Kỹ năng điều hành công sở hành chính nhà nước

Kỹ năng điều hành công sở hành chính nhà nước Người soạn: TS. Trần Thị Thanh Thủy Trong cuốn: Hỏi đáp về Quản lý hành chính nhà nước, TS. Nguyễn Hữu Khiển, TS. Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên), Nxb. Lý luận- Chính trị (2008) Câu 1: Khái niệm và đặc điểm công sở hành chính 1. Khái niệm công sở hành chính Công sở hành chính (từ đây viết gọn là công sở) là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do luật công quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, cộng đồng’. Cần lưu ý là thuật ngữ công sở có thể đựơc hiểu theo các nghĩa khác nhau trong những trường hợp khác nhau. Trong một số trường hợp, thuật ngữ này được sử dụng để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở, nơi công vụ được tiến hành hoặc dịch vụ công được cung cấp. Lấy ví dụ, trong Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 cuả Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý công sở của cơ quan hành chính nhà nước thì thuật ngữ công sở đựơc hiểu theo nghĩa này. Trong một số trường hợp khác, thuật ngữ công sở được sử dụng để thay thế cho một thuật ngữ khác quen dùng là ‘cơ quan hành chính nhà nước’. Lấy ví dụ, khi xác định nhiệm vụ của các công sở trong việc xây dựng ‘văn hóa công sở’ (tích cực)- một cách sử dụng quyền lực một cách đúng đắn và để phục vụ dân một cách tốt nhất thì thuật ngữ công sở được sử dụng theo nghĩa thứ hai này. Rõ ràng, theo phân tích trên thì kỹ năng điều hành công sở hành chính là hệ thống các kỹ năng nghiên cứu và ứng dụng trong điều hành các công sở với mục tiêu không chỉ đảm bảo cho công sở thực thiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn hướng tới tạo ra cơ sở cho công sở phát triển hơn nữa và phát triển bền vững. 2. Đặc điểm của công sở Các công sở thuộc các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau có những đặc điểm đặc thù riêng. Tuy nhiên, các công sở có một số đặc điểm chung, giúp phân biệt chúng với các loại tổ chức khác trong xã hội, như sau: - Một là, công sở là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục. Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định - Hai là, công sở hoạt động để thực thi quyền lực nhà nước. Các công sở quản lý hành chính nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá trình thực thi các chính sách công trong khi các công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm về việc cung cấp các dịch vụ công như giáo dục, y tế, v.v. - Ba là, công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về thực thi công vụ (các chính sách và các dịch vụ công) và cơ cấu tổ chức được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật và được hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành. - Bốn là, công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm ‘cấp’ trong cơ cấu thứ bậc) để đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ trong điều hành và có mối quan hệ mang tính phối hợp (khái niệm ‘hệ’) để đảm bảo nguyên tắc phối hơp (đồng bộ) trong hành động với các công sở khác trong hệ thống . - Năm là, công vụ được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ công chức. - Sáu là, công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động và các công sản khác để thực thi công vụ. - Bảy là, công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dân. Trong các đặc điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm và thứ bảy là đặc điểm nổi bật nhất, giúp dễ dàng nhận dạng và phân biệt công sở với các loại tổ chức khác trong xã hội. Câu 2: Nhiệm vụ của công sở hành chính nhà nước Để thực hiện tốt chức năng được phân định, công sở cần cụ thể hóa và thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể. Nhiệm vụ chung đối với mọi công sở là quản lý (trong nội bộ công sở) và thực thi công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công. Nhiệm vụ chung này có thể được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể cơ bản sau đây: 1- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động. 2- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý. 3- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế hoạt động 4- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên. 5- Giám sát và kiểm tra hoạt động của đơn vị và cá nhân; 6- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; 7- Tổ chức hoạt động giao tiếp (trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân). 