Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Phú Thái

kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) Công ty áp dụng hạch toán hàng n kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo thời gian. Kỳ tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh của công ty là từng tháng. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều trong điều kiện kế toán thủ công, Công ty áp dụng hình thức kế toán Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ áp dụng tại công ty sử dụng các loại sổ sau: - Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau, có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên có của tài khoản trong Nhật ký chứng từ đối ứng với bên nợ của các tài khoản có liên quan. Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10. Hiện nay công ty mới chỉ sử dụng Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,9,10. - Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dụng cho một tài khoản, phản ánh số phát sinh nợ, phát sinh có chi tiết theo từng tháng và số dư cuối năm. Số phát sinh của của mỗi tài khoản đó. - Bảng kê: Được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trong Nhật ký chứng từ được. Số liệu tổng cộng của các bảng kê chuyển vào các Nhật ký chứng từ có liên quan. Trong hình thức Nhật ký chứng từ cứ 10 bảng kê được đánh số từ 1 đến 11 (không có bảng kê số 7). Công ty hiện nay đang sử dụng bảng kê số 1,2,3,11. - Bảng phân bổ: Được sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ. Công ty đang sử dụng bảng phân bổ số 1,2,3 cuối tháng dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. - Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết. Hiện nay, Công ty đang sử dụng các sổ chi tiết: sổ chi tiết theo dõi doanh thu tiêu thụ, sổ chi tiết phải thu của khách, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ ngân hàng, sổ quỹ. Công ty TNHH Phú Thái áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Ngoài các báo cáo tính theo quy định (bảng cân đối kế toán B01 - DN, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02 - DN, thuyết minh báo cáo tài chính B09 - DN,báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03 - DN), công ty cũng lập báo cáo quản trị như bảng kê khai nộp thuế, báo cáo tình hình sản suất… Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của TNHH Phú Thái Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bố Bảng kờ NKCT Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Sổ cỏi Bỏo cỏo tài chớnh Bảng tổng hợp chi tiết :Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng :Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện phản ánh vào Thẻ tài sản cố định, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, và phản ánh vào Sổ Nhật ký chung. Số liệu trên Sổ Nhật ký chung là cơ sở để kế toán phản ánh vào Sổ Cái các tài khoản 211, 213, 212, 214. Căn cứ vào Thẻ TSCĐ, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết TSCĐ để lập các Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ (tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà số lượng và nội dung các bảng tổng hợp có thể khác nhau). Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái các tài khoản 211, 213, 212, 214. Căn cứ vào số liệu trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết các tài khoản chi phí (627,641,642). Căn cứ vào sổ cái các tài khoản 211, 213, 212, 214, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này cùng các Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ là cơ sở để kế toán lập các Báo cáo tài chính. 2.1.3.4 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng: - Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chế độ kế toán: VNĐ - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ - Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ - Phương pháp khấu hao áp dụng: Định kỳ - Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá thực tế + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Ghi thẻ song song - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên + Công ty kê khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế 2.2 Thực trạng kế toán TSCĐ tại công ty TNHH Phú Thái 2.2.1.Phân loại TSCĐ tại công ty Tại công ty TNHH Phú Thái, nhìn chung TSCĐ rất đa dang về số lượng, chủng loại và cả chất lượng. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả thì công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo những chỉ tiêu sau: + Phân loại theo nguồn hình thành Nguồn hình thành TSCĐ của công ty TNHH Phú Thái chủ yếu được hình thành từ 3 nguồn chủ yếu sau: Đơn vị: Triệu đồng TSCĐ hình thành từ vốn cổ phần : 11.435.673.500 TSCĐ hình thành từ nguồn vốn tự bổ sung: 7.756.432.950 TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay khác: 5.942.899.506 Tổng: 25.135.005.956 Với cách phân loại này, Công ty đã biết được TSCĐ được hình thành từ nguồn nào chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng vốn cố định. Từ đó công ty sẽ có kế hoạch thanh toán các khoản vay đúng hạn. +Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật Với cách phân loại này, TSCĐ của công ty TNHH Phú Thái được chia thành 5 nhóm sau: Đơn vị: Triệu đồng Nhà cửa, vật kiến trúc: 8.598.129.670 Máy móc thiết bị: 15.169.459.750 Phương tiện vận tải: 870.163.748 Vật kiến trúc: 61.260.115 Thiết bị văn phòng: 435.992.673 Tổng: 25.135.005.956 Theo cách phân loại này cho ta biết được cấu kết TSCĐ ở trong công ty theo từng nhóm đặc trưng và tỷ trọng của từng nhóm trong tổng số TSCĐ hiện có. 2.2.2.Đánh giá TSCĐ ở công ty TNHH Phú Thái Việc đánh giá TSCĐ ở công ty TNHH Phú Thái có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản lý khai thác TSCĐ đặc biệt là trong hạch toán TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ. 