Luận văn Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp II – Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội

c biện pháp tài chính kịp thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Hiện nay, ở Xí nghiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH tiến hành theo dõi, tính toán tiền lương cho cán bộ CNV và tình hình thanh toán tiền lương. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ theo dõi tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền, tình hình thanh toán với khách hàng, khả năng huy động vốn. Bộ phận kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực hiện việc theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiến hành phân bổ chúng cho các đối tượng sử dụng. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tiến hành tập chi phí về tiền lương, chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ cho từng bộ phận sản xuất và tính giá thành cho từng công trình hoàn thành. Hình thức kế toán và sổ kế toán vận dụng tại Xí nghiệp. Do là một đơn vị sản xuất nhỏ nên Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hạch toán theo quý, theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp gồm có: Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái các tài khoản 111, 152, 133, 331, 621, 623, 627... Sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn nguyên vật liệu Bảng cân đối số phát sinh. Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng kê tổng hợp các hoá đơn hàng hoá mua vào trong kỳ. Quy trình ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số PS Luận văn tài chính Nội dung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ được phân loại để ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ Sổ Nhật ký chung, ghi vào sổ Cái các tài khoản liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành so sánh đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào...) với sổ Cái các tài khoản liên quan như TK 111, TK 152, TK 331.... Căn cứ vào sổ Cái các tài khoản để lập Luận văn tài chính cuối kỳ. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp số II. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu sử dụng. Tại Xí nghiệp, sản phẩm chính là các công trình xây dựng cơ bản nên các loại nguyên vật liệu sử dụng tại Xí nghiệp có nét đặc thù riêng, khác với các Xí nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường. Nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất là một lượng lượng lớn sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá, sỏi...hoặc sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, gạch, thép, ống gang, tê, cút, bích đặc,... Việc thu mua, bảo quản, vận chuyển nguyên vật liệu cũng khác nhau, có những loại có thể mua ngay trong cửa hàng đại lý như sắt, thép, xi, măng...có những loại phải thu mua từ nơi xa như cát, đá, sỏi... Đơn vị tính của nguyên vật liệu sử dụng cũng rất khác nhau. Ví dụ: như xi măng, sắt, thép tính bằng tấn, Kg...cát, đá, sỏi tính bằng m3. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm, vì vậy, sự thay đổi nhỏ về chi phí nguyên vật liệu có thể thay đổi đến chất lượng, chi phí của công trình. Để quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, Xí nghiệp tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính như : sắt thép, đá sỏi, cát, gạch, gỗ, ống gang, ống nhựa... Vật liệu phụ như : đà, giáo, ván, khuôn, tê, cút, măng sông, phụ gia bê tông... Nhiên liệu như : xăng, dầu... Phụ tùng thay thế như : xéc măng, xăm lốp dùng để thay thế máy móc... Phế liệu thu hồi : gồm các loại thừa của thép, tôn, gỗ, gạch vỡ, vỏ bao xi măng... Kế toán nguyên vật liệu phải đáp ứng được yêu cầu sau: + Nguyên vật liệu thi công của công trình nào thì phải tính cho công trình đó trên cơ sở chứng từ gốc, theo giá thực tế và số lượng thực tế sử dụng. + Cuối kỳ hạch toán, sau khi hoàn thành hạng mục công trình, phải kiểm tra số còn lại tại nơi sản xuất để ghi giảm trừ chi phí nguyên vật liệu đã tính cho từng đối tượng hạch toán chi phí. + Hạch toán chi phí nguyên vật liệu thực tế theo từng nơi phát sinh cho từng đối tượng chịu chi phí. Thường xuyên đối chiếu kiểm tra với định mức dự toán để phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Đánh giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán, ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo giá thực tế, do vậy việc hach toán chính xác, lại giảm được khối lượng ghi chép như dùng giá hạch toán, lại xác định được đúng đắn chi phí đầu vào. Hiện nay, do việc thu mua nguyên vật liệu không gặp nhiều khó khăn nên Xí nghiệp dùng nguyên vật liệu đến đâu, tiến hành thu mua đến đó, chỉ dự trữ một lượng tối thiểu. * Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Là giá trên hoá đơn của người bán, không gồm thuế GTGT. Thuế GTGT được hạch toán vào TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ (giá ghi trên hoá đơn của nguời bán thường bao gồm cả chi phí vận chuyển). Giá thực tế Giá mua Chi phí Các khoản chiết khấu nguyên vật liệu = theo hoá + thu mua - thương mại, giảm giá nhập kho đơn mua hàng được hưởng Dựa vào biểu 1, Xí nghiệp mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Nam Vang. Ta có thể tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho như sau: (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Giá thực tế NVL nhập kho =7.862.550 (đồng) * Giá thực tế xuất kho: Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp thực tế đích danh. Khi xuất lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó vì như đã trình bày ở trên, hiện nay do nguyên vật liệu trong ngành xây dựng cơ bản rất sẵn trên thị trường nên khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho thi công xây lắp, Xí nghiệp không thu mua quá nhiều, khi gần hết mới tiến hành thu mua. Phương pháp này có độ chính xác tin cậy cao, nhưng muốn thực hiện phương pháp này đòi hỏi vật liệu tồn kho, nhập kho phải có kế hoạch chặt chẽ. Trong tháng, khi xuất kho vật liệu phải theo dõi cả về số lượng và giá trị. Do đó, trên phiếu kho cũng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp XL số II. Hạch toán ban đầu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu đó. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cung cấp thông tin tổng quát về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp, đồng thời tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chiu chi phí để tính giá thành công trình. Để thực hiên được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, phải dựa trên các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Hiện nay, các chứng từ được sử dụng trong công tác kế toán gồm: + Hoá đơn GTGT (gồm cả loại do Bộ tài chính phát hành và loại do doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài chính). + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) + Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) + Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá + Bảng kê nhập-xuất-tồn vật tư Thủ tục nhập kho, xuất kho vật tư. Thủ tục nhập kho. Tại xí nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập-xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho do kế toán mở để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ theo chỉ tiêu số lượng, định kỳ sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập-xuất kho cho kế toán nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Sau khi đã nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái bảng cân đối số phát sinh và làm luận văn tài chính. Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp là việc nhập xuất kho diễn ra ngay tại chân công trình xây dựng, tất cả vật liệu mua ngoài chủ yếu là số lượng, quy cách, phẩm chất đã có trong dự toán công trình. Vì vậy, khi có nhu cầu về vật tư nào đó, cần làm hợp đồng giao nhận thầu xây lắp với bên bán cả về số lượng, quy cách, phẩm chất. Căn cứ vào hợp đồng nhận thầu đã được ký kết, dự toán kinh phí để phục vụ thi công công trình. Từ đó có thể căn cứ để quyết toán công trình. Ví dụ một hợp đồng giao nhận thầu giữa UBND xã Yên Mỹ và Xí nghiệp xây lắp số II-công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội có bảng Tổng hợp kinh phí dự toán sau: Bảng tổng hợp kinh phí dự toán Công trình: Cải tạo phòng họp xóm 4 – Xã Yên Mỹ TT Chi phí Giá trị I Chi phí trực tiếp 41.212.080 1 Chi phí vật liệu 16.087.545 2 Chi phí nhân công 13.390.688 3 Chi phí máy xây dựng 1.733.847 II Chi phí chung 8.837.854 III Thu nhập chịu thuế tính trước 3.002.996 Giá trị dự toán XL trước thuế 53.052.930 IV Thuế GTGT đầu ra 2.652.646 Giá trị dự toán xây lắp sau thuế 55.705.576 Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào dự toán các phương tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất để tính toán lượng vật tư cần phục vụ cho việc thi công. Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật tư, có xác nhận của đội trưởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoach kỹ thuật. Phòng kế hoạch sẽ xem xét xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc Xí nghiệp. Giám đốc sau khi xem xét sẽ ký vào phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu của phòng kế hoạch. Sau khi có sự đồng ý của Giám đốc, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập hợp đồng mua hàng và tiến hành ký hợp đồng với đơn vị bán. Những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp thường là đối tác làm ăn từ lâu nên đơn đặt hàng của đơn vị thường chỉ tương đối đơn giản, không cần nhất thiết phải giám đốc hai bên ký hợp đồng mà chỉ cần người được uỷ thác tiến hành ký hợp đồng (Ví dụ: Đơn đặt hàng-Biểu 2). Đồng thời, hợp đồng được chuyển cho kế toán để ứng tiền mua nguyên vật liệu. Sau khi đơn vị bán giao hàng cho thủ kho, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra, nhận hàng và căn cứ vào hoá đơn (GTKT hoặc GTTT) để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, một liên gốc, một liên cho thủ kho vào sổ (thẻ) kho, định kỳ bàn giao lại cho kế toán (có biên bản bàn giao chứng từ), một liên dùng để thanh toán (làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản). Việc nhập xuất kho nhất thiết phải có hoá đơn bán hàng có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành (Hoá đơn đỏ), nếu nguyên vật liệu nhập khẩu, chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính phát hành. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 002569 (Biểu 3) và hoá đơn số 016905 (Biểu 4), tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua tiến hành lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu được lập thành hai liên. Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết. Thông thường, mỗi loại vật liệu được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể một phiếu nhập kho dùng để nhập cho nhiều loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 004655, Hoá đơn GTGT số 002569, Hoá đơn GTTT số 016905, ta tiến hành nhập kho: Phiếu nhập kho (Biểu 5,6,7). Thủ tục xuất kho. Trong ngành xây dựng, khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho thi công xây lắp, nguyên vật liệu được chuyển thẳng tới kho của của công trình mà không qua kho của Xí nghiệp. Vì vậy, khi xuất vật tư cho công trình, thủ kho vẫn làm các thủ tục xuất kho theo quy định của nhà nước Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho của Xí nghiệp thì các đội sẽ căn cứ vào tiến độ thi công công trình và phiếu giao việc, sẽ làm thủ tục xin lĩnh vật tư cho công trình. Phòng vật tư sẽ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng vật tư + Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. + Một liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, thủ kho và người nhận hàng. Do doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh nên trên phiếu xuất kho có ghi rõ giá xuất kho theo từng lần xuất theo giá của từng lần nhập. Mỗi lần xuất kho lập một phiếu xuất kho. Thủ kho chỉ tiến hành xuất vật tư khi có đủ chữ ký của các thành phần như : thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, người nhận hàng. Có thể đưa ra đây hai ví dụ về trường