Khóa luận Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

à kẻ thất bại trên thương trường. Lên kế hoạch chiến lược, chiến thuật: Đây là bước lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải đưa ra chi tiết các hành động hay nói cách khác là ta cần một chiến lược rõ ràng. Để giúp chúng ta lên được kế hoạch chiến lược thì chúng ta cần trả lời được các câu hỏi sau: - Làm thế nào để chúng ta bắc cầu được từ cuộc đàm phán trước. - Làm thế nào để xây dựng được sư thiện cảm. - Làm thế nào để chúng ta tìm ra cái mà chúng ta muốn. - Các phản ứng của đối tác với đề nghị của chúng ta sẽ như thế nào, xử lý ra sao. - Mục tiêu nào mà chúng ta kỳ vọng có được sau khi kết thúc cuộc đàm phán. - Cái mà chúng ta cần để hỗ trợ cho sự thành công của cuộc đàm phán là cái gì. - Làm thế nào để hấp dẫn được đối tác vào thương vụ này. - Cách yêu cầu đối tác ký hợp đồng như thế nào để đối tác phải đồng ý. Tập dượt: Việc tập dượt là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp chúng ta vững vàng tâm lý và như vậy sẽ giúp ta tạo ra được sự khác biệt giữa cuộc đàm phán tự nhiên, trôi chảy với cuộc đàm phán va vấp, gượng gạo. Chúng ta có thể diễn tập bằng suy nghĩ hoặc bằng lời nói. Diễn tập bằng suy nghĩ nghĩa là hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán, nhập tâm và tiêu hoá các phần cơ bản của cuộc đàm phán. Diễn tập bằng lời nói có nghĩa là ta có thể dùng máy ghi âm, máy quay video để ghi lại toàn bộ bài nói của chúng ta, qua đó sẽ thấy các sai lầm hiện lên rất rõ , từ đó chúng ta có thể tự sửa chữa cho mình trước khi bước vào đàm phán chính thức. Việc tập dượt không có nghĩa là bắt chúng ta trở thành máy nói theo bài phát biểu đã soạn trước vì không có gì tồi tệ hơn là biến bài phát biểu của chúng ta thành sản phẩm đồ hộp, sản xuất hàng loạt và đem bán khắp nơi. Việc tập dượt yêu cầu chúng ta đầu tư thời gian để cảm thấy thực sự thoải mái và dễ chịu đối với hướng đi đã lựa chọn cho cuộc đàm phán . Việc tập dượt tốt sẽ giúp chúng ta linh động hơn nếu gặp phải tình huống khó khăn trong đàm phán và đôi khi đòi hỏi cả sự thay đổi kế hoạch đã đề ra. 2. Mở đầu cuộc đàm phán: Làm thế nào để mở đầu cuộc đàm phán có hiệu quả? Màn đầu tiên của một vở kịch hay phải có những cái “hích” bất ngờ đối với khán giả , nó là những sự kiện để thu hút sự chú ý của khán giả. Chúng ta cũng sẽ cần công cụ y như vậy cho cuộc đàm phán. Kinh nghiệm cho thấy rằng để mở đầu tốt cuộc đàm phán, không có gì hay bằng chúng ta chỉ cho đối tác thấy họ sẽ được cái gì nếu đàm phán thành công. Chúng ta có thể dùng phương pháp “phá tảng băng”(break the ice) để bắt đầu cuộc đàm phán, nghĩa là chúng ta có thể dùng một câu chuyện hài, sự kiện nổi bật…. . gây cười để hâm nóng không khí đàm phán. Những người có năng khiếu đàm phán là những người có khả năng “phá tảng băng” một cách thông minh, nghĩa là họ kết nối được câu chuyện hài với chủ đề của cuộc đàm phán. Sau đây là một số cách mở đầu hiệu quả: - Chúng ta đến gặp đối tác không chỉ để thoả mãn nhu cầu của chúng ta mà còn để thoả mãn nhu cầu của đối tác, do vậy chìa khoá để mở đầu cuộc đàm phán là tập trung vào lợi ích mà đối tác sẽ có nếu cuộc đàm phán thành công. Tuỳ từng trường hợp, lợi ích đó có thể là lợi ích vật chất hoặc lợi ích phi vật chất. - Chúng ta có thể mở đầu bằng cách bắc cầu từ cuộc đàm phán lần trước(đối với đối tác mà chúng ta đã từng đàm phán). - Cũng có thể mở đầu bằng cách tập trung nói về nhu cầu của đối tác hoặc vấn đề mà họ đang rất quan tâm. 3. kỹ năng gây ấn tượng ban đầu: Trong thương mại, mối quan hệ cá nhân là yếu tố rất quan trọng để phát triển các thương vụ. Chính vì vậy, ấn tượng ban đầu sẽ là cở sở nền tảng tốt để giúp ta xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác. ấn tượng ban đầu được dựa trên hai yếu tố là sự thân thiện và lòng tin. (a) Xây dựng sự thân thiện: Sự thân thiện được định nghĩa là một mối quan hệ đồng cảm và hoà hợp. Cái mà sự thân thiện mang lại cho chúng ta là đối tác sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi đàm phán với chúng ta. Sự thân thiện là một yếu tố vô cùng quan trọng để dẫn tới sự thành công của nhà đàm phán. Các nghiên cứu đã chứng tỏ rằng mối quan hệ tốt là nguyên nhân chủ yếu để thay đổi thói quen kinh doanh của đối tác. Nừu đối tác không cảm thấy thoảI máI dễ chịu khi đàm phán với chúng ta thì chúng ta sẽ phải đối mặt với cuộc chiến vô cùng khó khăn ngày qua ngày, tháng qua tháng ở phía trước. Chúng ta có thể dùng các kỹ năng sau để xây dựng sự thân thiện: * Thiết lập tiếng nói chung: Nếu chú ý quan sát phòng tiếp khách hoặc văn phòng của đối tác thì có thể giúp ta lần ra đầu mối về bản thân hoặc mối quan tâm của đối tác. Một câu chuyện phím ngắn gọn trước khi đàm phán có thể làm cho đối tác dễ chấp nhận các đề nghị từ phía chúng ta hơn. Nhưng chú ý rằng chúng ta chỉ cho phép câu chuyện phím ngắn gọn vì thời gian là tiền bạc và nhiệm vụ chính của chúng ta là đi sâu vào bàn bạc chi tiết các điều kiện, điều khoản của hợp đồng. Có thể vì một vài lý do nào đó hoặc do sức ép về thời gian mà những câu chuyện phím ngoài lề xã hội sẽ không phù hợp. *Bầy tỏ sự đồng cảm: Hầu hết chúng ta đều tôn trọng và thích tiếp xúc với những người thực sự quan tâm đến chúng ta và các vấn đề, vướng mắc của chúng ta. Bằng cách biểu lộ sự đồng cảm đã chứng tỏ rằng chúng ta hiểu đối tác, rằng chúng ta đồng ý với ý kiến của họ, rằng chúng ta đang quan tâm săn sóc họ. Đối tác cũng giống như tất cả chúng ta, họ cũng có những ngày tốt, ngày xấu. Nhân tố đóng vai trò chính trong việc xây dựng thiện cảm với đối tác là khả năng của chúng ta nhận biết và thích ứng với trạng thái của họ. *Làm cho mình phù hợp với tính cách, văn hoá của đối tác: Tính cách của đối tác sẽ giúp ta tìm ra cách tiếp cận để xây dựng sự thiện cảm. Người dễ tính có thể thích nói chuyện tình cảm nhẹ nhàng một lát trước khi bước vào đàm phán hoặc bỏ ra vàI phút đùa vui về chủ đề cả hai bên đều thích. Đối với người ít nói, nội tâm thì lại thích chúng ta đi thẳng ngay vào vấn đề. Việc “đọc ra” tính cách của đối tác sẽ rất quan trọng để giúp ta tìm cách xây dựng thiện cảm. *Xây dựng thiện cảm với thư ký của đối tác: Thư ký của đối tác là người có thể giúp chúng ta đàm phán trôi chảy nhưng cũng có thể làm hỏng cả ngày làm việc của chúng ta. Vì vậy chúng ta phải lưu ý quan tâm đến người thư ký đó. Nừu người thư