Khóa luận Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ

ư pháp tổ chức nhằm giúp đỡ pháp lý cho các gia đình được hưởng chính sách và hộ nghèo tại các Phường”. (Báo cáo) *)Câu không được đánh dấu câu như: Ví dụ 1: “Tổng vệ sinh, kê dọn văn phòng phòng họp, hội trường và các khu vực công cộng cơ quan UBND Phường( sân, cầu thang, hành lang…) (Quyết định) Trong câu này phải đánh dấu phẩy sau từ “văn phòng”. Ví dụ 2: “Trên đây là tờ trình về việc tăng cường sử dụng đất có hiệu quả thông qua việc cho thuê đất, chuyển đổi mục đích sử dụng đất tạm thời có thời hạn trên địa bàn phường Yên Phụ.” (Tờ trình) Trong câu trên phải đánh dấu phẩy sau từ “tạm thời” . Ví dụ 3: “Hàng năm có bổ sung nội quy, nhiệm vụ cho phù hợp khi có sự thay đổi của cấp trên hoặc thay đổi, bổ sung nhiệm vụ quyền hạn theo điều kiện cụ thể, thực tế Trong quy chế làm việc nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường cũng như trách nhiệm, nhiệm vụ của từng uỷ viên Uỷ ban và nhân viên”. (trích Báo cáo số 69/BC-UBND) Lỗi ở đoạn văn này là không đánh dấu kết thúc câu mà vẫn viết hoa từ bắt đầu của câu sau. Như vậy, đoạn văn trên cần phải thêm dấu chấm sau từ “thực tế”. *)Dấu cách ngang dùng để phân biệt thành phần chêm xen, đặt trước những lời đối thoại, các bộ phận liệt kê. Tuy nhiên, trong một số văn bản của UBND phường Yên Phụ vẫn chưa sử dụng đúng vị trí của dấu cách ngang. Ví dụ 1: “Đề nghị gia đình ông Sáu tự tháo dỡ trụ gạch mới xây phía tiếp giáp mặt phố yên Phụ và khung sắt thép giữa hai nhà - Trong thời gian 24 giờ tính từ thời điểm lập biên bản phải tự tháo dỡ”. (Thông báo) Ví dụ 2: “Tổ công tác được quyền yêu cầu các đơn vị hoặc cá nhân cóliên quan làm việc và cung cấp các thông tin về các hồ sơ vi phạm - Khi làm việc phải ghi biên bản và chịu trách nhiệm về những nội dung do mình kiểm tra, thu nhận”. (Quyết định) *) Có trường hợp không được đánh dấu câu nhưng người viết vẫn vi phạm như: “Bà Nguyễn Thị Phúc và chồng là Ông Nguyễn Văn Chắt đã chết, không đúng với tên chủ sở hữu, sử dụng và đề nghị chính quyền phường điều tra, xác minh để sửa lại GCN”. (trích Công văn số 91/UB-TB ngày 10/06/2003) Trong câu trên không nên đánh dấu phẩy sau từ “sở hữu”. *) Dùng sai dấu câu như: Ví dụ 1: “Để thực hiện nội dung trên; UBND Phường đã có thông báo số 33/TB-UB ngày 4/4/2005 và thông báo số 62/TB-UB ngày 11/7/2005 về việc: Xử lý cưỡng chế dỡ bỏ công trình dựng lều lán và di chuyển toàn bộ vật liệu xây dựng kinh doanh trái phép tại 24 ngõ 310 Nghi Tàm - Phường Yên Phụ”. (trích Công văn) Trong đoạn văn này không nên sử dụng dấu chấm phẩy sau từ “nội dung trên” mà nên thay bằng dấu phẩy sẽ hợp lý hơn. Ví dụ 2: trong Công văn về việc đề nghị bổ nhiệm vào các chức danh công chức phường có đoạn viết: “UBND phường Yên Phụ đề nghị Sở nội vụ, Phòng TCCQ quận Tây Hồ bổ nhiệm: Đồng chí Phạm Thành Trung - sinh năm 1979. Tốt nghiệp Trung cấp xây dựng; hiện đang học tại chức Đại học khoa học tự nhiên - Đại học quốc gia Hà Nội. Xếp vào chức danh Địa chính - xxây dựng - đô thị và chuyển mã ngạch công chức 01003”. Trong đoạn văn trên dùng sai dấu câu, cần thay bằng dấu phẩy (được in đậm) như sau: “UBND phường Yên Phụ đề nghị Sở Nội vụ, Phòng TCCQ quận Tây Hồ bổ nhiệm: Đồng chí Phạm Thành Trung - sinh năm 1979, Tốt nghiệp Trung cấp xây dựng; hiện đang học tại chức Đại học khoa học tự nhiên - Đại học quốc gia Hà Nội, Xếp vào chức danh Địa chính - xây dựng - đô thị và chuyển mã ngạch công chức 01003”. Trong các quyết định, giữa các phần nêu căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc ra quyết định, thường dùng dấu chấm phẩy thay vì dấu phẩy. Ví dụ 1: “- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp. - Căn cứ nhiệm vụ quản lý, tổ chức hoạt động của Nhà văn hoá phường Yên Phụ. - Xét đề nghị của Văn phòng UBND phường Yên Phụ”. (trích Quyết định số 141/QĐ-UB ngày 31 tháng 7 năm 2006 của UBND phường Yên Phụ về việc thành lập ban chủ nhiệm kèm theo Quy chế tổ chức biên chế và chế đọ làm việc của Nhà văn hoá phường Yên Phụ) Trong đoạn trích trên đã sử dụng dấu chấm sau mỗi phần “căn cứ” là sai, phải thay bằng dấu chấm phẩy và sau phần “Xét đề nghị của Văn phòng UBND phường Yên Phụ” phải dùng dấu phẩy. Cụ thể: “Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp; Căn cứ nhiệm vụ quản lý, tổ chức hoạt động của Nhà văn hoá phường Yên Phụ; Xét đề nghị của Văn phòng UBND phường Yên Phụ,” Ví dụ 2: Thông báo ngày 09 tháng 01 năm 2006 về kết quả bình xét các danh hiệu cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” phường Yên Phụ năm 2005 có viết: “- cụm 5A đạt khu dân cư xuất sắc - Tổ 28A không đạt tổ “văn hoá sức khoẻ” Tương tự như vậy, phải sửa lại như sau: “- cụm 5A đạt khu dân cư xuất sắc; -Tổ 28A không đạt tổ “văn hoá sức khoẻ;” *)Một vấn đề khác là cách đặt dấu câu sau các tiêu đề (theo Điều 27 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 thì tiêu đề được hiểu là đầu đề của các phần, chương, mục trong văn bản quy phạm pháp luật) ở các văn bản do UBND phường Yên Phụ ban hành vẫn chưa có sự thống nhất. Có thể thấy điều này qua một số ví dụ sau: Ví dụ: “I.VIỆC CHẤP HÀNH CHÍNH SÁCH, PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ TẠI ĐƠN VỊ : 1.Thực hiện quy định chức năng quản lý tổ chức bộ máy: …........................................... 2.Việc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng biên chế, tiêu chuẩn, định mức, phân bổ biên chế đối với cán bộ . …………………………………… 3.Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: ……………………………………. 4.Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công chức xã, phường : …………………………………….. II.TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH”. (trích Báo cáo số 69/BC-UB ngày 18 tháng 04 năm 2007 của UBND phường Yên Phụ về thực hiện thanh tra năm 2007 về công tác cán bộ và công tác hành chính phường Yên Phụ) Trên đây là tình trạng đánh dấu câu sau các tiêu đề không có sự thống nhất làm mất đi tính khuôn mẫu của văn bản QLNN. Hoặc có tình trạng việc dùng dấu câu sau các tiêu đề chỉ là sự ngẫu hứng. Ví dụ: “I-ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC NĂM 2004 1.Công tác tổ chức. 2.Công tác văn bản pháp quy 3.Công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật . 4.Công tác hoà giải . 5.Công tác hộ tịch 6.Công tác trợ giúp pháp lý Nhà nước . 7.Công tác quản lý thi hành án dân sự ở địa phương . 8.Công tác quản lý đối tượng thi hành án phạt tù cho hưởng án treo và thi hành án phạt cải tạo không giam giữ tại UBND Phường Yên Phụ . 9.Công tác thanh tra-Tiếp dân II.ĐÁNH GIÁ CHUNG III/MỘT SỐ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC TƯ PHÁP NĂM 2005 . 1.Công tác tổ chức cán bộ : 2.Công tác TTPBGD pháp luật . 3.Công tác tư pháp-hộ tịch . 4.Công tác cải cách hành chính . IV.KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN . 1.Kiến nghị đề xuất công tác chuyên môn . 2.Đề xuất khen thưởng”. (trích Báo cáo số 165/BC-TP ngày 10 tháng 12 năm 2004 của UBND phường Yên Phụ về tổng kết công tác tư pháp năm 2004 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2005 của UBND phường Yên Phụ) Như vậy, để khắc phục tình trạng trên, việc thống nhất dùng dấu câu nào sau các tiêu đề là rất cần thiết. Bởi chỉ khi mặt hình thức và nội dung văn bản có sự thống nhất thì chất lượng của văn bản mới được nâng cao. - Các lỗi về văn bản + Lỗi không tách đoạn Vi phạm lỗi này phương hại đến cả quá trình tạo lập văn bản, lẫn quá trình lĩnh hội văn bản. Ví dụ: “Việc bà Nguyễn Thị Kim, trước khi cải tạo mở cửa đi tại nhà 46 B7 An Dương đã có đơn trình báo với UBND phường và có xác nhận ý kiến đề nghị của cán bộ khu dân cư, tổ dân phố. Theo quy định về việc mở cửa sổ, cửa đi thì quy định như sau:*Tại điều 271 Bộ luật dân sự về “hạn chế quyền mở cửa” quy định: “Chủ sở hữu nhà ở chỉ được trổ cửa ra vào, cửa sổ, quay sang nhà bên cạnh, nhà đối diện và đường đi chung, theo quy định của pháp luật xây dựng …”; theo điều 4 về “nguyên tắc cơ bản trong hoạt động xây dựng…”, điều 6 “Quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng” và tại khoản 1 điểm đ, điều 6 của Luật xây dựng năm 2003 về “Giấy phép xây dựng” quy định: chủ đầu tư phải có giấy phép xây dựng, trừ trường hợp xây dựng các công trình sau: “Các công trình sửa chữa, cải tạo lắp đặt thiết bị bên trong không làm thay đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực và an toàn công trình thì không phải xin phép”; Theo Quy chuẩn xây dựng Việt Nam năm 1997, tại điều 7.2 “ Quan hệ với các công trình bên cạnh” điểm 7.12.2 quy định “…Trên các bức tường cách ranh giới đất với công trình bên cạnh dưới 2m không được mở cửa đi, cửa sổ, lỗ thông hơi. Chỉ được mở cửa đi, cửa sổ, lỗ thông hơi trên các bức tường cách ranh giới đất với các nhà bên cạnh ít nhất là 2m…”. *Như vậy, việc mở cửa đi của bà Nguyễn Thị Kim không nằm tiếp giáp với ranh giới bất động sản của các gia đình mà tiếp giáp đường đi chung (có độ rộng từ 4 mét đến 12 mét). Việc mở cửa đi của bà Nguyễn Thị Kim tại kết luận cuộc họp tham vấn giải quyết với các Phòng Ban ngành chuyên môn của Quận Tây Hồ ngày 07/03/2007 là không trái với pháp luật hiện hành được quy định tại Bộ Luật dân sự Việt nam 2005, Luật xây dựng và Quy chuẩn xây dựng Việt Nam và Quyết định số 28/2006/QĐ-UB ngày 17/03/2006 của UBND Thành Phố Hà Nội. Do đó việc các hộ trong tổ 42A khu dân cư 7 có đơn đề nghị giải quyết việc mở cửa đi của hộ bà Kim là không có cơ sở để giải quyết theo quy định của pháp luật như đã viện dẫn ở trên”. (Thông báo) Phần văn bản viết liền một mạch trên đây làm cho việc hiểu và lĩnh hội chính xác nội dung của nó hết sức khó khăn. Nên tách đoạn ở các vị trí có dấu * để người đọc dễ tiếp cận với nội dung của văn bản. + Lỗi tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng Người viết không căn cứ vào một cơ sở nào, mà tuỳ tiện tách dòng, nhất là khi còn trình bày dang dở một ý. Ví dụ ở một số văn bản do UBND phường Yên Phụ ban hành như sau: “Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND Quận Tây Hồ tại công văn số 179/UB-VP ngày 8/3/2007 về việc trả lời báo Kinh tế đô thị về giải quyết đơn kiến nghị của công dân đối với việc mở cửa đi của bà Nguyễn Thị Kim tại tổ 42 A khu dân cư số 7.(1) UBND phường báo cáo diễn biến và quá trình giải quyết vụ việc trên như sau:(2) Ngày 01/12/2006, bà Nguyễn Thị Kim có làm đơn xin phép mở cửa đi gửi UBND phường, và có sự đồng ý của 12 hộ liền kề cùng xác nhận của tổ trưởng tổ dân phố và khu dân cư.(3) Ngày 22/01/2007 bà Kim tiến hành đục bỏ cửa sổ cũ tầng 1 để mở cửa đi ra đường đi sân chung rộng từ 4m-12m.(4) Sau khi bà Kim mở cửa đi thì có một số hộ trong ngõ(phía trong) đã làm đơn kiến nghị ra UBND phường(5)…” (Công văn) Trong ví dụ này có 5 câu mà có tới 4 lần tách đoạn. Thật ra câu (1) và câu (2) nói đến việc UBND phường thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND quận về giải quyết đơn kiến nghị của công dân. Câu (3) và câu (4) nói về những việc mà bà Kim đã làm. Câu (5) nói về những kiến nghị sau khi bà Kim tiến hành việc mở cửa đi. Vì vậy, nếu cần, chỉ tách đoạn ở sau câu (2) và sau câu (4). + Lỗi không chuyển đoạn, liên kết đoạn Mỗi đoạn trong văn bản trình bày về một ý, một thành tố nội dung. Nhưng các đoạn luôn luôn cần sự liên kết với nhau và sự chuyển đoạn. Nếu thiếu liên kết, hoặc sự chuyển đoạn, văn bản rơi vào tình trạng rời rạc và sự lập luận thiếu chặt chẽ, thiếu mạch lạc.Ví dụ: “Ngày 18/4/2002, UBND phường Yên Phụ đã có công văn đề nghị UBND Quận cho nâng cấp đường và thoát nước từ ngõ 189 phố An Dương và đã được UBND Quận cho ý kiến chỉ đạo tiến hành việc khảo sát lập dự án. UBND phường đã cùng cán bộ Ban quản lý dự án Quận khảo sát nhưng đến nay công trình chưa được khởi công xây dựng. Hiện nay Nhà văn hoá và Trường THCS An Dương cơ bản hoàn thành chuẩn bị đưa vào sử dụng, nhưng đường và cống thoát nước khu vực này do xe vận chuyển vật liệu xây dựng Nhà văn hoá và trường học làm lún đường, sập cống gây tắc cống nên mỗi khi mưa to nước thường ngập từ 40-50 cm kéo dài 1-2 ngày ảnh hưởng đến việc đi lại và sinh hoạt của gần 2000 hộ dân các tổ 35,36,37,38A,38B,42A,42B,45 và khu vực chợ Yên Phụ, nhất là học sinh của 2 trường Tiểu học và THCS An Dương đi học phải lội nước”. (Công văn) Trong ví dụ này có 3 lần chuyển đoạn nhưng không có sự liên kết chặt chẽ giữa các đoạn. + Vi phạm lỗi về kết cấu nội dung của văn bản Vi phạm lỗi này chủ yếu là ở các Tờ trình do UBND phường soạn thảo. Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt. Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, định mức hoặc một đề nghị, bổ sung, bãi bỏ một văn bản… có kết cấu nội dung như sau: *)Đặt vấn đề: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. *)Nội dung tờ trình: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Phân tích khó khăn, thuận lợi, ý nghĩa…khi triển khai thực hiện. *)Kết thúc tờ trình: nêu những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận cho phép sớm triển khai thực hiện đề xuất mới. Tuy nhiên, các Tờ trình của UBND phường Yên Phụ chưa đảm bảo được yêu cầu này, thậm chí có kết cấu nội dung tương tự như soạn thảo các Quyết định. Ví dụ: “TỜ TRÌNH (V/v:Thẩm định quyết toán công trình nạo vét bùn lẫn rác cống) Kính gửi: - UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ - PHÒNG TÀI CHÍNH VẬT GIÁ QUẬN TÂY HỒ -Căn cứ Luật tổ chức hội đòng nhân dân và UBND; -Căn cứ vào pháp lệnh nghĩa vụ lao động công ích được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 3/9/1999 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố số 7/LCTN ngày 16/9/1999. -Căn cứ Nghị quyết số 10/2004/NQ-HĐ tại kỳ họp thứ 3 HĐND phường Yên Phụ khoá VII ngày 30/12/2004 của HĐND phườnh Yên Phụ về nghĩa vụ thu chi ngân sách phường năm 2005. -Căn cứ thông báo số 02/TB-HĐ ngày 28 tháng 04 năm 2005 của HĐND phường Yên Phụ về việc xin sử dụng quĩ LĐCI năm 2005 để nạo vét cống thoát nước tổ 29 cụm 5 A làng Yên Phụ; -Căn cứ vào hồ sơ quyết toán công trình nạo vét cống rãnh tại tổ 29 cụm 5A phường Yên Phụ. UBND phường Yên Phụ kính đề nghị Phòng tài chính vật giá quận Tây Hồ thẩm định hồ sơ quyết toán cong trình nạo vét cống tổ 29 cụm 5A Phường Yên Phụ. Với tổng số tiền là: 7.499.000đ (Bẩy triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn đồng chẵn) Kính đề nghị Phòng tài chính vật giá Quận tạo điều kiện giúp đỡ. Xin chân thành cảm ơn!” Như vậy, khi kết cấu nội dung không được đảm bảo sẽ làm giảm chất lượng văn bản, làm cho công tác QLNN gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, trong công tác soạn thảo văn bản cần hết sức chú ý vấn đề này. Tóm lại, trên đây là một số các vi phạm về sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do UBND phường Yên Phụ ban hành. 2.2.2.3. Hậu quả của việc không đảm bảo những yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ đối với chất lượng của văn bản - Khi văn bản được lựa chọn và sử dụng từ không đúng ngữ nghĩa, dùng từ không đúng nghĩa từ vựng thì sẽ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa, gây hậu quả nghiêm trọng trong công tác quản lý nhà nước. Việc sử dụng từ ngữ như vậy sẽ làm văn bản có tính mơ hồ, thiếu chính xác, không rõ ràng làm nội dung văn bản bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực QLNN ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội. - Đặc biệt khi người viết sử dụng từ không đúng phong cách chức năng: dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng tiếng lóng, từ thông tục…làm giảm tính trang trọng, lịch sự của văn bản. Mặt khác, sử dụng những từ ngữ chuyên môn quá hẹp, từ viết tắt mà không có giải thích thì sẽ làm cho người đọc khó tiếp cận văn bản. Hoặc khi văn bản dùng nhiều từ ngữ địa phương (có từ phổ thông thay thế), dùng các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài chưa được Việt hoá tối ưu thì sẽ làm văn bản mất đi tính phổ thông, đại chúng. - Các lỗi về chính tả cũng là nguyên nhân làm giảm chất lượng của văn bản. Đặc biệt lỗi về viết hoa không theo một quy tắc nhất định. Hiện tượng viết hoa tràn lan hiện nay trong các văn bản QLNN nói chung và trong các văn bản do UBND phường Yên Phụ nói riêng vẫn còn phổ biến. Điều này khiến người đọc khó nắm bắt hết được nội dung của văn bản. -Về cách đặt câu sai (không đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, không có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt, không có thông tin mới) làm mất đi tính khuôn mẫu của văn bản QLNN, làm giảm hiệu quả của quá trình trao đổi thông tin trong hoạt động QLNN. - Đặc biệt, hiện tượng đánh dấu câu không phù hợp như hiện nay làm cho các quan hệ về ngữ pháp, ngữ nghĩa không được tách bạch rõ ràng; làm cho người đọc hiểu sai ý nghĩa của câu. 2.2.2.4. Nguyên nhân của những hạn chế Những hạn chế của việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ do nhiều nguyên nhân gây ra. Cụ thể: a) Nguyên nhân khách quan Nguyên nhân thứ nhất là thiếu các quy định pháp luật hướng dẫn về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN. Hiện nay, về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản mới chỉ có quy định có tính chất khung tại Điều 5 của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi bổ sung năm 2002): “Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng bằng tiếng Việt. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản”. Tuy nhiên, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính của nước ta còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ và còn thiếu nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN nói chung để đảm bảo tính thống nhất, chuẩn mực như: quy định về viết hoa, cách viết phiên âm từ tiếng nước ngoài, sử dụng dấu câu trong tiêu đề văn bản... Nguyên nhân thứ hai là do cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản còn thiếu thốn, chưa đáp ứng được yêu cầu hiện nay. Cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng ảnh hưởng đến việc đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản. Ví dụ như hệ thống máy tính của UBND phường quá lạc hậu về công nghệ, thường xuyên bị hỏng; máy vi tính ở phường không kết nối được Internet …thì sẽ làm mất đi một kênh thông tin trên mạng. Do đó, ngôn ngữ trong các văn bản của UBND phường không được đảm bảo vì không thường xuyên cập nhật được các thông tin mới, các văn bản quy định, hướng dẫn của cấp trên về vấn đề ngôn ngữ, thuật ngữ trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. b) Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân đầu tiên có thể xem là nguyên nhân chủ yếu là sự nhận thức chưa đầy đủ của một số lãnh đạo, các cán bộ quản lý về vai trò và chức năng của văn bản và các hệ thống văn bản. Văn bản chưa được xem là một cơ sở thông tin quan trọng của quá trình quản lý và lãnh đạo, không được chú ý sử dụng đầy đủ trong quá trình nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý. Chúng cũng chưa