Luận văn Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

ông lập báo cáo dự toán nguyên vật liệu hàng kho. Điều này gây khó khăn cho công ty trong việc chuẩn bị kế hoạch mua hàng và chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho việc mua hàng. - Công ty không dự toán nợ phải thu và nợ phải trả nên không dự toán được dòng tiền mặt. Công ty thường bị động trong việc chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho hoạt động kinh doanh. - Các báo cáo dự toán ngân sách chưa đồng bộ và đầy đủ, công ty không lập dự toán vốn và dự toán tiền mặt nên không dự toán bảng cân đối kế toán. Các báo cáo dự toán của công ty chưa đầy đủ, nên nó chưa phát huy tác dụng đối với việc hoạch định, điều hành và kiểm soát hoạt động của công ty. - Công ty chỉ mới tổ chức công tác dự toán ngân sách mà chưa theo dõi dự toán ngân sách để đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo dự toán ngân sách và để điều chỉnh kịp thời những sai lệch giữa dự toán và thực tế. - Khi lập dự toán ngân sách Công ty đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh sắp tới của công ty. Trong quá trình dự toán ngân sách công ty chưa xét tới những nhân tố bên ngoài và bên trong công ty ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách như chính sách tăng lương cơ bản của Nhà nước, sự thay đổi tỷ giá hối đoái, thị hiếu người tiêu dùng, v.v…vì vậy, các báo cáo dự toán không chính xác. Tóm lại: Công ty chưa tạo môi trường dự toán ngân sách tối ưu. Các phòng ban, các xí nghiệp không đồng loạt tham gia vào công việc lập dự toán ngân sách. Ngân sách được ấn định từ trên xuống nên thiếu tính thực tế và không khả thi. Chưa tổ chức mô hình truyền thông tin và phương tiện truyền thông trong việc dự toán ngân sách. 42 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Công ty 32 là đơn vị quân đội làm kinh tế và đang từng bước đổi mới công tác quản lýnhưng ban lãnh đạo công ty chưa qun tâm đúng mức đến công tác dự toán ngân sách. Hằng năm công ty lập dự toán ngân sách nhưng các báo cáo dự toán hiện tại không đầy đủ và đồng bộ. Trong các báo cáo dự toán ngân sách công ty còn thiếu nhiều dự toán quan trọng như dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Thật ra, các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ như những bảng báo cáo chỉ tiêu kế hoạch và ước tính lợi nhuận để báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên là Tổng cục hậu cần. Công ty xây dựng qui trình dự toán gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho cácđơn đặt hàng từ trước. Trong giai đoạn này công ty đã lập các dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí phí sản xuất chung liên quan đến các đơn đặt hàng đã nhận trước và dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn công ty. Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho việc tiêu thụ các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Trong giai đoạn này công ty lập các dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất liên quan đến các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Giai đoạn 3: Tổng hợp số liệu để lập dự toán ngân sách cho toàn doanh nghiệp. Trong gia đoạn này phòng kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ các báo cáo dự toán đã thực hiện ở gia đoạn 1 và 2 để lập các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn công ty. Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách chịu ảnh hưởng của chỉ tiêu tăng lợi nhuận của công ty. Trong quá trình dự toán ngân sách các nhân viên lập dự toán đã cố ý điều chỉnh các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí… sao cho tổng lợi nhuận của công ty tăng 7% so với năm trước. Chính vì vậy, dự toán ngân sác không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doang nghiệp. Công ty cần hoàn thiện lại công tác dự toán ngân sách để dự toán ngân sách cung cấp thông tin thích hợp với thực tế và trở thành công cụ quản lý hữu ích của nhà quản trị. 43 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 32 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Công ty 32 là doanh nghiệp Nhà Nước hoạt động trong lĩnh vực giày da, nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp sản phẩm phục vụ quân đội và các sản phẩm phục vụ an ninh quốc phòng. Công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo, định hướng nghiêm ngặt từ cấp trên nên hoạt động kinh doanh của công ty rất bị động, phong cách quản trị mang nặng tính quân đội và tính cấp phát. Ngày nay, cùng với sự phát triển và hội nhập kinh tế của cả nước nói chung và ngành già da nói riêng đòi hỏi phải đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý nhân sự, tài chính v.v… mà trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách là vô cùng quan trọng. Hiện nay, dự toán ngân sách của công ty chưa phát huy hết vai trò và chức năng của nó. Công ty cần thiết phải xây dựng dự toán ngân sách khoa học và sát với thực tiễn hơn các báo cáo dự toán ngân sách hiện tại. Sự cần thiết phải hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32 thể hiện ở những lý do sau: - Hàng ngày, nhà quản trị công ty phải tốn rất nhiều thời gian để đối phó với các vấn đề xảy ra đột xuất, những vấn đề không lường trước được. Nếu dự toán được tình hình hoạt động và tình hình tài chính thì công ty sẽ chủ động đối đầu với các nguy cơ và thách thức trong thương trường và nhà lãnh đạo công ty có thể đánh giá đúng năng lực thực tế của công ty để ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Từ đó sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty so với các công ty khác trong ngành. - Hiện nay, công ty chưa đánh giá đúng năng lực của từng xí nghiệp, chưa đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thực hiện các mục tiêu chung của công ty. Vì vậy, cần tổ chức công tác dự toán tốt để làm cơ sơ,û thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động và phát hiện mặt tích cực cũng như tiêu cực của từng bộ phận trong công ty. - Do sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế của Nhà Nước. Vai trò của cơ quan quản lý cấp trên không còn ảnh hưởng mạnh mẽ đến tình hình hoạt động và tình hình tài chính của công ty nên các báo cáo dự toán không cần thiết phải mang tính kế hoạch thi đua mà cần báo cáo dự toán phù hợp với thực tế. 44 - Do xu hướng chung của các công ty hiện nay, trong mọi quan hệ mua bán đều dựa vào kế hoạch đã định trước. Công ty cần có dự toán ngân sách mang tính thực tế để thích hợp với yêu cầu của các khách hàng, các nhà cung cấp. Tất cả những lý do kể trên đã tạo sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách của công ty 32. 