Khóa luận Thực trạng và một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán quản trị hàng tồn kho tại xí nghiệp kinh doanh tổng hợp công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng

i 125 HYLOY H/Quốc viên 15 106,995 - - - - 15 106,995 C100 Đá cắt 150 HYLOY H/Quốc viên 50 409,050 - - - - 50 409,050 … … CP CN Bạch Đằng 8,773 63,465,717 1,300 11,685,900 793 7,317,992 9,280 67,833,696 MA100 Đá mài A 100*6*16 Viên 1,027 3,594,500 - - 1 3,500 1,026 3,591,000 CA100 Đá cắt A 100*2*16 Viên 30 132,000 - - - - 30 132,000 MHD100 Đá mài HD 100*6*16 Viên 1,696 6,137,824 - - - - 1,696 6,137,824 MHD180 Đá mài HD 180*6*22 Viên 300 3,085,500 - - 100 1,028,500 200 2,057,000 SJ 301 Thuốc hàn SJ 301 kg - - - - - - - - F7-VA Thuốc hàn F7-VA kg 900 7,363,800 - - - - 900 7,363,800 … … Cửa hàng KDTH số 1 730 30,504,795 40 1,215,020 70 2,615,940 700 29,103,875 T M100 Sơn trắng M 100 Lít 80 3,309,120 - - - - 80 3,309,120 G M236 Sơn ghi M 236 Lít 135 4,945,995 - - 20 732,740 115 4,213,255 DM Dung môi Lít - - 20 467,280 10 233,640 10 233,640 … … CTy hóa chất INCHEMCO 939 35,730,000 - - 3 36,000 936 35,694,000 IC 01 ACC Chất tẩy sinh hàn gió AT5400 SH Lít 140 2,240,000 - - - - 140 2,240,000 IC 03 DOL Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT 2000DL Lít 200 3,200,000 - - - - 200 3,200,000 IC 12 EMC Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD Lít 100 5,500,000 - - - - 100 5,500,000 IC 13 RSR Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT 607 RL Lít 40 1,320,000 - - - - 40 1,320,000 IC 35 ECL Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 Lít 40 1,120,000 - - - - 40 1,120,000 … … Hàng ngoài 1,006 10,840,000 2,016 37,699,200 2,516 42,699,200 560 5,840,000 NT 4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg - - 2,016 37,699,200 2,016 37,699,200 - - B Búa gò rỉ Cái 60 840,000 - - - - 60 840,000 … … Cộng hàng hóa 44,738 648,861,924 27,356 569,954,120 27,010 522,132,984 45,084 696,683,060 CP hàng mua pb cho hàng bánT1/08 - 3,435,508 - 18,514,286 - 18,439,886 - 3,509,908 CP HM pb cho hàng bán Nam Triệu 12/07 13,714,286 13,714,286 CP HM pb cho hàng bán Nam Triệu 01/08 4,800,000 4,725,600 Điều chỉnh giá vốn TỔNG CỘNG 44,738 652,297,432 27,356 588,468,406 27,010 540,572,870 45,084 700,192,968 Giám đốc Đà Nẵng, ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán III. LẬP DỰ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI XN Trong quản lý hàng tồn kho, Xí nghiệp chú trọng đến hai 2 vấn đề đó là: thiết lập, tính toán làm thế nào để có thể đảm bảo được quá trình cung cấp hàng hóa kịp thời cho khách hàng và đồng thời không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. 1. Kế hoạch dự trữ Dự trữ hợp lý là mục tiêu của XN trong quản lý hàng tồn kho vì dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản và dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp; ngược lại dự trữ quá ít sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp. Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kỳ đến để dự trù nhu cầu hàng hoá, thường thì đối với những mặt hàng có mức tiêu thụ nhiều thì mức dự trữ của kỳ sau sẽ cao hơn mức tiêu thụ thực tế của kỳ trước từ 30-40%. Ví dụ mặt hàng Dây hàn CO2 là mặt hàng có mức tiêu thụ cao và tăng dần qua các năm, do vậy mức dự trữ năm sau của mặt hàng này luôn cao hơn năm trước từ 30-40%. Trong trường hợp có dự báo từ nhà cung cấp hàng sẽ tăng giá trong thời gian sắp đến thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp để dự trữ và bán lại để kiếm lời lúc giá thị trường tăng lên . Đối với các mặt hàng có giá trị lớn và khó bảo quản hoặc yêu cầu kho bảo quản lớn thì mỗi lúc có đơn đặt hàng của khách hàng, Xí nghiệp mới bắt đầu gọi hàng từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, mức gọi hàng này sẽ cao hơn mức đặt hàng của khách hàng từ 10-20% để đảm bảo dự trữ cung ứng cho việc bán lẻ và cho việc mua thêm của khách hàng nếu mức hàng mua ban đầu thiếu. Tại XN,việc lên các kế hoạch về hàng tồn kho do bộ phận kinh doanh đảm nhận. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch về dự trữ này chỉ mang tính chất ước chừng và suy đoán, không được lập thành 1 sổ sách và bảng biểu nào. 2. Lập kế hoạch mua hàng Tại xí nghiệp, việc mua bán các mặt hàng diễn ra thường xuyên liên tục, cuối kỳ khi kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho, mặt hàng nào còn tồn ít không đủ để bán lẻ và cung cấp cho các khách hàng , Xí nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp gởi giấy báo giá về các mặt hàng cần mua và tiến hành đặt hàng.(Xem Bảng 1 phần Phụ lục) Khi có yêu cầu mua hàng từ các khách hàng với số lượng nhiều, kết hợp với báo cáo mức tồn kho trong biên bản kiểm kê do bộ phận kế toán gửi lên, bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và yêu cầu chuyển thẳng hàng đến tại địa điểm của khách hàng đặt mua của Xí nghiệp.