Luận văn Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH một thành viên Cơ Khí Quang Trung

hîp víi c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. §ång thêi chịu mọi trách nhiệm về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Theo dõi quy trình công nghệ sản xuất kết hợp với phòng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật, tham gia nghiên cứư và đưa vào sản xuất các nmặt hàng mới. Nghiên cứu cải tiến thiết bị công nghiệp sản xuất. * Xí nghiệp SXKD xuất nhập khẩu: Là xí nghiệp chuyên mua bán XNK các mặt hàng phôi thép của công ty . * Phòng bảo vệ: Bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật tư của toàn công ty. * Phân xưỡng : Có 3 phân xưởng đều có nhiệm vụ chủ yếu vào gia công cơ khí theo yêu cầu các hợp đồng mà công ty đã ký thực hiện sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. * Xí nghiệp sản xuất ống thép hàn : Chuyên sản xuất ống thép hàn. * Chi nhánh đặt tại Miền Nam(TP HCM) : Đây là đại lí giao dịch, giới thiệu sản phẩm của công ty. 2.1.3 §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty * C¬ cÊu bé m¸y kÕ to¸n Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh gåm 5 ng­êi, ®ã lµ: KÕ to¸n tr­ëng, Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n tæng hîp vµ 3 nh©n viªn kÕ to¸n, mçi nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n, cô thÓ nh­ sau; Kế toán trưởng Phó phóng kế toán Nhân viên kế toán 1 Nhân viên kế toán 2 Nhân viên kế toán 3 * Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, quản lý và điều hành các hoạt độnh kinh tế tài chính, theo dõi số liêu trên sổ sách và chịu trách nhiệm với ban giám đốc. * Phó phòng kế toán: Phụ trách kinh tế tổng hợp các phần hành, nhận kết quả từ các kế toán viên. Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp số liệu và vào sổ tổng hợp, ngoài ra còn phụ trách kế toán tập hợp chi phí, giá thành , xác định kết quả tiêu thụ, tiền lương và thanh toán cho người bán. * Nhân viên kế toán 1: Phụ trách kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt. Nhận các chứng từ về nhập xuất vật tư, căn cứ vào đó để tính giá thành, vào sổ chi tiết, sổ nhập xuất nguyên vật liệu và cuối kỳ chuyển cho kế toán tổng hợp vào sæ. §ång thêi lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm viÕt c¸c phiÕu thu, phiÕu chi. * Nhân viên kế toán 2: Phụ trách tiêu thụ và thanh toán với khách hàng chịu trách nhiệm theo dõi giá trị hàng hoá thêu thụ và các khoản nợ phải thu của khách hàng. Phụ trách cả các khoản tiền gửi và tiền vay ngân hàng, c¸c kho¶n thuÕ ph¶i nép NSNN. * Nhân viên kế toán 3: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả. * Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghệp Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật kỳ chứng từ, h×nh thøc nµy bao gåm c¸c lo¹i sæ sau: NhËt ký chøng tõ B¶ng kª Sæ c¸i Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt H×nh thøc nhËt ký chøng tõ cã 10 nhËt ký chøng tõ, ®­îc ®¸nh sè tõ 1 ®Õn 10. T¹i doanh nghiÖp sö dông c¶ 10 lo¹i chøng tõ nµy vµ c¸c b¶ng kª t­¬ng øng. C¨n cø ®Ó ghi chÐp vµo c¸c nhËt ký chøng tõ lµ tõ c¸c chøng tõ gèc, c¸c sæ (thÎ) chi tiÕt, c¸c b¶ng kª vµ c¸c b¶ng ph©n bæ. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, kÕ to¸n kiÓm tra ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo sæ chi tiÕt cã liªn quan (sæ chi tiÕt thµnh phÈm, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n, thÎ kho…) Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu tæng céng cña c¸c sæ chi tiÕt, chøng tõ…kÕ to¸n vµo c¸c b¶ng kª, nhËt ký chøng tõ cã liªn quan, sè liÖu tõ c¸c nhËt ký chøng tõ ®­îc ®­a vµo sæ c¸i, tÝnh ra sè d­ cuèi kú cña c¸c tµi kho¶n trªn sæ c¸i. §ång thêi lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt. Sè liÖu ë sæ c¸i vµ mét sè chØ tiªu chi tiÕt trong nhËt ký chøng tõ vµ c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt dïng ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Qu¸ tr×nh nhËp sè liÖu tõ c¸c chøng tõ gèc vµo c¸c sæ, b¶ng tæng hîp cã sù trî gióp cña m¸y vi tÝnh: Cã nghÜa lµ cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ gèc l¹i vµ vµo sæ nhËp sè liÖu trùc tiÕp tõ bµn phÝm vµo m¸y vi tÝnh( c¸c mÉu sæ, b¶ng ®­îc kÎ s½n trong m¸y) råi in ra ngoµi (sö dông Word). Qu¸ tr×nh tÝnh to¸n cã thÓ sö dông m¸y vi tÝnh nhê sö dông tr­¬ng tr×nh Excel.VÝ dô nh­ dßng tæng céng cuèi cïng cña c¸c sæ sÏ kh«ng cÇn sö dông tÝnh b»ng tay mµ tÝnh ngay trªn m¸y nhê Excel. Nh­ vËy, doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ, thùc chÊt lµ ghi chÐp b»ng tay th«ng qua bµn phÝm cña m¸y vi tÝnh, c«ng ty hoµn toµn ch­a ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n. ViÖc cËp nhËt b»ng m¸y vi tÝnh chñ yÕu phôc vô cho viÖc lªn b¸o c¸o tæng hîp. Hệ thống sổ kế toán NhËt ký chøng tõ: (NKCT) NhËt ký chøng tõ sè 1: Ghi Cã TK111- TiÒn mÆt NhËt ký chøng tõ sè 2: Ghi cã TK 112- tiÒn göi ng©n hµng NhËt ký chøng tõ sè 5: Ghi cã TK 331- Ph¶I tr¶ cho ng­êi b¸n NhËt ký chøng tõ sè 7: Ghi cã c¸c TK 142, 152, 153, 214, 334, 621, 622, 627… TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh toµn doanh nghiÖp NhËt ký chøng tõ sè 8: Ghi cã c¸c TK 155, 156, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 632, 641, 642, 711, 811, 911… NhËt ký chøng tõ sè 9: Ghi cã TK 211, 212, 213 NhËt ký chøng tõ sè 10: Ghi cã TK 121, 129, 141… B¶ng kª: B¶ng kª sè 1,2,3,4,5,8,9,11 … Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BCTC Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra. Ghi hàng ngày. Ghi theo tháng. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản vốn và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ (kỳ kế toán năm) . Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. 2.2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty THHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. 2.2.1 §Æc ®iÓm sö dông NVL, CCDC t¹i c«ng ty. C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét ®¬n vÞ mang tÝnh chÊt s¶n xuÊt, chuyªn s¶n xuÊt m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh, s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng thÐp phôc vô ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ… cho nªn nhu cÇu vÒ NVL, CCDC lµ rÊt lín. S¶n phÈm cña c«ng ty s¶n xuÊt ra còng rÊt ®a d¹ng, nhiÒu chñng lo¹i nªn NVL, CCDC cung cÊp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt còng rÊt ®a d¹ng vµ phong phó. C«ng ty sö dông hµng ngh×n lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau nh­ thÐp, s¾t, inox, c¸c lo¹i ®éng c¬... vµ rÊt nhiÒu lo¹i CDCD phôc vu cho nhu cÇu s¶n xuÊt nh­ c¸c lo¹i mÆt n¹ hµn, ®¸ mµi,… XÐt vÒ mÆt chi phÝ th× NVL chiÕm 70%-80% gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt, NVL chÝnh nh­ ThÐp, inox chiÕm tû träng cao. Do ®ã chØ cÇn mét sù biÕn ®éng nhá chi phÝ vÒ thÐp, inox còng lµm cho gi¸ thµnh s¶n phÈm biÕn ®éng lín. Nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn khiÕn c«ng t¸c qu¶n lý NVL cña c«ng ty cã nh÷ng nÐt riªng biÖt. C«ng ty ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ NVL, sö dông tiÕt kiÖm cã hiÖu qu¶ nhÊt, ®Æc biÖt lµ NVL chÝnh ®Ó cã thÓ gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm, gãp phÇn t¨ng lîi nhuËn. 2.2.2 Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ vµ c«ng t¸c qu¶n lý NVL, CCDC. 2.2.2.1 Ph©n lo¹i. C«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i NVL trªn c¬ së c«ng dông kinh tÕ vµ vai trß cña tõng lo¹i NVL ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm. Nhê cã sù ph©n lo¹i nµy mµ kÕ to¸n NVL cã thÓ theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng thø, lo¹i NVL do ®ã cã thÓ cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch thu mua vµ dù tr÷ NVL. NVL t¹i c«ng ty ®­îc ph©n lo¹i thµnh c¸c lo¹i chñ yÕu sau: - Nguyên vật liệu chính : Sắt, thép, inox, c¸c ®éng c¬ ®iÖn, vßng bi, ®Üa nghiÒn, con l¨nhuiyh8y… - Nguyên vật liệu phụ : Dầu, mì, c¸c lo¹i sơn, ®Êt ®Ìn … - Công cụ dụng cụ : Mặt nạ hàn, ®¸ mµi, ®¸ ®¸nh bãng, chæi s¬n… - Nhiên liệu : Xăng, dầu, than, gas - Phụ tùng thay thế : Là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải. Danh môc NVL, CCDC cña c«ng ty nh­ sau: 2.2.2.2 §¸nh gi¸ NVL, CCDC §¸nh gi¸ NVL, CCDC lµ dïng th­íc ®o tiÒn tÖ biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña NVL, CCDC theo nh÷ng tiªu thøc nhÊt ®Þnh ®¶m b¶o yªu cÇu ch©n thùc, thèng nhÊt. NVL cña c«ng ty chñ yÕu tõ nguån mua ngoµi (trong vµ ngo¸i n­íc) , mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau nªn chi phÝ thu mua lµ kh¸c nhau. §Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n, C«ng ty chØ sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n. §èi víi NVL nhËp kho Gi¸ thùc tÕ NVL mua ngoµi nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n (ch­a thuÕ GTGT) céng chi phÝ mua thùc tÕ céng c¸c kho¶n thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i (nÕu cã) trõ ®i c¸c kho¶n gi¶m gi¸ chiÕt khÊu (nÕu cã); trong ®ã chi phÝ mua gåm chi phÝ bèc dì, b¶o qu¶n, vËn chuyÓn vËt t­ tõ n¬i mua vÒ ®¬n vÞ, tiÒn thuª kho b·i, chi phÝ cña bé phËn thu mua ®éc lËp, c«ng t¸c phÝ cho c¸n bé thu mua, gi¸ trÞ vËt liÖu hao hôt (nÕu cã).V× vËy h×nh thøc C«ng ty tæ chøc thu mua NVL lµ chän gãi, chi phÝ mua ®· tÝnh trong gi¸ mua cña NVL, nªn khi NVL vÒ nhËp kho lµ kÕ to¸n cã thÓ tÝnh ngay ®­îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña sè NVL ®ã. Chi phÝ mua thùc tÕ C¸c lo¹i thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i C¸c kho¶n gi¶m gi¸, chiÕt khÊu(nÕu cã) _ Gi¸ mua ch­a ho¸ ®¬n (ch­a thuÕ GTGT) Gi¸ thùc tÕ mua ngoµi nhËp kho + + = §èi víi NVL tiÕt kiÖm, C«ng ty chØ nhËp kho theo dâi sè l­îng mµ kh«ng ®¸nh gi¸ gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp kho (coi gi¸ trÞ NVL tiÕt kiÖm nhËp kho b»ng 0). §èi víi NVL xuÊt kho. TrÞ gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p ®Ých danh. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, khi xuÊt kho vËt t­ th× c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho thuéc l« hµng nµo vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ cña l« ®ã ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ xuÊt kho. Doanh nghiÖp ¸p dông tÝnh trÞ gi¸ vèn vËt t­, hµng ho¸ xuÊt kho v× doanh nghiÖp chñ yÕu s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, chñng lo¹i NVL, CCDC tuy nhiÒu nh­ng nh©n diÖn ®­îc tõng l« hµng. VÝ dô: T×nh h×nh nhËp xuÊt ®éng c¬ ®IÖn 3 pha trong th¸ng 2 n¨m 2004 nh­ sau: Ngµy T×nh h×nh N-X Sè l­îng (c¸i) §¬n gi¸ Sè tiÒn 1/2 Tån 8 3.610.000 28.880.000 15/2 NhËp 2 3.610.000 7.220.000 20/2 XuÊt 6 Ngµy 20/2/2004 xuÊt 6 ®éng c¬ ®iÖn 3 pha tån tõ ®Çu th¸ng ®Ó s¶n xuÊt m¸y t«n cuén. Ta cã trÞ gi¸ xuÊt cña 6 ®éng c¬ ®iÖn nµy lµ: 6 x 3.610.000 = 21.660.000® 2.2.3 Chøng tõ kÕ to¸n sö dông vµ thñ tôc nhËp, xuÊt kho 2.2.3.1 Qu¸ tr×nh nhËp. Chøng tõ vµ tµi liÖu liªn quan C«ng ty sö dông c¸c lo¹i chøng tõ vµ tµi liÖu sau: Ho¸ ®¬n b¸n hµng Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu nhËp kho (mÉu sè 01-VTBB) Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu sè 05-VTHD) ThÎ kho (mÉu sè 06-VTBB) PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú (mÉu 07-VTHD) Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu 08-VTBB) Ngoµi ra cßn cã giÊy b¸o nhËn hµng, giÊy ®Ò nghÞ mua hµng... T¹i C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung, viÖc cung øng vËt liÖu chñ yÕu lµ do mua ngoµi, c¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng phßng kü thuËt xem khèi l­îng s¶n phÈm chuyÓn lªn phßng vËt t­, phßng vËt t­ c¨n cø vµo ®Þnh møc kü thuËt ®Ó mua vËt liÖu. Theo thñ tôc nhËp kho cña C«ng ty th× tÊt c¶ c¸c vËt liÖu mua vÒ ®Òu ph¶i qua kiÓm nghiÖm tr­íc khi nhËp kho. Trong ho¸ ®¬n b¸n hµng ®· quy ®Þnh ghi râ c¸c chØ tiªu vÒ chñng lo¹i, sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn, h×nh thøc thanh to¸n...C¨n cø vµo ho¸ ®¬n nµy ®Ó tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm, bao gåm Thñ kho Gi¸m ®Þnh vËt t­ KÕ to¸n vËt t­ Ban kiÓm nghiÖm tiÕn hµnh xem xÐt néi dung ho¸ ®¬n, nÕu néi dung ghi trong ho¸ ®¬n ®óng víi hîp ®ång ®· ký kÕt th× lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ ®ång ý cho nhËp sè vËt liÖu ®ã. Sau ®ã bé phËn cung øng sÏ lËp phiÕu nhËp kho trªn c¬ së c¸c ho¸ ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nhËn råi giao cho phßng kinh doanh ký phiÕu nhËp kho råi chuyÓn cho thñ kho. Thñ kho sÏ ghi sè vËt liÖu thùc nhËp vµo phiÕu råi chuyÓn cho phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: Phßng kÕ to¸n l­u l¹i Liªn 2: Thñ kho gi÷ ®Ó ghi vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n Liªn 3: Giao cho ng­êi mua vËt liÖu ®Ó thanh to¸n Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau: KÕ to¸n vËt t­ Ban kiÓm nhËn Ng­êi giao hµng Thñ kho Phô tr¸ch phßng kinh doanh C¸n bé cung øng B¶o qu¶n vµ l­u NghiÖp vô nhËp kho LËp phiÕu nhËp kho Ký phiÕu nhËp kho §Ò nghÞ nhËp kho Ghi sæ KiÓm nhËn hµng KiÓm tra vµ ghi biªn b¶n kiÓm nhËn 2.2.3.2 Qu¸ tr×nh xuÊt Chøng tõ vµ tµi liÖu liªn quan PhiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02-VTBB) PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn nnéi bé PhiÕu vËt t­ theo h¹n møc (mÉu 04-VTHD) ... VËt liÖu chñ yÕu xuÊt cho s¶n xuÊt kinh doanh, ngoµi ra cßn xuÊt b¸n, xuÊt vèn gãp liªn doanh. C¨n cø vµo phiÕu lÜnh vËt t­ theo ®Þnh møc (®èi víi nh÷ng tr­êng hîp vËt liÖu sö dông th­êng xuyªn æn ®Þnh) vµ phiÕu lÜnh vËt t­ kh«ng ®Þnh møc (®èi víi nh÷ng vËt t­ sö dông kh«ng th­êng xuyªn) phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ ®Þnh møc sö dông NVL. §ång thêi giao cho c¸c ph©n x­ëng khi xuÊt kho, thñ kho ph¶i c¨n cø vµo phiÕu lÜnh vËt t­ (trªn phiÕu lÜnh vËt t­ cã ghi râ ®¬n vÞ sö dông, tªn vËt liÖu, sè l­îng lÜnh vµ ®Çy ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm) vµ cïng víi ng­êi nhËn vËt t­ ph¶i kiÓm tra vµo ký x¸c nhËn Hµng ngµy ph©n x­ëng lªn kÕ ho¹ch lÜnh vËt t­ ®­îc xÐt duyÖt ë phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh sau ®ã c¨n cø vµo kÕ ho¹ch lÜnh vËt t­ kÕ to¸n sÏ viÕt phiÕu xuÊt kho cho ng­êi lÜnh vËt t­ xuèng lÜnh. Thñ kho c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho vµ thùc lÜnh ghi sè l­îng vËt t­ thùc lÜnh vµo thÎ kho. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: Phßng kÕ to¸n l­u Liªn 2:Thñ kho gi÷ Liªn 3: Giao cho ng­êi lÜnh vËt t­ Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau: KÕ to¸n vËt t­ Thñ hko Bé cung øng vËt t­ Thñ tr­ëng,kÕ to¸n tr­ëng Ng­êi cã nhu cÊu mua hµng NghiÖp vô xuÊt kho B¶o qu¶n vµ l­u Ghi sæ XuÊt hµng LËp phiÕu xuÊt kho DuyÖt lÖnh xuÊt LËp chøng tõ xin xuÊt VÝ dô: Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2004 xuÊt kho 6 ®éng c¬ ®iÖn 3 pha dïng cho s¶n xuÊt m¸y c¾t t«n cuén theo ®¬n gi¸ thùc tÕ lµ 3.610.000 2.2.4 H¹ch to¸n chi tiÕt NVL, CCDC KÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC ®­îc thùc hiÖn song song gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n . §Ó qu¶n lý t×nh h×nh biÕn ®éng NVL, Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt do phßng kÕ ho¹ch lËp. Sè xuÊt kho trong th¸ng Sè nhËp trong th¸ng Sè tån kho ®Çu th¸ng Sè tån kho cuèi th¸ng * T¹i kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. Khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp xuÊt NVL thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp lÖ cña chøng tõ ®ã råi tiÕn hµnh nhËp xuÊt NVL, ghi phiÕu nhËp xuÊt vµo phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt NVL. Cuèi ngµy ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó ghi thÎ kho. Mçi thø NVL ®­îc ghi vµo mét tê thÎ. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn tê thÎ theo ngµy chøng tõ vµ sè chøng tõ. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ghi cét nhËp, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ghi cét xuÊt. Sau mçi lÇn nhËp, xuÊt thñ kho tÝnh ra sè tån kho lu«n vµ ghi vµo cét tån. Cuèi th¸ng thñ kho tÝnh ra sè tæng nhËp, xuÊt cña tõng thø NVl trªn thÎ kho theo c«ng thøc: _ + = *T¹i phßng kÕ to¸n : KÕ to¸n tr­ëng sö dông sæ chi tiÕt NVL, CCDC ®Ó theo dâi chi tiÕt tõng thø NVL, CDC theo c¶ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Mçi thø ®­îc viÕt trªn mét tê sæ. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sæ chi tiÕt NVL, CDC ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. Khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp xuÊt NVL, CCDC ë tõng kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ. KÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt c¶ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Khi nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho, xuÊt kho kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng vµ ®¬n gi¸ tÝnh ra sè tiÒn vµ ghi vµo sæ chi tiÕt. Cuèi th¸ng kÕ to¸n vµ thñ kho tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ chi tiÕt NVL, CCDC vµ thÎ kho theo chØ tiªu sè l­îng, nÕu sè l­îng khíp nhau th× kÕ to¸n tr­ëng tiÕn hµnh lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån c¨n cø vµo sè liÖu dßng tæng hîp trªn sæ chi tiÕt NVL, CCDC, ®ång thêi víi viÖc ghi vµo thÎ kho thñ kho tiÕn hµnh chuyÓn c¸c chøng tõ nhËp xuÊt cho phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n sau khi xem xÐt kiÓm tra c¸c chøng tõ nh­ phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt thÊy hîp lÖ, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt sè 2 theo tõng phiÕu nhËp, cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n céng tõng lo¹i vËt liÖu vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®Ó vµo sæ chi tiÕt nhËp - xuÊt - tån. T¹i C«ng ty Qang Trung, NVL, CCDC xuÊt dïng chñ yÕu cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, cho söa ch÷a, cho bé phËn qu¶n lý Doanh NghiÖp. VÝ dô vÒ c¸c sæ chi tiÕt NVL, CCDC nh­ sau: Sæ chi tiÕt NVL, CCD( SCT nhËp, xuÊt, tån) -C¬ së lËp: C¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt trong th¸ng vµ sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån th¸ng tr­íc. -Ph­¬ng ph¸p lËp: VÝ dô ë mÉu biÓu sè 13 + Dßng sè s­ ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu ë sæ chi tiÕt NVL nµy th¸ng tr­íc chuyÓn sang (dßng céng, cét tån) VD: Sè d­ cuèi th¸ng 1 cña NVL ThÐp tÊm lµ 0 nªn sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 0 + Dßng sè ph¸t sinh: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho thùc tÕ ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó ghi theo thø tù vµo c¸c dßng ngang cña sæ VD: Theo chøng tõ nhËp kho sè 62 ngµy 26/2 mua 1528kg thÐp tÊm víi sè tiÒn lµ 30.560.000 ® ®­îc ghi nh­ trong mÉu biÓu. + Do doanh nghiÖp tÝnh gi¸ trÞ NVL xuÊt kho theo ®¬n gi¸ ®Ých danh, nªn mçi lÇn xuÊt cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc ngay ®¬n gi¸ xuÊt, vµ ®­îc ghi ngay vµo cét ®¬n gi¸ xuÊt. Sè l­îng (gi¸ trÞ) NVL, CCDC nhËp trong th¸ng Sè tån cuèi th¸ng + Cét tån cuèi th¸ng: Sè l­îng (gi¸ trÞ) NVL,CCDC xuÊt trong th¸ng _ + Sè tån ®Çu th¸ng = VD: Tån cuèi th¸ng cña thÐp tÊm lµ 0. - T¸c dông: Sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån dïng ®Ó theo dâi sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp-xuÊt-tån trong th¸ng, ®ång thêi nã lµ c¬ së ®Ó ghi vµ b¶ng kª nhËp-xuÊt-tån. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL chÝnh: tk 1521 -C¬ së lËp: C¨n cø vµo sæ chi tiÕt nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan. -Ph­¬ng ph¸p ghi: + Cét ®Çu th¸ng: LÊy sè d­ cuèi th¸ng tr­íc cña b¶ng kª th¸ng tr­íc chuyÓn sang theo dßng cña tõng thø vËt t­ + Cét xuÊt trong th¸ng: C¨n cø vµo dßng tæng céng ë cét xuÊt trong th¸ng cña sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån tõng lo¹i NVL + Cét tån cuèi th¸ng: LÊy sè tån cuèi th¸ng cña tõng sæ chi tiÕt NVL ®Ó ghi VD: Sè tån cuèi th¸ng cña NVL thÐp tÊm lµ 0. + Dßng céng: Céng dån tõ trªn xuèng ë cét nhËp vµ cét xuÊt, cßn cét tån cuèi th¸ng ®­îc tÝnh theo c¸ch tÝnh t­¬ng tù nh­ ë sæ chi tiÕt NVL. §ång thêi víi viÖc ghi vµo b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån, sau khi nh©n ®­îc c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ thanh to¸n cíi ng­êi b¸n hµng, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµ nhËt ký chøng tõ sè 5 ®Ó theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n -C¬ së lËp: C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vµ chøng tõ thanh to¸n -Ph­¬ng ph¸p lËp: VÝ dô sæ chi tiÕt c«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y (mÉu biÓu sè 19) +Sè d­ ®Çu th¸ng nµy c¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng tr­íc trªn sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (cïng ng­êi b¸n) th¸ng tr­íc chuyÓn sang VD: C«ng ty tæng hîp Hµ T©y cã sè d­ cuèi th¸ng 1 lµ 124.350.000® ®­îc ghi vµo sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 124.350.000 C«ng ty c¬ khÝ Phæ Yªn cã sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 152.800.100 (®) + Dßng sè ph¸t sinh trong kú: C¨n cø trùc tiÕp vµo c¸c phiÕu nhËp kho (cã tªn cña ng­êi b¸n hµng) vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n ®Ó ghi +C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng cña chøng tõ, ho¸ ®¬n vµo c¸c cét 2,3 VD: PhiÕu nhËp kho sè 15 ngµy 2/2/2004 mua mãc ®Ëp khíp nèi Sè chøng tõ ghi vµo cét 2 lµ 15, ngµy chøng tõ ghi vµo cét 3 lµ 2/2 Trong th¸ng khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ thanh to¸n, c¸c giÊy nî cña ng©n hµng thanh to¸n cho c¸c ho¸ ®¬n nµo th× ghi chóng cïng dßng víi ho¸ ®¬n ë dßng theo dâi thanh to¸n. VD: PhiÕu chi sè 120 ngµy 6/2 chi tiÒn mÆt ®Ó tr¶ cho kh¸ch hµng vÒ tiÒn mua NVL mãc ®Ëp khíp nèi sè tiÒn lµ 10.000.000® Sè hiÖu phiÕu chi ghi vµo cét sè 2 lµ PC120, ngµy cña phiÕu chi ghi vµo cét 3 lµ 6/2, g¸ trÞ NVL khi tr¶ tiÒn ghi vµo cét 7 lµ 10.000.000® (NÕu chøng tõ thanh to¸n cho nhiÒu ho¸ ®¬n th× ghi cho nhiÒu dßng riªng) + Sè d­ cuèi th¸ng Sè d­ cuèi th¸ng = sè d­ ®Çu th¸ng + sè ph¸t sinh cã - sè ph¸t sinh nî VD: - Sè d­ cuèi th¸ng cña c«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y lµ 148.064.225®. D­îc tÝnh nh­ sau: Sè d­ cuèi th¸ng = 124.350.000 + 46.194.225 - 22.480.000 = 148.064.225 (®) -T¸c dông cña sæ chi tiÕt sè 2: Sè chi tiÕt sè 2 dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp NVL, CCDC do mua ngoµi vµ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cuèi th¸ng tÝnh ra sè d­ vµ tÝnh dßng tæng céng, céng sæ chi thiÕt sè 2 cña tõng ng­êi b¸n, ®èi chiÕu kiÓm tra ®óng khíp sè liÖu hµng ngang cét däc ®Ó ghi vµo NhËt ký chøng tõ sè 5 - ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. 2.2.5 KÕ to¸n tæng hîp NVL, CCDC Do nhu cÇu cña thÞ tr­êng ngµy cµng lín vÒ mäi mÆt, c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh cao, khi C«ng ty cã nhu cÇu NVL, CCDC nµo lµ kh¸ch hµng cung cÊp ngay vµ chuyªn chë ®Õn tËn C«ng ty nªn C«ng ty kh«ng cã tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ mµ hµng ch­a vÒ, do ®ã kÕ to¸n NVL, CCDC cña C«ng ty kh«ng sö dông TK 151 (hµng ®ang ®i ®­êng). C¸c tr­êng hîp Tr­êng hîp mua ngoµi ch­a thanh to¸n §©y lµ nghiÖp vÞ th­êng xuyªn ph¸t sinh. §Ó kÕ to¸n nghiÖp vô nµy C«ng ty dïng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n TK 331 vµ nhËt ký chøng tõ sè 5. Tr­êng hîp mua b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, tiÒn t¹m øng -NghiÖp vô mua hµng b»ng tiÒn mÆt: RÊt Ýt ph¸t sinh, phÇn lín chóng chØ xuÊt hiÖn khi C«ng ty mua nh÷ng lo¹i vËt liÖu cã gi¸ trÞ Ýt, hoÆc nhµ cung cÊp míi §Þnh kú 2 ®Õn 5 ngµy, kÕ to¸n tiÒn mÆt (kÕ to¸n ng©n hµng) tËp hîp c¸c chøng tõ (ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu nhËp kho, phiÕu chi...) ®Ó ghi vµo nhËt ký chøng tõ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÒn mÆt tÝnh ra tæng sè tiÒn thanh to¸n ®Ó lªn sæ c¸i. X¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 111 ®èi øng víi TK 152, TK153 vµ dïng sæ nµy ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152, 153 (ghi cã TK 111, nî TK 152, 153). -NghiÖp vô mua b»ng tiÒn göi ng©n hµng x¶y ra víi tÇn xuÊt lín h¬n, chñ yÕu lµ thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. Cuèi th¸ng kÕ to¸n x¸c ®Þnh ph¸t tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 112 ®èi øng víi TK 152, 153 vµ dïng tæng sè nµy ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152, 153 (ghi cã TK 112, nî TK 152, 153). -Tr­êng hîp mua ngoµi b»ng tiÒn t¹m øng: Khi t¹m øng cho nh©n viªn ®i mua hµng, c¨n cø vµo giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, phiÕu chi tiÒn, b¸o c¸o quü... kÕ to¸n ghi sæ TK 141 (t¹m øng). Sæ chi tiÕt TK 141 ®­îc më trong tõng n¨m vµ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong mét trang. Tµi kho¶n sö dông: NVL, CCDC liªn quan ®Õn nhiÒu quy tr×nh ho¹t ®éng cña qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, do ®ã bªn c¹nh nh÷ng TK ph¶n ¸nh NVL, CCDC kÕ to¸n NVL, CCDC cßn sö dông rÊt nhiÒu c¸c tµi kho¶n ë c¸c phÇn hµnh kh¸c. C¸c TK ®­îc sö dông chñ yÕu lµ: TK 152: Nguyªn vËt liÖu: TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i NVL t¹i Doanh NghiÖp. TK nµy më 5 TK cÊp 2: TK 1521 - Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522 - Nguyªn vËt liÖu phô TK 1523 - Nhiªn liÖu TK 1524 - Phô tïng thay thÕ TK 1528 - PhÕ liÖu thu håi TK 153: C«ng cô dông cô - Ph¶n ¸nh sù biÕn ®éng vµ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng cña CCDC TK nµy më 3 TK cÊp 2: TK 1531 - CCDC TK 1532 - Bao b× lu©n chuyÓn TK 1533 - §å dïng cho thuª Ngoµi ra cßn cã c¸c TK liªn quan kh¸c: TK 111: TiÒn mÆt TK 112: TiÒn göi ng©n hµng TK 141: T¹m øng TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 331: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n * VÝ dô: NhËt ký chøng tõ sè 5 Gåm 2 phÇn chÝnh: PhÇn ghi Cã TK 331, Nî c¸c TK kh¸c PhÇn ghi Nî TK 331, Cã c¸c TK liªn quan + Cë së lËp: C¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tr­íc vµ c¸c sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n ®Ó ghi + Ph­¬ng ph¸p lËp: Sè d­ ®Çu th¸ng: L©ý sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng cña nhËt ký chøng tõ sè 5 th¸ng tr­íc chuyÓn sang. VD: Doanh NghiÖp thÐp Hïng C­êng cã sè d­ ®Çu th¸ng lµ: 112.560.000 (®) C«ng ty TNHH Hoµng Linh cã sè d­ ®Çu th¸ng lµ: 120.580.620 (®) - PhÇn theo dâi sè ph¸t sinh cã TK 331 C¨n cø vµo dßng tæng céng ë sæ chi tiÕt sè 2 cña tõng ng­êi b¸n, tõng kh¸ch hµng, mçi kh¸ch hµng ®­îc ghi mét dßng trªn NKCT Gi¸ trÞ NVL ®­îc ghi theo gi¸ nhËp trùc tÕ trong th¸ng vµo cét 5,6,7,8 VD: C«ng ty tæng hîp Hµ T©y: Gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL chÝnh ghi vµo cét 5 víi sè tiÒn lµ: 18.534.000 (®) Gi¸ trÞ tùc tÕ cña CCDC ghi vµo cét 7 víi sè tiÒn lµ: 25.460.500® ThuÕ GTGT ghi vµo cét 8 víi sè tiÒn lµ: 2.199.725 (®) PhÇn theo dâi thanh to¸n Nî TK 331: Tæng nî lµ 202.325.432 Cã TK liªn quan: Tæng cã 202.325.432 Trong th¸ng C«ng ty thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, hay tiÒn göi ng©n hµng...Sau khi tæng céng trªn sæ chi tiÕt sè 2 ®Ó kÕ to¸n lÊy dßng tæng céng cét sè ph¸t sinh nî ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 theo tõng dßng kh¸ch hµng Khi tr¶ tiÒn mÆt ghi vµo cét 10 Khi tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng ghi vµo cét 11 VD: C«ng ty thanh to¸n cho C«ng ty tæng hîp Hµ T©y b»ng tiÒn mÆt ghi vµo cét 10 víi sè tiÒn lµ 22.480.000 (®) -Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng cña tõng kh¸ch hµng, sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã cña tõng kh¸ch hµng, cuèi th¸ng tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng cña tõng kh¸ch hµng vµ tæng tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng. Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Ph¸t sinh cã - Ph¸t sinh nî VD: Sè d­ cuèi th¸ng cña C«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y = 124.350.000 + 46.194.225 - 220.480.000 = 148.064.225® Sè d­ cuèi th¸ng cña tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng ®­îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch céng tæng cña cét d­ cuèi th¸ng cña tõng kh¸ch hµng + T¸c dông cña nhËt ký chøng tõ sè 5: Dïng ®Ó tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi cung cÊp vËt t­, hµng ho¸, dÞch vô cho doanh nghiÖp. Tõ nhËt ký chøng tõ sè 5 lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo b¶ng kª sè 3 cïng th¸ng. B¶ng kª sè 3 + C¬ së lËp: Dùa vµo b¶ng kª sè 3 th¸ng tr­íc C¸c nhËt ký chøng tõ cã liªn quan B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cïng th¸ng + Ph­¬ng ph¸p lËp ChØ tiªu sè 1: Sè d­ ®Çu th¸ng, lÊy sè liÖu tõ chØ tiªu VI sè tån kho cuèi th¸ng trªn b¶ng kª sè 3 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. VD: ë mÉu biÓu sè 20: Sè tån kho cuèi th¸ng 1 cña NVL chÝnh lµ 57.905.456®, ®­îc chuyÓn sang sè d­ ®Çu th¸ng 2 ChØ tiªu II: Sè ph¸t sinh trong th¸ng +Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 1: LÊy sè liÖu dßng céng cña nhËt ký chøng tõ sè 1 cïng th¸ng cét TK 152, 153 ®Ó chuyÓn vµo cét phï hîp. VD: Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 1 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 22.943.655® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 2 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 152.900.000® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 5: LÊy sè liÖu cña dßng céng cña NKCT sè 5 cïng th¸ng cét TK 152 (chi tiÕt TK 1521, TK1522), TK 153 ®Ó ghi vµo c¸c cét phï hîp. VD: Dßng NKCT sè 5 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ 959.420.560® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 10: LÊy sè liÖu phÇn ghi cã TK 141, cét ghi nî TK 152, TK153 cña nhËt ký chøng tõ sè 10 cïng th¸ng ®Ó ghi vµo cét phï hîp. VD: Dßng tõ NKCT sè 10 sè s¶n phÈm trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 317.950.000® - ChØ tiªu III: Céng tæng sè ph¸t sinh ®Çu th¸ng vµ ph¸t sinh trong th¸ng ChØ tiªu III = chØ tiªu I + chØ tiªu II. VD: ChØ tiªu III cña NVL chÝnh (TK 1521) = 57.905.456® + 1.453.214.215® = 1.511.119.671® ChØ tiªu V: XuÊt dïng trong th¸ng: C¨n cø vµo sè liÖu dßng céng cña b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cïng th¸ng cét gi¸ trÞ thùc tÕ ghi vµo cét phï hîp VD: XuÊt dïng trong th¸ng cña NVL chÝnh ë dßng céng cña b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL chÝnh cét xuÊt lµ 1.420.014.257® ®­îc ghi vµo chØ tiªu V cét TK 1521 ë b¶ng kª sè 3 lµ 1.420.014.257® ChØ tiªu VI: Tån kho cuèi th¸ng ChØ tiªu VI= chØ tiªu III - ChØ tiªu V VD: Tån kho cuèi th¸n cña NVL chÝnh = 1.511.119.671 – 1.420.014.257 = 91.105.414® + T¸c dông cña b¶ng kª sè 3: Dïng ®Ó tÝnh gi¸ cña NVL, CCDC xuÊt kho trªn c¬ së ®o x¸c ®Þnh chi phÝ NVL, CCDC tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt. B¶NG PH¢n Bæ sè 2: B¶ng ph©n bæ NVL, CCDC +C¬ së lËp: C¨n cø vµo b¶ng kª sè 3 cïng th¸ng, c¸c phiÕu xuÊt kho NVL, CCDC... +Ph­¬ng ph¸p lËp: - Dßng TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp, ®­îc tæng hîp tõ c¸c phiÕu xuÊt kho VD: ë mÉu biÓu sè 25: §Þnh kho¶n cña dßng TK 621 nh­ sau: Nî TK 621: 1.420.014.257 Cã TK 1521: 1.420.014.257 Nî TK 621: 87.130.281 Cã TK 1522: 87.130.281 Nî TK 621 5.308.800 Cã TK 1523: 5.308.800 + Dßng TK 627: T­¬ng tù nhu dßng TK 621 + Dßng TK 642 ®­îc tæng hîp tõ c¸c phiÕu xuÊt kho c«ng cô dông cô phôc vô cho bé phËn qu¶n lý Nî TK 642 750.000 Cã TK 1522 750.000 Nî TK 642 995.000 Cã TK 153 995.000 Cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sæ vµ ghi vµo sæ c¸i c¸c TK VÝ dô sæ c¸i TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh, sæ c¸i TK 153: C«ng cô dông cô T¸c dông: Lµ c¬ së ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152 (chi tiÕt TK 1521, 1522...) vµ TK 153 bªn cã c¸c TK 152, 153 cña c¸c b¶ng kª, NKCT vµ sæ kÕ to¸n liªn quan ®Õn sè liÖu cña b¶ng ph©n bæ sè 2, ®ång thêi ®­îc sö dông ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞc vô Sæ c¸I TK 1521 +C¬ së lËp: C¨n cø vµo sæ c¸i cïng tµi kho¶n th¸ng tr­íc, c¸c nhËt ký chøng tõ sè 1, 2,5,7,10 vµ b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC cïng th¸ng +Ph­¬ng ph¸p lËp: VD Sæ c¸i TK 1521( Th¸ng 2 n¨m 2004) Sè d­ ®Çu th¸ng: c¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng cña TK 1521 ®­îc ghi trªn sæ c¸i th¸ng tr­íc (th¸ng 1) Sè ph¸t sinh nî: C¨n cø vµo c¸c nhËt ký chøng tõ dßng tæng céng ®èi øng ph¸t sinh nî TK 1521 ®Ó ghi , hoÆc c¨n cø vµo b¶ng kÕ sè 3 cïng th¸ng cét TK 1521 ®Ó ghi vµo c¸c dßng phï hîp. Sè ph¸t sinh cã: C¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC cïng th¸ng ®Ó ghi. VD: Sè ph¸t sinh cã TK 1521 ë b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC th¸ng 2 ph©n bæ cho chi phÝ NVL trùc tiÕp (TK 621) lµ 1.420.014.257®, ®­îc ghi vµo dßng ph¸t sinh cã trªn sæ c¸I TK 1521 (Nî TK 621) lµ 1.420.014.257®. T­¬ng t­ nh­ vËy, sè ph¸t sinh cã dßng nî TK 627, 642 còng ®­îc lÊy sè liÖu tõ b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC ®Ó ghi vµo sæ c¸i. Sè d­ cuèi th¸ng: §­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Sè ph¸t sinh Nî - Sè ph¸t sinh cã VD: Sè d­ cuèi th¸ng TK 1521 = 57.905.456 + 1.453.214.215 – 1.420.014.257 = 91.105.414® C¸c sæ c¸i TK kh¸c ®­îc lËp t­¬ng tù nh­ TK 1521 Ch­¬ng III Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung 3.1 NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét trong nh÷ng Doanh NghiÖp Nhµ n­íc cã qu¸ tr×nh ph¸t triÓn g¾n liÒn víi tiÕn tr×nh ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt N­íc. C«ng ty ®· gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n tr­íc sù chuyÓn ®æi cña nÒn kinh tÕ tõ c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ N­íc theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa. Tuy nhiªn C«ng ty ®· thÝch øng víi c¬ chÕ míi, nhanh chãng phôc håi s¶n xuÊt, tõng b­íc chiÕm lÜnh thÞ tr­êng trong n­íc vµ trë thµnh mét trong nh÷ng C«ng ty lín m¹nh cña ngµnh c¬ khÝ ViÖt Nam. §Ó cã ®­îc thµnh c«ng ®ã C«ng ty ®· ph¶i nç lùc v­ît bËc trong tÊt c¶ c¸c kh©u vµ ®Æc biÖt quan träng ®ã lµ sù gãp phÇn cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Tr­íc sù héi nhËp kinh tÕ Quèc tÕ ®ßi hái C«ng ty ph¶i ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n n÷a, kh¾c phôc dÇn nh÷ng h¹n chÕ cßn tån t¹i. 3.1.1 Nh÷ng ­u ®iÓm vµ kÕt qu¶ ®¹t ®­îc *VÒ bé m¸y kÕ to¸n §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung, toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tËp trung t¹i phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. ViÖc vËn dông h×nh thøc nµy cã ­u ®iÓm lµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o tËp trung, ®¶m b¶o chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c, phôc vô cho ho¹t ®éng doanh nghiÖp. H¬n n÷a, ®éi ngò nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc, cã chuyªn m«n nghiÖp vô v÷ng vµng, tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch mét sè phÇn hµnh c«ng viÖc kh¸c nhau, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ®i s©u t×m hiÓu c«ng viÖc ®­îc giao vµ n©ng cao nghiÖp vô, ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh. §iÒu ®ã ®¶m b¶o nguyªn t¾c hiÖu qña, tiÕt kiÖm, vµ hîp t¸c ho¸ trong lao ®éng. *VÒ ph­¬ng ph¸p tr×nh tù h¹ch to¸n vµ hÖ thèng sæ s¸ch chøng tõ C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc ghi sæ NhËt ký chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n vµ mang nhiÒu thuËn lîi nh­: Phï hîp víi quy m« cña C«ng ty, ®¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸ cao vµ ph©n c«ng lao ®éng cña C«ng ty. C¸c b¶ng biÓu, sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc C«ng ty thùc hiÖn t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ, ghi chÐp cÈn thËn, râ rµng, cã hÖ thèng, kÕ to¸n t­¬ng ®èi chÝnh x¸c vµ tu©n thñ ®óng chÕ ®é kÕ to¸n do Bé Tµi ChÝnh vµ Nhµ n­íc quy ®Þnh. §Æc biÖt, ®Ó thuËn lîi cho c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n, C«ng ty ®· sö dông thªm mét sè lo¹i sæ ngoµi h×nh thøc nhËt ký chøng tõ nh­: B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL, CCDC (mÉu biÓu sè17), B¶ng tæng hîp chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (mÉu biÓu sè 20)...®· mang l¹i nhiÒu thuËn lîi trong c«ng t¸c kÕ to¸n: Cô thÓ ë ®©y, khi sö dông thªm b¶n tæng hîp nhËp xuÊt tån ®· to¹ thuËn lîi cho viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån cña tÊt c¶ c¸c lo¹i NVL, CCDC. MÆt kh¸c, tõ b¶ng nµy, viÖc vµo b¶ng kª sè 3 sÏ nhanh h¬n, vÝ dô: ChØ tiªu V trong b¶ng kª sè 3 lµ xuÊt dïng trong th¸ng: §­îc lÊy tõ dßng céng cña cét xuÊt ë b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. NÕu kh«ng sö dông b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån th× sè liÖu cña chØ tiªu V ë b¶ng kª sè 3 ph¶i lÊy tõ c¸c sæ chi tiÕt NVL, CCDC tËp hîp l¹i, c«ng viÖc nµy sÏ l©u h¬n. *VÒ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: Nh×n chung C«ng ty ®· sö dông ®óng c¸c tµi kho¶n do chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh quy ®Þnh. *VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL, CCDC - C«ng t¸c thu mua NVL, CCDC Phßng kÕ ho¹ch vµ phßng kÕ to¸n vÉn lu«n kÕt hîp chÆt chÏ ®Ó ®Ò ra kÕ ho¹ch thu mua hîp lý, kh«ng cã t×nh tr¹ng tån ®äng NVL hay thiÕu hôt NVL phôc vô cho s¶n xuÊt, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi hîp lý cho viÖc qu¶n lý vµ lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch th«ng suèt, h¹n chÕ sai sãt, t¨ng c­êng kiÓm tra gi¸m s¸t lÉn nhau gi÷a c¸c bé phËn. MÆt kh¸c, C«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ l©u n¨m víi nh÷ng ®¬n vÞ cung øng vËt t­ nªn gi¸ c¶ t­¬ng ®èi æn ®Þnh, tõ ®ã tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng thiÕu hôt, gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt. §ång thêi ban kiÓm nghiÖm cña C«ng ty ho¹t ®éng rÊt hiÖu qu¶, ®¶m b¶o sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i vËt liÖu mua vÒ. KÕt hîp víi hÖ thèng kho tµng cña C«ng ty ®­îc trang bÞ kh¸ ®Çy ®ñ vÒ c¸c ph­¬ng tiÖn ®o l­êng vÒ mÆt hiÖn vËt, kÝch cì, quy c¸ch. NVL ®­îc s¾p xÕp khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt nhËp kho vµ kiÓm tra. C«ng viÖc kÕ to¸n t¹i kho ®­îc thùc hiÖn kh¸ nghiªm tóc vµ th­êng xuyªn ®­îc kiÓm tra ®èi chiÕu víi kÕ to¸n NVL t¹i pßng kÕ to¸n - Kh©u sö dông NVL Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ phßng kü thuËt phèi hîp ®Ó ®Ò ra ®Þnh møc sö dông vËt liÖi c¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt thùc tÕ vµ c¸c yªu cÇu vÒ vËt liÖu cña tõng lo¹i s¶n phÈm hµng ho¸, tõng ®¬n ®Æt hµng. V× vËy ®· tiÕt kiÖm ®¸ng kÓ chi phÝ NVL, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VÒ viÖc ®¸nh gi¸ NVL, CCDC C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL, CCDC xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p ®Ých danh lµ hoµn toµn hîp lý, bëi C«ng ty chñ yÕu s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, NVL mua vÒ Ýt khi ph¶i nhËp kho mµ xuÊt lu«n cho s¶n xuÊt theo c¸c ®¬n ®Æt hµng nªn cã thÓ nhËn diÖn ®­îc ngay tõng l« hµng. *VÒ tæ chøc kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CDC + C¸c thñ tôc nhËp - xuÊt kho ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi chÆt chÏ, c¸c chøng tõ ®­îc thiÕt lËp ®Çy ®ñ, quy tr×nh lu©n chuyÓn hîp lý, thuËn lîi cho viÖc xuÊt kho vµ ghi chÐp kÕ to¸n. + Gi¸ NVL nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ, gi¸ xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ ®Ých danh ®· tu©n thñ nguyªn t¾c vµ chÕ ®é hiÖn hµnh. + Hµng tån kho cña C«ng ty ®­îc b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn hiÖn ®¹i vµ khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp xuÊt kho vµ kiÓm tra. + C«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL, tõ ®ã gióp cho viÖc ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu, dÔ ph¸t hiÖn kiÓm tra vµ ph¸t hiÖn sai sãt. *VÒ h¹ch to¸n tæng hîp NVL C«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n NVL, ph­¬ng ph¸p nµy phï hîp víi t×nh h×nh biÕn ®éng rÊt th­êng xuyªn cña vËt t­, cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi chÝnh x¸c vÒ NVL, CCDC. H¬n n÷a phßng kÕ to¸n cã sù hç trî cña m¸y tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n nªn viÖc lùa chän ph­¬ng ph¸p KKTX lµ hoµn toµn hîp lý. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm vµ kÕt qu¶ ®¹t ®­îc, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng cña C«ng ty cßn nhiÒu tån t¹i cÇn kh¾c phôc ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a bé m¸y kÕ to¸n. 3.1.2 Nh÷ng khã kh¨n, tån t¹i - VÒ ph©n lo¹i NVL Khèi l­îng NVL sö dông ë C«ng ty lµ rÊt lín bao gåm nhiÒu lo¹i, mçi lo¹i ®Òu cã nh÷ng tÝnh chÊt c«ng dông, quy c¸ch kh¸c nhau. Do ®ã viÖc ph©n lo¹i NVL, CCDC mét c¸ch khoa häc lµ rÊt cÇn thiÕt. Tuy nhiªn c«ng viÖc nµy C«ng ty ch­a ®¹t ®­îc hiÖu qña nh­ yªu cÇu, ®ã lµ C«ng ty ch­a lËp sæ danh ®iÓm vËt t­ ®Ó s¾p xÕp c¸c lo¹i vËt liÖu, dÉn ®Õn khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c kÕ to¸n. Cô thÓ nh­: Mçi mét lo¹i NVL nh­ thÐp bao gåm c¸c lo¹i thÐp tÊm, thÐp èng ®óc, thÐp trßn… ThÐp tÊm l¹i cã rÊt nhiÒu lo¹i tÊm cã bÒ dµy kh¸c nhau phôc vô c¸c yªu cÇu kh¸c nhau nh­ tÊm 2,5m x 4,25m x 2,5mm; tÊm 2m x 4m x 1,5mm… ThÐp èng ®óc cã rÊt nhiÒu lo¹i kÝch cì kh¸c nhau nh­ ThÐp èng ®óc F133 x 6 x 990, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 4451, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100, ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450… Mçi lo¹i inox bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i kh¸c nhau nh­: que hµn inox, cuén inox, èng inox, tÊm inox.. vµ mçi lo¹i ®ã l¹i cã kick cì kh¸c nhau Ngoµi ra cßn cã rÊt nhiÒu NVL kh¸c n÷a cã tªn, chñng lo¹i, quy c¸ch, kÝch cì kh¸c nhau dÉn ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý NVL vÒ mÆt sè l­îng còng nh­ lµ gi¸ trÞ lµ rÊt phøc t¹p. - VÒ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông Nh×n chung C«ng ty ®· sö dông ®óng c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n do chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh quy ®Þnh, song, ch­a thÓ hiÖn tÝnh linh ho¹t trong viÖc sö dông c¸c TK vÒ NVL, CCDC. §ã lµ C«ng ty ch­a më ra c¸c TK cÊp 3, cÊp 4... ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø NVL, CCDC... -VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty. ViÖc sö dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ tuy cã nhiÒu ­u ®iÓm vµ thuËn lîi nh­ng ®©y lµ mét h×nh thøc chøng tõ phøc t¹p nªn cÇn nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao vµ tÝnh cÈn träng trong c«ng viÖc. C«ng ty ®· më thªm mét sè lo¹i sæ ®Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña NVL, CCDC, t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n...nh­ng kh«ng mang hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao -VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C¸c nh©n viªn kÕ to¸n cßn ph¶i kiªm nhiÖm nhiÒu phÇn hµnh kÕ to¸n, tuy cã ­u ®iÓm lµ thu gän bé m¸y kÕ to¸n, nh­ng l¹i cã nh­îc ®iÓm lµ khã kh¨n trong viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kÕ to¸n vµ kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chuyªn m«n ho¸ trong lao ®éng, cã thÓ lµm gi¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc -VÒ viÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n. HiÖn nay, phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ®· ®­îc trang bÞ 2 m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in, viÖc trang bÞ m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n cßn h¹n chÕ, m¸y vi tÝnh ch­a thùc sù ph¸t huy vai trß cña nã, kÕ to¸n chØ sö dông m¸y vi tÝnh cho viÖc lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n, lªn b¶ng tæng kÕt tµi s¶n, b¸o c¸o tiªu thô, b¶ng biÓu vÒ tiÒn l­¬ng, NVL, c¸c lo¹i sæ kh¸c…C¸c b¶ng biÓu, sæ nµy ®­îc kÎ s½n trong m¸y mµ kh«ng sö dông sæ, b¶ng kÎ b»ng tay. Cuèi mçi th¸ng, kÕ to¸n nhËp sè liÖu trùc tiÕp tõ c¸c chøng tõ gèc vµo c¸c sæ, b¶ng cã s½n trong m¸y qua bµn phÝm, sang th¸ng sau l¹i copy mÉ­ b¶ng biÓu, sæ nµy sang trang míi vµ qu¸ tr×nh ghi chÐp l¹i lËp l¹i nh­ vËy. ë ®©y, m¸y tÝnh ch­a thùc sù ph¸t huy hÕt vai trß cña nã, chØ ®­îc sö dông nh­ mét c«ng cô hç trî c¸c nh©n viªn kÕ to¸n ®Ó qu¸ tr×nh vµo sæ kh«ng ph¶i vµo sæ s¸ch giÊy tê mµ qua bµn phÝm, thùc chÊt c«ng viÖc ë ®©y lµ hoµn toµn thñ c«ng. 3.2 Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. 3.2.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC KÕ to¸n lµ bé phËn cÊu thµnh cña hÖ thèng qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ®ång thêi lµ c«ng cô ®¾c lùc cña Nhµ n­íc trong viÖc chØ ®¹o nÒn kinh tÕ quèc d©n . Víi chøc n¨ng gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, kÕ to¸n c¨n cø vµo nh÷ng th«ng tin hiÖn thùc vµ toµn diÖn cã hÖ thèng vÒ t×nh h×nh tµi s¶n, kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ, tõng ngµnh vµ nÒn kinh tÕ quèc d©n . Qua nghiªn cøu ë trªn ta cµng thÊy râ vai trß cña kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n NVL. NVL lµ yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ,c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n NVL lµ giai ®o¹n ®Çu cña qu¸ tr×nh kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Do ®ã cÇn ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng sÏ ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp kÞp thêi, ®ång bé, chÝnh x¸c khèi l­îng ®Þnh møc dù tr÷, tiªu hao NVL , ng¨n ngõa c¸c hiÖn tr¹ng h­ hao, mÊt, l·ng phÝ trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, qua ®ã gãp phÇn gi¶m bít chi phÝ, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm cña doanh nghiÖp Qua nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ tãan vËt liÖu c«ng cô dông cô ë C«ng ty ®Ó kh«ng ngõng hoµn thiÖn vµ ph¸t huy vai trß cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu c«ng cô dông cô em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn sau ®©y : 3.2.2 Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty Thø nhÊt: . X©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu hoµn chØnh vµ thèng nhÊt. §èi víi mét C«ng ty mµ sö dông hµng ngµn lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau, th× viÖc lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt, hîp lý gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n (còng nh­ ë c¸c phßng liªn quan) lµ viÖc lµm cÇn thiÕt. Cã sæ danh ®iÓm vËt liÖu sÏ gióp cho viÖc qu¶n lý vËt liÖu ®­îc tèt, h¹ch to¸n kÕ to¸n sÏ chÝnh x¸c, t¹o ®iÒu kiÖn thuÇn lîi cho viÖc vi tÝnh ho¸ kÕ to¸n vËt liÖu, gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n, xö lý vËt liÖu nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô yªu cÇu qu¶n lý, chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a phßng ban chøa n¨ng qu¶n lý ®Ó ®¶m b¶o tÝnh khoa häc, hîp lý phôc vô yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty, ®Æc biÖt lµ thuËn tiÖn cho viÕc sö dông m¸y vi tÝnh. Muèn lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËt liÖu th× ®iÒu tr­íc tiªn ph¶i lµm tèt c«ng t¸c ph©n lo¹i vËt liÖu kh«ng chØ ph©n lo¹i vËt liÖu, mµ ph¶i ph©n ra chi tiÕt h¬n trong tõng lo¹i ®ã. VËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i dùa trªn vai trß, c«ng dông cña tõng vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nh÷ng vËt liÖu nµo cã cïng vai trß, c«ng dông xÕp vµo cïng mét lo¹i nh­ ë C«ng ty ®· ph©n ra: nguyªn vËt liÖu chÝnh, nhiªn liÖu, phô tïng...Trong mçi lo¹i l¹i ®­îc c¨n cø vµo tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu ®Ó ®­a vµo thµnh c¸c nhãm, trong c¸c nhãm l¹i ph©n ra c¸c thø vËt liÖu. Mçi lo¹i vËt liÖu sÏ ®­îc theo dâi chi tiÕt trªn sæ kÕ to¸n, trong ®ã l¹i theo dâi chi tiÕt theo tõng thø vËt liÖu ®ã. VÝ dô : Lo¹i vËt liÖu chÝnh nh­: ThÐp, inox, c¸c lo¹i ®éng c¬.. ThÐp l¹i ph©n ra thµnh c¸c nhãm: ThÐp tÊm, thÐp èng ®óc, thÐp gãc, thÐp trßn… ThÐp tÊm l¹i ph©n thµnh c¸c thø: TÊm 2,5m x 4,25m x 2,5m, TÊm 1,5m x3,5m x1,25m… ThÐp èng ®óc ph©n thµnh: ThÐp èng ®óc F133 x 6 x 990, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 4451, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100, ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450… ViÖc ph©n lo¹i ®­îc thùc hiªn tèt sÏ lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËt liÖu, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. VÝ dô mét sæ danh ®iÓm Nguyªn vËt liÖu chÝnh nh­ sau: Sæ danh ®iÓm Nguyªn vËt liÖu TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh Ký hiÖu Tªn NVL Quy c¸ch §VT §¬n gi¸ Nhãm Danh ®iÓm 15211 ThÐp tÊm kg 15211- A1 ThÐp tÊm kg 15211- A11 ThÐp tÊm 2m x 4m x 1,5mm kg 15211- A12 ThÐp tÊm 2m x 4,25m x 2,5mm kg … ThÐp tÊm … kg 15211- A2 ThÐp èng ®óc kg 15211- A21 ThÐp èng ®óc F63 x 3 x 1200 kg 15211- A22 ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450 kg 15211- A23 ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100 kg … kg 15212 Vßng bi 15212- A1 Vßng bi Vßng bi 6208 15212- A2 Vßng bi Vßng bi 6314 … Thø hai: VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty. HiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh lµ hîp lý. Tuy kÕ to¸n NVL ®· më thªm mét sè lo¹i sæ ngoµi h×nh thøc nhËt ký chøng tõ ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån NVL, CCDC, t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n (c¸c nhµ cung cÊp vËt t­) ...nh­ b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL, CCDC, b¶ng tæng hîp ph¶i tr¶ ng­êi b¸n...Nh­ng theo em, ë ®©y viÖc lËp b¶ng tæng hîp ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (mÉu biÓu sè 20) lµ kh«ng cÇn thiÕt v× thùc chÊt viÖc vµo b¶ng tæng hîp nµy gÇn gièng nh­ vµo nhËt ký chøng tõ sè 5. Kh«ng cÇn qua sè liÖu ë b¶ng nµy th× sè liÖu ®Ó ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ lÊy trùc tiÕp tõ c¸c sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Thø ba:VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: HiÖn nay c¸c nh©n viªn kÕ to¸n cña c«ng ty cßn ph¶i kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n nh­: Nh©n viªn kÕ to¸n 1: KÕ to¸n vËt t­ kiªm kÕ to¸n tiÒn mÆt, viÖc kiªm nhiÖm nµy kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chuyªn m«n ho¸ trong lao ®éng, cã thÓ lµm gi¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc... Trong thêi gian tíi, c«ng ty nªn t¨ng thªm sè l­îng nh©n viªn, ®¶m b¶o mçi nh©n viªn phô tr¸ch mét phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó t¨ng tÝnh chuyªn m«n ho¸ lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ lµm viÖc. Thø t­: VÒ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông Nh­ ®· nãi ë trªn, C«ng ty ch­a thÓ hiÖn ®­îc tÝnh linh ho¹t trong viÖc sö dông tµi kho¶n kÕ to¸n liªn quan ®Õn NVL, CCDC. Theo em, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña NVL, CCDC vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè l­îng, C«ng ty nªn më thªm mét sè tµi kho¶n cÊp 3, cÊp 4...MÆt kh¸c, viÖc më thªm tµi kho¶n cÊp 3,4 nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y sau nµy VÝ dô: C«ng ty cã thÓ theo dâi NVL chÝnh TK 1521 nh­: TK 1521: Gåm c¸c lo¹i thÐp, s¾t, inox, vßng bi ...th× cã thÓ më thªm tµi kho¶n cÊp 3 nh­: TK 15211-ThÐp, TK 15211 gåm cã: TK 152111- ThÐp tÊm 2m x 4m x 1,5mm TK 152112- ThÐp tÊm 2m x 4,25m x 2,5mm TK 152113- ThÐp trßn ... Thø n¨m: VÒ viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y Ngµy nay khoa häc c«ng nghÖ ngµy cµng ®ãng vai trß v« cïng quan träng trong nhiÒu lÜnh vùc. Trong ®ã kÕ to¸n sö dông m¸y vi tÝnh sÏ gióp c¸n bé kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ ®ång thêi tiÕt kiÖm c¶ vÒ thêi gian vµ tiÒn cña. ViÖc ¸p dông réng r·i kÕ to¸n m¸y lµ rÊt tiÖn lîi vµ cÇn thiÕt trong viÖc ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty . C«ng viÖc nhiÒu nªn viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y lµ rÊt cÇn thiÕt, tiÕt kiÖm thêi gian vµ lao ®éng. H¬n n÷a ë c«ng ty, h¹ch to¸n vËt liÖu céng cô dông cô víi chñng rÊt phøc t¹p, hoµn toµn lµm kÕ to¸n b»ng tay, khã tr¸nh khái sai sãt, khã cã thÓ ®¶m b¶o chÝnh x¸c trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. V× vËy trong thêi gian tíi, C«ng ty cÇn hoµn thiÖn trang bÞ hÖ thèng m¸y vi tÝnh cho kÕ to¸n (®¶m b¶o mçi nh©n viªn kÕ to¸n mét m¸y). MÆc dï chi phÝ ban ®Çu cã thÓ lµ cao nh­ng hiÖu qu¶ ®em vÒ tÝnh chÝnh x¸c, hiÖu suÊt c«ng viÖc cao nhÊt qu¸n c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n qu¶n lý ®ßi hái ngµy cµng cao cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, viÖc cËp nhËt thu thËp c¸c th«ng tin diÔn ra th­êng xuyªn, nhanh chãng ®¸p øng kÞp thêi phôc vô ®¾c lùc trong c«ng t¸c Qu¶n lý c«ng ty. Mét vÊn ®Ò cÇn ph¶i ®Ó cËp ®ã chÝnh lµ phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm, thùc tr¹ng ë C«ng ty lµ rÊt quan träng. Cïng víi viÖc trang bÞ m¸y tÝnh ë phßng tµi vô, c«ng viÖc ®µo t¹o n©ng cao kü n¨ng thµnh th¹o trong viÖc sö dông c¸c ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n cho c¸n bé kÕ to¸n ë C«ng ty lµ cÇn thiÕt. HiÖn t¹i, c«ng ty cã mét thuËn lîi lµ sö dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL, CCDC, ph­¬ng ph¸p nµy cã mét ­u ®iÓm næi bËt lµ qu¶n lý chÆt chÏ tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu vµ viÖc h¹ch to¸n trªn m¸y sÏ kh«ng cÇn sö dông hÖ thèng gi¸ h¹ch to¸n, mµ chØ sö dông gi¸ thùc tÕ ®¶m b¶o kÕt qu¶ tÝnh to¸n ®­îc chÝnh x¸c h¬n. Tuy nhiªn, muèn sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y,Thø nhÊt c«ng ty ph¶i lËp hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt, hîp lý gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n (còng nh­ ë c¸c phßng liªn quan) nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn. Ph¶i m· ho¸ toµn bé c¸c ®èi t­îng nh­: kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, NVL, CCDC, tµi s¶n cè ®Þnh... Thø hai, viÖc ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ hiÖn t¹i lµ kh«ng phï hîp cho kÕ to¸n m¸y, mµ nªn ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung hoÆc h×nh thøc chøng tõ ghi sæ v× nã thuËn tiÖn h¬n trong ®iÒu kiÖn tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y. Trªn thÞ tr­êng hiÖn nay cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n tiÖn Ých nh­ EFECT, E - Asplus 3.0., AC soft...gióp Ých rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc kÕ to¸n mµ hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang ¸p dông. ViÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n ph¶i ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó t¹o ra sù ®ång bé vÒ hÖ thèng sæ s¸ch, tµi kho¶n sö dông, gi¶m thiÓu ®­îc nh÷ng sai sãt tÝnh to¸n, tiÕt kiÖm thêi gian ghi chÐp vµ c¸c tÝnh n¨ng cña phÇn mÒm ®­îc ph¸t huy hÕt t¸c dông. §Ó chuÈn bÞ cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y, C«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch båi d­ìng kü n¨ng tin häc cho c¸n bé kÕ to¸n (cßn kiÕn thøc vÒ phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ do c«ng ty phÇn mÒm h­íng dÉn). §iÒu nµy sÏ gióp cho viÖc lµm kÕ to¸n trªn m¸y ®­îc dÔ dµng h¬n. §ång thêi C«ng ty còng cÇn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh vµ c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng kh¸c v× hiÖn nay phßng kÕ to¸n chØ trang bÞ 2 m¸y vi tÝnh lµ kh«ng ®ñ. Trªn ®©y lµ nh÷ng ý kiÕn em ®­a ra tõ thùc tÕ hiÖn t¹i cña C«ng ty. KÕt luËn Nguyªn liÖu, c«ng cô dông cô lµ mét thµnh phÇn quan träng cña kinh doanh. ë c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt nã lµ mèi quan t©m hµng ®Çu cña c¸c nhµ qu¶n lý Doanh nghiÖp, trong viÖc ®Èy nhanh vßng quay cña mang l¹i nhiÒu thuËn lîi cho Doanh nghiÖp. MÆt kh¸c, nã lµ bé phÇn hµng tån kho. Do ®ã ®Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c t×nh h×nh biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ c¶ sè l­îng chÊt l­îng vµ chñng lo¹i gãp phÇn tiÕt kiÖm nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm th× ®ßi hái viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i lu«n lu«n ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn, ph¸t huy mét c¸ch cã hiÖu lùc c«ng cô dông cô kÕ to¸n nãi cung vµ kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô nãi riªng. MÆc dï vËt liÖu, c«ng cô dông cô ë C«ng ty ®a d¹ng, nhiÒu lo¹i gi¸ c¶ cao vµ lu«n biÕn ®éng, mét sè lo¹i rÊt khan hiÕm nh­ng víi sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña Ban Gi¸m ®èc céng víi sù gióp ®ì cña Bé vµ c¸c c¬ quan chñ qu¶n cïng víi sù nç lùc phÊn ®Êu cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty, C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung ®· ph¸t triÓn kh«ng ngõng c¶ vÒ c«ng ¨n viÖc lµm cho CBCNV toµn C«ng ty vµ thùc hiÖn nghÜa vô ®Çy ®ñ cña m×nh ®èi víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc ®Çy ®ñ vµ ®óng h¹n. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, hÖ thèng qu¶n lý nãi chung vµ bé m¸y kÕ to¸n nãi riªng, ®Æc biÖt lµ phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô kh«ng ngõng ®­îc thùc hiÖn ®¸p øng yªu cÇu cña s¶n xuÊt kinh doanh phôc vô kÞp thêi cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc ho¹t ®éng liªn tôc. Song bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm cßn cã mét sè h¹n chÕ nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn.Trong ph©n tÝch t×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i C«ng ty C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung kÕt hîp víi viÖc nghiªn cøu c¬ së lý luËn c¬ b¶n, em ®· m¹nh d¹n xin ®­a ra mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn thªm mét b­íc c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu c«ng cô dông cô ë C«ng ty V× ®iÒu kiÖn tr×nh ®é vµ thêi gian cã h¹n, em rÊt mong ®­îc sù gãp ý kiÕn cña thÇy gi¸o vµ cña c¸c anh, chÞ c¸n bé kÕ to¸n cña C«ng ty. Em xin ch©n thµnh c¸m ¬n sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o §oµn Xu©n Tiªn, c¸c c« chó, c¸c anh, c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung ®· gióp em hoµn thµnh luËn v¨n tèt nghiÖp.