Luận văn Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

lao động II. Chức năng và nhiệm vụ của 2 phòng này kế hoạchông có sự cách biệt rõ ràng. Hai phòng này cũng có các chức năng, nhiệm vụ tương tự phòng nghiệp vụ thị trường, tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trường phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình còn hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động phị trách các nghiệp vụ thị trường đối với hang bảo hộ lao động như hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động. * Chức năng. Hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động có chức năng phân tích và lập kế hoạch về kinh doanh hàng bảo hộ lao động. - Thực hiện chức năng marketinh về hàng bảo hộ lao động. * Nhiệm vụ: - Tham mưu cho ban giám đốc về việc kinh doanh trong và ngoài nước về hàng bảo hộ lao động. - phân tích thị trường hàng bảo hộ lao động. - Bám sát các nhà máy, hầm mỏ, các công trình lớn nhằm mắm nhu cầu và cung ứng hàng bảo hộ lao động. Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng phụ trách từng lĩnh vực được phân công. Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng tiêu thụ đánh giá chât lượng mẫu mã của sản phẩm. 1.2.6 Các đơn vị trực tiếp kinh doanh: Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm cửa hàng bảo hộ lao động tại 12 Đoàn Thị Điểm, cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, trạm bách hoá Hà Nội tai đường Giải phóng có chức năng trực tiếp kinh doanh . Nhiệm vụ của các cửa hàng, trạm này là : - Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. - Trực tiếp xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản xuất gỗ, các mặt hàng liên doanh liên kết tạo ra kể cả hàng tạm nhập, tái xuất . - Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập kế hoạchẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. - Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng qui định của nhà nước. - Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trưởng và trạm trưởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ được thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của Công ty . 2.3. Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty. Từ cơ sở lý luận, đặc điểm, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty ta có thể rút ra được một số kết luận chung sau đây : - Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện tại của Công ty là phù hợp đối với Công ty bởi vì Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động là môtj Công ty hoạt động chỉ đơn thuần trong lĩnh vực thương mại và có qui mô thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ ( vốn chủ sở hữu là 5.153tỷ VNĐ, số cán bộ công nhân viên là 129 người ). Vì vậy mô hình trực tuyến chức năng là loại hình cơ cấu phù hợp nhất đối với Công ty . - Việc áp dụng mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng sẽ dẫn đến những ưu điểm và hạn chế như đã phân tích ở phần trước . - Nhìn chung, cơ cấu bộ máy của Công ty đã đáp ứng được những yêu cầu của kinh doanh, tuy nhiên khi phân tích các phòng ban chức năng và nhiệm vụ cửa nó thì ta thấy cơ cấu này chưa thực sự tối ưu mà cần phải hoàn thiện . * Những nhược điểm của cơ cấu này là : + Một số phòng ban quá tổng hợp các chức năng như phòng kế toán - kế hoạch : ta thấy phòng này có 3 bộ phận cơ bản đó là kế toán - thống kê - kế hoạch và nhiệm vụ của bộ phận kế hoạch là quá tổng hợp và không chi tiết điều đó ảnh hưởng xấu đến khả năng lập và quản lý các kế hoạch và tác động đến kết quả kinh doanh của Công ty. + Việc sát nhập hai Công ty là Công ty tạp phẩm và Công ty bảo hộ lao động của Bộ Thương Mại là sáng suốt . Tuy nhiên trong cơ cấu của Công ty hai bbọ phận này hoạt động tương đối biệt lập và từ đó tồn tại đồng thời phòng nghiệp vụ thị trường và hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng và nhiệm vụ tương tự nhau và vì vậy chưa đạt được tính tối ưu của bộ máy, bộ máy chưa hoàn toàn tinh giảm. Trên thực tế, hàng bảo hộ lao động như giày vải, quần áo,, thiết bị bảo hộ lao động, vải... cũng có tính chất (xét về thương mại ) không khác nhiều với hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình như bóng đèn phích nước, giấy, rượu, điện tử, điện lạnh, nguyên vật liệu ... Và do đó tách biệt thành hai bộ phận trong cơ cấu là một điểm chưa hoàn toàn hợp lý Thêm vào đó, việc tồn tại hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng gần giống nhau và càng làm cho bộ máy thêm cồng kềnh mà hiệu quả của việc tồn tại đồng thời hai phòng đó chắc chắn là không cao . Từ những phân tích trên cho thấy Công ty cần có biện pháp để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu bộ máy cửa mình . 2. Cán bộ của Công ty và công tác cán bộ. 2.1. Cán bộ của Công ty. a. Số lượng cán bộ . * Năm 2000, tổng số cán bộ công nhân vên của toàn Công ty là 129 người . Theo định nghĩa 2 về cán bộ quản lý ( Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay uỷ quyền ) ta có thể rút ra số cán bộ của Công ty là 25người bao gồm: + 1 giám đốc và 2 phó giám đốc . + 1 trưởng phòng tổ chức hành chính + 2 phó phòng TC- HC + 1 kế toán trưởng + 2 phó phòng kế toán + 1 trưởng phòng nghiệp vụ thị trường + 2 phó phòng . + 2 trưởng phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động + 2 phó phòng. + 3 cửa hàng trưởng + 3 cửa hàng phó + 1 trạm trưởng + 2 trạm phó Theo định nghĩa 1 (cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác) thì số lượng cán bộ quản lý được cộng thêm các chuyên viên các cán bộ công nhân viên khác làm việc ở các phòng ban. Khi đó tổng số cán bộ quản lý của Công ty là 63 người. Bộ phận còn lại là lao động trực tiếp như nhân viên bán hàng, lái, bảo vệ, vệ sinh ... Trong các báo cáo đánh giá thực trạng lao động tại Công ty như sau : - Cán bộ quản lý : là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty như giám đốc phó giám đốc, kế toán, các chuyên viên, các bộ nghiệp vụ thị trường trưởng phó các phòng ban đơn vị . - Nhân viên quản lý hành chính : Là những người làm công tác quản lý hành chính thi đua, khen thưởng, văn thư, đánh máy ... - Nhân viên khác : Là những người lao động trực tiếp của Công ty Số lượng lao động trong 3 năm: 1998, 1999, 2000như sau: Loại lao động Năm 1998 Năm 1999 Năm2000 I - Cán bộ quản lý. II - Nhân viên quản lý hành chính III - Nhân viên khác . Tổng số 47 13 75 135 51 10 72 133 56 9 66 129 