Khóa luận Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng

h chuyển văn bản đến nơi nhận. - Nếu là những văn bản “Khẩn”, “Thượng Khẩn”, “Hoả tốc hẹn giờ” hoặc những văn bản có đóng dấu “Mật” thì cán bộ văn thư chuyển ngay cho Ban Giám Hiệu Trường để xin ý kiến và kịp thời giải quyết - Còn những văn bản gửi tới trường mang tính chất điều lệ bắt buộc của Nhà Nước ban hành như: Thông tư, Quyết định, chính sách thay đổi bổ sung về các quy chế đào tạo, quyết định nâng hạngthì cán bộ văn thư giữ lại bản gốc để lưu lại hồ sơ. Theo quy định của Trường trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Nhưng ở Trường do số lượng đến khá nhiều, mặt khác các phân hiệu, tiểu đoàn lại ở cách xa nhau nên mỗi khi có văn bản gửi đến cho cá nhân, phòng ban, phân hiệu trong đơn vị Trường thì cán bộ văn thư gọi điện đến để nhân viên các phòng ban, cá nhân đến nhận văn bản. Trừ trường hợp các đơn vị phòng ban có việc bận không xuống lấy được thì văn thư có trách nhiệm chuyển đến tận nơi. 2.3.3 Công tác chuyển văn bản đi tại trường cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng Mọi văn bản giấy tờ danh nghĩa Trường gửi ra ngoài hoặc nội bộ Trường đều qua văn thư đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng là trường dạy nghề và giới thiệu việc làm cho lao động của Miền Bắc quy mô hoạt động của Trường là tương đối rộng nên số lượng công văn, giấy tờ mà Trường ban hành là khá nhiều. Bảng 5: Thống kê văn bản đi của nhà trường STT Loại văn bản Năm Đơn vị tính 2007 2008 1 Văn bản quy phạm pháp luât 250 350 Văn bản 2 Văn bản hành chính 850 1030 Văn bản (Nguồn: Phòng văn thư nhà trường) Các văn bản do nhà trường ban hành bao gồm các loại: Nghị quyết của Đảng cho trường về nhiệm vụ hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm, chỉ thị, kế hoạch, thông báo, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Trường, quyết định, tổ chức, biên chế, chức năng nhiệm vụ của phòng ban trong Trườngcùng với các loại công văn hành chính khác và thống nhất mẫu biểu, sổ sách quản lý nghiệp vụ. Nơi nhận các văn bản của Trường thường là Tổng cục Hậu Cần, Bộ Quốc Phòng, Bộ Tư Lệnh Quân Khu 3, các phân hiệu, tiểu đoàn, các lớp trực thuộc, UBND Thành Phố Hải Phòng, Liên đoàn lao động Hải Phòng, Bộ lao động. Các văn bản gửi đi do cán bộ văn thư Nhà Trường trực tiếp soạn thảo dưới sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu và Phòng Hành Chính- Hậu Cần, còn đối với văn bản thuộc phạm vi chuyên môn của phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo phần nội dung. Khi soạn thảo văn bản cán bộ văn thư luôn đảm bảo những nguyên tắc sau: Khi đã có bản thảo được Hiệu trưởng Nhà trường gửi xuống bộ phận văn thư thì cán bộ văn thư thường soạn thảo văn bản trên máy vi tính. Các văn bản mà văn thư soạn thảo luôn bảo bảo đúng về thể thức trình bày văn bản và nội dung nội dung mà cấp trên yêu cầu. 3.2.4 Quy trình giải quyết văn bản đi Tại trường thì quy trình giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra văn bản Việc kiểm tra văn bản rất quan trọng nên cán bộ văn thư Trường xem xét cẩn thận thể thức trình bày và thẩm quyền ký ban hành văn bản đã đúng quy định của Pháp luật chưa. Nếu phát hiện có sai sót cán bộ văn thư báo ngay cho người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện. Bước 2: Ghi thông tin lên văn bản Trước khi đăng ký vào sổ văn bản thì cán bộ văn thư thực hiện ghi thông tin lên văn bản. Việc ghi thông tin văn bản giúp cho việc gửi văn bản đi của Trường được thuận lơị và tiện cho việc theo dõi quản lý văn bản đi của Nhà trường. Ghi thông tin lên văn bản cán bộ văn thư Trường thường làm các công việc sau: Ghi số lên văn bản: Số văn bản là số thứ tự của văn bản trong các năm liên tục từ số 01, bắt đầu vào ngày 01/01 đến ngày 31/12 mỗi năm. Tất cả các văn bản đi của Trường đều đăng ký tập trung ở tổ văn thư Trường theo hệ thống số của Trường, không lấy số riêng theo từng phòng ban, đơn vị trong Trường soạn thảo ra văn bản. Ghi ngày tháng lên văn bản: văn bản gửi đi ngày nào thì cán bộ văn thư ghi ngày ấy. Cán bộ văn thư ghi ngày tháng trên đầu của văn bản để tiện cho việc vào sổ, sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản. Khi ghi ngày tháng lên văn bản cán bộ văn thư Trường rất chú ý vì ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng ghi trên các phương tiện lưu trữ hoàn toàn trùng khớp, chính xác, rõ ràng. Sau đó cán bộ văn thư đóng dấu văn bản: Việc đóng dấu văn phải có chữ ký hợp lệ thì văn thư mới đóng dấu. Bước 3: Đăng ký vào sổ văn bản đi Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi công văn, giấy tờ mà Ban Giám Hiệu cũng như các phòng ban chức năng đã gửi tới. Qua cuốn sổ này sẽ giúp cho Ban Giám Hiệu Trường biết được số lượng văn bản mà Trường đã gửi hàng ngày, tuần, tháng, năm và nội dung những văn bản đó đề cập tới vấn đề gì? Nơi nhận là cơ quan đơn vị nào? Từ đó giúp Ban Giám Hiệu Nhà Trường có thể chủ động nắm bắt được tình hình hoạt động của Trường đồng thời giúp cho cán bộ văn thư cũng như các phòng ban nơi soạn thảo tiện theo dõi văn bản Nguyên tắc ghi sổ - Cũng như văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi được cán bộ văn thư ghi chép một cách đầy đủ rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi màu đen. - Số thứ tự của văn bản cán bộ văn thư ghi bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Hiện nay nhà Trường có 2 sổ đăng ký văn bản đi bao gồm 1 sổ đăng ký văn bản đi thường và một sổ đăng ký văn bản mật. Các mẫu sổ đăng ký văn bản đi Mẫu 6: Bìa sổ đăng ký văn bản mật đi BỘ QUỐC PHÒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ 3-BỘ QUỐC PHÒNG Năm SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển sổ (Nguồn:Phòng văn thư) `(Nguồn: Phòng văn thư) Mẫu 7: Nội dung sổ đăng ký văn bản mật đi Ngày tháng Số/Ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu Mức độ mật Nơi nhận Nơi giữ văn bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 (Nguồn: Phòng văn thư) Mẫu 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi thường Ngày tháng Số/Ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu Nơi nhận Nơi giữ văn bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 21/05/2008 62/KH- ĐT Kế hoạch đào tạo liên kết Phòng đào tạo Văn thư (Nguồn: Phòng văn thư) Nguyên tắc ghi sổ văn bản đi tai Trường - Cũng như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi được cán bộ văn thư ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi màu đen. -Cán bộ văn thư đánh số thứ tự của văn bản đi được bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Cán bộ văn thư Trường thường chia văn bản theo nơi nhận.Chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp cán bộ văn thư tiết kiệm thời gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều lần đến cuối cùng một nơi nhận từ đó sẽ tiết kiệm được công sức cũng như kinh phí đi lại. Cán bộ văn thư đã tiến hành sắp xếp văn bản như sau: Nếu nơi nhận là phân hiệu 1 thì xếp tất cả văn bản giấy tờ gửi tới phân hiệu 1 thành một tập Bước 4: Viết bì thư và chuyển giao văn bản Trước khi viết bì thư và chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư đóng dấu, ghi số lên bì thư. Đây là thủ tục hết sức quan trọng, việc đóng dấu ghi số lên bì thư nhằm mục đích: - Xác định lại một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Trường đã phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua, giúp Ban Giám Hiệu nắm được tình hình của Trường từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp. - Đối với văn bản Mật, Khẩn, Hoả tốc mà Trường gửi đi nơi khác thì việc đóng dấu lên bì văn bản có ý nghĩa đặc biệt quan trọng giúp cho nơi nhận văn bản có thể xác định ngay mức độ khẩn của văn bản từ đó giúp cho họ chủ động về mặt thời gian giải quyết kịp thời, chính xác có hiệu quả và đạt chất lượng cao nhất. Ngoài việc đóng dấu, ghi số thì vấn đề nữa mà cán bộ văn thư luôn chú ý đó là bì đựng văn bản. Bì đựng văn bản cũng được xem như là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới danh tiếng cũng như uy tín của Trường. Bì đựng văn bản Nhà trường là loại giấy dày, không mủn khi nhúng vào nước không nhìn thấu qua được và khó bóc. Khi cho văn bản vào phong bì cán bộ văn thư làm nhẹ nhàng, khéo léo. Ngoài bì đựng văn bản cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên địa chỉ cơ quan nhận hay tên người nhận khớp với nơi nhận. Nếu số lượng văn bản trong phong bì nhiều cán bộ văn thư thường lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Phiếu gửi cán bộ văn thư cũng đánh số thứ tự như đánh số văn bản. Mẫu 9: Mẫu phiếu gửi Bộ Quốc Phòng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM TRƯỜNG DẠY NGHỀ SỐ 3 Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:. PHIẾU GỬI Kính gửi Tên tài liệu. Người ký nhận........................... Ngày Người ký (Nguồn; Phòng văn thư) Trong Trường việc gửi văn bản đi theo hai hình thức đó là chuyển văn bản nội bộ trong trường và chuyển văn bản qua đuờng bưu điện Những văn bản chuyển trong nội bộ trường tới các phòng ban, đơn vị thì cán bộ văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ. Mẫu 10: sổ chuyển giao văn bản nội bộ Ngày tháng chuyển VB Số ký hiệu hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 16/05/2008 2138/CV Phòng đào tạo 21/07/2008 138/QĐ Phòng tài chính 15/09/2008 121/KH Phòng dịch vụ việc làm (Nguồn: Phòng văn thư) Khi chuyển văn bản cho các đơn vị cơ quan ngoài bằng đường bưu điện thì cán bộ văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện sau khi đã nhận đủ văn bản phải ký xác nhận bảo đảm vào sổ chuyển giao văn bản. Mẫu 11: Sổ chuyển giao VB qua bưu điện hoặc qua các cơ quan Ngày tháng ghi văn bản Số và ký hiệu VB Số lượng bì VB Nơi nhận Ký nhận và đóng dấu 06/02/2008 374/KHTK 03 Phân hiệu 1 08/07/2008 258/KH 02 Tiểu đoàn 2 (Nguồn: Phòng văn thư) 2.4 Quản lý văn bản tại Trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng Khác với nhiều cơ quan đơn vị khác Trường là một đơn vị Nhà nước hoạt động với quy mô tương đối lớn toàn Miền Bắc. Do vậy hàng ngày cán bộ văn thư tiếp nhận và xử lý số lượng lớn công văn giấy tờ từ các phân hiệu, tiểu đoàn, Bộ Tư lệnh, Bộ Quốc Phòng, các cấp chính quyền, các đối tác gửi đến Trường, cũng như công văn giấy tờ mà Trường gửi đi nơi khác. Do vậy công tác quản lý văn bản tại Trường gặp rất nhiều khó khăn phức tạp. Thực tế không phải tất cả các loại văn bản giấy tờ đến Trường đều đăng ký vào sổ mà tuỳ thuộc vào từng dạng văn bản mà tiến hành giải quyết khác nhau. Những loại giấy tờ tài liệu mà khi nhận được cán bộ văn thư không vào sổ bao gồm: sách báo tạp chí hàng ngày, hàng tuần đặt mua ở bưu điện, khi nhận được từ nhân viên bưu điện từ mỗi buổi sáng thì cán bộ văn thư nhận và phân phối đến Ban Giám Hiệu cũng như các phòng ban chức năng khác. Giấy thu tiền điện, nước, thu thuế khi nhận được các cán bộ văn thư trực tiếp gửi cho Trưởng Phòng Hành Chính và Hậu cần giải quyết. Thư riêng cho các cá nhân làm việc tại Trường, khi nhận được thư cán bộ văn thư giao tận tay đến người nhận. Còn tất cả các loại văn bản giấy tờ khác đến Trường thì cán bộ văn thư đều hoàn tất thủ tục rồi mới phân phối cho các cá nhân, đơn vị, phòng ban chức năng. Tại Trường cán bộ văn thư giữ và cấp văn bản theo mẫu sẵn có như giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy công tác Khi cán bộ công nhân viên trong Trường có nhu cầu sẽ đến xin giấy, điền đủ nội dung trình lên Ban Giám Hiệu ký duyệt sau đó qua văn thư hoàn tất thủ tục đóng dấu, khi đó căn cứ vào từng loại giấy tờ mà cán bộ văn thư tiến hành vào sổ khác nhau cụ thể là giấy giới thiệu thì vào sổ giấy giới thiệu, giấy công tác thì cán bộ văn thư vào sổ giấy công tác. Dưới đây là mẫu sổ công tác, sổ giấy giới thiệu của Trường. Mẫu 12: sổ giấy giới thiệu STT Ngày tháng Họ tên Cơ quan liên hệ Nội dung Hết hạn Người ký 1 15/05/2007 Nguyễn Thị Thu Bộ tư lệnh Quân khu 3 Liên hệ công tác 2/06/2007 (Nguồn: Phòng văn thư) Mẫu 13 : Sổ công tác STT Ngày tháng Họ tên Nơi công tác Hết hạn Người ký 1 02/07/2007 Nguyễn Văn Thành Hải Phòng 30/07/2007 Thành (Nguồn: Phòng văn thư) Đối với những văn bản mật Nhà Trường cũng có những quy định sau: Trong các sổ đăng ký công văn đến và đi đều có văn bản mật. Đối với việc quản lý văn bản mật thì đơn vị có những quy định sau: Chỉ đánh máy, sao