Luận văn Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng

.... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 4.678.079.768 Sau đó căn cứ vào các Nhật kí chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6 và nhật kí chứng từ số 7 và số 10, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 152 Biểu số 25 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng (trích) Sổ cái TK 152 Tháng 10/2003 Số dư đầu năm Nợ Có 43.777.649.527 Ghi Có TK đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 9 Tháng 10 ... Cộng 1. TK 111 28.789.254 ... 2. TK 112 24.145.257 ... 3. TK 151 44.778.904 4. TK 154 4.798.547.259 5. TK 331 21.532.862.867 ... 6. TK 621 1.769.063.604 ... ... Cộng phát sinh Nợ 28.198.187.145 ... Có 32.178.247.259 ... Số dư cuối kì Nợ 38.798.245.178 34.818.185.064 ... Có ... 4.3. Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê Định kì theo tháng, quý, hoặc đột xuất, công ty cao su Sao Vàng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu trong kho để kiểm tra tình hình tồn kho nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê này do phòng tài chính kế toán , phòng kế hoạch vật tư, phòng KCS...phối hợp tiến hành. Kết quả kiểm kê tập hợp vào biểu “ Kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ” (Biểu số 26). Đối với nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê kế toán định khoản như sau: + Đối với nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê: Nợ TK 1381 : giá trị vật liệu thiếu Có TK 152: chi tiết theo loại nguyên vật liệu + Đối với nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152: chi tiết theo loại nguyên vật liệu Có TK 3381: giá trị vật liệu thiếu Sau đó, căn cứ theo quyết định của giám đốc mà giá trị nguyên vật liệu thiếu được xử lí như sau: Nợ TK 111, 334: phần giá trị tổ chức , cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Các khoản hao hụt, mất mát nguyên vật liệu sau khi trừ phần bồi thường của tổ chức, cá nhân Có TK 1381: giá trị nguyên vật liệu thiếu chờ xử lí Qua biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ta thấy: tại công ty cao su Sao Vàng, chênh lệch giữa số lượng kiểm kê số lượng ghi trên sổ là không đáng kể so với giá trị nguyên vật liệu. Hao hụt chủ yếu nằm trong định mức. Điều đó cho thấy công tác quản lí và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành chặt chẽ giúp hạn chế hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản, sử dụng. 5. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng 5.1. Hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch ± % 1. Doanh thuần Tr.đ 367.071 432.874 65.803 17,9 2. Vốn lưu động bình quân Tr. đ 134.389 142.857 8468 6,3 3. Lợi nhuận thuần Tr.đ 345 458 113 32,8 4. Sức sản xuất của VLĐ(1/2) 2,73 3,02 0,29 10,6 5. Sức sinh lời của VLĐ (3/2) 0,0027 0,0032 0,0005 18,5 6. Số vòng quay của VLĐ (1/2) Vòng 2,73 3,02 0,29 10,6 7. thời gian 1 vòng luân chuyển Ngày 131,9 119,2 -12,7 -9,6 8. Hệ số đảm nhiệm VLĐ (2/1) 0,37 0,33 -0,04 -10,8 Qua bảng số liệu trên, ta thấy: Sức sản xuất của vốn lưu động tại công ty năm 2002 là 2,73, năm 2003, là 3,02. Như vậy sức sản xuất của vốn lưu động đã tăng 0,29 tức tăng 10,6 %. Sức sinh lợi của vốn lưu động năm 2002 là 0.0027. Trong năm 2003, chỉ tiêu này đạt 0,0032. Như vậy, sức sinh lợi của vốn lưu động đã tăng 0,0005 tương đương với tăng 18,5% . Như vậy, cả sức sản xuất và sức sinh lợi của vốn lưu động đều tăng qua 2 năm 2002, 2003. Điều này thể hiện tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn lưu động đã tăng lên. Trong đó , sức sinh lời tăng nhanh hơn sức sản xuất. Điều đó cho thấy công ty đã có những biện pháp tích cực để giảm giá thành sản phẩm, đẩy mạnh tiêu thụ. Về tốc độ luân chuyển của vốn lưu động: + Tốc độ quay của vốn lưu động đã tăng từ 2,73 vòng / năm lên 3,02 vòng/năm tức là tăng 10,6%. Nhờ đó, thời gian luân chuyển đã giảm từ 131,9 ngày xuống còn 119,2 ngày/ vòng. -Ta có: thời gian 1 vòng luân chuyển giảm là do các yếu tố sau: + Do số vốn lưu động thay đổi: 360 x 142.857 360 x 134.389 - = 8,3(ngày) 367.071 367.071 + Do tổng số chu chuyển thay đổi ảnh hưởng đến số ngày: 360 x 142.857 360 x 142.857 - = -21(ngày) 432.874 367.071 Như vậy, do số vốn lưu động bình quân tăng lên đã làm thời gian 1 vòng quay tăng lên 8,3 ngày nhưng nhờ doanh thu thuần tăng nên đã giảm được thời gian 1 vòng quay 21 ngày. + Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động năm 2002 là 0,37 tức là để có 1đồng doanh thu thì cần 0,37 đồng vốn lưu động. Hệ số này năm 2003 là 0,33 tức là để có1 đồng doanh thu thì chỉ còn cần có 0,33 đồng vốn lưu động. Như vậy, hệ số này qua 2 năm đã giảm 10,8% phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty tăng. Số vốn lưu động công ty đã tiết kiệm được trong năm 2003 nhờ rút ngắn được thời gian 1 vòng quay vốn lưu động là 432.874 x (119,2 – 131,8) = -15.150,59(tr.đ) 360 Vậy trong năm 2003 số vốn lưu động công ty đã tiết kiệm được là 15.150,59 triệu đồng. Qua phân tích trên ta có thể thấy công ty đã có những biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 5.2. Phân tích tình hình cung cấp, sử dụng, và dự trữ nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng 5.2.1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu Tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tháng 10/2003 tại công ty cao su Sao Vàng như sau: Tên vật liệu Đơn vị tính Kế hoạch cung ứng Thực tế nhập kho % hoàn thành kế hoạch cung ứng 1. Cao su L1 Kg 56.270 55.500 98,6% 2. Cao su L2 Kg 37.988 38.440 101,2% 3. Cao su L3 Kg 178.250 178.000 99.9% 4. cao su TH BR04 Kg 15.890 16.000 100.7% 5. Cao su TH SBR 1712 Kg 70.890 68.075 96% ... Như vậy, nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, nhìn chung, công ty đã hoàn thành khá tốt kế hoạch cung ứng vật tư trong kì. Chênh lệch giữa số thực tế nhập kho với kế hoạch đề ra là không đáng kể. Điều đó cho thấy quá trình cung cấp nguyên vật liệu đã đảm bảo được kế hoạch, tránh được tình trạng thừa hay thiếu nguyên vật liệu. Điều này là do công ty đã chủ động được nguồn hàng để có thể thu mua được đúng kế hoạch đề ra. 5.2.2. Phân tích quá trình dự trữ, bảo quản Tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong tháng 10 cuả công ty như sau: Chỉ tiêu đơn vị tính Kế hoạch Thực tế Chêch lệch ± % 1. Cao su L1 Kg - Tồn đầu kì Kg 12.980 13.539,9 559,9 4,3% - Tồn cuối kì Kg 20.240 20.000 -240 -1,2% - Số dự trữ bình quân Kg 16.510 16.769,85 259,85 1,6% 2. Cao su L2 Kg - Tồn đầu kì Kg CAPut!’