ký đó có thiện cảm với chúng ta thì cô ta có thể cho chúng ta một số ngoại lệ trong cách làm việc của đối tác, đặc biệt là lúc sắp xếp các cuộc gặp gỡ. Và một điều quan trọng hơn nữa, cô ta chính là một “mỏ vàng” thông tin về đối tác và công việc kinh doanh, tài chính của đối tác . Thông thường thư ký có ảnh hưởng rất lớn đến đối tác và họ thường là người phải lắng nghe những mối quan tâm, sự bực mình của đối tác khi gặp khó khăn, và thư ký thường là người đưa ra những đề nghị, giảI pháp, tư vấn cho đối tác. Chúng ta có thể khai thác đối tượng này để tìm cách xây dựng sự thân thiện với đối tác của chúng ta. (b) Xây dựng lòng tin: Cột trụ thứ hai của mối quan hệ cá nhân là lòng tin. Xét về mặt cá nhân thì đối tác có thể thích ta song họ sẽ không cho chúng ta cơ hội kinh doanh nếu họ chưa có niềm tin ở chúng ta. Sau đây là một vài kỹ năng để xây dựng lòng tin: - Nắm vững kiến thức chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. - Không lừa dối: Người xưa có câu “ một sự bất tín vạn sự bất tin”. Nếu chúng ta nói dối đối tác thì chúng ta có thể bị rủi ro là đối tác vô tình phát giác thì lóng tin sẽ sụp đổ hoàn toàn cho dù việc nóidối là vớ vẩn chẳng nhằm mục đích gì. Thỉnh thảng chúng ta sẽ gặp một vàI đối tác luôn đặt một vàI cáI bẫy nhỏ để kiểm tra sự trung thực của chúng ta. Trong khi đàm phán, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi một số câu hỏi mà chúng ta không biết hoặc không có khả năng trả lời thì có thể thừa nhận rằng chúng ta không biết và hứa sẽ trả lời sau. Đối tác sẽ đánh giá cao sự trung thực, lòng can đảm của chúng ta và đặt niềm tin vào ta. - Không bao giờ được đánh nốc-ao(knock out) đối thủ cạnh tranh trong khi đàm phán: Nhà đàm phán chuyên nghiệp không bao giờ tấn công đối thủ cạnh tranh của mình trước đối tác vì có thể đối tác đang rất thoả mán với đối thủ cạnh tranh của chúng ta. Nếu chúng ta tấn công đối thủ cạnh tranh khi đó thì cũng tương tự như ta đang chỉ trích đối tác, đó không phải là cách tốt để xây dựng mối quan hệ. - Phong cách, tác phong: Hình ảnh thực thể của chúng ta vô cùng quan trọng để xây dựng lòng tin, chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm sau đây: + Ăn mặc lịch sự, gọn gàng. + Có giao tiếp bằng mắt trong khi nói + Bắt tay chắt vừa phải + Giữ đúng tư thế: đứng thẳng khi đứng, khi ngồi phải hơi ngả về phía trước và ngồi vào mép ngoài của ghế, không nên khoanh tay trước ngực. - Tôn trọng đối tác:sự tôn trọng là yếu tố vô cùng quan trọng của lòng tin. Chúng ta bầy tỏ sự tôn trọng họ bằng cách giữ đúng thái độ, tự chứng tỏ chúng ta là nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta là những người thông minh, tôn trọng ý kiến của đối tác, tôn trọng thời gian của đối tác. 4. Bước vào đàm phán chi tiết: Chúng ta phải có các kỹ năng sau đây: - Kỹ năng hỏi dò. - Kỹ năng lắng nghe tích cực. - Kỹ năng chào bán(offer) - Kỹ năng xử lý phản ứng, phản đối của đối tác. - Kỹ năng thu thập thông tin. 4. 1. Kỹ năng hỏi dò: Câu hỏi dò giúp ta thiết lập và duy trì cuộc trao đổi, đối thoạI với đối tác, thúc đẩy sự trao đối thông tin hai chiều bằng cách khuyến khích đối tác nói về chủ đề(hoặc mở rộng ra)đang thảo luận, phát hiện ra tháI độ , ý nghĩ, mối quan tâm của đối tác. Nếu chúng ta không dùng kỹ năng hỏi thăm dò thì sẽ co thể dẫn đến trường hợp ta nói quá nhiều, nghe quá ít, hoặc ta hiểu sai ý kiến của họ, hoặc chúng ta sẽ không phát hiện được thái độ và ý nghĩ ẩn sâu trong câu nói của đối tác, hoặc là đốt tác sẽ “ngủ” còn ta nói một mình. Có ba dạng câu hỏi dò như sau: - Câu hỏi đóng: Dùng để xác định hoặc kết thúc một vấm đề. - Câu hỏi mở: Dùng để khai thác vấn đề, thúc đẩy đối tác nói và sau đó ta có thể lựa chọn cái gì là quan trọng đối với ta để đi sâu. - Câu hỏi lựa chọn: Được dùng để hướng đối tác tập trung vào một số vấn đề ta đang quan tâm, tránh lan man. 4. 2. Kỹ năng lắng nghe tích cực: Nghe là một cố gắng bởi vì nghe để hiểu được nội dung của người nói, phân tích, đánh giá nội dung của người nói, nghe để phát hiện vấn đề ta đang quan tâm, nghe để khám phá thái độ, tình cảm, cảm xúc của người nói. Lắng nghe để hiểu được thì thật là thú vị, ta sẽ cảm thấy thích những người đối thoại mà họ cũng lắng nghe ta nói. Để trở thành một nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta cần phải cố gắng loại bỏ thói quen xấu trong khi nghe : - Chỉ lắng nghe sự kiện: Khi chúng ta lắng nghe , chúng ta có khuynh hướng cố gắng chậm lạI để ghi nhớ những sự kiện và bỏ sót những ý kiến đằng sau nó, kết quả là chúng ta bị thất thoát thông tin. - Không kiểm soát được cảm xúc: Mặc dù thể hiện bằng nhiều cách và ở nhiều chừng mực khác nhau, song lắng nghe luôn bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của chúng ta. Chúng ta tự động không nghe những gì chúng ta không muốn nghe. Cảm xúc của ta hoạt động như bộ lọc thính giác, lúc này có thể làm ta điếc, lúc khác lạI làm ta nghe dễ dàng. - Giả vờ chú ý: Đừng giả vờ chú ý nếu chúng ta thấy chán. nhưng sẽ không khó khăn lắm để nhận diện sự giả vờ lắng nghe của chúng ta nếu đối tác đang thực sự lắng nghe. Họ sẽ trở nên lẫn lộn, bực tức và thậm chí có thể chấm dứt cuộc đàm phán. Một người lắng nghe chăm chú luôn ở trong trạng thái tỉnh táo , nhìn thẳng vào người nói, dùng những điệu bộ đơn giản như gật đầu, nhướn mày, nghiêng người về phía trước. Đôi khi một số câu như “tôi hiểu”, thật thú vị”… được nói với sự chân thành sẽ khuyến khích người nói rất nhiều. - Xét đoán người nói quá sớm: Một số người lắng nge tốt không bao giờ bị ám ảnh, bị ấn tượng bởi phong cách diễn đạt của lời nói, ví dụ như “Gớm sao giọng nói của ông này quá trầm!”… - Độc thoại: Nếu ta muốn chi phối toàn bộ cuộc đàm phán thì ta sẽ trở thành người nghe tồi. Chúng ta hãy cởi mở với những ý kiến mới và đảm bảo cho đối tác có cơ hội trình bày hết ý của mình. Lắng nghe tích cực là kỹ năng giao tiếp hữu hiệu để giúp ta xây dựng sự thân thiện, giúp ta làm rõ vấn đề và giải quyết vấn đề. Có ba bước trong lắng nghe tích cực như sau: - Lắng nghe để lựa chọn cái ta cần. - Nhấn mạnh cái ta cần đi sâu để thương lượng. - Kiểm tra lại thái độ, cảm xúc của đối tác: Bằng cách không đưa ra ý kiến, lời bình luận mà chỉ tóm tắt lại và hỏi bằng câu hỏi đóng thì ta sẽ xác định được thái. độ, cảm xúc của đối tác về vấn đề ta quan tâm. Nói cách khác, lắng nghe tích cực có nghĩa là ta “tua” lại những gì đối tác vừa nói mà ta quan tâm bao gồm cả nội dung và cảm xúc, thái độ của họ. 4. 