thắp sáng thỉnh thoảng bị mất đột ngột đã làm hỏng máy, lỗi chương trình, đường truyền bưu điện hay gặp sự cố… đã làm ảnh hưởng đến công tác thanh toán tại ngân hàng. Mặt khác, tính ổn định của chương trình chưa được cao nên sau mỗi kỳ quyết toán năm đều phải cài đặt lại chương trình mới. Công việc của những ngày cuối năm rất bận rộn không thể làm xong trong ngày hạch toán của năm mà dồn sang những ngày đầu của năm sau, lại phải lo cài chương trình mới nên cùng một lúc không thể làm cùng nhiều việc. Về tổ chức bộ máy kế toán và quy trình kế toán. Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán và ngân quỹ của ngân hàng tuy chỉ có 10 người nhưng luôn đảm bảo công việc hoàn thành kịp thời và chính xác, đáp ứng được yêu cầu cao của hoạt động ngân hàng. Kế toán đã mở sổ sách đầy đủ và hạch toán chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác số liệu cập nhật ngày, tháng kịp thời; các yếu tố pháp lý trên chứng từ, lưu trữ thẻ lưu các hồ sơ vay vốn cẩn thận, đóng thành tập gọn gàng. Việc ghi sổ đều căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, trước khi khóa sổ đã đối chiếu lại sổ sách của kế toán, kho quỹ. Cuối ngày tiến hành kiểm quỹ theo đúng quy định, không để tồn quỹ nhiều. Trong thời gian qua việc giao dịch với khách hàng được thực hiện tốt, không có gì trở ngại, việc thu – chi tiền mặt được đảm bảo, không để thiếu mất quỹ, tiền thừa của khách hàng đều được trả lại đầy đủ. Tuy nhiên để tránh trường hợp một kế toán viên phải kiêm thêm phần hành không thuộc chuyên môn của mình khi thiếu người thì ngân hàng cần có chính sách tuyển dụng thêm, nhằm giảm bớt khối lượng công việc và sự chồng chéo trong giao dịch. Điều này cũng sẽ đảm bảo cho công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện có hiệu quả hơn. Mô hình kế toán tại ngân hàng là mô hình kế toán tập trung, đảm bảo cho sự kiểm soát về tài chính một cách chặt chẽ nhưng cũng đã tác động mặt trái tới hoạt động của các chi nhánh cơ sở và của NHNo khu vực Triệu Hải. Sự phân quyền gắn liền với sự phân cấp tài chính. Nếu sự phân cấp tài chính thấp có thể gây ra những tác động làm giảm đi sự năng động của các đơn vị và hạn chế những công tác của các nhân viên. Do đó, hiệu quả công việc và tận dụng năng lực nhân viên chưa cao trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả chung của toàn chi nhánh. Hệ thống KSNB trong công tác tài chính – kế toán mới chỉ dừng lại ở sự thừa nhận chung, chưa được khái quát thành những mục tiêu cụ thể và xâu chuỗi thành hệ thống. Dĩ nhiên các thủ tục kiểm soát phải ăn khớp vào trong hoạt động tác nghiệp song cần phải có những thủ tục cụ thể và tuân thủ một cách nghiêm ngặt đối với từng quy trình để đảm bảo kiểm soát được các hoạt động tài chính – kế toán của toàn chi nhánh. Vì vậy cần có những điều chỉnh để phù hợp hơn với quy mô và hướng phát triển của ngân hàng Về quy trình kế toán. Hiện nay chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán cho toàn bộ hoạt động kế toán của mình. Điều này đã giảm bớt khối lượng công việc của các kế toán viên, hạch toán nhanh chóng và rõ ràng đã đem lại hiệu quả công việc cao. Mặt khác, sự kết hợp quy trình kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp trong điều kiện kế toán máy đã giúp cho việc hạch toán rút ngắn được giai đoạn lên các sổ, đem lại những tiện ích đáng kể. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán khoản mục vốn bằng tiền. Nhìn chung việc thực hiện tổ chức chứng từ các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt, khâu tổ chức lập chứng từ được triển khai thực hiện tốt và có hiệu quả, đúng theo quy định của Bộ tài chính và của ngành Ngân hàng. Quan sát trình tự luân chuyển chứng từ (phần (d), mục 2.2.3) ta thấy các giai đoạn kiểm soát trước và kiểm soát sau được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chứng từ luân chuyển đúng trình tự, hợp lý và hợp lệ. Tuy nhiên thực tế hiện nay, do khối lượng công việc nhiều nên mặc dù chứng từ vẫn thực hiện theo đúng quy trình nhưng cuối ngày mới được thanh toán viên tập hợp và phân loại, còn thủ quỹ căn cứ vào các bảng kê thu – chi tiền mới vào sổ quỹ trên máy. Mặc dù chứng từ vẫn được đảm bảo kiểm soát tốt, chưa có trường hợp xấu nào xảy ra nhưng không thể chắc chắn rằng sẽ không có gian lận xảy ra. Bên cạnh đó, do nghiệp vụ giao dịch tại ngân hàng diễn ra thường xuyên và liên tục, lượng khách hàng đến với ngân hàng đông nên việc các chứng từ thiếu chữ ký nội bộ, con dấu, chuyển nợ quá hạn chậm, tác phong giao dịch có lúc chưa hài lòng khách hàng… xảy ra tuy không thường xuyên nhưng là vấn đề nên xem xét lại. Về hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán được ngân hàng thực hiện theo đúng quy định hiện hành của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Việc tổ chức lập các báo cáo nội bộ cũng được tiến hành thường xuyên, đảm bảo kịp thời cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo ngân hàng. 1.