Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội

86 Tổng phát sinh có: 18 245 155 022 Số dư nợ cuối : 32 228 668 711 Ngày …tháng …năm Người ghi sổ Kế toán trưởng: (Ký ,họ tên) (Ký ,họ tên) Biểu số 2.26: Công ty dệt may hà nội Sổ chi tiết vật tư Kho: KHX- Kho Bông xơ Vật tư: Bông Tây Phi cấp 1 TK: 1521H11 ĐVT: Kg Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Tồn đầu: 166 277,27 32 897 301 627,9 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị .... .... .... 30/12 44/12 Nhà máy Sợi Sản xuất sợi 621H1 19 970 8 504,5 169 834 865 ... .... ... .... ... ... Tổng 258 149,25 5 056 111 210,5 181 713,26 3 592 471 150,2 Tồn cuối: 242 713,26 4 800 625 569,54 “Sổ chi tiết thanh toán với người bán”- Sổ dùng để theo dõi quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu và quá trình thanh toán của công ty với người bán. Sổ này được mở để theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp. Tuỳ thuộc từng nghiệp vụ kinh tế mà mỗi nhà cung cấp sẽ được mở riêng một sổ. Cơ sở dữ liệu và phương pháp lập bảng: + Căn cứ vào số liệu trong phân hệ kế toán “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng”. .Khi lên báo cáo chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu ở cả phân hệ và đưa ra bảng số liệu. Dựa vào công nợ với người bán được theo dõi chặt chẽ nên cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo cáo công nợ phải trả/ Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản” ta sẽ có được số dư cuối tháng và có kế hoạch thanh toán phù hợp. Số dư sẽ được tính như sau: Số dư cuối tháng= Số dư đầu tháng + Số dư cuối tháng-Số tiền đã thanh toán. Ví dụ: Số nợ còn phải trả cho nhà cung cấp Công ty TNHH cửu Long ( Biểu số 2. _Trang 91) 4 274 538 007+1 449 606 109 - 1 508 286 311–500 000 000 = 36 423 856 805đ Biểu số 2.27 Công ty dệt may hà nội Bảng kê phiếu nhập Từ ngày: 01/02/2005 đến ngày :31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số … 18/12 20/12 PN 011345 PN 06740 Cty TNHH TM Cửu Long-CT041 KBX Nhập bông 331H 011TP1-Bông Tây Phi cấp 1 Kg 011TP1-Bông Tây Phi cấp 2 Kg 37 838,78 37 838,76 19 502,3 19 492,2 737 942 092 737 560 678 Cộng 75 677,54 1 475 502 770 28/02 PN 03 Nhà máy Sợi –NM 007 Nhập lại bông 014-Bông F1 154H11 Kg 014-Bông F1 154H11 Kg 013- Bông rơi chải kỹ 154H11 Kg 011TP1-Bông Tây phi cấp 1 154H11 Kg 011B4-Bông thối tiết kiệm 154H11 Kg 5 356 11 152 19 499 100 169 9 000 9 000 13 000 20 000 10 000 48 204 000 100 368 000 253 487 000 2 000 000 1 690 000 Cộng 36 276 405 749 000 Tổng cộng 1 851 725 34 612 927 325 Ngày …tháng …năm 2005 Người lập biểu Biểu số 2.28: Công ty dệt may hà nội Bảng tổng hợp nhập Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị … 2 011BR Bông Brazil cấp 2 Kg … 11 011TP1 Bông Tây Phi cấp 1 Kg 37938,78 739 942 092 … 17 013 Bông rơi chải kỹ Kg 189 868,20 2 429 313 936 18 014 Bông F1 Kg 19 698,80 181 931 813 Tổng 1 851 724,60 34 612 982 325 Ngày …tháng …năm… Kế toán trưởng Ngưòi lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với vật liệu xuất kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT (Bán nguyên vật liệu) kế toán nguyên vật liệu cập nhật số liệu trong phân hệ “Kế toán bán hàng “. Còn phiếu xuất kho nội bộ như xuất cho sản xuất, xuất chuyển kho thì cập nhật trong phân hệ “Kế toán vật tư tồn kho –Phiếu xuất kho “.Sau đó, chương trình phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào sổ chi tiết vật liệu (Biểu số 2.25), Bảng kê phiếu xuất (Biểu số 2.29), Bảng tổng hợp xuất (Biểu số 2.30) Biểu số 2.29 Công ty dệt may hà nội Bảng kê phiếu xuất Từ ngày :01/12/2005 đến ngày: 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 28/027 PN 04/12 Nhà máy Sợi –NM 007 Sản xuất sợi 015-Bông Mỹ cấp 2 154H11 Kg 019-Bông Nga 1 154H11 Kg 011TP1-Bông Tây phi cấp 1 154H11 Kg 13 176,3 122 202,7 8 504,5 19 970 19 970 19 970 263 130 711 2 44 038 7919 16 983 4865 Cộng 143 883,5 2 873 353 495 ... ... Tổng cộng 1 851 725 34 612 927 325 Ngày …tháng …năm Người lập biểu (Ký,họ tên) Biểu số 2.30 Công ty dệt may hà nội Bảng tổng hợp xuất kho Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị … 2 011BR Bông Brazil cấp 2 Kg 2 557,7 49 065 075 … 11 011TP1 Bông Tây Phi cấp 1 - 122 202,7 2 440 387 919 … 17 013 Bông rơi chải kỹ - 50 898,9 653 858 111 18 014 Bông F1 - 18 171,2 170 525 880 Tổng 898 275,66 18 278 028 623 Ngày …tháng …năm 2005 Kế toán trưởng Ngưòi lập biểu (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Việc công ty lập ra các bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng. Định kỳ 6 tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu, số liệu trên bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu và bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu được đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn, Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2 … được in theo tháng. Sơ đồ 2.8: Trình tự hạch toán chi tiết NVL tại công ty dệt may hà nội Bảng tổng hợp nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê xuất Bảng tổng hợp N-X-T Bảng tổng hợp xuất Kế toán tổng hợp vật liệu Chứng từ gốc Bảng kê nhập Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng :Đối chiếu kiểm tra 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Là một doanh nghiệp sản xuất, khối lượng vật liệu lớn, đa dạng về chủng loại, biến động thường xuyên nhưng công ty vẫn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hoạch toán tăng giảm nguyên vật liệu. Theo phương pháp này có thể theo dõi chặt chẽ, chính xác tình hình tăng giảm, giảm nguyên vật liệu. Mọi sự biến động của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế…đều được phản ánh trên tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 1, cấp 3, cấp 4, cấp 5 để theo dõi theo từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu. + TK 1521: nguyên vật liệu chính.(Bông,xơ) - TK 1521D: NVL chính Hà Đông - TK 1521D1: NVL chính Hà đông – Giá mua - TK 1521D2: NVL chính Hà Đông – Chi phí mua - TK 1521H: NVL chính Hà Nội - TK 1521H1: NVL chính Hà Nội – Giá mua - TK 1521H2: NVL chính Hà Nội – Chi phí mua - TK 1521V: NVL chính Vinh - TK 1521V1: NVL chính Vinh- Giá mua - TK 1521V2: NVL chính Vinh- Chi phí mua Các tài khoản cấp 4, cấp 5 của hai TK 1522H, TK 1522V, TK 1522T được chi tiết tương tự TK 1522D. + TK 1523: Nhiên liệu - TK 1523D: Nhiên liệu Hà Đông - TK 1523H: Nhiên liệu Hà Nội - TK 1523V: Nhiên liệu Vinh - TK 1523T: Nhiên liệu Siêu thị + TK 1524: Phụ tùng sửa chữa .... +TK 1527: Phế liệu .... Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK133, TK 141, TK331, TK 621, TK 627… Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường và NKCT số 6. Cùng với hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu vào cuối tháng. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán có thể phản ánh được giá trị thực của nguyên vật liệu tồn trong kho. Căn cứ vào phân hệ “Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ Chi tiết tồn kho nhập xuất tồn” ta sẽ có thông tin số liệu “ Bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu chính” Biểu số 2.31 Công ty dệt may hà nội Bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu chính Tháng 12 năm 2005 STT Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Đơn giá Số lượng Giá trị Đơn giá Số lượng Giá trị Đơn giá Số lượng Giá trị Đơn giá Số lượng Giá trị 1 Sợi Ne 20/1 PE 29,5 472 000 29,5 472 000 2 Xơ NANLON 204,8 3 761 207 0 0 100,5 104,3 1 860 038 ... .... .... ... ... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 17 Xơ TARILIN 130,2 1 860 038 130,2 1 860 038 18 Bông Brazil cấp 2 166 243,11 3 225 055 019 258149,25 5 227 116 821 187 712,26 3 610 734 443 2 426 791 4 841 437 397 19 Sợi các loại 7,4 37 000 7,4 37 000 20 Bông F1 120 60 000 120 60 000 Cộng 3 429 461 321 5 514 037 721 4 063 082 410 4880416632 Có có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.Vật liệu nhập kho của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các nguồn sau: Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Tại công ty Dệt may Hà Nội không phát sinh nghiệp vụ hạch toán nguyên vật liệu trong trường hợp hoá đơn chưa về mà nguyên vật liệu đã về hoặc ngược lại hoá đơn đã về mà hàng chưa về. Còn lại, Công ty hạch toán nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho theo các trường hợp sau : Mua nguyên vật liệu nhập kho thanh toán bằng tiền mặt: Nghiệp vụ này ít xảy ra, phần lớn nó chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại vật liệu rẻ, ít, của nhà cung cấp mới hoặc thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ liên quan kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT cập nhật số liệu vào phân hệ “Kế toán công nợ phải trả- Giao dịch – Hoá đơn mua hàng”. Đồng thời kế toán kiểm tra tiền mặt cũng căn cứ vào Phiếu chi để vào số liệu trên phân hệ kế toán “Kế toán tiền mặt, ngân hàng– Giao dịch– Phiếu chi tiền mặt”. Từ đó số liệu sẽ tự động được đưa lên NKCT số 1, sau đó là sổ cái TK 152. Cuối kỳ, sổ tổng cộng trên NKCT số 1 chính là phần ghi nợ TK 152 / Có TK 111 trên Bảng kê 3 và Sổ cái TK 152. Biểu số 2.32: Công ty Dệt may hà nội Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111-Tiền mặt Tháng 12/2005 STT Ngày … …… 133H 141 1521H1 1521H2 Tổng 1 25/12 ... 131 970 20 200 000 167 470 262 2 02/12 50 000 000 280 731 184 … 32 025 682 19/12 62 842 653 628 426 527 691 269 180 … Tổng cộng 17 371 878 437 234 000 628 426 527 52 225 682 17 474 515 481 Lập, ngày ...tháng …năm… Kế toán trưởng (Ký ,họ tên) Mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng Khi mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu chứng từ mua hàng hoá nhập kho, kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ cào giấy báo nợ của ngân hàng (hoặc uỷ nhiệm chi) và Hoá đơn GTGT để cập nhật số liệu vào các phần hành liên quan “Tiền mặt –Ngân hàng / Giấy báo Nợ của ngân hàng “. Dữ liệu sẽ đưa lên NKCT số 2 và vào sổ cái TK 152. Cuối kỳ, khoá sổ NKCT số 2, số liệu tổng cộng chính là phần ghi nợ TK 152/ Có TK112) trên Bảng kê số 3. Trong tháng 12/2005 tại công ty Dệt may Hà Nội không phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng chỉ phát sinh nghiệp vụ thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. Số liệu được lên như (Biểu số 18). Biểu số 2.33 công ty dệt may hà nội Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 02 năm 2005 Ngày … 141H 1521H1 1521H2 … 01/02 138 908 000 02/02 16 403 091 … 04/02 110 914 269 … 18/02 46 207 102 … 22/02 17 319 000 … 24/02 1 143 272 … 28/02 169 539 789 Tổng 63 526 102 436 908 422 Lập, ngày …tháng …năm… Kế toán trưởng (Ký ,họ tên) Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán : Để hoạch toán nghiệp vụ này, Công ty phải sử dụng Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán căn cứ vàp hoá đơn mua nguyên vật liệu của người bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết TK 331) trên phân hệ “Kế toán công nợ phải trả /Giao dịch /Hoá đơn mua hàng “. Số liệu từ đây sẽ đưa vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng, để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ đối với tất cả các nhà cùng cấp nguyên vật liệu, mỗi dòng trên NKCT số 5 theo dõi một nhà cung cấp. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5, số liệu tổng hợp được đưa lên bảng kê số 3 (phần ghi Nợ TK 152/ Có TK 331) Ví dụ : Ngày 02/12/2005 Công ty mua nguyên vật liệu của công ty TNHH TM Cửu Long HĐ GTGT số 013345 được đưa vào Sổ chi tiết TK 331(Biểu số 2.34) và NKCT số 5(Biểu số 2.35) Biểu số 2.34 Công ty dệt may hà nội Sổ chi tiết Tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu: 331 Đối tượng thanh toán: Công ty TNHH Cửu Long T12/Năm 2005 Chứng từ nhập Chứng từ thanh toán Diễn giải TK đối ứng Phần nhập hàng Phần thanh toán S N S N Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế VAT Tổng tiền TK 111 TK 112 TK khác Dư đầu kỳ Tháng 01/2005 ............ Tháng 12/2005 1 18/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 37 838,76 19 502,28 737 942 092 73 794 209 811 736 301 2 18/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 605,04 21 243 97 824 865 9 782 487 107 607 352 3 18/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 492,8 21 243 95 440 550 9 544 055 140 984 605 4 23/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 554,3 21 243 96 746 995 9 674 700 106 421 695 5 31/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 531,3 21 243 96 58 406 9 625 841 105 884 247 6 31/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 536,3 21 243 96 364 621 9 636 462 106 001 83 7 31/12 Nhập bông Tây Phi cấp 1 1521 4 577,8 21 243 97 246 205 9 724 621 106 970 826 837 25/12 Thanh toán phiếu nhập 4/5 1111 103372261 859 31/12 Thanh toán P1 phiếu 2/5 1111 1476914050 869 25/12 Thanh toán P1 phiếu 7/4 3111 5000000 Cộng phát sinh 1317 823 734 131 782 373 1 49 606 109 1580286311 5000000 Dư cuối kỳ 3 643 857 805 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.35 Công ty dệt may hà nội Nhật ký – chứng từ số 5 Ghi có TK 331-Phải trả người bán Tháng 12/2005 STT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 331, Ghi có các Tk liên quan Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1331 ... Cộng có 331 1111 3111 131 ... Cộng nợ 331 Nợ Có 1 TNHH Cửu Long 4 274 538 1 317 823 131 782 1 449 606 1 580 286 500 000 2 080 286 3 643 857 ... .... 15 TNHH SaMi 44 250 44 250 ... Cộng 117 985 10 208 555 7 007 406 2 335 714 5 606 342 9 087 973 372 075 8 382 078 Dư cuối tháng 12 10 090 570 80 110 003 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.36 Công ty dệt may hà nội Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12/2005 Có TK152 Nợ TK ... TK 152 Tổng cộng TK 1521 TK 1522 TK 1523 TK 152 TK 153 TK 632 282 384 000 20 166 356 122 500 302 672 856 0 TK6216 2 875 362 865 44 484 154 0 2 919 847 019 0 TK 6271 0 1 219 434 0 1 219 434 0 TK 138 737 560 678 24 686 670 0 762 247 348 0 TK 1544 0 25 000 0 25 000 0 TK 641 0 1 339 250 0 1339 250 0 TK 642 0 5 250 882 0 5250 882 0 ... ... ... ... ... ... Tổng 4 063 082 410 126 107 236 1 364 929 4 190 554 575 0 Ngày ... tháng ... năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.37 Công ty dệt may hà nội Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2005 STT Chỉ tiêu TK đối ứng TK 152 TK 153 Tổng cộng TK 1521 TK 1522 TK !523 TK 152 TK 153 1 I.Số dư đầu tháng 3 429 461 321 1 588 304 849 1 639 930 399 221 5 019 406 100 399 221 2 II.Phát sinh trong tháng 5 514 037 721 111 784 731 1 740 482 4 627 562 934 0 3 Từ NKCT số 1(Ghi Có TK 111) 111 0 0 0 0 4 Từ NKCT số 2(Ghi Có TK 112) 112 0 0 0 0 5 Từ NKCT số 10(Ghi Có TK 141) 141 2 129 100 0 0 2 129 100 6 Từ NKCT số 4(Ghi Có TK 311) 311 0 0 0 0 7 Từ NKCT số 1(Ghi Có TK 111) 331 5 504 778 121 83 607 632 0 5 588 385 753 8 (Ghi Có TK 154) 154 60 000 439 065 1 636 482 2 135 547 9 (Ghi Có TK 138) 138 0 27 738 034 0 27 738 034 10 (Ghi Có TK 642) 642 7 070 500 0 100 000 7 171 500 11 (Ghi Có TK 1421) 1421 0 0 4 000 4 000 12 (Ghi Có TK 241) 241 0 0 0 0 13 III.Cộng dư đầu và phát sinh trong tháng 8 943 499 042 1 700 089 580 3 380 412 399 221 10 646 969 034 399 221 14 IV.Xuất dùng trong tháng 4 063 082 410 126 107 236 1 364 929 0 4 190 554 575 0 15 V.Tồn kho cuối tháng 4 880 406 632 1 573 982 344 2 015 483 399 221 6 456 414 459 399 221 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.38 Công ty dệt may hà nội Sổ cái Tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có 4 126 606 669 Ghi Nợ TK 152, Ghi có TK liên quan Tháng 1 .... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 - NKCT số 1 0 TK 112 - NKCT số 2 0 TK 141 - NKCT số 10 2 129 100 TK 311 – NKCT số 4 0 TK 331 – NKCT số 5 5 588 385 753 TK 154 2 135 547 TK 642 7 170 500 TK 138 27 738 034 TK 1421 4 000 Cộng số phát sinh Nợ 5 627 562 934 Cộng số phát sinh Có – NKCT số 7 4 190 554 575 Số Dư Nợ 6 456 414 459 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối cùng là Sổ Cái TK 152.Đây là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong năm. Sơ đồ2.9: Trỡnh tự ghi sổ Nguyờn vật liệu Chứng từ gốc NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 Sổ chi tiết TK 331 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê 4, 5, 6 Bảng kế số 3 NKCT số 7 NKCT số 4, 5, 6 Số cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chương III Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may hà nội Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy một trong những yếu tố làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm được điều này thì các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác kế toán. Đây thực sự là một nhu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. 3.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Ngày nay công cuộc cách mạng khoa học công nghệ và nền sản xuất xã hội càng ngày càng phát triển. Nền kinh tế được mở rộng cả về chiều rộng lẫn bề sâu. Các ngành nghề ngày càng được đa dạng hoá. Từ những yêu cầu như vậy nên đòi hỏi một cơ chế quản lý phải thường xuyên đổi mới nhằm hoàn thiện với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đồng thời cũng là công cụ đắc lực của Nhà nước trong việc quản lý, chỉ đạo nền kinh tế quốc dân. Cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ quản lý doanh nghiệp, kế toán ngày càng trở nên quan trọng và phải đổi mới cho phù hợp với những thay đổi của nền kinh tế. Nhà nước ta đã nhạy bén trong sự thay đổi của thị trường trong cũng như ngoài nước nên các thông tư về kế toán được Bộ Tài Chính liên tục bổ sung và sửa đổi. Đến nay, ngày 20 tháng 3 năm 2006 đã có quyết định mới nhất về ban hành chế độ Kế toán doanh nghiệp. “Chế độ kế toán doanh nghiệp “ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong nước. Quyết định 15/2006/ BTC bao gồm 4 phần : hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán và chế độ sổ sách. Các chế độ mới này đưa ra nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán trong tình hình mới, phù hợp các chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Kế toán nguyên vật liệu cũng không phải là một ngoại lệ. Nó cần phải được đổi mới và hoàn thiện. Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt thì quá trình cung cấp nguyên vật liêụ sẽ hợp lý, kịp thời và đồng bộ sẽ kiểm tra, giám sát được quá trình sử dụng nguyên vật liệu theo định mức nhằm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao lãng phí. Từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển. Ngược lại nếu công tác kế toán nguyên vật liệu chưa hợp lý, chậm đổi mới sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình áp dung vào thực tế ở từng doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. 3.2.Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Sau hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Dệt may Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được nhiều thành tựu, trở thành lá cờ đầu của ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, Công ty Dệt may Hà Nội có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hoạch toán nói chung cũng không ngừng hoàn thiện về mọi mặt để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. 3.2.1.Những ưu điểm trong công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các loại vải công nghiệp chất lượng cao. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác quản lý vật liệu là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc thì sự đứng vững và phát triển của công ty Dệt may Hà Nội là một cố gắng thật đáng ghi nhận. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã góp phần quan trọng vào sự thành công đó. Để có được những thành công đó Công ty đã tổ chức tốt công tác tổ chức cũng như quản lý. Cụ thể như sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, ở các nhà máy không tổ chức bộ máy kế toán chỉ bố trí nhân viên hạch toán thống kê hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi nhà máy, phục vụ yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật tư … định kỳ chuyển các chứng từ và báo cáo đó về phòng kế toán tài chính công ty. Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời đầy đủ chính xác. Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc nghành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của Công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững trên thị trường hàng chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường, nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm cho mình những bước đi mới. Hiện nay, công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ bảo quản. Công ty có đội ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cân đong đo đếm, phòng cháy chữa cháy…đáp ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty. Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu qủa. + Đối với khâu thu mua vật liệu: công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được thị trường giá cả, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu về tới công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại hoặc giảm giá vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm. Vì thế nên chất lượng của vật liệu tồn kho luôn được đảm bảo. Từ đó sẽ tránh đựoc vật liệu bị hư hỏng hoặc mất mát gây gián đoạn cho sản xuất kinh doanh. + Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học bảo quản hợp lý tính năng, công dụng từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng cao tránh cho nguyên liệu như bông xơ vải bị ẩm hư mốc, thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. + Đối với khâu sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó vật liệu được sử dụng đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét duyệt, bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt mất mát lãng phí nguyên vật liệu. Đây là một cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. *Về việc phân loại nguyên vật liệu : Việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội là khá chi tiết. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu với sự đa dạng về chất lượng và quy cách, phẩm chất, chủng loại NVL…nên công ty đã chi tiết nguyên vật liệu tới cấp 5 theo công dụng, chức năng và yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Việc chi tiết như vậy giúp cho việc theo dõi vật liệu được dễ dàng, chặt chẽ, chính xác ngay cả về số lượng và giá trị. Về công tác kế toán: +Hệ thống chứng từ: Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập xuất kho nguyên vật liệu. Các thủ tục nhập xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. Nguyên vật liệu nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở kế hoạch đề ra. +Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu. Phương pháp này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về mặt số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song một cách nhất quán trong niên độ kế toán đã được đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho.Điều này có tác dụng lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý của công ty. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý thuận lợi cho công tác hạch toán của công ty. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện với việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. +Tính giá nguyên vật liệu: Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ theo nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ làm phù hợp với lao động kế toán máy. Về việc áp dụng kế toán máy ở công ty: Phòng kế toán với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu vì công việc của kế toán nguyên vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính được giá nguyên vật liệu xuất kho do khối lượng công việc hàng ngày cũng không ít, các nghiệp vụ do mật đọ nhập xuất ngày càng dày đặc. So với trước khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của kế toán được nâng cao rõ rệt. Qua việc phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo thủ tục chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sủ dụng. 3.2.2.Những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Bên cạnh ưu điểm trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dệt May Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần được hoàn thiện và khắc phục như sau: Về đánh giá nguyên vậtliệu: Giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên phiếu nhập kho không bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà toàn bộ chi phí vận chuyển phát sinh được phân bổ hết cho nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Như vậy, nếu trong tháng số chi phí vận chuyển tăng cao thì vô tình đã đẩy chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng lên. Vì vậy việc xác định đúng chi phí nguyên vật liệu xuất dùng có ảnh hưởng rất lớn tới quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Từ đó dẫn đến tính giá thành sản phẩm không chính xác. +Công ty hiện đang sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liẹu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Dây là một doanh nghiệp sản xuất với nguồn nguyên vật liệu đầu vào sản xuẩt rất đa dạng phong phú và nhiều chủng loại. Khi sử dụng phương pháp này đã làm cho công việc của kế toán nguyên vật liệu trở nên cồng kềnh, tốn nhiều công sức và công việc dồn một lúc đến cuối tháng dễ làm trì trệ ảnh hưởng các công tác kế toán liên quan. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Để hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song-đây là phương pháp kế toán chi tiết, đơn giản nhất. Đơn giản đối với kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và những người liên quan. Nhưng một doanh nghiệp lớn với nguồn nguyên vật liệu đa dạng như công ty Dệt may Hà Nội thì phương pháp này không đựoc phù hợp. Bởi vì số lượng nhập xuất tồn diễn ra nhiều dạng đa chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của nguyên vật liệu nên việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất vật liệu mất nhiều công sức hơn . Về việc sử dụng tài khoản : +Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi đường không được phản ánh trên sổ kế toán do công ty không sử dụng TK 151 _hàng mua đang đi đường. Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho công ty mới ghi sổ. Như vậy không phản ánh được số nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của công ty. +Đối với trường hợp giữ hộ người bán. Hiện nay công ty đang hạch toán vào tài khoản 138(8) là chưa đúng theo quy định và chưa thể hiện rõ số nguyên vật liệu trong kho đang giữ hộ người bán. +Trường hợp nhập kho do phát hiện thừa khi kiểm kê. Công ty đang hạch toán bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp –TK 642 là không chính xác. Công ty nên hạch toán vào tài khoản ghi giảm giá vốn thì hợp lý hơn. Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Nguồn nguyên vật liệu hiện nay công ty đang sử dụng chính và chủ yếu là bông ngoại nhập. Giá của các lọai nguyên vật liệu này luôn có sự biến động do phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới. Chính vì thế nên việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đối với công ty là cần thiết. Đây là một giải pháp trong việc phòng ngừa và giảm bớt thiệt hại có thể gây ra ảnh hưởng xấu tới hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Trên cơ sở nghiên cứu từ lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế ở Công ty Dệt May Hà Nội về công tác kế toán nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tai công ty. Kiến nghị 1: Đánh giá nguyên vật liệu +Nguyên vật liệu nhập kho: Nếu như giá nhập kho nguyên vật liêụ không chính xác sẽ ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo phản ánh đúng gái thực tế nguyên vật liêu nhập kho trong tháng. Theo nguyên tắc, kế toán sẽ tính cả chi phí thu mua vân chuyển và giá trị nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua thực tế - CKTM,giảm giá ,bớt giá … Theo cách tính giá nguyên vật liệu đầu vào như trên, chi phí vận chuyển sẽ phân bổ tương ứng với số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Từ đó làm cho việc tính toán và xác định giá thành sản phẩm được chính xác và sát thực tế hơn. Ví dụ: Theo hoá đơn số 005574 ngày 23 tháng 12, Công ty Dệt may Hà Nội đã thu mua bông rơi chải kỹ của Công ty TNHH Cửu Long. Trong đó: -Khối lượng thực tế bông mua vào là 13 507,2 kg; đơn giá 13 182đ/1kg.Thành tiền: 13 507,2 x 13 182 = 178 051 910đ. -Chi phí vận chuyển bốc dỡ công ty đã thanh toán bằng tiền tạm ứng: 812 900đ -Giá thực tế nhập kho của bông rơi chải kỹ là: 178 051 910 + 812 900 = 178 864 810đ +Nguyên vật liệu xuất kho: Theo phương pháp tính giá như đã trình bày để đơn giản thì Công ty hịên nay đang áp dụng, giá vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không. Giá thực tế và hạch toán chỉ khác nhau khi có thêm các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính. Trong điều kiện hiện nay thì việc cung cấp thông tin kế toán về chi phí sản xuất trong đó chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng. Nó giúp cho ban lãnh đạo đưa ra các phương hướng trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh đúng đắn nhất. Do vậy để đảm bảo cho công tác kế toán kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ và kịp thời chính xác Công ty nên áp dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.theo đúng như quy định của Bộ Tài Chính.Theo như cách tính bây giò công ty đang áp dung sẽ không thể chính xác vì chi phí vận chuyển có ảnh hưởng không nhỏ trong việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu và tính giá thành cho sản phẩm Theo nguyên tắc muốn có giá hạch toán thì trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán cần xác định giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng. Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán cảu nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho thành giá thực tế. Công việc tính giá hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành trên bảng kế 3. (Trong thực tế Bảng kê 3 Công ty đang áp dụng chưa theo mẫu quy định của bộ Tài Chính ban hành). Quá trình thực hiện trong thực tế diễn ra như sau: Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ x Hệ số giá Công ty có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước để làm giá hạch toán. Ví dụ: Đơn giá 1 Kg bông được xác định: Hệ số giá = 3225055019 = 19400đ 166243,11 Quá trình tính giá được thực hiện lần lượt theo các bước: Tồn đầu kỳ: 3 225 055 019đ Nhập trong kỳ: 258 149,25Kg x 19400đ/1kg = 5 008 095 450đ Xuất trong kỳ: 181 713,26Kg x 19400đ/1kg = 3 525 237 244đ Cuối tháng căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn nhập trong kỳ theo giá hạch toán và giá thực tế tính ra hệ số giá( hay là hệ số chênh lệch): 3 225 055 019 + 5 227 116 821 Hệ số giá = = 1,027 3 225 055 019 + 5 008 095 450 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng: 1.207 x 3 525 237 244 = 3 620 418 650đ Ta có thể thấy rằng phương pháp tính theo giá thực tế đã cập nhật được số liệu kịp thời đặc biệt là với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên liên tục như ở Công ty Dệt May Hà Nội. Kiến nghị 2: Thực hiện quy trình ghi sổ và đối chiếu số liệu theo đúng quy đinh của Bộ Tài Chính đối với hình thức ghi sổ Nhật ký – chứng từ. Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho qua trình kiểm tra hoạt động tài chính cũng như cho cục Thuế. Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ. Đây là một hình thức ghi sổ phù hợp với những hoạt động kế toán của Công ty hiện nay. Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 đã có những quyết định ban hành “ Chế độ kế toán doanh nghiệp “áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp Quyết định này thay thế cho QĐ1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp” và các thông tư hướng dẫn khác.Có thể nói đây là những thông tin mới nhất hay cũng là sự quan tâm của cấp lãnh đạo với sự biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước. Muốn nắm bắt kịp thời Công ty nên có những áp dụng và thay đổi cho Công ty mình để nhằm đưa Công ty lên một vị thế mới. Cụ thể là nên áp dụng đúng quy trình ghi chép cũng như đối chiếu số liệu theo hình thức sổ NKCT theo một số nguyên tắc cơ bản sau:( Trích dẫn QĐ 15/2006/QĐ-BTC) “Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ : (1). Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan. Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký - Chứng từ cú liờn quan. Đối với cỏc Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc Bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2). Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cỏi. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.” TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra Đặc biệt đối với Công ty Dửt May Hà Nội đang thực hiện công việc ké toán trên máy vi tính nên sẽ chú ý với những thay đổi để kịp thời nắm bắt thông tin và có những thay đổi hợp lý. Sau đây là trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh (1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. (2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay. Biểu số 05 TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị MÁY VI TÍNH Ghi chỳ: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Kiến nghị 3: Sử dụng tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tài Chính: Việc sử dụng sai tài khoản hoặc định khoản kế toán làm sai đã dẫn đến các khoản mục chi phí trong đod có chi phí nguyên vật liệu bị phản ánh không đung sẽ tính sai chi phí sản xuất và xác định giá thành sản phẩm sai. + Theo QĐ Bộ Tài Chính khi phát hiện nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn doanh nghiệp phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Nếu doanh nghiệp giữ hộ người bán số thừa kế toán ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa Ghi Có TK 002. Theo dõi trường hợp NVL thừa so với hoá đơn, nhân giữ hộ theo phiếu nhập kho số 4/5 ngày 25/11.kế toán ghi sổ theo bút toán : Nợ TK 1521 : 737 560 678 Có TK 1388: 737 560 678 Là sai quy định và cần sử đổi cho phù hợp chế độ hiện hành.Theo đó kế toán phải phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản Ghi Nợ TK 002: 737 560 678. Sau đó căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ như đã nêu trên. +Đối với trưưòng hợp nguyên vật liệu thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê theo đúng quy định thì phải hạch toán vào TK 632-Giá vốn hàng bán. Trong thực tế kế toán Công ty hạch toán vào TK 642-Chi phí QLDN. Vì vậy đối với trường hợp nhập dôi theo phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 kế toán ghi như sau: Nợ TK 1521: 7070 500 Có TK 632: 7 070 500 Kiến nghị 4: Sử dụng giá tạm tính cho NVL mua về chưa có hoá đơn. Việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán do không phải ghi chép nhiều lần phiếu nhập xuất và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy đối với trường hợp NVL mua về chưa có hoá đơn kế toán không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Nguyên vật liệu chưa có hoá đơn ”(Đơn giá trong phiếu nhập kho lấy từ báo giá hoặc hợp đồng thả thuận giữa hai bên. néu trong tháng có hoá đơn thì ghi bình thường nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152: Có Tk 331: *Ví dụ: Ngày 28/12 Công ty nhập kho số Bông Tây Phi cấp 1 của Công ty TNHH Cửu Long nhưng chưa nhận được hoá đơn. Căn cứ Giấy báo do người bán chuyển đến viết phiếu nhập kho 61/12. Nội dung như sau: Số lượng: 35 600Kg Đơn giá: 19 498đ/Kg Cuối tháng hoá đơn chưa về nên kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 1521: 427 200 Có TK : 427 200 Kiến nghị 5: Mở thêm tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường. Hiện tại Công ty không sử dụng TK 151 để phản ánh hàng đang đi đường chưa về nhập kho. Như vậy sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế của nguyên vật iệu mà công ty đang sở hữu. Trên TK 152-Nguyên vật liệu, chỉ phản ánh số liệu nguyên vật liêu trong kho đã được thực nhập. Trong khi do quá trình hoạt động có những hàng mua đã thanh toán nhưng vẫn chưa về nhập kho …Trong những truờng hợp như thế công ty sẽ phải sử dụng đến TK 151. Tránh tình trạng khi nhận được hàng thì số liệu mới được ghi chép. Kiến nghị 6: Trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Theo qui luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá nguyên vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, đã ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định tỷ gía hối đoái thất thường mà chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Việc lập dự phòng sẽ mang lại những lợi ích sau đây: +Về mặt kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho mà giá thực tế nguyên vật liệu của doanh nghiệp được phản nhá chính xác hơn. +Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Xuất phát từ những lợi ích nói trên chúng ta có thể thấy được sự cần thiết của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Trích lập dự phòng ở thời điểm khoá sổ kế toán dể lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có những đặc diểm sau: -NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc (giá trị ghi sổ). -NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp. -Có các bằng chứng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho. Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế hoạch = Luợng NVL tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo x Giá hoạch toán trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại 31/12 Ví dụ:Vào ngày 31/12 sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL và chuẩn bị khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính năm. Kế toán kiểm tra phát hiện: Giá gốc của Bông Tay Phi Cấp 1: 21 243đ/Kg Trong đod giá trị thực tế có thể thực hiện được là: 20 500đ/Kg. Giả sử tồn kho cuối năm của Bông Tây Phi cấp 1: 6 679 Kg. Như vậy, khảon dự phòng cần lập là: 6 679 x (21 243-20 500)= 4 962 479. kế toán ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 632 : 4 962 497 Có TK 159: 4 962 497 Dể thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý số NVl cần lập dự phòng kế toán có thể lập bảng đánh giá NVL cần lập dự phòng theo mẫu: Bảng đánh giá nguyên vật liệu phải lập dự phòng Loại nguyên vật liệu Số lượng tại ngày kiểm kê Giá gốc nguyên vật liệu GTT có thể thực hiện được Chênh lệch Số phải trích lập dự phòng A 1 2 3 4=3-2 5=1x4 Bông Tây Phi cấp 1 6 679 21 243 20 500 743 4 962 497 Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Các biện pháp đề xuất được nêu ra nhằm mục đích khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với thực tế Công ty. Từ đó góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực và có hiệu quả. kết luận Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế về mặt vi mô và vĩ mô. Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần hướng tới đó là tối đa hoá lợi nhuận. Tối đa hoá lợi nhuận đồng nghĩa với việc tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý triệt để, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, nêu cao tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong quá trình tạo ra sản phẩm, với tư cách là chi phí nó chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như tổng giá thành của sản phẩm. Vì vậy, muốn giảm chi phí tăng lợi nhuận, kế toán cần phải quản lý chặt chẽ và hợp lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, nhập, xuất dùng nguyên vật liệu cho đến khâu kiểm tra, kiểm soát tình hình bảo quản vật liệu. Công ty Dệt may Hà Nội đã nhanh chóng tổ chức chỉ đạo chặt chẽ từ việc bố trí nhân viên kế toán có đủ năng lực, trình độ đến việc áp dụng nghiêm túc đúng qui định các phương pháp hạch toán kế toán của Nhà nước ban hành. Sau thời gian thực tập, ngiên cứu tại Công ty Dệt May Hà Nội kết hợp những kiến thức đã học dược ở trường. Em đã từng bước tìm hiểu, xem xét phần hành thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty. Từ đó so sách giữa lý luận và thực tiễn để rút ra những bài học bổ ích phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn sau khi ra trường. Do thời gian và kinh nghiêm thực tế còn có hạn nên luận văn tốt nghiệp của em không thể đề cập được hết mọi vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy với mong muốn hoàn thiện hơn nữa bản luận văn này em rất mong được ssự góp ý bổ sung của các thầy cô giáo để bài luận văn của em có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận lẫn thực tiễn. Qua đây em xin chân thành được gửi lời cảm ơn tới Th.S- Nguyễn Quốc Cẩn, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các cô chú phòng Kế toán của Công ty Dệt May Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ,tháng 06 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Linh Danh mục tài liệu tham khảo “Danh mục hệ thống tài khoản kế toán” – Nhà xuất bản tài chính 2002. “Vận dụng chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán doanh nghiệp” của PGS.TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2004. “Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính” – tái bản lần 6 của PGS.TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2003. “Hướng dẫn thực hành kế toán trên sổ kế toán” của Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh – Nhà xuất bản Thống kê 2000. “Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất” của TS. Đặng Thị Loan – Nhà xuất bản Giáo dục 2001. “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán” – xuất bản lần 1, nhà xuất bản Tài chính. Danh mục các từ viết tắt NVL : Nguyên vật liệu TK : Tài khoản GTGT : Giá trị gia tăng KKĐK : Kiểm kê định kỳ KKTX : Kê khai thường xuyên VAT : Thuế giá trị gia tăng QĐ : Qui định BTC : Bộ Tài chính TSCĐ : Tài sản cố định Mục lục Trang