3. Kỹ năng thu thập thông tin: Chúng ta không thể thành công trong đàm phán nếu chúng ta không biết tí gì về đối tác. Một nhà đàm phán chuyên nghiệp sẽ cần phải biết những loại thông tin nào cần thu thập và có cách để thu thập thông tin đó. Việc thu thập thông tin là suốt cả quá trình dàI kể từ khi bắt đầu thiết lập mối quan hệ với đối tác. - Loại 8 thông tin:Có rất nhiều loại thông tin ta cần thu thập, càng nhiều càng tốt như: tình hình tài chính chủa đối tác, cơ cấu tổ chức của họ, các liên minh bè phái trong tổ chức của họ, các quả trình ra quyết định chính thức và không chính thức, thông tin về cá nhân người đàm phán, thói quen trong đàm phán của họ, đối tác có chịu áp lực hay ảnh hưởng từ một người thư ba nào không, mục đích trước mắt và lâu dài của họ là gì…. - Cách thu thập: + Qua tài liệu:sách báo, internet, Tivi… + Qua cách hỏi. + Qua việc lắng nghe tích cực. + Qua việc quan sát. + Qua đối tác khác hoặc người thứ ba. + Qua nhân viên trong bộ máy tổ chức của đối tác. + Qua việc phân tích sau đàm phán để đưa ra đáng giá đúng và phán đoán về đối tác. + Qua người thân của đối tác:vợ, chồng, anh, chị…. + Qua các công ty tư vấn thương mại. 4. 4. Kỹ năng chào bán( offer) , đưa ra đề nghị: Chúng ta đã biết cách thiết lập sự thân thiện, làm cho đối tác chú ý và hấp dẫn đến thương vụ, bây giờ là lúc chúng ta bước vào phần “thân” của cuộc đàm phán. Mục tiêu của kỹ năng này là giúp chsung ta phân biệt được giữa “nói” và “đề nghị”, giúp ta có khả năng kết nối đặc điểm của mặt hàng đang đàm phán và các điều kiện, điều khoản mua bán với lợi ích mà đối tác có được nếu đàm phán thành công. Một số nhà đàm phán mắc phải lỗi trầm trọng là họ nói lan man về tất cả các đặc tính của sản phẩm, hoặc các điều kiện mua bán, hoặc tình hình kinh tế-chính trị-xã hội ảnh hưởng tới quá trình mua bán…sau đó đợi đối tác tự động chấp nhận ký hợp đồng. Đó gọi là “nói” và hiếm khi nhà đàm phán kiểu này thành công. Một nhà đàm phán chuyên nghiệp phải có kỹ năng đưa lời chào hoặc đề nghị. Họ phải biết cách lựa chọn hoặc dùng một số hoặc tất cả đặc điểm, đặc tính của sản phẩm, thị trường, các điều kiện, điều khoản ký kết để “bán” lợi ích, cái mà đối tác sẽ có nếu đàm phán thành công. Lợi ích mà đối tác thu được phải thoả mãn nhu cầu của đối tác. Điều này đòi hỏi nhà đàm phán phải biết cácg xác định nhu cầu của đối tác, sau đây là các loại nhu cầu: - Nhu cầu an toàn: không bị đe doạ về thể chất. - Nhu cầu sinh học: ăn, ngủ, giải trí…. - Nhu cầu xã hội: muốn tham gia vào tổ chức xã hội, hoạt động xã hội. - Nhu cầu về cái tôi cá nhân(nhu cầu tự khẳng định): Cảm thấy được người khác tôn trọng, cảm thấy có ích cho cộng đồng… - Nhu cầu về nghề nghiệp: nâng cao chuyên môn, tay nghề. - Nhu cầu đối mặt với thử thách: nhảy dù, leo núi, đi xuyên qua biển… - Nhu cầu là động lực có nguồn gốc sinh học, vật chất, tinh thần mà chúng thúc đẩy con người ra quyết định hành động để đạt được cái mà họ thiếu. Chính vì vậy, đàm phán thành công có nghĩa là ta đã thoả mãn nhu cầu của đối tác. 4. 5. Kỹ năng xử lý phản ứng, phản đối của đối tác. Không có vở kịch hay nào lại không có những xung đột, sự phức tạp của vấn đề, hay những vật cản trên bước đường của người anh hùng. Có thể đối tác sẽ chấp nhận những cái mà chúng ta nói và dang rộng cánh tay để đón nhận đề nghị phương án giải quyết của chúng ta. Song cũng có thể đối tác phản ứng, phản đối, bất đồng với ý kiến của chúng ta bằng cách này hay cách khác. Để trở thành người thành công, chúng ta phải có kỹ năng xử lý vấn đề này. Đôi khi những phản ứng, phản đối của đối tác gây cho chúng ta sự khó chịu vô cùng. Song chúng ta nên chào đón nó như là một dấu hiệu của sự quan tâm và tham dự vào đàm phán. Điều đáng ngại nhất là đối tác “buồn ngủ” trong khi đàm phán . Nếu chúng ta xử lý được vấn đề thì có thể coi phản ứng, phản đối của đối tác như là một cơ hội để đạt được cam kết, thoả thuận. Trên thực tế sẽ có ba loại phản ứng, phản đối chúng ta thường gặp: - Hiểu sai vấn đề: Đối tác nghe nhầm hoặc hiểu sai điều chúng ta nói. - Nghi ngờ, nghi ngại: Đối tác có quan tâm đến thương vụ song còn nghi ngại ở một số vấn đề nào đó dẫn đến sự chần chừ, băn khoăn và tất nhiên sẽ không ra quyết đinh ngay tại bàn đàm phán. - Có yếu tố bất lợi: Đối tác cảm nhận, trông thấy sẽ có rắc rối, trục trặc, điều trở ngại đến với họ nếu chấp nhận ký kết hợp đồng. Nếu chúng ta gặp phản ứng, phản đối mà lại bỏ chạy, không xử lý thì không thể chấp nhận được và hợp đồng sẽ không được ký kết. Nếu chúng ta tấn công lại đối tác thì hoàn toàn sai lầm vì điều đó có nghĩa là chúng ta bác bỏ quan điểm của họ. Hiển nhiên, nếu chúng ta chỉ ra rằng đối tác hoàn toàn sai thì rất hiếm khi chúng ta giành được chiến thắng. Chúng ta chỉ có thể có một cách duy nhất để thuyết phục đối tác là phải cùng đứng trên một quan điểm với họ, cùng nhìn vấn đề theo cách của họ. Phương pháp này được gọi là “môn võ Judo tinh thần”, nó bao gồm 5 kỹ năng sau đây: *Lắng nghe: Một trong những sai lầm lớn mà nhiều mắc phải khi gặp phản ứng, phản đối là nhẩy dựng lên để bảo vệ ý kiến, quan điểm của mình, đó chỉ là phản ứng cảm tính mà thôi. Điều đầu tiên cần nhất là chúng ta cần lắng nghe kỹ lưỡng những điều đối tác nói và như vậy chúng ta mới có thời gian suy nghĩ và kiểm soát bản thân. *Làm rõ: Thông thường, bản chất của vấn đề lại không được thể hiện rõ trong lời nói của đối tác. Bởi vậy chúng ta phải xác định một cách chính xác cái gì đối tác phản đối. *Biểu lộ sự đồng cảm: Chúng ta hãy biểu lộ sự đồng cảm bằng cách cám ơn mối quan tâm, thắc mắc, ý kiến của đối tác. Điều này không có nghĩa là chúng ta đồng ý với quan điểm của họ. Biểu lộ sự đồng cảm sẽ giúp ta làm dịu bớt sự căng thẳng, xung đột và đổi thái độ đối đầu sang đối thoại. * Chứng minh, lập luận và đưa bằng chứng thuyết phục: Đây là bước chúng ta trả lời sự phản đối, phản ứng, bất đồng của đối tác. Để gia tăng tính thuyết phục, chúng ta có thể lựa chọn một vài dẫn chứng hữu hiệu nhất. *Kiểm tra lại phản ứng của đối tác: Chúng ta không nên giả thiết rằng đối tác thoả mãn với câu trả lời của chúng ta. Chúng ta phải kiểm tra lại liệu mối quan tâm của đối tác được thoả mãn hay chưa. Có thể có một số trường hợp đối tác không đưa ra một phản ứng , phản đối nào. Họ chỉ lắng nghe và kết