được sử dụng có hiệu quả để kiểm tra công việc của cán bộ làm việc trong UBND phường. Trên thực tế một số cán bộ quản lý chưa nhận thức được bản chất vấn đề vì sao phải tổ chức tốt việc soạn thảo và xử lý tốt về ngôn ngữ văn bản trong hoạt động của cơ quan mình. Từ đó đã không có sự đầu tư một cách đúng mức cho công tác này trên cả hai phương diện: chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng cơ sở vật chất cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng và quản lý văn bản. Nguyên nhân thứ hai là cán bộ, công chức chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc biên soạn và tổ chức xử lý văn bản, công tác nghiên cứu và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực này còn chậm, chưa đáp ứng được đòi hỏi của thời kỳ mới. Nguyên nhân thứ ba là công tác quản lý và kiểm tra văn bản còn yếu. Thực tế, qua việc quan sát hoạt động xây dựng và ban hành văn bản tại UBND phường Yên Phụ trong thời gian thực tập cho thấy công tác soạn thảo văn bản không tuân theo quy trình chung, khâu thẩm định văn bản còn yếu. Nguyên nhân thứ tư là từ phía cán bộ nghiệp vụ và vấn đề đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng. Một số cán bộ của UBND phường tuy có những kinh nghiệm nhất định từ thực tế công tác soạn thảo và xử lý văn bản, nhưng việc sử dụng kinh nghiệm không thống nhất đã tạo nên mặt hạn chế ngược lại. Việc đào tạo, huấn luyện không được thực hiện thường xuyên và rộng rãi làm cho số cán bộ mới chậm bắt nhập với yêu cầu chung. Mặt khác, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ quản lý công tác soạn thảo văn bản tại UBND phường còn một số mặt hạn chế. Tài liệu hướng dẫn cũng chưa có sự thống nhất. Mặt khác, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức theo yêu cầu mới chậm được triển khai thực hiện; trình độ, năng lực và kỹ năng hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức vẫn tiếp tục có nhiều hạn chế, bất cập. Chủ trương đổi mới nội dung chương trình, phương thức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức chú trọng đào tạo và đào tạo lại chưa được triển khai thực hiện một cách có kết quả đáng kể. Nguyên nhân thứ năm là do lề lối làm việc trong cơ quan. Cần nhấn mạnh rằng, văn bản ban hành thiếu quy củ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa đựng trong đó thấp, nhiều văn bản trùng thừa…làm giảm hiệu quả của công tác soạn thảo.  CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẢM BẢO YÊU CẦU VỀ SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ 3.1. Hoàn thiện quy định pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản - Trong một số năm gần đây, với sự nỗ lực và cố gắng trên mọi phương diện, hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật của Việt Nam đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Trong lĩnh vực ban hành văn bản quy phạm pháp luật, năm 1996 đã ban hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đã được sửa đổi năm 2002, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. Kết quả này đã tạo ra sự thống nhất trong quy trình soạn thảo, thẩm định và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước ở Trung ương. Tuy vậy, qua khảo sát thực tế tình hình ban hành văn bản tại các cơ sở xã, phường, thị trấn nói chung và UBND phường Yên Phụ nói riêng, chúng tôi thấy ở cấp xã rất ít ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chủ yếu ban hành văn bản hành chính. Vì vậy cần phải có quy định pháp luật để điều chỉnh hoạt động ban hành văn bản hành chính, trong đó có quy định về sử dụng ngôn ngữ. Trong đó, cần tập trung nghiên cứu để sớm ban hành các quy định về vấn đề sau: - Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành các quy định thống nhất về viết hoa trong các văn bản QLNN Hiện nay, viết hoa là vấn đề còn nhiều vướng mắc, nhất là viết hoa chức vụ, tên cơ quan, tổ chức, tên gọi văn bản. Hiện nay mới chỉ có Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ, còn vẫn chưa có một văn bản chính thức nào quy định về vấn đề viết hoa chung cho tất cả các cơ quan nhà nước. Qua khảo sát các văn bản của UBND phường Yên Phụ cho thấy lỗi chính tả thường gặp là các lỗi về viết hoa. Như vậy, từ thực trạng việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN nói chung và trong các văn bản do UBND phường Yên Phụ ban hành nói riêng chúng ta cần phải nghiên cứu kỹ và sớm có các quy định pháp luật khắc phục tình trạng viết hoa tràn lan trong các văn bản của cấp xã, phường, thị trấn như hiện nay. - Về chính tả: cách đặt dấu câu sau các tiêu đề, cách phiên âm tên riêng địa danh nước ngoài Theo quan điểm của chúng tôi không nên dùng dấu câu sau các tiêu đề. Vấn đề này cần phải có sự nghiên cứu để đi đến một quy định thống nhất về đánh dấu câu sau tiêu đề trong toàn văn bản. Về vấn đề phiên âm tên riêng và địa danh nước ngoài cũng chưa có quy định thống nhất của Nhà nước. Ví dụ: cần có quy định thống nhất về cách viết chính tả: internet, Internet, in-ter-net hay INTERNET; fax, Fax, FAX, hay facximile... 3.2. Xây dựng và sử dụng hợp lý các văn bản mẫu Đây là một giải pháp được nhiều nước quan tâm và chúng ta cũng đã chú ý vận dụng. Điều cần nói ở đây là chúng ta hiện còn quá ít loại văn bản được mẫu hoá và tính thống nhất giữa các văn bản mẫu hiện chưa cao. Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy càng mẫu hoá được nhiều văn bản thì việc sử dụng càng thuận lợi, chính xác, hiệu quả kinh tế cao. 3.2.1. Cơ sở pháp lý và thực tiễn của việc mẫu hoá văn bản - Cơ sở pháp lý Để mẫu hoá được các văn bản một cách đúng đắn cần dựa vào các quy định chung có tính nguyên tắc được ghi trong các đạo luật về ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể là: - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và một số văn bản khác. - Cơ sở thực tiễn Ngoài căn cứ pháp lý, việc mẫu hoá văn bản cũng cần phải dựa vào các căn cứ được rút ra từ thực tế sử dụng văn bản. Thứ nhất, về mặt thực tiễn, cần đặc biệt chú ý đến yêu cầu sử dụng văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ, văn bản ngoại giao có yêu cầu khác với các văn bản trong lĩnh vực kinh tế. Văn bản kỹ thuật có yêu cầu khác với các văn bản hành chính thông thường. Do các văn bản của mỗi lĩnh vực quản lý có yêu cầu khác nhau như thế nên khi tiến hành mẫu hoá