(Xem Bảng 2 phần Phụ lục) Đối với những mặt hàng có thể dự trữ mà không tốn kém nhiều chi phí dự trữ và có giá trị nhỏ,xí nghiệp có thể tiến hành đặt hàng với mong muốn mua số lượng nhiều sẽ được chiết khấu. Còn đối với những loại có giá trị và chi phí lưu kho cao, xí nghiệp thường mua khi có yêu cầu từ khách hàng và chỉ mua vừa đủ để phục vụ trong kỳ. Cuối kỳ khi kiểm tra mức tồn kho, đối với mặt hàng nào mức tồn kho cao, không tiêu thụ được xí nghiệp sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng. Tại XN,việc lập các kế hoạch mua hàng này cũng như việc lập kế hoạch dự trữ chỉ mang tính chất ước chừng và suy đoán, không được lập thành 1 sổ sách và bảng biểu nào. 3. Dự toán nguyên vật liệu Như đã trình bày ở phần trên, Xí nghiệp KDTH-Công ty CP Vận tải biển là một đơn vị kinh doanh mua bán tổng hợp các mặt hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng và khai thác các mảng dịch vụ du lịch, kinh doanh cầu cảng, môi giới vận chuyển hàng hóa … bên cạnh đó XN còn có dịch vụ sửa chữa tàu biển, phương tiện thủy. Đối với các hoạt động kinh doanh mua bán trên, XN không có dự trữ nguyên vật liệu vào đầu kỳ nên không có kế hoạch cũng như dự toán nguyên vật liệu đầu kỳ, riêng đối với dịch vụ sửa chữa tàu biển thì chỉ khi trên công ty mẹ có hợp đồng yêu cầu sửa chữa từ các tàu thuyền, căn cứ vào Hợp đồng sửa chữa được gửi xuống bộ phận kế toán xí nghiệp, ở đây bộ phận kế toán sẽ lên kế hoạch về dự toán sữa chữa. Trên cơ sở đó, đội sữa chữa sẽ tiến hành sữa chữa theo như dự toán đã đề ra. Dự toán nguyên vật liệu được trình bày theo bảng sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o------- Đà Nẵng, ngày 23 tháng 01 năm 2008. DỰ TOÁN SỬA CHỮA PHẦN ĐỘNG LỰC TÀU THUẬN PHƯỚC TẠI CẢNG TIÊN SA Kính gửi: Giám Đốc Xí Nghiệp Kinh Doanh Tổng Hợp STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN I MÁY CHÍNH 1 Tháo nắp máy, tháo các chi tiết liên quan, giàn cò, ống xả, rút piston, secmang, thanh truyền, vệ sinh các chi tiết, kiểm tra, đo đạc lấy số liệu: secmăng, ắc piston, lổ ắc piston trên thân piston, piston, kẹp chì lấy số liệu bạc biên, đo dãn dài bulông biên máy số 3 và số 6 cái 2 9,500,000 19,000,000 2 Rút sơ mi máy số 3, vệ sinh kiểm tra đo đạc lấy số liệu, thay joăng su kín nước, thay mới sơ mi máy số 3 cái 1 5,000,000 5,000,000 3 Rút sơ mi máy số 6, vệ sinh kiểm tra đo đạc lấy số liệu, thay joăng su kín nước, lắp ráp lại cái 1 5,000,000 5,000,000 4 Tháo nắp máy số 2, thay joăng mặt nắp máy, thay joăng su kín nước, lắp ráp lại cái 1 3,100,000 3,100,000 5 Kiểm tra khe hở các bánh răng dẫn động trục cam, bộ điều tốc, bơm dầu nhờn cụm 3 350,000 1,050,000 Tổng phần máy chính II MÁY ĐÈN SỐ 1 33,150,000 1 Tháo nắp máy, ra kín toàn bộ 06 bộ supap hút, xả máy 1 3,200,000 3,200,000 2 Kiểm tra đo đạc lấy số liệu piston, secmăng, xilanh, ổ đỡ máy số 1, kẹp chì cổ biên. máy 1 800,000 800,000 3 Rút sơ mi máy số 1, kiểm tra bề mặt làm việc của các áo nước làm mát, thay joăng su nước. chiếc 1 500,000 500,000 4 Thay mới, cân chỉnh 06 vòi phun nhiên liệu cái 6 150,000 900,000 5 Kiểm tra co bóp trục cơ lượt 1 200,000 200,000 6 Tháo, kiểm tra bảo dưỡng turbin tăng áp cái 1 2,200,000 2,200,000 7 Kiểm tra bảo dưỡng các ổ đỡ và đệm cơ khí kín nước của bơm nước ngọt và bơm nước biển làm mát máy cái 1 500,000 500,000 8 Tháo, vệ sinh hàn gió bằng hóa chất, thay joăng và đệm kín nước cái 1 2,600,000 2,600,000 9 Tháo kiểm tra thay các cánh gạt của động cơ khởi động máy bằng khi nén máy 1 1,200,000 1,200,000 Tổng cộng 12,100,000 III MÁY ĐÈN SỐ 2 1 Tháo, kiểm tra bảo dưỡng toàn bộ turbin tăng áp cái 1 2,200,000 2,200,000 IV ĐỘNG CƠ THỦY LỰC NÂNG CẦU HẦM HÀNG 1 Tháo, kiểm tra, vệ sinh phục hồi van điều chỉnh áp lực. Phục hồi mặt phân phối đầu trục, thay ốc khóa trục cái 1 11,000,000 11,000,000 2 Phục hồi mặt đĩa phân phối, rà lại các lổ xilanh 3 Lắp ráp hoàn chỉnh Tổng cộng: I+II+III+IV 58,450,000 Bằng chữ: Năm mươi tám triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. NGƯỜI LẬP DỰ TOÁN IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUẢN LÝ HTK TẠI XN 1. Kiểm soát hàng hoá, vật liệu mua vào Tại Xí nghiệp, số lượng các mặt hàng kinh doanh khá nhiều nên để quản lý tốt hàng hoá ở khâu thu mua đòi hỏi Xí nghiệp phải tổ chức hệ thống thông tin bao gồm: thông tin từ thị trường, thông tin sản xuất, thông tin tồn kho và thông tin về nhà cung cấp. Thực tế, tại Xí nghiệp hệ thống này đã được triển khai gắn trách nhiệm của thủ kho, kế toán tồn kho và bộ phận kinh doanh. Cụ thể, thủ kho quản lý hàng hoá, vật liệu tại kho mình, cung cấp những thông tin về quy cách, số lượng tồn kho, kế toán tồn kho cung cấp thông tin về giá trị của tồn kho, bộ phận kinh doanh thì lên các kế hoạch mua hàng. Một số nhà cung cấp có quan hệ giao dịch thường xuyên với công ty như: - Nhà cung cấp Que hàn, thuốc hàn, dây hàn: + Công ty Nam Triệu + Công ty Hà Việt - Nhà cung cấp đá mài, đá cắt: + Công ty Tân Liên Minh + Công ty CP Công nghiệp Bạch Đằng - Nhà cung cấp hóa chất: + Công ty hóa chất INCHEMCO … Việc lựa chọn nhà cung cấp thường dựa trên những tiêu chí sau : Hàng hóa đảm bảo chất lượng, quy cách theo như yêu cầu đặt ra. Việc cung cấp hàng hóa đúng thời gian và địa điểm yêu cầu. Đảm bảo việc thực hiện hợp đồng mua bán nghiêm túc giữa các bên. … Dựa vào tất cả những tiêu chí trên, Giám đốc XN là người có quyền quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp và ký kết hợp đồng, bộ phận kinh doanh sẽ giám sát việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp, xúc tiến thời gian giao hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. 2. Kiểm tra hàng hoá nhập kho: Công tác kiểm tra hàng hoá nhập kho cũng khá chặt chẽ. Hàng hoá trước khi nhập kho được kiểm nghiệm theo phương thức ba bên: Thủ kho, đại diện nhà cung cấp (nếu mua theo hình thức chuyển hàng), và một nhân viên được Xí nghiệp phân công giám sát. Tại xí nghiệp, hàng hóa trước khi nhập kho phải được xác định số lượng, quy cách và chất lượng để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm tra, ban kiểm nghiệm lập “Biên bản nghiệm thu”- Ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân với hàng hoá, sản phẩm không đúng số lượng, không đúng quy cách, phẩm chất và cách xử lý. CTY CP VẬN TẢI BIỂN ĐN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC *********** BIÊN BẢN NGHIỆM THU Hôm nay, ngày 28 tháng 3 năm 2008, tại Cty TNHH Kỹ thuật Cơ điện Thành Tân Chúng tôi gồm có : 1. ĐẠI DIỆN CTY TNHH KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN THÀNH TÂN : - Ông Nguyễn Tấn Hoàng – Nhân viên phòng kinh doanh. 