quả là họ trả lời rằng họ không quan tâm đến thương vụ. Điều này có thể là do họ đang bận gặt hái ở những thương vụ khác hoặc họ đang làm ăn tốt với một số đối tác khác mà đơn giản là họ không muốn làm xáo trộn tình hình tốt đẹp hiện tại. Về mặt kỹ năng mà nói đây không phải là một phản ứng, phản đối của đối tác. Song chắc chắn nó là vật cản trên bước đường dẫn tới thành công của ta và để xử lý nó đòi hỏi sự phức tạp hơn nhiều. Xét về bản chất thì “võ Judo tinh thần” chỉ giải quyết được những cản trở , trở ngại thông thường, còn những cái khác thì ta phải dùng kỹ năng “ tạo sự khác biệt căn bản”, nó bao gồm các bước sau: b1. Tỏ ra ngưỡng mộ, tôn trọng sự lựa chọn của đối tác: Bằng cách này hay cách khác, chúng ta phải biết được đối tác đang lựa chọn làm ăn với đối tác nào. Kế tiếp, chúng ta hãy bày tỏ sự tôn trọng đối với sự lựa chọn của họ. Nếu chúng ta đánh knock-out đối thủ cạnh tranh của chúng ta trước mặt họ thì chúng ta đang trên đường chắc chắn dẫn đến sự thất bại, bởi một lý do rất đơn giản rằng họ đang thoả mãn với đối thư cạnh tranh của ta thì ta đánh knock-out đối thủ cạnh tranh cúng đồng nghĩa với việc đánh knock-out họ. b2. Tương tự và hơn thế nữa… Đây là cách chúng ta chứng minh cho đối tác thấy chúng ta cũng đem đến cho họ những lợi ích tương tự như đối thủ cạnh tranh của ta và hơn thế nưã, họ còn thu được những lợi ích khác. b3. Kiểm tra lại: Cuối cùng chúng ta phải kiểm tra lại xem hiện đối tác có cảm thấy hài lòng, thoả mãn hay chưa . 5. Kết thúc đàm phán: Việc kết thúc cuộc đàm phán cũng giống như kết thúc một vở kịch hay, nó phải diễn ra vào cực điểm, đoạn gay cấn nhất. Kết thúc cuộc đàm phán là phải chuyển sự quan tâm , thích thú của đối tác đối với thương vụ sang việc ra quyết định ký hợp đồng hoặc ký cam kết, thoả thuận. Song trên thực tế không phải lúc nào ta cũng có được kết quả lý tưởng như vậy. Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến hai kết cục cơ bản: - Đạt được thoả thuận và ký kết hợp đồng. - Không đạt được thoả thuận. Trong đàm phán, khi không đạt được thoả thuận chưa hẳn đã là một thất bại. Ngược lại, nếu đi đến thoả thuận nhưng những thoả thuận ấy đem lại lợi nhuận cho đối phương và thua thiệt cho ta thì đây lại chính là thất bại. 5. 1. Kỹ năng kết thúc đàm phán khi đạt được thoả thuận: Điều quan trọng đối với kết thúc cuộc đàm phán là ta phải nhận biết được thời điểm để yêu cầu đối tác cam kết hoặc ký hợp đồng. Trong trường hợp lý tưởng, đối tác sẽ biểu lộ những dấu hiệu rõ ràng mà nó cho chúng ta thấy đây là thời điểm hợp lý dể yêu cầu cam kết hoặc ký hợp đồng. Nhưng trong những trường hợp khác, không có những dấu hiệu đó thì cách tốt nhất là chúng ta phải tạo cơ hội dể yêu cầu cam kết bằng kỹ năng “kết thúc thử”. Kết thúc thử là việc ta hỏi ý kiến của đối tác đối với thương vụ. Câu hỏi này sẽ giúp ta “đo nhiệt độ” của đối tác. Câu trả lời của đối tác sẽ cho chúng ta biết biết cần phải làm gì tiếp theo. Nếu đối tác “nóng”…yêu cầu cam kết ngay. Nếu đối tác “âm ấm”…. chúng ta hãy nhấn mạnh thêm giá trị và lợi ích của thương vụ mà đối tác sẽ có và sau đó lại kết thúc thử một lần nữa. Nếu đối tác “lạnh”…. hãy coi chừng. Chúng ta rất có thể nhận câu trả lời không, không đồng ý tham gia thương vụ này. Có thể đối tác vẫn chưa thoả mãn với các điều khoản và điều này có nghĩa là chúng ta phải tiếp tục thương lượng, thuyết phục đối tác. Đó là kết thúc thử. Còn kết thúc thật thì gồm có hai bước như sau: - Tóm tắt lại các điều khoản đã thoả thuận. - Yêu cầu cam kết hoặc ký hợp đồng. a. Tóm tắt lại các điều đã thoả thuận: Để ngăn chặn những cách hiểu khác nhau về các đIũu khoản đàm phán, khi kết thúc đàm phán, ta nên giành thời gian để tóm tắt các đIũu khoản đã thoả thuận, làm rõ các quy định và tổng thể, xem xét lạI toàn bộ kết quả đàm phán. Theo tinh thần mất lòng trước , được lòng sau, ta nên kiên trì rà soát toàn bộ nội dung ký kết thoả thuận ngay cả khi phía bên kia tuyên bố không cần thiết phải làm như vậy. b. Yêu cầu cam kết: Sau khi đã thống nhất miệng, việc giành quyền chắp bút thảo luận không nhằm mục đích nào khác ngoài việc chính ta chứ không phải người nào khác quyết định cái gì sẽ được đưa vào hợp đồng. Có những chi tiết nhỏ trong quá trình đàm phán ít được quan tâm đầy đủ, nhưng đén khi xem xét lại mới thấy là những chi tiết ấy có thể gây vấn đề. Đặc biệt là trong khi thực hiện hợp đồng, các chi tiết tưởng là nhỏ nhưng lại là những hạt sạn, thật khó nuốt. Một lợi thế nữa của việc chắp bút là tâm lý chung ngại loại trừ một cái gì đó khi nó đã trở thành văn bản. Do đó, có thể phía bên kia muốn phát biểu một điều khoản nào đó khác đi một chút, nhưng họ lại rơi vào tình thế không muốn người ta nghĩ mình là nhiễu sự, hoặc chứng tỏ một cái gì đó, nên họ ít có khả năng phản ứng hơn. Thêm vào đó, qua bao nhiêu mệt mỏi, giờ mới đi đến thoả thuận, người ta cũng không muốn kéo dài thêm công việc đàm phán. Tâm lý đó trong kinh tế học người ta gọi là trạng thái “tranh tối tranh sáng”, nghĩa là sau một ngày làm việc mệt mỏi, cái người ta nghĩ đến là một đêm ngủ ngon chứ ít ai nghĩ đến việc phía trước ta còn cả một tuần làm việc. Cuối cùng, cái gì đã được viết thành văn bản và được ký kết, cái đó có nghĩa. Nói cách khác, thoả thuận là thoả thuận văn bản chứ không phải là thoả thuận ý nghĩa quanh bàn đàm phán. Vì những lý do trên, nếu ta là người chắp bút thoả thuận thì cách hiểu của ta về thoả thuận sẽ đi vào văn bản. Nội dung của văn bản thoả thuận bao gồm các điều khoản về pháp lý và các điều khoản cơ bản sau đây: - Điều khoản về tên hàng. - Điều khoản về số lượng hàng hoá. - Điều khoản về chất luợng, quy cách hàng hoá. - Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu - Điều khoản về giao hàng - Điều khoản về thanh toán - Điều khoản về đảm bảo thực hiện thoả thuận - Điều khoản về giải quyết tranh chấp hợp đồng - Điều khoản về các thoả thuận khác. 5. 