Luận văn Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

án hàng - thu tiền tại công ty. Sau đây là một số mẫu chứng từ mà kế toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------------ Đơn đặt hàng Kính gửi: Bà Giám đốc Trưởng Phòng Kinh doanh Công ty cổ phần thuốc thú y TWI Tên tôi là: Bùi Thị Dung Địa chỉ : Khu 1, thị trấn An Đông, Hưng Hà, Thái Bình Số hợp đồng đại lý: 40 Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, tôi xin đặt mua : STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 01 Điện giải B- Complex Gói 100 02 Pneumotic 20 cc Lọ 50 03 Pneumotic 100 Cc Lọ 10 04 Atropin 2 cc ống 200 05 Oxytocin ống 400 06 Lincomycin ống 200 07 B- Complex 100 gr Gói 50 Phương thức giao hàng: Bên bán vận chuyển giao hàng tận nơi cho bên mua. Ngày giao hàng: 24/ 01/ 2003 Hà nội, ngày 20 tháng 01 năm 2003 Trưởng phòng Kinh doanh (đã kí duyệt) Người đặt hàng (đã kí ) Biểu sổ 2.17: Đơn đặt hàng của đại lý. Hoá đơn (gtgt) Liên 3 : Dùng để thanh toán Ngày 24 tháng 01 năm 2003 Mẫu số : 01 GTKT- 3LL 02-B EM 010886 Đơn vị bán hàng : cty cổ phần thuốc thú y tw i Địa chỉ: 88 Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nội. Số Tài khoản ......... Điện thoại:...............................................MS: 01.0010232.6 Họ tên người mua hàng : Bà Bùi Thị Dung Đơn vị: Đại lý (HĐ 40) - Cửa hàng I. Địa chỉ: Khu 1, Thị trấn An Đông, Hưng Hà, Thái Bình Hình thức thanh toán : Chậm MS: Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Điện giải Gói 100 1500 150.000 02 Pneumotic 20cc Lọ 50 4. 850 242.500 03 Pneumotic 100 cc Lọ 10 14.500 195.000 04 Atropin Ô 200 85 17.000 05 Oxytocin ô 400 375 150.000 06 Lincomicin ô 200 705 141.000 07 B- complex 100gr Gói 50 4.450 220.000 07 khoản Cộng tiền hàng 1.115.500 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT 55.775 Tổng cộng tiền thanh toán 1.171.275 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm bảy mươi mốt nghìn hai trăm bảy mươi lăm đồng./. Người mua (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Biểu số 2.18: Hoá đơn GTGT dùng cho bán hàng Phiếu xuất kho Ngày 24 tháng 01 năm 2003 Nợ: ............... Có: ................ Mẫu số : 02-VT QĐ số: 1141- QĐ/QĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Số : 53 Họ tên người nhận hàng: Phạm Sơn ..................Địa chỉ (bộ phận) : Cửa hàng I Lí do xuất kho: Bán hàng cho Dung- Hưng Hà- Thái Bình (CH I) Xuất tại kho : Bà Chín Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2*3 01 Điện giải Gói 100 100 1.150 115.000 02 Pneumotic 20cc Lọ 50 50 3.800 190.000 03 Pneumotic 100 cc Lọ 10 10 12.000 120.000 04 Atropin 2 cc ống 200 200 85 17.000 05 Oxytocin ống 400 400 350 140.000 06 Lincomicin ống 200 200 550 110.000 07 B- complex 100gr Gói 50 50 4.150 207.500 07 khoản Cộng 899.000 Xuất, ngày ...24.. tháng...01...năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Đã ký ) Người nhận hàng (Đã ký ) Thủ kho (Đã ký ) Biểu số 2.19: Phiếu xuất kho Đơn vị : Địa chỉ : Telex/ Fax Phiếu Thu Quyển số : 01 Số : 07 Ngày 30 tháng 01 năm 2003 Mẫu số C 21-H QĐ số : 999 TC/QĐ/CĐKT Ngày 02/11/1996 Họ tên người nộp tiền : Phạm Sơn Địa chỉ: Cửa hàng I Lí do thu: Nộp tiền hàng tháng 1 Số tiền : 536.102.591 (Bằng chữ :Năm trăm ba mươi sáu triệu một trăm linh hai ngàn năm trăm chín mươi mốt đồng./.) Kèm theo: Bảng kê thanh toán tháng 1 Đã nhận đủ số tiền : Năm trăm ba mươi sáu triệu một trăm linh hai ngàn năm trăm chín mươi mốt đồng./. Ngày 30 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Đã ký ) Kế toán trưởng (Đã ký ) Người lập phiếu (Đã ký ) Thủ quỹ (Đã ký ) Người nhận tiền (Đã ký ) Biểu số 2.22: Phiếu thu Đơn vị : Địa chỉ : Telex/ Fax Phiếu chi Quyển số : 03 Số : 152 Ngày 31 tháng 01 năm 2003 Mẫu số C 22-H QĐ số : 999 TC/QĐ/CĐKT Ngày 02/11/1996 Họ tên người nhận tiền : Phạm Sơn Địa chỉ: Cửa hàng I Lí do chi : Chi chiết khấu cho khách hàng Số tiền : 40.585.026 (Bằng chữ :Bốn mươi triệu năm trăm tám mươi lăm nghìn không trăm hai mươi sáu đồng./.) Kèm theo: Bảng tính chiết khấu- chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền : Bốn mươi triệu năm trăm tám mươi lăm nghìn không trăm hai mươi sáu đồng./.) Ngày 31 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Đã ký ) Kế toán trưởng (Đã ký ) Người lập phiếu (Đã ký ) Thủ quỹ (Đã ký ) Người nhận tiền (Đã ký ) Biểu số 2.24: Phiếu chi Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Tài khoản sử dụng Để hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 131 -Thanh toán với khách hàng. Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng bao gồm theo dõi công nợ phải thu và tổng giá trị mua hàng theo hoá đơn, không phân biệt việc khách hàng đã thanh toán ngay hay mua trả chậm. Để hạch toán chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng TK 521- " Chiết khấu bán hàng" Sổ chi tiết vận dụng trong hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng. Để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng: Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng Sổ Số dư chi tiết khách hàng (do kế toán tự thiết kế trên máy vi tính) Sổ chiết khấu Trong đó : Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng, được mở theo từng cửa hàng, và để theo dõi số dư công nợ của cửa hàng đó. Sổ chi tiết này dùng để theo dõi các chỉ tiêu: số tiền hàng phải thu của cửa hàng trong tháng và tổng số tiền hàng mà cửa hàng đã nộp trong tháng và được dùng để vào Bảng kê số 11 vào cuối tháng. Sổ Số dư chi tiết khách hàng được lập trên EXCEL, để theo dõi số dư công nợ chi tiết cho từng khách hàng ở từng cửa hàng. Kế toán thực hiện theo dõi chi tiết số dư công nợ đầu tháng, cuối tháng của từng khách hàng, cũng như tổng số nợ phải thu phát sinh tăng và giảm trong tháng của từng khách hàng. Sổ chiết khấu được mở cho từng cửa hàng, chi tiết cho từng khách hàng, để theo dõi chi tiết về số chiết khấu phải thanh toán cho từng khách hàng và dùng để các cửa hàng đối chiếu việc tính toán chiết khấu chi trả cho khách hàng tại cửa hàng với việc tính toán chiết khấu của kế toán. Sổ này được dùng để lập Bảng tính chiết khấu vào cuối tháng. Phương pháp hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết nghiệp vụ thanh toán tiền hàng với khách hàng Hàng ngày: Căn cứ vào Đơn đặt hàng (Biểu số 2.17), Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.18) và Phiếu xuất kho (Biểu số 2.19) do phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng cửa hàng, và thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu, các phép nhân, phép tổng cộng và nội dung phản ánh trên các chứng từ đó. Trên cơ sở các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT để phản ánh số phát sinh tăng Nợ phải thu trên " Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng" cho từng cửa hàng (Biểu số 2.25), theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK 131 - Cửa hàng I: 1.171.275 Có TK 3331 : 55.775 Có TK 511 : 1.115.500 Tất cả các Hoá đơn GTGT được lập cho cửa hàng I sẽ được kế toán ghi sổ tuần tự theo trình tự thời gian trên sổ " Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng " (Biểu số 2.25). Cuối tháng: Kế toán đối chiếu " Bảng kê thanh toán " (Biếu số 2.21) với "Sổ Nhật ký bán hàng" của cửa hàng (Biểu số 2.20) để kiểm tra số phát sinh công nợ chi tiết theo từng khách hàng. Đồng thời, kế toán đối chiếu Tổng phát sinh tăng Nợ phải thu trên Bảng kê thanh toán (Biểu số 2.21) với Tổng số phát sinh tăng trên " Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng" (Biểu số 2.25). Nếu đạt được sự thống nhất về nội dung và số liệu đối chiếu, kế toán căn cứ vào Bảng kê thanh toán để phân bổ số phát sinh tăng, giảm Nợ phải thu cho từng khách hàng trên Sổ số dư chi tiết khách hàng (Biểu số 2.26) Sau đó, căn cứ vào Phiếu thu (Biểu số 2.22), kế toán phản ánh tổng số phát sinh giảm Nợ phải thu của từng cửa hàng trên Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng (Biểu số 2.25), theo định khoản: Nợ TK 111 - Thu tiền hàng của Cửa hàng I Có TK 131 - Cửa hàng I (Số liệu tổng cộng trên Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng sẽ được dùng để vào Bảng kê số 11.) NTGS Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Số dư ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 1 549.787.090 ….. …. …. ….. …. ….. …. …. …. ….. 03/01/03 EM 010031 03/01/03 Dung- Thái Bình lấy hàng 3331 107.200 511 2.144.000 03/01/03 EM 010032 03/01/03 Dung- Thái Bình lấy hàng 3331 14.200 511 284.000 …… … …. … … .. … .. .. … 11/01/03 EM 010503 03/01/03 Thu - CCTY lấy hàng 3331 154.904 511 3.098.080 ….. …. …. ….. …. ….. …… ….. …… ….. 15/01/03 EM 010525 12/01/03 Dung- Thái Bình lấy hàng 3331 181.275 511 3.625.500 ….. … . …… …. …. …. …. ….. …… 26/01/03 EM 010886 24/01/03 Dung- Thái Bình lấy hàng 3331 55.775 511 1.115.500 ….. …. …. ….. …. ….. ….. …. ….. ….. 31/01/03 PT 07 30/01/03 Sơn nộp tiền hàng 536.102.591 Cộng phát sinh 1.151.730.256 536.102.091 TK 3331= 54.844.298 TK 511= 1.096.885.958 TK 111= 536.102.091 Dư cuối tháng 1 1.165.414.755 sổ chi tiết TK 131 - cửa hàng I - tháng 1/2003 Biểu số 2.25: Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng STT Khách hàng Địa chỉ Số hợp đồng Dư đầu T1 Số phát sinh Dư cuối T1 Nợ Có 1 Bùi thị dung khu 1T.t an đông hưng hà thái bình 40 14.042.118 7.527.450 15.421.500 6.148.068 2 lê thị bình 76 a trần hưng đạo tx thái bình 37 8.924.685 23.800.350 20.800.658 11.924.377 3 lưu văn toàn t.t kim động hưng yên 26 1.857.975 594.025 2.452.000 0 4 mai thị thuý khu 3 tổ 2 t.t đông hưng thái bình 39 6.124.125 16.551.675 18.781.088 3.894.712 5 nguyễn thị bình số 37 đinh tiên hoàng tiền hải tb 36 12.964.323 3.520.125 13.379.898 3.104.550 6 nguyễn thị thu Ccty hải dương, 97 ng. lương bằng 23 3.781.197 59.753.825 63.535.022 0 ….. …… ………… ………… ………….. …………… …………. …………. Tổng cộng 549.787.090 1.151.730.256 536.102.591 1.165.414.755 sổ số dư chi tiết khách hàng - cửa hàng i - Tháng 1/2003 Biểu số 2.26: sổ số dư chi tiết khách hàng Trong quá trình bán hàng để khuyến khích tiêu thụ, công ty đã áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng. Chiết khấu này được tính trên tổng số tiền hàng đã nộp của từng khách hàng và mức dư nợ hợp lý của từng khách hàng vào cuối tháng. Vì vậy, vào cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành lập Bảng tính chiết khấu để tính ra số chiết khấu phải thanh toán cho khách hàng ở từng cửa hàng. Cuối tháng, sau khi hoàn thành Sổ số dư chi tiết cho từng khách hàng: Kế toán tính ra số chiết khấu thực tế cho từng khách hàng và vào số liệu trên Sổ chiết khấu (Biểu số 2.27). Sau đó, căn cứ trên Sổ chiết khấu, kế toán lập Bảng tính chiết khấu theo từng cửa hàng, chi tiết cho từng khách hàng (Biểu số 2.23). Khi tính ra số chiết khấu phải thanh toán cho các khách hàng, kế toán chỉ thực hiện phản ánh vào sổ khi đã trao tiền cho cửa hàng để cửa hàng trả cho khách hàng. Trong trường hợp chưa giao tiền cho cửa hàng, kế toán chưa ghi nhận nghiệp vụ này. Khi thực trao tiền chiết khấu cho cửa hàng, Kế toán thanh toán sẽ căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt (Biểu số 2.24) để vào sổ chi tiết TK 521 (Biểu số 2.28), theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK 521- Cửa hàng I: 40.585.026 Có TK 111 : 40.585.026 Sổ chiết khấu - Cửa hàng i - tháng 1/2003 (trích) Bùi thị dung-hưng hà, thái bình (trang 01) Tháng 1. 2003 Nợ cũ : 14.042.118 Lấy hàng : 7.527.450 Nộp tiền: 15.421. 500 Dư Nợ: 6.148. 068 Chiết khấu: 15.421.680 x 3% = 462.650 Nợ định mức : 7.527.450 x 75% = 5.645.588 Nợ thực tế : 6.148.068 Phạt : (6.148.068 - 5.645.588) x 1% = 50.248 Lê thị bình- tx thái bình (trang 05) Tháng1.2003 Nợ cũ : 8.924.685 Lấy hàng : 23.800.350 Nộp tiền: 20.800.658 Dư Nợ: 11.924.377 Chiết khấu: 23.800.350 x 3% = 714.011 Nợ định mức : 23.800.350 x 75% = 17.850.263 Nợ thực tế : 11.924.377 Thưởng : (17.850.263 - 11.924.377) x 1% = 59.259 Biểu số 2.27: Sổ chiết khấu Sổ chi tiết Tài khoản 521 - tháng 1/2003 Cửa hàng I Ntgs Chứng từ Diến giải TK Đ.Ư Số phát sinh Sh Nt Nợ Có 31/01/03 PC 152 31/03/03 Thanh toán chiết khấu 111 40.585.026 31/03/03 Kết chuyển sang doanh thu 511 40.585.026 Cộng phát sinh 40.585.026 40.585.026 Biểu số 2.28: sổ chi tiết TK 521- "chiết khấu bán hàng" Hạch toán tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng. Để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng Bảng kê số 11, Nhật ký chứng từ số 8, và Sổ Cái tài khoản 131. Phương pháp hạch toán kế toán và ghi sổ tổng hợp như sau: Cuối tháng: Căn cứ vào Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng (Biểu số 2.25), kế toán vào Bảng kê 11 (Biểu số 2.29) theo quan hệ đối ứng với tài khoản 131. Từ số liệu trên Bảng kê 11, và Sổ chi tiết TK 521 (Biểu số 2.28), kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 2.30) cho 2 tài khoản 131 và tài khoản 521. Sau đó kế toán thực hiện ghi Sổ cái TK 131 (Biểu số 2.31) và Sổ cái TK 521 (Biểu số 2.32), lấy số liệu từ Nhật ký số 8 chuyển sang. Stt Cửa hàng Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 131 - Có TK khác Ghi Có TK 131- Nợ TK khác Số dư cuối tháng Nợ Có 3331 511 cộng 131 111 1121 cộng 131 Nợ Có 1 Cửa hàng I 549.787.090 54.844.298 1.096.885.958 1.151.730.256 536.102.591 536.102.591 1.165.414.755 2 Cửa hàng II 571.950.318 52.440.789 1.048.815.779 1.101.256.568 217.325.648 12.522.625 229.848.273 1.443.358.613 3 Cưả hàng III 802.541.680 71.137.411 1.422.748.230 1.493.885.641 362.891.230 362.891.230 1.933.536.091 4 Cửa hàng IV 601.248.500 20.996.369 419.927.387 440.923.756 161.285.088 161.285.088 880.887.168 Tổng cộng 2.525.527.588 200.014.621 3.987.781.600 4.187.796.221 1.277.604.577 12.500.625 1.290.127.182 5.423.196.627 Bảng kê 11- tháng 1/2003 Biểu số 2.29: Bảng kê số 11 nhật ký số 8 tháng 1- 2003 TK Có TK Nợ 111 152 156 131 3331 511 521 632 641 642 911 Cộng 1521 PXSX1 500.925.845 500.925.845 1522 PXSX2 941.461.075 941.461.075 632 giá vốn hàng bán 11.235.840 834.541.600 845.777.440 111 tiền mặt 1.277.604.557 1.277.604.557 1121 tgnh(VNđ) 12.522.625 83.777 12.606.402 1122 tgng(usd) 1.836 1.836 1123 tgnh(VNđ) 660.334 660.334 131 phải thu của khách 200.014.621 3.987.781.600 4.187.796.221 511 doanh thu 182.470.010 3.805.311.590 3.987.781.600 521 chiết khấu bán hàng 182.470.010 182.470.010 641 hao hụt 0 911 kqsxkd 3.192.785.810 666.385.402 482.156.714 4.341.327.926 0 cộng 182.470.010 11.235.840 2.276.928.520 1.290.127.182 200.014.621 3.987.781.600 182.470.010 3.192.785.810 666.385.402 482.902.661 3.805.311.590 16.278.413.246 Kế toán trưởng (Đã kí) Giám đốc (Đã kí) Biểu số 2.30 : Nhật kí chứng từ số 8 Sổ cái TK 131 -"thanh toán với khách hàng"- năm 2003 Số dư đầu năm 2003 Nợ có 2.525.527.588 Ghi có các TàI KHOảN đối ứng Tháng 1 Tháng 2 ….. ….. Tháng 12 Cộng TK 3331 200.014.621 TK 511 3.987.781.600 Cộng phát sinh nợ 4.187.796.221 Cộng phát sinh có 1.290.127.182 Số dư nợ cuối tháng 5.523.196.627 Số dư có cuối tháng Biểu sổ 2.31: Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 521- chiết khấu bán hàng năm 2003 Số dư đầu năm 2003 Nợ có Ghi có các TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 ….. ….. Tháng 12 Cộng TK 111 182.470.010 Cộng phát sinh nợ 182.470.010 Cộng phát sinh có 182.470.010 Số dư nợ cuối tháng Số dư có cuối tháng Biểu số 2.32: sổ cái TK 521 Quy trình ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có thể được khái quát như sau: Chứng từ Hoá đơn GTGT Sổ Nhật ký bán hàng Bảng kê thanh toán của từng cửa hàng Phiếu thu Sổ Số dư chi tiết TK 131 Cửa hàng- Khách hàng Sổ chi tiết TK 131 Cửa hàng Sổ chiết khấu (Khách hàng-Cửa hàng) Bảng kê số 11 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 131,152 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết TK 521 Bảng tính chiết khấu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng iii. Thông tin kế toán với việc phân tích, đánh giá sơ bộ tình hình và khả năng thanh toán tại công ty. Với công tác hạch toán kế toán hiện nay, hệ thống kế toán của công ty cho phép cung cấp khá đầy đủ thông tin cho việc phân tích tình hình và khả năng thanh toán của công ty. Tuy vậy, tiến độ cung cấp thông tin chưa thực sự đảm bảo, do vậy hầu như công ty chỉ thực hiện phân tích và đánh giá tổng hợp tình hình và khả năng thanh toán vào cuối năm, thông qua các chỉ tiêu trên Thuyết minh Báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, việc tính toán các chỉ tiêu về tình hình thanh toán dựa trên các Báo cáo tài chính cuối kì sẽ chỉ cho kết quả tương đối chính xác, vì số phát sinh tăng, giảm của các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp còn bao gồm cả những khoản thanh toán ngay do cách sử dụng và phản ánh trên TK 131 và TK 331 của công ty. Bảng tổng hợp số liệu về tình hình công nợ năm 2002 Tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I stt chỉ tiêu số đầu năm phát sinh trong kì số cuối năm Tăng Giảm A Các khoản phải thu 2.742.644.032 43.394.136.088 43.250.161.700 2.886.618.420 1 Phải thu khách hàng 2.421.539.458 41.614.867.953 41.508.460.822 2.527.946.589 2 Thu tạm ứng 161.525.204 1.773.691.638 1.741.700.878 193.515.964 3 Thu khác 159.579.370 5.576.497 0 165.155.867 B Các khoản phải trả 5.256.635.008 42.230.647.753 43.446.998.508 4.040.284.253 1 Nợ ngắn hạn 2.260.311.396 11.183.578.301 12.097.636.625 1.346.253.072 2 Phải trả người bán 898.033.334 24.091.364.674 23.665.852.376 1.323.545.632 3 Phải trả CNV 504.128.816 4.481.833.674 4.422.247.109 563.715.381 4 Phải nộp nhà nước 978.572.603 2.060.937.300 3.025.522.622 13.987.281 5 Các khoản phải trả khác 615.588.859 412.933.804 235.739.776 792.782.887 Nguồn : Phòng kế toán Biểu 3.1: Bảng tổng hợp số liệu về tình hình công nợ năm 2002 tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 3.1 phân tích tình hình người mua, người bán tại công ty. Bảng tính các chỉ tiêu đánh giá tình hình công nợ Với khách hàng và nhà cung cấp năm 2002 stt Chỉ tiễu 2001 2002 1 Tỉ lệ Nợ phải thu so với Nợ phải trả (%) 269,65 191 2 Số vòng quay khoản phải thu (vòng/lần) 17,6 17,8 3 Số vòng quay khoản phải trả (vòng/lần) 17,3 22,5 4 Thời gian một vòng quay khoản phải thu (ngày) 20,7 20,5 5 Thời gian một vòng quay khoản phải trả (ngày) 21,09 16,22 Biểu số 3.2 : Bảng tính một số chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Từ những số liệu đã tính được ở trên có thể nhận thấy, trong năm 2002, tình hình thanh toán với người mua, người bán ở công ty là khá khả quan. So với đầu năm, tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả đã giảm từ 269,65% xuống còn 191%. Nguyên nhân chính là do số nợ nhà cung cấp vào cuối