chụp những công văn tài liệu đúng nội dung và số lượng đã được Ban Giám Hiệu Trường phê duyệt. Khi soạn thảo sao, chụp cán bộ văn thư không tuỳ tiện mang tài liệu ra ngoài khỏi nơi quy định hay nhờ người khác làm hộ Trong quá trình soạn thảo cán bộ văn thư luôn chú ý không để người khác biết về nội dung tài liệu trên máy hoặc đã ghi bằng bất cứ hình thức nào. Cán bộ đi công tác cần mang theo tài liệu có độ mật trở lên phải báo cáo thủ trưởng duyệt và đăng ký với bảo mật, khi về phải báo cáo với thủ trưởng và làm thủ tục nộp, trả lại tài liệu cho bảo mật. Nhìn chung công tác quản lý công văn đi và đến của Trường đều được bảo đảm đúng quy định của Nhà Nước và Bộ Quốc Phòng, ghi chép đầy đủ thống nhất, rõ ràng theo mẫu biểu của Bộ Quốc Phòng cấp. Văn bản đến giải quyết kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đối với thư từ khiếu nại, giấy mời họp đều có sổ đăng ký riêng, không để tình trạng công văn tồn đọng. 2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường Con dấu thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của Trường, con dấu thể hiện giá trị pháp lý đối với văn bản, giấy tờ của cơ quan đơn vị và các chức danh của Nhà Nước. Do đó vấn đề quản lý và sử dụng con dấu là vô cùng phức tạp. Cán bộ văn thư quản lý tất cả các loại dấu của Nhà Trường gồm: dấu đơn vị, dấu chức danh của Hiệu trưởng, Hiệu phó thuộc Ban Giám Hiệu nhà Trường, dấu công văn đến, dấu thừa lệnh, dấu ký thay trưởng phòng, dấu khẩn Ngoài ra cán bộ văn thư còn quản lý dấu của trưởng phòng hành chính- hậu cần, cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm trực tiếp cất giữ và sử dụng các con dấu theo đúng nguyên tắc của Bộ Quốc Phòng và Tổng cục hậu cần. Việc cất giữ sử dụng con dấu là do cán bộ văn thư đảm nhiệm, con dấu của Trường được đựng trong hònm sắt và có khoá Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên những văn bản sau khi đã có chữ ký của Ban Giám Hiệu Trường. Con dấu được cán bộ văn thư giữ gìn bảo quản cẩn thận, thường xuyên lau chùi sạch sẽ, bảo quản con dấu theo đúng quy định của Nhà Nước. 2.6 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ Công tác lưu trữ giấy tờ tài liệu của Trường là một trong những công tác không thể thiếu đối với hoạt động của khối văn phòng. Công tác này có nhiệm vụ quan trọng là phục vụ đắc lực cho công việc quản lý cũng như điều hành hoạt động, kế hoạch đào tạo của Ban Giám Hiệu Trường. Tất cả mọi tài liệu, giấy tờ của Trường lưu trữ tại tổ văn thư của Trường. Việc lưu trữ tập trung như vậy sẽ đảm bảo tính khách quan và chân thực của tài liệu. Cán bộ văn thư, lưu trữ thường lập sắp xếp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Việc sắp xếp giấy tờ, tài liệu hiện hành luôn là điểm then chốt quyết định chất lượng đầu vào của các kho lưu trữ, đồng thời là công cụ, là phương tiện quản lý các hoạt động thường ngày của các cơ quan, là tấm gương phản chiếu bức tranh toàn cảnh về trình độ và năng lực quản lý hành chính của bộ máy Nhà Nước. Sắp xếp tài liệu lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư Nhà trường, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đã giải quyết xong. Lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt ở bộ phận văn thư sẽ có tác dụng nâng cao năng suất công tác, quản lý tài liệu được chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư,, cán bộ lưu trữ dựa vào tình hình tài liệu thu, phát của Trường để lên kế hoạch định kỳ để thu thập hồ sơ vào lưu trữ của Trường được đầy đủ. Dựa vào bản kê của bộ phận văn thư, cán bộ lưu trữ sắp xếp tài liệu vào cặp và ghi ký hiệu hồ sơ, nội dung thời gian vào nhãn cặp lưu. Và đưa lên giá theo thứ tự để tra tìm được thuận tiện. Hiện nay tình trạng không lập hồ sơ hiện hành hầu như phổ biến ở tất cả các cơ quan, ở giai đoạn trước Trường cũng có tình trạng như vậy, nhưng trong thời gian gần đây Trường đã thực hiện nghiêm túc cơ bản về công tác lập hồ sơ hiện hành. Nhìn chung ở Trường tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng phục vụ lãnh đạo, chỉ huy trong hoạt động nghiên cứu và quản lý. Vì vậy đã được các cấp lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện. 2.7 Sao lục và tiêu huỷ tài liệu Sao lục giấy tờ tài liệu là nhiệm vụ không thể thiếu được trong công tác văn thư mà cán bộ văn thư phải thực hiện. Mỗi khi tiếp nhận văn bản đến hoặc gửi văn bản đi tuỳ theo yêu cầu của lãnh đạo mà văn thư tiến hành sao lục và sao y với số lượng khác nhau. Trường là một đơn vị trực thuộc Bộ Quốc Phòng việc sao chụp tài liệu phải được sự đồng ý cho phép của lãnh đạo cấp trên. Để quản lý tài liệu tốt hơn Nh à Trường tiến hành tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lý. Trước khi tiêu huỷ tài liệu Ban Giám Hiệu Trường lập hội đồng tiêu huỷ tài liệu thường gồm từ 3 đến 5 người giám sát việc tiêu huỷ tài liệu để đảm bảo tính khách quan, chính xác. 3. Thực trạng công tác lưu trữ Trong cuộc sống và hoạt động của con người việc trao đổi thông tin là không thể thiếu được, người ta có thể trao đổi thông tin bằng nhiều cách khác nhau như bằng lời nói, bằng cử chỉ, bằng văn bản thư từ trong đó thông tin bằng văn bản là quan trọng nhất đối với Nhà nước đến việc sử dụng văn bản để quản lý xã hội. Đối với Trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng cũng vậy muốn có được thông tin phản ánh chính xác, trung thực các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong quá khứ, để nghiên cứu đúc rút kinh nghiệm , đề ra chủ trương, chính sách, những quyết định quản lý trong tương lai thì tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu. 3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Việc phân loại tài liệu lưu trữ nhằm phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những chức năng chung của nhóm nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có khoa học những tài liệu đó. Căn cứ vào cơ cấu nhiệm vụ chức năng của Nhà trường ổn định và ít thay đổi. Cán bộ lưu trữ đã áp dụng phân loại tài liệu lưu trữ theo cơ cấu tổ chức thời gian. Trước tiên là phân chia tài liệu theo các phòng ban, phòng ban nào riêng ra từng phòng ban đó, tiếp theo là phân chia tài liệu của các phòng ban