8- Quản lý việc chi tiêu ngân sách; 9- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi. 10- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở; 11- Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập. 12- Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động. Câu 3: Việc thành lập và giải thể các công sở hành chính nhà nước cần tuân thủ các nguyên tắc chung nào? Việc thành lập và giải thể các công sở hành chính nhà nước cần tuân thủ các nguyên tắc chung về tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước, bao gồm: - Tổ chức bộ máy phải phù hợp với những yêu cầu của chức năng quyền hành pháp mà Chính phủ là chiết chế đứng đầu. - Hoàn chỉnh, thống nhất. - Phân định rõ ràng thẩm quyền quản lý hợp lý cho các cấp, các bộ phận. - Sự phân định rõ ràng phạm vi quản lý. - Sự thống nhất giữa chức năng, nhiệm vụ với quyền hạn và thẩm quyền. - Tiết kiệm và hiệu quả. - Sự tham gia của công dân vào quản lý . - Phát huy tối đa tính tích cực của con người trong tổ chức. Câu 4: Các yếu tố tác động đến hiệu quả điều hành công sở Mỗi công sở đều hoạt động theo những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên việc đạt được các mục tiêu đó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố ảnh hưởng, cả ở mức độ trực tiếp lẫn gián tiếp, cả yếu tố bên trong tổ chức lẫn các yếu tố bên ngoài. Cũng tương tự, hiệu quả đièu hành công sở cũng bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố. Có thể tập hợp các yếu tố này thành các nhóm khác nhau, sử dụng các tiêu chí khác nhau. Lấy ví dụ, có thể có nhóm các yếu tố khách quan và chủ quan. Về cơ bản, các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở: Các yếu tố bên trong công sở: - Năng lực và uy tín của nhân viên và các nhà quản lý. - Thực tế quan hệ nhân sự; Kiểu giao tiếp và hiệu quả giao tiếp. - Hệ thống các quy định về quy trình, thủ tục làm việc, về chính sách nhân sự. - Cơ cấu tổ chức. - Điều kiện tài chính và vật chất của công sở. - Lịch sử tổ chức, các truyền thống của nó. - Văn hóa tổ chức. - Sự sẵn có và tính hiệu quả trong việc xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin. - Hình ảnh và uy tín của công sở trong mắt các thành viên của công sở, các đối tác và công dân. Các yếu tố bên ngoài công sở: Xu thế vận động, phát triển của thế giới: thế giới trở nên ‘phẳng’: bình đẳng hơn: cơ hội cho mọi (nhiều) người (đây là yếu tố về phạm vi và ranh giới), với tốc độ giao tiếp tăng vượt bậc và cách thức giao tiếp trở nên phong phú hơn rất nhiều ví dụ như giao dịch diện tử được tăng cường (yếu tố khoa học công nghệ),,... - Hệ thống chính sách hay còn gọi là khuôn khổ pháp lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của công sở. Lấy ví dụ, hiệu quả điều hành chính phủ sẽ bị ảnh hưởng bởi tính đầy đủ, hợp pháp và hợp lý của các quy định pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chính phủ, ví dụ như Quy chế hoạt động của Chính phủ. - Công dân với các yếu tố liên quan như dân trí và dân ý. - Môi trường tự nhiên: như địa lý, khí hậu. - Văn hóa dân tộc, văn hóa khu vực và văn hóa của địa phương nơi công sở đóng. - Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ. - Đặc điểm môi trường chính trị của quốc gia. - Đặc điểm môi trường; - Tình hình phát triển kinh tế của đất nước, khu vực và địa phương. - Phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và giao tiếp (ICT – Information and Communication Technology) - Xu hướng điều hành của các công sở khác cùng địa phương, ở các địa phương khác, kể cả kinh nghiệm điều hành của các công sở của các quốc gia khác. - Năng lực và thái độ của khu vực tư. Có hai điểm cần lưu ý là: Một là, có thể nói yếu tố con người (bao gồm cả các cán bộ công chức, các nhà quản lý, công dân, nhân viên của các tổ chức đối tác của công sở) là yếu tố mang tính quyết định. Nó quyết định việc: các thời cơ được kịp thời nắm bắt, các nguy cơ và các vấn đề được kịp thời phát hiện; các chiến lược và bước đi cụ thể để tận dụng thời cơ, hạn chế nguy cơ, phòng ngừa rủi ro cũng như sai lầm. Nói cách khác, nó quyết định các truyền thống của quá khứ được tiếp nối, các sai lầm của quá khứ tránh bị lặp lại và các cơ hội của tương lại được nghênh đón và tận dụng tốt nhất vì sự phát triển của mỗi thành viên trong công sở, sự phát triển của công sở và lợi ích của công dân. Hai