Khóa luận Xây dựng hệ thống kế toán tại cơ sở Hưng Quang

ý khoản phải trả người bán. Bảng 4.3. Danh mục nhà cung cấp của Cơ sở Hưng Quang STT MSNCC Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại 1 331.01 DNTN Tám Đời 13/4B, Trần Hưng Đạo, Long Xuyên, An Giang 076.3834223 2 331.02 Cửa hàng Hai Long 15/2E, Trần Hưng Đạo, Long Xuyên, An Giang 076.3834367 3 331.03 Cơ sở Tấn Lợi Trần Hưng Đạo, Mỹ Thới, Long Xuyên, An Giang 076.3834715 4 331.04 Phước Tuyền Thành 13/4, Trần Hưng Đạo, Long Xuyên, An Giang 076.3835665 5 331.05 Cửa hàng Thạch Thụy 29 Lê Minh Ngươn, Long Xuyên, An Giang 076.3842386 6 331.06 Cửa hàng Lợi Lô 13, Chợ Mỹ Xuyên, Long Xuyên, An Giang 076.3842535 7 331.07 Cơ sở Thuận Phát 32, Phan Thành Long, Long Xuyên, An Giang 076.3843427 4.2.2.4 Danh mục công nhân viên Danh mục công nhân viên được lập để phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết từng công nhân viên trong Cơ sở Hưng Quang. Bảng 4.4. Danh mục công nhân viên của Cơ sở Hưng Quang STT MSCNV Họ và tên Điện thoại Chức vụ Mức lương/ngày 1 VP01 Dương Mỹ Vân 0947830505 Kế toán 70.000 2 TC01 Cao Thành Lợi 0916356405 Thợ chính 90.000 3 TC02 Võ Văn Mười 01699973889 Thợ chính 90.000 4 TC03 Lê Minh Sang 0907020129 Thợ chính 90.000 5 TP01 Nguyễn Tân Bình Thợ phụ 75.000 6 TP02 Trần Hoàng Linh Thợ Phụ 75.000 7 TP03 Võ Minh Tâm 0908661996 Thợ Phụ 75.000 8 TP04 Lê Văn Đảm Thợ Phụ 75.000 9 TP05 Lâm Tuấn Khanh 0933246855 Thợ Phụ 75.000 10 HV01 Võ Văn Phước 01225845554 Thợ học việc 50.000 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 36 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Mã số công nhân viên trong danh mục trên được đánh theo hệ thống mở và phân thành 4 loại: văn phòng (mã số VP), thợ chính (mã số TC), thợ phụ (mã số TP), thợ học việc (mã số HV). Hiện nay, Cơ sở Hưng Quang có 1 kế toán (thuộc nhóm văn phòng), 3 thợ chính, 5 thợ phụ và 1 công nhân học việc. Danh mục trên được lập cho thời điểm hiện tại, do vậy, nếu Hưng Quang có nhu cầu tuyển thêm nhân viên văn phòng (như thủ quỹ, thủ kho) hay thuê thêm công nhân thì cần bổ sung các thông tin của người mới vào danh mục công nhân viên. 4.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản được xem là phương pháp lưu trữ thông tin hiệu quả, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt, đồng thời cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo. Bảng hệ thống tài khoản sau đây được xây dựng dựa vào các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và các danh mục đối tượng kế toán, mẫu bảng lấy từ chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Bảng 4.5. Bảng hệ thống tài khoản kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Số hiệu TK S TT Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ 1 2 3 4 5 6 LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 2 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1121.1 Tiền gửi Vietcombank 1121.2 Tiền gửi Agribank Chi tiết theo từng ngân hàng 3 131 Phải thu của khách hàng 131.01 CTCP Thủy sản Sông Hậu 131.02 CTCP Thủy sản Kisimex 131.03 CTCP Thủy sản Gentraco 131.04 CTCP Phú Bình 131.05 CTCP Nuôi trồng thủy sản Hùng Vương - Miền Tây 131.06 CTCP Docimexco 131.07 HTX nông nghiệp Bình Thành 131.08 HTX nông nghiệp Thị trấn Lấp Vò Chi tiết theo từng khách hàng SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 37 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 131.09 Cty TNHH Xuất nhập khẩu Thủy sản Thiên Mã 131.10 Cty TNHH Nigico Aquaculture 131.11 Lê Khánh Hưng 4 138 Phải thu khác 5 141 Tạm ứng 6 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 7 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1522 Nguyên vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng Chi tiết theo yêu cầu quản lý 8 153 Công cụ, dụng cụ 9 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 10 155 Thành phẩm 155.01 Bơm trên 155.02 Bơm tu huýt 155.03 Bơm xáng thổi 155.04 Bơm giò gà 155.05 Bơm rút 155.06 Bơm đạp 155.07 Dàn sắt xi Chi tiết theo yêu cầu quản lý LOẠI TÀI KHOẢN 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 11 211 Tài sản cố định 2111 TSCĐ hữu hình 2113 TSCĐ vô hình 12 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ 13 311 Vay ngắn hạn 14 331 Phải trả cho người bán Chi tiết SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 38 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 331.01 DNTN Tám Đời 331.02 Cửa hàng Hai Long 331.03 Cơ sở Tấn Lợi 331.04 Phước Tuyền Thành 331.05 Cửa hàng Thạch Thụy 331.06 Cửa hàng Lợi 331.07 Cơ sở Thuận Phát theo đối tượng 15 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 16 334 Phải trả người lao động 17 335 Chi phí phải trả 18 338 Phải trả, phải nộp khác 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 19 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn LOẠI TÀI KHOẢN 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 20 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 21 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay LOẠI TÀI KHOẢN 5 DOANH THU 22 511 Doanh thu bán hàng SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 39 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5112.01 Doanh thu bán Bơm trên 5112.02 Doanh thu bán Bơm tu huýt 5112.03 Doanh thu bán Bơm xáng thổi 5112.04 Doanh thu bán Bơm giò gà 5112.05 Doanh thu bán Bơm rút 5112.06 Doanh thu bán Bơm đạp 5112.07 Doanh thu bán Dàn sắt xi Chi tiết theo yêu cầu quản lý 5118 Doanh thu khác 23 515 Doanh thu hoạt động tài chính 24 521 Các khoản giảm trừ doanh thu LOẠI TÀI KHOẢN 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 25 632 Giá vốn hàng bán 26 635 Chi phí tài chính 27 642 Chi phí quản lý kinh doanh LOẠI TÀI KHOẢN 7 THU NHẬP KHÁC 28 711 Thu nhập khác LOẠI TÀI KHOẢN 8 CHI PHÍ KHÁC 29 811 Chi phí khác 30 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 31 