Luận văn HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI THÀNH CÔNG

i lĩnh vật tư, nguyên liệu trong khoảng thời gian quy định sau: Tính từ bộ phận có mặt tại địa điểm giao nhận vật tư, nguyên liệu áp dụng theo giờ làm việc mùa hè khi chuyển sang chế độ làm việc mùa đông cụ thể như sau: - Phân xưởng viên nang mềm: Ca 1 từ 7h sáng hoặc ca 3 từ 11h tối thì lĩnh NVL trong khoảng 2h30-2h45 chiều hôm trước. Ca 2 từ 3h chiều thì lĩnh NVL trong khoảng thời gian 9h00-9h45 sáng. - Phân xưởng cốm các loại: Ca 1 và ca 3 lĩnh nguyên vật liệu trong khoảng 3h- 3h15 chiều hôm trước. Ca 2 lĩnh NVL trong khoảng thời gian 9h30– 9h45 sáng. - Phân xưởng viên nén sủi bọt: Ca 1 và ca 3 lĩnh NVL trong khoảng 3h30-3h45 chiều hôm trước. Ca 2 lĩnh nguyên vật liệu trong khoảng thời gian 10h-10h45. - Phân xưởng viên nén bao film, nang cứng, trà các loại: Ca 1 hoặc ca 3 lĩnh nguyên vật liệu trong khoảng thời gian 10h30-10h45 sáng. - Phân xưởng hoàn thiện: Ca 1 và ca 3 lĩnh nguyên vật liệu trong khoảng 4h30-4h45 chiều hôm trước. Ca 2 lĩnh nguyên vật liệu trong khoảng thời gian 11h-11h15 sáng. - Bộ phận SX: Có mặt theo lịch tương ứng cùng bộ phận đảm bảo chất lượng có trách nhiệm có mặt tại khu vực xuất đúng thời gian quy định, xác nhận lại chủng loại cũng như số lượng thực xuất với bộ phận phụ trách kho. Có thể khái quát lại quy định thời gian xuất kho NVL cho SX và nhập lại nguyên vật liệu thừa sau SX qua bảng thời gian sau: LỊCH SÁNG: Phân xưởng 9h00- 9h15 9h30- 9h45 10h00-10h15 10h30-10h45 11h00-11h14 Viên nang mềm X N N Cốm các loại X N N Viên nén sủi bọt X N N Viên nén bao film, nang cứng, trà N X N Hoàn thiện N N N ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) LỊCH CHIỀU: Phân Xưởng 2h30- 2h45 3h00- 3h15 3h30- 3h45 4h00- 4h15 4h30-4h45 Viên nang mềm X N N Cốm các loại X N N Viên nén sủi bọt X N N Viên nén bao film, nang cứng, trà N X N Hoàn thiện N N X ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Ghi chú: X: xuất kho cho SX N: nhập sau khi SX ( các NVL thừa- nhập lại) Quy định về mã nguyên vật liệu của công ty: Mã NVL là một chuỗi 8 chữ số xác định theo nguyên tắc: Ký tự đầu tiên đại diện cho nhóm loại vật tư: 1: Nguyên vật liệu 2: Bao bì chè viên nén 3: Bao bì viên nang 4: Dược liệu 7: Vật tư, phụ tùng máy móc thay thế, công cụ dụng cụ 8: Vật liệu xây dựng 2 ký tự tiếp theo: tăng dần theo thứ tự aphabeta tương ứng của chữ cái đầu tiên trong tên gọi vật tư hàng hoá. Ví dụ: 01: A 02: B ……. 5 ký tự tiếp theo tăng dần theo thứ tự phát sinh của vật tư hàng hoá trong nhóm đó. Thứ tự phát sinh của vật tư hàng hoá được căn cứ vào thời điểm vật tư đó phát sinh lần đầu tiên, được đánh mã và đưa vào hệ thống quản lý. Vd: Phát sinh mã mới: “ Aloe Veragel – Cao của cây lô hội ” với danh mục vật tư hiện tại đã có: 10100001: Aceton 10100002: Acid ctric 10100003: Acid folic 10100004: Aluminum potassium Sulfate 10100005: Ammonium Molybdate 10100006: Acid glutamix “Aloe Veragel ” là vật tư mới phát sinh trong nhóm “ 1- Nguyên vật liệu”, có ký tự đầu tiên vần “ A” ( tương ứng với nhóm 01); 5 số tiếp theo sẽ được đánh bằng 5 số của mã vật tư hiện tại đã có cuối cùng cộng thêm 1, trong trường hợp này là 00006+1 = 00007. Vậy mã đầy đủ của “ Aloe Veragel ” là: 10100007 Trong đó: 1: là mã số đại diện cho nhóm nguyên vật liệu 01: tương ứngAloe Veragel với A là chữ cái đầu tiên của nhóm 00007: Là số thứ tự của vật tư 3.3.2. Tổ chức nhân sự khâu quản lý sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu Việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu thể hiện từ quá trình mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Để quản lý và hạch toán cũng như sử dụng nguyên vật liệu một cách thuận tiện, hiệu quả công ty phân công phân việc cho các thủ kho quản lý trực tiếp tình hình xuất nhập, tồn kho và kiểm kê, thủ kho chịu sự giám sát trực tiếp của phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng danh mục vật tư, và luôn có sự bổ sung khi thêm vật tư mới. Trong danh mục vật tư có các cột: thứ tự, mã vật tư, tên vật tư quy cách kỹ thuật, nơi cung cấp. DANH MỤC VẬT TƯ STT Mã vật tư Tên vật tư, quy cách kỹ thuật Nơi cung cấp Ghi chú 1 10100001 Aceton 2 10100002 Acid ctric 3 10100003 Acid folic 4 10100004 Aluminum potassium Sulfate 5 10100005 Ammonium Molybdate 6 10100006 Acid glutamix 7 10100007 Aloe Veragel … … … … … ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Ngày… tháng… năm 200 Người lập Giám đốc công ty - Đối với quá trình mua hàng: cần thiết phải có quá trình tổ chức quản lý một cách thống nhất về việc đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo các vật tư, nguyên liệu mua vào đáp ứng được yêu cầu SXKD của công ty đã đề ra. Đảm nhận vai trò này là cán bộ mua hàng, cán bộ mua hàng thuộc phòng kế hoạch vật tư phối hợp với trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng, giám đốc nhà máy xác định các chuẩn mực, thang đánh giá theo từng nhóm SP, đồng thời chịu trách nhiệm thu thập thông tin về nhà cung cấp, và đánh giá nhà cung cấp để xem xét nên ký hợp đồng với nhà cung cấp nào khi mua hàng. - Đối với quá trình dự trữ: có phòng kế hoạch trực tiếp quản lý nguyên vật liệu, và ở kho có các thủ kho. Thủ kho có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đó là: Trực tiếp nhập, xuất, bảo quản nguyên vật liệu, quản lý các kho phụ liên quan, thường xuyên theo dõi kế hoạch của phòng vật tư để xem có sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch để viết báo cáo ngày , rồi gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Thủ kho có quyền từ chối xuất NVL trong trường hợp không có đủ thủ tục, không đủ căn cứ, hoặc trường hợp vật tư không đảm bảo về quy cách, phẩm chất… Khi hoàn thành các thủ tục nhập xuất NVL đã có đầy đủ chứng từ, thủ kho tiến hành vào thẻ kho, sau đó mang các chứng từ cần thiết lên phòng kế toán để kế toán tiến hành vào sổ. Cuối ngày hoặc nhiều nhất là một tuần thủ kho phải mang thẻ kho lên đối chiếu với sổ sách trên máy của kế toán chi tiết. - Đối với quá trình sử dụng nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch xây dựng định mức vật tư trên cơ sở lượng sản phẩm cần SX, trong đó ban giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho một viên thuốc. Việc sử dụng nguyên vật liệu phải được thực hiện đúng quy trình công nghệ, từ việc lấy mẫu nguyên liệu đến xuất NVL vào SX. Trong quá trình sử dụng tất cả lao động từ thủ kho đến công nhân đều phải tự biết kiểm tra nguyên vật liệu đang dùng đã đạt đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết chưa, rồi mới tiến hành đưa vào SX. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc bố trí nhân sự trong việc quản lý NVL còn thiếu, do không có lực lượng bốc dỡ vì thế với những thùng nguyên liệu to dạng lỏng hoặc sệt khi xuất kho thủ kho thường phải nhờ người làm mất thời gian, hoặc tự làm thì khả năng bị hư hao tăng lên. Ngoài ra, có những loại nguyên vật liệu mua về có sự nghi ngờ về thiếu hoặc chưa đảm bảo đúng về chất lượng thì phòng kế hoạch vật tư cử người cùng thủ kho thẩm định để khẳng định nghi ngờ. 3.3.3. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu Mục đích quy định thống nhất cách thức tiến hành nhập kho nguyên liệu SX, bao bì đóng gói đảm bảo nhập hàng đúng, đủ và đạt chất lượng theo yêu cầu, hướng dẫn nhân viên cách thức tiến hành cân, cấp phát nguyên liệu, bao bì đảm bảo đúng đủ, kịp thời, tránh nhầm lẫn; đảm bảo chất lượng; cung cấp kịp thời cho SX, kinh doanh. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các nguyên liệu, bao bì nhập kho nhà máy, tất cả các nguyên liệu, bao bì nhập lại từ, tất cả các nguyên liệu, bao bì, SX tại nhà máy. Nội dung: Thủ kho có trách nhiệm thực hiện đúng những quy định trong quy trình này. Phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng đảm bảo chất lượng có trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện quy trình này. 3.3.2.1. Định giá nguyên vật liệu Các ngyên vật liệu của công ty phần lớn là do mua ngoài về nhập kho, sau đó xuất cho sản xuất hoặc xuất bán. Đối với NVL nhập kho: Để thuận tiện cho quá trình hạch toán công ty áp dụng giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn. Các khoản phí vận chuyển, bốc xếp khi mua hàng trong nước thì không hạch toán vào giá NVL nhập kho mà sẽ được thanh toán luôn, và được hạch toán vàô chi phí NVL trực tiếp. Tuy nhiên, trong trường hợp mua hàng nhập khẩu thì khoản phí nhập khẩu công ty lại hạch toán vào giá hàng nhập kho. Ví dụ: Ngày 02/03/2009 công ty mua 350kg sâm củ Hàn Quốc với giá hoá đơn chưa thuế là 235.000đ/kg, trị giá tiền hàng là 82.250.000đ; VAT = 10% ( thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) của CTY Cổ Phần sản xuất thương mại Sài Gòn (SADACO). Tổng trị giá cần thanh toán là 90.475.000đ đã thanh toán bằng chuyển khoản, hàng mua về nhập kho ( phí vận chuyển bốc xếp là 150.000đ công ty phải trả, đã thanh toán bằng tiền mặt). Giá trị hàng nhập kho = 350 x 235.000 = 82.250.000 đồng Kế toán định khoản: Nợ TK 1521: 82.250.000 đồng Nợ TK 1331: 8.225.000 đồng Có TK 112: 90.475.000 đồng b) Nợ TK 6211: 150.000 đồng Có TK111: 150.000 đồng Trong trường hợp phát sinh trên là hàng nhập khẩu và công ty phải trả khoản phí nhập khẩu là 1000.000 đồng thì Giá trị hàng nhập kho = 82.250.000 + 150.000 = 82.400.000 đồng Kế toán định khoản: Nợ TK1521: 82.400.000 đồng Có TK 112: 82.400.000 đồng Đối với nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho: Kế toán áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Giá đơn vị bình quân = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Slượng NVL tồn đầu kỳ + SL NVL nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân = Số lượng NVL xuất x Giá đơn vị bình quân Ví dụ: Có số liệu về nguyên vật liệu: Sâm củ Hàn Quốc và Lá trinh nữ trong tháng 03/2009 như sau: Sâm củ Hàn Quốc: Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Giá trị (đồng) Tồn đầu tháng 285 225.500 64.267.500 Nhập trong tháng 450 235.000 105.750.000 Xuất trong tháng 560 Giá đơn vị bình quânxuất kho = 285 x 225.500 + 450 x 235.000 285 + 450 Đơn giá xuất kho = 231.316.33 (đồng). Vậy giá trị thực tế NVL xuất kho = 560 x 231.316.33 = 129.537.143 (đồng). Lá trinh nữ: Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Giá trị (đồng) Tồn đầu tháng 150 35.500 5.325.000 Nhập trong tháng 265 36.000 9.540.000 Xuất trong tháng 300 Giá đơn vị bình quân = 150 x 35.500 + 265 x 36.000 150 + 265 Giá đơn vị bình quân = 35.819.28 (đồng) Vậy trị giá sâm củ Hàn Quốc đã xuất là = 300 x 35.819.28 = 10.745.783.13 (đồng) 3.3.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Nguyên tắc chung: Chỉ tiếp nhận hàng hoá khi có đầy đủ thành phần như sau: - Bộ phận kho ( người nhận). - Bộ phận đảm bảo chất lượng ( người kiểm tra). - Đại diện bên giao hàng ( người giao). Sơ đồ 3.6: Thủ tục nhập kho nguyên liệu Nguyên vật liệumua về Bộ phậnKCS Nhập kho nguyên liệu Hoá Đơn GTGTHợp đồng Biên bản kiểm nghiệm NVL Phòng kinh doanh phải thông báo trước một ngày cho thủ kho để thủ kho có kế hoạch nhập hàng. Thủ kho chuẩn bị: - Nơi tiếp nhận hàng: Phải đủ rộng, gọn gàng và đảm bảo các điều kiện bảo quản hàng hoá. - Phương tiện: Xe nâng, xe đẩy, lực lượng bốc vác... Nhận và kiểm tra hồ sơ lô hàng nhập: Hàng hoá chỉ được tiếp nhận khi có đầy đủ hoá đơn chứng từ với đầy đủ thông tin về lô hàng của nhà cung cấp và phải đúng, đủ, đạt tiêu chuẩn, chất lượng theo yêu cầu ( theo hợp đồng. theo đơn đặt hàng). Cụ thể: - Hàng mua nội địa: gồm hoá đơn hoặc phiếu xuất kho, phiếu kiểm nghiệm gốc của nhà SX, phiếu báo lô... - Hàng nhập khẩu: Hoá đơn mua hàng. phiếu đóng gói, phiếu kiểm nghiệm gốc, phiếu chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan. - Hàng nhập lại từ bộ phận SX: Thực hiện theo nhãn tình trạng của bộ phận đảm bảo chất lượng gián trên hàng hoá đó. Việc tiếp nhận hàng: Tiến hành tại sảnh tiếp nhận, quá trình tiếp nhận hàng đến đâu thì đối chiếu và kiểm về số lượng đến đó đồng thời tiến hành kiểm tra tình trạng của từng thùng hàng về: - Bao bì: Phải còn nguyên vẹn, không bị rách, vỡ, ẩm ướt. Nếu có phải biệt chữ riêng. - Nhãn mác: Các chi tiết in trên nhãn phải trùng khớp với hồ sơ của lô hàng về tên, lô SX, hạn dùng...nếu không khớp báo ngay với bộ phận cung ứng và đại diện bên giao hàng để làm thủ tục trả lại nhà cung cấp. - Thủ kho căn cứ vào quy cách đóng gói ghi trên nhãn, tiến hành cân, đong, đo đếm 100% đối với nguyên liệu, bao bì. - Đối với nguyên liệu có yêu cầu bảo quản lạnh, nguyên liệu độc phải tiếp nhận trước và bảo quản ở những khu vực phù hợp. - Đối với nguyên liệu độc gây nghiện: Độc A. B, hướng thần và tiền chất thì phải kiểm tra đến đơn vị đóng gói nhỏ nhất và theo đúng quy chế về dược. Lưu trữ: Chuyển những thùng hàng đạt tiêu chuẩn vào khu biệt trữ và phân loại xếp riêng theo từng lô, từng loại và theo: - Hàng có bao bì. nhãn mác nguyên vẹn. - Kiện hàng có bao bì nhiễm bẩn. - Kiện hàng bị hư hỏng, thùng rách hoặc có nghi ngờ thất thoát phải được mở kiểm tra tại chỗ dưới sự chứng kiến của 3 bên: người nhận, người giao, người giám sát. Trường hợp kiện hàng thiếu, hỏng, vỡ v.v...thủ kho phải lập biên bản ngay tại chỗ và báo ngay cho phòng đảm bảo chất lượng để có hướng giải quyết. Thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu chính xác số lượng từng mặt hàng theo từng lô so với hoá đơn phải trùng nhau, nếu không khớp báo ngay cho người trực tiếp giao hàng để kiểm tra, xem xét, giải quyết. Bên giao hàng và bên nhận kiểm tra và ký nhận về lô hàng trên gồm: Số lượng, hàm lượng, số lô theo hoá đơn và thực tế. Thủ kho gián nhãn biệt trữ cho lô hàng vừa nhập ( nhãn vàng).Báo phòng kiểm nghiệm lấy mẫu kiểm tra. Sau khi phòng đảm bảo chất lượng kiểm tra xong, có thể đưa ra một trong ba kết luận sau: - Kết luận 1: Không nhập ( trả lại hàng) hàng không đạt tiêu chuẩn chỉ tiêu chất lượng khi trả lại phải có chứng kiến của đảm bảo chất lượng. Họ không được tự ý trả lại khách hàng và số hàng đó phải được gián nhãn loại bỏ và xếp biệt trữ ở khu vực riêng. - Kết luận 2: Có nhập nhưng qua xử lý ( phải có phương pháp xử lý). - Kết luận 3: Được nhập đảm bảo chất lượng và lúc này đại diện kỹ thuật của phòng đảm bảo chất lượng là nhân viên KCS sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, đồng thời gián nhãn chấp nhận cho lô hàng trên. Thủ kho căn cứ vào hoá biên bản kiểm nghiệm vật tư, vào hoá đơn mua hàng tiến hành đối chiếu về: tên, số lượng, hàm lượng, nơi SX v.v... tiến hành lập phiếu nhập kho và chuyển hàng từ khu biệt trữ vào kho bảo quản theo quy định. Trên cơ sở phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho lượng NVL vừa nhập kho cho từng mặt hàng, vệ sinh kho cho gọn gàng sạch sẽ. 3.3.2.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Nguyên tắc chung: nhân viên tham gia vào quá trình cân, giao nhận nguyên liệu phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc sau: - Những người bị ốm ( Cảm. cúm...) hay bị vết thương hở không được trực tiếp cân, cấp, phát nguyên liệu SX. - Nguyên vật liệu chỉ được cấp phát khi có lệnh và theo phiếu xuất kho. Thủ kho chỉ được cấp phát các nguyên liệu còn hạn dùng, đạt tiêu chuẩn chất lượng và còn nguyên niêm phong. Khi cấp phát NVL, thủ kho phải theo quy qui tắc “ nhập trước, xuất trước” và “ hết hạn trước dùng trước”. Sau khi thủ kho cấp phát NVL của một lênh SX phải tiến hành vào ngay thẻ kho. - Thủ kho phải đảm bảo mỗi nguyên liệu chỉ được tối đa là một thùng lẻ tồn kho. Nguyên liệu chính, nguyên liệu có số lượng ít cấp phát trước. Nguyên liệu có màu, mùi phải tiến hành cấp phát sau cùng. Người cân, cấp phát nguyên liệu hàng hoá phải được đào tạo chuyên môn, hiểu rõ các tính chất của nguyên liệu và cách sử dụng cân, mang đầy đủ: mũ, khẩu trang và găng tay. Sau khi xuất hết một lô hàng, thủ kho phải đối chiếu và quyết toán lô. Trình tự thực hiện: Quá trình xuất kho NVL được thực hiện theo sơ đồ 3.7: Sơ đồ 3.7: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu BGĐGĐ nhà máy Phòng KH Kế toánNVL Thủ kho Xuất kho Kế hoạchSX Dự trù vật tưLệnh SX Phiếu xuất kho Phân xưởng sản xuất Lệnh sản  xuất Đề nghị cấp NVL Ban giám đốc đặc biệt là giám đốc nhà máy lên kế hoạch SX. Trên cơ sở kế hoạch SX, phòng kế hoạch lên bảng dự trù cấp nguyên vật liệu cho SX, rồi tiến hành làm lệnh SX. Lệnh SX cho biết các thông tin sau: Tên phân xưởng sẽ thực hiện tiếp nhận. tên SP, số lượng SP cần hoàn thanh, tên các nguyên liệu, trọng lượng từng nguyên liệu theo định mức và theo tổng khối lượng. Lệnh SX hoàn thành sẽ được chuyển ngay cho phân xưởng cần thực hiện. Phân xưởng thực hiện sẽ viết giấy đề nghị cấp NVL, rồi chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán viết phiếu xuất kho. Người đại diện cho phân xưởng SX đi lĩnh vật tư sẽ chuyển lệnh SX. phiếu xuất kho xuống kho để thủ kho tiến hành xuất kho. Quá trình xuất kho các nhân viên tuân theo nguyên tắc chung trên. Hoàn thiện thủ tục xuất hàng: Sau khi cân cấp phát xong người giao hàng, người nhận hàng và người kiểm tra giám sát ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho, sổ giao nhận quy định, giao phiếu xuất kho theo đúng quy định luân chuyển hoá đơn chứng từ. Thủ kho chuyển nguyên liệu dư sau khi cấp phát lẻ vào kho và tiến hành trừ trên thẻ kho, vệ sinh khu vực giao nhận. 3.3.3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hệ thống chứng từ công ty sử dụng: Để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty sử dụng các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn, theo yêu cầu quản lý của công ty gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu yêu cầu mua vật tư, biên bản kiểm nghiệm, lệnh sản xuất... - Quá trình luân chuyển chứng từ đối với hàng nhập đó là: +) Từ hoá đơn đầu vào --> Biên bản kiểm nhận --> Phiếu nhập. - Quá trình luân chuyển đối với hàng xuất kho đó là: +) Dự trù cấp vật tư cho SX --> Lệnh SX --> Giấy đề nghị cấp vật tư --> Phiếu xuất kho. - Sổ kế toán chi tiết: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, báo cáo chi tiết Nhập – Xuất – Tồn. Kế toán chi