2.2.2.1 Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá. ở công ty TNHH Phú Thái thì tài sản được hìng thành do mua sắm mới và việc đánh giá tài sản của công ty được tiến hành theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán. Đó là việc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và theo giá trị còn lại. Nguyên giá = Giá mua thực tế của TSCĐ + Chi phí vận chuyển lắp dặt, chạy thử… TSCĐ (không bao gồm thuế VAT) ( Nếu có) VD1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký ngày 07/06/2007giữa công ty TNHH Phú Thái và công ty Daihatsu về việc công ty Daihatsu bán cho công ty TNHH Phú Thái một xe ôtô. Bán nguyên chiếc giá là:147.000.000đ(bao gồm thuế VAT 5%) và căn cứ vào phiếu chi số 160 ngày 20/06/2007thanh toán tiền vận chuyển bốc dỡ với số tiền là 500.000đ. Kế toán xác định nguyên giá TSCĐ như sau: Nguyên giá = 140.000.000 +500.000 = 140.500.000 (Phần phiếu chi và hoá đơn GTGT ở phụ lục 1,2) Phụ lục 01 Công ty TNHH Phú Thái Mẫu số: 02-TT Đc:Thái Thịnh, Đống Đa Ban hành theo QĐ số;1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu chi Quyển số:26 Ngày 7 tháng 6 năm 2007 Số : 16 Họ tên người nhận tiền: Trần Hoàng Anh Địa chỉ: Phòng kỹ thuật Lý do chi: Thanh toán tiền mua xe ôtô DAIHATSU Số tiền: 147.000.000( Viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi bẩy triệu đồng chẵn) Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền Ngày 7 tháng 6 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phụ lục 02 : Hoá Đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày20 tháng 06 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Công ty DAIHATSU Địa chỉ: 75 Đường Giải Phóng Đơn vị mua hàng: TNHH Phú Thái Địa chỉ: Số 192/19 Thái Thịnh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hoá, dịch vụ: Xe ôtô DAIHATSU+vận chuyển, hướng dẫn Số tiền: 147.000.000đ Thuế GTGT (Thuế suất VAT 5%): 7.350.000đ Tiền chi phí vận chuyển: 500.000đ Tổng cộng số tiền thanh toán: 154.850.000đ 2.2.2.2 Xác định giá trị TSCĐ theo giá trị còn lại: ở công ty TNHH Phú Thái giá trị còn lại của TSCĐ sở dụng công thức sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Số khấu hao luỹ kế Của TSCĐ TSCĐ TSCĐ VD2: Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ. chiếc xe ô tô công ty đã mua của công ty Daihatsu với nguyên giá: 140.500.000, công ty dự tính khấu hao trong 10 năm, tại thời điểm 20/06/2008 số khấu hao luỹ kế là: 140.500.000 x 378 = 14.550.410,96 10 x 365 Với giá trị còn lại của TSCĐ là: 140.500.000- 14.550.410,96 = 125.949.589 2.2.3 Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại công ty 2.2.3.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng: - Tài khoản .- Chứng từ sử dụng. Biên bản giao - nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ: được lập trong trường hợp hoàn tất thủ tục thanh lý TSCĐ kèm theo Quyết định thanh lý TSCĐ của công ty. 2.2.3.2. Kế toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ. Sổ sách sử dụng.: thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ, Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng Trình tự ghi chép: Quá trình mua bán TSCĐ được tiến hành như sau: Kế toán chi tiết TSCĐ ở Công ty TNHH Phú Thái, được thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành. Phòng Kinh doanh lên danh mục trang thiết bị thuộc TSCĐ cần cho dự án mở rộng kinh doanh. Sau đó lập tờ trình lên giám đốc để phê duyệt. Sau khi xem xét đánh giá về tất cả các chỉ tiêu của công ty, mục đích hoạt động kinh doanh, kế hoạch và phương án mua sắm tổ chức quản lý và kế hoạch hoàn trả vốn đầu tư. Khi được giám đốc phê duyệt, công ty tổ chức mời thầu, chọn thầu chào hàng. Chủ thầu nào đặt giá rẻ nhất mà chất lượng tốt nhất sẽ trúng thầu. Bộ phận mua hàng sẽ lên bảng báo giá gửi lên giám đốc công ty. Nếu được chấp nhận thì việc ký kết hợp đồng mua bán mới được tiến hành. Công ty phải lập hội đồng để xác định đúng nguyên giá của TSCĐ. Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với người giao TSCĐ. Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật tư thiết bị, nhân viên kỹ thuật ,tổ bảo vệ. Sau đó bên giao nhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Bộ hồ sơ gồm 2 bản: 1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi. 1 bản được phòng kinh doanh giữ để quản lý. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, một số TSCĐ đã bị cũ đi, hư hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà công ty không cần dùng cho nên công ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán các tài sản đó. Việc tiến hành nhượng bán, thanh lý TSCĐ chỉ được tiến hành sau khi được quyết định thanh lý nhượng bán của Giám đốc Công ty. Người nào đặt giá cao nhất trong số những người tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về người đó. Ban thanh lý gồm có: + Giám đốc công ty. + Phòng kế toán + Nhân viên kỹ thuật. + Tổ bảo vệ. Trường hợp nhượng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai... Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng. - Giá trị còn lại của TSCĐ - Giá trị thu hồi. - Chi phí thanh lý (nhượng bán). Trình tự ghi sổ chi tiết tại phòng kế toán Công ty TNHH Phú Thái *Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính khấu hao TSCĐ. - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan. * Sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ: Được mở theo qúy cho từng loại TSCĐ. *Sổ TSCĐ: Được mở theo qúy cho toàn bộ TSCĐ trong công ty: căn cứ để ghi sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ và các chứng từ tăng, giảm TSCĐ. Bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại theo nguồn hình thành. Bảng được lập theo qúy để đáp ứng cho yêu cầu nắm bắt thông tin là cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm kê định về TSCĐ lập kế hoạch đầu tư cho TSCĐ Công ty hạch toán chi tiết TSCĐ ở công ty TNHH Phú Thái được thực hiện cả ở phòng kế toán tài vụ của công ty và sử dụng TSCĐ theo từng đối tượng ghi TSCĐ. ở phòng tài vụ trực tiếp quản lý về mặt giá trị: Nguyên giá TSCĐ,số khấu hao giá trị còn lại, nguyên lý TSCĐ tăng do đầu tư nâng cấp, cải tạo…Đối tượng ghi TSCĐ ở công ty hiện nay là ghi theo TK cấp 2, kết hợp với từng ký hiệu của máy móc thiết bị, nhóm loại TSCĐ nên công tác quản lý tài sản được thuận tiện. 2.2.4 Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ tại công ty TNHH Phú Thái: a. Tài khoản kế toán sử dụng: Tại công ty kế toán sử dụng TK211 – TSCĐ hữu hình - TK211 và các tài khoản cấp 2 chi tiết như sau: +TK211.2: Nhà cửa, vật kiến trúc +TK 211.3 : máy móc thiết bị +TK 211.4: Phương tiện vận tải truyền dẫn + TK 211.5: Thiết bị dụng cụ quản lý + TK211.8: Tài sản cố định khác Và các tài khoản có liên quan khác như 111, 112, 331, 411. b. Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ b.1.Kế toán tổng hợp tăng do mua sắm. Trong trường hợp này căn cứ vào nhu cầu đổi mới trang thiết bị, máy móc thiết bị sản xuất. Giám đốc sẽ ra quyết định mua sămsau đó công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với bên cung cấp TSCĐ. Sau khi các TSCĐ nói trên đưa bản nghiệm thu và bàn giao MMTB. Đồng thời bên bán sẽ viết hoá đơn làm cơ sở để thanh toán và đây là một trong những căn cứ cùng với chứng nhận chi phí phát sinh có liên quan để có thể tính nguyên giá TSCĐ để kế toán ghi vào sổ và thẻ kế toán có liên quan. Các chứng từ sử dụng trong trường hợp này gồm: -Hợp đồng kinh tế mua sắm TSCĐ -Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ -Hoá đơn GTGT -Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế VD3: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 160 được ký duyệt ngày 02/05/2004 giữa công ty TNHH Phú Thái và công ty TNHH Toàn Thành bán cho công ty TNHH Phú Thái 1 máy in công nghệ cao. Giá mua của máy là 38.000.000đ, thuế GTGT 5%, chi phí lắp đặt và chạy thử do bên bán chiụ. Đã thanh toán bằng tiền mặt và được mua bằng quỹ đầu tư phát triển Khi công việc hoàn thành kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để thành lập hồ sơ bao gồm: Hợp đồng kinh tế( phụ lục3) Phụ lục 03: Bộ công nghiệp Cộng Hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty TNHH Phú Thái Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: 161/2008CKHN/TM ********************** Hợp đồng kinh tế Số: 178/HĐKT Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 của HĐ Nhà nước và Nghị Định số17/HĐBT ngày16/01/1990 của HĐBT quy định. Hôm nay ngày 02/05/2008, chúng tôi gồm: Bên mua hàng: Công ty TNHH Phú Thái Địa chỉ: Số 192/19 Thái Thịnh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Do ông: Lê Hữu Sơn Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Bên sản xuất: Công ty TNHH Toàn Khánh Địa chỉ: 194 Thuỵ Khuê- Hà nội Do ông: Lương Mạnh Hùng Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện Hai bên cùng thoả thuận ký vào hợp đồng kinh yế các đIều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, quy cách, số lượng và giá cả. Bên B nhận bán cho bên A sản phẩm sau: Thị trường Tên sản phẩm và quy cách Đơn vị tính Số lượng Thành tiền 1 Máy in 6754 Chiếc 01 38.000.000 Cộng 38.000.000 Tiền thuế GTGT 1.900.000 Tỏng tiền thanh toán 39.900.000 Điều 2: Thanh toán và giao nhận hàng Hình thức thanh toán: Tiền mặt, séc, hoặc uỷ nhiệm chi - Thanh toán: Bên mua kiểm tra chất lượng, chạy thử ngay sau khi nhận máy( có biên nghiệm thu và kiểm tra chất lượng) -Thanh toán 100% giá trị hợp đồng Thời gian thanh toán: Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng Điều 3: Trách nhiệm các bên 3.1 Trách nhiệm bên mua: - Chuẩn bị tốt phần móng máy theo đúng bản vẽmóng máy do bên bán cấp. Chuẩn bị đường cho xe đưa máy vào vị trí lắp đặt đảm bảo an toàn. - Bố trí đủ người và phương tiệnđể lắp đặt và vận hành máy. Cử người có đủ trình độ để tiếp thu hướng dẫn vận hành máy. - Thực hiện các đIều khoản về thanh toán theo đIều 2. 3.2 Trách nhiệm bên bán - Vận chuyển máy đến vị trí lắp đặt, cử cán bộ có đủ chuyên môn để hướng dẫn cho bên muavận hành máy đúng quy trình quy phạm. - Lập biên bản nghiệm thuvà bàn giao sau khi hoàn thành công việc. Điều 4: Chất lượng và bảo hành - Sản phẩm do bên B tiết kế đảm bảo đúng tiêu chuẩn, máy mới 100%. -Bên B bảo hành miễn phí các sản phẩm trên trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Điều 5: Điều khoản chung: - Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trên, mọi thay đổi trong hợp đồng đều phai được hai bên nhất trí thông qua văn bản. Nừu không thống nhất sẽ đưa ra toà án kinh tế Hà Nội, mội quyết định của toà án hai bên đều phải thực hiện. - Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến khi kết thúc hợp đồng. - Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. Hai bên nhất trí ký tên : Đại diện bên A Đại diện bên B Hoá đơn GTGT(phụ lục 4) Phụ lục 04: Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 20 tháng 8 năm 2008 Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH Địa chỉ: Thị trấn SàI Đồng- Gia Lâm- Hà Nội Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Phú Thái Địa chỉ: 198B- Tây Sơn- Hà Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hoá, dịch vụ: Máy in+ Vận chuyển, lắp đặt, hướng dẫn Số tiền: 38.000.000đ Thuế GTGT(Thuế suất VAT 5%): 1.900.000đ Tổnh cộng số tiền thanh toán: 39.900.000đ Biên bản nghiêm thu và bàn giao TSCĐ(phụ lục5) Phụ Lục 05 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ********************** Biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm Thành phần: - Đại diện: công ty Cơ Khí Gia Lâm Ông: Phạm Mạnh Duy Chức vụ: Cán bộ hướng dẫn vận hành - Đại diện khách hàng Ông: Vũ Văn Việt Chức vụ: Tổ trưởng Hai bên cùng nhau tiến hành nghiêm thu sản phẩm: Máy in theo hợp đồng số 178/2008 CKHN/T ký ngày 02/05/2008 Nội dung nghiêm thu Căn chỉnh vận hành toàn bộ máy Thao tác vận hành lại toàn bộ máy Hướng dẫn vận hành in Kết luận và kiến nghị Máy đưa vào vận hành tốt Trước khi hết thời hạn bảo hành dề nghị quý công ty cho căn chỉnh lại máy Tài liệu kèm theo Sách hướng dẫn vận hành máy in Đại diện khách hàng Đại diện công ty Cơ Khí Gia Lâm (Ký tên) (Ký tên) Biên bản thanh lý hợp đồng(phụ lục 6) Phụ lục 06 : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc **************** Biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế số178/HĐKT -Căn cứ vào nội dung hợp đồng kinh tế số 178/HĐKT giữa Công ty TNHH Phú TháI và công ty cổ phần dược phẩm và thiết bị y tế Hà Nội. -Căn cứ vào kết quả thực hiện hợp đồng Hôm nay là ngày10 thang 05 năm 2008, chúng tôi gồm: BênA -Tên doanh nghiêp: Công ty TNHH Phú Thái -Địa chỉ: Thái Thịnh- Đống Đa- Hà Nội -Do ông: Lê hữu Sơn -Chức vụ: Giám đốc Bên B -Tên doanh nghiêp: Công ty Cổ phần dược phẩm và thiết bị y tế Hà Nội -Địa chỉ: 90 Lò Đúc- Hà Nội -Do ông: Lương Mạnh Hùng -Chức vụ: Phó giám đốc Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng số 178/HĐKT với những nội dung sau: 1.Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp vỏ hộp đúng kĩ thuật. -Chất lượng kỹ thuật: Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật -Thời gian và tiến độ: như đã ghi trong hợp đồng. 2.Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán. Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với số tiền là: 39.900.000. Bằng chữ: Ba mươi chín triệu chín trăm nghìn đồng chẵn. 3.Những đIều khoản còn tồn tại và trách nhiệm sau khi thanh lý hợp đồng. -Bên A: Không -Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng. Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 2 bản. Đại diên bên A Đại diện bên B (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Phiếu chi tiền mặt(phụ lục 7) Công ty TNHH Phú Thái Đc: Thái Thịnh - Đống Đa- Hà Nội Ban hành theo QĐ số;1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu chi Quyển số:32 Ngày 02 tháng 05 năm 2008 Số : 16 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Phương Thuỳ Địa chỉ: Phòng tài vụ Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy in Số tiền: 39.900.000( Viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu chín trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền Ngày 02 tháng 05 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Để phản ánh nghiệp vụ trên kế toán căn cứ vào hoá đơn tài chính gia tăng, biên bản giao nhận tài sản,phiếu chi, kế toán hạch toán như sau: BT1: Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: 38.000.000 Nợ TK 133.2: 1.900.00 Có TK 331: 39.900.000 Bút toán này được phản ánh trên NKCT số 1( phụ lục 8) Phụ lục 08 : Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 05/2008 STT Ngày TK642 TK 133 TK 211 TK 811 Cộng có TK 111 … … … … … … … 2 02 1.900.000 38.000.000 39.900.000 3 21 200.000 4.000.000 4 15 1.100.000 ... … … 1.100.000 Cộng Đã ghi sổ ngày 30/05/2008 Ngày tháng năm 2008 Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) và đến cuối tháng ghi vào sổ cái của TK 211( phụ lục 9) và các TK liên quan. Phụ lục 09: Tài khoản 211 Sổ cái Tàikhoản 211 Năm 2008 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có với TK đối ứng Nợ với TK này Quý I Quý II QuýIII Quý IV Cộng TK 111 39.900.000 39.900.000 Cộng số PS Nợ Cộng số PS Có Số dư cuối tháng Nợ Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BT2: Đồng thời kết chuyển nguồn vốn kinh doanh Nợ TK414: 38.000.000 Có TK 411: 38.000.000 Bút toán này phản ánh trên NKCT số 10( phụ lục 10) Phụ lục 10 : Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh Tháng 7/2008 Diễn giải Số dư Ghi Có TK 411, ghi Nợ TK khác Số dư cuối tháng Nợ Có TK 441 TK414 Cộng Có TK 411 Nợ Có Mua máy in 38.000.000 38.000.000 Cộng Đã ghi sổ cái ngày 30/05/2008 Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) b.2 Kế toán tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành Để tiến hành xây dựng mới các công trình thì trước hết công ty phải bỏ thầu( đối với những công trình lớn( rồi ký kết hợp đồng xây lắp với những công ty xây dựng đảm nhận công việc thi công. Sau khi kết thúc quá trình thi công, công ty sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu công trình để đánh giá chất lượng thi công, khi công trình đã được tổ giám định chấp nhậnvề chất lượng của công trình thì hai bên sẽ làm biên bản thanh lý và bàn giao công trình, đồng thời bên nhận thầu phát hành hoá đơn thanh toán công trình xây dựng cơ bản hoàn thành và đây là căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ này, thủ tục giấy tờ gồm: - Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp - Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình - Biên bản thanh lý hợp đồng xây lắp - Hoá đơn GTGT - Phiếu chi c.Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ Hiện nay ở công ty TNHH Phú Thái thì hầu hết TSCĐ giảm do thanh lý hoặc nhượng bán cho đơn vị khác. - Trường hợp giảm do nhượng bán Tại công ty TNHH Phú Thái, việc nhượng bán TSCĐ là công việc không diễn ra thường xuyên do vậy nó được coi là hoạt động bất thường của đơn vị. Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ Hoá đơn thanh toán Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế VD : Căn cứ vào sự phê chuẩn của công ty ngày 21/05/2008 Công ty đã ký kết hợp đồng kinh tế bán một ô tô cho hợp tác xã Hà Nam. Với nguyên giá là 240.475.000đ, giá trị hao mòn luỹ kế là 35.500.000đ, giá trị nhượng bán là 110.000.000đ( bao gồm cả thuế GTGT5% ). Chi phí sửa chữa là 4.200.000 cả thuế GTGT là 5%. Căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh vào sổ như sau: BT1: Xoá sổ TSCĐ nhượng bán Nợ TK 214:35.500.000 Nợ TK 811: 204.975.000 Có TK 211: 240.475.000 Bút toán này phản ánh trên NKCT số 9(phụ lục11) Phụ lục 11 : Nhật ký chứng từ số 9 Ghi Có TK 211- TSCĐ Tháng 05/2008 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 211- Ghi Nợ các TK Cộng có TK 211 Số hiệu Ngày tháng TK 214 TK 811 TK 21/05 Thanh lý một máy xì hàn 35.500.000 204.975.000 240.475.000 Cộng 35.500.000 204.975.000 240.475.000 Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) BT2: Phản ánh số tiền thu hồi từ nhượng bán tài sản trên, thu bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 110.000.000 Có TK 711: 104.500.000 Có TK333.1: 5.500.000 Bút toán này phản ánh trên bảng kê số 1( phụ lục 12) Phụ lục 12: Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111- Tiền mặt Số dư đầu quý: STT Ngày Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các TK Số dư cuối ngày TK 112 TK 333 TK 711 TK TK … … … … … … … … 8 21/05 5.500.000 104.500.000 110.000.000 Cộng Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BT3: Chi phí nhượng bán, doanh nghiệp đã chi bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 811: 4.000.000 Nợ TK 133.1: 200.000 Có TK111: 4.200.000 Bút toán này phản ánh trên NKCT số 1( phụ lục 13) Phụ lục13: Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 05/2008 STT Ngày TK642 TK 133 TK 211 TK 811 Cộng có TK 111 … … … … … … … 2 02 1.900.000 38.000.000 39.900.000 3 21 200.000 4.000.000 4 15 1.100.000 … … … 1.100.000 Cộng Đã ghi sổ ngày 30/05/2008 Ngày…tháng…năm…2008 Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) - .Trường hợp giảm do thanh lý Cũng như trường hợp nhượng bán TSCĐ hoạt động thanh lý ở công ty TNHH Phú Thái được coi là bất thường. Để thanh lý một TSCĐ công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý do giám đốc làm trưởng ban đánh giá TSCĐ thanh lý nói trên, từ đó làm cơ sở quyết định giá. Chứng từ sử dụng: -Biên bản xin thanh lý TSCĐ -Quyết định giá -Hoá đơn GTGT Tại công ty TNHH Phú Thái khi có các trường hợp tăng giảm TSCĐ ngoài việc phản ánh trên sổ sách kế toán thì còn được ghi trên sổ, thẻ TSCĐ phục vụ công tác quản lý, theo dõi riêng cho từng TSCĐ. d. Kế toán khấu hao TSCĐ: Tại công ty TNHH Phú Thái việc trích khấu hao TSCĐ, xác