2. ĐẠI DIỆN XN KDTH : Bà Trần Thị Tú Vinh - Thủ kho Bà : Lê Thị Trà My - Kế toán ĐIỀU I : NỘI DUNG NGHIỆM THU Số lượng : - Kẽm thỏi đúc thành phẩm : 583 kg - Sắt lập là : 35 kg Quy cách : Kẽm : 250 x 130 x 40 Sắt : 25 x 230 x 6 Ghi chú : Bên B đã bàn giao đầy đủ số lượng, quy cách trên cho bên A. Biên bản Nghiệm thu được làm được làm 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị như nhau. ĐẠI DIỆN CTY TNHH KTCĐ THÀNH TÂN ĐẠI DIỆN XN KDTH Sau đó, hàng hoá sẽ được nhập kho. Mỗi khi nhập kho, thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận. Đối với trường hợp hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa về kịp, thủ kho sẽ tiến hành lập Giấy đề nghị tạm nhập, gửi lên cho Giám đốc xí nghiệp để xin tạm nhập số hàng. Đến khi hóa đơn về, thủ kho sẽ gửi các chứng từ liên quan lên bộ phận kế toán và kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM NHẬP Tôi tên là : Trần Thị Tú Vinh Địa chỉ : Thủ kho - Cửa hàng KDTH số 2 Kính đề nghị : Giám đốc xí nghiệp KDTH Cho tạm nhập lô hàng theo phiếu nhập số 01A/2 ngày 02/02/2008, PN số 03A/2, 04A/2 ngày 19/02/2008 của công ty Công nghiệp vật liệu hàn Nam Triệu Lý do : hàng đã nhập kho nhưng hóa đơn hàng mua chưa về kịp Số lượng tạm nhập như sau : STT TÊN HÀNG HÓA ĐVT SL Đ.GIÁ THÀNH TIỀN 1 Dây hàn CO2NA70S loại 1.2mm Kg 12.000 23.125 277.500.000 đ 2 Dây hàn HQCNAEH14 loại 4.0mm Kg 2.000 21.505 43.010.000 đ 3 Que hàn NT 6013 loại 3.2mm Kg 1.000 17.184 17.184.000 đ 4 Que hàn NT 6013 loại 4.0mm Kg 3.024 17.184 51.964.416 đ 5 Que hàn NT 6013 loại 5.0mm Kg 1.008 17.005 17.141.040 đ 6 Que hàn NA 7016 loại 4.0mm Kg 5.016 23.656 118.658.496 đ 7 Que hàn NA 7016 loại 3.2mm Kg 4.000 23.656 94.624.000 đ TỔNG CỘNG 28.048 620.081.952 đ Viết bằng chữ: Sáu trăm hai mươi triệu, không tăm tám mốt nghìn chín trăm năm hai đồng. *Ghi chú : Đơn giá lô hàng tạm nhập ở mục 1,2,3 được tính theo giá trong hợp đồng số 7/NAWELCO-DAMATCOSCO-01/01/06 Đà nẵng, ngày 28 tháng 02 năm 2008. Giám đốc XN Người đề nghị 3. Kiểm soát quá trình xuất kho Kiểm soát quá trình xuất kho là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý hàng tồn kho. Nội dung kiểm soát xoay quanh những vấn đề như khi nào thì thủ kho mới được phép xuất kho, tiến trình thực hiện như thế nào và có những tài liệu nào liên quan.Có thể khái quát quá trình đó tại XN như sau : Trách nhiệm Công việc Tài liệu kế toán Quản lý cửa hàng Xác định yêu cầu Phiếu đề nghị xuất kho Giám đốc Phê duyệt Phiếu xuất kho Thủ kho Giao nhận, ghi thẻ kho Thẻ kho Kế toán hàng tồn kho Vào sổ Sổ chi tiết, tổng hợp hàng tồn kho Báo cáo nhập xuất tồn Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý. Do vậy, trong bất kỳ trường hợp xuất hàng nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có phiếu đề nghị xuất kho được sự phê duyệt của Giám đốc. Đây chính là cơ sở để truy cứu trách nhiệm về sau. Qui định này được tạo ra nhằm phối hợp chặt chẽ giữa kho và nhà quản trị các cấp để nắm bắt được nhu cầu về tồn kho như thế nào ở các bộ phận. 4. Các báo cáo kế toán về hàng tồn kho tại XN Các báo cáo hàng tồn kho của XN bao gồm hai loại chủ yếu, đó là: các báo cáo kiểm soát (phản ánh tình hình biến động nhập- xuất- tồn của hàng tồn kho) và các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện. Cuối kỳ, tại các kho sẽ gửi các báo sổ - phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Liên quan đến hàng tồn kho có các báo cáo sau: + Báo cáo nhập – xuất - tồn + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ + Báo cáo tổng hợp hàng hoá Các báo cáo này phản ánh một cách tổng hợp số lượng, giá trị hàng tồn kho biến động. Trên cơ sở các báo cáo này kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tổng hợp tình hình hàng tồn kho của toàn xí nghiệp: + Báo cáo bán hàng hàng tháng + Bảng tổng hợp hàng nhập mua + Bảng tổng hợp hàng xuất bán CTY CP VTB ĐÀ NẴNG XÍ NGHIỆP KDTH BẢNG TỔNG HỢP HÀNG NHẬP MUA C.từ Ngày Hóa đơn Tên khách hàng Mã hàng Tên hàng ĐVT SLN ĐG nhập Thành tiền nhập PN10 19/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 D M146 Sơn đỏ M146 Lít 5 47,637 238,185 PN10 19/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 V M132 Sơn vàng M132 Lít 5 47,819 239,095 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 CR MNAU Sơn chống rỉ M nâu Lít 100 45,091 4,509,100 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 L M270 Sơn lam M270 Lít 60 39,910 2,394,600 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 D M146 Sơn đỏ M146 Lít 20 47,637 952,740 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 DM Dung môi Lít 30 23,364 700,920 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 D M300 Sơn đen M300 Lít 20 34,000 680,000 PN11 21/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 T M100 Sơn trắng M100 Lít 160 41,364 6,618,240 PN12 25/02/08 048394 CH KDTH SỐ 1 T M100 Sơn trắng M100 Lít 20 41,364 827,280 PN01A/2 02/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NA 70S 1.2 Dây hàn Co2 Ma70S loại1.2 Kg 12,000 23,125 277,500,000 PN03A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu EH14 4.0 Dây hàn Ma EH14 loại 4.0 Kg 2,000 21,505 43,010,000 PN03A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NT4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg 1,008 17,184 17,321,472 PN03A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NA 7016 4.0 Que hàn NA 7016 loại 4.0 Kg 5,016 23,656 118,655,988 PN03A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NA 7016 3.2 Que hàn NA 7016 loại 3.2 Kg 4,000 23,656 94,622,000 PN04A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NT 