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TÀI KHOẢN 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 002 Vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công 002.1 Moteur 002.2 Máy nổ 002.3 Ống Chi tiết theo yêu cầu 2 004 Nợ khó đòi đã xử lý SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 40 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 4.2.4 Hệ thống chứng từ kế toán Đề tài xây dựng hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 4 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương - Chỉ tiêu hàng tồn kho - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Các chứng từ kế toán trong 4 chỉ tiêu này đã được thiết kế phù hợp với Cơ sở Hưng Quang dựa trên các mẫu chứng từ ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Riêng Phiếu thu và Phiếu chi là mẫu chứng từ kế toán bắt buộc nên vẫn được giữ nguyên mẫu của Bộ Tài chính, không bớt nội dung hoặc sửa đổi như các mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn. Mỗi chứng từ kế toán được lập minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng 03 năm 2009. 4.2.4.1 Chỉ tiêu lao động tiền lương Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương sau đây được lập nhằm theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động, các khoản phải thanh toán cho công nhân viên, các khoản phải trích nộp theo lương và một số nội dung khác liên quan đến lao động, tiền lương tại Cơ sở Hưng Quang.  Bảng chấm công Bảng chấm công được lập hàng tháng dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc của công nhân viên để có căn cứ tính trả lương cho từng người và quản lý lao động trong Cơ sở. BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Ngày trong tháng STT Họ và tên Chức vụ 1 2 ... 31 Số ngày công hưởng lương A B C 1 2 ... 31 32 1 Dương Mỹ Vân Kế toán 1 1 ... 0,5 30,5 2 Cao Thành Lợi Thợ chính 1 0 ... 1 30,0 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 277,5 Ký hiệu chấm công: Ngày hưởng lương 1 Nghỉ nửa ngày 0,5 Nghỉ không lương 0 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 41 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng chấm công - Cột A, B, C: ghi số thứ tự, họ tên và chức vụ của từng công nhân viên trong Cơ sở, nên ghi theo trình tự như danh mục công nhân viên để thuận tiện cho việc quản lý. - Cột 1 đến cột 31: phần “Ngày trong tháng” được chia làm 31 cột (tháng nào không đủ 31 ngày thì gạch chéo ô ngày không có). Hàng ngày, Chủ Cơ sở hoặc người quản lý (nếu thuê thêm người quản lý) theo dõi tình hình thực tế làm việc, nghỉ việc trong ngày của công nhân viên để chấm công cho từng người bằng cách ghi ký hiệu chấm công vào ô ngày tương ứng. - Cột 32: Cuối tháng, kế toán kiểm tra, quy ra tổng số ngày công hưởng lương để tính tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế khấu trừ lương cho từng công nhân viên trong bảng thanh toán tiền lương.  Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong Cơ sở, đồng thời để kiểm tra, thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng, cơ sở để lập là các chứng từ liên quan như Bảng chấm công. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 03 năm 2009. Đơn vị tính: ngàn đồng Được lĩnh S T T Họ và tên Mức lương/ ngày Số ngày công Số tiền lương Tạm ứng BHXH, BHYT khấu trừ lương Số tiền Ký nhận A B 1 2 3 4 5 6 C 1 Dương Mỹ Vân 70 30,5 2.135 0 128 2.007 2 Cao Thành Lợi 90 30,0 2.700 100 162 2.438 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 765 277,5 21.215 400 1.273 19.542 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn đồng. Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 42 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng thanh toán tiền lương - Cột A, cột B và cột 1: ghi số thứ tự, họ tên và mức lương/ngày của từng công nhân viên trong Cơ sở, nên ghi theo trình tự như danh mục công nhân viên để thuận tiện cho việc quản lý. - Cột 2: ghi số ngày công hưởng lương của từng người được tổng hợp từ Bảng chấm công. - Cột 3: tính số tiền lương của từng công nhân viên bằng công thức: Số tiền lương = Mức lương/ngày * Số ngày công - Cột 4: ghi số tiền tạm ứng của mỗi người để trừ vào lương. - Cột 5: tính tổng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế khấu trừ lương bằng 6% số tiền lương. - Cột 6: ghi số tiền được lĩnh của mỗi người bằng công thức: Số tiền được lĩnh = Số tiền lương – Tạm ứng – BHXH, BHYT khấu trừ lương - Cột C: công nhân viên ký nhận khi lĩnh lương. - Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): Cộng số tiền thanh toán ở cột 6 ghi tổng số tiền thanh toán bằng chữ.  Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng kê trích nộp các khoản theo lương được lập dùng để xác định bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà Cơ sở và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội. BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG Quý 01 Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Trong đó STT Số tháng trích BHXH, BHYT Tổng quỹ lương trích BHXH, BHYT Tổng số Trích vào chi phí Trừ vào lương A B 1 2 3 4 1 Tháng 1 19.775 4.549 3.362 1.187 2 Tháng 2 17.370 3.995 2.953 1.042 3 Tháng 3 21.215 4.880 3.607 1.273 Cộng 58.360 13.423 9.921 3.502 Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 43 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Cột A, cột B: Ghi số thứ tự và số tháng trích nộp các khoản theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Cột 1: Cột này ghi tổng quỹ lương (cộng số tiền lương của tất cả công nhân viên ở cột 3 của Bảng thanh toán tiền lương ở các tháng tương ứng) dùng làm cơ sở để trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Cột 2: Ghi tổng số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp, được tính bằng 23% tổng quỹ lương. - Cột 3: Ghi số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tính vào chi phí của Cơ sở, bằng 17% tổng quỹ lương. - Cột 4: Ghi số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tính trừ vào lương công nhân viên, bằng 6% tổng quỹ lương. 