văn bản của từng loại cần quan tâm đến các đặc điểm riêng của từng loại. Thứ hai, trên phương diện này, các văn bản khi được mẫu hoá phỉ có khả năng tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các văn bản cùng hệ thống và giữa các hệ thống liên quan. Ví dụ: liên kết giữa các văn bản của ngành giáo dục, địa chính, nông nghiệp… 3.2.2. Một số vấn đề kỹ thuật trong quá trình xây dựng các văn bản mẫu - Nguyên tắc chung Để tiến hành mẫu hoá văn bản cần phải dựa trên một số nguyên tắc nhất định. Các nguyên tắc quan trọng nhất có thể kể ra như sau: - Thuận lợi cho việc soạn thảo và sử dụng văn bản trong thực tế; - Tiết kiệm không có các thông tin thừa; - Đơn giản hoá và giải thích rõ ràng các chi tiết trên văn bản; - Thống nhất cho từng chủng loại văn bản. - Đối tượng chuẩn hoá + Chuẩn hoá thể thức và cách trình bày văn bản. Bước này phải đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước, đồng thời ở một số văn bản chuyên môn của các ngành cụ thể cần có các quy định cụ thể thêm. Ví dụ như quy định về mẫu các loại bằng cấp, mẫu giấy chứng nhận, mẫu biên bản, mẫu báo cáo thống kê… + Chuẩn hoá cấu trúc văn bản. + Chuẩn hoá ngôn ngữ trình bày trong các loại văn bản. Để thực hiện nhiệm vụ này, ngoài việc dựa vào đặc điểm của văn phong hành chính cần chú ý đến các thuật ngữ chuyên môn của từng ngành cụ thể. Mỗi nghành cần xây dựng thuật ngữ cơ bản của ngành mình với một sự giải thích rõ ràng. + Hướng dẫn xây dựng mẫu văn bản. Hướng dẫn các cơ quan xây dựng mẫu văn bản là một nhiệm vụ quan trọng của quá trình tiêu chuẩn hoá. Trên thực tế, nhiều cơ quan cũng đã xây dựng văn bản mẫu của cơ quan mình. - Các bước cụ thể để mẫu hoá văn bản Muốn mẫu hoá một loại văn bản cần có các bước đi thích hợp. Các bước đi cơ bản có thể nêu lên như sau: - Mô tả các yếu tố cần chuẩn hoá; - Thiết kế mẫu văn bản: + Thiết kế hình thức; + Thiết kế cấu trúc. - Trao đổi: + Hoàn thiện; + Phê chuẩn; 3.2.3. Đề xuất mẫu một số văn bản cụ thể Qua khảo sát tình hình thực tế công tác ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ. Chúng tôi đưa ra một số văn bản mẫu như sau: a) Mẫu Báo cáo: Mẫu 1: Có thể thấy UBND phường Yên Phụ đều phải có báo cáo tổng kết công tác Tư pháp hàng năm. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ tư pháp khi làm Báo cáo tư pháp nên mẫu hoá văn bản này. Cụ thể: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./BC-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm BÁO CÁO Tổng kết công tác tư pháp năm…và phương hướng nhiệm vụ năm… của UBND phường Yên Phụ I. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC NĂM…. 1. Công tác tổ chức ……………………………………………………………………… 2. Công tác soạn thảo văn bản ……………………………………………………………………… 3. Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ……………………………………………………………………… 4. Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư hoà giải cơ sở ……………………………………………………………………… 5. Công tác hộ tịch ………………………………………………………………………. 6. Công tác quản lý thi hành án dân sự ở địa phương ……………………………………………………………………….. 7. Công tác quản lý đối tượng thi hành án phạt tù cho hưởng án treo và thi hành án phạt cải tạo không giam giữ tại UBND phường Yên Phụ ……………………………………………………………………… 8. Công tác trợ giúp pháp lý nhà nước ……………………………………………………………………… 9. Công tác thanh tra, kiểm tra, tiếp nhận đơn thư ……………………………………………………………………… II. ĐÁNH GIÁ CHUNG ......................................................................................... III. MỘT SỐ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC NĂM … Căn cứ vào kết quả các mặt công tác tư pháp đã thực hiện được trong năm ….và những vấn đề tồn tại cần khắc phục.Hoạt động tư pháp phường năm ….cần tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm như sau: 1. Công tác tổ chức ……………………………………………………………………… 2. Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật ……………………………………………………………………… 3. Công tác tư pháp hộ tịch ……………………………………………………………………… 4. Công tác cải cách hành chính ……………………………………………………………………… IV. KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN 1. Đề xuất công tác chuyên môn ……………………………………………………………………… 2. Đề xuất khen thưởng ……………………………………………………………………… Trên đây là kết quả tổ chức hoạt động của Ban Tư pháp phường năm …Để hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác tư pháp năm ….,Ban Tư pháp phường rất mong được sự quan tâm lãnh đạo của Đảng uỷ, HĐND và UBND phường, sự chỉ đạo hướng dẫn kịp thời về chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận tư pháp văn phòng HĐND và UBND Quận và các phòng ban chức năng quận; rất mong được sự phối hợp đồng bộ, đóng góp ý kiến của các ban ngành đoàn thể phường, cụm dân cư, các cán bộ hoà giải, nhân dân trong công tác tổ chức và hoạt động của Ban Tư pháp phường năm…đạt kết quả tốt hơn. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây hồ; CHỦ TỊCH - Văn phòng HĐND và UBND quận; - Đảng uỷ-HĐND phường; - Thành viên Ban Tư pháp; - Lưu VP. Phạm Khánh Sinh Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./BC-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… BÁO CÁO Công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Yên Phụ Thực hiện ý kiến chỉ đạo tại Kế hoạch số…………..ngày …tháng…năm….của UBND quận Tây Hồ về việc kiểm tra, hướng dẫn công tác Văn thư lưu trữ tại các đơn vị UBND các phường trực thuộc UBND quận để từ đó thống nhất quản lý các loại văn bản giấy tờ trong toàn quận được khoa học, chính xác và đảm bảo nguyên tắc bảo mật trong hoạt động quản lý văn bản nhà nước. UBND phường xin báo cáo nội dung cụ thể như sau: 1. Đối với công tác quản lý công văn đi và đến ……………………………………………………………………… 2. Đối với việc thực hiện quy trình soạn thảo văn bản - Đối với các văn bản quy phạm pháp luật……………………… - Các văn bản hành chính thông thường về quản lý nhà nước ở địa phương………………………………………………………………… 3. Công tác bảo quản tài liệu ……………………………………………………………………… 4. Công tác ban hành văn bản năm…. Trong năm…, UBND phường đã ban hành………………………. Vậy cơ quan chúng tôi kính báo để UBND quận được rõ. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ-HĐND phường; - Lưu:VP. Phạm Khánh Sinh b) Mẫu hoá Quyết định cá biệt: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./QĐ-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Về việc phạt cảnh cáo… UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003; Căn cứ Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính ngày 02/07/2002; Căn cứ các Nghị định …ngày… của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý, sử dụng đất đai, quản lý xây dựng, quản lý nhà và công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị; Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số…/…/BB-UB ngày …/…/… của UBND phường Yên Phụ; Xét báo cáo đề xuất………………………………………, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Xử phạt đối với ông(bà)……………………… Địa chỉ:…………………………………………… Đã có hành vi vi phạm……………………………………………. …………………………………………………. Quy định tại khoản …điều…của Nghị định số…ngày…/…/…và điều …của Quyết định số …/…/QĐ-UB ngày …/…/… của UBND Thành phố Hà Nội. a. Phạt chính (phạt cảnh cáo):………………………… b. Phạt bổ sung: Buộc khôi phục hiện trạng ban đầu đã bị thay đổi do vi phạm hành chính gây ra. Nếu không chấp hành sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. c. Biện pháp khắc phục hậu quả:……………………… Điều 2. Ông (bà)………………có trách nhiệm thi hành Quyết định này trong thời hạn…ngày kể từ ngày nhận được quyết định này. Quá thời hạn trên mà không thi hành thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật. Điều 3. Quyết định này có hiệulực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng công an phường Yên Phụ, tổ công tác chuyên trách TTXD-ĐT phường Yên Phụ, ông (bà) ………chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ - HĐND phường; - Đ/c Chủ tịch phường; - Như điều 3 (để thực hiện); - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh Mẫu 2: Quyết định (ban hành quy chế, quy định) UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…/…/QĐ-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Ban……. UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN PHỤ Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Căn cứ Nghị định số…/NĐ-CP ngày ..tháng…năm…của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của …….; Căn cứ Thông tư liên bộ số .../TTLB ngày…tháng…năm…của …và ban tổ chức cán bộ chính phủ hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức cơ quan …….địa phương; Theo đề nghị của cán bộ Ban…………phường Yên Phụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của ………..phường Yên Phụ kèm theo Quyết định này. Điều 2. Ban…...phường có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này tới các thành viên trong Ban. Điều 3. Quyết định này thay thế Quyết định số …/QĐ-UB ngày …/…/… và có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Ban….phường, các thành viên trong Ban và các bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND quận Tây Hồ; CHỦ TỊCH - Đảng uỷ - HĐND phường; - Phòng….quận; - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh c) Mẫu hoá Thông báo: Mẫu1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… THÔNG BÁO Kết quả bình xét các danh hiệu cuộc vận động “………………”phường Yên Phụ Kính gửi: Ban vận động cụm dân cư số … Ban chỉ đạo cuộc vận động “…………………….” phường Yên Phụ đã nhận được kết quả bình xét của ban vận động cụm. Sau khi rà soát lại các chỉ tiêu thi đua, các mặt công tác và trình tại cuộc họp Hội đồng thi đua khen thưởng phường để đánh giá, công nhận và đề nghị các cấp khen thưởng, ban chỉ đại phường thông báo cho cụm dân cư số …như sau: Năm…, nhân dân và cán bộ cụm…đã có nhiều cố gắng thực hiện cuộc “…………………………….”thể hiện là hoàn thành….chỉ tiêu….và nhiều mặt công tác được duy trì tích cực. Nhưng tại cụm dân cư số…còn một số hạn chế là……………Vì vậy, hội đồng thi đua khen thưởng và ban chỉ đạo cuộc vận động phường đánh giá: - ………………………………..; - …………………………………….; - …………………………………………… Vậy xin thông báo để ban vận động cụm dân cư số …biết. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Đảng uỷ - HĐND phường; CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TB-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… THÔNG BÁO Về việc tổ chức trợ giúp pháp lý lưu động tại phường Để thực hiện tốt công văn số …….ngày …/tháng ….năm…của Phòng tư pháp quận về tổ chức pháp lý lưu động tại các phường. UBND phường đã căn cứ vào tình hình thực tế và nhu cầu hiểu biết pháp luật của nhân dân trong phường đã đăng ký lịch tổ chức hoạt động trợ giúp pháp lý lưu động miễn phí cho nhân dân với Phòng Tư pháp và Sở Tư pháp Hà Nội. UBND phường thông báo kế hoạc trợ giúp pháp lý như sau: - Hình thức trợ giúp: …………………..; - Đối tượng và điều kiện trợ giúp:………………….; - Hồ sơ cần mang theo:……………………………….; - Thời gian:……………………; - Địa điểm:………………………………; Trong quá trình thực hiện, cụm dân cư, tổ dân phố và cá nhân có điều gì chưa rõ xin liên hệ với bộ phận tiếp dân, Ban Tư pháp phường (ông Phan Quốc Chính, bà Phạm Thị Kim Ánh - ĐT: 8 239 696). Vậy xin thông báo để toàn thể nhân dân biết. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Đảng uỷ - HĐND phường; CHỦ TỊCH - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh d) Mẫu hoá Công văn: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v: Đề nghị khen thưởng Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ; - ………………………………………. Thực hiện Công văn số …….ngày…tháng…năm… của UBND quận Tây Hồ về việc bình xét, đề xuất quận và thành phố khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác thực hiện………….Ban chỉ đạo thực hiện …………………..phường Yên Phụ nhất trí đề xuất khen thưởng các tập thể và cá nhân sau: - Tập thể: Đề xuất thành phố khen thưởng: Ban chỉ đạo thực hiện……………………………………phường Yên Phụ. - Cá nhân: Đề nghị quận khen thưởng: đồng chí ………………..-(chức vụ). Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Phòng………..; - Đảng uỷ - HĐND phường; - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… V/v Mời họp Kính gửi:…………………………….. Để chuẩn bị cho ……………………………, UBND phường Yên Phụ kính mời đồng chí………….tham dự cuộc họp về : ………………………………………………………………………. Thời gian: từ…..giờ….ngày….tháng… năm….. Địa điểm:……………………….. Đề nghị:……………………………………… Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - UBND phường; CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh e) Mẫu Tờ trình: Mẫu 1: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TTr-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc xin sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm …để cải tạo đường bê tông, cống thoát nước ngõ…An Dương Kính gửi: Hội đồng nhân dân phường Yên Phụ Căn cứ báo cáo tổng hợp ý kiến cử tri của HĐND phường Yên Phụ, căn cứ tình hình thực tế hiện nay tuyến cống ngõ …An Dương thuộc cụm…do sử dụng lâu năm đã xuống cấp, nước không thoát được thường xuyên bị ngập úng gây mất vệ sinh môi trường. Vậy UBND phường kính đề nghị HĐND phường phê duyệt được sử dụng nguồn tăng thu ngân sách phường năm…để cải tạo lại đường bê tông và cống thoát nước trên với số tiền dự kiến…..