Luận văn Công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam

ng hóa cũng như trách nhiệm thanh toán nhanh đầy đủ đúng giá trị lô hàng. b) Phương thức tín dụng chứng từ ( Documentary Credits ) Là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở L/C) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho ngân hàng hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những qui định đề ra trong thư tín dụng. Ngoài ra trong thanh toán quốc tế còn sử dụng các phương tiện thanh toán như: Thư chuyển tiền M/T (Mail - Transfer), điện chuyển tiền T/T (Telegraphic Transfer), séc (Checque), hối phiếu (Bill of Exchange)... * Tiền tệ sử dụng trong xuất khẩu: Khác với thanh toán trong nội địa, đồng tiền sử dụng trong thanh toán quốc tế chủ yếu là ngoại tệ mạnh như USD, GBP, DM...vì chúng đảm bảo được một số yêu cầu về tính ổn định, tính chuyển đổi (ít có khả năng mất giá và dễ quy đổi ra đồng tiền khác). Việc thanh toán bằng ngoại tệ có liên quan đến tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của đơn vị. Vì vậy các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu cần có các chính sách tỷ giá hối đoái linh họat để hạn chế bớt rủi ro khi có sự biến động giá cả các đồng ngoại tệ. Mặt khác khi thanh toán thì sử dụng ngoại tệ nhưng về nguyên tắc khi ghi chép trong sổ kế toán và khi phản ánh các chỉ tiêu tài chính trên hệ thống báo cáo kế toán chính thức của đơn vị lại dùng "đồng" Ngân hàng Việt Nam. Do đó mọi nghịêp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỉ giá quy định có thể là tỉ giá thực tế, tỉ giá hạch toán, tỉ giá bình quân do đơn vị tự tính toán. * Thời hạn trả tiền: Thông thường trong giao dịch quốc tế các bên có thể trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau hoặc kết hợp cả ba hình thức trên. 4. Điều khoản về giá của hợp đồng xuất khẩu Trong hoạt động xuất khẩu vấn đề giá cả hàng hóa cần được chú ý vì việc mua bán diễn ra trong một thời gian dài giữa các khu vực khác nhau về địa lý, hàng hóa được vận chuyển qua nhiều quốc gia. Tuỳ theo sự thoả thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa có thể bao gồm các yếu tố giá trị hàng hóa đơn thuần, bao bì, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và chi phí khác. Trong việc xác định giá cả, người ta luôn định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá đó. Sở dĩ như vậy vì điều kiện cơ sở giao hàng đã bao hàm trách nhiệm mà người bán hoặc người mua phải chịu như chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí mua bảo hiểm, chi phí lưu kho bãi, chi phí làm thủ tục hải quan. Hiện nay các loại giá giao hàng được sử dụng rất phong phú theo qui định của Incoterms 2000 và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường hay sử dụng các loại giá FOB. CIF, C&F. + Giá FOB (Free On Board): Là giá giao hàng tính đến khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển tại cảng, ga biên giới nước người xuất khẩu. Như vậy giá FOB bao gồm giá thực tế của hàng hóa cộng với khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa lên tàu. Quyền sở hữu cũng như mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển hàng hóa thuộc về người mua kể từ khi hàng hoá được chất lên phương tiện vận chuyển. Trong kinh doanh xuất khẩu các doanh nghiệp Việt Nam thường sủ dụng những loại giá sau: + Giá CIF (Cost Insurance and Freight): Giá CIF bao gồm giá FOB cộng với phí bảo hiểm và cước vận tải.Theo giá CIF thì người bán sẽ giao hàng tại cảng của người mua. + Giá CFR ( Cost and Freight ): Là giá xuất khẩu bao gồm giá FOB cộng với chi phí vận chuyển cho đến đích. Ngoài ra còn các loại giá khác theo quy định của Incoterms 2000 như : EXW, FAS, FCA, CPT, CIP, DAF, DES, DEQ, DDU, DDP trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của hai bên trong hợp đồng ngoại thương. Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu dựa vào các điều khoản về cách thức quy định giá, doanh nghiệp có thể áp dụng loại giá phù hợp và có lợi nhất. II. tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp kINH DOANH xuất khẩu 1. Đặc điểm của công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cho đến khi thu được tiền (ngoại tệ) Kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng phải tính toán đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bao gồm giá mua hàng xuất khẩu, các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình xuất khẩu, thuế xuất khẩu,... để bảo toàn vốn kinh doanh cho đơn vị mình. Khác với việc bán hàng trong nước, các đơn vị kinh doanh xuất khẩu khi thu mua (gom) hàng trong nước thường sử dụng đồng Việt Nam để thanh toán nhưng khi bán hàng lại thu ngoại tệ vì vậy kế toán cần theo dõi giá vốn hàn bán và doanh thu bán hàng theo cả đồng Việt Nam và đồng ngoại tệ, theo dõi sát tình hình biến động của tỷ giá nhằm đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với mọi hàng hoá xuất khẩu mức thuế suất thuế GTGT được áp dụng là 0% với điều kiện có đử hồ sơ, giấy tờ chứng minh là hàng thực tế đã xuất khẩu. Nhưng khi thu mua hàng để xuất khẩu doanh nghiệp phải trả cả thuế GTGT trong giá mua, do đó sau khi xuất khẩu hàng hoá số thuế GTGT đã nộp sẽ được hoàn lại. 2. Nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu hàng hóa - Phản ánh, giám đốc, kiểm tra tình hình ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất khẩu. - Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá, nghiệp vụ thanh toán hợp đồng ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp; trên cơ sở đó tính toán choính xác, trung thực các khoản chi phí và thu nhập trong kinh doanh. - Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành kinh doanh xuất khẩu, kiểm tra và phân tích họat động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch kỳ sau. 3. Yêu cầu về tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp xuất khẩu Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau: - Phù hợp với hệ thống kế toán hiện hành. - Phân biệt rõ và kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất khẩu và trình độ chuyên môn, trình độ quản lý của doanh nghiệp . - Tiết kiệm và nâng hiệu quả, chất lượng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý. 4. Các hình thức sổ kế