Năm 1998 Công ty đã quyết định tách nghiệp vụ bảo hộ lao động thành hai phòng để phân chia công việc chuyên môn hoá cho từng phòng sự tách phòng này vào cuối năm 1998 nên trong báo cáo đánh giá thực trạng lao động của Công ty năm 1999 ta thấy số lao động quản lý đã tăng lên 1 người. Đồng thời cũng trong năm 1999 Công ty đã chuyển 2 người thuộc bộ phận nhân viên quản lý hành chính sang phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động II làm chức năng cửa cán bộ nghiệp vụ thị trường. Sang năm 2000 Công ty tiếp tục bố trí thêm 4 cán bộ vào hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động vì vậy số lượng lao động quản lý đã tăng lên. Troang giai đoạn 1998 - 2000 Công ty đã giải quyết cho nghỉ hưu 9 lao động theo đúng chế độ, chuyển 4 nhân viên quản lý hành chính sang bộ phận kinh doanh tại hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động. Đồng thời tuyển dụng thêm 3 lao động vào năm 2000. Từ biểu trên ta có tỷ lệ giữa lao động quản lý ( gián tiếp ) so với tổng số lao động toàn Công ty như sau - Năm 1998: 60/135.100 = 44,44%. - Năm 1999: 61/129.100 = 45,85%. - Năm 200065/129.100 = 50,39%. Tỷ lệ cán bộ quản lý tăng lên là do sự tách phòng ban năm 1998 đòi hỏi phải bố trí thêm 1 số lao động quản lý . b. Chất lượng đội ngũ cán bộ của Công ty . Ta thấy, để đánh giá chất lượng của cán bộ quản lý thì chỉ tiêu đánh giá có thể là mức dộ hiệu quả mà cán bộ đó hoạt động . Tuy nhiên để xác định được hiệu quả công việc của mỗi cán bộ là rất khó khăn Vì vậy để đánh giá chất lượng công nhân ta thường căn cứ vào các chỉ tiêu cơ bản như trình độ, tuổi đời và sự làm việc đúng chuyên môn hay hay không của cán bộ đó . Nhìn một cách tổng thể, toàn Công ty có 129 cán bộ công nhân viên trong đó không có cán bộ nào có trình độ trên đại học số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học là 51 người chiếm 51/129.100 = 39,53%.Trong đó có 35 người là nữ. Các cán bộ chủ chốt như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó các phòng ban, đơn vị là 25 người và đều có trình độ đại học. * Chất lượng lao động của Công ty có thể được biểu diễn theo biểu sau: STT Phòng ban Số lượng Trình độ Tuổi trung bình Chuyên môn ĐH TH CS >50 40-50 <40 Đúng Sai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ban giám đốc Tổ chức hành chính Kế toán - kế hoạch Nghiệp vụ thị trường Nghiệp vụ BHLĐ I Nghiệp vụ BHLĐ II Cửa hàng BHLĐ Cửa hàng bách hoá I Cửa hàng bách hoá II Trạm bách hoá HN 3 17 16 19 13 11 15 8 13 14 3 6 15 7 6 4 2 3 2 3 - 7 1 12 6 7 10 4 9 6 - 1 - - 1 - 3 1 2 5 - 1 1 3 1 1 5 1 3 2 3 10 12 12 10 7 6 4 5 9 - 6 3 4 2 3 4 3 5 3 3 15 14 16 9 10 15 8 12 13 - 2 2 3 4 1 - - 1 1 Nguồn : Đánh giá chất lượng lao động năm 2000 cửa Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. Từ biểu trên ta thấy trình độ của đội ngũ nhân lực của Công ty vào laọi trung bình. Số người làm việc trái ngành còn cao 14 người chiếm 14/129.100 = 10.85% . Tuổi trung bình của Công ty là 45 tuổi. Đây là một độ tuổi tương đối cao và ta có thể thấy đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty có bề dày kinh nghiệm, Tuy nhiên khả năng thích ứng với cơ chế thị trường chưa cao. Công ty còn thiếu cán bộ chuyên sâu về xuất nhập khẩu. 2.2. Số lượng và chất lượng cán bộ quản lý của Công ty ở mỗi phòng ban . Số lượng và chất lượng cán bộ quản lý của Công ty ở mỗi phòng ban được phản ánh ở các biếu và phân tích sau.: a- Ban giám đốc . STT Chức vụ Trình độ Tuổi trung bình Ngành nghề đào tạo 1 2 3 Giám đốc Phó giám đốc I Phó giám đốc II Đại học Đại học Đại học 43 45 43 QTKD QTKD QTKD Ban giám đốc có 3 người đều có trình độ đại học và ở độ tuổi phù hợp, 100 % làm việc đúng chuyên môn. Do vậy ta thấy số lượng và chất lượng cán bộ ở ban giám đốc là phù hợp. b. Phòng tổ chức hành chính. STT Chức vụ Trình độ Tuổi trung bình Ngành nghề đào tạo 1 2 3 4 5 6 Trưởng phòng Phó phòng 2 chuyên viên. Văn thư. Lễ tân + Phục vụ. Tổ trưởng tổ bảo vệ. Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Trung học 40 50 48 47 25 31 QTKD KTLĐ KTLĐ QTKD QTKD - Nhân xét : Số lao động quản lý trong phòng là 7 người chiếm 7/17.100 = 41,17%. Tuổi trung bình số lao động quản lý của phòng là 41 tuổi . Số người có trình độ đại học là 6 người chiếm 6/17.100 = 30,94%. Ta thấy rằng phòng tổ chức hành chính có ssó lượng và chất lượng chưa thật phù hợp với chức năng và nhiệm vụ. Phòng thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ nhưng ở mức độ chưa sâu . Số người có trình độ đại học còn ít. Có 2 cán bộ làm trái ngành đào tạo đó là cán bộ làm công tác văn thư và lễ tân phục vụ. e. Phòng kế toán - kế hoạch. STT Chức vụ Trình độ Tuổi trung bình Ngành nghề đào tạo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trưởng phòng 2 Phó phòng 2 kế toán vốn tiền Kế toán công nợ Kế toán hàng tồn 4 kế toán các cửa hàng kế toán TSCĐ Thống kê 2 kế toán Thủ quỷ Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học 3 ĐH .1TC Đại học Đại học Đại học Đại học 48 43 45 28 47 35 48 49 50 52 Kế toán Kế toán Kế toán QTKD Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán,QTKD Kế toán Nhận xét : Phòng kế toán kế hoach có số lượng lao động quản lý là 16 người được phân chia thực hiện các chức năng được giao. Số người có trình độ đại học là 15 người, một người có trình độ trung cấp . Số người làm trái ngành đào tạo là 2 người chiếm 2/16.100 = 12,5%. Tuổi bình quân cán bộ trong phòng là 43 tuổi. Ta thấy rằng số lượng và trình độ cán bộ của phòng kế toán - kế hoạch là tương đối hợp lý. Tuy nhiên có hai người làm trái ngành đào tạo vì vậy cần có sự thay đỗi hoặc đào tạo thêm. d. Phòng nghiệp vụ thị trường . STT Chức vụ Trình độ Tuổi trung bình Ngành nghề đào tạo 1 2 3 Trưởng phòng Hai phó phòng 8 cán bộ nghiệp vụ Đại học Đại học 5 đại học, 3 TH 53 48 47 QTKD QTKD Nhận xét: Số lượng cán bộ của phòng nghiệp vụ thị trường là 11 người chiếm 11/19.100 = 57,89%. Số lao động của phòng là 8 người làm việc trực tiếp như quản lý tài liệu, giấy tờ, nhân viên tiếp thị, quảng cáo. Số nhân viên làm trực tiếp này thường có số lượng không ổn định. Số cán bộ có trình độ đại học là 7 người, cán bộ nghiwpj vụ có 3 người có trình độ đại học. Các cán bộ nghiệp vụ thị trường có các ngành nghề khác nhau từ các trường đại học thuộc các khối kinh tế và kỹ thuật. Trong số các cán bộ quản lý trên có 3 người làm trái ngành đào tạo chiếm 3/11.100 = 27,27%. Do tính chất công việc của phòng nghiệp vụ thị trường khác so với các phòng tổ chức và kế toán kế hoạch nên số lượng và nhân viên có thể có nhiều biến động hơn. Ta thấy phòng còn thiếu một số cán bộ có trình độ chuyên sâu về markatinh và xuất nhập khẩu. e. Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động I.II. STT Chức vụ Trình độ Tuổi trung bình Ngành nghề đào tạo 1 2 3 2trưởng phòng 2 phó phòng 13 cán bộ nghiệp vụ Đại học Đại học 6 đại học, 7 TH 49 47 45 QTKD QTKD 2 phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động có tính chất công việc tương tự phong nghiệp vụ thị trường ( chỉ khác mặt hàng kinh doanh ). Do vậy tính chất lao động ở hai phòng này cũng tương tự phòng nghiệp vụ thị trường nêu trên. Hai phòng này có 17 cán bộ quản lý chiếm 17/24.100 = 70,83% . Số cán bộ có trình độ đại học là 10 người chiếm 10/24.100 = 41,66%. Các cán bộ nghiệp vụ có các ngành nghề đào tạo khác nhau. Trong đó có năm cán bộ làm trái ngành đào tạo chiếm 5/17.100 = 29,41%. Phòng còn thiếu cán bộ về marketing và xuất nhập khẩu. f. Các cửa hàng trạm. Công ty có 3 cửa hàng và 1 trạm. Mỗi cửa hàng có một cửa hàng trưởng nà một cửa hàng phụ. Trạm bách hoá hà nội có 1 trạm trưởng và 2 trạm phó. Các cửa hàng trưởng, cửa hàng phó, trạm trưởng, trạm phó đều có trình độ đại học và làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo. đội ngũ lao động ở các cửa hàng, trạm bao gồm các cán bộ quản lý nêu trên và một đội nhũ bán hàng. Cán bộ quản lý chiếm 9/50.100 = 18%.Tuổi trung bình của cán bộ quản lý các cửa hàng là 49 tuổi. Đây là một độ tuổi cao vì vậy có thể thấy đội ngũ cán bộ này đã có bề dày kinh nghiệm. Tuy nhiên một số người đã sắp đến tuổi nghỉ hưuvà vì vậy trong tương lai cần phải thay thế bởi các cán bộ trẻ, Được đào về bán hàng. 2.2 Công tác cán bộ. - Tuyển chọn và định biên cán bộ . Quán triệt đường lối, phương hướng nhiệm vụ của Công ty cho giai đoạn tới, nhận thức được tình hình cán bộ hiện tại của Công ty, hiện nay, Công ty đang chú trọng vào công tác cán bộ. Trước hết Công ty đã xây dựng được qui hoạch cán bộ chủ chốt đến 2005. Trong đó xác định rõ yêu cầu đối với cán bộ chủ chốt, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người. Công ty cũng đã xây dựng một qui chế tuyển dụng và định biên lao động nhằm tuyển dụng những lao động, cán bộ trẻ, mới ra trường, có trình độ đại học để tạo nguồn dự trữ nhằm bổ sung cho đội ngũ cán bộ trong giai đoạn tới sẽ về hưu. Năm 200, Công ty đã tuyển dụng thêm 3 lao động mới. Công ty thực hiện đầy đủ những cam kết đã ký trong thoả ước lao động tập thểvà trong hợp đồng lao động . - Về tình hình sử dụng cán bộ. Trong bộ máy hiện đại của Công ty, việc bố trí những cán bộ chủ chốt vào các phòng ban ( Như trong biểu của phần trên) là tương đối hợp lý, đúng người đúng việc. tuy nhiên việc định mức lao động quản lý thì với bất kỳ một doanh nghiệp nào đều là vấn đề khó khăn vì nó thường không được biểu thị bằng các chỉ tiêu đo lường được. Định mức lao động quản lý hiện nay tại Công ty mới chỉ được thực hiện theo kinh nghiệm. - Tình hình thuyên chuyển cán bộ và đề bạt cán bộ . Năm 1998, với tinh thần đổi mới, công tác tổ chức cán bộ của Công ty đã từng bước biến chuyển cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ . + Trong năm nay, cùng với việc tách phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động thành 2 phòng, Công ty đã sắp xếp, phân công lại lao động giữa các đơn vị thuộc nngành hàng bảo hộ lao động. + Triển khai soát xét lại việc bố trí, phân công lao động ở bộ phận bảo vệ, hành chính, kế toán để giao nhiệm vụ phù hợp cho từng người + Năm 1998, Công ty đã đã đề bạt được hai đồng chí phó giám đốc, hai phó phòng và giao nhiệm vụ quyền trưởng pồng cho 2 đồng chí. + Năm 1999 Công ty chú trọng ổn định việc làm cho từng người lao động, Sắp xếp nhằm tăng cường khâu trực tiếp kinh doanh. Công ty đã đề nghị Bộ Thương Mại đề bạt giám đốc Công ty đồng thời đề bạt 2 trưởng phòng, một phó phòng nghiệp vụ tạp phẩm . - Công tác trả công cho cán bộ. Hiện nay, Công ty thực hiện việc trả lương cho cán bộ theo tình hình thức kết hợp giữa hai hình thức thời gian có thưởng và trả lương theo kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Qui chế khoán đã đựợc thông qua toàn thể cán bộ công nhân viên. Qui chế này tức là tiền lương của cán bộ công nhân viên phụ thuộc vào kết quả sản xuất lao động của từng đơn vị. Đối với cán bộ quản lý, ngoài tiền lương do kết quả kinh doanh mang lại còn được thưởng thêm tiền lương trách nhiệm quản lý . Tiền thưởng của Công ty được phân chia theo đúng qui chế tiền thưởng đã được cán bộ công nhân viên toàn Công ty thống nhất. Năm 1999, Công ty đã nâng bậc lương cho 62 đồng chí theo chế độ. Năm 2000, thông qua đánh giá nhận xét cán bộ hàng năm, Công ty đã xét nâng bậc lương theo đúng qui định, đảm bảo kịp thời cho 62 đồng chí - Công tác đào tạo, phát triển cán bộ . Về vấn dề đào tạo, phát triển cán bộ, Công ty đã nhận thức rõ " cán bộ là cái gốc của mọi công việc, công việc thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém".Một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác cán bộ là tạo được nguồn cán bộ. Vì vậy Công ty luôn chú trọng phát triển cán bộ cả về chiều rộng và chiều sâu. Đặc biệt là các cán bộ lãnh đạo điều hành Công ty.Trong những năm qua, Công ty đã rất chú trọng việc bồi dưỡng đào tạo nguồn cán bộ kế cận theo hình thức khuyến khích cán bộ tự mình nêu cao trình độ theo con đường học tại chức tại các trường đại học về QTKD và quản lý kinh tế. Công ty xét nâng lương cho những cán bộ tự nâng cao trình độ của mình. - Nhận xét về cán bộ của Công ty và công tác cán bộ. Qua thực trạng về cán bộ và công tác cán bộ của Công ty đã trình bày ở trên ta có thể rút ra một số nhận xét sau: + Tuổi trung bình của đội ngũ cán bộ khá cao ( 45tuổi) Nên ta có thể thấy rằng đây là một đội ngũ có nhiều kinh nghiệm kinh doanh trong điều kiện của Việt Nam. Các cán bộ lao động đều có trình độ đại học do vậy họ đã đáp ứng được phần nào yêu cầu của công việc, chiến lược kinh doanh của Công ty . + Việc bố trí các phòng ban, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban là khá rõ ràng, từ đó cho thấy đội ngũ cán bộ có năng lực ttỏ chức tương đối cao. + Do tuổi đời khá cao và xuất phát từ cơ chế bao cấp nên khả năng thích ứng nhanh với những biến động của môi trương kinh doanh là không cao và trong