hợp xuất kho nguyên vật liệu dùng cho công trình Trung tâm thương mại Văn Điển : Phiếu xuất kho: Biểu 9 Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Nợ TK 621 Số 181 Có TK 152 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Ngọc Thanh Địa chỉ (bộ phận) : Lý do xuất kho : Xuất làm dầm Xuất tại kho : Công trình TTTM Chợ Văn Điển STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (SP, HH) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 3 4 Đá 1x2 Dây thép 1 ly Thép Φ14A2 Thép Φ22A2 M2 Kg Kg Kg 01 300 2265 7802.7 01 300 2265 7802.7 110.000 8.000 6095 6095 110.000 2.400.000 13.805.175 47.557.456 Cộng 63.872.631 Cộng thành tiền (bằng chữ): sáu ba triệu tám trăm bảy mười hai ngàn sáu trăm ba mươi mốt đồng. T\trưởng đơn vị P\trách BP sử dụng P\trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nếu xuất kho trong nội bộ, tức là chuyển nguyên vật liệu từ kho của công trình này sang kho của công trình khác hay từ kho của Xí nghiệp sang kho công trình thì Xí nghiệp dùng phiết xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03XK-3LL), loại hoá đơn này do Bộ tài chính phát hành (Biểu 10). Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) do phòng kế toán lập thành 4 liên: + Liên 1: Lưu lại cuống + Liên 2: Giao cho bên nhận để đi đường + Liên 3, 4: Dùng để thanh toán nội bộ Căn cứ vào lệnh điều động của phòng kế hoạch và đã được Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt, kế toán viết hoá đơn theo các chỉ tiêu trong phiếu, 1 liên lưu lại gốc, 1 liên giao cho người vận chuyển, hai liên còn lại dùng để thanh toán nội bộ. Khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất và ký vào các liên của phiếu, người nhận hàng ký vào các liên của phiếu theo số thực nhận Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Hiện nay, Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, được tiến hành trên các chứng từ : Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Theo đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau : Tại kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Các số liệu để ghi vào thẻ kho dựa vào các phiếu nhập kho và xuất kho hàng ngày. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu, phục vụ yêu cầu quản lý. Mỗi trang được đánh số trang và được ghi danh mục ở ngoài cho tiện việc đối chiếu hàng ngày. Khi có chứng từ nhập, xuất kho phát sinh, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, số lượng thực nhập, thực xuất, cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó để ghi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất vào thẻ kho (Biểu 11, Biểu 12), kết hợp với số lượng tồn đầu kỳ để tổng hợp và đối chiếu số liệu tồn kho cuối kỳ. Sau khi ghi thẻ, thủ kho sắp xếp các chứng từ, lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán, định kỳ, kế toán nguyên vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu 11: Đơn vị: XNXL II Tên kho: Công trình TTTM Chợ Văn Điển Thẻ kho (Trích tháng 11 năm 2003) Tên vật liệu: Thép Φ14A2 Số danh điểm Đơn vị tính: Kg Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N, X Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.200 1 140 2/11 Nhập của cửa hàng bà Loan 2/11 1.235 2 145 3/11 Nhập của Thắng-Thanh trì 3/11 850 3 163 7/11 Xuất cho công trình TTTM VĐ 7/11 2.500 4 0015623 13/11 Chuyển từ kho xí nghiệp sang 13/11 2.000 5 173 18/11 Nhập của công ty Nam Vang 18/11 1.290 6 181 20/11 Xuất làm dầm (Thanh) 20/11 2.265 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 6.650 5.900 Tồn cuối tháng 1.950 Biểu 12: Đơn vị: XNXL II Tên kho: Công trình TTTM Chợ Văn Điển Thẻ kho Tên vật liệu: Dây thép 1 ly Số danh điểm Đơn vị tính: Kg Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N, X Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 60 1 152 10/11 Nhập của Thắng Thanh Trì-HN 10/11 350 2 154 12/11 Nhập của Cty TNHH Việt Hàn 12/11 200 3 181 20/11 Xuất cho công trình TTTM VĐ 20/11 300 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 750 720 Tồn cuối tháng 90 Tại phòng kế toán. Định kỳ, khi nhận được các phiếu nhập kho, xuất kho của thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Sổ chi tiết này được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu, sản phẩm, hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu là chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị theo giá thực tế nhập xuất kho. Kết hợp với số liệu tồn đầu kỳ, kế toán tính ra số lượng tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu. Cuối kỳ, kế toán so sánh đối chiếu giữa số liệu trên Sổ kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá với số liệu trên các thẻ kho. Sau đó, kế toán tiến hành lập bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu. ở đây, kế toán sẽ so sánh đối chiếu Thẻ kho của dây thép 1 ly (Biểu 12) với sổ chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hoá của dây thép 1 ly (Biểu 14) , đối chiếu Thẻ kho của thép Φ14A2 (Biểu 11) với sổ chi tiết của vật liệu đó (Biểu 13) Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập, xuất kho và sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, kế toán lập bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho nguyên vật liệu (Biểu 15) để có thể đối chiếu với sổ Cái TK 152 của kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn sẽ là một trong những căn cứ để kế toán tổng hợp lập Luận văn Tài chính cuối kỳ. 2.4.Kiểm kê nguyên vật liệu cuối kỳ. Để xác định mức tồn kho thực tế của nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, dự trữ vật liệu cho các cán bộ liên quan, Xí nghiệp xây lắp số II thường tiến hành kiểm kê vào 0 giờ ngày 1 tháng 1 hàng năm. Ban kiểm kê của xí nghiệp gồm: Trưởng ban: Giám đốc Phó ban: Kế toán trưởng Uỷ viên: Cán bộ kế toán nguyên vật liệu, thủ kho, một nhân viên phòng vật tư Ban chỉ đạo kiểm kê có trách nhiệm đưa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Nếu phát hiện thừa giữa số lượng thực tế kiểm kê với số lượng theo sổ sách, giám đốc có thể quyết định đây là một khoản thu nhập khác của Xí nghiệp hoặc ra một quyết định giải quyết khác. Nếu chênh lệch thiếu giữa số liệu sổ kế toán với số liệu thực tế kiểm kê, Giám đốc Xí nghiệp có thể quy trách nhiệm cho thủ kho hoặc tính vào khoản chi phí khác của doanh nghiệp. ở Xí nghiệp XL II, chỉ nguyên vật liệu không dùng đến của các công trình mới tiến hành nhập kho Xí nghiệp, nguyên vật liệu thừa của công trình này nếu có thể sử dụng cho công trình khác thì sẽ được chuyển sang kho của công trình đó. Do vậy, số lượng tồn kho của Xí nghiệp là rất ít, ta có thể thấy rõ điều này ở Bảng kiểm nghiệm vật tư, hàng tồn kho của doanh nghiệp (Biểu 15). 