toán Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nước ta thường sử dụng các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức sổ kế toán có ưu, nhược điểm riêng phù hợp với từng doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, khả năng tự động hoá công tác kế toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp. III - kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa 1.Chứng từ sử dụng trong kế toán xuất khẩu hàng hóa Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán kiểm tra được tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán và thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách nguyên tắc tài chính và là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất. Để xuất khẩu được một lô hàng thì việc hoàn thành các thủ tục cảng, ga, biên giới nước xuất khẩu là không thể thiếu nên kế toán phải sử dụng bộ chứng từ phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Và một số chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hạch toán gồm: - Vận đơn đường biển (Bill of lading), vận đơn đường không (Air way bill)... : là giấy chứng nhận của đơn vị vận tải về loại hàng, số lượng, nơi đi, nơi đến... - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản hợp đồng. - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa thực giao. - Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ xác nhận một lô hàng nào đã được bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm. - Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (Container). - Giấy chứng nhận kiểm dịch - Tờ khai hải quan. Ngoài bộ chứng từ trên thì kế toán nghiệp vụ xuất khẩu còn phải sử dụng những chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ về vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa khác, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi... 2. Tài khoản sử dụng trong kế toán nghiệp vụ xuất khẩu Số lượng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin mà doanh nghiệp muốn có từ các sổ sách kế toán. Ngoài các TK chủ yếu được sử dụng cho quá trình bán hàng trong nước như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 157, TK 511, TK 632 …. Kế toán còn phải sử dụng: TK 413: chênh lệch tỷ giá. Và cần chú ý: TK 511: phản ánh doanh thu đã quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xác định hàng xuất khẩu. TK 131: trường hợp xuất khẩu hàng hóa mà chưa thu được tiền thì công nợ thu bằng ngoại tệ phải được quy đổi theo tỷ giá ngân hàng, cuối kỳ nếu có số dư bằng ngoại tệ thì phải quy đổi theo tỷ giá thực tế cuối kỳ. TK 413: TK này được sử dụng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp hoặc thu chi hoạt động tài chính tuỳ theo quy định của cấp có thẩm quyền. Nhưng về nguyên tắc được dùng để bổ sung khoản thiếu hụt về chênh lệch tỷ giá của các kỳ sau. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì đồng thời với việc quy đổi ra tiền Việt Nam để phản ánh vào các sổ, kế toán còn phải theo dõi chi tiết từng nguyên tệ (Thông tư 44/TC/TCDN 8/7/97/ - BTC). Khi qui đổi từ ngoại tệ ra tiền Việt Nam thì trên các TK phản ánh doanh thu, chi phí, TSCĐ đều phải quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm đó còn trên các TK phản ánh tài sản bằng tiền, công nợ thì có thể quy đổi theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán. 3. Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu Sơ đồ 1 : Quá trình mua hàng để xuất khẩu TK111, 112,331,141 TK156 TK 111,112,331 Xuất hàng hoá trả Giá lại cho người bán thanh Giá mua toán khi chưa có mua TK 151 thuế hàng TK 133 (1331) Các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng Thuế GTGT TK 154 Chi phí vận chuyển hàng về Xuất hàng để gia công, nhập kho chế biến Chi phí thu mua khác TK 111,112,331 TK 154 Nhập lại kho hàng hoá Chi phí chế biến đã chế biến TK 133 (1331) TK 157 Thuế GTGT Nhập lại kho hàng hoá đã chế biến Quá trình xuất khẩu hàng hoá Sơ đồ 2: hạch toán xuất khẩu trực tiếp. TK331 TK 632 TK333 (3333) TK511 TK 131 Giá vốn hàng xuất Thuế xuất khẩu Giá bán không qua kho phải nộp TK156 TK 413 Giá vốn hàng Xuất khẩu Chênh lệch tỷ giá TK 157 Xuất Giá vốn gửi bán Sơ đồ 3: Hạch toán xuất khẩu uỷ thác. TK 111, 112 TK 338 TK 111,112 Nộp thuế và trả các chi phí Nhận tiền của đơn vị uỷ thác xuất để nộp thuế và trả các chi phí Chuyển trả tiền hàng cho đơn vị uỷ thác xuất TK 511 Phí uỷ thác được hưởng TK 333 (3331) Thuế GTGT phải nộp TK 413 Chênh lệch TK 003 tỷ giá Nhận hàng Chuyển tiền của đơn vị trả đơn vị uỷ thác xuất uỷ thác xuất Sơ đồ 4: Hạch toán ở đơn vị uỷ thác xuất khẩu. TK156 TK 157 TK 632 Giao hàng uỷ Giá vốn hàng bán thác xuất khẩu TK 111,112 TK 138 TK 333 (3333) TK 511 TK 111,112 Chuyển tiền Nhận các cho bên xuất chứng từ về Thuế XK TK 131 uỷ thác để nộp thuế và phải nộp Giá bán Nhận tiền nộp thuế và trả các chi hàng trả các chi phí phí khác do bên xuất TK 413 TK 641 uỷ thác Chênh lệch Phí uỷ thác chuyển tỷ giá giao + Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì sử dụng TK 611- Mua hàng thay cho TK 156. TK 611 có 2 TK cấp 2 là TK 6111 - Giá mua hàng hoá và TK 6112 - Chi phí mua hàng. Cuối tháng kiểm kê kho hàng kế toán mới phản ánh giá vốn của số lượng hàng xuất kho còn doanh thu thì kế toán phản ánh ngay khi hàng được coi là đã xuất khẩu. Tuy vậy các doanh nghiệp xuất khẩu thường không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. + Hàng xuất khẩu được hưởng mức thuế suất thuế GTGT 0 % do đó thuế GTGT đầu vào được hoàn lại. Khi được hoàn lại thuế GTGT đầu vào của số hàng hóa, dịch vụ mua trong nước để xuất khẩu kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 133: số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại + Khi nhận được tiền hoặc giấy báo có ngân hàng kế toán bình công nợ với khách hàng và ghi đơn theo nguyên tệ Ghi đơn: Nợ TK 007 theo nguyên tệ Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu + Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh khi đơn vị chấp nhận giảm giá cho khách hàng hoặc hàng sai quy cách phẩm chất bị khách hàng trả lại. Sơ đồ 5: hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu TK 131 TK531 TK 511 Số hàng bị trả lại Kết chuyển doanh thu TK 413 hàng bị trả lại Chênh lệch tỷ giá TK 532 Kết chuyển số tiền Số