là, trong khi có thể nhìn nhận các yếu tố trên với tư cách là các yếu tố tác động, thậm chí quyết định hiệu quả quá trình điều hành công sở, ta không thể bỏ qua một thực tế là chúng cúng đồng thời là sản phẩm, là kết quả của hiệu quả điều hành công sở. Nói cách khác, ở đây luôn có mối quan hệ hai chiều giữa hai yếu tố này. Câu 5 : Văn hóa công sở là gì ? Các biểu hiện của văn hóa công sở? Khái niệm văn hóa công sở Nghiên cứu văn hóa là một cách thức quan trọng để hiểu về con người. Nghiên cứu văn hóa của một tổ chức là một điều kiên quan trọng để hiểu về các yếu tố tách động đến tư duy, quan điểm và hành vi của các thành viên trong tổ chức đó. Văn hóa liên quan đến niềm tin và cách hành động trong nội bộ tổ chức; và liên quan đến hình ảnh, diện mao, uy tín và ảnh huởng của tổ chức đổi với bên ngoài. Văn hóa công sở là một sự pha trộn riêng biệt của các giá trị, niềm tin, trông đợi và chuẩn mực được phát triển và duy trì trong công sở, tạo nên một dấu ấn riêng biệt, giúp phân biệt công sở này với công sở khác. Từ khái niệm trên có thể suy ra là văn hóa công vụ là sự kết hợp đặc thù của các kiểu văn hóa tồn tại trong các công sở, tạo thành một kiểu tiếp cận riêng đối với các vấn đề quyền lực, đối với đối tượng phục vụ của hệ thống công vụ và các thành phần, đối tác khác (thị trường, khu vực tư nhân, NGOs, ..) trong cung cấp dịch vụ công và điều hành xã hội. Văn hóa công sở ảnh hưởng đến các thành viên trong công sở một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Thông qua các quy định chính thức như Quy chế làm việc, văn hóa là công cụ để các nhà quản lý hướng cách thức hành vi của đội ngũ theo những kiểu nhất định. Đồng thời, văn hóa còn hiện diện và ảnh hưởng đến nếp nghĩ, nếp làm việc của cán bộ, công chức thông qua hệ thống các quy tắc xử sự mang tính thông lệ, không chính thức, không thành văn, nhưng đôi khi có tính lâu bền và sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn bất cứ công cụ chính thức nào. Lấy ví dụ, trong trường hợp lãnh đạo phản đối một cách quyết liệt và vô lý một sáng kiến thực thi nào đó hoặc đối xử không công bằng đối với một nhân viên nào đó, trong mỗi đơn vị, hoặc cả công sở có thể tồn tại một kiểu ứng xử riêng, bất thành văn nhưng đựơc chấp nhận một cách gần như ‘đương nhiên’ hay thế thì phải thế’. Cần phân biệt giữa hiện tượng và văn hóa. Hiện tượng có thể xảy ra một hoặc vài lần trong khi văn hóa là các hiện tượng xảy ra (hoặc được thử nghiệm), được cân nhắc, sàng lọc, được chấp nhận và đựơc duy trì. Các quy tắc sử xự, khi đựơc chấp nhận thì được thế hệ nọ truyền cho thế hệ kia, nhóm nọ truyền cho nhóm kia, người nọ truyền cho người kia và người ta cứ thế mà làm. Các biểu hiện của văn hóa công sở Biểu tượng: Biểu tượng là một công cụ thể hiện về ý chí, về lịch sử,... và cũng là một cách thức để khuếch trương hình ảnh của mỗi tổ chức. Biểu tượng của công sở có thể bao gồm lá cờ tổ quốc đựơc treo theo quy định hiện hành về lễ tân nhà nước và logo . Triết lý, phương châm hành động Chiến lược chương trình hành động Quy trình thủ tục: Các quy định cụ thể về cách thức thực thi và cách thức đánh giá kết quả thực thi Các nghi lễ: Như nghi lễ đón nhận một thành viên mới vào tổ chức hoặc việc chia tay một thành viên chuyển sang đơn vị khác, công sở khác hoặc về hưu. Trang phục Mức độ gắn kết trong nội bộ: Quá trình điều hành cần xây dựng tập thể thành một khối gắn kết chặt ché, trong đó các cá nhân kết hợp trong hành động, mọi thành viên ủng hộ các cấp quản lý và đặc biệt là nhà quản lý cấp cao nhất; có sự gắn két giữa các nhóm chính thức và các nhóm không chính thức xoay quanh việc thựuc hiện tốt nhiệm vụ. Các chuẩn mực xử sự: + Quan hệ nhân sự (nhân viên với nhân viên, nhân viên với các nhà quản lý và CBCC với dân) tích cực (nhân ái, hỗ trợ,...); có quy định cụ thể về cách thức giao tiếp, sử xự với công dân; tinh thần trách nhiệm; ... + Các mối quan hệ chính thức đựơc đánh giá như thế nào? + Dư luận tập thể + Cách thức xử lý các vấn đề về giới + Phong cách lãnh đạo + Tinh thần học hỏi Câu 6: Nêu một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở. Xác định và thống nhất quan điểm về biểu hiện của VHCS Có tuyên bố chính thức về triết lý của tổ chức Hiểu biết các yếu tố ảnh hưởng đến VHCS Rà soát, điều chỉnh kịp thời các quy trình, thủ tục làm việc Rà soát và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, đơn