theo các năm. Ví dụ: Cán bộ lưu trữ phân loại 30 cặp tài liệu của Trường với thời gian tài liệu (2004- 2008) Bước 1: Chia tài liệu theo các phòng ban: Phòng đào tạo: 7 cặp Phòng dịch vụ việc làm: 6 cặp Phòng hành chính - hậu cần: 10 cặp Phòng chính trị: 4 cặp Phòng kỹ thuật: 3 cặp Bước 2: Chia tài liệu của các phòng ban theo các năm: Phòng đào tạo: Năm 2004: 1 cặp Năm 2005: 1 cặp Năm 2006: 1cặp Năm 2007: 2 cặp Năm 2008: 2 cặp Cán bộ lưu trữ phân loại tài liệu như vậy đã phán ánh đúng hoạt động của các phòng ban, cá nhân trong Trường, đã đáp ứng được một phần các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn. 3.2 Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ Việc xác định giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm mục đích nghiên cứu thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, văn hoá, khoa học Thông qua việc đánh giá tài liệu cán bộ lưu trữ loại ra những tài liệu đã thực sự không còn giá trị trong mọi phương diện: các bản trùng, bản thừa, lịch làm việc của Ban giám hiệu trường, các bản photo không có dấu, giấy mời, chương trình hội nghị, các báo cáo về công tác theo tuần, theo tháng, theo quý của các phòng ban, công văn đề nghị, tờ trình cấp trang thiết bị văn phòng không phê duyệt. Để giữ gìn những tài liệu có giá trị tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản. Căn cứ vào ý nghĩa, nội dung của tài liệu, ý kiến chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường để cán bộ lưu trữ xác định thời gian cần thiết cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu cũng như việc huỷ bỏ tài liệu đã hết giá trị. Những tài liệu mà Nhà trường bảo quản vĩnh viễn và lâu dài như tài liệu của ban chấp hành TW, Đảng uỷ quân sự TW liên quan đến công tác đào tạo nghề, Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản của Đại hội Đảng bộ và Đảng uỷ của nhà trường, chỉ thị, kế hoạch, báo cáo công tác Đảng, công tác chính trị của Nhà trường được bảo quản vĩnh viễn. Những tài liệu về công tác tổ chức trong trường, công tác khen thưởng huân huy chương cho cán bộ sỹ quan, công tác điều động về mất hưu, mất sức, phục viên cho sĩ quan... được bảo quản lâu dài. Tuỳ thuộc vào từng nội dung cụ thể của tài liệu lưu trữ quy định thời gian bảo quản tài liệu là 5 năm, 10 năm, 15 năm, lâu dài và vĩnh viễn. Các tài liệu dự định tiêu huỷ, cán bộ lưu trữ lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho đơn vị, phòng ban có tài liệu đưa đi tiêu huỷ và số lượng văn bản mà các đơn vị bảo quản. 3.3 Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ Bổ sung tài liệu với mục đích thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở TW và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử có tầm cỡ Quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã ban hành ra văn bản đó. Ý thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Ban giám hiệu nhà trường luôn luôn quan tâm đến vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu, giữ lại những tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ. Hàng năm cán bộ lưu trữ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch bổ sung tài liệu. Cán bộ lưu trữ thuờng xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các phòng ban trong trường. Cán bộ văn thư căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế để lựa chọn và tiếp nhận tài liệu nộp lưu. Thời gian thu thập tài liệu nộp vào lưu trữ được tiến hành thường xuyên vào cuối mỗi năm, thời gian cụ thể do Ban giám hiệu nhà trường quy định. Trong quá trình bổ sung tài liệu, các tài liệu nhập vào kho lưu trữ đều kèm theo mục lục thống kê. Trên cơ sở đó các cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra số lượng tài liệu trên thực tế. 3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ lưu trữ nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ và để nghiên cứu sử dụng tốt nhất tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ Trường dùng các loại sổ sách để làm công cụ phục vụ cho công tác thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục, sổ xuất tài liệu lưu trữ Các loại sổ này được lập theo mẫu do Nhà nước quy định. 3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị. Vì thế việc tổ chức khoa học đối với những tài liệu này luôn đươc Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm.Công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan Nhà nước như trường đào tạo nghề và giới thiệu việc làm. Công tác lưu trữ được tổ chức một cách khoa học thì tài liệu mới đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Đến nay công tác lưu trữ Nhà trường đã phân loại, chỉnh lý, đánh giá hoàn chỉnh nghiệp vụ khối tài liệu tư năm 1999 đến năm 2005 đã biên mục đưa nên hộp, giá, cặp và có mục lục hồ sơ tra cứu. Với cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ cán bộ lưu trữ Nhà trường luôn tuân thủ theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”. Có ý nghĩa là tài liệu phân theo các phòng ban, trong các phòng ban được phân theo từng năm, sau đó tiếp tục phân chia các nhóm tài liệu nhỏ tương đương với một hồ sơ. Cán bộ lưu trữ thường xuyên xây dựng kế hoạch lập hồ sơ, kiểm tra hoàn thiện hồ sơ, lập các bảng hướng dẫn với một loại công việc cụ thể. Ví dụ: hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ Cán bộ lưu trữ thành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ. 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trư Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước, bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc có ý nghĩa quan trọng. Đây cũng là một công việc khó khăn đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậucủa nước ta Các tài liệu của Nhà trường đã được chỉnh lý được xếp vào các hộp và để trên giá sắt. tài liệu mới thu về chưa chỉnh lý thì xếp trong cặp ba giây đặt lên giá sắt. Do được bảo quản mà tài liệu ở trường còn rất tốt. Công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ kho tài liệu do một cán bộ lưu trữ chịu trách nhiệm theo dõi và bảo quản. Các tài liệu của Nhà trường được bảo quản trong kho lưu trữ, có diện tích 40m2, nhà kho khô ráo được đặt ở tầng 2 thoáng mát, thông gió, kho được lắp một máy điều hoà và một máy hút bụi, các phương tiện chống cháy, các thiết bị chống ẩm, nấm mốc và côn trùng. 