tương lai sẽ cần phải có những người mới để thay thế. + Hiện nay Công ty đang chú trọng vào việc làm mạnh công tác xuất nhập khẩu tuy nhiên chưa có cán bộ có trình độ chuyên sâu vào lĩnh vực này. + Về công tác cán bộ, Công ty đã chú trọng công tác này và đã xây dựng được qui hoạch cán bộ dến năm 2005, qui chế tuyển dụng cán bộ. Tuy nhiên công tác sử dụng cán bộ còn có điều cần lưu ý đó là số cán bộ công nhân viên làm trái ngành đào tạo còn khá cao. + Việc trả lương, thưởng cho cán bộ theo cơ chế khoán đã tác động tích cực đến cán bộ, làm tăng tính năng động của họ trong cơ chế thị trường và khuyến khích cán bộ tự giác học tập, nâng cao trình độ cho chính mình. + Tỷ lệ giữa cán bộ quản lý và lao động trực tiếp còn khá cao. Vì vậy Công ty cần tinh giảm hơn nữa bộ máy quản lý bằng cách tiếp tục thuyên chuyển cán bộ ở các bộ phận quản lý ( Xét thấy kém hiệu quả ) sang bộ phận kinh doanh trực tiếp nhuư đã thực hiện trong những năm qua. 4. Cơ chế hoạt động của bộ máy . Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động áp dụng cơ chế quản lý chung của các doanh nghiệp nhà nước đó là cơ chế " Đảng lãnh đao, nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ". Hiện nay, doanh nghiệp hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng bộ Công ty bao gồm 45 đảng viên. Công ty còn hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ Thương Mại, hàng năm, Bộ Thương Mại giao chỉ tiêu, nhiệm vụ xuống Công ty và hàng năm, Công ty báo cáo với Bộ Thương Mại về tình hình, kết quả thực hiện các chỉ tiêu của bô giao . Các nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ của bộ máy quản lý của Công ty được cụ thể hoá trong qui chế hoạt động kinh doanh của Công ty ban hành ngày 5/8/1995 như sau: a. Về tổ chức lao động . Qui chế hoạt động của Công ty qui định rõ các cán bộ, phòng ban như đã phân tích ở phần trước, các qui định đối với cán bộ công nhân viên toàn Công ty qui định lịch và nội dung làm việc của Công ty như sau: * Ban giám đốc hàng tháng hội ý 2 lần với nội dung là kiểm điểm việc thực hiện chủ trương chính sách, chế độ, pháp luật của nhà nước, quản lý của Công ty, thực hiện các chế độ đối với người lao động, phổ biến các chính sách, chế độ mới. Kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch và chỉ tiêu lợi nhuận trong tháng. Kế toán trưởng cung cấp số liệu hàng tháng. Thông qua phương án tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý liên doanh liên kết, đầu tư xây dựng mới do các phó giám đốc và trưởng các đơn vị đề xuất bằng văn bản. Bổ sung, sửa đổi một số vấn đề trong chương trình công tác năm qui chế qui định uỷ quyền của giám đốc trong quá trình thực hiện có vướng mắc hoạc chưa chặt chẽ trong công tác quản lý kinh doanh sản xuất . Tìm biện pháp tối đa đảm bảo cơ quan an toàn, phòng chống cháy nổ, trộm cắp, lũ lụt, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp ... * Hàng tuần giao ban theo ngành hàng, bao gồm các thành phần tham dự là giám đốc, bí thư đảng uỷ, phó giám đốc, chủ tịch công đoàn Công ty, kế toán trưởng Công ty, trưởng phó các đơn vị trực thuộc, bí thư chi bộ, thư ký công đoàn bộ phận. - Nội dung của họp giao ban : + Theo nội dung hội ý của ban giám đốc nhưng phạm vi hẹp hơn mức độ thấp hơn nhưng đi sâu, đi sát hơn với tình hình của mỗi đơn vị . * Hàng quí, ban giám đốc sẽ triệu tập trưởng, phó phòng các đơn vị, có mời bí thư đảng uỷ, chủ tịch công đoàn cùng dự để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sản xuất và triển khai nhiệm vụ quí tiếp theo. * Sáu tháng Công ty tổ chức sơ kết gồm cac thành phần là : Ban giám đốc, ban chấp hành đảng uỷ, ban chấp hành công đoàn, trưởng và phó phòng các đơn vị trực thuộc Công ty, bí thư các chi bộ, ban chấp hành công đoàn các bộ phận . * Hàng năm, Công ty tổng kết báo cao kêt quả hoạt động kinh doanh, sản xuất và các mặt trong công tác của Công ty, đồng thời thông qua nhiệm vụ kế hoạch năm sau đối với toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong toàn Công ty. b. Chế độ quản lý vốn, tài sản. - Đối với các đơn vị kinh doanh, khi có nhu cầu sử dụng vốn, đơn vị phải có các giấy tờ sau: Giấy xin tạm ứng tiền ( kí tên, đóng dấu ), hợp đồng, báo giá phương án kinh doanh, sản xuất ( được phó giám đốc phụ trách đơn vị ký duyệt) hoá đơn nhập kho. Tìm ra khỏi quỹ Công ty, sau 2 ngày phái có hàng hoá vật tư nhập kho. Từ ngày thứ 3 trở đi nếu kế hoạchông có hàng nhập kho phải báo cáo rõ lý do với Công ty và chịu lãi suất bằng 150% Lãi suất ngân hàng cùng thời điểm. - Các đơn vị kinh doanh, sản xuất khi sử dụng vốn phải bù đắp được chi phí và có lợi nhuận. - Mọi chi phí của đơn vị, đơn vị phải đảm bảo tính hợp lý và phải thể hiện bằng các chứng từ hợp pháp. Tổng chi phí của đơn vị đều nằm trong lãi gộp của đơn vị, lãi gộp không đủ không được chi vượt. c. Chế độ hạch toán kế toán. - Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị trực thuộc Công ty đều thực hiện chế độ hạch toán báo sổ, có kế toán phụ trách giúp đơn vị thực hiện tốt chế độ kế toán theo quyết định của nhà nước và của Công ty. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phat sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, các chứng từ phải được lưu trữ và bảo quản đúng theo qui định của nhà nước. Mọi vi phạm về nguyên tắc tài chính, kế toán thống kê, đồng chí kế toán trưởng và đồng chí được giao nhiệm vụ phụ trách kế toán ở đơn vị có liên quan phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước cơ quan tài chính và cơ quan pháp luật. d. Về kinh doanh sản xuất . - Các đơn vị sản xuất kinh doanh được vay vốn kinh doanh tương ứng với nhiệm vụ và kế hoạch Công ty giao, có trách nhiệm quản lý, sử dụng vốn đúng qui định của nhà nước và Công ty - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ giao khoán của Công ty chấp hành nghiêm các chính sách và pháp luật của nhà nước, những qui định của Công ty về quản lý kinh doanh, quản lý tài sản mà Công ty giao cho đơn vị sử dụng. - Không được kinh doanh hàng giả, hàng trôbs lậu thuế, hàng kém phẩm chất . - tuyệt đối không được cho vay, cho mượn thế chấp tài sản, tiền vốn Công ty giao cho đơn vịo quản lý và sử dụng. e. Chế độ kí kết và thực hiện hợp đồng kinh tế . - Giám đốc uỷ quyền cho trưởng các đơn vị trực tiếp kinh doanh sản xuất được kí các hợp đồng kinh tế đúng pháp chế qui định có giá trị dưới 100 triệu đồng Việt Nam. Các hợp đồng liên