Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia Quang Trung

Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Cũng như nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh khác, bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bia Quang Trung được tổ chức theo hình thức chế độ một thủ trưởng, với mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người có trách nhiệm tổ chức điều hành mọi hoạt động của Xí nghiệp, là người chịu trách nhiệm trước Xí nghiệp cũng như việc bản toàn và phát triển vốn của Xí nghiệp. Để phụ giúp Giám đốc có các phó giám đốc, trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách các văn phòng, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp , đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà giám đốc giao cho. Các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo và điều hành của Giám đốc. Cụ thể là: - Phòng Tổ chức Hành chính: bao gồm các bộ phận: hành chính tổ chức, y tế, bảo vệ .... có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, bố trí, sắp xếp, tuyển chọn lao động, quản lý con dấu của Xí nghiệp, xét duyệt, bình bầu, khen thưởng thi đua, bảo vệ tài sản của Xí nghiệp . - Phòng Kế toán Tài chính: Theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp dưới hình thái tiền tệ, là công cụ quan trọng quản lý kinh tế, quản lý Xí nghiệp . Phòng ban này tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Xí nghiệp thông qua quản lý tình hình mua sắm, xuất nhập vật tư, thiết bị, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và kết quả ... để lập báo cáo kế toán kịp thời và chính xác. Ngoài ra, còn tham mưu cho Ban giám đốc trong vấn đề điều hành Xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. - Ngoài ra, Xí nghiệp còn có các phòng ban khác như: Phòng Kinh doanh, Phòng Bảo vệ, Xưởng sản xuất... Tổng số cán bộ và công nhân trong Xí nghiệp là 72 người, trong đó có 14 người thuộc bộ phận quản lý và 58 người thuộc bộ phận sản xuất. Để thực hiện công tác sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp bộ máy lãnh đạo, mô hình quản lý nhằm tránh sự chồng chéo, cồng kềnh làm giảm hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp . Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bia Quang Trung ban Giám đốc Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Bảo vệ Quầy bán lẻ Các đại lý Xưởng bia III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Xí nghiệp . Xí nghiệp có một phòng kế toán với 4 người chịu trách nhiệm ở các khâu khác nhau. - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của Xí nghiệp , và làm công việc kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế toán, đôn đốc, giám sát việc sử dụng vốn của Phòng Kinh doanh, phân tích, đánh giá thuyết minh số liệu của các báo cáo tài chính kế toán. - Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư, hàng hoá trong quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán. - Kế toán tiền lương - tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình tăng giảm tài sản cố định trong Xí nghiệp , tính toán phân bổ khấu hao hàng tháng, theo dõi ghi chép các nghiệp vụ về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, đồng thời tính tiền lương phù hợp cho từng công nhân viên. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng và ngân sách nhà nước, thực hiện chế độ báo cáo theo qui định. Với tình hình tổ chức công tác kế toán tập trung như trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp gọn nhẹ, đảm bảo tính thống nhất, đầy đủ và cung cấp kịp thời các thông tin, số liệu giúp Ban giám đốc trong việc quản lý tài chính, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp . Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán kho hàng Kế toán TL-TSCĐ Kế toán Thanh toán 2. Chứng từ và sổ kế toán: (Hệ thống sổ kế toán và chứng từ sổ kế toán). Trong xí nghiệp kế toán sử dụng chứng từ và sổ kế toán sau: + Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản (ghi theo hệ thống tài khoản) dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi một tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ và sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập . + Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết tương ứng với từng tài khoản cấp 1 cần mở chi tiết như sổ công nợ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ TSCĐ, sổ vật tư, sổ tổng hợp chi phí sản xuất, sổ tiền gửi NH. Hình thức kế toán áp dụng của xí nghiệp Xí nghiệp bia Quang Trung áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán là một năm (từ 01/01 đến 31/12) đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỉ giá công bố tại Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam. Để đảm bảo độ chính xác của thông tin kế toán, kịp thơì xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán , Xí nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào vào công tác kế toán. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ ngân hàng... Vào máy tính lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Đối chiếu số liệu giữa sổ cái và sổ chi tiết, cuối tháng cộng sổ rút sổ số dư, lên bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính theo qui định. Trình tự hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết NVL Chứng từ gốc Cập nhật trên máy tính (Chứng từ ghi sổ) Sổ đăng ký chi tiết (Sổ đăng ký CT ghi sổ) Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng IV. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Sản phẩm của công ty là các loại bia ( bia hơi, bia chai Quang Trung), nguyên vật liệu của xí nghiệp như Malt, gạo tẻ, khí co2, đường... được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu ở đây, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm(70% trong giá thành). Sản xuất bia có tính chất thời vụ, lượng sản phẩm bia được tiêu thụ nhiều hơn vào mùa hè, mùa đông thì ít hơn. Do vậy mà việc mua nguyên vật liệu đầu vào cũng rất khó khăn, mà nguyên vật liệu cũng có theo mùa chính vì thế xí nghiệp phải dựa vào kinh nghiệm và số liệu điều tra phân tích về tình hình số lượng sản phẩm bán ra cũng như nguyên vật liệu để dự trữ đáp ứng kịp thời dây chuyền sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hôị. Từ những đặc điểm đã nêu trên của nguyên vật liệu cho thấy những khó khăn trong việc bảo quản nhập - xuất và hạch toán chi tiết vật liệu. Muốn quản lý một khối lượng chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ỏ tất cả các khâu. Có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho quá trình sản xuất tạo điều kiện cho xí nghiệp hoạt động được liên tục. 2. Phân loại nguyên vật liệu Xí nghiệp tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở hình thành nên thực thể sản phẩm. Do xí nghiệp sản xuất bia nên nguyên vật liệu chính rất đa dạng và phong phú, bao gồm: malt, cao, gạo tẻ, hoa viên, khí co2, đường. + Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song nó cũng có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ bao gồm: dầu lạnh, bột lọc... + Nhiên liệu: Than... + Phế liệu thu hồi: Ga CO2 thu hồi sau sản xuất bia + Công cụ, dụng cụ: nhãn mác, chụp chai, vỏ chai. Việc phân loại vật liệu như trên nói chung là phù hợp với các đặc điểm của vật liệu trong xí nghiệp. Nó có vai trò quan trọng trong kế toán vật liệu giúp kế toán vật liệu theo dõi, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ, loại vật liệu. Từ đó giúp kế toán và lãnh đạo quản lý vật liệu một cách khoa học, hợp lý và chặt chẽ. 3. Đánh giá vật liệu: Như chúng ta đã biết thước đo cơ bản và chủ yếu của kế toán là thước đo giá trị. Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh theo dõi giám đốc tài sản và mọi sự biến động của nó. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động ở TK152" NVL" theo chế độ kế toán hiện hành vật liệu được đánh giá theo giá thành thực tế của vật liệu nhập kho. Đối với vật liệu nhập kho Vật liệu chủ yếu dùng cho sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp bia Quang Trung được mua ngoài dưới hình thức: Giao nhận tại kho của xí nghiệp. Vì vậy trị giá vốn của nguyên vật liệu là giá mua đã được thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế. Nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu nhập từ nước ngoài như malt nên giá thực tế phải chịu thuế nhập khẩu. Với đặc điểm là nghành sản xuất bia cho nên phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ( bia chai 75%, bia hơi 50%) . Chính vì vậy giá ghi trên hoá đơn không tính thuế VAT. Nếu giao nhận tại kho của bên bán thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho còn bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ. Công thức: Giá thực tế vật liệu = nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn theo + giá thanh toán Thuế nhập + khẩu Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ Ví dụ : Xí nghiệp mua đường vàng Lạng Sơn ngày 25/10/2001 với số lượng 1000 kg, với giá 4100đ/1kg. Chi phí vận chuyển bốc dỡ: 120.000đ. Vậy trị giá nguyên vật liệu nhập kho là: 4100.000 + 120.000 = 4220.000 Đối với vật liệu xuất kho Khi xuất dùng vật liệu để sản xuất, xí nghiệp áp dụng theo phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu luân chuyển trong tháng. Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân gia quyền được tính bình quân cho cả số tồn đầu tháng và số nhập trong tháng. Xí nghiệp áp dụng công thức: Đơn giá bình quân = gia quyền Trị giá thực tế của VL tồn đầu kỳ + Trị giá của VL thực tế nhập trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Trị giá thực tế của VL xuất kho = Số lượng xuất kho ´ Đơn giá bình quân gia quyền 4. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp bia Quang Trung Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công việc hạch toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu ở xí nghiệp được áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra số liệu nhập - xuất - tồn kho vật liệu ở xí nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thường xuyên. Từ đó phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành sản xuất tại xí nghiệp được thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất. 4.1 Thủ tục nhập kho. Trong công tác kế toán nhập xuất vật liệu, xí nghiệp bia Quang Trung sử dụng các chứng từ hạch toán chi tiết vật liệu sau: Phiếu nhập kho( Mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho( Mẫu 02 - VT) Kế hoạch sản xuất Nguyên vật liệu của xí nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có loại mua ngoài, có loại mua từ cơ quan nhà nước. Đối với vật liệu mua với số lượng ít, điều kiện thu mua thuận lợi, nhu cầu không thường xuyên thì xí nghiệp không cần lập kế hoạch mua. Còn đối với loại nguyên vật liệu chính, mua nhiều, khối lượng thu mua lớn như gạo , malt thì hàng tháng kế toán tiến hành kiểm kê rồi báo cáo tình hình vật tư, nguyên vật liệu với lãnh đạo xí nghiệp để có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất. Khi vật liệu về đến kho, cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật xác định số lượng và chất lượng vật liệu có đúng mẫu mã, phẩm chất quy định không. Sau khi kiểm tra hàng đạt chất lượng, phòng kế toán tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ kho nhập kho vật liệu đó. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên : 1 liên giữ ở kho, 1 liên chuyển cho phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng làm thủ tục thanh toán (vì xí nghiệp mua nguyên vật liệu không trả tiền ngay) Biểu số 01: phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 09 tháng 10 năm 2001 Đơn vị sản xuất: Sản phẩm : Gạo tẻ Số lượng : 7200kg Chất lượng : Gạo trắng, không có sạn, khô, không lấm đất. Kết luận của kiểm nghiệm viên: Đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên Biểu số 02: Phiếu nhập kho Ngày 09 tháng 10 năm 2001 Nợ: 152 Có: 111 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn đức Toàn Theo hoá đơn số 029875 ngày 09 tháng 10 năm 2001 của đại lý gạo Nhập tại kho: XNCBKDLT- Bia Quang Trung STT Tên nhãn hiệu sản phẩm quy cách phẩm chất vật tư Mã Số đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Gạo tẻ kg 7.200 2.250 16.200.000 Cộng 16.200.000 Cộng thành tiền( bằng chữ): mười sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn Nhập ngày 09 tháng 10 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Thủ kho ( Nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của phân xưởng, sau khi có lệnh sản xuất phòng kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở kho, 1 liên chuyển cho phòng kế toán, 1 liên giao cho đối tượng sử dụng. Biểu số 03: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lâp - Tự do - Hạnh phúc XNCBKDLT Bia - Nước giải khát Quang Trung Số 05 Kế hoạch sản xuất Tháng 10 năm 2001 STT Ngày sản xuất số mẻ ghi chú 01 05-07 02 Bia hơi và sản xuất bia chai 02 08-07 02 Bia hơi 03 09-07 02 Bia hơi 04 ... ... 05 ... ... Ngày 02 tháng 10 năm 2001 Phó giám đốc Biểu số 04: XNCBKDLT Bia - Nước giải khát Quang Trung Phiếu xuất kho Số 32 Ngày 01 tháng 10 năm 2001 Nợ: 621 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Lê Hồng Quân,địa chỉ: bộ phận tổ nghiền Lý do xuất kho: Để sản xuất Xuất tại kho Ông Thả0 STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu thực xuất 01 Gạo tẻ BH kg 1.815 Cộng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( Nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở xí nghiệp bia Quang Trung Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Vật liệu sử dụng trong xí nghiệp đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết là rất quan trọng không thể thiếu được. Để đáp ứng yêu cầu trong công tác quản lý vật liệu, kế toán chi tiết vật liệu phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị. Hiện nay tại xí nghiệp kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song để theo doĩ hạch toán. Theo phương pháp này: * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh và ghi chép tình hình nhập xuất kho theo từng loại vật liệu riêng và để ghi theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ, loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho xếp từng loại, nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi, ghi chép và kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành sắp xếp chứng từ, cứ 10 ngày một lần chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho và kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu, kiểm tra tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Ví dụ: Trích số liệu thẻ kho tháng 10 năm 2001 Biểu số 14: Đơn vị: ........ Tên kho: ..... thẻ kho Mẫu 06 - VT Ngày lập thẻ: ........ Tờ....... Số.......... Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Gạo tẻ Đơn vị tính: kg Mã số: ....... STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Số lượng tồn đầu tháng 10/2001 4550 01/10/2001 06/10/2001 09/10/2001 11/10/2001 16/10/2001 16/10/2001 26/10/2001 29/10/2001 09/10/2001 16/10/2001 Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SXbia chai Xuất cho SX bia hơi Xuất cho SX bia hơi Nhập gạo tẻ Nhập gạo tẻ 7.200 12.590 1.815 1.815 660 2.640 1.815 680 2.805 1.155 Cộng 19.790 13.385 10.955 Kế toán trưởng Người lập biểu ( nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) * ở phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng loại vật tư, mỗi phiếu nhập kho được ghi thành 1 dòng trên sổ chi tiết vật tư. Trên sổ chi tiết vật tư có một cột tài khoản đối ứng, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, phiếu kiểm nghiệm vật tư và uỷ nhiệm chi để ghi vào cột tài khoản đối ứng và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết và chỉ vào sổ theo chỉ tiêu số lượng, đến cuối tháng mới tính đơn giá bình quân của cả tháng và nhân với số lượng xuất kho để tính ra giá trị thực tế xuất kho Mỗi loại vật tư kế toán mở một tờ sổ chi tiết riêng biệt để theo dõi, ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư cả về số lượng và giá trị. Sau khi vào sổ chi tiết cuối tháng tổng hợp lại để vào sổ luân chuyển tài khoản 152. Từ sổ chi tiết vật liệu lên bảng kê xuất vật liệu, trong đó chi tiết cho từng loại vật liệu( bảng kê ghi Có TK 152- Ghi Nợ các TK). Hàng tháng giữa kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu của kế toán cũng tương tự như thẻ kho của thủ kho, chỉ khác là sổ chi tiết vật liệu có thêm 2 cột đơn giá và thành tiền. Sơ đồ: Quy trình hạch toán chi tiết NVL ở xí nghiệp Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL Kế toán tổng hợp (2) (1) (3) (4) (5) (1) (2) Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Quan hệ đối chiếu 6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Xí nghiệp bia Quang Trung Do yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tổng hợp giá trị vật liệu nhập kho, tính toán xác định giá của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý kinh tế, phân tích hoạt động tài chính, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán mà kế toán chi tiết vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu này. Vì vậy phải tiến hành kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu để phản ánh tổng hợp tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, sổ tổng hợp kế toán. Đặc điểm hạch toán vật liệu của xí nghiệp là các nghiệp vụ về nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục với giá trị lớn, yêu cầu các thông tin kế toán phải chính xác, cập nhật. Tại xí nghiệp bia Quang Trung áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho việc hạch toán nguyên vật liệu. Theo phương pháp này kế toán có thể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể xác định chính xác được lượng nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Để tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản hạch toán theo hệ thống kê khai thường xuyên và các tài khoản có liên quan đến vật liệu. Cụ thể: TK 152: Nguyên vật liệu gía trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu ở xí nghiệp theo giá