4.2.4.2 Chỉ tiêu hàng tồn kho Các chứng từ thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho được lập nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng và dự trữ hàng tồn kho, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho Hưng Quang trong việc quản lý hàng tồn kho.  Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập nhằm xác định số lượng, đơn giá và tổng giá trị vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ thanh toán tiền mua hàng và xác định trách nhiệm với những người có liên quan, đồng thời phiếu nhập kho cũng là chứng từ cần thiết để ghi sổ kế toán. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Nợ1521 Số: 01/PNK Có...331.01....... - Họ và tên người giao: Võ Văn Mười - Theo: Hóa đơn Số: 0217610 ngày 02 tháng 03 năm 2009 của DNTN Tám Đời. Số lượng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt tấm kg 90 90 15.000 1.350.000 2 Sắt thanh kg 50 50 12.000 600.000 Cộng X X X X X 1.950.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: .. Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Người giao (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 44 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu nhập kho - Khi lập Phiếu nhập kho cần ghi rõ các chỉ tiêu trên phiếu như: số phiếu, ngày tháng lập phiếu, họ tên người giao, số hóa đơn kèm theo (nếu có),... - Cột A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính của vật tư, dụng cụ hay sản phẩm, hàng hóa được nhập kho. - Cột 1: ghi số lượng nhập kho theo chứng từ (như hóa đơn). - Cột 2: ghi số lượng vật tư, sản phẩm...nhập kho thực tế. - Cột 3: kế toán ghi đơn giá của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Cột 4: kế toán tính ra số tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập thực tế bằng công thức: Thành tiền = Số lượng thực nhập * Đơn giá - Dòng “Cộng”: cộng ở cột thành tiền và ghi tổng số tiền của các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được nhập cùng 1 phiếu nhập kho. - Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi tổng số tiền được tính ở dòng “Cộng” viết bằng chữ.  Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi số lượng, đơn giá, tổng giá trị vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất kho, làm căn cứ hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm soát nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm để hạn chế thất thoát, lãng phí. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 03 năm 2009 Nợ154. Số: 01/PXK Có1521 - Họ và tên người nhận: Lê Minh Sang - Lý do xuất kho: sản xuất bơm trên - Xuất tại kho: ..................................................................................................................... Số lượng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt tấm kg 60 60 15.000 900.000 2 Sắt thanh kg 40 40 12.000 480.000 Cộng X X X X X 1.380.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: .. Ngày 03 tháng 03 năm 2009 Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 45 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 46 Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu xuất kho - Khi lập Phiếu xuất kho cần ghi rõ các chỉ tiêu trên phiếu như: số phiếu, ngày tháng lập phiếu, họ tên người nhận, lý do xuất kho,... - Cột A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính của vật tư, dụng cụ hay sản phẩm, hàng hóa được xuất kho. - Cột 1: ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu xuất kho của từng người. - Cột 2: ghi số lượng vật tư, sản phẩm...xuất kho thực tế (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng được yêu cầu). - Cột 3: kế toán ghi đơn giá của từng loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm xuất kho. Hưng Quang ghi đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Cột 4: kế toán tính ra số tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất thực tế bằng công thức: Thành tiền = Số lượng thực xuất * Đơn giá - Dòng “Cộng”: cộng ở cột thành tiền và ghi tổng số tiền của các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất cùng 1 phiếu xuất kho. - Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi tổng số tiền được tính ở dòng “Cộng” viết bằng chữ. 4.2.4.3 Chỉ tiêu tiền tệ Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tiền tệ được lập nhằm theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và những vấn đề liên quan đến các khoản tạm ứng. Hưng Quang không sử dụng ngoại tệ nên các chứng từ chỉ được lập cho Đồng Việt Nam.  Phiếu Thu Phiếu thu được lập nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. Cơ sở phải lập phiếu thu mọi khoản tiền nhập quỹ. PHIẾU THU Ngày 08 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người nộp tiền: Bùi Thanh Quang Địa chỉ: CTCP Thủy sản Sông Hậu Lý do nộp: Thanh toán nợ mua sản phẩm. Số tiền: 15.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn. ............................................................................................................................................. Kèm theo: ....02.................................. chứng từ gốc. Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Người nộp tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ....................................................................................... Quyển Số: 01 Số: 02/PT Nợ 1111 Có 131.01 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 47 Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu thu - Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển dùng trong năm và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu được đánh liên tục trong một kỳ kế toán năm. - Mỗi phiếu thu phải ghi rõ ngày lập phiếu, ngày thu tiền và ghi rõ họ tên người nộp tiền. - Dòng “Lý do nộp”: dòng này ghi rõ nội dung nộp tiền, như: thu tiền từ việc bán sản phẩm, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt... - Dòng “Số tiền”: ghi số tiền nộp vào quỹ bằng số và bằng chữ. - Dòng “Kèm theo”: ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu. - Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào dòng cuối của Phiếu thu, nếu Hưng Quang chưa có thủ quỹ thì kế toán sẽ kiêm nhiệm công việc này. - Phiếu thu được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên được giữ lại để ghi sổ quỹ tiền mặt và cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc sẽ làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.  Phiếu Chi Phiếu chi được lập nhằm xác định các khoản tiền mặt xuất quỹ, làm căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt và các sổ kế toán có liên quan. Cơ sở phải lập phiếu chi mọi khoản tiền xuất quỹ. PHIẾU CHI Ngày 10 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người nhận tiền: Võ Minh Tâm Địa chỉ:.................................................................................................................................... Lý do chi: Chi tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu Số tiền: 500.000 đồng (Viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đồng chẵn. ................................................................................................................................................. Kèm theo:....01................................... chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Người nhận tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ....................................................................................... Quyển Số: ......01...... Số: ...02/PC... Nợ 141 (TP03) Có 1111 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu chi - Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển dùng trong năm và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi được đánh liên tục trong một kỳ kế toán năm. - Mỗi phiếu chi phải ghi rõ ngày lập phiếu, ngày chi tiền và ghi rõ họ tên người nhận tiền. - Dòng “Lý do chi”: dòng này ghi rõ nội dung chi tiền, như: chi thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, chi tạm ứng... - Dòng “Số tiền”: ghi số tiền xuất quỹ bằng số và bằng chữ. - Dòng “Kèm theo”: ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi. - Sau khi đã nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận vào dòng cuối của Phiếu chi. - Phiếu chi được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho người nhận tiền, 1 liên được giữ lại để ghi sổ quỹ tiền mặt và cuối ngày, toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.  Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt tạm ứng và là thủ tục để lập phiếu chi, xuất quỹ cho tạm ứng. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 10 Tháng 03 Năm 2009 Số: .........01/GĐNTƯ......... Kính gửi: Chủ Cơ sở Hưng Quang Tên tôi là: Võ Minh Tâm Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 500.000 đồng Viết bằng chữ: Năm trăm nghìn đồng. Lý do tạm ứng: Tạm ứng mua nguyên vật liệu Thời hạn thanh toán: 11/03/2009 Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị tạm ứng do người tạm ứng viết và ghi rõ ở dòng “Kính gửi” là “Chủ Cơ sở Hưng Quang” (người xét duyệt tạm ứng). - Người đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên và số tiền đề nghị tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ). SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 48 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang - Dòng “Lý do tạm ứng”: dòng này ghi rõ mục đích sử dụng số tiền tạm ứng, như: Tạm ứng mua nguyên vật liệu, tạm ứng đi công tác... - Dòng “Thời hạn thanh toán”: ghi rõ ngày sẽ thanh toán tiền tạm ứng và hoàn ứng (nếu có). - Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển cho kế toán và Chủ Cơ sở xem xét duyệt chi. Sau khi Chủ Cơ sở đã duyệt tạm ứng, kế toán sẽ lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng để thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.  Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập nhằm liệt kê các khoản tiền tạm ứng đã nhận và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Số: 01/GTTTTƯ Nợ 1111 Có 141 (TP03) Ngày 11 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người thanh toán: Võ Minh Tâm Địa chỉ:.................................................................................................................................... Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau đây: DIỄN GIẢI SỐ TIỀN A 1 I. Số tiền tạm ứng 550.000 1. Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết 50.000 2. Số tạm ứng kỳ này: 500.000 - Phiếu chi số 02/PC ngày 10 tháng 03 năm 2009 500.000 - Phiếu chi số.....ngày.....tháng.....năm..... II. Số tiền đã chi 495.000 1. Chứng từ số 0123456 ngày 11 tháng 03 năm 2009 495.000 2. Chứng từ số.....ngày.....tháng.....năm..... III. Chênh lệch 55.000 1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 55.000 2. Chi quá số tạm ứng (II – I) Người thanh toán (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 49 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải ghi rõ ngày tháng, số giấy thanh toán tiền tạm ứng và họ tên, địa chỉ của người thanh toán tạm ứng. - Căn cứ vào các chỉ tiêu ở cột A, kế toán ghi số tiền và cột 1 như sau: + Mục I (Số tiền tạm ứng): ghi tổng số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết và số tạm ứng kỳ này. ο Mục 1 (Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết): ghi số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa được thanh toán hết căn cứ vào dòng Số dư tạm ứng (tính đến ngày lập phiếu thanh toán) trên sổ chi tiết tài khoản Tạm ứng của người thanh toán tạm ứng. ο Mục 2 (Số tạm ứng kỳ này): căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng kỳ này để ghi số tiền vào cột 1, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng. + Mục II (Số tiền đã chi): ghi số tiền đã chi ra căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người thanh toán tạm ứng, mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Chứng từ chi tiêu như: hóa đơn mua nguyên liệu... + Mục III (Chênh lệch): ghi số chênh lệch dương giữa mục I và mục II. Phần chênh lệch xảy ra 1 trong 2 trường hợp sau: ο Mục 1 (Số tạm ứng chi không hết): trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, ghi vào mục 1 số tiền chênh lệch (mục 2 để trống). ο Mục 2 (Chi quá số tạm ứng): trường hợp số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền đã chi thì ghi vào mục 2 số chênh lệch (mục 1 để trống). - Giấy thanh toán tiền tạm ứng sau khi lập xong sẽ được chuyển cho Chủ Cơ sở xem xét ký duyệt. Phần chênh lệch tiền tạm ứng trong trường hợp chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ (ghi phiếu thu) hoặc trừ vào tiền lương của người thanh toán tạm ứng. Phần chênh lệch trong trường hợp chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ (ghi phiếu chi) trả lại cho người tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc và phiếu thu (hoặc phiếu chi) có liên quan phải đính kèm với nhau. 4.2.4.4 Chỉ tiêu tài sản cố định  Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định Chứng từ này được lập nhằm phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích trong tháng và phân bổ số khấu hao ấy cho các đối tượng sử dụng tài sản cố định trong Cơ sở. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 50 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỐ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: triệu đồng Nơi sử dụngS T T Chi tiêu Thời gian sử dụng (năm) Nguyên giá TSCĐ Số Khấu hao TK 154 TK 642 A B 1 2 3 4 5 1 Số khấu hao trích tháng trước 10 2.000 16,67 12,50 4,17 2 Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng 10 60 0,50 0,50 0 3 Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng 10 30 0,25 0,25 0 4 Số khấu hao trích tháng này 10 2.030 16,92 12,75 4,17 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định - Cột 1: ghi thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định do Cơ sở xác định theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán. - Cột 2: ghi nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao. - Cột 3: tính số khấu hao theo phương pháp đường thẳng bằng công thức sau: Số khấu hao = Nguyên giá TSCĐ / (Thời gian sử dụng * 12) - Cột 4, 5: phân bổ số khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng: bộ phận sản xuất (TK 154), bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp (TK 642). - Dòng 1 “Số khấu hao trích tháng trước”: các chỉ tiêu ở dòng này được lấy từ bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định của tháng trước. - Dòng 2, 3: đối với các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm trong tháng, Cơ sở có thể phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ. - Dòng 4: số khấu hao trích tháng này được tính bằng công thức: Số khấu hao trích tháng này = Số khấu hao trích tháng trước + Số khấu hao tăng – Số khấu hao giảm 4.2.5 Hệ thống sổ kế toán Đề tài xây dựng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, dựa trên hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ đã được xây dựng. Các mẫu sổ kế toán được thiết kế sao cho phù hợp với Cơ sở Hưng Quang dựa theo các mẫu sổ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 51 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 4.2.5.1 Sổ nhật ký Sổ nhật ký gồm có 2 loại: sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp rất quan trọng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian. Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ nhật ký chung dưới dạng định khoản kế toán (phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản). Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, Cơ sở có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn. Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi sổ cũng tương tự như sổ Nhật ký chung. Nội dung ghi chép của các sổ Nhật ký đặc biệt như sau: - Sổ nhật ký thu tiền: dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền. - Sổ nhật ký chi tiền: dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền. - Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa...), chỉ ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau để hạn chế sự trùng lắp vì trường hợp nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay đã được ghi vào sổ nhật ký chi tiền. - Sổ nhật ký bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, chỉ ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau vì trường hợp nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay đã được ghi vào sổ nhật ký thu tiền. ™ Sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số phát sinh Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Đã ghi Sổ Cái Số hiệu TK đối ứng Nợ Có A B C D E F 1 2 Số trang trước chuyển sang 678.955 678.955 ... ... ... ... ... ... ... ... 03/03 01/PXK 03/03 Xuất kho nguyên vật liệu 154 1.380 03/03 01/PXK 03/03 Xuất kho nguyên vật liệu 1521 1.380 ... ... ... ... ... ... ... ... Số chuyển sang trang sau 976.895 976.895 - Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số: - Ngày mở sổ: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 52 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi sổ Nhật ký chung - Cột A, B, C: ghi ngày tháng ghi sổ nghiệp vụ phát sinh và số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột D: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Cột E: các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung khi đã được ghi vào Sổ cái thì đánh dấu ngay vào cột này tại ô tương ứng với nghiệp vụ đó. - Cột F: ghi số hiệu các tài khoản Nợ, tài khoản Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng, các tài khoản Nợ ghi trước, các tài khoản Có ghi sau. - Cột 1: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Nợ. - Cột 2: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Có. - Dòng đầu trang sổ nhật ký chung ghi số cộng trang trước chuyển sang. Dòng cuối trang sổ cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau (cộng cả dòng “số trang trước chuyển sang”). ™ Các sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký thu tiền SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Có các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Ghi Nợ tài khoản 1111 511 131 Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trước chuyển sang 203.450 120.000 75.000 8.450 x 01/03 01/PT 01/03 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 10.000 10.000 1121 08/03 02/PT 08/03 Thu nợ CTCP thủy sản Sông Hậu 15.000 15.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 309.210 175.000 110.000 24.210 x - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 53 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi sổ Nhật ký thu tiền - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1: ghi số tiền mặt thu được. - Cột 2, 3, 4: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Có (tài khoản nào không phát sinh thì để trống). - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản Có khác. Sổ Nhật ký chi tiền Phương pháp ghi sổ nhật ký chi tiền tương tự sổ nhật ký thu tiền. SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Nợ các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Ghi Có tài khoản 1111 152 331 Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trước chuyển sang 60.750 19.500 35.680 5.570 x 05/03 01/PC 05/03 Tạm ứng 600 600 141 10/03 02/PC 10/03 Tạm ứng 500 500 141 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 91.680 28.590 54.750 8.340 x - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 54 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Sổ Nhật ký mua hàng SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ghi Nợ các tài khoản Tài khoản khác Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải 152 153 Số tiền Số hiệu Phải trả người bán (ghi Có) A B C D 1 2 E 3 4 Số trang trước chuyển sang 23.760 6.750 5.050 x 35.560 02/03 01/PNK 02/03 Mua nguyên liệu 1.950 1.950 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 42.050 9.000 8.150 x 59.200 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi sổ Nhật ký mua hàng - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1, 2, 3: ghi số tiền phát sinh của các tài khoản Nợ (tài khoản nào không phát sinh thì để trống). - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản Nợ khác. - Cột 4: ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 55 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Sổ Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2009 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Ngày tháng ghi sổ Số Ngày tháng Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi Nợ) Ghi Có tài khoản doanh thu A B C D 1 2 Số trang trước chuyển sang 85.000 85.000 02/03 092101 02/03 Bán chịu bơm trên 20.000 20.000 ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 130.000 130.000 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi sổ Nhật ký bán hàng - Cột A, B, C, D: Cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột 1: Ghi số tiền phát sinh của tài khoản phải thu khách hàng. - Cột 2: Ghi số tiền phát sinh của tài khoản doanh thu. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 56 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang 4.2.5.2 Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, theo tài khoản kế toán quy định trong hệ thống tài khoản được xây dựng và áp dụng tại Cơ sở Hưng Quang. Căn cứ để ghi sổ cái là sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu: TK141 Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số tiền Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 550 05/03 01/PC 03/03 Tạm ứng cho Lê Minh Sang đi công tác 1111 600 10/03 02/PC 10/03 Tạm ứng cho Võ Minh Tâm mua nguyên vật liệu 1111 500 ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh cuối tháng x 1.900 2.000 Số dư cuối kỳ x 450 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi Sổ cái - Ghi rõ tên và số hiệu của tài khoản thuộc trang sổ cái này. - Cột A, B, C, D: cách ghi tương tự như sổ nhật ký chung. - Cột E: ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản thuộc sổ cái này. Tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. - Cột 1, 2: ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế. - Đầu tháng, kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng “Số dư đầu kỳ”, cột Nợ hoặc cột Có. Cuối kỳ, kế toán cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có để tính ra số dư cuối kỳ. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 57 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 58 4.2.5.3 Sổ kế toán chi tiết Các loại sổ kế toán chi tiết sau đây dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý của Cơ sở Hưng Quang. ™ Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Cơ sở. Căn cứ để ghi sổ này là các phiếu thu và phiếu chi đã được thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt. SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: Tiền Việt Nam Đơn vị tính: ngàn đồng Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày tháng chứng từ Thu Chi Diễn giải Thu Chi Tồn A B C D 1 2 3 Số dư đầu kỳ 30.000 01/03/2009 01/PT Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 10.000 40.000 05/03/2009 01/PC Tạm ứng cho Lê Minh Sang đi công tác 600 39.400 ... ... ... ... ... ... ... Số dư cuối kỳ x x 32.000 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 31 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp ghi Sổ quỹ tiền mặt - Cột A, B, C: ghi ngày tháng và số của phiếu thu hoặc phiếu chi, ghi theo thứ tự thời gian và thứ tự của số phiếu. - Cột D: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt. - Cột 1, 2: ghi số tiền nhập quỹ hoặc xuất quỹ (ô nào không có phát sinh thì để trống). - Cột 3: tính ra số tiền tồn quỹ sau mỗi nghiệp vụ phát sinh hoặc cuối mỗi ngày. - Kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản tiền mặt vào cột 3, dòng “Số dư đầu kỳ”. Cuối kỳ, kế toán tính ra số dư để ghi vào cột 3, dòng “số dư cuối kỳ”. Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang ™ Sổ chi tiết hàng tồn kho Sổ chi tiết hàng tồn kho được mở dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, bao gồm cả số lượng và giá trị hàng tồn kho. SỔ CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO Tháng 03 Năm 2009 Tài khoản: TK1521 Tên kho: .......... Tên, quy cách nhãn hiệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm: ...Sắt tấm... Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 90 1.260 01/PNK 02/03 Mua chịu nhập kho 331.01 15 90 1.350 180 2.610 01/PXK 03/03 Xuất sản xuất bơm trên 154 15 60 900 120 1.710 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng tháng x x 900 13.590 930 13.950 60 900 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 59 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho - Cột A, B: ghi ngày tháng và số của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, ghi theo thứ tự thời gian và thứ tự của số phiếu. - Cột C: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ dùng để ghi sổ chi tiết. - Cột D: ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. - Cột 1: ghi đơn giá của vật liệu, thành phẩm, hàng hóa nhập, xuất kho. Đơn giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Cột 2, 3: ghi số lượng hàng nhập kho và căn cứ vào phiếu nhập kho ghi giá trị hàng nhập kho, hay tính bằng công thức: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng - Cột 4, 5: ghi số lượng hàng xuất kho và tính giá trị hàng xuất ra bằng cách lấy cột 1 nhân với cột 4. - Cột 6, 7: tính số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ bằng công thức: Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Nhập kho - Xuất kho ™ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) Sổ này là loại sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi việc thanh toán với người mua (người bán) theo từng đối tượng và được mở cho từng tài khoản chi tiết. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) Tháng 03 năm 2009 Tài khoản: 131.01 Đối tượng: CTCP Thủy sản Sông Hậu Đơn vị tính: ngàn đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu (ngày) Nợ Có Nợ Có A B C D 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 10.000 0 092101 02/03 Bán chịu bơm trên 5112 30 20.000 0 30.000 0 02/PT 08/03 Thu tiền nợ 1111 0 15.000 15.000 0 Cộng số phát sinh x x 20.000 15.000 x x Số dư cuối kỳ x x x x 15.000 0 - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở số: Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 60 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Phương pháp ghi Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) - Ghi rõ tên hoặc số hiệu của tài khoản thuộc trang sổ này, đồng thời ghi tháng năm theo dõi và ghi sổ. - Cột A, B: ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi theo thứ tự của số phiếu. - Cột C: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột D: ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 1: ghi thời gian được hưởng chiết khấu thanh toán được ghi trên hóa đơn mua hàng (hoặc bán hàng) hoặc ghi trên các chứng từ liên quan đến việc mua (hoặc bán) hàng. - Cột 2, 3: ghi số phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản thuộc trang sổ chi tiết này. - Cột 4, 5: ghi số dư bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản sau từng nghiệp vụ thanh toán. - Kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu, cột 4 hoặc 5 (tùy vào tài khoản đó có số dư bên Nợ hay bên Có). Cuối kỳ, kế toán tính ra số dư để ghi vào cột 4 hoặc 5, dòng “số dư cuối kỳ”. 4.3 Giải pháp vận hành Hệ thống kế toán Hiện tại, Cơ sở Hưng Quang có thể áp dụng hệ thống kế toán được xây dựng từ để tài để phục vụ cho công tác kế toán. Tuy nhiên, để hệ thống kế toán vận hành hiệu quả hơn, đề tài đề xuất một số giải pháp sau đây: - Cơ sở cần xây nhà kho để chứa nguyên vật liệu và những sản phẩm đã sản xuất chưa đến ngày giao hàng, giúp kiểm soát quá trình nhập, xuất hàng tồn kho, hạn chế thất thoát do mất cắp hoặc sử dụng lãng phí. - Khi Hưng Quang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và chuyển thành doanh nghiệp tư nhân, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, để hệ thống kế toán vận hành tốt, Hưng Quang cần tuyển thêm thủ kho, thủ quỹ và người quản lý xưởng. - Thay vì vận hành hệ thống kế toán một cách thủ công, Cơ sở có thể thiết lập các thành phần của hệ thống kế toán trên máy vi tính bằng Excel và liên kết với nhau bởi các hàm Excel, giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn. Tóm tắt Đề tài đã thiết lập một hệ thống kế toán bao gồm 5 thành phần chính: hệ thống báo cáo kế toán, các danh mục đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Ngoài việc thiết kế các loại báo cáo tài chính, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết, đề tài nghiên cứu còn nêu lên các đặc điểm, nội dung, phương pháp lập và ví dụ minh họa cách ghi các chỉ tiêu trong những loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đó. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 61 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang Chương 5 KẾT LUẬN Cơ sở Hưng Quang là một hộ kinh doanh cá thể, công tác kế toán tại Cơ sở không được chú trọng như ở các công ty hay doanh nghiệp tư nhân. Cơ sở chưa có hệ thống kế toán nên đã bộc lộ nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc ghi chép và quản lý. Một hạn chế lớn trong công tác kế toán của Hưng Quang là Cơ sở không quản lý và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho nên dễ dẫn đến thất thoát, lãng phí. Mặt khác, kế toán chưa cung cấp những thông tin đa dạng, kịp thời về tình hình mua bán chịu và các thông tin cần thiết khác. Để khắc phục những hạn chế trên, đề tài đã thiết lập được một hệ thống kế toán tương đối phù hợp với Hưng Quang, bao gồm 5 thành phần chính: hệ thống báo cáo kế toán, các danh mục đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán. Đề tài không chỉ thiết kế các loại báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết mà còn nêu lên các đặc điểm, nội dung, phương pháp lập và ví dụ minh họa cách lập các chỉ tiêu trong các loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đó. Hiện tại, Hưng Quang vẫn là một hộ kinh doanh cá thể nên Cơ sở có thể áp dụng hệ thống kế toán này để quản lý doanh nghiệp, còn đối với những vấn đề liên quan đến cơ quan Nhà nước như việc kê khai nộp thuế thì Cơ sở vẫn thực hiện dựa theo chế độ kế toán hộ kinh doanh. Thời gian sắp tới, các hộ kinh doanh không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp nữa mà sẽ chuyển sang đóng thuế thu nhập cá nhân, Cơ sở cần tìm hiểu cách tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp để thích nghi với tình hình hiện tại. Khi Hưng Quang chuyển sang loại hình doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng hệ thống kế toán này, chỉ cần xây dựng thêm hệ thống báo cáo thuế và hoàn thiện hệ thống kế toán cho phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhìn chung, đề tài này đã đạt được tương đối đầy đủ những mục tiêu đề ra ban đầu, tôi hy vọng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho Cơ sở Hưng Quang trong việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở tốt hơn, nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Qua việc nghiên cứu đề tài này, tác giả đã học hỏi thêm rất nhiều kiến thức về lĩnh vực kế toán, kể cả lý thuyết và thực tiễn. Những kiến thức và kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp ích cho tác giả rất nhiều trong hiện tại và nhất là trong công việc sau này. SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 62 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang TÀI LIỆU THAM KHẢO ™ Sách tham khảo 1. Luật kế toán. 2008. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. 2. Khoa kinh tế - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh. 2006. Kế toán tài chính. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Thế Hưng. 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 4. Nguyễn Thị Thu – Vũ Hữu Đức. 2007. Kế toán – Ngôn ngữ kinh doanh. Nhà xuất bản Thống Kê 5. Phan Đức Dũng. 2006. Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. 6. Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy – Phan Đức Dũng. 2007. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê. ™ Trang web tham khảo 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa [trực tuyến]. Đọc từ: 2. Lợi ích của một Hệ thống kế toán vững mạnh! [trực tuyến]. Đọc từ: mnh.html 3. Luật kế toán [trực tuyến]. Đọc từ: kinh-doanh/139-luat-ke-toan-so-03-2003-qh11-ngay-17-06-2003.html 4. Tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam [trực tuyến]. Đọc từ: 5. Từng bước thiết kế hệ thống kế toán đơn giản bằng Excel [trực tuyến]. Đọc từ: ?cq=1&p=407 SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 63 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang PHỤ LỤC ™ Phụ lục 1 MẪU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG Cơ sở Hưng Quang sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường theo mẫu của Cơ quan thuế. Mẫu hóa đơn như hình dưới đây: SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 64 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang ™ Phụ lục 2 CÁC LOẠI SỔ HƯNG QUANG ĐANG SỬ DỤNG SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Chứng từ Hàng mua Số Ngày Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7=6x5 8 Cộng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Chứng từ Hàng bán Số Ngày Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7=6x5 8 Cộng BẢNG KÊ GIÁ TRỊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TỒN CUỐI THÁNG Tháng .... năm .... STT Tên, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng tồn thực tế Đơn giá (giá vốn) Thành tiền (trị giá vốn) Ghi chú A B C 1 2 3 4 Cộng tiền SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 65 Xây dựng Hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang SVTH: Nguyễn Ngọc Thúy Sơn Trang 66 ™ Phụ lục 3 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Bảng cân đối tài khoản là phụ biểu của Báo cáo tài chính gửi Cơ quan thuế, dùng để phản ánh tổng quát số hiện có đầu năm, số phát sinh trong năm và số hiện có cuối năm của từng tài khoản. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm .. Đơn vị tính: Triệu đồng Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng Lập, ngày ... tháng ... năm... Kế toán (Ký, họ tên) Chủ Cơ sở (Ký, họ tên, đóng dấu) Phương pháp lập Bảng cân đối tài khoản - Cột A: cột này ghi số hiệu tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo. - Cột B: ghi tên tài khoản theo thứ tự từng loại tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo. - Cột 1, 2: số liệu ghi vào cột “Số dư đầu năm” được căn cứ vào số liệu ghi ở cột 5, 6 “Số dư cuối năm” của Bảng cân đối tài khoản năm trước, hoặc căn cứ vào sổ nhật ký chung năm nay. - Cột 3, 4: số liệu ghi vào cột “Số phát sinh trong năm” được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên Sổ cái hoặc lập bảng bằng excel dựa vào Sổ nhật ký chung năm nay. - Cột 5, 6: số liệu ghi vào cột “Số dư cuối năm” được tính bằng công thức: Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm