Luận văn Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1

ời (Tiền mặt) (Nợ ngắn hạn) 1,07 0,75 1,3 0,52 Qua các chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán năm 2004 của Bưu điện trung tâm 1, ta thấy nợ ngắn hạn của công ty được đảm bảo khá đầy đủ bằng tài sản lưu động và các tài sản quay vòng nhanh khác. Như vậy nợ ngắn hạn không phải là nguồn tài trợ chính cho tài sản lưu động. Trong tài sản lưu động của công ty, chiếm tỷ lệ lớn là tiền (bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển) và khoản phải thu. Về khả năng thanh toán hiện hành: khả năng thanh toán hiện hành của Bưu điện trung tâm 1 thấp nhất trong quý 1 và cao nhất trong quý 3. Nhìn chung, trung tâm có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Về khả năng thanh toán nhanh : Tỷ lệ này cao nhất ở quý 3 nhưng lại thấp nhất ở quý 4 (tỷ lệ này ở quý 4 nhỏ hơn 1). Trong quý 1, quý 2, quý 3 dự trữ chiếm lần lượt là 7,8%; 9,8 %; 6,1% tài sản lưu động. Sang quý 4 dự trữ chiếm 14% tài sản lưu động của đơn vị. Trong quý 4, công ty phải dự trữ nguyên vật liệu nhiều hơn so với các quý còn lại, bởi đây là thời điểm có nhiều ngày lễ trong năm, nhu cầu của khách hàng sử dụng các sản phẩm dịch vụ của công ty lớn. Dự trữ chủ yếu là nguyên vật liệu dùng cho khai thác nghiệp vụ. Tuy nhiên, nhìn chung dự trữ chiếm tỷ lệ không lớn trong tài sản lưu động của đơn vị. Điều này được lý giải Bưu điện trung tâm 1 là doanh nghiệp dịch vụ, sản phẩm của công ty là sản phẩm vô hình, việc tiêu thụ sản phẩm gắn liền với việc tạo ra sản phẩm. Đơn vị chỉ sản xuất khi có người đến mua, không thể chủ động sản xuất sản phẩm dự trữ. Trong khi đó, khách hàng ngày càng khó tính, cùng với xu hướng cạnh tranh ngày càng gia tăng, khách hàng ngày càng có nhiều quyền lựa chọn. Do vậy, yêu cầu đối với chất lượng các dịch vụ mà công ty cung cấp phải thật cao, nếu không ảnh hưởng trực tiếp đến người tiêu dùng. Về khả năng thanh toán tức thời: Chỉ tiêu thanh toán tức thời trong 4 quý năm 2004 của công ty có sự biến động rõ rệt. Trong quý 1 và quý 3, tỷ lệ khả năng thanh toán tức thời của đơn vị lần lượt là 1,07; 1,3. Ngân quỹ của trung tâm trong các quý này là khá cao, đặc biệt là tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, nên có khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Ngân quỹ của công ty trong quý 1 và quý 3 lần lượt chiếm khoảng 62,2% và 69,7% tài sản lưu động. Ngược lại, trong quý 2 và quý 4 chỉ tiêu này ở mức thấp hơn: quý 2 (0,75); quý 4 (0,52). Các khoản phải thu của đơn vị trong 4 quý lần lượt chiếm 25,7%; 30 %; 20,2%; 29,9% tài sản lưu động của công ty. Hiện nay, ngành Bưu chính viễn thông nói riêng cũng như các ngành khác nói chung chưa có chỉ số tài chính mẫu để đánh giá, so sánh. Do vậy, những tỷ lệ về khả năng thanh toán của Bưu điện trung tâm 1 chưa thể đánh giá chính xác là đã tốt hay chưa. Tuy nhiên, sự ổn định của các tỷ lệ đó chứng tỏ khả năng tài chính của đơn vị là khá vững chắc. Hệ số khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán tức thời của quý 4 năm 2004 đều thấp hơn so với các quý khác cảnh báo đơn vị sẽ có thể gặp khó khăn trong trường hợp cần thanh toán đột xuất các khoản nợ. Bảng 2.7: Tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng năm 2004 Đơn vị tính: lần Nội dung Công thức Quý 1/2004 Quý 2/2004 Quý 3/2004 Quý 4/2004 Tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng Dự trữ Vốn lưu động ròng 0,18 0,34 0,13 1,35 Do đặc thù của ngành bưu điện, nên dự trữ chiếm phần không đáng kể trong vốn lưu động ròng của công ty. Hoạt động kinh doanh bưu chính viễn thông khác với các hoạt động kinh doanh thông thường khác vì không có hàng tồn kho chờ bán. Tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng của Bưu điện trung tâm 1 có sự thay đổi rõ rệt, tỷ lệ này cao nhất ở quý 4, thấp nhất ở quý 3. Hiện nay, Tổng công ty Bưu chính viễn thông chưa có chỉ số trung bình ngành để so sánh, đánh giá. Do vậy, rất khó khăn cho Bưu điện trung tâm 1 trong việc đánh giá các chỉ tiêu tài chính là tốt hay chưa tốt. Tuy nhiên, tỷ lệ dự trữ trên vốn lưu động ròng ở quý 4 là 1,35. Điều này thể hiện toàn bộ vốn lưu động ròng ở quý 4 không đủ tài trợ cho hàng dự trữ. 2.2.4.2 Đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng hoạt động Vòng quay tiền Bảng 2.8: Vòng quay tiền năm 2004 Đơn vị tính: vòng Nội dung Công thức Quý 1/2004 Quý 2/2004 Quý 3/2004 Quý 4/2004 Vòng quay tiền Doanh thu tiêu thụ trong quý Tiền+chứng khoán ngắn hạn 2,02 2,79 1,32 3,6 Vòng quay tiền là chỉ tiêu quan trọng đánh giá tốc độ vận động của tiền trong công ty. Việc sử dụng tiền dưới bất kỳ hình thức nào cũng đẩy nhanh tốc độ chuyển hóa tiền thành các tài sản khác và như vậy, góp phần đẩy nhanh tốc độ vận động của tiền. Trong 4 quý năm 2004, vòng quay tiền cao nhất trong quý 4 là 3,6 vòng/quý, thấp nhất trong quý 3 là 1,32 vòng/quý. Từ bảng 2.5, ta thấy doanh thu được hưởng của trung tâm trong 4 quý lần lượt là: 16034 triệu đồng; 17534 triệu đồng; 17108 triệu đồng; 19171 triệu đồng. Như vậy, vòng quay tiền của trung tâm cao nhất ở quý 4 là do sản lượng dịch vụ bưu chính viễn thông mà trung tâm cung cấp cho khách hàng tăng. Vòng quay dự trữ Bảng 2.9: Vòng quay dự trữ năm 2004 Đơn vị tính:vòng Nội dung Công thức Quý 1/2004 Quý 2/2004 Quý 3/2004 Quý 4/2004 Vòng quay dự trữ Doanh thu tiêu thụ trong quý Dự trữ 16,08 16,17 15,08 11,9 Vòng quay dự trữ của trung tâm trong khoảng từ 11.9 đến 16.17 vòng trong một quý. Dự trữ của trung tâm chiếm tỷ lệ không lớn trong tài sản lưu động. Tỷ lệ dự trữ trên tài sản lưu động lần lượt trong 4 quý năm 2004 là: 7,8%; 9,5%; 6,1%; 14%. Như vậy, ở thời điểm cuối năm trung tâm dự trữ nhiều hơn so với các quý 1, quý 2, quý 3. Trung tâm phải đầu tư cho hàng dự trữ nhiều hơn trước để đạt mức doanh thu cần thiết. Sản phẩm bưu điện chỉ có giá trị sử dụng khi nó đảm bảo việc truyền đưa thông tin từ khâu đầu (nơi ký gửi) đến khâu cuối (nơi nhận tin). Chính vì vậy, ngành bưu điện không có sản phẩm tồn kho, không cho phép có sản phẩm phế phẩm. Do đó, chỉ tiêu chất lượng sản phẩm của ngành bưu điện là quan trọng vô cùng. Khác với các ngành sản xuất vật chất khác, sản phẩm bưu điện không do vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm. Vì vậy, khoản mục nguyên nhiên vật liệu cấu thành