(bằng chữ). Sau khi có phê duyệt của HĐND phường, UBND phường sẽ làm đầy đủ các thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản theo quy định hiện hành. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh  Mẫu 2: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG YÊN PHỤ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:…./TTr-UBND Yên Phụ, ngày …tháng…năm… TỜ TRÌNH Về việc tổ chức (nêu hoạt động đề nghị phê duyệt) Kính gửi:…………………………………… Để (nêu mục đích, lý do thực hiện hoạt động)…, UBND phường Yên Phụ đề nghị… (nêu tên cơ quan hay chức danh thủ trưởng cơ quan ) cho phép tổ chức…(nêu hoạt động đề nghị phê duyệt)…và phê duyệt chương trình cụ thể như sau: 1. Thời gian, địa điểm tiến hành hoạt động 2. Nội dung hoạt động và chương trình, phương pháp cụ thể để tiến hành hoạt động 3. Thành phần tham gia hoạt động 4. Kinh phí cho hoạt động và dự trù phân bổ kinh phí 5. Phân công công việc và trách nhiệm 6. Các vấn đề khác nếu có Việc tổ chức (nêu tên hoạt động) là…(khẳng định ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động)… Vậy UBND phường Yên Phụ kính trình (nêu tên cơ quan hay chức danh thủ trưởng cơ quan) xem xét phê duyệt. Xin trân trọng cảm ơn./. Nơi nhận: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN - …………; CHỦ TỊCH - …………..; - Lưu: VP. Phạm Khánh Sinh 3.3. Về đội ngũ cán bộ công chức Cán bộ là gốc của mọi công việc. Đảng và Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác cán bộ. Việc đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ công chức nhằm trang bị cho họ những kiến thức mới về pháp luật, về QLNN, đặc biệt là về soạn thảo văn bản là một yêu cầu cấp thiết đối với công tác cán bộ công chức của bất kỳ một cơ quan nhà nước nào. - Hiện nay công tác soạn thảo văn bản tại UBND phường Yên Phụ chủ yếu do một cán bộ tư pháp thực hiện (có trình độ cử nhân Luật). Vì vậy cần phải tăng cường trang bị kiến thức quản lý nhà nước, kiến thức văn phòng đối với tất cả cán bộ trong cơ quan. +) Mở lớp tập huấn về nghiệp vụ văn bản, về kỹ thuật soạn thảo văn bản để mọi người có điều kiện học hỏi, trao đổi giúp đỡ lẫn nhau. Một số cán bộ có kinh nghiệm công tác lâu năm, am hiểu rõ về công tác văn bản có thể truyền đạt các kiến thức cho các cán bộ khác, đặc biệt là các cán bộ trẻ mới về. +) Cử các cán bộ theo học các lớp tập huấn về văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. Cụ thể là Chính phủ cần có sự chỉ đạo Bộ Nội vụ phối hợp với Học viện Hành chính Quốc gia mở các lớp về: - Việc chuẩn hoá thuật ngữ trong các văn bản QLNN; - Một số biện pháp nhằm tránh sử dụng khẩu ngữ trong văn bản QLNN; - Về vấn đề xưng hô trong văn bản QLNN; - Về vấn đề viết hoa trong văn bản QLNN; - Vấn đề đặt câu trong văn bản QLNN; … Bên cạnh đó cần phải xây dựng các tạp chí về ngôn ngữ và tạo điều kiện cho tất cả các cán bộ công chức khi tham gia học các lớp bồi dưỡng đào tạo về kỹ năng hành chính (đặc biệt là về vấn đề soạn thảo văn bản) tại Học viện Hành chính Quốc gia được tiếp cận. Mặt khác, trong quá trình giảng dậy, Khoa văn bản và công nghệ hành chính nên biên soạn các cuốn bài tập về văn phong và ngôn ngữ hành chính - công vụ để cho các cán bộ, công chức thực hành nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản QLNN, từ đó vấn đề ngôn ngữ trong văn bản sẽ được đảm bảo hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về soạn thảo văn bản cần được thực hiện thường xuyên, có phương thức đào tạo đạt kết quả cao nhất. +) Đi đôi với chính sách đào tạo cần có chính sách đãi ngộ đối với những cán bộ làm tham mưu trong công tác soạn thảo văn bản. +) Có thể áp dụng kinh nghiệm về chính sách tiếp nhận cán bộ mà ông cha ta đã làm, tức là khi tuyển dụng, ngoài việc kiểm tra các yêu cầu về chuyên môn, có thể kiểm tra trình độ văn bản, yêu cầu soạn thảo một loại hình văn bản nhất định và coi đó là một tiêu chuẩn đối với CBCB khi tuyển dụng. - Căn cứ vào các tiêu chí và trình độ ban hành, tổ chức quản lý và sử dụng các quyết định quản lý nhà nước thông qua các văn bản để tuyển chọn bầu và bổ nhiệm cán bộ vào các chức danh quản lý nhà nước, đặc biệt là chức danh tư pháp và văn phòng. Những tiêu chí này phải được nhà nước quy định như tiêu chuẩn khác đối với các bộ công chức. - Muốn thu hút để xây dựng, ổn định và sử dụng lâu dài đội ngũ cán bộ cấp xã (phường), vấn đề cấp thiết đặt ra là phải nhanh chóng sửa đổi chế độ, chính sách cho phù hợp. Trong tiến trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước hiện nay, việc tinh giảm bộ máy là một điều tất yếu. Vì vậy chúng ta cần phải có quy chế lựa chọn cán bộ hợp lý, đảm bảo cán bộ được lựa chọn đảm đương được nhiệm vụ phân công trên cơ chế tiền lương và các cơ chế đãi ngộ khác thoả đáng, tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác, cống hiến. 3.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản Hiện nay, do nguồn ngân sách nhà nước hạn hẹp đặc biệt là ngân sách được phân bổ về cơ sở xã ,phường, thị trấn là quá ít so với nhu cầu quản lý nhà nước. Mặt khác trong khoảng thời gian 10 năm trở lại đây UBND quận Tây Hồ chưa có sự quan tâm thoả đáng về mọi mặt đối với UBND phường Yên Phụ. Điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các hoạt động tại UBND phường, trong đó có hoạt động soạn thảo văn bản. Để soạn thảo một văn bản đảm bảo cả yêu cầu về mặt thời gian, mỹ thuật, kỹ thuật không thể dựa trên một trình độ công nghệ lạc hậu. Chính vì vậy việc đổi mới công nghệ, sử dụng trang thiết bị hiện đại (như máy vi tính, fax, photocopy …) trong soạn thảo là một việc làm cần thiết, không chỉ dựa vào sự nỗ lực của chính quyền cơ sở mà còn phụ thuộc nhiều vào sự hỗ trợ từ phía Nhà nước và các cơ quan quản lý cấp trên. 3.5. Một số kiến nghị khác - Cần lập chương trình