định thời gian và mức tính khấu háoTCĐ căn cứ vào khung thời gian cho mỗi nhóm loại TSCĐ do Bộ tài chính ban hành. Hiện tại niên độ kế toán của công ty áp dụng từ 01/01/N đến 31/12/N của năm dương lịch và kỳ kế toán tạm thời được áp dụng là từng quý trong năm. Mức khấu hao TSCĐ ở công ty được xác định căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và thời gian sử dụng định mức của từng loại TSCĐ. Mức trích khấu hao = Nguyên giá TSCĐ TSCĐ bình quân năm Số năm sử dụng định mức Mức trích khấu hao = Mức trích hao TSCĐ bình quân năm TSCĐ bình quân quý 4(quý) Ví dụ: Tại phòng tài vụ của công ty đang sử dụng một máy tính SAMTRON với nguyên giá 10.450.000đ, thời gian sử dụng dự kiến là 6 năm. Tài sản cố định này được đưa vào sử dụngnăm 2004 , công ty tiến hành khấu hao cho máy SANTRON như sau: Mức khấu hao TB = 10.450.000 =1.741.667 Hàng năm 6 Mức khấu hao TB = 1.741.667 =435.417 Hàng quý 4 Định kỳ căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán tính khấu hao và phân bổ cho các đối tượng sử dụng TSCĐ. Bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ `Quý III/2004 STT Chỉ tiêu NG TSCĐ KH TK 627 TK 641 TK 642 TK 154.3 TổngtàIsản 25.135.005.956 563.353.037 515.900.050 4.251.398 11.162.825 32.038.764 1 Nhàxưởng 8.598.129.670 159.716.654 4.251.398 2 Máy móc thiết bị 15.169.459.750 356.183.396 3 Phương tiện vận tải 870.163.748 4 Vật kiến trúc 61..260.115 11.162.825 5 Thiết bị văn phòng 435.992.673 e. Kế toán sửa chữa TSCĐ e.1. Kế toán sửa chữa nhỏ TSCĐ Các TSCĐ ở công ty TNHH có nhu cầu sửa chữa nhỏ chủ yếu là các máy móc thiết bị sử dụng cho công việc văn phòng như: Hệ thống máy vi tính, máy photocopy, máy in…và các công việc bảo dưỡng, thay thế phụ tùng nhỏ. Do vậy toàn bộ chi phí của việc sửa chữa nàyđược tập hợp trực tiếp vào tài khoản chi phí của các bộ phận có TSCĐ sửa chữa. VD: Căn cứ vào phiếu chi tiền ngày15/5/2008 thanh toán tiền bảo dưỡng và sửa chữa toàn bộ các máy tính của công ty số tiền là: 1.100.000đ Kế toán ghi sổ Nợ TK 642: 1.100.000 Có TK 111: 1.100.000 Nghiệp vụ này phản ánh trên NKCT số 1 Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 05/2008 STT Ngày TK642 TK 133 TK 211 TK 811 Cộng có TK 111 … … … … … … … 2 02 1.900.000 38.000.000 39.900.000 3 21 200.000 4.000.000 4 15 1.100.000 … … … 1.100.000 Cộng Đã ghi sổ ngày 30/05/2008 Ngày tháng năm 2008 Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) e.2. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ Tại công ty TNHH Phú Thái việc sửa chữa lớn TSCĐ không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn. Do vậy toàn bộ chi phí thực tế sửa chữa lớn được tính trực tiếp vào chi phí trong kỳ hoặc kết chuyển vào TK 142(142.1) rồi phân bổ dần vào các kỳ tiếp theo Việc sửa chữa lớn TSCĐ thường do công ty thuê ngoài , để tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ, công ty tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng với bên sửa chữa. Khi kết thúc quá trình sửa chữa hai bên lập biên bản thanh lý hợp đồng Chương III : Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán TSCĐHH tại công ty TNHH Phú thái 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty TNHH Phú Thái 3.1.1 Kết quả đạt đượcvà nguyên nhân chủ yếu: - Mặc dù mới đi vào hoạt động được hơn 4 năm, nhưng TSCĐ của công ty luôn có mức tăng cao theo từng năm làm cho nguồn vốn kinh doanh ngày càng lớn, quy mô kinh doanh của công ty được mở rộng. Việc đầu tư mua sắm TSCĐ đang tập trung vào phương tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho việc vận tải hành khách. Đây là sự đầu tư đúng hướng vì lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là vận tải hành khách kết hợp với du lịch, do đó đòi hỏi phương tiện vận tải phải hiện đại, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Công tác duy trì bảo dưỡng phương tiện vận tải,máy móc thiết bị luôn đảm bảo kịp thời khi có hư hỏng đều được sửa chữa trong thời gian nhanh nhất có thể đáp ứng hoạt động kinh doanh. - Công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của công ty rất chặt chẽ đáp ứng yêu cầu quản lý vốn, quản lý tài sản trong tình hình kinh tế hiện nay, luôn có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty để ban lãnh đạo công ty luôn nắm được tình trạng của từng loại TSCĐ, kịp thời đầu tư, nâng cấp những TSCĐ bị lỗi thời. Hệ thống sổ sách, biểu mẫu áp dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh. Bộ máy kế toán rất gọn, nhẹ với việc phân công lao động cụ thể, trách nhiệm cho từng cán bộ kế toán. Mọi phần hành của công ty kế toán đều có người theo dõi, thực hiện đầy đủ đúng nội quy. Sổ sách kế toán đã sử dụng và thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính, tập hợp chứng từ gốc vào các sổ chi tiết TSCĐvà thẻ TSCĐ. Sau đó ghi vào chứng từ ghi sổ một cách cụ thể. Số liệu từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc vào trực tiếp sổ cái để tiến hành lập bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh một cách rõ ràng đầy đủ. - Việc theo dõi tình hình tăng giảm, khấu hao và kiểm kê TSCĐ được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo việc phản ánh đúng nguyên giá TSCĐ hiện có cũng như mức trích khấu hao phù hợp với quy định hiện hành của Bộ Tài chính. - Bộ phận kế toán luôn cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác số liệu cho ban lãnh đạo công ty, để đề ra những phương hướng và biện pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhìn chung công tác kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Phú Thái được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với điều kiện của công ty. * Nguyên nhân chủ yếu đạt được kết quả trên: - Công ty không ngừng đầu tư, mua sắm trang thiết bị, tài sản cố đinh - Ban lãnh đạo thường xuyên coi trọng công tác giao dục nhân viên NH nói chung và nhân viên giao dịch nói riêng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, về tình hình kinh tế chính trị, về kiến thức marketing. Có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiêm cao trong công việc. - Được sự quan tâm thường xuyên của Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam , của các cấp, các ngành trên địa bàn thành phố. 3.1.2. Những tồn tại :. TSCĐ của công ty chiếm một tỷ trọng vốn khá lớn trong tổng tài sản. Phần lớn số vốn mà công ty có được đều đầu tư vào đổi mới, mua sắm trang thiết