3.7 Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Làm tốt công tác này có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội. Đối với kho lưu trữ của Nhà trường được khai thác và sử dụng tương đối lớn.Các cán bộ, giáo viên, học sinh thường xuyên sử dụng tài liệu của Nhà trường để tham khảo và phục vụ cho mục đích học tập. Hình thức chủ yếu là mượn tại chỗ, chỉ một số ít tài liệu được mượn về. Vì Nhà trường là một đơn vị quân đội nên không thể đưa tài liệu ra khỏi cơ quan. Những tài liệu được đưa ra ngoài đơn vị phải được sự đồng ý của cán bộ văn thư khi đã trình lên ban lãnh đạo. Mục đích sử dụng của các đối tượng: nghiên cứu đề tài khoa học, viết các sách tư liệu căn cứ vào các báo cáo tổng kết, các số liệu hoặc dựa vào tài liệu để cho lãnh đạo chỉ huy phục vụ cho hoạt động quản lý. Hiện nay ở kho lưu trữ của Nhà trường đã có phòng đọc nhưng quy mô nhỏ. Và do tính chất đặc thù nên quy định đối tượng được khai thác tài liệu rất hạn chế, mà chủ yếu là các cán bộ, giảng viên. 4. Đánh giá nhận xét về công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng 4.1 Ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ là đầu mối thông tin không thể thiếu được trong các hoạt động của Nhà trường. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của Nhà trường trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện. Vì vậy việc giải quyết công văn giấy tờ tại Nhà trường rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả theo quy định của Nhà trường Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên gắn bó ở trường với công việc này là gần 20 năm. Do đó mà họ có kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ Nhà trường. Sổ sách nghiệp vụ của Nhà trường được tổ chức theo đúng quy định của Bộ Quốc Phòng, công văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ. Công văn đi ban hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thể thức. Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối. Quản lý và sử dụng con dấu nghiêm túc, đúng quy chế. Cán bộ văn thư thực hiện quy trình soạn thảo văn bản trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt. Các văn bản in sao kịp thời cho lãnh đạo cấp trên. Về công tác lưu trữ ở Nhà trường nhìn chung làm tốt. Tài liệu đã được thu thập, chỉnh lý và phân loại hoàn chỉnh và bảo quản trong hòm tôn, giá sắt và được tổ chức sử dụng, đáp ứng nhu cầu thiết thực của cán bộ trong đơn vị. Kho tài liệu thường xuyên tổng vệ sinh, máy điều hoà, máy hút bụi, thông gió bảo vệ an toàn tuổi thọ của tài liệu. 4.2 Nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư – lưu trữ của trường còn gặp không ít các khó khăn, cần sự quan tâm giúp đỡ của Ban giám hiệu Nhà trường để từng bước hoàn thiện công tác này: Việc soạn thảo và ban hành văn bản, thể thức của văn bản chưa được thống nhất theo quy định. Việc in sao đôi lúc còn tuỳ tiện, công tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cán bộ văn thư thực hiện còn chưa triệt để. Sở dĩ có hạn chế đó là do phòng ban tự soạn thảo văn bản, sai về thể thức văn bản, cán bộ văn thư không quản lý được. Hơn nữa cán bộ cơ quan chưa thấy rõ được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên việc giao nộp tài liệu chưa đầy đủ và thường xuyên. Việc thu thập tài liệu từ cán bộ chưa triệt để nên khi chỉnh lý, lập hồ sơ lưu trữ còn thiếu đồng bộ. Vì vậy cán bộ lưu trữ phải thường xuyên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu. Hơn nữa công cụ tra cứu chủ yếu là tìm mục lục hồ sơ bằng phương pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm tài liệu. 4.3 Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư – lưu trữ Do được sự quan tâm thường xuyên của Đảng uỷ và Ban giám hiệu Nhà trường đến công tác văn thư – lưu trữ. Quán triệt kịp thời các văn bản, chỉ thị của cấp trên nhà trường đã có quy định và hướng dẫn kịp thời cụ thể đối vói từng phòng ban. Cụ thể bộ phận văn thư được trang bị hệ thống thông tin liên lạc với môi trường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hoá bằng hệ thống máy điện thoại, máy fax.Chính vì vậy mà việc giải quyết văn bản rất nhanh chóng và kịp thời ngay.Bên cạnh đó Nhà trường cũng tạo điều kiện cán bộ văn thư bồi dưỡng và nâng cao trình độ học tập bài bản về nghiệp vụ văn thư. Có được thành tích như hôm nay là sự cố gắng không ngừng của cán bộ văn thư lưu trữ Nhà trường. 4.4 Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ còn bị xem nhẹ chưa quan tâm nhiều đặc biệt là cán bộ văn thư – lưu trữ phải làm việc vất vả có khi còn làm việc ngoài giờ hành chính do có công văn khẩn, nhưng so với đồng lương CBCNV trong trường thì lương của họ vẫn thấp hơn. Họ cần sự quan tâm và đầu tư thích đáng để có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về công việc. Mặt khác Nhà trường là một đơn vị Nhà nước nên CBCNV làm việc còn thụ động, ít sáng tạo chưa mạnh dạn, còn làm việc hoàn toàn theo cách thủ công. Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ tại trường cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ có một vị trí quan trọng không thể thiếu được trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động đối với nhà trường. Công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung, được bố trí một phòng riêng, có cán bộ văn thư chuyên trách trình độ trung cấp dưới sự lãnh đạo của trưởng ban hành chính. Toàn bộ công văn đi và đến đều được đăng kývào sổ công văn đi, sổ công văn đến. Phòng văn thư được trang bị đầy đủ thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ 3 - BỘ QUỐC PHÒNG Trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng là cái nôi đào tạo công nhân kỹ thuật chất lượng cao của Hải Phòng nói riêng và Miền bắc nói chung.Trường dạy nghề bám sát mục tiêu và đối tượng, thực hiện năng động đa dạng hoá các ngành nghề. Chú trọng quy mô và cấp độ đào tạo, liên kết đào tạo phù hợp với nhu cầu học nghề của các đối tượng, trong đó coi trọng bộ đội xuất ngũ. Trường từng bước đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo nghề, đáp ứng với nhu cầu