Luận văn Công tác tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cao su Sao Vàng

phẩm, loại ra các sản phẩm không đủ quy cách, số còn lại nhập kho. Thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo quản thành phẩm trong kho, tránh trường hợp thành phẩm bảo quản trong kho bị hư hỏng, bảo đảm hàng đến tận tay khách hàng theo đúng chất lượng yêu cầu. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh của các công ty trong và ngoài nước đòi hỏi công ty Cao Su Sao Vàng phải có biện pháp tổ chức tiêu thụ sao cho thuận tiện và có hiệu quả, nghĩa là được thị trường chấp nhận cả về phương diện giá cả, chất lượng và mẫu mã. 2. Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ. Như đã biết, công ty Cao Su Sao Vàng có số lượng thành phẩm phong phú, đa dạng về chủng loại. Vì vậy việc xác định được giá thành thực tế của từng sản phẩm xuất kho là rất phức tạp. Với cách xác định giá thành thực tế thành phẩm xuất kho đã được trình bày ở phần kế toán thành phẩm thì giá vốn của sản phẩm xuất kho chính là giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. Việc xác định giá vốn của sản phẩm xuất kho được tiến hành vào cuối tháng. Trong tháng, kế toán chỉ theo dõi được thành phẩm xuất bán về mặt hiện vật. Giá vốn TP(i) xuất kho trong tháng Số lượng TP(i) xuất kho trong tháng Giá thành đơn vị thực tế TP(i) nhập kho trong tháng X *Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” và tài khoản 155. Kế toán không sử dụng tk157 vì công ty chỉ có phương thức tiêu thụ trực tiếp. *Các sổ sách được sử dụng như : +Thẻ kho và Bảng Nhập-Xuất-Tồn thành phẩm ( tương tự bảng kê 8): mẫu và chức năng của 2 sổ này đã được trình bày trong phần kế toán thành phẩm. +Sổ chi tiết tiêu thụ: Là sổ kế toán phản ánh chi tiết giá số lượng thành phẩm tiêu thụ, doanh thu, giá vốn, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và đặc biệt xác định kết quả tiêu thụ trong tháng (sổ này sẽ được trình bày chi tiết trong phần kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ). + Sổ cái tài khoản 632. + Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm: Bảng này do bộ phận kế toán giá thành lập và gửi cho kế toán tiêu thụ. Bảng này tính giá thành thực tế thành phẩm nhập kho từ sản xuất của từng loại thành phẩm. + Chú ý rằng, kế toán tiêu thụ không dùng NK- CT số 8 và bảng kê số 9. *Các chứng từ: Căn cứ vào lệnh xuất kho, hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, kế toán xác định số lượng và giá trị sản phẩm xuất bán. *Phương pháp hạch toán tổng hợp: - Khi xuất hàng khỏi kho tiêu thụ ngay, gửi bán, giao đại lý hoặc chi nhánh thành phẩm đều được coi là tiêu thụ ngay. Vì vậy kế toán sử dụng tài khoản 632 “giá vốn hàng bán”, không sử dụng TK 157 “hàng gửi bán”. Căn cứ vào “phiếu xuất kho”, “bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, kế toán lấy cột tổng số lượng ghi vào cột số lượng của “Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm”, kết hợp với “Bảng tính giá thành thực tế” do bộ phận kế toán giá thành gửi sang, tính ra đựoc tổng giá thành thực tế thành phẩm xuất kho trong tháng và ghi vào cột tổng giá thành (xem phần kế toán tổng hợp thành phẩm- phần cách ghi “Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm” ). Và đây chính là giá vốn của hàng xuất bán trong tháng, phản ánh quan hệ đối ứng: Nợ TK 632 và Có TK 155. - Các trường hợp giảm giá vốn như: Hàng bán bị trả lại, phát hiện thừa trong kiểm kê. Kế toán tiến hành lập “Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại” (xem biểu 19– phần kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ) để phản ánh quan hệ: Nợ TK 155 và Có TK 632. - Từ “Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm” và “Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại” vào sổ “ Chi tiết tiêu thụ” cột giá vốn hàng bán và hàng bán bị trả lại (Xem biểu 28 ). Biểu13 : Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm (Tháng 5 năm 2002) Đvt: VNĐ STT Tên sản phẩm Sản lượng Tổng giá thành thực tế Giá thành đơn vị 1 2 3 Lốp XM 250-174 PRHR1 Săm XM225/250-17 TR4A Lốp XĐ 650 đỏ 16.767 42.257 208.379 . 656.129.262 458.085.630 2.203.544.835 39.132,18 10.840,47 10.574,7 . Cộng 10.000.038.471 Cuối tháng, kế toán tổng hợp lập sổ cái cho TK 632: căn cứ vào “Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm” vào cột ghi Có TK 155. Căn cứ vào “Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại” và “Sổ chi tiết tiêu thụ” tổng hợp số liệu vào phần cộng có tài khoản 632. Biểu 14: Sổ cái tài khoản 632 Năm 2002 Số dư đầu kỳ Nợ : Có: Ghi Có các TK Cộng T1 T5 T12 155 9.664.798.708 .... Cộng Nợ 9.664.798.708 Cộng Có 9.664.798.708 Dư Nợ Dư Có Ngày.... tháng..... năm Người lập sổ Kế toán trưởng Như vậy giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ được xác định: Giá vốn hàng tiêu thụ trong tháng = Trị giá vốn hàng được coi là tiêu thụ - Giá vốn hàng bị trả lại = 9.664.798.708 – 218.000.000 = 9.446.798.708 3. Kế toán doanh thu tiêu thụ. Doanh thu tiêu thụ của công ty hiện nay chỉ bao gồm: Doanh thu tiêu thụ trong nước, không có doanh thu xuất khẩu. Để hạch toán Doanh thu tiêu thụ, Kế toán sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng. Tài khoản này được chi tiết thành 5112: Doanh thu bán thành phẩm sản xuất chính 5113: Doanh thu khác + Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này được sử dụng cho cả trường hợp khách hàng mua trực tiếp, thanh toán ngay và trường hợp hàng bán qua các đại lý. + Tài khoản 136: “Phải thu nội bộ”. Mở cho các chi nhánh khi xuất hàng cho các chi nhánh trực thuộc công ty. + Tài khoản 155: Thành phẩm. + Vì công ty chỉ có một phương thức tiêu thụ trực tiếp nên không sử dụng tài khoản 157: “ Hàng gửi bán”. * Chứng từ và sổ sách sử dụng: + Các chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị xuất hàng, lệnh xuất kho... + Sổ sách kế toán sử dụng trong phần hành này bao gồm: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho theo từng loại thành phẩm cả về mặt số lượng và giá trị Sổ chi tiết tiêu thụ thành phẩm: theo dõi doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ. Đặc biệt phản ánh kết quả tiêu thụ trong kỳ (lãi, lỗ). Sổ báo cáo chi tiết TK-131 theo từng khách hàng: theo dõi công nợ theo từng khách hàng. Đối với những khách hàng vãng lai, không thường xuyên thì mở chung một sổ; còn đối với những khách hàng truyền thống, thường xuyên thì mỗi khách hàng mở một sổ. Sổ tổng hợp thanh toán với người mua: tổng hợp tình hình công nợ của tất cả các khách hàng một cách tổng hợp nhất. Số liệu được tổng hợp từ báo cáo chi tiết Tk131 theo từng khách hàng. *Quy trình hạch toán doanh thu tiêu thụ: Cuối tháng, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT xuất bán sản phẩm trong tháng. Kế toán lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán. Từ đó, kế toán lấy các dòng tổng cộng doanh thu và Số lượng của từng loại sản phẩm để ghi vào cột số lượng, tổng doanh thu của từng loại sản phẩm trên“ Sổ chi tiết tiêu thụ” tương ứng cùng với bút toán phản ánh giá vốn theo quan hệ đối ứng:Có TK 5112 và Nợ các tk có liên quan. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Khi nhận Phiếu xuất kho (liên 2 ) do khách hàng mang tới, kế toán tiền mặt viết phiếu thu. Đối với trường hợp trả chậm khi nào khách hàng thanh toán thì mới lập phiếu thu. Biểu15: Phiếu thu Ngày 25 tháng 5 năm 2005 Mẫu số : C21-H Số : 0154 TK ghi Nợ: 1111 TK ghi Có : 131 Họ và tên người nộp: Giang Minh Sơn Địa chỉ cơ quan: Công ty cao su Giang Minh Thành Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng lốp XM 250-174 PRHR1 Số tiền: 90.200.000 Bằng chữ: Chín mươi triệu, hai trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 Hoá đơn (GTGT) số: 11478 Ngày 25 tháng 5 năm 2002 Phụ trách kế toán Người lập Thủ quỹ Phiếu thu được lập thành 03 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ quỹ để thực hiện việc thu tiền. Đối với khách hàng trả chậm, Kế toán theo dõi chi tiết từng khách hàng trên Báo cáo chi tiết tài khoản 131 theo từng khách hàng và được ghi hàng ngày (biểu16). Những khách hàng vãng lai, không thường xuyên, Kế toán lập một trang sổ cho những khách hàng này. Còn những khách hàng có quan hệ thường xuyên, lâu dài, Kế toán mở cho mỗi khách hàng một trang sổ. Đầu tháng kế toán tiến hành chuyển số dư cuối tháng của “Báo cáo chi tiết” tháng trước sang chỉ tiêu số dư đầu tháng của “Báo cáo chi tiết” tháng này. Trên cơ sở các “Hoá đơn GTGT” thanh toán chậm kế toán vào “Báo cáo chi tiết TK131 theo khách hàng” phần phát sinh Nợ tài khoản 131, đồng thời khi khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng căn cứ vào “Phiếu thu”, “Giấy báo Có” của ngân hàng kế toán ghi vào cột phát sinh Có tài khoản 131, tính ra số dư cuối tháng của từng khách hàng theo công thức: = + - Biếu16 : Báo cáo chi tiết Tài khoản 131 theo từng khách hàng (Từ ngày 01/5/2001 Đến 31/5/2002) Tên đơn vị: Công ty cao su Minh Thành- Thanh Xuân Số dư đầu kỳ: 120.500.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT HĐ11748 HĐ11520 PT 0154 Hđ11480 . 03/5 05/5 . 25/5 29/5 Mua lốp XM 250-174 PRHR1chưa thanh toán Mua hàng trả chậm Trả tiền HĐ 1478 Trừ vào giá hàng lốp XĐ 650 đỏ . 5112 33311 5112 33311 1111 531 33311 82.000.000 8.200.000 7.600.000 760.000 . . 90.200.000 1.900.800 190.080 Cộng phát sinh 107.547.000 166.547.500 Số dư cuố kỳ: 61.499.500 Người ghi sổ Kế toán trưởng Căn cứ vào “ Báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng”, phần tổng cộng của từng khách hàng để Kế toán nhập vào “ Sổ chi tiết thanh toán với người mua” cho cả tháng. Biểu 17: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Từ ngày 01/5/2002 đến 31/5/2002) Mã TK chính :131 STT Tên khách hàng Dư đầu tháng Phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 .. Ct sao Mai Anh Ct Dũng Phượng Ct Minh Thành HTX Thanh Hóa Ct INOUE VN 2.960.526.406 120.500.000 468.642.540 468.642.540 1.489.777.941 615.008.267 107.547.000 326.733.000 76.345.051 724.291.000 601.681.217 166.547.500 795.375.540 81.064.051 3.736.031 13.327.050 61.499.500 0 99.521.697 Tổng cộng 33.693.093.466 169.676.397 17.802.54.333 16.114.490.836 35.430.906.967 219.433.401 Căn cứ vào “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, kế toán lấy cột số lượng và doanh thu vào “Sổ chi tiết tiêu thụ” (xem biểu 28). Cuối tháng kế toán tổng hợp vào sổ cái cho TK 5112 như sau: +Từ “ Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại”, “Bảng tổng hợp giảm giá hàng bán” ( xem biểu 19, 21 ) vào cột ghi Có các TK 531, 532. +Từ “Sổ chi tiết tiêu thụ”, xác định được doanh thu thuần vào phần ghi Có TK 911, Nợ TK 5112. +Cộng Có TK 5112 được lấy từ “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, cột cộng doanh thu. Biểu 18: Sổ cái TK 5112 Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ: Có: Ghi Có các TK Cộng T1 T5 T12 531 532 911 272.500.000 0 9.586.885.661 Cộng Nợ 9.895.385.661 Cộng Có 9.858.385.661 Dư Nợ Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 4.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Hiện nay, các khoản làm giảm trừ doanh thu của công ty gồm: Giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. 4.1.Hàng bán bị trả lại: Tại Công ty Cao Su Sao Vàng, mọi trường hợp hàng xuất khỏi kho đều được coi là tiêu thụ nhưng ở công ty có tình trạng sản phẩm bán cho khách hàng, các đại lý hay chi nhánh, khi không dùng hết hoặc không bán được, cuối kỳ được mang trả lại. Để giữ uy tín công ty cho phép khách hàng nhập lại sản phẩm nếu xét thấy lí do đưa ra hợp lý. -Tài khoản sử dụng để hạch toán: Tài khoản 531: “Hàng bán bị trả lại” -Bộ chứng từ được sử dụng bao gồm: “ Đơn xin trả lại hàng”, “ Phiếu nhập kho”, “Biên bản hàng trả lại” do bộ phận KCS Kiểm tra, Hoá đơn GTGT của khách hàng lập và gửi cho công ty. Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng thì phải viết “ Đơn xin trả lại hàng”, kèm theo hoá đơn GTGT của đơn vị trả lại hàng gửi đến Ban giám đốc và phòng Tiếp thị bán bàng. Khi đó phòng KCS sẽ kiểm tra chất lượng thành phẩm, nếu vẫn đạt tiêu chuẩn chất lượng thì tiến hành thủ tục nhập hàng lại kho. Căn cứ vào “Biên bản hàng trả lại” có chữ ký xác nhận của phòng KCS, phòng tiếp thị bán hàng lập “Phiếu nhập kho” và lập “Bảng tổng hợp hàng trả lại” theo mẫu sau: Biểu 19: Bảng tổng hợp hàng trả lại. Tên sảnphẩm Số lượng Giá vốn Doanh thu Thuế Tổng 1.Lốp XĐ 650 đỏ 120 1.520.640 1.900.800 190.800 2.090.880 2.Lốp ô tô 900-20 10 9.156.800 11.446.000 114.460 115.604.460 . . Cộng 218.000.000 272.500.000 27.500.000 299.750.000 (Tháng 5 năm2002) - Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại được lập như sau: +Căn cứ vào HĐ GTGT của đơn vị trả lại hàng, kế toán phản ánh vào cột số lượng, doanh thu, thuế, tổng giá thanh toán. +Giá vốn của hàng trả lại được xác định: Giá vốn của hàng trả lại = 80%*doanh thu hàng trả lại. - Căn cứ vào “Bảng tổng hợp hàng trả lại”, kế toán tính ra số lượng tổng cộng của từng loại sản phẩm bị trả lại rồi ghi vào phần số lượng và trị giá vốn hàng trả lại cột nhập trong kỳ của “Bảng nhập -xuất- tồn kho thành phẩm ” theo quan hệ đối ứng Nợ TK155, Có TK 632 Khi được chấp nhận trả lại hàng công ty tiến hành thanh toán với khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giảm khoản phải thu.Việc thanh toán tiền hàng trả lại sẽ do kế toán tiền mặt viết “Phiếu chi”, hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào “giấy báo Nợ” của Ngân hàng để vào NK- CT số1 (hoặc số 2), nếu trừ vào số phải thu của khách hàng thì sẽ được phản ánh vào “Báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng”. Theo quan hệ đối ứng: Nợ TK 531: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại chưa thuế Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra bị hoàn lại Có TK 111, 112, 131: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại (có thuế GTGT) Cuối tháng, toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại được kết chuyển vào “sổ chi tiết tiêu thụ” để làm cơ sở ghi giảm doanh thu bán hàng (Biểu 28 ). Đồng thời kế toán chuyển số doanh thu này sang tài khoản 5112 và ghi vào “Sổ cái tài khoản 5112” cột ghi Có tài khoản 531 theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK 5112: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK531: Hàng bán bị trả lại Đồng thời, kế toán tổng hợp sẽ tập hợp số liệu lên sổ cái cho tài khoản 531: +Phần ghi Có các tài khoản căn cứ vào “Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại”, “ Báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng’, “phiếu thu”, “Giấy báo Nợ” +Cộng Có TK 531 được lấy từ “Sổ chi tiết tiêu thụ”. Biểu20: Sổ cái TK 531 năm 2002 Số dư đầu năm Nợ: Có: Ghi có các TK Cộng T1 T5 T12 1111 131 11.446.000 1.900.800 Cộng Nợ 272.500.000 Cộng Có 272.500.000 Dư Nợ Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 4.2 Giảm giá hàng bán: Nhằm tăng uy tín của công ty trong việc tiêu thụ đối với một số sản phẩm như: Săm, lốp xe đạp màu đỏ có trong thành phần oxits sắt mầu, nếu không tiêu thụ kịp sẽ bị bạc màu. Vì vậy công ty có chính sách giảm giá những mặt hàng này. Song trường hợp này rất hiếm khi xảy ra. Để hạch toán giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” và “Bảng tổng hợp giảm giá hàng bán” do phòng tiếp thị bán hàng thực hiện và gửi sang cho kế toán tiêu thụ. Dưới đây là “Bảng tổng hợp giảm giá hàng bán” của một số mặt hàng có chính sách giảm giá khi không tiêu thụ kịp. Trong tháng 5 công ty không có hàng giảm giá. Vì vậy, ta chỉ xem xét mẫu sau: Biểu 21:Bảng tổng hợp giảm giá hàng bán (Tháng 5/2002) Tên sản phẩm Doanh thu chưa thuế Thuế Tổng 1.Lốp XĐ 32-622 đen 2.Lốp XĐ 37-590 ĐV 3.Săm XĐ 32-622 đen 4.Săm XĐ 540 2M Cộng 0 0 0 Việc hạch toán và thanh toán giảm giá cũng được thực hiện giống như phần hàng bán trả lại. Cuối tháng, toàn bộ số giảm giá được ghi vào “Sổ chi tiết tiêu thụ” cột hàng giảm giá (Biểu 28). Đồng thời, kế toán kết chuyển sang tài khoản 5112 để ghi vào “Sổ cái tài khoản 5112” cột ghi Có tài khoản 532 theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK5112: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 532: Kết chuyển giảm giá hàng bán Đồng thời, kế toán tổng hợp lên Sổ cái cho tài khoản 532. Biểu 22: Sổ cái TK 532 Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ: Có: Ghi có các TK Cộng T1 T5 T12 1111 112 131 Cộng Nợ 0 Cộng Có 0 Dư Nợ Dư Có Như vậy, từ “Sổ chi tiết tiêu thụ”, cột tổng doanh thu, cột giảm giá hàng, cột hàng bán bị trả lại, doanh thu thuần trong kỳ được xác định theo công thức sau: Doanh thu thuần Tổng doanh thu Giảm giá hàng bán Doanh thu hàng bán bị trả lại = 9.859.385.661 - 0 – 272.500.000 = 9.586.885.661 Kết quả này là căn cứ ghi vào sổ cái tài khoản 5112, 911. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm được khái quát theo sơ đồ sau: (Xem Biểu23 trang sau) III.Kế toán chi phí kinh doanh và xác định kết quả tiêu thụ: 1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty Cao Su Sao Vàng do kế toán giá thành đảm nhiệm. Đến cuối kỳ kế toán giá thành tổng hợp số liệu từ các bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng phân bố tiền lương, khấu hao... do kế toán vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định chuyển sang để lên “Sổ chi phí bán hàng” và “Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cuối kỳ, chuyển số liệu cho kế toán tiêu thụ ghi vào cột CPBH và CPQLDN tương ứng trên “Sổ chi tiết tiêu thụ”. 1.1 Kế toán chi phí bán hàng. *Tài khoản sử dụng: 641 “ Chi phí bán hàng “ Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản tương ứng với nội dung của chi phí bán hàng như sau: - Chi phí trực tiếp cho quá trình bán hàng gồm: + Khoản chi cho nhân viên bán hàng : TK 641.1 + Chi phí vật liệu bao bì : TK 641.2 + Chi phí dụng cụ bán hàng : TK 641.3 - Chi phí gián tiếp: + Chi phí khấu hao TSCĐ bán hàng : TK 641.4 + Chi phí Bảo hành sản phẩm : TK 641.5 + Chi phí các dịch vụ mua ngoài : TK 641.7 + Còn lại các khoản chi bằng tiền khác được phản ánh trong TK 641.8 theo các tiết khoản như sau : + TK 6418.1: Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm + TK 6418.2: Phí, lệ phí, bảo hiểm hàng hoá. + TK 6418.3: Chi phí khuyến mãi và các khoản chi phí khác. * Chứng từ và sổ sách được sử dụng là: Các bảng kê và NKCT có liên quan, sổ chi phí bán hàng. Công việc tập hợp chi phí bán hàng, ghi sổ sách có liên quan do bộ phận kế toán giá thành thực hiện. Sổ chi phí bán hàng có mẫu như sau: Biểu 24: Sổ chi phí bán hàng-Tk641 (Tháng 5 năm 2002) Số hiệu TK Nội dung TK 214 TK 334 TK 331 ... Cộng 641.1 Chi phí nhân viên 108.510.525 108.510.525 641.4 Chi phí khấu hao 32.454.362 32.454.362 6418.3 Chi phí khác 235.152 235.152 Cộng 276.061.410 Khi bộ phận tính giá thành chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong tháng sang, Kế toán tiêu thụ sẽ phân bổ cho từng sản phẩm theo công thức: CPBH phân bổ cho loại SP(i) Tổng CPBH phát sinh trong tháng Giá vốn tiêu thụ của loại SP(i) Tổng giá vốn của hàng tiêu thụ X Ví dụ: CPBH phân bổ cho lốp XM 250-174 PRHR1 trong tháng 5/2002 là: 9.664.798.708 793.091.892 x 276.061.410 = 22.653.556 Sau đó, Kế toán tiêu thụ sẽ phản ánh vào cột chi phí bán hàng của từng loại sản phẩm tương ứng ở cột chi phí bán hàng trên “Sổ chi tiết tiêu thụ ” theo quan hệ đối ứng: Nợ TK 911, Có TK 641. Kế toán tổng hợp căn cứ vào Sổ chi phí bán hàng, Sổ chi tiết tiêu thụ lên sổ cái Tài khoản 641: +Căn cứ vào “ Sổ chi phí bán hàng”, vào cột ghi Có các tài khoản liên quan +Cộng Có tài khoản 641 được chuyển sang từ “Sổ chi tiết tiêu thụ”. Biểu 25: Sổ cái tài khoản 641 Năm2002 Số dư đầu năm Nợ : Có: Ghi Có các TK Cộng T1 T5 . T12 214 331 341 32.454.362 235.152 108.510.525 . Cộng Nợ 276.061.410 Cộng Có 276.061.410 Dư Nợ Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 1.