bị phương tiện vận tải. Nhưng ngay từ quá trình mua TSCĐ vào, bộ phận kế toán đã không đưa thẻ TSCĐ vào phần mềm kế toán để thuận lợi trong việc tính giá trị còn lại của TSCĐ, mức đã khấu hao, nguyên giá. Mà kế toán vào thẻ TSCĐ theo phương pháp thủ công, dùng tay, ghi số liệu. Mỗi một TSCĐ đều vào một mẫu thẻ mà theo quy mô và tính chất TSCĐ của công ty là chủ yếu khi tìm giá trị còn mức đã khấu hao trở nên rất khó khăn và phải tính toán thủ công. Vì vậy rất bất tiện khi chúng ta muốn nâng cấp cải tạo, thanh lý một TSCĐ nào đó. TSCĐ của công ty chưa đề ra tổ chức đánh số TSCĐ theo dõi chi tiết đối tượng cụ thể. Việc thanh lý TSCĐ còn diễn ra chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Mỗi khi thanh lý hay nhượng bán, công ty phải lập phiếu xác định tình trạng kinh tế và tình trạng kỹ thuật cho TSCĐ. Lập tờ trình xin thanh lý gửi cho Chủ tịch HĐQT công ty và khi nào có quyết định cho phép công ty mới được thanh lý. Do đó, thời gian lâu, làm ảnh hưởng đến việc hạch toán TSCĐ của Công ty. Ngoài những tồn tại trên, theo qui định của Bộ tài chính về thời gian sử dụng TSCĐHH cụ thể là phương tiện vận tải đường bộ thời gian tối thiểu là 6 năm, thời gian tối đa là 10 năm. Vì thực tế nhu cầu thực tế đòi hỏi chất lượng xe, chất lượng phục vụ khách ngày càng cao nên buộc Công ty luôn luôn phải thay đổi phương tiện vận tải cho phù hợp. Do đó, có những phương tiện vận tải chưa đủ thời gian khấu hao nhưng công ty vẫn phải thanh lý, làm như vậy là trái với quy định. Khi mua TSCĐHH qua thời gian lắp đặt trước khi đưa vào sử dụng, kế toán hạch toán chung chi phí lắp đặt vào giá trị tài sản mua. Hạch toán chung như vậy khi cấp trên kiểm tra sẽ rất khó biết được chi phí lắp đặt cho tài sản đó là bao nhiêu. 3.2. Định hướng, mục tiêu, giải pháp kinh doanh chung của công ty năm 2009. Thực hiện các biện pháp phù hợp nhằm duy trì và bảo toàn nguồn vốn cố định đã có ở hiện tại. Tiếp tục đầu tư mới TSCĐ theo xu hướng tỉ trọng máy móc thiết bị chiếm ưu thế với điều kiện hiện đại hoá cơ giới hoá quá trình sản xuất. 3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán TSCĐ tại công ty TNHH Phú Thái 3.3.1 Hoàn thiện hạch toán kế toán tài sản cố định 3.3.1.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết tài sản cố định a. Về sổ chi tiết tài sản cố định Để quản lý tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc, các bộ phận khác nhau, theo Em Công ty nên mở thêm Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơnvị sử dụng. Tại mỗi các đơn vị phụ thuộc kế toán tài sản cố định cần có một sổ theo dõi TSCĐ mà chỉ cần theo dõi về nguyên giá, thời gian sử dụng, tên công trình phục vụ, người quản lý tài sản cố định. Mẫu sổ chi tiết tài sản cố định sử dụng tại phòng Kế toán tài chính công ty theo quy định đợc trình bày ở Biểu số 2.3, Mẫu số sổ theo dõi tình hình TSCĐ sử dụng cho các bộ phận công ty có thể thực hiện thiết kế theo Mẫu 1.4 sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng Bộ phận sử dụng:… Quý.../ năm 200 Ghi tăng tài sản cố định tài sản cố định Chứng từ Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Đ V T Số lượng Đơn giá tiền SH Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ng ày tháng NT NT Cộng Người ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Trình tự Sổ chi tiết TSCĐ cho các bộ phận sử dụng ( Sử dụng tại phòng Kế toán tài chính) cũng tương tự như ghi sổ chi tiết TSCĐ mà doanh nghiệp đang áp dụng. Trình tự ghi Sổ theo dõi TSCĐ, cán bộ tại các đơn vị phản ánh nguyên giá TSCĐ. Căn cứ vào các biên bản liên quan đến việc điều động TSCĐ kế toán phản ánh người sử dụng TSCĐ, thời gian sử dụng TSCĐ, tên công trình phục vụ (nếu có) Biểu số 3.3 Sổ theo dõi tài sản cố định Quý.../ năm 200 Chứng từ Mã số TSCĐ Nguyên giá Người quản lý Từ ngày Đếnngày Giảm TSCĐ Ghi SH NT Chứng từ Lý do SH NT Cộng Người ghi sổ ( Ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận ( Ký, ghi rõ họ tên) b. Phân loại tài sản cố định theo tình trạng sử dụng Để thực hiện quản lý tốt hơn tình hình tài sản cố định Công ty nên thực hiện quản lý TSCĐ theo tình trạng sử dụng. Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức tình trạng sử dụng sẽ giúp cho công ty nắm bắt được thông tin về TSCĐ và ra quyết định đầu tư hoặc thanh lý để thu hồi vốn. TSCĐ phân loại theo tình trạng sử dụng bao gồm 4 loại sau: - TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất - TSCĐ dùng cho quản lý - TSCĐ dùng cho hoạt động khác - TSCĐ đã chờ xử lý + TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng + TSCĐ hư hỏng chờ xử lý 3.3.2. Tăng cường quản lý có hiệu quả tài sản cố định 3.3.2.1. Thực hiện mã hoá TSCĐ Hiện nay Công ty TNHH Phú Thái không thực hiện đánh số đối với TSCĐ. Điều này dẫn tới tình trạng công ty gặp khó khăn trong việc quản lý TSCĐ. Để thống nhất trong việc quản lý và sử dụng TSCĐ, theo Em công ty nên đánh số đối với TSCĐ nhằm cung cấp thông tin về bộ phận sử dụng TSCĐ đó có được sử dụng vào sản xuất kinh doanh hay không, năm đưa vào sử dụng. 3.3.2.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty TNHH Phú Thái a.Đầu tư mới tài sản cố định Những thách thức của thị trường đòi hỏi công ty phải luôn đầu tư đổi mới trang thiết bị. Có như vậy công ty mới có khả năng nâng cao được chất lượng cũng như tiến độ thi công các công trình. Tuy nhiên việc đầu tư TSCĐ là quá trình đầu tư dài hạn, không thể có hiệu quả ngay tức thì, Công ty phải căn cứ vào tình hình hiện tại cũng như khả năng vốn để lựa chọn việc đầu tư tài sản cố định cho thích hợp. b.