tiền giảm giá hàng bán giảm giá + Khi hàng bán bị trả lại thì thuế xuất khẩu đối với số hàng đó cũng được hoàn lại, kế toán ghi giảm chi phí bán hàng Nợ TK 111, 112 Có TK 641 Sơ đồ 6: Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN TK 111, 112, 331, 152 ... TK 641 TK 111, 112, ... Chi phí bán hàng Giảm chi phí BH phát sinh TK 642 Chi phí QLDN Giảm chi phí QLDN phát sinh Sơ đồ 7: Xác định kết quả hoạt động xuất khẩu TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu thuần TK 641, 642 Kết chuyển chi phí BH, QLDN TK 421 Lỗ Lãi Chương II công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu ở Tổng công ty chè việt nam I- Đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của tct chè việt nam 1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Chè Việt Nam Năm 1974, Liên hiệp các xí nghiệp Chè Việt Nam được thành lập trên cơ sở hợp nhất các nhà máy chè xuất khẩu của trung ương và một số Xí nghiệp chè hương ở miền Bắc. Nhiệm vụ của Liên hiệp chè là chế biến chè xuất khẩu theo kế hoạch do Nhà nước giao. Năm 1979, Chính phủ ra quyết định 75/TTg và 224/TTg về thống nhất tổ chức ngành chè, hợp nhất 2 khâu trồng trọt và chế biến giao cho các Nông trường chè ở địa phương trên cơ sở trung ương quản lý thống nhất. Tháng 3 năm 1987 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm ra quyết định số 283 /NN-TCCB/QĐ thành lập công ty xuất nhập khẩu chè thuộc Liên hiệp các xí nghiệp nông công nghiệp Chè Việt Nam. Căn cứ văn bản số 5826/ĐMDN ngày 13/10/1995 của Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ NN&CNTP (nay là Bộ NN&PTNT ) và uỷ quyền ký quyết định thành lập các Tổng công ty theo quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 29/12/1995 Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ra quyết định số 394/NN-TCCB/QĐ thành lập Tổng công ty chè Việt Nam trên cơ sở sắp xếp lại các doanh nghiệp thuộc Liên hiệp các xí nghiệp nông công nghiệp Chè Việt Nam . Tổng công ty Chè Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Tea Corporation (Vinatea Corp ) trụ sở chính đặt tại 46 Tăng Bạt Hổ-HBT-HN. Tổng công ty Chè Việt Nam chính thức đi vào hoạt động vào tháng 6/1996 với quy mô ban đầu với 28 đơn vị thành viên tổng số lao động là 22 500 CBCNV. Biểu số 1: Quy mô ban đầu của Tổng công ty Chè Việt Nam Đơn vị : Trđ Vốn pháp định 101.867,5 Nguồn vốn kinh doanh Trong đó : + Vốn cố định + Vốn lưu động 95.419,8 68.163,6 27.256,2 Nguồn vốn XDCB 5.601,0 Quỹ phát triển sản xuất 846,7 Từ khi thực hiện chính sách đổi mới, sắp xếp lại DNNN của Chính phủ, một số đơn vị thành viên đã được cổ phần hoá, Tổng công ty còn lại 12 công ty thành viên và 2 đơn vị sự nghiệp hạch toán độc lập, 4 đơn vị hạch toán phụ thuộc (xem phụ lục 1 ). 2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty Chè Việt Nam Tổng công ty Chè Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước bao gồm các đơn vị thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ sản xuất và chế biến, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu khoa học, thông tin, đào tạo, tiếp thị, dịch vụ, xuất nhập khẩu hoạt động trong ngành chè.Tổng công ty Chè Việt Nam có các chức năng, nhiệm vụ : 1- Kinh doanh chè: Xây dựng và thực hiện chiến lược, quy hoạch, đầu tư, tạo nguồn vốn đầu tư, nghiên cứu cải tạo giống chè, trồng trọt, chế biến và tiêu thụ, xuất nhập khẩu sản phẩm chè và vật tư, thiết bị ngành chè. 2- Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. 3- Cùng với các địa phương chăm lo phát triển kinh tế - xã hội ở các vùng trồng chè, đặc biệt là các vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng kinh tế mới, vùng sâu vùng xa có nhiều khó khăn. 4- Xây dựng mối quan hệ kinh tế và hợp tác đầu tư, khuyến nông, khuyến lâm với các thành phần kinh tế để phát triển trồng chè, góp phần thực hiện xoá đói giảm nghèo, phủ xanh đất trống đồi trọc và cải tạo môi sinh. 3. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty Chè Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo Luật công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Bộ NN & PTNT. - Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của tổng công ty theo nhiệm vụ nhà nước giao. - Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn bổ nhiệm , miễn nhiệm , khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước Bộ trưởng bộ NN & PTNT và trước pháp luật về điều hành hoạt động của tổng công ty. - Phó tổng giám đốc là người giúp Tổng giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty. - Kế toán trưởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo , tổ chức, thực hiện công tác kế toán, thống kê của Tổng công ty. - Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành luật pháp, điều lệ của Tổng công ty, quyết định của Hội đồng quản trị. - Văn phòng và các phòng ban hoặc ban chuyên môn, nghiệp vụ của Tổng công ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc. - Nhiệm vụ kinh doanh của Tổng công ty được giao cho các phòng kinh donh thực hiên, chủ yếu là mua hàng trong nước và tiến hành xuất khẩu. Hoạt động kinh doanh của các phòng kinh doanh được hạch toán riêng. - Các công ty thành viên, đơn vị sự nghiệp và các chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và sự chỉ đạo chung của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước cơ quan quản lý Nhà nước về các hoạt động của mình. Sơ đồ 8: Mô hình tổ chức quản lý của Tổng công ty Chè Việt Nam H Đ Q T Ban Kiểm soát TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Viện nghiên cứu chè P. KHĐT&HTQT Văn phòng TCT P. Kỹ thuật NN T.tâm KCS Viện điều dưỡng Đồ sơn P. Thị trường P. Kỹ thuật CN Các công ty trực thuộc (12 Cty) P.Tổ chức LĐ-T.tra P. Kinh doanh 1 ` P. TC-Kế toán P. Kinh doanh 2 Các công ty cổ phần (6 Cty) Trạm VT Cổ loa P. Kinh doanh 3 Các Cty Liên doanh (2 Cty) Chi nhánh TCT tại Hải Phòng P. Kinh doanh 4 Chi nhánh TCT tại TP. HCM P. Kinh doanh 5 Các liên kết hợp tác sx (2 Cty) : Trực tiếp quản lý : Kiểm tra, kiểm soát 4. Tình hình kinh doanh xuất khẩu chè của Tổng công ty Tổng công ty tiến hành ký hợp đồng thu mua sản phẩm của các đơn vị thành viên, các công ty chè khác và của tư nhân đồng thời tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm, chủ yếu là xuất khẩu ra nước ngoài. Nhiệm vụ này giao cho các phòng kinh doanh thực hiện. Chè của Việt Nam đã được xuất khẩu sang khoảng 40 nước trên thế giới. Biểu số 2: Các thị trường chính của chè Việt Nam: Đơn vị: tấn Thứ tự Tên nước Tổng lượng chè các loại ( tấn ) Chè đen ( tấn ) Các loại chè khác ( tấn ) 1 Irắc 16.412 16.412 2 Đài loan 9.071 4.260 4.811 3 Pakistan 2.091 1.019 1.072 4 Singapore 1.671 1.030 641 5 Nhật bản 998 118 880 6 Anh 889 889 7 Hồng kông 888 888 8 Hà lan 818 818 9 Đức 755 755 10 Nga 706 706 11 Balan 676 676 12 Canada 585 585 13 Mỹ 576 506 70 Nguồn: Báo cáo tình hình xuất khẩu chè của Tổng công ty Chè Việt Nam năm 1999 Iraq là khách hàng lớn nhất, chỉ riêng thị trường Iraq chiếm hơn 40% tổng lượng chè xuất khẩu cả nước. Canada và Mỹ tuy là các thị trường mới nhưng có tiềm năng rất lớn ( biểu số 2 ). Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Tổng công ty là chè đen, chiếm hơn 90% tổng sản lượng chè xuất khẩu. Sản phẩm chè xanh chủ yếu xuất sang Đài Loan và Nhật Bản( biểu số 3 ). Biểu số 3: Cơ cấu mặt hàng chè xuất khẩu của Tổng công ty năm 1997-1999 Loại chè 1997 1998 1999 Sản lượng(t) Trị giá (USD) Sản lượng(t) Trị giá (USD) Sản lượng(t) Trị giá (USD) Chè đen OTD 11.643,823 18.521.248,363 18.350,074 33.864.461,930 17.222,932 25.891.119,900 Chè đen CTC 321,825 653.847,285 501,192 755.516,472 Chè xanh 770,925 1.657.571,550 207,330 380.102,500 635,035 957.520,900 Chè thành phẩm 746,080 1.665.9467,582 332,776 663.912,569 524,886 791.258,880 Chè bán thành phẩm 855,918 1.290.389,608 Nguồn: Báo cáo mặt hàng chè xuất khẩu của Tổng công ty Chè Việt Nam 1997-1999. Do chất lượng chè của Việt Nam thấp, uy tín của chè Việt Nam trên thị trường quốc tế chưa cao, nên giá chè xuất khẩu của Việt Nam chỉ đạt ở mức bình quân 1,44 USD/kg trong khi giá chè thế giới bình quân là 2,22 USD/kg (nguồn- FAO). Biểu số 4: Kết quả hoạt động xuất khẩu năm 1997-1999 Đơn vị : VND Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Tổng doanh thu 157.232.515.634 230.578.790.700 282.547.031.674 Thuế doanh thu 1.565.826.046 2.293.389.091 Giá vốn hàng bán 117.101.176.809 171.024.612.632 197.043.774.333 Chi phí bán hàng 20.669.032.391 27.895.156.356 37.392.681.209 Chi phí QLDN 13.659.726.418 25.591.499.485 19.270.421.602 Lợi tức thuần 4.236.753.970 3.774.133.145 28.840.154.449 5. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu ở Tổng công ty Một thuận lợi rất lớn cho Tổng công ty là mặt hàng chè được hưởng mức thuế xuất khẩu 0%, tuy vậy Tổng công ty cũng gặp khó khăn về chất lượng sản phẩm chè và giá bán. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Tổng công ty là chè đen chế biến theo công nghệ OTD và CTC với tên gọi khác nhau tuỳ theo phẩm cấp như OP, OPA, FBOP, PS, BPS.... +Tổng công ty xuất khẩu theo cả hai hình thức; theo nghị định thư và tự cân đối. Theo nghi định thư : Kế hoạch xuất khẩu do nhà nước giao nhưng Tổng công ty được tự do đàm phán, ký kết hợp đồng với phía nước ngoài. Bộ tài chính sẽ thanh toán tiền hàng cho Tổng công ty khi Tổng công ty hoàn thành mỗi hợp đồng. Nếu Trong năm Tổng công ty không thực hiện hết kế hoạch Nhà nước giao thì sang năm sau thực hiện tiếp. Tự cân đối: Tổng công ty tự tìm kiếm khách hàng để ký kết hợp đồng xuất khẩu và nhận xuất khẩu uỷ thác cho các công ty khác. Tổng công ty thường xuất theo giá FOB, CFR và CIF. +Tổ chức quá trình xuất khẩu (1) Lập phương án giá (2) Ký hợp đồng xuất khẩu (3) Thu mua chè (4) Kiểm tra L/C (5) Xuất kho chuyển hàng ra cảng (6) Làm các thủ tục kiểm dịch, Hải quan... (6) Giao hàng lên tàu (7) Làm thủ tục thanh toán II. tổ chức công tác kế toán tại tổng công ty chè việt nam 1. Tổ chức Phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Chè Việt Nam 1 Sơ đồ 9 : Tổ chức của Phòng Tài chính - Kế toán ở Tổng công ty Chè Việt Nam: Trưởng phòng KT - TC Phó phòng phụ trách kinh doanh Phó phòng phụ trách sản xuất Kế toán tổng hợp XNK Thủ quỹ Kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán vốn ODA Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán đối ngoại Kế toán kho hàng NK Kế toán kho hàng XK Kế toán tổng hợp sản xuất -Trưởng phòng Kế toán - Tài chính kiêm kế toán trưởng có nhiệm vụ điều phối mọi họat động trong phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng. - Một phó phòng phụ trách kinh doanh và vốn kinh doanh xuất nhập khẩu tại Tổng công ty. - Một phó phòng phụ trách sản xuất, đầu tư, hợp tác liên doanh liên kết của Tổng công ty. - Kế toán kho hàng xuất khẩu chuyên hạch toán việc mua bán chè xuất khẩu; theo dõi kho, bao bì chè, mua vào- bán ra , xác định giá vốn, doanh thu của từng hợp đồng. - Kế toán thanh toán đối ngoại theo dõi hàng xuất nhập khẩu uỷ thác, hoàn thiện bộ chứng từ hàng xuất khẩu để gửi cho Ngân hàng thanh toán tiền hàng, hạch toán doanh thu bán hàng, các nghiệp vụ phát sinh liên quan, thu chi ngoại tệ, phân tích và thanh toán hàng xuất nhập khẩu uỷ thác của các đơn vị uỷ thác. - Kế toán kho hàng nhập khẩu theo dõi từ khâu nhập , bán trong nước và tính được kết quả kinh doanh cuối cùng. - Kế toán tổng hợp kinh doanh xuất nhập khẩu tại văn phòng Tổng công ty, theo dõi tài sản, thuế tại văn phòng, tổng hợp, lên sổ cái, lên bảng cân đối kế toán và làm báo cáo quyết toán hàng năm, hàng quý. Mở sổ sách theo dõi tài sản, hàng tháng lập bảng kê để nộp thuế kịp thời. - Kế toán tổng hợp sản xuất làm tổng hợp quyết toán tài chính của các đơn vị thành viên, lên quyết toán tài chíng toàn Tổng công ty. - Kế toán hành chính sự nghiệp, chi phí lưu thông và làm kế hoạch tài chính (thu - chi ngân sách hàng năm), tổng hợp, phân tích các khoản chi đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, theo dõi, phân tích chi phí lưu thông trong kinh doanh xuất - nhập khẩu. - Kế toán theo dõi nguồn vốn đầu tư ODA, nhận vốn đầu tư, giao xuống các đơn vị thành viên, theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả nợ gốc và lãi đúng thời hạn. - Kế toán thanh toán ngân quỹ và ngân hàng, kiểm tra chứng từ gốc và viết phiếu thu - chi, hạch toán thanh toán, theo dõi quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Thủ quỹ phụ trách thu - chi tiền mặt, theo dõi tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu với kế toán thanh toán. + Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty là hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập tổ chức kế toán riêng, được tự chủ về tài chính. Các chi nhánh và các đơn vị hạch toán phụ thuộc không tổ chức kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán được giao cho một nhân viên chuyên trách làm công tác hạch toán ban đầu, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phòng Kế toán - Tài chính của Tổng công ty 2. Đặc điểm công tác kế toán tại Tổng công ty Chè Việt Nam + Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ở TCT Chè Việt Nam Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán: Sổ quỹ Chứng từ gốc (6) (1) (3) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết (2) (5) (8) (4) Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (7) (9) (10) Bảng cân đối tài khoản (11) (12) (12) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu + Hệ thống sổ kế toán tại Tổng công ty chè Việt Nam: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ quỹ, sổ cái và các sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 641, TK 632... Sổ chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán... + Tài khoản sử dụng: Tổng công ty Chè Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn với đầy đủ các hoạt động sản xuất kinh doanh vì vậy kế toán sử dụng gần như tất cả các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành. Tuy vậy, do đặc thù của ngành chè nên các tài khoản chi tiết và các tài khoản cấp 2, cấp 3 thậm chí cấp 4 được mở cho từng đối tượng cụ thể, ví dụ: TK 13111 - Phải thu của người mua chè trong nước TK 13131 - Phải thu của người mua chè xuất khẩu TK 11221- Tiền gửi ngoại tệ tại Vietcombank TK 11213 - Tiền gửi VND tại Eximbank TK 156231 - Mua hương liệu làm chè chất lượng cao nhập kho Cổ loa. TK 15611 - Giá mua hàng xuất khẩu TK 15614 - Giá mua bao bì xuất khẩu TK 1571 - Hàng gửi xuất khẩu TK 42121 - Kết quả hoạt động xuất khẩu TK 51111 - Doanh thu xuất khẩu hàng hoá TK 51131 - Doanh thu xuất khẩu uỷ thác TK 63211 - Giá vốn chè xuất khẩu TK 91111 - Xác định kết quả xuất khẩu - Tổng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dựng đến các TK 611, TK 631. + Hệ thống báo cáo kế toán gồm: - Báo cáo Tài chính; +Thuyết minh báo cáo tài chính +Bảng cân đối kế toán. +Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Ngoài ra kế toán còn phải lập các báo cáo quản trị khác. 3.Kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu của TCT Chè Việt Nam Trình tự hạch toán: Ví dụ để minh hoạ trình tự kế toán xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam. Ví dụ: Ngày 4/6/2000 Tổng công ty ký hợp đồng xuất khẩu số 08/KD1 - EL với Công ty Elias F.Acjam & son tại Syria bán chè đen OPA theo giá CFR giao hàng tại cảng Lattakia - Syria chậm nhất vào ngày 30/7/2000. Số lượng : 15 tấn Đơn giá : 1.895,57 USD/tấn . Tổng số : 28.433,55 USD Thanh toán : Bằng USD theo phương thức L/C trả tiền khi nhận được hàng. Tỷ giá thực tế ( ngân hàng ) : 14.053VND/USD Ngày 14/6/2000 Tổng công ty mua 15 tấn chè đen OPA của Công ty chè Liên Sơn với giá là 15.500.000 đ/tấn, chi phí vận chuyển nhập kho Cổ Loa là 495.000đ/tấn. Ngày 15/6 Tổng công ty mua 1500 thùng gỗ của công ty Thanh Hà giá 27.500.000đ chi phí vận chuyển 7.000.000đ Sơ đồ 11 : Hạch toán nghiệp vụ mua chè để xuất khẩu TK 3311 TK 15611 232.500.000đ Giá mua chè 221.428.571đ TK 1331 11.071.428đ 675.000đ TK 15621 7.425.000đ Chi phí mua 6. 750.000đ Sơ đồ 12: Hạch toán nghiệp vụ mua bao bì chè xuất khẩu TK 11111 TK 15614 27.500.000đ Giá mua bao bì 25.000.000đ TK 1331 2.500.000đ 636.363đ TK 15624 7.000.000đ Chi phí mua 6.363.636đ + Khi xuất khẩu chè + Ngày 19/6/00 Ngân hàng Vietcombank cho Tổng công ty một thông báo nội dung công ty Elias F.Acjam and son đã mở L/C trị giá 28.433,55 USD cho Tổng công ty hưởng, điều kiện theo nội dung hợp đồng số 08/KD1- El. + Ngày 20/6/00 Tổng công ty ký hợp đồng thuê tàu chợ với Singapore TranCo.Ltd, cước phí 273,5 USD/tấn từ cảng Hải Phòng tới cảng Lattakia. Tàu cập cảng Hải Phòng ngày 24/6/00. Thanh toán bằng chuyển khoản trước khi tàu cập cảng. Sơ đồ 13 : Hạch toán giá vốn và doanh thu xuất khẩu chè TK 156 TK 1571 KT632 TK 511 TK 131 (15611,... ,15624) ( 63211 ) ( 51111 ) ( 13131 ) 399.576.678đ 259.542.207đ 259.542.207đ Doanh thu bán hàng Giá vốn hàng bán Hàng gửi bán Sơ đồ 14: Các khoản chi phí có thể xác định riêng cho hoạt động xuất khẩu TK 11221 TK 64171 CP thuê tàu 51.887.190đ 57.652.433đ TK 1331 Có TK 0071: 4102,5USD 5.765.243đ 1.825.000đ TK11112 TK 64181 16.425.000đ CP bằng tiền khác 18.250.000đ Sơ đồ 15 : khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng Vietcombank ( tỷ giá thực tế ngày 30/7/00 là 14.097VND/USD ) TK 13131 TK 11221 400.426.976đ 399.576.678đ TK 711 1.249.825đ TK 64181 400.777đ Nợ TK 0071: 28.405,12 USD Sơ đồ 16 : Xác định kết quả HĐ xuất khẩu số 08/KD1 - EL TK 63211 TK 91111 TK 51111 259.542.207đ 399.576.678đ K/c doanh thu K/c giá vốn TK 64171 51.887.190đ K/c chi phí TK 64181 16.825.777đ K/c chi phí TK 42121 71.321.504đ K/c lãi ` Trường hợp Tổng công ty xuất khẩu theo nghị định thư ; hạch toán tương tự như xuất khẩu trực tiếp, kế toán không phải mang chứng từ đến ngân hàng nhưng lại thêm thủ tục chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho người mua. Phí chuyển phát nhanh là 42,9 USD. 602.873,7đ Nợ TK 64271 : Có TK 11121:" Tiền mặt ngoại tệ " Ghi đơn Có TK 0071 : 42,9 USD ` Trường hợp Tổng công ty xuất uỷ thác ; kế toán sử dụng TK 3388, với mặt hàng chè xuất khẩu thì sử dụng tài khoản TK 33881 để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ : Ngày 20/9/2000 Tổng công ty ký hợp đồng xuất khẩu uỷ thác cho công ty Chè và Cà phê Văn Hưng 30 tấn chè đen FBOP giá 1085 USD/tấn. Mọi chi phí cho tới khi hàng giao lên tàu tại cảng Hải Phòng do công ty Chè và Cà phê Văn Hưng chịu và phải chuyển hàng ra cảng đúng ngày Tổng công ty yêu cầu. Phí uỷ thác : 4% tổng giá trị lô hàng. Ngày 8/10/2000 Tổng công ty ký hợp đồng số 14/KD2 - AG bán cho công ty AGRIPRO.Ltd của Canada 30 tấn chè đen FBOP theo giá FOB Hải Phòng. Tổng giá tri lô hàng 32.550 USD. Thanh toán bằng L/C .Giao hàng vào ngày 2/11/2000. - Tỷ giá ngân