.810 20.000 190 1% - Tồn cuối kì Kg 8.120 7.957 -163 -2% - Số dự trữ bình quân Kg 13.965 13.978,5 13,5 0,1% ... Như vậy, công ty đã thực hiện khá tốt việc dự trữ nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Chênh lệch giữa lượng dự trữ thực tế với lượng dự trữ theo kế hoạch hầu như không đáng kể, điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh cũng của hiệu qủa sử dụng vốn lưu động tại công ty. 5.2.3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu kì + Nhập trong kì Thực tế sử dụng Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất 1. Cao su L1 Kg 69.039,7 49.040 140,8% 2. Cao su L2 Kg 58.440 50.483 115,8% 3.Cao su L3 Kg 204.263 182.607 111,9% Cao su TH BR01 Kg 16.800 16.800 100% Cao su TH SBR1712 Kg 72.030 71.155 101,2% ... Như vậy, vật liệu của công ty đã đảm bảo tốt cho quá trình sản xuất. Ngoài ra để đánh giá sự ảnh hưởng của tình hình sử dụng nguyên vật liệu tới hiệu qủa sử dụng vốn lưu động, ta còn phân tích chỉ tiêu hệ số quay kho của nguyên vật liệu : Hệ số quay kho của nguyên vật liệu Tổng giá trị vật liệu sử dụng trong kì = Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Chỉ tiêu Tháng 10/2002 Tháng 10/2003 Chênh lệch Số tiền % 1. Tồn đầu kì (đồng) 33.145.764.712 38.798.245.178 5.652.480.466 17,05% 2.Tồn cuối kì (đồng) 38.798.245.178 34.818.185.064 -3.980.060.114 -10,26% 3. Tồn kho bình quân (đồng) 35.972.004.945 36.808.215.121 836.210.176 2,32% 4.Giá trị sử dụng trong kì (đồng) 34.145.257.124 32.178.247.259 -1.967.009.865 -5,76% 5. Hệ số quay kho(vòng) 0.95 0.87 -0.08 -8,4% Qua đây ta thấy hệ số quay kho của nguyên vật liệu trong tháng 10/2003 đã giảm nhẹ so với 10/2002 từ 0,95 xuống còn 0,87 tức là giảm 8,4%. Đó là dấu hiệu không tốt. Hệ số quay kho của nguyên vật liệu giảm sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng I. Nhận xét đánh giávề tình hình quản lí, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng: Cùng với sự phát triển vững mạnh của toàn công ty, bộ máy kế toán của công ty cao su Sao Vàng nói chung và kế toán phần hành nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Qua hoạt động thực tiễn, kế toán phần hành nguyên vật liệu tại công ty đã thể hiện những ưu điểm lớn, góp phần vào việc đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động quản lí công ty. 1. Ưu điểm 1.1. Về chứng từ: Các chứng từ của phần hành này được lập rõ ràng chính xác đúng quy định của Bộ tài chính. Do đó, các chứng từ phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, giám đốc tình hình Nhập- Xuất-Tồn nguyên vật liệu. 1.2. Về hệ thống sổ sách: Do nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ Nhập- Xuất- Tồn vật liệu phát sinh thường xuyên nên công tác hạch toán nguyên vật liệu không đơn giản nhưng công ty đã tổ chức hệ thống sổ sách một cách linh hoạt và hợp lí. Hệ thống sổ sách được dùng khá rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn số liệu tổng hợp. 1.3. Về sự phối hợp giữa các phòng ban: Giữa phòng kế hoạch vật tư và phòng tài chính kế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc quản lí, theo dõi tình hình Nhập- Xuất- Tồn của nguyên vật liệu. Điều đó đã nâng cao được tính chính xác trong công tác quản lí nguyên vật liệu cũng như đã đảm bảo cho việc lập chứng từ, ghi chép sổ sách theo đúng nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh. 1.4. về hệ thống kho bãi Tại công ty cao su Sao Vàng, công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt đặc biệt trong điều kiện công ty có quy mô lớn, chủng loại và số lượng vật tư nhiều. Đó là nhờ hệ thống kho bãi của công ty được bố trí một cách hợp lí, khoa học. Điều đó đã đảm bảo điều kiện tốt cho công tác bảo quản dự trữ nguyên vật liệu. Qua những ưu điểm trên, ta có thể dễ thấy, công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty được tiến hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lí, cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. 2. Hạn chế Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đã đạt được ở công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục: 2.1. Về hệ thống danh điểm nguyên vật liệu : Mặc dù nguyên vật liệu tại công ty có chủng loại rất đa dạng và phong phú nhưng kế toán công ty không lập danh điểm nguyên vật liệu. Do đặc tính kĩ thuật của nguyên vật liệu đang sử dụng tại công ty, nhiều loại có tên rất phức tạp nên việc không có sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ rất dễ nhầm lẫn trong việc ghi thẻ kho hay đối chiếu số liệu. 2.2. Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Với khối lượng nguyên vật liệu nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại, công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “ Sổ số dư” là hoàn toàn thích hợp với đặc điểm thực tế của công ty. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp “ sổ số dư” tại công ty vẫn còn nhiều tồn tại. Mặc dù về hình thức là phương pháp Sổ số dư nhưng về bản chất, phương pháp hạch toán chi tiết của công ty mang nhiều đặc điểm của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -Về việc lập “ Sổ số dư”: ở công ty cao su Sao Vàng, “ sổ số dư” được mở theo tháng. Ngoài ra, nó không mang đúng ý nghĩa là “ sổ số dư” bởi nó theo dõi cả quá trình Nhập- Xuất của vật liệu trong kì. Ngoài ra, cũng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, theo phương pháp sổ số dư, cột số lượng tồn cuối kì do thủ kho ghi. Nhưng tại công ty cột này lại do kế toán đảm nhiệm việc ghi chép. Điều này đã chưa phát huy được ưu điểm của “ sổ số dư” là giảm khối lượng ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán . - Ngoài ra, công ty không lập“ phiếu giao nhận chứng từ nhập(xuất ) kho”, và “ bảng luỹ kế Nhập- Xuất- Tồn kho vật liệu”. Điều này gây khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra “Sổ số dư”. Như vậy, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu không mang rõ đặc điểm của phương pháp “Sổ số dư” chính vì vậy nó vừa chưa phát huy được những ưu điểm của phương pháp Sổ số dư vừa gây khó khăn cho công tác kế toán. 2.3. Về sổ “chi tiết thanh toán với người bán” Tên gọi”sổ chi tiết thanh toán người bán” của công ty chưa chính xác vì nó chưa phản ánh được đúng nội dung của sổ cũng như không đúng theo quy định của chế độ kế toán. Sổ này được lập để theo dõi tổng hợp tình hình công nợ trong kì với nhà cung cấp. Tuy nhiên theo hình thức Nhật kí chứng từ thì việc lập sổ nàylà không cần thiết. Vì trên nhật kí chứng từ số 5, các chỉ tiêu Số dư Nợ / Có, số phát sinh Nợ/ Có và Số dư cuối kì Nợ / Có của tài khoản 331 đã được phản ánh. Vì vậy, việc lập sổ Chi tiết thanh toán với người bán đã tạo nên sự trùng lặp và làm công tác kế toán trở nên phức tạp. 2.4. Về “ Báo cáo chi tiết TK 331 theo nhà cung cấp”: “ Báo cáo chi tiết TK 331 theo nhà cung cấp” chưa phản ánh được chiết khấu mà công ty được hưởng. Trong khi đó, hầu hết các nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu đều là mua chịu nên các khoản chiết khấu thanh toán là tương đối lớn. Vì vậy không theo dõi thời hạn chiết khấu trong “ báo cáo chi tiết TK 331 theo nhà cung cấp ” có thể làm ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch thanh toán cho người bán. Ngoài ra, tên của sổ này cũng không đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. 2.5. Về phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu Phương pháp tính giá bình quân cả kì dự trữ mà công ty đang áp dụng giúp cho việc tính giá được đơn giản, dễ dàng nhưng độ chính xác của số liệu không cao. Hơn nữa, công việc tính toán lại dồn vào cuối kì, gây ảnh hưởng cho công việc quyết toán nói chung. Ngoài ra, phương pháp tính giá bình quân cả kì dự trữ cũng không thích hợp với phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu “ Sổ số dư” mà công ty đang áp dụng. 2.6. Về phương pháp tính giá nhập bán thành phẩm Để sản xuất bán thành phẩm phục vụ cho giai đoạn chế biến tiếp theo của quá trình sản xuất và cung cấp ra bên ngoài, công ty phải bỏ ra chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công, chi phí khấu hao, máy móc thiết bị, chi phí dich vụ mua ngoài... Song để đơn giản, công ty chỉ tính chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ vào giá thành bán thành phẩm xuất sử dụng. Điều này làm giá thành bán thành phẩm không phản ánh chính xác chi phí phải bỏ ra. Nếu bán ra ngoài sẽ khó xác định được giá vốn cũng như giá bán thực tế của bán thành phẩm . 2.7. Về công tác xác định định mức và kế hoạch thu mua vật liệu Công tác xác định định mức nguyên vật liệu đã được công ty chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất cho mỗi kì kinh doanh. Tuy nhiên, việc xây dựng kế hoạch này còn chậm trễ và có lúc còn chưa sát với tình hình thực tế gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. 2.8. Về hệ thống tài khoản Tại công ty cao su Sao Vàng, tài khoản 152 được mở chi tiết tiểu khoản cấp 2 theo tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của công ty. Trong đó TK 1521- Bán thành phẩm TK 1522- Nguyên vật liệu chính TK 1523- Nguyên vật liệu phụ .... Việc mở tiểu khoản như vậy tuy đã góp phần giúp cho công tác kế toán được đơn giản, dễ dàng hơn nhưng đồng thời nó cũng gây khó khăn cho người sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp. 2.9. Về việc lập “Bảng kê số 4” Bảng kê số 4 theo quy định của Bộ tài chính được dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các tài khoản 152, 153...đối ứng Nợ với các Tài khoản 621, 622, 627, ...và tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất. Tuy nhiên, tại công ty cao su Sao Vàng, Bảng kê số 4 chỉ mở cho tài khoản 627. Như vậy, Bảng kê số 4 của công ty được lập không đúng theo chế độ kế toán. II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu : 1. ý kiến đề xuất đối với công ty cao su Sao Vàng về quản lí, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu : 1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Đối với công ty, nguyên vật liệu là một phần rất quan trọng là yếu tố cốt yếu trong quá trình sản xuất. Công tác kế toán nguyên vật liệu chiếm một khối lượng công việc khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán tại công ty. Kế toán nguyên vật liệu liên quan đến các phần hành kế toán khác và liên quan đến việc báo cáo tài chính cuối kì. Vì vậy, kế toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quyết định quản lí của ban giám đốc. Để luôn cung cấp được chính xác tình hình về nguyên vật liệu, kế toán phải không ngừng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu bởi làm được làm được điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lí nguyên vật liệu . Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải được tiến hành dựa trên các nguyên tắc: Hạch toán kế toán phải dựa trên các quy định ban hành của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng và tuân theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Kế toán nguyên vật liệu phải dựa vào đặc điểm tổ chức quản lí, đặc điểm tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ thực tế tại đơn vị. Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu cũng phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của ban giám đốc. 1.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lí, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu: 1.2.