Luận văn Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Truyền tải điện I

®¬n vÞ tÝnh cña tõng thø vËt liÖu. Danh ®iÓm bé m· vËt t­ Lo¹i 3 vËt liÖu ®iÖn, ®iÖn tö, b¸n dÉn hiÖn ®ang ®­îc sö dông nh­ sau: B¶ng 2.2 TrÝch Danh ®iÓm bé m· vËt t­ lo¹i 3 VËt liÖu ®iÖn ®iÖn tö ,b¸n dÉn M· vËt t­ tªn vËt t­ ®vt ... 3 VËt liÖu ®iÖn - §iÖn tö - B¸n dÉn 31030 Sø treo thuû tinh 31030120 Sø treo thuû tinh PC – 120 Qu¶ 31030160 Sø treo thuû tinh PC – 160 Qu¶ ... 31528 C¸p nh«m trÇn lâi thÐp (AC) 31528185 C¸p nh«m AC 185 mm2 m 31528240 C¸p nh«m AC 240 mm2 m ... 2.2.3. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu: 2.2.3.1 §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho. Gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh tuú thuéc vµo nguån nhËp. * Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu mua ngoµi gåm: - Gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n nh­ng kh«ng bao gåm thuÕ GTGT. - Chi phÝ thu mua, vËn chuyÓn bèc xÕp vËt liÖu, thuª kho b·i ... - ThuÕ nhËp khÈu ph¶i nép (nÕu cã) - Hao hôt tù nhiªn trong ®Þnh møc ( nÕu cã ). * Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu gia c«ng chÕ biÕn gåm: - Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt gia c«ng. - Chi phÝ gia c«ng. - Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, b¶o qu¶n ( nÕu cã) * Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ®­îc Tæng C«ng ty cÊp lµ gi¸ ghi trong quyÕt ®Þnh cÊp ph¸t vèn b»ng nguyªn vËt liÖu cu¶ Tæng C«ng ty. * Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu thu håi lµ gi¸ trÞ cña sè vËt t­ thu håi ®­îc héi ®ång ®¸nh gi¸ cña ®¬n vÞ x¸c ®Þnh theo chÊt l­îng vµ gi¸ thÞ tr­êng. 2.2.3.2. §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho. * VËt t­ sö dông t¹i C«ng ty phÇn lín lµ vËt t­ ®Æc chñng, cã gi¸ trÞ cao, sè lÇn nhËp xuÊt Ýt do ®ã t¹i phßng kÕ to¸n C«ng ty ¸p dông gi¸ thùc tÕ ®Ých danh cho nh÷ng mÆt hµng nµy (VÝ dô nh­ ®¬n gi¸ cña vá tñ REL: 4.872.000 VN§/chiÕc). Vµ sö dông gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn liªn hoµn ®èi víi c¸c vËt liÖu cã gi¸ trÞ nhá, sè lÇn nhËp xuÊt nhiÒu (chØ mét sè Ýt danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc tÝnh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p nµy cßn phÇn lín lµ tÝnh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp). C«ng thøc tÝnh: Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú §¬n gi¸ tÝnh ®Õn thêi ®iÓm xuÊt b×nh qu©n = NVL t¹i thêi Sè l­îng vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú ®iÓm xuÊt kho tÝnh ®Õn thêi ®iÓm xuÊt VÝ dô: TÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Gi¸ thùc tÕ cña c¸p nh«m AC 240mm2 (®¬n vÞ tÝnh l­îng: mÐt) th¸ng 12/2003 ®­îc tÝnh nh­ sau: ChØ tiªu §¬n gi¸ thùc tÕ Sè l­îng Thµnh tiÒn Sè tån 01/12/2003 36.400 2.610 95.004.000 PhiÕu nhËp sè 105 ngµy 7/12/2003 36.000 2.770 99.720.000 Tæng céng 5.380 194.724.000 §¬n gi¸ thùc tÕ 95.004.000 + 99.720.000 xuÊt kho cña c¸p nh«m = = 36.195 VN§/mth¸ng 12/2003 2.610 + 2.770 HiÖn nay, t¹i C«ng ty ®· tæ chøc ph©n cÊp, trao quyÒn cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®­îc phÐp tù khai th¸c nguån vËt liÖu, nh­ng hÇu hÕt c¸c ®¬n vÞ vÉn ch­a chñ ®éng mµ cßn lÖ thuéc vµo nguån cÊp ph¸t tõ C«ng ty. Mçi ®¬n vÞ th­êng vÒ kho cña C«ng ty lÜnh vËt liÖu tõ 1-2 lÇn trong th¸ng. Do ®ã khèi l­îng c«ng viÖc cña kÕ to¸n vËt liÖu lín. §Ó ®¶m b¶o cho viÖc tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®­îc nhanh chãng kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c quyÕt to¸n cña c¸c ®¬n vÞ ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i cã tr×nh ®é vµ viÖc sö dông kÕ to¸n m¸y lµ hÕt søc cÇn thiÕt. Theo quy ®Þnh cña C«ng ty, ngµy 25 hµng th¸ng kÕ to¸n nhËn phiÕu tõ thñ kho, trong 03 ngµy sau ®ã ph¶i cËp nhËt xong toµn bé chøng tõ nhËp trong th¸ng ®Ó tÝnh ra ®¬n gi¸ vËt liÖu thùc tÕ xuÊt kho. Sau ®ã kÕ to¸n ¸p gi¸ cho tõng phiÕu xuÊt ®Ó quyÕt to¸n chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®· cÊp cho 15 ®¬n vÞ trùc thuéc. C¸c ®¬n vÞ sö dông ®¬n gi¸ nµy ®Ó tÝnh ra chi phÝ nguyªn vËt liªô ®· phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. Nh­ vËy, ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®· sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ých danh do sè lÇn nhËp xuÊt cña mçi ®¬n vÞ kh«ng nhiÒu. Ta thÊy ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ ®­îc ¸p dông t¹i phßng kÕ to¸n vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty ®¶m b¶o ph¶n ¸nh chÝnh x¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu. Nh­ng c¸ch tÝnh gi¸ nµy lµm cho c«ng viÖc cña kÕ to¸n vËt liÖu dån vµo cuèi th¸ng, vµ chØ ®Õn cuèi th¸ng míi tÝnh ®­îc gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n do ®ã ¶nh h­ëng tíi tÝnh kÞp thêi cña th«ng tin kÕ to¸n. 2.2.4. KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I. 2.2.4.1. C¸c chøng tõ sö dông vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ khi nhËp kho nguyªn vËt liÖu. Phßng vËt t­ c¨n cø vµo kÕ ho¹ch cung øng vËt t­ do phßng kÕ ho¹ch lËp ®· ®­îc Gi¸m ®èc C«ng ty ký duyÖt ®Ó mua s¾m vËt t­ cho s¶n xuÊt vµ dù tr÷. C¸n bé cung øng vËt t­ viÕt giÊy ®Ò nghÞ mua hµng (®· ®­îc tr­ëng phßng vËt t­ vµ Gi¸m ®èc duyÖt) chuyÓn sang phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n ®Ó t¹m øng chi phÝ. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn mua s¾m, C«ng ty tæ chøc xÐt chän b¸o gi¸ vËt t­ ( 3 b¸o gi¸ trë lªn ) ®èi víi hµng vËt t­ cã gi¸ trÞ vµ sè l­îng nhá. Cßn ®èi víi vËt t­ , thiÕt bÞ gi¸ trÞ lín, sè l­îng nhiÒu th× C«ng ty tæ chøc ®Êu thÇu xÐt chän nhµ cung cÊp hµng, sau ®ã ký hîp ®ång thùc hiÖn. Khi hµng vÒ c¸n bé vËt t­ ph¶i cïng thñ kho nhËp hµng c©n, ®o, ®ong, ®Õm tuú theo tÝnh chÊt cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Sau ®ã c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc: Hîp ®ång, ho¸ ®¬n, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ (trõ c¸c lo¹i vËt t­ ®¬n gi¶n th«ng th­êng nh­: bét giÆt, t¹p phÈm, v¨n phßng phÈm... th× kh«ng ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm ), vµ biªn b¶n thÝ nghiÖm (nÕu cã) ®Ó phßng vËt t­ tiÕn hµnh lËp vµ ký duyÖt phiÕu nhËp kho theo quy ®Þnh. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp 03 liªn: 01 liªn l­u t¹i phßng vËt t­, 01 liªn ®¬n vÞ nhËp l­u, 01 liªn thñ kho l­u dïng c¨n cø ®Ó ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho phßng tµi chÝnh-kÕ to¸n l­u (®©y lµ liªn gèc) vµ ®ã lµ mét trong nh÷ng chøng tõ gèc dïng lµm c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n. TrÝch mÉu c¸c chøng tõ nhËp kho (Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, Ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp, b¶ng kª tæng hîp nhËp). B¶ng 2.3 §¬n vÞ: C«ng ty viÔn th«ng ®iÖn lùc Bé phËn: Phßng thÝ nghiÖm Biªn b¶n kiÓm nghiÖm c¸p Ngµy 5 th¸ng 12 n¨m 2003 Sè: 0-10/2103-1/TN –VT§L Chñng lo¹i c¸p: C¸p nh«m AC 240mm2 Tiªu chuÈn ¸p dông: TCVN 5935 Kh¸ch hµng: C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I Hîp ®ång sè: 74/H§UT 01/12/2003 TT§1-VT§L Ban kiÓm nghiÖm: NguyÔn Tr­êng (Tr­ëng ban), Ngµy thö nghiÖm: 05/12/2003 Lª Thanh Hµ (Uû viªn), §ç Huy Hoµng (Uû viªn) TT Sè ru l« ChiÒu dµi §iÖn trë ruét dÉn §iÖn trë c¸ch ®iÖn Thö cao ¸p ChÊt l­îng (m) Lâi pha Lâi trung tÝnh (M .KM) KV/ph 1 SH3-01021/01/001 1002 68200 69300 120 3.5/5 §¹t 2 SH3-01021/01/002 1771 68500 69300 120 3.5/5 §¹t   Céng 2.773 Møc quy ®Þnh: Ma x 7.41 7.41 Min - 3.5/5 ThiÕt bÞ thÝ nghiÖm §iÒu kiÖn thÝ nghiÖm Ph­¬ng ph¸p thö 1 CÇu ®o ®iÖn trë AVO(Mü) No.45165 NhiÖt ®é: 28 oC 1. TCVN 5935 2 Megaohm-met 2500V(Nga) No.90146 §é Èm: 2. J ISC 3055 3 M¸y thö cao ¸p 75KV(Hµn Quèc) No.96-203 ¸p suÊt: §¹i diÖn kü thuËt Thñ kho Tr­ëng ban (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) B¶ng 2.4 Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01 GTKT-3LL Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng) HM/2003B 0767281 Ngµy 05 th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty viÔn th«ng ®iÖn lùc §Þa chØ: 52 Minh Khai - Hµ Néi Sè tµi kho¶n: 710A-00003  NHCT Hai Bµ Tr­ng §iÖn tho¹i: 04.8833768 MS: 01001013220011 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Anh Tó §¬n vÞ: C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I §Þa chØ: 15 Cöa B¾c - HN Sè tµi kho¶n: 710A-00038 NHCT ViÖt Nam H×nh thøc thanh to¸n: Uû nhiÖm chi MS: 01001000790171 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 C¸p nh«m AC 240mm2 MÐt 2.770 36.000 99.720.000 (§¬n gi¸ theo hîp ®ång sè 74/H§UT ngµy 01/12/2003 TT§1-VT§L) Céng tiÒn hµng 99.720.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 9.720.000 Tæng c«ng tiÒn thanh to¸n 109.692.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m linh chÝn triÖu, s¸u tr¨m chÝn hai ngµn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä, tªn) (Ký, ghi râ hä, tªn) (K(( Ký, ghi râ hä, tªn) B¶ng 2.5 §¬n vÞ: C«ng ty TT§1 Sè:105 VA/2003 §Þa chØ: 15 Cöa B¾c PhiÕu nhËp kho Ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2003 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn Anh Tó - C¸n bé phßng vËt t­. Lý do nhËp: Theo biªn b¶n giao nhËn vËt t­ ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2003, thùc hiÖn hîp ®ång sè 74/H§UT 2003 ký ngµy 01/12/2003 gi÷a C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I vµ C«ng ty ViÔn th«ng §iÖn lùc. NhËp t¹i kho: Th­îng §×nh. STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch §VT Sè l­îng §¬n Thµnh TK h¹ch to¸n c.tõ T.tÕ gi¸ tiÒn Nî Cã A B C 1 2 3 4 5 6 1 C¸p nh«m AC 240mm2 mÐt 2.770 2.770 36.000 99.720.000 152(2) 331(1) Céng: 1 lo¹i hµng 99.720.000 Tæng gi¸ trÞ vËt t­ ®· nhËp: ChÝn chÝn triÖu b¶y tr¨m hai m­¬i ngµn ®ång ch½n. TL Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Ng­êi giao hµng Thñ kho Phô tr¸ch cung tiªu .2.4.2. C¸c chøng tõ sö dông vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ khi xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. Hµng quý c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, ®Þnh møc tiªu hao vµ kh¶ n¨ng thùc hiÖn, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ph¶i lËp kÕ ho¹ch sö dông vËt t­. Tr­êng hîp xuÊt kho vËt t­ ngoµi kÕ ho¹ch ( xö lý c¸c sù cè nh­ ®æ cét, ®øt d©y ... ) th× ph¶i cã sù phª duyÖt cña Gi¸m ®èc C«ng ty. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch sö dông vËt t­ ®· ®­îc duyÖt vµ giÊy ®Ò nghÞ cÊp ph¸t vËt t­ , phßng vËt t­ viÕt phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt kho ®­îc viÕt lµm 03 liªn, sau khi ®­îc c¸n bé phô tr¸ch cung tiªu ký duyÖt vÒ sè l­îng sÏ ®­îc chuyÓn qua phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n vËt t­ ®Þnh kho¶n vµ ¸p gi¸ (gi¸ nµy chØ mang tÝnh chÊt t¹m tÝnh, ngµy 25 hµng th¸ng kÕ to¸n vËt t­ cã nhiÖm vô b¸o gi¸ chÝnh x¸c cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc). TiÕp ®ã, ng­êi nhËn sÏ mang 02 liªn xuèng kho nhËn hµng. Thñ kho sÏ ghi sè l­îng thùc xuÊt vµ ký vµo phiÕu xuÊt kho, sè l­îng nµy sÏ kh«ng ®­îc lín h¬n sè l­îng yªu cÇu nh­ng cã thÓ nhá h¬n nÕu thùc tÕ kh«ng ®ñ ®¸p øng. Ng­êi nhËn vËt t­ sau khi ký nhËn gi÷ 01 liªn ®Ó l­u. Thñ kho dïng phiÕu xuÊt lµm c¨n cø vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt t­ vµo ngµy 25 hµng th¸ng. KÕ to¸n sau khi ®· ®èi chiÕu sè l­îng thùc xuÊt ghi trong phiÕu vµ thÎ kho ph¶i ký x¸c nhËn sè l­îng tån kho cuèi th¸ng. Ta thÊy viÖc kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i ghi gi¸ t¹m tÝnh (gi¸ tån ®Çu kú) vµo phiÕu xuÊt sau khi phßng vËt t­ lËp phiÕu.Phßng TCKT ghi gi¸ chÝnh x¸c (gi¸ cuèi kú ®· ®­îc tÝnh l¹i theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn ) ®Ó dïng lµm sè liÖu h¹ch to¸n lµ c«ng viÖc trïng lÆp. KÕ to¸n chØ cÇn ¸p gi¸ mét lÇn vµo phiÕu xuÊt vËt t­ sau khi ®· tÝnh ®­îc gi¸ chÝnh x¸c t¹i thêi ®iÓm cuèi kú b¸o c¸o. §Ó qu¶n lý chÆt chÏ vËt t­ cña C«ng ty, mÉu thÎ kho do kÕ to¸n vËt t­ in theo ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. ThÎ cã ch÷ ký cña kÕ to¸n tr­ëng vµ ®­îc in theo mµu quy ®Þnh cña C«ng ty ®Ó thuËn tiÖn trong viÖc ®èi chiÕu. C«ng ty quy ®Þnh nh­ sau: - ThÎ mµu xanh dïng cho vËt t­ chÝnh phÈm. - ThÎ mµu vµng dïng cho vËt t­ thu håi nh­ng cßn cã thÓ sö dông ®­îc. - ThÎ mµu ®á dïng cho phÕ liÖu kh«ng cßn kh¶ n¨ng tËn dông. TrÝch mÉu c¸c chøng tõ xuÊt kho (PhiÕu xuÊt, thÎ kho, b¶ng kª tæng hîp xuÊt, b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt t­). B¶ng 2.7 : §¬n vÞ: C«ng ty TT§1 Sè: 205/2003 §Þa chØ: 15 Cöa B¾c PhiÕu xuÊt kho Ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2003 Hä tªn ng­êi giao hµng: Cao V¨n L¹c - Bé phËn: TT§ Hoµ B×nh Lý do xuÊt: Thay d©y kho¶ng cét 112 –118 §­êng d©y Ba la - Hoµ B×nh XuÊt t¹i kho: Th­îng §×nh. STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch §VT Sè l­îng §¬n Thµnh TK h¹ch to¸n Yªu cÇu T.tÕ gi¸ tiÒn Nî Cã A B C 1 2 3 4 5 6 1 C¸p nh«m AC 240mm2 C¸i 710 690 36.195 24.974.550 136(3) 152(2) 2 Sø treo thuû tinh PC – 160 B¸t 125 120 86.340 10.360.800 136(3) 152(2) Céng: 2 lo¹i hµng 35.335.350 Tæng gi¸ trÞ vËt t­ ®· xuÊt: Ba m­¬i l¨m triÖu, ba tr¨m ba m­¬i l¨m ngµn, ba tr¨m n¨m m­¬i ®ång TL Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Ng­êi nhËn Thñ kho Phô tr¸ch cung tiªu C¨n cø vµo phiÕu nhËp, xuÊt, thñ kho ghi vµo thÎ kho: B¶ng 2.8 : 369 C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I Kho: Th­îng §×nh - Hµ Néi ThÎ Kho Sè: -----------o0o------------ LËp thÎ, ngµy 01 th¸ng 12 n¨m 2003 Tê sè: 02 KÕ to¸n tr­ëng: (Ký, ghi hä tªn) Tªn vËt t­, nh·n hiÖu Quy c¸ch §¬n vÞ tÝnh M· sè vËt t­ Dù tr÷ tèi ®a Dù tr÷ tèi thiÓu C¸p nh«m AC 240mm2 m 31528240 Sè thø tù Chøng tõ TrÝch yÕu Ngµy nhËp xuÊt Sè l­îng X¸c nhËn cña kÕ to¸n Tõ tê sè 01 chuyÓn sang 2.612 Sè ngµy NhËp XuÊt Tån A B C D E 1 2 3 F 290 202 3/12/2003 TT§ Hoµ B×nh 4/12/2003 620 287 203 4/12/2003 XuÊt cho TT§ Hµ TÜnh 4/12/2003 425 289 105 7/12/2003 Tó - P. VËt t­ nhËp 7/12/2003 2.770 291 205 7/12/2003 TT§ Hµ Néi 7/12/2003 690 Céng T12/2003 2.770 1.735 3.647 Ngäc C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt, kÕ to¸n vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu vµ b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån cho tõng danh ®iÓm vËt kiÖu cña hai kho Ba la, Th­îng ®×nh. (Chi tiÕt ®­îc tr×nh bµy ë b¶ng 2.12; 2.11) §ång thêi c¨n cø vµo chøng tõ xuÊt ®Ó lËp b¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt t­. (Chi tiÕt ®­îc tr×nh bµy ë b¶ng 2.9) Cuèi th¸ng sau ®èi chiÐu sè d­ víi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng ®èi chiÕu sè d­ tµi kho¶n 152 gi÷a C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. (Chi tiÕt ®­îc tr×nh bµy ë b¶ng 2.10) C¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n víi ng­êi b¸n hµng, kÕ to¸n ghi vµo sæ theo dâi chi tiÕt tµi kho¶n 331 – Thanh to¸n víi ng­êi b¸n (Chi tiÕt ®­îc tr×nh bµy ë b¶ng 2.16) 2.2.4.3. Néi dung ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu (Ph­¬ng ph¸p thÎ song song) * T¹i kho: Thñ kho dïng thÎ kho ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu vÒ mÆt sè l­îng. Mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. ThÎ ®­îc kÕ to¸n vËt t­ më cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu. Cuèi th¸ng, thñ kho ph¶i tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp, xuÊt, tÝnh ra sè tån kho vÒ mÆt l­îng theo tõng danh ®iÓm vËt liÖu. * T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ chi tiÕt vËt liÖu cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu cña hai kho Ba La vµ Th­îng §×nh. Sæ nµy ghi mçi th¸ng mét lÇn vµo ngµy 25 hµng th¸ng trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt ph¸t sinh trong th¸ng do thñ kho chuyÓn tíi sau khi ®· kiÓm tra, ®èi chiÕu, ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµ tÝnh ra sè tiÒn. KÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp, xuÊt ®Ó lËp b¶ng kª tæng hîp nhËp, b¶ng kª tæng hîp xuÊt mµ ®èi t­îng theo dâi lµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc hoÆc kh¸ch hµng. Sè liÖu ë c¸c b¶ng kª nhËp, xuÊt ®­îc ®èi chiÕu víi sè liÖu víi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ cña kÕ to¸n tæng hîp. Ngoµi ra, kÕ to¸n c¨n cø vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu cho 2 kho Ba La vµ Th­îng §×nh. S¬ ®å 2.3 KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho B¶ng tænghîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu Th­îng §×nh , Ba La B¶ng kª tæng hîp xuÊt B¶ng kª tæng hîp nhËp Sæ chi tiÕt vËt liÖu Th­îng §×nh, Ba La. KÕ to¸n tæng hîp Chi phÝ vËt liÖu t¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Ghi chó: Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi th¸ng. Quan hÖ ®èi chiÕu. 2.2.4.5. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I. 2.2.4.5.1. KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu: * Tr­êng hîp mua ngoµi, hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ. C¨n cø vµo b¶ng kª tæng hîp nhËp, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho theo gi¸ kh«ng cã thuÕ. Nî TK 133(1331): ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. Cã TK 331(1)(chi tiÕt kh¸ch hµng): TrÞ gi¸ thanh to¸n theo ho¸ ®¬n. Mäi kh¸ch hµng cã quan hÖ mua b¸n hµng ho¸ víi C«ng ty ®Òu ®­îc theo dâi qua TK 331(1), dï lµ thanh to¸n ngay ®Ó cã thÓ tæng kÕt ®­îc nhãm kh¸ch hµng th­êng xuyªn vµ nhãm kh¸ch hµng kh«ng th­êng xuyªn. §ång thêi, viÖc h¹ch to¸n nh­ vËy cßn ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi TK 331(1) do kÕ to¸n vËt t­ ®¶m nhiÖm. HiÖn nay, C«ng ty cã quy ®Þnh c¸n bé cung tiªu ph¶i lµ ng­êi ®øng tªn cïng kh¸ch hµng vµ lµm thñ tôc cho c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi kh¸ch hµng. VÝ dô: Trong th¸ng 12/2003, kÕ to¸n c¨n cø vµo b¶ng kª tæng hîp nhËp vËt liÖu ®Ó ghi. Nî TK 152: 3.117.180.841 TK 152(2): 747.943.600 TK 152(3): 2.369.237.241 Nî TK 133(1): 311.718.084 Cã TK 331(1): 3.428.898.925 TK 331(1) - CT viÔn th«ng §L: 724.006.800 TK 331(1) - BQLDA§MB: 2.320.110.035 TK 331(1) - XN cung øng VT: 384.782.090 §©y lµ nh÷ng kh¸ch hµng ®· göi ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ cho C«ng ty ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n nh­ng C«ng ty ch­a tr¶ tiÒn. * Tr­êng hîp hµng vÒ, ch­a cã ho¸ ®¬n. (Thùc tÕ th¸ng 12/2003 kh«ng ph¸t sinh nghiÖp vô nµy, tÊt c¶ c¸c mÆt hµng nhËp trong th¸ng ®Òu cã ho¸ ®¬n cña kh¸ch hµng ph¸t hµnh göi kÌm theo). KÕ to¸n l­u phiÕu nhËp kho vµo tËp hå s¬ “ Hµng ch­a cã ho¸ ®¬n ”, nÕu trong th¸ng cã ho¸ ®¬n vÒ th× h¹ch to¸n b×nh th­êng, nÕu cuèi th¸ng b¸o c¸o ch­a nhËn ®ù¬c ho¸ ®¬n th× kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh ( b»ng gi¸ cña vËt liÖu ®ã tån ®Çu kú) b»ng bót to¸n: Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu) Cã TK 331. Sang kú h¹ch to¸n sau, khi ho¸ ®¬n vÒ, sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh theo gi¸ thùc tÕ. NÕu gi¸ thùc tÕ lín h¬n gi¸ t¹m tÝnh, ghi: Nî TK 152: Sè chªnh lÖch t¨ng Nî TK 1331: ThuÕ GTGT ®Çu vµo Cã TK 331: NÕu gi¸ thùc tÕ nhá h¬n gi¸ t¹m tÝnh, dïng bót to¸n ®¶o ng­îc ®Ó xo¸ bót to¸n theo gi¸ t¹m tÝnh ®· ghi. Nî TK 331: Cã TK 152(Chi tiÕt vËt liÖu): Theo gi¸ t¹m tÝnh ®· ghi kú tr­íc. Ghi l¹i thùc tÕ nh­ nhËp b×nh th­êng trong kú: Nî TK 152(chi tiÕt vËt liÖu) Nî TK 1331: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 331: * Tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ, nh­ng hµng ch­a vÒ. - Khi kÕ to¸n ng©n hµng hoÆc kÕ to¸n tiÒn mÆt ®· nhËn ho¸ ®¬n vµ thanh to¸n tiÒn cho kh¸ch hµng, h¹ch to¸n. Nî TK 331. Cã TK 111,112: Sè tiÒn ®· tr¶ nhµ cung cÊp - Cuèi th¸ng, hµng vÉn ®ang ®i trªn ®­êng, ch­a vÒ nhËp kho th× kÕ to¸n vËt liÖu l­u ho¸ ®¬n vµo tËp hå s¬ “Hµng mua ®ang ®i ®­êng”. - §Õn khi hµng vÒ nhËp kho, nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp kho Nî TK 133(1): ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. Cã TK 331: Tæng gi¸ thanh to¸n. T¹i C«ng ty, kÕ to¸n ®· kh«ng më tµi kho¶n 151 - Hµng ®ang ®i ®­êng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu, c«ng cô, hµng ho¸ ... mµ C«ng ty ®· mua, hay chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÒn së h÷u cña C«ng ty, nh­ng cuèi th¸ng hµng ch­a vÒ nhËp kho. * Tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu nhËp kho do tù gia c«ng, chÕ biÕn: + T¹i C«ng ty: - Khi xuÊt vËt t­, chuyÓn cho ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty gia c«ng chÕ biÕn, kÕ to¸n ghi: Nî TK 136(3) (chi tiÕt ®¬n vÞ): Cã TK 152: Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho. - Khi nhËp l¹i kho sè nguyªn vËt liÖu ®· gia c«ng chÕ biÕn. Nî TK 152: Gi¸ thµnh thùc tÕ cña vËt liÖu. Cã TK 136(3) (chi tiÕt ®¬n vÞ): VÝ dô: Theo phiÕu xuÊt sè 211 ngµy 10/12/2003 C«ng ty ®· cÊp s¾t F18 cho TruyÒn t¶i ®iÖn Hµ Néi ®Ó s¶n xuÊt bu l«ng vµ ª cu gi¸ trÞ xuÊt kho lµ 4.376.400 VN§. KÕ to¸n ghi. Nî TK 136(3) - TT§HN: 4.376.400 Cã TK 152(2): 4.376.400 §Õn ngµy 18/12/2003 TruyÒn t¶i ®iÖn Hµ Néi nhËp kho C«ng ty bu l«ng, ª cu ®· ®­îc gia c«ng xong: 5.219.000 VN§. KÕ to¸n ghi. Nî TK 152(2): 5.219.000 Cã TK 136(3) - TT§HN: 5.219.000 Nh­ vËy víi nghiÖp vô nµy, ta thÊy trªn TK 136(3) - TT§HN cßn d­ Cã: 842.600 VN§ ®ã chÝnh lµ chi phÝ gia c«ng ®¬n vÞ ®· chi ra, C«ng ty ph¶i thanh to¸n cho ®¬n vÞ. + T¹i ®¬n vÞ trùc thuéc: Khi nhËp vËt liÖu cÊp (®· nhËn ®­îc b¸o nî vËt liÖu). Nî TK 152: Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho. Cã TK 336(3): XuÊt cho gia c«ng, chÕ biÕn: Nî TK 154 (chi tiÕt ®èi t­îng) Cã TK 152(2): Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt gia c«ng Khi ph¸t sinh chi phÝ chÕ biÕn: Nî TK 154(chi tiÕt ®èi t­îng) Cã TK 111,153... - X¸c ®Þnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt t­ sau gia c«ng chÕ biÕn, kÕt chuyÓn. Nî TK 152 Cã TK 154 (chi tiÕt ®èi t­îng ) Khi chuyÓn nhËp kho C«ng ty vËt liÖu ®· gia c«ng: Nî TK 336 (3) Cã TK 152: GÝa thµnh thùc tÕ cña vËt liÖu ®· gia c«ng. VÝ dô: T¹i ®¬n vÞ TruyÒn t¶i ®iÖn Hµ Néi, víi phiÕu xuÊt kho trªn, khi nhËn vËt liÖu vÒ nhËp kho, c¨n cø vµo phiÕu nhËp do bé phËn vËt t­ lËp, kÕ to¸n ®¬n vÞ ghi (khi ®· cã b¸o gi¸ chÝnh thøc cña kÕ to¸n C«ng ty): Nî TK 152(2): 4.376.400 Cã TK 336(3): 4.376.400 - XuÊt cho gia c«ng, chÕ biÕn: Nî TK 154 (gia c«ng bu l«ng, ª cu): 4.376.400 Cã TK 152(2): 4.376.400 - Khi ph¸t sinh chi phÝ chÕ biÕn: Nî TK 154 (gia c«ng bu l«ng, ª cu): 842.600 Cã TK 111: 560.000 Cã TK 153: 282.600 - X¸c ®Þnh gi¸ thµnh thùc tÕ vµ kÕt chuyÓn gi¸ trÞ vËt liÖu ª cu, bu l«ng ®· gia c«ng: Nî TK 152(2): 5.219.000 Cã TK 154 (gia c«ng bu l«ng, ª cu): 5.219.000 - Khi chuyÓn nhËp kho C«ng ty vËt liÖu ®· gia c«ng theo gi¸ trÞ quyÕt to¸n ®· ®­îc chÊp nhËn: Nî TK 336(3): 5.219.000 Cã TK 152(2): 5.219.000 Nh­ vËy víi nghiÖp vô nµy, ta thÊy trªn TK 336(3) cña ®¬n vÞ TT§HN cßn d­ Nî: 842.600 VN§ ®ã chÝnh lµ chi phÝ gia c«ng ®· chi ra, ®¬n vÞ chê C«ng ty cÊp tr¶. * Tr­êng hîp Tæng C«ng ty bæ sung vèn l­u ®éng cho C«ng ty b»ng vËt liÖu. Nî TK 152: Cã TK 411: Ghi t¨ng NVKD theo quyÕt ®Þnh cña Tæng. VÝ dô: C¨n cø quyÕt ®Þnh 1076/EVN -TCKT ngµy 16/12/2003 cña Tæng C«ng ty ®iÖn lùc ViÖt nam cÊp bæ sung vèn l­u ®éng b»ng vËt liÖu (vËt t­ phôc vô söa ch÷a ®iÖn nãng) cho C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152(3): 428.630.000 Cã TK 411: 428.630.000 - NÕu kh«ng cã quyÕt ®Þnh t¨ng vèn. Nî TK 152: Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp kho. Cã TK 336(2) - Ph¶i tr¶ Tæng C«ng ty: * Bót to¸n chuyÓn sè d­: Cuèi kú: Sau khi quyÕt to¸n c¸c kho¶n chi phÝ vµ x¸c nhËn sè d­ cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc th× kÕ to¸n C«ng ty ghi bót to¸n kÕt chuyÓn sè d­ cña TK 152 ë c¸c ®¬n vÞ nµy vÒ C«ng ty. VÝ dô: Theo thùc tÕ th¸ng 12/2003: - KÕ to¸n C«ng ty ghi ®óng b»ng sè d­ Nî TK 152 cña tõng ®¬n vÞ trùc thuéc h¹ch to¸n trong b¸o c¸o tµi chÝnh. Nî TK 152: 2.913.750.000 Cã TK 136(3)( chi tiÕt ®¬n vÞ): 2.913.750.000 - KÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc (VDô: TT§ Hµ Néi ) ghi: Nî TK 336(3): 86.682.211 Cã TK 152: 86.682.211 2.2.4.5.2. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu * Bót to¸n chuyÓn sè d­: §Çu kú: KÕ to¸n C«ng ty chuyÓn tr¶ l¹i sè d­ TK 152 cuèi th¸ng tr­íc cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc: Theo thùc tÕ th¸ng 12/2003: + KÕ to¸n C«ng ty ghi: Nî TK 136(3)(chi tiÕt ®¬n vÞ) : 3.120.139.299 Cã TK 152: 3.120.139.229 + KÕ to¸n ®¬n vÞ trùc thuéc (VDô: TT§ Hµ Néi ) ghi: Nî TK 152: 86.639.065 Cã TK 336(3): 86.639.065 C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I h¹ch to¸n theo "quy chÕ ph©n cÊp qu¶n lý tµi chÝnh vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n" do C«ng ty ban hµnh. §Çu th¸ng, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®­îc cÊp chi phÝ s¶n xuÊt trªn c¬ së kÕ ho¹ch tµi chÝnh quý ®· ®­îc C«ng ty phª duyÖt phï hîp víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng ®¬n vÞ trùc thuéc. C¸c kho¶n cÊp ph¸t nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 336(3) - ph¶i tr¶ néi bé C«ng ty (c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc kh«ng më TK 411 - nguån vèn kinh doanh), vµ C«ng ty h¹ch to¸n vµo TK 136(3) - ph¶i thu néi bé. Cuèi th¸ng, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã nhiÖm vô ph¶i quyÕt to¸n chi phÝ s¶n xuÊt víi C«ng ty, kÕ to¸n sö dông sè liÖu ®­îc duyÖt trong b¸o c¸o tµi chÝnh cña ®¬n vÞ lµm c¨n cø h¹ch to¸n gi¶m kho¶n ph¶i thu cña c¸c ®¬n vÞ. C«ng ty thùc hiÖn bót to¸n nhËn vµ chuyÓn tr¶ sè d­ TK 111, TK112, TK152 - nguyªn liÖu, vËt liÖu vµo ®Çu kú vµ cuèi kú nh»m ®¶m b¶o kiÓm so¸t chÆt chÏ sè tån quü, TGNH, vµ nguyªn vËt liÖu cña toµn C«ng ty ( t¹i C«ng ty vµ t¹i tõng ®¬n vÞ trùc thuéc). §ång thêi ®¶m b¶o phï hîp sè liÖu tån thùc tÕ cña c¸c tµi kho¶n trªn víi sè liÖu trong b¶ng tæng kÕt tµi s¶n cña C«ng ty. * Tr­êng hîp C«ng ty cÊp vËt liÖu cho ®¬n vÞ trùc thuéc. + KÕ to¸n C«ng ty ghi: Nî TK 136(3)(chi tiÕt ®¬n vÞ): Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt cho ®¬n vÞ trùc thuéc. Cã TK 152: + §¬n vÞ trùc thuéc lµm thñ tôc nhËp vµ h¹ch to¸n t¨ng kho: Nî TK 152: Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp kho Cã TK 336(3): Ph¶i tr¶ néi bé Khi ®¬n vÞ trùc thuéc xuÊt vËt t­ cho s¶n xuÊt kinh doanh. Nî TK 621(chi tiÕt ®èi t­îng): XuÊt trùc tiÕp cho thùc hiÖn vËn hµnh thiÕt bÞ. Nî TK 627 (chi tiÕt cho tõng kho¶n môc): Chi phÝ s¶n xuÊt chung Nî TK 2413(chi tiÕt c«ng tr×nh): XuÊt cho XDCB hoÆc söa ch÷a lín TSC§ Cã TK 152: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. VÝ dô: C¨n cø b¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt t­ th¸ng 12/2003, kÕ to¸n h¹ch to¸n kho¶n vËt t­ cÊp cho TT§ Hµ Néi nh­ sau: + T¹i C«ng ty: Nî TK 136(3)(TT§ Hµ Néi): 63.329.561 Cã TK 152: 63.329.561 + T¹i TT§ Hµ Néi, khi nhËp kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: 63.329.561 Cã TK 336(3): 63.329.561 C¨n cø vµo c¸c phiÕu xuÊt 31,32,33, 34 cña ®¬n vÞ, h¹ch to¸n: Nî TK 621(17): 52.843.770 Nî TK 627(23): 6.006.245 Cã TK 152: 58.850.015 Vµ hµng th¸ng, c¸c ®¬n vÞ ph¶i lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­ sö dông ®ãng vµo quyÓn b¸o c¸o tµi chÝnh göi C«ng ty. * Tr­êng hîp C«ng ty xuÊt vËt t­ trùc tiÕp cho c«ng tr×nh ®¹i tu vµ phôc vô qu¶n lý doanh nghiÖp. Trong tr­êng hîp xuÊt vËt t­ cho c¸c bé phËn kh«ng ®­îc ph©n cÊp qu¶n lý tµi chÝnh (kh«ng cã bé phËn kÕ to¸n), c¨n cø vµo c«ng viÖc thùc hiÖn kÕ to¸n C«ng ty ghi: Nî TK 2413( chi tiÕt c«ng tr×nh): XuÊt cho XDCB hoÆc söa ch÷a lín TSC§ Nî TK 642(2,3): XuÊt cho nhu cÇu qu¶n lý DN. Cã TK 152: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. VÝ dô: Thùc tÕ th¸ng 12/2003. C¨n cø b¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt liÖu kÕ to¸n h¹ch to¸n: Nî TK 241: 425.561.295 TK 241(31) (tù lµm - ®¹i tu hÖ thèng m¸y tÝnh): 112.962.880 TK 241(32)(kh¸ch hµng- ®¹i tu hÖ thèng ¾c quy) : 312.598.415 Nî TK 642(3): 3.734.490 Cã TK 152: 429.295.785 TK 152(3): 112.962.880 TK 152(2): 316.332.905 * Tr­êng hîp C«ng ty xuÊt vËt t­ do nh­îng b¸n thanh lý. §èi víi vËt t­ thanh lý, khi muèn xö lý C«ng ty ph¶i tæ chøc héi ®ång ®¸nh gi¸ chÊt l­îng sau ®ã viÕt v¨n b¶n ®Ò nghÞ göi lªn Tæng C«ng ty, sau khi cã quyÕt ®Þnh chÊp nhËn cho b¸n C«ng ty ph¶i tæ chøc ®Êu gi¸ chän kh¸ch hµng (gi¸ khëi ®iÓm ®· ®­îc Tæng quy ®Þnh). + Khi xuÊt vËt t­, kÕ to¸n ghi theo gi¸ trªn sæ s¸ch. Nî TK 811: ( Chi phÝ kh¸c ) chi phÝ thanh lý vËt t­ Cã TK 152.5 : ( PhÕ liÖu thu håi ) Gi¸ sæ s¸ch VT thanh lý xuÊt b¸n Cã TK 111 : Chi phÝ phôc vô thanh lý. + §ång thêi h¹ch to¸n kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Nî TK 111: Thu tiÒn vÒ b¸n thanh lý vËt t­. Cã TK 711 – Thu nhËp kh¸c vÒ nh­îng b¸n vËt t­ . Cã TK 333(1): ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép. Cuèi kú kÕt chuyÓn sè d­ TK 711 vµ TK 811 kÕt chuyÓn lªn Tæng C«ng ty h¹ch to¸n . ( Thùc tÕ th¸ng 12/2003 kh«ng ph¸t sinh nghiÖp vô nµy) (Qu¸ tr×nh h¹n to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ t¹i C«ng ty cã thÓ ®­îc kh¸i qu¸t ë s¬ ®å 2.1) Ch­¬ng III: Hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I. 3.1. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I. 3.1.1. ¦u ®iÓm. Cïng víi sù chuyÓn ®æi cña nÒn kinh tÕ th× ho¹t ®éng qu¶n lý kinh tÕ cña C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I còng biÕn ®æi kh«ng ngõng ®Ó thÝch øng. C«ng ty ®· khuyÕn khÝch c¸c c¸n bé kÕ to¸n ®i häc ®Ó n©ng cao tr×nh ®é. Trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ ngµy cµng cã nhiÒu cè g¾ng: nh­ gi¶i quyÕt bít c¸c lo¹i vËt t­ kÐm phÈm chÊt ®· tån ®äng tõ l©u ( b¸n thanh lý ¾c quy cò, sø , c¸p thu håi, gia c«ng chÕ biÕn s¾t thÐp tån ®­a vµo s¶n xuÊt...) x©y dùng më réng kho vËt t­ th«ng tho¸ng h¬n tr­íc. Nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc sö dông theo ®óng ®Þnh møc kü thuËt cña ngµnh ®iÖn trong qu¸ tr×nh häat ®éng s¶n xuÊt. C«ng ty thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh vÒ h¹ch to¸n vËt t­ theo yªu cÇu cña Tæng C«ng ty vµ cã ban hµnh quy chÕ ph©n cÊp ( trong ®ã cã h­íng dÉn h¹ch to¸n vËt t­ ) cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. Tõ th¸ng 01 n¨m 2003 C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I ®· nhËn ®­îc phÇn mÒm qu¶n lý vËt t­ do Trung t©m m¸y tÝnh cña Tæng C«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam viÕt vµ ®Õn nay t¹i phßng kÕ to¸n C«ng ty ®· sö dông phÇn mÒm nµy. 3.1.2. Tån t¹i. T¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty ch­a sö dông ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n do tr×nh ®é kÕ to¸n kh«ng ®ång ®Òu mµ chØ lµm dïng ch­¬ng tr×nh EXCEL do ®ã c«ng viÖc trïng lÆp, hiÖu qu¶ kh«ng cao. Do cã mét sè mÆt hµng ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt kho theo b×nh qu©n gia quyÒn c¶ kú dù tr÷ nªn c«ng viÖc cu¶ kÕ to¸n vËt liÖu bÞ dån vµo cuèi th¸ng, ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c quyÕt to¸n cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty. C«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ gi÷a C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, vµ cung øng lÉn nhau gi÷a c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ch­a ®­îc tèt. (VÝ dô: ®· x¶y ra t×nh tr¹ng TT§ Ninh B×nh cÇn gÊp mét lo¹i vËt t­ ®ang khan hiÕm trªn thÞ tr­êng ®Ó phôc vô gi¶i quyÕt sù cè, trong khi chÝnh lo¹i vËt t­ ®ã ®ang n»m dù tr÷ t¹i kho cña TT§ Hµ TÜnh, nh­ng c¸c phßng ban cña C«ng ty kh«ng n¾m râ ®­îc ®Ó ®iÒu ®éng, ®· ®Ó ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é kh¾c phôc sù cè ). §ång thêi, qua vÝ dô vÒ tr­êng hîp h¹ch to¸n C«ng ty xuÊt vËt liÖu ®Ó ®¬n vÞ gia c«ng chÕ biÕn, ta nhËn thÊy t¹i C«ng ty ®· cã nh÷ng bót to¸n sö dông TK 136(3) vµ 336(3) ch­a ®óng tÝnh chÊt cña tµi kho¶n. HiÖn nay, t¹i C«ng ty kÕ to¸n vËt t­ kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­ sö dông. C¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ vËt t­ sö dông cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ b¶ng kª tæng hîp xuÊt cña kÕ to¸n vËt liÖu ®Ó kÕ to¸n tæng hîp C«ng ty tËp hîp toµn bé chi phÝ vËt liÖu ®· ph¸t sinh trong kú. C«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng tµi chÝnh t¹i C«ng ty ch­a ®­îc chó träng th­êng xuyªn. Do ®ã c¸c biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng cña C«ng ty cßn h¹n chÕ. 3.2. Mét sè ý kiÕn nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I. * ý kiÕn 1. LËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu tån kho. Hµng tån kho nãi chung vµ nguyªn vËt liÖu nãi riªng lµ nh÷ng tµi s¶n l­u ®éng th­êng biÕn ®æi theo thêi gian. §Æc biÖt, c¸c chñng lo¹i vËt t­ C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn 1 sö dông lµ nh÷ng lo¹i chuyªn dïng trong ngµnh ®iÖn, kh«ng s½n cã trªn thÞ tr­êng, lu«n lu«n ph¶i dù tr÷ mét khèi l­îng kh¸ lín nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ ®Ó ®¶m b¶o cho tÝnh cÊp b¸ch cho s¶n xuÊt khi gi¶i quyÕt c¸c sù cè do vËy cã mÊt chÊt l­îng cña mét sè mÆt hµng lµ khã tr¸nh khái. §ång thêi, do ®ßi hái nhu cÇu sö dông ®iÖn ngµy mét t¨ng cao, dÉn ®Õn mét sè ®­êng d©y, tr¹m biÕn ¸p bÞ qu¸ t¶i, trong khi ®ã c¸c vËt t­, thiÕt bÞ cã nh÷ng tÝnh n¨ng, c«ng suÊt thÊp, l¹c hËu ®ang cã trong kho C«ng ty kh«ng phï hîp víi viÖc gi¶i quyÕt chèng qu¸ t¶i. MÆt kh¸c, c¬ chÕ thÞ tr­êng ngµy cµng ph¸t triÓn, c¸c h·ng cung cÊp thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, tiªn tiÕn chuyªn dïng cho ngµnh ®iÖn ®ang trµn x©m nhËp thÞ tr­êng ViÖt Nam: H·ng SIMEN, COMIN, ABB... ChÝnh nh÷ng nguyªn nh©n trªn lµm cho vËt t­ tån kho cña C«ng ty gi¶m gi¸ lµ kh«ng tr¸nh khái. Do vËy, ®Ó tr¸nh nh÷ng rñi ro ph¸t sinh tõ sù gi¶m gi¸ ®ã, C«ng ty cÇn lËp dù phßng gi¶m gi¸ vËt t­ tån kho ( viÖc nµy hoµn toµn phï hîp víi quy ®Þnh qu¶n lý hµng tån kho cña Tæng C«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam ). Thùc chÊt cña viÖc lËp c¸c kho¶n dù phßng lµ lËp mét quü dù phßng ®Ó hç trî cho nh÷ng lóc tµi s¶n dù tr÷ cña doanh nghiÖp thùc sù bÞ gi¶m gi¸ trªn thÞ tr­êng. MÆt kh¸c, cßn gióp doanh nghiÖp ph¶n ¸nh ®óng doanh thu, chi phÝ ph¸t sinh trong niªn ®é kÕ to¸n. §Ó lËp ®­îc dù phßng mét c¸ch chÝnh x¸c ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i cã nh÷ng th«ng tin dù b¸o kÞp thêi vÒ diÔn biÕn cña gi¸ b¸n vËt t­, hµng ho¸ trªn thÞ tr­êng. Nguyªn t¾c lËp dù phßng gi¶m gi¸ vËt t­ tån kho: Cuèi niªn ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp c¨n cø vµo hµng tån kho bÞ gi¶m gi¸ hiÖn cã t¹i DN ®Ó lËp dù phßng, kÕ to¸n ghi : Nî TK 632 Cã TK 159 ChØ ®­îc lËp cho nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh dïng cho s¶n xuÊt, c¸c lo¹i vËt t­, hµng ho¸ tån kho cã chøng tõ, ho¸ ®¬n hîp lÖ vµ thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp. Cuèi n¨m tµi chÝnh DN c¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸ hµng tån kho ë thêi ®iÓm ngµy 31/ 12 tÝnh to¸n kho¶n ph¶i lËp dù phßng gi¶m gi¸ cho hµng tån kho so s¸nh víi sè ®· lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho n¨m tr­íc x¸c ®Þnh sè chªnh lÖch ph¶i lËp thªm hoµn gi¶m ®i ( nÕu cã ). Tr­êng hîp sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ph¶i lËp n¨m nay lín h¬n sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· lËp ë cuèi niªn ®é kÕ to¸n n¨m tr­íc th× sè chªnh lÖch, ghi: Nî TK 632 Cã TK 159 Tr­êng hîp sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho n¨m nay nhá h¬n sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· lËp ë cuèi niªn ®é kÕ to¸n tr­íc th× sè chªnh lÖch nhá h¬n ®­îc hoµn nhËp, ghi: Nî TK 159 Cã TK 632 Qu¸ tr×nh lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: Cuèi niªn ®é kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng, gi¸ thùc tÕ trªn thÞ tr­êng vµ gi¸ trªn sæ s¸ch kÕ to¸n cña hµng tån kho t¹i thêi ®iÓm kiÓm kª. KÕ to¸n tiÕn hµnh lËp dù phßng hµng tån kho cho c¸c lo¹i vËt liÖu cã xu h­íng gi¶m gi¸. Møc dù phßng ®­îc tÝnh theo c«ng thøc sau: Møc dù phßng cÇn lËp Sè l­îng hµng Møc chªnh lÖch n¨m tíi cho = tån kho i x do gi¶m gi¸ cña hµng tån kho i cuèi niªn ®é hµng tån kho i * ý kiÕn 2. Më Tµi kho¶n 151- Hµng mua ®i ®­ßng. §èi víi “Tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ, nh­ng hµng ch­a vÒ ” kÕ to¸n chê ®Õn khi nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho míi h¹ch to¸n ®· g©y nªn t×nh tr¹ng hµng thuéc quyÒn së h÷u cña C«ng ty n»m ngoµi sæ s¸ch. Do vËy kÕ to¸n cÇn më thªm tµi kho¶n 151- Hµng mua ®i ®­êng ®Ó theo dâi c¸c mÆt hµng C«ng ty ®· mua hay chÊp nhËn mua, thuéc quyÒn së h÷u cña C«ng ty nh­ng cuèi th¸ng ch­a vÒ nhËp kho. - Cuèi th¸ng, nÕu chØ cã ho¸ ®¬n, ch­a nhËn ®­îc phiÕu nhËp, kÕ to¸n ghi: Nî TK 151: TrÞ gi¸ hµng mua theo ho¸ ®¬n (kh«ng cã VAT) Nî TK 1331: VAT ®ù¬c khÊu trõ. Cã TK 331, 111, 112... - Sang th¸ng, khi nhËn ®ù¬c phiÕu nhËp kho. Nî TK 152( chi tiÕt vËt liÖu): NÕu nhËp kho Nî TK 136(3): NÕu xuÊt th¼ng cho ®¬n vÞ trùc thuéc Cã TK 151: Hµng ®i ®­êng kú tr­íc ®· vÒ. * ý kiÕn 3.Tæ chøc thanh to¸n kho¶n t¹m øng mua vËt liÖu. HiÖn nay, C«ng ty cã quy ®Þnh c¸n bé cung tiªu ph¶i lµ ng­êi ®øng tªn cïng kh¸ch hµng vµ lµm thñ tôc cho c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi kh¸ch hµng. Do vËy trong kú, th­êng xuyªn xuÊt hiÖn nghiÖp vô t¹m øng chi phÝ mua hµng cho c¸n bé cung tiªu. Sè tiÒn t¹m øng cho ho¹t ®éng nµy trong kú lµ rÊt lín, nh­ng hiÖn míi chØ ®­îc theo dâi t×nh h×nh t¹m øng vµ thanh to¸n trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (tµi kho¶n 331), nh­ vËy c¸n bé cung tiªu cã t­ c¸ch lµ ng­êi b¸n vËt liÖu cho C«ng ty. Ta thÊy, c¸c kho¶n t¹m øng kh«ng ®­îc theo dâi vÒ thêi h¹n thanh to¸n, sö dông tµi kho¶n h¹ch to¸n kh«ng ®óng tÝnh chÊt víi néi dung kinh tÕ ph¸t sinh. Do vËy, dÉn ®Õn viÖc thanh to¸n t¹m øng kÐo dµi, g©y ra t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn cña C«ng ty. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, ®èi víi kho¶n t¹m øng cho c¸n bé cung tiªu cÇn ®­îc h¹ch to¸n vµo Tµi kho¶n 141 - T¹m øng (chi tiÕt theo ®èi t­îng). Khi qu¸ thêi h¹n quy ®Þnh cña C«ng ty ( c¨n cø vµo thêi h¹n thanh to¸n ghi trªn giÊy t¹m øng) c¸n bé cung tiªu ph¶i lµm gi¶i quyÕt xong c«ng viÖc vµ lµm thñ tôc thanh to¸n hoµn øng, nÕu kh«ng sÏ bÞ trõ l­¬ng, c¾t th­ëng. §èi víi kh¸ch hµng cung cÊp vËt t­, hµng ho¸ sÏ ph¶i nhËp hµng, thanh quyÕt to¸n theo ®óng thêi h¹n vµ c¸c tr¸ch nhiªm ®· ký trong hîp ®ång. * ý kiÕn 4. LËp b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu. HiÖn nay, hµng th¸ng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­ sö dông ®ãng vµo b¸o c¸o tµi chÝnh ®Ó nép C«ng ty, cßn t¹i phßng kÕ to¸n C«ng ty kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­, ®iÒu nµy g©y khã kh¨n trong c«ng t¸c theo dâi, qu¶n lý chi phÝ nguyªn vËt liÖu. KÕ to¸n cÇn c¨n cø vµo c¸c sè liÖu trong b¶ng ph©n bæ vËt t­ cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ b¶ng kª tæng hîp xuÊt ®Ó lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt dïng trong th¸ng cho c¸c ®èi t­îng sö dông, dïng lµm c¨n cø tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm nh»m ®¶m b¶o yªu cÇu chÆt chÏ trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt t­. VÝ dô ph©n bæ vËt t­ sö dông nh­ sau: B¶ng 3.1 C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I B¶ng ph©n bæ vËt t­ sö dông Th¸ng n¨m TT Néi dung sö dông ghi cã TK Céng 136(3) 152 153 ghi nî TK ... VËt t­ phôc vô sù cè 621.17 DÇu biÕn thÕ bæ xung 621.18 3 DÇu m¸y nÐn khÝ bæ xung 621.19 4 DÇu mì ho¸ chÊt kh¸c 621.20 1 Céng TK 621 5 Sø c¸c lo¹i... 627.21 6 S¾t thÐp c¸c lo¹i... 627.22 ... VËt rÎ tiÒn mau háng 627.25 X¨ng dÇu 627.26 VËt liÖu kh¸c phôc vô s¶n xuÊt 627.27 £ cu bu l«ng, phô kiÖn ®êng d©y. 627.28 C«ng cô, dông cô sx 627.3 VL s/c thêng xuyªn - MMTB. 62.762 VL s/c thêng xuyªn - ¤ t«. 62.763 2 Céng TK 627 Trang bÞ b¶o hé, an toµn lao ®éng. 627.91 ... Trang bÞ hµnh chÝnh 642.3 Chi phÝ vËt liÖu kh¸c PVQLXN 642.2 ... SC nhµ cöa, d.cô hµnh chÝnh. 642.92 Chi phÝ vÖ sinh, an toµn gi¸n tiÕp... 642.93 Cøu ho¶ 642.94 3 Céng TK 642 4 TK 335 – Chi phÝ ph¶i tr¶ 5 TK 241 – X©y dùng c¬ b¶n 6 ... Céng ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng * ý kiÕn 5. Më thªm Tµi kho¶n 336 (3) - Ph¶i tr¶ néi bé vµ Tµi kho¶n 136 (3) - Ph¶i thu néi bé . Qua vÝ dô vÒ tr­êng hîp h¹ch to¸n C«ng ty xuÊt vËt liÖu ®Ó ®¬n vÞ gia c«ng chÕ biÕn: Víi nghiÖp vô nµy, ta thÊy trªn TK 136(3) - TT§HN cßn d­ Cã: 842.600 VN§ ®ã chÝnh lµ chi phÝ gia c«ng ®¬n vÞ ®· chi ra, C«ng ty ph¶i thanh to¸n cho ®¬n vÞ. Vµ trªn TK 336(3) cña ®¬n vÞ TT§HN cßn d­ Nî: 842.600 VN§ ®ã chÝnh lµ chi phÝ gia c«ng ®· chi ra, ®¬n vÞ chê C«ng ty cÊp tr¶. Qua ®ã, ta nhËn thÊy t¹i C«ng ty ®· cã nh÷ng bót to¸n sö dông TK 136(3) vµ 336(3) ch­a ®óng tÝnh chÊt cña tµi kho¶n. C«ng ty nªn sö dông tµi kho¶n 136(3) vµ tµi kho¶n 336(3) ë c¶ cÊp C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®Ó h¹ch to¸n. (Kh¸i qu¸t qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp cÊp vµ thanh quyÕt to¸n vËt t­ gi÷a C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc theo s¬ ®å 3.1). * ý kiÕn 6. Më NhËt ký ®Æc biÖt: NhËt ký mua hµng ... T¹i C«ng ty cã c¸c nghiÖp vô mua hµng ph¸t sinh th­êng xuyªn vµ lÆp l¹i do ®ã kÕ to¸n nªn më NhËt ký mua hµng. §©y lµ lo¹i nhËt ký chuyªn dïng cho nghiÖp mua hµng. KÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ ®­îc dïng lµm c¨n cø ghi sæ, ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµo NhËt ký mua hµng. C¸c nghiÖp vô ®· ghi vµo NhËt ký ®Æc biÖt th× kh«ng ghi vµo NhËt ký chung. Cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú, tæng hîp sè liÖu ®Ó ghi vµo c¸c tµi kho¶n phï hîp trªn sæ C¸i, sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng l¾p do mét nghiÖp vô ®­îc ghi ®ång thêi vµo nhiÒu sæ NhËt ký (nÕu cã). MÉu sæ nhËt ký mua hµng nh­ sau: B¶ng 3.2 Sæ nhËt ký mua hµng N¨m ... Ngµy Chøng tõ Tµi kho¶n ghi Nî Ph¶i tr¶ th¸ng Ngµy DiÔn gi¶i Hµng Nguyªn TK kh¸c ng­êi b¸n ghi Sè Th¸ng ho¸ vËt Sè Sè (ghi Cã) sæ liÖu hiÖu tiÒn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sè trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký tªn, ®ãng dÊu) * ý kiÕn 7. X©y