tiết NVL: Công ty sử dụng phương sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL. - Tại kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ cần thiết đối với vật tư mua vào như: Hoá đơn GTGT liên 2, hợp đồng (nếu có) và biên bản kiểm nghiệm vật tư, tiến hành đối chiếu rồi lập phiếu nhập kho NVL. Trường hợp xuất kho, thủ kho căn cứ vào dự trù cấp vật tư cho SX , lệnh SX, giấy đề nghị cấp vật tư để xuất NVL. Phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên giao hàng hang, và phiếu xuất kho có sự ký nhận của người nhận hàng sẽ là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho lượng hàng đã nhập, hoặc đã xuất. - Tại phòng kế toán: kế toán chi tiết căn cứ vào HĐ GTGT, căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Số liệu có trong sổ sách của kế toán chi tiết sẽ là cơ sở để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và sổ kế toán tổng hợp của kế toán tổng hợp. Sơ đồ 3.8: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Ví dụ: 1/ Ngày 2/3/2009 Cty mua 350 kg sâm củ Hàn Quốc của Công ty Thương Mại Sài Gòn trị giá 82.250.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 235.000đ/kg; VAT = 10% (VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Tổng trị giá tiền hàng cần thanh toán 90.475.000đ. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. 2/ Ngày 5/3/2009 Cty mua của Công ty Hoá Dược Hà Nội lá trinh nữ khối lượng là 210kg, trị giá tiền hàng là 7.560.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 36.000 đồng /kg; VAT= 10% ( VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt tổng số tiền là 8.316.000 đồng. 3/ Ngày 6/3/2009 kho NVL xuất 150kg Sâm củ Hàn Quốc để SX trà sâm, trị giá hàng xuất kho là: 34.697.450 đồng; đơn giá xuất là: 231.316.33 đồng /kg. 4/ Ngày 7/3/2009 xuất 100kg lá trinh nữ tại kho NVL để SX Hoàng cung trinh nữ, trị giá hàng xuất là: 3.581.928 đồng; đơn giá xuất 35.819.28 đồng /kg. Kế toán định khoản: 1/ Nợ TK 1521: 82.250.000 đồng Nợ TK 1331: 8.225.000 đồng Có TK 112: 90.475.000 đồng 2/ Nợ TK 1521: 7.560.000 đồng Nợ TK 1331: 756.000 đồng Có TK 111: 8.316.000 đồng 3/ Nợ TK 6211: 34.697.450 đồng Có TK 1521: 34.697.450 đồng 4/ Nợ TK 6211: 3.581.928 đồng Có TK 1521: 3.581.928 đồng Đơn vị: Cty CP phát triển SX & TM Sài Gòn (SADACO) Mẫu số: 01 – GTGT – 3L MST: 0300699170 Ký hiệu: NP/2008BN 0016767 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02/03/2009 ............................................................................................................................................................. Đơn vị bán hàng: Cty CP phát triển SX & TM Sài Gòn ( SADACO) Địa chỉ: 200 Lý Chính Thắng. P9. Quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh. Số tài khoản: Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………. Họ và tên người mua hàng: ………………………………………............................................. Tên đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và Thương mại Thành Công Địa chỉ: Km6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0100234851 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sâm củ Hàn Quốc Kg 350 235.000 82.250.000.00 Cộng tiền hang 82.250.0000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 8.225.000 Cộng tiền thanh toán 90.475.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu, bốn trăm bẩy mươi lăm nghìn đồng./ Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội Mẫu số: 01 – GTGT – 3L MST: 0101531906 Ký hiệu: RQ/2008B 0029615 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hang Ngày 05/03/2009 ………………………………………………………………………………………………………… Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Địa chỉ: 51 Hàng Ngang – Hoàn Kiếm – Hà Nội. Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………… Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Duy Tên đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và Thương mại Thành Công Địa chỉ: Km6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0100234851 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Lá trinh Nữ kg 210 36.000 7.560.000.00 Cộng tiền hang 7.560.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 756.000 Cộng tiền thanh toán 8.316.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, ba trăm mười sáu nghìn đồng./   Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dươc Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 03 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ: 15/2006-QĐ-BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)Số: 0203 VẬT TƯ, CÔNG CỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Căn cứ vào hoá đơn NP/2008BN số 0016767 ngày 02 tháng 03 năm 2009 của Cty CP SX & TM Sài Gòn Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông ( bà ): Vũ Văn Định. Chức vụ: Giám đốc nhà máy – trưởng ban. + Ông ( bà ): Nguyễn thị Hường. Chức vụ: Nhân viên KCS – uỷ viên. + Ông ( bà ): Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho – uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, SP, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quản kiểm nghiệm Đúng quy Cách, phẩm chất SL không Đúng quy cáchphẩm chất A  B  C  D  E  1 2 3 1 Sâm củ Hàn Qốc kinh nghiệm, cân kg 350 350 0 Cộng 350 350 Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dươc Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 03 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ: 15/2006-QĐ-BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)Số: 0503 VẬT TƯ, CÔNG CỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Căn cứ vào hoá đơn RQ/2008B số 0029615 ngày 05 tháng 03 năm 2009 của Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông ( bà ): Vũ Văn Định. Chức vụ: Giám đốc nhà máy – trưởng ban. + Ông ( bà ): Nguyễn thị Hường. Chức vụ: Nhân viên KCS – uỷ viên. + Ông ( bà ): Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho – uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, SP, hh Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quản kiểm nghiệm Đúng quy Cách, phẩm