5.0 Que hàn NT 6013 loại 5.0 Kg 1,008 17,005 17,141,040 PN03A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NT4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg 1,008 17,184 17,321,472 PN04A/2 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu NT 3.2 Que hàn NT 6013 loại 3.2 Kg 1,000 17,184 17,184,000 PN01B 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu IC 01 ACC Chất tẩy sinh hàn gió AT 5400SH Lít 200 16,000 3,200,000 PN01B 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu IC 25 EMC Chât tẩy cáu cặn nồi hơi AT 4000H Lít 300 16,000 4,800,000 PN01B 19/02/08 TN Nhập hàng-Cty Nam Triệu IC 12 EMC Chất tẩy rửa động cơ AT 32000CD Lít 100 55,000 5,500,000 PN13 28/02/08 073235 Mua ngoài- Huỳnh Thị Nam L M270 Sơn lam M270 lít 5 35,910 179,550 29,073 650,917,154 PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP -CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP Qua thời gian thực tập tại XN, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về công tác kế toán ở đây. XN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị và đã tiến hành tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tổ chức thành hai bộ phận riêng biệt mà việc thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin được kết hợp nhằm đáp ứng cho cả mục tiêu của KTTC và KTQT. Với những tìm hiểu của mình trong thời gian qua, em có những nhận xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho tại XN như sau: 1. Ưu điểm - Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng, nhiều chủng loại, lưu trữ tại nhiều kho, yêu cầu quản lý về tồn kho tại đây khá chặt chẽ, do vậy, XN đã thực hiện việc theo dõi cả số lượng và giá trị về hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, nhập xuất và được chi tiết theo từng mặt hàng ở từng kho. Điều này được thể hiện qua tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (PP KKĐK) và công tác tính giá hàng tồn kho (giá bình quân gia quyền). Việc XN áp dụng PP KKĐK để hạch toán hàng tồn kho hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế đặt ra ở đây. Bởi vì, các nghiệp vụ xuất kho ở đây xảy ra khá nhiều (vừa bán sĩ, vừa bán lẻ) và xảy ra ở nhiều cửa hàng do đó nếu hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là một việc làm khá khó khăn và tốn kém. - Việc tổ chức hạch toán tại kho hàng (theo dõi về số lượng) và tại phòng kế toán (theo dõi cả số lượng và giá trị) đã đảm bảo được quan hệ đối chiếu và phù hợp giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; giữa số liệu thực tế tồn kho và số liệu sổ kế toán. - Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so sánh giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả. 2. Nhược điểm Công ty CP Vận tải biển trước đây là một công ty nhà nước, sau đó chuyển đổi sang công ty cổ phần, hoạt động theo cơ chế thị trường công ty đã có nhiều bỡ ngỡ trong việc áp dụng kế toán quản trị trong việc quản lý. Công ty CP VTB cũng như XN KDTH thuộc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KTQT và đã tiến hành triển khai thực hiện, tuy nhiên có thể nhận thấy rằng việc áp dụng kế toán quản trị tại công ty còn chưa thật sự phát huy hết tác dụng của KTQT. - Với hệ thống kế toán hỗn hợp bao gồm cả kế toán tài chính và Kế toán quản trị, mà phần hành chủ yếu là KTTC cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp còn đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC, còn vấn đề để thu nhận thông tin cho KTQT hầu như là rất ít. - Liên quan đến hàng tồn kho, trong việc lập kế hoạch XN chỉ mới hướng đến lập kế hoạch về dự trữ và lên các ORDER mua hàng, tuy nhiên việc lập kế hoạch cũng chỉ mang tính chất ước chừng, dự đoán trong khi đó, yêu cầu quản lý tồn kho còn đòi hỏi phải theo dõi, dự kiến được các khoản chi phí tồn kho, tiến độ cung cấp hàng...nhưng XN không có kế hoạch mua vào và tồn kho hàng hoá một cách cụ thể trong quá trình kinh doanh của mình. Điều này đôi lúc dẫn đến việc chậm tiến độ cung cấp hàng cho khách nếu việc đặt hàng từ các nhà cung cấp gặp trở ngại. - Tại XN nguyên vật liệu không được dự trữ trước mà đến lúc phát sinh nghiệp vụ thì mới lập dự toán và tiến hành đặt mua. Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp ứng đủ hoặc hàng không về kịp. Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa cụ thể, chẳng hạn như có mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa. - Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì cũng chỉ mới dừng lại ở các báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản trị. Các báo cáo kiểm soát, đánh giá cũng chưa cung cấp được thông tin về tiến độ cung cấp hàng, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng tồn kho... Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế trong kế toán quản trị tồn kho nói riêng, và KTQT nói chung tại XN. Điều này có lẽ xuất phát từ nhân tố con người. Do nhà quản trị chưa thật sự đòi hỏi nhân viên kế toán thực hiện các báo cáo cho nhu cầu thông tin của mình và nhân viên kế toán cũng chưa được trang bị một cách đầy đủ về KTQT để trợ giúp nhà quản lý. Có thể thấy đây cũng là tình hình chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong giai đoạn bước đầu áp dụng KTQT cho hoạt động quản lý của mình. Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty CP Vận tải biển nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công tác kế toán tại XN được quy định như vậy cũng là điều dĩ nhiên. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP 1. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế toán phải đảm bảo việc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu quả và kịp thời. - Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng tồn kho nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo quản lý hàng tồn kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các tài khoản chi tiết cho các sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hơn. Cụ thể, XN có thể mở các tài khoản chi tiết cho các mặt hàng như sau: Mã tài khoản Tên tài khoản 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 15611 Hàng cơ khí 15612 Đá 15613 Sơn 15614 Hoá chất 1562 Chi phí mua hàng 152 Nguyên vật liệu - Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có thêm cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực thực tế để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú. Cụ thể là: STT CHỦNG LOẠI ĐVT SỐ LƯỢNG Đối chiếu Ghi chú Sổ sách Thực tế Hàng gởi bán Hàng chưa hóa đơn Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 kg 870 540 150 0 180 đổi hàng … … 2. Dự toán hàng tồn kho Dự toán hàng tồn kho tại XN đã được lập với nội dung như: kế hoạch dự trữ, các kế hoạch mua hàng, dự toán nguyên vật liệu. Với các nội dung cơ bản đó, dự toán hàng tồn kho ở đây đã góp phần xác định mức dự trữ hợp lý và đảm bảo cung cấp đủ hàng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các kế hoạch này vẫn chưa được xây dựng có hệ thống và cụ thể mà còn sơ sài nên cần phải xây dựng một kế hoạch về dự trữ, kế hoạch mua hàng một cách hệ thống và chặt chẽ. Bên cạnh đó, theo em nghĩ Xí nghiệp cần dự kiến theo dõi thêm về chi phí tồn kho và thời gian giao hàng. Kế hoạch dự trữ Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý mức tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân. Có thể xác định mức dự trữ dựa trên doanh thu các quý tại Xí nghiệp, qua số liệu các quý thì mức dự trữ bình quân có thể dao động từ 25%- 30 % doanh thu. Thể hiện qua bảng sau: BẢNG TÍNH TỶ LỆ DỰ TRỮ BÌNH QUÂN TRÊN DOANH THU TẠI XÍ NGHIỆP QUA CÁC QUÝ Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Dự trữ đầu kỳ 2.280.124.221 3.487.972.481 3.280.645.033 7.030.996.579 Dự trữ bình quân 2.884.048.351 3.384.308.757 5.155.820.806 Doanh thu 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu 26% 28% 30% Trong đó: Dự trữ bình quân = dự trữ đầu kỳ + dự trữ cuối kỳ 2 Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu = Dự trữ bình quân Doanh thu Xây dựng mức dự trữ bình quân dự kiến dựa trên hai yếu tố là: tỷ lệ dự trữ cho phép (25-30% doanh thu dự kiến) và doanh thu dự kiến. - Việc dự đoán doanh thu (dự toán tiêu thụ) phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ hiện tại và những biến động dự đoán trong kỳ sau. - Việc xác định tỷ lệ dự trữ bình quân dưạ trên tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dữ trữ cao nhất cho phép. + Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:- Là tỷ lệ dự trữ tối thiểu mà Xí nghiệp phải có để tránh tình trạng thiếu hàng. Nó được xác định dựa trên: Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy Tỷ lệ hàng bảo hiểm (đề phòng hàng về chậm hoặc bán ra tăng đột biến) + Tỷ lệ dự trữ cao nhất: Là tỷ lệ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ. Nó tạo thành để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá không cần thiết. Tỷ lệ dự trữ bình quân là bình quân giữa tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dự trữ cao nhất. Trên cơ sở đó, công ty lên kế hoạch dự trữ cho từng quý: KẾ HOẠCH DỰ TRỮ QUÝIII (NĂM 2008) Chỉ tiêu QuýI Quý II Quý III Quý IV 1. Doanh thu dự kiến trong kỳ 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 16.987.636.574 2. Tỷ lệ dự trữ thấp nhất: (% doanh thu) - Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến - Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy - Tỷ lệ Lượng hàng bảo hiểm 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 Tỷ lệ dự trữ cao nhất (% doanh thu) 40 40 40 40 4. Tỷ lệ dự trữ bình quân (% doanh thu) 27 28 28 30 5. Dự trữ bình quân = (4) x (1) 2.994.973.288 3.384.308.757 4.812.099.419 5.096.290.972 2.2. Kế hoạch mua hàng Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kì đến để dự trù nhu cầu hàng hoá. Để việc dự trù nhu cầu hàng hoá nhanh chóng, chính xác, ở XN, thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua các yêu cầu mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thấy rõ nhu cầu nhất. Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kinh doanh, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý. Bên cạnh nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới... Do đó, nhu cầu hàng hoá tại XN là tổng các yêu cầu từ các cửa hàng và các đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tình hình kinh tế thị trường, bộ phận kinh doanh sẽ có điều chỉnh kịp thời. Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, và tồn kho cuối kỳ dự kiến, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng này bao gồm có cả mua nguyên vật liệu dự trữ cho công việc sữa chữa phát sinh trong kỳ. Kế hoạch mua hàng trong các quý có thể được lập như sau: KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ III NĂM 2008 S TT Tên mặt hàng, quy cách, chủng loại ĐVT Tồn đầu kỳ Nhu cầu tiêu thụ Tồn cuối kỳ dự kiến Lượng hàng cần mua Đơn giá dự kiến Thành tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) (4) = (2)+(3)-(1) (5) (6) = (4)x(5) Dây hàn CO2 kg 1.500 3.000 1.500 3.000 17.000 51.000.000 Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 820 1.700 500 880 8.800 7.744.000 Cáp hàn 35 mét 100 200 50 150 63.000 9.450.000 … Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức tồn kho. Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao, có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng. 2.3. Dự kiến chi phí tồn kho Chi phí tồn kho gồm các chi phí như: chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội... dự kiến chi phí tồn kho sẽ góp phần quản lý tốt hơn về chi phí (biết được những chi phí nào sẽ phát sinh, có thể tinh giảm những chi phí nào, so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự kiến để kiểm soát chi phí), hơn nữa nó sẽ là cơ sở để đưa ra mức đặt hàng hợp lý. Bởi vì, mức đặt hàng càng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, nhưng sẽ giảm số lần đặt hàng và do đó giảm chi phí đặt hàng. Như vậy, quy mô đặt hàng ảnh hưởng đến chi phí tồn kho theo hai hướng trái nguợc nhau. Do vậy, dự kiến chi phí tồn kho tốt sẽ giúp nhà quản lý đưa ra mức đặt hàng hiệu quả. Chi phí tồn kho có thể được tính dựa vào ước lượng tỷ lệ % giá trị tồn kho cuối kỳ sao cho đảm bảo phân bổ được một cách hợp lý tất cả các loại chi phí. Ở đây, lấy ví dụ giá trị tồn kho là 13.892.567.443 với chi phí tồn kho là 5% giá trị tồn kho. Tổng chi phí tồn kho = 5% * 13.892.567.443 = 694.628.372 DỰ KIẾN CHI PHÍ TỒN KHO Chỉ tiêu Chi phí tồn kho (năm) 1. Chi phí lưu kho: - Chi phí bốc xếp - Chi phí bảo hiểm - Thuế kho - Chi phí bảo quản 400.892.168 100.890.762 200.975.341 50.456.213 48.569.852 2. Chi phí đặt hàng: - Chi phí giao dịch, quản lý. - Phí vận chuyển 293.736.204 150.621.423 143.114.781 3. Các chi phí khác: - Giảm uy tín - Mất doanh thu 0 2.4. Dự kiến thời gian nhận hàng Tại Xí nghiệp, thời gian nhận hàng thường được thoả thuận trong các hợp đồng đặt hàng, theo đó nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian thoả thuận. Xí nghiệp sẽ thực hiện việc giám sát và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện thời gian giao hàng đúng hẹn. Tuy nhiên theo em, trước khi đi đến đàm phán thời gian nhận hàng với nhà cung cấp thì XN nên có dự kiến trước về nó nhằm tạo thế chủ động trước nhà cung cấp. Dự kiến thời gian nhận hàng sẽ giúp cho việc cung ứng hàng hoá, vật liệu một cách kịp thời. Thời gian dự kiến này là cơ sở để tính toán thời điểm đặt hàng hợp lý nhằm đảm bảo khi hàng hoá về đến nơi sẽ không xảy ra tình trạng thiếu hàng trước đó. Việc dự kiến này có thể dựa vào thực tế kết quả của các lần đặt hàng trước. DỰ KIẾN THỜI GIAN NHẬN HÀNG Tên mặt hàng ĐVT Số lượng đặt hàng Thời gian giao hàng (ngày) Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 1000 5 Cáp hàn 35 mét 150 4 3. Tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho Công tác tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho tại XN ở các khâu mua vào, nhập kho và xuất kho có thể thấy là khá chặt chẽ, bảo đảm theo dõi cung cấp thông tin kịp thời về nhu cầu tồn kho, quá trình nhập, xuất kho. XN thực hiện việc kiểm soát hàng hoá vật liệu mua vào trên cở sở so sánh số lượng, đơn giá thực tế với kế hoạch, việc này được thực hiện vào cuối kỳ. Theo em, để việc kiểm tra công tác mua hàng hợp lý, chính xác, nhanh chóng, XN nên thực hiện việc kiểm tra ngay sau mỗi lần mua hàng. Việc kiểm tra, đánh giá công tác mua hàng không chỉ dừng lại ở kiểm tra về lượng và giá mà cũng nên hướng đến các mục tiêu khác của công tác mua hàng như: - Mục tiêu đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơ cấu. Mặt hàng phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo việc giao hàng, vận chuyển ít gặp khó khăn. - Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng mua vào. Quan điểm hiện nay là cần có những hàng hoá chất lượng tối ưu chứ không phải tối đa. Chất lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy, người bán có thể thu được lợi nhuận nhiều nhất. - Mua hàng với chi phí thấp. Chi phí mua hàng thấp thể hiện không chỉ ở chỗ giá mua rẻ, mà còn là ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, bao nhiêu một lần để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Sau khi đánh giá công tác mua hàng với những mục tiêu trên, XN có thể rút ra cho mình những ưu, nhược trong lần mua hàng này, để từ đó rút kinh nghiệm, khắc phục cho lần mua hàng sau, góp phần hoàn thiện công tác mua hàng. 4. Các báo cáo hàng tồn kho Tại Xí nghiệp, các báo cáo về hàng tồn kho chủ yếu tập trung vào nội dung kiểm soát, phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Còn các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá tình hình, hiệu quả tồn kho vẫn chưa được hình thành. Từ đó, em có một số ý kiến đóng góp về các báo cáo phục vụ quản lý tồn kho như sau: 4.1. Báo cáo phục vụ cho việc đánh giá 4.1.1. Đối với báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng Hiện tại, với báo cáo này XN vẫn chưa áp dụng. Việc lập báo cáo này dựa trên việc ước tính số lượng hàng cần mua và đơn giá dự kiến đã được thực hiện khi lập kế hoạch mua hàng. Do vậy, khi lập báo cáo, ta lập so sánh giữa số thực tế và số kế hoạch cả về số lượng lẫn đơn giá. Như vậy nhà quản trị sẽ có cơ sở để tìm ra nhân tố ảnh hưởng: từng nhân tố số lượng, nhân tố giá ảnh hưởng như thế nào. Từ đó có thể quy trách nhiệm cho từng bộ phận có liên quan (bộ phận thu mua, bộ phận kế hoạch...). điều đó góp phần cho nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ II- 2008 STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá KH TT Mức CL % Chênh lệch KH TT Mức CL % Chênh lệch Dây hàn CO2 kg 3000 3100 100 3,22 16.000 16.500 500 3,03 Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 880 900 20 2,22 8.800 8.700 -100 -1,15 Cáp hàn 35 mét 150 130 -20 -15.3 63.000 63.000 0 0 ... ... ... ... ... .... ... ... ... * Trong đó: Mức chênh lệch = Thực tế - Kế hoạch x 100% % Chênh lệch = Mức chênh lệch Thực tế 4.1.2. Báo cáo tình hình luân chuyển hàng hoá Báo cáo này nhằm cho thấy tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho nhanh hay chậm để có chính sách quản lý, dự trữ tồn kho tốt hơn. Cũng với ý nghĩa đó, Xí nghiệp có thể lập báo cáo luân chuyển hàng hoá cho những mặt hàng thuộc các loại khác nhau để có thể thấy được mặt hàng nào có tốc độ quay nhanh, chậm so với kỳ trước. Đối với những hàng có tốc độ quay thấp hơn so với kỳ trước, nhà quản lý phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và có những biện pháp thích hợp để tăng vòng quay của nó (như khuyến mãi, tiếp thị...) Đối với mặt hàng khác do tầm quan trọng và ảnh hưởng của nó không lớn trong giá trị hàng tồn kho thì có thể tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của nhà quản trị để lập hoặc không. BÁO CÁO TÌNH HÌNH LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ LOẠI HÀNG SƠN STT Mặt hàng Kì trước Kì này Chênh lệch HTK bình quân GVHB Số vòng quay HTK bình quân GVHB Số vòng quay Mức % Sơn trắng M100 314.569.073 629.138.146 2 414.589.472 1.243.768.416 3 … … * Trong đó: HTK bình quân = HTK kỳ trước + HTK kỳ này 2 Số vòng quay HTK = Giá vốn hàng bán HTK bình quân 4.1.3. Báo cáo đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá Trong báo cáo phục vụ việc đánh giá, XN nên tổ chức thực hiện theo dõi và đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá. Bởi vì, trong mọi doanh nghiệp, hàng hoá phải đảm bảo được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách, chất lượng thì kinh doanh mới ổn định. Việc đánh giá tình hình cung ứng cũng nằm trong yêu cầu quản lý về tồn kho. Để đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá cũng như tìm hiểu nguyên nhân về những trường hợp bất hợp lý trong cung ứng, ta phải xem xét tình hình cung ứng về mặt số lượng, tính kịp thời và cả quy cách chất lượng của hàng hoá. + Tình hình cung ứng về mặt số lượng: Yêu cầu của cung ứng là phải đảm bảo đủ cho kinh doanh cũng không được cung ứng quá mức yêu cầu, dẫn đến dự trữ quá lớn. Để kiểm tra, đánh giá yêu cầu này trong cung ứng hàng hoá ta thực hiện nội dung sau: Ta tính tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại hàng hoá: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng hàng hoá loại i = SL thực tế nhập trong kỳ loại i * 100% SL cần mua theo kế hoạch trong kỳ loại i Kế toán quản trị có thể lập mẫu báo cáo như sau: BÁO CÁO TÌNH HÌNH CUNG ỨNG HÀNG HOÁ VỀ SỐ LƯỢNG Tên mặt hàng SL thực nhập SL cần mua theo kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch Que hàn HVJ422 loại 4.0 900 880 102,27% Cáp hàn C35 130 150 86,7% … … Tỷ lệ này phải bằng hoặc lớn hơn 1 mới thể hiện là hoàn thành kế hoạch cung ứng . Tuy nhiên nếu vượt quá lớn cũng là điều không tốt, vì sẽ dự trữ dư thừa, lãng phí vốn. Trường hợp nhỏ hơn 1 sẽ có thể gây nên tình trạng thiếu hàng làm mất doanh thu, lợi nhuận, và cả uy tín của XN. Do vậy, cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân không cung ứng đủ hàng này. + Tính chất kịp thời của việc cung ứng: Cung ứng kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thời gian đặt ra này xuất phát từ nhu cầu tiêu thụ hàng hoá và yêu cầu về dự trữ. Tính chất kịp thời của hàng hoá là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo cho kinh doanh được nhịp nhàng, cân đối trong suốt kỳ. Việc cung ứng hàng hoá kịp thời có ý nghĩa quan trọng, bởi lẽ đôi khi tổng hàng hoá trong kỳ thì đáp ứng đủ nhu cầu nhưng lại về quá trễ, làm bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Do vậy, nếu hàng hóa được dự trù và cung ứng kịp thời, XN sẽ có cơ hội thu lợi nhuận cao, ngược lại, sẽ bỏ mất cơ hội kinh doanh. Việc lập báo cáo nội dung này có thể tiến hành cho những mặt hàng khác nhau và các mặt hàng có nhu cầu cao trong kỳ. BÁO CÁO TÍNH KỊP THỜI CỦA CUNG ỨNG HÀNG HÓA Lần nhập Ngày nhập Số lượng Bảo đảm nhu cầu Còn lại cuối tháng Ghi chú SL Số ngày 1. Đá mài A100 - Tồn ĐK - Nhập - Nhập Cộng 1/4 17/4 30/4 650 500 1050 2100 650 500 150 1300 13 10 3 26 900 900 Nhu cầu tiêu thụ TB 50 viên/ngày 2. … ... ... ... ... ... ... Qua báo cáo trên, có thể thấy nhu cầu của Đá mài A100 là 1300 viên, thực tế đã cung ứng 2200 viên, vượt 1100 viên. Tuy nhiên, ta thấy số tồn đầu kỳ 650 hộp có thể đảm bảo nhu cầu trong 13 ngày, nhưng đến ngày 17/4 mới nhập hàng, nên những ngày giữa khoảng thời gian đó hàng không có để bán. Tương tự như vậy, ngày 28, 29/4 cũng thiếu hàng. Lúc này, nhà quản lý phải tìm hiểu nguyên nhân ở bộ phận đặt mua hàng (vì có thể bộ phận này đặt hàng không hợp lý), bộ phận thu mua (không thu mua đúng thời gian quy định), hoặc cũng có thể nhà cung cấp vi phạm thời gian cung ứng... để xử lý và rút kinh nghiệm cho lần sau. 4.2. Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định lượng đặt hàng Trong công ty, các báo cáo kiểm soát, đánh giá đã được lập với các mức độ khác nhau nhằm giúp cho nhà quản lý xem xét và đánh giá tình hình biến động của hàng tồn kho. Có thể thấy rằng các báo cáo nhằm đưa ra các tình huống có thể để giúp nhà quản lý lựa chọn phương án thích hợp chưa có hay nói cách khác các báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định về hàng tồn kho chưa được áp dụng. Vấn đề đặt hàng với quy mô bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất ? khi nào thì đặt hàng ? Mức dự trữ bảo hiểm trong kho là bao nhiêu ?... là những vấn đề mà nhà quản lý hàng tồn kho quan tâm, do vậy, kế toán quản trị phải cung cấp những thông tin để trợ giúp cho họ trong việc giải quyết vấn đề đó. Để có những thông tin thích hợp đáp ứng cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản lý, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và truyền đạt thông tin này cho nhà quản trị. Từ đó nhà quản trị có cơ sở lựa chọn ra quyết định phù hợp nhất. Như đã trình bày, lượng hàng đặt tối ưu được xác định bằng công thức : EOQ = * Trong đó : Da là nhu cầu tiêu thụ một năm S là chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào qui mô H là chi phí lưu kho trên một đơn vị hàng trong năm. Giả sử XN có lượng bán Sơn trắng M100 hằng năm là 1000 thùng(20 lít/thùng) Chi phí cho một lần đặt hàng : S = 300.000 đồng Chi phí lưu kho/thùng: H = 80.000 đồng Giá bán: P = 900.000 đồng/ thùng Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu để có chi phí tồn kho thấp nhất là: EOQ = = = 87 thùng Chi phí tồn kho trong trường hợp này là : TC = (Da/Q) x S + (Q/2) x H TC = (1000/87) x 300.000 + (87/2) x80.000 = 6.928.275,862 BẢNG TÍNH LƯỢNG ĐẶT HÀNG HIỆU QUẢ Mặt hàng Sơn trắng M100 Da- Nhu cầu năm 1000 thùng S- CP đặt hàng 300.000 đồng H- CP lưu kho đơn vị 80.000 đồng EOQ 87 thùng Tuy nhiên, nhà cung cấp thường hay đưa ra tỷ lệ chiết khấu đối với những khách hàng mua với số lượng lớn. Lúc này, XN phải xem xét những điều kiện chiết khấu đó và coi chúng như một khoản lợi nhuận cơ hội mà doanh nghiệp có thể thu được. Khoản lợi nhuận cơ hội này có thể được xem xét bằng cách so sánh phần chi phí tồn trữ hàng hoá tăng thêm với phần tiết kiệm do nhận được từ tỷ lệ chiết khấu của nhà cung cấp. Giả sử nhà cung cấp đưa ra tỷ lệ chiết khấu với các mức mua hàng của công ty như sau : Số lượng (thùng) Tỉ lệ chiết khấu 0-30 31 - 50 51 - 100 >=101 1 1,5 2 3 Lúc này, XN sẽ xem xét đơn đặt hàng 100 thùng mỗi lần thay cho khối lượng đặt hàng tối ưu EOQ = 87. Tổng chi phí tồn kho lúc này là : TC = (Da/Q) x S + (Q/2) x H TC = (1000/100) x 300.000+ (100/2) x 80.000 TC = 3.000.000 + 4.000.000 =7.000.000 Bao gồm: chi phí lưu kho hàng hoá là 4.000.000 và chi phí đặt hàng là 3.000.000 Tổng chi phí tồn kho cao hơn mức tồn kho tối ưu là 3.000.000. Tuy nhiên, với khối lượng mua này, doanh nghiệp thu được phần chiết khấu 2% trên toàn bộ nhu cầu hàng cần mua trong năm. Với giá bán 900.000đồng/thùng, có thể tính được tổng giá trị chiết khấu mà công ty có thể được hưởng là: 1000x 900.000 x 2% = 18.000.000 Do giá trị được hưởng chiết khấu cao hơn phần chi phí tăng thêm, nên đem lại một khoảng lợi là: 18.000.000 – 3.000.000 = 15.000.000. Tương tự như vậy, XN có thể tính được tổng chi phí tồn kho và mua hàng để chọn được mức chi phí thấp nhất ứng với khối lượng của mỗi lần mua hàng. KTQT có thể lập báo cáo để nhà quản trị ra quyết định như sau: BÁO CÁO CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH LƯỢNG ĐẶT HÀNG SL hàng mua (thùng) Chi phí tồn kho (Da/Q) x S + (Q/2) x H Tỉ lệ chiết khấu (%) (i) Chi phí mua hàng: Da.P.(1-i) Tổng CP tồn kho và mua hàng (1) (2) (3) (4) (5)=(2)+(4) 25 13.000.000 0 900.000.000 913.000.000 31 10.917.419 0,25 897.750.000 908.667.419 51 7.922.353 1,25 888.750.000 896.672.353 101 7.010.297 1,75 884.250.000 891.260.297 Từ báo cáo trên ta có thể thấy tổng chi phí mua và tồn trữ sản phẩm Sơn trắng M100 ở mức thấp nhất là 101 đơn vị cho mỗi lần đặt hàng. Và đây là mức đặt hàng hiệu quả nhất trong trường hợp có chiết khấu như trên. 5. Xây dựng thời điểm đặt hàng tại XN Xác định thời điểm đặt hàng là xác định khi nào đặt hàng. Việc xác định thời điểm đặt hàng hợp lý giúp cho hàng hoá về kịp thời không quá sớm, gây tốn chi phí dự trữ, ứ đọng vốn, còn nếu đặt hàng quá trễ, hàng sẽ không về kịp để đáp ứng nhu cầu. Hiện nay XN quy định thời điểm đặt hàng là 15-20% . Điều này gây ra một khó khăn là khi những mặt hàng quan trọng, có nhu cầu tiêu thụ cao nhưng thời gian nhận hàng chậm, nếu vẫn tuân theo quy định đó thì sẽ gây ra tình trạng hàng hoá không về kịp để đáp ứng nhu cầu, làm mất cơ hội kinh doanh. Còn đối với những hàng hoá có mức tiêu thụ chậm hơn, và thời gian nhận hàng nhanh thì mức đặt hàng như trên lại quá cao, dẫn đến đặt hàng quá sớm, không cần thiết. Theo em nghĩ, XN nên phân loại các mặt hàng nào quan trọng, có giá trị cao, mức sử dụng cao; mặt hàng nào ít quan trọng hơn, có mức tiêu thụ ít hơn; từ đó, tương ứng với mỗi nhóm sẽ có cách quy định thời điểm đặt hàng phù hợp. Đối với nhóm mặt hàng chiếm giữ giá trị lớn trong tổng số tồn kho nên với nhóm hàng này, XN phải tính toán cẩn thận để tìm mức đặt hàng hợp lý. Ví dụ: mặt hàng Dây hàn có mức tiêu thụ dự kiến mỗi ngày khoảng 30kg. Trong khi đó, mặt hàng là mặt hàng của công ty Nam Việt, trụ sở tại Hải Phòng nên thời gian giao nhận hàng dài, dự kiến là 3-4 ngày. Như vậy, khi trong kho còn 90 kg thì sẽ tiến hành đặt hàng. Bên cạnh đó, mặt hàng này còn có yêu cầu phải dự trữ bảo hiểm trong kho là 30kg để đề phòng nhu cầu có biến động cao hoặc thời gian giao hàng trễ. Vậy, mức đặt hàng lại trong trường hợp có thêm dự trữ bảo hiểm lúc này là 120 kg. Có thể khái quát mức đặt hàng lại cho nhóm mặt hàng này qua công thức sau: Lr = d * t + Ibh Trong đó: Lr là mức đặt hàng lại d là nhu cầu tiêu thụ trong một ngày t là thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng Ibh là mức dự trữ bảo hiểm cho mặt hàng này (nếu có) Tương tự, ta tìm mức đặt hàng lại cho các mặt hàng khác: Mặt hàng Nhu cầu 1 ngày- d Thời gian giao hàng dự kiến- t Dự trữ bảo hiểm Ibh Dây hàn CO2 30 4 30 Que hàn HVJ422 loại 4.0 50 5 50 … Đối với nhóm mặt hàng là nhóm có giá trị thấp, nhu cầu tiêu thụ không cao, XN có thể sử dụg hệ thống tồn kho Min- Max để xác định thời điểm đặt hàng. Hệ thống này xác định trước mức tồn kho tối thiểu và tối đa. Mức tối đa tại XN có thể quy định là 40% nhu cầu trong tháng và có thể qui định với mức tối thiểu là 10%. Định kỳ tồn kho sẽ được kiểm tra, nếu thấy mức tồn kho thấp hơn mức tối thiểu thì tiến hành đặt hàng (mức đặt hàng không quá mức tối đa). Còn nếu tồn kho không thấp hơn mức tối thiểu thì không thực hiện đơn đặt hàng và chờ đến kỳ kiểm tra sau. Áp dụng hệ thống này rất ít tốn kém và thủ tục kiểm soát dễ dàng.