3.2 Quan điểm và mục tiêu hoàn thiện 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện - Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên sự phân tích các nhân tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty để dự đoán các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí, vốn bằng tiền v.v… Không nghiên cứu sâu vào việc dùng các hàm thống kê phức tạp để dự đoán. Vì nếu dùng các hàm thống kê phức tạp để dự đoán thì các số liệu trong báo cáo dự toán ngân sách sẽ bỏø qua các nhân tố bên ngoài tác động trực tiếp lên số liệu. Trong khi đó hoạt động kinh doanh của công ty chịu nhiều ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngoài như luật pháp, tình hình kinh tế, chính trị, thời tiết, sự cạnh tranh của các công ty trong ngành v.v… - Hoàn thiện dự toán ngân sách dựa trên quan điểm kết hợp của tất cả các phòng ban, từ nhà quản trị cấp cao đến những công nhân viên bình thường trong công ty. Thông tin cho việc lập dự toán ngân sách sẽ được truyền từ nhân viên cấp dưới lên nhà quản trị cấp cáo hơn và sau đó thông tin phản hồi sẽ đi ngược trở lại từ nhà quản trị cấp cao đến nhà quản trị cấp trung gian và đến nhân viên. - Hiện tại công ty có lập dự toán ngân sách, nhưng các báo cáo cự toán ngân sách không phát huy vai trò và tác dụng của nó nên sẽ hoàn thiện báo cáo dự toán ngân sách trên cơ sở kế thừa hệ thống báo cáo dự toán ngân sách cũ, không phủ nhận toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách cũ. Tuy nhiên, công tác dự toán ngân sách chưa được tổ chức tốt tại công ty 32 nên sẽ hoàn thiện lại từ đầu của qui trình dự toán ngân sách, tổ chức lại công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 để các báo cáo dự toán ngân sách thực sự hữu ích cho nhà quản trị. - Hoàn thiện hệ thống các báo cáo dự toán dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích cho việc lập dự toán ngân sách. Lập dự toán ngân sách sao cho ít tốn thời gian, tiền bạc và công sức nhất nhưng mang lại lợi ích cao nhất cho công ty 32. 45 3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện - Nhằm đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý của công ty 32. - Nhằm đảm bảo tất cả các thông tin trên báo cáo dự toán ngân sách là khoahọc, sát với thực tế và phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty 32. - Nhằm đảm bảo huy động mọi nguồn lực và các bộ phận trong công ty tham gia xây dựng dự toán ngân sách. - Nhằm đảm bảo đánh giá đúng trách nhiệm của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận trong việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chung của công ty. 3.3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 3.3.1 Xây dựng nguyên tắc lập dự toán ngân sách Để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách trước hết phải xây dựng những nguyên tắc dự toán ngân sách. Những nguyên tắc đó là: - Công tác dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự toán ngân sách không chỉ là hoạt động hàng năm. Không chỉ tiến hành dự toán ngân sách cho năm kế hoạch vào thời điểm duy nhất là cuối năm hiện tại, mà công tác dự toán ngân sách phải được tổ chức liên tục trong năm, thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế. - Công tác lập dự toán ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận tham gia. Dự toán ngân sách không phải là công việc riêng của các nhà lãnh đạo công ty. Tất cả các bộ phận, phòng ban đều tham gia vào công tác lập dự toán ngân sách nhằm đưa ra các thông tin trên các báo cáo dự toán ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách. - Công tác lập dự toán ngân sách phải đảm bảo nguyên tắc không nóng vội khi dự toán ngân sách. Các bộ phận tham gia lập dự toán ngân sách phải cần có thời gian để thu thập tất cả các thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho công ty để có thể lập ra những báo cáo dự toán ngân sách có tính thực tế. Các chỉ tiêu, thông tin trên các báo cáo dự toán ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy chỉ cần một bộ phậân đưa ra các chỉ tiêu dự toán ngân sách không phù hợp sẽ làm ảnh hưởng đến các thông tin, các chỉ tiêu trên các báo cáo dự toán ngân sách khác. Ví du,ï dự toán tiêu thụ không chính xác sẽ dẫn đến dự toán sản xuất và chi phí sản xuất không chính xác. 46 - Lập dự toán ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của công ty. Tất cả các thông tin trong báo cáo dự toán phải thể hiện tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và ngày càng hiệu quả của công ty. - Lập dự toán ngân sách phải đảm bảo tính linh hoạt của dự toán ngân sách. 3.3.2 Xây dựng qui trình dự toán ngân sách Để công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 được hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế, công ty cần hoàn thiện lại qui trình dự toán ngân sách. Trong quy trình này phải phân chia từng giai đoạn trong quá trình dự toán ngân sách và các công việc cụ thể trong từng giai đoạn. Qua nghiên cứu thực tế tại công ty 32, thì qui trình dự toán ngân sách nên được thực hiện theo 3 giai đoạn. Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách. Ở giai đoạn này Giám đốc công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của công ty trong một cuộc họp với các trưởng phòng ban. Mặc dù, tổng cục hậu cần yêu cầu công ty tăng lợi nhuận 7% so với năm trước nhưng đó chỉ là chỉ tiêu được áp đặt từ cơ quan quản lý cấp trên nhưng trên thực tế mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm 2005 có thể tăng nhiều hơn 7% so với năm 2004. Vì vậy, khi lập dự toán ngân sách công ty không nên điều chỉnh tất cả các số liệu, các thông tin để kết quả cuối cùng của các báo cáo dự toán ngân sách bằng đúng 107% so với lợi nhuận năm 2004. Như vậy, công ty cần đưa ra mục tiêu cụ thể của công ty trong năm 2005 là phấn đấu tăng ít nhất 7% lợi nhuận so với năm 2004. Sau đo,ù chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Ban lãnh đạo công ty cần phải phân công cụ thể những cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm cho việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình và cần phải có riêng một bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra xem xét toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách nên đặt trong bộ phận kế toán quản trị và trực thuộc phòng kế toán. 47 Sau đó, bộ phận chuyên trách lập dự toán ngân sách phải soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách để tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu cách lập dự toán sách cho tất cả các bộ phận. Cuối cùng là đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho công ty thông tin hữu ích và chính xác. Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách - Bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách cung cấp các biểu mẫu về dự toán ngân sách cho các bộ phận dự toán ngân sách có liên quan. Ví dụ, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, các văn phòng đại diện v.v… - Tất cả các bộ phận tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình, sau khi hoàn thành thì các bộ phận nộp báo cáo dự toán ngân sách về cho bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách. - Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ kiểm tra, tổng hợp, điều chỉnh (nếu báo cáo dự toán của các bộ phận không thực tế) tất cả các báo cáo dự toán để hoàn thành dự toán ngân sách cho toàn công ty. Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của kỳ tiếp theo sau. 3.3.4 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiền năng thực tế của công ty, công ty nên áp dụng mô hình truyền thông tin từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin về các chỉ tiêu dự toán ngân sách sẽ được bắt đầu từ các xí nghiệp và các phòng ban. Các xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bịtình hình nhân sự, sản lượng sản xuất tối đa và lập dự toán các chi phí phát sinh tại phân xưởng chuyển cho phòng tổ chức sản xuất. Phòng tổ chức sản xuất căn cứ vào dự toán do các xí nghiệp chuyển lên đểõ tổng hợp thông tin, góp ý kiến và sau đó chuyển trở lại cho các xí nghiệp để sữa chữa, bổ sung. Các báo cáo dự toán đã được các xí nghiệp sữa đổi, bổ sung thì chuyển tới phòng tổ chức sản xuất xem xét, phê duyệt lại. Nếu các báo cáo dự toán của các xí nghiệp đã được phòng tổ chức sản xuất chấp nhận sẽ được chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét. 48 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét. Phòng tài chính kế toán lập dự toán chi phí nnguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán vốn bằng tiền. Sau đo,ù phòng tài chính kế toán sẽ chuyển các báo cáo dự toán tới bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét. Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách sau khi được bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét và chấp nhận sẽ được bộ phận dự toán ngân sách báo cáo trong cuộc họp về dự toán ngân sách. Thành phần tham dự cuộc họp bao gồm ban lãnh đạo công ty, ban lãnh đạo các bộ phận trong công ty bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách, các cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán ngân sách. Nếu báo cáo dự toán ngân sách được thông qua trong cuộc họp thì sẽ trở thành báo cáo dự toán ngân sách chính thức của công ty trong năm 2005. Còn nếu báo cáo dự toán ngân sách không được thông qua trong cuộc họp thì bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phối hợp với các bộ phận có liên quan để điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong phải trình bày lại trong cuộc họp về dự toán ngân sách. Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách như sau: Nhaø quaûn trò caáp cao Nhaø quaûn trò trung gian Nhaø quaûn trò cô sôû Caùc boä phaän trình döï toaùn ngaân saùch laàn 1 Ñôn vò caáp treân hoaëcboä phaän chuyeân traùc Döï toaùn ngaân saùch goùp yù kieán vaø chuy laïi caùc boä phaän. Caùc xí nghieäp hoaøn thieän döï toaùn ngaâ saùch vaø gôûi caáp treân pheâ duyeätgoùp yù kieá vaø chuyeån laïi caùc boä phaän. h eån n n S 3.1 Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách 3.3.5 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách - Dự toán tiêu thụ sản phẩm - Dự toán vốn bằng tiền - Dự toán hàng tồn kho - Dự toán sản lượng sản xuất - Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 49 - Dự toán giá thành sản phẩm. - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán chi phí bán hàng - Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán vốn đầu tư. - Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán bảng cân đối kế toán. Döï toaùn chi phí QLDN vaø chi phí baùn haøng Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn saûn xuaát Döï toaùn haøng toàn kho Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn giaù thaønh Döï toaùn baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh vaø döï toaùn baûng caân ñoái keá toaùn Döï toaùn voán baèng tieàn Döï toaùn voán S 3.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán 50 3.3.6 Kỳ dự toán ngân sách: Hiện nay, kỳ dự toán ngân sách của công ty là 1 năm, nghĩa là mỗi năm lập dự toán ngân sách 1 lần và các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách là số liệu tổng hợp của 1 năm cho nên số liệu dự toán ngân sách không sát với thực tế. Vì vậy, công ty nên lập dự toán chi tiết cho từng tháng, tổng hợp các dự toán ngân sách tháng lại thành dự toán ngân sách năm. Dự toán ngân sách tháng và dự toán ngân sách năm của công ty sẽ thường xuyên bị điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Ví dụ trong khi hoạt động ở tháng 1 năm 2005 công ty sẽ theo dõi và phân tích tình hình thực hiện dự toán ngân sách ở tháng 1 và những yếu tố mới phát sinh ở tháng 1 có thể ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của tháng 2, từ đó sẽ tiến hành điều chỉnh dự toán ngân sách tháng 2 để dự toán ngân sách tháng 2 sát với thực tế hơn. 3.3.7 Hoàn thiện dự toán ngân sách 3.3.7.1 Hoàn thiện dự toán tiêu thụ Là dự toán quan trọng nhất trong các báo cáo dự toán của doanh nghiệp và là cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác. Dự toán tiêu thụ gồm 2 phần Phần 1: Dự toán sản lượng, doanh thu Dự toán tiêu thụ phần 1 sẽ do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm lập, phòng tài chính kế toán phối hợp thực hiện. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ là chính xác nhất vì trong công ty chỉ có phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hiểu rõ nhất về thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Hơn nữa, việc dự toán sản lượng tiêu thụ còn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tự đặt ra và phải hoàn thành. Dự toán tiêu thụ phần 1 sẽ xác định các chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Thông thường sản lượng tiêu thụ của công ty không đều nhau trong các tháng, tiêu thụ nhiều hàng nhất vào các tháng 1, và tháng 11, 12, tiêu thụ ít nhất là tháng 2, tháng 3. Vì vậy, khi lập dự toán tiêu thụ công ty phải lập cho từng tháng. Sản lượng tiêu thụ Để cho việc lập dự toán tiêu thụ chính xác công ty nên chia sản lượng tiêu thụ thành từng loại sản phẩm, theo từng đối tượng khách hàng và phân khúc thị 51 trường theo vị trí địa lý. Theo tình hình hiện nay công ty 32 nên phân chia sản lượng tiêu thụ thành các khu vực như sau: Sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an: Sản lượng tiêu thụ đã được Tổng cục hậu cần và Bộ công an đặt hàng từ năm 2004. Sản lượng trên đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ công an tương đối chính xác, ít bị thay đổi đột xuất, nên đối với sác sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an sản lượng tiêu thụ dự kiến chính là sản lượng được đặt hàng trước. Thông thường với các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần công ty làm đến đâu giao hàng ngay đến đó. Nên sản lượng tiêu thụ ở các tháng bằng sản lượng tiêu thụ cả năm chia đều cho 12 tháng trong năm. Tuy nhiên tháng 2, tháng 3 là tháng tết âm lịch công nhân nghỉ tết nhiều nên sản lượng tiêu thụ tháng 2 chỉ bằng 70% - 80% các tháng khác. Các tháng 11 và tháng 12 sẽ làm bù sản lượng giảm của tháng 2. Sản phẩm tiêu thụ trong nước: Khi dự kiến sản lượng tiêu thụ, công ty tiến hành phân khúc thị trường. Chia thị trường tiêu thụ thành 4 khu vực: TP.Hồ Chí Minh, khu vực Tây Nguyên, khu vực Miền Trung, miền Bắc. - Với khu vực Tây Nguyên và Miền Bắc công ty đã có văn phòng đại diện nên việc dự toán tiêu thụ cho 2 khu vực này nên để cho văn phòng đại diện lập. Sau khi lập xong văn phòng đại diện sẽ gởi báo cáo về phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để xét duyệt. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu trên các báo cáo đã được xét duyệt để lập dự toán tiêu thụ chung cho khu vực tiêu thụ trong nước. - Với khu vực TP. HCM và Đông nam bộ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ dựa trên các phương pháp thống kê dựa báo xu hướng, phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo của công ty khách hàng kết hợp với những nhận định đánh giá của nhân viên lập dự toán về những nhân tố tác động lên sản lượng tiêu thụ. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự kiến sản lượng tiêu thụ tại khu vực này cho năm 2005 tăng 12% so với năm 2004. Với khu vực Miền Trung công ty chưa có văn phòng đại diện nên lượng khách hàng ở khu vực này chủ yếu là các khách hàng có mối quan hệ thân thiết với ban lãnh đạo công ty, nhu cầu sản phẩm không thường xuyên. Hơn nữa, thị trường tiêu thụ miền trung quá xa với công ty và cũng không phải là thị trường 52 mục tiêu của công ty nên trong năm 2005 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu dự kiến sản tiêu thụ dự kiến cho khu vực này tăng 5% so với năm 2004. Tất cả các sản lượng tiêu thụ dự kiến ở các khu vực khác nhau sẽ được phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu để lập dự toán tiêu thụ. Sản phẩm xuất khẩu: Được chia làm hai nhóm. Nhóm mặt hàng gia công xuất khẩu và nhóm mặt hàng xuất khẩu trực tiếp. Thị trường xuất khẩu của công ty tương đối ổn định tuy nhiên gần đây công ty mất nhiều thị trường xuất khẩu vì sự cạnh tranh của các nước trong khu vực. Theo mục tiêu chung cuả công ty giảm tỷ trọng mặt hàng gia công xuất khẩu và tăng tỷ trọng hàng xuất khẩu trực tiếp. Căn cứ vào mối quan hệ với khách hàng và các đơn đặt hàng nhận trước phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ cho hàng gia công xuất khẩu bằng với năm 2004 và tăng hàng xuất khẩu trực tiếp 10% so với năm 2004 cho mỗi nhóm mặt hàng. Đơn giá tiêu thụ Để dự toán đơn giá tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tham khảo ý kiến của phòng tài chính kế toán về giá bán của các mặt hàng cho từng đối tượng khách hàng và tham khảo chính sách về giá của công ty. Chính sách định giá bán của công ty hiện nay là giá bán là tạo lợi nhuận bằng 15% /giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho bộ quốc phòng và bộ công an, lợi nhuận 20%/ giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho các đối tượng khách hàng khác. Riêng hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu thì đơn giá tiêu thụ được tính tùy thuộc vào từng đơn đặt hàng nhưng tuy nhiên giá tối thiểu cho hàng gia công 1,20 USD/1 đôi và hàng cuất khẩu là 8,9 USD/1 đôi. Từ cuối năm 2004 đến nay chỉ số giá của Việt nam tăng cao nên khi dự toán giá bán phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cần chú ý đến việc tăng giá theo giá thị trường và các chính sách giá của công ty. Doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được phòng kinh doanh xuất nhập tính bằng công thức: Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ. 