chất SL không đúng quy cáchphẩm chất A  B  C  D  E  1 2 3 1 Lá trinh nữ kinh nghiệm, cân kg 210 210 0 Cộng 210 210 Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Số: 25 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Duy. Địa chỉ: Cty CP PT SX & TM Sài Gòn Theo HĐ GTGT NP/2008BN số 0016767 ngày 02/03/2009 của Công ty CP Phát triển SX & TM Sài Gòn. Nhập tại kho : Nguyên liệu, Địa điểm: Tại Công ty TNHH Dược Phẩm& TM Thành Công STT Tên. nhãn hiệu quy cách vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 350 350 235.000 82.250.000 Cộng 350 350 82.250.000 Người lập biểu(Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Số: 26 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Tuyết Mai. Địa chỉ: Công ty TNHH Hoá Dược Hà Nội Theo HĐGTGT RQ/2008B số 0029615 ngày 5/3/2009 của Công ty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Nhập tại kho : Nguyên vật liệu . Địa điểm: Tại Công ty TNHH Dược Phẩm& TM Thành Công STT Tên, nhãn hiệu quy cách vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Lá trinh nữ kg 210 210 36.000 7.560.000 Cộng 210 210 7.560.000 Người lập biểu(Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên) Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh DỰ TRÙ CUNG ỨNG NVL Tháng 3 năm 2009 Loại NVL ĐVT Dự trữ trong kỳ Chênh lệch Tồn đầu Nhập KH Nhập TT Số lượng % Sâm củ Hàn Quốc kg 285 450 450 0 Lá trinh nữ kg 150 265 265 0 … … … … ...  … … … … … …  ... … … … ..  ... ...  ...   ...  ... Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công ( Nguồn từ phòng kế toán- tài chính) LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận: Phân xưởng pha chế SX cốm Tên sản phẩm: Trà sâm. Lô SX: 02032009 . Quy cách đóng gói: 200 gói/thùng x 1000 thùng Ngày SX: 6/3/2009. Ngày hoàn thành:8/3/2009 Định mức vật tư: STT Mã vật tư Tên vật tư Lô SX ĐVT Số lượng 1 Sâm củ Hàn Quốc 02032009 kg 150 ... ... ... ... ... ... Người lập biểu Ngày …tháng…năm 200 Giám đốc nhà máy Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận: Phân xưởng men vi sinh Tên sản phẩm: Hoàng cung trinh nữ. Lô SX: 02052009 . Quy cách đóng gói: 5 viên/vỉ x 1000vỉ Ngày SX: 7/3/2009. Ngày hoàn thành:11/3/2009 Định mức vật tư: STT Mã vật tư Tên vật tư Lô SX ĐVT Số lượng 1 Lá trinh nữ 02052009 kg 100 ... ... ... ... ... ... Người lập biểu Ngày …tháng…năm 200 Giám đốc nhà máy Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU Họ và tên người yêu cầu: Vũ Thị Yến. Bộ phận: Phân xưởng pha chế SX cốm Lý do xuất: Pha chế cốm làm trà sâm. STT Nội dung ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 150 Ngày 6 tháng 3 năm 2009 Người đề nghị Giám đốc ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU Họ và tên người yêu cầu: Nguyễn Thị Trang. Bộ phận: Phân xưởng men vi sinh Lý do xuất: Làm SP Hoàng cung trinh nữ. STT Nội dung ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Lá trinh nữ kg 100 Ngày 7 tháng 3 năm 2009 Người đề nghị Giám đốc nhà máy ( Nguồn từ phòng kế toán- Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 02 – VT Bộ phận: ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) Số: 8 Nợ: 6211 PHIẾU XUẤT KHO Có: 1521 Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Vũ Thị Yến. Địa chỉ ( bộ phận): Phân xưởng pha chế cốm. Lý do xuất: Pha chế cốm làm trà sâm. Xuất tại kho: Nguyên vật liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm chất vật tư KH Thực xuất 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 150 150 Tổng cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, sáu trăm mười ba nghìn, bẩy trăm chín mươi chín phẩy hai mốt đồng./ Số chứng từ gốc kèm theo:....................... Ngày 6 tháng 3 năm 2009 Người lập biểu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 02 – VT Bộ phận: ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) Số: 9 Nợ: 6211 PHIẾU XUẤT KHO Có: 1521 Ngày 07 tháng 03 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Trang. Địa chỉ ( bộ phận): Phân xưởng men vi sinh. Lý do xuất: Làm SP Hoàng cung trinh nữ. Xuất tại kho: Nguyên vật liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm chất vật tư KH Thực xuất 1 Lá trinh nữ kg 100 100 Tổng cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba triệu, lăm trăm bẩy mươi chín nghìn, một trăm sáu mươi sáu phẩy sáu bẩy đồng./ Số chứng từ gốc kèm theo:....................... Ngày 7 tháng 3 năm 2009 Người lập biểu Người nhận hang Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: - TT Bộ Phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Liễu Tờ số: 2 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Sâm củ Hàn Quốc Đơn vị tính: Kg Mã số: STT Chứng từ Diễn Giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận Số NT Nhập xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 285 1 NP/2008BN 0016767 02/03/09 Nhập kho 02/03/09 350 635 2 PXK số 8 06/03/09 Xuất kho 06/03/09  150 485  … ... ... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: - TT Bộ Phận: (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Liễu Tờ số: 2 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Lá trinh nữ Đơn vị tính: Kg Mã số: Số TT Chứng từ Diễn Giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận Số NT Nhập xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 150 1 RQ/2008B 0029615 05/03/09 Nhập kho 05/03/09 210 360 2 PXK số 9 07/03/09 Xuất kho 07/03/09  100 260 … ... ... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP NVL Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 07/03/2009 Chứng từ Diễn giải Tên NVL Số lượng Giá Tiền Ngày Số 2/3 PNK số 25 Nhập kho Sâm củ Hàn Quốc 350 235.000 82.250.000 5/3 PNK số 26 Nhập kho Lá trinh nữ 210 36.000 7.560.000 Tổng cộng 560 89.810.000 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT NVL Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 07/03/2009 Chứng từ Diễn giải Tên NVL Số lượng(kg) Đơn giá(đồng/kg) Thành tiền(đồng) Ngày Số 6/3 PXK số 8 Xuất kho Sâm củ HQ 150 230.758.66 34.613.799.21 7/3 PXK số 9 Xuất kho Lá trinh nữ 100 35.791.67 3.579.166.67 Tổng cộng 250 38.192.965.88 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. có đủ căn cứ để định khoản. và hạch toán; kế toán tiến hành vào sơ đồ chữ T của từng tài khoản 152 chi tiết và sau đó vào sơ đồ tài khoản chữ T của tài khoản 152 tổng hợp. Quá trình vào sơ đồ chữ T tổng hợp kế toan tuân theo quy tắc: - Phát sinh bên Nợ TK 152 tổng hợp = Tổng phát sinh bên Nợ các TK 152 chi tiết - Phát sinh bên có TK 152 tổng hợp = Tổng hợp các phát sinh bên có của các TK 152 chi tiết. - Số dư bên Nợ TK 152 tổng hợp = Tổng số dư bên Nợ của các TK 152 chi tiết. TK 152 ( Sâm củ HQ) TK 152 SD: 64.267.500 SD:1.813.229.594 105.750.000 129.537.145 115.290.000 … … …. 140.282.929 105.750.000 129.537.145 …. SD: 40.480.355 650.290.000 913.512.552 SD: 1.550.007.042 TK 152 ( Lá trinh nữ) SD: 5.325.000 9.540.000 10.745.784 TK 152… … ... 9.540.000 10.745.784 …. …. SD: 4.119.216 Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công SỔ CHI TIẾT Tháng 3 năm 2009 TK: 152 Tên nguyên liệu: Sâm củ Hàn Quốc STT Chứng từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Số CT NT Slượng Giá trị Slượng Giá trị Slượng Giá trị 1 Dư đầu kỳ 225.500 285 64.267.500 2 NP/2008BN 0016767 2/3/2009 Nhập kho 235.000 350 82.250.000 3 PXK số 8 6/3/2009 Xuất kho 231.316.33 150 34.697.450 4 … … … … … … … … … … 5 … … … … … … … … … … 6 … … … … … … … … … … Tổng cộng 450 105.750.000 560 129.537.145 175 40.480.355 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công SỔ CHI TIẾT Tháng 3 năm 2009 TK: 152 Tên nguyên liệu: Lá trinh nữ STT Chứng từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Số CT NT Slượng Giá trị Slượng Giá trị Slượng Giá trị 1 Dư đầu kỳ 35.500.00 150 5.325.000.00 2 RQ/2008B số 0029615 5/3/2009 Nhập kho 36.000.00 210 7.560.000 3 PXK số 8 6/3/2009 Xuất kho 35.819.28 100 3.581.928 4 … … … … … … … … … … 5 … … … … … … … … … … 6 … … … … … … … … … … Tổng cộng 265 9.540.000 300 10.745.784 115 4.119.216 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN STT Tên NVL ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 285 64.267.500.00 450 105.750.000 560 129.537.145 175 40.480.355 2 Lá trinh nữ kg 150 5.325.000.00 265 9.540.000 300 10.745.784 115 4.119.216 3 … … … … … … … … … … 4 … … … .. … … … … … … Tổng cộng 1.813.229.594.00 650.290.000.00 913.512.552.00 1.550.007.042.00 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. TRÍCH SỔ SỐ DƯ ( Kho nguyên vật liệu) STT Tên NVL ĐVT Số dư đầu tháng 3 năm 2008 Số lượng Đơn giá Giá trị 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 285 225.500 64.267.500.00 2 Lá trinh nữ kg 150 35.500.00 5.325.000.00 3 ... ... ... ... ... 4 ... ... ... ... .. Cộng 1.813.229.594.00 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. TRÍCH SỐ SỐ DƯ ( Kho nguyên vật liệu) STT Tên NVL ĐVT Số dư cuối tháng 3 năm 2008 Số lượng Đơn giá Giá trị 1 Sâm củ Hàn Quốc Kg 175 231.316.33 40.480.355 2 Lá trinh nữ Kg 115 35.819.28 4.119.216 3 ... ... ... ... ... 4 ... ... ... ... ... Tổng cộng 1.550.007.042 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) 3.3.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp là một trong các bước của chu kỳ kế toán, và nó là một khâu quan trọng trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó tính ra được các khoản nợ với người bán hàng, người mua hàng tính ra được phần chi phí thuộc chi phí giá thành, và lập báo cáo cho quản lý. Để thực hiện kế toán tổng hợp công ty sử dụng kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này công ty sử dụng hai loại sổ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu đó là: Sổ nhật ký chung và sổ cái. đồng thời mở cả sổ theo dõi chi tiết người bán, bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc, tiến hành ghi vào nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi ở nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu”. Ví dụ: 1/ Ngày 2/3/2009 Công ty mua 350 kg sâm củ Hàn Quốc của Công ty Thương Mại Sài Gòn trị giá 82.250.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 235.000 đồng /kg; VAT = 10% (VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Tổng trị giá tiền hàng cần thanh toán 90.475.000 đồng, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. 2/ Ngày 5/3/2009 Công ty mua của Cty Hoá Dược Hà Nội lá trinh nữ khối lượng là 210kg, trị giá tiền hàng là 7.560.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 36.000 đồng/kg; VAT= 10% ( VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt tổng số tiền là 8.316.000 đồng. 3/ Ngày 6/3/2009 kho NVL xuất 150kg Sâm củ Hàn Quốc để SX trà sâm, trị giá hàng xuất kho là: 34.697.450 đồng; đơn giá xuất là: 231.316.33 đồng /kg. 4/ Ngày 7/3/2009 xuất 100kg lá trinh nữ tại kho NVL để SX Hoàng cung trinh nữ, trị giá hàng xuất là: 3.581.928 đồng; đơn giá xuất 35.819.28 đồng /kg. Kế toán định khoản: 1/ Nợ TK 1521: 82.250.000 đồng Nợ TK 1331: 8.225.000 đồng Có TK 112: 90.475.000 đồng 2/ Nợ TK 1521: 7.560.000 đồng Nợ TK 1331: 756.000 đồng Có TK 111: 8.316.000 đồng 3/ Nợ TK 6211: 34.697.450 đồng Có TK 1521: 34.697.450 đồng 4/ Nợ TK 6211: 3.581.928 đồng Có TK 1521: 3.581.928 đồng Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2009 ĐVT: đồng NT Chứng từ Diễn giải Đã vào sổ cái TT dòng TKĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang 350.630.378 350.630.378 2/3 0016767 2/3 Mua Sâm củ Hàn Quốc X 1 1521 82.250.000 1331 8.225.000 112 90.475.000 5/3 0029615 5/3 Mua lá trinh nữ nhập kho X 2 1521 7.560.000 1331 756.000 111 8.316.000 6/3 PXK số 8 6/3 Xuất Sâm củ Hàn Quốc cho SX X 3 6211 34.697.450 1521 34.697.450 7/3 PXK số 9 7/3 Xuất Lá trinh nữ cho SX X 4 6211 3.581.928 1521 3.581.928 … … … … … … … … … Cộng chuyển sang trang sau Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 3 năm 2009 Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu. Số hiệu: 152 NT Số chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số tiền Ghi chú số NT Trang số TT dòng TKĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.813.229.594 