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp ( CPQLDN) Kế toán dùng tài khoản 642 “CPQLDN” và tài khoản này cũng được chi tiết theo nội dung của CPQLDN bao gồm: + TK 642.1: Chi phí nhân viên quản lý + TK 642.2: Chi phí vật liệu quản lý + TK 642.3: Chi phí dụng cụ quản lý + TK 642.4: Chi phí khấu hao TSCĐ quản lý + TK 642.5: Thuế, phí và lệ phí + TK 642.6: Chi phí dự phòng + TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 642.8: Chi phí bằng tiền khác được chi tiết: ã TK 642.8.1: Thanh toán tiền công tác phí ã TK 642.8.2: Chi phí nghiên cứu, phát minh, sáng kiến ã TK 642.8.3: Thanh toán tiền thuốc cấp cứu ã TK 642.8.4: Chi phí sửa chữa kho tàng bộ phận quản lý ã TK 642.8.5: Chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị... ã TK 642.8.6: Chi phí bồi dưỡng độc hại. ã TK 642.8.7: Chi phí đào tạo tuyển mộ công nhân ã TK 642.8.8: Chi phí khác. Tất cả các khoản chi phí liên quan tới từng chi tiết trong chi phí quản lý phản ánh trong các bảng kê, NKCT liên quan: Cũng tương tự như CPBH, CPQLDN cũng sử dụng các bảng kê, NKCT có liên quan, Sổ chi phí QLDN và sổ chi tiết tiêu thụ. Việc tập hợp CPQLDN cũng do bộ phận kế toán giá thành tập hợp, và phân bổ CPQLDN cho từng sản phẩm vào sổ chi tiết tiêu thụ sản phẩm do Kế toán tiêu thụ đảm nhận. Công thức phân bổ CPQLDN cũng tương tự như công thức phân bổ CPBH cho từng sản phẩm. Trình tự hạch toán CPQLDN tương tự như CPBH. Biểu 26: Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp – tk 642 (Tháng 5 năm 2002) Số hiệu TK Nội dung TK 152 TK 214 TK 334 331 ... Cộng 642.1 Cp nhân viên ql 125000000 125.000.000 642.2 Cp vật liệu ql 36912575 36.912.575 642.4 Cp KHTSCĐ ql 89503602 89.503.602 642.7 Cp d.vụ mua ngoài 255938244 255.938.244 642.8.8 Chi phi khác Cộng 36912575 89503602 125000000 255938244 1.196.685.927 Tương tự như CPBH, kế toán tổng hợp cũng lên sổ cái cho tài khoản 642. Biểu 27: Sổ cái tài khoản 642 Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ : Có: Ghi Có các TK Cộng T1 T5 T12 152 214 334 331 39.912.575 89.503.602 125.000.000 255.938.244 Cộng Nợ 1.196.685.927 Cộng Có 1.196.685.927 Dư Nợ Dư Có 2. Kế toán kết quả tiêu thụ: *Để xác định được kết quả tiêu thụ, Kế toán căn cứ vào “Sổ chi tiết tiêu thụ”. Việc ghi chép cụ thể sổ này đã được phản ánh cụ thể trong từng phần hành kế toán trước. Phần này chỉ tóm lược lại như sau: Kết quả tiêu thụ sản phẩm Doanh thu thuần từ tiêu thụ SP Giá vốn hàng tiêu thụ Chi phí bán hàng Chi phí QLDN - Căn cứ vào ‘Bảng Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm” và “Bảng tính giá thành thực tế” sản phẩm để vào cột giá vốn trong “ Sổ chi tiết tiêu thụ”: 9.664.798.708 - Căn cứ vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra”, dòng tổng cộng số lượng và doanh thu để vào cột tổng sản lượng và tổng doanh thu: 9.859.385.661 - Căn cứ vào “Bảng tổng hợp hàng trả lại”, “ Bảng tổng hợp giảm giá” vào cột Hàng trả lại và Hàng giảm giá tương ứng, với giá vốn: 218.000.000 và doanh thu: 272.500.000. - Căn cứ vào sổ CPBH và CPQLDN do bộ phận Kế toán giá thành chuyển sang, Kế toán tiến hành phân bổ cho từng loại sản phẩm và vào sổ chi tiết tiêu thụ trên cột CPBH và CPQLDN lần lượt: 276.061.410 và 1.196.685.927 Kết quả tiêu thụ sản phẩm trong tháng 5/2002 là: (9.859.385.661 – 272.500.000) – (9.664.798.708 – 218.000.000) – 276.061.410 – 1.196.685.927 = - 1.332.660.384. Kết qủa này được phản ánh vào “Sổ chi tiết tiêu thụ” cột Lãi ( Lỗ ), theo quan hệ đối ứng: Nợ (Có) TK 911, Có (Nợ) TK 4212. Biểu 28: Sổ chi tiết tiêu thụ sản phẩm ( Xem biểu trang bên) Hạch toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm được khái quát theo sơ đồ dưới đây: Biểu 29: sơ đồ hạch toán tổng hợp xác định kết quả tiêuthụ Bảng kê HĐ, C.từ hàng hoá dịch vụ bán ra -Sổ CPBH -Sổ CPQLDN - Bảng TH hàng trả lại - Bảng TH giảm giá hàng bán Chứng từ và các sổ sách liên quan Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ cái TK 911,421 Bảng N-X-T kho TP Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Cuối tháng, căn cứ vào “Sổ chi tiết tiêu thụ”, Kế toán tổng hợp lấy số liệu vào Sổ cái tài khoản 911, 421. Tổng cộng Nợ tài khoản là tổng cộng các tài khoản đối ứng phát sinh. Cộng Có được lấy từ cột Lãi, Lỗ của “Sổ chi tiết tiêu thụ”. Biểu 30: Sổ cái tài khoản 911 Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ: Có: Ghi có các TK Cộng T1 T5 T11 T12 632 641 642 9.446.798.708 276.061.410 1.196.685.927 Cộng Nợ 10.919.546.045 Cộng Có 10.919.546.045 Dư Nợ Dư Có Biểu 31: Sổ cái tài khoản 421 Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ: Có: 3.745.000.000 Ghi Có các TK Cộng T1 T5 T11 T12 911 414 . 1.332.660.384 Cộng Nợ 1.332.660.384 Cộng Có Dư Nợ Dư Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Tại công ty CSSV, kỳ hạch toán theo quý. Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp căn cứ vào “Sổ chi tiết tiêu thụ” và các sổ khác có liên quan, tổng hợp số liệu lên báo cáo KQHĐKD và các báo cáo tài chính khác.Ta xem xét báo cáo KQHĐKD quý II, năm 2002 trang sau: Chương III Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty CSSV I. Đánh giá chung về thực trạng tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty CSSV 1. Những ưu điểm: Với bề dày lịch sử phát triển hơn 40 năm, những thành tựu đạt được cho đến nay của công ty là sự đóng góp của tất cả các bộ phận chức năng, trong đó bộ máy kế toán đã đóng góp những thành tựu quan trọng. Bộ phận kế toán tiêu thụ gồm 4 thành viên đã hoàn thành tốt nhiệm vụ trong phần hành của mình, đảm bảo sự lưu thông trong bộ máy kế toán. Bộ phận kế toán tiêu thụ đã đảm bảo việc vận dụng đầy đủ các chính sách tài chính; chế độ kế toán của nhà nước; phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; giám đốc và cung cấp thông tin về tình hình xuất, tồn kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ, kết quả tiêu thụ của công ty cho ban giám đốc nhằm đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Công tác tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty CSSV có những ưu điểm sau: * Những ưu điểm về chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán bắt buộc theo qui định đối với: hàng tồn kho; bán hàng; tiền tệ đều được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đúng qui định. Các chứng từ được lập đều có căn cứ thực tế và có giá trị pháp lý. Ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi... Bên cạnh những chứng từ mang tính bắt buộc, căn cứ vào nhu cầu quản lý của công ty và theo hướng dẫn của bộ tài chính, kế toán còn sử dụng những chứng từ bảo đảm thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, Giám đốc tình hình thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh gồm có nhiều chủng loại thành phẩm, cho nên việc theo dõi từng loại thành phẩm là rất phức tạp. Tuy nhiên, bộ phận kế toán tiêu thụ đã cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ từ việc lựa chọn, lập, kiểm tra, ghi sổ và bảo quản chứng từ kế toán liên quan đến phần hành. *Những ưu điểm về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản được mở cho phần hành kế toán tiêu thụ nói riêng và các phần hành khác nói chung là hợp lý, đúng chế độ ban hành. Ngoài những tài khoản cấp 2 mở bắt buộc theo qui định, công ty còn mở các tài khoản cấp 3 cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. *Những ưu điểm về hệ thống sổ sách: Hình thức sổ NK- CT là hình thức bao gồm rất nhiều sổ sách: các sổ chi tiết, bảng kê, sổ NK- CT, Sổ cái. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh như công ty Cao Su Sao Vàng, việc theo dõi từng chủng loại thành phẩm vừa tổng hợp, vừa chi tiết là khá phức tạp. Tuy nhiên kết hợp với máy vi tính, công ty đã tổ chức được một hệ thống sổ sách linh hoạt, rõ ràng, vừa phản ánh được số liệu tổng hợp, vừa phản ánh được số liệu chi tiết. Việc bố trí sổ sách cũng tương đối thuận lợi cho việc theo dõi, đối chiếu, chuyển sổ giữa các bộ phận, ví dụ: việc hạch toán thông qua bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, bảng nhập-xuất-tồn kho thành phẩm, sổ chi tiết tiêu thụ, báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng,...được thiết kế rất hữu ích, là sự kết hợp giữa bảng kê và nhật ký-chứng từ. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm không sử dụng nhật ký- chứng từ số 8 mà dùng sổ chi tiết tiêu thụ trên cơ sở các sổ chi tiết khác đã giúp cho việc nghi sổ, khối lượng sổ giảm đi đáng kể mà các thông tin về tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm cũng như của tất cả các sản phẩm, giúp cho nhà quản lý biết được ưu điểm, thế mạnh của từng loại sản phẩm trên thị trường cũng như những hạn chế để đề ra phương hướng kinh doanh có hiệu quả. *Ưu điểm về sự phối hợp công việc giữa các nhân viên kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ : Sự phối hợp giữa kho, phòng tiếp thị-bán hàng và phòng kế toán ăn khớp, nhịp nhàng, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo quản lý thành phẩm một cách chặt chẽ và tiêu thụ một cách thông suốt, tránh được các tổn thất, mất mát. *Ưu điểm về cách tính giá thành phẩm xuất kho: Việc tính giá của thành phẩm xuất kho rong tháng nào được tính theo giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho trong tháng đó (tháng xuất). Và đến cuối năm trị giá thành phẩm xuất kho được tính lại theo phương pháp bình quân gia quyền. Chênh lệch giữa các tháng và các năm được tính vào tháng 12. Phương pháp này đơn giản đi rất nhiều trong trường hợp công ty có nhiều chủng loại sản phẩm, và nếu tính cho cả năm thì tổng giá trị thành phẩm xuất bán là không thay đổi. Cùng với những ưu điểm nổi bật như trên cần được tiếp tục phát huy, công tác kế toán tại công ty CSSV nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu quản lý của công ty. 2. Những tồn tại, hạn chế: 2.1. Về qui trình và phương pháp hạch toán chi tiết sản phẩm: - Để hạch toán chi tiết sản phẩm, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đơn giản, dễ làm. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại thành phẩm, hàng hoá. Trong khi đó, đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty CSSV là số lượng chủng loại thành phẩm đa dạng, phong phú: có hơn 1000 loại khác nhau. Mỗi một thẻ kho được mở cho một loại thành phẩm, vì vậy số lượng sổ sách rất nhiều, đặc biệt là các thẻ chi tiết. - Về qui trình hạch toán: Tại kho và phòng tiếp thị bán hàng theo dõi số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn kho về mặt hiện vật. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê thành phẩm nhập kho, bảng tính giá thực tế thành phẩm, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, kế toán ghi vào phần nhập, xuất của bảng Nhập – Xuất – Tồn kho. Như vậy là Kế toán không theo dõi được lượng thành phẩm nhập, xuất hàng ngày một cách chặt chẽ. 2.2.Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho - Giá thực tế của thành phẩm xuất kho của tháng này được tính theo giá thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng, không kể thành phẩm xuất kho có thể bao gồm thành phẩm nhập kho của những tháng trước nữa. Phương pháp này mặc dù hạn chế được rất nhiều công việc tính toán nhưng làm cho giá vốn hàng bán không chính xác. Hơn nữa, chỉ đến cuối tháng bộ phận kế toán giá thành gửi bảng tính giá thực tế thành phẩm sang thì kế toán tiêu thụ mới xác định được giá vốn thành phẩm xuất kho trong tháng. Vì vậy, không cho phép phản ánh kịp thời tình hình biến động thành phẩm về mặt giá trị. - Đến cuối năm kế toán tiến hành tính lại giá vốn của hàng xuất bán trong năm theo phương pháp bình quân gia quyền. Chênh lệch giữa giá vốn của hàng xuất bán theo phương pháp này với phương pháp của 11 tháng trước được tính hết cho tháng 12. Việc tính giá thành phẩm xuất kho này vi phạm nguyên tắc nhất quán, ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc phản ánh giá vốn hàng bán. 2.3. Về xử lý chênh lệch hàng tồn kho trong