vị. Phát triển và duy trì hệ thống quy tắc sử xự Cung cấp đủ điều kiện vật chất cho thực thi Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý. Phát huy các kỹ thuật kèm cặp, đào tạo, bồi dưỡng Quản lý thực thi hiệu quả: giao nhiệm vụ, đôn đốc, khen thởng Xây dựng môi trờng cho thay đổi Xây dựng hình mẫu tổ chức có ‘bầu không khí’ làm việc tích cực Vai trò làm gương của các nhà lãnh đạo, quản lý Tăng cường giao lưu, học hỏi kinh nghiệm điều hành của các công sở khác, các nền công vụ khác… Tăng cơ hội tham gia của nhân viên. Thảo luận rộng rãi về mong muốn của nhân viên về hình ảnh của công sở. Câu 7: Thiết kế công việc là gì? Vai trò của thiết kế công việc đối với điều hành? 1/ Khái niệm thiết kế công việc Thiết kế công việc là việc phân chia các nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, cụ thể hơn và có thể thực hiện được bởi các cá nhân hoặc đơn vị. Thiết kế công việc là một quá trình bao gồm các nội dung sau: - Xác định mục tiêu của công việc (xác định sự đóng góp của vị trí công việc này với các công việc khác và tổng thể các chức năng, nhiệm vụ của công sở). - Xác định những việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu công việc (bao gồm toàn bộ các nhiệm vụ cụ thể). - Xác định các nguồn lực cần huy động để thực thi công việc. - Xác định hệ thống các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành từng nhiệm vụ và tổng thể công việc. 2/ Vai trò của thiết kế công việc trong điều hành công sở + Giúp cho việc đạt được mục tiêu hoạt động trở nên cụ thể, khả thi hơn. + Cung cấp cơ sở cho việc phân công và thực thi. + cung cấp cơ sở cho việc tận dụng tối đa mọi nguồn lực trong tổ chức. + Cung cấp cơ sở cho việc đánh giá nhân viên. Câu 8: Công việc được thiết kế phải đảm bảo những yêu cầu nào? Mối quan hệ giữa thiết kế và phân tích công việc 1/ Công việc được thiết kế phải đảm bảo một số yêu cầu nhất định phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và toàn công sở. có tính hệ thống (trong bản thân caaus trúc công việc và với các công việc khác trong hệ thống các công việc) có nội dung cụ thể, rõ ràng. có tính khả thi. tạo cơ sở cho tăng cường phối hợp. có cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá. 2/ Mối quan hệ giữa thiết kế công việc và phân tích công việc + Thiết kế công việc là điều kiện đầu vào cho việc phân tích công việc. + Công việc được thiết kế phải được phân tích để đánh giá mức độ hợp lý, cần thiết của nó. Phân tích công việc hiệu quả sẽ cung cấp dữ kiện cho việc thiết kế: có cần loại công việc như thê không? Nội dung công việc có quá đồ sộ hay quá sơ sài không? Điều kiện để thực hiện công việc có giúp tận dụng tối đa các nguồn lực của tổ chức không? .. - Tóm lại, hai hoạt động này gắn bó với nhau, tạo cơ sở cho nhau và cùng cung cấp cơ sở cho mọt loạt hoạt động liên quan như phân công công việcc, phát triển nhân sự, đánh giá nhân viên,... Câu 9: Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong điều hành công sở? Hệ thống thông tin quản lý vừa là một công cụ không thể thiếu đựơc để điều hành công sở hiệu quả; lại vừa là một sản phẩm của điều hành, trên cơ sở đó, người ta có thể đánh giá được năng lực điều hành của đội ngũ quản lý. - Khái niệm ‘thông tin’: Một trong những cách quan niệm về thông tin là: ‘Thông tin là những gì có thể giúp cho con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm’. Thông tin được thể hiện qua nhiều dạng khác nhau, bao gồm: văn bản, âm thanh, hình ảnh động. Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức. Nó đồng thời cũng là công cụ không thể thiếu được của điều hành. Tuy nhiên, thông tin chỉ thực hiện tốt được vai trò của mình đối với quản lý khi chúng được tổ chức một cách có hệ thống, phù hợp với nhu cầu của các nhiệm vụ quản lý cụ thể. - Khái niệm ‘hệ thống thông tin quản lý’: Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin được hình thành, truyền đạt, lưu trữ, và sử dụng nhằm cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho quá trình ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. - Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong điều hành công sở: + Cung cấp cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất, chính xác, đáng tin cậy cho việc ban hành các quyết định hành chính. + Cung cấp cơ sở cho việc tổ chức thực hiện các quyết định hành chính. + Là công cụ để xây dựng, duy trì