Luận văn Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dụng Cụ Cắt và Đo Lường Cơ Khí

nh công nợ và thanh toán đối với người bán, người nhận thầu về cung cấp vật tư, lao vụ và các dịch vụ khác. - Sổ chi tiết TK 141 - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331, dùng để hạch toán tổng hợp công nợ của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư hàng hoá, lao động dịch vụ .Việc ghi nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng ở sổ chi tiết TK331. - Nhật ký chứng từ số 10: - Nhật ký chứng từ số 1 - Nhật ký chứng từ số 2 - Bảng phân bổ số 2: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong các tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng trong tháng -Bảng kê số 4, 5, 6 .... Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí Chứng từ gốc NKCT số 1, 2 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí 2.1 Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí là một trong những doanh nghiệp lớn cung cấp sản phẩm cơ khí cho cả nước. Do đặc điểm sản phẩm của công ty quy định nên bên cạnh NVL chính là thép, hợp kim còn có nhiều loại khác như xăng, dầu, than, hoá chất các loại ... Với đặc điểm về vật liệu như vậy, công ty đã thiết kế một hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, tránh hao mất mát. Cụ thể, NVL chính được chứa trong các kho chuyên dùng (kho kim khí ), các vật tư được sắp xếp ngăn nắp, bảo vệ tốt. Các loại hoá chất được chứa trong các kho phụ tùng nhiên liệu hoá chất, các kho này phải được đặc biệt quan tâm, đảm bảo luôn thông thoáng, khô ráo và thường xuyên được kiểm tra, xử lý các hiện tượng bất thường (nếu có ). Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Các nhà cung cấp lớn của công ty là công ty cơ khí Hà Nội, tổng công ty kim khí Hà Nội, viện luyện kim đen ...Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất...bên cạnh một số nguồn hàng trong nước thì một số vật liệu công ty phải nhập nước ngoài, chủ yếu là từ châu Âu và Hàn Quốc. Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Phân loại, đánh giá vật liệu * Phân loại: Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi. - NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, hợp kim. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ... - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu ... -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài. * Đánh giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Cũng như các doanh nghiệp khác công ty DCC & ĐLCK vật liệu được tính như sau: - Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu. + Đối với vật liệu nhập ngoài Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu +Đối với vật tư chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: ở doanh nghiệp có một số vật liệu sau khi mua vào sẽ được tiếp tục gia công chế biến rồi mới nhập kho để phục vụ cho sản xuất Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến - Đối với vật liệu xuất trong kì: Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá đối với vật liệu xuất trong kì. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó, phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu. Tuy vậy vi phương pháp này đòi hỏi kế toán phải tổ chức tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kì kế toán đồng thời phải xác định được giá hạch toán một cách khoa học, đòi hỏi doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ tay nghề cao. GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kì Hệ số giá = GHTvật liệu tồn đầu kỳ + GHT vật liệu nhập trong kỳ GTT xuất trong kỳ = Hệ số giá x GHT vật liệu xuất trong kỳ 3/ Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty DCC & ĐLCK Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL tại công ty được thực hiện theo phương pháp sổ số dư Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, theo phương pháp này ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, xoá bỏ ghi chép trùng lắp, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, công việc ghi sổ được dàn đều trong kì, không bị dồn vào cuối kì. Tuy vậy do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện hành và tìn hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số lượng trên thẻ kho và việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa thủ kho và kế toán nhiều khi gặp khó khăn, do đó đòi hỏi đội ngũ kế toán có trình độ cao. 3.1. Thủ tục nhập và xuất kho a/ Thủ tục nhập kho Khi nhận đựơc hoá đơn của người (mẫu biểu số 1) bán gửi tới, phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định có nhận hàng hay không. Trước khi nhập kho phòng KCS tiến hành kiểm tra vật liệu về mặt chất lượng xem có đáp ứng yêu cầu đặt ra hay không, phòng tài vụ kiểm tra về mặt số lượng vật tư. Kết quả được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” (mẫu biểu số 2). Nếu vật tư đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành 2 bản và giao cho thủ kho, (mẫu biểu số 3). Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu, ghi số lượng thực nhập rồi cùng người giao hàng ký nhận vào 2 bản. Nếu phát hiện thấy thiếu trước khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên hoá đơn chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng kế hoạch để giải quyết với người bán. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc, một bản giao cho kế toán thanh toán, bản còn lại sau khi ghi thẻ kho chuyển cho kế toán vật liệu. 3.2./ Thủ tục xuất kho Vật liệu trong kho được xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau như xuất cho sản xuất, cho quản lý và xuất bán. Do vật liệu của công ty bao gồm nhiều chủng loại và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất thì hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch sẽ lập định mức vật liệu cho từng phòng ban, phân xưởng. Đối với các vật tư xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, phòng kế hoạch sẽ lập “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (mẫu biểu số 4) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản đó, ký nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, nơi sử dụng 1 bản. Khi vật tư đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng xuất vào 2 bản, ký tên. Sau mỗi lần xuất vật tư, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu lĩnh của đơn vị, tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và hạn mức còn lại cuối tháng. Sau đó thủ kho trả lại1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL trong tháng, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Đối với vật tư xuất dùng cho gia công chế biến hoặc xuất cho các kho phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm (xuất không có hạn mức) thì không lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức mà khi có nhu cầu bộ phận lĩnh sẽ lập phiếu xuất kho (mẫu biểu số 5) làm 2 bản, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu, người nhận và thủ kho cùng ký tên vào 2 bản, 1 bản giao cho bộ phận lĩnh, 1 bản thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán. Nếu vật tư xuất để bán thì phòng vật tư căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập hoá đơn GTGT làm 3 bản. Công ty kiểm tra ký duyệt rồi giao cho khách hàng liên 2.Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất kho rồi cùng khách hàng ký nhận vào 3 bản, liên 1 lưu ở phòng vật tư, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ. 3.3/ Hạch toán chi tiết NVL Doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo sổ số dư. Theo phương pháp này trình tự hạch toán được tiến hành như sau * Tại kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi biến động nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày (mẫu biểu số 6) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính ra số tiền tồn trên thẻ kho. Khi lĩnh vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số lượng thực xuất mà không đợi đến kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Định kì tuần một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất vào phòng kế toán để kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. Ngoài ra để đảm bảo sự trùng khớp giữa số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho với thực tế có trong kho, hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật. Cuối tháng, kế toán tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho căn cứ vào các thẻ kho thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư (mẫu biểu số 7) * Tại phòng kế toán Định kì, hàng tuần kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra xem việc vào thẻ kho của các chứng từ đó có đạt yêu cầu hay không rồi ký vào thẻ kho. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền nhập xuất tồn kho của từng nhóm vật liệu rồi ghi vào cột số tiền trên “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho“ (mẫu biểu số 8). Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng luỹ kế N-X-T kho vật liệu SƠ Đồ HạCH TOáN CHI TIếT vật liệu theo phương pháp số số dư tại công ty Dcc &đlck Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Quan hệ đối chiếu 4/ Hạch toán tổng hợp NVL tại công ty DCC & ĐLCK Do đặc điểm các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL diễn ra thường xuyên với số lượng lớn doanh nghiệp đã áp dụng phương thức kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL. Đây là phương pháp ghi chép phản ánh ảnh hưởng thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên tài khoản và sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của vật tư hàng hóa do đó giá trị vật tư hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì hạch toán. Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số lượng tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu tìm nguyên nhân, đưa ra xử lý kịp thời. 4.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng Để hạch toán tổng hợp NVL công ty sử dụng một số sổ sách và tài khoản sau đây: * Tài khoản: - TK 152: Nguyên vật liệu. TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản dựa trên cách phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của nó. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính. + TK 1522: Vật liệu phụ. + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Vật liệu sửa chữa và xây dụng cơ bản. + TK1526: Phế liệu thu hồi. - TK 331: Phải trả người bán. - TK khác: 111, 112, 141, 133, 311... * Sổ sách: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty sử dụng một số sổ sách chủ yếu sau đây: - Bảng kê số 3, 4, 5, 6 - Bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 10 - Sổ cái TK 152 4.2 Kế toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là một công việc cần thiết và quan trọng vì bên cạnh việc nắm được chỉ tiêu về mặt số lượng vật liệu thì nhà quản lý cũng cần phải biết được chỉ tiêu giá trị của nó Vật liệu của công ty được nhập từ 3 nguồn là mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến và tự gia công chế biến nhập kho. Tuỳ từng trường hợp nhập cụ thể mà kế toán phản ánh trên các sổ sách khác nhau. 4.2.1 Trường hợp vật liệu mua bên ngoài nhập kho Vật liệu mua ngoài chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị NVL nhập kho. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, khi mà thị trường đầu vào rất phong phú đưa dạng, việc mua bán diễn ra nhanh chóng thời gian vận chuyển ngắn thì hầu như không có trường hợp hàng về hoá đơn chưa về, chính vì vậy công ty không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường. Trong trường hợp hàng về hoá đơn về xảy ra để giảm tiện cho công tác hạch toán, khi hàng về đến nơi sau khi hoàn tất thủ tục vật liệu được nhập kho, sắp riêng với các vật liệu khác, kế toán chưa hạch toán ngay. Khi có hoá đơn về thì hạch toán như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Cách hạch toán này có thể hạn chế là nó không phản ánh kịp thời tình hình nhập kho NVL, tuy nhiên nó có tác dụng kích thích tình hình thanh toán diễn ra nhanh hơn vì nhân viên tiếp liệu phải đôn đốc người bán gửi hoá đơn. Việc thanh toán với nhà cung cấp được theo dõi qua nhân viên tiếp liệu nên thông thường trong trường hợp và hoá đơn cùng về, phương thức thanh toán của công ty vẫn là trả chậm theo hợp đồng. * Trường hợp mua ngoài, công ty trả chậm theo hợp đồng: Vật liệu mua về trong tháng sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 - Nguyên tắc mở: Sổ chi tiết TK 331 được mở hàng tháng. Những người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ còn nhà cung cấp vãng lai thì được theo dõi qua nhân viên tiếp liệu. -mẫu số số 9 - Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán khác - Phương pháp ghi: + Đầu tháng kế toán ghi số dư đầu tháng vào cột dư đầu tháng với số liệu là số dư cuối tháng trước chuyển sang. + Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi số liệu, ngày tháng lập phiếu nhập vào hoá đơn đó. + Cột tài khoản đối ứng: Ghi các TK phản ánh các loại NVL thuế GTGT và hình thức thanh toán của đơn vị đối với nhà cung cấp căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo TK của vật liệu đó, thanh toán bằng hình thức gì thì phản ánh theo TK tương ứng. + Cột phát sinh Cột phát sinh Có: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập hoá đơn kế toán tiến hành ghi vào các cột phù hợp theo định khoản Nợ TK152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thực tế nhập kho: Nợ TK 133: trị giá thuế GTGT của số vật liệu đó Có TK331: Tổng giá thanh toán Cột phát sinh Nợ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán tuỳ trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các cột phù hợp theo định khoản Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 311: Vay ngắn hạn để thanh toán + Cột số dư: Cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ kế toán tính ra số tiền còn nợ người bán theo công thức: Số dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm - Ngày 1/12/2001 Công ty mua của viện công nghệ một lô hàng cáp dự ứng lực phi 12,7 trị giá chưa thuế là 421740 (Thuế suất 5%) Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán ghi sổ, Nợ TK 152 (Cáp dự ứng lực F12,7) 421740 Nợ TK 133:21087 Có TK 331: 442827 Ngày 10/12/2001 công ty dùng tiền mặt để thanh toán cho Viện công nghệ số tiền mua lô hàng ngày 10/12/2001, kế toán ghi: Nợ TK 331: 442827 Có TK 111: 442827 Số liệu từ sổ chi tiết tài khoản 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5. NKCT số 5 được mở vào cuối tháng, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, mỗi đối tượng ghi trên một dòng nhật ký. + Cơ sở số liệu: Số liệu để ghi vào NKCT số 5 được lấy từ NKCT tháng trước và sổ thanh toán với người bán tháng này + Phương pháp ghi: Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng này và NKCT số 5 tháng trước - Cột thứ tự: Ghi số thứ tự của người bán. Cột tên đơn vị hoặc người bán: Ghi tên của nhà cung cấp: Viện công nghệ Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT tháng trước, kế toán ghi vào cột số dư bên Có số tiền: 10622815 + Biểu mẫu Nhật ký Chứng từ số 5(biểu số 10) * Lưu ý: Chi phí thu mua liên quan đến vật liệu do phát sinh ít (khoảng 10% giá trị vật liệu ngoài thuế) nên thường được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, khi phát sinh chi phí kế toán ghi vào NKCT số 1 (hoặc số2 ) (mẫu biểu số 11) theo định khoản Nợ TK 152: Chi phí thu mua tình vào giá trị thực tế vật liệu nhập Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng của chi phí thu mua Có TK 111: Tổng giá thanh toán Cuối tháng căn cứ vào NKCT số 5 và một số NKCT khác kế toán vào sổ cái TK 331 (Biểu mẫu số 12) * Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng: Việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng được theo dõi qua sổ chi tiết tạm ứng - Nguyên tắc mở: Sổ tạm ứng được mở hàng năm - Kết cấu: mẫu biểu số 13 - Trình tự hạch toán Người đi mua vật liệu khi viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua loại vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và chuyển lên phòng kế toán. Kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi. Thông thường để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tiếp liệu căn cứ vào lượng giá trị vật liệu dự định mua phòng kế toán sẽ tạm ứng một số tiền lớn hơn tổng số tiền phải thanh toán cho người bán. + Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi vào cột ngày tháng, số hiệu của phiếu chi + Cột nội dung: Ghi nội dung các nghiệp vụ tạm ứng + TK ghi Có: Căn cứ vào hình thức tạm ứng kế toán sẽ ghi theo TK phản ánh tương ứng. + Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào phiếu chi số 10, kế toán ghi số tiền tạm ứng vào cột phát sinh Nợ theo định khoản: Nợ TK141 : 10500000 Có TK 111 : 10500000 + Số phát sinh Có: Sau khi hàng về nhập kho, nhân viên tiếp liệu làm chứng từ thanh toán tạm ứng, nếu thiếu thì được công ty thanh toán bổ xung, nếu thừa thì công ty không thu ngay mà cho nợ để triển khai mua lô hàng tiếp theo. Cụ thể: Tổng giá thanh toán lớn hơn số tạm ứng căn cứ vào hoá đơn kế toán tiến hành ghi số phát sinh Có theo định khoản: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá thực tế vật liệu nhập kho: 8000000 Nợ TK 133: Trị giá thuế GTGT của vật liệu: 400000 Có TK141: số tạm ứng: 10500000 Có TK 338: Số phải trả nhân viên tiếp liệu: 2100000 Cuối tháng từ sổ tạm ứng kế toán vào NKCT số 10. NKCT số 10 được mở hàng tháng ( mẫu biểu số 14) 4.2.2 Trường hợp vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Một số vật liệu khi mua về sẽ được gia công chế biến trước khi đem vào sản xuất sản phẩm như thép, hợp kim để tạo phôi. Với những vật liệu phụ nhỏ lẻ thì đơn vị không trực tiếp gia công chế biến mà thuê ngoài làm (do chi phí tự làm lớn hơn chi phí thuê ngoài. Đối với vật liệu này khi mua về sẽ được sắp xếp riêng và khi gia công trị giá hạch toán vật liệu xuất gia công chính là giá thực tế vật liệu đó nhập (giá hạch toán vật liệu xuất là giá thực tế vật liệu nhập ). Để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu từ nguồn này kế toán sử dụng tài khoản 1545 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang“. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí trả cho cho bên gia công (trường hợp thuê ngoài). Bên Có: Trị giá NVL hoàn thành nhập kho Dư Nợ: Trị giá NVL xuất gia công chưa hoàn thành. * Trường hợp tự gia công chế biến nhập kho: Đối với loại vật liệu này kế toán chỉ phản ánh trên sổ nhập xuất vật tư. * Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào lượng xuất kho và đơn giá hạch toán, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán cho bên gia công (người có nhiệm vụ mang vật liệu đi gia công là nhân viên tiếp liệu). Thông thường, khi thuê ngoài gia công chế biến, nhân viên tiếp liệu được tạm ứng một khoản tiền phải trả cho người bán. Căn cứ vào số tạm ứng, kế toán ghi vào sổ chi tiết tạm ứng theo định khoản: Nợ TK141 ( chi tiết người tạm ứng ) Có TK liên quan Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào lượng vật liệu xuất gia công chế biến, số tiền ghi trên hoá đơn kế toán tính được giá trị của hàng nhập theo giá hạch toán và ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu ): Trị giá vật liệu nhập kho Có TK 141: Chi phí gia công chế biến phải trả. Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang kết chuyển vào giá trị vật liệu Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí để lên sổ chữ T TK 1545 Từ các sổ sách nêu trên đơn vị tiến hành lập “Bảng kê số3” - Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ (Mẫu biểu 15) và bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ NVL, công cụ dụng cụ (xem mẫu biểu số 16). Các bảng này đựơc lập vào cuối tháng. Trình tự lập bảng kê số 3 như sau: + Kế toán phản ánh số dư đầu tháng chi tiết theo từng loại vật liệu: TK 1521: Giá hạch toán : 1.075.000 Giá thực tế : 1.076.075 + Trong kì, căn cứ vào NKCT số 1, 2, 5 ,7 và một số NKCT khác có liên quan, kế toán ghi giá thực tế các loại vật liệu nhập kho và tính ra trị giá hạch toán tương ứng vật liệu nhập kho vào các cột phù hợp. Sau đó tiến hành tổng cộng số phát sinh Nợ của từng loại vật liệu theo cả hai giá hạch toán và thực tế. Số phát sinh theo giá hạch toán: 100895000 Số phát sinh theo giá thực tế : 100995895 + Kế toán thực hiện cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng của từng cột Giá hạch toán: 101970000 Giá thực tế : 102071970 + Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán (theo công thức đã nêu trong phần đánh giá vật liệu) Hệ số chênh lệch =102071970/101970000 =1,001 + Lấy số liệu phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán nhân với hệ số giá để tính ra trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cuả từng loại + Cuối cùng, tính ra giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng cuả từng cột: trị giá vật liệu tồn kho cuối kì Giá hạch toán: 1500400085 + 90325114 - 151388598 = 1439336601 Giá thực tế : 1501955137 + 90325114 - 151537511 = 1440742739 4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Khi hạch toán tổng hợp xuất NVL kế toán vật liệu phải dựa vào các chứng từ xuất vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ xuất kho theo từng loại, từng nhóm hay từng đối tượng sử dụng và điều chỉnh hệ số giữa giá trị thực tế và giá hạch toán. Để đảm bảo cho công việc hạch toán thuận tiện, công ty đã sử dụng bảng kê số 3 “Bảng tính giá thành thực tế NVL” và bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ NVL”. Dựa vào chứng từ gốc, kế toán vào bảng kê số số 4, cuối tháng kế toán vào nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu biểu số 17). Cuối tháng tổng cộng để tính ra tổng mức xuất dùng của từng nơi theo giá hạch toán. Do đơn vị tính giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán, căn cứ vào hệ số giá vật liệu