2/3 0016767 2/3 Nhập kho NVL 1 112 82.250.000 5/3 0029615 5/3 Nhập khoNVL 2 111 7.560.000 6/3 PXK số 8 6/3 Xuất kho NVL 3 6211 34.697.450 7/3 PXK số 9 7/3 Xuất kho NVL 4 6211 3.581.928 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh 650.290.000 913.512.552 Dư cuối kỳ 1.550.007.042 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) 3.3.5. Kiểm kê và xử lý khi phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu Kiểm kê nguyên vật liệu là kiểm tra, xem xét tại chỗ các loại nguyên vật liệu bằng cách cân, đong, đo, đếm, theo định kỳ để xác định chất lượng và số thực tế hiện có, nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa tình hình thực tế với số liệu trên sổ sách, đồng thời ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí làm thất thoát tài sản, và giúp cho việc ghi chép sổ sách kế toán được đúng với thực tế hơn. Hàng ngày, thủ kho xuất hàng thường đã kiểm kê tại chỗ để xem sự khớp đúng với số lượng NVL đã xuất. Tuy nhiên vào cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi chép kế toán, đã khoá sổ, thì thủ kho NVL phải sắp xếp lại tài sản theo từng loại có trật tự để kiểm kê được thuận tiện, nhanh chóng. Sau đó thủ kho phải sao kê đầy đủ các loại vật tư, tài sản cần kiểm kê trên sổ sách kế toán để làm tài liệu đối chiếu khi kiểm kê. Khi kết thúc quá trình kiểm kê thủ kho sẽ tính ra số chênh lệch thừa, chênh lệch thiếu và ghi lại vào biên bản kiểm kê, đồng thời tìm ra nguyên nhân và xử lý số chênh lệch đó. Thông thường số chênh lệch thừa, thiếu tại kho của công ty là không lớn, mà nguyên nhân chủ yếu là do trong quá trình nhập xuất hàng có nhiều loại NVL ở dạng bột ( Vitamin B2. Nabica. bột bắp Trung Quốc…), ở dạng sệt như: Dầu cá, tinh dầu cam, cao nước… khi xuất không tránh khỏi hao hụt; Trường hợp thừa là do cân đồng hồ không chuẩn vì cùng một lúc nhập hàng với số lượng nhiều. Bên cạnh đó có những trường hợp số lượng NVL tăng lên là do thời tiết mưa nhiều, ẩm độ lớn nên dẫn tới bị ẩm, mốc (Linh chi). Sau khi tìm ra các nguyên nhân thủ trưởng đơn vị quyết định xử lý như sau: Trường hợp phát hiện chênh lệch thừa trong kiểm kê, mà NVL vẫn giữ nguyên được phẩm chất thì xử lý bằng cách: Hạch toán chênh lệch thừa vào tài khoản phải trả, phải nộp khác: Nợ TK 1521: Chênh lệch thừa. Có TK 3388: Chênh lệch thừa. Trường hợp phát hiện chênh lệch thiếu trong kiểm kê, thủ trưởng đơn vị xử lý bằng cách: Hạch toán phần chênh lệch thiếu vào chi phí quản lý: Nợ TK 642: Phần chênh lệch thiếu. Có TK 1521: Phần chênh lệch thiếu. Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 05 – TT Bộ phận: Kho nguyên vật liệu. (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ -Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 3 năm 2009 -Biên bản kiểm kê gồm: Ông. bà: Nguyễn Thị Oanh. Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch – Trưởng ban. Ông. bà: Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho NVL – Uỷ viên. Ông. bà: Nguyễn Thị Thuỷ. Chức vụ: Kế toán – Uỷ viên. - Đã kiểm kê cho những mặt hàng dưới đây về số lượng: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Phẩm chất Sổ sách Thực tế Chênh lệch Còn tốt 100% Kém phẩm chât Mất phẩm chất 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 175 175 0 X 2 Lá trinh nữ kg 115 115 0 X 3 Linh chi kg 50 55 +5 x 4 Dầu cá Trung Quốc kg 370 368 -2 X .. 6 … … … … … … … … Cộng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thừa nhưng phẩm chất của nguyên liệu bị giảm thì kế toán đưa chênh lệch đó vào dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 159: Chệnh lệch thừa Có TK 632: Chênh lệch thừa. 3.4. Một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu 3.4.1. Một số nhận xét chung về kế toán, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Về kế toán nguyên vật liệu: * Ưu điểm:Cán bộ kế toán nhiệt tình trong công việc. Công tác kế toán được tuân thủ theo đúng yêu cầu chuẩn mực kế toán hiện hành. Kế toán đã hạch toán rõ ràng các nghiệp vụ, sử dụng đầy đủ chứng từ làm căn cứ để vào sổ, đồng thời việc thực hiện đều làm trên máy nên đảm bảo tính kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ một cách đầy đủ đúng theo các yêu cầu về sổ sách, chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL, và tuân thủ đúng nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho và các tài khoản liên quan. - Quy trình mua nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết đến từng người bán, là cơ sở tạo ra điều kiện thuận lợi để trao đổi, mua bán NVL, đồng thời đảm bảo cho quá trình SX kinh doanh được diễn ra liên tục. - Hàng tháng, kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu vào đúng đối tượng chịu chi phí một cách chính xác, kịp thời để tính giá thành sản phẩm cho hàng xuất bán. Từ đó giúp cho việc xác định được KQSXKD doanh của công ty. * Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm thì nhìn chung theo tôi kế toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn tại những điểm hạn chế sau: Thủ kho vẫn vào thẻ kho bằng thủ công, nên cùng một lúc xuất xong cho hai lệnh SX, mỗi lệnh SX có tới hơn mười loại NVL thì khi thủ kho vào thẻ kho mất rất nhiều thời gian, và còn xảy ra tình trạng cộng dồn thẻ kho bị sai sót. Về quản lý nguyên vật liệu: * Ưu điểm: Đã xây dựng được danh mục vật tư, tạo điều kiện thuận lợi để kế toán mã hoá trên máy. - Ban hành lệnh sản xuất cho từng quy trình công nghệ sản xuất SP đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên, liên tục, đúng kế hoạch. - Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm trực tiếp từ khâu thu mua đến khâu dự trữ, sử dụng NVL, để đảm bảo nguyên vật liệu luôn đáp ứng đúng, đủ, kịp thời. - Phòng Đảm bảo chất lượng, với đội ngũ KCS có kinh nghiệm để kiểm tra từ quá trình nhập, xuất cho đến kiểm kê NVL tránh được những NVL “ hết dat”- hết hạn sử dụng. * Hạn chế: - Thủ kho làm nhiệm vụ quản lý kho và hạch toán các nghiệp vụ về xuất nhập nhưng không được đào tạo qua ngành quản lý, hay kế toán mà chỉ có bằng về