hàng : 14.200VND/USD Sơ đồ 17: Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác TK 11112 TK 33881 TK 11214 21.500.000đ 21.500.000đ Nhận tiền để trả các chi phí xuất khẩu Trả các chi phí xuất khẩu TK 51113 TK 11223 Phí uỷ thác được hưởng 462.210.000đ 18.488.400đ Người nhập khẩu thanh toán tiền chè 16.639.200đ TK 3331 1.848.840đ Thuế GTGT trên phí uỷ thác được hưởng Nợ TK 0071: 32.550 USD TK 11223 443.721.600đ TK 003 Chuyển trả tiền chè xuất khẩu cho bên uỷ thác 462.210.000đ Khi trả tiền 462.210.000đ Khi nhận hàng Có TK 0071: 31.248 USD Khi chuyển đổi từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam trong mọi trường hợp Tổng công ty sử dụng tỷ giá do ngân hàng công bố vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ, khi phát sinh chênh lệch tỷ giá kế toán ghi thẳng vào TK 711"Thu nhập hoạt động tài chính" hoặc TK 811 " Chi phí hoạt động tài chính". Cuối kỳ kế toán đánh giá lại số dư Tài khoản ngoại tệ theo tỷ giá ngân hàng vào thời điểm cuối kỳ, nếu tỷ giá cuối kỳ thấp hơn tỷ giá trong kỳ số chênh lệch kế toán ghi Nợ TK 811, ngược lại ghi Có TK 711. Do mỗi phòng kinh doanh cùng lúc thực hiện nhiều hợp đồng vừa mua bán trong nước vừa xuất nhập khẩu nên đối với các khoản chi phí không thể phân bổ riêng cho hoạt động xuất khẩu như khấu hao TSCĐ, lương nhân viên...kế toán tập hợp vào TK 6411, TK 6414, TK 6421, TK 6424 ... cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh chung. Chương III Những giải pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè việt nam I. Nhận xét về công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại tổng công ty chè việt nam 1. Ưu điểm trong công tác kế toán xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam Là một doanh nghiệp có quy mô họat động lớn được tổ chức trên các địa bàn khác nhau, khoảng cách giữa các địa bàn khá xa nên Tổng công ty sử dụng hình thức tổ chức nửa tập trung nửa phân tán là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng công ty. Hình thức này thúc đẩy chế độ hạch toán nội bộ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho quản lý ở từng đơn vị cơ sở. Công tác kế toán của Tổng công ty được tổ chức khá qui củ, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống nên đảm bảo cung cấp số liệu đầy đủ chính xác. Đa phần đội ngũ cán bộ kế toán của Tổng công ty có trình độ nghiệp vụ khá cao, có kinh nghiệm thực tế lâu năm trong nghề, sử dụng tiếng Anh tương đối thành thạo, có ý thức tổ chức kỷ luật và trách nhiệm trong công việc. Trong khâu tổ chức hạch toán ban đầu các chứng từ được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của BTC ban hành và đều có chữ ký của các bên có liên quan. Chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ kinh tế và được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ, kế toán lưu trữ cẩn thận để khi cần kiểm tra đối chiếu có thể tìm ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ. Trong công tác hạch toán tổng hợp kế toán đã dụng hệ thống chế kế toán doanh nghiệp mới được Bộ Tài chính ban hành. Để phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của Tổng công ty, kế toán Tổng công ty đã mở một số tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán tránh được sự nhầm lẫn và chồng chéo trong ghi chép. Đối với tổ chức hệ thống sổ kế toán, đặc trưng chung là mỗi sổ được đóng thành quyển theo dõi cho cả năm tạo điều kiện cho việc bảo qủan và tra cứu số liệu. Là đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ, do đó Tổng công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngoại tệ để hạch toán ngoại tệ là thích hợp, giúp kế toán theo dõi chính xác sự biến động của tỷ giá hối đoái và phản ánh đúng giá trị tiền Việt Nam ghi sổ. 2. Tồn tại trong công tác kế toán xuất khẩu ở Tổng công ty Chè Việt Nam Tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam về cơ bản có nhiều ưu điểm song bên cạnh đó do điều kiện khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi những mặt hạn chế. - Tổ chức quản lý công tác xuất khẩu ở Tổng công ty chưa được hợp lý. Hiện nay Tổng công ty có 5 phòng kinh doanh, các phòng đều có chức năng xuất khẩu, nhập khẩu và buôn bán trong nước. Mặc dù cách tổ chức này có ưu điểm là khuyến khích tính năng động cũng như phát triển khả năng nghiệp vụ của nhân viên song nó gây ra sự cạnh tranh, chồng chéo, thiếu sự phối hợp trong công việc nên năng suất và hiệu quả không cao. - Các khoản chi phí không thể phân bổ riêng cho hoạt động xuất khẩu như khấu hao TSCĐ, lương nhân viên...kế toán tập hợp vào TK 6411, TK 6414, TK 6421, TK 6424 ... cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh chung vì lý do mỗi phòng kinh doanh cùng lúc thực hiện nhiều hợp đồng vừa mua bán trong nước vừa xuất nhập khẩu. Như vậy kết quả hoạt động xuất khẩu trong báo cáo quản trị chưa phản ánh đúng thực chất. - Việc chỉ sử dụng tỷ giá thực tế trong hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ có ưu điểm là phản ánh chính xác giá trị của các khoản ngoại tệ phát sinh. Nhưng do Tổng công ty không phải là doanh nghiệp chuyên kinh doanh ngoại tệ nên việc phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá trực tiếp vào các TK 711, TK 811 là sai nguyên tắc hạch toán tỷ giá, không đúng với hướng dẫn của Thông tư 44/TC/TCDN 8/7/1997 của Bộ Tài chính. - Việc mở các tài khoản cấp 3, cấp 4 cho từng đối tượng cụ thể có ưu điểm là phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh một cách rõ ràng, đúng đối tượng , thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiêm việc mở quá nhiều tài khoản chi tiết như vậy gây ra nhiều phức tạp trong quá trình hạch toán, số lượng công việc của kế toán viên nhiều và phức tạp hơn. II. những giải pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của tổng công ty chè việt nam Công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam chưa thực sự hoàn chỉnh, vẫn còn có đôi chỗ thiếu sót như ; hạch toán chênh lệch tỷ giá sai nguyên tắc, phân bổ chi phí cho hoạt động xuất khẩu chưa đầy đủ,...