doanh lien kết, xuất nhập khẩu và những hợp đồng có giá trị từ 100 triệu đồng việt Nam trở lên thì trưởng đơn vị phái có phương án mới đươch giám đốc đồng ý phê duyệt bằng văn bản mới được ký kết. - Hợp đồng kinh tế sau khi ký xong đơn vị phải gửi về phòng kế toán 1 bản để theo dõi việc thực hiện. - Hợp đồng kinh tế sau khi thực hiện xong đợn vị phải tiến hành thanh lý ngay. f. Chế độ tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp. Công ty thực hiện chế độ tiền lương , thưởng, phụ cấp theo kết quả kinh doanh của từng đơn vị của toàn Công ty theo qui chế khoán đã được thông qua toàn thể công nhân viên chức và chế độ phụ cấp, bảo hiểm xã hội, BHYT theo đúng qui định của bộ luật lao động và các văn bản chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền. g. Nhận xét. Từ những qui định về qui chế tổ chức và kinh doanh của Công ty ta có thể rút ra một số nhận xét và cơ chế hoạt động của bộ máy như sau - Về nguyên tắc hoạt động : + Công ty đã đề ra được những nguyên tắc hoạt động cho toàn bộ bộ máy của Công ty một cách chặt chẽ, khoa học, đúng pháp luật + Từ các qui định chi tiết về nguyên tắc hoạt động ở trên ta thấy rõ Công ty đã thực hiện tốt các nguyên tắc hoạt động cơ bản đó là nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội, nguyên tắc tập trung dân chủ thể hiện ở những qui định về chế độ, nội dung làm việc của ban giám đốc, lịch và nội dung làm việc của Công ty, các qui định về họp giao ban, đại hội công nhân viên chức ... + Công ty tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc tiết kiệm thể hiện ở những qui định chặt chẽ về công tác quả lý vốn, tài sản, chế độ kí kết hợp đồng kinh tế + Công ty tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc kết hợp hài hoà cái lợi ích thể hiện ở qui chế về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp - Về các mối quan hệ : + Ta thấy các mối quan hệ theo chiều dọc đó là giữa ban giám đốc và các đơn vị là rất chặt chẽ + Tuy nhiên ta thấy rằng các mối quan hệ theo chiều ngang ( giữa các đơn vị ) là tương đối lỏng lẻo và ít có qui định chính thức Chương III. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động . I. Một số phương hướng hoàn thiện bppj máy quản lý của Công ty tạp phẩm va bảo hộ lao động. Các căn cứ vào mục tiêu của Công ty cho giai đoạn 2001 - 2005. Căn cứ vào tình hình thực trạng vè những thành tựu, tồn tại của Công ty về tình hình kinh doanh, bộ máy quản lý. Căn cứ vào những phương hướng cơ bản của Công ty về phát triển Công ty cho giai đoạn tới đó là : + Mở rộng mạng lưới tiêt thụ trong cả nước, thiết lập một hệ thống kênh phân phối ở tất cả các tỉnh, thành trong cả nước. + Chú trọng làm mạnh công tác xuất nhập khẩu, tìm kiếm thị trường nước ngoài . + Kiên trì tiếp cận các nhà máy, hầm mỏ, khu công nghiệp các ngành sản xuất lứon để nắm nhu cầu, cung ứng kịp thời các mặt hàng bảo hộ lao động. + phát triển hình thức tham gia đấu thầu giành quyền cung cấp quyền bảo hộ lao động cho nhiều ngành nghề có nhu cầu cung cấp hàng bảo hộ lao động cho nhiều ngành nghề có nhu cầu lớn như điện, xi măng, xây dựng, các ngành khai thác... Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động đã nghiên cứu và đề ra các phương hướng nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty như sau: 1. Về cơ cấu bộ máy. + Hiện tại Công ty tiếp tục duy trì, ổn định các phòng ban chức năng. Tuy nhiên Công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa việc tổ chưca các phòng ban chức năng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện mục tiêu và phương hướng kinh doanh cho giai đoạn tới. 2. Về công tác cán bộ. Công ty luôn nhận thức rõ vai trò quyết định của đội ngũ cán bộ, vì vậy Công ty luôn chú trọng công tác này và đã có các phương hướng về công tác cán bộ như sau. + Xây dựng và hoàn thiện qui hoạch cán bộ chủ chốt đến năm 2005. + Trẻ hoá đội ngũ cán bộ của Công ty. + Xây dựng và hoàn thiện qui chế tuyển dụng lao động trong đó xác định rõ tiêu chuẩn đối với cán bộ được tuyển dụng. + Tiếp tục triển khai soát xết lại việc bố trí phân công lao động ở bộ phận hành chính, kế toán. Tăng cường cán bộ ở khâu trực tiếp kinh doanh. + Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ chu cán bộ trong đó đặc biệt chú trọng đến nghiệp vụ xuất - nhập khẩu. + Khuyến khích các cán bộ tự học tập để nâng cao trình độ quản lý. + Tiếp tục duy trì chế độ trả lương theo qui chế khoán đã được toàn thể công nhân vên chức thông qua. 3. Về cơ chế hoạt động Tiếp tục duy trì những qui định, nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận theo qui chế tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty đã ban hành ngày 5/8/1995. II. Một số kiến nghị về giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. Để có thể tồn tại đứng vững và phát triển được trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp không chỉ cần phải có một mục tiêu phương hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn mà còn phải có một bộ máy quản lý có hiệu lực cao để thực hiện các phương hướng chiến lước một cách hiệu quả nhất. Một bộ máy quản lý có hiệu lực cao phải là bộ máy có cơ cấu tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ nhất mà vẫn thực hiện được các mục tiêu chiến lược một cách nhanh nhất và chiến lược nhất. Điều đó đòi hỏi phải có một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý trong đó xác định các đơn vị bộ phận phòng ban cũng như chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban phù hợp nhất. Một bộ máy quản lý có hiệu lực cao còn phải là một bộ máy có một đội ngũ cán bộ mạnh về mọi mặt, được sắp xếp, bố trí sử dụng một cách hợp lý, đúng người đúng việc và phải toàn tâm toàn ý đối với sự phát triển của tổ chức . Ngoài ra, bộ máy quản lý có hiệu lực cao còn được thể hiện cơ chế hoạt động của nó. Tức là trong đó phải xác định rõ các nguyên tắc hoạt động của nó.Tức là trong đó phải xác định rõ các nguyên tắc hoạt động tức là các qui định bắt buộc đối với mỗi cá nhân trong tổ chức và các mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận sao cho bộ máy có thể phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng, ăn khớp để đật được mục tiêu của tổ chức trong một sự đồng thuận . Qua nghiên cứu lý thuyết cơ bản về bộ máy quản lý cũng như phương hướng cho giai đoạn tới của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động em thấy rằng bộ máy quản lý của Công ty cần được tiếp tục hoàn thiện hơn nữa theo các nội dung sau: * Hoàn thiện cơ cấu bộ máy bao gồm hoàn thiện tổ chức các phòng ban và hoàn thiện bố trí, phân công chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban. * Hoàn thiện công tác cán bộ bao gồn viẹc tuyển chọ và định biên cán bộ; Sử dụng cán bộ, thuyên chuyển cán bộ, trả lương cho cán bộ và công tác đào tạo, phát triển cán bộ. * Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy bao gồm việc hoàn thiện các nguyên tắc hoạt động của bộ máy và mở rộng các mối quan hệ trong bộ máy theo chiều ngang. 