Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội

ông phát sinh nghiệp vụ hoá đơn đã về mà hàng chưa về kho. Thực tế tại công ty cũng cho thấy, công ty không có nghiệp vụ hàng đã về kho mà hoá đơn chưa có. Ghi sổ kế toán tăng nguyên vật liệu Trình tự hạch toán tăng NVL tại công ty như sau: Tại công ty, mọi hoạt động là sản xuất kinh doanh, sản xuất sản phẩm, ngoài ra không có hoạt động khác như liên doanh, liên kết. Do đó, nguyên nhân tăng NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài, nhập lại từ gia công…Tùy từng nguồn tăng NVL mà kế toán NVL hạch toán khác nhau. Đối với NVL mua ngoài: Khi mua NVL thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 03/01/2006 nhập mua chỉ của công ty Coast Phong Phú tổng trị giá là 1 952 010 đồng (giá chưa có thuế GTGT). Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành viết phiếu chi. Khi đó, kế toán đồng thời ghi 2 bút toán như sau: a, Nợ TK 152.2 (Giá thực tế NVL): 1 952 010 Nợ TK 13311 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ): 195 201 Có TK 3311-Coast Phong Phú (Tổng giá thanh toán): 2 147 211 ----------->bút toán này được định khoản căn cứ vào hóa đơn và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu nhập mua hàng (màn hình cập nhật được mô tả ở trang ). b, Nợ TK 3311 -Coast Phong Phú (Tổng giá thanh toán): 2 147 211 Có TK 1111 (Tổng giá thanh toán.): 2 147 211 ----------->bút toán này được định khoản căn cứ vào phiếu chi và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu chi của phân hệ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Khi mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng và trả chậm Ngày 09/01/2006 nhập mua vải của công ty vải sợi Nghĩa Hưng, tổng trị giá 461 028 200 (giá chưa có thuế GTGT), thanh toán qua bằng tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Thanh Xuân số tiền 61 028 200, số còn lại trả chậm. Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi đồng thời 2 bút toán: a, Nợ TK 152.1 (Giá thực tế NVL): 461 028 200 Nợ TK 1331 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ): 46 102 820 Có TK 3311 – CN CT Nghĩa Hưng (Tổng giá thanh toán): 507 131 020 -----------> bút toán này được định khoản căn cứ vào hóa đơn và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu nhập mua hàng. b,Nợ TK 3311 – CN CT Nghĩa Hưng (Tổng giá thanh toán): 61 028 200 Có TK 112.1 (Tổng giá thanh toán): 61 028 200 ----------->bút toán này được định khoản căn cứ vào giấy báo nợ và được cập nhật vào phần mềm trên giấy báo nợ của phân hệ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Khi mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng, vay ngắn hạn: Ngày 15/01/2006 nhập mua khóa áo của công ty TNHH YKK Việt Nam, tổng trị giá 31 159 000, thanh toán bằng tiền tạm ứng cho ông Nguyễn Thanh Bình. a, Phản ánh giá trị mua hàng Nợ TK 152.2 (Giá thực tế NVL): 31 159 000 Nợ TK 13311 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ): 3 115 900 Có TK 3311-YKK: 3 115 900 b, Khi thanh toán các chứng từ tạm ứng Nợ TK 3311-YKK: 3 115 900 Có TK 141 (Tổng giá thanh toán): 34 274 900 Khi nhập khẩu NVL Ngày 18/01/2006: Nhập mua NVL chính của công ty HUALON (Hồng Kông). Nhập mua 1090 yd vải PO 12301/12297 với giá USD 1.88 USD/yd. (Giá chưa có thuế VAT). Thuế nhập khẩu là: 10,25 USD. Chưa thanh toán cho khách hàng. Phản ánh giá mua hàng nhập khẩu: Nợ TK 152.1 (Giá ghi HĐ TM): 1090 * 1.88 * 15 870 = 32 520 804 Có TK 3311- HUALON (Tổng giá thanh toán): 32 520 804 -----------> định khoản này căn cứ vào Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) và được thực hiện tại màn hình cập nhật phiếu nhập khẩu (thẻ hàng hóa). Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 152.1 (Thuế nhập khẩu): 256,5 * 15 870 = 4 070 655 Có TK 3333-Nhập khẩu: 4 070 655 -----------> định khoản này căn cứ vào tờ khai Hải quan và được thực hiện tại màn hình cập nhật phiếu nhập khẩu (thẻ hàng hóa) Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu: Nợ TK 1331(Thuế GTGT): (1090 * 1.88 +10,25) * 15 870 x 10% = 3 268 347 Có TK 33312: 3 268 347 NVL tăng do thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công. Ngày 20/01/2006 thuê ngoài nhuộn vải trắng thành vải xanh, công nhuộm là 3 520 000 Nợ TK 152.1 (Chi phí thuê ngoài gia công chế biến): 3 520 000 Có TK 154: 3 520 000 Nhập lại kho NVL không dùng hết Ngày 31/01/2006 hết sản xuất đủ số lượng được giao vẫn còn thừa NVL, Phân xưởng cắt giao lại nhập kho 125m vải kẻ 100% cotton Twill đơn giá 22 190 đồng/m. Nợ TK 152.1 (giá trị NVL nhập lại): 125*22 190 = 2 773 750 Có TK 154: 2 773 750 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Ngày 01/07/2005 khi kiểm kê phát hiện thừa 3 cái gã đỡ móc Triều Tiên, đơn giá mỗi cái 138 240 đồng/cái Nợ TK 152.3 (giá trị NVL thừa): 3*138 240 = 414 720 Có TK 3381: 414 720 Giá trị NVL tăng do đánh giá lại theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Để chuẩn bị cho quá trình cổ phần hóa, công ty May 40 Hà Nội (nay là công ty cổ phần May 40 Hà Nội) được Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội phê duyệt cho đánh giá lại giá trị doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2003 có đánh giá tăng giá trị của một số loại NVL, tổng giá trị tăng lên là 10 256 000 Nợ TK 152 (Giá trị NVL tăng): 10 256 000 Có TK 412: 10 256 000 Ta có thể khái quát việc hạch toán tăng NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TĂNG NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHÂN MAY 40 HÀ NỘI (Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) TK 1331 Tăng do mua ngoài (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT được khấu trừ TK 154 Thuê ngoài gia công chế biến, tự gia công chế biến hoặc NVL xuất kho không dùng hết, nhập lại kho TK 711 Nhận biếu tặng TK 3381 Giá trị thừa phát hiện khi kiểm kê TK 412 Khoản chênh lệch tăng TK 152 (1, 2, 3) TK 331, 111, 333, 112, 141, 311,... Sổ sách kế toán sử dụng Quá trình hạch toán tăng NVL được kế toán