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản Để thống nhất với thông lệ kế toán chung và để tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin kế toán bên ngoài công ty cũng như cho công tác kế toán, công ty cao su Sao Vàng nên xây dựng hệ thống tiểu khoản của tài khoản 152 như sau TK 1521: nguyên vật liệu chính 15211: nguyên vật liệu chính mua ngoài 15212: bán thành phẩm TK 1522: nguyên vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu 15231: nhiên liệu các loại 15232 : nhiên liệu là than TK 1524: phụ tùng thay thế TK 1525: vật liệu, thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản TK 1528: vật liệu khác 15281: Van các loại 15288: Phế liệu 1.2.2. Xây dựng hệ thống danh điểm: Để dễ dàng hơn cho công tác quản lí, sử dụng, và hạch toán nguyên vật liệu, công ty nên xây dựng số danh điểm. Số danh điểm được xác định trên cơ sở mã hoá tên gọi các loại vật liệu. Việc mã hoá vật liệu phải được thống nhất giữa các phòng ban chức năng đặc biệt là giữa phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch vật tư và thủ kho. Có như vậy, số danh điểm mới phát huy được tác dụng. Hơn nữa, hệ thống danh điểm sẽ tạo thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Việc xây dựng hệ thống danh điểm trước hết phải dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa trên hệ thống tiểu khoản xây dựng như trên, việc xây dựng hệ thống danh điểm được tiến hành như sau: TK 1521: nguyên vật liệu chính 15211: nguyên vật liệu chính mua ngoài 15212: bán thành phẩm TK 1522: nguyên vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu .... Tiếp theo danh điểm vật liệu được xây dựng chi tiết dựa vào kho nguyên liệu: 15211.K1: nguyên vật liệu chính mua ngoài-Kho cao su. 15211.K2: nguyên vật liệu mua ngoài-Kho hoá chất ... - Sau đó ta xây dựng hệ thống danh điểm dựa vào tên của nguyên liệu, ở đây, ta sử dụng chữ viết tắt để biểu thị: 15211.K1.L1 : cao su loại 1 15211.K2. LH : lưu huỳnh Trên cơ sở đó, ta có thể lập sổ danh điểm như sau: sổ danh điểm STT Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Nguyên vật liệu chính 15211 NVL chính mua ngoài 15211.K1 NVL mua ngoài kho cao su 15211.K1.L1 Cao su loại 1 Kg .... 15211.K2 NVL mua ngoài kho hoá chất 15211.K2.LH Lưu huỳnh Kg ... 1.2.3. Hoàn thiện về phương pháp tính giáxuất nguyên vật liệu : Xuất pháp từ tình hình thực tế của công ty, ta có thể thấy phương pháp giá hạch toán sẽ có nhiều ưu điểm hơn. Với việc sử dụng giá hạch toán, kế toán sẽ có một giá hạch toán ổn định trong cả kì kinh doanh để xác định giá trị vật liệu Nhập- Xuất trong kì, giảm bớt được khối lượng công việc tính giá, đáp ứng được yêu cầu hạch toán hàng ngày. Thông qua giá hạch toán, kế toán có thể dễ dàng kiểm tra số lượng của từng loại nguyên vật liệu, hiệu quả công tác kế toán sẽ được nâng cao. Ngoài ra phương pháp giá hạch toán rất phù hợp với hình thức kế toán chi tiết “ sổ số dư”. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kì được tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kì). Cuối kì kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế từng loại vật liệu xuất kho (hoặc tồn cuối kì) = Giá hạch toán từng loại vật liệu xuất kho (hoặc tồn cuối kì) X Hệ số giá từng loại vật liệu Trong đó hệ số giá được tính cho từng loại vật liệu: Hệ số giá của từng loại vật liệu Giá thực tế của từng loại vật liệu tồn kho đầu kì và nhập kho trong kì = Giá hạch toán của từng loại vật liệu tồn kho đầu kì và nhập kho trong kì Để áp dụng phương pháp tính giá xuất này, công ty nên lập thêm Bảng kê số 3 bảng số số 3 tháng ....năm Chỉ tiêu 1521: NVL chính 1522: NVL phụ ... Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1. Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng 3.Cộng phát sinh và số dư đầu tháng 4. Hệ số giá NVL 5. Xuất dùng trong tháng 6. Tồn cuối tháng 1.2.4. Hoàn thiện hạch toán kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp “ sổ số dư” Với chủng loại và số lượng nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ số dư là hoàn toàn thích hợp với tình hình thực tế của công ty. Với phương pháp tính giá xuất theo giá hạch toán, để phát huy được ưu điểm của phương pháp Sổ số dư, công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty nên được tổ chức theo phương pháp Sổ số dư như sau: - Tại kho hàng ngày khi nhận được các chứng từ Nhập- Xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lí của các chứng từ, thực hiện Xuất- Nhập kho rồi ghi vào thẻ kho số lượng thực Nhập- Xuất theo từng chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho. + Định kì, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ theo từng vật liệu. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ Nhập- Xuất kho vật liệu. “ Phiếu giao nhận chứng từ ” được lập riêng cho chứng từ Nhập- Xuất và cho từng vật tư. + Ngoài ra, cuối tháng căn cứ vào số lượng vật liệu tồn kho trên thẻ kho để ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào “ Sổ số dư” Tại phòng kế toán: Định kì, nhân viên kế toán xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán ), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu( Nhập riêng, Xuất riêng ) vào bảng luỹ kế Nhập- Xuất-Tồn kho tiếp đó cộng số tiền Nhập- Xuất trong tháng. Dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “ số tiền” trên “ sổ số dư”. ( Số liệu trên “ sổ số dư” thực hiện kế toán vật liệu tính bằng cách lấy giá hạch toán nhân với số lượng tồn kho) ( Mẫu sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu xem phụ lục số 2) Theo đó, công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau: Thẻ kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi định kì Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.5. Về sổ sách theo dõi thanh toán với người bán: Để công tác kế toán thanh toán với người bán không bị trùng lặp và rõ ràng công ty không nên lập “ sổ chi tiết thanh toán với người bán” mà công ty đang sử dụng. Về “báo cáo chi tiết TK 331 theo người bán” công ty nên đổi thành “ Sổ chi tiết thanh toán với người bán” để đúng với chế độ kế toán hiện hành hơn. Ngoài ra, trên sổ này, công ty nên mở thêm cột thời hạn chiết khấu thanh toán để theo dõi được chi tiết và đầy đủ hơn nghiệp vụ phát sinh. (Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán – xem phụ lục số 3) 1.2.6. Về phương pháp tính giá nhập kho bán thành phẩm: Để việc tính giá bán thành phẩm nhập kho được hợp lí hơn, chính xác hơn, công ty nên tập hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn công nghệ. Điều này là hoàn toàn khả thi bởi quá trình sản xuất tạo sản phẩm ở công ty cao su Sao Vàng trải qua 2 giai đoạn: giai đoạn thứ nhất tạo bán thành phẩm và giai đoạn thứ hai tạo ra thành phẩm. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất ra bán thành phẩm, tổ luyện cũng phải tiêu tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Như vậy. Tại tổ luyện kế toán có thể tập hợp các chi phí để tính giá thành bán thành phẩm. Việc tập hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn công nghệ phù hợp với đặc điểm: bán thành phẩm của xí nghiệp được bán ra ngoài. Phương pháp này giúp kế toán xác định được chính xác giá vốn hàng bán và từ đó xác định được chính xác doanh thu, lợi nhuận. 1.2.7. Về việc xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu Công ty nên xây dựng một định mức chi phí nguyên vật liệu thích hợp hơn để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Trong đó: Định mức giá của 1 đơn vị nguyên vật liệu = Giá mua đơn vị + Chi phí chuyên chở + Chi phí nhập kho bốc xếp - Chiết khấu thương mại (nếu có) Định mức lượng nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm = Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm + Mức hao hụt cho phép + Mức nguyên vật liệu cho sản phẩm hỏng cho phép Từ đó, định mức chi phí nguyên vật liệu của 1 đơn vị sản xuất được xác định như sau: Định mức chi phí nguyên vật liệu 1 đơn vị sản phẩm = Định mức giá 1 đơn vi nguyên vật liệu X Định mức lượng nguyên vật liệu Giá tiêu chuẩn về nguyên vật liệu trực tiếp nên được xác định bởi nhân viên phòng kế hoạch vật tư của công ty. Nhân viên phòng kế hoạch vật tư định giá đấu thầu yêu cầu về nguyên vật liệu cho các nhà cung cấp khác nhau để từ đó chọn nhà cung cấp có thể đáp ứng được các yêu cầu về giá và chất lượng vật liệu cũng như lịch giao hàng theo hợp đồng. Phòng kế toán nên lập các bảng dự toán ngân sách về chi phí nguyên vật liệu gửi về phòng kế hoạch vật tư. - Lượng tiêu chuẩn về nguyên vật liệu trực tiếp nên được xác định bỏi các kĩ sư và phó giám đốc phụ trách sản xuất căn cứ trên cơ sở kích thước vật chất của sản phẩm và các yêu cầu kĩ thuật khác để sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, cuối kì, công ty nên đánh giá kết quả thực hiện chi phí định mức bằng cách so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí để xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch ( nếu có) và xác định các biện pháp cụ thể để khắc phục các nguyên nhân làm tăng chi phí so với định mức. Các nguyên nhân biến động về chi phí nguyên vật liệu được xác định theo công thức sau: Biến động về giá = Lượng thực tế x (Giá thực tế – Giá định mức) Biến động về lượng= Giá định mức x (lượng thực tế – lượng định mức) Kết quả so sánh biến động giữa thực tế và định mức được đánh giá như sau: + Nếu thực tế lớn hơn định mức: đánh giá không tốt vì lúc này chi phí sản xuất thực tế cao hơn định mức. + Nếu thực tế nhỏ hơn định mức: đánh giá tốt nếu chất lượng sản phẩm được đảm bảo. + Nếu thực tế bằng định mức: đảm bảo thực hiện đúng định mức. Khi có sự biến động không tốt về lượng nguyên vật liệu sử dụng, quản đốc phân xưởng phải giải thích lí do vì sao nguyên vật liệu được sử dụng nhiều hơn so với định mức cho phép. Trưởng phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm phải giải thích lí do vì sao có sự biến động không tốt về giá nguyên vật liệu trực tiếp. Như vậy, công ty có thể xác định rõ được trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận trong việc sử dụng và thu mua nguyên vật liệu từ đó góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu. 1.2.8.Về việc lập dự toán ngân sách cung cấp nguyên vật liệu: Để việc thu mua nguyên vật liệu đáp ứng được đòi hỏi của quá trình sản xuất tránh được tình trạng ứ thừa hay thiếu nguyên vật liệu cũng như để luôn đảm bảo đủ nguồn tài chính cho việc thu mua, công ty cần lập dự toán ngân sách cung cấp nguyên vật liệu. Việc lập dự toán ngân sách cung ứng nguyên vật liệu phải dựa trên cơ sở nhu cầu sản lượng cần sản xuất trong kì đã được tính toán. Về nguyên tắc, lập dự thảo ngân sách cung ứng nguyên vật liệu cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Phải lập kế hoạch cung ứng theo cơ cấu nguyên vật liệu (loại, thứ, quy cách vật liệu ) Phải có tính kịp thời và liên tục đảm bảo cho nhu cầu sử dụng Phải trên cơ sở định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu, tiền vốn. Phải đảm bảo yêu cầu dự trữ thường xuyên. Công thức tính dự toán ngân sách cung ứng nguyên vật liệu được xác định như sau: Dự tính nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất cần mua vào = Nguyên vật liệu thoả mãn yêu cầu sản xuất + Nguyên vật liệu tồn cuối kì - Nguyên vật liệu tồn đầu kì Trước hết tính về mặt số lượng, sau đó nhân với giá vật liệu cùng các phí tổn khác cho đơn vị vật liệu và khả năng chi trả bằng tiền để xác định ngân sách cung ứng nguyên vật liệu . 1.2.9. Về việc lập Bảng kê số 4 Công ty nên lập Bảng kê số 4 theo quy định của chế độ kế toán. Trên Bảng kê này công ty nên theo dõi cả số phát sinh Có của Tài khoản 152 đối ứng Nợ TK 621- chi tiết theo xí nghiệp cũng như theo dõi cả chi phí nhân công trực tiếp theo từng xí nghiệp. Như vậy, Bảng biểu của công ty sẽ đảm bảo đúng chế độ hơn, chặt chẽ hơn. 2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng: 2.1. Xây dựng kế hoạch về nhu cầu sử dụng vốn và huy động vốn Việc xác định nhu cầu vốn lưu động chính xác và một cơ cấu vốn hợp lí có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Bởi vì nếu xác định nhu cầu vốn quá ít sẽ gây gián đoạn cho sản xuất, ngược lại nếu nhu cầu vốn lưu động được xác định quá cao lại gây ra tình trạng lãng phí vốn làm cho hiệu quả sử dụng vốn lưu động giảm. Mặt khác, việc xác định một cơ cấu vốn không hợp lí sẽ dẫn đến chi phí vốn cao làm cho lợi nhuận giảm và hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng giảm theo. Vì vậy, công ty cao su Sao Vàng cần phải xây dựng một cách chính xác kế hoạch về nhu cầu vốn lưu động cho một kì kinh doanh cũng như về cơ cấu vốn để từ đó có những kế hoạch huy động vốn. Để xác định được nhu cầu sử dụng vốn lưu động, công ty phải xây dựng được kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kì. Từ đó xác định nhu cầu sử dụng vốn tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là nhu cầu vốn cho việc mua nguyên vật liệu đáp ứng cho quá trình sản xuất một cách thường xuyên liên tục không bị gián đoạn. Ngoài ra, việc xác định chính xác kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kì sẽ giúp công ty xác định một cơ cấu vốn hợp lí. Từ đó, công ty có những biện pháp tổ chức huy động vốn nhằm cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, tránh lãng phí vốn hoặc thiếu vốn. Bên cạnh đó, trên cơ sở kế hoạch về nhu cầu sử dụng vốn, công ty cần xác định kế hoạch bao gồm việc lựa chọn nguồn tài trợ tích cực nhất, xác định khả năng vốn hiện có, số thiếu cần tài trợ, đảm bảo đủ vốn với chi phí thấp nhất và tạo cho công ty một cơ cấu vốn linh hoạt. Ngoài ra, công ty cũng cần có kế hoạch cụ thể trong việc sử dụng vốn. 2.2. Nâng cao hiệu quả quá trình sử dụng và quản lí vật liệu Tại công ty cao su Sao Vàng, nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Chính vì vậy việc sử dụng và quản lí nguyên vật liệu sẽ có tác động lớn đến giá thành và hiệu quả sử dụng vốn. Để quản lí tốt nguyên vật liệu trước hết cần phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu bởi công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được tổ chức tốt sẽ giúp nhà quản lí cũng có những thông tin chính xác về quá trình thu mua, xuất dùng và số lượng tồn cuối kì của nguyên vật liệu. Qua đó có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hợp lí. Ngoài ra, công ty cũng cần phải xây dựng hệ thống định mức sản xuất, đặc biệt là định mức chi phí nguyên vật liệu một cách chính xác và hợp lí. Để từ đó xác định được lượng nguyên vật liệu tiêu hao, dự trữ trong kì, giám sát chặt chẽ việc thực hiện các định mức nhằm đảm bảo nguyên vật liệu được dự trữ đầy đủ cho sản xuất nhưng không dư thừa gây ứ động vốn. Công ty cũng cần xây dựng chế độ trách nhiệm đối với nhân viên trong các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu để người lao động có ý thức hơn trong việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, công ty cũng cần chủ động hơn trong việc tiếp cận các nguồn vật liệu để có được vật liệu chất lượng tốt, giá rẻ. Công ty cũng cần tăng cường tìm kiếm các nhà cung cấp mới có uy tín trên thị trường cũng như tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên để đảm bảo tốt nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định. 3.3. Tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động Để nâng cao được tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động công ty cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: ã Đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm Đẩy mạnh được công tác tiêu thụ sản phẩm, công ty sẽ nâng cao được hiệu qủa sử dụng vốn lưu động nhờ tránh được tình trạng ứ đọng vốn do giảm được lượng hàng tồn kho, tăng doanh thu và lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều này công ty cần phải áp dụng một số biện pháp sau đây nhằm khai thác và mở rộng thị trường bán hàng của mình: Thường xuyên đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm: Trước khi đưa hàng hoá ra tiêu thụ, công ty cần cần tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách chặt chẽ, kiêm quyết loại bỏ những hàng hoá kém chất lượng. Công ty cũng phải không ngừng cải tiến mẫu mã, hình thức, đa dạng hoá chủng loại mặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Mặt khác, mặt hàng săm lốp ô tô và lốp máy bay cần phải nâng cao đặc tính kĩ thuật theo đúng tiêu chuẩn quốc tế để không những chiếm được thị trường đang mở rộng trong nước mà còn vượt ra thị trường quốc tế. Mở rộng mạng lưới bán hàng: để mở rộng mạng lưới bán hàng, bên cạnh việc sửa chữa nâng cấp các cửa hàng, chi nhánh, đại lí trực thuộc hiện có, công ty nên xây dựng thêm các cửa hàng, liên hệ mở rộng hệ thống đại lí bán hàng rộng khắp. Hoàn thiện phương thức tiêu thụ sản phẩm công ty nên chú trọng hơn đến hình thức gửi bán qua đại lí để mở rộng phương thức tiêu thụ sản phẩm. ã Quản lí tốt các khoản phải thu: Trong cơ cấu vốn lưu động của công ty cao su Sao Vàng, tỉ trọng của các khoản phải thu chiếm tủ lệ khá lớn. Điều này thể hiện lượng vốn của công ty bị đối tượng khác chiếm dụng cao. Vì vậy, để tăng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động , công ty cần quản lí tốt các khoản phải thu. Công ty nên xem xét lại công nợ đối với từng đối tượng khách hàng. Khi đưa ra các quyết định bán chịu, công ty cần thẩm định rõ mức độ rủi ro và uy tín của khách hàng. Bên cạnh đó, công tác thu hồi nợ của công ty cũng cần được tiến hành kiên quyết. Ngoài ra, công ty cũng nên xây dựng chính sách chiết khấu hợp lí để khuyến khích khách hàng trả nợ đúng hạn. 2.4. áp dụng khoa học kĩ thuật, cải tiến công nghệ Việc cải tiến công nghệ sản xuất sẽ giúp công ty tăng năng suất lao động, đẩy nhanh quá trình sản xuất. Năng suất lao động tăng sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công…như vậy sẽ làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra, áp dụng những tiến bộ khoa học vào quá trình kinh doanh như đổi mới trang thiết bị trong khâu lưu thông, các thiết bị văn phòng như các loại ô tô vận chuyển, máy vi tính, mạng thông tin liên lạc...sẽ giúp cho khả năng chu chuyển sản phẩm của công ty tốt hơn, khả năng làm việc hiệu qủa hơn, tốc độ luân chuyển sản phẩm nhanh hơn. 3. ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện chế độ kế toán về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu: ã Về việc mở tiểu khoản cho tài khoản 152 Hiện nay, theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐTC của Bộ tài chính, tài khoản 152-“nguyên vật liệu” được mở để theo dõi tình hình biến động nhập- xuất - tồn của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mở các tiểu khoản cấp 2 và 3 của tài khoản này được mở tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Việc mở tiểu khoản như vậy sẽ gây khó khăn cho người sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp cũng như cho việc quản lí nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải xây dựng một hệ thống tiểu khoản của tài khoản 152 một cách thống nhất trong các loại hình doanh nghiệp. Theo em, việc mở tài khoản cấp 2 nên được quy định như sau: TK 152: nguyên vật liệu TK 1521: nguyên vật liệu chính TK 1522: nguyên vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu TK 1524: phụ tùng thay thế TK 1525: vật liệu, thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản TK 1528: vật liệu khác ã Thống nhất về hệ thống tài khoản trong các loại hình doanh nghiệp Sự thống nhất hệ thống tài khoản giữa các loại hình doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng bởi nó góp phần tạo nên một hệ thống kế toán nhất quán, bao quát được toàn diện các loại hình doanh nghiệp và các lĩnh vực hoạt động trong nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản nói chung và tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng của các loại hình đơn vị khác nhau vẫn còn chưa có sự thống nhất. Cụ thể, trong đơn vị hành chính sự nghiệp, vật liệu bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, dụng cụ. Để hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 152 “vật liệu, công cụ dụng cụ”. Trong đó chi tiết thành: T K 1521: vật liệu T K 1526 : công cụ dụng cụ Việc mở tài khoản như vậy rất khác biệt với kế toán trong các loại hình đơn vị khác. Để tạo nên sự thống nhất hệ thống tài khoản, nên chăng tài khoản hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được xây dựng như sau: T K 152: vật liệu T K 153 : công cụ dụng cụ ã Về tài khoản 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”: Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu...) được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kì sản xuất kinh doanh. Với nội dung này, cuối kì, kế toán rất khó khăn trong việc xác định giá trị sản phẩm dở dang bởi nguyên vật liệu chính là đối tượng chế biến còn vật liệu khác là chi phí chế biến. Do đó , khi tính giá trị sản phẩm dở dang, bắt buộc kế toán phải tách rời giá trị vật liệu chính ra khỏi chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kì, có hai phương án để hoàn thiện tài khoản 621 sau đây: - Thay đổi nội dung phản ánh của tài khoản 621: Theo đó, tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”chỉ phản ánh giá trị nguyên vật liệu chính trực tiếp tiêu hao liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm không bao gồm giá trị các loại vật liệu khác. Giá trị các loại vật liệu khác tiêu hao liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm được tập hợp vào chi phí sản xuất chung, cuối kì phân bổ cho các đối tượng tính giá có liên quan. Phương án này dựa trên sự khác biệt giữa đối tượng chế biến (nguyên vật liệu chính) và chi phí chế biến (vật liệu khác) để tách 2 loại chi phí này ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hơn nữa, trên thực tế, giá trị vật liệu khác tiêu hao liên quan trực tiếp đến việc sản xuất chế tạo sản phẩm thường không đáng kể, chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng chi phí nguyên vật liệu. - Mở thêm tài khoản cấp 2 cho tài khoản 621: theo phương án này, tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” sẽ được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp TK 6218: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác Khi áp dụng biện pháp này, kế toán không mất thời gian vào việc tách đối tượng chế biến (nguyên vật liệu chính) và chi phí chế biến (vật liệu khác) ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nữa. Từ đó, việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kì sẽ nhanh và chính xác, tạo điều kiện cho việc xác định giá thành sản phẩm kịp thời. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần phải mở thêm các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có tài khoản 621. Bởi trong công tác kế toán của loại hình doanh nghiệp này, toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong phạm vi phân xưởng, bộ phận sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung đều được tập hợp vào tài khoản 154. Điều này gây khó khăn cho kế toán trong việc phân biệt chi phí và ghi chép phản ánh thông tin chi phí từng loại. Chính vì vậy, việc mở thêm tài khoản phản ánh chi phí sản xuất trong đó có tài khoản 621 là rất cần thiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hơn nữa, việc này sẽ tạo nên một hệ thống tài khoản thống nhất trong các loại hình doanh nghiệp. 3.2. Thống nhất về phương pháp tính giá trong các loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, so với chuẩn mực kế toán đã ban hành thì phương pháp tính giá kế toán nguyên vật liệu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa thật phù hợp. Theo quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ban hành hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc hạch toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu tại đơn vị hành chính sự nghiệp theo giá thực tế. Trong đó, giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho được tính theo giá ghi trên hoá đơn của người bán. Các chi phí liên quan (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp...) được ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan đến việc sử dụng vật liệu (các tài khoản loại 6) Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho thì việc xác định giá trị hàng tồn kho phải theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Như vậy, việc hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh không ghi tăng giá trị vật liệu nhập kho mà ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan là chưa thật phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Ngoài ra, việc tính giá nguyên vật liệu nhập theo giá thực tế đã tạo nên sự không thống nhất về phương pháp tính giá trong hệ thống kế toán Việt Nam. Do đó, để theo dõi, quản lí và hạch toán vật liệu trong đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho đã ban hành cũng như để tạo sự thống nhất về phương pháp tính giá nhập kho trong các loại hình doanh nghiệp, chi phí liên quan đến mua vật liệu nên được hạch toán vào giá trị vật liệu chứ không nên hạch toán vào các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu. Việc tính giá vật liệu mua ngoài nên được tính như sau: - Giá vật liệu mua ngoài nhập kho sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án là tổng giá thanh toán trên hoá đơn cộng (+) chi phí có liên quan (tổng giá thanh toán ) cộng với (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá, chiết khấu thương mại. - Giá vật liệu mua ngoài nhập kho sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh : + Đối với đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : giá nhập là giá mua trên hoá đơn cộng (+) chi phí mua (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá, chiết khấu thương mại. + Đối với đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá nhập là giá mua trên hoá đơn cộng (+) chi phí mua(bao gồm cả thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) trừ (-) giảm giá,chiết khấu thương mại. 3.3. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. Để hướng dẫn việc thực hiện 4 chuẩn mực kế toán đợt 1 trong đó có chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho, Bộ tài chính đã ban hành thông tư số 89/2002/T T-BTC. Tuy nhiên, trong thông tư này chỉ hướng dẫn hạch toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho mà chưa hướng dẫn việc hạch toán các khoản vật liệu thừa khi kiểm kê. Để việc hạch toán giá trị hàng tồn kho thừa được thực hiện một cách thống nhất và rõ ràng, cần phải có văn bản chính thức hướng dẫn chi tiết việc hạch toán. Theo em việc hạch toán các khoản hàng tồn kho thừa chưa rõ nguyên nhân nên được tiến hành như sau: - Căn cứ vào biên bản về hàng tồn kho thừa, kế toán phản ánh giá trị thừa: Nợ TK 152, 153, 155, 156... Có TK 3381 - Căn cứ vào quyết định xử lí tài sản thừa, kế toán định khoản: Nợ TK 3381: giá trị hàng tồn kho thừa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán 3.4. Về trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Hiện nay, việc trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ gồm những bút toán sau: Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán định khoản như sau Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho ) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kì kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc hạch toán như vậy không thấy được sự bù đắp tổn thất do giảm giá hàng tồn kho thông qua việc sử dụng số dự phòng đã trích lập. Kế toán phải hạch toán sao cho khi xuất vật liệu trong kho (giá cao) để sử dụng sản xuất kinh doanh nhưng ghi vào chi phí lại không cao hơn so với giá vật liệu ngoài thị trường(giá thấp) bằng cách sử dụng số dự phòng đã lập. Như vậy, khi xuất dùng nguyên vật liệu đã được lập dự phòng nên hạch toán như sau: Nợ TK 621, 627, 641, 642...: Giá trị thuần có thể thực hiện được Nợ TK 159: Số dự phòng giảm giá đã lập Có TK 152, 153...: Giá gốc của hàng tồn kho Kết luận Kế toán nguyên vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vì nó có ảnh hưởng mạnh mẽ và trực tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là bởi nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất. Thiếu nguyên vật liệu, quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ. Hơn nữa trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn tìm biện pháp để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện được mục tiêu đó, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định. Công tác kế toán nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp quản lí được tình hình sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu, tránh được mất mát lãng phí, góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp sản xuất lớn. Với truyền thống hơn 40 năm xây dựng và phát triển, công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường và trở thành đơn vị đầu đàn trong ngành chế biến cao su cả nước. Cùng với sự phát triển chung của toàn công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng của công ty cũng đã và đang không ngừng được hoàn thiện. Có thể khẳng định, công tác kế toán nguyên vật liệu đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của công ty. Em xin chân thành cám ơn cô giáo Trần Thị Phượng và toàn thể cán bộ công nhân viên Phòng tài chính kế toán công ty cao su Sao Vàng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Hà Nội, tháng 6 năm 2004 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Ngọc Anh Tài liệu tham khảo Kế toán tài chính – Trường kinh tế quốc dân Giáo trình kế toán quản trị – Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương- Nhà xuất bản Lao động – xã hội Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh- Trường đại học kinh tế quốc dân- NXB thống kê Hệ thống kế toán doanh nghiệp- NXB tài chính Chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán Việt Nam Giáo trình kế toán Quốc tế- Trường đại học kinh tế quốc dân. Tạp chí kế toán Phụ lục Phụ lục số1 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng (trích) Sổ cái TK 331 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 7.852.794.489 Ghi Có TK đối ứng Nợ với TK này ... Tháng 9 Tháng 10 ... Cộng 1. TK 111 6.487.289.176 2. TK 112 6.994.749.775 Cộng phát sinh Nợ 13.482.038.951 Có 23.098.865.177 Số dư cuối kì Nợ 8.406.182.249 5.714.145.621 Có 6.260.615.220 12.185.404.458 Phụ lục số 2 Sổ sách sử dụng theo phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu “Sổ số dư” Phiếu giao nhận chứng từ Nhập ( xuất kho) Từ ngày .....đến ngày... Danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày ...tháng...năm... Kế toán Thủ kho bảng luỹ kế nhập kho nguyên vật liệu Tháng ... Năm Danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong kì Cộng 1-5 5-10 ... Cộng Thủ kho Kế toán (kí, họ tên) (kí, họ tên) bảng luỹ kế xuất kho nguyên vật liệu Tháng .... Năm.... Danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Tồn đầu tháng Xuất trong kì Cộng 1-5 5-10 .... Cộng Thủ kho Kế toán (kí, họ tên) (kí, họ tên) bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu Tháng ... Năm ... Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số dư đầu tháng Nhập kho trong tháng Xuất kho trong tháng Số dư cuối tháng Cộng Sổ số dư Năm... Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đ V T Gía hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng .. Số lượng Thành tiền SL TT SL TT Phụ lục số 3: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người bán T k 331 Đối tượng : Loại tiền : VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải T K đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1. Số dư đầu kì 2. Số phát sinh trong kì ... Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kì Mục Lục