1. Các kiến nghị nằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay và trong tương lai, phương hướng chiến lược và do đó cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động cần phải được hoàn thiện theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ nhất sao cho khong có bộ phận nào bị trùng khớp chức năng, nhiệm vụ đồng thời không có nhiệm vụ nào bị thiếu nguời quản lý. Qua nghiên cứu quan điểm, thực trạng Công ty em có kiến nghị như sau: a. Sát nhập 3 phòng nghiệp vụ thị trường,nghiệp vụ bảo hộ lao động I và nghiệp vụ bảo hộ lao động II thành phòng kinh doanh . Ta thấy rằng các mạt hàng bảo hộ lao động như giày, vải, găng tay, quần áo bảo hộ lao động và các mặt hàng mà các đơn vị bảo hộ lao động hiện đang kinh doanh có đặc điểm không khác nhiều so với các mặt hàng mà các đơn vị kinh doanh tạp phẩm và dụng cụ gia đình hiện đang kinh doanh( xét trên khía cạnh thị trường của chúng ) Vì vậy việc sát nhập 3 phòng này là hợp lý nhằm đảm bảo yêu cầu tinh giản bộ máy mà vẫn có thể thực hiện được công việc một cách có hiệu quả . b. Sát nhập hai cửa hàng bách hoá số I và số II cát linh thành cửa hàng bách hoá Cát Linh: Cửa hàng bách hoá số I và số II nằm cạnh nhau tại số 11 Cát Linh. Qui mô của 2 cửa hàng này không quá lớn . Các mặt hàng bày bán trong cửa hàng là các mặt hàng bách hoá tạp phẩm, dụng cụ gia đình ... Vì vậy hai cửa hàng này kinh doanh giống nhau do vậy ta có thể sát nhập chúng lại. Việc sát nhập hai cửa hàng này sẽ giảm được chi phí quản lý tinh giản được bộ máy, đầu mối quản lý mà hiệu quả kinh doanh vẫn không giảm thậm chí tăng bởi vì khi sát nhập lại thì qui mô của cửa hàng mới không quá lớn, khi đó nếu Công ty bố trí được cửa hàng trưởng và cửa hàng phó có năng lực cao thì chắc chắn sẽ tăng hiệu quả kinh doanh. c. Những công việc cần thực hiện khi quyết định sát nhập. Đi sâu vào phân tích ta thấy rằng việc sát nhập các đơn vị của Công ty là một việc làm vô cùng phức tạp thể hiện ở hai tình huống cơ bản sau đây: - Khi sát nhập các đơn vị, Công ty phải sắp xếp bố trí lại nhân sự, phá vỡ sự ổn định hiện tại về tình hình nhân sự của Công ty. - Khi quyết định sát nhập thì ban lãnh đạo Công ty sẽ nhận được sự phản ứng của các cán bộ của các đơn vị sát nhập và từ đó tạo ra sự căng thẳng trong tổ chức và có thể dẫn tới sự mất đoàn kết trong tổ chức và ảnh hưởng xấu tới quá trình kinh doanh của Công ty. Tuy có những khó khăn như vậy nhưng vì lợi ích lâu dài cho sự phát triển của Công ty, Công ty vẫn nên thực hiện việc sát nhập và ban lãnh đạo Công ty cần phải lập kế hoạch sát nhập đồng thời đề ra các chính sách về tình hình nhân sự nhằm bảo vệ các quyền lợi ích chính đáng của các cán bộ công nhân viên nhằm thu nhập các ý kiến phản hồi đồng thời tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm tra kế hoạch sát nhập. d. Hoàn thiện việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ đối với các phòng ban. Cùng với sự sát nhập các phòng ban lại với nhau, Công ty nên hoàn thành việc phân chia quyền hạn nghĩa vụ của các phòng ban. Qua phân tích thực trạng của Công ty em có những kiến nghị sau: Công ty không nên phân biệt rõ ràng bên bảo hộ lao động và bộ phận kinh doanh tạp phẩm nữa. Và vì vậy ban giám đốc sẽ có các chức năng nhiệm vụ sau: + Một giám đốc : Phu trách chung và phụ trách kinh doanh trong nước, thanh tra kiểm soát, tổ chức hành chính . + Phó giám đốc I : Phụ trách công tác kế toán, tài chính, thị trường. + Phó giám đốc II : Phụ trách các cửa hàng trạm. * Phòng tổ chức - hành chính: Thực hiện chức năng nhân sự hành chính, quản trị và bảo vệ, tổ chức lao động, thù lao lao động, tổ chức đời sống twpj thể các hoạt động xã hội. Nhiệm vụ: + Tham mưu cho giám đốc về việc tuyển dụng, sắp xếp bố trí đào tạo, thuyên chuyển, đề bạt cán bộ và lao động toàn Công ty. + Xây dựng qui chế khoán, tiền thưởng, nội qui lao động, tiêu chuẩn nâng bậc lương phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh sản xuất hàng năm hoặc từng thời kỳ của Công ty. + Đảm bảo công tác hành chính phục vụ kinh doanh, sản xuất, tóp khách, lễ tân, vệ sinh, tạp vụ, đánh máy, y tế, phòng chống dịch bệnh cho Công ty . + Bảo mât, phòng giam, giữ gìn công văn giấy tờ, hồ sơ, con dấu nghiêm ngặt theo đúng qui định của nhà nước. + Quản lý cơ sở vật chất cử Công ty + Quản lý việc sử dụng điện, nước, điện thoại, fax... + Bảo vệ an toàn tuyệt đối về an ninh chính trị, trật tự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt. + Thực hiện công tác thi đua khen thưởng . + Phối hợp với phòng kế toán - tài chính và phòng kinh doanh để nghiên cứu đề xuất với giám đốc các biện pháp chỉ đạo trong công tác kinh doanh, sản xuất, quản lý đối với các đơn vị trực thuộc và đề xuất các phương án sử dụng tài sản, kho tàng có hiệu quả. * Phòng kế toán tài chính : Hiện nay, phòng có tên là phòng kế toán - kế hoạch nhưng theo em ta nên đổi tên phòng này thành phòng kế toán - tài chính bởi vì thông thường, mô hình trực tuyến chức năng thường phân chia các phòng ban theo lĩnh vực quản lý như : nhân sự, marketinh tài chính, sản xuất ... Còn kế hoạch là một chức năng theo quá trình quản lý mà mọi phòng ban, mọi nhà quản lý đều phải thực hiện. Cà vì vậy ta không nên trách chức năng kế hoạch và chuyên môn hoá cho một phòng cụ thể nào. - Phòng kế toán tài chính có các chức năng sau: Thực hiện chức năng hạch toán kế toán, quản lý vốn, tài sản, kiểm tra phân tích kêt quả hoạt động kinh doanh của Công ty . - Nhiệm vụ của phòng kế toán - tài chính : + Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện chặt chẽ chế độ, nguyên tắc quản lý kinh tế của nhà nước, toàn bộ vốn tài sản mất cân đối, phát triển kịp thời nhưng sai sót trong qua trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị đảm bảo đày đủ và kịp thời vốn phục vụ nhiệm vụ kinh doanh sản xuất, thực hiện thu hồi công nợ nhanh, đảm bảo mức vốn tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng hợp lý. + Hướng dẫn, theo dõi kiển tra, giám sát và đôn đốc các đơn vị trực thuộc làm tốt công tác kế toán tài chính. Tính toán chính xác hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tàon Công ty và các đơn vị tháng, quí, năm. Thưch hiện chế độ báo cáo quyết toán, thống kê chính xác phục vụ cho yêu cầu điều hành của giám đốc và đúng thời gian qui định của cấp trên . + Phối kết hợp với các phòng ban, đơn vị khác để nghiên cứu đề xuất với ban giám đốc các biện pháp chỉ đạo trong công tác kinh doanh, quản lý vốn, tài sản của Công ty. * Phòng kinh doanh . - Để làm mạnh công tác kinh doanh xuất nhập khẩu trong diều kiện kinh tế hiện nay, phòng kinh doanh nên chia làm 2 bộ phận do 2 phó phòng chỉ đạo là bộ phận kinh doanh đối nội và bộ phận kinh doanh đối ngoại. - Phòng kinh doanh có chức năng đó là thực hiện chức năng marketinh bao gồm : giá, sản phẩm, phân phối, xúc tiến hỗn hợp và tiến hành kinh doanh hàng hoá. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ: + Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xác định danh mục các sản phẩm kinh doanh, các dịch vụ trong mỗi giai đoạn. Xác định nguồn hàng, thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. Thiết lập hệ thống kênh phân phối trên thị trường đã được xác định + Kiểm tra các mặt hàng về khối lượng, chủng loại, tiêu chuẩn chất lượng, mẫu mã, bao bì .. + Xác định giá mua vào và giá bán ra cho mỗi mặt hàng dựa trên phân tích thị trường + Xúc tiến bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, tổ chức tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ ... + Tiến hành kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế theo qui định . + Liên kết với các tổ chức kinh tế để tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. + Nhận làm đại lya cho áchặt chẽ hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty. + Phối kết hựop với các phòng, đơn vị khác để đề xuất các phương án kinh doanh có hiệu quả * Cửa hàng bách hoá Cát Linh, cửa hàng bảo hộ lao động, trạm bách hoá Hà Nội : Ba đơn vị này có chức năng kinh doanh và có các nhiệm vụ là : + Bán buôn, bán lẻ hàng tạp phẩm,bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư nguyên liệu phục vụ cho sản xuất . + Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu... + Làm đại lý cho các hãng về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty + Thu thập thông tin từ khách hàng về hàng hoá phong cách bày hàng, phục vụ, dịch vụ sau bán để có các quyết định hợp lý. + Phối hợp giữa các đơn vị và các phòng ban nhằm đề xuất các phương án kinh doanh hiệu quả . * Từ việc hoàn thiện cơ cấu trên, ta có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm với các phòng ban, đơn vị có các chức năng nhiệm vụ như trình bày ở trên và được thực hiện theo sơ đồ sau. Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán - tài chính Phòng kinh doanh Cửa hàng bách hoá Cat Linh Cửa hàng bảo hộ lao động Trạm bách hoá Hà Nội 2. Các kiến nghi nhằm hoàn thiện công tác cán bộ ở Công ty tạp phẩm va bảo hộ lao động . 2.1 Các kiến nghị về công tác tuyển dụng và định biên cán bộ . - Căn cứ vào phương hướng kinh doanh của Công ty, thực trạng đội ngũ cán bộ và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu em xin kiến nghị về công tác tuyển dụng và định biên cán bộ như sau: * Để thực hiện phương hướng trẻ hoá đội ngũ cán bộ và chú trọgn công tác xuất nhập khẩu, Công ty cần tuyển thêm 1 cán bộ nhằm bố trí vào vị trí phó phòng kinh doanh phụ trách xuất nhập khẩu với tiêu chuẩn là ngoài các tiêu chuẩn chung ra còn phải có trình độ đại học hoặc trên đại học chuyên ngành thương mạiquốc tế đồng thời phải có trình dộ cao về ngoại ngữ và vi tính ưu tiên những người biết nhiều ngoại ngữ đồng thời cần tuyển thêm một sô cán bộ trẻ, có trình độ đại học trở lên nhằm bố trí vào các phòng ban để tạo ra một nguồn dự trữ. ưu tiên tuyển những người tốt nghiệp đại học thuộc các trường khối kinh tế. - Về định biên cán bộ . Căn cứ vào nhiệm vụ mỗi phòng ban về tình hình cán bộ hiện tại của Công ty ta có thể bố trí các cán bộ như sau : * Ban giám đốc : Hiện tại, xét thấy ban giám đốc có số lượng và chất lượng đã phù hợp vì vậy giữ nguyên. * phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính cần bố trí như sau: 1 trưởng phòng có trình độ đại học chuyên ngành QTNL, kinh tế lao động hoặc quản lý kinh tế .một chuyên viên kiêm nhân viên tổ chức lao động tiền lương, trình độ đại học, chuyên ngành kinh tế lao động . Hai phó phòng phụ trách hành chính, trình độ đại học, chuyên ngành kinh tế lao động, quản trị nhân lực hoặc quản lý kinh tế . Một chuyên viên tổ chức trình độ đại học chuyên ngành quản lý kinh tế . * Phòng kinh doanh. Một trưởng phòng, trình độ đại học chuyên ngành QTKD hoặc QLKT hai phó phòng, trình độ đại học trong đó có 1 chuyên ngành QTKD hoặc QLKT 1 chuyên ngành QTKD quốc tế hoặc thương mại quốc tế. * Cửa hàng bách hoá Cát Linh: 1 cửa hàng trưởng có trình độ đại học chuyên ngành kinh tế . 2 cửa hàng phó có trình độ đại học chuyên ngành kinh tế . * phòng kế toán tài chính, cửa hàng BHLĐ, trạm bách hoá Hà Nội giữ nguyên: 2.2. Di chuyển cán bộ Khi thực hiện sát nhập các đơn vị, Công ty cần triển khai, soát xét lại và nghiên cứu kỹ lưỡng tình hình nhân sự của Công ty hơn nữa. Việc sát nhập các đơn vị lại sẽ dẫn đến việc thừa một số cán bộ, nhiệm vụ trước đây ở các bộ phận và giữ các cửa hàngức năng nhiệm vụ tương tự nhau. Vì vậy Công ty cần có kế hoạcửa hàng di chuyển bố trí lại các cán bộ, nhiệm vụ này một cácửa hàng hợp lý theo hướng phân công nhiệm vụ theo đúng ngành nghề đào tạo đồng thời vận động một số cán bộ về hưu trước thời gian qui định và có những chính sách đãi ngộ hợp lý đối với những trường hợp này. Lập kế hoạcửa hàng và tiến hành thực hiện đề bạt một trưởng phòng kinh doanh, 2 phó phòng kinh doanh, một cửa hàng trưởng, hai phó cửa hàng. 2.3. Công tác đào tạo phát triển cán bộ . Để tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đội ngũ cán bộ của Công ty cần phải có trình độ và kiến thức sâu rộng về quản lý, thị trường, sản phẩm ... vì vậy em đưa ra những kiến nghị sau về công tác đào tạo - phát triển cán bộ . - Đối với các cán bộ lao động, chủ chốt đó là ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, đơn vị đã có 1 bằng đại học thì Công ty nên tổ chức cho một số cán bộ học thêm nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và cơ sở lý luận theo hình thức vừa học vừa làm và đào tạo ở các bậc trên đại học hoặc bằng II Một số vị trí cần thiết như trưởng, phó phòng kinh doanh và các cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh Công ty nên lập kế hoạch và cấp kinh phí cho các cán bộ này đi học thêm về marketing, tiếng anh và tin học. Trong đó đặc biệt chú ý đến trình độ tiếng anh của các cán bộ thuộc bộ phận xuất nhập khẩu. - Về đào tạo tin học: Ta thấy rằng tin học ngày nay đã và đang trở thành 1 bộ phận không thể thiếu được đối với những n gười làm việc trí óc, đặc biệt là những công việc kinh doanh, phân tích thị trường, tổ chức quản lý, kế toán ...tuy nhiên, trình độ tin học ở Công ty chưa cao. Máy vi tính chỉ được sử dụng ở phòng kế toán - kế hoạch. Các thông tin vẫn được thu thập. Xử lý, lưu trữ và truyền tải một cách thủ công, hầu như chưa tận dụng được sự phát triển của ngành tin học điều này làm chi phí cho quá trình thông tin cao và kém hiệu quả. Vì vậy Công ty cần phát triển đào tạo tin họccho cán bộ công nhân viên của các phòng ban bằng cách mở một lớp tih học buổi tối tai Công ty đồng thời đề ra các chính sách nhằm khuyến khích cán bộ công nhân viên tham gia lớp đào tạo tin học này. Đối tượng chính cửa lớp đào tạo tin học là những cán bộ còn có khả năng làm việc tai Công ty lâu dài . 3. Kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động . Ta thấy rằng, cơ chế hoạt động của bộ máy cũng là một trong những nhân tố tác động trực tiếp đến hiệu quả của bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý có hoạt động tốt hay không, một phần phụ thuộc váo nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ trong bộ máy. Các nguyên tắc hoạt động thoạt tiên có thể có cảm giác rằng chúng là bất biến, tuy nhiên trên thực tế thì nó cần phải được biến đổi và ngày càng hoàn thiện nhằm phục vụ cho việc tiến hành các hoạt động để đạt mục tiêu một các hiệu quả nhất mà không vi phạm pháp luật cũnh như các thông lệ hiện hành. Các mối quan hệ cũng vậy, trong một bộ máy quản lý thì các mối quan hệ có thể được ví như các bộ phận truyền lực của 1 cái máy cơ học bởi vì chúng làm cho bộ máy hoạt động một cách nhịp nhàng ăn khớp. Tuy nhiên bộ máy quản lý 1 doanh nghiệp thì phức tạp hơn rất nhiều so với 1 cái máy cơ học vì vậy các mối quan hệ trong bộ máy cũng hết sức phức tạp đòi hỏi phải có sự nghiên cứu tỷ mỷ, khoa học và ngày càng hoàn thiện nó mở rộng nó nhằm tạo ra sự hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả của bộ máy. Qua việc nghiên cứu cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý tại Công ty tạp phẩm, em xin có kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Công ty như sau: a. Mở rộng hơn nữa tính dân chủ trong quản lý tại Công ty . nguyên tắc tập trung dân chủ là một trong cac nguyên tắc cơ bản trong quản lý các tổ chức. Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động đã thực hiện nguyên tắc này tương đối tốt thể hiện ở chế độ một thủ trưởng và thực hiện cơ chế khoán trong Công ty cũng như quyết định chặt chẽ về quyền và trách nhiện của mỗi bộ phận, phân hệ, cá nhân. Tuy nhiên, theo em thì trong các qui định về tổ chức và hoạt động của Công ty còn có một số qui định làm hạn chế sự năng động của các đơn vị chẳng hạn qui định " Tuyệt đối không được cho vay, cho mượn, thế chấp tài sản, tiền vốn của Công ty giao cho đơn vị sử dụng ". Trong thực tế vừa qua, một số đơn vị đã thực hiện cho các tổ chức thuê một số kho bãi và đất trống chưa được sử dụng đến. Việc này mang lại lợi ích cho Công ty mà phân tích kỹ ta thấy nó không có hại đối với sự an toàn về tài sản của Công ty. Tuy nhiên nó vi phạm qui định ... Do vậy Công ty cần qui định lại một số điểm nhằm mở rộng hơn nữa tính dân chủ cho cấp dưới, tức là mở rộng quyền hạn, khuôn khổ hoạt động như quyền ký kết các hoạt động kinh tế mới, tự do hơn nữa việc sử dụng tài sản ... Trong điều kiện có các đề xuất hợp lý và chặt chẽ về phương án hoạt động . b. Mở rộng các mối quan hệ theo chiều ngang. Lý thuyết quản lý cho thấy trong quá trình xây dựng nà hoàn thiện cơ cấu, người ta cố gắng mở rộng các mối quan hệ theo chiều ngang. Ta thấy rằng do mô hình cơ cấu và phân tích qui chế hoạt động của Công ty ta thấy cơ cấu của Công ty còn bị hạn chế về các mối quan hệ theo chiều ngang tức là mối quan hệ giữa các khâu, phòng ban đơn vị còn lỏng lẻo. Do vậy em xin kiến nghị Công ty nên có các quyết định cụ thể hơn nữa về lịch và nội dung hoạt động trao đổi thông tin và ý kiến giũa các phòng banvới nhau theo qui chế chính thức nhằm tận dụng một cách triệt để các chuyên gia ở các lĩnh vực. Phần kết luận Để đạt được hiệu quả kinh tế cao trong nền kinh tế thị trường hiện nay và trong tương lai. Mọi doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đều cần phải hoàn thiện mình, trong đó 1 khâu hết sức quan trọng là phải nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý bằng cách nghiên cứu và hoàn thiện nó. Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động cũng không nằm ngoài bối cảnh đó. Là một Công ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại mới thoát khỏi cơ chế bao cấp. Dưới sự chỉ đạo của đảng và nhà nước trong những năm qua Công ty đã luôn chú trọng và nổ lực và hoàn thiện bộ máy quản lý của mình nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tồn tại, đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường cạnh tranh. Tuy nhiên quá trình hoàn thiện để có được một bộ máy quản lý tối ưu là một quá trình lâu dài phải được tiến hành ở một giai đoạn phát triển. Qua việc tích luỹ những kiến thức cơ bản quản lý và tổ chức tại trường và việc tìm hiểu bộ máy quản lý tại Công ty em đã trình bày cơ sở lý luận, thực trạng bộ máy quản lý và một số kiến nghi nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. Do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập chuyên đề này của em có thể còn nhiều thiếu sót và sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến của các thầy cô giáo và các bác trong Công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, Cô giáo tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Huyền và các cô, bác trong Công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo thực tập chuyên đề này Mục lục Trang