2.4.Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp số II. Song song với các nghiệp vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ (thẻ) chi tiết, kế toán tổng hợp còn tiến hành ghi chép vào sổ Nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ Cái các tài khoản. Xí nghiệp tiến hành kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ, các TK kế toán sử dụng được ban hành theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các TK dùng để hạch toán các nghiệp vụ về nguyên vật liệu bao gồm: TK 152-Nguyên liệu vật liệu TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ TK 331- Phải trả người bán TK 111, TK 112- Tiền mặt, TGNH TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công TK 627- Chi phí sản xuất chung ... Đây là các TK cấp 1 mở theo quy định của nhà nước, ngoài ra, theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán có thể mở thêm các TK cấp 2, cấp 3, TK chi tiết để theo dõi. Ví dụ, TK 152- Nguyên liệu, vật liệu có thể mở thành các TK cấp 2 là: TK 1521- Nguyên vật liệu chính. TK 1522- Nguyên vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế Hoặc TK 331- Phải trả người bán có thế mở sổ chi tiết cho từng đối tượng người bán. Mua nguyên vật liệu về nhập kho. Khi Xí nghiệp có nhu cầu về nguyên vật liệu, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến hoặc Xí nghiệp sẽ tiến hành thu thập các báo giá từ các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu báo giá, kế toán sẽ lựa chọn đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho mình, chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tuỳ thuộc vào khả năng của Xí nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ gốc là Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng (GTTT), các phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi chép vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 17). Biểu 17 Bảng trích: Nhật Ký Chung (Tháng 11 năm 2003) Đơn vị: đồng NGS NCT Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh Nợ Có 01/11 01/11 HĐ006601 Mua ván sợi (XN Lâm sản Việt Trì) 152 331 8.500.000 01/11 01/11 HĐ002527 Thuế GTGT đầu vào 133 331 425.000 02/11 02/11 pc125 Trả tiền mua sắt công ty Toàn Cầu 331 111 75.086.340 02/11 02/11 HĐ016759 Nhập thép Φ14A2 cửa hàng Bà Loan 152 111 7.527.325 02/11 02/11 HĐ016759 Thuế GTGT đầu vào 133 111 752.733 03/11 03/11 HĐ006619 Mua côppha gỗ, CT: Chợ Văn Điển 152 331 88.800.000 03/11 03/11 HĐ006619 Thuế GTGT đầu vào 133 331 8.880.000 04/11 04/11 Xk35 Xuất thép cho CT: nhà trẻ Tứ Hiệp 621 152 6.095.000 04/11 04/11 HĐ005015 Mua vật tư điện, CT: Chợ Văn Điển 152 111 6.661.987 04/11 04/11 HĐ005015 Thuế GTGT đầu vào 133 111 666.198 05/11 05/11 HĐTT 016905 Mua vật liệu cho CT: Chợ Văn Điển 152 111 11.377.500 07/11 07/11 163 Xuất VL cho Ct: TTTM 621 152 104.037.500 08/11 08/11 Pc78 Mua ximăng cho ct: Nhà trẻ Tứ Hiệp 621 111 2.250.000 08/11 08/11 HĐ002569 Mua vật liệu của Cty TNHH Việt Hàn 152 331 11.849.816 08/11 08/11 HĐ002569 Thuế GTGT đầu vào 133 331 1.184.982 09/11 09/11 P78 Vay cty KDPT nhà trả nợ 331 311 150.000.000 12/11 12/11 175 Xuất ván sợi làm sàn 621 152 5.200.000 16/11 16/11 Pc176 Trả tiền ván sợi (XN LS Việt Trì) 331 111 8.925.000 18/11 18/11 HĐ 004655 Mua thép của cty Nam Vang cho Ct 152 331 7.862.550 18/11 18/11 HĐ 004655 Thuế GTGT đầu vào 133 331 786.255 20/11 20/11 181 Xuất vật liệu CT: Chợ Văn Điển 621 152 63.872.631 20/11 20/11 279 Thay mực máy in VP XN 627 111 110.000 .... .... .... .... .... .... .... Sổ Nhật ký chung dùng để theo dõi hàng ngày, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các phần hành kế toán tại doanh nghiệp theo trình tự thời gian. Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ Cái các tài khoản liên quan như Tài khoản 152, TK 111, TK 133, TK 331, TK 621,... TK 152 được mở cho từng tháng, dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình Nhập-Xuất nguyên vật liệu vào kho. Căn cứ vào đó, kế toán tổng hợp sẽ xác định được lượng vật liệu tồn kho trong kỳ, lượng tăng và lượng xuất dùng trong kỳ, đây là cơ sở để tính chi phí nguyên vật liệu dùng trong công tác xây lắp tại xí nghiệp và để phản ánh lên Luận văn tài chính định kỳ. TK 152 chỉ theo dõi theo chỉ tiêu giá trị. Trích Sổ cái TK 152 tháng 11 năm 2003 : Biểu 18 Trích: Sổ cái TK 152 Tên TK: Nguyên vật liệu Tháng 11 năm 2003 Đơn vị: đồng NT GS Chứng từ SH TK Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 180.462.000 01/11 HĐ006601 01/11 Mua ván sợi (XN Lâm sản Việt Trì) 331 8.500.000 02/11 HĐ016759 02/11 Nhập thép Φ14A2 111 7.527.325 03/11 HĐ006619 03/11 Mua Côppha gỗ (CT: Chợ Văn Điển) 111 88.800.000 04/11 Xk35 04/11 Xuất VL cho Ct: Nhà trẻ 621 6.095.000 04/11 HĐ005015 04/11 Mua vật tư điện 111 6.661.987 05/11 HĐTT 016905 05/11 Mua vât liệu cho công trình 111 11.377.500 07/11 163 07/11 Xuất vật liệu cho CT: TTTM Chợ Văn Điển 621 104.037.500 12/11 HĐ002569 08/11 Nhập vật liệu XD (Cty Việt Hàn) 331 11.849.816 09/11 167 09/11 Xuất nhiên liệu cho máy thi công 623 1.356.900 12/11 175 12/11 Xuất ván sợi làm sàn 621 5.200.000 18/11 HĐ004655 18/11 Nhập thép công ty Nam Vang 331 7.862.550 20/11 181 20/11 Xuất vật tư cho CT: chợ Văn Điển 621 63.872.631 22/11 186 22/11 Xuất nhiên liệu phục vụ máy 623 2.300.000 24/11 HĐ003698 24/11 Mua que hàn của Cty Thái Sơn 152 454.000 24/11 HĐ003698 24/11 Thuế GTGT đầuvào 133 22.700 .... .... .... .... .... .... .... .... .... Cộng PS T11 1.064.352.000 1.217.704.000 Dư cuối tháng 27.110.000 Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán, Xí nghiệp sử dụng sổ Cái TK 331- Phải trả cho người bán. Sổ này được mở chi tiết cho từng người bán, dùng để theo dõi từng lần mua hàng hoá, nguyên liệu của Xí nghiệp mà chưa trả tiền và quá trình thanh toán với từng người bán của Xí nghiệp. Ngoài ra, nó còn phản ánh tình hình ứng trước của Xí nghiệp cho người bán. Sổ này có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có, nhưng ở xí nghiệp chỉ có số dư Có. Theo số liệu từ Biểu 1 (Hoá đơn GTGT số 004655 ngày 25 tháng 11 năm 2003), Biểu 3 (Hoá đơn GTGT số 002569 ngày 08 tháng 11 năm 2003) Biểu 4 (Hoá đơn bán hàng thông thường số 016975 ngày 5 tháng 11 năm 2003), phiếu Nhập kho số 152 ngày 10 tháng 11 năm 2003 (Biểu 3),... kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung. Nguyên vật liệu do mua ngoài liên quan đến khoản thuế GTGT được khấu trừ đầu vào, khoản thuế này không tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho và được hạch toán riêng vào TK 133- thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Vậy, từ một nghiệp vụ là mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa trả tiền người bán, sau khi ghi sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào sổ Cái Tài khoản 152, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ Cái Tài khoản 133. Biểu 3 Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 08 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 GTKT-3LL KH: 2003B 002569 Tên đơn vị bán hàng: Công ty hợp tác phát triển Việt Hàn Địa chỉ: 2C, Vạn Phúc, Kim Mã, Hà Nội SĐT MST: 0101405368 Tên khách : Nguyễn Ngọc Quý Đơn vị : Công ty KD Phát triển nhà HN Địa chỉ : Xã Tứ Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả tiền sau MST: 01007366821 STT Tên, quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 ống nhựa SP Φ20 Măng sông Φ20 Dây điện 1x1,5 TP Dây điện 1x2,5 Dây thép 1 ly m Cái m m Kg 1.378 600 2.000 2.000 200 3.772 600 9.000 1.446 8.000 5.197.816 360.000 1.800.000 2.892.000 1.600.000 Cộng tiền hàng 11.849.816 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.184.982 Tổng cộng tiền thanh toán 13.034.798 Số tiền viết băng chữ: Mười ba triệu không trăm ba mươi tư ngàn bảy trăm chín mươi tám đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu 4 Hoá đơn bán hàng Mẫu số:02.GTTT-3LL Liên 2 (Giao khách hàng) 02-B Ngày 5 tháng 11 năm 2003 DS: 016905 Đơn vị bán : Nguyễn Văn Thắng Địa chỉ : Tứ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội Số Tài khoản: Mã số thuế : 0100955155 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Quý Đơn vị : Công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội Địa chỉ: Tứ Hiệp- Thanh Trì - Hà Nội Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 01007366821 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 4 5 Cát vàng Gạch chỉ Thép Φ8 Dây thép 1 ly Đinh 5 phân M3 Viên Kg Kg Kg 02 550 1215 350 40 70.000 400 6.500 8.000 8.000 140.000 220.000 7.897.500 2.800.000 320.000 Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ 11.377.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu ba trăm bảy mươi bảy ngàn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ, tên) (Ký, họ, tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ, tên) Tương tự với hình thức thanh toán,căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, kế toán sẽ ghi số thuế được khấu trừ của nguyên vật liệu mua vào trong kỳ vào sổ Cái TK 133. Biểu 22 Trích: Sổ Cái TK 133 Tên TK: Thuế GTGT được khấu trừ Tháng 11 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ngày SHCT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 80.262.946 01/11 HĐ006601 Mua ván sợi 331 425.000 02/11 HĐ016759 Mua thép 111 752.733 03/11 HĐ006619 Mua Côpha gỗ 331 8.880.000 04/11 HĐ005015 Mua vật tư điện 111 666.198 08/11 HĐ002569 Mua thép 331 1.184.982 18/11 HĐ004655 Mua thép 331 786.255 20/11 HĐ004015 Mua VLXD 111 560.000 .... .... .... .... .... Khấu trừ thuế GTGTtháng 11 3331 Cộng PS T11 121.354.000 Dư cuối tháng 201.616.946 Cuối quý, căn cứ vào sổ Cái TK 133 và các hoá đơn GTGT của nguyên vật liệu mua vào trong kỳ, kế toán lập “Bảng kê hoá đơn chứng từ, hàng hoá dịch vụ mua vào” (Biểu 23). Chỉ những hàng hoá mua vào có hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành hoặc hoá đơn do doanh nghiệp phát hành đã đăng ký với bộ tài chính và được sự cho phép của Bộ tài chính mới được ghi vào bảng kê này. Đây là căn cứ để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT. Xí nghiệp hạch toán theo quý, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra được tính vào cuối mỗi quý. Do Xí nghiệp hạch toán phụ thuộc vào Công ty mẹ là Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Hà Nội nên Xí nghiệp không tiến hành nộp thuế cũng như khấu trừ thuế trực tiếp với cơ quan thuế mà tất cả đều thông qua công ty mẹ, cuối quý, dựa vào số liệu mà kế toán Xí nghiệp nộp lên, Công ty KD và PT nhà HN sẽ khấu trừ thuế đầu vào dựa vào số thuế GTGT đầu ra ước tính của từng hạng mục công trình đã hoàn thành trong quý. Đây là nét khác biệt của một Công ty sản xuất kinh doanh xây lắp so với một Công ty sản xuất kinh doanh thông thường. Biểu 23 Trích: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (Tháng 11 năm 2003) Tên cơ sở kinh doanh: Xí nghiệp xây lắp số II-Công ty KDPT nhà Hà Nội Địa chỉ : Xã Tứ Hiệp-Thanh Trì- Hà Nội. Mã số : HĐ Ngày Tên đơn vị bán Giá mua chưa thuế Thuế GTGT 006601 01/11 XN ván nhân tạo Việt Trì 8.500.000 425.000 016759 02/11 Cửa hàng thép Loan 7.527.325 752.733 006619 03/11 XN ván nhân tạo Việt Trì 88.800.000 8.880.000 005015 04/11 Công ty Việt Anh 6.661.987 666.198 002569 08/11 Công ty TNHH Việt Hàn 11.849.816 1.184.982 004655 18/11 Công ty TNHH Nam Vang 7.862.550 786.255 004015 20/11 Công ty Hoà Phát 5.600.000 560.000 003698 24/11 Công ty que hàn Thái Sơn 454.000 22.700 .... .... .... .... .... Cộng 1.340.616.000 121.354.000 Khi xuất kho nguyên vật liệu. Khi xí nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để tiến hành thi công xây lắp, căn cứ vào các chứng từ xuất kho, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái Tài khoản 152 và sổ Cái Tài khoản 621. Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trực tiếp về sử dụng mà không nhập qua kho, kế toán sẽ phản ánh trực tiếp trị giá nguyên vật liệu mua về vào Tài khoản 621 để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Công ty KD và PT nhà Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, tiến hành lập Luận văn tài chính theo quý. Sổ cái TK 621 không có số dư cuối kỳ nhưng khi tiến hành theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc ghi chép được tiến hành theo từng tháng, cuối mỗi tháng do chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chưa được kết chuyển nên có số dư cuối tháng, đó cũng chính là số dư đầu tháng của tháng 12. Ngoài ra, khi xuất nguyên vật liệu để sử dụng máy thi công hay phục vụ cho công tác quản lý sản xuất chung, kế toán sẽ ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái Tài khoản 152 và sổ Cái Tài khoản 623, 627, tuỳ thuộc là dùng cho mục đích nào. Định kỳ, kế toán phải lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tượng tập hợp chi phí Bảng phân bổ nguyên vật liệu Công trình: Trung tâm thương mại chợ Văn Điển Tháng 11 năm 2003 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 01 TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 710.598.560 02 TK 623- Chi phí sử dụng máy thi công 80.325.064 03 TK 627- Chi phí sản xuất chung 40.131.352 Cộng 831.084.976 Ngoài ra, căn cứ vào sổ Cái TK 621, TK 623, TK 627, kế toán sẽ tính được chi phí nguyên vật liệu mua sử dụng trực tiếp mà không nhập qua kho trong tháng. Điều này chủ yếu phục vụ cho việc cung cấp thông tin về từng khoản mục chi phí cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Cuối tháng 12, khi lập Luận văn tài chính, số dư TK 621, TK 623, TK 627 sẽ được kết chuyển hết sang TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Đây là Tài khoản tập hợp chi phí, là căn cứ để tính giá thành cho công trình Theo phương pháp kế toán Nhật ký chung, cuối kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành so sánh, đối chiếu giữa số liệu trên sổ Cái các TK 152, TK 133, TK 331, TK 621...với các sổ tổng hợp chi tiết do các bộ phận kế toán chi tiết tiến hành. Điều đó sẽ giúp kế toán dễ dàng phát hiện ra các sai sót cũng như gian lận trong công tác kế toán. Sổ Cái các Tài khoản cũng là căn cứ để lập Luận văn tài chính định kỳ. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp số II- Công ty KD và PT nhà Hà Nội Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Tuy mới được thành lập chưa lâu nhưng do trước đây, đội cũng đã tổ chức hạch toán riêng với một đội ngũ các cán bộ kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao, đã góp phần không nhỏ vào quá trình xây dựng và trưởng thành của của xí nghiệp. Qua hai tháng thực tập tại xí nghiệp để nghiên cứu về quy trình kế toán về các phần hành kế toán như Vốn bằng tiền, tiền lương và các khoản phải trả cho công nhân viên, Tài sản cố định, Chi phí giá thành và đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu là đề tài tôi lựa chọn để viết luận văn, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhận xét về việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Ưu điểm Về việc cung cấp nguyên vật liệu tới công trình. Hiện nay, do nguyên vật liệu luôn có sẵn trên thị trường như xi măng, gạch, sắt, thép,...với đủ loại quy cách, phẩm chất khác nhau. Việc tiến hành thu mua là do nhu cầu của từng đội, tổ sản xuất, căn cứ vào các Luận văn đã được duyệt. Nguyên vật liệu được chuyển thẳng tới chân công trình mà không qua kho của xí nghiệp, tại công trình, kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra và ký nhận. Theo cách này, xí nghiệp có thể giảm chi phí vật tư phục vụ thi công vì giảm được chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. Ngoài ra, do là một doanh nghiệp nhà nước, để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp xây lắp khác, xí nghiệp luôn đảm bảo uy tín và chất lượng của công trình. Do đó, quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu luôn được tiến hành thu mua như trong thiết kế đã được duyệt. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. Xí nghiệp đã áp dụng tốt quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Xí nghiệp đã mở các Tài khoản, sổ kế toán, chứng từ phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được theo dõi và phản ánh kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức kế toán tập chung để tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán tại xí nghiệp. Quá trình nhập- xuất nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ đúng thủ tục. Việc luân chuyển chứng từ từ phòng vật tư, thủ kho lên các bộ phận của phòng kế toán hợp lý, qua đó việc ghi chép sổ kế toán được thực hiện nhanh chóng. Xí nghiệp tiến hành hạch toán nguyên vật liệu theo giá thực tế, do đó đảm bảo được nguyên tắc giá vốn. Đồng thời, việc sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu đã giúp cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán chi tiết được tiến hành đơn giản, nhanh chóng. Việc tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh rất phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng để thi công công trình đều do xí nghiệp tiến hành thu mua và chuyển thẳng tới chân công trình, ít qua kho của xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp có thể kiểm tra số lượng và giá trị nguyên vật liệu một cách dễ dàng chính xác vì có rất ít vật tư được nhập kho. Xí nghiệp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như phù hợp với trình độ kế toán tại xí nghiệp. Việc hạch toán theo quý rất phù hợp với xí nghiệp vì sản phẩm của xí nghiệp mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài nên việc hạch toán theo quý cũng làm giảm khối lượng công việc tính toán. Nói chung, công tác kế toán tại xí nghiệp có nhiều ưu điểm, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp và cũng tuân thủ đúng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Nhược điểm. Về việc phân loại nguyên vật liệu. Mặc dù xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép, gạch, cát,...nhưng xí nghiệp chưa phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng theo các tiêu thức phân loại như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ hay phân loại theo nguồn nhập như do mua ngoài, do tự chế...