53 Thuế giá trị gia tăng Thuế suất thuế giá trị gia tăng của giày da là 10%. Công ty phải dự toán thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở lập dự toán tiêu thụ phần 2: Phần xác định chỉ tiêu thanh toán bằng tiền (Chi tiết về phần 1 của dự toán tiêu thụ được trình bày trong phụ lục số 3.1) Phần 2: Xác định chỉ tiêu thanh toán bằng tiền Dự toán tiêu thụ phần 2 sẽ do phòng tài chính kế toán lập căn cứ vào dự toán tiêu thụ phần 1 và phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán dự kiến trên hợp đồng và tình hình thu tiền năm trước. Với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì việc thanh toán được thực hiện rất nhanh chóng và đúng hạn. Ngay khi công ty giao hàng xong thì Tổng cục hậu cần và Bộ công an sẽ chuyển khoản để thanh toán cho công ty. Với các khách hàng khác trong nước thì khi bắt đầu thực hiện hợp ??ng ph?i ?ng tr??c cho cơng ty m?t s? ti?n ký qu? kho?ng t? 5.000.000 – 20.000.000, vì số tiền ký quỹ không lớn nên khi lập dự toán phòng kế toán không tính chi tiết cho số tiền ký quỹ. Khi công ty giao hàng thì khách hàng phải thanh toán toàn bộ số tiền còn lại sau khi trừ đi phần ký quỹ. Thông thường doanh nghiệp sản xuất đến đâu thì sẽ giao hàng đến đó để tránh ứ động vốn, tháng này ký hợp đồng thì tháng sau đã bắt đầu giao hàng. Tuy nhiên, theo thống kê của phòng kế toán, khu vực khách hàng trong nước thường thanh toán chậm hơn thời gian quy định từ 20 đến 1 tháng. Như vậy, giao hàng tháng này thì tháng sau công ty mới nhận được tiền. Chỉ khoảng 40% tổng số tiền được thu ngay trong tháng. Với các hợp đồng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thì các khách hàng thanh toán ngay trong tháng. (Phần 2 của dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục số 3.2) 3.3.7.2 Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất do phòng tổ chức sản xuất lập dựa vào dự toán tiêu thụ và các báo cáo dự toán do các phân xưởng lập và chuyển lên phòng tổ chức sản xuất. Sản lượng sản xuất dự kiến = Sản lượng tiêu thụ trong kỳ + sản lượng tồn kho cuối kỳ – sản lượng tồn kho đầu kỳ. 54 Dự toán sản xuất được lập cho từng mặt hàng và từng đối tượng, khu vực khách hàng. Công ty sản xuất đến đâu sẽ tập trung giao hàng ngay cho khách hàng, nên hàng tồn kho của công ty chiếm tỷ lệ thấp. Theo thống kê của phòng kế toán tỷ lệ hàng tồn kho từ năm 2002 đến nay chiếm khoảng 10-15% tổng số lượng hàng tiêu thụ. Vì vậy, năm 2005 phòng tổ chức sản xuất nên dự kiến mức tồn kho thành phẩm cuối kỳ bằng 13% hàng tiêu thụ trong kỳ . (Dự toán sản xuất được trình bày chi tiết trong phần phụ lục số 3.3) 3.3.7.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dựa trên dự toán sản xuất và định mức nguyên vật liệu do phòng tổ chức sản xuất lập. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập cho từng loại sản phẩm bao gồm các chỉ tiêu: tên nguyên vật liệu sử dụng, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm, khối lượng sản phẩm sản xuất, tổng nguyên vật liệu cần sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu. Tên nguyên vật liệu và định mức nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu và mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm sẽ dựa hoàn toàn vào định mức nguyên vật liệu do phòng tổ chức sản xuất lập. Hiện nay, việc xây dựng định mức nguyên vật liệu tại công ty 32 tương đối chính xác và định mưcù tiêu hao nguyên vật liệu này đã được kiểm tra trong qua quá trình sản xuất trong nhiều năm qua. Phòng tổ chức sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu sẽ được xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng tổ chức sản xuất sẽ theo dõi chi tiết quá trình sản xuất một sản phẩm để tính ra lượng và loại nguyên vật liệu sử dụng. Sản lượng sản xuất Khối lượng sản phẩm sản xuất sẽ lấy số lượng sản xuất trên báo cáo dự toán sản xuất. Số lượng nguyên vật sử dụng 55 Số lượng nguyên vật liệu sử dụng = Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm x số lượng sản phẩm sản xuất. Đơn giá nguyên vật liệu Để dự toán đơn giá nguyên vật liệu chính xác, phòng kế toán phải tham khảo ý kiếncủa bộ phận thu mua kết hợp với việc nhận định về xu hướng tăng giá nguyên vật liệu trong năm 2005. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng Giá trị nguyên vật liệu sử dụng là chi phí nguyên vật liệu được tính cho từng khoản mục nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng = Số lượng nguyên vật liệu sử dụng x đơn giá nguyên vật liệu. 3.3.7.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất Phòng kế toán lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp dựa vào định mức chi phí nhân công trực tiếp do phòng tổ chức sản xuất xây dựng. Do công ty 32 có lực lượng lao động tại các xí nghiệp tương đối ổn định về số lượng và tay nghề nên công ty có thể lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp như sau: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính cho từng sản phẩm bao gồm các chỉ tiêu: Sản lượng sản phẩm sản xuất, thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm, tổng thời gian lao động trực tiếp, đơn giá giờ nhân công, chi phí nhân công trực tiếp. Khối lượng sản phẩm sản xuất Khối lượng sản phẩm sản xuất bằng với khối lượng sản xuất trên báo cáo dự toán sản xuất. Thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm Thời gian sản xuất 1 sản phẩm là định mức thời gian lao động cho 1 sản phẩm do phòng tổ chức sản xuất lập. Để xây dựng định mức thời gian lao động, phòng tổ chức sản xuất cần phải chia công việc sản xuất sản phẩm hoàn thành theo theo thao tác kỹ thuật và bấm giờ để xác định thời gian hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Tổng thời gian lao động trực tiếp 56 Tổng thời gian lao động = khối lượng sản phẩm sản xuất x định mức thời gian lao động trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm. Đơn giá giờ nhân công Đơn giá giờ nhân công được tính bình quân chung cho từng xí nghiệp. Đơn giá giờ nhân công = chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1 tháng/ tổng số giờ làm việc trong tháng. Khi tính chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1 tháng công ty cần phải ước tính đến việc tăng tiền lương tối thiểu của Nhà nước. Chi phí nhân công bình quân = Tổng chi phí nhân công / tổng số sông nhân trực tiếp sản xuất. (Dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất được trình bày trong phần phụ lục 3.5) 3.3.7.5 Dự toán chi phí sản xuất chung Kế toán tại các xí nghiệp sẽ tự lập dự toán chi phí sản xuất chung cho xí nghiệp. Chi phí sản xuất chung sẽ tính riêng cho từng xí nghiệp. Chi phí sản xuất chung của công ty bao gồm chi phí lương nhân viên quản lý xí nghiệp, khấu hao tài sản cố định, chi phí sử dụng máy móc thiết bị, chi phí khác. Với các loại chi phí này n?u cơng ty s?n xu?t trong n?ng l?c cho phép thì các chi phí này sẽ không đổi, hơn nữa các sản phẩm mà công ty sản xuất có thời gian sử dụng máy móc thiết bị tương, thời gian hao phí lao động tương đương nhau nên công ty phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm đó theo tỷ lệ với sản lượng sản xuất. Để lập chi phí sản xuất chung chính xác bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần phối hợp với ban lãnh đạo công ty và các xí nghiệp để đánh giá năng lực sản xuất tối đa của từng xí nghiệp. Việc đánh giá năng lực sản xuất tối đa dựa trên công suất sử dụng tối đa của máy móc thiết bị và dựa trên tổng số lực lượng lao động trực tiếp hiện có. Ví dụ, dựa vào máy móc thiết bị và lực lượng lao động hiện có thì năng lực sản xuất tối đa tại xí nghiệp 32 – 1 là 28.333 sản phẩm/1 tháng. Từ việc đánh giá năng lực sản xuất tối đa của từng xí nghiệp, Ban lãnh đạo công ty, phòng tổ chức sản xuất và các xí nghiệp sẽ họp để thống nhất việc tạm phân bổ các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất trong năm 2005 cho các xí nghiệp dựa trên năng lực sản xuất và sự chuyên môn hóa của các xí nghiệp với từng loại sản 57 phẩm. Các chỉ tiêu sản lượng sản xuất được phân bổ sẽ là chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp trong năm 2005. (Phân bổ sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp được trình bày chi tiết trong phụ lục 3.6) Khi đã phân bổ sản lượng sản xuất cho từng xí nghiệp, công ty sẽ tính chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm bằng công thức: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng sản phẩm = (chi phí sản xuất chung của xí nghiệp / Tổng số lượng sản phẩm sản xuất tại xí nghiệp) * số lượng sản phẩm sản xuất của từng loại sản phẩm. Ví dụ: tại xí nghiệp 32 -1 tổng chi phí sản xuất chung là 2.278.634.573 đồng, xí nghiệp 32 -1 sản xuất 27.625 đôi giày, trong đó có 2.743 đôi giày da bảo hộ lao động cao cổ phục vụ quốc phòng. Như vậy, chi phí sản xuất chung tính cho giày da cao cổ phục vụ quốc phòng là (2.278.634.573/27.625) x 2.743 = 12.583.870 đồng. (Dự toán chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3.7) 3.3.7.6 Dự toán giá thành Để thuận tiện cho việc tính toán giá trị hàng tồn kho và lập dự toán báo caó kết quả hoạt động kinh doanh, công ty cần lập thêm dự toán giá thành. Dựa trên kết quả của các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, phòng kế toán sẽ dễ dàng dự toán được giá thành sản phẩm. Dự toán giá thành được tính riêng cho từng loại sản phẩm. (Dự toán giá thành được trình bày trong phần phụ lục 3.8) 3.3.7.7 Dự toán tồn kho: Dự toán thành phẩm tồn kho do phòng tài chính kế toán lập sau khi kết hợp với bộ phận kho thành phẩm và phòng tổ chức sản xuất để ước tính mức tồn kho. Dự toán hàng tồn kho được lập cho từng loại sản phẩm và bao gồm các chỉ tiêu: Khối lượng thành phẩm tồn kho, giá thành sản xuất đơn vị, trị giá thành phẩm tồn kho Khối lượng thành phẩm tồn kho bằng với khối lượng thành phẩm tồn kho trên dự toán sản xuất. Giá thành đơn vị bằng với giá thành trên báo cáo dự toán giá thành. 58 Trị giá thành phẩm tồn kho = Khối lượng thành phẩm tồn kho x giá thành đơn vị. (Dự toán thành phẩm tồn kho được trình bày chi tiết trong phụ lục số 3.9) 3.3.7.8 Dự toán vốn đầu tư Dự toán vốn đầu tư sẽ được thực hiện bắt đầu từ các xí nghiệp. Nhân viên kế toán tại các xí nghiệp sẽ tiến hành lập báo cáo về tình hình sử dụng tài sản cố định tại xí nghiệp mình bao gồm tình hình về tài sản cố định đã hết hạn sử dụng, tài sản cố định đã bị lỗi thời cần thanh lý, tài sản cố định hư hỏng cần sửa chữa nâng cấp, tài sản cố định đang sử dụng và mức khấu hao đã trích…..tất cả các thông tin về tài sản cố định tại các xí nghiệp sẽ được báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo công ty để Ban lãnh đạo công ty có kế hoạch thanh lý, mua sắm tài sản cố định. Từ kế hoạch mua sắm, thanh lý tài sản cố định thì bộ phận kế toán lập dự toán vốn đầu tư. Bao gồm các chỉ tiêu: Tên tài sản cố định, số lượng, giá trị. Xét về tình hình hiện tại của công ty 32 dự toán vốn đầu tư trong năm tới sẽ không tăng đầu tư cho tài sản cố định nhiều vì công ty đã hoàn thành công việc đầu tư cơ sở hạ tầng và đổi mới thiết bị vào năm 2004. Đối với việc đầu tư tài sản cố định cho các bộ phận gián tiếp sản xuất, công ty nên dể cho các bộ phận phòng ban tự thiết lập kế hoạch mua sắm và thanh lý tài sản cố định dựa trên nhu cầu thực tế của các phòng ban. Các báo cáo của các phòng ban sẽ được ban lãnh đạo công ty xem xét, cân nhắc mức độ hợp lý, tính cần thiết của các yêu cầu từ đó sẽ lập dự toán vốn đầu tư cho bộ phận gián tiếp sản xuất. Đối với các khoản đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp, công ty không cần tính vào dự toán vì hiện tại công ty không có khoản đầu tư ra bên ngoài, và trong mục tiêu ngắn hạn của công ty cũng không đề cập đến vấn đề này. 3.3.6.9 Dự toán chi phí bán hàng Phòng kế toán lập dự toán chi phí bán hàng. Dự toán chi phí bán hàng tại công ty hầu hết là chi phí cố định. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, điện thoại, nước. Chỉ riêng chi phí nhiên liệu, động lực và chi phí đồ dùng là biến phí. Nhưng khoảng chi phí này không lớn và sự biến động qua các năm không nhiều nên không nhất thiết phải lập định mức tiêu hao cho từng sản phẩm và tính đơn giá biến phí 59 bán hàng. Phòng kế toán có thể dựa vào số thực tế của các năm trước, kết hợp với kế hoạch chi tiêu cho hoạt động bán hàng trong năm 2005 để dự toán chi phí bán hàng. (Dự toán chi phí bán hàng được trình bày trong phần phụ lục 3.10) 3.3.7.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Phòng kế toán lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí đồ dùng văn phòng, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí đào tạo, t?p hu?n, chi phí khác. V?i các chi phí này khơng cĩ chi phí biến đổi. Vì vậy, phòng kế toán dựa vào kế hoạch, chiến lược của công ty trong tương lai kết hợp với xu hướng tăng giá của thị trường để ước tính tỷ lệ tăng chi phí cho từng khoản mục chi phí cụ thể. Ví dụ, với chi phí nhân viên quản lý kế toán sẽ dựa vào tiền lương hiện tại và các kế hoạch về tiền lương, nhân sự cho năm 2005 của phòng tổ chức hành chính kết hợp với chính sách tăng lương của nhà nước để dự toán chi phí nhân viên quản lý. Chi phí khấu hao kế toán có thể tính chính xác dựa vào mức khấu hao tài sản cố định năm trước + tăng khấu hao cho năm 2005 – giảm khấu hao cho năm 2005. Muốn tính được mức tăng và giảm của khấu hao tài sản cố định kế toán phải dựa vào kế hoạch thanh lý, mua sắm tài sản cố định của công ty. Chi phí đào tạo thì phải dựa vào kế hoạch đào tạo của phòng tổ chức hành chính v.v… (Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 3.10) 3.3.7.11 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Căn cứ vào các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí QLDN, dự toán chi phí bán hàng phòng kế toán sẽ lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập theo mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kế toán tài chính. (Chi tiết dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày trong phần phụ lục số 3.11) 60 Dự toán tiền Phòng tài chính kế toán lập dự toán vốn bằng tiền. Dự toánvốn bằng tiền là dự kiến lượng tiền thu, tiền chi trong kỳ để sử dụng hợp lý và có hiệu quả trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Dự toán tiền phải được lập hàng tháng. Cơ sở để lập dự toán tiền là tất cả các báo cáo dự toán đã lập có liên quan đến thu, chi tiền. Dự toán tiền gồm có các nội dung: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ, cân đối thu chi. Dự kiến tiền tồn đầu kỳ: Bao gồm tiền mặt và tiền gởi ngân hàng dự kiến tồn đầu kỳ. Chỉ tiêu này được lập dựa trên tiền tồn thực tế đầu qúy 4/2004 điều chỉnh tăng giảm cho đấn ngày lập báo cáo dự toán tiền. Dự kiến tiền thu trong kỳ: bao gồm các khoản thu do bán hàng, thu từ các khoản phải thu và các khoảnphải thu khác bằng tiền. Dự kiến tiền chi trong kỳ: bao gồm chi mua nguyên vật liệu, trả lương, chi phục vụ bán hàng, phục vụ quản lý doanh nghiệp, mua công cụ, tài sản cố định, nộp thuế, trả nợ người bán, v.v… Cân đối thu, chi được tính dựa trên cơ sở tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ. Nếu thu lớn hơn chi thì ưu tiên các khoản trả nợ vay, trả nợ người bán, nộp thuế. Nếu thu nhỏ hơn chi phải có kế hoạch huy động từ các nguồn khác để đảm bảo đủ vốn cho kinh doanh. (Chi tiết về dự toán tiền được trình bày trong phụ lục số 3.12) Dự toán bảng cân đối kế toán Căn cứ vào các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí QLDN, dự toán chi phí bán hàng, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán giá thành v.v… phòng kế toán sẽ lập dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán bảng cân đối kế toán được lập theo mẫu bảng cân đối kế toán của kế toán tài chính. 61 Khi lập dự toán bảng cân đối kế toán cột số đầu năm sẽ lấy số liệu ước thực hiện năm 2004, cột số cuối kỳ sẽ được tổng hợp trên các báo cáo dự toán đã lập trong kỳ. 3.3.8 Một số giải pháp hỗ trợ khác để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 3.3.8.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán Muốn dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế thì công ty cần có hệ thống kế toán quản trị hoạt động hiệu quả, cung cấp các thông tin nội bộ công ty trung thực. Hiện nay công ty 32 chưa có hệ thống kế toán quản trị vì vậy công ty cần tổ chức bộ phận kế toán quản trị để cung cấp thông tin nội bộ phục vụ cho các nhà quản trị. Việc tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị có thể chọn 1 trong 2 hình thức sau: Hình thức 1: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị ghép chung với bộ phận kế toán tài chính. Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán. Nghĩa là kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cả về kế toán tài chính và kế toán quản trị. Ngoài ra công ty cần bố trí nhân viên thu thập, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Theo hình thức này thì bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách không tách ra thành một bộ phận độc lập mà sẽ là các nhân viên trong từng phần hành kế toán cụ thể. Ví d? b? ph?n k? tốn chi phí s?n xu?t và giá thànnh s? ch?u trách nhi?m v? k? tốn tài chính c?a chi phí s?n xu?t và giá thành, chịu trách nhiệm về kế toán quản trị liên quan đến chi phí sản xuất và tính giá thành, chịu trách nhiệm lập và kiểm tra, xem xét, trình báy các báo cáo dự toán liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành. Theo hình thức này thì sơ đồ bộ máy kế toán công ty 32 không có gì thay đổi. Tuy nhiên, với lực lượng nhân viên ở phòng kế toán như hiện nay sẽ không đảm đương nổi vai trò của cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Công ty cần tuyển thêm nhân sự có trình độ chuyên môn cho phòng kế toán. Hình thức 2: Hình thức tách biệt. Theo hình thức này thì công ty sẽ tổ chức một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính nhưng 62 vẫn trực thuộc phòng kế toán tài chính. Trong bộ phận kế toán quản trị sẽ có bộ phận dự toán ngân sách, chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự toán ngân sách. Theo hình thức 2 thì sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau: S 3.3 Sơ đồ bộ máy kế toán Keá toaùn thanh toaùn noäi boä Keá toaùn voán baèng tieàn Keá toaù n vaät tö Keá toaùn taøi saûn coá ñònh Keá toaùn lao ñoäng, tieàn löông Keá toaùn chi phí saûn xuaát, giaù thaønh Keá toaùn toång hôïp Keá toaùn coâng nôï Boä phaän döï toaùn ngaân saùch TRÖÔÛNG PHOØNG KEÁ Boä phaän keá toaùn taøi chínhBoä phaän keá toaùn quaûn trò Boä phaän thu thaäp thoân g tin noäi boä Boä phaän laäp vaø phaân tíach baùo caùo keá toaùn QT Cho dù công ty 32 chọn bất kỳ hình thức tổ chức bộ máy kế toán nào thì cũng cần phải tuyển thêm nhân sự có trình độ chuyên môn cho phòng kế toán vì hhiện nay nhân sự cho phòng kế toán quá ít về số lượng và kém chất lượng. Hơn nữa, để công tác dự toán ngân sách chính xác thì công ty cần có những nhân viên chuyên trách am hiểu về nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cao và có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp v.v… 3.3.8.2 Tổ chức việc trang bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công toán dự toán ngân sách Vấn đề quan trọng nhất của công tác dự toán ngân sách là truyền thông tin, truyền số liệu, kết nối số liệu ở các bộ phận có liên quan trong công ty. Hiện nay 63 công ty chưa nối mạng nội bộ nên công tác truyền số liệu, truyền thông tin trong khi dự toán ngân sách sẽ khó khăn, dễ dẫn đến sai sót, tốn kém nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, công ty cần trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ toàn công ty để thuận tiện cho công tác dự toán ngân sách. Nghiên cứu dự án mua các phần mềm tin học về dự toán ngân sách hoặc thuê các công ty cung cấp phần mềm viết phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với công ty để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách. Các giải pháp hỗ trợ khác: Tổ chức hệ thống truyền thông tin trong công ty thật tốt. Các mục tiêu, chính sách của công ty, quan điểm, tư tưởng của nhà quản trị sẽ được truyền đến mọi phòng ban, xí nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác. - Huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên nhất là nhân viên phòng kế toán - Làm công tác tư tưởng cho lực lượng lao động gián tiếp nhất là các trưởng phòng ban và giám đốc xí nghiệp về ý nghĩa, mục đích của dự toán ngân sách đối với công ty và mọi người cần hợp tác để lập các báo cáo dự toán ngân sách chính xác, hiệu quả hơn là tranh cãi để giành các nguồn lực. Trong quá trình dự toán ngân sách sẽ có sự phân chia các nguồn lực giới hạn cho các phòng ban và xí nghiệp, tâm lý chung thì mọi người luôn tranh cãi để giành được ngân sách lớn nhất cho phòng ban, xí nghiệp mà mình phụ trách. Vì vậy, cần hướng mọi người đến mục tiêu chung của công ty và từ bỏ lợi ích riêng của phòng ban, xí nghiệp. Nhà lãnh đạo công ty phải động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi người trong công ty cùng quan tâm tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách. Muốn như vậy, thì từ nhà quản trị cấp cao phải coi trọng đến công tác dự toán ngân sách. 64 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 công việc vô cùng cấp bách và cần thiết. Để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách trước hết công ty cần xây dựng nguyên tắc lập dự toán ngân sách. Nguyên tắc dự toán ngân sách phải hướng đến mục tiêu ngày càng phát triển của công ty và phải thu hút tất cả các bộ phận tham gia. Công ty 32 cần xây dựng quy trình dự toán ngân sách gồm có 3 giai đoạn: chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo ngân sách, theo dõi dự toán ngân sách. Để các báo cáo dự toán ngân sách chính xác và hữu hiệu thì công tác dự toán ngân sách được thực hiện từ cấp dưới và chuyển lên cấp trên để xem xét. Sau khi cấp trên đã xem xét, góp ý sẽ chuyển báo cáo dự toán ngân sách trở về cho cấp dưới để chỉnh sửa. Báo cáo dự toán đã được chỉnh sữa sẽ được chuyển lên cấp trên. Khi lập dự toán ngân sách công ty phải bắt đầu từ dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ là cơ sở để công ty lập các dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Để hỗ trợ cho công tác dự toán ngân sách thì công ty cần tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị, trong bộ phận kế toán quản trị có bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách, tuyển thêm nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, nối mạng máy tính và vấn đề cần thiết nhất là sự nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của công tác dự toán ngân sách đối với công ty. 65 KẾT LUẬN Dự toán ngân sách là công việc rất cần thiết cho công tác quản lý của các doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là công cụ đa chức năng của nhà quản trị. Nó thực hiện các chức năng hoạch định, chức năng điều phối, chức năng thông tin, chức năng kiểm soát, chức năng đo lường, đánh giá. Dự toán ngân sách sẽ giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức và tạo thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Việc lập dự toán ngân sách phải theo một trình tự nhất định, khởi đầu là dự toán tiêu thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính. Qua nghiên cứu thực tế công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 còn nhiều khiếm khuyết. Công ty dự toán ngân sách theo mô hình áp đặt thông tin từ nhà quản lý cấp cao đến các bộ phận trong công ty. Công tác dự toán ngân sách tại công ty hoàn toàn phụ thuộc vào tỷ lệ tăng lợi nhuận 7% so với năm trước. Các báo cáo dự toán ngân sách được lập theo một quy trình ngược, báo cáo dự toán chi phí được lập trước để làm cơ sở cho việc lập các báo cáo dự toán khác như dự toán tiêu thụ, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, các báo cáo dự toán ngân sách của công ty xa rời thực tế, không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Công ty cần phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng cách xây dựng nguyên tắc dự toán chung thống nhất cho toàn công ty, công tác dự toán ngân sách phải được bắt đầu từ nhà quản trị cấp cơ sở sau đó truyền đến các nhà quản trị cấp cao hơn. Công ty lập dự toán ngân sách hàng tháng, các báo cáo dự toán ngân sách bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả đã cố gắng nghiên cứu những vấn đề về dự toán ngân sách và nghiên cứu tình hình thực tế công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 – một đơn vị kinh tế Nhà Nước để đưa ra một số ý kiến nhằm giúp công tác dự toán ngân sách tại công ty chính xác hơn, sát với thực tế hơn. Qua đó có thể áp dụng cho các công ty tương tự trong ngành. Do vấn đề nghiên cứu liên quan đến nhiều vấn đề về dự đoán, ước tính và thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn không tránh khỏi những sai sót nhất định. Rất mong nhận được sự chỉ dẫn của quý thầy cô, những đóng góp đồng nghiệp, bạn bè.