Để cho công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu được hoàn chỉnh, để mang lại hiệu quả, chất lượng hơn nữa cho công tác kế toán của Tổng công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất sau: 1. Sử dụng TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và tỷ giá thực tế Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì có hai phương pháp hạch toán tỷ giá là phương pháp tỷ giá hạch toán và phương pháp tỷ giá thực tế. Tuy vậy cả hai phương pháp đều phải tôn trọng nguyên tăc: - Tất cả các nghiệp vụ hoạt động SXKD trong kỳ có liên quan đến mức chênh lệch tỷ giá ( ngoại trừ hoạt động mua bán ngoại tệ ), chuyển đổi tỷ giá mới, đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ...sẽ tạo ra mức chênh lệch tỷ giá và phải được phản ánh vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. Số dư của TK 413 chỉ được xử lý vào cuối niên độ kế toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại thời điểm đó theo từng trường hợp cụ thể phát sinh chênh lệch. Tổng công ty tiếp tục áp dụng phương pháp tỷ giá thực tế nhưng nên sử dụng TK 413 để hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá. Kế toán thực hiện như sau: - Đối với các loại vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả, nợ vay là ngoại tệ khi nhập vào kế toán ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh, khi xuất ra áp dụng một trong các phương pháp tính tỷ giá xuất giống như giá xuất kho hàng hoá; + Nhập trước xuất trước + Nhập sau xuất trước + Bình quân gia quyền + Giá thực tế đích danh Khoản chênh lệch giữa tỷ giá xuất và tỷ giá thực tế tại thời điểm xuất ngoại tệ được hạch toán vào bên Nợ TK 413 nếu tỷ giá xuất lớn hơn tỷ giá thực tế hoặc vào bên Có TK 413 nếu tỷ giá xuất nhỏ hơn tỷ giá thực tế. - Cuối kỳ kế toán cần đánh giá lại số dư cuối kỳ của các tài khoản theo tỷ giá thực tế cuối kỳ để tính số dư các tài khoản theo một tỷ giá thống nhất, dễ quản lý và truy xuất cho kỳ sau. Sử dụng TK 413 như sau: TK 1112,1122,131,... TK 413 TK 1112,1122,131,... Mức chênh lệch tỷ giá tăng Mức chênh lệch tỷ giá giảm TK 711,421,411,... TK 811, 421,411 Cuối năm giải quyết theo qui định của BTC Cuối năm giải quyết theo qui định của BTC DCK: mức CLTG tăng chưa giải quyết DCK: mức CLTG giảm chưa giải quyết 2 . Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hoạt động xuất khẩu Hiện nay các phòng kinh doanh của Tổng công ty đều có chức năng mua bán trong nước và xuất khẩu do đó những chi phí không xác định được cho riêng từng hoạt động như khấu hao TSCĐ, lương nhân viên...phải để đến cuối kỳ phân bổ cho chi phí SXKD chung. Trên cơ sở tổ chức lại hoạt động của các phòng kinh doanh theo hướng chuyên môn hoá các hoạt động; một số phòng chuyên xuất khẩu, một phòng chuyên mua hàng thì các khoản chi phí của các phòng kinh doanh thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu có thể dễ dàng tập hợp vào các tài khoản chi tiết chi phí cho hoạt động xuất khẩu. Riêng đối với các chi phí mua hàng để xuất khẩu có thể xem như chi phí bán hàng và tính tất cả cho chi phí hoạt động xuất khẩu trong kỳ, hoặc phân bổ một phần cho số hàng xuất khẩu trong kỳ, phần còn lại phân bổ cho số hàng tồn kho theo công thức: Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho = Chi phí cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Số hàng tồn đầu kỳ + Số hàng mua trong kỳ x Số hàng tồn cuối kỳ 3. Thiết lập hệ thống báo cáo nhanh Trong kinh doanh xuất khẩu cũng như trong hoạt động bán hàng, thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và kết quả kinh doanh. Phòng kế toán của Tổng công ty nên lập hệ thống báo cáo nhanh như các bảng tổng hợp hàng mua vào, bán ra, các chi phí... thể hiện các thông tin cơ bản như số liệu về số lượng, giá mua, giá bán, chi phí để phục vụ cho việc lập phương án giá và cho công tác quản lý chung. Ví dụ kế toán có thể lập bảng tổng hợp mua hàng định kỳ hàng tháng như sau: ( xem phụ lục 2 ) 4. Tổ chức công tác theo dõi và xử lý chứng từ kế toán Với hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ không bắt buộc kế toán phải ghi hàng ngày các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ và sổ cái, do đó kế toán ở Tổng công ty thường để dồn các chứng từ đến cuối tháng mới vào chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Có một thực tế là có những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhiều tài khoản chi tiết, kế toán đôi khi quên không vào hết các sổ liên quan. Cuối kỳ cộng số phát sinh thấy số liệu không khớp, lúc này phải dò sổ, đối chiếu chứng từ mất rất nhiều thời gian. Phòng kế toán nên quy định đối với chứng từ gốc bắt buộc phải vào sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ và bảng tổng hợp chứng từ gốc hàng ngày .Hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần phải lập chứng từ ghi sổ, ghi số của chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các tài khoản liên quan. Như vậy sẽ khắc phục được tình trạng chứng từ để lưu cữu, lập báo cáo kế toán không kịp thời như hiện nay. Đối với nghiệp vụ xuất khẩu thì bộ chứng từ rất quan trọng, nó là bằng chứng chứng tỏ người bán đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, là cơ sở để thanh toán với người mua qua ngân hàng và cùng với hợp đồng nó là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh. Kế toán Tổng công ty không nên phân loại bộ chứng từ theo từng loại chứng từ và lưu trữ theo từng tháng như hiện nay, như vậy khi cần kiểm tra, đối chiếu sẽ phải lục tìm từng chứng từ một rất mất thời gian. Kế toán nên tập hợp từng bộ chứng từ đính kèm với từng hợp đồng để lưu trữ, như vậy sẽ tiện lợi hơn cho việc kiểm tra, đối chiếu. 5. áp dụng các biện pháp thúc đẩy, hỗ trợ xuất khẩu Trong nền kinh tế thị trường, việc áp dụng các biện pháp hỗ trợ bán hàng là rất cần thiết, đặc biệt là đối với trường hợp của Tổng công ty vì hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty là chè mà uy tín của chè Việt Nam trên thị trường thế giới không cao và có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó Tổng công ty nên áp dụng các biện pháp marketing như quảng cáo, khuyến mại , chiết khấu cho khách hàng mua số lượng lớn, tổ chức hội chợ, triển lãm về chè và văn hoá trà của Việt Nam...và đặc biệt là việc đưa chè Việt Nam đi tham dự các hội chợ, triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng. Muốn vậy Tổng công ty phải mạnh dạn bỏ ra những khoản chi phí bán hàng lớn hơn nữa, chi phí bán hàng nên ở trong khoảng từ 15% đến 20% doanh thu và nên tập trung cho hoạt động marketing. Đối với các công ty nước ngoài chi phí bán hàng thường chiếm 25% - 30% doanh thu. II. Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp Những giải pháp nêu trên chỉ được áp dụng một cách có hiệu quả khi Tổng công ty đáp ứng được những điều kiện cần thiết dưới đây, hơn nữa đây cũng chính là những yêu cầu của thực tế hoạt động kinh doanh hiện nay của Tổng công ty. 1. Tổ chức lại hoạt động của các phòng kinh doanh Mặc dù công tác tổ chức không phải là nhiệm vụ của kế toán nhưng việc tổ chức hợp lý các hoạt độnh kinh doanh ngoài việc làm tăng hiệu quả của kinh doanh còn giúp rất nhiều cho kế toán trong công việc của mình. Tổng công ty nên tổ chức lại hoạt động của các phòng kinh doanh theo hướng chuyên môn hoá, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng kinh doanh dựa trên cơ sở từng hoạt động và từng khu vực thị trường. Các nhiệm vụ có thể được giao như sau: - Phòng KD1 chuyên trách xuất khẩu vào khu vực Châu Âu và Bắc Mỹ - Phòng KD2 chuyên trách thị trường Trung Đông , Châu Phi và xuất khẩu theo Nghi định thư chủ yếu sang Iraq và các nước SNG. - Phòng KD3 chuyên trách xuất khẩu vào thị trường Đông á, Nam á - Phòng KD4 phụ trách việc mua hàng cho các phòng khác xuất khẩu. - Phòng KD5 phụ trách toàn bộ các hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ trong nước. Việc phân công cụ thể theo các hoạt động và các thị trường sẽ giúp cho các phòng kinh doanh tập trung sâu hơn vào nghiệp vụ của mình, tránh được hiện tượng tranh mua tranh bán, chạy theo thành tích như hiện nay, như vậy hiệu quả công việc sẽ cao hơn. 2. Trang bị những thông tin, kiến thức mới, kỹ năng ngoại ngữ và tin học cho nhân viên Nhân viên phòng kế toán cần được cập nhật thường xuyên những thông tin về chế độ, chính sách về tài chính và kế toán và ngoại thương để có thể điều chỉnh kịp thời phương pháp hạch toán cho đúng với chế độ, chính sách. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu đòi hỏi phải có trình độ Anh văn nhất định để có thể đọc được hợp đồng và bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá( thường được viết bằng tiếng Anh ). Kế toán phải am hiểu máy vi tính và sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như WINWORD, EXCEL và các phần mề kế toán thông dụng để có thể tự động hoá công tác kế toán, tăng năng suất và hiệu quả công việc. Muốn vậy Tổng công ty phải tổ chức đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng ngoại ngữ, tin học cho nhân viên phòng kế toán. 3. ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Để khắc phục những khó khăn do việc mở nhiều TK cấp 3, cấp 4 gây ra, giảm bớt gánh nặng công việc ghi chép sổ sách và kiểm tra đối chiếu cho kế toán viên thì Tổng công ty nên trang bị cho phòng kế toán một phần mềm kế toán phù hợp và liên kết các máy thành một mạng nội bộ. Hiện tại phòng kế toán cũng đã sử dụng máy vi tính trong công việc của mình nhưng việc sử dụng này còn mang tính thủ công, chưa khai thác hết năng lực của máy. Phòng kế toán có 12 chuyên viên nhưng mới chỉ được đầu tư 5 máy vi tính, các máy này chưa được nối mạng với nhau do đó không thể sử dụng chung thông tin trên máy. Thêm vào đó các máy này chưa được cài đặt một phần mềm kế toán nào vì thế các máy chỉ được sử dụng để tính toán, lập biểu bảng một cách hết sức thủ công bằng công cụ WORD và EXCEL. Kế toán mỗi phần hành sẽ tự vẽ những biểu bảng, sổ sách liên quan. Bộ chứng từ được luân chuyển cho từng người phụ trách từng phần hành để nhập số liệu vào máy rồi tính toán trên máy và in ra những bảng biểu và sổ sách cần thiết. Công việc này mất rất nhiều thời gian và không hiệu quả. Hiện nay các công ty phần mềm liên tục tiếp thị những phần mềm kế toán như EFFECT, ACSOFT,...và sẵn sàng nhận thiết kế các phần mềm kế toán theo yêu cầu thực tế và đảm bảo hướng dãn sử dụng thành thạo phần mềm đó. Giá cả của những phần mềm này cũng tương đối hợp lý ( dao động từ 30 triệu đến 40 triệu VND ). Khi sử dụng phần mềm kế toán phù hợp và các máy tính được nối mạng với nhau thì công việc kế toán sẽ trở nên hết sức đơn giản; Phòng kế toán chỉ cần một nhân viên chuyên trách nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào máy, vì các máy trong mạng có thể dùng chung dữ liệu nên chứng từ gốc không cần phải chuyển cho từng phần hành như hiện nay. Sau đó mọi công việc tính toán, vào các sổ sách liên quan sẽ do máy tự động thực hiện theo chương trình. Khi cần sổ sách, bảng biểu nào kế toán chỉ cần chọn và in ra. Như vậy nhân lực ở phòng kế toán sẽ có thể giảm đi một nửa mà hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo. Kết luận Ngay từ khi thực hiện chính sách " mở cửa" nền kinh tế Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến xuất khẩu, luôn xem xuất khẩu như là một mũi nhọn chủ lực trong công cuộc phát triển kinh tế. Tuy vậy xuất khẩu vẫn còn là một lĩnh vực kinh doanh mới đối với rất nhiều doanh nghiệp của Việt Nam. Do chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu nên các doanh nghiệp không tránh khỏi những bỡ ngỡ, mơ hồ, nhiều người cho rằng hoạt động xuất khẩu cũng tương tự như bán hàng trong nước. Ngay cả trong công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu đôi khi cũng có những nhầm lẫn, sai sót. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu, nắm được những yêu cầu và thực tế đòi hỏi đối với kế toán xuât khẩu, Luận văn đã khái quát lý luận của hoạt động xuất khẩu và công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu. Đi sâu nghiên cứu thực tế công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam và từ thực tế đó Luận văn đã đưa ra những giả pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty chè Việt Nam. Do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn, Luận văn này không khỏi có những khiếm khuyết, vì vậy em rất mong nhận được những phê bình, góp ý của các thầy, cô giáo và quý bạn đọc để có thể rút kinh nghiệm và khắc phục những thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn PGS .TS . Đặng Văn Thanh đã giúp đỡ em hoàn thành Luận văn này, xin cảm ơn các thầy, cô giáo sẽ đọc và cho ý kiến về bản Luận văn này.