sử dụng lao động có nghề thích hợp với các doanh nghiệp trên địa bàn. Hằng năm nhà trường đã đào tạo và thu hút rất nhiều bộ đội xuất ngũ và thanh niên địa phương đến học tập tại trường và thường xuyên vượt chỉ tiêu 10%. Tính riêng trong 5 năm gần đây nhà trường đã đào tạo được 30000 người, trong đó bộ đội xuất ngũ chiếm 10928 người, tư vấn và giới thiệu việc làm, xuất khẩu lao động 25000 người trong đó bộ đội xuất ngũ là 20000 người. Nhà trường ngày càng khẳng định vị thế của mình trong xã hội. Để tiếp tục củng cố, phát huy và xây dựng niềm tin thì Nhà trường không ngừng đẩy mạnh công tác đi tư vấn thu hút học sinh dưới nhiều hình thức. Mặt khác Nhà trường còn tích cực nâng cao chất lượng đào tạo, xây dựng cơ sơ vật chất hiện đại để đáp ứng nhu cầu thực hành của học viênthường xuyên đào tạo đội ngũ giảng viên, công nhân viên, tích cực chăm lo tới công tác văn phòng của Nhà trường đặc biệt là công tác văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những mắt xích quan trọng trong bộ máy văn phòng, là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin . Tất cả mọi công văn giấy tờ dù đến bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Theo quy định chung thì mọi công văn giấy tờ đến nhà trường hay từ nhà trường gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận tiện bấy nhiêu. Công tác văn thư giúp người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của Nhà trường. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm được giao thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này phải được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả trong công tác quản lý. Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ Là một sinh viên thực tập tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng em thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực đào tạo đa dạng ngành nghề nhưng hiện nay thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ là vấn đề hết sức cấp thiết. Sau đây là một vài kiến nghị của em để tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng. Giải pháp 1: Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ Nhà trường có 2 cán bộ đảm nhiệm công tác này. Họ là những người trải qua nhiều năm công tác tại Nhà trường nên đúc rút được nhiều kinh nghiệm vì vậy mà việc giải quyết công văn, giấy tờ tại Trường nhanh chóng đem lại hiệu quả cao. .Mặc dù cán bộ văn thư Trường đã tham gia dự khoá học đào tạo về trung cấp văn thư – lưu trữ nhưng xã hội ngày càng thay đổi, mọi hoạt động về công tác văn thư Nhà nước cũng thay đổi theo. Hiên nay cán bộ văn thư – lưu trữ của trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng lại tuổi cao, ngại thay đổi, ngại cập nhật những kiến thức mới trong chuyên môn nghiệp vụ của mình. Vì thế một số hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ còn thủ công, không nhanh nhạy, không linh hoạt, gây trở ngại đến hoạt động của Nhà trường. Bên cạnh đó có một cán bộ văn thư – lưu trữ sắp nghỉ hưu Vì quy mô của Nhà trường rộng, không ở tập trung nên có nhiều lúc công việc bị ùn tắc. Để đảm bảo hoạt động văn thư – lưu trữ và nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư tại trường thì cần phải tuyển thêm một cán bộ trẻ có năng lực, có trình độ chuyên môn về văn thư –lưu trữ. Như vậy công việc của văn thư – lưu trữ hàng ngày không bị ùn tắc, mặt khác Trường đã bổ sung được một cán bộ trẻ sẽ là người kế cận cho lớp cán bộ tuổi cao, chắc chắn công tác văn thư – lưu trữ của trường sẽ hoạt động có năng suất và chất lượng cao. Giải pháp 2: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên văn thư của Nhà trường Con người chính là nguồn tài nguyên vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của cơ quan, đơn vị. Chỉ những đơn vị nào biết cách khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả về thể lực cũng như trí tuệ con người thì sẽ có thể thành công trên mọi lĩnh vực. Vì tất cả các hoạt động của Trường đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư – lưu trữ cũng vậy ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban Giám Hiệu về mọi mặt như điều kiện làm việc, còn thường xuyên tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ là điều tất yếu. Để góp phần hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì cán bộ văn thư phải được trang bị một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau: Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà nhân viên văn thư phải đảm nhận. Khác với một số cơ quan khác, nhân viên văn thư của trường phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản của trường. Nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà nhà trường ban hành tương đối nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì tự phòng đó phải soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản của Ban Giám Hiệu và phòng hành chính – hậu cần. Tuy cán bộ văn thư của trường không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà họ soạn thảo đều là những văn bản quan trọng đòi hòi rất cao về nội dung cũng như kỹ thuật trình bày văn bản. Bởi các văn bản soạn thảo này đều là những quyết định quan trọng gửi ra các cơ quan bên ngoài lấy danh nghĩa là Ban Giám Hiệu trường. Vì vậy mà cán bộ văn thư tuyệt đối không để xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến lợi ích của cơ quan nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Đặc biệt là các tờ trình, đơn đề nghị thực hiện kế hoạch nào đó của Ban Giám Hiệu Nhà trường gửi lên cấp trên thì khi soạn thảo nhân viên phải chú ý đến thể thức văn bản, lời lẽ trình bày trong văn bản phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, cô đọng, xúc tích mang tính thuyết phục cao tạo được thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan cấp trên nhận văn bản. Qua thời gian thực tập tìm hiểu tại phòng văn thư Trường em nhận thấy trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư – lưu trữ được đào tạo chưa cao, khi soạn thảo văn bản họ còn phải sửa lại nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu. Để thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhà trường cần tạo điều kiện về vật chất cũng thời gian