phản ánh trên các sổ chi tiết như sổ chi tiết TK 3311, Nhật k‎ý mua hàng, Nhật k‎ý chung và các sổ chi tiết liên quan khác. Các thông tin liên quan đến hàng nhập mua (bao gồm thông tin về số lượng nhập mua, giá cả nhập mua, thuế, hình thức thanh toán… và thông tin về số lượng và giá trị nhập kho) được cập nhật và quản l‎ý bởi phần mềm FAST ACCOUTING 2005 tại hai phân hệ: Phân hệ Hàng tồn kho và phân hệ Mua hàng và công nợ phải trả. Phân hệ Mua hàng và công nợ phải trả quản lý các thông tin liên quan đến số lượng, trị giá, thuế, phương thức nhập mua (nhập mua trong nước hay nhập mua từ nước ngoài), phương thức thanh toán cho nhà cung cấp của hàng nhập mua. Còn phân hệ kế toán Hàng tồn kho chỉ quản l‎ý các thông tin liên quan đến số lượng và giá trị thực nhập kho của hàng nhập mua đó. Phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả và Phân hệ kế toán Hàng tồn kho có mối quan hệ với nhau về mặt liên kết số liệu. Tức là thông tin được cập nhật ở phân hệ này có thể được “đổ” sang phân hệ khác (xem hình mô tả SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO BẰNG FAST ACCOUTING 2005) Sau khi cập nhật các hóa đơn mua hàng tại phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả, các thông tin liên quan sẽ được lưu trữ và quản l‎ý bởi phần mềm và sau đó sẽ lên Nhật ký mua hàng và sổ chi tiết tài khoản 3311. Còn tại phân hệ kế toán Hàng tồn kho, kế toán cập nhật các phiếu nhập và phiếu xuất để cuối kì lên sổ cái các TK 152.1, 152.2, 152.3 và các sổ cái liên quan khác… Tại phân hệ Kế toán Mua hàng và công nợ phải trả, kế toán NVL nhập 2 loại phiếu nhập liên quan đến 2 loại chứng từ mua hàng là: hóa đơn mua hàng (hàng mua trong nước) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice-đối với hàng nhập khẩu). Các phiếu nhập mua này được cập nhật tại: Kế toán Mua hàng và công nợ phải trả\Cập nhật số liệu\Phiếu nhập mua hàng Kế toán Mua hàng và công nợ phải trả\Cập nhật số liệu\Phiếu nhập khẩu Mỗi màn hình nhập mua bao gồm các thông tin chung về hàng nhập mua và 3 thẻ thông tin Hàng hóa, Chi phí, HĐ Thuế. Mỗi thẻ này tương ứng với một màn hình cập nhật thông tin. Đối với phiếu nhập khẩu, màn hình cập nhật phiếu nhập khẩu có kết cấu thành 3 thẻ tương tự như phiếu nhập hàng hóa thông thường. Phiếu này có them thông tin về giá trị tính USD, tỷ giá và thuế nhập khẩu. THẺ HÀNG HÓA - PHIẾU NHẬP MUA HÀNG (HÀNG MUA TRONG NƯỚC)-FAST ACCOUNTING 2005 THẺ HĐ THUẾ - PHIẾU NHẬP MUA HÀNG (HÀNG MUA TRONG NƯỚC)-FAST ACCOUNTING THẺ HÀNG HÓA-PHIẾU NHẬP KHẨU-FAST ACCOUNTING 2005 THẺ HĐ THUẾ-PHIẾU NHẬP KHẨU-FAST ACCOUNTING 2005 Các thông tin được cập nhật trên do phần mềm quản l‎ý và tổng hợp để lên sổ Nhật ký mua hàng (biểu số 8) và sổ chi tiết TK 3311 (biểu số 9). Biểu số 8 C«ng ty May 40 Hµ Néi Phßng Tµi vô NHẬT KÝ MUA HÀNG (Trích tháng 1) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Ngày Ký hiệu Số 01/01/2006 KM/2005B 0081910 Cty CP V¨n ho¸ phÈm vµ Bao b× Hµ Néi thùng các tông 152.2 1111 1 952 012 03/01/2006 AA/2005T 1065810 Coats Phong Phó Chỉ may 152.2 331.1-CoastPP 1 952 010 04/01/2006 Ut/2005B 0088460 CN CT may viÖt tiÕn TUNGSHING M¸y kh©u 153 331.1-TUNGSHING 266 065 436 06/01/2006 LY/2005B 0088455 Coats Phong Phó Chỉ may 152.5 331.1-CoastPP 1 806 934 07/01/2006 AA/2005B 0088453 §iÖn lùc thanh xu©n §iÖn th¾p s¸ng khu nhà quản lý 642.7 331.1-Điện lực TX 54 551 750 09/01/2006 LT/2005B 0088465 CN CT v¶i sîi nghÜa Hưng V¶i 152.1 331.1-Nghĩa Hưng 400 000 000 152.1 112.1 61 028 200 13/01/2006 HT-AA/03 003727 CN CT HUALON V¶i 152.2 331.1-HUALON 55 656 216 15/01/2006 YKK-AA/2005T 001094 CT TNHH YKK viÖt nam Kho¸ ¸o 152.2 331.1-YKK 31 159 000 15/01/2006 YKK-AA/2005T 000607 Coats Phong Phó Chỉ may 152.3 331.1-CoastPP 20 283 057 18/01/2006 HT-AA/03 003666 CN CT HUALON V¶i 152.1 331.1-HUALON 32 520 804 19/01/2006 HH/2005B 0024540 CN CT may viÖt tiÕn TUNGSHING M¸y kh©u 153 331.1-TUNGSHING 116 340 884 20/01/2006 LS/2004B 0085026 CT tiªn s¬n thanh ho¸ §iÖn + thuª nhµ 242-TH 1121 22 942 450 21/01/2006 LY/2004B 0088468 CN CT may viÖt tiÕn TUNGSHING M¸y vÏ, thiÕt bÞ hç trî m¸y 211.3 331.1-TUNGSHING 270 359 320 21/01/2006 HT-AA/03 003798 CN CT HUALON V¶i 152.1 331.1-HUALON 14 008 942 22/01/2006 UY/2004N 0028074 CT TNHH may mÆc ViÖt PACI EIC L«ng vÞt 152.1 112.1 154 218 288 ………. Cộng 1 125 256 203 Chuyển sang trang sau 1 125 256 203 Biểu số 9 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ CỦA MỘT NHÀ CUNG CẤP TK 3311-phải trả cho người bán hoạt động SXKD (VND) Khách hàng: CN CT HUALON Tháng 01/2006 Số dư đầu kỳ: 30 256 125 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có Ngày tháng Ký hiệu Số 13/01/2006 HT-AA/03 003727 nhập mua vải của CT HUALON 152.1 55 656 216 18/01/2006 HT-AA/03 003666 nhập mua vải của CT HUALON 152.1 32 520 804 20/01/2006 UNC 03 Thanh toán tiền hàng hóa đơn 003727 112.1 55 656 216 21/01/2006 HT-AA/03 003798 nhập mua vải của CT HUALON 152.1 14 008 942 Tổng cộng 55 656 216 92 185 962 Tổng phát sinh nợ: 55 656 216 Tổng phá sinh có: 92 185 962 Số dư cuối kỳ: 66 785 871 Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Người lập biểu 2.3.3.3.3. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng TK 152 để phản ánh giá trị vật tư xuất kho (TK 152 được chi tiết thành 3 tiểu khoản tương ứng với từng loại NVL mà công ty sử dụng: TK 152.1, TK 152.2, TK 152.3) Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 621, 627, 632, 641, 642, 142, 335, 154... Ghi sổ kế toán giảm nguyên vật liệu 1. NVL tại công ty được xuất nhằm phục vụ cho sản xuất sản phẩm, chế mẫu, xuất gia công, xuất bán…Căn cứ vào chứng từ là phiếu xuất kho, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ xuất NVL chi tiết cho từng loại NVL và chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Ngày 05/01/2006: Xuất kho 6 362,7 m Vải kẻ 100% cotton Twill, đơn giá 22 190,00 đồng/m cho phân xưởng cắt. Nợ TK 621-Cắt: 141 188 313 Có TK 152.2: 141 188 313 Khi xuất NVL đi thuê ngoài gia công như: đổi màu vải, nhuộm màu vải Ngày 20/01/2006 xuất kho 256 m Vải ngoài 100% polyester milky coating đơn giá 24 924,45 đồng/m để đi nhuộm từ vải trắnh thành xanh. Nợ TK 154 (Giá trị NVL xuất kho đem gia công): 256 * 24 924, 45 Có TK 152.1: 6 380 659,2 Khi xuất kho NVL dùng cho công ty như dùng làm hàng mẫu, dùng phục vụ cho bán hàng Ngày 22/01/2006 xuất kho 1 400 cái khóa áo cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm để dùng làm hàng mẫu, đơn giá 1 cái khóa là: 3 549,16 đồng/cái. Nợ TK 641.2 (Giá trị NVL xuất kho): 1 400 * 3 549,16 = 4 968 824 Có TK 152.2: 4 968 824 Khi xuất NVL để bán kế toán ghi: Ngày 22/01/2006 xuất kho 900 m vải giả da bán cho công ty Maxport JSC, đơn giá xuất kho là 24 206,69 đồng/m Nợ TK 632 (Giá vốn của NVL xuất bán): 900* 24 206,69 = 21 789 021 Có TK 152.1: 21 789 021 5. Khi có quyết định đánh giá lại NVL, nếu giá trị NVL thực tế bị đánh giá giảm so với giá trị NVL được ghi trên sổ sách Để chuẩn bị cho quá trình cổ phần hóa, công ty May 40 Hà Nội (nay là công ty cổ phần May 40 Hà Nội) được Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội phê duyệt cho đánh giá lại giá trị doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2003 có đánh giá giảm giá trị của một số loại NVL, tổng giá trị giảm là 7 985 000 Nợ TK 412 (giá trị NVL giảm): 7 985 000 Có TK 152: 7 985 000 6. Phát hiện NVL thiếu sau khi kiểm kê Ngày 01/07/2005 khi kiểm kê phát hiện thiếu 1 bộ cữ viền 28 m, đơn giá mỗi bộ là 82 500 đồng/cái Nợ TK 1381 (Giá trị NVL thiếu sau khi kiểm kê): 82 500 Có TK 152.3: 82 500 Quá trình kiểm kê NVL tại công ty do phòng kế KHVT-XNK thực hiện cùng với sự tham gia của kế toán NVL và bộ phận kho. Việc kiểm kê được thực hiện 2 lần 1 năm vào 1/1 và 1/7 hàng năm. Sau khi kiểm kê, các phòng KHVT-XNK lập biên bản kiểm kê kèm theo báo cáo kiểm kê vật tư, hàng hóa (biểu số 10) và chuyển cho kế toán NVL để hạch toán theo dõi NVL. Tại công ty hiện tại không có các hoạt động liên doanh liên kết nên không có nghiệp vụ xuất NVL đem góp liên doanh. Trình tự hạch toán giảm NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 621 TK 627, 641, 642 TK 154 TK 632, 1381 TK 421 Xuất vật liệu trực tiếp chế tạo sản phẩm Xuất cho phân xưởng sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp Xuất thuê ngoài gia công chế biến Xuất bán hoặc vật liệu thiếu phát hiện qua kiểm kê tại kho Chênh lệch giảm do đánh giá NVL Biểu số 10 C«ng ty May 40 Hµ Néi B¸o c¸o kiÓm kª tån kho C«ng cô, phô tïng Thêi ®iÓm 01/07/2005 TT Tªn vËt t­ §VT §¬n gi¸ Sè l­îng kiÓm kª Sè l­îng sæ s¸ch Chªnh lÖch Gi¸ trÞ ChÊt l­îng 1 §ång tiÒn sè 1 c¸i 138 240,00 3,0 3,0 0,0 414 720 2 §ì g¸ mãc trtªn c¸i 138 240,00 8,0 5,0 3,0 1 105 920 3 §Õ ch©n vÞt nhùa c¸i 5 800,00 10,0 10,0 0,0 58 000 4 §Öm c¸i 12 384,00 7,0 7,0 0,0 86 688 5 §Öm dÇu c¸i 31 248,00 5,0 5,0 0,0 156 240 6 Bµn Ðp m¸y thïa 771 c¸i 225 750,00 3,0 3,0 0,0 677 250 7 B¶o vÖ kim c¸i 145 728,00 7,0 7,0 0,0 1 020 096 8 B¹c 2416 c¸i 57 800,00 1,0 1,0 0,0 57 800 9 Bộ cữ viền 28 m bé 82 500,00 2,0 3,0 (1,00) 165 000 10 Bé r¨ng ca MO2516 bé 175 400,00 3,0 3,0 0,0 526 200 11 C«ng t¾c bµn ®¹p c¸i 71 307,00 14,0 14,0 0,0 998 298 12 C÷ cµng treo ch©n vÞt c¸i 18 000,00 38,0 38,0 0,0 684 000 13 C÷ ch¬ng tr×nh c¸i 50 000,00 4,0 4,0 0,0 200 000 14 C÷ v¾t x¨ng c¸i 39 500,00 2,0 2,0 0,0 79 000 15 C÷ viªn 1K c¸i 91 500,00 2,0 2,0 0,0 183 000 16 C¾t chØ c¸i 21 168,00 3,0 3,0 0,0 63 504 17 Hµm ®ì khung m¸y ®Ýnh c¸i 159 894,00 1,0 1,0 0,0 159 894 18 Hµm gi÷ chØ c¸i 69 500,00 1,0 1,0 0,0 69 500 19 IC m¸y d¸n ®êng may c¸i 100 000,00 1,0 1,0 0,0 100 000 20 Kim sóng b¾n m¸c c¸i 9 500,00 3,0 3,0 0,0 28 500 21 Kim thïa khuyÕt ®Çu trßn c¸i 4 000,00 10,0 10,0 0,0 40 000 22 Lß so dÉn kim c¸i 14 832,00 4,0 4,0 0,0 59 328 23 Má g¹t m¸y Kansai 4K8C c¸i 15 000,00 9,0 9,0 0,0 135 000 24 Má mãc chØ tÕt c¸i 221 800,00 17,0 17,0 0,0 2 960 600 25 Má mãc díi m¸y VS c¸i 89 500,00 1,0 1,0 0,0 89 500 ………….. Céng 59 250 203 KÕ to¸n Tµi vô Thñ kho Gi¸m ®èc Sổ sách kế toán sử dụng: Toàn bộ quá trình hạch toán giảm NVL được kế toán phản ánh trên các sổ Nhật k‎ý chung, bảng phân bổ NVL và CCDC và các sổ chi tiết liên quan khác. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán NVL nhập các giữ liệu vào màn hình cập nhật phiếu xuất kho (như đã trình bày ở trên). Các thông tin này sẽ được phần mềm kế toán quản l‎ý và tổng hợp để cuối tháng lên các sổ cái các tài khoản, bảng phân bổ NVL, CCDC (Biểu số 11) và các sổ liên quan khác. Biểu số 11 BẢNG PHÂN BỔ NVL-CCDC Tháng 01 năm 2006 TK ghi có TK ghi nợ TK 152 TK 153 HT TT 1 TK 621-Chi phí NVL trực tiếp - Phân xưởng A1 - Phân xưởng A2 - Phân xưởng A3 - Phân xưởng A5 - Phân xưởng A6 - Phân xưởng A7 - Phân xưởng Cắt - Phân xưởng Thêu 1 707 840 820 14 680 900 104 501 920 93 050 000 91 000 000 130 008 000 151 600 000 1 092 500 000 30 500 000 1 707 840 820 14 680 900 104 501 920 93 050 000 91 000 000 130 008 000 151 600 000 1 092 500 000 30 500 000 2 TK 627- Chi phí sản xuất chung - Phân xưởng A1 - Phân xưởng A2 - Phân xưởng A3 - Phân xưởng A5 - Phân xưởng A6 - Phân xưởng A7 - Phân xưởng Cắt - Phân xưởng Thêu 140 250 400 33 800 000 45 707 000 13 250 000 2 300 000 13 403 400 4 000 000 4 090 000 23 700 000 140 250 400 33 800 000 45 707 000 13 250 000 2 300 000 13 403 400 4 000 000 4 090 000 23 700 000 3 TK 142-Chi phí trả trước -Phân xưởng cắt 49 000 000 49 000 000 49 000 000 49 000 000 4 TK 641-Chi phí bán hàng 747 000 747 000 5 TK 642-Chi phí quản l‎ý DN 29 150 000 29 150 000 Tổng cộng 1 926 988 220 1 926 988 220 Bảng này được lập trên cơ sở của bảng kê chi tiết xuất vật liệu, dụng cụ (Biểu số 7). Biểu này do kế toán NVL lập và chuyển cho kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm để tính giá thành sản phẩm sản xuất vào cuối kỳ. Bảng này có kết cấu dọc giống với biểu số 7 nhưng kết cấu ngang có sự khác biệt. Trong khi biểu số 7 tập hợp các giá trị NVL xuất trong tháng cho từng bộ phận sử dụng theo từng loại NVL (NVL chính, NVL phụ, Phụ tùng thay thế) thì biểu số 11 chỉ quan tâm đến tổng giá trị NVL đã xuất dùng và được tính vào giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ cũng như các khỏan mục chi phí khác (như chi phí bán hàng, chi phí quản l‎ý doanh nghiệp,…). Tóm lại Sau khi các chứng từ được cập nhật vào phần mềm kế toán sẽ được phần mềm quản lý và tự động phản ánh trên các sổ tổng hợp. Tất cả các nghiệp vụ tăng và giảm NVL (hay các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho NVL) đều được phản ánh trên Nhật k‎ý chung theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ. Đến cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tổng hợp các thông tin từ các chứng từ đầu vào mà kế toán đã cập nhật tại các màn hình cập nhật dữ liệu (Màn hình cập nhật phiếu nhập, màn hình cập nhật phiếu xuất, màn hình cập nhật phiếu nhập mua hàng, màn hình cập nhập phiếu nhập khẩu- như đã trình bày ở trên) để lên sổ cái các TK liên quan (như các TK sau: TK 152.1, 152.2, 152.3, 331.1, 133.1….). Khi thực hiện kế toán thủ công, thì với một bộ chứng từ chỉ được vào Nhật ký đặc biệt hoặc Nhật ký chung. Tức là, khi có 1 nghiệp vụ đã được vào Nhật ký bán hàng thì sẽ không được vào Nhật ký chung và cuối tháng mới chuyển số liệu từ Nhật k‎ý đặc biệt vào sổ cái. Điều này để tránh việc phản ánh trùng một nghiệp vụ. Nhưng do công ty thực hiện hạch toán bằng phần mềm nên với mỗi một chứng từ đầu vào được nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào cả Nhật k‎ý bán hàng và Nhật ký chung, và các thông tin được kết chuyển vào số cái cùng lúc và không có sự nhầm lẫn. Do đó khi in các sổ tổng hợp vào cuối kỳ, sẽ có những nghiệp vụ cùng xuất hiện trên cả Nhật ký mua hàng và Nhật ký chung. Nhật ký chung (biểu số 11) và sổ cái TK (biểu số 12) được miêu tả ở trang bên Biếu số 12 Công ty cổ phần May 40 Hà Nội Phòng TCKT NHẬT KÝ CHUNG (Từ ngày 01/01/2006-31/01/2006) Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có 01/01/2006 HĐ KM/2005B 0081910 Mua thùng các tông nhập kho 1522 1 952 012 Thuế GTGT 13311 195 201 3311-Bao bì HN 2 147 213 Cộng 2 147 213 2 147 213 02/01/2006 PT01 Thu lại tiền tạm ứng Nguyễn Thanh Bình 1111 2 545 000 141 2 545 000 Cộng 2 545 000 2 545 000 03/01/2006 AA/2005T 1065810 Mua chỉ may 152.2 1 952 010 Thuế GTGT 13311 195 201 3311-Coast PP 2 147 211 Cộng 2 147 211 2 147 211 03/01/2006 HĐ HT-AA/03 003727 Nhập mua vải của công ty Full Tide (Đài Loan) 152.1 15 681 367 3311-Full Tide 15 681 367 03/01/2006 TKHQ Thuế nhập khẩu 152.1 3 136 273 3333-NK 3 136 273 Cộng 18 817 640 18 817 640 03/01/2006 HĐ HT-AA/03 003727 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 13311 1 881 764 3332 1 881 764 Cộng 1 881 764 1 881 764 04/01/2006 UNC03 Thanh toán tiền điện tháng 12 cho điện lực Thanh Xuân 131.1-ĐL TX 15 261 300 1121 15 261 300 Cộng 15 261 300 15 261 300 04/01/2006 LT/2005B 0088460 Mua máy khâu 153 266 065 436 13311 26 606 544 3311-TUNGSINH 292 671 980 Cộng 292 671 980 292 671 980 05/01/2006 PC01 Thanh toán tiền theo HĐ LX/2005B 0041701cho Bao bì HN 3311-Bao bì HN 1 935 120 1111 1 935 120 Cộng 1 935 120 1 935 120 05/01/2006 LL/2005B 0030201 Chi phí bốc xếp, vận chuyển 627.7 2 209 871 Thuế GTGT 13311 110 494 1121 2 320 365 Cộng 2 320 365 2 320 365 05/01/2006 PX 08 Xuất vải 100% cotton Twill cho PX Cắt 621-PX Cắt 141 188 313 152.1 141 188 313 Cộng 141 188 313 141 188 313 06/01/2006 PX06 Xuất kho Vải 100% Polymer 621-PXC 43 291 1521 43 291 Cộng 43 291 43 291 Tổng cộng 480 959 196 480 959 196 Chuyển sang trang sau 480 959 196 480 959 196 Trang trước mang sang 480 959 196 480 959 196 06/01/2006 HĐ LY/2005B 0088455 Nhập mua chỉ may công ty Coast Phong Phú 152.2 1 806 934 Thuế GTGT 13311 180 693 3311-Coast PP 1 987 627 Cộng 1 987 627 1 987 627 07/01/2006 AA/2005B/ 0088453 Điện thắp sáng khu nhà quản lý 642.7 54 551 750 Thuế GTGT 13311 5 455 175 3311-Điện lực TX 60 006 925 Cộng 60 006 925 60 006 925 09/01/2006 LT/2005B 0088462 Nhập mua vải của CN CT vải sợi Nghĩa Hưng 152.1 461 028 200 13311 46 102 820 3311-Nghĩa Hưng 507 131 020 Cộng 507 131 020 507 131 020 09/01/2006 UY2004N/0028066 Nhập kho vải của công ty May Thăng Long 152.1 112 056 392 Thuế GTGT  13311 11 205 639  3311-May TL 123 262 031 Cộng 123 262 031 123 262 031 09/01/2006 LT/2004B 0088460 Nhập mua vải của CN CT vải sợi Nghĩa Hưng 1521 461 208 200 Thuế GTGT 13311 46 120 820 3311-Nghĩa Hưng 507 329 020 Cộng 507 329 020 507 329 020 ……………….. 11/01/2006 PX09 Xuất kho vải 100% nylon taslan (230T) cho PX Cắt 621-PX Cắt 135 052 199 152.1 135 052 199 Cộng 135 052 199 135 052 199 ……………… Tổng cộng 3 985 659 259 3 985 659 259 Cộng chuyển sang trang sau 3 985 659 259 3 985 659 259 Biểu số 13 Công ty cổ phần May 40 Hà Nội Phòng Tài chính kế toán SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 1521-Nguyên Vật Liệu chính (Từ 01/01/2006 đến 31/01/2006) Số dư nợ đầu kỳ: 1 287 965 724 Chứng từ Khách hàng Diễn Giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/01/2006 PN04 Công ty Full Tide (Đài Loan) Nhâp kho Vải 100% nylon taslan (230T) 331.1-Full Tide 18 817 640 05/01/2006 PX01 Phân xưởng cắt Xuất kho Vải 100% cotton Twill 621-PXC 141 188 313 06/01/2006 PX04 Phân xưởng cắt Xuất kho Vải 100% Polymer 621-PXC 43 291 09/01/2006 PN05 Công ty vải sợi Nghĩa Hưng Nhâp kho Vải 100% polyester mesh 331.1-HUALON 461 028 200 09/01/2006 PN06 Công ty May Thăng Long Vải kẻ trơn 3311-May TL 112 056 392 11/01/2006 PX09 Phân xưởng cắt Nhâp kho Vải 100% nylon taslan (230T) 621-PXC 135 052 199 13/01/2006 PN12 CN CT vải sợi Nghĩa Hưng Nhập kho Vải 100% cotton polin 331.1-Nghĩa Hưng 400 000 000 Nhập kho Vải 100% cotton polin 112.1 61 028 200 Cộng Tổng nhập theo PN 12 461 028 200 13/01/2006 PX11 Phân xưởng cắt Xuất kho cho PXC Vải 100% Polyester 621-PXC 2 387 491 14/01/2006 PX13 Phân xưởng cắt Xuất kho cho PXC Vải PO 12301/12298 621-PXC 72 108 082 14/01/2006 PX15 Phân xưởng cắt Xuất kho cho PXC Vải 100% cotton jessy 621-PXC 33 948 824 15/01/2006 PN07 CN CT vải sợi Nghĩa Hưng Nhập kho Vải 100% 2401(65%/35%) 112.1 254 356 987 15/01/2006 PN11 Maxport JSC Nhập kho Vải kẻ Plaid 331.1-Maxport 97 256 312 ………. Cộng 1 895 625 235 1 145 897 000 Số dư cuối kỳ:2 037 693 959 ngày 31 tháng 01 năm 2006 Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHÂN MAY 40 HÀ NỘI 3.1. Một số ý kiến đánh giá về công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội Trải qua một quá trình phát triển lâu dài, Công ty cổ phần May 40 Hà Nội đã có rất nhiều thành tình trong ngành may mặc rất đáng tự hào. Cùng với sự phát triển không ngừng của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện để góp phần vào công tác quản l‎ý của doanh nghiệp. Qua các hoạt động thực tiến của phần hành kế toán NVL tại công ty, công tác hạch toán NVL của công ty hiện nay đã có những ưu điểm lớn, góp phần vào việc đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty được dảm bảo và không ngừng tăng trưởng. Ưu điểm Về công tác quản l‎ý NVL: Công tác quản l‎ý NVL tại công ty hiên nay khá chặt chễ, luôn có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban có liên quan trong việc quản l‎ý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng cho đến khâu dự trữ. Các kho được bố trí hợp lý, gần khu sản xuất để tránh hiện thượng mất mát do vận chuyển, các kho được thiết kế tốt, đảm bảo cho công tác dự trữ và theo dõi tồn kho NVL. Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư. Với số lượng vật tư sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất. Đó là sự nỗ lực, cố gắng và tinh thần trách nhiệm rất cao của phòng KHVT-XNK đã cố gắng tìm nguồn thu mua vật tư đảm bảo cung ứng kịp thời để quá trình kinh doanh được tiến hành liên tục. Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý NVL khoa học, hợp l‎ý từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng vật tư. Hệ thống kho tàng được tổ chức phù hợp với cách phân loại NVL, với yêu cầu bảo quản giúp cho quá trình hạch toán thu mua và xuất dùng vật liệu được dễ dàng hơn, việc tổ chức kho tàng gần nơi sản xuất đảm bảo tránh tiêu hao NVL trong quá trình vận chuyển. Nhìn chung công tác kế toán NVL tại công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Kế toán NVL tại công ty được bố trí gọn nhẹ nhưng đã đảm bảo hạch tóan chính xác, kịp thời cung cấp thông tin cho quản lý, điều hành và giám sát tình hình hoạt động của công ty. Về công tác kế toán NVL Việc áp dụng hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ số dư của công ty hiện nay được sử dụng nhất quán đã đảm bảo việc hạch toán được chính xác, kịp thời và chi tiết. Mặt khác việc doanh nghiệp áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm của công ty, phù hợp với việc áp dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán. Việc áp dụng phương pháp này đảm bảo tính kịp thời cho việc cung cấp số liệu kịp thời cho ban quản lý. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo đúng chế độ và quy trình luân chuyển chứng từ theo một trình tự hợp l‎ý, đảm bảo được tính kịp thời của số liệu phục vụ cho quản lý, cho ghi sổ tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính kiểm tra chặt chẽ. Hệ thống tài khoản kế toán trong công ty được sử dụng đúng với nội dung và phù hợp với chế độ kế tóan và đặc điểm kinh doanh của công ty. Công tác kế toán tại công ty được tiến hành nghiêm túc, trung thực, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ. Công tác kế toán NVL được thực hiện tốt, đảm bảo quản l‎ý chặt chẽ NVL nhập kho, xuất kho. Đặc biệt là với sự quản l‎ý kết hợp giữa 3 bộ phận là phòng KHVT-XNK, phòng TCKT và thủ kho nên NVL được quản l‎ý rất tốt. Số lượng và chủng loại NVL cần sử dụng đều dựa trên định mức mà phòng kỹ thuật xây dựng nên đảm bảo tiết kiệm được NVL. Do giá cả NVL ít có sự thay đổi do vậy việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước là khá hợp lý và đảm bảo phản ánh đúng giá NVL xuất kho. 3.1.2. Nhược điểm Với đặc điểm là công ty sản xuất hàng may mặc nên khối lượng sản xuất lớn, số lượng NVL nhiều và đa dạng về chủng loại nên công tác kế toán NVL tại công ty vẫn có một số hạn chế. Đó là điều không thể tránh khỏi. Thứ nhất, công ty chuyên nhận gia công hàng may mặc cho nước ngoài nhưng không sử dụng TK 002- vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công- để phản ánh giá trị NVL nhận gia công ty bên đặt hàng. Thứ hai, khách hàng giao NVL cho công ty, số chi phí vận chuyển được công ty hạch toán vào TK 627.7- chi phí dịch vụ mua ngoài. Mặc dù, chi phí vận chuyển này đã được tính vào giá thành sản phẩm hoàn thành trong tháng nhưng thiết nghĩ đây là chi phí được tính vào chi phí NVL trực tiếp để gia công chế biến không thể là chi phí sản xuất chung. Vì vậy công ty nên có sự điều chỉnh để đảm bảo tính trung thực, hợp lý của số liệu và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Mặt khác, chi phí vận chuyển này công ty phân bổ đều cho từng phân xưởng may mà không phân bổ cho phân xưởng cắt và phân xưởng thêu nên việc tính giá thành giữa các công đoạn sản xuất chưa được chính xác. Hơn nữa, với cách phân bổ như vậy sẽ dẫn đến tình trạng có những phân xưởng làm ít sản phẩm hơn hơn lại phải gánh chịu mức chi phí cao nên giá thành sản phẩm sẽ cao hơn thực tế, còn những phân xưởng làm ra nhiều sản phẩm chỉ phải gánh chịu mức chi phí như nhau nên giá thành sản phẩm sẽ thấp hơn so với thực tế. Thứ ba, Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ số dư tại công ty hiện nay kế toán chỉ ghi chép theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ NVL mà muốn biết phải xem trên thẻ kho. Hơn thế nữa, về cơ bản hình thức ghi sổ chi tiết NVL tại công ty hiện nay không tuân thủ đúng trình tự ghi và kết cấu sổ của phương pháp Sổ số dư, thực chất của phương pháp ghi sổ chi tiết hiện nay của công ty là phương pháp ghi Thẻ song song. Mặc dù việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty vẫn đảm bảo nhu cầu quản l‎ý NVL tại công ty, công tác hạch toán chi tiết NVL vẫn chính xác, kịp thời, chặt chẽ và có tính kiểm soát cao. Nhưng cung nên có sự thống nhất giữa tên và nội dung của phương pháp ghi sổ chi tiết NVL tại công ty để không thể gây nhầm lẫn và tuân thủ đúng quy định của chế độ tài chính hiện hành. Thứ tư, việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước, chi phí thay thế được đánh giá theo đánh giá của những hàng hóa nhập kho ở lần đầu. Do đó, nó xa vời với điều kiện thị trường hiện tại. Thứ năm, công ty May 40 Hà Nội hiện nay mở các tiểu khoản của TK 152 như sau: + TK 152.1: Nguyên vật liệu chính. + TK 152.2: Nguyên phụ liệu + TK 153.3: Phụ tùng thay thế. Mở các tiểu khoản như vậy phù hợp với việc phân loại NVL như hiện nay của công ty do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin liên quan đến NVL của kế toán. Nhưng việc phân loại NVL căn cứ vào vài trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh như hiện nay của công ty chưa được cụ thể. Do đó việc mở tiểu khoản cũng chưa được chi tiết nên gây khó khăn cho công tác quản lý NVL và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Thứ sáu, Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là những tài sản lưu động có giá biến theo thời gian nhưng công ty hiện nay lại không lập dự phòng cho sự thay đổi này. Chính vì thế, Công ty không thể phòng tránh những rủi ro mang lại từ sư sụt giá hàng tồn kho cũng như không phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. 3.2. Sự kiện cần thiết phải hoàn thiện hạch toán kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội Đối với công ty cổ phần May 40 Hà Nội, Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất. Chi phí NVL là chi phí chiếm một khối lượng công việc khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán của toàn công ty. Kế toán NVL có liên quan trực tiếp đến các phần hành kế toán khác đặc biệt là phần hành kế toán chi phí và tính giá thành và liên quan đến báo cáo tài chính cuối kỳ. Do đó, hạch toán tốt NVL sẽ cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin cho quản lý. Tổ chức quản lý và hạch toán NVL tốt cũng góp phần ngăn ngừa các hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc làm thất thoát vật liệu trong quá trình sử dụng. Đồng thời, nó cũng góp phần giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý việc cung cấp và dự trữ NVL. Như vậy, kế toán NVL có ảnh hưởng đến quyết định của ban giám đốc và nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty 3.3. Các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội Việc hòan thiện công tác kế toán NVL phải được tiến hành dựa trên các nguyên tắc sau: - Hạch toán kế toán phải dựa trên các quy định ban hành của Bộ Tài Chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng và tuân theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Cụ thể như sau; + Kế toán NVL được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc bao gồm chi phí thu mua, chi phí gia công, chi phí trực tiếp khác trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. + Kế toán NVL phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt số lượng và hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng chủng loại, quy cách vật tư theo từng địa điểm quản lý và sử dụng. Kế toán phải đảm bảo sự trùng khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật, giữa thực tế và số kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp, giữa số lượng trên thẻ kho với số lượng trên sổ kế toán. + Đến cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL) phải được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng. - Kế toán NVL phải dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ thực tế tại Công ty. Việc hoàn thiện kế toán NVL cũng phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của ban giảm đốc. - Kế toán NVL phải đảm bảo yêu cầu hội nhập với các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. 3.4. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội Từ những hạn chế đã nêu ra ở trên, em xin đưa ra một số ‎ ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội. 1. Đối với vật tư nhận gia công, công ty nên sử dụng TK 002-vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. - Khi nhập kho vật tư, kế toán ghi đơn NỢ TK 002: giá trị vật tư nhận gia công. - Khi xuất thành phẩm gửi cho khách hàng, kế toán ghi đơn CÓ TK 002: Giá trị NVL trong số thành phẩm gửi cho khách hàng. Điều này giúp cho việc hạch toán được đúng theo chế độ kế toán hiện hành, hơn nữa lại đảm bảo quản l‎ý tốt hơn NVL tại công ty, có thể phân biệt rõ tài sản của công ty, với tài sản giữ hộ bên giao gia công cho công ty. 2. Công ty nên đưa chi phí vận chuyển NVL chính vào chi phí NVL trực tiếp bởi giá trị NVL nhập kho bao gồm cả chi phí vận chuyển và được tập hợp trên tài khỏan 621 (chi tiết). Chi phí vận chuyển của NVL của đơn đặt hàng nào thì phân bổ cho từng mã sản phẩm của đơn đặt hàng đó, tránh tình trạng những sản phẩm thuộc đơn đặt hàng có chi phí vận chuyển thấp ngang bằng với những sản phẩm thuộc đơn đặt hàng có chi phí vận chuyển cao. Tổng CP vận chuyển cần phân bổ của đơn đặt hàng A Cụ thể: Hệ số phân bổ = Tổng tiền lương sản phẩm của đơn đặt hàng A Tổng tiền lương sản phẩm của mã sản phẩm i Chi phí vận chuyển phân bổ cho mã sản phẩm i thuộc đơn đặt hàng A x Hệ số phân bổ = Sau khi phân bổ cho các mã sản phẩm kế toán cộng tương ứng với chi phí vật liệu phụ của các mã sản phẩm đó. Lúc này, chi phí NVL trực tiếp tính vào giá thành gồm cả chi phí vật liệu phụ do công ty mua hộ khách hàng (để thực hiện đơn đặt hàng gia công của khách hàng) và chi phí vận chuyển NVL chính do khách hàng gửi đến. Việc phân bổ chí phí vận chuyển NVL theo tiền lương sản phẩm của đơn đặt hàng vì: Với mỗi đơn đặt hàng công ty nhận gia công thì chi phí gia công bao gồm chi phí NVL phụ, chi phí tiền lương, các chi phí sản xuất chung khác (như khấu hao, chi phí mua ngoài...). Còn công ty không hạch toán chi phí NVL