năm 2002 đã tăng lên đáng kể so với số nợ đầu năm là 425.512.298 đồng, trong khi số Nợ phải thu của khách hàng chỉ tăng 6.407.131 đồng. Tuy nhiên tỉ lệ khoản phải thu so với khoản phải trả vẫn là ở mức cao ( >100%) , bằng 191%, do vậy có thể thấy chính sách quản lý hoạt động thanh toán và công nợ chưa thực sự phát huy hiệu quả vì cơ cấu công nợ không có lợi cho công ty. Công ty vẫn bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là chiếm dụng được. Về tình hình thu hồi nợ phải thu khách hàng: Mặc dù số nợ phải thu trong năm 2002 có tăng lên so với 2001, song tốc độ thu hồi nợ vẫn được đảm bảo. Các hệ số tính được cho thấy, công ty có khả năng thu hồi nợ rất tốt. (Nhờ vậy mà công ty có thể kịp thời trang trải các khoản nợ ngân hàng bằng tiền bán hàng thu được). Điều đó cũng đồng thời phản ánh khả năng và điều kiện kinh doanh của các khách hàng của công ty là tương đối tốt, vì để có thể thanh toán một lượng tiền hàng lớn trong một khoảng thời gian trung bình là 22,5 ngày (trong vòng 1 tháng), thì chứng tỏ lượng hàng được tiêu thụ rất nhanh. Vì vậy, công ty có thể yên tâm duy trì mối quan hệ với những khách hàng hiện nay của công ty. Tuy vậy, công ty cũng chỉ nên duy trì tốc độ thu hồi nợ ở mức này đẻ tránh tình trạng điều kiện thanh toán quá khắt khe, về lâu dài sẽ mất khách. Về tình hình thanh toán nợ phải trả: Số vòng quay nợ phải trả năm 2002 là 22,5 vòng, với thời gian của một vòng quay là 16,22 ngày, cho thấy: mặc dù số nợ về cuối năm 2002 có tăng lên, song khả năng thanh toán nợ của công ty vẫn không hề giảm sút. Các hệ số tính được vẫn phản ánh tình hình thanh toán nợ rất tốt của công ty. Và nó tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty là phần lớn các nghiệp vụ giao dịch với người bán đều là mua vật tư, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất nên thời hạn nợ thường rất ngắn. Tuy nhiên, dẫu sao thì các hệ số này cũng phản ánh khả năng sử dụng tiền và tận dụng nợ trong hạn của công ty chưa hiệu quả hoặc công ty chưa quan tâm đến lĩnh vực tận dụng công nợ phải trả trong hạn như một nhân tố làm gia tăng lợi nhuận. Có thể thấy rằng một lượng tiền lớn của công ty đang bị tồn đọng và không có khả năng sinh lời. 3.2 Phân tích khả năng thanh toán của công ty. Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán Của công ty năm 2002 Stt Chỉ tiễu Đầu năm Cuối năm Cuối năm so với đầu năm Số tuyệt đối Số tương đối 1 Vốn lưu chuyển thuần (đồng) 6.362.259.402 8.592.702.309 2.230.442.907 135,06% 2 Hệ sô thanh toán Nợ ngắn hạn 2,21 3,13 0,92 - 3 Hệ số thanh toán tức thời 0,4 0,81 0,39 - Biểu số 3.3: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của công ty Cổ phần thuốc thú y TW I Với số vốn lưu chuyển thuần rất lớn (8.592.702.309 đồng), cho thấy một khả năng đảm bảo thanh toán nợ rất tốt của công ty. Và khả năng thanh toán trong năm 2002 tốt hơn rất nhiều so với năm 2001 (đầu năm). Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn và hệ số thanh toán tức thời cũng phản ánh điều tương tự. Tuy vậy, điều đó cũng đồng thời phản ảnh một lượng tiền và các TSLĐ khác bị tồn trữ quá nhiều, không có khả năng sinh lời. Vì vậy, công ty nên có sự cân đối lại cán cân thanh toán của mình sao cho có thể vẫn đảm bảo khả năng thanh toán nhưng vẫn đảm bảo sử dụng tiền có hiệu quả. PHần iii. hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty cổ phần thuốc thú y TWi. Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thuốc thú y TWI. 1.1. Những ưu điểm chính Về chính sách quản lý hoạt động mua hàng- thanh toán và bán hàng - thu tiền. Nhìn chung, công ty đang thực thi một chính sách quản lý hoạt động mua, bán và thanh toán với người mua, người bán tương đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh. Điều đó được thể hiện qua việc: cho đến thời điểm hiện nay, công ty chưa từng lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn cũng như không có dấu hiệu về những khoản nợ phải thu khó đòi. Trong khi đó, công ty vẫn đảm bảo đủ nguồn vật tư đầu vào, cũng như cung cấp đầy đủ vật dụng, tài sản, và dịch vụ khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh số bán hàng và số lượng khách hàng cũng không ngừng gia tăng qua các năm. Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng ) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. 1.1.2. Về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Một là, hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là đầy đủ, hợp lý và hợp pháp. Các chứng từ thực hiện đều là các chứng từ công ty mua theo mẫu in sẵn của Bộ Tài chính. Ngoài ra kế toán trưởng công ty còn tổ chức xây dựng thêm một số chứng từ mệnh lệnh theo hướng dẫn của Bộ tài chính, để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ, đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều đã được phê chuẩn đúng đắn bởi những người có thẩm quyền, qua đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Nhờ hệ thống chứng từ mệnh lệnh này, hệ thống chứng từ của công ty được lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng. Từ đó, thiết lập nên một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. Trong quá trình hạch toán kế toán, công tác phân loại, kiểm tra, đối chiếu chứng từ được thực hiện nghiêm túc. Hai là, cách thức hạch toán kế toán nhìn chung là phù hợp với đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng- thu tiền tại công ty. Việc lập, luân chuyển các hoá đơn chứng từ và quy trình ghi sổ kế toán đều phản ánh được rõ nét đặc thù hoạt động thanh toán của công ty. Ba là, hệ thống sổ sách của công ty có ưu điểm là đủ về số lượng và chủng loại. Sổ sách của công ty được ghi sạch sẽ, rõ ràng, mạch lạc. Trong đó việc sử dụng thêm công cụ EXCEl để hỗ trợ công tác kế toán đã phát huy được hiệu quả nhờ đẩy nhanh tốc độ ghi chép và cung cấp thông tin kế toán. Việc cộng sổ và chuyển sổ được thực hiện đầy đủ và tương đối chính xác. 1.2. Những tồn tại chủ yếu 1.2.1. Trong chính sách thanh toán tiền hàng với cửa hàng và chi trả chiết khấu thanh toán. Chính sách thanh toán tiền hàng mà tập trung 1 lần vào cuối tháng là chưa hợp lý, vì nó làm giảm hiệu quả quản lý tài chính đồng thời còn gây ảnh hưởng bất lợi cho công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng. Trên phương diện quản lý tài chính: Việc chỉ thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, dễ gây nên tình trạng thất thoát tiền hàng, hoặc tiền hàng được sử dụng cho những mục đích ngoài quy định và tầm kiểm soát của công ty. Hơn thế nữa, điều đó còn khiến cho dòng tiền của công ty quay vòng chậm, và không có giá trị sinh lời trong một khoảng thời gian khá dài. Đối với công tác kế toán nợ phải thu với cửa hàng: Việc tập trung thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng khiến cho: Việc lập chứng từ thanh toán (Phiếu thu) không đảm bảo được tính kịp thời trong việc "sao chụp" các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh, do vậy không thể thông tin nhanh chóng và chi tiết về tình hình phát sinh giảm Nợ phải thu ở từng cửa hàng trong tháng. Điều đó làm chậm đáng kể quá trình tập hợp và xử lý thông tin của kế toán. Kế toán không thể kiểm tra và thông tin chính xác, kịp thời về thực trạng công nợ ở mỗi cửa hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong kì kế toán. Khối lượng công tác kế toán bị dồn lại vào cuối tháng, một mặt vừa không đảm bảo tính khẩn trương trong việc cung cấp thông tin, mặt khác còn rất dễ xảy ra nhiều nhầm lẫn, sai sót, khiến cho chất lượng thông tin kế toán khó có thể được đảm bảo. Khi công tác kế toán gặp nhiều bất lợi thì chất lượng của các quyết định quản lý cũng bị giảm sút đáng kể. Đối với công tác chi trả tiền chiết khấu. Việc chi tiền toàn bộ tiền chiết khấu cho cửa hàng một lần vào cuối tháng này, hoặc đầu tháng sau không phải là cách làm hay. Bởi công ty rất khó giám sát việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng, mà cũng không có gì chắc chắn để đảm bảo rằng tiền chiết khấu được trao cho cửa hàng không bị sử dụng sai mục đích. Điều đó sẽ khiến cho việc thanh toán chiết khấu cho khách hàng không được thực hiện kịp thời, ảnh hưởng bất lợi đến quan hệ giữa khách hàng và công ty. Đó là chưa tính đến việc công ty phải chịu một lượng tiền tồn đọng khá lớn mà không được dùng để đầu tư, sinh lời. Trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán. Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, thì công tác kế toán còn một số tồn tại chủ yếu sau đây: Tồn tại 1: Về phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong trường hợp nhập khẩu hàng. Hiện nay, các nghiệp vụ thanh toán với nhà xuất khẩu ngoại quốc chỉ được ghi sổ khi hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục nhập kho tại công ty. Nghĩa là, trường hợp hàng nhập khẩu đã về đến cửa khẩu nhưng chưa về nhập kho công ty, thì các chứng từ phản ánh công nợ với người bán chưa được ghi sổ, cho dù hàng lưu tại cửa khẩu có thể giao thoa giữa các kì kế toán khác nhau. Cách hạch toán như trên một mặt không đảm bảo được yêu cầu ghi sổ đầy đủ, kịp thời của kế toán, mặt khác còn để lại những hậu quả sau: Thông tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng và những biến động về công nợ với nhà cung cấp. Việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ phức tạp hơn, dễ gây nhầm lẫn và khó đối chiếu, kiểm tra về thực trạng công nợ của từng nhà cung cấp nước ngoài vì có những khoản nợ đã được thanh toán xong nhưng chưa được ghi sổ kế toán. Tồn tại 2: Về phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng. Việc chỉ ghi sổ chiết khấu bán hàng vào thời điểm đã giao tiền chiết khấu cho cửa hàng cũng là chưa hợp lý vì như vậy là đã bỏ qua việc phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng phát sinh trong tháng. Vì trên thực tế số chiết khấu phải trả và việc thanh toán tiền chiết khấu thường xảy ra ở hai thời điểm khác nhau, thậm chí ở hai kì kế toán khác nhau. Do vậy việc ghi sổ như trên một mặt sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ công nợ phát sinh với khách hàng ở mỗi cửa hàng trong tháng, mà mặt khác,, trong trường hợp khác kì kế toán, còn gây nên việc ghi nhận sai chi phí của kì kế toán, vi phạm nguyên tắc " Cơ sở dồn tích " của kế toán. Mặt khác, việc hạch toán chiết khấu bán hàng của công ty vào khoản giảm trừ doanh thu như hiện nay là sai so với quy định của chế độ, bởi bản chất chiết khấu bán hàng của công ty là một khoản chiết khấu thanh toán. Nguyên nhân là, do thiếu cập nhật thông tin về chế độ kế toán mới đã được đưa vào áp dụng thực tế, nên kế toán không đặt ra sự phân biệt giữa chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, mà giữ nguyên quan niệm đồng nhất mọi khoản chiết khấu là khoản giảm trừ doanh thu và thói quen hạch toán chiết khấu bán hàng trên tài khoản 521, và cuối kì kết chuyển sang tài khoản phản ánh doanh thu. Tồn tại 3: Vê hệ thống sổ chi tiết TK 131. Hệ thống sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng. Kết cấu sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng chưa thuận tiện cho công tác quản lý nợ phải thu đối với cửa hàng theo tiêu chí quản lý là dư nợ định mức cuối tháng. Vì trên sổ chi tiết, số dư cuối tháng chưa được theo dõi chi tiết theo định mức dư nợ. Chính vì vậy, sẽ là không thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi và đôn đốc thu nợ ở các cửa hàng theo tiêu chí quản lý đã đặt ra, cũng như trong việc đưa ra nhận xét, so sánh, đánh giá về tình hình công nợ ở cửa hàng qua các kì kế toán khác nhau. Sổ Số dư chi tiết khách hàng. Việc theo dõi tập trung tình hình công nợ với của các khách hàng trên cùng một trang sổ chỉ phù hợp với việc thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, vì vậy nếu trong tương lai, chính sách thu tiền hàng thay đổi, thì việc ghi sổ như trên sẽ là không phù hợp. Sổ chiết khấu Căn cứ vào cách tính chiết khấu của kế toán, thì việc tổ chức thêm Sổ chiết khấu là không thực sự cần thiết. Vì số chiết khấu được tính dựa trên các chỉ tiêu mà Sổ số dư chi tiết khách hàng đã phản ánh đầy đủ. Vì vậy, kế toán có thể thực hiện tính chiết khấu ngay cho từng khách hàng trên sổ số dư chi tiết. Tồn tại 4: Về phương pháp hạch toán kế toán trên 2 tài khoản 331 và 131. Hiện nay phần lớn các giao dịch mua, bán đều được phản ánh qua sổ TK 131 và 331. Điều này là không hợp lý xét trên các góc độ sau: Trên góc độ tuân thủ chế độ kế toán: Việc hạch toán như trên là vi phạm quy định về nội dung kinh tế của 2 tài khoản 131 và 331, vì hai tài khoản này chỉ được dùng để phản ánh và theo dõi công nợ trong thanh toán với người mua, người bán mà thôi. Xét trên góc độ quản lý công nợ, thì cách sử dụng 2 tài khoản 131, 331 như trên sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc tập hợp và cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ thực tế phát sinh, tại mọi thời điểm trong kì và cuối kì kế toán. Điều đó sẽ làm giảm chất lượng và tiến độ cung cấp thông tin kế toán. Tồn tại 5: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì. Công tác phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì chưa được quan tâm thực hiện. Công tác kế toán mới chỉ dừng lại ở việc ghi chép và cung cấp thông tin cho việc lập các Báo cáo tài chính, mà chưa thực hiện vai trò tham mưu của kế toán cho các hoạt động quản trị. Vì vậy hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý công nợ còn rất hạn chế. Tồn tại 6: Về phân công lao động kế toán trong phần hành kế toán thanh toán. Hiện nay, phần hành kế toán thanh toán do một kế toán viên và kế toán trưởng đảm nhiệm. Tuy nhiên, kế toán viên lại đang kiêm nhiệm cả chức năng của một thủ quỹ. Việc phân công lao động như vậy, một mặt làm ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán thanh toán, mặt khác còn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của người làm kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu qủa công tác kế toán trong quản lý công nợ. Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty. Đối với chính sách thanh toán tiền bán hàng với cửa hàng. Để rút ngắn thời gian lưu chuyển của tiền, và thuận tiện hơn cho công tác kế toán trong việc ghi nhận, xử lý thông tin và giám sát chặt chẽ tình hình công nợ và quá trình thu hồi nợ ở cửa hàng, việc thanh toán tiền hàng nên được tiến hành định kì. Khoảng cách thời gian giữa mỗi lần nộp tiền hàng là từ 7-10 ngày. Khi cửa hàng nộp tiền hàng, cần nộp kèm các Bảng kê thanh toán tương ứng (có ghi rõ ngày tháng lập và đánh số thứ tự liên tục), và Sổ Nhật ký bán hàng để kế toán đối chiếu kiểm tra. Đối với việc thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng: Việc thanh toán tiền chiết khấu cũng nên được thực hiện trả định kì ( 7-10 ngày/lần). Tuy nhiên số tiền thanh toán mỗi lần có thể linh hoạt, tuỳ thuộc vào từng thời điểm và số lượng giao dịch do kế toán ước tính trong kì kế toán. Kế toán chỉ thực hiện chi trả tiền chiết khấu lần tiếp theo nếu số tiền chiết khấu trước đó đã cơ bản thanh toán hết cho khách hàng và được khách hàng kí nhận đầy đủ trên Bảng tính chiết khấu. 3.2. Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. Thứ nhất: Về phương pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu hàng. Để đảm bảo phản ánh đúng thực trạng công nợ của nhà cung cấp trong kì kế toán, kế toán nên tiến hành hạch toán và ghi sổ như sau: Khi nhận được chứng từ hàng nhập khẩu, đối với trường hợp hàng chưa về, nhưng đã tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào giá trị L/C đã thanh toán theo Giấy báo Nợ ngân hàng, ghi nhận một khoản Nợ phải thu của nhà cung cấp trên sổ kế toán: Nợ TK 331- Phải thu (chi tiết theo đối tượng): tỉ giá hạch toán Có TK 112(1122): tỉ giá hạch toán Khi hàng đã về đến cửa khẩu Việt Nam, nhưng cuối tháng chưa về nhập kho công ty, kế toán căn cứ vào Hoá đơn thương mại, ghi giảm số nợ phải thu của nhà cung cấp, đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu chưa thanh toán hết giá trị của L/C: Nợ TK 151 (Tỉ giá thực tế): Hàng đang lưu tại kho cảng, sân bay Có TK 413: Chênh lệch tỉ giá Có TK 331 - chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán TK 331 - Số đã thu. TK 331 - Số còn phải trả. ( Khi hàng về nhập kho, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu Nhập kho ghi: Nợ TK 152,156 : Tỉ giá thực tế Có TK 151: Tỉ giá thực tế.) Sau đó, nếu giá trị của L/C chưa được thanh toán hết, kế toán thanh toán tiếp tục theo dõi tình hình thanh toán L/C và căn cứ vào Giấy báo Nợ ngân hàng để làm căn cứ ghi giảm Khoản phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 331-chi tiết theo đối tượng: Tỉ giá hạch toán Có TK 112(1122): Tỉ giá hạch toán. TK 112 TK 331 TK 151 TK 413 Trị giá L/C đã thanh toán (một phần hay toàn bộ ) Hàng lưu tại cửa khẩu, cuối tháng chưa về nhập kho Chênh lệch giảm tỉ giá Sơ đồ 3.1: Kế toán thanh toán với người bán trường hợp hàng lưu cửa khẩu giao thoa giữa hai kì kế toán khác nhau Thứ hai: Về phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu bán hàng. Để đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, và phản ánh đúng biến động về tình hình nợ phải trả khách hàng (cửa hàng) trong tháng, em xin đề nghị phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu cho khách hàng như sau: Vào cuối tháng, sau khi lập xong Bảng tính chiết khấu cho mỗi cửa hàng,(đã được Kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt), kế toán ghi sổ khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng theo từng cửa hàng: Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán Có TK 131: Số tiền chiết khấu phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng. Định kì, khi thực trao tiền cho cửa hàng để chi trả chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 131- chi tiết theo từng cửa hàng: Số tiền chiết khấu đã chi mỗi lần. Có TK 111: Số tiền chiết khấu đã trao cho cửa hàng. Phương pháp kế toán này sẽ giúp kế toán giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu bán hàng cho khách hàng ở từng cửa hàng, nhờ đó sẽ đảm bảo được việc thanh toán số chiết khấu phải trả cho từng khách hàng được thực hiện nghiêm túc, kịp thời. TK 111 TK 131 TK 635 Định kì thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng Tổng số tiền chiết khấu phải thanh toán cho khách hàng ơ từng cửa hàng Sơ đồ 3.2: Phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu với cửa hàng Thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng: Để thuận tiện cho việc quản lý, đánh giá tình hình công nợ ở các cửa hàng vào cuối tháng, sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng nên thực hiện chi tiết số dư theo định mức công nợ. Theo đó, kết cấu sổ chi tiết TK 131 có thể thiết kế như sau: Biểu số: 3.1 Sổ chi tiết TK 131 đối tượng: Cửa hàng…….. Năm: ……………………… Ntgs Chứng từ Diễn giải Só dư đầu tháng Số phátsinh Số dư cuối tháng Sh Nt TĐm NĐm Cộng Nợ Có TĐm NĐm Cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tháng 1 SD ĐT ** * *** ….. …. ….. …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx Tháng 2 SD ĐT ** * *** …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx ….. ….. ….. ……. ……. …. ….. ….. ….. ….. …… ……. Chú thích: TĐM: Trong định mức NĐM: Ngoài định mức. = {(7) + (8)} x tỉ lệ định mức = (12) - (10) Sổ số dư chi tiết khách hàng. Để phù hợp với việc thu tiền hàng định kì, thay vì thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, Sổ số dư chi tiết nên tiến hành theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng trên từng trang sổ riêng biệt. (Đồng thời trên các Bảng kê thanh toán cũng cần đánh số thứ tự liên tục cho đến hết năm, và ghi rõ ngày tháng lập, để kế toán làm căn cứ ghi sổ) Ngoài ra để giảm bớt việc ghi sổ Chiết khấu bán hàng, Sổ số dư chi tiết nên thêm các chỉ tiêu dòng sau đây: Dòng tính chiết khấu 3% Dòng tính thưởng 1% Dòng tính phạt 1% Dòng tổng cộng chiết khấu Trong trường hợp cửa hàng muốn đối chiếu số chiết khấu do cửa hàng tính được với số liệu của kế toán, thì có thể sử dụng ngay Bảng tính chiết khấu do kế toán lập để đối chiếu. Vì Sổ số dư chi tiết được thiết kế trên máy, nên việc cộng sổ, sao chép số liệu và tính toán sẽ giảm thiểu được sự sai sót về các phép toán cũng như số liệu sao chép. Ngoài ra, còn rút ngắn được thời gian ghi sổ và tính toán số liệu. Nhờ đó, hiệu qủa của công tác kế toán sẽ tăng lên đáng kể. Biểu số: 3.2. Sổ số dư chi tiết khách hàng Đối tượng: Cửa hàng …. Năm:…………………… Khách hàng:………………………….ĐịaChỉ:…………………………… Ntgs BKTT Diễn giải Số dư đầu tháng Số phát sinh Số dư cuối tháng Sh Nt Nợ có Tháng 1 SD Đầu tháng **** *** *** *** Lấy hàng ** Nộp tiền * **** **** **** Lấy hàng *** Nộp tiền ** ….. ….. ….. ….. ….. …. …… …….. Cộng Xxx xxx Sd cuối tháng ***** Chiết khấu 3% ** Thưởng 1% ** Phạt 1% ** Cộng Chiết khấu *** Tháng 2 …… ….. …. …. …. ….. …. …… Chú thích: BKTT: Bảng kê thanh toán. Thứ tư: Về phương pháp hạch toán trên 2 TK 131 và 331. Để đảm bảo tuân thủ quy định về nội dung kinh tế của tài khoản theo quy định của chế độ kế toán, hơn nữa cũng là để việc quản lý và cung cấp thông tin về tình hình công nợ với nhà cung cấp được thuận lợi hơn, kế toán chỉ nên thực hiện phản ánh vào tài khoản 131 và 331 số nợ thực tế đã phát sinh với khách hàng và nhà cung cấp. Thứ năm: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì. Hiệu quả quản lý của kế toán đối với vấn đề công nợ với người mua, người bán, không chỉ thể hiện ở việc ghi chép, phản ánh trung thực, chính xác, đầy đủ tình hình và những biến động về công nợ, mà cao hơn nữa là ở việc : từ những thông tin ghi chép được, kế toán có thể đưa ra được những đánh giá, nhận xét gì để giúp ích cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Điều đó thực sự là quan trọng trong nền kinh tế thị trường hiện nay khi mà thông tin đóng vai trò quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp. Phân tích tình hình Nợ phải thu ở các cửa hàng. Hiện nay, khi mà công ty đang quản lý công nợ ở các cửa hàng bằng định mức dư nợ cuối tháng, và có chế độ thưởng, phạt đối với việc thu hồi tiền hàng, thì việc lập các báo cáo kế toán về tình hình công nợ của các cửa hàng là điều rất cần thiết. Theo tiêu chí quản lý trên, kế toán có thể lập "Bảng phân tích tình hình nợ phải thu " cho mỗi cửa hàng, kèm theo là những nhận xét, đánh giá giải trình bằng lời. Biểu số:3.3 Bảng phân tích tình hình nợ phải thu Đối tượng: Cửa hàng …………. Ngày …… tháng…….năm.….. Chỉ tiêu Kì gốc (tháng, quý) Kì phân tích (tháng,quý) Kì phân tích so với kì gốc Số tuyệt đối Số tương đối 1. Số vòng quay Nợ phải thu 2. Thời gian của một vòng quay 3. Dư nợ trong định mức 4. Dư nợ ngoài định mức 5. Tổng dư nợ Căn cứ vào Bảng phân tích này, kế toán có thể làm rõ tình hình công nợ của cửa hàng trên các mặt sau: Khả năng thu hồi nợ từ khách hàng ở mỗi cửa hàng là tốt, hay không tốt. Và khả năng này có xu hướng tốt lên, hay xấu đi so với trước đó. Cửa hàng có đảm bảo được hay thực hiện vượt mức tiêu chí quản lý công nợ đã đề ra, và so với tháng (quý ) trước đó, thì tình hình dư nợ ở các cửa hàng là tăng lên, hay giảm đi và tăng, giảm bao nhiêu. Ngoài ra, để tăng độ thuyết phục cho những nhận xét, đánh giá của mình, kế toán có thể vận dụng thêm các thông tin về tình hình dư nợ chi tiết của từng khách hàng ở mọi cửa hàng, đặc biệt là những khách hàng có ảnh hưởng lớn đến tình hình công nợ của cửa hàng trong tháng và các tháng trước đó. Trong trường hợp cần thiết, kế toán có thể yêu cầu các cửa hàng giải trình rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng công nợ đó. Với việc đánh giá, phân tích trên, kế toán có thể tham mưu cho bộ phận kinh doanh và các nhà quản trị những vấn đề sau: Ra quyết định thưởng, phạt đối với cửa hàng Thay đổi định mức dư nợ với các cửa hàng tuỳ thuộc xu hướng và khả năng thu hồi nợ của cửa hàng cũng như tình hình thị trường tiêu thụ ở từng thời điểm. Quyết định duy trì, tăng cường, hay giảm bớt quy mô hàng tiêu thụ ở các địa bàn do cửa hàng phụ trách. Quyết định thắt chặt hay nới lỏng chính sách tín dụng thương mại với khách hàng… Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty. Đồng thời với việc phân tích, đánh giá tình hình Nợ phải thu khách hàng, kế toán nên xem xét đến việc phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty. Việc này đỏi hỏi sự kết hợp thông tin về tình hình nợ phải trả nhà cung cấp, phải trả khách hàng với các thông tin về nợ phải trả khác trong công ty. Nội dung phân tích này sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được nhu cầu thanh toán cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt và lâu dài. Để từ đó, có kế hoạch huy động các nguồn tài chính đáp ứng nhu cầu thanh toán. Kế toán cần tính và so sánh các chỉ tiêu như: Hệ số thanh toán hiện hành Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn Hệ số thanh toán tức thời Hệ số thanh toán của TSLĐ Vốn lưu chuyển thuần. Kế toán cần lập "Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán", và tính ra "Hệ số khả năng thanh toán" để đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán của công ty. Trong đó, hệ số khả năng thanh toán bằng: Khả năng thanh toán/ Nhu cầu thanh toán. Nếu hệ số này nhỏ hơn 1, chứng tỏ công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán. Ngược lại, công ty có khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán trong thời gian tới. Biểu số: 3.4 Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán Nhu cầu Thanh toán Số tiền Khả năng thanh toán Số tiền I. Các khoản phải thanh toán ngay I. Các khoản có thể dùng thanh toán ngay 1. Nợ quá hạn 1. Tiền mặt, Tiền gửi Nợ ngân sách 2. Giấy tờ có giá Nợ ngân hàng Nợ ngưòi bán, người mua II. Các khoản có thể dùng thanh toán trong thời gian tới ….. 1. Trong tháng tới 2. Nợ đến hạn Thu hồi nợ Nợ Ngân sách Bán hàng Nợ ngân hàng Vay Nợ người bán, người mua Bán tài sản ….. 2. Trong quý tới II. Các khoản phải thanh toán, phải trả trong thời gian tới. …… 1. Trong tháng tới ……. …. ….. 2. Trong quý tới …… ………. Tổng cộng Tổng cộng Thứ năm: Kiến nghị về công tác phân công lao động trong phần hành kế toán thanh toán Để đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật, công việc thủ quỹ nên giao cho một nhân viên khác không làm kế toán trong phòng kế toán đảm nhiệm. Điều đó cũng sẽ giảm thiểu khối lượng công việc hàng ngày của kế toán thanh toán, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. Ngoài ra với khối lượng các nghiệp vụ thanh toán rất lớn như hiện nay, công ty cũng nên nghiên cứu việc tuyển thêm nhân viên kế toán mới để môi trường làm việc bớt căng thẳng hơn cho những người làm công tác kế toán. Kết luận Có thể nhận thấy rằng, công tác hạch toán kế toán thanh toán và quản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I hiện nay đã và đang phát huy được hiệu quả nhờ đảm bảo được khá tốt tình hình thanh toán và xử lý công nợ, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty. Tuy vậy, cũng không thể khẳng định chắc chắn rằng, kết quả khả quan hiện nay có thể đảm bảo vững chắc cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững của công ty. Vì vậy, tích cực hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong thanh toán, đảm bảo sự phù hợp giữa thực tế làm việc với các quy chế điều chỉnh sẽ đưa công ty nhanh chóng hoà nhập chung vào hệ thống kế toán quốc gia và quốc tế, từ đó tạo nên tiền đề tốt cho những bước phát triển mới của công ty trong tương lai. Em hy vọng rằng với những kiến nghị và giải pháp đã đưa ra có thể được công ty sử dụng như những thông tin mang tính tham khảo, đóng góp cho quá trình không ngừng hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán tại công ty, nhằm không những nâng cao hiệu quả quản lý công nợ trong thanh toán và còn phục vụ đắc lực cho qúa trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Đông, cũng như bác Giám đốc cùng các cô, chú phòng kế toán công ty Cổ phần thuốc thú y TW I đã giúp em hoàn thành luận văn này. Hà nội, tháng 6 năm 2003. Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hà. Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I. Cơ sở lý luận chung về hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. 3 I. Cơ sở lý luận chung về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp. 3 1.1. Thanh toán với người mua, người bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ trong thanh toán tại doanh nghiệp 3 1.2. Các phương thức thanh toán chủ yếu 5 II. Nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. 8 2.1. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp 8 2.2. Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua và người bán 10 2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán 10 2.2.2. Tài khoản sử dụng 13 2.2.3. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 15 2.2.4. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 16 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán 16 III. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp 19 3.1. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán 19 3.2. Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán 20 Phần II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I 22 I. Giới thiệu chung về công ty 22 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 22 1.2. Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty 23 1.3. Đặc điểm quá trình mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền của công ty. 24 1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 25 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 26 II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp taị công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I 28 2.1. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp 28 2.1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 28 2.1.2. Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 43 2.1.3. Hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 50 2.2. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng 54 2.2.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 54 2.2.2. Hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 61 2.2.3. Hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 67 III. Thông tin kế toán với việc phân tích đánh giá sơ bộ về tình hình và khả năng thanh toán của công ty 72 3.1. Tình hình thanh toán với người mua người bán tại công ty. 73 3.2. Phân tích khả năng thanh toán tại công ty. 74 Phần III. Hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I. 75 I. Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng thanh toán, bán hàng - thu tiền và thực trạng công tác hạch toán kế toán với người mua người bán tại công ty cổ phần thuốc thú y trung ương I. 75 1.1. Những ưu điểm chính. 75 1.2. Những tồn tại chủ yếu 76 II. Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ. 79 2.1. Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty. 79 2.2. Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty. 80';['== Kết luận. 87