Luận văn Hạch toán nguyên vật liệu và một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam

t (Axít, cồn, dung môi,…) - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng được dùng nhằm sửa chữa, thay thế máy móc như bóng đèn, vòng bi… - Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy xước, giấy lõi, giấy vụn... Các NVL về nhập kho sẽ được thủ quỹ sắp xếp vào kho theo những vị trí quy định để việc theo dõi NVL và việc nhập xuất NVL được thuận tiên hơn. 3.2.3. Tình hình sử dụng NVL tại Công ty Quá trình in là một quá trình diễn ra liên tục qua các khâu khác nhau. Trong đó, khâu đầu vào là quan trọng nhất. Sử dụng tốt hay không tốt ảnh hưởng đến chi phí tạo ra sản phẩm. Công ty thường mua NVL từ các bạn hàng thường xuyên. Việc khảo sát giá cả được thực hiện bằng cách liên hệ với các đơn vị bán vật tư và nhận bảng báo giá của các đơn vị đó. Sau đó ban giám đốc sẽ xem bảng báo giá đó và ra quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp có lợi nhất cho Công ty về giá cả, chất lượng. Hàng ngày, căn cứ vào các đơn đặt hàng và các bảng định mức sản xuất mà tiến hành nhập xuất kho NVL để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, NVL không bị ứ đọng nhiều, để sản xuất đạt hiệu quả cao. Kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng thường được lên vào đầu mỗi tháng. Việc mua nguyên vật liệu cho sản xuất thường căn cứ vào kế hoạch sản xuất và số lượng NVL tồn trong kho để có kế hoạch thu mua NVL vừa đủ, đảm bảo hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng không tránh được tạo ra phế liệu trong quá trình sản xuất. Phế liệu ở công ty thường không tận dụng được, những phế liệu này Công ty không nhập lại kho mà nhập thẳng vào kho phế liệu. 3.3. Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Hiện nay công tác kế toán của Công ty có sự trợ giúp của máy vi tính (phần mềm kế toán máy) do đó công việc vào sổ sách đơn giản hơn so với công tác kế toán thủ công trước đây. 3.3.1. Tổ chức tính giá thành 3.3.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu dùng sản xuất trong Công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài, Công ty không tự sản xuất. - NVL mua ngoài Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của Công ty giấy Bãi Bằng theo hoá đơn số 101 ngày 12/01/2009. Giá mua ghi trên hoá đơn là: 35.123.000đ và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là: 35.123.000 + 1.150.000 = 36.273.000 đ Nếu như doanh nghiệp mua vật liệu mà chi phí vận chuyển, bốc dỡ bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thì giá thực tế của vật liệu đúng bằng giá mua trên hoá đơn. - NVL nhập khẩu Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí VC, bốc dỡ Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 908 ngày 26/10/2008, Công ty mua giấy Cacbonless của Công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá ghi nguyên trên hoá đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 130.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%. Giá thực tế NVL nhập kho là: 130.800.000 +130.800.000 x 5% = 196.200.000 đ 3.3.1.2. Tính giá NVL xuất kho Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng. Trong chế độ kế toán hiện hành có nhiều phương pháp xuất kho khác nhau. Với mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào yêu cầu sản xuất để áp dụng phương pháp xuất kho phù hợp. Ở Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam kế toán tính giá NVL theo phương pháp giá bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Theo cách này thì tương đối đơn giản, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán ghi vào sổ chi tiết NVL đến cuối tháng cộng dồn và tính giá bình quân gia quyền. Như vậy phiếu xuất kho chưa ghi được ở cột thành tiền mà đến cuối tháng mới ghi vào. Công việc đều dồn vào cuối tháng gây khó khăn cho việc ghi chép, công việc tồn đọng ảnh hưởng đến tính kịp thời. Ví dụ: Trong tháng 02 năm 2009 có tình hình nhập, xuất kẽm (55x65) như sau: Bảng 3.5: Tình hình nhập xuất kẽm (55x65) tháng 02 năm 2009 Ngày Số hiệu Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền Tồn Nhập Xuất 01/02 Tồn đầu tháng 84 27.850 2.339.400 02/02 248 Xuất 40 27.970 1.118.800 03/02 232 Nhập 200 28.000 5.600.000 07/02 251 Xuất 68 27.970 1.901.960 12/02 257 Xuất 72 27.970 2.013.840 19/02 241 Nhập 148 28.000 4.144.000 25/02 263 Xuất 76 27.970 2.125.720 28/02 267 Xuất 64 27.970 1.790.080 (Nguồn: Phòng kế toán) Từ bảng trên ta tính được giá NVL xuất kho là: Giá xuất kẽm (55x65) Tháng 02/2009 = 2.339.400+5.600.000+4.144.000 84+200+148 ≈ 27.970 đ Giá trị của kẽm (55x65) xuất kho trong tháng 02 là: 27.970 x 320 = 8.950.400 đồng 3.3.2. Tổ chức công tác kế toán 3.3.2.1. Thủ tục nhập kho NVL Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán, thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua… và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nhập kho. Phiếu nhập kho tại kho sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập xong thủ kho căn cứ vào số lượng thực nhập ghi vào phiếu nhập kho, ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 người giao hàng giữ. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho người giao hàng. 1 bản giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Căn cứ vào số định mức và tồn kho Đơn đặt hàng của KH Mua hàng Nhập kho Ban kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Sơ đồ 3.4: Thủ tục nhập kho NVL Căn cứ vào thủ tục nhập thì các chứng từ được luân chuyển như sau: Sơ đồ 3.5: Chứng từ nhập Các sổ Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho Hợp đồng kinh tế Thông thường mỗi thứ vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều thứ vật liệu trong trường hợp các thứ vật liệu này được nhập về từ một nhà cung cấp trong cùng một ngày. Sau đó, căn cứ vào số liệu nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho người bán. Tuỳ theo yêu cầu của người bán (đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất, phế liệu thu hồi được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu. Ta có thể thấy được công ty đã tổ chức tốt khâu thu mua NVL đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả cao. Việc sản xuất theo đơn đặt hàng: khi khách hàng truyền thống ký kết hợp đồng, kế hoạch làm theo đơn đặt hàng được lên vào đầu mỗi tháng. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2009D (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng Địa chỉ: 142 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: 71190285073 Điện thoại: MST: 0100973475 Họ tên người mua hàng: Anh Học Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM Địa chỉ: 46 – K3 – Cầu Diễn – Từ Liêm – Hà Nội. Số tài khoản: 0611001513447 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101411655 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy Couche Kg 178 19.000 3.382.000 2 Giấy Ofset Kg 517 18.800 9.719.600 Cộng tiền hàng: 13.101.600 Thuế GTGT(10% ): Tiền thuế GTGT 1.310.160 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.411.760 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bốn trăm mười một nghìn bẩy trăm sau mươi đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2009D (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh Việt Phương Địa chỉ: Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: 15001203211 Điện thoại: MST: 1030042210 Họ tên người mua hàng: Anh Long Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM Địa chỉ: 46 – K3 – Cầu Diễn – Từ Liêm – Hà Nội. Số tài khoản: 0611001513447 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0101411655 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Mực Apex Nhật (xanh) Kg 10 120.000 1.200.000 2 Mực Apex Nhật (đen) Kg 12 120.000 1.440.000 3 Kẽm (40x51) Chiếc 216 18.000 3.888.000 4 Kẽm (45x65) Chiếc 200 28.000 5.600.000 Cộng tiền hàng: 12.128.000 Thuế GTGT(10% ):Tiền thuế GTGT 1.212.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.340.800 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm bốn mươi nghìn tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 03 tháng 02 năm 2009 - Căn cứ vào hoá đơn GTGT của công ty giấy Bãi Bằng - Căn cứ vào hoá đơn GTGT của công ty Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: Ông: Ngọc - Quản đốc phân xưởng - Trưởng ban Bà: Hương - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên vật tư Phương pháp thanh toán ĐVT Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng SL sai 1 Giấy Couche Chuyển khoản Kg 178 178 0 2 Giấy Ofset Chuyển khoản Kg 517 517 0 3 Mực Apex Nhật (xanh) Tiền mặt Kg 10 10 0 4 Mực Apex Nhật (đen) Tiền mặt Kg 12 12 0 5 Kẽm (40x51) Tiền mặt Chiếc 216 216 0 6 Kẽm (45x65) Tiền mặt Chiếc 200 200 0 Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM Mẫu số: 01 - VT PHIẾU NHẬP KHO Số: 232 Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Người nhập: Anh Bình Đơn vị: Công ty Nội dung: Nhập NVL Kho: Nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực Apex Nhật (xanh) Kg 10 120.000 1.200.000 2 Mực Apex Nhật (đen) Kg 12 120.000 1.440.000 3 Kẽm (40x51) Chiếc 216 18.000 3.888.000 4 Kẽm (45x65) Chiếc 200 28.000 5.600.000 Cộng 12.128.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu một trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán (Nguồn: Phòng kế toán) CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM Mẫu số: 01 - VT PHIẾU NHẬP KHO Số: 233 Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Người nhập: Anh Bình Đơn vị: Công ty Nội dung: Nhập NVL Kho: Nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy bìa Couche Kg 178 19.000 3.382.000 2 Giấy ruột Ofset Kg 517 18.800 9.719.600 Cộng 13.101.600 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu một trăm linh một nghìn sáu trăm đồng chẵn. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán (Nguồn: Phòng kế toán) 3.3.2.2. Thủ tục xuất kho NVL Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam chủ yếu xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra nguyên vật liệu còn xuất dùng chung cho các phân xưởng. Đối với NVL chính, khi Công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng kế toán và trình Giám đốc ký duyệt. Xưởng sản xuất sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng lập Lệnh sản xuất. Trên Lệnh sản xuất có ghi rõ tên NVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh này và định mức sản xuất, xuất kho vật tư. Sau khi xuất kho thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần để kế toán ghi sổ còn thủ kho ghi vào thẻ kho. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hoá. Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán kí sau đó chyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Sơ đồ 3.6: Thủ tục xuất kho NVL. Lệnh xuất vật tư Giấy xin lĩnh vật tư Phân xưởng Giám đốc Xuất kho Phiếu xuất Sơ đồ 3.7: Chứng từ xuất khoĐịnh mức tiêu hao NVL Hợp đồng kinh tế Giấy lĩnh vật tư Lệnh xuất vật tư Phiếu xuất kho Các sổ Bảng 3.6: Định mức sản phẩm sách hướng dẫn sử dụng điều hoà BẢNG ĐỊNH MỨC SẢN PHẨM Sản phẩm: sách hướng dẫn sử dụng điều hòa - Cty Daewoo hanel Số lượng: 3.000 quyển TT Tên nguyên vật liệu Quy cách và kích thước Đơn vị tính Số lượng SP Đơn giá Thành Tiền (đơn vị/ chi tiết) 1 Giấy Couche 150g/m2 30*42 cm Kg 58,00 19.000 1.102.000 2 Giấy Ofset 100g/m2 43*65 cm Kg 168,00 18.800 3.158.400 3 Kẽm 40*51cm Chiếc 4,00 17.920 71.680 4 Kẽm 55*65cm Chiếc 4,00 27.970 111.880 5 Film bìa 30*42cm Tờ 4,00 31.500 126.000 6 Film ruột 43*65 cm Tờ 4,00 69.875 279.500 7 Mực Cơ bản Kg 0,80 120.000 96.000 8 Dây thép đóng quyển Kg 0,50 35.000 17.500 9 Nilon cán bìa Mic 20 khổ 30 cm Kg 0,65 89.000 57.850 10 … … … … … … (Nguồn: Phòng kế toán) CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM LỆNH SẢN XUẤT Số: 00325 Đơn vị đặt hàng: Công ty Daewoo Hanel Giao cho: Bộ phận sản xuất Ngày sản xuất: 02/02/2009 Ngày kết thúc: 05/02/2009 STT Tên sản phẩm Nội dung công việc Số lượng ĐVT 1 Sách hướng dẫn sử dụng máy điều hoà Quản đốc bố trí sản xuất đúng tiến độ trong hợp đồng 3000 Quyển Thủ trưởng đơn vị Quản đốc phân xưởng Kế toán (Nguồn: Phòng kế toán) CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM PHIẾU XUẤT KHO Số: 251 Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Người lĩnh: Anh Hùng Đơn vị: Phân xưởng Nội dung: Xuất kho in sản phẩm Kho: Nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1 Kẽm (55x65) Chiếc 40 27.970 1.118.800 2 Mực Kg 4 120.000 480.000 3 Giấy Couche Kg 37 19.000 703.000 4 Giấy Ofset Kg 105 18.800 1.974.000 Cộng 4.275.800 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Bốn triệu hai trăm bẩy mươi năm nghìn tám trăm đồng chẵn. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Giám đốc (Nguồn: Phòng kế toán) Sau khi xuất kho thì cuối tháng kế toán mới tính được giá thực tế xuất kho cho nên cuối tháng 02 kế toán mới ghi vào cột đơn giá NVL xuất kho. CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM PHIẾU XUẤT KHO Số: 259 Ngày 07 tháng 02 năm 2009 Người lĩnh: Anh Sáu Đơn vị: Phân xưởng Nội dung: Xuất kho sản xuất sản phẩm Kho: Nguyên vật liệu phụ STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1 Bột đá Gói 1 45.000 45.000 2 Dầu hoả Lít 10 9.800 98.000 3 Bột hiện Gói 5 10.000 50.000 4 Keo cán màng Kg 3 26.000 78.000 5 Thùng cartoon đóng hàng Thùng 30 14.500 435.000 Cộng 706.000 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Bẩy trăm linh sáu nghìn đồng chẵn. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Giám đốc (Nguồn: Phòng kế toán) 3.3.3. Phương pháp kế toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho theo từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ ghi sổ kế toán theo quy định của nhà nước. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL cũng được ghi chép theo đúng quy định. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Sơ đồ 3.8: Phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Chi tiết hạch toán như sau: - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng chủng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan đến nhập - xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế vật liệu nhập - xuất. Mỗi danh điểm vật liệu được kế toán ghi một dòng trên thẻ kho. Các chứng từ nhập - xuất được thủ kho phân loại theo phiếu nhập, phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ. Cuối ngày, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên Thẻ kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần. Mỗi loại NVL được ghi trên thẻ kho riêng và được đóng quyển sử dụng cho cả năm kế toán. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hoá. Trong tháng 02 năm 2008 thủ kho nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và tiến hành lập thẻ kho: Trích thẻ kho của NVL Kẽm in bìa. CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM THẺ KHO Ngày lập thẻ: 02/03/2009 Tên vật tư: Kẽm (55x65) Đơn vị tính: Chiếc Số tờ: 01 STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 84 248 02/02 Xuất 40 44 232 03/02 Nhập 03/02 200 244 251 07/02 Xuất 07/02 68 176 257 12/02 Xuất 12/02 72 104 241 19/02 Nhập 19/02 148 252 263 25/02 Xuất 25/02 76 176 267 28/02 Xuất 64 112 Cộng phát sinh 348 320 Tồn cuối kỳ 112 (Nguồn: Phòng kế toán) - Tại phòng kế toán: Ở phòng kế toán thì theo dõi cả về số lượng và giá trị trên sổ kế toán chi tiết của từng vật tư. Khi nhận được các chứng từ nhập - xuất thì kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và phân loại chúng từ, đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi,… để xác nhận. Cuối tháng kế toán mới tính nhập - xuất - tồn của từng loại NVL cả về số lượng và giá trị. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ là các phiếu nhập kho và xuất kho kế toán lập bảng kê để theo dõi cả về số lượng và giá trị NVL. Đồng thời cũng ghi vào sổ chi tiết theo dõi NVL. Số liệu của kế toán chi tiết được đối chiếu với thẻ kho và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch nếu có. Cuối kỳ (tháng, quý, năm) kế toán lập bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Bảng kê bày tập hợp tất cả các vật liệu nhưng chia thành từng nhóm. Tháng đầu tiên của năm, kế toán ghi số dư đầu kỳ với tất cả các danh điểm vật tư, việc này chỉ thực hiện một lần, các quý tiếp theo kế toán sẽ chuyển từ số dư quý trước sang. Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho về số lượng vật tư nhập, xuất trong quý và đối chiếu với sổ cái TK 152 cuối quý. Bảng 3.7: Sổ chi tiết vật liệu CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Tên vật tư: Kẽm (55x65) Tên kho : Kho NVLC Đơn vị tính: Chiếc Mã CT Ngày N - X Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Tồn kho tháng 01 27.850 84 2.339.400 PX 02/02 Xuất 27.970 40 1.118.800 PN 03/02 Nhập 28.000 200 5.600.000 PX 07/02 Xuất 27.970 68 1.901.960 PX 12/02 Xuất 27.970 72 2.013.840 PN 19/02 Nhập 28.000 148 4.144.000 PX 25/02 Xuất 27.970 76 2.125.720 PN 28/02 Xuất 27.970 64 1.790.080 Cộng phát sinh 348 9.744.000 320 8.950.400 Tồn kho tháng 02 112 3.133.000 (Nguồn: Phòng kế toán) Bảng 3.8: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Tên vật tư Mã số ĐVT Định mức vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Tối thiểu Tối đa SL Tiền (đ) SL Tiền (đ) SL Tiền (đ) SL Tiền (đ) Kho NVL chính Giấy Couche 1521.C Kg 107 2.022.300 479 9.101.000 423 8.029.386 163 3.093.914 Giấy Ofset 1521.O Kg 321 6.034.800 2523 47.180.100 1279 42.642.369 565 10.572.531 Kẽm (40x51) 1521.B Chiếc 36 644.400 64 1.152.000 56 1.005.984 44 790.416 Kẽm (55x65) 1521.R Chiếc 84 2.339.400 348 9.744.000 320 8.950.400 112 3.133.000 … … … … … … … … … … … Kho NVL phụ Bột đá 1522.Đ Gói 3 135.000 15 675.000 8 360.000 10 450.000 Dầu hoả 1522.D Lít 10 98.000 78 702.000 81 736.371 7 63.629 Bột hiện 1522.H Gói 6 60.000 50 500.000 39 390.000 17 170.000 …. … … … … … … … … … … Cộng 33.584.520 144.405.602 132.793.800 45.196.322 (Nguồn: Phòng kế toán) 3.3.4. Kế toán tổng hợp NVL 3.3.4.1. Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: TK152 - NVL: Tài khoản này được Công ty mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau: - TK 1521- Vật liệu chính - TK 1522- Vật liệu phụ. Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản có liên quan sau: - TK 111- Tiền mặt - TK 112- Tiền gửi Ngân hàng - TK 141- Tạm ứng - TK 331- Phải trả người bán - TK 338- Phải trả, phải nộp khác Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánh trên các tài khoản. - TK 621- Chi phí NVL trực tiếp - TK 627- Chi phí sản xuất chung - TK 641- Chi phí bán hàng - TK 642- Chi phí quản lý Doanh nghiệp 3.3.4.2. Kế toán tổng hợp nhập kho NVL NVL của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, vì vậy kế toán tổng hợp NVL chủ yếu gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp. Với các doanh nghiệp sản xuất việc nhập NVL là rất quan trọng và cần thiết cho quá trình sản xuất. Số lượng NVL nhập kho thể hiện quy mô của doanh nghiệp, chất lượng NVL thể hiện chất lượng sản phẩm làm ra. Vì vậy, nguồn cung cấp NVL phải đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Ở công ty TNHH Sao Mai Việt Nam thì mua hàng thông qua hợp đồng là chủ yếu. Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế mà Công ty đã kí kết với khách hàng để đặt mua NVL khi đã tính toán lượng tồn trong kho. Ngoài ra Công ty còn đặt hàng qua điện thoại đối với các bạn hàng lâu năm. Thực tế có những NVL ngoài thị trường rất sẵn mua nên công ty không dự trữ nhiều, hạn chế việc ứ đọng vốn trong kinh doanh. Vì vậy, NVL tồn kho không nhiều. Những NVL này mua về thường được giao thẳng cho phân xưởng sản xuất. Kế toán luôn phải cung cấp thông tin và lập bảng định mức sản phẩm một cách khoa học, chính xác, dự tính số lượng NVL trong kỳ để ban lãnh đạo có quyết định mua kịp thời. Có những vật liệu còn tồn kho lớn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất thì không nhập kho NVL đó. Và cũng có thể trong kho còn nhiều nhưng vẫn nhập đề phòng khả năng biến động giá tăng trong kỳ sau. Trong trường hợp này ban lãnh đạo công ty cần có độ nhạy cảm cao. Khi đưa NVL về nhập kho sau khi hoàn tất các thủ tục nhập, kế toán tổng hợp NVL căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT ghi vào số lượng, đơn giá, giá trị nhập, thuế GTGT để lập bảng kê nhập NVL trong tháng. Từ đó kế toán vào sổ nhật ký chung, vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và lập các báo cáo tài chính. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho Hiện nay, Công ty chủ yếu thu mua nguyên vật liệu của các nhà sản xuất trong nước, mua trên thị trường tự do. Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112 – Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 141 – Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng Có TK 331 – Nếu chưa thanh toán với người bán. Khi nhận được hoá đơn chứng từ liên quan đến nhập kho NVL kế toán tiến hành phân loại chứng từ để tiện cho việc ghi sổ và phân loại các nghiệp vụ như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho số 232 ngày 03/02/2009 kế toán ghi: Nợ TK 152: 12.128.000 Nợ TK 133: 1.212.800 Có TK 111: 13.340.800 Nếu chưa thanh toán với khách hàng thì ghi vào sổ chi tiết theo dõi thanh toán với từng khách hàng. Để theo dõi tình hình công nợ được thuận lợi kế toán mở sổ riêng cho từng khách hàng và cho cả năm, theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn đã phát sinh cho đến khi thanh toán xong hợp đồng. Sổ chi tiết theo dõi với khách hàng được đánh số trang và chữ ký xác nhận của người giữ sổ. Cứ cuối mỗi tháng, cuối quý, cuối năm kế toán lại cộng sổ để ghi vào sổ tổng hợp thanh toán số cần phải trả và ghi vào sổ tổng hợp thanh toán với người bán để thấy được tình hình công nợ của Công ty: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho của Công ty giấy Bãi Bằng ngày 19/10/2008, nhập kho 250 kg giấy cacboness trị giá 12.150.000 đồng, thuế suất 10%, chưa thanh toán tiền hàng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 12.150.000 Nợ TK 133: 1.215.000 Có TK 331: 13.365.000 SỔ CHI TIẾT TK 331 Tên đơn vị: Công ty giấy Bãi Bằng Tháng 11 năm 2008 ĐVT: Đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 279 Số dư đầu kỳ Mua giấy cacboness VAT 152 133 0 12.150.000 1.215.000 Cộng phát sinh 13.365.000 Dư cuối tháng 13.365.000 (Nguồn: Phòng kế toán) Tuy nhiên, công ty có khả năng thanh toán tương đối cao nên thường thanh toán ngay cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng, hoặc chưa thanh toán thì cũng nhanh chóng thanh toán để giữ uy tín của Công ty với những bạn hàng thường xuyên. Trong kỳ giá trị hàng tồn kho cuối kỳ phải bằng tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị nhập trong kỳ trừ đi số giá trị hàng xuất trong kỳ. 3.3.4.3. Kế toán tổng hợp xuất kho NVL Đối với doanh nghiệp sản xuất thì nghiệp vụ xuất kho NVL chủ yếu dùng cho quá trình sản xuất, nhượng bán hoặc dùng cho các bộ phận quản lý, bán hàng,…Kế toán Công ty đã tổng hợp ghi chép kịp thời đầy đủ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân bổ theo từng đối tượng cụ thể. Khi xuất kho kế toán dùng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thực tế xuất kho. Căn cứ vào số lượng tồn kho đầu tháng và số nhập trong tháng kế toán tiến hành tính giá thực tế xuất kho vào cuối tháng sau đó mới ghi giá trị vào cột bảng kê xuất. Trong khi xuất có thể có nhiều loại NVL được xuất trên cùng một chứng từ. Tại Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam, NVL xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất, do đó chủ yếu được hạch toán vào TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp (gồm các loại giấy in, bìa các loại, mực in các loại, bản kẽm, film...). Ngoài ra, một số được hạch toán vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (gồm nhiên liệu, các loại NVL phục vụ hoạt động sản xuất chung) TK 641 – Chi phí bán hàng, TK 642 – Chi phí quản lý Doanh nghiệp (gồm các loại giấy, phấn, mực...). Hạch toán nghiệp vụ xuất kho Nợ TK 621 (hoặc TK 627, TK 641, TK 642) Có TK 152 Đối với phế liệu xuất kho: Cũng như trường hợp nhập kho phế liệu, khi xuất kho bán phế liệu Công ty không lập phiếu xuất kho phế liệu. Phế liệu xuất kho bán ra do bộ phận kho tổ chức cân hàng bán cho khách mua. Nhận được tiền bán phế liệu, căn cứ vào hóa đơn xuất bán phế liệu, kế toán viết phiếu thu nhận tiền bán phế liệu và hạch toán vào TK711 – Thu nhập khác. Ví dụ: Ngày 06/02/2009 xuất kho cho phân xưởng in giấy ruột ofset 170 kg, đơn giá 18.710 đồng/kg, kế toán ghi: Nợ TK 621: 3.180.700 Có TK 1521: 3.180.700 Ngày 09/02/2009 xuất thùng cartoon đóng hàng dùng chung trong phân xưởng 32 thùng, đơn giá xuất 13.350 đồng/ thùng, kế toán ghi: Nợ TK 627: 427.200 Có TK 152: 427.200 Tổ chức quá trình xuất dùng NVL có ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác và đầy đủ của việc tính giá thành sản phẩm. Do vậy cần quản lý tốt hơn trong quá trình xuất dùng NVL. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 02/02 Xuất kho cho SXSP 252 CP NVLTT 253 621 4.275.800 Xuất NVL x 254 1521 4.275.800 03/03 Mua giấy NK 255 Mua NVL x 256 1521 12.128.000 Thuế VAT 257 133 1.212.800 Tiền mặt x 258 1111 13.340.800 03/02 Mua vtư NK 259 Mua NVL x 260 1521 13.101.600 Thuế VAT 261 133 1.310.160 TGNH 262 1121 14.411.760 .. … … … … … 06/02 Xuất kho cho SXSP 266 CP NVLTT 267 621 3.180.700 Xuất NVL x 268 1521 3.180.700 07/02 Xuất kho cho SXSP 269 CP NVLTT 270 621 706.000 Xuất NVL x 271 1522 706.000 … … … … … … 09/02 CP SXC 276 627 427.200 Xuất thùng đóng hàng x 277 1522 427.200 … … … … Cộng trang 11 59.711.760 59.711.760 Người ghi sổ Kế toán Giám đốc Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Bảng 3.9. Bảng phân bổ NVL xuất dùng BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 02 Năm 2009 ĐVT: Đồng STT TK có TK nợ Tài khoản 152 Tổng cộng 1521 1522 1 621 113.599.400 17.142.300 130.741.700 2 627 576.800 1.253.800 1.830.600 3 641 - 58.700 58.700 4 642 115.000 47.000 162.000 Tổng 114.291.200 18.501.800 132.793.800 (Nguồn: Phòng kế toán) Sơ đồ 3.9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL Tháng 02 năm 2009 TK 152 TK 621 TK 627 ĐK: 29.584.520 TK 111 68.277.100 130.741.700 TK 112 52.128.500 1.830.600 CK: 45.196.322 41.196.322 … … 144.405.602 132.793.800 CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM SỔ CÁI Tháng 02 năm 2009 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 NT ghi sổ CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Tồn đầu kỳ 29.584.520 02/02 Xuất kho cho SX 11 254 621 4.275.800 03/02 Mua bằng tiền VN 11 256 1111 12.128.000 03/02 Mua bằng TGNH 11 260 1121 13.101.600 … 11 … … … … 06/02 Xuất giấy cho SX 11 268 621 3.180.700 07/02 Xuất NVL phụ cho SX 11 271 621 706.000 … 11 … … … … 09/02 Xuất thùng cartoon 11 277 627 427.200 … … 11 … … … Cộng PSTK 144.405.602 132.793.800 Dư cuối kỳ 45.196.322 Người ghi sổ Kế toán Giám đốc CÔNG TY TNHH SAO MAI VIỆT NAM SỔ CÁI Tháng 02 năm 2009 Tên tài khoản: Tiền Việt Nam Số hiệu: 1111 NT ghi sổ CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có Tồn đầu kỳ 117.568.000 03/02 Mua vật tư 11 256 152 12.128.000 03/02 Thuế VAT 11 257 133 1.212.800 … … … … Cộng PSTK 97.238.200 81.203.600 Dư cuối kỳ 133.602.600 Người ghi sổ Kế toán Giám đốc 4.2.3 Tổ chức kiểm kê NVL Kiểm kê là phương pháp kiểm tra, xem xét các loại NVL của doanh nghiệp bằng cách cân đong, đo, đếm… vào một thời điểm nhất định để xác định chất lượng và số thực tế hiện có, nhằm phát hiện chênh lệch giữa thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi doanh nghiệp khác nhau NVL khác nhau và việc thực hiện kiểm kê vào các thời điểm khác nhau. Trong quá trình nhập, xuất NVL không thể không có hiện tượng hao hụt NVL cho nên kiểm kê giúp cho công ty tìm ra được khối lượng và giá trị hao hụt NVL, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục kịp thời. Ở công ty TNHH Sao Mai Việt Nam để kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách với thực tế công ty tiến hành kiểm kê NVL định kỳ vào cuối năm. Công ty thành lập ban kiểm kê gồm: Quản đốc phân xưởng, kế toán và thủ kho. Việc thành lập ban kiểm kê giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong công ty trong quá trình quản lý cà sử dụng NVL. Thông qua kiểm kê đánh giá được giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ giữa sổ sách và thực tế từ đó lập ra kế hoạch dự trữ thu mua phù hợp làm tăng hiệu quả sử dụng NVL tránh gây ứ đọng vốn. Cuối mỗi năm kế toán NVL của Công ty xuống kho NVL cùng với thủ kho và quản đốc phân xưởng tiến hành kiểm kê NVL tồn kho. Kế toán kho cùng với thủ kho đối chiếu số liệu NVL thực tế có trong kho (tại thời điểm kiểm kê) với số liệu NVL còn tồn trên sổ sách về mặt chủng loại, số lượng, quy cách, phẩm chất. Nếu khớp thì công tác kế toán NVL được thực hiện