Đẩy mạnh việc sửa chữa bảo dưởng máy móc thiết bị Suy cho cùng thì mục đích của việc sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị là nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị . Một thiết bị không được sửa chữa bảo dưỡng theo kế hoạch có thể dẫn đến việc sản xuất bị ngừng trệ, gián đoạn, chi phí công trình sẽ tăng ảnh hưởng đến lợi nhuận. Công ty nên có những cuộc hội thảo bàn về vấn đề sử dụng hiệu quả TSCĐ để có thu nhập được những sáng kiến của cán bộ công nhân viên chức trong và ngoài công ty bởi họ mới chính là người trực tiếp hàng ngày sử dụng TSCĐ. Đối với những cá nhân có sáng kiến thiết thực công ty nên phổ biến cho các bộ phận, đồng thời thực hiện chế độ khen thưởng kịp thời. c.Thực hiện việc đi thuê tài sản cố định để phục vụ cho sản xuất kinh doanh Việc đi thuê TSCĐ sẽ giúp cho công ty mở rộng được năng lực sản xuất trong những điều kiện hạn chế về vốn. Ngoài ra việc đi thuê TSCĐ còn hỗ trợ cho công ty trong trường hợp công ty không thoả mãn các yêu cầu cho vay của ngân hàng. Thật vậy, Công ty cho vay tài chính có thể thoả mãn được các yêu cầu của công ty ngay cả khi tình hình tài chính của công ty bị hạn chế. Việc đi thuê tài chính còn giúp cho công ty không rơi vào tình trạng ứ đọng vốn một TSCĐ công ty mua về sử dụng không hiệu quả. Nếu thuê tài chính công ty có thể thay đổi một cách nhanh chóng, dễ dàng. Việc thuê TSCĐ cho sản xuất kinh doanh là một hoạt động đầu tư ít rủi ro so với các cách đầu tư khác. Bởi trước hết là vì các công ty cho thuê tài chính thường chuyên môn hoá về máy móc thiết bị nên có thể cung ứng đầy đủ, kịp thời các loại máy móc và thiết bị mà khách hàng yêu cầu. 3.3.3 Gắn trách nhiệm của người lao động với quá trình sử dụng các TSCĐ: Có thể nói, tại công ty hầu hết lao động từ công nhân cho tới cấp quản lý cao nhất đều trực tiếp điều hành và sử dụng 1 loại TSCĐ nào đó. Cho nên gắn trách nhiệm của họ với TSCĐ mà họ sử dụng có ý nghĩa rất lớn, giúp tuổi thọ của TSCĐ được lâu dài. Tại công ty, TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất có giá trị lớn là các ô tô, thiết bị ở bộ phận sửa chữa...Người lao động trực tiếp sử dụng các loại máy móc này là những công nhân lái xe, công nhân sửa chữa, giá trị của những TSCĐ này lại rất lớn cho nên công ty có những nội quy quy định trách nhịêm của công nhân , nâng cao trách nhiệm của họ với các phương tiện vận tải, máy móc. Từ đó có những chính sách khen thưởng, kỉ luật thích đáng làm cho họ luôn có ý thức giữ gìn, bảo quản vệ sinh TSCĐ , sử dụng đúng mục đích TSCĐ . 3.3.4. Giảm bớt thủ tục thanh lý TSCĐHH để việc hạch toán thanh lý TSCĐHH được nhanh chóng Việc thanh lý TSCĐHH của Công ty còn diễn ra quá chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Để thanh lý được TSCĐHH thì bộ phận sử dụng phải có phiếu xác nhận vềtình trạng xe, sau đó gửi lên cho ban quản lý. Ban quản lý xe xem xét rồi chuyển lên cho giám đốc. Nếu được sự đồng ý của giám đốc thì kế toán mới được lập biên bản thanh lý tài sản đó xem xét số khấu hao và giá trị còn lại là bao nhiêu rồi lại gửi lên giám đốc xin chữ ký. Sau khi đầy đủ thủ tục như vậy thì bộ phận sử dụng mới được tiến hành thanh lý tài sản đó. Chuyển đi chuyển lại như vậy thường mất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại Công ty. Vì vậy Công ty nên bỏ bớt những thủ tục không cần thiết để khỏi mất nhiều thời gian. Có thể là ban quản lý đội xe trực tiếp trình lên giám đốc xem xét ký duyệt khi đã có biên bản thanh lý TSCĐHH thông qua kế toán trưởng. Bởi vì kế toán trưởng là người tính số khấu hao và giá trị còn lại của tài sản. Lúc này chỉ cần xin chữ ký xét duyệt là xong và bộ phận sử dụng có thể tiến hành thanh lý TSCĐHH đó. 3.3.5 Thay đổi phương pháp khấu hao cho từng loại TSCĐ Ngày 31/12/2001, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 2000/QĐ-BTC về việc thực hiện thí điểm chế độ khấu hao TSCĐ theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh. Tuy nhiên, tại Công ty TNHH Phú Thái đều áp dụng phương pháp khấu hao bình quân. Việc áp dụng phương pháp khấu hao bình quân là chưa hợp lý vì những lý do sau: TSCĐ trong Công ty TNHH Phú Thái có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau. Công dụng của tài sản cũng như cách thức phát huy tác dụng của tài sản trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty cũng có sự khác nhau, lợi ích thu được của việc sử dụng những tài sản đó cũng có sự khác nhau. Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ hữu hình trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Điều này xuất phát từ nguyên tắc phù hợp của kế toán đó là thu nhập phải phù hợp với chi phí đã chi ra trong kỳ kế toán. Để đảm bảo số liệu sổ kế toán cung cấp phản ảnh đúng thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp, Công ty TNHH Phú Thái nên thay đổi quy định về khấu hao TSCĐ theo hướng sau: - Đối với nhà cửa, vật kiến trúc Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao bình quân). - Máy móc, thiết bị vật tư gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh, tính năng công suất sử dụng bị giảm dần trong quá trình sử dụng, nên áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. - Đối với các thiết bị, dụng cụ quản lý thường chịu tác động của hao mòn vô hình thì Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo tổng số các năm sử dụng. - Đối với những TSCĐ có hạn, theo nguyên tắc phù hợp trong kế toán không phải tính khấu hao. Giá trị của TSCĐ đó được phản ảnh trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cho đến khi tính hữu dụng của tài sản này không còn nữa. 3.3.6 Một số giải về phương thức hạch toán TSCĐ của công ty -Về công tác sửa chữa TSCĐ Việc sủa chữa lớn TSCĐ ở công ty TNHH Phú Thái hiện nay (toàn bộ chi phí sửa chữa lớn đều được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng bộ phận chịu chi phí trong kỳ( điều này ảnh hưởng đến chỉ tiêugiá thành sản phẩm.) Để khắc phục vấn đề này công ty thực hiện công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất trong kỳ của các bộ phận sử dụng TSCĐ Công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ có thể được thực hiện qua sơ đồ sau: TK 241 (241.3) TK 335 TK 627,641,642 Chi phí sửa chữa lớn Trích trước CP sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh hàng kỳ kế toán Việc thực hiện công tác trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ được dựa trên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ của công ty. Việc trích trước này được thực hiện ở các kỳ kế toán trong 1 niên độ kế toán. Đến cuối niên độ kế toán căn cứ vào chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh và số đã trích trước kế toán có nghĩa vụ điều chỉnh cho phù hợp. Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh (kế toán ghi tăng chi phí hạch toán toàn bộ hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ) Nếu chi phí trích trước sửa chữa lớn TSCĐ lớn hơn chi phí thực tế phát sinh kế toán sẽ điều chỉnh giảm chi phí kinh doanh trong kỳ. Với công tác trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ này sẽ làm ổn định tình hình giá thành sản xuất giữa các kỳ, đảm bảo tính ổn định của sản xuất kinh doanh. - Về tài khoản ngoài bảng công ty nên đăng ký sử dụng các tài khoản ngoại bảng để theo dõi riêng các hoạt động khi phát sinh các nghiệp vụ thuê hoạt động có thể có trong tương lai và để theo dõi và sử dụng nguồn vốn khấu hao một cách hợp lý. Khi trích khấu hao ở các bộ phận sử dụng TSCĐ trong công ty kế toán thực hiện bút toán Nợ TK 627 Nợ TK 641, 642 Có TK 214 Và khi sử dụng nguồn vốn khấu hao thì đồng thời với bút toán Nợ TK 214 Có TK liên quan Từ đó có thể theo dõi một cách chi tiết hơn việc trích khấu hao trong công ty và tình hình sử dụng vốn khấu hao. 3.3.7. Giải pháp về nhân lực. a/ Đối với cán bộ quản lý. Đây là đội ngũ quan trọng, quyết định hướng đi cho doanh nghiệp. Họ đứng ra quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho Công ty có thể phát triển mạnh mẽ. Do đó, các cán bộ quản lý của công ty phải: - Không ngừng nâng cao trình độ quản lý nghiệp vụ. - Chăm lo công tác đào tạo mọi mặt : đào tạo nâng cao, đào tạo lại, đào tạo bổ xung, đào tạo chuyên ngành cho cán bộ kỹ thuật cho phù hợp với điều kiện máy móc trang thiết bị ngày càng tiên tiến và hiện đại. Phải thường xuyên cập nhật thông tin về các công nghệ mới, hiện đại mà Công ty chưa có điều kiện đầu tư để có thể tham mưu cho ban lãnh đạo khi Công ty tiến hành đổi mới TSCĐ. b, Đối với bộ phận kế toán. Thường xuyên cập nhật các quy định, văn bản chế độ mới về kế toán và TSCĐHH. Định kỳ mời các chuyên gia kế toán về hướng dẫn quy định chế độ kế toán, phần hành kế toán. Bồi dưỡng, nâng cao năng lực, trình độ của các nhân viên kế toán. Chế độ khen thưởng kịp thời, hợp lý để khuyến khích nhân viên. - Tiến hành sắp xếp, bố trí nhân viên một cách khoa học đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, hiệu quả công việc cao. Xây dựng kế hoạch tuyển mới nhân viên có đủ trình độ đáp ứng yêu cầu công việc. Kết luận: Đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Phú Thái là một bộ phận hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu tài sản của Công ty TNHH Phú Thái. Cùng với sự phát triển của sản xuất và sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, TSCĐ của Công ty TNHH Phú Thái không ngừng được đổi mới, hiện đại hoá và tăng lên nhanh chóng để tạo ra năng suất chất lượng sản phẩm ngày càng cao và gây được uy tín, lòng tin của khách hàng. Để có được điều đó đòi hỏi Ban lãnh đạo Công ty phải không ngừng tăng cường công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Công tác tổ chức kế toán TSCĐ ở Công ty phải thực hiện tốt và thường xuyên cập nhập tình hình tăng giảm, khấu hao, sửa chữa... cũng như tính toán những chỉ tiêu về hệ số hao mòn và thực hiện nghiêm chỉnh các mục tiêu đã đề ra. Cũng như các Công ty khác, Công ty TNHH Phú Thái chú trọng đến việc quan tâm đầu tư TSCĐ trong sản xuất kinh doanh cùng với việc tổ chức công tác kế toán và quản lý TSCĐ một cách có hiệu quả. Trong thời gian thực tập ở Công ty TNHH Phú Thái, em đã có điều kiện nghiên cứu, học tập, tiếp cận thực tế với các số liệu, sổ sách. Trên cơ sở đó, em đã đề xuất một số giải pháp bổ sung nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty. Lần đầu tiên đi tìm hiểu thực tế tại một doanh nghiệp sau bốn năm học tập ở trường Đại học, đồng thời vận dụng khối lượng kiến thức lớn và tổng hợp, mặc dù đã rất cố gắng nhưng luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ bổ sung của các Thầy, Cô và bạn đọc để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin gửi những lời biết ơn sâu sắc tới Cô Lê Minh Phương và các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty TNHH Phú Thái đã hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập để em hoàn thành được luận văn tốt nghiệp của mình./. Danh mục tài liệu tham khảo: 1.Giáo trình kế toán tài chính - NXB Tài chính 2. Hệ thống tài khoản kế toán - NXB Tài chính 3. Những quy định về quản lý tài chính doanh nghiêp- NXB Tài chính 4. Lời cam đoan: Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu có trong khóa luận là hoàn toàn trung thực và xuất phát từ tình hình thực tế của nơi thực tập - công ty TNHH Phú Thái. ý kiến nhận xét của giáo viên hướng dẫn: ý kiến nhận xét của hội đồng phản biện: mục lục Trang Danh mục sơ đồ Sơ đồ 01: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐHH do mua sắm 20 Sơ đồ 02: Sơ đồ hoạch toán tăng TSCĐHH do nhận cấp phát, nhật góp vốn liên doanh. 20 Sơ đồ 03: Sơ đồ hoạch toán tăng TSCĐHH do được biếu tặng, viện trợ. 21 Sơ đồ 04: Sơ đồ hoạch toán đánh giá tăng TSCĐHH 21 Sơ đồ 05: Sơ đồ hoạch toán tăng TSCĐHH do XDCB hoàn thành bàn giao 21 Sơ đồ 06: Sơ đồ hoạch toán tăng TSCĐHH do nhận lại vốn góp liên doanh trước đây 22 Sơ đồ 07: Sơ đồ kế toán tăng TSCĐHH do tự chế 22 Sơ đồ 08: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐHH do mua sắm trả chậm trả góp 23 Sơ đồ 09: Sơ đồ hạch toán mua TSCĐHH dưới hình thức trao đổi không tương tự 24 Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán mua TSCĐHH dưới hình thức trao đổi tương tự 24 Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán mua TSCĐHH là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho sxkd 25 Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐHH do thanh lý, nhượng bán 25 Sơ đồ 13: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐHH do góp vốn liên doanh 26 Sơ đồ 14: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐHH do trả lại vốn góp liên doanh 27 Sơ đồ 15: Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐHHdo bị mất, thiếu phát hiện khi kiểm kê 27 Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán đánh giá giảm TSCĐHH 28 Sơ đồ 17: Sơ đồ hạch toán đánh giá giảm TSCĐHH 28 Sơ đồ 18: Sơ đồ kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ 29 Sơ đồ 19: Sơ đồ kế toán sửa chữa lớn TSCĐHH . 30 Sơ đồ 20:Sơ đồ kế toán khấu hao và hao mòn TSCĐ 31 Sơ đồ 21: Sơ đồ hạch toán TSCĐHH thuê tài chính 32 Sơ đồ 22: Sơ đồ kế toán TSCĐ thuê hoạt động 33 Sơ đồ 23: sơ đồ kế toán cho thuê tscđ tài chính 34 Sơ đồ 23: Sơ đồ kế toán cho thuê TSCĐ hoạt động 35 Danh mục các chữ viết tắt: 1. TSCĐ Tài sản cố định 2. TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3. TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình 4. TK Tài khoản 5. GTGT Giá trị gia tăng 6. NKCT Nhật kí chứng từ 7. BTC Bộ tài chính 8. GTHM Giá trị hao mòn 9. GTCL Giá trị còn lại 10. CPSX Chi phí sản xuất