xây dựng văn bản quản lý nhà nước và kế hoạch liên quan giải quyết những công việc cụ thể liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. Xác định loại văn bản cần ban hành, thời gian ban hành, vấn đề được đề cập, cơ quan - người chủ trì - bộ phận soạn thảo, kinh phí cho công tác soạn thảo. - Việc rà soát, hệ thống hoá cần phải tiến hành thường xuyên hơn, tuỳ thuộc vào khối lượng văn bản được ban hành, tuy nhiên không nên quá 03 tháng, có như vậy mới phát hiện được những điểm mâu thuẫn bất hợp lý để có sự sửa đổi, bổ sung, tổng kết, rút kinh nghiệm. - Việc giám sát, kiểm tra và sử lý văn bản trái pháp luật cũng phải được tiến hành thường xuyên, từ đó khắc phục những sai sót trong quá trình ban hành; hạn chế những tác động tiêu cực trong quá trình thực hiện đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia và tăng lòng tin của nhân dân đối với chính quyền. - Coi trọng công tác phổ biến pháp luật đến các cán bộ trong cơ quan, trong mỗi kỳ họp giao ban tuần, tháng phải đưa các văn bản pháp luật mới ra thảo luận, cung cấp để các cán bộ được cập nhật những thông tin pháp luật mới, tạo tiền đề cho việc ban hành văn bản mang tính hợp pháp, hợp lý và thống nhất. - Dựa vào các văn bản của Nhà nước, của các cơ quan nhà nước cấp trên để ra các quyết định về xây dựng quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước tại phường phù hợp với thực tế. - Đẩy mạnh công tác nắm bắt tình hình, công tác này giúp cho chủ thể quản lý đánh giá đúng tình hình thực tiễn đời sống xã hội từ đó có những quyết định phù hợp với trình độ phát triển sản xuất của nền kinh tế - văn hoá - xã hội phường Yên Phụ, có thể thông qua những cách sau để nắm bắt tình hình: + Cử cán bộ trực tiếp xâm nhập xuống các tổ dân phố thuộc địa bàn. + Nắm bắt tình hình thông qua báo cáo của cấp dưới, của các tổ trưởng tổ dân phố, nắm tình hình thông qua những thông tin từ các cơ quan ngôn luận của Đảng và Nhà nước như báo, đài… + Nắm tình hình thông qua công tác thanh tra, kiểm tra hay qua việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. Thông qua hoạt động này, chủ thể quản lý có được những thông tin chính xác, đầy đủ, hệ thống để từ đó ban hành các quyết định quản lý phù hợp với thực tiễn, thúc đẩy sự vận động theo ý chí của chủ thể quản lý và thúc đẩy phát triển đời sống kinh tế - xã hội. KẾT LUẬN Văn bản là một công cụ quan trọng không thể thiếu để đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục của mọi cơ quan, tổ chức nói chung và UBND phường Yên Phụ nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác ban hành văn bản, lãnh đạo UBND phường Yên Phụ đã quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để việc ban hành văn bản tuân theo quy trình khoa học đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của địa phương. Tuy nhiên bên cạnh đó, công tác văn bản của UBND phường Yên Phụ vẫn còn tồn tại một số bất cập cần khắc phục, nhất là việc sử dụng ngôn ngữ. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ ngày càng trở lên bức xúc trước yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước. Vì vậy, với những đề xuất, kiến nghị trong khoá luận này, tác giả hi vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào việc đảm bảo tính chuẩn mực ngôn ngữ nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng văn bản tại UBND phường Yên Phụ. Với thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng, bản thân lại chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nên kháo luận khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi rất mong được tập thể lãnh đạo UBND phường Yên Phụ, các thầy cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến để khoá luận tốt nghiệp có kết quả được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành VBQPPL ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành VBQPPL ngày 16/12/2002. Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND (2004) Luật Tổ chức HĐND và UBND (2003) Nghị định của Chính phủ số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND. Nghị định của Chính phủ số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành VBQPPL và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành VBQPPL. Học viện Hành chính Quốc gia, (2004), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. Thanh Lưu Kiếm Thanh, (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội. Thanh Lưu Kiếm Thanh, (1998), Kỹ thuật lập quy, Nxb Lao động, Hà Nội. Thâm Nguyễn Văn Thâm, (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 10. Quỳnh Nguyễn Hữu Quỳnh, (1996), Tiếng Việt hiện đại, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam, Hà Nội. 11. Việt Bùi Khắc Việt, (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 12. Ánh Tạ Hữu Ánh, (1999), Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản QLNN, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 13. DânNguyễn Đức Dân, (1995), Tiếng Việt(thực hành), Đại học Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh. 14. Thuyết Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên) - Nguyễn Văn Hiệp, Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. 15. Lịch sử Đảng bộ phường Yên Phụ. 16. Báo cáo số 54/BC- UBND ngày 26/03/2007 về công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Yên Phụ năm 2007. 17. Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 31/07/2006 của UBND phường Yên Phụ về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND phường Yên Phụ. 18. Lạc Đinh Trọng Lạc (chủ biên), (2001), Phong cách học tiếng Việt, XNB Giáo dục, Hà Nội. 19. Dung Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến, (1997), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, NXB Thống kê, Hà Nội. 20. Tân Văn Tân, (1997), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 21. Thanh Vương Thị Kim Thanh, (2006), Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản, Nxb Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh. 22. Ngữ pháp tiếng Việt, (1983), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 23. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ – Hồ Văn Năm – 2000 24. Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ). Luận văn Thạc sĩ – Nguyễn Văn Bình – 2002 25. Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 MỤC LỤC