trong thực thể sản phẩm là không đáng kể. Dự trữ chủ yếu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm dây gai, ấn phẩm, bao bì, vật liệu cho lắp đặt máy điện thoại, thiết bị viễn thông. Hoạt động dịch vụ bưu điện chủ yếu phải dựa trên các tài sản cố định (bao gồm các tài sản cố định đặc thù như thiết bị chuyển mạch, thiết bị truyền dẫn, nguồn điện, nhà cửa, xe cộ...). Điều này đòi hỏi công ty phải tiến hành công tác quản lý dự trữ phải tốt, giảm thiểu chi phí cho việc dự trữ. Vòng quay các khoản phải thu Bảng 2.10: Vòng quay các khoản phải thu năm 2004 Đơn vị tính:vòng Nội dung Công thức Quý 1/2004 Quý 2/2004 Quý 3/2004 Quý 4/2004 Vòng quay các khoản phải thu Doanh thu tiêu thụ trong quý Các khoản phải thu 4,95 5,1 4,63 5,09 Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền của doanh nghiệp. Vòng quay càng lớn chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu là tốt. Như vậy, tốc độ thu hồi các khoản phải thu của trung tâm ở quý 3 không tốt như quý 1, quý 2, quý 4. 2.2.4.3 Đánh giá hiệu quả ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường Thông thường, tuỳ vào từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trích lập các quỹ dự phòng để có thể sử dụng các quỹ này trong trường hợp đây là nguồn tài trợ tức thời cho ngân quỹ trong ngắn hạn. Hiện tại theo quy chế tài chính của Bưu điện Hà Nội, Bưu điện Hà Nội sẽ trích lập quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng. Các đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội sẽ không trích các quỹ này. Vì thế, tại Bưu điện trung tâm 1 hiện nay không trích lập các quỹ dự phòng những biến động bất thường mà quản lý và sử dụng quỹ quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng do Bưu điện Hà Nội trích lập và phân phối cho các đơn vị trực thuộc. 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 2.3.1 Những kết quả đạt được Trong thời gian qua, công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 được quan tâm đúng mức nên đã mang lại một số kết quả nhất định. Trung tâm đã xây dựng các kế hoạch sản lượng và doanh thu, kế hoạch chi phí, kế hoạch tiếp thị..cho từng năm. Các kế hoạch đó được xây dựng dựa trên việc khảo sát nhu cầu thị trường cho các loại hình dịch vụ, tốc độ phát triển của từng loại hình dịch vụ và nguyên nhân của sự phát triển đó. Việc xây dựng này được trung tâm thực hiện chủ yếu dựa vào kế hoạch Bưu điện Hà Nội giao xuống để trung tâm cân đối với khả năng hiện có. Các quyết định quản lý ngân quỹ được đưa ra dựa vào nguồn thông tin từ các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Ngoài ra, các quyết định này còn được dựa vào các thông tin về thị trường, cơ hội đầu tư kinh doanh, các thông tin về ngành, cơ cấu sản phẩm dịch vụ..mà trung tâm thu thập. Đây là những nguồn thông tin làm cơ sở cho công tác quản lý ngân quỹ được thuận lợi hơn. Thông qua phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 trong 4 quý năm 2004 đã cho thấy trung tâm đã đảm bảo khả năng thanh toán. Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán đều lớn hơn 1. Các khoản nợ ngắn hạn của trung tâm đã được đảm bảo bằng tiền và các khoản phải thu. Vòng quay các khoản phải thu dao động từ 4,63 vòng/quý đến 5,1 vòng/quý. Quý 1, vòng quay các khoản phải thu tương đương với 18 ngày; Quý 2, vòng quay các khoản phải thu tương đương với 17 ngày; quý 3, một vòng quay có độ dài 19,4 ngày và đến quý 4 độ dài một vòng quay tương đương 17,6 ngày. Như vậy, độ dài các khoản phải thu của trung tâm tương đối ổn định qua các quý. Mặc dù hiện nay trung tâm chưa áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ cụ thể nhưng trung tâm vẫn đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời khi có nhu cầu thanh toán. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý ngân quỹ tại đơn vị, Bưu điện trung tâm 1 cần áp dụng một mô hình quản lý ngân quỹ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. 2.3.2 Những hạn chế Chưa tận dụng được tối đa ngân quỹ nhàn rỗi Ngân quỹ nhàn rỗi của Bưu điện trung tâm 1 được tận dụng gửi ngân hàng để thu lãi được tính với lãi suất không kỳ hạn. Đây là sự lãng phí trong công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1. Vòng quay các khoản phải thu là 21,5 vòng/năm và số ngày trung bình để thu được các khoản phải thu là 17 ngày. Trong khi đó, vòng quay các khoản phải trả là 13,4 vòng/năm, trung bình cứ sau 27 ngày trung tâm thanh toán các khoản phải trả. Trong khoảng thời gian chờ trả tiền cho khách hàng, trả cho các đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, nếu tiền mặt được chuyển sang tài khoản tiền gửi có kỳ hạn thì sẽ có thu được khoản tiền lãi lớn hơn. Chưa đánh giá được hiệu quả quản lý ngân quỹ một cách đầy đủ Hiện nay, Bưu điện trung tâm 1 chưa có một hệ thống cụ thể các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ mà chỉ có các chỉ tiêu tổng hợp chung về khả năng thanh toán và khả năng hoạt động của trung tâm. Công tác quản lý ngân quỹ cũng như bất kỳ một hoạt động nào khác, không thể hoàn thiện ngay mà phải dần dần từng bước. Để thúc đẩy quá trình hoàn thiện ngân quỹ, các nhà quản lý tài chính cần đánh giá được những mặt còn tồn tại trong công tác quản lý ngân quỹ để từ đó đưa ra những phương hướng cho phù hợp với Bưu điện trung tâm 1. Chưa tiến hành dự tính cung cầu tiền để lập được kế hoạch quản lý ngân quỹ cho thời gian tiếp theo Trong công tác quản lý ngân quỹ, Bưu điện trung tâm 1 mới chỉ chú trọng tới xác định các khoản thực thu và thực chi ngân quỹ trong các quý. Đồng thời, công ty mới chỉ tiến hành phân tích tình hình tài chính theo luồng tiền. Việc tiến hành dự báo các luồng tiền tương lai, khả năng trả nợ và đầu tư từ các luồng tiền cho thời gian tiếp theo là cần thiết vì nó sẽ giúp công ty có những biện pháp quản lý ngân quỹ tốt hơn. 2.3.3 Nguyên nhân Chưa áp dụng một mô hình quản lý ngân quỹ cụ thể Trong thời gian qua, Bưu điện trung tâm 1 đã chú trọng đến công tác quản lý ngân quỹ nhưng việc thực hiện đó không dựa trên một cơ sở khoa học như việc lập và thực hiện theo các mô hình quản lý. Trung tâm chưa áp dụng các biện pháp quản lý ngân quỹ thường xuyên vì thế hiệu quả đạt được còn hạn chế. Quy chế tài chính của Tổng công ty còn nhiều hạn chế Bưu điện trung tâm 1 là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam. Theo