tương đối tốt. Nếu còn sai lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Bảng 3.10: Bảng biên bản kiểm kê BIÊN BẢN KIỂM KÊ NVL Ngày 31/12/2008 TT Tên NVL ĐVT Theo sổ kế toán Thực tế kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL ĐG TT SL ĐG TT SL Tiền Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất 1 Mực Apex Nhật xanh Kg 4 120.000 480.000 4 120.000 480.000 0 0 0 0 0 2 Mực Apex Nhật đỏ Kg 2 120.000 240.000 2 120.000 240.000 0 0 0 0 0 3 Mực Apex Nhật vàng Kg 2 120.000 240.000 2 120.000 240.000 0 0 0 0 0 4 Mực Apex Nhật đen Kg 10 61.000 610.000 10 61.000 610.000 0 0 0 0 0 5 Bột ẩm Gói 2 49.000 98.000 2 49.000 98.000 0 0 0 0 0 6 Bột hiện Gói 23 10.000 230.000 23 10.000 230.000 0 0 0 0 0 7 Gôm bản Lá 2 80.000 160.000 2 80.000 160.000 0 0 0 0 0 8 Bông đá Chiếc 4 25.000 100.000 4 25.000 100.000 0 0 0 0 0 9 Thùng cartoon Thùng 23 14.350 330.050 14 14.350 200.900 9 129.150 0 0 0 10 Thớt máy dao Chiếc 3 40.000 120.000 3 40.000 120.000 0 0 0 0 0 11 Kẽm 400*515 Hộp 3 718.000 2.154.000 3 718.000 2.154.000 0 0 0 0 0 12 Kẽm 40*52 Chiếc 64 18.000 1.152.000 64 18.000 1.152.000 0 0 0 0 0 13 Kẽm 55*65 Chiếc 92 28.000 2.576.000 92 28.000 2.576.000 0 0 0 0 0 14 Giấy couche Kg 125 19.500 2.437.500 120 19.500 2.340.000 5 97.500 0 0 0 15 Giấy ofset Kg 153 17.800 2.723.400 153 17.800 2.723.400 0 0 0 0 0 … … … … … … … … … … … … … … (Nguồn: Phòng kế toán) Ngày 28/12/2008 Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu chính và kho nguyên vật liệu phụ như sau: Ban kiểm kê gồm: Ông Ngọc: Quản đốc phân xưởng Ông Tỉnh: Kế toán Bà Hương: Thủ kho Trong quá trình kiểm kê phát hiện ở kho NVL chính thiếu 5kg giấy couche và 9 thùng cartoon đóng hàng. Sau khi xác định được nguyên nhân thiếu giấy thiếu do bộ phận văn phòng của Công ty sử dụng.Thùng cartoon do bộ phận sản xuất chung sử dụng nhưng thiếu chứng từ, kế toán tiến hành xử lý như sau: Nợ TK 642: 97.500 Có TK 1521: 97.500 Nợ TK 627: 129.150 Có TK 1522: 129.150 Ưu điểm: Công ty đã tổ chức kiểm kê theo đúng quy định và đã có mặt của các thành viên mang tính khách quan. Nhược điểm: Chu kỳ kiểm kê của công ty mỗi năm một lần là khá dài dễ gây hiện tượng gian lận trong nhập xuất. công tác kiểm kê chưa phản ánh thực chất nên gây khó khăn cho việc quản lý và sử dụng NVL. 3.4. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty 3.4.1. Nhận xét chung về công tác hạch toán NVL tại Công ty 3.4.1.1. Ưu điểm Đối với công tác tổ chức chứng từ Quá trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ giữa các bộ phận được diễn ra nhịp nhàng, đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian. Sự phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng dựa trên năng lực, khả năng cụ thể của từng người. Không chồng chéo giữa các khâu công việc đã giúp cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện đảm bảo, hợp lý. Kế toán đảm bảo việc nhập xuất NVL một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Công tác kế toán NVL ở Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý. Hiện nay, Công ty đang hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư. Về khâu thu mua NVL, hàng tháng, quý, năm, các kế hoạch thu mua được lên đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu Công ty đề ra, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Do đó, với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều loại mà Công ty vẫn cung cấp cho sản xuất cũng như các nhu cầu khác đầy đủ, không làm gián đoạn sản xuất. Về hệ thống tổ chức kho Các kho được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp với việc nhập kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng sản phẩm và thuận tiện cho quá trình hạch toán. Các kho NVL chính, Kho NVL phụ... được tổ chức đảm bảo dễ dàng kiểm tra quá trình thu mua, dữ trữ, bảo quản, sử dụng. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty, giúp quản lý tốt NVL cũng như tình hình sản xuất của Công ty. Về công tác kế toán NVL Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Công ty đã chia NVL theo kho, nhóm, loại và mã hoá từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Kế toán đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu để đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và kế toán NVL là đã xây dựng được hệ thống định mức vật tư của Công ty một cách cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, tạo điều kiện cho công tác thu mua được chủ động, các phân xưởng sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Việc sử dụng NVL nhìn chung được tổ chức một cách quy mô và thống nhất. Kế toán NVL đã theo dõi, phản ánh một cách đầy đủ tình hình nhập - xuất - tồn vât liệu và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ sách rõ ràng, được tổ chức khoa học, hợp lý, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán hiện hành. 3.4.1.2. Hạn chế Về việc quản lý NVL Chưa có định mức dự trữ NVL: Ở công ty thường không dự trữ nhiều NVL. Do đặc tính của giấy là nếu để lâu thì thường bị hút ẩm, ố...nên Công ty chỉ để dự trữ lượng không lớn, khi thị trường cung cấp biến động sẽ dẫn tới việc cung cấp giấy bị hạn chế, không chủ động trong sản xuất, giá cả biến động làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, cho dù là hiện tượng rất ít khi xảy ra nhưng cũng làm ảnh hưởng tới Công ty. Về mặt hạch toán NVL Công ty không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường nên chỉ theo dõi số hàng mua đã thực nhập kho (có phiếu nhập kho) chứ không theo dõi số hàng đã mua chưa về nhập kho. Khi Công ty mua hàng đã nhận được hoá đơn của bên bán, Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, lúc này số hàng mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty, nhưng vì lý do nào đó mà cuối tháng, cuối quý hàng vẫn chưa về hoặc hàng về đến kho nhưng phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm chưa kiểm nhận kịp số hàng trên nên chưa được nhập kho. Số vật liệu này không được phản ánh, theo dõi trên tài khoản nào là không hợp lý, cho thấy tính chính xác, đầy đủ của công tác vật liệu chưa chặt chẽ. Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do NVL trong kho thường xuyên được luân chuyển nhanh theo tiến độ sản xuất nhưng về lâu dài Công ty mở rộng quy mô sản xuất lúc đó sẽ không chủ động được tài chính khi xảy ra biến động giá cả NVL. Công tác kiểm kê NVL của công ty hiện không được tiến hành thường xuyên. Vì thế không đảm bảo tính chính xác giữa số thực tế và số liệu phòng kế toán. Văn phòng sản xuất và xưởng sản xuất của công ty cách xa nhau nên các chứng từ, hoá đơn không được lưu thông nhanh, đôi khi gây khó khăn cho sản xuất. 3.4.2. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại công ty Hoàn thiện công tác quản lý NVL - Lập kế hoạch dự trữ NVL: Giá cả thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, việc đó dẫn đến khách hàng thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thỏa thuận, dẫn đến tình trạng ảnh hưởng không tốt đến tiến trình sản xuất. Hơn nữa, thị trường thường xuyên biến động nên khâu cung cấp NVL không phải lúc nào cũng thuận lợi. Công ty thường không dự trữ nhiều NVL (là Công ty sản xuất nên nguyên liệu là phổ biến). Do vậy, Công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư một cách khoa học hợp lý hơn để tránh tình trạng sản xuất bị gián đoạn do khâu cung cấp vật tư và không xảy ra tình trạng ứ đọng vốn. Công ty có thể tham gia ký kết các hợp đồng dài hạn đối với các bạn hàng cung cấp NVL. Giá cả thị trường hiện nay biến động liên tục, NVL dự trữ trong kho của Công ty lại rất ít. Vì vậy, để sản xuất không bị gián đoạn đáp ứng nhu cầu của các khách hàng nguyên tắc và khách hàng truyền thống Công ty có thể xây dựng định mức dự trữ NVL như sau: Bảng 3.11. Bảng định mức dự trữ nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Định mức dự trữ Tối thiểu Tối đa 1 Giấy Couche Kg 635 846 2 Giấy Ofset Kg 3418 4558 3 Giấy Tân Mai Kg 2311 3419 4 Mực Nhật Kg 19 26 5 Mực Tầu Kg 13 19 6 Kẽm (40x51) Chiếc 84 112 7 Kẽm (55x65) Chiếc 480 640 8 Film bìa Tờ 84 112 9 Film ruột Tờ 480 640 10 Bột đá Gói 12 16 11 Bột hiện Gói 61 81 … … … … … Để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển NVL. Công ty nên làm tốt công tác quản lý NVL trong từng kho, quy trách nhiệm cụ thể đối với từng phần hành công việc, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên ở bộ phận kho. - Xây dựng lại sổ danh điểm NVL: Để quản lý tốt NVL thì Công ty cần quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng đối tượng, chủng loại NVL cụ thể. Để sử dụng một cách hiệu quả, chặt chẽ và khoa học, hạch toán chính xác, chi tiết tới từng loại NVL thì Công ty cần hoàn thiện sổ danh điểm vật liệu, cần xây dựng lại sổ danh điểm vật tư một cách khoa học hơn. Có thể mã hóa NVL theo từng kho, từng loại, nhóm và thứ NVL, theo bảng sau: SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU STT Ký hiệu, nhóm NVL Danh điểm NVL Tên nhãn hiệu ĐVT Ghi chú 1 152.1 152.1 NVL chính 2 152101 Giấy Kg 3 15210101 Giấy Couche Kg 4 15210102 Giấy Ofset Kg 5 … … 6 152102 Mực Kg 7 15210201 Mực Nhật Kg 8 15210202 Mực Tầu Kg 9 … 10 152103 Kẽm Chiếc 11 15210301 Kẽm (40x51) Chiếc 12 15210302 Kẽm (55x65) Chiếc 13 … ….. 14 152.2 152.2 NVL phụ 15 152201 Nilon cán bìa Kg 16 152202 Băng dính Cuộn ... … … Công ty sử dụng TK 151 để hạch toán hàng đang đi đường Hiện nay, Công ty không thực hiện theo dõi và hạch toán hàng đang đi đường mặc dù trường hợp này là có xảy ra tại Công ty. Công ty chỉ lưu lại hóa đơn mà không theo dõi trên bất cứ sổ nào. Như vậy, kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có của NVL. Để theo dõi được đầy đủ các thông tin về tình hình hiện có của NVL, Công ty nên sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường, để hạch toán hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho Công ty. Như vậy thì vật tư, hàng hóa của Công ty mới được theo dõi đầy đủ và quản lý mới chặt chẽ, tránh hư hỏng, mất mát, cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình vật tư, hàng hóa của Công ty. Kế toán sử dụng TK 151 như sau: Khi kế toán nhận được hóa đơn nhưng chưa nhận được phiếu nhập kho, kế toán sẽ lưu vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về nhập kho có phiếu nhập thì kế toán tiến hành hạch toán bình thường, còn nếu đến cuối tháng vẫn chưa có phiếu nhập kho thì kế toán sẽ dựa vào hóa đơn và ghi sổ: Nợ TK151 – Ghi theo giá mua chưa có thuế Nợ TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TTK 111, 112, 331 – Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, hàng về nhập kho có phiếu nhập kho hoặc sử dụng ngay cho mục đích khác không qua nhập kho, lúc này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ Nợ TK 152 – Nếu nhập kho có phiếu nhập kho. Nợ TK 621, 627, 641, 642 – Nếu xuất dùng ngay cho sản xuất hoặc sử dụng ngay cho các mục đích khác. Có TK 151 Quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, cần theo dõi tình hình nhập xuất phế liệu thu hồi qua sổ sách cụ thể Cũng như bất cứ một Doanh nghiệp sản xuất nào khác, Công ty cần phải quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, hạn chế tối đa lượng phế phẩm trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất dinh doanh, đồng thời tránh thiệt hại, mất mát không đáng cho Công ty. Song song với việc quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu thì việc theo dõi, quản lý lượng phế liệu thu hồi lại đóng vai trò quyết định. Hiện nay, Công ty không theo dõi phần phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, vì vậy mà không quản lý được phần NVL này, có thể gây ra những mất mát, hao hụt, thất thoát tài sản của Công ty, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho qua viết phiếu nhập kho đối với phế liệu thu hồi thay vì nhập thẳng phế liệu thu hồi vào kho cũng như không cân đong, đo, đếm phế liệu nhập kho. Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các cán bộ có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với nhập kho các NVL sản xuất khác. Cần phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho – TK159 Trong điều kiện thị trường biến động liên tục như hiện nay thì việc giảm giá sẽ gây tổn thất đáng kể đối với công ty. Nhất là công ty đang mở rộng sản xuất và lớn mạnh dần nên cần có chiến lược lâu dài hơn về quản lý NVL để có thể chủ động hơn. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải tiến hành cho từng danh điểm vật tư, sau đó tổng hợp lại ra tổng số dự phòng cần lập. Kế toán ghi bút toán lập dự phòng:              Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán                   Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sang năm sau, nếu số dự phòng mới lớn hơn số đã lập, ghi bổ sung:                    Nợ TK 632: Số dự phòng                   Có TK 159: Bổ sung Trường hợp số dự phòng mới nhỏ hơn số đã lập, kế toán phải hoàn nhập dự phòng:              Nợ TK 159: Số chênh lệch                   Có TK 632: Nhỏ hơn VI: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Kết luận Trong cơ chế thị trường mở cửa và hội nhập như hiện nay, đối với các doanh nghiệp nói chung và DN sản xuất nói riêng việc đảm bảo NVL cho sản xuất là một yêu cầu khách quan, có tác động rất lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn của công ty. NVL được đảm bảo đầy đủ, đúng chất lượng, đồng bộ là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Ở công ty TNHH Sao Mai Việt Nam, công tác kế toán NVL khá hoàn thiện, sử dụng NVL hợp lý, hiệu quả. Hiện nay, mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng với sự nỗ lực không ngừng của các cán bộ công nhân viên trong công ty công tác kế toán NVL ngày càng được tăng cường và hoàn thiện, góp phần nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh và đời sống tinh thần cho các CBCNV, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nước. Tuy nhiên, vẫn bộc lộ một số hạn chế cần khắc phục. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hạch toán nguyên vật liệu và một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam”. Trong một chừng mực nhất định bài viết giải quyết được những vấn đề sau: 1. Đưa ra hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất. Từ đó làm cơ sở áp dụng vào công tác hạch toán NVL ở Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam. 2. Nghiên cứu tình hình cơ bản của Công ty từ đó biết được điểm mạnh, điểm yếu của công ty. 3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty thể hiện cụ thể ở các mặt sau: - Thủ tục nhập, xuất kho NVL được thực hiện theo đúng quy định, đáp ứng kịp thời và đầy đủ quá trình sản xuất. - Kế toán chi tiết NVL được thực hiện đúng theo quy định của BTC thực hiện tốt việc ghi chép các chứng từ theo mẫu sổ của Công ty. Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ. Các chứng từ, hoá đơn được sắp xếp theo trật tự. - Hạch toán tổng hợp NVL: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung và hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng kỳ và đúng quy định. 4. Một số hạn chế của Công ty trong việc hạch toán NVL như sau: - Việc quản lý và sử dụng NVL chưa chặt chẽ gây lãng phí. Cần lập kế hoạch dự trữ NVL và hoàn thiện sổ danh điểm NVL. - Công ty không thực hiện theo dõi và hạch toán hàng đang đi đường dẫn. - Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó không chủ động được tài chính khi xảy ra biến động giá cả NVL. - Công tác kiểm kê NVL của công ty hiện không được tiến hành thường xuyên. 4.2. Kiến nghị * Đối với doanh nghiệp - Tăng cường quản lý và sử dụng NVL tại phân xưởng chặt chẽ hơn. - Kế toán nên theo dõi và hạch toán hàng đang đi đường để có thông tin chính xác về tình hình hiện có của NVL. - Kế toán nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để quản lý NVL tốt hơn đồng thời giảm thiệt hại khi hàng tồn kho trên thi trường giảm. * Đối với Nhà nước - Quản lý vĩ mô nền kinh tế tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội cạnh tranh và phát triển. - Hoàn thiện hơn các chế độ tài chính, các văn bản luật cho phù hợp với thế giới và điều kiện kinh doanh trong nước. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. BỘ TÀI CHÍNH, Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 1, hệ thống tài khoản kế toán, NXB tài chính, 2006. 2. BỘ TÀI CHÍNH, Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 2, Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán, sơ đồ kế toán, NXB tài chính, 2006. 3. BỘ TÀI CHÍNH, Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp, ghi sổ kế toán theo các hình thức kế toán, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp, NXB tài chính, 2006. 4. BỘ TÀI CHÍNH, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB tài chính, 2009. 5. PGS TS NGUYỄN VĂN CÔNG, Lý thuyết thực hành kế toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2006. 6. PGS TS NGUYỄN VĂN CÔNG, Kế toán doanh nghiệp, Lý thuyết - bài tập mẫu và bài giải, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2006. 7. PGS TS NGUYỄN THỊ TÂM (chủ biên), Giáo trình kế toán doanh nghiệp, NXB Nông nghiệp, 1997. 8. Các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của công ty TNHH Sao Mai Việt Nam. 9. Các trang Web: www.tapchiketoan.info, www.webketoan.com.vn, www.ketoantruong.com.vn .