thực tế TK331: Thanh toán với người bán TK 621: CF NVL trực tiếp TK 621bh: CF NVL trực tiếp cho sản xuất bia hơi TK 621bc: CF NVL trực tiếp cho sản xuất bia chai Hình thức kế toán tổng hợp được áp dụng tại xí nghiệp là theo hình thức chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi sổ và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi sổ cái và các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái được sử dụng lâp " Bảng cân đối tài khoản" Sổ kế toán sử dụng: + Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ gốc có cùng nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh( Mẫu sổ SO1- SKT/DNN) + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian( Mẫu sổ SO2- SKT/DNN) + Sổ cái:( Mẫu SO3- SKT/DNN) Mẫu sổ này dùng cho các đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế quy định trong hệ thống tài khoản kế toán, nhằm kiểm tra giám đốc sự biến động của từng loại nhóm, nguồn vốn trong đơn vị. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Xí nghiệp bia Quang Trung chuyên sản xuất một mặt hàng là bia ( bia hơi, bia chai). Nguyên vật liệu chủ yếu là nhập từ nước ngoài như Malt, Hoa viên và các công ty lương thực lớn trong nước. Do đó mỗi lần nhập thì xí nghiệp nhập với số lượng lớn để đáp ứng kịp thời dây chuyền sản xuất. Với đặc điểm đó khi mua nguyên vật liệu nhập kho kế toán không hạch toán vào tài khoản 111: Tiền mặt, Tài khoản 112: TGNH mà thông qua tài khoản 331:Phải trả người bán. Có nghĩa là xí nghiệp sử dụng phương pháp trả dần thông qua tài khoản 331. Khi mua nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Ví dụ ngày 09/10/2001 mua gạo tẻ về nhập kho Nợ TK 152: 16.200.000 Có TK 331: 16.200.000 Số tiền này được ghi một dòng trên sổ chi tiết 331 Ngày 14/10/2001: Chi trả tiền mua than : (17002kg) Bằng TGNH Nợ TK 331: 9620670 Có TK 112: 9620670 Số tiền này được ghi một dòng trên sổ tài khoản chi tiết 331. Do xí nghiệp chuyên sản xuất một loại sản phẩm là bia cho nên chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ( bia chai 75%, bia hơi50%) nên nguyên vật liệu mua vào không được khấu trừ thuế VAT. Xí nghiệp bia Quang Trung sử dụng hệ thống máy vi tính để hạch toán do đó kế toán chỉ cần căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ nhập số liệu vào máy theo định khoản trên, cuối mỗi tháng khi kế toán thực hiện lệnh khoá sổ, chương trình phần mềm sẽ tự động tính toán luân chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Biểu số 05: Trích sổ đăng ký CTGS Xí nghiệp bia Q uang Trung Chứng từ ghi sổ số 8 Ngày 06 tháng 10 năm 2001 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 01 Chi trả tiền mua khí co2 331 111 3.375.000 02 Thu tiền bia 111 131 1.176.000 03 Thu tiền tạm ứng 111 141 2.000.000 04 Chi mua văn phòng phẩm 627 111 40.000 05 Thu tiền bia chai 111 131 2.289.600 06 Thu tiền bán lẻ 111 131 276.000 Kế toán trưởng lập chứng từ ( Nguồn số liệu do phòng kế toán kế toán cung cấp) Biểu số 06: Trích CTGS Xí nghiệp Bia Quang Trung Chứng từ ghi sổ Số 9 Từ 07/10/2001- 20/10/2001 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 01 Chi trả tiền mua Malt đợt 1 331 112 47.425.000 02 Chi phí tiền mua than bằng TGNH 331 112 9.620.670 03 Chi phí tiền mua Malt đợt 2 bằng TGNH 30.000.000 Cộng Kế toán trưởng Lập chứng từ ( Nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) 6.2 Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Trong công tác quản ký vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua quản lý và bảo quản , dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả về xuất dùng vật liệu, đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào sản phẩm chế tạo. Do vậy kế toán cần phải phản ánh và theo dõi được giá trị từng loại vật liệu, xuất dùng bao nhiêu cho đối tượng nào? cũng như đối tượng tập hợp chi phí. Bởi vì vật liệu còn xuất kho cho nhu cầu khác của doanh nghiệp như: Thuê ngoài gia công, nhượng bán, góp vốn tham gia liên doanh..... cho nên trong điều kiện kinh tế thị truờng các doanh nghiệp thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc của hạch toán kinh doanh, giá trị cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản phẩm và được tính vào giá thành sản phẩm. Thực tế ở xí nghiệp, xuất phát từ cách thức tổ chức sản xuất, đặc điểm quy mô công nghệ, yêu cầu và trình độ của công tác quản lý, tính giá thành sản phẩm.... đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở xí nghiệp là từng loại bia vì mỗi loại bia cần một lượng khác nhau. Ví Dụ: Định mức một mẻ bia cần( NVL) Malt Bia hơi 250kg/mẻ Bia chai 290kg/mẻ Gạo Bia hơi 150kg/mẻ Bia chai 175kg/mẻ Đường Bia hơi 60kg/mẻ Bia chai 60kg/mẻ Cao Bia hơi 0,2kg/mẻ Bia chai 0,2kg/mẻ Hoa viên Bia hơi 0,8kg/mẻ Bia chai 1,1kg/mẻ Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá thực tế vật liệu xuất dùng, kế toán tổng hợp phải được tiến hành trên cơ sở chứng từ xuất kho vật liệu : Phiếu xuất vật tư, hoá đơn bán hàng...... Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ kế toán xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, tính toán giá trị thực tế của từng loại vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng, theo từng loại vật liệu và lên bảng thống kê vật liệu trong tháng, là bảng kê ghi có TK 152- ghi nợ các TK liên quan, trong đó ghi nợ chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Kế toán chỉ ghi sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng, khi tính được trị giá vốn của vật liệu xuất kho, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 : 206.008.765 Có TK 152 : 206.008.765 ( Số liệu trên là CFNVL cho bia hơi, bia chai từ ngày 01/10/2001 đến ngày 31/10/2001) Biểu số 07: Xí nghiệp Bia Quang Trung bảng tổng hợp Chứng từ ghi sổ Ngày 10/10/2001 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 01 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 3.448.500 02 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 3.448.500 03 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 1.254.000 04 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 5.016.000 05 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 3.448.500 06 Xuất NVL sản xuất 621 bc 152 1.292.000 07 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 6.451.000 08 Xuất NVL sản xuất 621 bh 152 2.656.000 Kế toán trưởng Lập chứng từ ( Nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) Căn cứ vào phiếu xuất, phiếu nhập kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo như định khoản trên. Cuối tháng kế toán thực hiện lệnh khoá sổ, phần mềm kế toán tự động tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền cho vật liệu xuất dùng trong tháng và máy còn tự động hoá lên bảng kê tổng hợp ghi có TK 152, ghi nợ các TK khác cho từng loại nguyên vật liệu, chi tiết cho từng đối tượng sử dụng có sổ luân chuyển TK 152, từ sổ chi tiết, tổng hợp lại từng loại vật liệu để cho ra bảng in vật tư tồn kho. Từ bảng kê nhập xuất, lập chứmg từ ghi sổ để ghi sổ cái. Các chứng từ có liên quan đến việc nhập vật tư, kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm lưu giữ để cuối tháng tiến hành đối chiếu với bộ phận kho. Ví dụ: Sổ tài khoản chi tiết vật liệu được máy tổng hợp như sau từ ngày 01/10/2001 đến ngày 31/10/2001 Biểu số 8: Bảng tính trị giá vốn gạo xuất kho trong tháng 10/2001 Tên hàng: Gạo tẻ Số lượng tồn đầu kỳ: 4550 kg Thành tiền: 8.282.832 Từ ngày: 01/10/2001- Đến ngày: 31/10/2001 Ngày FS Chỉ tiêu N/Xuất S.Lượng Đơn giá Thành tiền 09/10/2001 16/10/2001 01/10/2001 06/10/2001 09/10/2001 11/10/2001 16/10/2001 16/10/2001 26/10/2001 29/10/2001 Gạo tẻ Gạo tẻ Tổng: Nhập CF NVL Bia hơi CF NVL Bia hơi CF NVL Bia hơi CF NVL Bia hơi CF NVL Bia hơi CF NVL Bia chai CF NVL Bia hơi CF NVL Bia hơi Tổng : Xuất nhập nhập Xuất Xuất Xuất Xuất Xuất Xuất Xuất Xuất 7,200 12.590 19.790 1.815 1.815 660 2.640 1.815 680 2.805 1.155 13.385 2.250 2.200 1.900 1.900 1.900 1.900 1.900 1.900 2.300 2.300 16.200.000 27.698.000 43.898.000 3.448.500 3.448.500 1.254.000 5.016.000 3.448.500 1.292.000 6.451.500 2.656.500 27.015.500 Số lượng tồn cuối kỳ: 10.955 kg Thành tiền: 25.165.332 Biểu số 12: sổ cái tài khoản 152 Tên tài khoản: nguyên vật liệu Từ ngày: 01/10/2001, đến ngày: 31/10/2001 TT Đối ứng Tên tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh có Số dư đầu kỳ 151.469.264 1 338 Phải trả, phải nộp khác 987.654 2 621 CF NVL trực tiếp 206.008.765 3 154 Chi phí SXKD dở dang 11.790.440 .. ... ..... ... Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ 347.423.650 206.008.765 292.884.149 Ngày 31 tháng 10 năm2001 Lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 13: Sổ cái tài khoản 621 tên tài khoản: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp từ ngày: 01/10/2001 đến ngày 31/10/2001 TT Đối ứng Tên tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh có 1 152 Nguyên vật liệu 206.008.765 2 154 Chi phí SXKD dở dang 206.008.765 Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ 206.008.765 206.008.765 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2001 lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc (Nguồn số liệu do phòng kế toán cung cấp) phần III một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung I. Những nhận xét đánh giá về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Những nhận xét đánh giá chung Năm 2001, là năm có nhiều diễn biến tích cực trong nền kinh tế của nước ta. Nền kinh tế có dấu hiệu phục hồi do đó tác động mạnh vào hầu hết các doanh nghiệp, làm cho thị trường sôi động hẳn lên. Sản phẩm của nghành hàng bia nước giải khát thêm phần cạnh tranh quyết liệt, các hãng bia lớn mở nhiều đợt quảng cáo tiếp thị, tài trợ với chi phí lớn. Đối với thị trường bia bình dân có nhiều cơ sở mới ra đời, nhiều cơ sở cũ đã đầu tư máy móc thiết bị tiên tiến, nâng cao công suất. Các cơ sở lớn trên địa bàn ra đời từ trước nên đã có thị trường ổn định. Các cơ sở bia tư nhân do trốn được thuế hay nộp thuế khoán nên hạ được giá bán dẫn tới nhiều bất lợi đối với các cơ sở bia của nhà nước. Với xí nghiệp bia Quang Trung cũng bị ảnh hưởng bởi tình hình cạnh tranh nêu trên. Tại thị trường bia Hà Đông nói riêng và thị trường bia Hà Tây nói chung do ra đời sau nên người tiêu dùng vẫn chưa quen với sản phẩm bia của xí nghiệp, nên sức tiêu thụ của sản phẩm còn rất chậm. Tại một số thị truờng truyền thống của xí nghiệp như Hoà Bình, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Hưng Yên.... do phải cạnh tranh với các hãng bia tư nhân nên nhiều đại lý lượng bán ra giảm đáng kể, một số đại lý chạy theo lợi nhuận sang bán bia khác hoặc chuyển kinh doanh mặt hàng khác, kéo theo sản lượng bán ra của xí nghiệp giảm sút. Máy móc của xí nghiệp đã có nhiều năm sử dụng nay đã xuống cấp nghiêm trọng, một số đã cũ nát không thể sử dụng được, số còn lại là công nghệ lạc hậu sử dụng tốn năng lượng, nhiên liệu, hiệu quả kinh tế không cao. Bên cạnh đó phần lớn cán bộ công nhân viên chưa qua đào tạo, đào tạo lại về nghiệp vụ chế biến kinh doanh thực phẩm nên ảnh hưởng đáng kể đến công tác sản xuất kinh doanh. Hiện nay xí nghiệp sử dụng 72 lao động, số lao động của thời bao cấp còn lại chiếm 50%, số còn lại là hợp đồng mới tận dụng, đa số là lao động phổ thông, trình độ, ý thức trách nhiệm, nhận thức về chế độ chính sách, hiểu biết về sản xuất kinh doanh không đồng đều, khó thống nhất. Do đó khi triển khai thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo xí nghiệp gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa do thiếu vốn lưu động nên xí nghiệp còn bị động trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, năm vừa qua do nỗ lực của toàn thể CBCNV, xí nghiệp đã đạt được những thành tựu đáng kể, góp phần tạo tiền đề cho sự phát triển và đứng vững trên thị trường bia ở nước ta hiện nay. Về sản xuất: - Đã cơ bản giữ được chất lượng bia hơi, bia chai theo tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm và được Sở Y tế Hà Tây cấp phép bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm. Sở LĐTBXH, Liên Đoàn LĐ, Công an tỉnh công nhận là cơ sở đạt tiêu chuẩn an toàn lao động, an toàn phòng chống cháy nổ, cơ sở xanh- sạch- đẹp. Đã tiến hành sửa chữa nâng cấp giếng nước ngậm, máy lạnh, sửa chữa sàn nấu bia, dây chuyền thu hồi khí CO2. - Lắp đặt xong dây chuyền sản xuất bia chai(hoạt động từ 02/03/2001) do bên đối tác chế tạo, lắp đặt máy chiết chai theo thiết kế kỹ thuật tiên tiến của Bỉ. - Đã tăng cường cán bộ kỹ thuật, chỉ đạo giám sát thực hiện đầy đủ công trình công nghệ từ đó giữ vững ổn định chất lượng sản phẩm. Đánh giá chung tình hình sản xuất trong năm qua đã đạt được một số tiến bộ như: sản phẩm làm ra chất lượng tương đối đồng đều, ổn định, giữ gìn vệ sinh an toàn thực phẩm, có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm nguyên vật liệu. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục như: Thùng lên men số 17 bị nước muối lẫn vào bia phải huỷ 1600 lít, hiện tượng công nhân bỏ ca trực, uống bia, chơi bài trong giờ làm việc, thực hiện trang phục bảo hộ lao động chưa đầy đủ. Về công tác kinh doanh tiêu thụ. - Trong năm qua đã củng cố giữ vững và mở thêm một số đại lý tại Hà Tây, Hoà Bình. Đến nay xí nghiệp đã có 67 đại lý tiêu thụ sản phẩm, trong đó tại Hà Tây có 19 đại lý, tại Hoà Bình có 44 đại lý, tại Hà Nội có 3 đại lý, tại Bắc Ninh có 1 đại lý. Hiện các đại lý đang sử dụng 51 thiết bị của xí nghiệp, còn lại là thiết bị của đại lý tự đầu tư. - Xí nghiệp đã tổ chức hội nghị khách hàng nhằm tìm ra biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ, làm cho mối quan hệ giữa khách hàng với xí nghiệp thêm gắn bó. Bên cạnh đó cũng đề ra nhiều chính sách nhằm khuyến khích các đại lý như miễn thu tiền khấu hao thiết bị, áp dụng chính sách chiết khấu bán hàng cả năm, giảm tiền thế chấp bom bia, sửa chữa nâng cấp các thiết bị bảo quản bia phục vụ đại lý. 2. Những nhận xét đánh giá cụ thể về công tác kế toán NVL Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả. Muốn đạt được điều đó, doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức đến kỹ thuật quản lý.... song một số những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đã thực hiện có hiệu quả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhằm tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng, chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp Bia Quang Trung, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, Em thấy kế toán vật liệu của xí nghiệp có những ưu điểm sau: - Nhìn chung xí nghiệp đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với số lượng lớn, chủng loại đa dạng. Xí nghiệp vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quy trình sản xuất không bị gián đoạn, cho thấy tinh thần trách nhiệm và nỗ lực của các phòng ban trong xí nghiệp đặc biệt là phòng kế toán là rất cao.Phòng kế toán trực tiếp tham gia tổ chức thu mua, quản lý vật liệu đã có nhiều cố gắng tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tìm những nguồn nguyên liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Xí nghiệp luôn đi sâu nghiên cứu, thăm dò thị trường, tìm ra thị trường tiêu thụ mới, nghiên cứu và tìm hiểu những yêu cầu cần thiết của thị trường để đưa ra sản phẩm chất lượng cao và giá thành hạ nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng của xã hội. - Hệ thống kho mà xí nghiệp tổ chức rất phù hợp với cách phân loại vật liệu mà xí nghiệp đã áp dụng. Việc phân chia thành 4 kho: Nguyên liệu, vật liệu, cơ khí và vật liệu phụ, kho bao bì, thành phẩm, giúp cho kế toán tiện hơn trong quá trình hạch toán, với đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên việc tổ chức bảo quản vật liệu được tiến hành khá tốt. Từ đó giúp cho lãnh đạo xí nghiệp nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời, chính xác. Xí nghiệp tổ chức công tác hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm vật liệu, quy trình công nghệ sản xuất và phù hợp với chế độ kế toán, việc theo dõi đối chiếu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành kịp thời, chính xác. Theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính nhìn chung xí nghiệp đã chấp hành chế độ về kế toán chi tiết nguyên vật liệu, thể hiện ở chỗ xí nghiệp đã sử dụng các loại chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng.... và các loại sổ như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán. Hàng tháng giữa kho và kế toán chi tiết vật liệu vẫn duy trì tốt công tác kiểm tra đối chiếu tình hình nhập xuất trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu theo chỉ tiêu về lượng để phát hiện kịp thời số chênh lệch, mất mát và có ý kiến đề xuất để lãnh đạo xử lý kịp thời các chứng từ nhập xuất vật liệu của xí nghiệp, ghi chép đầy đủ và bảo quản tốt không bị mất mát. - Về kế toán tổng hợp: Hoà nhập cùng với việc phát triển của công nghệ khoa học kỹ thuật và xu hướng tiến bộ trên toàn thế giới, xí nghiệp đã áp dụng công nghệ phần mềm kế toán. Công việc hạch toán vật liệu rất phức tạp bởi vì doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại, thứ vật liệu để sản xuất sản phẩm cho nên việc hạch toán vật liệu bằng tay khó có thể tránh khỏi những sai sót, khó có thể đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán. Vì vậy xí nghiệp đã sử dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán, giúp cho cán bộ kế toán giảm bớt những công việc kế toán như vào sổ chi tiết, sổ cái.... mà kế toán chỉ việc nhập số liệu từ chứng từ vào máy. Cuối tháng, cuối kỳ, cuối mỗi năm kế toán sử dụng lệnh khoá sổ phần mềm kế toán tự luân chuyển số liệu vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái... báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần mềm kế toán máy được xây dựng theo chế độ kế toán hiện hành. Việc sử dụng máy tính cho công tác kế toán , công việc nhập số liệu theo các chứng từ , phiếu nhập, phiếu xuất vào máy rất nhanh chóng, công việc không bị ứ đọng. Khi ban lãnh đạo cần những thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu thì số liệu đã có sẵn, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giữ và bảo quản được số liệu lâu dài, tiết kiệm được chi phí lao động, đáp ứng được đòi hỏi của công tác quản lý ngày một cao của nền kinh tế thị trường. ii. một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Bên cạnh những ưu điểm mà công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đã đạt được thì cũng còn có những tồn tại cần phải tiếp tục được hoàn thiện. Với góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. ý kiến về việc lập sổ danh điểm vật liệu Do doanh nghiệp chưa xây dựng được sổ danh điểm vật liệu nên mất rất nhiều thời gian trong việc đi tìm tên của vật liệu hoặc có khi ghi trùng lặp tên của vật liệu . Vì vậy để đảm bảo công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, để việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót thì xí nghiệp nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu chia từng loại, thứ, nhóm vật liệu. Mỗi loại, thứ, nhóm vật liệu sẽ được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu quy cách của vật liệu. Các ký hiệu đó gọi là các danh điểm của vật liệu. sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 152101 Gạo 15210101 Gạo tẻ kg 15210102 Gạo nếp kg Việc mã hoá các vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn, hạch toán sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý chỉ đạo sản xuất kinh doanh. 2. ý kiến về công tác tính giá vật liệu xuất kho Xí nghiệp kế toán chi tiết vật liệu theo giá thành thực tế và tính trị giá vốn vật liệu xuất kho theo phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu luân chuyển trong kỳ. Song trên thực tế xí nghiệp tính giá của vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền của tháng trước và tiến hành điều chỉnh vào các lần xuất cuối tháng cho phù hợp với giá bình quân gia quyền của tháng này. Trong điều kiện sử dụng máy vi tính như hiện nay, em xin đề xuất ý kiến là xí nghiệp nên tính trị giá vốn của vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền của hàng hiện có trước khi xuất hàng. Việc tính toán theo phương pháp này được tiến hành liên tục bằng các thuật toán nên máy có thể thực hiện được dễ dàng, có thể tính ngay được trị giá vốn cho từng lần xuất hàng. Ví dụ: Số lượng tồn đầu kỳ tháng 10 (cuối tháng 9) của gạo tẻ là: 4550kg, đơn giá 1820, thành tiền là 8.282.832. Ngày 09/10/2001 xí nghiệp nhập gạo tẻ với số lượng là 7200kg, đơn giá là 2.250, thành tiền là 16.200.000. Như vậy đơn giá bình quân của gạo tẻ hiện có trước khi xuất hàng (sau thời điểm nhập ngày 09/10/2001) sẽ là: (8.282.832 + 16.200.000)/ (4.550 + 7.200) =2.083 Việc tính đơn giá bình quân gia quyền của hàng hiện có trước khi xuất hàng sẽ giúp cho kế toán xác định được chính xác trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho và đáp ứng yêu cầu chính xác, kịp thời của công tác kế toán. 3. ý kiến về sử dụng tài khoản và tổ chức ghi chép kế toán Kế toán chi tiết cần phải xem xét rõ cách đánh giá vật liệu tồn kho để có thể ghi chép kế toán chi tiết vật liệu. Tại xí nghiệp giá vật liệu là giá ghi trên hoá đơn( bao gồm cả chi phí vận chuyển) Nhưng trên thực tế kế toán không thể phản ánh hết được toàn bộ chi phí thu mua vật liệu như tiền xăng dầu, tiền công tác phí... . Tại xí nghiệp những chi phí này được hạch toán vào tài khoản 641, 642, như vậy trên thực tế việc thực hiện nguyên tắc phản ánh vật liệu theo giá thành thực tế ( vật liệu là tài sản lưu động) là rất khó. theo em xí nghiệp nên kế toán chi tiết theo giá mua, chi phí mua được phản ánh riêng rồi cuối tháng phân bổ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho, như vậy việc phản ánh nguyên vật liệu theo giá thành thực tế được chính xác hơn. Ta có thể mở chi tiết TK 152 theo trị giá mua và theo chi phí thu mua. + TK 1521: Trị giá mua vật liệu + TK 1522: Chi phí mua vật liệu Cách tính giá trong trường hợp này được tính theo 3 bước: + Bước 1: Tính trị giá mua của vật liệu xuất kho cho từng mặt hàng, sau tổng hợp lại để tính được trị giá mua của toàn bộ vật liệu xuất kho. + Bước 2: Phân bổ chi phí mua hàng đã tập hợp được phân bổ cho vật liệu xuất kho trong kỳ và vật liệu tồn kho cuối kỳ tỷ lệ thuận với trị giá mua cuối tháng. Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = xuất kho trong kỳ chi phí phân bổ cho Chi phí mua hàng vật liệu tồn đầu kỳ + PS trong kỳ trị giá mua vật liệu Trị giá mua vật liệu xuất kho trong kỳ + tồn kho cuối kỳ Trị giá mua ´ vật liệu xuất kho trong kỳ + Bước 3: Tính trị giá vốn vật liệu xuất kho bằng cách cộng giá trị mua vật liệu xuất kho với chi phí mua hàng phân bổ cho vật liệu xuất kho. 4. ý kiến về việc xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu Để tăng cường hiệu lực quản lý nguyên vật liệu, xí nghiệp cần xây dựng các định mức hao hụt. Định mức này giúp cho xí nghiệp dễ dàng xác định được trách nhiệm vật chất của người mua hàng trong khâu thu mua, trách nhiệm của thủ kho trong khâu dự trữ bảo quản. Đối với những mặt hàng có hao hụt tự nhiên, xí nghiệp nên xác định tỷ lệ hao hụt được phép trong quá trình bảo quản vật liệu. Nếu tỷ lệ hao hụt mà nằm trong phạm vi định mức thì xí nghiệp được phép tính vào giá thành số hao hụt đó, còn nếu tỷ lệ hao hụt mà vượt định mức thì xí nghiệp chỉ được tính vào giá thành số hao hụt trong định mức, số còn thừa thì phải tự xủ lý. ý kiến về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường, những biến động về giá cả luôn xảy ra. Để hạn chế những rủi ro do sự biến động này gây ra, xí nghiệp cần có nguồn dự phòng để bù đắp sự giảm giá trị của nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là thực sự có ý nghĩa đối với xí nghiệp, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường, mà chủng loại vật liệu mua vào nhiều do yêu cầu sử dụng sản xuất.Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được lập theo các quy định chung. kết luận Để nắm được chính xác vốn kinh doanh của mình, doanh nghiệp phải nắm vững mọi bộ phận của vốn. Nguyên vật liệu - một bộ phận của hàng tồn kho là một trong các bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh. Mặt khác nguyên vật liệu là những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất sản phẩm. Vì vậy việc tổ chức hạch toán kế toán về nguyên vật liệu là một công việc tất yếu của công tác quản lý, nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả góp phần làm hạ giá thành, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. Sau thời gian thực tập tại xí nghiệp Bia Quang Trung, nắm bắt được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu , quản lý của xí nghiệp và các quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh, em đã mạnh dạn tìm hiểu và đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề " Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Bia Quang Trung" để thấy được những mặt mạnh cần phải phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu taị xí nghiệp. Tuy nhiên , do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, em mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô, các anh chị trong xí nghiệp Bia Quang Trung cho bản luận văn của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn: PGS.TS LÊ GIA Lục, cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị phòng kế toán xí nghiệp Bia Quang Trung đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I: Những vấn đề lý luận chung về vật liệu và kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết khách quan phải quản lý và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các DNSX 3 1. Khái niệm, đặc điểm và vị trí của NVL trong quá trình SXKD 3 2. Yêu cầu của việc quản lý NVL trong quá trình SXKD 4 3. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong DNSX 5 II. Phân loại, đánh giá NVL 7 1. Phân loại nguyên vật liệu 7 2. Đánh giá nguyên vật liệu 9 2.1. Tính giá vật liệu theo giá thành thực tế của vật liệu nhập kho 9 2.2. Tính trị giá vốn vật liệu xuất kho 10 III. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu trong các DNSX 14 1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên 15 2. Tài khoản kế toán sử dụng 15 3.Trình tự kế toán các trường hợp tăng NVL 16 4. Trình tự kế toán các trường hợp giảm NVL 19 IV. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong DNSX ( áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho) 23 Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu 23 Sổ chi tiết vật liệu 24 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu trong DNSX 24 3.1. Phương pháp thẻ song song 25 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 26 3.3. Phương pháp sổ số dư 28 Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Bia Quang Trung 31 i. Một số đặc điểm tình hình chung của xí nghiệp bia quang trung 31 1. Quá trình hình thành của xí nghiệp 31 2. Chức năng và nhiệm vụ của xí nghiệp 32 Quá trình phát triển của xí nghiệp 32 II. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý của Xí nghiệp 34 1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp 34 Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp 37 III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp 38 1. Đặc điểm tổ chức kế toán ở xí nghiệp 38 2. Chứng từ và sổ kế toán 40 3. Hình thức kế toán áp dụng của xí nghiệp 40 IV. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bia Quang Trung 41 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu tại xí nghiệp 41 2. Phân loại nguyên vật liệu 42 3. Đánh giá nguyên vật liệu 43 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Bia Quang Trung 44 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 47 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 51 Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bia Quang Trung 65 I. Những nhận xét đánh giá về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 64 1. Những nhận xét đánh giá chung 65 2. Những nhận xét đánh gía cụ thể về công tác kế toán nguyên vật liệu 67 II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 69 1. ý kiến về kế toán chi tiết nguyên vật liệu 69 2. ý kiến về công tác đánh giá 70 3. ý kiến về hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu 71 4. ý kiến về xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu 72 5. ý kiến về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 72 Kết luận 73 danh mục tài liệu tham khảo kế toán đại cương Chủ biên: PGS LÊ gia lục Nhà xuất bản giáo dục - 1997 kế toán doaNH nghiệp Chủ biên : TS nguyễn văn công Nhà xuất bản Tài chính ( Hà Nội -2000 ) hệ thống kế toán doanh nghiệp: Hướng dẫn về chứng từ kế toán Hướng dẫn về sổ kế toán Của: Vụ chế độ kế toán - Nhà xuất bản Tài chính một số luận văn khoá 3,4 một số taì LIệU KHáC Trường Đhdl phương đông Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoa tài chính - kế toán Độc lập - tự do - hạnh phúc bản nhận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên hướng dẫn Đề tài: hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung Giáo viên hướng dẫn : pgs.ts lê gia lục sinh viên thực hiện : vũ thị hạnh lớp : 543a mã số : 543023 nơi thục tập : xí nghiệp bia quang trung - hà đông - hà tây ý kiến nhận xét của giáo viên hướng dẫn điểm luận văn: Người nhận xét Trường Đhdl phương đông Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoa tài chính - kế toán Độc lập - tự do - hạnh phúc bản nhận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên phản biện Đề tài: hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung Giáo viên hướng dẫn : pgs.ts lê gia lục sinh viên thực hiện : vũ thị hạnh lớp : 543a mã số : 543023 nơi thục tập : xí nghiệp bia quang trung - hà đông - hà tây ý kiến nhận xét của giáo viên phản biện điểm phản biện: Người nhận xét xncbkd bia - ngk quang trung Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đường tô hiệu - hà đông - hà tây Độc lập - tự do - hạnh phúc bản nhận xét của đơn vị thực tập Đề tài: hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp bia quang trung