và phát triển quá trình giao tiếp trong công sở được liên tục và hợp lý. + Giúp các nhà quản lý, lãnh đạo thích ứng được với những thay đổi của quá trình xử lý thông tin. + Đảm bảo an toàn, toàn vẹn dữ liệu. Câu 10: Phân tích công việc là gì? Quy trình phân tích công việc gồm những bước nào?. 1/ Khái niệm phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống nội dung của một công việc nhất định để làm căn cứ cho các công việc tiếp theo như tuyển dụng, phân công, đánh giá và thực thi. 2/ Quy trình phân tích công việc Bước 1: Đánh giá mục tiêu công việc: Phân tích mối quan hệ giữa mục tiêu của công việc này với tổng thể chức năng, nhiệm vụ của công sở và đánh giá xem việc thực hiện công việc này có tham gia vào, hay tham gia ở mức độ nào, vào việc thực hiện nhiệm vụ chung của nhóm hay của công sở. Có thể xem xét mục tiêu của công việc từ nhièu góc độ khác nhau như để phát triển kỹ năng cho nhân viên, để tăng cường tính gắn kết trong nhóm, để cụ thể hóa một chính sách nào đó, hoặc để khẳng định tính hợp lý của cơ cấu tổ chức,... Bước 2: Đánh giá tính hợp lý của hệ thống các việc cần làm: Việc nào đó hoặc các việc cụ thể nào đó có cần thiết không? Trình tự thực hiện các việc có hợp lý không? Bước 3: Đánh giá mức độ khả thi của việc cung cấp các nguồn lực, của công việc. Cần xem xét đầy đủ các nguồn lực có liên quan, ví dụ bao gồm: nhân lực (số lượng, kỹ năng, nhận thức, thái độ, sự ủng hộ) vật lực, thời gian, thời điểm, tài chính,.. để đảm bảo ‘thiên thời, địa lợi, nhân hòa’. Bước 4: Đánh giá mức độ hợp lý của hệ thống các tiêu chí đánh giá. Hệ thống các tiêu chí này có giúp phản ánh được mục tiêu của công việc không? Có làm cơ sở cho việc đôn đốc và kiểm tra chất lượng công việc không? Có giúp đánh giá việc thực hiện công việc một cách khoa học không? Các tiêu chí này có cụ thể (định tính hay định lượng), toàn diện (xem xét mọi khía cạnh như con người, vật chất, kinh phí...) và khả thi (có thể dụng để đo lường trên thực tế) không? Câu 11: Các nguyên tắc cần áp dụng trong phân công công việc? Các nguyên tắc cần đảm bảo trong phân công công việc: kết hợp các nguyên tắc theo quy định của Đảng, Nhà nước, trên cơ sở khoa học quản lý: + Phân công trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. + Phân công hướng tới chuyên môn hóa. + Phân công trên cơ sở có tiêu chuẩn và định mức cụ thể. + Đảm bảo tính thích ứng giữa trách nhiệm và thẩm quyền. + Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao. + Tạo cơ sở cho học hỏi và thay thế + Phân công hướng tới tăng cường vai trò của nhóm trong tổ chức (tăng cường liên kết, phối hợp). Câu 12: Năng lực công tác là gì? Các yếu tố cấu thành? Tạo sao phải chú trọng ăng lựuc công tác khi phân công công việc? 1. Khái niệm năng lực công tác Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong phân công công việc trong công sở là đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao. Năng lực công tác là tổng hợp quan điểm, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết cho một loại chức trách nhất định, trong một hoàn cảch nhất định để tạo ra chất lượng làm việc như mong muốn. 2/ Các yếu tố cấu thành năng lực công tác + Nhận thức, quan điểm + Kỹ năng + Thái độ Tuy nhiên, như khái niệm trên cho thấy, năng lực công tác không đơn giản là sự sở hữu (có) cá phẩm chất trên. Năng lực công tác đòi hỏi cao hơn thế. Nó bao gồm: + Khả năng biết hành động: Điều này liên quan đến sự sở hữu những nhận thức, quan điểm, kỹ năng và thái độ hành vi cần thiết cho nhiệm vụ. ậ mức độ này, người ta còn có thể gọi là có trình độ chuyên môn; + Khả năng hành động cụ thể để thực hiện nhiệm vụ: Nói cách khác là áp dụng cái biết vào các hoạt động cụ thể, thực tế; và + Khả năng tạo ra kết quả như mong muốn (hoặc yêu cầu). Điều này phản ánh các đặc điểm quan trọng của năng lực công tác là: + mang tính cá nhân: do cá nhân chiếm lĩnh, sở hữu và duy trì. + gắn với bối cảnh: các nhiệm vụ khác nhau đòi hỏi những năng lực khác nhau. + có tính năng động: phẩm chất ‘có năng lực’ được khẳng định khác, hoặc rất khác, nhau giữa cá nhân này với cá nhân khác, giữa các thời điểm khác nhau trên cơ sở các khung chung về năng lực. 3/ Cần chú trọng năng lực công tác khi phân công công việc cũng như khi tuyển dụng nói chung vì: + Nhận thức sai lệch sẽ dẫn đến hành vi sai trái + Kỹ năng yếu kém là nguyên nhân của việc ‘lực bất tòng tâm’, hoặc ‘nhiệt tình nhưng ngu dốt’ hay thậm chí ‘chỉ biết nói mà không biết làm’ + Thái độ sai lệch dẫn đến hiểu lầm. + Thiếu mong muốn hành động là lý do của bệnh ‘lý thuyết suông’ từ phía nhân viên và là sự phản ánh của sự thiếu khả năng động viên khuyến khích từ phía các nhà quản lý. + Thiếu khả năng tạo ra kết quả như mong muốn có thể có nguyên nhân của sự thiếu khả năng vận dụng những kiến thức, kỹ năng mình có; cũng có thể phản ánh sự thiếu năng lực của các nhà quản lý trong việc tạo ra, hay cung cấp bối cảnh và điều kiện thuận lợi cho thực thi. Nói tóm lại, đánh giá năng lực công tác là cơ sở cho các chiến lược, kế hoạch để nâng cao năng lực của cá nhân nhân viên, của các nhà quản lý, thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, và thậm chí cả điều chỉnh chức năng nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị. Câu 13: Vai trò của kế hoạch trong điều hành công sở? Nhận diện và phân tích những khó khăn phổ biến trong lập kế hoạch hiện nay. 1/ Vai trò của kế hoạch trong điều hành công sở - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác là một lọai văn bản quản lý xác định mục tiêu cần đạt đến trong một thời điểm nhất định trong tương lai và cách thức đạt được mục tiêu đó. - Trong điều hành công sở, kế hoạch đóng một vai trò quan trọng, nó: + Là cơ sở để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra được thiết kế tập trung xoay quanh việc thực hiện mục tiêu hoạt động đã đặt ra; do đó, tránh được tình trạng bỏ sót, chồng chéo, lãng phí,.. + Giúp tổ chức chủ động hơn trong ứng phó với những thay đổi của môi trường. + Là công cụ cho việc phân công, phối hợp, đánh giá và kiểm tra. + Là cơ sở để chống các thái độ tùy tiện, sai trái và lãng phí trong điều hành 2/ Nhận diện và phân tích những khó khăn trong LKH hiện nay + Về chính sách + Về năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác hoạch định: Tầm nhìn, Kỹ năng: soạn thảo văn bản, thu thập và xử lý thông tin, thu hút sự tham gia trong quá trình lập kế hoạch. Sự tâm huyết với nghề nghiệp, Thái độ phục vụ dân. .. + Về cơ sở vật chất + Về kinh phí: Ví dụ kinh phí cho việc khảo sát, thu thập thông tin. Câu 14: Hãy phân tích yêu cầu và quy trình chung của lập kế hoạch hoạt động của công sở hành chính nhà nước. 1/ Yêu cầu đối với quá trình lập kế hoạch Không cần phải tranh cãi thêm về vai trò của kế hoạch hoạt động trong điều hành công sửo. Tuy nhiên, không phải bản kế hoạch nào hay hoạt động lập kế hoạch nào cũng có giá trị đối với quá trình điều hành và đối với từng nhân viên trong công sở. Chỉ khi quá trình lập kế hoạch đảm bảo những yêu cầu nhất định thì sản phẩm của nó mới là các bản kế hoạch có chất lượng và thực hiện đựơc các vai trò của nó đối với quá trình điều hành. Do vậy, quá trình lập kế hoạch cần: + Tăng cường được sự tham gia của các đối tượng có liên quan (có thể bao gồm nhóm lập kế hoạch, nhóm thực thi và nhóm bị ảnh hưởng bởi kế hoạch) để phát huy trí tuệ của mọi thành viên, tăng cường cam kết thực thi và đảm bảo tính khả thi. + Tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình LKH (để đảm bảo tính hơpự pháp, hợp lý và hệ thống) + Dựa trên cơ sở các thông tin khách quan, đầy đủ, và đáng tin cậy (để đảm bảo tính khả thi). + Có thử nghiệm và rút kinh nghiệm. + Có tiêu chí đánh giá đối với các mục tiêu đã đặt ra để đảm bảo tính hướng đích. 2/ Quy trình chung lập kế hoạch bao gồm các bước sau: - Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin: + Phân tích thực trạng. + Xác định mục tiêu lập kế hoạch. + Xác định phạm vi ảnh hưởng, đối tượng tác động. - Bước 2: Soạn thảo: + Yêu cầu đảm bảo đúng thể thức + về nội dung: Nêu cụ thể các công việc cần thực hiện; các yêu cầu cần đạt được, trách nhiệm cá nhân, đơn vị, cách thức, biện pháp thực hiện. - Bước 3: Lấy ý kiến tham gia -Bước 4: Thông qua hoặc xin ý kiến thông qua. - Bước 5: Thực hiệncác thủ tục công bố và ban hành. Câu 14: Các nguyên tắc điều hành công sở và ý nghĩa của việc vận dụng các nguyên tắc đó trong thực tế. 1/ Các nguyên tắc điều hành Một điều hết sức rõ ràng là phàm đã có tổ chức là có nhu cầu điều hành. Điều đó có nghĩa là điều hành quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Tuy nhiên, điều hành chỉ có thể thực hiện được vai trò vừa là điều kiện, vừa là động lực phát triển của tổ chức khi nó diễn ra đúng hướng, theo những cách nhất định- nói cách khác- theo những nguyên tắc nhất định. - Các nguyên tắc cần đảm bảo: - Nhóm nguyên tắc chung, bao trùm: Bao gồm hai nguyên tắc: + Tuân thủ pháp luật: Có thể nói, tất cả các nguyên tắc được đề cập sau đây đều phản ánh nguyên tắc này. + Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ. - Nhóm nguyên tắc cụ thể: (xem trong hộp dưới đây). 2/ Vai trò của việc thực hiện các nguyên tắc trên Nói chung, việc vận dụng các nguyên tắc đối với (i) tạo nên nề nếp và văn hóa trong công sở; (ii) tăng cường sự tham gia và phát huy trí tuệ của mọi thành viên trong tổ chức; (iii) đạt đựơc và nâng cao uy tín của nhà quản lý; và nhờ đó (iv) đạt được mục tiêu hoạt động của công sở. Một cách cụ thể hơn, việc vận dụng phù hợp các nguyên tắc trên có thể đem lại nhiều lợi ích, bao gồm: Nguyên tắc ý nghĩa Phù hợp thực tiễn - Khả thi - Gây ấn tượng về tính sát thực tiễn của các nhà quản lý. Tăng cường dân chủ - Phát huy trí tuệ nhân viên và các đối tượng có liên quan - Thu thập được nhiều thông tin hơn. - tăng cường sự ủng hộ và cam kết thực hiện Công khai - để nhân viên biết, tham gia và thực hiện nhiệm vụ và giám sát; nhờ đó, tạo áp lực thay đổi. - Giúp nhân viên biết rõ và thống nhất hơn về tình trạng hiện thời của tổ chức. - Tăng uy tín cho các nhà quản lý về sự nghiêm minh và công bằng trong đối xử. - để tăng sự hài lòng trong đối tượng phục vụ: Công dân và tổ chức có thể giám sát và yêu cầu chất lượng như quy định Liên tục - đảm bảo đáp ứng kịp thời một cách tốt nhất nhu cầu của công dân và tổ chức - Đòi hỏi nhà quản lý phải biết phân công công việc hợp lý, trong đó có tính đến các nguyên tắc quan trọng như tăng cường liên kết, học hỏi, và khả năng thay thế của nhân viên. Mệnh lệnh điều hành phù hợp - nhân viên có căn cứ tốt để thực thi hiệu quả - thể hiện năng lực giao tiếp, thuyết phục, động viên của nhà quản lý - Là căn cứ cho kiểm tra. Khuyến khích có hiệu quả - là cơ sở để tăng trách nhiệm trong thực thi, tăng sự gắn kết với tổ chức - Là cơ sở để thu hút nhân tài về cho tổ chức. Cân bằng Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền - Cơ sở để phối hợp tốt - Căn cứ để kiểm tra, đánh giá. Tăng cường kiểm tra, đánh giá - Là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch, - Là cơ sở để đánh giá nhân viên, - Là cơ sở để thay đổi quy trình thủ tục - Là cơ sở để điều chỉnh phương pháp, phong cách quản lý Không ngừng đổi mới - thích ứng với nhịp độ thay đổi của con người trong công sở - Thích ứng với thay đổi của môi trường bên ngoài công sở. - Không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ Câu 15: Nhận diện và phân tích nguyên nhân của một số hạn chế thường gặp trong điều hành công sở hiện nay. Có thể đề cập các hạn chế sau đây: - Từ góc độ các quy định: Không tuân thủ các quy định về điều hành (ví dụ trong việc thực hiện các nguyên tắc điều hành như tăng cường dân chủ,..) dẫn tới các tình trạng như : Trên bảo dưới không nghe. Nguyên nhân là do các quy định không rõ ràng, hoặc được giải thích tùy tiện. - Từ góc độ người điều hành: Tùy tiện, ngẫu hứng trong ban hành các mệnh lệnh, mệnh lệnh không có giá trị trên thực tiễn, ,..... Nguyên nhân là các nhà quản lý thiếu các kỹ năng điều hành; tư tưởng thiên lệch; không có tầm nhìn manh mún; thái độ không phù hợp: ích kỷ, vụ lợi cá nhân, bè phái, trù dập, gian trá, thói đề cao thái quá chủ nghĩa kinh nghiệm và thói tự mãn. - Từ góc độ người bị điều hành: không cộng tác, vô kỷ luật, thiếu trách nhiệm, suy nghĩ và hành động nửa vời, Nguyên nhân là bản thân người điều hành nêu gương xấu, văn hóa tổ chức tiêu cực, cá nhân nhân viên không chịu học hỏi và thay đổi. - Từ góc độ cơ sở vật chất, kinh phí: dẫn đến thực tế các giải pháp điều hành manh mún, chắp vá, không dài hơi. Nguyên nhân là sự thiếu hoặc chậm các nguồn lực vật chất cần thiết. - Từ các nguyên nhân khách quan: Tốc độ thay đổi của các yếu tố môi trường quá nhanh, quy mô thay đổi quá lớn; sự bất ổn về môi truờng Câu 16: Khái niệm quy chế hoạt động? Vai trò của quy chế trong điều hành công sở? 1/ Khái niệm Quy chế hoạt động Quy chế làm việc của công sở là một loại văn bản nội bộ quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở, cách thức phối hợp và một số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm việc khoa học. 2/ Vai trò của Quy chế hoạt động + Tạo sự thống nhất trong thực thi + Tạo sự thống nhất trong điều hành. + Là công cụ tạo