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền. Thủ tục KSNB đối với khoản mục vốn bằng tiền tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải được thực hiện chặt chẽ từ khâu kiểm soát cho đến khâu hạch toán. Qua thời gian thực tập em xin đưa ra một số nhận xét chủ quan như sau: Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm của thủ tục kiểm soát được áp dụng Nhược điểm Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ là số tiền ngân hàng thực tế nhận được (tính có thật). - Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: cách ly trách nhiệm giữa người giữ tiền và người ghi sổ. - Đối chiếu phiếu thu với các giấy tờ có liên quan (CMND, sổ tiết kiệm…). Các khoản thu tiền mặt đều được ghi sổ theo số thực tế nhận được (tính đầy đủ). - Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: cách ly trách nhiệm giữa người giữ tiền và người ghi sổ. - Sử dụng phiếu thu để làm căn cứ chứng từ ghi nhận nghiệp vụ thu tiền. Việc đối chiếu giữa các nhân viên không chặt chẽ và không thường xuyên. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Áp dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ. Các khoản thu tiền được phản ánh kịp thời. Tuân thủ đúng các quy định về hạch toán kế toán. Không tồn tại một nhân viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ và nhập quỹ tiền mặt, việc kiểm tra này được thực hiện vào cuối kỳ do kế toán tổng hợp thực hiện. Các khoản thu tiền được ghi vào sổ chi tiết đúng đắn và được tổng hợp chính xác. Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản thu ở sổ quỹ và đối chiếu với sổ cái. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt. Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm của thủ tục kiểm soát được áp dụng Nhược điểm Các khoản chi tiền được sử dụng đúng mục đích. Các phiếu chi đều có sự đồng ý của cấp lãnh đạo. - Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa: + Kế toán tiền mặt và thủ quỹ. + Nhân viên theo dõi chấm công, tính lương và trả lương. - Các chứng từ thanh toán đều được kiểm tra trước khi lập phiếu chi. - Việc thực hiện đối chiếu lẫn nhau giữa các nhân viên không thường xuyên. - Phòng hành chính nhân sự vừa thực hiện tuyển dụng, theo dõi nhân sự đồng thời thực hiện tính và lập bảng lương. Do đó có thể xảy ra tình trạng khai khống số lượng nhân viên, số giờ công… Các khoản chi tiền mặt đều được phê chuẩn đúng đắn. Các phiếu chi được ký duyệt. Không phải tất cả các nghiệp vụ đều được ký duyệt hoặc không đủ tất cả các chữ ký, nhất là chữ ký nội bộ. Các nghiệp vụ chi tiền đều được ghi sổ. - Phiếu chi và các chứng từ thanh toán đều được đánh số thứ tự. - Cách ly chức năng ghi sổ và quản lý tiền. Việc ghi sổ không được kiểm tra thường xuyên. Các nghiệp vụ chi tiền được phân loại đúng đắn. Áp dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ. Các nghiệp vụ chi tiền được đánh giá đúng đắn. Phòng kế toán thanh toán lương theo bảng lương do Phòng hành chính lập nhưng quá trình tính toán không được kiểm tra lại, đôi khi còn thiếu bảng chấm công của các chi nhánh cơ sở. Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh vào các sổ chi tiết tương ứng và được tổng hợp đúng đắn trong sổ tổng hợp. Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản chi tiền mặt ở sổ quỹ và đối chiếu với sổ cái. 1.4 Công tác kiểm toán nội bộ. Công tác kiểm toán nội bộ tại chi nhánh nhìn chung thực hiện tốt chức năng của mình, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng được diễn ra an toàn và có hiệu quả. Bên cạnh những mặt đạt được thì công tác kiểm toán nội bộ vẫn còn một số vấn đề cần lưu ý (đã trình bày ở mục 2.4). Do đó, trong thời gian tới cần có những giải pháp hữu hiệu và các quy định thống nhất về hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ ngân hàng. Tóm lại: Bên cạnh những khuyết điểm còn tồn tại (đã trình bày ở trên) thì về cơ bản việc kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải được thực hiện khá tốt. Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt. 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KSNB KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ. Trên cơ sở chiến lược phát triển của ngành Ngân hàng, phương hướng phát triển các chi nhánh NHTM trên địa bàn cùng Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX tháng 4/2001, cũng nói rõ hơn về yêu cầu đảm bảo an toàn của hệ thống tài chính và vai trò của kiểm soát hoạt động ngân hàng: “Hình thành đồng bộ khuôn khổ pháp lý, áp dụng đầy đủ hơn các thiết chế và chuẩn mực quốc tế về an toàn trong kinh doanh tiền tệ ngân hàng… Tăng cường năng lực tự kiểm tra của các tổ chức tín dụng và công tác thanh tra, giám sát của các cơ quan chức năng, không để xảy ra đổ vỡ tín dụng”. Thông qua thời gian thực tập tại chi nhánh NHNo&PTNT và quá trình nghiên cứu hoàn thành đề tài, em xin mạnh dạn đề ra một số giải pháp như sau: 2.1 Hoàn thiện các yếu tố của hệ thống KSNB mà chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có. Thứ nhất: Giảm bớt gánh nặng công việc cho Giám đốc chi nhánh bằng cách: quy định thêm cho hai Phó GĐ trách nhiệm theo dõi, giám sát, đôn đốc và giải quyết các công việc kinh doanh và kế toán tại các chi nhánh cấp 3. Mỗi Phó GĐ sẽ được quy định thêm quyền hạn, chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết những công việc trong phạm vi kiểm soát của mình, còn đối với những công việc vượt ngoài khả năng thì xin ý kiến chỉ đạo của GĐ. Điều này đảm bảo giảm khối lượng công việc cần giải quyết hàng ngày, khắc phục được tình trạng quá tải, công việc chồng chéo liên tiếp, góp phần tăng cường tính hiệu quả trong công việc. Thứ hai: Trong vấn đề tuyển dụng nhân sự, chi nhánh nên chủ động thu hút nguồn lao động có trình độ chuyên môn, được đào tạo đúng ngành nghề… Thời gian đầu cho làm thử việc, nếu có năng lực thì đề xuất chỉ tiêu với NHNo tỉnh. Điều này nhằm giúp cho ngân hàng có thể chủ động trong việc bổ sung nguồn lực lao động, không nhất thiết là phải chờ chỉ tiêu và cán bộ do NHNo tỉnh điều xuống. Mặt khác sẽ góp phần tăng cường khả năng lãnh đạo của cán bộ quản lý, điều chỉnh được hiện tượng thừa, thiếu người tại các phòng ban. Trong chính sách nhân sự của mình ngân hàng cũng nên chú trọng đến việc tuyển dụng những cán bộ chuyên về công tác tin học, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu phát triển của CNTT ngân hàng. Thứ ba: Nâng cao năng lực của cán bộ ngân hàng, kể cả năng lực của cán bộ làm công tác quản lý và cán bộ làm công tác chuyên môn, đặc biệt là cán bộ làm công tác kế toán. Chi nhánh nên tăng cường hình thức tập huấn nhằm bồi dưỡng kiến thức cầm thiết để cán bộ ngân hàng am hiểu sâu rộng về nghiệp vụ, nắm bắt kịp thời nhịp độ phát triển và biến đổi không ngừng của nền kinh tế thị trường, có khả năng thích ứng và sử dụng các công nghệ ngân hàng hiện đại. Phải thay đổi cách nhìn nhận mới, là mọi cán bộ ngân hàng đều có nghiệp vụ đa năng, vừa phải biết đi vay, cho vay và vừa làm dịch vụ ngân hàng. Phải quan tâm, coi trọng đội ngũ làm công tác kế toán – kho quỹ bởi họ là những người thực hiện các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt, là bộ phận có trách nhiệm bảo quản và cất giữ một khối lượng tiền, tài sản và giấy tờ có giá trong ngân hàng. Bất cứ sự tư lợi, thiếu hiểu biết cần thiết… sẽ làm tổn thất tiền bạc, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của ngân hàng. - Tự bồi dưỡng, đào tạo: cán bộ có kinh nghiệm bồi dưỡng cho cán bộ mới vào nghề để họ không phải lúng túng, làm tốt công việc được giao. - Mỗi cán bộ tự mình phấn đấu học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ về mọi mặt, thường xuyên đổi mới và nâng cao tác phong phục vụ khách hàng. - Thường xuyên mở các lớp ngoại ngữ và tin học, khuyến khích tinh thần học hỏi của cán bộ CNV… Thứ tư: Nâng cao trách nhiệm thưởng, phạt nghiêm minh đối với cán bộ ngân hàng. - Có những hình thức khiển trách, kiểm điểm rút kinh nghiệm đối với những cán bộ nhầm lẫn hay sơ suất trong quy trình nghiệp vụ, trong giao dịch hàng ngày nhưng không để lại hậu quả nghiêm trọng. - Sa thải những cán bộ, nhân viên có hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp. - Kéo dài thời gian nâng lương không quá 6 tháng hoặc chuyển làm công tác khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là 6 tháng, hoặc cách chức… đối với những cán bộ tái phạm nhiều lần, gây ảnh hưởng đến hoạt động của ngân hàng. Thứ năm: Trên cơ sở các văn bản và khung kiểm tra đã ban hành thì ngân hàng nên tự xây dựng chương trình kiểm tra hoạt động hàng ngày của mình một cách chủ động, sáng tạo và thường xuyên tăng cường những cuộc kiểm tra đột xuất đối với các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt để có thể đánh giá chính xác hơn hiệu quả công việc, hạn chế được những sai sót có thể xảy ra. Thứ sáu: Hoàn thiện phần mềm vi tính để phục vụ tốt công tác thu thập, xử lý, cung cấp và kiểm soát thông tin kinh tế – tài chính của ngân hàng. Trong đó, mảng công việc của hạch toán kế toán nói chung và từng phần hành cụ thể nói riêng như: tiền gửi, cho vay – thu nợ, chuyển tiền điện tử… nên quy định rõ kế toán tại các chi nhánh thành viên hàng ngày hoặc định kỳ theo tuần phải có trách nhiệm tiến hành cập nhật nguyên mẫu các chứng từ làm cơ sở hạch toán và gửi cho kế toán tại trung tâm qua mạng máy tính. Thủ tục này tuy làm cho khối lượng công việc tăng lên nhưng hiệu quả kiểm tra, kiểm soát về tính chính xác, trung thực của các thông tin kinh tế – tài chính sẽ được nâng lên. Thứ bảy: Riêng đối với bộ phận ngân quỹ, có nhân viên thực hiện thu – chi riêng biệt nên nếu có điều kiện chi nhánh nên nối mạng cục bộ (mạng LAND) trong phạm vi của mình, trang bị cho mỗi người một máy vi tính để có thể cập nhật thu – chi nhanh chóng và chính xác, tránh để sót nghiệp vụ. Cuối ngày căn cứ vào dữ liệu của mỗi nhân viên để tổng hợp thu – chi giao dịch trong ngày. 2.2 Coi trọng công tác kiểm tra, KSNB. Giữ nghiêm công tác điều hành: bài bản, kỷ cương - linh hoạt - sáng tạo. Để phát huy và nâng cao hiệu quả kiểm soát chung cho toàn chi nhánh, ban kiểm soát cần được tổ chức một cách khoa học và chặt chẽ, có một cơ chế hoạt động chuyên nghiệp hơn. Muốn vậy cần phải đưa ra các giải pháp hoàn thiện để tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, KSNB nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế. Một là, phải có nhận thức đúng đắn và sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Ban lãnh đạo đối với công tác kiểm tra, KSNB. Thực tế cho ta thấy, nơi nào có sự quan tâm của lãnh đạo thì nơi đó công tác kiểm tra, kiểm soát phát huy được tác dụng, phát hiện và ngăn chặn đáng kể các sai phạm phát sinh, hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra, góp phần bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh. Hai là, cần coi trọng hoạt động kiểm tra, kiểm soát ngay từ cơ sở; tăng cường phối hợp kiểm tra chuyên trách với kiểm tra chuyên đề, kiểm tra, kiểm soát tại chỗ ở mỗi bộ phận chuyên môn. Cần trang bị cho đội ngũ kiểm tra phương pháp kiểm tra đúng và thích hợp. Kiểm tra, kiểm soát phải được coi là một nghề, biết kết hợp các yếu tố