dùng ®Þnh møc dù tr÷. HiÖn nay t¹i C«ng ty chØ cã ®Þnh møc sö dông vËt t­, do vËy C«ng ty cÇn x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷ tèi ®a vµ dù tr÷ tèi thiÓu ®Ó cã h­íng gi¶i quyÕt c¸c mÆt hµng tån ®äng g©y l·ng phÝ chi phÝ b¶o qu¶n vµ ø ®äng vèn l­u ®éng, ®¶m b¶o dù tr÷ ®ñ nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt. * ý kiÕn 8: Sö dông phÇn mÒm ch­¬ng tr×nh Qu¶n lý vËt t­ toµn C«ng ty, cã nèi m¹ng vµ chia quyÒn truy cËp, sö dông. §Ó gi¶i quyÕt ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu mét c¸ch nhanh gän, chÝnh x¸c trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt t­ th× C«ng ty cÇn nhanh chãng hoµn chØnh c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ b»ng phÇn mÒm kÕ to¸n vËt t­ t¹i phßng kÕ to¸n- tµi chÝnh vµ t¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã sö dông nèi m¹ng toµn C«ng ty, liªn kÕt víi phÇn mÒm kÕ to¸n b»ng c¸ch chia quyÒn truy cËp vµ sö dông ®Ó tiÖn cho viÖc ®èi chiÕu sè liÖu vµ kh«ng bÞ trïng l¾p trong c«ng t¸c kÕ to¸n. + T¹i ®¬n vÞ trùc thuéc: - Khëi t¹o ch­¬ng tr×nh: nhËp toµn bé sè l­îng, ®¬n gi¸ hiÖn tån t¹i ®¬n vÞ (sau khi tæng hîp ph¶i ®óng b»ng sè d­ TK 152 ®· quyÕt to¸n víi C«ng ty) - Hµng th¸ng ph¶i nhËp vµo ch­¬ng tr×nh toµn bé sè nhËp, xuÊt cña ®¬n vÞ m×nh vÒ c¶ sè l­îng, ®¬n gi¸, cßn m¸y sÏ tù tÝnh ra tæng gi¸ trÞ nhËp, xuÊt, tån cña ®¬n vÞ. Vµ ®¬n vÞ nµy còng cã thÓ xem (kh«ng chia quyÒn truy cËp) sè liÖu cña ®¬n vÞ kh¸c ®Ó ®èi chiÕu vµ ®Ò xuÊt ®iÒu chuyÓn vËt ø ®äng. + T¹i C«ng ty: - Phßng vËt t­: Khi khëi t¹o ch­¬ng tr×nh cã nhiÖm vô nhËp toµn bé tªn vËt t­ vµ sè l­îng hiÖn cã t¹i C«ng ty theo ®óng danh ®iÓm vËt t­ do Tæng C«ng ty ban hµnh ®Ó thèng nhÊt tªn gäi, m· hiÖu, quy c¸ch gi÷a C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. - Phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n: KÕ to¸n vµo sè liÖu nhËp, xuÊt theo chøng tõ qu¶n lý 2 kho Th­îng §×nh, Ba La vµ tËp hîp sè liÖu toµn C«ng ty. Hµng th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a c¸c ®¬n vÞ víi nhau vµ víi C«ng ty. In c¸c b¸o biÓu theo quy ®Þnh. NÕu C«ng ty thùc hiÖn ®ù¬c c«ng viÖc nµy th× c«ng t¸c kÕ to¸n sÏ ®ù¬c gi¶i quyÕt nhanh gän, chÝnh x¸c, hiÖu qu¶ cao vµ ®¶m b¶o tiÕt kiÖm vèn l­u ®éng. kÕt luËn Qua nghiªn cøu c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ë C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I t«i thÊy: Kh«ng chØ riªng víi C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn I mµ ®èi víi c¸c doanh nghiÖp kinh doanh s¶n xuÊt nãi chung viÖc tæ chøc hîp lý, khoa häc, chÝnh x¸c kh©u h¹ch to¸n vËt liÖu lµ hÕt søc cÇn thiÕt. Th«ng qua c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu gióp cho ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh b¶o qu¶n tèt vËt t­, ng¨n ngõa c¸c hiÖn t­îng tiªu hao, l·ng phÝ, mÊt m¸t lµm thiÖt h¹i ®Õn tµi s¶n cña doanh nghiÖp ®ång thêi gãp phÇn gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng tèc ®é chu chuyÓn cña vèn. Sau mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ t¹i C«ng ty TruyÒn t¶i ®iÖn 1, t«i thÊy c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ nãi chung vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng cña C«ng ty cã rÊt nhiÒu cè g¾ng, thùc hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ nh÷ng quy ®Þnh cña Tæng C«ng ty §iÖn lùc ViÖt Nam. Tuy vËy, vÉn cßn tån t¹i mét sè vÊn ®Ò nh­: Cã nh÷ng bót to¸n sö dông ch­a ®óng tÝnh chÊt cña tµi kho¶n, kÕ to¸n vËt t­ kh«ng lËp b¶ng ph©n bæ vËt t­, hiÖu qu¶ sö dông m¸y vi tÝnh ch­a cao, tr×nh ®é kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ trùc thuéc cßn thÊp, c«ng t¸c ph©n tÝch hoËt ®éng tµi chÝnh ch­a ®­îc chó träng. §Ó n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­, nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong viÖc sö dông vèn l­u ®éng, C«ng ty cÇn thùc hiÖn c¸c gi¶i ph¸p: LËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu tån kho, më thªm TK 151- Hµng mua ®i ®­êng, tæ chøc quyÕt to¸n kho¶n t¹m øng chi phÝ thu mua vËt liÖu, lËp sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n cho kh¸ch hµng th­ßng xuyªn, lËp b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu, më thªm TK 336(3) ë cÊp C«ng ty vµ TK 136(3) ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, më nhËt ký mua hµng, x©y dùng ®Þnh møc dù tr÷, sö dông phÇn mÒm ch­¬ng tr×nh Qu¶n lý vËt t­ toµn C«ng ty, chó träng c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng tµi chÝnh. Tuy vËy, ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu qu¶n lý tèt chi phÝ nguyªn vËt liÖu, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng nh»m h¹ chi phÝ truyÒn t¶i ®iÖn, ngoµi sù nç lùc cña nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­, cßn cã mét vai trß quan träng cña c¸c phßng ban liªn quan, Ban gi¸m ®èc vµ chiÕn l­îc ph¸t triÓn tæng thÓ l©u dµi cña ngµnh ®iÖn. S¬ ®å 1.4 Theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (TÝnh theo GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) TK 152 TK331,111, 112,141,311… TK 151 TK 621 TK 627,641,642… TK 411 TK 642,3381 TK 128,222 TK 128,222 TK 154 TK 1381,642… TK 412 TK 128,222 T¨ng do mua ngoµi TK 1331 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ NhËn cÊp ph¸t, th­ëng vèn gãp liªn doanh… Thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Hµng ®i ®­êng kú tr­íc NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh XuÊt ®Ó chÕ t¹o s¶n phÈm n XuÊt cho chi phÝ s¶n xuÊt chung, b¸n hµng, qu¶n lý, x©y dùng c¬ b¶n XuÊt gãp vèn liªn doanh XuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn ThiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª §¸nh gi¸ gi¶m §¸nh gi¸ t¨ng S¬ ®å 1.5 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng qu¸t nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú TK 611 TK 151,152 TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 411 TK 412 TK 138,334,821,642 TK 621,627,641,642 Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú Gi¸ trÞ vËt liÖu mua vµo ®Çu kú ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ NhËn vèn liªn doanh cÊp ph¸t, tÆng th­ëng… §¸nh gi¸ t¨ng vËt liÖu Gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu tån cuèi kú Gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng vµ gi¸ trÞ hµng tr¶ l¹i Gi¸ trÞ thiÕu hôt mÊt m¸t Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng TK 151,152 (TÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) TrÝch B¶ng 2.10 B¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån vËt t­ kho ba la, Th­îng §×nh Th¸ng 12 n¨m 2003 STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §VT Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån cuèi kú SL §¬n gi¸ Gi¸ trÞ SL §¬n gi¸ Gi¸ trÞ SL §¬n gi¸ Gi¸ trÞ SL §¬n gi¸ Gi¸ trÞ … 369 31528240 C¸p nh«m AC240mm2 m 2.612 36.400 95.004.000 2.770 36.000 99.720.000 35 36.195 62.798.325 3.645 36.195 131.930.775 … 974 31030160 Sø treo thuû tinh PC-160 b¸t 1.013 86.345 87.467.485 125 86.345 10.793.125 888 86.345 76.674.360 Tæng céng 8.766.982.464 3.564.181 Ng­êi lËp biÓu Tr­ëng phßng TC-KT Tr­ëng phßng vËt t­ TrÝch B¶ng 2.13 Tæng c«ng ty ®iÖn lùc ViÖt Nam C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I Sæ NhËt ký chung N¨m 2003 NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i §· ghi sæ c¸i Sè hiÖu tµi kho¶n Sè ph¸t sinh Sè NT Nî Cã Sè trang tr­íc chuyÓn sang 867.981.542.860 867.981.542.860 … 23-2 105 12-T12 NhËp c¸p nh«m AC x 152(2) 99.720.000 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ x 133(1) 9.972.000 Tæng gi¸ thanh to¸n x 331(1) 109.810.800 23-2 106 29-T12 Vá tñ REL x 152(3) 344.322.000 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ x 133(1) 34.432.200 Tæng gi¸ thanh to¸n x 331(1) 378.754.200 23-2 107 9-T12 NhËp vËt t­ dù phßng Tr¹m Sãc S¬n x 152(3) 1.810.877.241 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ x 133(1) 181.087.724 Tæng gi¸ thanh to¸n x 331(1) 1.991.964.965 23-2 108 12-T12 NhËp vËt tù dù phßng Tr¹m Sãc S¬n x 152(2) 349.801.900 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ x 133(1) 34.980.190 Tæng gi¸ thanh to¸n x 331(1) 384.782.090 Tæng céng ®Õn cuèi kú b¸o c¸o 872.082.296.715 872.082.296.715 KÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc TrÝch B¶ng 2.14 Tæng c«ng ty ®iÖn lùc ViÖt Nam C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I Sæ c¸i Tªn tµi kho¶n: nguyªn liÖu, vËt liÖu Sè hiÖu: 152 (TrÝch th¸ng 12 n¨m 2003) NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang Nký TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè NT Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 11.887.121.763 12-2003 Tr¶ sè d­ VT vÒ c¸c ®¬n vÞ phô thuéc c«ng ty 136(3) 3.120.139.299 12-2003 NhËp VT thu håi vµ thõa tõ c¸c ®¬n vÞ 136(3) 18.853.340 12-2003 CÊp vËt t­ cho c¸c ®¬n vÞ phô thuéc 136(3) 330.223.223 12-2003 94 Mua c¸p quang (HiÒn P6) 331(1) 214.038.000 12-2003 105 Mua C¸p AC (Tó P6) 331(1) 99.720.000 12-2003 126 Mua tñ REL (Héi P6) 331(1) 344.322.000 12-2003 NhËp vËt t­ do TCT cÊp 411 428.630.000 12-2003 NhËp vËt t­ mua ngoµi 331(1) 384.782.090 12-2003 XuÊt vËt t­ cho CT ®¹i tu 241(3) 425.561.295 12-2003 XuÊt trang bÞ hµnh chÝnh v¨n phßng 642(3) 3.734.490 12-2003 NhËp sè d­ VT c¸c ®¬n vÞ phô thuéc vÒ c«ng ty 136(3) 2.913.750.000 Céng ph¸t sinh 4.404.195.430 3.879.658.307 Sè d­ cuèi kú 12.411.658.883 KÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng TrÝch B¶ng 2.11 Sæ chi tiÕt vËt liÖu N¨m 2003 Tªn kho: Th­îng §×nh - Hµ Néi Tªn, quy c¸ch vËt liÖu: C¸p nh«m AC240mm2 Sè thÎ: 369 - Sè danh ®iÓm vËt liÖu: 3152840 §¬n vÞ tÝnh l­îng: mÐt §VT: VN§ NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang Nký TK ®èi øng NhËp XuÊt Tån Ghi chó Sè NT SL TiÒn SL TiÒn SL TiÒn Sè d­ ®Çu n¨m 36.268 3.894 141.227.592 … Sè d­ 01/02/2004 36.400 2.610 12/12/03 105 12/12 NhËp tõ CTVT§L 311(1) 36.000 2.770 99.720.000 15.382.875 95.004.000 5/12/03 185 5/12 XuÊt cho Hµ TÜnh 136(3) 36.195 425 22.440.900 10/12/03 189 10/12 XuÊt cho Hoµ B×nh 136(3) 36.195 620 24.974.550 1/12/03 205 7/11 XuÊt cho Hµ Néi 136(3) 36.195 690 62.798.325 Céng ph¸t sinh th¸ng 2.770 99.720.000 1.735 3.645 131.930.775 Sè d­ 31/12/2003 36.195 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng TrÝch B¶ng 2.12 Sæ theo dâi chi tiÕt Tµi kho¶n 331- Thanh to¸n víi ng­êi b¸n Th¸ng 12 n¨m 2003 Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty TNHH ViÔn Th«ng TT Néi dung Chøng tõ Sè d­ ®Çu kú Ph¸t sinh trong kú Sè d­ cuèi kú NT Sè Nî Cã Nî Cã Nî Cã 1 Mua C¸p quang (HiÒn P6) T12/2003 94 58.970.000 214.038.000 0 155.068.000 2 Mua C¸p AC (Tó P6) T12/2003 105 99.720.000 0 99.720.000 Mua C¸p AC (Tó P6) thuÕ VAT 9.972.000 0 9.972.000 3 Mua tñ REL (Héi P6) T12/2003 126 344.322.000 0 344.322.000 Mua tñ REL (Héi P6) thuÕ VAT 34.432.200 0 34.432.200 … Céng 58.970.000 0 0 702.484.200 0 514.200 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng B¶ng 2.15 Tæng c«ng ty ®iÖn lùc ViÖt Nam C«ng ty truyÒn t¶i ®iÖn I Sæ c¸i Tªn tµi kho¶n: thanh to¸n víi ng­êi b¸n Sè hiÖu: 331 (1) (TrÝch th¸ng 12 n¨m 2003) NT ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang Nký TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè NT Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 3.528.496.100 12-2003 NhËp vËt t­ mua ngoµi 152 384.782.090 12-2003 Tr¶ nî kh¸ch hµng 112 79.600.000 12-2003 Tr¶ nî kh¸ch hµng 112 4.425.300.000 12-2003 94 Mua C¸p quang (HiÒn P6) 152 214.038.000 12-2003 105 Mua C¸p AC (Tó P6) 152 99.720.000 Mua C¸p AC (Tó P6) VAT 133 9.972.000 12-2003 126 Mua tñ REL (Héi P6) 152 344.322.000 12-2003 Mua tñ REL (Héi P6) VAT 133 34.432.200 12-2003 Tr¶ nî kh¸ch hµng 112 90.790.000 Céng ph¸t sinh 4.595.690.000 1.087.266.290 Sè d­ cuèi kú 20.072.390 KÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng TrÝch B¶ng 2.6 B¶ng kª tæng hîp nhËp vËt t­ Th¸ng 08 n¨m 2001 PhiÕu nhËp Tªn ®¬n vÞ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè tiÒn Sè NT Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 104 24-T7 C«ng ty ViÔn th«ng §iÖn lùc NhËp phô tïng c¸p quang 152(3) 331(1) 214.038.000 105 7-T8 C«ng ty ViÔn th«ng §iÖn lùc NhËp c¸p nh«m AC 152(2) 331(1) 99.720.000 106 29-T7 C«ng ty ViÔn th«ng §iÖn lùc Vá tñ REL 152(3) 331(1) 344.322.000 Céng Cty ViÔn th«ng §iÖn lùc 658.080.000 … 110 13-T8 Tr¹m ChÌm VËt t­ thu håi tõ CT ®¹i tu 152(5) 136(3) 697.000 111 18-T8 Tr¹m ChÌm NhËp vËt t­ thõa 152(2) 136(3) 13.037.340 Céng Tr¹m ChÌm 13.734.340 112 18-T8 Tæng c«ng ty VËt t­ P.vô s/ch÷a ®iÖn nãng 152(2) 411 428.630.000 Céng Tæng c«ng ty 428.630.000 TT§ Hµ Néi NhËp ªcu, bu l«ng 152(2) 136(3) 5.219.000 Céng TT§ Hµ Néi 5.219.000 NhËp sè d­ vËt t­ cuèi T8/2001 tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc (cã b¶ng kª) 152 136(3) 2.913.750.000 Tæng céng 6.478.514.181 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng TrÝch B¶ng 2.9 B¶ng kª tæng hîp xuÊt vËt t­ Th¸ng 12 n¨m 2003 PhiÕu nhËp Tªn ®¬n vÞ Tµi kho¶n Sè tiÒn Sè NT Nî Cã ChuyÓn tr¶ sè d­ cuèi T12/2003 vÒ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc 136(3) 152 3.120.139.299 202 3-T12 TT§ Hoµ B×nh 136(3) 152(5) 22.461.360 Céng TT§ Hoµ B×nh 22.461.360 202 3-T12 X­ëng söa ch÷a thiÕt bÞ ®iÖn 136(3) 152(5) 3.545.020 212 10-T12 X­ëng söa ch÷a thiÕt bÞ ®iÖn 136(3) 152(2) 24.099.977 Céng X­ëng söa ch÷a thiÕt bÞ ®iÖn 27.644.997 203 4-T12 TT§ Hµ TÜnh 136(3) 152(2) 58.205.750 Céng TT§ Hµ TÜnh 58.205.750 205 7-T12 TT§ Hµ Néi 136(3) 152(2) 35.335.350 207 8-T12 TT§ Hµ Néi 136(3) 152(2) 22.981.576 211 10-T12 TT§ Hµ Néi 136(3) 152(2) 4.376.400 Céng TT§ Hµ Néi 62.693.326 … 210 10-T12 Tr¹m 220KV ChÌm 136(3) 152(2) 38.785.200 Céng Tr¹m 220 KV ChÌm 38.785.200 Céng xuÊt trong kú cho c¸c ®¬n vÞ 330.223.223 204 4-T12 XuÊt phô kiÖn m¸y tÝnh cho ®¹i tu 241(31) 152(2) 112.962.880 213 12-T12 XuÊt ¾c quy cho ®¹i tu 241(32) 152(2) 312.598.415 214 26-T12 XuÊt trang bÞ hµnh chÝnh 642(3) 152(2) 3.734.490 Tæng céng 3.879.658.307 Tæng céng KÕ to¸n tr­ëng