Điều này sẽ gây ảnh hưởng cho công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 3.1.2.2. Về việc thu mua nguyên vật liệu. Trong giá thành sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trong lớn nên việc giảm chi phí nguyên vật liệu là một trong những hướng chính để hạ giá thành sản phẩm xây lắp. Việc khoán sản phẩm đi đôi với việc khoán nguyên vật liệu, giờ công và các chi phí khác phân bổ theo định mức là khá hiệu quả. Tuy nhiên lại có sự hạn chế về chi phí nguyên vật liệu do các đội tự đảm nhiệm. Theo tiến độ thi công công trình, xí nghiệp mua nguyên vật liệu sẽ phải chấp nhận sự biến động giá cả trên thị trường, giá cả lúc lên lúc xuống làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn so với việc lĩnh tại kho hoặc chất lượng không đảm bảo. Ví dụ như việc lên giá thép đột ngột trong thời gian gần đây. Nếu doanh nghiệp dự đoán được trước tình hình mà tiến hành thu mua sắt thép nhập kho xí nghiệp thì sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn do việc tăng giá thép gây ra. 3.1.2.3. Về việc sử dụng các tài khoản kế toán. Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp này, kế toán sẽ hạch toán vào TK 151-Hàng mua đang đi đường. Song ở xí nghiệp xây lắp II, kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Đây là trường hợp cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. Hiện nay, tại doanh nghiệp vẫn áp dụng các chế độ kế toán ban hàng theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Quyết định này đến nay vẫn còn phù hợp nhưng nó đã được sửa đổi bổ sung tại thông tư 89, các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo luật kế toán mới có hiệu lực từ ngày 1/1/2004, vì vậy trong công tác kế toán của xí nghiệp vẫn còn một số điểm chưa phù hợp chế độ kế toán mới. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp xây lắp số II. 3.2.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện. Như chúng ta đã biết, hạch toán nguyên vật liệu là một phần hành kế toán không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp vì ở những doanh nghiệp này, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc hạch toán nguyên vật liệu được chính xác,, nó góp phần làm cho việc tính giá sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác. Không những thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn góp phần thúc đẩy công tác kế toán ở doanh nghiệp hoà nhập với xu hướng tiến bộ chung của thế giới nhằm hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo thông tin một cách kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho chỉ đạo sản xuất. Vì vậy, vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu luôn được đặt ra đối với các doanh nghiệp, đặc biệt ở xí nghiệp xây lắp số II đang trong quá trình xây dựng và trưởng thành. 3.2.2. Những vấn đề cần hoàn thiện. 3.2.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay, việc phân loại vật liệu chưa phân nhỏ thành từng thứ vật liệu nên công ty chưa lập ra được hệ thống sổ danh điểm vật liệu để phòng kế và các phòng ban khác có thể sử dụng thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý vật liệu. Công ty nên mở sổ danh điểm theo từng nhóm vật liệu để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác kế toán trên máy vi tính sau này. Ví dụ: danh mục vật tư kho :Vật liệu xây dựng cơ bản Danh mục Tên vật tư Quy cách Đơn vị 1 Thép Φ6 Cuộn Kg 2 Thép Φ8 Cuộn Kg 3 Thép Φ10 Cây Kg .... .... .... .... 15 Gạch xây (lỗ) Nội Viên 16 Gạch xây (đặc) Nội Viên 17 Gạch lát nền Trung Quốc Viên 18 Gạch lát nền Nội Viên .... .... .... .... Khi đã phân loại nguyên vật liệu một cách chi tiết như vậy, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra khi xí nghiệp áp dụng kế toán trên máy vi tính, áp dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì việc không thể thiếu được là phải phân loại nguyên vật liệu thành từng quy cách, gọi là Bảng danh mục vật tư hàng hoá. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến loại nguyên vật liệu nào, kế toán chỉ việc nhập số lượng theo loại đã có sẵn trong danh mục. Nếu là vật liệu mới, chỉ cần bổ xung tên, quy cách của nguyên vật liệu đó vào Bảng danh điểm. 3.2.2.2. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Một nguyên tắc kế toán rất quan trọng đòi hỏi kế toán phải đặc biệt chú ý, đó là nguyên tắc thận trọng. Việc thực hiện bằng cách trích lập ra các khoản dự phòng giảm giá, trong kế toán nguyên vật liệu đó là lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nó giúp cho các rủi ro tài chính nằm trong giới hạn có thể kiểm soát được. Vấn đề đặt ra đối với xí nghiệp là việc trích lập ra các khoản dự phòng được tiến hành như thế nào? Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với việc trích lập dự phòng là khoản dự phòng là bao nhiêu là vừa đủ, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân đối vốn lưu động, ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Bộ Tài chính đã có văn bản hướng dẫn các doanh nghiệp trích lập dự phòng. Giá cả của bất kỳ loại nguyên vật liệu nào cũng thường xuyên không ổn định, có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trước và ngược lại, ảnh hưởng đến tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó khăn hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo tính ổn định giá trị vật liệu, tránh được các cú sốc của thị trường thì chúng ta nên trích lập dự phòng Thứ nhất, các doanh nghiệp tiến hành tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán. Nếu dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toan ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Khoản dự phòng nếu có phát sinh được tính vào giá vốn hàng bán Thứ hai, chỉ trích dự phòng đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường giảm xuống so với giá gốc. Ví dụ như cuối kỳ, nếu thấy giá của nguyên vật liệu tồn trong kho trên thị trường giảm so với giá mua về thì cuối niên độ kế toán, phải trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu đó. Thứ ba, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng mặt hàng, không lấy phần tăng của mặt hàng này để bù phần giảm của mặt hàng khác. Nguyên tắc này có thể thể hiện cụ thể ở ví dụ sau: Trong kỳ, xí nghiệp tồn kho hai loại nguyên vật liệu là sắt và thép, trong đó, cuối kỳ thấy giá của thép trên thị trường giảm so với giá nhập kho, trong khi đó, giá của sắt lại tăng. Điều đó không có nghĩa là không trích lập dự phòng mà vẫn phải trích lập cho thép, không phải trích lập cho sắt. Thứ tư, dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được tính theo khối lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm tính dự phòng. Mức tính dự Số lượng hàng Giá trị hàng Giá trị hàng phòng = tồn kho bị x (tồn kho - tồn kho trên ) giảm giá trên sổ thị trường TK sử dụng: TK159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng Bên Có: Trích lập dự phòng Dư Có: Dự phòng đã trích chưa hoàn nhập 3.2.2.3. Việc ghi chép các nghiệp vụ xuất vật liệu Vật tư được mua về thường được chuyển thẳng tới chân công trình cho các đội thi công. Số vật tư không sử dụng hết sẽ được tiếp tục sử dụng vào tháng sau. Vì vậy, xí nghiệp cần phải có một luận văn chính xác về số lượng nguyên vật liệu còn lại để còn có kế hoạch quản lý cho thích hợp. Căn cứ vào phiếu Xuất kho và vào số liệu cuối tháng không sử dụng hết cho công trình, các đội cần phải lập thêm Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu sau. Đơn vị: Mẫu số: 07-VT Địa chỉ: Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Số: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày ... tháng... năm... TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Dự tính Số lượng Lý do sử dụng A B C D E F Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phải được nhân viên thống kê ở các đội ghi chép kịp thời để cuối tháng gửi cho kế toán của xí nghiệp, qua đó kế toán sẽ tính toán được số lượng từng thứ vật liệu đã sử dụng cho các đội trong tháng. Sau đó, căn cứ vào đơn giá từng thứ nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, kế toán mới tính giá trị vật liệu thực dùng trong tháng. Giá thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng đội trong tháng được hạch toán trực tiếp vào chi phí theo định khoản: Nợ TK 621, 623, 627 Có TK 152 : Nếu nguyên vật liệu xuất từ kho Có TK 111 : Nếu nguyên vật liệu mua trực tiếp Cuối tháng, căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành định khoản : Nợ TK 152: Nếu nguyên vật liệu nhập lại kho công trình Nợ TK 111: Nếu nguyên vật liệu không nhập lại kho Có TK 621, 623, 627. 3.2.2.4. Trường hợp hàng mua, hoá đơn xí nghiệp đã nhận nhưng đến cuối tháng hàng chưa về nhập kho hoặc đang nhập kho. Tại xí nghiệp, trong trường hợp đó, xí nghiệp sẽ không hạch toán trong kỳ mà đợi đến khi hàng đã về nhập kho, có phiếu nhập kho mới tiến hành hạch toán. Điều đó sẽ gây nên hiện tượng lưu chứng từ từ tháng này sang tháng khác, dẫn đến việc hạch toán thiếu chính xác. Theo quy định của Bộ tài chính, trong trường hợp này, kế toán phải sử dụng TK 151-Hàng mua đang đi trên đường để phản ánh hoá đơn cho hàng mua đang đi trên đường. Kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 151: Ghi theo giá vốn Nợ TK 1331 Có TK 331,111,113,... Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn đã nhận từ tháng trước, kế toán ghi sổ: Nợ TK 152 Có TK 151 Nếu khi kiểm kê, phát hiện chênh lệch giữa hoá đơn với số lượng nhập kho, tuỳ từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có biện pháp xử lý. 3.2.2.7. Trang bị và sử dụng vi tính trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Hiện nay, doanh nghiệp mới hoạt động nhưng khối lượng công việc cũng tương đối nhiều, việc vi tính hoá công việc kế toán là một trong những việc rất cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán. Xí nghiệp đã cài đặt phần mềm kế toán máy nhưng hiện nay, do chưa quen được với việc sử dụng nên xí nghiệp vẫn thực hiện kế toán thủ công. Đề nghị xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công tác kế toán, điều này vừa làm giảm khối lượng công việc cho các cán bộ kế toán tại xí nghiệp, vừa thực hiện công việc kế toán chính xác hơn, nhanh chóng hơn. Kết luận Qua quá trình thực tập ở trường và nhất là trong thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây lắp số II - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà nội, tôi đã nhận thức được một cách sâu sắc mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn. Lý thuyết được đào tạo trong trường là lý luận chung, khi bước vào làm việc thực tế, phải biết vận dụng những lý luận đó một cách linh hoạt cho phù hợp với thực tế, phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và lĩnh vực mà nó hoạt động. Thực tập là quá trình giúp học sinh vận dụng kiến thức đã học vào thực tế. Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã cố gắng học hỏi để trau dồi kiến thức thực tế cho mình và để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Với hy vọng hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, qua luận văn tốt nghiệp của mình, tôi cũng đã đưa ra một vài kiến nghị nhỏ. Tôi hy vọng rằng, nó có ích cho công tác kế toán tại Xí ngiệp mà dù gắn bó chưa lâu, chỉ trong thời gian thực tập, nhưng đã để lại cho tôi ấn tượng rất sâu sắc vì sự nhiệt tình và khả năng chuyên môn của lãnh đạo và các cán bộ ở đây. Xin chúc cho Xí nghiệp ngày càng phát triển, trở thành một trong những đơn vị xây lắp hàng đầu của Việt nam và phục vụ ngày càng tốt hơn nữa cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nước nhà.