Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành

. Việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Công ty hiện nay đã trang bị một số máy vi tính phục vụ công tác kế toán. Nhờ sự hỗ trợ của máy tính mà công tác kế toán được thực hiện một cách dơn giản hơn, chính xác hơn và đạt hiệu quả kinh tế cao. Đặc biệt các phần mềm quản lý kế toán đã giúp người kế toán có thể xử lý công việc chính xác, tiết kiệm thời gian. I.4.2.5. Tình hình tổ chức sổ kế toán. Để phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty đã áp dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ như đúng yêu cầu của Tổng công ty. Công tác kế toán tại Công ty nói chung là khá hoàn chỉnh, luôn cập nhật với những đổi mới của chế độ kế toán. Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Tổng công ty trên cơ sở theo quyết định 1141-TC/CĐKT ra ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Các kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán bằng máy vi tính đều phải in ra sổ sách kế toán hàng tháng, có luỹ kế từ đầu năm đến hết niên độ kế toán. Những sổ sách này có đầy đủ chữ ký của nhân viên kế toán phụ trách phần hành và được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ghi chú: I.5. Thị trường và mặt hàng của Công ty. Thị trường tương đối rộng có nhiều chi nhánh ở một số tỉnh thành phố, có nhiều cửa hàng nằm rải rác trên địa bàn Hà Nội. Mặt hàng đa dạng, phong phú chủ yếu là các mặt hàng tiêu dùng: thực phẩm, quần áo, vải, thời trang, hoá chất, dược phẩm và dụng cụ y tế ... Thực trạng tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành. II.1. Hình thức bán hàng của Công ty: II.1.1. Hình thức bán hàng, phương thức thanh toán: Công ty bán hàng dưới hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn theo hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Bán lẻ qua các kho, cửa hàng của công ty. Vì vậy phương thức thanh toán Công ty sử dụng rất đa dạng tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa các bên. Khách hàng có thể thanh toán bằng TM, TGNH, séc bảo chi ... Hơn nữa Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong công tác thanh toán tiền hàng do vậy việc thanh toán có thể là ngay hoặc trả chậm tuy vậy vẫn phải đảm bảo được khả năng thanh toán cho Công ty, khả năng thu hồi nợ và các yêu cầu tài chính khác. II.1.2 Tính giá hàng hoá. Công ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh theo từng lô hàng để xác định giá vốn hàng xuất bán. Chi phí thu mua hàng hoá của Công ty không được tính vào giá trị hàng mua mà tập hợp vào chi phí bán hàng. Về giá bán hàng hoá, để thu hút được khách hàng, công ty có một cơ chế giá hết sức linh hoạt và mềm dẻo. Giá bán được tính dựa trên giá vốn của hàng hoá, dựa trên sự biến động của thị trường, số lượng hàng hoá trong mỗi lần giao dịch, vào mối quan hệ với các khách hàng và tất nhiên cũng phải đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả. II.2. Sổ sách kế toán sử dụng và thời gian lập Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng công ty đã sử dụng các chứng từ kế toán sau: Phiếu xuất kho Hoá đơn giá trị gia tăng . Thẻ kho và thẻ, sổ chi tiết hàng hoá . Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá. Sổ doanh thu. Báo cáo tồn kho. Sổ chi tiết TK 131. Sổ chi tiết TK 3331. Bảng kê số 8, 10, 11. Sổ cái TK 156, 157, 632... Thời gian lập các chứng từ : Phiếu xuất kho và hoá đơn giá trị gia tăng: Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng( là các đơn đặt hàng) và bảng giá chung của công ty, thư ký kinh doanh lập phiếu bán hàng thành 3 liên: 1liên lưu lại ở cuống gốc, 2 liên còn lại giao cho phòng kế toán trước khi ký xác nhận vào phiếu bán hàng. Kế toán vật tư hàng hoá kiểm tra giá trị hiện vật đồng thời tiến hành viết phiếu xuất kho và hoá đơn giá trị gia tăng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan. Thẻ kho và thẻ,sổ chi tiết hàng hoá Sau khi nhận được các chứng từ xuất kho của kế toán chuyển đến, căn cứ trên phiếu xuất kho thủ kho tiến hành đóng hàng hoá, trước khi xuất hàng nhất thiết phải có chữ ký xác nhận vào phiếu xuất kho của thủ kho. Một liên của phiếu xuất sẽ được thủ kho giao kèm hai liên phiếu bán hàng cho cán bộ giao nhận để giao cho khách hàng . Một liên còn lại của phiếu xuất kho sẽ được thủ kho lưu tạm thời và lập thẻ kho. Thẻ kho lập cho từng loại vật tư hàng hoá và chỉ phản ánh, ghi chép về mặt số lượng. Kế toán vật tư hàng hoá phải kiểm tra chứng từ, phân loại các chứng từ đồng thời đối chiếu với các chứng từ có liên quan sau đó lập thẻ,sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng tương ứng với từng thẻ kho mở ở kho nhưng phản ánh cả về số lượng lẫn giá trị. Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá: Để theo dõi doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng trong từng tháng, công ty sử dụng thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá. Phương pháp lập như sau: Cột hoá đơn ghi số liệu ngày tháng hoá đơn. Cột diễn giải: ghi theo trình tự các lần xuất bán mặt hàng trong tháng. Cột TK đối ứng: Phản ánh các TK đối ứng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột số lượng: Ghi số lượng hàng hoá thực xuất trong hoá đơn xuất bán. Cột đơn giá: Là đơn giá ghi trên hoá đơn bán hàng của từng mặt hàng. Cột thành tiền: Ghi nhận doanh thu của hàng hoá đó sau mỗi lần xuất bán, đó chính là doanh thu ghi trên hoá đơn và được xác định bằng số liệu ở cột ( Số lượng) x số liệu ở cột (Đơn giá). Báo cáo tồn kho. Cuối tháng, sau khi đã ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ xuất nhập vào thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán tiền hàng cộng thẻ để tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho hàng hoá trên từng thẻ chi tiết. Số lượng hàng hoá tồn kho phản ánh chi tiết trên thẻ chi tiết hàng hoá để lập báo cáo tồn kho. Báo cáo tồn kho là tài liệu tổng hợp nhằm cung cấp, phản ánh cho ban lãnh đạo công ty một cách tổng quát tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng loại hàng hoá, của từng phòng nghiệp vụ về cả số lượng và giá trị. Sổ doanh thu bán hàng: Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán mở: sổ doanh thu bán hàng. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ được đối chiếu trên thẻ chi tiết doanh thu và được phản ánh một dòng trên thẻ doanh thu. Phương pháp lập: Cột thứ tự: ghi thứ tự các mặt hàng xuất bán trong kỳ theo các thẻ chi tiết hàng hoá. Cột tên các mặt hàng: Ghi tên các mặt hàng xuất bán trong kỳ, các mặt hàng này được sắp xếp theo trình tự các phòng nghiệp vụ. Cột đơn vị: Cho biết đơn vị tính theo số lượng hoặc khối lượng của các mặt hàng kinh doanh. Cột số lượng: Phản ánh số lượng của từng mặt hàng xuất bán trong kỳ, số liệu ghi vào cột này dựa trên dòng tổng cộng trên từng thể doanh thu bán hàng của từng mặt hàng để ghi vào các dòng tương ứng. Cột giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng được xác nhận là bán ra trong kỳ. Cột ghi có TK511: là cột xác định doanh thu của từng mặt hàng trong tháng và phương thức thanh toán, số liệu ở phần này được căn cứ vào các thẻ chi tiết doanh thu và các chứng từ xác định việc thanh toán của khách hàng. Sổ chi tiết TK 131. Để theo dõi chi tiết tình hình công nợ của khách hàng công ty mở chi tiết TK 131. Sổ này được đóng thành quyển, mỗi trang theo dõi chi tiết một khách hàng và được mở theo từng tháng. Phương pháp lập: Cột chứng từ: Ghi số hoá đơn bán hàng, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán và ngày lập các chứng từ đó. Cột diễn giải: Nhằm giải thích rõ nội dung kinh tế của các hóa đơn và các chứng từ thanh toán phát sinh. Các cột ghi có TK 131- nợ các TK khác: Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty. Số liệu ghi ở phần này căn cứ vào các phiếu thu, các báo có của ngân hàng mà kế toán đã phản ánh vào sổ quỹ thu TM, tiền gửi, phần ghi nợ TK 111, 112/ có TK131. Bảng kê số 11- Phải thu khách hàng. Để phản ánh và so sánh tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng giữa các công ty, giữa các khách hàng, kế toán sử dụng bảng kê số 11. Cơ sở để lập bảng kê số 11 là các số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết phát sinh công nợ cho từng khách hàng. Cuối tháng, căn cứ vào số phát sinh bên có của TK 131 và số tổng cộng của ảng kê số 11 dể ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Số liệu ở bảng kê số 11 là căn cứ để ghi có TK 131. Sổ chi tiết TK 3331- thuế giá trị gia tăng phải nộp. Để theo dõi và cung cấp các thông tin về thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nước kế toán mở sổ theo dõi chi tiết TK 3331. Cơ sở để ghi vào sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng là các hoá đơn chứng từ thuế giá trị gia tăng phải nộp, đã nộp. Cuối kỳ căn cứ vào các sổ này kế toán lên sổ TK 3331 thuế giá trị gia tăng đầu ra. Phương pháp lập: Cột ngày tháng ghi sổ: Phản ánh ngày tháng vào sổ. Cột chứng từ: Phản ánh số liệu và ngày tháng của các chứng từ liên quan đến thuê giá trị gia tăng đầu ra. Cột diễn giải: Phản ánh nội dung, nghiệp vụ phát sinh. Cột TK đối ứng: Phản ánh các TK đối ứng với TK 3331 trong các nghiệp vụ phát sinh. Cột số phát sinh: Ghi số liệu phản ánh liên quan thuế giá trị gia tăng cả hai bên nợ và có. Cột số dư: cho ta biết được cả số dư đầu kỳ và số dư của cuối kỳ hạch toán. Bảng kê số 8. Để phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, kế toán sử dụng bảng kê số 8. Cuối kỳ sau khi đối chiếu số liệu từ các thẻ chi tiết hàng hoá và báo cáo tồn kho hàng hoá, kế toán tinến hành lên bảng kê số 8. số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 được làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 và để lên sổ caí TK 156. Phương pháp lập: Cột thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng kinh doanh của công ty. Cột tên các mặt hàng: Phản ánh tên các mặt hàng và được sắp xếp theo trình tự của các phòng nghiệp vụ. Cột tồn đầu kỳ: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các mặt hàng, số liệu được ghi vào từng dòng của cột này được lấy từ các dòng của cột tồn cuối kỳ của bản kê số 8 của kỳ trước. Cột ghi nợ TK 156/ ghi có các TK khác phản ánh trị giá hàng nhập kho trong kỳ, số liệu của phần này được lấy từ cột cộng giá nhập trên từng thẻ chi tiết. Cột ghi có TK 156/ ghi nợ các TK khác: Phản ánh tổng hợp trị giá hàng xuất kho trong kỳ, số liệu để ghi vào phần này cũng được lấy từ các thẻ chi tiết theo nội dung xuất kho. Số dư cuối kỳ: Phản ánh trị giá hàng tồn kho đến cuối kỳ của từng mặt hàng. Dòng tổng cộng phản ánh trị giá hàng tồn kho cuối kỳ của toàn công ty. Bảng kê số 10: Kế toán sử dụng TK này để theo dõi hàng gửi đi bán tron kỳ. Phương pháp lập: Phần ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ: phản ánh số hiệu và ngày tháng của các chứng từ phát sinh liên quan đến TK 157. Phần ghi nợ TK 157/ có các TK khác: Phản ánh trị giá hàng gửi bán trong kỳ, số liệu này căn cứ vào các phiếu xuất kho và được đối chiếu với cột nợ TK 157/ có TK 157 trên bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn. Phần ghi có TK 157/ nợ các TK khác: Phản ánh giá vốn của hàng gửi bán được xác nhận là tiêu thụ. Số liệu ghi vào phân này được căn cứ vào hoá đơn xuất kho khi cửa hàng bán lẻ lên thanh toán. Số dư cuối kỳ: Phản ánh trị giá hàng gửi bán còn tồn cuối kỳ. Cuối kỳ sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ kế toán mở các sổ cái cho từng TK để phản ánh số dư nợ, có và số dư cuối tháng. Số phát sinh có của mỗi TK được phản ánh trên sổ cái là số được lấy từ nhật ký chứng từ ghi có TK ấy. Số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết từ TK đối ứng có lấy từ nhật ký chứng từ có liên quan. Biểu 1: Mẫu số: 02 – VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC-QĐ- CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Đơn vị:.............. Địa chỉ............... Phiếu xuất kho Ngày...tháng...năm..... Số:................... Nợ:.................. Có :................. Họ tên người nhận hàng:...........