như mềm dẻo, linh hoạt, kiên quyết đối với từng vụ việc kiểm tra. Ba là, vấn đề trình độ cán bộ kiểm tra. Người làm công tác kiểm tra, kiểm toán cần hiểu sâu nghiệp vụ, nắm vững các văn bản, chế độ, thể lệ của Nhà nước, của ngành, của ngân hàng. Vì vậy, những người ở vị trí công tác này phải luôn luôn có ý thức chủ động nghiên cứu học hỏi để cập nhật kiến thức, kinh nghiệm, kiên trì, chủ động và sáng tạo trong kiểm tra; phát hiện sai sót; cần nâng cao ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp. Có như vậy, cán bộ kiểm tra nội bộ mới có thể chỉ được cái đúng, cái sai, từ đó có thể đưa ra những kiến nghị đúng đắn, góp phần đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh của toàn hệ thống. Bốn là, kiểm tra, phát hiện phải luôn đi đôi với việc kiến nghị chỉnh sửa, tổ chức chỉnh sửa và xử lý các sai phạm sau kiểm tra. Kiểm tra nội bộ phát hiện tốt, nhưng không kiến nghị hoặc không tổ chức chỉnh sửa, xử lý các sai phạm thì kiểm tra không có tác dụng; vai trò của công tác kiểm tra nội bộ sẽ bị coi nhẹ, lu mờ; kỷ cương không được giữ vững và sẽ là nguyên nhân, là tiền đề cho các sai phạm phát sinh tiếp theo. Bởi vậy: - Để phát huy hiệu lực, hiệu quả của cuộc thanh tra, kiểm tra cần đưa việc theo dõi, đôn đốc chỉnh sửa sau thanh tra cũng như việc xử lý sau thanh tra là một nhiệm vụ trọng tâm trong việc thực hiện chương trình công tác thanh tra hàng năm. - Thanh tra chi nhánh phải thành lập tổ chuyên trách giám sát quá trình chỉnh sửa và thực hiện các kiến nghị sau thanh tra. Năm là, chi nhánh nên có kiến nghị đề xuất bổ sung thêm số lượng cán bộ làm công tác kiểm tra, KSNB tại ngân hàng. Với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng thì việc tăng cường thêm cán bộ chuyên trách về KSNB là cần thiết nhằm đảm bảo kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn và công việc không bị quá tải, chồng chéo nhau. Kiểm tra, KTNB là một công cụ rất quan trọng trong công việc đảm bảo an toàn, là công cụ đắc lực trong việc phòng ngừa, dự báo rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần xác định rõ, vị trí, vai trò hoạt động của hoạt động kiểm tra, KTNB trong hoạt động kinh doanh ngân hàng, từ đó, sử dụng và tổ chức thực hiện công tác này một cách có hiệu quả. 2.3 Hoàn thiện một số thủ tục KSNB khoản mục vốn bằng tiền. Về cơ bản, các thủ tục kiểm soát vốn bằng tiền được áp dụng tại chi nhánh NHNo khu vực Triệu Hải được thực hiện chặt chẽ, một phần là do thực hiện theo quy chế của ngành ngân hàng, mặt khác là do ý thức, tinh thần của cán bộ CNV. Tuy nhiên việc thực hiện các thủ tục kiểm soát được xem như một cái luật bất thành văn, thực hiện theo quán tính. Một số chứng từ mặc dù không đủ chữ ký nhưng vẫn được luân chuyển bình thường, điều này tạo nên kẻ hở cho gian lận xảy ra. Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện các thủ tục kiểm soát là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt. Ngân hàng cũng nên đề ra những chính sách kiểm soát bắt buộc nhân viên thực hiện, đồng thời quy kết trách nhiệm cho người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và có những biện pháp xử lý thích đáng. 2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt. Lưu đồ thể hiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền. Khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát TP Kế toán Thủ quỹ KT Giám đốc tổng hợp Bắt đầu (S) Ký duyệt Ký duyệt Kiểm tra và lập phiếu thu (S) Nộp các chứng từ có liên quan (Đ) (Đ) Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Phiếu thu Vào sổ quỹ trên máy tính Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp (1) Sổ cái (2) Bảng CĐTK (1) Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với bảng kê tổng hợp. (2) Đối chiếu sổ quỹ với sổ cái. Hiện nay tại ngân hàng, các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện trên phần mềm máy tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động trên máy. Do đó phải có kế hoạch tiếp cận hệ thống máy tính, theo dõi chặt chẽ ngay từ khâu lập chứng từ để đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đúng và chính xác. Công việc đối chiếu giữa sổ sổ cái và sổ quỹ cũng nên được thực hiện trong ngày, đây là khâu kiểm soát quan trọng để đảm bảo cho việc lên bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) chính xác và khớp đúng số liệu. Như vậy các bước kiểm soát trước (thanh toán viên thực hiện) và kiểm soát sau (kiểm soát trước quỹ thực hiện) phải được thực hiện chặt chẽ và đối chiếu ngay từ đầu sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát được vận hành có hiệu quả. Bên cạnh đó, để khắc phục những nhược điểm của thủ tục kiểm soát đang được áp dụng thì cần có những quy định bắt buộc về việc: - Thực hiện đối chiếu, kiểm tra thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh trong ngày giữa các nhân viên. Các kế toán tùy theo khoảng thời gian phù hợp tiến hành đối chiếu sổ sách với nhau có thể trong hoặc ngoài giờ hành chính, có sự chứng kiến của Trưởng phòng kế toán và một nhân viên độc lập khác để đảm bảo tính khách quan. Nếu có sự chênh lệch nào phải tiền hành kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh. Giữa các kế toán viên làm việc độc lập, chịu trách nhiệm về số liệu do mình cung cấp. - Quy định trách nhiệm trong khâu kiểm soát chứng từ, sai phạm từ khâu nào thì khâu đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Đồng thời có những biện pháp nghiêm khắc hơn để các kế toán viên có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra chứng từ. - Đối với các khoản thu lãi tiền vay thì số lãi trên phiếu thu phải được tính toán, kiểm tra lại trước khi khách hàng nộp tiền. Nếu không có sai sót trong quá trình tính toán thì tiến hành thu tiền, nếu có sai sót thì phải điều chỉnh ngay và thông báo với khách hàng. Điều này tránh được hiện tượng công việc ngày này dồn qua ngày khác, nếu khắc phục sai sót sẽ rất tốn thời gian, làm ảnh hưởng đến những công việc khác. - Giám định viên hoặc một nhân viên độc lập khác có thể là người theo dõi, kiểm tra việc ghi sổ của kế toán và chứng kiến nhập quỹ tiền mặt để đảm bảo sự khách quan… - Thực hiện việc gửi báo cáo về số dư hàng tháng cho khách hàng. Điều này vừa tạo sự tin cậy đối với khách hàng cũng là phương thức kiểm tra khách quan về tính chính xác, kịp thời của việc thanh toán hay chấm dứt thanh toán, nếu có sai sót sẽ nhận được sự phản hồi từ khách hàng. 2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền mặt. Lưu đồ thể hiện KSNB đối với nghiệp vụ chi tiền. Khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát TP Kế toán Thủ quỹ KT Giám đốc tổng hợp Bắt đầu (S) (S) Ký duyệt Ký duyệt Chuyển phê duyệt cho kiểm soát viên Nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ (Đ) Lập phiếu chi (Đ) Xuất quỹ duyệt duyệt Phiếu chi Phiếu chi Sổ kế toán chi tiết Vào sổ quỹ trên máy tính Bảng kê tổng hợp (1) Sổ cái (2) Bảng CĐTK (1) Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với bảng kê tổng hợp. (2) Đối chiếu sổ quỹ với sổ cái. So với các nghiệp vụ thu tiền mặt thì các nghiệp vụ chi tiền mặt phức tạp hơn, vì sự thất thoát hay chi sai mục đích sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. Với tính chất dễ dẫn đến gian lận đối với dòng tiền “đi ra” này nên các biện pháp quản lý và thủ tục kiểm soát cần được quan tâm đặc biệt. Sự phân quyền, phân cấp tài chính cần gắn liền với trách nhiệm, mọi nghiệp vụ được phê duyệt cần phải được kiểm tra đầy đủ chính xác về nội dung và tính hợp lệ về nghiệp vụ rồi mới ký duyệt, không thể chỉ ký duyệt một cách chiếu lệ cho có mà không cần quan tâm kỹ tới sự kiểm soát thuộc trách nhiệm của mình của các cấp quản lý. Điều này sẽ tạo ra được sự kiểm tra độc lập của người phê duyệt sau đối với người phê duyệt trước. Việc thực hiện các khoản chi cho các hợp đồng tín dụng bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, sự đồng ý của Giám đốc, xác nhận của phòng kinh doanh, cán bộ tín dụng và các khâu kiểm soát trước quỹ. Hiện nay tại chi nhánh quá trình giải ngân các HĐTD diễn ra đảm bảo sự chính xác, thực hiện đúng các quy trình quy định. Các khoản chi trả lãi tại chi nhánh cũng nên được kiểm tra, tính toán lại sự khớp đúng của các số liệu để điều chỉnh nếu gặp sai sót. Riêng đối với các khoản chi tiêu nội bộ gồm: chi tạm ứng, chi lương, chi cho hoạt động tuyên truyền, tiếp thị… là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực, do đó cần phải hướng đến một sự kiểm soát chặt chẽ nhưng đảm bảo cho công việc hiệu quả hơn. - Các khoản chi cho cán bộ CNV. Hiện nay tại ngân hàng việc tính và lập bảng lương đều do Phòng hành chính thực hiện nhưng việc kiểm tra tính chính xác các bảng lương này không được thực hiện bởi phòng kế toán. Vì vậy, phòng kế toán cần có nhân viên đảm nhận việc kiểm tra lại các bảng lương đã được lập. Do đó, phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng… và những thay đổi này được thực hiện thông qua bởi ban lãnh đạo ngân hàng, yêu cầu các chi nhánh cơ sở cung cấp đầy đủ bảng chấm công. Ngoài ra, để kiểm soát tốt còn phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, hệ số lương… so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt đề cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp. - Các khoản chi tạm ứng. Sau khi có sự xét duyệt qua của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền, kế toán cũng cần xem xét việc nhân viên tạm ứng đã hoàn thành tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa nhưng số tiền nhỏ thì có thể cho tạm ứng tiếp, còn nếu số tiền lớn thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên nợ quá nhiều làm cho quỹ chi tiêu bị thâm hụt. Đối với những khoản chi tiền lớn thì cũng cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó mới viết phiếu chi, có như vậy mới đảm bảo các khoản chi đúng mục đích. Tại các chi nhánh cơ sở việc thực hiện tương tự, nhưng đối với những khoản chi tạm ứng vượt định mức quỹ tiền mặt thì cần phải có thêm sự phê duyệt của Giám đốc tại trung tâm. Trong trường hợp Giám đốc đi công tác đột xuất, chưa kịp ủy quyền lại cho người khác nhưng nhân viên cần tạm ứng ngay thì bắt buộc phải viết giấy cam đoan chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền mà mình xin tạm ứng, trong đó phải có sự xác nhận của một nhân viên độc lập khác và Trưởng phòng kế toán. Song song với việc kiểm tra mục đích của các khoản chi nhằm đảm bảo chi đúng thì hàng ngày cũng cần thực hiện kiểm tra việc ghi sổ của các nhân viên có kịp thời hay không, tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt (tốt nhất là do một người thứ ba độc lập thực hiện). Như vậy, ngoài việc thắt chặt sự kiểm tra, kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt thì cần có những biện pháp nhằm đảm bảo an toàn kho quỹ của ngân hàng, tránh những rủi ro có thể xảy ra. Ngoài các cuộc kiểm tra quỹ định kỳ, cần có những cuộc kiểm tra quỹ đột xuất và đối chiếu sổ quỹ, sổ thu – chi tiền mặt với số tiền tồn quỹ thực tế. Sự kiểm tra đột xuất tiền mặt cũng nên được một người không có trách nhiệm về quản lý tiền thực hiện. Tất cả các nhân viên tiếp xúc với tiền phải có cam kết và nắm được những quy định cụ thể khi tiếp xúc với tiền, phải là người trung thực. Bên cạnh đó, thủ quỹ cũng nên được luân chuyển từng kỳ và không được thông báo trước. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 01 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 01 1.1 Đặc điểm của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát. 01 1.1.1 Khái niệm Ngân hàng Thương mại 01 1.1.2 Chức năng của Ngân hàng Thương mại 01 1.1.3 Đặc điểm chung của Ngân hàng Thương mại ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 02 1.2 Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ 04 1.2.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 04 1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 04 a) Mục tiêu của hệ thống KSNB 05 a1. Mục tiêu kết quả hoạt động 05 a2. Mục tiêu thông tin 05 a3. Mục tiêu tuân thủ 05 a4. Mục tiêu bảo vệ tài sản và sổ sách 05 b) Mục tiêu tổng quát của KSNB về kế toán 05 1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB 06 1.3.1 Môi trường kiểm soát 06 1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán trong Ngân hàng Thương mại 09 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 11 1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ trong NHTM 13 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN 13 2.1 Đặc điểm của khoản mục vốn bằng tiền ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 13 2.2 Mục tiêu kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 14 2.2.1 Mục tiêu chung 14 2.2.2 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền 14 2.2.3 Mục tiêu cụ thể đối với nghiệp vụ chi tiền 15 2.3 Trình tự KSNB khoản mục vốn bằng tiền 15 2.3.1 Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền 15 a) Đối vói nghiệp vụ thu tiền mặt 15 b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 16 2.3.1 Các thủ tục kiểm soát 17 a) Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 17 b) Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt 18 PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 21 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 21 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 21 1.2 Các hoạt động kinh doanh chính của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 22 1.2.1 Công tác huy động vốn và sử dụng vốn 22 1.2.2 Các công tác khác 23 a) Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối 23 b) Công tác kế toán, thanh toán 23 c) Công tác tiền tệ, kho quỹ 24 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 24 2.1 Môi trường kiểm soát 24 2.1.1 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 24 2.1.2 Chính sách nhân sự 27 2.1.3 Năng lực của cán bộ ngân hàng 29 2.1.4 Công tác kiểm tra, giám sát 30 2.1.5 Các nhân tố khác 31 2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 32 2.2.1 Ứng dụng kỹ thuật tin học trong hoạt động ngân hàng 32 2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và quy trình kế toán 32 a) Về tổ chức bộ máy kế toán 32 b) Về quy trình kế toán 35 2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng khoản mục vốn bằng tiền 39 a) Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu tiền 39 b) Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền 39 c) Tổ chức lập chứng từ 39 c1. Đối với chứng từ giấy 40 c2. Đối với chứng từ điện tử 41 d) Tổ chức luân chuyển chứng từ 42 e) Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng 44 2.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán 46 2.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 47 2.3.1 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền 47 a) Đối với thu nợ và thu lãi cho vay 49 b) Đối với các khoản thu từ nguồn tiền gửi 50 2.3.2 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền 52 a) Đối với khoản chi (giải ngân) theo các hợp đồng tín dụng 54 b) Đối với các khoản chi trả lãi tiền gửi 56 c) Đối với các khoản chi tiêu nội bộ 57 2.4 Công tác kiểm toán nội bộ tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải 59 PHẦN III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 63 1. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI – QUẢNG TRỊ 63 1.1 Môi trường kiểm soát 63 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 65 1.