sơ cấp dược, do đó mà vẫn chưa tham mưu được cho lãnh đạo để nâng cao chất lượng trong quản lý kho. Hiện tại, trong kho có rất nhiều loại nguyên vật liệu chưa hết hạn dùng nhưng do môi trường và điều kiện kho chưa đảm bảo nên bị giảm phẩm chất nhưng lãnh đạo cũng không biết kịp thời, nên có trường hợp dự trù vật tư có, lệnh SX được ban hành, nhưng lại phải đợi vì chất lượng nguyên liệu không đạt yêu cầu. - Kho NVL có khá nhiều loại vật tư, nhưng chỉ có một thủ kho quản lý quá trình nhập xuất dẫn đến sự chậm trễ về thời gian xuất hàng và nhận hàng của thủ kho và đại diện của các phân xưởng. - Kho NVL chưa đủ rộng so với yêu cầu thực tế quản lý, do một kho chia làm 3 kho nhỏ, mặt khác kho ít ánh sáng, đèn chỉ mắc ở ngoài cửa kho, tấm lợp màu. Do đó vào những hôm trời mưa hoặc không sáng rõ thì nhìn số cân khi xuất NVL không được chính xác, từ đó dễ dẫn đến xảy ra sai xót chênh lệch khi kiểm kê cuối kỳ. - Khi tiến phòng kế hoạch vật tư có quyết định thẩm định lại những thùng nguyên liệu dạng lỏng, sệt như “dầu cá” thì chưa có đủ dụng cụ xuất, thủ kho tiến hành xuất thủ công làm hư hao nguyên liệu do đó mà quá trình thẩm định sẽ không chính xác. - Các loại cân tiểu ly, cân 1kg, cân 5kg đều đã hết hạn sử dụng từ năm 2007, nhưng hiện tại vẫn được sử dụng đến tận bây giờ và chưa có kế hoạch mua mới. Do đó làm cho quá trình nhập xuất không được chính xác. 3.4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ngoài giúp cho công tác kế toán trong đó có kế toán NVL được thực hiện một cách thuận tiện, linh hoạt, đúng với các quy định của nhà nước, mà nó còn giúp cho các nhà quản lý theo dõi, quản lý ngày một tốt hơn, giúp doanh nghiệp SXKD có hiệu quả hơn. Từ thực tiễn quan trọng của việc hoàn thiện công tác kế toán NVL, đồng thời với mong muốn góp phần kiến thức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau: * Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Quá trình hạch toán tại kho công ty nên đầu tư trang bị cho thủ kho máy tính để phục vụ cho quá trình hạch toán vào thẻ kho được thuận tiện, và chính xác hơn. Bên cạnh đó công ty cũng nên chú ý tới việc nâng cao nghiệp vụ cho thủ kho, vì thủ kho cũng làm một phần công việc của kế toán như: thống kê cung cấp số liệu thường xuyên cho kế toán, vì thế thủ kho cũng cần biết các nghiệp vụ bên kế toán, để không chỉ làm nhiệm vụ xuất nhập và quản lý kho, mà còn có thể tham mưu cho kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được kịp thời và chính xác hơn. * Về công tác quản lý NVL: Để quản lý tốt được NVL giảm hư hao trong quá trình xuất kho, cần đầu tư trang bị máy móc chuyên dùng như: máy bơm mini để phục vụ trực tiếp cho quát trình cấp phát các chất lỏng trong những phi cỡ lớn. Cần nâng cấp kho nhất là những kho lẻ như: lợp thêm tấm lợp tạo mái hiên để khi trời mưa sẽ tránh được tình trạng mưa hắt vào kho gây ẩm ướt- nguyên nhân làm giảm phẩm chất của NVL. Bên cạnh đó cần nên đầu tư mua mới các loại cân đã hết hạn sử dụng để tránh tình trạng chênh lệch trong quá trình nhập, xuất, và kiểm kê NVL. PHẦN IV: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Dược Phẩm và Thương Mại Thành Công, tôi nhận thấy bản thân học được nhiều kinh nghiệm trong cách hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Về công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu nhìn chung công ty đã áp dụng theo chế độ đưa ra các quy định đúng đắn trong hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Tại kho hầu hết các nguyên vật liệu được sắp xếp theo vị trí thích hợp để thuận tiện cho quá trình xuất kho và quản lý, cụ thể: Các nguyên vật liệu cùng loại được xếp vào một khu vực, giữa các khu vực lại có khoảng cách, đủ cho một chiếc xe kéo hàng ra cửa, chính khoảng cách này sẽ giúp cho các nguyên vật liệu không bị lẫn vào nhau. Công ty đã mua được những chiếc kệ bằng gỗ lim rất chắc chắc cao so với khoảng cách đất là mười phân để phân cách giữa nguyên liệu và mặt đất để bảo quản nguyên liệu luôn được khô ráo. Bên cạnh đó công ty quản lý được nguyên liệu từ khâu mua đến khâu SX và thu hồi, giúp cho quá trình SX không bị gián đoạn và liên tục. Về quá trình hạch toán, kế toán của công ty thực hiện đúng chế độ kế toán, giúp cho quá trình theo dõi quản lý được thuận tiện. Đồng thời, công ty ban hành lệnh SX làm cho quá trình xuất hàng cho SX được kịp thời. Bên cạnh những kết quả công ty đạt được cũng còn có những hạn chế mà theo tôi cần phải khắc phục ngay bây giờ: đó là các loại cân của công ty đã hết hạn sử dụng nên độ chính xác không đảm bảo; trong khi đó định mức nguyên liệu trong từng loại thuốc là rất quan trọng, nếu xảy ra tình trạng do cân không chính xác mà một loại nguyên liệu tăng lên hoặc giảm đi một lượng nào đấy cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của loại thuốc đó. Diện tích và thiết kế kho hiện tại chưa đủ điều kiện để bảo quản thuốc, làm cho các nguyên vật liệu có thể bị giảm phẩm chất khi gặp điều kiện bất lợi. 4.2. Kiến nghị Trên cơ sở những tồn tại của công ty tôi mạnh dạn đưa ra kiến nghị đó là công ty cần mua mới các loại cân đã hết hạn sử dụng, đầu tư trang thiết bị để giúp cho quá trình xuất kho được thuận tiện và tránh được tình trạng hư hao NVL trong quá trình xuất kho. Công ty nên đầu tư xây nâng cấp khu vực bảo quản đặc biệt cho những loại NVL giá trị lớn mà dễ bị giảm phẩm chất trong điều kiện bất lợi như: Linh Chi, Sâm…Bên cạnh đó lãnh đạo công ty cần quan tâm đến vấn để đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, Bộ Tài Chính, nhà xuất bản Tài Chính, năm 2006 NGUYỄN VĂN CÔNG, lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2006 NGUYỄN THỊ TÂM, Lý thuyết kế toán, Trường Đại học nông Nghiệp I, nhà xuất bản Nông Nghiệp, năm 2000 HÀ THỊ HỒNG NHUNG, Thực trạng và một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy Z157-Cục quản lý xe máy -Tổng cục kỹ thuật-Bộ Quốc Phòng, Luận văn tốt nghiệp. khoa kế toán và quản trị kinh doanh, Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội, năm 2008.