để cho nhân viên văn thư đi học một lớp đào tạo ngắn hạn (từ 6 tháng đến 1 năm), để nâng cao kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ở trường cao đẳng văn thư - lưu trữ là rất cần thiết. Ngoài ra để thích ứng và theo kịp tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì cán bộ văn thư phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Được sự quan tâm của Ban Giám Hiệu Nhà trường đã trang bị đầu tư thiết bị khoa học để hiện đại hoá công tác văn thư đẩy nhanh tốc độ công việc của nhân viên văn thư, công việc văn thư được giải quyết một cách nhanh chóng và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Thay vì phải giải quyết công việc theo phương pháp thủ công rất tốn thời gian mà không hiệu quả, việc sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác phần mềm sẽ giúp cán bộ văn thư tra tìm tài liệu được nhanh chóng hiệu quả hơn nhiều, đồng thời còn giúp họ thêm tự tin và lạc quan trong công việc. Do đó cán bộ văn thư trong Trường cần phải cố gắng tự trau dồi kiến thức tin học cho mình nhiều hơn nữa, để theo kịp với sự tiến bộ của trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật trên Thế Giới đang thay đổi từng ngày, từng giờ. Đặc biệt việc nối mạng internet của Nhà trường đã giúp cán bộ văn thư –lưu trữ có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu. Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện vô cùng quan trọng giúp Nhà trường tiến tới mọi thành công. Tất cả các cuộc giao dịch chỉ mang lại hiệu quả khi mọi người hiểu biết được ngôn ngữ của nhau, từ đó mới biết được đối tượng giao tiếp . Tuy công tác văn thư ít khi phải giao tiếp trực tiếp với khách hàng hơn nữa một trong các nghiệp vụ chính của Nhà trường là giới thiệu, giải quyết việc làm cho học sinh, bộ đội xuất ngũ đi lao động ra nước ngoài nên phải thường xuyên sử dụng những văn bản, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài chủ yếu là được dịch sang tiếng anh. Với phương châm của Nhà trường luôn luôn nỗ lực hết mình đào tạo ra những bậc thợ lành nghề, giải quyết tốt nhất việc làm cho người lao động. Muốn làm tốt được điều đó Nhà trường phải làm tốt được tất cả mọi khâu trước tiên là khâu quản lý đào tạo con người lao động. Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ nhân viên trong toàn khối văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng là tất yếu. Trình độ ngoại ngữ đối với cán bộ văn thư – lưu trữ của trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng còn rất yếu. Họ là những người đã ngoài 40 tuổi khi học ít sử dụng và giao tiếp bằng ngoại ngữ vì thế cứ để tình trạng này diễn ra thì sẽ ảnh hưởng chất lượng cũng như hiệu quả của công việc. Theo em để bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ trong khối văn phòng Nhà Trường nói chung và nhân viên văn thư – lưu trữ nói riêng thì Ban Giám Hiệu Nhà trường nên tổ chức các lớp học thêm buổi tối hoặc vào thứ bảy, chủ nhật hàng tuần để hoàn chỉnh kiến thức về ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ nhân viên của nhà trường. Mặt khác cán bộ văn thư - lưu trữ luôn phải rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để tự hoàn thiện bản thân. Giải pháp 3: Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư – lưu trữ Chỗ làm việc chính là thế giới riêng của mỗi cán bộ văn phòng nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất. Để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền khoa học. Chính vì vậy việc bố trí sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo: Bàn làm việc phải sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác. Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong các yếu tố làm giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Nếu giấy tờ để nhiều trên bàn thì văn thư sẽ gặp khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Để khắc phục tình trạng này văn thư cần chú ý những vấn đề sau: - Chỉ để trên bàn những giấy tờ có liên quan cần thiết - Những hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ sau khi làm xong phải chuyển ngay - Tất cả các tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà phải để trong tủ, kệ, giá. - Đối với những giấy tờ chưa giải quyết xong xếp gọn vào một chỗ để buổi sau tiếp tục làm. Như vậy việc sắp xếp gọn gàng sẽ tạo được tâm lý thoải mái khi làm việc để cho nhân viên sáng tạo, phát huy được hết năng lực của mình, hiệu quả công việc sẽ ngày càng được nâng cao. Bên cạnh đó Nhà trường tổ chức sắp xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc sắp xếp, sử dụng tài liệu rất quan trọng nó không chỉ phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu mà thể hiện tác phong làm việc khoa học của cán bộ văn thư – lưu trữ của Nhà trường. Hiện nay tài liệu Nhà trường được bảo quản trong kho lưu trữ với diện tích 40m2. Vì quy mô hoạt động của Nhà trường rộng nên hằng năm có rất nhiều các tài liệu được bảo quản nên với diện tích kho lưu trư như vậy sẽ không thể bảo quản tốt được tài liệu. Do vậy Nhà trường cần xây dựng kho lưu trữ có diện tích lớn để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tra cứu của độc giả. Xây dựng phòng đọc phải đặt ở nơi yên tĩnh, đảm bảo đủ ánh sáng thích hợp cho người tra cứu và làm việc. Phòng đọc phải có điều hoà, có giá đựng tài liệu, có mục lục hồ sơ hay các thẻ tra tìm tài liệu Giải pháp 4: Mẫu hoá các sổ theo quy định của Nhà nước Trong công tác văn thư của nhà trường hiện nay tồn tại nhiều bất cập. Do trong quá trình xử lý công việc nhân viên văn thư còn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan.Cán bộ văn thư Nhà trường trình bày ghi chép sổ công văn đến, công văn đi theo quy định mà Bộ Quốc Phòng đã phát hàng năm nhưng việc ghi chép còn chưa đầy đủ, còn bỏ trong nhiều cột. Nhiều lúc công văn đến, công văn đi thì nhân viên văn thư còn chưa đăng ký ngay mà có thể để đến hôm sau làm gộp một thể. Vậy việc mẫu hoá sổ theo quy định của Nhà nước là rất cần thiết. Làm theo quy định chung của nhà nước thì Bộ Quốc Phòng sẽ rất thuận lợi cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tạo sự thống nhất trong việc quản lý công văn giấy tờ của công tác văn thư. Bên cạnh việc ghi