kiểm kê: Thành phẩm phát hiện thừa (thiếu) trong kiểm kê hàng tồn kho không được hạch toán vào TK 3381 (1381) mà trực tiếp hạch toán vào TK 632: giảm (tăng) giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. TK 632 chỉ phản ánh nội dung giá vốn của hàng xuất kho đem đi tiêu thụ. Vì vậy, việc hạch toán thành phẩm thừa (thiếu) trong kiểm kê vào TK 632 là không đúng nội dung, sẽ làm tăng (giảm) chi phí của công ty một cách không hợp lý. 2.4. Về phương pháp hạch toán giá vốn hàng bị trả lại: Giá vốn của hàng trả lại = 80% x Doanh thu số hàng bị trả lại. Cách tính này làm đơn giản quá trình hạch toán, tính toán nhưng không phản ánh được chính xác giá vốn của từng loại sản phẩm được xuất bán. Điều này ảnh hưởng đến việc xác định kết quả tiêu thụ của công ty. 2.5. Về sự phân công công việc trong tháng: Việc hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm chủ yếu được thực hiện vào cuối tháng ( từ việc xác định giá thực tế thành phẩm xuất kho, lập bảng Nhập – Xuất - Tồn kho thành phẩm đến việc lập sổ chi tiết tiêu thụ...) Điều này làm cho công việc dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng báo cáo tài chính nếu không được xử lý kịp tiến độ. 2.6. Về thời điểm ghi nhận doanh thu: Khi thành phẩm xuất khỏi kho của công ty, kế toán lập ngay hoá đơn GTGT, nghi nhận ngay doanh thu và phản ánh giá vốn. Điều này là không phù hợp, bởi nếu trong trường hợp người mua không chấp nhận hàng và không chấp nhận thanh toán thì hàng của công ty chưa được coi là tiêu thụ, và do đó chưa có doanh thu để phản ánh. 2.7. Về việc sử dụng tài khoản 157: Về mặt hình thức công ty CSSV có tổ chức các đại lý tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên kế toán không sử dụng tài khoản 157 để theo dõi hàng gửi bán. Mỗi khi hàng xuất khỏi kho, kế toán công ty đều xác định ngay số hàng đó đã tiêu thụ và phản ánh giá vốn đồng thời với bút toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 632: Giá vốn hàng tiêu thụ Có TK 155: Thành phẩm Điều này chưa thật phù hợp, vì trong trường hợp hàng xuất khỏi kho nhưng người mua chưa chấp nhận hoặc không chấp nhận, thì số hàng đó chưa được tiêu thụ, vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty . Vì vậy, chưa thể phản ánh giá vốn. Trong trường này tài khoản 157 phản ánh rất khoa học, chính xác, rõ ràng, tránh nhầm lẫn với trường hợp hàng đã được coi là tiêu thụ. 2.8. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá thành phẩm. Trong điều kiện hiện nay, với sự cạnh tranh của các hãng cao su trong và ngoài nước, giá cả của sản phẩm biến động trên thị trường. Việc trích lập dự phòngdự phòng sẽ đem lại những lợi ích nhất định cho công ty, giúp cho công ty có thể chủ động đối phó với những rủi ro có thể xảy ra để có phương án tài chính phù hợp. 2.9.Về sổ sách sử dụng: Mặc dù công ty áp dụng hình thức sổ NK-CT, nhưng công ty không mở sổ NK- CT số 8. NK- CT 8 theo dõi số phát sinh bên Có các TK 155,131, 511, 531, 532, 632, 641, 642...đối ứng Nợ với các TK có liên quan. Có thể nói NK-CT 8 phản ánh rất khoa học tình hình doanh thu, chi phí, cũng như các quan hệ đối ứng liên quan đến quá trình tiêu thụ thành phẩm mà “sổ chi tiết tiêu thụ” chưa phản ánh đầy đủ. Việc lập NK-CT 8 sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu, cung cấp thông tin được thuận tiện và dễ dàng hơn nhiều. 2.10. Về việc áp dụng kế toán quản trị tại công ty: Kế toán quản trị là một công cụ rất hữu hiệu trong việc cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phân tích các thông tin đó để giúp nhà quản lý thực hiện chức năng: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định. Vì vậy, cung cấp thông tin một cách đầy đủ là chức năng của kế toán quản trị. Kế toán quản trị hướng đến các mục tiêu sau: + Xây dựng các dự toán chi phí và kết quả. + Phản ánh từng phần giá phí, tập hợp chi phí, giá phí để tính chi phí cho từng loại sản phẩm, từng công trình hoặc dịch vụ. + Kiểm soát việc thực hiện và đưa ra các nguyên nhân làm rõ chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực hiện chi phí. + Cung cấp các thông tin cần thiết để làm sáng tỏ việc đưa ra các quyết định. Vai trò của kế toán quản trị ngày càng được khẳng định trong nền KTTT. Tuy nhiên công ty Cao Su Sao Vàng là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối phức tạp nhưng hiện nay công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị. Đây là vấn đề công ty nên quan tâm xem xét 2.11.Về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty: Để đạt được bốn mục tiêu cơ bản trong một doanh nghiệp: - Bảo vệ tài sản của đơn vị. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin ( đặc biệt là thông tin kế toán). - Bảo đảm việc thưc hiên các chế độ pháp lý. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy kiểm soát nội bộ là chức năng thường xuyên của đơn vị và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện các mục tiêu trên. Cũng như vấn đề xây dựng một hệ thống kế toán quản trị, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là một vấn đề đặt ra cho công ty CSSV. II. Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết qủa tiêu thụ Qua phần trên ta đã có những nhận xét, đánh giá sơ bộ về thực trạng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty CSSV. Cùng với những ưu điểm cần tiếp tục phát huy, Công ty CSSV cần khắc phục những tồn tại, hạn chế nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. Từ đó cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý đầy đủ, chính xác, rõ ràng hơn. Để có thể khắc phục được những nhược điểm, đưa ra kiến nghị mang tính khả thi, phải căn cứ vào một số nguyên tắc cơ bản sau: - Căn cứ vào chế độ kế toán được ban hành: Trên cơ sở chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành, tuỳ thuộc vào điều kiện cũng như đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình mà vận dụng cho phù hợp trên cơ sở tôn trọng các chế độ kế toán ban hành. - Căn cứ vào nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận: Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, công ty nên quan tâm chủ yếu vào những nguyên tắc: nguyên tắc chi phí, nguyên tắc doanh thu thực hiện, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc nhất quán.v.v....Trong hạch toán kế toán việc tôn trọng và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc kế toán mới có thể đảm bảo chất lượng cũng như độ tin cậy của các thông tin kế toán. - Căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm về dây truyền công nghệ, sản phẩm hàng hoá khác nhau.. Vì vậy đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp cũng mang đặc điểm riêng. Đồng thời xuất phát từ những tồn tại hạn chế tại đơn vị cần khắc phục mà đưa ra các giải pháp cho phù hợp. - Căn cứ vào nhu cầu cung cấp thông tin và xử lý thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của người quản lý. Trên cơ sở đó, dưới góc độ một sinh viên thực tập, em có một số kiến nghị sau : 1. Đối với phương pháp hạch toán thành phẩm. Để hạch toán chi tiết thành phẩm, công ty CCSV nên sử dụng phương pháp “ Sổ số dư”. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và số lượng sổ sách nhiều, tránh ùn tắc công việc vào cuối kỳ kế toán. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có mức độ thành phẩm nhập, xuất nhiều, số lượng lớn, trình độ nhân viên kế toán tương đối cao và đồng đều như công ty CSSV. Phương pháp hạch toán được thực hiện như sau: *Tại kho: Với đặc điểm sản xuất kinh doanh như trên thì việc áp dụng Sổ số dư ở kho là rất phù hợp: Thủ kho vẫn dùng Thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn thành phẩm về mặt số lượng. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại thành phẩm. Sau đó lập Phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng, thủ kho ghi số tồn kho (số lượng) của từng thành phần vào cột số lượng của Sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau khi ghi xong, thủ kho chuyển Sổ số dư cho phòng Kế toán kiểm tra và tính thành tiền. *Tại phòng kế toán : Định kỳ, nhân viêt kế toán phải xuống kho để kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của các thủ kho và nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá tiền theo từng tháng, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng loại sản phẩm vào Bảng luỹ kế Nhập-Xuất-Tồn thành phẩm. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng loại thành phẩm. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên Sổ số dư (Số liệu trên Sổ số dư được tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). Từ Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn thành phẩm để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về thành phẩm. Các mẫu sổ như sau: Phiếu giao nhận chứng từ (Từ ngày....... đến ngày......) Loại thành phẩm SL chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày.......tháng.....năm.... Người nhận Người giao Sổ số dư Năm:..... Kho : Số danh điểm Tên SP Đơn vị Đơn giá Đ/m dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 .. SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền Bảng luỹ kế nhập– xuất – tồn kho thành phẩm (Tháng..... năm......) Kho: Số danh điểm Tên SP Tồn kho đầu tháng Đơn giá Nhập Xuất Từ ngày... Đến ngày Từ ngày Đến ngày Cộng nhập Từ ngày Đến ngày ... Cộng xuất Tồn kho cuối tháng 2. Đối với phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Để có thể theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị kịp thời.Theo em, công ty nên áp dụng phương pháp hệ số giá. Dùng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng. Cuối tháng dùng để tính giá thực tế thành phẩm nhập, xuất, tồn.Việc dùng giá hạch toán ở công ty là hoàn toàn có cơ sở. Vì công ty xây dựng hệ thống giá thành kế hoạch cho từng sản phẩm và có thể lấy giá này làm giá hạch toán. Trên cơ sở giá hạch toán, cuối tháng chuyển sang giá thực tế theo công thức : Giá thực tế thành phẩm (i) xuất trong kỳ Giá hạch toán thành phẩm (i) xuất trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá Giá thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ Giá thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ Giá hạch toán thành phẩm tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán thành phẩm nhập kho trong kỳ + + Hệ số giá được tính cho từng loại sản phẩm theo công thức sau: Dùng bảng kê số 9 để tính giá thực tế thành phẩm. Ví dụ: Tính giá thực tế TP lốp XĐ 37- 584(650) như sau: Bảng kê số 9 : Tính giá thực tế TP lốp XĐ 37- 584(650) đỏ Tháng 5 năm 2002. STT Chỉ tiêu TK155 Thành phẩm Hạch toán Thực tế 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu tháng Số phát sinh trong kỳ Cộng dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ Hệ số giá Xuất trong tháng Dư cuối tháng 781.413.715 1.906.622.150 2.688.035.865 1.643.540.018 1.044.495.047 1.651.481.600 2.119.312.272 3.170.793.872 1,18 1.939.377.221 1.231.416.651 3. Đối với hệ thống sổ sách : Để thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy và để hội nhập quốc tế, hình thức sổ mà công ty CSSV nên áp dụng là hình thức nhật ký chung. Nhật ký chung có kết cấu đơn giản ít cột nhiều dòng, dễ áp dụng máy vi tính. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được theo dõi trên sổ nhật ký chung (hoặc nhật ký đặc biệt) theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ tổng hợp số liệu để lên sổ cái cho từng tài khoản. Hệ thống sổ nhật ký chung bao gồm: - Sổ nhật ký chung: Sổ này để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. - Sổ nhật ký đặc biệt:Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số lượng lớn. Khi đã phản ánh vào nhật ký đặc biệt thì không vào nhật ký chung: Sổ nhật ký mua bán hàng, Sổ nhật ký thu, chi tiền mặt, TGNH đồng thời phản ảnh trên các sổ chi tiết có liên quan. - Các sổ chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, TGNH, TSCĐ....Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu lên sổ cái và lập bảng cân đối phát sinh. Khi sử dụng hình thức sổ này cũng sẽ giải quyết được nhược điểm công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng cho phần hành kế toán tiêu thụ 4. Đối với vấn đề xử lý chênh lệch hàng tồn kho trong kiểm kê và giá vốn hàng bị trả lại - Đối với vấn đề xử lý chênh lệch hàng tồn kho trong kiểm kê cần phải phản ánh đúng nội dung của tài khoản. Nếu hàng tồn kho thiếu so với sổ sách thì phản ánh: Nợ TK 1381 và Có TK 155; Nếu hàng tồn kho thừa so với sổ sách thì phản ánh: Nợ TK 155 và Có TK 3381. - Hàng bị trả lại, hàng trả lại của tháng xuất bán nào thì căn cứ vào hoá đơn do khách hàng trả lại sẽ lấy giá vốn của hàng bị trả lại là giá vốn của hàng đã xuất trong tháng đó. 5. Đối với việc sử dụng tài khoản 157: Để theo dõi hàng gửi bán chính xác, đúng nội dung phản ánh của tài khoản, Công ty nên mở và sử dụng tài khoản 157. Khi xuất kho hàng cho các đại lý, chi nhánh, kế toán phản ánh: Nợ TK 157, Có TK 155. Khi hàng bán được thì mới phản ánh: Nợ TK 632, Có TK 157. 6. Đối với vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm tra từng loại hàng tồn kho và căn cứ vào giá cả trên thị trường. Nếu có biến động, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau. Nếu giá hàng tồn kho bị giảm so với giá thực tế thì tiến hành trích lập dự phòng, mức dự phòng này được hạch toán vào TK 632 “giá vốn hàng bán”. Nếu giá hàng tồn kho cao hơn so với giá thực tế thì tiến hành hoàn nhập dự phòng, mức hoàn nhập này được hạch vào tài khoản 632, làm giảm giá vốn hàng bán. Giá đơn vị ghi sổ của hàng tồn kho Mức dự phòng cần lập cho giảm giá hàng tồn kho Số lượng hàng tồn kho bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC năm Giá đơn vị trên thị trường của hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC năm x Công thức như sau: 7. Đối với việc xây dựng bộ phận kế toán quản trị : Bộ phận kế toán quản trị của công ty phải được xây dựng dựa trên các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, có kiến thức về quản trị doanh nghiệp. Công ty nên qui định rõ chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này: là một bộ phận độc lập tương đối với phòng kế toán, phân tích tình hình hoạt động SXKD của công ty dựa trên các chỉ tiêu kinh tế. Từ đó đưa ra nhận xét, kiến nghị, tìm nguyên nhân ảnh hưởng, tham mưu cho ban giám đốc. Như vậy, vấn đề quan trọng đầu tiên là phải xây dựng được hệ thống các chỉ tiêu kinh tế phù hợp. Đối với phần hành kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, công ty có thể sử dụng các chỉ tiêu sau : Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch tiêu thụ : Tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch tiêu thụ Số lượng sản phẩm (i) tiêu thụ thực tế Giá bán đơn vị kế hoạch sp(i) Số lượng sản phẩm (i) tiêu thụ kế hoạch Giá bán đơn vị kế hoạch sp(i) x x x 100% Chỉ tiêu này được dùng chung cho các sản phẩm tiêu thụ và tính cho từng sản phẩm. Chỉ tiêu này cho biết công ty có hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm nói chung hay không. Và được tính riêng cho từng mặt hàng thì sản phẩm nào hoàn thành, sản phẩm nào không hoàn thành kế hoạch. 2> Tình hình tiêu thụ theo từng mặt hàng : Để phân tích được ta dùng chỉ tiêu : Tỉ lệ chung về thực hiện kế hoạch tiêu thụ mặt hàng Số lượng được coi là hoàn thành KH tiêu thu mặt hàng Đơn giá kế hoạch ∑ Số kế hoạch Đơn giá kế hoạch x x x 100% Chỉ tiêu này cho biết những mặt hàng nào của công ty đang bán chạy trên thị trường và mặt hàng nào đang ế thừa để có kế hoạch điều chỉnh. Để tính toán chỉ tiêu này không được lấy giá trị mặt hàng tiêu thụ vượt mức bù cho giá trị mặt hàng không hoàn thành kế hoạch. 3> Kỳ hạn tiêu thụ: Việc tôn trọng kỳ hạn tiêu thụ với khách hàng sẽ làm tăng uy tín của công ty với khách hàng, đảm bảo tiêu thụ sản phẩm của công ty. Khi phân tích kỳ hạn tiêu thụ cần chia thời gian tiêu thụ ra nhiều giai đoạn bằng nhau, với so sánh lượng tiêu thụ thực tế với kế hoạch để có kế hoạch điều chỉnh. 4> Phân tích điểm hoà vốn : Sản lượng hoà vốn Tổng định phí Giá bán đơn vị thuần Biến phí đơn vị Doanh thu hoà vốn Tổng định phí Giá bán đơn vị thuần Biến phí đơn vị 1 Hai chỉ tiêu này cho biết tại điểm bán với sản lượng và doanh thu nào thì công ty có thể bù đắp chi phí mà không lãi, không lỗ. 5> Tỷ suất lợi nhuận : Để đánh giá toàn diện hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty có thể dùng chỉ tiêu này, với cách tính như sau : Tỉ suất lợi nhuận Lợi nhuận Doanh thu tiêu thụ Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu có bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả kinh doanh của công ty càng lớn. 8. Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ : Bước đầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần xây dựng được các chính sách và thủ tục kiểm soát sau: - Các chính sách kiểm soát bao gồm : + Các chế độ về quản lý như : chế độ quản lý tài chính, nhân sự. + Nội quy về bảo vệ tài sản. + Các quy trình về những mặt pháp lý cụ thể: quy trình luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán... - Các thủ tục kiểm soát: xây dựng các quy trình hay trình tự để thực hiện các chính sách về kiểm soát nội bộ như: trình tự ghi chép sổ sách kế toán, trình tự kiểm tra một kế hoạch hay một quyết định. 9. Về việc áp dụng các chuẩn mực kế toán mới: Các chuẩn mực kế toán mới ban hành có rất nhiều tiến bộ, khoa học và hợp lý hơn nhiều so chế độ kế toán trước đây, nhằm thúc đẩy tiến trình hội nhập kế toán Việt Nam với kế toán quốc tế. Công ty CSSV nên triển khai từng bước, áp dụng những điểm mới của chuẩn mực kế toán bắt đầu từ niên độ kế toán mới. Những kiến nghị trên đây của em chỉ là những kiến nghị của một sinh viên thực tập trên cơ sở lý thuyết được học và những nghiên cứu thực tế tại cơ sở thực tập. Để đưa được các kiến nghị trên áp dụng vào thực tế còn phải xem xét, phân tích ảnh hưởng của rất nhiều các nhân tố khác. Kết Luận Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết qủa tiêu thụ là vấn đề không thể không xem xét đối với một doanh nghiệp. Kết qủa tiêu thụ nói riêng và kết qủa kinh doanh nói chung sẽ quyết định sự tồn tại, phát triển và là động lực thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty CSSV, đặc biệt với phần hành kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết qủa tiêu thụ, em đã có cơ hội để thực tập kiến thức của mình trong thực tế. Ngược lại từ thực tế đó em càng củng cố hơn kiến thức đã học. Tuy nhiên, ở một doanh nghiệp sản xuất như Công ty CSSV, công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết qủa tiêu thụ là một vấn đề rất phức tạp. Với thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn những nghiên cứu, đề xuất của luận văn không tránh khỏi những tồn tại. Em rất mong nhận được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô để bài viết của em được hoàn thiện và nâng cao hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của GVHD Trần Nam Thanh và tập thể cán bộ phòng kế toán Công ty CSSV đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 30, tháng 5, năm 2003 Sinh Viên Nguyễn Xuân Quỳnh