2. Kỹ thuật kết thúc đàm phán khi không đạt được thoả thuận: Người Trung Quốc có câu “Một bàn tay không làm nên tiếng vỗ”. Mặc dù ta mong muốn, có khi đến cháy bỏng, cho một cuộc đàm phán kết thúc trong thoả thuận hợp đồng, mặc dù ta đã áp dụng các kỹ năng đàm phán hiệu quả nhất, nhưng thực tế không phải cứ cái gì ta muốn cũng đạt được. Ngọai trừ những trường hợp khi đối phương muốn biến bàn đàm phán thành nơi giằng co vô nghĩa và ta nên bỏ bàn đàm phán. Còn trong những trường hợp ta đã cố gắng níu kéo mà đàm phán vẫn bế tắc thì ta nên có thái độ tích cực để tìm giải pháp , chưa phải các cơ hội đàm phán đã hết. a. Thông báo cho phía bên kia biết là ta đã đi đến hết ngưỡng giới hạn: Có những cuộc đàm phán dài lê thê mà chẳng đi đến đâu đơn giản là vì không có bên nào chịu đưa ra giải pháp. Vấn đề một phần là ở chỗ cả hai bên đều cảm thấy miễn cưỡng đưa ra đề nghị cuối cùng vì biết rằng có lùi một bước thì đối phương lại tiến một bước và thế là bước lùi lại trở thành vô nghĩa. Đối phương lại tiếp tục ra sức ép và chính đó là thời điểm ta đứng dậy và ra khỏi bàn đàm phán. Các nhà đàm phán có kinh nghiệm khi đối diện với sự bế tắc kiểu này thường sử dụng thủ thuật bước lùi cuối cùng kèm theo thông điệp cho đối phương là ta đã đi đến ngưỡng giới hạn. Việc ta bỏ bàn đàm phán sẽ khiến cho đối phương ý thức được ngưỡng giới hạn đòi hỏi của ta. Trong trường hợp đối phương bác bỏ bước lùi cuối cùng vì họ đã hy vọng nhầm, có thể họ sẽ liên lạc lại và ta sẽ thu được kết quả, có thể ở lần đàm phán sau với họ. b. Bỏ ngỏ các giải pháp khi đàm phán bế tắc: Việc bỏ ngỏ các giải pháp khi đàm phán bế tắc có nghĩa là ta nói rằng ta không còn quan tâm đến việc tiếp tục đàm phán với họ nữa và ta sẽ tìm đối tác mới. Như vậy trong một chừng mực nào đó, bỏ ngỏ các giải pháp đàm phán có nghĩa là chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương. Để có thể thành công khi áp dụng kỹ thuật này ta phải đẩy nhanh tốc độ đàm phán với đối tác mới để nhanh chóng đi đến đề nghị cuối cùng. Hay nói cách khác là ta chơi bóng trên cả hai sân, ta để cho đối phương của ta đấu thầu với hợp đồng của ta. c. Mở lại đàm phán: Khi đàm phán đổ vỡ, cái ta nghe được là sự im lặng lạnh lùng, nhưng đó chưa hẳn là dấu hiệu chấm hết cho triển vọng một thảo luận. Điều cần làm là gây một kích thích hồi sinh đàm phán bằng cách để cho phía bên kia liên hệ lại, một mặt để biết được bên họ còn quan tâm nghiêm túc đến đàm phán nữa không, mặt khác tạo cho ta một lợi thế chiến lược: + Họ là người liên hệ lại vì thế trên lý thuyết họ là người quan tâm đến việc đạt được thoả thuận hơn ta. + Ta là người có cơ hội chọn thời gian và địa điểm cho cuộc đàm phán trở lại. 6. Phân tích sau đàm phán: Việc phân tích sau đàm phán là quá trình gồm ba bước sau: - Cập nhật thông tin. - Đánh giá những gì đã làm được và chưa làm được. - Lên kế hoạch cho lần đàm phán sau. 6. 1. Cập nhật thông tin: Chúng ta đã kết thúc cuộc đàm phán kinh doanh và ngay lập tức chuyển sang công việc mới, quên đi diễn biến, kết quả và hậu quả của nó. Trong khoảng vài giờ hoặc vài ngày sau đó , chúng ta sẽ quên đi sự kiện, diễn biến cuộc đàm phán. Một trong những lý do mà các nhân viên phòng đối ngoại, xuất nhập khẩu từ chối viết báo cáo về cuộc đàm phán là họ nói: tôi có tất cả thông tin cần thiết trong đầu tôi rồi. Đường cong biểu diễn độ quên theo thời gian chỉ ra rằng chúng ta sẽ quên rất nhanh những chi tiết của cuộc đàm phán sau một vài ngày và sẽ rất khó khăn khi lập kế hoạch cho lần đàm phán sau. Một điều rất quan trọng khác là khi chúng ta có hệ thống dữ liệu về đối tác thì còn giúp cho đồng nghiệp tăng hiệu quả đàm phán. nâng cao tinh thần đồng đội. Sau mỗi cuộc đàm phán nên dành 10 đến 15 phút để viết báo cáo chi tiết. 6. 2. Đánh giá những gì đã làm được và chưa làm được: Đây là bước chúng ta đánh giá cái mà chúng ta làm tốt và cái mà chúng ta làm chưa tốt và từ đó giúp ta tìm cách tự hoàn thiện mình trong lĩnh vực đàm phán kinh doanh. Sau đây là một số câu hỏi các nhà đàm phán khi đánh giá nên chú ý tới: - Liệu chúng ta có đạt được mục đích không? Nếu không, tại sao? Cái gì chúng ta có thể làm tốt hơn? - Cái gì ta đã làm tốt trong đàm phán? - Cái gì ta cần cải tiến và cải tiến như thế nào cho lần đàm phán? - Liệu đối tác đã thực sụ bị thuyết phục chưa? - Những sai lầm, thiếu sót và khó khăn của đàm phán là gì? - Ta học được gì ở đối tác? Để trở thành một nhà đàm phán thành công, mỗi người phải tìm cho mình một con đường riêng. Nhưng sự hoàn hảo chỉ có được qua quá trình tập luyện lâu dài, tích luỹ kinh nghiệm. đầu tiên chúng ta phải biết điểm xuất phát là phải có ý thức tự phê bình, cố gắng làm sáng tỏ những nét đặc thù mà chúng ta cần phải phát huy, thay đổi hoặc loại trừ. Phương pháp tốt nhất là phân tích hành vi của mình trong điều kiện yên tĩnh, ghi chép tất cả những nét tiêu cực và tích cực của tính cách cá nhân thể hiện trong đàm phán kinh doanh. Bước tiếp theo, để có yếu tố khách quan trong đánh giá khả năng của mình, mỗi người chúng ta cần có ý kiến đóng góp từ phía đồng nghiệp, cộng tác viên, lãnh đạo, thầy giáo…. Một số người tin rằng chỉ cần có kiến thức chuyên môn tốt, có khả năng giao tiếp tốt, có tư duy nhạy bén, sáng tạo là có thể thành công trong đàm phán. Nhưng liệu kỹ thuật không chê vào đâu được và phong độ tốt đã đủ để đạt được thành tích cao trong đàm phán hay chưa? Câu trả lời là chưa đủ mà còn phải có thêm yếu tố nguyện vọng, hứng thú, sự say mê, khoa khát thành công trong nghề nghiệp của mình. Chương III: NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ ĐÀM PHÁN CÓ HIỆU QUẢ I. TÌNH HÌNH TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN Ở VIỆT NAM. 1. Đàm phán thương mại ở Việt Nam trước đổi mới. Trước thời kỳ đổi mới, nền kinh tế Việt Nam hoàn toàn mang tính tập trung, kế hoạch hoá. Nhà nước nắm giữ toàn bộ phương tiện sản xuất và phân phối các chỉ tiêu chất lượng và sản lượng cho các đơn vị thuộc sở hữu nhà nước. Nền công nghiệp hợp tác hoá được coi là cơ sở tạo giá trị thặng dư cho xã hội để phát triển công nghiệp nặng. các dịch vụ bị coi là “chi phí sản xuất” và hoạt động thương mại ngoài quốc doanh bị coi là hoạt động chợ đen. Trong hoàn cảnh và điều kiện kinh tế như vậy, giá cả hầu như không có ý nghĩa gì. Trong khu công nghiệp, các xí nghiệp được giao chỉ tiêu và vật tư cần thiết cho sản xuất. Ngân hàng đóng vai trò thụ động cấp vốn theo yêu cầu của kế hoạch. Nếu các xí nghiệp bị thua lỗ do bán hàng theo giá quy định thì các xí nghiệp lại được bù lỗ bằng các khoản tín dụng trợ cấp vốn để duy trì sản xuất. Các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm không phải trả lời câu hỏi ‘sản xuất cái gì? Sản xuất cho ai? Sản xuất như thế nào? Và càng yên tâm không phải ra ngoài xí nghiệp để đàm phán mua bán sản phẩm. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, các xí nghiệp trong nước không bao giờ phải tính đến mối quan hệ giữa mục tiêu sản xuất trong nước với xuất nhập khẩu. Họ không có động cơ để quan tâm đến tình hình tài chính của mình, đến quan hệ giữa người mua với người bán, thậm chí họ cũng chẳng quan tâm đến đặc tính, lợi ích sản phẩm mà họ làm ra. Họ chỉ có nhiệm vụ liên hệ với bộ chủ quản và coi như hoàn thành nhiệm vụ Khi đáp ứng yêu cầu của bộ chủ quản thay mặt cho uỷ ban kế hoạch nhà nước. Tất nhiên họ cũng xuất ngoại để đàm phán các hợp đồng theo các điều khoản thoả thuận đã định sẵn trong kế hoạch nhà nước và kế hoạch ngành. Hoàn toàn khác, trong nền kinh tế thị trường, các công ty quan tâm trước hết đến khả năng và thực tế lợi nhuận mà họ có thể giành được. Lợi nhuận là tiêu chuẩn sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển của một công ty. Để tìm kiếm lợi nhuận thì đàm phán sẽ trở thành một đầu việc lớn của công ty. 2. Đàm phán thương mại ở Việt Nam sau đổi mới. Trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị sản xuất kinh doanh không còn người ‘cầm tay chỉ việc’ như trong nền kinh tế tập trung kế hoạch hoá nữa mà phải lo cho sự tồn tại và phát triển của mình. Cạnh tranh sẽ giúp phân biệt một công ty giỏi với một công ty kém trong một lĩnh vực nào đó. Các doanh nghiệp vì sự sống còn của chính mình, vì phần thưởng vật chất và tinh thần do lợi nhuận mang lại và những hình phạt dáng xuống do làm ăn thua lỗ, sẽ phải tự biết bươn trải và lựa chọn con đường làm ăn của mình. Nếu một công ty nghĩ rằng xuất khẩu là có lãi thì công ty đó sẽ xuất khẩu. Nếu đó là sai lầm, tự họ sẽ phải biết liệu cơm gắp mắm, tự tìm cho mình một khuôn khổ tham vọng hợp lý qua thay đổi cách làm ăn. Vì triển vọng có lãi, các công ty đầu tư để thu thập thông tin về thị trường, công nghệ sản xuất, hệ thống tiếp thị và phân phối sản phẩm cùng những khía cạnh khác trong chuyên ngành kinh doanh của họ. Chính vì sự đổi mới cơ chế kinh tế nói trên, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được rằng đàm phán thương mại có vai trò rất lớn trong sự thành đạt của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng này, các doanh nghiệp Việt Nam đều dành cho khâu đàm phán một sư quan tâm thích đáng. Qua tìm hiểu thực tế bằng cách trao đổi trực tiếp với các cán bộ xuất nhập khẩu của các công ty XNK ở các lĩnh vực khác nhau thì tựu trung lại khó khăn của tất cả các loại hình doanh nghiệp vẫn là làm ăn với đối tác tư bản ngày nay không giống với các đối tác xã hội chủ nghĩa trước kia. Không còn tình hữu nghị giúp đỡ lẫnb nhau bao trùm lên các cuộc đàm phán thương mại mà vấn đề chỉ là đảm bảo đôi bên cùng có lợi. Khó khăn thứ hai là vấn đề con người. Yếu tố con người luôn đóng vai trò quyết định vì đàm phán thương mại là một hoạt động không chỉ có tính khoa học và kỹ thuật mà còn bao hàm trong nó tính nghệ thuật. Hiện tại ở Việt Nam chưa có trường đại học nào đưa môn kỹ năng đàm phán kinh doanh vào giảng dạy cho nên cử nhân kinh tế của Việt Nam khi ra trường sẽ hết sức bỡ ngỡ khi phải bước vào các thương vụ phức tạp. Tại các doanh nghiệp nước ngoài đều có bộ phận huấn luyện đào tạo nên mỗi cá nhân phải học hỏi kinh nghiệm của người đi trước. Đặc biệt là khá nhiều cán bộ xuất nhập khẩu rất yếu về ngoại ngữ. Ngoại ngữ rất quan trọng vì nó là phương tiện trao đổi thông tin giữa các đối tác với nhau và với thế giới bên ngoài để mở rộng và nâng cao trình độ hiểu biết. Phải đến 60-70% các cuộc đàm phán hiện nay phải dùng đến phiên dịch. Trong khi đó lại rất ít phiên dịch có nghiệp vụ về xuất nhập khẩu. Khó khăn thứ ba đối với các doanh ngiệp thuộc thành phần kinh tế quốc doanh là ở chỗ chưa gắn lợi ích cá nhân người đàm phán với cuộc đàm phán nên nhiều khi không nêu cao được trách nhiệm của cán bộ đàm phán và dễ làm ảnh hưởng tới lợi ích chung của doanh nghiệp. Để đưa được cuộc đàm phán thành công thì buộc người đàm phán phải vượt qua rất nhiều khó khăn trở ngại, làm việc quên mình không kể thời gian, có khi tình cảm cá nhân gia đình cũng bị gián đoạn. Chỉ có lợi ích kinh tế mới có đủ sức mạnh để thúc đẩy người đàm phán có được quyết tâm cao để giành chiến thắng. Tuy nhiên dù là dưới góc độ nào thì nhà đàm phán cũng phải kết hợp tốt giữa các lợi ích có liên quan:nhà nước, tập thể, cá nhân. Một trong những điều mà các nhà đàm phán Việt Nam khá thành công là gây được thiện cảm với khách hàng. Theo một số chuyên gia, nếu gây được thiện cảm với khách hàng thì giành được thắng lợi tới 30% kết quả của cuộc đàm phán. Sở dĩ có được những thiện cảm như vậy là vì các nhà kinh doanh Việt Nam biết sử dụng những biện pháp kỹ thuật đàm phán linh hoạt, thường thường có thể sử dụng cả những biện pháp tinh thần như:phong thái lịch sự, hoà nhã gây thái độ thân mật cởi mở và bình đẳng , đến những biện pháp có tính vật chất như:Quà tặng, đồ lưu niệm và hơn nữa là những cuộc chiêu đãi trong không khí thắm tình anh em, hữu nghị. Tuy nhiên, khi áp dụng những biện pháp này phải tính đến yếu tố tâm lý, văn hoá của từng dân tộc. Ví dụ người đức thì luôn thiện cảm với tính chính xác, khi làm việc phải chính xác về giờ giấc, về nội dung đã thoả thuận. Một trong những thành công nữacủa các nhà đàm phán Việt Nam là đã tiến hành công tác chuẩn bị một cách chu đáo. Một khâu quan trọng là khâu nghiên cứu khách hàng. Là một bên trong hợp đồng, chúng ta phải nắm được thái độ khách hàng của mình xem họ có thiện chí xác lập mối quan hệ kinh doanh với mình hay không? Uy tín của bạn hàng như thế nào trên thị trường? Vì nếu ta chọn không đúng thì dù có bỏ ra bao nhiêu công sức thì cũng chẳng đạt được kết quả gì. Sau đó đến yếu tố tài chính, hầu hết các nhà kinh doanh căn cứ vào bảng tổng kết tài sản của công ty để xem xét khả năng tài chính và kết hợp với các chí tiêu khác như đánh giá của Ngân hàng, các tố chức tài chính. Ngoài ra các nhà kinh doanh Việt Nam đã để ý tới cơ cấu tổ chức của Công ty khách hàng để xác định cơ chế ra quyết định. Cùng với việc nghiên cứu khách hàng, chúng ta đã tiến hành nghiên cứu các chỉ tiêu khác của thị trường như tình hình cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng trên thị trường, vị trí của hàng hoá trên thị trường, chính sách quản lý của nhà nước sở tại, điều kiện pháp lý và các tập quán thương mại trên thị trường , điều kiện giao thông vận tải, khả năng hàng hoá thay thế, tình hình biến động tiền tệ. trên cơ sở đó, các nhà đàm phán Việt Nam xác định ngững đe doạ từ môi trường và đã dự kiến được thời cơ mua bán hành hoá tốt nhất. Để làm được điều này, các công ty của ta thường sử dụng những biện pháp sau: Cử cán bộ trực tiếp nghiên cứu thị trường. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường qua cơ quan đại diện thương mại của Việt Nam tại thị trường đó. Nghiên cứu thị trường theo phương thức tại văn phòng qua các tài liệu có thể thu thập được. Nghiên cứu qua dịch vụ của các công ty chuyên nghiên cứu thị trường. Tiến hành mua bán thử, trên cơ sở đó nắm được tình hình khách hàng và thị trường. Đồng thời với việc nắm vững thị trường và khách hàng thì cán bộ đàm phán đã nhận thức được những điểm mạnh, điểm yếu của mình và công ty mình về tất cả các mặt như:Uy tín, khả năng tài chính, trình độ cán bộ đàm phán, vị trí của ta trên thị trường, cơ cấu bộ máy tổ chức…để có thể phát huy ưu thế của mình khi có thời cơ đến tạo ra sức mạnh áp đảo đối phương. Từ đó sau khi nắm vững về thị trường và khách hàng, các nhà đàm phán Việt Nam bắt đầu vào chuẩn bị xây dựng kế hoạch đàm phán. Thường thường các nhà doanh nghiệp Việt Nam xác định cho được mục tiêu của cuộc đàm phán, mục tiêu chính là gì? Các mục tiêu hỗ trợ và thứ yếu là gì? Tuỳ chiến lược của công ty trong từng giai đoạn mà xác định những mục tiêu cụ thể khác nhau như ký hợp đồng có hiệu qủa, thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dà, nghiên cứu và thăm dò thị trường, nâng cao uy tín của ta trên thị trường đối tượng. Nhiều khi trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng, chúng ta gặp phải trường hợp khách hàng đưa ra những hợp đồng gọi là “hợp đồng mẫu” được chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, đây không phải là mẫu mà chỉ là những hợp đồng đã được soạn thảo trước. Phần lớn các điều khoản chỉ thiên về lợi ích của một bên do đó khi gặp chúng ta phải nghiên cứu kỹ lưỡng và sẵn sàng sửa đổi, bổ xung và đàm phán lại dưạ trên cơ sở bình đẳng thì mới được . Trong thực tế có những hợp đồng khách hàng đưa ra bị thảo luận lại và gạch gần hết, chỉ còn được chấp nhận không tới một phần ba so với ban đầu. Mặc dù chúng ta đã đạt được những bước phát tríển nhất định trong lĩnh vực đàm phán như ở trên, song các nhà đàm phán Việt Nam cũng còn có những hạn chế cần phải rút kinh nghiệm. Việc lựa chọn nhân sự, thành lập đoàn đám phán chưa mang tính khách quan, có những công ty cưa đánh giá đúng mức hoạt động đàm phán cho nên việc lựa chọn nhân sự còn nhiều sơ hở, gây ra những thiệt hại không đáng có. Ví dụ như có trường hợp cán bộ đàm phán của ta đã gửi gía( nhờ đối tác nâng giá mua hoặc giá bán để hưởng chênh lệch), điều này gây thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp và làm mất uy tín cán bộ kinh doanh của ta nói riêng và của người Việt nam nói chung trên trường quốc tế. * Một số cán bộ đàm phán của ta còn thiếu kinh ngiệm trong đàm phán, yếu kém nghiệp vụ chuyên môn và chưa có đủ những kiến thức về ứng xử trong điều kiện có sự khác biệt về văn hoá. * Hầu hết cán bộ đàm phán của Việt Nam chưa qua một khoá huấn luyện nào về kỹ năng đàm phán thương mại. * Phần lớn các công ty của ta chưa xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh cho nên hoạt động đàm phán nhiều khi không định hướng được. * Tiền trà nước: Các doanh nhân nước ngoài thường nghe nói đến một thói quen ở Việt Nam là “trà nước” cho các quan chức để được việc. Nếu bị buộc phải tuân thủ thói quen đó thì họ sẽ cảm thấy rất khó xử vì ở nước họ hối lộ là vi phạm pháp luật. Mặt khác, họ cũng rất muốn từ chối việc chi trả “tiền trà nước” vì sợ rằng khoản thù lao nhỏ bé ấy sẽ tạo tiền lệ dẫn đến những kiểu vòi vĩnh không cần thiết và ngoài ý muốn. Trong lĩnh vực hết sức tế nhị và rắc rối này, đối tác Việt Nam có thể đưa ra những lời khuyên hết sức giá trị. Nếu phía đối tác quyết định chấp nhận thói quen thanh toán những khoản “tiền trà nước” và coi đó như những khoản “chi phí sản xuất” khác thì phía đối tác Việt Nam cần khuyên họ nên ứng xử như thế nào. Cho dù mỗi trường hợp cụ thể là rất khác nhau song đừng để họ phải chi quá nhiều vào các khoản khó nói đó nhưng cũng không để lờ khoản đó đi. II. KIẾN NGHỊ VỀ NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO KẾT QUẢ ĐÀM PHÁN: Dựa trên các kết quả về thực tế đàm phán thương mại ở Việt Nam, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau: 1. Về mặt nhận thức tầm quan trọng của đàm phán:\ Chúng ta cần coi trọng và đánh giá đúng tầm quan trọng của đàm phán trong hoạt động XNK. Đàm phán các hợp đồng xuất nhập khẩu là khâu quyết định hiệu quả chất lượng của các công ty ngoại thương bởi vì đàm phán thành công thì mới đạt được tỷ lệ lãi và mục tiêu lợi nhuận đề ra. một nhà đàm phán giỏi là người biết dẫn dắt cuộc đàm phán thànhcông không chỉ khi công ty đạt được thế mạnh trong tương quan về lực lượng mà còn ở mọi hoàn cảnh. 2. Về việc nâng cao trình độ mọi mặt của cán bộ đàm phán: Đàm phán là môn khoa học mang tính nghệ thuật chính vì vậy cần phải đưa môn đàm phán vào giảng dạy chính thức tại các trường Đại học kinh tế, thương mại, ngoại thương hoặc khoa kinh tế của các trường đại học chuyên ngành khác. Các trường đại học cần gắn các nghiên cứu vào phục vụ thực tiễn. Đối với các doanh nghiệp cần phải có chương trình thành lập bộ phận huấn luyện và đào tạo riêng(Training Department). Bộ phận này có trách nhiệm huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình. Đối với các nhân viên mới đều phải được trang bị những khoá đào tạo ngắn hạn về đàm phán và chương trình đào tạo này phải được thực hiện liên tục, thường xuyên trong suốt quá trình làm vệc. Chương trình huấn luyện bao gồm hai phần:Phần lý thuyết và phần thực hành. Các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức hội thảo để trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau giữa các nhà đàm phán. Tinh thần đồng đội phải được biểu dương và tôn trọng như một giá trị của công ty để tránh tình trạng là người giỏi giấu cái giỏi, người dốt giấu cái dốt và kết cục là công ty sẽ đi xuống dốc. Bên cạnh đó, việc đào tạo, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ đàm phán là rất quan trọng vì trong thời đại ngày nay, đặc biệt là đối với công tác đàm phán thương mại quốc tế, nhà đàm phán nếu không tinh thông ngoại ngữ thì sẽ rất bất lợi và thiệt thòi. 3. Khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cuả nhân viên: Một công việc dù dễ đến đâu đi nữa mà ta không muốn hoặc không thích làm hay nói cách khác là ta không cá động lực thúc đẩy thì sẽ không bao giờ làm được. Trong khi đó đàm phán là công việc đầy khó khăn, trở ngại đòi hỏi nhà đàm phán phải có lòng quyết tâm cao, do đó nếu không thực sự có quyết tâm thì không thể thực hiện được công việc. Để đền bù cho những nỗ lực đó thì các doanh nghiệp nên có quỹ khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên. Mức thưởng phải có ý nghĩa thiết thực đối với chất lượng cuộc sống của nhân viên thì mới đủ khả năng đóng vai trò là động lực thúc đẩy các nhân viên làm việc nhiệt tình hăng say. Ngoài ra ban lãnh đạo các doanh nghiệp cũng cần có những hình thức khen thưởng về mặt tinh thần như giấy khen, lời tuyên dương trước hội nghị, tặng huy chương…cho các cá nhân xuất sắc tron đàm phán nói riêng cũng như trong công việc nói chung. Đối với con người có tham vọng trong nghề nghiệp thì họ luôn luôn muốn tạo sự khác biệt so với mọi người xung quanh. Chính vì vậy, những phần thưởng như giấy khen… là công cụ hữu ích đế tạo ra sự khác biệt đó, nói lên rằng họ là những con người xuất sắc. Nhiều người xung quanh sẽ rất muốn trở thành con người như họ. Những phần thưởng có giá trị tinh thần sẽ đóng vai trò như những cột mốc đánh dấu sự phát trỉên của mỗi cá nhân và nó cũng sẽ thúc đẩy các cá nhân tiếp tục thử thách mình leo lên những cột mốc cao hơn, giành chiến thắng trong các cuộc đàm phán khó khăn hơn, phức tạp hơn. Một yếu tố khác vô cùng quan trọng để thúc đẩy các nhà đàm phán đó là môi trường làm việc của nội tại doanh nghiệp đó phải là một môi trường thực sự lành mạnh. KẾT LUẬN Trên đây là một số nét rất cơ bản về nghệ thuật cũng như những bí quyết nhỏ để thành công trong đàm phán thương mại quốc tế. Trong khuôn khổ một khoá luận, tôi không thể trình bày một cách chi tiết và sâu rộng về lĩnh vực này, mà những gì được trình bày trong khoá luận này chỉ là những tìm hiểu của bản thân qua các tài liệu sách báo có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm hiểu, tiếp xúc thực tế. Nói đến đàm phán là nói đến một đề tài rất lớn và cũng rất khó, đặc biệt là đàm phán thương mại quốc tế, và làm thế nào để thành công trong lĩnh vực đó. Những gì khoá luận đề cạp đến là những điều cơ bản nhất, phổ biến nhất và có thể áp dụng ch nhiều trường hợp nhất. Tuy nhiên, trong đàm phán nhiều khi có những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, hay không tuân theo một quy luật nào cả. Do đó nhà đàm phán phải luôn chủ động , nhạy bén với mọi diễn biến của nó. Một điều quan trọng nữa là nhà đàm phán phải luôn trau dồi kiến thức nghiệp vụ, tích luỹ kinh nghiệm cho bản thân bởi vì học không bao giờ là thừa. Khoá luận này đã được thực hiện dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, tận tụy và có trách nhiệm của PGS. NGƯT Vũ Hữu Tửu, một lần nữa xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đối với thầy giáo Vũ Hữu Tửu, người đã trực tiếp giúp tôi hoàn thành khoá luận này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO * Sách: 1. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh”----- Phil Baguley. 2. Đàm phán trong kinh doanh ----- Thanh Lộc. 3. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương ----- Vũ Hữu Tửu. * Khoá luận tốt nghiệp: 1. Một số vấn đề kỹ thuật và kỹ năng đàm phán với các đối tác Nhật Bản vào thị trường VN. Ký hiệu: LV1031-TH 2001. 2. Đàm phán giá trong thương mại quốc tế. Ký hiệu: LV479-TH 2000. Đề tài: “ Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế. 1 Lời nói đầu 1 Chương I: Khái Quát Về Đàm Phán 2 I. Định nghĩa: 2 II. Các hình thức đàm phán: 3 1. Đàm phán qua thư tín: 3 2. Đàm phán qua điện thoại: 6 3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: 6 III. Phân loại đàm phán: 10 1. Phân loại theo cách tiếp cận: 11 1. 1. Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach) hay đàm phán “win-win”: 11 1. 2. Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach) hay đàm phán “Win-Lost”: 11 2. Phân loại theo thái độ: 12 2. 1. Đàm phán cứng (hard): 12 2. 2. Đàm phán mềm (soft): 12 2. 3. Đàm phán nguyên/. tắc (Principle): 13 3. Phân loại theo suy nghĩ (Thinking): 14 3. 1. Tư duy chiến lược (Strategic): 14 3. 2. Tư duy ứng phó(Incremental): 14 Chương II: Tìm Hiểu Nghệ Thuật Đàm Phán 16 I. Phương châm đàm phán 16 1. Những mong muốn và những nhu cầu: 16 2. Mâu thuẫn, mâu thuẫn và mâu thuẫn: 17 3. Giải quyết mâu thuẫn: 18 II. Nghệ thuật đàm phán: 22 1. Tách vấn đề, sự kiện ra khỏi con người, tấn công vấn đề chứ không phải tấn công con người. 23 2. Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tố tâm lý làm hỏng cuộc đàm phán. 24 3. Nghệ thuật chiến tranh. 25 4. Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng. 26 5. Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau: 26 6. Giữ chủ động: 27 7. Tập trung: 28 8. Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác: 28 9. Không ra những quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi: 29 II. Cấu trúc của một cuộc đàm phán: 31 IV. Các bước và kỹ năng đàm phán 32 1. Chuẩn bị trước đàm phán: 32 1. 1. Tầm quan trọng: 32 1. 2. Các bước chuẩn bị: 32 2. Mở đầu cuộc đàm phán: 36 3. kỹ năng gây ấn tượng ban đầu: 37 4. Bước vào đàm phán chi tiết: 41 4. 1. Kỹ năng hỏi dò: 42 4. 2. Kỹ năng lắng nghe tích cực: 42 4. 3. Kỹ năng thu thập thông tin: 44 4. 4. Kỹ năng chào bán( offer) , đưa ra đề nghị: 45 4. 5. Kỹ năng xử lý phản ứng, phản đối của đối tác. 47 5. Kết thúc đàm phán: 51 5. 1. Kỹ năng kết thúc đàm phán khi đạt được thoả thuận: 51 5. 2. Kỹ thuật kết thúc đàm phán khi không đạt được thoả thuận: 54 6. Phân tích sau đàm phán: 56 6. 1. Cập nhật thông tin: 56 6. 2. Đánh giá những gì đã làm được và chưa làm được: 57 Chương III: Những Biện Pháp Để Đàm Phán Có Hiệu Quả 58 I. Tình hình tiến hành đàm phán ở Việt Nam. 58 1. Đàm phán thương mại ở Việt Nam trước đổi mới. 58 2. Đàm phán thương mại ở Việt Nam sau đổi mới. 59 II. Kiến Nghị Về Những Giải Pháp Nâng Cao Kết Quả Đàm Phán: 65 1. Về mặt nhận thức tầm quan trọng của đàm phán:\ 65 2. Về việc nâng cao trình độ mọi mặt của cán bộ đàm phán: 66 3. Khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cuả nhân viên: 67 Kết luận 69 Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo 70