chép trên mẫu sổ theo quy định thông thường thì có thể tiến hành lập các mẫu sổ trên máy, để đưa vào lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đây là một thiết bị có nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ, với việc những phông có sẵn thì việc nhập thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng. Nói tóm lại mẫu hoá sổ theo quy định nhà nước sẽ nâng cao được hiệu quả trong công việc, làm cho cán bộ văn thư chủ động hơn trong quá trình làm việc. Giải pháp 5: Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù cố gắng đến đâu cũng không thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, nếu không có các trang thiết bị phụ trợ trong công tác văn thư thì việc giải quyết và tra tìm thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ gặp khó khăn. Mặc dù trong thời gian vừa qua thì phòng văn thư được Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm, nhưng hầu hết các trang thiết bị phụ trợ của tổ văn thư đều rất cũ do vậy công suất làm việc của chúng rất thấp như máy vi tính nhà trường dùng 7 nămgây ảnh hưởng đến công việc của văn thư giảm hiệu quả công việc, không chỉ vậy một số trang thiết bị khác thì hỏng.Theo em thì Nhà trường nên bổ sung hoặc thay thế các trang thiết bị phụ trợ cho bộ phận văn thư – lưu trữ. Đây là việc hết sức cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng. STT Các thiết bị bổ sung số lượng 1 Tủ đựng tài liệu 5 cái 2 Máy điều hoà 2 cái STT Các thiết bị thay thế số lượng 1 Máy tính 2 chiếc 2 Hệ thống đèn diện Điều kiện thực hiện các giải pháp Công tác văn thư lưu trữ là một công tác có vị trí ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt đọng của mọi cơ quan đơn vị nói chung và Nhà trường nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ. Do đó xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác văn thư của Nhà trường thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện tốt giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự giúp đỡ thường xuyên tích cực từ nhiều phía. Sự nỗ lực cố gắng của cán bộ nhân viên văn thư – lưu trữ Mọi giải pháp dù có tính khả thi đến đâu nếu không có sự nỗ lực cùng ý chí phấn đấu của cán bộ nhân viên sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Các cán bộ văn thư – lưu trữ trong Trường không ngừng học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình trong công việc luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Với những khả năng kiến thức sẵn có, kinh nghiệm của bản thân cộng với sự nỗ lực yêu nghề với công việc mình đang làm chắc chắn cán bộ văn thư Nhà trường sẽ trau dồi những kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp sẽ đạt hiệu quả cao. Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của Ban Giám Hiệu Nhà trường Sự động viên khích lệ của Ban Giám Hiệu chính là nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cũng như khuyến khích khả năng sáng tạo củacán bộ của tổ văn thư – lưu trữ. Một trong các yếu tố đem lại sự thành công cho Trường là cách quản lý nhân lực của nhà quản lý. Bên cạnh việc chăm lo đời sống vật chất cũng như tinh thần cho CBCNV tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy năng lực của mình. Ban lãnh đạo Nhà trường cần phải chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí thân mật giúp nhân viên thoát khỏi tâm trạng nặng nề, sợ sệt trước lãnh đạo. Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Nhà trường sẽ làm cho họ cảm thấy mình được quan tâm hơn và họ sẽ ngày càng nỗ lực tận tụy với công việc của mình, để xứng đáng vơi sự tín nhiệm của Ban lãnh đạo, họ làm việc hăng say hơn, nhiệt tình hơn với tình thần trách nhiệm cao hơn sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà ban lãnh đạo giao phó dù khó khăn vất vả. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành Nhà nước Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư – lưu trữ là một động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV. Trong quá trình tiến hành công việc, Nhà nước cần có những văn bản hướng dẫn cụ thể cũng như tuyên truyền rộng rãi những thay đổi về chính sách, điều lệ mới của hoạt động văn thư – lưu trữ. Mặt khác cần thường xuyên cử nhân viên hướng dẫn việc thực hiện các công tác bảo vệ bí mật tài liệu, tổ chức quản lý khoa học, an toàn công văn, giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công tác về quản lý hành chính Nhà nước về nghiệp vụ công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ trong cả nước. Công tác này có ý nghĩa rất lớn đối với việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống, chế độ làm việc khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ chiếm một vị trí quan trọng trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của Nhà trường. Công tác văn thư lưu trữ thực hiện tốt sẽ giúp cho Ban Giám Hiệu Nhà trường ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tránh được tình trạng hiểu sai làm gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Nhà trường. Để đảm bảo tính trung thực chính xác và kịp thời của công văn, giấy tờ thì ban lãnh đạo Nhà trường cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao trang thiết bị hiện đại cho công tác văn thư – lưu trữ. Mặt khác thì cán bộ văn thư – lưu trữ phải tự trao dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt được công việc của mình. Từ những kiến thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập tại tổ văn thư Nhà trường đã giúp em có điều kiện để áp dụng những kiến thưc đã học qua sách vở, bổ sung kiến thức đã học tại trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng và ngày càng hoàn thiện công tác văn thư tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khoá luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đồng tình và chỉ bảo của các thầy cô, các cô, các bác làm việc tại khối văn phòng trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng để bài khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng cho em xin trân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Thị Ngà và các cô, các bác tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng đã giúp em hoàn thành bài khoá luận này.