nên nề nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp. + Giúp giảm các tiêu cực trong điều hành và thực thi. + Là công cụ để phối hợp. + Cung cấp cơ sở để kiểm tra, đánh giá nhân viên và đơn vị. + Là công cụ đảm bảo được quyền lợi của cá nhân đơn vị. Câu 17: Vai trò của kiểm tra trong điều hành? Các nguyên tắc kiểm tra? 1/ Vai trò của kiểm tra Cung cấp cơ sở cho việc làm rõ hơn mục tiêu và kết quả hoạt động trong bối cảnh thay đổi... Kịp thời phát hiện sai lệch để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa Là căn cứ cho việc đánh giá thực thi và phát triển nhân viên Phòng ngừa: Xác định và dự đoán đợc các xu thế và những thay đổi cần thiết Cung cấp thông tin để điều chỉnh quy trình, thủ tục làm việc. 2/ Các nguyên tắc kiểm tra + Toàn diện + Kịp thời + Khách quan, công minh + Cụ thể + Phù hợp thực tế + Thường xuyên Câu 18: Vai trò của hội họp trong điều hành công sở?. - Thống nhất nhận thức - Tăng cường dân chủ trong điều hành: Phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên. - Cung cấp cơ hội để đánh giá nhân viên. - Tăng cường hiểu biết lẫn nhau. - Tạo áp lực hành động. - Một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý. Câu 19: Đặc điểm của quá trình giao tiếp trong công sở hành chính nhà nước. - Liên tục - Đa dạng - Có mục đích - Phức tạp - Mang thông điệp về quyền lực. - Để thực hiện quyền lực nhà nước. - Văn bản viết là công cụ chính thức, quan trọng nhất. - Được sử dụng chính thức và rộng rãi các phương tiện truyền thông đại chúng. Câu 20: Nêu một số biện pháp tăng cường động lực làm việc của nhân viên? Các yêu cầu đối với động viên, khuyến khích? 1/ Một số biện pháp tăng cường động lực làm việc Có thể đề cập các giải pháp sau: - Các biện pháp động viên về vật chất: Lương, thưởng định kỳ, thưởng đột xuất, thưởng lễ tết, cung cấp đày đủ thiết bị làm việc. - Các biện pháp động viên về tinh thần: liên quan chủ yếu đến việc tin, dùng và ghi nhận đóng góp của các cá nhân. Điều này có thể đạt được thông qua : + Phân công công việc đúng chuyên môn, sở truờng. + Phân công công việc có tính thách thức. + Ghi nhận công trạng trước tập thể. + Quan tâm đến đời sống cá nhân + làm cho công việc trở nên lý thú hơn. + Xây dựng bầu không khí đoàn kết, tương trợ. 2/ Yêu cầu đối với động viên, khuyến khích - Hiểu biết rõ nhu cầu của nhân viên là cơ sở quan trọng nhất để động viên. - Khuyến khích trong khuôn khổ hợp pháp. - Khuyến khích hợp lý. - Khuyến khích, động viên kết hợp với tăng cường kỷ luật lao động và tăng tính khoa học của quy trình, thủ tục làm việc. - Khuyến khích đúng lúc. - Đánh giá thực thi khách quan, chính xác. - Người QL, LĐ phải có uy tín. - Có nguồn tài chính cần thiết cho khuyến khích. - Có thời gian. - Có thử nghiệm và rút kinh nghiệm. Câu 21: Yêu cầu đối với mệnh lệnh điều hành? Các phẩm chất cần thiết tương ứng ở người quản lý? 1/ Yêu cầu đối với mệnh lênh điều hành - Thống nhất - Chính xác - Phù hợp với thực tế - Truyền đạt kịp thời - Cụ thể 2/ Các phẩm chất, kỹ năng tương ứng - Người QL, LĐ cần có các phẩm chất như : Lòng trung thành, có uy tín, chân thành, có mong muốn học hỏi, dám thay đổi, có bản lĩnh, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của mình,... - Người QL, LĐ cần có các kỹ năng như: có khả năng động viên, khuyến khích, biết cách lắng nghe; kỹ năng ban hành quyết định (lựa chọn giải pháp, kiểm tra thông tin, lấy ý kiến..), thuyết trình, lắng nghe, sử dụng các phương tiện kỹ thuật, công nghệ hiện đại. Câu 22: Đặc điểm của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay? Nêu một số biện pháp đổi mới điều hành công sở. 1/ Đặc điểm của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay - Đang thay đổi. - Có mục tiêu là phục vụ tốt hơn. - Tăng cường áp dụng kỹ thuật, phương pháp hiện đại - Kế thừa. - Tăng cường học hỏi: giữa các công sở, học từ kinh nghiệm của các tổ chức khác trong xã hội, của khu vực khác và của nước ngoài. 2/ Một số biện pháp đổi mới điều hành - Xây dựng các mô hình mẫu, quy trình chuẩn - Tăng cường các thiết bị hiện đại - Tiêu chuẩn hóa các hoạt động thực thi - Cải tiến các hình thức kiểm tra, giám sát. - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, đặc biệt là các nhà quản lý. - Xây dựng văn hóa học tập trong tổ chức. - Luân chuyển cán bộ. - Thu hút nhân tài quản lý từ khu vực tư. - Có kế hoạch chuẩn bị nguồn quản lý hợp lý và thiết thực.