chính vào giá thành sản phẩm gia công, chi phí NVL do bên giao gia công hạch toán, công ty chỉ có trách nhiệm quản l‎ý và sản xuất theo định mực quy định trong hợp đồng gia công. Chi phí NVL phụ thường chiếm tỷ lệ nhỏ trong chi phí gia công sản phẩm của công ty. Chính vì vậy căn cứ theo tiền lương để phân bổ là hợp l‎ý nhất. Tiền lương sản xuất mỗi đơn đặt hàng và mỗi một mã sản phẩm đều do công ty quản l‎ý, tính toán để hạch toán vào chi phí gia công, nên số liệu tin cậy và chính xác. Hơn thế, Công ty có chính sách theo dõi, tập hợp chi phí nhân công cho từng đơn đặt hàng và từng mã sản phẩm của đơn đặt hàng nên rất dễ dàng có được thông tin về tiền lương của từng mã sản phẩm và của cả đơn đặt hàng. Ví du: Khi công ty thực hiện vận chuyển số NVL của hợp đồng gia công áo Jacket cho hãng Full Tide, chi phí vận chuyển bốc dỡ số NVL từ cảng về kho của công ty được tập hợp trong tháng 1/2006 là: 62 327 461 đồng; tổng số tiền lương sản phẩm của đơn đặt hàng này tập hợp trên các bảng phân bổ lương là: 168 304 800 đồng; chi phí NVL phụ của mã sản phẩm 210T là: 1 910 502 đồng. Khi đó, tổng tiền lương sản phẩm của mã sản phẩm 210T là: 12 466 185 đồng. 62 327 461 Chi phí vận chuyển phân bổ cho mã sản phẩm 210T: x 12 466 185 168 304 800 = 4 616 539 Như vậy, tổng chi phí NVL trực tiếp của mã sản phẩm 210T (chi phí gia công-không kể chi phí NVL chính của sản phẩm do bên đặt hàng gửi đến) là: 1 910 502 + 4 616 539 = 6 527 041 3. Hiện nay việc sử dụng hình thức Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL đã không còn phù hợp với chế độ kế toán hiện nay. Hơn thế nữa, hiện nay hình thức Sổ số dư tại công ty cũng không tuân thủ theo đúng trình tự ghi và mẫu sổ của hình thức này mà bản chất nội dung của sổ chi tiết NVL tại công ty hiện nay lại ghi theo hình thức ghi thẻ song song. Do đó, công ty nên thống nhất chuyển sang sử dụng hình thức ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Hình thức này lại rất phù hợp với việc thực hiện công tác kế toán trên máy. Phương pháp ghi thẻ song song này có ưu điểm nổi bật là quản l‎ý chặt chẽ từng nhóm, loại NVL, ghi đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót. Em xin nêu ra quy trình ghi chép và hạch toán luân chuyển chứng từ như sau: Tại kho: Thủ kho vẫn dùng phiếu theo dõi xuất, nhập NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và phiếu theo dõi xuất, nhập NVL. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn trên phiếu theo dõi xuất, nhập NVL. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cho từng thứ NVL theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn để đối chiếu: + Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Số liệu trên sổ kế tóan chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Công ty có thể giữ nguyên các bảng kê nhập kho (biểu số 4) và bảng kê xuất kho (biểu số 5) như hiện nay của công ty với mục đích và vai trò như sổ kế toán chi tiết trong phương pháp ghi Thẻ song song. Như vậy, theo đặc điểm của công ty thì phương pháp này tỏ ra phù hợp hơn. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO Thẻ kho PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết BẢNG TỔNG HỢP N-X-T Sổ kế toán tổng hợp 4. Để có thể cung cấp được những thông tin có tính cập nhật nhất với tình hình thị trường cho các nhà quản l‎ý về NVL xuất kho trong kỳ thì công ty nên ưu tiên sử dụng phương pháp đích danh để để tính giá NVL xuất kho trong kỳ. Tức là, khi xuất loại NVL nào thì giá xuất của NVL đó chính là giá thực tế nhập của NVL đó trong kỳ. Tuy nhiên với số lượng NVL của công ty hiện nay rất nhiều, lại phong phú về chủng loại và quy cách phẩm chất, giá cả mỗi lần nhập cũng không thống nhất, hệ thống kho tàng để lưu trữ NVL chưa đáp ứng đủ yêu cầu để quản l‎ý giá NVL xuất kho theo phương pháp đích danh. Do đó, tại thời điểm hiện tại công ty nên sử dụng phương pháp bình quân liên hoàn hay bình quân di động để tính giá NVL xuất kho trong kỳ. Sau đó sẽ có kế hoạch cải tiến công tác quản l‎ý NVL tại công ty cũng như hệ thống kho tàng để có thể áp dụng phương pháp giá đích danh cho NVL xuất kho trong kỳ. Phương pháp bình quân liên hoàn sẽ xác định được giá vốn thực thế của NVL xuất kho hàng ngày và cung cấp thông tin một cách kịp thời nhanh chóng, phù hợp hơn với tình hình giá cả trên thị trường. Phương pháp này có cách tính khá phức tạp, nhưng với việc sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán tại công ty thì đây không còn là một nhược điểm nữa. Phần mềm kế toán máy có thể tính toán và phân bổ chi phí NVL xuất kho ngay mà không cần phải chờ đến cuối tháng, cũng không yêu cầu kế tóan NVL phải tính giá bình quân liên hoàn cho từng lần xuất. Khi nhận được các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành phân loại từng loại phiếu và sắp xếp theo trình tự ngày chứng từ, sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Trong quá trình nhập phiếu xuất, khi nhập xong một phiếu xuất thì máy tính đã tự động tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho tại thời điểm xuất. Máy tính tự hạch toán giá vốn xuất kho cho phiếu xuất đó. Cách tính cụ thể của phương pháp này được dựa trên nguyên tắc như sau: Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn = Số lượng vật tư nhập lần n + Trị giá thực tế vật tư nhập lần n Số lượng vật tư tồn trước lần nhập n + Trị giá thực tế vật tư tồn trước lần nhập n Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn Số lượng NVL xuất kho trong kỳ + Trị giá thực tế NVL xuất kho = Ví dụ: Công ty trong tháng 2/2006 có tình hình nhập xuất vải của hãng Full Tide như sau: Ngày Tình hình nhập xuất NVL Số lượng (m) Đơn giá Số tiền 01/02/2006 05/02/2006 12/02/2006 13/02/2006 15/02/2006 19/02/2006 29/02/2006 Tồn đầu kỳ Xuất Nhập Xuất Xuất Nhập Xuất 19 200 18 300 29 900 10 557 14 500 30 100 17 100 25 100 25 005 24 385 481 920 000 747 649 500 733 988 500 - Trị giá NVL xuất kho ngày 05/02/2006 là: 18 300 * 25 100 = 45 933 000 (đ) - Đơn giá xuất ngày 13/02/2006 là: 25 007,78 (đ) 900 * 25 100 + 29 900 * 25 005 = 900 + 29 900 ---> Trị giá xuất ngày 13/02/2006: 10 557 * 25 007,78 = 264 007 133, 46 (đ) ---> Trị giá xuất ngày 15/02/2006: 14 500 * 25 007,78 = 362 612 810 (đ) - Đơn giá xuất ngày 29/02/2006: 5 743 * 25 007,78 + 30 100 * 24 385 24 484,79 (đ) = 5 743 + 30 100 ---> Trị giá xuất ngày29/02/2006: 17 100 * 24 484,79 = 418 689 909 (đ) - Trị giá vốn thực tế của vải của hãng Full Tide xuất vào tháng 02/2006: 45 933 000+264 007 133, 46+362 612 810+418 689 909 = 1 045 309 852,46 - Trị giá vốn thực tế của vải tồn kho: 918 248 147,54 (đ) Phương pháp tính giá này tuy có công thức tính khá phức tạp xong khi áp dụng vào phần mềm kế toán máy thì sẽ không những không làm tăng khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho quản l‎ý NVL được chặt chẽ hơn, tạo điều kiện cho việc đánh giá NVL theo giá vốn thực tế được chính xác. Do đó công ty nên sử dụng phương pháp tính giá này vào thời điểm hiện tại sẽ chính xác và hiệu quả sẽ cao hơn. 5. Việc phân loại NVL khoa học hợp l‎ý sẽ giúp cho công tác quản l‎ý và sử dụng NVL thuận lợi hơn và hiệu quả hơn. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản l‎ý và hạch toán NVL được chính xác thì NVL của công ty cần được phân loại chi tiết hơn. NVL tại công ty có thể được phân thành các loại: NVL chính, NVL phụ, Nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Phế liệu và NVL khác. Khi đó TK 152 được mở chi tiết thành 06 TK cấp II như sau: TK 152.1 – NVL chính: Các loại vải, bông, mút... TK 152.2 – NVL phụ: Chi may, cúc áo, khóa áo, lông viền. TK 152.3 – Nhiên liệu: Xăng, dầu, ... TK 152.4 – Phụ tùng thay thế: Các loại đế chân vịt, dao dùng cho máy may, các loại kim may... TK 152.5 – Phế liệu thu hồi: Bông rối, vải vụn, mút thừa... TK 152.6 – NVL khác: Thùng các tông, túi PE... Do công ty sử dụng phần mềm để hạch toán kế toán nên không cần phải xây dựng sổ danh điểm riêng vì trong hệ thống quản l‎ý của phần mền có Danh mục hàng hóa vật tư trong đó mỗi loại NVL được gán cho một mã duy nhất không trùng lặp và quản l‎ý các thông tin liên quan đến NVL như: Mã vật tư, tên gọi NVL, quy cách, đơn vị tính, đơn giá... Do đó danh mục vật tư này có vai trò hòan tòan tương tự với sổ doanh điểm vật tư, đồng thời có thể thường xuyên cập nhật và xửa đổi khi có thêm NVL mới, khi thay đổi các thông số liên quan đến NVL cũ... 6. Việc trích lập dự phòng là cần thiết đối với công ty cổ phần May 40 Hà Nội vì NVL của công ty thay đổi rất thường xuyên theo các đơn đặt hàng, việc sản xuất của công ty chủ yếu là gia công hàng xuất khẩu do đó tình hình sản xuất cũng như tình hình NVL rất dễ bị tác động bởi các yếu tố kinh tế, chính trị trong và ngòai nước. Chính vì vậy trong một chu kỳ sản xuất, NVL của công ty có rất nhiều khả năng thay đổi về giá cả theo sự biến động của giá thị trường. Do đó việc lập dự phòng với công ty cổ phần May 40 Hà Nội là cần thiết. Việc trích lập dự phòng đem lại cho công ty những lợi ích như sau: + Về mặt kinh tế: khi lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho thì giá thực tế NVL của doanh nghiệp được phản ánh chính xác hơn. + Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá NVL tồn kho. Trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL. Để lập dự phòng thì NVL phải có đặc điểm sau: NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị ghi sổ. NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp Có các bằng chứng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho. - x = Giá gốc của loại NVL tồn kho thứ i Số lượng của loại NVL tồn kho thứ i Số dự phòng giảm giá NVL tồn kho được xác định như sau: GTT có thể thực hiện được của loại NVL tồn kho thứ i Số dự phòng giảm giá được lập cho loại NVL tồn kho thứ i KẾT LUẬN Qua thời gian nghiên cứu chế độ kế toán Việt Nam về công tác kế toán NVL và quá trình thực tập tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội, em đã lĩnh hội được thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm về công tác kế toán. Làm công việc kế toán ngoài những kiếm thức chuyên môn còn đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm thực tế, do đó thời gian thực tập vừa qua đã bổ sung cho em rất nhiều kinh nghiêm cần thiết cho công việc sau này và đã giúp em có thể củng cố được những kiến thức đã được học ở trường của mình. Qua quá trình tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty cổ phần May 40 Hà Nội nói riêng, em đã nhận thấy tầm quan trọng của NVL và công tác quản l‎ý NVL tại các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là với một doanh nghiệp may mặc. NVL trong công ty cổ phần May 40 Hà Nội chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu đông, chủng loại NVL nhiều, đa dạng, phong phú…Các loại NVL thường xuyên thay đổi theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy Kế toán với vai trò là một bộ phận tham gia vào quá trình quản l‎ý NVL trong công ty có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về NVL cho ban quản trị doanh nghiệp, từ đó có thề đề ra các biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm hiệu quả NVL góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội” em đã tìm hiểu những vấn đề chung về công tác kế toán NVL tại các doanh nghiệp sản xuất cũng như quá trình tổ chức hạch toán kế toàn NVL trong công ty cổ phần May 40 Hà Nội từ đó em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ‎ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán kế toán NVL tại công ty cổ phần May 40 Hà Nội. Do kiến thức còn hạn chế nên Chuyên đề thực tập này của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ‎ý của các thầy cô, bạn bè, các anh chị trong phòng kế toán công ty cổ phần May 40 Hà Nội cùng những ai quan tâm đến vấn đề này. Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà nội, ngày........tháng.......năm........ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà nội, ngày........tháng.......năm.........