cơ chế quản lý vốn hiện nay, đơn vị chỉ được giao quyền quản lý và quyền sử dụng một số vốn rất hạn chế, do đó làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh mất đi tính chủ động. Bưu điện trung tâm 1 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, tư cách pháp nhân không đầy đủ nên khi cần huy động vốn phục vụ sản xuất kinh doanh vẫn cần đến sự bảo lãnh của Tổng công ty, do đó làm chậm trễ, thậm chí mất cơ hội kinh doanh nhất là trong cơ chế thị trường khi mà tính nhanh nhạy và cơ hội kinh doanh được đặt lên là một yếu tố cạnh tranh. Bên cạnh đó, Tổng công ty còn ban hành các tỷ lệ chi mang tính gò bó, bắt buộc làm mất tính năng động, sáng tạo và tiết kiệm chi phí của các đơn vị thành viên. Hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu quả ngân quỹ còn chưa hoàn thiện Hệ thống chỉ tiêu chưa hoàn thiện sẽ gây bất lợi cho Bưu điện trung tâm 1 trong công tác quản lý ngân quỹ. Hiện nay, công ty chỉ mới có các chỉ tiêu tổng hợp chung về khả năng thanh toán và khả năng hoạt động của công ty. Trung tâm chưa tiến hành đánh giá diễn biến nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn. Để đánh giá đầy đủ về khả năng thanh toán, Bưu điện trung tâm 1 nên bổ sung thêm chỉ tiêu tỷ lệ nợ phải thu so với khoản phải trả. Ngoài ra, trung tâm cần tiến hành đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua các chỉ tiêu vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng. Thông qua bảng 2.4, ta có thể tiến hành đánh giá vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng của Bưu điện trung tâm 1 năm 2004 như sau: Bảng 2.11: Phân tích vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng năm 2004 Đơn vị : Triệu đồng Chỉ tiêu Quý 1/2004 Quý 2/2004 Quý 3/2004 Quý 4/2004 Nợ ngắn hạn 7389,6 8276,6 9864,6 9758,6 Dự trữ và các khoản phải thu 4371,7 4590,3 5007,3 4792,4 Vốn lưu động ròng 5357,6 3152 8731 1121,8 Nhu cầu vốn lưu động ròng -3017,9 -3686,3 -4857 -4966,4 Nguồn : Bảng cân đối phát sinh tài khoản năm 2004 Qua bảng phân tích trên, ta thấy trong 4 quý năm 2004 vốn lưu động ròng đều > 0, như vậy tài sản lưu động đáp ứng đủ nhu cầu thanh toán cho các khoản nợ ngắn hạn. Nhu cầu vốn lưu động ròng của Bưu điện trung tâm 1 trong 4 quý đều âm, toàn bộ dự trữ và các khoản phải thu được tài trợ bởi nợ ngắn hạn, trung tâm không cần nhận thêm vốn ngắn hạn để tài trợ cho chu kỳ kinh doanh. Như vậy, khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của trung tâm phụ thuộc vào việc thu hồi các khoản phải thu. Vì vậy, để hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ của đơn vị, Bưu điện trung tâm 1 cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Đội ngũ cán bộ quản lý tài chính trong doanh nghiệp còn mỏng Công tác quản lý tài chính nói chung và công tác quản lý ngân quỹ nói riêng hầu như do các nhân viên kế toán thực hiện. Nhân viên phòng kế toán được đào tạo chủ yếu về nghiệp vụ kế toán còn các nghiệp vụ về tài chính còn hạn chế. Do vậy, công tác quản lý ngân quỹ chỉ được xem như hạch toán thu chi tiền mặt, việc đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ mới chỉ dừng lại ở việc tính toán một số chỉ tiêu mà chưa phân tích và tìm ra nguyên nhân, giải pháp khắc phục, đồng thời chưa dự báo xu thế tài chính trong tương lai. Chương 3 : Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.1 Định hướng phát triển của Bưu điện trung tâm 1 trong thời gian tới 3.1.1 Môi trường kinh doanh bưu chính viễn thông- Cơ hội và thách thức Trong bối cảnh hiện nay, toàn cầu hoá nền kinh tế đã trở thành xu thế khách quan, lôi cuốn hầu hết các nước trên thế giới. Hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Bưu điện trung tâm 1 nói riêng sẽ được hưởng lợi từ việc thu hút vốn đầu tư và chuyển giao công nghệ, đồng thời cũng sẽ vấp phải một thách thức lớn về cạnh tranh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông thông qua hoạt động đầu tư nước ngoài. Doanh nghiệp bưu chính viễn thông không thể giữ mãi vị thế độc quyền như hiện nay. Các dịch vụ bưu chính phát triển đa dạng, đan xen với các dịch vụ viễn thông, tin học, cụ thể như việc tin học hoá các dịch vụ chuyển tiền nhanh và chuyển tiền truyền thống, chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện; phát hành báo chí; tiết kiệm bưu điện..Bên cạnh đó, công nghệ mới và tiên tiến sẽ tạo điều kiện cho bưu chính khai thác dịch vụ thương mại điện tử như bán hàng qua bưu chính, Datapost, thư điện tử.. với chất lượng ngày càng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Xu hướng phát triển dịch vụ viễn thông sẽ phát triển mạnh với chất lượng cao và di động hoá. Trong chiến lược của mình, Bưu điện trung tâm 1 đã phân tích về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh. Những cơ hội và thách thức chủ yếu đặt ra cho Bưu điện trung tâm 1 trong thời gian tới là: Thị trường bưu chính-viễn thông là thị trường có nhiều cơ hội kinh doanh đem lại lợi nhuận cao. Nhu cầu thông tin liên lạc đang dần dần trở thành nhu cầu thiết yếu của xã hội. Xu thế phát triển của xã hội khiến cho khuynh hướng tiêu dùng các dịch vụ nói chung, dịch vụ thông tin liên lạc nói chung ngày càng lớn. Chi phí cho việc thành lập cơ sở hạ tầng mạng lưới rất lớn. Đây là một rào cản khiến cho các doanh nghiệp đi sau không thể dễ dàng xâm nhập vào toàn bộ thị trường kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông. Bưu điện trung tâm 1 hoạt động trên địa bàn có dân cư đông, nhu cầu thông tin liên lạc cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các đối thủ cạnh tranh. Hiện nay, đã có 4 doanh nghiệp gồm: Công ty cổ phần Bưu chính-Viễn thông Sài Gòn, Công ty Điện tử viễn thông Quân đội, Công ty viễn thông Hàng hải, Công ty Viễn thông Điện lực tham gia kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính viễn thông ở một số thành phố lớn. Các doanh nghiệp này đang tích cực mở rộng mạng lưới và đa dạng hoá dịch vụ để cạnh tranh với bưu điện tỉnh, thành phố. Trong lĩnh vực bưu chính và phát hành báo chí, mới xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh như: DHL kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh; các ngân hàng thương mại kinh doanh dịch vụ chuyển tiền điện tử và nhận tiền gửi tiết kiệm, các hội tư nhân kinh doanh báo chí, chuyển hàng hoá, chuyển điện hoa.. 3.1.2 Kế hoạch hoạt động năm 2005 Trong những năm qua, nhu cầu về dịch vụ bưu điện phát triển rất nhanh trong giai đoạn tới. Nhu cầu này đòi hỏi Bưu điện trung tâm 1 không những đáp ứng đủ các dịch vụ cơ bản với chất lượng cao mà phải mở thêm nhiều dịch vụ gia tăng, dịch vụ mới để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Từ đó mới có lợi nhuận để tiến hành sản xuất kinh doanh và có nguồn để bù đắp cho các sản phẩm truyền thống. Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2005, Bưu điện trung tâm 1 gặp không ít khó khăn, nhưng dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, được sự giúp đỡ của Bưu điện Hà Nội, công ty phấn đấu đạt và vượt mục tiêu năm 2005 như phấn đấu đạt giá trị sản lượng doanh thu trên 70 tỷ đồng,tăng lợi nhuận, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong trung tâm. Với những mục tiêu trên đòi hỏi Bưu điện trung tâm 1 phải dự báo được tình hình phát triển để có định hướng đầu tư kịp thời, đúng đắn. Đồng thời nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính như quản lý vốn, tài sản.. trong đó không thể thiếu được quản lý ngân quỹ. Việc phối hợp đồng thời các biện pháp sẽ giúp Bưu điện trung tâm 1 thực hiện được các mục tiêu đề ra. 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.2.1 áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp Việc lựa chọn kỳ quản lý phù hợp đóng vai trò hết sức quan trọng, phải phù hợp với đặc điểm thu chi của mỗi doanh nghiệp. Với đặc điểm sản phẩm của ngành bưu điện, các nguồn chi chủ yếu là chi trả lương công nhân viên, chi phí bán hàng, trong khi chi mua nguyên vật liệu không đáng kể. Các nghiệp vụ bưu điện phát sinh hàng ngày, tác động đến dòng tiền vào và ra của Bưu điện trung tâm 1. Do vậy, kỳ quản lý ngân quỹ phù hợp với Bưu điện trung tâm 1 là theo tháng. Dự báo thu nhập và chi phí Để có thể dự báo được thu nhập và chi phí trong tháng tới, trung tâm cần xác định được nhu cầu của thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp trong tháng sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng sau như thế nào, từ đó doanh nghiệp có thể dự đoán lượng tiêu thụ trong từng tháng. Trung tâm phải phân tích môi trường kinh doanh một cách có hệ thống, phân tích sự biến động của giá cả thị trường, khối lượng sản phẩm dịch vụ trong tháng tới để dự tính được các chi phí mà trung tâm sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc dự báo trước giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy, công tác kế toán thống kê có vai trò rất quan trọng, qua đó giúp cho nhà quản lý có thể biết được có được bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào như chi mua nguyên vật liệu, chi trả lương cho cán bộ công nhân viên...Người quản lý doanh nghiệp sẽ biết được lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới. Tương tự như phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm 1. Nguồn thu chủ yếu của Bưu điện trung tâm là thu từ kinh doanh dịch vụ bưu chính, viễn thông, phát hành báo chí. Đây là nguồn thu khá lớn và tương đối ổn định. Việc dự báo thu nhập của đơn vị mình chủ yếu là dựa vào việc dự đoán nhu cầu của khách hàng, tiếp đó là việc cân đối tiềm năng sẵn có và khả năng phát triển của trung tâm. Để làm tốt công tác dự báo, trung tâm cần phân tích tốc độ phát triển của từng loại dịch vụ trong thời gian tới, đánh giá khả năng mạng lưới hiện có và xu hướng phát triển trong tương lai. Dự tính nhu cầu tiền Sau khi đã dự báo được các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Việc dự tính nhu cầu tiền giúp cho Bưu điện trung tâm 1 nắm được nhu cầu tiền trong tương lai và cho biết khả năng thu được tiền để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong tháng tới. Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu được trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trước. Việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ. Như đã đề cập ở chương hai, Bưu điện trung tâm 1 chưa tiến hành đánh giá và phân tích diễn biến nguồn tiền và sử dụng nguồn tiền. Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là phải dự đoán được nguồn tiền và việc sử dụng nguồn tiền. *Dự báo nhu cầu chi tiền Việc dự báo được chi ngân quỹ sẽ giúp Bưu điện trung tâm 1 chủ động trong việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ. Các khoản chi chủ yếu của trung tâm: Các khoản phải trả nội bộ (trả cho các đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội cùng kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông), chi trả ngân vụ và tiết kiệm bưu điện, chi trả lương công nhân viên, chi dịch vụ mua ngoài, chi mua nguyên vật liêu..Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các loại chi trong tháng. Với đặc thù của ngành bưu điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho khai thác các nghiệp vụ bưu chính viễn thông, không phải nguyên vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm nên đối với Bưu điện trung tâm 1 chi mua nguyên vật liệu không được vượt quá định mức tiêu hao đã được tính trước, đây chính là căn cứ để nhà quản lý dự trù khối lượng cho khoản chi này. Khoản chi cho hoa hồng đại lý của Bưu điện trung tâm 1 (bao gồm đại lý tem, đại lý điện thoại công cộng, đại lý thẻ..) chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng khoản chi của công ty trong tháng. Hàng tháng, Bưu điện trung tâm 1 sẽ phải trích khoảng xấp xỉ 7% doanh thu thực hiện của các đại lý này. Khi dự báo được số lượng chi, nhà quản lý còn phải độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào trung tâm phải chi trả ngay, khoản nào được trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả chậm có thể là bao lâu..Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số lượng chi trả trong tháng. *Dự báo tiền thu vào ngân quỹ Cũng như xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là nguồn thu chủ yếu của trung tâm. Các khoản thu của Bưu điện trung tâm 1 phát sinh hàng ngày, hàng giờ. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ các dịch vụ như tiền bán tem, tiền bán phong bì, thư chuyển tiền, điện chuyển tiền..; thu từ các đại lý bưu điện; thu từ phát hành báo chí dài hạn, thu từ dịch vụ tiết kiệm bưu điện. Song quan trọng hơn trung tâm phải dự báo được con số thực thu trong tháng của đơn vị mình. Để dự báo được số tiền thực tế trong tháng đòi hỏi Bưu điện trung tâm phải dựa vào các khoản phải thu có khả năng thu được và mối quan hệ với khách hàng của mình- vốn là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu trong các tháng trước từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ thu được bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời chưa thu được. Đồng thời qua số liệu có được trong tháng trước sẽ giúp cho trung tâm có thể dự báo được đúng số tiền thu được từ doanh thu kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông trong tháng là nhiều hay ít. Từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ mà nhà quản lý sẽ dự báo được nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong tháng tới. Để đảm bảo quản lý ngân quỹ có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định mức tồn quỹ tối ưu mà dựa vào đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh khoản thực thu thực chi của mình sao cho trong mọi trường hợp trung tâm vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán với khách hàng song không để ngân quỹ nhàn rỗi quá nhiều. Xác định mức tồn quỹ tối ưu hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối ưu hay khoảng dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối ưu thì sẽ đảm bảo được khả năng thanh toán nhưng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngược lại quản lý theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc tìm các biện pháp tối ưu để xử lý các tình trạng bất lợi của ngân quỹ. Với tình hình thu chi ngân quỹ như hiện nay, Bưu điện trung tâm 1 nên quản lý ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định được mức tiền dự trữ thì phải: Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa vào số dư tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số dư bình quân. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính như khả năng thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ đó. Từ đó, có thể xem xét được mức cân đối tiền trong các kỳ trước đó đã hợp lý hay chưa, nếu chưa thì cần phải điều chỉnh như thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối ưu của các kỳ trước, nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ tối ưu cho kỳ sau. Nhà quản lý phải nắm được tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì thay đổi lớn hay không (cần phải chú ý đến những thời điểm có lượng khách hàng đến sử dụng các dịch vụ bưu điện nhiều như các ngày lễ, tết,..) những thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động như thế nào đến ngân quỹ của trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức tồn quỹ tối ưu đã xác định ở tháng trước, nhà quản lý sẽ đưa ra mức cân đối tiền hợp lý cho tháng sau. Đồng thời , nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán, công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dưới của khoảng cách dao động mức tồn quỹ. Theo mô hình Miller – Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối ưu và khoảng dao động tiền như sau: Khoảng cách của giớ i hạn trên và giới hạn dưới của mức cân đối tiền Chi phí giao dịch x phương sai của thu chi ngân quỹ = 3 Lãi suất Phương sai của thu chi ngân quỹ được tính toán như sau: Lấy số liệu thu chi của ngân quỹ một vài tháng trước, đảm bảo số liệu đó phản ánh tình hình thu chi thường xuyên của doanh nghiệp. Phương sai được tính theo công thức: ồ( xi – x)2 n d2 = ồxi xi n x = Với Trong đó: xi : là khoản thu (chi )thứ i ; xi 0 nếu đó là khoản thu. Khi đó mức tiền tối ưu nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dưới. Người ta thường thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức tồn quỹ tối thiểu. Trung tâm cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định mức tồn quỹ tối ưu này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong khoảng dao động. Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán được mức cân đối tiền và khoảng dao động tiền tối ưu, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên tắc: Khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, trung tâm phải có biện pháp đưa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối ưu. Khi lượng tiền dự trữ ở dưới giới hạn dưới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài trợ để đưa lượng tiền dự trữ về mức tiền tối ưu. Vì vậy, trung tâm phải lập bảng dự báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ. Phương pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà quản lý dự tính được tổng số tiền cần huy động hay cần đầu tư trong kỳ để đảm bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy động hay đầu tư khoản tiền đó. Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng... Đơn vị: Ngân quỹ Số tiền Biện pháp Đầu kỳ Tồn quỹ Trong kỳ Tổng thu: +Thu từ dịch vụ bưu chính +Thu từ dịch vụ viễn thông +Thu từ phát hành báo chí +Thu tiền nợ kỳ trước +Lãi ngân hàng ...... Tổng chi +Chi nguyên vật liệu +Chi trả lương +Chi hoa hồng đại lý .................................. Chênh lệch thu chi Cuối kỳ Tồn quỹ Nếu sai lệch với mức cân đối tối ưu,tìm biện pháp đưa về mức tối ưu. Mức cân đối tối ưu Bưu điện trung tâm 1 còn có thể theo dõi và xử lý ngân quỹ theo từng thời điểm phát sinh các khoản thực thu, thực chi trong kỳ. Bảng 3.2 : Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng... Đơn vị : Ngày(tháng) Ngân quỹ Số tiền Biện pháp 1 Tồn quỹ 3 +Thu tiền bưu điện phí + Chi tiền ngân vụ + Chi mua nguyên vật liệu + Chi vận chuyển .............................. +Cân đối ngân quỹ 5 +Thu tiền ngân vụ +Chi trả lương .................................. +Cân đối ngân quỹ Nếu mức tồn quỹ bị rơi ra khỏi khoảng dao động thì công ty phải có biện pháp đưa về mức tối ưu. 30 Tồn quỹ Phương pháp theo dõi này phức tạp hơn nhưng trung tâm có thể đánh giá và điều chỉnh ngân quỹ ngay sau mỗi lần phát sinh thu, chi ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không còn tối ưu thì nhà quản lý sẽ tìm biện pháp xử lý để đưa ngân quỹ về mức tối ưu. Trong trường hợp trung tâm dự đoán sẽ thu được một khoản thu lớn thì nhà quản lý sẽ không huy động ngay các nguồn khác mà chờ khoản tiền chuyển về vào ngày hôm sau để đáp ứng nhu cầu tiền mặt. Khi mức tồn quỹ vượt giới hạn trên của khoảng dao động ngân quỹ, trong thời điểm đó công ty không phải chi một khoản chi lớn nào, trung tâm sẽ phải tìm các hình thức đầu tư phù hợp với độ lớn của khoản tiền. Phương pháp này đòi hỏi tỉ mỉ hơn nhưng lại rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Hoạt động thu, chi tiền mặt ở đây diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Với cách làm này, trung tâm có thể nắm được tình hình ngân quỹ tại các thời điểm trong kỳ, đặc biệt vào thời điểm lượng khách đến giao dịch nhiều, từ đó giúp Bưu điện trung tâm 1 có kế hoạch điều chỉnh ngân quỹ về mức tồn quỹ theo thiết kế cho từng thời điểm để ngân quỹ không rơi vào trạng thái bất lợi. Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ Sau khi dự tính được mức tồn quỹ cuối tháng, nếu mức tồn quỹ vượt ra ngoài khoảng dao động, trung tâm phải tìm nguồn tài trợ hay sử dụng nguồn để tồn quỹ về mức tối ưu. Khi lượng tiền nhàn rỗi, công ty có thể gửi vào tài khoản tiền gửi có kỳ hạn ở ngân hàng để kiếm mức sinh lợi cao hơn. Tiền nhàn rỗi với thời kỳ dài sẽ được gửi kỳ hạn dài, được hưởng mức lãi suất cao hơn, nhờ đó Bưu điện trung tâm 1 có thể khai thác tối đa khả năng sinh lợi của vốn bằng tiền mà vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán hàng ngày. 3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện trung tâm 1 Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế quản lý tài chính riêng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và của nhà nước. Trong quy chế tài chính của Bưu điện trung tâm 1 mặc dù đã có những quy định về quản lý ngân quỹ nhưng những quy định này còn chưa đầy đủ. Vì thế, trong thời gian tới, trong những quy định về quản lý tài chính của công ty cần phải bổ sung những điều khoản về quản lý ngân quỹ như nội dung, phương pháp, trách nhiệm của người thực hiện công tác này. Quy định và hướng dẫn cụ thể các bưu cục trực thuộc định mức lưu quỹ tiền mặt và hàng hóa (tem, thẻ điện thoại) trong ngày. Trung tâm nên bổ sung quy định thu gom tiền, trả thu gom tiền nhằm đảm bảo an toàn công tác quản lý tiền và hàng hoá như: Nhân viên chuyên trách phục vụ thu gom tiền, tiếp quỹ, bố trí xe ô tô chuyên dùng.. 3.2.3 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ bao gồm: Nhóm chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp ; nhóm chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua khả năng hoạt động như vòng quay tiền, vòng quay dự trữ; nhóm chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường. Các chỉ tiêu này sẽ cho ta thấy hiệu quả của việc sử dụng nguồn tiền trong doanh nghiệp vào việc đảm bảo khả năng chi trả. Như đã đề cập ở chương hai, Bưu điện trung tâm 1 đã sử dụng một số chỉ tiêu để đánh giá khả năng thanh toán nhưng chưa đầy đủ. Vì vậy, trung tâm nên bổ sung thêm chỉ tiêu tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả. Tổng số các khoản phải thu Tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả = ----------------------------------------- Tổng số các khoản phải trả Chỉ tiêu này sẽ cho ta biết sự biến động của các khoản phải thu và các khoản phải trả ảnh hưởng như thế nào đến tình hình tài chính doanh nghiệp, doanh nghiệp là người bị chiếm dụng vốn hay đi chiếm dụng vốn. Do đặc thù kinh doanh bưu chính viễn thông là doanh thu tháng trước tháng sau mới thu nợ nên tỷ lệ nợ cước bao giờ cũng trên 1 tháng nợ. Vì vậy, tỷ lệ nợ lớn của viễn thông làm cho tỷ lệ nợ chung của trung tâm lớn. Đây là chỉ tiêu mà Bưu điện trung tâm 1 cần bổ sung để đánh giá được tình hình thu nợ của đơn vị. Tổng số cước phí nợ Tỷ lệ nợ = ----------------------------------------- Doanh thu cước bình quân tháng Bưu điện trung tâm 1 nên tiến hành xây dựng một hệ thống định mức cho bộ phận vốn lưu động nhằm tăng vòng quay của các bộ phận vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Xác định mức vốn lưu động một cách hợp lý căn cứ vào nhu cầu của sản xuất kinh doanh tránh tình trạng lãng phí hay không đáp ứng nhu cầu vốn. Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý phân tích và đánh giá chính xác tình hình tài chính doanh nghiệp, từ đó sẽ đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. 3.2.4 Tăng cường xây dựng bộ máy nhân sự cho công tác quản lý ngân quỹ Nâng cao hiệu quả công tác quản lý ngân quỹ là một yêu cầu cần thiết để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Thông qua quản lý ngân quỹ, Bưu điện trung tâm 1 có thể giảm bớt những lãng phí không đáng có, cũng như đảm bảo khả năng thanh toán của công ty. Công tác quản lý có hiệu quả hay không là do trình độ của đội ngũ cán bộ tài chính bởi con người là nhân tố đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Vì vậy, Bưu điện trung tâm 1 cần phải không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, bổ sung kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ công nhân viên. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên phòng tài chính kế toán. Ngoài ra, các giao dịch viên tại các bưu cục cũng như nhân viên phòng ban khác cũng cần nắm những kiến thức cơ bản về quản lý ngân quỹ. Việc mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ là cần thiết để các cán bộ có thể cập nhật những kiến thức cũng như nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Công ty cũng cần phải chú ý đến vấn đề xây dựng và công bố kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ hàng năm bằng cách cử người đi học để nâng cao trình độ, tích cực trong công tác tuyển dụng, sử dụng các chính sách ưu đãi thu hút đội ngũ lao động trẻ. 3.2.5 Tăng cường nguồn thông tin cung cấp cho công tác quản lý ngân quỹ Muốn có sự phân tích tài chính chính xác và đầy đủ thì cần phải có các nguồn thông tin đa dạng, phong phú như thông tin về thị trường, sản phẩm dịch vụ.. Hệ thống thông tin này phải được cập nhật và mở rộng phục vụ cho yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý tài chính. Trong quản lý ngân quỹ, người ta không chỉ quan tâm đến ngân quỹ mà còn phải theo dõi sự thay đổi của các yếu tố có liên quan đến ngân quỹ. Nguồn thông tin cung cấp không chỉ giới hạn trong báo cáo tài chính mà còn phải có hệ thống thông tin về các lĩnh vực khác có liên quan. Hiện tại Bưu điện trung tâm 1 đã có hệ thống mạng máy tính được nối mạng, hệ thống phần cứng, phần mềm nhưng phần mềm ứng dụng mới chỉ chạy chương trình kế toán bưu điện, chủ yếu phục vụ mục đích lập báo cáo nên chưa phát huy được hiệu quả của mạng. Để có thể cập nhật nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ các thông tin, đòi hỏi Bưu điện trung tâm 1 phải đầu tư vào các công nghệ kỹ thuật hiện đại như hệ thống máy tính, phần mềm hỗ trợ cho việc tính toán.. 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.3.1 Kiến nghị với Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam Từ khi đất nước chuyển sang thời kỳ mở cửa, Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam đã có nhiều cố gắng hoàn thiện các mô hình tổ chức và quản lý linh hoạt để xây dựng và phát triển thành một doanh nghiệp chủ lực của nhà nước trong lĩnh vực bưu chính viễn thông, có thể đứng vững trong môi trường hội nhập quốc tế và cạnh tranh ngày càng gay gắt. Tổng công ty đã ban hành và điều chỉnh kịp thời Quy chế tài chính để đảm bảo quản lý ngày càng hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh về khía cạnh tài chính. Do có nhiều nét đặc thù trong quá trình kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông nên quy chế tài chính hiện hành có nhiều nét bất cập, ảnh hưởng một phần đến các doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ Bưu chính viễn thông, trong đó có Bưu điện trung tâm 1. Theo cơ chế hiện nay, Tổng công ty trực tiếp cấp gần như toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Nhưng các đơn vị chỉ được giao quyền quản lý và quyền sử dụng một số vốn rất hạn chế, do đó làm mất đi tính chủ động , làm chậm trễ, thậm chí mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Tổng công ty nên có chính sách khuyến khích các đơn vị phụ thuộc gửi tiền để thu thêm lợi nhuận trong trường hợp có thặng dư ngân quỹ. Tổng công ty nên tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc chủ động hơn trong việc tham gia đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết. Chuyển các đơn vị sang hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập Tổng công ty có thể chuyển các đơn vị hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập khi điều kiện cho phép. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc tiến hành hạch toán nội bộ trong toàn khối, thay mặt Tổng công ty thu cước trực tiếp từ khách hàng sử dụng các dịch vụ, được Tổng công ty thanh toán doanh thu riêng để bù đắp các chi phí và có lợi nhuận trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cùng với thời gian, với sự lớn mạnh của các đơn vị, tính độc lập trong sản xuất của các đơn vị ngày càng rõ nét, nên có sự chuyển đổi từ các đơn vị hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập. Từ đó thúc đẩy hoạt động của các đơn vị sản xuất kinh doanh trên mạng nội hạt, đặt các đơn vị này cùng trong guồng máy kinh doanh, ngang tầm với doanh nghiệp nhà nước khác. Xây dựng các chỉ số của ngành để so sánh Vì đặc thù hoạt động của mỗi ngành rất khác nhau nên việc đánh giá một chỉ tiêu tài chính là tốt hay xấu không đơn thuần là phụ thuộc vào phép tính số học mà còn phụ thuộc vào chỉ số trung bình của ngành. Tiêu chuẩn ngành có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định vị trí tương đối của doanh nghiệp trong ngành. Nó là cơ sở cho việc hoạch định các giải pháp điều chỉnh đối với doanh nghiệp. Để đánh giá được hiệu quả của công tác quản lý ngân quỹ, bên cạnh việc so sánh giữa các chỉ tiêu bằng tỷ lệ của kỳ này với kỳ trước để thấy được xu hướng thay đổi các tỷ lệ tài chính này, qua đó đánh giá tình hình quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp được cải thiện hoăc trở nên yếu kém như thế nào nhằm đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, nhà quản lý tài chính còn phải so sánh các tỷ lệ của kỳ này với mức trung bình của ngành để xác định vị thế của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Trong thời gian tới, Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam nên xây dựng và tính toán các mức trung bình ngành của các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ như mức trung bình ngành về khả năng thanh toán hiện hành, mức trung bình ngành về khả năng thanh toán nhanh, mức trung bình ngành về khả năng thanh toán tức thời và mức trung bình ngành của các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ để các đơn vị tham chiếu, từ đó đưa ra các quyết định đúng trong quá trình hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ của mình. 3.3.2 Kiến nghị với các Bộ, cơ quan quản lý tài chính của nhà nước Về việc trích lập và sử dụng các quỹ nhàn rỗi trong các doanh nghiệp nhà nước Theo quy định của thông tư 64/1999/TT – BTC về “Hướng dẫn chế độ phân phối lợi nhuận sau thuế và quản lý các quỹ trong doanh nghiệp nhà nước”, doanh nghiệp phải sử dụng các quỹ trong doanh nghiệp bao gồm: quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm..vào đúng mục đích như tên gọi của chúng. Quy định như vậy chưa phù hợp với sự vận động của cơ chế thị trường, chưa tạo điều kiện cho doanh nghiệp có khả năng tích luỹ vốn đáp ứng nhu cầu đổi mới kỹ thuật, công nghệ, tăng khả năng cạnh tranh. Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sử dụng vốn khi cần thiết, nhà nước cần bổ sung thêm những quy định cho phép doanh nghiệp nhà nước sử dụng các quỹ nhàn rỗi tạm thời vào mục đích tài trợ cho thanh toán ngắn hạn . Hoàn thiện và phát triển thị trường chứng khoán Thị trường chứng khoán Việt Nam hình thành và phát triển được hơn 4 năm, đã mang lại một số lợi ích nhất định cho các doanh nghiệp. Đây là kênh bổ sung nguồn vốn trung và dài hạn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay quy mô thị trường còn nhỏ, việc đầu tư chứng khoán vẫn còn mới đối với các doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Chính vì vậy, để tạo niềm tin cho đối với các doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực khá rủi ro này, Nhà nước cần ban hành và bổ sung và các văn bản pháp quy phù hợp với thực tiễn và yêu cầu phát triển thị trường. Ngoài ra, việc đẩy mạnh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước hiện naysẽ góp phần làm đa dạng hoá lượng hàng hoá trên thị trường chứng khoán . Xây dựng các chuẩn mực đánh giá an ninh tài chính và phát triển dịch vụ xếp hạng tín nhiệm Để đánh giá đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp phải căn cứ vào các chuẩn mực, chỉ số về kinh tế, tài chính nhưng hiện tại chưa có một cơ quan nào đảm nhận việc xây dựng hệ thống này để giúp cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng cũng như các nhà đầu tư nắm bắt được thông tin về tài chính doanh nghiệp. Hệ thống các chỉ tiêu này cần tập trung vào phản ánh tình hình tài chính doanh nghiệp nói chung, trong đó các chỉ tiêu cơ bản là: các chỉ số về kết quả hoạt động, khả năng sinh lợi, các chỉ số về năng lực tự tài trợ, các chỉ số về luân chuyển vốn. Việc xây dựng hệ thống các chỉ tiêu tài chính và phát triển dịch vụ xếp hạng tín nhiệm có quan hệ khăng khít với nhau. Xếp hạng tín nhiệm có thể hiểu là sự đánh giá hiện thời về khả năng và mức độ sẵn sàng trả nợ gốc, lãi của một người đi vay với đối với một khoản vay nhất định trong suốt thời hạn có hiệu lực của khoản vay đó. Những chỉ tiêu về an ninh tài chính đối với từng ngành, lĩnh vực là một trong những căn cứ giúp cho việc xếp hạng mức độ tín nhiệm của mỗi doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, xếp hạng tín nhiệm góp phần làm lành mạnh hoá thị trường, tăng cường hiệu quả huy động vốn và sử dụng vốn.. ở Việt Nam, xếp hạng tín nhiệm giúp làm lành mạnh hóa thị trường tín dụng, đánh giá đúng thực trạng tài chính của các doanh nghiệp, tạo điều kiện phát triển thị trường chứng khoán. Kết luận Nhu cầu vốn lưu động nói chung và nhu cầu tiền tệ nói riêng là một vấn đề cần được quan tâm đúng mức bởi đó là một trong những điều kiện dẫn đến thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt điều này, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nắm vững các nhân tố ảnh hưởng tới nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp, từ đó có khả năng lập kế hoạch cũng như thực hiện tốt hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp trong những điều kiện khác nhau. Công tác quản lý ngân quỹ chỉ là một bộ phận trong công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp, nhưng nó có vai trò rất quan trọng, nhất là đối với Bưu điện trung tâm 1. Trong thời gian tới, Bưu điện trung tâm 1 cần nhanh chóng hoàn thiện công tác quản lý để có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh đầy những biến động, cạnh tranh gay gắt. Những giải pháp cần thực hiện trước hết là bổ sung những quy chế, điều khoản về quản lý ngân quỹ trong quy chế tài chính của công ty, nhanh chóng áp dụng một mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp và xây dựng kế hoạch quản lý ngân quỹ trong từng tháng. Đồng thời, công ty cũng cần chú trọng công tác đào tạo cán bộ nhằm nâng cao năng lực quản lý tài chính của đội ngũ cán bộ quản lý trong công ty, nâng cao năng lực áp dụng công nghệ kỹ thuật trong quản lý. Do kinh nghiệm thực tế còn ít ỏi, kết hợp với trình độ chuyên môn còn hạn chế, chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Phong Châu và toàn thể các cán bộ phòng tài chính kế toán Bưu điện trung tâm 1 đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình tài chính doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 2003. Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 1997. Giáo trình quản lý tài chính – Nhà xuất bản Đại học Quốc gia năm 2000. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê năm 2001. Giáo trình quản trị kinh doanh bưu chính viễn thông – Nhà xuất bản Thống kê năm 2001. Cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện Hà Nội. Các báo cáo kế toán tài chính của Bưu điện trung tâm 1 năm 2003, năm 2004. Tạp chí Tài chính doanh nghiệp, tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí Phát triển kinh tế năm 2002, năm 2003, năm 2004. Mục lục Lời nói đầu Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 3 1.1.1 Doanh nghiệp và chức năng tài chính của doanh nghiệp 3 1.1.2 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 4 1.2 Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 12 1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 12 1.2.2 Nội dung công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp 15 1.3 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp 25 1.3.1 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp 25 1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả ngân quỹ thông qua đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp 28 1.3.3 Chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thường 30 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý của doanh nghiệp 31 1.4.1 Các nhân tố thuộc về doanh nghiệp 31 1.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 34 Chương 2: Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 2.1 Giới thiệu chung về Bưu điện trung tâm 1 37 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện trung tâm1 37 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Bưu điện trung tâm 1 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Bưu điện trung tâm 1 38 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của ngành Bưu điện trong nền kinh tế thị trường 39 2.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1 42 2.2 Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 44 2.2.1 Ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 44 2.2.2 Tình hình quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 49 2.2.3 Phân tích tình hình tài chính theo các dòng tiền 52 2.2.4 Đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 56 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 61 2.3.1 Những kết quả đạt được 61 2.3.2 Những hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 3.1 Định hướng phát triển của Bưu điện trung tâm 1 trong thời gian tới 66 3.1.1 Môi trường kinh doanh bưu chính viễn thông-Cơ hội và thách thức 66 3.1.2 Kế hoạch hoạt động trong năm 2005 67 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 68 3.2.1 áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp 68 3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bưu điện trung tâm 1 76 3.2.3 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ 77 3.2.4 Tăng cường xây dựng bộ máy nhân sự cho công tác quản lý ngân quỹ 78 3.2.5 Tăng cường nguồn thông tin cung cấp cho công tác quản lý ngân quỹ 78 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 79 3.3.1 Kiến nghị với Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam 79 3.3.2 Kiến nghị với các Bộ, cơ quan quản lý tài chính của Nhà nước 81 Danh mục tài liệu tham khảo