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền 67 1.4 Công tác kiểm toán nội bộ 70 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KSNB KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH NHNo&PTNT KHU VỰC TRIỆU HẢI 70 2.1 Hoàn thiện các yếu tố của hệ thống KSNB mà chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có 71 2.2 Coi trọng công tác kiểm tra, KSNB. Giữ nghiêm công tác điều hành: bài bản, kỷ cương – linh hoạt – sáng tạo 73 2.3 Hoàn thiện một số thủ tục KSNB khoản mục vốn bằng tiền 74 2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền 75 2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền 78 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1. NHNo Quảng Trị Liên 1 NHNo KV Triệu Hải PHIẾU THU Sbt:… Ngày…tháng…năm… Tập: Người trả: CMT số: Ngày cấp: KHTM: Ghi Có: Địa chỉ: Tên TK Có: Bằng chữ: Trích yếu: Ngày…tháng…năm… Người nộp tiền Kho quỹ Sổ phụ Kiểm soát TP Kế toán Giám đốc (Ghi rõ họ tên) Phụ lục 2a. NHN0&PTNT Việt Nam Số:…Ký hiệu CT: Chi nhánh Quảng Trị GIẤY NỘP TIỀN Ký hiệu NDNV: Mã chi nhánh: Ngày…tháng…năm… Họ và tên người nộp: TK Nợ: TK Có: Địa chỉ: Họ và tên người nhận: CMND số: Ngày cấp: Nơi cấp: Số TK: Tại Ngân hàng: Nội dung nộp Số tiền ………………………………………………………………... ………………………………………………………………... ………………………………………………………………... Số tiền bằng chữ……………………………………………… ………………………………………………………………... ………………………………………………………………… Cộng: Ngày…tháng…năm… Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán viên TP Kế toán (Ghi rõ họ tên) Phụ lục 2b. NHNo Quảng Trị Số: NHNo KV Triệu Hải GIẤY NỘP TIỀN Sbt: Bản TK: Loại… Kỳ hạn… Ngày…tháng…năm… Số sổ: TK Nợ: TK Có: Khách hàng: CMT số: Ngày cấp: Địa chỉ: Tên TK: Bằng chữ:{+} Số dư mới: Thời gian: Ngày…tháng…năm… Người gửi tiền Thủ quỹ Kế toán Kiểm soát (Ký và ghi rõ họ tên) Phụ lục 3. NHNo Quảng Trị Liên: NHNo KV Triệu Hải PHIẾU CHI Sbt: Ngày…tháng…năm… Người nhận: CMT số: Ngày cấp: KHTM: Ghi Nợ: Địa chỉ: Tên TK Nợ: Số tiền: Bằng chữ:{+} Trích yếu: Thời gian: Ngày…tháng…năm… Người nhận tiền Kho quỹ Sổ phụ Kiểm soát TP Kế toán Giám đốc (Ghi rõ họ tên). Phụ lục 4. Tên đơn vị:……….. GIẤY LĨNH TIỀN MẶT Số:… ……………………. Ngày…tháng…năm… PHẦN DO NH GHI TK ghi Nợ: Họ, tên người lĩnh tiền: Địa chỉ: Mã ngân hàng CNMD số: Ngày: Nơi cấp: Tài khoản số: Tại ngân hàng: Yêu cầu cho rút số tiền (bằng chữ): Số tiền bằng số: Nội dung: KT Trưởng Chủ TK Người lĩnh tiền Thủ quỹ Kế toán Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 5. NHNo Quảng Trị NHẬT KÝ QUỸ NHNo KV Triệu Hải Ngày…tháng…năm… Tài khoản:…………... Số phiếu Số tiểu khoản Số hiệu thống kê Số tiền Thu Chi Thu Chi ….. …… …………………. Mang sang ………… ………… Cộng Thu, Chi Tồn quỹ đầu Tồn quỹ cuối Cân số Tồn quỹ bằng chữ: {+} Kho quỹ Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 12. NHNo Quảng Trị NHẬT KÝ QUỸ TIẾT KIỆM CN NHNo KV Triệu Hải Ngày…tháng…năm… Bản TK: Thời gian… Trang:… Số TT Số sổ Số tiền Ghi chú Giờ Thu Chi Thu Chi …………………………….. ………….. …………... Cộng: ………….. …………... Tất toán Tất toán Cộng: Cộng: Lãi Tổng cộng chi lãi: Kế toán Thủ quỹ TP Kế toán-ngân quỹ Giám đốc Phụ lục 13. NHNo Quảng Trị Trang:… NHNo KV Triệu Hải LIỆT KÊ CHỨNG TỪ Ngày…tháng…năm… Sbt Tập TK ghi Nợ TK ghi Có Số tiền ngoại tệ Số tiền VNĐ TK… TK… … Cộng: … … Kế toán. DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa NHTM NHTMTW NHNN NHNo&PTNT NHNo KSNB KTNB HĐQT TGĐ GĐ BCTC CNTT BHXH BHYT KPCĐ CNV TK CĐTK HĐTD Ngân hàng Thương mại. Ngân hàng Thương mại Trung ương. Ngân hàng Nhà nước. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Ngân hàng nông nghiệp. Kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ. Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc. Giám đốc. Báo cáo tài chính. Công nghệ thông tin. Bảo hiểm xã hội. Bảo hiểm y tế. Kinh phí công đoàn. Công nhân viên. Tài khoản. Cân đối tài khoản. Hợp đồng tín dụng. ♣♣♣♣♣♣♣♣♣ Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải đang từng bước đổi mới và phát triển đi lên theo xu hướng chung của nền kinh tế đất nước. Ý thức được chức năng và vai trò của mình, chi nhánh đang nỗ lực hết mình để dành một vị trí xứng đáng trong toàn ngành, góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế của địa phương, của đất nước đúng với phương châm “ mang phồn thịnh đến với khách hàng”. Bởi vậy, sự kiểm soát trong các lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là đối với khoản mục vốn bằng tiền đã và đang được chú trọng một cách thích đáng nhằm tìm ra biện pháp quản lý tốt hơn, phục vụ kinh doanh có hiệu quả. Với đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị” đã cho em từng bước tiếp cận với sự kiểm soát trong hoạt động thu – chi tại ngân hàng. Qua thực tế kiểm soát cho thấy chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải đã có những biện pháp nhằm kiểm soát chặt chẽ vốn bằng tiền, thực hiện đúng quy định của nhà nước và của ngành, không ngừng bồi dưỡng và đào tạo kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán – ngân quỹ và công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ. Mặc dù Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chưa được chỉnh sửa, bổ sung kịp thời đã tạo những khó khăn lúng túng trong việc tổ chức, thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ nhưng với sự nỗ lực của mình, chi nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn và hạn chế được những sai phạm, rủi ro có thể xảy ra, đem lại sự an tâm cho khách hàng khi đến với ngân hàng. Qúa trình học tập tại nhà trường và thời gian nghiên cứu thực tế tại ngân hàng đã giúp em tiếp thu được những lý luận cơ bản và những kinh nghiệm quý báu trong công tác thực tế, nhận thức được sâu hơn tầm quan trọng cũng như vị trí, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó nâng cao hiếu biết của mình về các nghiệp vụ cụ thể. Vì vậy trong đề tài em xin mạnh dạn đề cập đến những vấn đề cấp bách, đưa ra một số giải pháp và kiến nghị khi thực hiện những nghiệp vụ có liên quan đến khoản mục vốn bằng tiền trong công tác kế toán – ngân quỹ và công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng kiểm soát của ngân hàng. Tuy nhiên với sự hạn chế về tài liệu và kiến thức của bản thân mình, đề tài không tránh khỏi những sai sót. Kính mong quý cơ quan và thầy cô thông cảm và cho em thêm ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo – Thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng Minh và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng Kế toán – ngân quỹ, phòng Giám định viên tại chi nhánh NHNo&PTNT khu vực Triệu Hải - Quảng Trị trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận này! Đà Nẵng, tháng 6 năm 2007. Sinh viên thực hiện. Hoàng Thị Thùy Linh. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kiểm toán nội bộ hiện đại – Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát. Victor Z.Brink and Herbert Witt – Nhà xuất bản Tài chính năm 2000. 2. Kiểm toán. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh. Nhà xuất bản Thống kê năm 2004. 3. Kiểm toán tài chính. Khoa Kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân. Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội tháng 7 năm 2001. 4. Ngân hàng Thương mại. Giáo sư – Tiến sĩ Lê Văn Tư, Lê Tùng Vân – Lê Nam Hải (Chuyên viên kinh tế). Nhà xuất bản thống kê. 5. Giáo trình Kiểm toán nội bộ Ngân hàng Thương mại. Thạc sĩ Nguyễn Hoàng Phú, khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng. 6. Tạp chí Khoa học và đào tạo Ngân hàng. Số 51, tháng 8 năm 2006. 7. Tài liệu Hội nghị tập huấn chuyên đề kiểm tra, kiểm toán nội bộ, tiếp dân và giải quyết đơn thư. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, Hà Nội tháng 2/ 2004. 8. Báo cáo Tổng kết năm 2006 và mục tiêu, nhiệm vụ năm 2007 hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, ngày 21/12/2006. 9. Quyết định về việc ban hành quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, ngày 27/10/2006. 10. Một số tài liệu có liên quan khác. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ►▼◄ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN. ►▼◄ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN. ►▼◄ Phụ lục 6. Mẫu số 1/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO KIỂM KÊ TIỀN MẶT NGOẠI TỆ Báo cáo tháng… năm… STT MÃ SỐ LOẠI NGOẠI TỆ TỶ GIÁ HẠCH TOÁN SỐ LIỆU THEO SỔ SÁCH SỐ LIỆU KIỂM KÊ THỰC TẾ CHÊNH LỆCH THỪA (THIẾU) NGOẠI TỆ QUY VNĐ NGOẠI TỆ QUY VNĐ NGOẠI TỆ QUY VNĐ Cộng …, ngày … tháng … năm … Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 7. Mẫu số 3/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO KIỂM KÊ TIỀN MẶT VNĐ THUỘC QUỸ NGHIỆP VỤ Đơn vị: VNĐ Loại tiền Tiền mặt đủ tiêu chuẩn lưu thông Polyme Kim loại Tổng cộng Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền 500.000 200.000 100.000 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 - - - - Tồn quỹ tiền mặt thực tế: Tồn quỹ tiền mặt theo sổ sách: Chênh lệch thừa (thiếu): …, ngày … tháng … năm … Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 11. Ngân hàng No&PTNT Triệu Hải Chi nhánh:… BÁO CÁO THỰC HIỆN THU – CHI TIỀN MẶT QUA QUỸ NGÂN HÀNG Biểu: NA01/T001. ĐVT: tr.VNĐ Nội dung Số tiền I – Nguồn thu : - Thu bán hàng - Thu nguồn tiền gửi KBNN - Thu tiền bán ngoại tệ - Thu tiền bán vàng - Thu tiền gửi tiết kiệm - Thu tiền bán kỳ phiếu, trái phiếu - Thu nợ - Thu chuyển tiền qua Ngân hàng - Các khoản thu còn lại TỔNG CỘNG THU - Tồn quỹ tiền mặt đầu kỳ (Thu) - Giao dịch nội bộ (Thu) - Tiền mặt rút từ NHNN CÂN SỐ II – Nguồn chi : - Chi lương và có tính chất lương - Chi thu mua gia công bằng tiền mặt - Chi tiền gửi KBNN - Chi mua ngoại tệ - Chi mua vàng - Chi tiền gửi tiết kiệm - Chi trả trái phiếu, kỳ phiếu - Chi cho vay - Chi tiền mặt chuyển qua Ngân hàng - Chi các khoản còn lại TỔNG CỘNG CHI - Tồn quỹ tiền mặt cuối kỳ (Chi) - Giao dịch nội bộ (Chi) - Nộp tiền vào NHNN CÂN SỐ Triệu Hải, ngày … tháng … năm … Lập bảng Kiểm soát Giám đốc Phụ lục 8. Mẫu số 7/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO TIỀN GIẢ – TIỀN BỊ PHÁ HOẠI Loại tiền TIỀN GIẢ TIỀN BỊ PHÁ HOẠI Số dư đầu kỳ Thu trong kỳ Nộp NHNN Dư cuối kỳ Số dư đầu kỳ Thu trong kỳ Nộp NHNN Dư cuối kỳ Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền Số tờ Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8=2+4-6 9=3+5-7 10 11 12 13 14 15 16=10+12-13 17=11+13-15 100.000 50.000 … Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 9. Mẫu số 8/BCNQ-NHNo NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO TRẢ TIỀN THỪA CHO KHÁCH HÀNG Báo cáo quý … năm… STT CHI NHÁNH NGÂN HÀNG Tổng số món trả lại Tổng số tiền trả lại MÓN TIỀN THỪA CAO NHẤT ĐÃ TRẢ LẠI NGƯỜI CÓ SỐ MÓN TRẢ TIỀN THỪA NHIỀU NHẤT Số tiền Họ và tên người trả Họ tên, địa chỉ người nhận Số món Tổng số tiền Họ tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc Phụ lục 10. NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi nhánh:… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc. BÁO CÁO THỐNG KÊ THU – CHI CÁC LOẠI TIỀN THUỘC QUỸ NGHIỆP VỤ I- Tiền mặt tồn tại quỹ. Loại tiền Tồn quỹ đầu kỳ Thu trong kỳ Chi trong kỳ Tồn quỹ cuối kỳ Tỷ lệ (%) Thu từ NHNo Thu nội bộ Thu từ lưu thông Thu đổi loại Cộng thu Chi từ NHNo Chi nội bộ Chi từ lưu thông Chi đổi loại Cộng chi Thu Chi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Cộng II- Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý. Loại tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Cộng …, ngày … tháng … năm… Lập biểu Trưởng phòng KT-NQ Giám đốc