xuất dùng theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán x Hệ số giá Cuối tháng, trị giá thực tế vật liệu nhập đựơc tính trên NKCT số 1, 2, 5,10, trị giá thực tế vật liệu xuất được tính trên bảng phân bổ số 2 là căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 152 (mẫu biểu số18) 4.4. Kế toán kết quả kiểm kê NVL ở công ty DCC & ĐLCK Công tác kiểm kê được tiến hành vào cuối năm. Việc kiểm kê này với mục đích phát hiện NVL thừa, thiếu, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất... để từ đó công ty có những biện pháp xử lý kịp thời và đồng bộ nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý, sử dụng NVL của các bộ phận có hiệu quả. * Trường hợp thừa, thiếu NVL khi kiểm kê do việc ghi chép nhầm lẫn kế toán vật tư điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số thực tế hiện có. * Trường hợp phát hiện thừa NVL kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư và các chứng từ khác có liên quan để ghi sổ. Nợ TK 152: Giá thực tế NVL thừa Có TK 3381: chờ xử lý * Trường hợp thiếu khi kiểm kê, chủ yếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức quy định và ngoài định mức kế toán ghi: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Thiếu ngoài định mức( chưa rõ nguyên nhân) Có TK 152: giá trị NVL thiếu Kết quả kiểm kê NVL cho ta thấy: Số lượng NVL trên thực tế là thiếu, kế toán xử lý như sau: Thép dụng cụ hợp kim thiếu 14,5kg với đơn giá thực tế 9500đ/kg và thép C35 phi 34 thiếu 5kg đơn giá 5500 đ/kg, kế toán ghi: Nợ TK 642:165250 Có TK 152:165250 Số vật tư này được chuyển sang tháng 1/2002 để xử lý vì kế toán đã khoá sổ trước ngày 31/12/2001 Chương III Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên Vật Liệu tại công ty Dụng cụ cắt và đo lường cơ khí I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL Đất nước ta đang đổi mới từng ngày về mọi mặt nhất là hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính đã và đang không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Trong đó hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh ngiệp. Việc hoàn thiện tổ chức hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận. Bên cạnh đó sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế đồng thời sớm hình thành một chuẩn mực kế toán theo theo thông lệ Việt Nam. Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng từ 1/1/1996 được nghiên cứu xây dụng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực chung cuả kế toán quốc tế. Trong công tác hạch toán NVL ở nước ta hiện nay, về cơ bản đã phù hợp với thông lệ quốc tế song vẫn phức tạp và nhiều thủ tục lạc hậu. Để có thể hội nhập vào nền kinh tế thế giới bắt buộc chúng ta càng ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp và có khả năng hội nhập vào hệ thống kế toán thế giới. Đối với từng doanh nghiệp, đứng trước yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của yêu cầu này, các nhà quản lý công ty DCC & ĐLCK đã cùng phòng kế toán nghiên cứu tìm ra các phương pháp hạch toán, cách thức quản lý phù hợp với tình hình sản xuất cuả công ty. Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán ở công ty là phải thay đổi và bổ xung để công tác hạch toán được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo nguyên tắc nhất định. Trong quá trình hoàn thiện tổ chức hạch toán, dựa vào chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoàn toàn không mang tính quy tắc ép buộc. Nó phải được áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện của mỗi quốc gia. Theo chế độ kế toán Việt Nam là nguyên tắc áp dụng chung cho các doanh nghiệp kế toán. Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL ở công ty DCC & ĐLCK là dựa trên các yêu cầu ban hành của bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Hơn thế nữa việc hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL còn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bởi vậy các biện pháp đề ra ngoài việc chấp hành đúng chế độ quy định công ty phải biết vận dụng đúng và có hiệu qủa các công cụ quản lý để đáp ứng được yêu cầu của hạch toán và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NVL và kế toán nói chung. II. Đánh giá công tác quản lý vật liệu Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty DCC & ĐLCK nói riêng vì đây là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành (ở công ty chi phí này chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm ). Do vậy quản lý tốt vật liệu phải đặt ra như một nhiệm vụ cần thiết không thể thiếu. Chỉ có quản lý tốt mới đảm bảo vật liệu mua với giá rẻ nhất, chất lượng cao nhất, ít bị hao hụt trong quá trình bảo quản, đồng thời hạ thấp chi phí vật liệu xuống mức thấp nhất trong khi vẫn bảo đảm được chất lượng sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của vật liệu của của công ty là đưa dạng, phong phú về chủng loại nên công ty đã thực hiệncông tác quản lý và hạch toán từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất sản phẩm của công ty là tương đối tốt . III. Đánh giá công tác kế toán Sau một thời gian thực tập ở phòng tài chính - kế toán của công ty DCC & ĐLCK, em thấy công tác kế toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây. 1. Ưu điểm * Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống taì khoản của công ty phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu (TK 152) * Về hình thức sổ kế toán: Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức số Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng nhưư tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán. * Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: Công tác kế toán vật liệu ở công ty được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây: - Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu hàng tháng được các phòng ban của công ty thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại (200 loại) mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. - Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học. Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp, khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn. - Về hạch toán chi tiết vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được áp dụng theo phương pháp sổ số dư. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao và tổ chức các kho chuyên dùng. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau: * Thứ nhất: Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại, ví dụ vật liệu được chia thành vật liệu chính, phụ, nhiên liệu... trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại khác nhau như thép, hợp kim. Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu. *Thứ hai: Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. Nhân viên tiếp liệu không gửi chứng từ, hoá đơn một cách kịp thời do vậy việc hạch toán cũng tiến hành không đúng thời điểm. Mặt khác nhiều khi có nhập, xuất vật liệu nhưng hoá đơn thanh toán vật liệu đó chưa có (trường hợp vật liệu về hoá đơn chưa về thì khi xuất cũng không có hoá đơn ghi giá trị hạch toán vật liệu xuất ), trong các trường hợp này kế toán sẽ treo lại không tiến hạch toán ngay mà đợi đến khi nhân viên tiếp liệu trình hoá đơn (do đặc điểm của công ty là không dùng TK 151 để hạch toán). * Thứ ba: Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư. Việc ghi chép này đã kết hợp chặt chẽ được hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với hạch toán tại phòng kế toán, tránh được sự trùng lặp trong công tác kế toán giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, kế toán không sử dụng phiếu giao nhận chứng từ để tính giá trị từng nhóm vật liệu nhập, xuất mà tính ngay trên bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu, đây là điều không hợp lý: *Thứ tư: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức sổ sách có nhiều ưu điểm, đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên tất cả các bảng biểu vẫn làm bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc nhiều và mất nhiều thời gian. Việc áp dụng tin học trong kế toán: Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm theo phương pháp thủ công, công ty vẫn chưa thực hiện theo kế toán máy. Điều này làm cho công tác kế toán của công ty gặp nhiều khó khăn, một mặt nó làm cho khối lượng công việc nhiều mất nhiều thời gian, mặt khác cung cấp thông tin chưa kịp thời. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, đây là một hạn chế cần thiết phải được xem xét và khắc phục. * Thứ năm: Hạch toán chi tiết vật liệu Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của Công ty, công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện để mở sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. * Thứ sáu: Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mà sang tháng sau số vật liệu đó vẫn được sử dụng để sản xuất gây ra khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. * Thứ bảy: Công ty chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu vượt định mức. Mặt khác, chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được Công ty hạch toán vào chi phí vật liệu, đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành sản phẩm của Công ty. IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty DCC & ĐLCK Xuất phát từ những hạn chế của công ty, để công tác hạch toán ngày cành được hoàn thiện hơn nữa, đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu em có một số đề xuất sau: 1. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư: Mặc dù việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL vẫn đảm bảo cho quá trình diễn ra nhưng thực tế quan sát cho thấy việc sắp xếp, bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: - Vật tư phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nguyên tắc dễ nhìn dễ thấy, dễ lấy. Vật tư nào hay dùng phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng. Đồng thời công ty cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu tại công ty, vì hiện tại việc thu mua vật liệu tại công ty được tiến hành theo kiểu mua đâu dùng đấy, do vậy nhiều khi có hiện tượng không đủ vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất. Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế hoạch phải cân đối lại việc bảo quản, lưu trữ NVL nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất - Bộ phận kế hoạch cũng cần xem xét lại danh mục sản phẩm tiêu thụ để xác định những sản phẩm chủ chốt cần sản xuất từ đó có kế hoạch cung ứng một cách tốt nhất các loại vật liệu 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu * Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn công ty Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu quy cách vật liệu, đơn vị tính và đơn giá hạch toán của vật liệu. Muốn mở sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn đơn vị. Việc áp dụng sổ danh điểm vật liệu trong công tác quản lý sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Sổ danh điểm vật liệu được mở theo mẫu sau: Sổ danh điểm vật tư Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép F34 1521.01.02 Thép F34 ... *Lập phiếu giao nhận chứng từ Hiện nay việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư. Đây là một phương pháp có nhiều ưu điểm, làm cho khối lượng công việc làm hàng ngày của kế toán giảm xuống, tránh được sự hạch toán trùng lắp giữa kho và phòng kế toán đặc biệt phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty là nhiều loại vật liệu, tần xuất nhập xuất cao, có các kho chuyên dùng. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán kế toán lại không sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ”, mà hàng tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ kho của thủ kho, ký tên và tính trực tiếp giá trị từng loại vật liệu nhập xuất trên sổ số dư. Điều này là không hợp lý vì dễ gây sai sót nhầm lẫn trong quá trình tính toán. Chính vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác hạch toán, đơn vị nên mở “Phiếu giao nhận chứng từ”. Phiếu giao nhận chứng từ được lập cho phiếu nhập một bản, phiếu xuất một bản và được trình bày theo mẫu sau Phiếu giao nhận chứng từ Nhập từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Phiếu giao nhận chứng từ Xuất từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Khi sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ”, hàng tuần sau khi xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ và thu nhận chứng từ nhập xuất, căn cứ vào đơn giá hạch toán của từng loại vật liệu, kế toán tính ra trị giá hạch toán từng nhóm vật liệu nhập xuất và ghi vào cột số tiền trên phiếu. Các số liệu từ bảng này được ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn vật liệu”. Làm công việc hạch toán chi tiết vật liệu theo trình tự trên vừa khoa học, vừa hạn chế được sai sót, nhầm lẫn trong tính giá vật liệu nhập xuất. 3. Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp * Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Như trên ta đã thấy, trong trường hợp vật liệu mua ngoài nhập kho, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục và được nhập kho, kế toán chưa tiến hành hạch toán ngay mà sau khi hoá đơn về mới tiến hành hạch toán. Điều đó gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được đảm bảo chính xác, kịp thời và cập nhật, để khắc phục tình trạng này theo em thì khi hàng về đơn vị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường, vật tư này nên được sắp xếp riêng. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo định khoản: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Trị giá vật liệu nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331: Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì ghi bằng một trong các cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi lại bằng bút toán thường. Cách 2: Dùng bút toán đảo để xoá giá tạm tính rồi ghi lại bằng bút toán thường. Nợ TK331 Có TK 152 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cách 3: Ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán toán đỏ trong trường hợp giá tạm tính > giá thực tế, nếu giá tạm tính < giá thực tế thì ghi số chênh lệch bằng bút toán thường. * Hoàn thiện việc ghi sổ tạm ứng: ở công ty việc ghi sổ các khoản tạm ứng cho các đối tượng được thực hiệnchung ở một quyển sổ. Điều đó gây ra khó khăn trong việc theo dõi tình hình tạm ứng, hoàn trả của các đói tượng cụ thể. Do vậy, để đảm bảo việc hạch toán được chính xác, khoa học không tốn nhiều thời gian về công sức đối với những người thường xuyên nhận tạm ứng (nhân viên tiếp liệu, bộ phận cung tiêu) công ty nên mở sổ tạm ứng chi tiết cho từng đối tượng. Sổ tạm ứng Năm 2001 Đối tượng: anh thắng Ngày tháng Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 4. áp dụng tin học trong công tác kế toán Là một đơn vị có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế, mặt khác do trình độ của kế toán viên nên việc sử dụng cũng chưa phát huy hết vai trò của máy tính. Thực tế hiện nay công việc kế toán chỉ có một số phần hành được áp dụng trên máy, còn lại vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công nên việc hạch toán tốn rất nhiều thời gian, mặt khác sổ sách ghi chép bằng tay nên hình thức không đẹp, ảnh hưởng đến việc tra cứu, xem xét tài liệu. Hơn nữa, do công tác kế toán gồm rất nhiều khâu, trải qua nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Từ thực tế trên, để nâng cao hiệu quả của việc hạch toán kế toán công ty nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị cũng như trình độ của kế toán viên để tận dụng được tối đưa năng lực, tác dụng của nó. Bên cạnh đó công ty cũng cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán . Nếu những việc làm này được quan tâm, trong tương lai công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt lượng sổ sách ghi chép, tiết kiệm được lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế được sai sót, cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý. 5. Thực hiện phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Hiện nay tại Công ty, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu chưa thực sự được coi trọng. Công ty cần phải quan tâm đến việc phân tích tình hình cung cấp NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất từ vật liệu khai thác các nguồn cung cấp đến việc thu mua, bảo quản, sử dụng vật liệu như thế nào nhằm xác định xem: Công ty có năng động trong việc thu mua vật liệu hay không, nguồn cung cấp có đảm bảo được tính đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách phẩm chất hay không. Việc dự trữ vật liệu có đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất trong một thời gian định mức nào đó không. Đồng thời xác định xem dự trữ vật liệu ở mức nào đó hợp lý chưa, có bị ứ đọng vốn không ... 6. Hạch toán giá trị NVL vượt định mức: Tại Công ty, phòng kỹ thuật và phòng công nghệ nghiên cứu định mức tiêu hao từng thứ, loại NVL cho từng sản phẩm thậm chí cho từng chi tiết sản phẩm. Dựa trên định mức tiêu hao những phân xưởng sản xuất sẽ đến từng kho lấy NVL về phục vụ cho sản xuất.Tuy nhiên trong thực tế quá trình sản xuất, các công nhân đã sử dụng lãng phí NVL vượt tiêu chuẩn định mức cho phép, hoặc sản xuất ra sản phẩm hỏng, sử dụng các loại NVL, nhiên liệu bất hợp lý... Nhưng Công ty vẫn hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt quá định mức cho phép vào chi phí vật liệu làm tăng chi phí sản xuất dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Công ty một mặt nên đưa ra những biện pháp quản lý quá trình sản xuất sản phẩm cũng nhưư theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng NVL ở các công trường, phân xưởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận cá nhân cũng như phân xưởng, khuyến khích các sáng kiến biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm NVL. 7. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Công ty sử dụng rất nhiều loại vật liệu, có một số loại có giá cả không thật ổn định qua các năm, do vậy vào cuối mỗi năm cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại vật liệu giảm giá so với giá trị thị trường. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt, mang laị lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Công ty nên lập dự phòng giảm giá cho NVL. Khi lập dự phòng giảm giá NVL, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. Sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Quy trình lập dự phòng giảm giá NVL như sau: Cuối niên độ kế toán, kế toán xác định mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức: Mức dự phòng cần lập cho niên độ sau = Số lượng hàng tồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại hàng x Mức giảm giá thực của mỗi loại hàng vào cuối niên độ kế toán Sau khi xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK 159 Có TK 721 - Trích lập dự phòng cho niên độ mới: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Trong niên độ kế toán tiếp theo, mọi sự biến động giá cả của NVL kế toán không phản ánh vào TK 159 mà phản ánh vào TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản Kết luận Kế toán NVL chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh, có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Nó giúp các đơn vị xuất kinh doanh theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại giá trị vật liệu nhập xuất, tồn kho, nắm được tình hình, lập kế hoạch và chỉ đạo sản xuất. Từ đó tạo điều kiện cho các nhà quản lý đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Có làm tốt công tác kế toán NVL thì mới đẩy nhanh được việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp. Mục tiêu này là việc làm cơ bản để một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí với đặc điểm NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại nên việc hạch toán vô cùng phức tạp. Với trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán nhìn chung công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã đáp ứng đựơc yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở nước ta. Công tác kế toán ở công ty tương đối hoàn chỉnh, việc hạch toán thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên bên cạnh những cố gắng và những điểm đã đạt đựơc trong công tác kế toán vẫn còn một số hạn chế nhỏ cần được khắc phục để hạch toán NVL ngày càng được hoàn thiện hơn. Qua thời gian tìm hiểu và thực tập tại công ty DCC & ĐLCK được sự hướng dẫn của cô giáo TS. Nguyễn thị Lời cùng với sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty đề tài của em đã phần nào giải quyết được những yêu cầu cơ bản trong việc hạch toán NVL: Về phần lý luận em đã trình bày một cách khái quát các vấn đề về tổ chức hạch toán NVL đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Về mặt thực tiễn em đã trình bày thực trạng công tác hạch toán NVL của công ty, đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm đổi mới hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. Đề tài là toàn bộ tâm huyết của em tuy vậy do hiểu biết còn hạn hẹp, nên đề tài không trách khỏi những thiếu sót, vậy nên em rất mong được sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô để các đề tài lần sau của em được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông. Giáo trình Kế toán quản trị - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: TS. Nguyễn Minh Phương. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: PGS. TS. Phạm Thị Gái. Lý thuyết và thực hành kế toán - tài chính - Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công. Hệ thống Kế toán Tài chính doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính 1998. Bài giảng môn Kế toán tài chính, tổ chức hạch toán. Tạp chí Kế toán, Kiểm toán, Tài chính, Kinh tế phát triển. Công báo. Luận văn tốt nghiệp khoá 38, 39. Mục lục