địa chỉ (bộ phận)...................... Lý do xuất kho:.......................................................................... Xuất tại kho:............................................................................... Xuất, ngày...tháng....năm.... Phụ trách cung tiêu ( Ký, họ tên) Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Cộng x x x x x Phụ trách bộ phận sử dụng ( Ký, họ tên) Hoá đơn (GTGT) Liên 1(lưu) Ngày... tháng...năm.... Mẫu số:01/GTKT Ký hiệu: AA98 Số:........ Đơn vị bán hàng :.............................................................................................................. Địa chỉ:.........................................................Số tài khoản................................................. Điện thoại:..........................................Mã số..................................................................... Họ tên người mua hàng...................................................................................................... Đơn vị. ............................................................................................................................... Địa chỉ ....................................................... .Số tài khoản.................................................. Hình thức thanh toán... ..................... Mã số..................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: ............................... Thuế GTGT:......... Tiền thuế GTGT: ..................................... Tổng cộng tiền thanh toán:...................... Số tiền viết bằng chữ: ........................................................................................... Liên 1: lưu Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xn của kt SH NT Nhập Xuất Tồn Đơn vị:..................... Tên kho:................... Mẫu số 06- VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ ............... Tờ số:.......................... - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:.................................................. - Đơn vị tính:................................................................................. - Mã số:......................................................................................... Biểu 3: Doanh nghiệp Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Ngày.....tháng......năm......... Tờ số:............ Tên vật liệu (Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá )..........................Đơn vị tính:.................... Quy cách phẩm chất:...............................................................Mã số:............................ Biểu 4: Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Doanh nghiệp:............. Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Ngày lập:................ Tờ số................. Mặt hàng:.................... Biểu 5: Hóa đơn Diễn giải TK đ. ứng Doanh thu Số Ngày Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Biểu 6: Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản:131 Đối tượng:........ Loại tiền:VNĐ Ngày ....tháng...năm... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ ( Ký, họ tên) NTGS Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng T. hạn được CK Số p. sinh Số dư Sh nt Nợ có Nợ có 1. Dư ĐK 2. Số PS ......... ......... Cộng PS 3. Dư CK Biểu 7 Báo cáo tồn kho Tháng...năm.... Danh mục Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng Tổng số nhập trong tháng Tổng số xuất trong tháng Tồn kho cuối tháng Biểu 8 Bảng kê 11- phải thu của khách hàng (TK 131) Tháng...năm... Doanh nghiệp..... Ngày...tháng...năm... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên) Stt Tên ĐV mua Dư ĐK Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Dư CK 111 511 333 ... ồ nợ 111 112 521 ... ồ có Nợ có Cộng Biểu 9 Doanh nghiệp............ Sổ doanh thu bán hàng Tháng ..... năm ..... STT Tên mặt hàng ĐV SL Ghi nợ TK 632 có các TK khác DT+thuế GTGT, ghi Nợ các TK khác Có TK 3331 Tổng Có TK 511 156 157 331 Tổng nợ 111 112 131 Tổng Cộng tháng/năm Số dư đầu kỳ:................ Bảng kê số 8- nhập, xuất, tồn kho Thành phẩm (TK 155) Hàng hoá (TK 156) Tháng .......năm......... Bộ, Tổng cục............. Đơn vị....................... STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK....., ghi có các TK: Ghi Có TK...., ghi Nợ các TK: Số hiệu Ngày tháng ....... ........ Cộng Nợ TK.... ........ .......... Cộng Có TK.... SL Giá HT Giá TT SL Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT SL Giá HT Giá TT SL Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Cộng Số dư cuối kỳ:................ Ngày...tháng...năm......... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên) Bảng kê số 10- hàng gửi đi bán (TK 157) Tháng ...... năm......... Số dư đầu tháng......... Biểu 10 Bộ, tổng cục:.......... Đơn vị:................... STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 157, ghi Có các TK Ghi Có TK 157, ghi Nợ các TK SH NT 155 156 154 ........ ...... Tổng Nợ 632 ........ Tổng Có SL GT SL GT SL GT SL GT SL GT SL GT SL GT Cộng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Só dư cuối tháng......... Ngày .... tháng ..... năm........ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 11 Bộ, tổng cục........... Đơn vị:................... Nhật ký chứng từ số 8 Ghi có các TK 155, 156, 157,159, 131, 511,512 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821 , 911 SST SH TK ghi Nợ Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 155 156 157 159 131 511 521 531 532 512 632 641 642 711 721 811 821 911 Cộng 111 Tiền mặt 112 TGNH 113 Tiền đang chuyển 131 Phải thu của khách hàng 138 Phải thu khác ...... Cộng Ngày... tháng... năm... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ghi sổ cái ngày... tháng... năm... Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành Phiếu xuất kho Hoá đơn giá trị gia tăng Thẻ chi tiết hàng hoá Thẻ kho Thẻ chi tiết doanh thu Sổ chi tiết TK 131 Báo cáo tồn kho Sổ doanh thu Bảng kê số 11 Bảng kê số 8, 10 NKCT số 8 Sổ cái TK 156,157,632 II.5. Hạch toán chi tiết: căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá, sản phẩm. Hạch toán chi tiết đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ hàng hoá, từng kho và từng người phụ trách. Công tác hạch toán chi tiết được tiến hành như sau: Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá, sản phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ hàng hoá, sản phẩm sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ hàng hoá, sản phẩm để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán phụ trách theo dõi kho. Mỗi thẻ kho có thể mở trong một năm, chi tiết từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, hàng hoá, sản phẩm, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng kế toán nhập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ ( mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính số tồn kho. Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ từ 3 đến 5 ngày kế toán hàng hoá xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra, kế toán xác nhận trên thẻ kho. Công ty TNHH Phú Thành Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/3/2001 Tên, quy cách, nhãn hiệu: Quần áo thời trang Đơn vị tính: Bộ Mã số: 021001 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký XN Của KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 3 100 2 121 03/03 Nhập kho 510 610 3 153 08/08 Nhập kho 225 825 4 215 15/03 Xuất lô hàng nhập 03/03 gửi bán 510 315 5 .................... Tồn cuối tháng 3 1.425 1.175 350 Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng... kế toán vào sổ chi tiết trên máy tính. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết được mở để theo dõi riêng một loại hàng hoá, sản phẩm cụ thể. Do chương trình kế toán cài đặt trên máy, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá vào sổ chi tiết cả số lượng và thành tiền máy sẽ tự động vào báo cáo Nhập- Xuất- Tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng là số tồn trên báo cáo Nhập- Xuất- Tồn. Cuối tháng, kế toán dùng báo cáo này để đối chiếu số liệu trên sổ cái. Công ty TNHH Phú Thành Sổ chi tiết Tháng 3 năm 2001 Tên quy cách hàng hoá: Quần áo thời trang Đơn vị tính: Bộ Mã số: 021001 Chứng từ Diễn giải TK Đ.Ư Đ.giá Nhập Xuất SH NT SL TT SL TT 121 3/3 Nhập hàng hoá trả bằng TM 111 71.225 510 36.324.750 153 8/3 Nhập hàng hoá trả bằng TGNH 112 72.592 225 16.333.200 215 15/3 Xuất lô hàng nhập ngày 3/3 giao đại lý 157 510 36.324.750 ..................... ...... .............. ........ ............... Cộng PS 1.425 110.256.155 1.175 98.345.022 Sổ tổng hợp Tháng 3/2001 Tên hàng hoá: Quần áo thời trang. Mã số:021001 Danh mục Số lượng Thành tiền Tồn đầu kỳ 100 6.859.400 Phát sinh nhập 1.425 110.256.155 Phát sinh xuất 1.175 98.345.022 Tồn cuối kỳ 350 18.770.533 Báo cáo xuất-nhập-tồn Tháng 3/2001 Mã Tên hàng hoá Đ.V tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 010010 Khoai tây chiên Thùng 50 3.760.700 628 46.479.536 412 30.949.440 266 19.290.796 021001 Quần áo thời trang Bộ 100 6.859.400 1.425 110.256.155 1.175 98.345.022 350 18.770.533 011011 Đường trắng Kg 260 1.332.500 885 4.435.620 816 4.325.616 329 1.442.504 ................... ................... Tổng cộng 9.120.550 183.610.562 176.150.823 16.580.289 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiêt hàng hoá Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu II.5. Hạch toán tổng hợp: II.5.1. Tài khoản sử dụng: Trên nguyên tắc hệ thống tài khoản của Bộ Tài Chính , đồng thời căn cứ vào đặc điểm kinh doanh tại công ty, phòng kế toán nghiệp vụ bán hàng đã sử dụng các tài khoản kế toán sau: TK 156: “ Hàng hoá” TK 157: “ Hàng gửi bán” TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 632: “Giá vốn hàng bán” TK 131: “Phải thu của khách hàng” TK 3331: “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” TK 133: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” TK 641: “Chi phí bán hàng” II.5.2. Trình tự hạch toán: Đối với phương pháp bán buôn: II.5.2.1. Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp: Đây là hình thức bán hàng chủ yếu của công ty, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH. Có TK 5111: Doanh thu chưa thuế Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp. Khi khách hàng chấp nhận nợ kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng): Tổng số tiền thanh toán. Có TK 5111: Doanh thu chưa thuế Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp. Khi khách hàng thanh toán kế toán ghi giảm số phải thu: Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH. Có TK 131: Ghi giảm số phải thu. Nếu khách hàng thanh toán một phần số tiền: Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng ): Tổng số tiền thanh toán. Có TK 5111: Doanh thu chưa thuế Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp. Đồng thời kế toán ghi giảm công nợ cho khách hàng Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng đã thanh toán bằng TM, TGNH. Có TK 131 (chi tiết khách hàng): Giảm công nợ cho khách hàng. Bút toán 2: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Có TK 156: trị giá vốn của lô hàng xuất bán. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng chậm so với thời hạn thanh toán quy định trong hợp đồng thì khách hàng phải chịu lãi số tiền quá hạn theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán, kế toán phản ánh khoản lãi công ty thu được vào TK 721: Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH. Có TK 721: Thu nhập bất thường. VD: Ngày 15/9/2001, công ty xuất bán khoai tây chiên cho cửa hàng đạih lý Thanh Bảo theo hoá đơn giá trị gia tăng số 03210, tóm tắt nội dung hoá đơn sau: Loại hàng: khoai tây chiên Đơn giá bán: 79.550 đồng/thùng Số lượng: 120 thùng Thành tiền: 9.546.000 đồng Thuế giá trị gia tăng đầu ra 10%: 954.600 đồng Tổng số tiền ghi trên hoá đơn: 10.500.600 đồng Cửa hàng Thanh Bảo thanh toán ngay bằng tiền mặt theo phiếu thu số 4534 ngày 15/9/2001. Kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu Nợ TK 111: 10.500.600 Có TK 511: 9.546.000 Có TK 3331: 954.600 Bút toán 2: Phản ánh giá vốn Giá vốn= 120x 66142= 7.937.040 đồng Nợ TK 632: 7.937.040 Có TK 156: 7.937.040 II.5.2. Bán thẳng không qua kho có tham gia thanh toán Khi hàng bán được xác định là tiêu thụ kế toán ghi: Bút toán 1: Phản ánh doanh thu: Trường hợp khách hàng thanh toán ngay hết số tiền hàng: Nợ TK 111, 112: Nếu khách hàng thanh toán bằng TM, TGNH Có TK 511 Có TK 3331 Trường hợp khách hàng chỉ thanh toán một phần số tiền hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng): Tổng số tiền thanh toán Có 511: doanh thu chưa thuế Có 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra Đồng thời ghi bút toán giảm công nợ cho khách hàng: Nợ TK 111, 112: Phần khách hàng thanh toán Có TK 131 (chi tiết khách hàng): ghi giảm công nợ cho khách hàng Trường hợp khách hàng chấp nhận nợ, kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết khách hàng) Có TK 511: doanh thu chưa thuế Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra Đến khi nhận được các chứng từ xác định việc thanh toán của khách hàng, căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi bút toán giảm trừ công nợ cho khách hàng. Bút toán 2: xác định giá vốn hàng bán: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán phản ánh trị giá vốn của lô hàng xuất bán thẳng. Nếu hàng bán chuyển thẳng là mua trong nước: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán chuyển thẳng. Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán Nếu hàng bán chuyển thẳng là hàng nhập khẩu Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Nợ 1331: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu Có TK 331: Phải trả người chuyển VD: Theo hoá đơn bán hàng số 01356 ngày 20/10/2001 công ty bán thẳng lô hàng khoai tây chiên cho cửa hàng Phương Hà theo hợp đồng đã ký. Tóm tắt nội dung hoá đơn như sau: Số lượng: 215 thùng Đơn giá bán: 71.015 đồng Thành tiền: 15.268.225 đồng Thuế giá trị gia tăng 10%: 1.526.822,5 đồng Tổng số tiền ghi trong hoá đơn: 16.795.047,5 đồng Kế toán ghi: Bút toán 1: Xác định doanh thu Nợ TK 131 (Phương Hà): 16.795.047,5 đồng Có TK 511: 15.268.225 đồng Có TK 3331: 1.526.822,5 đồng Bút toán 2: Xác định giá vốn hàng bán chuyển thẳng: Đơn giá: 69.120 đồng/thùng Giá vốn hàng bán = 215x 69.120= 14.860.800 đồng Nợ TK 632: 14.860.800 đồng Nợ TK 133: 1.486.080 đồng Có TK 112: 16.346.880 đồng Ngày 22/10 cửa hàng đại lý Phương Hà thanh toán tiền hàng bằng TM theo phiếu thu 123 số tiền 9.570.000 đồng. Kế toán ghi giảm trừ công nợ cho khách hàng : Nợ TK 111: 9.570.000 đồng Có Tk 131( Phương Hà): 9.570.000 đồng Đồng thời phản ánh vào sổ chi tiết công nợ TK 131 cho cửa hàng Phương Hà. Đối với phương thức bán lẻ qua các kho: Khi cửa hàng của các kho lấy hàng để bán, kế toán hàng hoá làm phiếu xuât kho cho cửa hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 157: Giá vốn hàng gửi đi bán. Có TK 156: trị giá hàng xuất kho. Khi hàng đã được bán, cửa hàng tiến hành thanh toán tiền hàng và chuyển hoá đơn đã bán lẻ lên phòng kế toán của công ty, kế toán ghi Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 157 Bút toán 2: Phản ánh doanh thu : Nợ TK 111: Tổng số tiền thanh toán Có TK 511: Doanh thu chưa thuế Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trường hợp cửa hàng bán được giá cao hơn so với quy định thì cửa hàng sẽ được hưởng phần chênh lệch đó, nhưng không được bán với giá thấp hơn công ty quy định. Đối với mỗi mặt hàng bán lẻ công ty quy định chi phí bán hàng là 0,5% giá bán, kế toán ghi: Nợ TK 641: Tổng chi phí bán hàng Có TK 111, 112: Thanh toán bằng TM, TGNH. Ví dụ: Khi cửa hàng của kho HI- Thanh Hằng lấy quần áo thời trang của công ty để bán lẻ theo phiếu xuất kho số 231 ngày 23/10/2001: Giá vốn hàng bán: 67.135 đồng/bộ Giá bán quy định:70.210 đồng/bộ Số lượng: 62 bộ Thuế giá trị gia tăng 10%: 435.302 đồng - Khi xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 157: 4.162.370 đồng Có TK 156: 4.162.370 đồng Đến ngày 28/10/2001 cửa hàng bán hết số hàng trên và nộp tiền cho công ty theo phiếu thu số 320, khi đó kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 4.162.370 đồng Có TK 157: 4.162.370đồng Bút toán 2: Xác định doanh thu: Nợ TK 111: 4.788.322 đồng Có TK 511: 4.353.020đồng Có TK 3331: 435.302đồng Chi phí bán hàng đã trả bằng TM, số tiền =4.353.020x0,5%=21.765,1đồng Kế toán ghi: Nợ TK 641: 21.765,1đồng Có TK 111: 21.765,1đồng Chương 3: Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành I.Sự cần thiết phải hoàn thiện: Kế toán là hệ thống thông tin kiểm tra tình hình về sự biến động tài sản của doanh nghiệp, các thông tin kế toán dù ít hay nhiều đều biểu hiện bằng giá trị tiền tệ, do đó kế toán trở thành một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại vật tư , tài sản, tiền vốn. Từ đây các nhà quản lý căn cứ vào số liệu kế toán để lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh . Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, nó phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế, kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là một công việc hết sức quan trọng, phức tạp và chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Kế toán bán hàng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và tài liệu về quá trình tiêu thụ cho chủ doanh nghiệp . Từ đó giúp các nhà quản lý phân tích, nắm bắt, kiểm tra tình hình kinh doanh của đơn vị , doanh nghiệp một cách chính xác để đưa ra những quyết định, chiến lược, chiến thuật kinh doanh đúng đắn kịp thời, có hiệu quả nhất. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế nước ta vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Đây là một nền kinh tế năng động, cạnh tranh gay gắt trên mọi lĩnh vực ( giá cả, chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng...) nhằm chiếm lĩnh thị trường, khách hàng để khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Chính vì vậy kế toán bán hàng đòi hỏi phải luôn được đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp, với cơ chế quản lý mới. Để phục vụ yêu cầu của công việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, nhà nước ta đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng nhằm cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán của Việt Nam. Đặc biệt ngày 1/1/1995 được phép của thủ tướng chính phủ, bộ Trưởng bộ tài chính ra quyết định số 1141-TC/QĐCĐKT ban hành hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1/1/1996. Ngày 25/10/1997 tại kỳ họp Quốc Hội khoá IX . Quốc hội đã thông qua luật thuế giá trị gia tăng thay thế cho luật thuế doanh thu, đã được chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1999. Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là công việc quan trọng, cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp kế toán bán hàng hoàn thành tốt các nhiệm vụ chức năng vốn có của mình. II. ý nghĩa của việc hoàn thiện: Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá quyết định sự tồn tại hay không tồn tại của doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa rất to lớn. Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao, giúp các nhà lãnh đạo phân tích, đánh giá, đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh , thấy được tình hình tiêu thụ của hàng hoá từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông qua đó, tài liệu mà kế toán cung cấp sẽ mang tính pháp lý cao, chính xác thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Hoàn thiện đã giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng, theo dõi từng khoản nợ, có biện pháp thu hồi nhanh, tăng vòng quay của vốn. Hoàn thiện quá trình hạch toán bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong quá trình ăn khớp hơn, tránh thất thoát tiền hàng hoặc thiếu hụt tiền hàng, cũng như phản ánh đầy đủ công nợ cho khách hàng giúp các nhà quản lý kịp thời phân tích, đánh giá đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. III. Nhận xét chung: III.1 Ưu điểm của việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành: Trải qua 7 năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy và phương hướng quản lý để tự hoàn thiện mình, để kinh doanh có lãi nâng cao thu nhập cho người lao động, tạo được vị trí vững chắc trên thương trường. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên chức: được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý, lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao, tận tuỵ với công việc. Về bộ phận kế toán: Điểm nổi bật là sự khoa học trong công tác tổ chức kế toán. Công tác hạch toán được phân chia một cách rõ ràng cho từng nhân viên, mỗi nhân viên được bố trí đảm nhận từng phần hạch toán kế toán hợp lý thuận tiện trong mối quan hệ với nhau, không có sự chồng chéo giữa các khâu công việc, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ. Kế toán tiêu thụ hàng hoá đảm bảo theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ, nắm bắt được tình hình xuất, nhập ,tồn , tình hình công nợ với khách hàng , cung cấp đầy đủ số liệu giúp công tác quản lý vốn và kinh doanh đạt kết quả cao. Mặt khác sự phối hợp giữa bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận bán hàng ăn khớp, nhịp nhàng nên việc hạch toán bán hàng được thông suốt không bị gián đoạn do sự luân chuyển chứng từ chậm. Hệ thống kế toán: Công ty đã đưa tin học vào công tác kế toán (trong đó bao gồm cả kế toán bán hàng) bằng cách ứng dụng các phần mềm tin học. Việc sử dụng chương trình kế toán máy được cài đặt phù hợp với đặc trưng ngành kinh doanh nên đã liên kết được các phần hành TK một cách tự động, giúp công ty có thể biết được toàn bộ quá trình kinh doanh cũng như với từng đối tượng TK bất cứ lúc nào. III.2. Nhược điểm của kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành: Bên cạnh những ưu điểm, thế mạnh của công ty, công tác tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty còn có một số vấn đề hạn chế, tồn tại như sau: Hoạt động maketing và nghiên cứu thị trường: Việc phân bố mạng lưới kinh doanh chưa được hợp lý. Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho: Kế toán chỉ tính giá vốn trên trị giá của hàng hoá mua thực tế mà không tính đến các chi phí phát sinh trong khâu mua, các chi phí này được đưa vào chi phí bán hàng . Việc hạch toán như vậy vẫn chưa đảm bảo phản ánh đúng nội dung kinh tế của các chi phí, làm ảnh hưởng đến việc theo dõi tập hợp và phân bổ chi phí cho hàng hoá bán ra trong kỳ, gây khó khăn cho công tác xác định giá bán hàng hoá. Về nghiệp vụ “chiết khấu bán hàng”: công ty hạch toán vào TK 811 “Chi phí hoạt động tài chính”, theo thông tư mới nhất của Bộ tài chính thì chiết khấu bán hàng phải được phản ánh vào TK 521: “Chiết khấu thương mại”. Về thanh toán công nợ IV. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành Hoạt động maketing và nghiên cứu thị trường: Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới quá trình bán hàng. Hoạt động maketing nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng còn thị trường là nơi diễn ra quá trình mua bán. Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và sản lượng hàng hoá tiêu thụ trên thị trường, để tăng lượng hàng hoá bán ra thì công ty phải nắm bắt được nhu cầu thị trường đòi hỏi .Giá cả hàng hoá phần lớn do nhu cầu thị trường quyết định. Vì vậy công ty cần quan tâm đẩy mạnh. Công ty phải lựa chọn đội ngũ cán bộ hoạt động maketing và nghiên cứu thị trường năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc để có thể tìm được thị trường tiềm năng của công ty đ quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất. Để tăng thị trường tiêu thụ hàng hoá công ty có thể sử dụng các biện pháp sau: ăLàm tăng nhu cầu hàng hoá cho người tiêu dùng bằng cách quảng cáo, giới thiệu hàng hoá và các chính sách ưu đãi giảm giá... ăLàm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá nhờ những người bán hàng, công ty nên có những chính sách dành cho người phân phối, người bán hàng. ăTăng cường công tác tiếp thị , nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, hàng hoá cần phong phú về chủng loại , đảm bảo giá cả hợp lý. ăNghệ thuật chào hàng thông qua quảng cáo được biết đến như một biện pháp giúp cho hàng hoá của công ty thâm nhập vào thị trường. Thông qua quảng cáo người tiêu dùng biết đến sự hiện hữu của hàng hoá trên thị trường và tiêu dùng cho phù hợp với nhu cầu. Công ty có thể tạo sự thu hút, hấp dẫn khách hàng quan tâm đến hàng hoá của công ty bằng các chương trình khuyến mãi đặc biệt, tổ chức bốc thăm trúng thưởng, phát quà cho khách hàng mua hàng hoá của công ty một cách khách quan. ă Đối với khách hàng thường xuyên của công ty để tăng thêm lòng tin, uy tín hàng năm công ty nên tổ chức các hội nghị khách hàng. Việc phân bố mạng lưới kinh doanh: vì quy mô các cửa hàng của công ty nằm rải rác trên khắp Hà Nội nên các bộ phận dường như trở thành một “lãnh địa” riêng. Điều đó ảnh hưởng đến quá trình bán hàng vì việc thu hồi tiền hàng từ các cửa hàng mất nhiều thời gian, gặp nhiều khó khăn. Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho: Trong hoạt động kinh doanh, giá bán hàng hoá là một trong những yếu tố rất quan trọng, nó quyết định đến tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, việc đưa ra một số chính sách giá cũng có thể dẫn đến thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Xác định giá bán là một công việc mang tính khoa học, nghệ thuật đồng thời cũng là một việc hết sức khó khăn phức tạp. Để có thể đưa ra một chính sách giá linh hoạt, hợp lý đòi hỏi kế toán phải phản ánh một cách chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin số liệu có liên quan cho các nhà quản lý. Chính vì vậy việc xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất kho là vấn đề thật sự cần thiết. Với tình hình kinh doanh hiện nay công ty nên mở thêm TK cấp 2 chi tiết cho TK 156: TK 1561: “Giá mua hàng hoá” TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá” Khi mua hàng hoá, trị giá thực tế của hàng hoá sẽ được tập hợp vào TK 1561, các chi phí phát sinh trong khâu mua kế toán phản ánh vào TK 1562. Việc hạch toán như vậy giúp cho công tác kế toán bán hàng bóc tách được rõ ràng giữa chi phí mua hàng và chi phí bán hàng, tập hợp được chi phí mua hàng phát sinh trong khâu mua để cuối kỳ phân bổ cho lượng hàng đã xuất bán, gửi bán và còn tồn kho nhằm xác định đúng trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Quá trình xác định giá vốn hàng xuất bán sẽ theo sơ đồ sau: 111, 112, 331 1561 632 133 111, 112 1562 Giá mua thực tế Chi phí phát sinh trong khâu mua Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ. Công thức phân bổ được tính như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho trong kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ X Trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ Trị giá hàng tồn kho trong kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ _ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Hoàn thiện phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng: Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thanh toán chưa có thuế Nợ TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng Có TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang TK 511 để giảm trừ doanh thu kế toán ghi: Nợ TK 511 Có TK 521 Việc hạch toán như trên giúp kế toán xác định rõ ràng giữa chi phí hoạt động tài chính và chiết khấu thương mại nhằm có số liệu chính xác về kết quả sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động tài chính Đối với nghiệp vụ bán lẻ, khi cửa hàng bán được với giá cao hơn giá bán do công ty quy định, phần chênh lệch kế toán nên phản ánh vào TK 521 nhằm thúc đẩy, khuyến khích công tác bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng. Khi cửa hàng bán được hàng với giá cao hơn so với giá bán quy định và tiến hành thanh toán với công ty kế toán ghi: bút toán 1: phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 632: Có TK 157: bút toán 2: Phản ánh doanh thu Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH Có TK 511: Tổng doanh thu của các hoá đơn bán lẻ Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng Phản ánh khoản chiết khấu cho cửa hàng: Nợ TK 521: Có TK 111, 112 Phản ánh chi phí bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 111, 112 Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu sang TK 511 để xác định doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ: Nợ TK 521 Có TK 511 157 632 911 511 111, 112 641 3331 521 632 Sơ đồ quá trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá Hoàn thiện tình hình thanh toán công nợ: Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cùng nghành hàng khác, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. * Khi công ty bán lẻ cho các cửa hàng, thường các chủ cửa hàng không thanh toán ngay mà chấp nhận nợ. Cho đến khi bán hết số hàng thì mới thanh toán cho công ty điều này đã gây khó khăn rất nhiều cho công ty trong việc thu hồi vốn bởi vì nó phụ thuộc vào thời gian bán hàng nhanh hay chậm. * Một lý do quan trọng nữa là khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và phương thức thanh toán là chậm dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn. Do vậy một điều hiển nhiên là công ty bán hàng theo phương thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, tăng khả năng quay vòng của vốn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên . Trong hoạt động kinh doanh của công ty, để giữ được khách hàng thường xuyên và tăng lượng hàng hoá bán ra thi không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Vậy để đảm bảo về mặt tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty nên có các nguyên tắc sau: Tất cả các khách hàng của công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh căn cứ lượng hàng tiêu thụ bình quân tháng phối hợp với phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền công ty nên gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng trả đúng hẹn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn quy định công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm, ngừng cung cấp hàng hoá khi có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà công ty có quyết định nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì không nên bán chịu. Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định viết hoá đơn cung cấp hàng hay không . Đây là một phương pháp quan trọng để đảm bảo dư nợ an toàn. Kế toán công nợ định kỳ gửi giấy báo công nợ đến cho khách hàng vừa để đối chiếu công nợ, vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định. Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng của công ty thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng đặc biệt là khách hàng mới, công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng được hưởng chiết khấu hồi khấu... Tổ chức quản lý chặt chẽ từng khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng quá nợ và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. Như vậy để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về mặt tài chính trong trường hợp rủi ro như không thu hồi được nợ. Nhà nước cho phép các công ty lập dự phòng để phần nào giảm bớt rủi ro đó. Thực chất của việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của công ty mà nhà nước đã hỗ trợ một phần sự mất mát đó. Hơn nữa phương thức thanh toán của khách hàng đối với công ty là trả chậm xong công ty lại không “ Lập dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này là không nên vì khi xảy ra rủi ro thực sự thì công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản bù đắp nào, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập khác vẫn đảm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí. Như vậy, cuối năm công ty nên tiến hành kiểm tra các khoản phải thu của khách hàng. Nếu thấy khách hàng nào khó khăn về tài chính, công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được ( không có khả năng trả nợ) và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Theo quy định, khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ với công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa tới hạn quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể phá sản hoặc đang có dấu hiệu bỏ trốn, đang bị giam giữ xét hỏi... thì cũng được coi là nợ khó đòi. Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, công ty dùng TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Kết cấu: Nợ TK 139 Có Xử lý khoản nợ phải thu thực tế thất thu. Hoàn nhập dự phòngđã lập vào khoản thu nhập khác. Lập dự phòng phải thu khó đòi. Số dư bên có: Dự phòng đã lập vẫn còn. Trình tự hạch toán: Khi lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642(6): Số tiền lập dự phòng. Có TK139: Dự phòng phải thu khó đòi. Trong kỳ nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xảy ra kế toán ghi: + Số tiền không đòi được : Nợ TK 642(6): Số tiền mất Có TK 131: Số tiền không đòi được. Và ghi đơn: Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. + Sau khi xử lý số nợ phải thu khó đòi mà công ty đòi được kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 711 Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. Nếu sau khi lập dự phòng mà nợ phải thu khó đòi không xảy ra, kế toán hoàn nhập dự phòng vào khoản thu nhập khác: Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập Có TK 711: Số dự phòng lập không xảy ra. Đồng thời tính lại số dự phòng phải lập cho năm sau: Nợ TK 642(6): Số tiền lập dự phòng Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi, Bộ tài chính quy định mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ. Kết luận Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Thành. Kế toán bán hàng có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán của công ty nói riêng và sự tồn tại của công ty nói chung. Do vậy việc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là thực sự cần thiết. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tổ chức hoạt động tiêu thụ hh của mình một cách có hiệu quả hơn và góp phần hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty nhằm giám sát, đôn đốc và quản lý một cách chặt chẽ và toàn diện về tiền vốn của doanh nghiệp ở mọi khâu của quá trình tiêu thụ hàng hoá. Do điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên chuyên đề tốt nghiệp khó tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em rất mong nhận được những góp ý, chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa, các cô chú phòng kế toán tài vụ của công ty và toàn bộ những ai quan tâm đến vấn đề này. Em hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Minh Phương- thầy giáo hướng dẫn tốt nghiệp và các cô chú phòng kế toán tài vụ của công ty TNHH Phú Thành đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty để em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 01/8/2003 Sinh viên: Phan Thị ánh Tuyết Danh mục tài liệu tham khảo Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thương mại . Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chuẩn mực kế toán việt nam và thông tư 89 ngày 09/10/2002 Hệ thống tài khoản kế toán việt nam Công báo số 57 ngày 15/11/2002 Tài liệu khoá trước. Các ký hiệu viết tắt sử dụng trong chuyên đề: TM:Tiền mặt. TGNH: Tiền gửi ngân hàng. TK: Tài khoản. CK: Chiết khấu. TTĐB: Tiêu thụ đặc biệt. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn.