Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1

36.066.964. §èi víi vËt liÖu c«ng ty tù chÕ: Gi¸ vèn thùc tÕ cña = Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu + Chi phÝ chÕ biÕn (tiÒn l­¬ng vËt liÖu nhËp kho xuÊt kho chÕ biÕn c«ng nh©n trùc tiÕp, gi¸n tiÕp * * §èi víi vËt liÖu thu håi: Gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ ­íc tÝnh cã thÓ tiªu thô ®­îc trªn thÞ tr­êng. Ngoµi ra do c«ng ty sö dông nhiÒu chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau, viÖc nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc. V× vËy sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n hµng ngµy t×nh h×nh biÕn ®éng (nhËp, xuÊt) vËt liÖu lµ kh¸ phøc t¹p vµ tèn nhiÒu c«ng søc. Do vËy, ®Ó gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ngµy vµ ph¸t huy ®­îc vai trß cña kÕ to¸n trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng ty ®· sö dông gi¸ h¹ch to¸n phôc vô cho h¹ch to¸n chi tiÕt hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. Gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu lµ gi¸ do kÕ to¸n vËt liÖu tù qui ®Þnh vµ ®­îc sö dông æn ®Þnh trong thêi gian dµi. Gi¸ h¹ch to¸n ®­îc lÊy lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n mua ®Çu tiªn cña vËt liÖu ®ã trong n¨m (nÕu ®Çu n¨m vËt liÖu ®ã kh«ng cã tån kho). Trong tr­êng hîp vËt liÖu nµo ®ã ®Çu n¨m cã tån kho th× gi¸ h¹ch to¸n ®­îc sö dông trong n¨m vÉn chÝnh lµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu tån kho ®Çu n¨m. Gi¸ h¹ch to¸n ë c«ng ty th­êng ®­îc sö dông trong 2 niªn ®é kÕ to¸n. VÝ dô: Ngµy 1.1.2000 sè l­îng tån kho ®Çu n¨m trªn thÎ kho cña vËt liÖu “s¬n cÈm th¹ch” lµ 6kg víi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n lµ 23.000®/1kg. Do ®ã trong n¨m 2000, kÕ to¸n vÉn sö dông gi¸ 23.000®/1kg lµm gi¸ h¹ch to¸n cho vËt liÖu “s¬n cÈm th¹ch”. Gi¸ h¹ch to¸n kh«ng cã ý nghÜa trong viÖc thanh to¸n vµ h¹ch to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu, khi sö dông gi¸ h¹ch to¸n hµng ngµy, kÕ to¸n ghi sæ vÒ nhËp xuÊt, tån kho vËt t­ theo gi¸ h¹ch to¸n. Gi¸ h¹ch to¸n = Sè l­îng vËt t­ * §¬n gi¸ h¹ch to¸n. vËt t­ (nhËp, xuÊt) (nhËp, xuÊt) §Õn cuèi kú h¹ch to¸n, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®iÒu chØnh gi¸ h¹ch to¸n thµnh gi¸ thùc tÕ theo c¸c b­íc sau: Gi¸ thùc tÕ cña VL ®Çu kú Gi¸ thùc tÕ cña VL nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n VL tån ®Çu kú Gi¸ h¹ch to¸n cña VT nhËp trong kú HÖ sè gi¸ (H) X¸c ®Þnh hÖ sè gi¸ cña tõng lo¹i vËt liÖu. Gi¸ HT VL xuÊt trong kú HÖ sè gi¸ Gi¸ thùc tÕ cña VL xuÊt trong kú. X¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt trong kú. VÝ dô: Trong th¸ng 1/2000 vËt liÖu phô s¬n cÈm th¹ch sè l­îng xuÊt kho lµ 63 kg, ®¬n gi¸ h¹ch to¸n 23.000 ®/1kg. TrÞ gi¸ h¹ch to¸n s¬n cÈm th¹ch xuÊt kho trong th¸ng lµ: 63kg x 23.000 ®/kg = 1.449.000 ®. C¨n cø vµo b¶ng kª sè 3 (b¶ng tÝnh gÝ thùc tÕ vËt liÖu) th¸ng 1/2000, hÖ sè gi¸ tÝnh chung cho tÊt c¶ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu trong th¸ng H=1,0036. VËy gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu phô s¬n cÈm th¹ch xuÊt kho trong th¸ng 1/2000 lµ: 1.449.000 x 1,0036 = 1.454.216®. Tæ chøc c«ng t¸c thu mua vËt t­ ë c«ng ty. * KÕ ho¹ch thu mua v©t t­. Hµng n¨m, cïng víi viÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ còng tiÕn hµnh lËp kÕ ho¹ch thu mua nguyªn vËt liÖu. KÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu ®­îc x©y dùng dùa trªn c¬ së lµ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Ó x¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ bguyªn vËt liÖu ë tõng th¸ng, quý trong n¨m kÕ ho¹ch. Së dÜ ph¶i lµm nh­ vËy bëi nhu cÇu thu nguyªn vËt liÖu cho tõng th¸ng, quý lµ kh¸c nhau, th­êng lµ th¸ng 1, 2, 3 ,4 nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu lµ rÊt lín ®Ó s¶n xuÊt qu¹t phôc vô thÞ tr­êng trong mïa hÌ. Do vËy, hµng n¨m c¨n cø vµo kh¶ n¨ng s¶n xuÊt cña c«ng ty, kh¶ n¨ng ®¸p øng cña c¸c nguån cung cÊp vËt t­ trong n¨m th× phßng kÕ ho¹ch vËt t­ tiÕn hµnh c©n ®èi gi÷a nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng vËt t­ cña tõng nguån cung cÊp ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch thu mua vËt t­. Nguån cung cÊp vËt t­: VËt t­ phôc vô cho c¶ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty chØ mua ë c¸c ®¬n vÞ trong n­íc (kh«ng ph¶i nhËp khÈu) ®©y lµ ®iÒu kiÖn kh¸ thuËn lîi cho c«ng t¸c thu mua vËt liÖu. Bëi ®Þa ®iÓm thu mua vËt t­ sÏ ¶nh h­ëng ®Õn gi¸ c¶ thu mua vËt liÖu (do bao gåm c¶ chi phÝ vËn chuyÓn) tõ ®ã sÏ ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt, thu nhËp vµ lîi nhuËn. C¸c ®¬n vÞ th­êng xuyªn cung cÊp vËt liÖu cho c«ng ty nh­: C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ toµn bé cung cÊp thÐp, c«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi cung cÊp s¬n c¸c lo¹i, c«ng ty Minh Thµnh (Bé Quèc Phßng) cung cÊp c¸c chi tiÕt qu¹t, c«ng ty vËt liÖu ®iÖn cung cÊp c¸c lo¹i d©y... Ngoµi ra c«ng ty cßn mua mét sè vËt liÖu kh¸c cña c¸c tæ chøc s¶n xuÊt nh­: HTX Kh­¬ng Trung mua nh·n m¸c qu¹t, c¬ së TiÕn Ph¸t - miÒn Nam mua chi tiÕt qu¹t. Víi c¸c kh¸ch hµng th­êng xuyªn trªn, c«ng ty chñ yÕu ¸p dông ph­¬ng ph¸p mua hµng tr¶ chËm, ®«i khi mua theo ph­¬ng thøc tr¶ tiÒn ngay. Trong mét vµi tr­êng hîp, nÕu ng­êi cung cÊp ®ång ý th× c«ng ty mua theo ph­¬ng thøc hµng ®æi hµng. VÝ dô: ®æi qu¹t ®iÖn lÊy nh«m... Theo quy ®Þnh cña c«ng ty, khi mua nguyªn vËt liÖu yªu cÇu ph¶i cã ho¸ ®¬n ®á do Bé Tµi chÝnh ph¸t hµnh kÌm theo, trong Ýt tr­êng hîp mua cña c¸ nh©n kh«ng cã ho¸ ®¬n ®á th× nh©n viªn tiÕp liÖu ph¶i yªu cÇu ng­êi b¸n viÕt giÊy biªn nhËn ghi râ lo¹i vËt liÖu mua vÒ sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn. T×nh h×nh c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ ë c«ng ty. §Ó tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu nã chung vµ h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. §iÒu kiÖn quan träng ®Çu tiªn lµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã ®Çy ®ñ kho tµng ®Ó b¶o qu¶n vËt liÖu. Thùc tÕ cho thÊy r»ng nÕu vËt liÖu mua vÒ nhËp kho dï cã ®¶m b¶o quy c¸ch, chÊt l­îng nh­ng nÕu kh©u tæ chøc b¶o qu¶n kh«ng tèt, kh«ng khoa häc sÏ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vËt liÖu bÞ hao hôt, mÊt m¸t, kÐm phÈm chÊt. §iÒu nµy sÏ g©y ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, tíi chÊt l­îng cña s¶n phÈm. ChÝnh v× vËy, tæ chøc hÖ thèng kho tµng ®Ó b¶o qu¶n vËt t­ lµ ®iÒu cÇn thiÕt vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ë bÊt kú doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo, ë c«ng ty, vËt t­ ®­îc tæ chøc thµnh 4 kho: Kho 1: Toµn bé s¾t thÐp, nh«m, ®ång, x¨ng, s¬n, dÇu... Kho 2: Bao gåm d©y emay, d©y ®iÖn tõ, c¸c lo¹i vÝt, gen... Kho 3: Bao gåm toµn bé b¸n thµnh phÈm mua ngoµi nh­ m« t¬, tô ®iÖn, c¸nh qu¹t, lång qu¹t... Kho 4: Kho BTP tù chÕ nh­: stato, r«to, th©n, bÖ qu¹t... ë mçi kho do 1 thñ kho qu¶n lý vµ ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ ph­¬ng tiÖn c©n ®o. HÖ thèng kho vËt liÖu ë c«ng ty ®Òu ®­îc x©y dùng gÇn víi c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¸ tr×nh chuyªn trë vËt liÖu tõ kho ®Õn ph©n x­ëng. VÝ dô: Kho s¾t thÐp, ®ång, nh«m ®­îc x©y dùng gÇn víi ph©n x­ëng c¬ khÝ. Kho BTP gÇn ph©n x­ëng l¾p r¸p. §Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, c«ng ty ®· tiÕn hµnh x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cho tõng lo¹i s¶n phÈm. Bëi mçi mét lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau th× ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu c¸c lo¹i còng kh¸c nhau. VÝ dô: §Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu c¸c lo¹i ®Ó s¶n xuÊt ra qu¹t c©y kh¸c víi qu¹t bµn vµ qu¹t treo t­êng. Phßng kü thuËt c«ng nghÖ cã nhiÖm vô nghiªn cøu vµ x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho tõng chi tiÕt cña qu¹t, tõng lo¹i qu¹t. Khi c¸c ph©n x­ëng cã nhu cÇu lÜnh vËt t­ th× phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ sÏ viÕt phiÕu xuÊt kho (PXK) dùa trªn nhiÖm vô kÕ ho¹ch s¶n xuÊt mµ c«ng ty giao cho tõng ph©n x­ëng vµ ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho tõng chi tiÕt, tõng s¶n phÈm. Nãi ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ th× kh«ng thÓ kh«ng nãi ®Õn vai trß cña thñ kho. Bëi thñ kho ngoµi tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ b¶o qu¶n tèt nguyªn vËt liÖu cã trong kho cÇn ph¶i cËp nhËt sæ s¸ch hµng ngµy, theo dâi tõng sæ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng (nhËp - xuÊt) cña tõng thø vËt liÖu ë trong kho vÒ mÆt sè l­îng. Trong ®iÒu kiÖn nµo ®ã, thñ kho cßn cã tr¸ch nhiÖm ph¸t hiÖn c¸c tr­êng hîp vËt liÖu tån ®äng l©u trong kho do nhËp vÒ qu¸ nhiÒu, g©y t×nh tr¹ng ø ®äng vèn cña c«ng ty. NÕu thñ kho kh«ng ®¶m b¶o vÒ sè l­îng vËt liÖu khi kiÓm kª th× ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm båi th­êng vËt liÖu tuú theo møc ®é. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu lµ c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕt hîp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng c¬ së c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho. H¹ch to¸n chi tiÕt kh«ng chØ vÒ mÆt gi¸ trÞ mµ c¶ vÒ mÆt sè l­îng, kh«ng chØ theo tõng kho mµ ph¶i chi tiÕt theo tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø... §Ó ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi sù biÕn ®éng cña vËt liÖu, lµm c¬ së ®Ó ghi sæ kÕ to¸n vµ kiÓm tra, gi¸m s¸t sù biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu. Phßng kÕ to¸n vµ ë kho sö dông c¸c chøng tõ sau: PhiÕu nhËp kho (PNK). PhiÕu xuÊt kho (PXK). Ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho. Ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn. Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. ë c«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1, kÕ to¸n ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. 4.1. §èi víi vËt liÖu nhËp kho. Theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt t­ (vËt liÖu) khi vÒ ®Õn c«ng ty th× ®Òu ph¶i lµm thñ tôc kiÓm nghiÖm vµ nhËp kho. ë c«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1 thñ tôc nhËp kho vËt liÖu nh­ sau: Khi vËt liÖu vÒ ®Õn c«ng ty, nh©n viªn tiÕp liÖu ®em ho¸ ®¬n mua hµng )trong ho¸ ®¬n bªn b¸n ®· ghi c¸c chØ tiªu nh­ chñng lo¹i v©t t­, ®¬n gi¸, sè l­îng, thµnh tiÒn, h×nh thøc thanh to¸n) lªn phßng kÕ ho¹ch - vËt t­. Phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ kiÓm tra ho¸ ®¬n, nÕu néi dung ghi trªn ho¸ ®¬n phï hîp ( vËt liÖu mua vÒ ®óng hîp ®ång ®· ký kÕt vÒ chñng lo¹i, quy c¸ch), phßng sÏ lËp phiÕu nhËp kho ®Ò nghÞ thñ kho nhËp kho. Tr­íc khi cho nhËp kho vËt liÖu, thñ kho kiÓm tra cô thÓ, nÕu sè vËt liÖu mua vÒ ®óng chïng lo¹i, quy c¸ch, chÊt l­îng ghi trong PNK vµ ®· qua kiÓm nghiÖm (tøc lµ trªn phiÕu nhËp kho ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña c¸c phßng cã liªn quan, ®Æc biÖt lµ phßng KCS) th× tiÕn hµnh cho nhËp kho vµ thñ kho ký x¸c nhËn sè l­îng thùc nhËp vµo PNK. Ban kiÓm nghiÖm bao gåm: 1 ®¹i diÖn cña phßng kÕ ho¹ch vËt t­, 1 ®¹i diÖn cña phßng KCS vµ 1 thñ kho. Ban kiÓm nghiÖm tiÕn hµnh kiÓm tra sè l­îng thùc cã, nÕu quy c¸ch, phÈm chÊt cña tõng thø vËt liÖu ®¶m b¶o th× ®Ò nghÞ thñ kho cho nhËp kho. Tuy nhiªn, ban kiÓm nghiÖm kh«ng lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm nµ chØ kÝ x¸c nhËn vµo phiÕu nhËp kho do phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn phßng kÕ ho¹ch – vËt t­ gi÷. 1 liªn giao cho nh©n viªn tiÕp liÖu. 1 liªn giao cho thñ kho gi÷, sau khi ghi vµo thÎ kho sÏ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ. C¨n cø vµo sè liÖu trªn PNK, thñ kho ghi vµo thÎ kho vµ chØ theo dâi chØ tiªu sè l­îng cña vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho, kh«ng theo dâi trªn gi¸ trÞ. C¸c lo¹i vËt liÖu mua vÒ c«ng ty ®Òu ®­îc nhËp kho theo ®óng kho qui ®Þnh. Thñ kho cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp c¸c lo¹i vËt liÖu cã ë trong kho sao cho khoa häc, hîp lý, ®¶m b¶o yªu cÇu b¶o qu¶n tõng thø, tõng lo¹i vËt liÖu thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi sæ hiÖn cã vµ cho c«ng t¸c nhËp xuÊt vËt liÖu. Ho¸ ®¬n GTGT (Liªn 2 giao cho kh¸ch hµng) Sè 002746. Ngµy 17 th¸ng 1 n¨m 2000. §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi. §Þa chØ: Thanh Tr×, Hµ Néi. Hä tªn ng­êi mua: NguyÔn Hång D­¬ng. §Þa chØ: C«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1. H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm 16 ngµy. TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 S¬n cÈm th¹ch Kg 135 22.370 3.019.950 2 ... ... ... Céng tiÒn hµng: 3.019.950®. TiÒn thuÕ GTGT: 0.301.995®. Céng tiÒn thanh to¸n: 3.321.945®. Sè viÕt b»ng ch÷: Ba triÖu, ba tr¨m hai m­¬i mèt ngh×n, chÝn tr¨m bèn m­¬i l¨m ®ång. VÝ dô: trong th¸ng 1/2000 c«ng ty mua s¬n cÈm th¹ch cña c«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi. Ho¸ ®¬n GTGT do bªn b¸n göi kÌm nh­ sau: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT do bªn b¸n lËp, phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ ®· lËp PNK nh­ sau:  PhiÕu nhËp kho. Nî TK 133. Ngµy 18 th¸ng 1 n¨m 2000. Nä TK 152. Sè 09. Hä tªn ng­êi giao hµng: C«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi. Theo ho¸ ®¬n sè 002746 ngµy 17 th¸ng 1 n¨m 2000. NhËp t¹i kho 1: (s¾t thÐp, s¬n...) TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp 1. S¬n cÈm th¹ch. kg 135 22.370 3.019.950 ThuÕ GTGT: 301.995® Céng tiÒn thanh to¸n: 3.321.945®. ViÕt b»ng ch÷: ... 4.2. §èi víi vËt liÖu xuÊt kho. ë c«ng ty kh«ng chØ cã c¸c kho vËt t­ chung toµn c«ng ty mµ ë mçi ph©n x­ëng ®Òu cã kho vËt liÖu riªng vµ bè trÝ mét thñ kho (thèng kª ph©n x­ëng. Thñ kho ph©n x­ëng cã tr¸ch nhiÖm ghi sæ, theo dâi vËt t­ nhËp, xuÊt, tån kho ë ph©n x­ëng , ®Ó khi ph©n x­ëng cã nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt th× thñ kho ph©n x­ëng viÕt ®¬n xin lÜnh vËt t­: liÖt kª danh môc vËt liÖu cÇn lÜnh cô thÓ vÒ quy c¸ch, phÈm chÊt (dùa trªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt mµ ph©n x­ëng ®­îc giao) vµ qu¶n ®èc ph©n x­ëng ký x¸c nhËn vµo ®¬n xin lÜnh vËt t­ nµy. Sau ®ã thñ kho ph©n x­ëng cÇm ®¬n xin lÜnh vËt t­ xuèng phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ vµ phßng kÕ ho¹ch - vËt t­ sÏ c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña tõng ph©n x­ëng vµ ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu ®Ó lËp phiÕu xuÊt kho. Thñ kho cña c«ng ty sÏ c¨n cø vµo PXK nµy ®Ó xuÊt vËt liÖu cho c¸c ph©n x­ëng. Sè l­îng vËt liÖu xuÊt kho ®­îc ghi vµo cét thùc xuÊt trªn PXK, PXK ®­îc lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn do phßng kÕ ho¹ch – vËt t­ gi÷. 1 liªn giao cho thñ kho ph©n x­ëng. 1 liªn do thñ kho gi÷ sau khi vµo thÎ kho theo chØ tiªu sè l­îng. C«ng ty quy ®Þnh NVL ®· xuÊt cho s¶n xuÊt nÕu kh«ng sö dông hÕt sÏ ph¶i nhËp kho cña c«ng ty. PNK còng do phßng kÕ ho¹ch – vËt t­ lËp vµ chØ kh¸c PNK vËt liÖu mua ngoµi ë chç trªn PNK vËt liÖu thõa kh«ng ghi dßng: "Theo H§... sè... ngµy..." vµ chØ ghi sè l­îng vËt liÖu nhËp kho, kh«ng ghi ®¬n gi¸ VL nhËp kho. §«i khi ë c«ng ty x¶y ra tr­êng hîp xuÊt kho vËt liÖu ®em b¸n (xuÊt b¸n chi tiÕt qu¹t). Phßng kinh doanh tæng hîp lËp "Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho" thµnh 3 liªn: §¬n gi¸ ghi trªn PXK lµ gi¸ thùc tÕ b¸n cho kh¸ch hµng. Ho¸ ®¬n kiªm PXK sÏ ®­îc chuyÓn cho thñ tr­ëng vµ kÕ to¸n tr­ëng c«ng ty ký duyÖt, sau ®ã giao cho kh¸ch hµng. NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt hoÆc sÐc, kh¸ch hµng ®Õn thñ quü lµm thñ tôc tr¶ tiÒn vµ thñ quü ®ãng dÊu "§· thu tiÒn" vµo ho¸ ®¬n kiªm PXK. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n kiªm PXK, xuÊt giao vËt liÖu vµ cïng víi kh¸ch hµng ký tªn vµo c¶ 3 liªn: 1 liªn giao cho ng­êi nhËn hµng. 1 liªn giao cho phßng kinh doanh tæng hîp. 1 liªn thñ kho gi÷ tr­íc khi ghi vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho phßng kÕ to¸n. VÝ dô: Th¸ng 1/2000 c«ng ty xuÊt kho VL s¬n cÈm th¹ch vµ phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp PXK nh­ sau: PhiÕu xuÊt kho. Nî TK 621. Ngµy 20 th¸ng 1 n¨m 2000 Cã TK 152. Sè 250 Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng: Ph©n x­ëng l¾p r¸p sè 1. Lý do xuÊt kho: S¬n qu¹t trÇn + qu¹t treo t­êng. XuÊt t¹i kho 1 (s¨t thÐp, s¬n...) TT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch VT §vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 S¬n cÈm th¹ch Kg 18 18 23.000 414.000 2 ... ... ViÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m m­êi bèn ngh×n ®ång. Cét sè l­îng thùc xuÊt: do thñ kho ghi khi xuÊt kho. Cét ®¬n gi¸: sÏ do kÕ to¸n vËt liÖu ghi khi nh©n PXK do thñ kho chuyÓn ®Õn (kÕ to¸n ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµo). 4.3 ë kho. Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu, mçi mét thø vËt liÖu ®­îc më mét thÎ kho trªn mét sè tê sæ nhÊt ®Þnh tuú thuéc vµo khèi l­îng nhËp, xuÊt hµng ngµy cña vËt liÖu ®ã, thÎ kho ®­îc më cho c¶ n¨m vµ do kÕ to¸n vËt liÖu më. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ qu¶n lý tõng thø vËt liÖu th× kÕ to¸n vËt liÖu më cho mçi nhãm vËt liÖu mét quyÓn thÎ kho ®Ó ghi chÐp sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh nhËp, xuÊt hµng ngµy cña tõng thø vËt liÖu vµ thèng nhÊt gi÷a sè hiÖu (sè thø tù) cña tõng thø vËt liÖu trong quyÓn thÎ kho víi sè thø tù vËt liÖu trong b¶ng kª tæng hîp nhËp - xuÊt - tån kho (®ång thêi lµ sæ sè d­). Xem biÓu 02. VÝ dô: KÕ to¸n më cho nhãm vËt liÖu chÝnh "thÐp" mét "quyÓn thÎ kho cã kÌm theo trang môc lôc liÖt kª tÊt c¶ c¸c thø thÐp kh¸c nhau theo mét thø tù nhÊt ®Þnh nh­: ThÐp lôc gi¸c S 19. ThÐp giã vu«ng P 18. ThÐp hîp kim Æ 70 x 80. ThÐp gãc 25 x 25 x 4. ... Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho vËt liÖu, thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý cña chøng tõ, sau ®ã ®èi chiÕu sè l­îng vËt liÖu thùc tÕ nhËp xuÊt víi sè l­îng ghi trªn PNK, PXK vµ ghi sè l­îng vËt liÖu thùc nhËp, thùc xuÊt trªn chøng tõ vµo thÎ kho cña tõng thø vËt liÖu. §Þnh kú (10 ngµy) sau khi ghi thÎ kho xong, thñ kho tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ theo PNK, PXK vµ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n c¶ thÎ kho vµ PNK, PXK. t¹i c«ng ty, thñ kho chØ sö dông thÎ kho mµ kh«ng sö dông sæ sè d­ ®Ó theo dâi NVL tõng thø vÒ mÆt sè l­îng mµ sæ sè d­ do phßng kÕ to¸n më vµ ghi chÐp c¶ vÒ chØ tiªu sè l­îng còng nh­ chØ tiªu gi¸ trÞ cña tõng thø vËt t­. VÝ dô: ThÎ kho xem biÓu 01. 4.4 T¹i phßng kÕ to¸n. §Þnh kú (10 ngµy) kÕ to¸n vËt liÖu nhËp ®­îc chøng tõ PNK, PXK vµ thÎ kho do thñ kho chuyÓn lªn. KÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh s¾p xÕp PNK, PXK theo thø tù t¨ng dÇn trªn c¬ së "sæ chøng tõ" cña tõng lo¹i chøng tõ ®ã ®Ó dÔ dµng cho viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra sè l­îng vËt liÖu ghi trªn PNK, PXK víi sè l­îng vËt liÖu ghi trªn thÎ kho. Sau ®ã kÕ to¸n kiÓm tra viÖc tÝnh to¸n sè d­ cuèi ngµy trªn thÎ kho, nÕu thÊy chÝnh x¸c kÕ to¸n ký x¸c nhËn vµo thÎ kho. §ång thêi víi viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña sè d­ cuèi ngµy cña tõng thø vËt liÖu ë tõng thÎ kho. KÕ to¸n ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n (cã ë trªn thÎ kho) cña tõng thø vËt liÖu ®ã vµo PNK, PXK vµ tÝnh tiÒn ngay trªn PNK, PXK. Ngoµi ra, kÕ to¸n cßn x¸c ®Þnh ngay trªn PNK, PXK ®Ó thuËn lîi cho viÖc h¹ch to¸n sau nay. Do vËt liÖu liªn quan tiÒn mÆt ®Õn c¸c kho¶n t¹m øng, kho¶n nî ng­êi cung cÊp vËt liÖu. §Ó ®Þnh kho¶n chÝnh x¸c, kÕ to¸n vËt liÖu sö dông c¶ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ®Õn PNK vËt liÖu nh­: PhiÕu chi tiÒn mÆt, ho¸ ®¬n mua hµng (ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n ®á) hay giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, giÊy thanh to¸n t¹m øng. Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu cña tõng thø c«ng ty cã ë trªn thÎ kho, kÕ to¸n chuyÓn sè liÖu nµy vµo b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt, tån (®ång thêi lµ sæ sè d­) xem biÓu 02. (C«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh). Tr×nh sè liÖu ë b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho cña nhãm vËt liÖu phô "s¬n" trong th¸ng 1/2000 vµ thÎ kho cña vËt liÖu phô "s¬n cÈm th¹ch" nh­ sau: ThÎ kho Ngµy lËp thÎ 1/1/2000 Tªn kho: Kho 1( s¾t, thÐp, s¬n ). Tê sè 1 Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch vËt t­: S¬n cÈm th¹ch. §¬n vÞ tÝnh : kg §¬n gi¸ h¹ch to¸n : 23.000 ® M· sè : BiÓu 01 Sè TT Chøng tõ Ngµy N-X TrÝch yÕu Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè Ngµy N X Tån Sè d­ 1/1/2000 . 6 09 18/1 18/1 C«ng ty ho¸ chÊt S¬n HN 135 141 246 19/1 19/1 Ph©n x­ëng l¾p r¸p I . 9 132 250 20/1 20/1 Ph©n x­ëng l¾p r¸p II . 18 114 251 21/1 21/1 Ph©n x­ëng l¾p r¸p II . 9 105 260 28/1 28/1 Ph©n x­ëng l¾p r¸p I . 27 78 Céng ph¸t sinh 135 63 Sè d­ 31/1/2000 . 78 B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu (sæ sè d­) Th¸ng 1/2000 TK 1522.S – Nhãm vËt liÖu phô s¬n c¸c lo¹i. BiÓu 02 §¬n vÞ: ®ång. STT Tªn vµ quy c¸ch vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ h¹ch to¸n Tån 1/1/2000 Th¸ng 1/2000 Tån 31/1/2000 Sè l­îng Thµnh tiÒn NhËp XuÊt Tæng xuÊt Tæng sè tiÒn Sè l­îng Thµnh tiÒn Sè l­îng Thµnh tiÒn CK I CK II KP ... LR I LR II 1 S¬n xanh lam kg 20.000 17,05 341.000 0 0 0 0 17,05 641.000 2 S¬n cÈm th¹ch kg 23.000 6 138.000 135 3.105.000 36 27 63 1.449.000 78 1794.000 7 S¬n c¸ch ®iÖn kg 27.000 10 270.000 180 4.860.000 47 33 80 2.160.000 110 2.970.000 14 S¬n tr¾ng AM kg 19.500 65,1 1.269.450 0 0 2 2 39.000 63,1 1.230.450 Céng 2.438.000 4.502.400 6.792.150 Cã thÓ thÊy râ h¬n qui tr×nh ghi chÐp kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë c«ng ty qua s¬ ®å sau: S¬ ®å: PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng kª tæng hîp N-X-T ®ång thêi lµ sæ sè d­ Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Nh×n chung, c«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p ghi sæ sè d­ ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu gióp cho viÖc ghi chÐp ®­îc dÔ dµng, ®èi chiÕu sè liÖu vµ qu¶n lý chÆt chÏ c¶ chØ tiªu sè l­îng lÉn chØ tiªu gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu. 5. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu lµ mét kh©u quan träng trong tiÕn tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu bëi nã ®ãng vai trß cung cÊp nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Th­íc ®o tiÒn tÖ lµ th­íc ®o chñ yÕu mµ kÕ to¸n tæng hîp sö dông. KÕ to¸n tæng hîp sö dông c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh, kiÓm tra vµ gi¸m s¸t c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cã néi dung kinh tÕ ë d¹ng tæng qu¸t. Do ®Æc ®iÓm vËt liÖu ë c«ng ty ®a d¹ng vµ phong phó, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ( NKCT ) theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu vµ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho c¸c bé phËn liªn quan. Bëi ®©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n ®­îc x©y dùng trªn nguyªn t¾c kÕt hîp chÆt chÏ viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian víi viÖc hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô theo néi dung kinh tÕ, kÕt hîp réng r·i gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, gi÷a viÖc ghi chÐp hµng ngµy vµ viÖc tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n. §Ó hiÓu râ h¬n xin h·y xem quy tr×nh ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu sau ®©y: S¬ ®å: H×nh thøc NhËt ký chøng tõ ë c«ng ty . Chøng tõ gèc. Ho¸ ®¬n mua hµng (bªn b¸n lËp). PhiÕu mua hµng. Ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn. PhiÕu nhËp, phiÕu xuÊt. NKCT sè 10: Nî TK 152 Cã TK 141 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi cung cÊp. Sæ chi tiÕt TK 141 NKCT 1,2 ghi Nî TK 152 Cã TK 111, 112 B¶ng kª sè 3 tÝnh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu. NKCT sè 5 ghi Nî TK 152 Cã TK 331 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. B¶ng ph©n bæ sè 2. NKCT sè 7 ghi Nî c¸c TK. Cã TK 152 Sæ c¸i TK 152 Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu 5.1 KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu. Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu hµng ngµy th× kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu lµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu mµ c«ng ty sö dông chñ yÕu ®­îc nhËp tõ nguån mua bªn ngoµi. Do vËy kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu lu«ng lu«n g¾n liÒn víi kÕ to¸n c«ng nî, yªu cÇu ph¶n ¸nh ®óng ®¾n, ®Çy ®ñ, kÞp thêi gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu mau ngoµi nhËp kho. Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu = gi¸ mua ( ghi trªn + Chi phÝ thu mua mua ngoµi nhËp kho ho¸ ®¬n ®á ) thùc tÕ Trong h×nh thøc kÕ to¸n NKCT, kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu sö dông c¸c TK, NKCT vµ sæ chi tiÕt sau: - TK 152: " Nguyªn liÖu, vËt liÖu ". - TK 331: " Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ". - TK 331: " TiÒn mÆt ". - TK 112: " TiÒn göi ng©n hµng ". - TK 141 : " T¹m øng ". - TK 311 : " Vay ng¾n h¹n ". Sæ chi tiÕt TK 331 -> vµo nhËt ký chøng tõ sè 5( ghi Cã TK 331 ). Sæ chi tiÕt TK 141 -> ghi vµo NKCT sè 10( ghi Cã TK 141 ). NhËt ký chøng tõ sè 1( ghi Cã TK 111 ). NhËt ký chøng tõ sè 7. ë c«ng ty víi nh÷ng vËt liÖu nhËp kho tõ nguån thu mua bªn ngoµi chØ x¶y ra 2 tr­êng hîp: hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ trong th¸ng hoÆc hµng vÒ trong th¸ng nh­ng cuèi th¸ng ho¸ ®¬n ch­a vÒ. Kh«ng x¶y ra tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ nh­ng cuèi th¸ng hµng ch­a vÒ, do ®ã, c«ng ty kh«ng më TK 151:" hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng " còng nh­ NKCT sè 6 ®Ó theo dâi hµng ®i ®­êng. Trong th¸ng 1/2000 ë c«ng ty kh«ng ph¸t sinh nghiÖp vô chuyÓn tiÒn göi ng©n hµng tr¶ tiÒn mua nguyªn vËt liÖu nªn kh«ng më NKCT sè 2 ghi Cã TK 112. Ngoµi nhËp kho vËt liÖu do mua ngoµi, ë c«ng ty cßn nhËp kho vËt liÖu do c«ng ty tù chÕ, ®«i khi nhËp kho vËt liÖu do xuÊt dïng cho s¶n xuÊt nh­ng kh«ng sö dông hÕt hay nhËp kho phÕ liÖu thu håi. 5.1.1 NhËp kho vËt liÖu tõ nguån thu mua bªn ngoµi. a /. Tr­êng hîp 1: Hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ trong th¸ng. Trong th¸ng khi cã vËt liÖu mua ngoµi vÒ nhËp kho cïng víi ho¸ ®¬n do ng­êi b¸n göi kÌm theo, sau khi vËt liÖu ®­îc nhËp kho b»ng h×nh thøc kÕ to¸n NKCT, kÕ to¸n c«ng nî tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331 " thanh to¸n víi ng­êi b¸n ". * Sæ chi tiÕt TK 331: §­îc më cho c¶ n¨m vµ më cho tõng ng­êi b¸n trªn mét tê sæ nhÊt ®Þnh tuú thuéc vµo khèi l­îng, chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu cung cÊp cho c«ng ty nhiÒu hay Ýt. KÕt cÊu xem biÓu: 03. Sæ chi tiÕt TK 331. Th¸ng 1/2000. BiÓu 03 §¬n vÞ: ®ång. §¬n vÞ b¸n: C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ Toµn bé. Ho¸ ®¬n Chøng tõ nhËp DiÔn gi¶i TK ®èi øng SPS Sè d­ Sè Ngµy N C N C 034911 UN chi 04 09 18/1 22/1 Sè d­ 1/1/2000 SPS trong th¸ng NhËp kho thÐp HK f70x80 Tr¶ H§ 034911 Céng SPS SD 31/1/2000 152 311 23.524.700 23.524.700 39.673.660 0 16.148.960 §¬n vÞ b¸n: C«ng ty Ho¸ chÊt S¬n Hµ Néi PhiÕu chi 02746 37 09 14/1 20/1 SD: 1/1/2000 SPS trong th¸ng Tr¶ H§ 047974 NhËp kho S¬n cÈm th¹ch 135 kg Céng SPS SD 31/1/2000 111 152 6.408.900 6.408.900 3.321.945 3.321.945 13.739.100 10.652.145 Sæ chi tiÕt TK 331 bao gåm c¶ sè ph¸t sinh cã vµ sè ph¸t sinh nî TK 331. ViÖc theo dâi trªn sæ chi tiÕt sè 2( TK 331 ) ®­îc thùc hiÖn víi nguyªn t¾c: Mçi ho¸ ®¬n ghi mét dßng vµ ®­îc ghi theo thø tù thêi gian ph¸t sinh ho¸ ®¬n( chøng tõ ) cho tõng ng­êi b¸n. - Sè d­ ®Çu th¸ng. Ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n( nÕu d­ Cã ) hay sè tiÒn mµ c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n hoÆc sè tiÒn tr¶ thõa cho ng­êi b¸n( nÕu d­ Nî ). - Sè ph¸t sinh trong th¸ng. + NÕu ch­a thanh to¸n víi ng­êi ¸n. Hµng ngµy kÕ to¸n vËt liÖu c¨n cø vµo ho¸ ®¬n phiÕu nhËp kho ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt sè 2( TK 331 ) theo c¸c cét ho¸ ®¬n, chøng tõ, diÔn gi¶i, sè ph¸t sinh sao cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152. Cã TK 331. Sè tiÒn ghi vµo cét SPS cã trong sæ chi tiÕt TK 331 lµ sè tiÒn thùc tÕ ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n bao gåm c¶ thuÕ GTGT( nÕu cã ). VÝ dô: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT sè 034911 ngµy 17/1/2000 vµ PNK sè 04 ngµy 18/1/2000 cña c«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ Toµn bé víi sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n ë dßng céng tiÒn hµng lµ: 36.066.964 ®. TiÒn thuÕ GTGT( 10% ) : 3.606.696 ®. Tæng céng tiÒn thanh to¸n : 39.673.660 ®. + NÕu ®· thanh to¸n víi ng­êi b¸n. KÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ thanh to¸n cïng dßng ho¸ ®¬n ®­îc thanh to¸n ®ang theo dâi trªn sæ chi tiÕt TK 331 cho phï hîp. Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt: C¨n cø vµo phiÕu chi, kÕ to¸n ghi vµo cét SPS nî ë sæ chi tiÕt TK 331 sè tiÒn øng víi sè tiÒn ghi trong phiÕu chi theo §K: Nî TK 331. Cã TK 111. Thanh to¸n b»ng TGNH. C¨n cø vµo giÊy b¸o nî mµ ng©n hµng göi ®Õn, kÕ to¸n ghi vµo cét SPS nî ë sæ chi tiÕt TK 331 sè tiÒn øng víi sè tiÒn trong giÊy b¸o nî theo §K: Nî TK 331. Cã TK 112. Thanh to¸n theo ph­¬ng thøc hµng ®æi hµng. C¨n cø vµo " Ho¸ ®¬n kiªm PXK " do phßng kinh doanh tæng hîp lËp( gi¸ trÞ tiÒn hµng ghi trªn ho¸ ®¬n kiªm PXK t­¬ng ®­¬ng víi gi¸ trÞ vËt liÖu mua vÒ nhËp kho trªn PNK ) kÕ to¸n c«ng nî ghi sæ chi tiÕt TK 331 ë cét SPS nî theo §K: Nî TK 331. Cã TK 131. Thanh to¸n b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng. C¨n cø vµo UNC, kÕ to¸n ghi vµo cét SPS nî ë sæ chi tiÕt TK 331 sè tiÒn øng víi sè tiÒn trong UNC theo §K: Nî TK 331. Cã TK 311. VÝ dô: C«ng ty thanh to¸n tiÒn mua s¬n cÈm th¹ch cho c«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi theo ho¸ ®¬n sè 047974. C¨n cø vµo phiÕu chi sè 37 nµy 14/1/2000 sè tiÒn lµ 6.408.900 ® kÕ to¸n c«ng nî sÏ ghi vµo cét SPS nî, dßng tr¶ ho¸ ®¬n sè 047974 trªn sæ chi tiÕt TK 331 sè tiÒn lµ 6.408.900 ®. - Sè d­ cuèi th¸ng: Ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n cuèi th¸ng( sè d­ cã ) hay sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n, tr¶ thõa cho ng­êi b¸n( sè d­ nî ). Cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sá chi tiÕt TK 331 theo tõng kh¸ch hµng. Toµn sè liÖu ë dßng céng cho tõng ng­êi b¸n sÏ ®­îc chuyÓn sang ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 víi nguyªn t¾c mçi kh¸ch hµng mét dßng bao gåm c¶ ph¸t sinh Cã TK 331 / ghi Nî TK 152,153... vµ phÇn ph¸t sinh Nî TK 331 / Cã TK 111,112... * NKCT sè 5-ghi Cã TK 331. NhËt ký chøng tõ sè 5 lµ mét lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp ®­îc më ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng cña toµn c«ng ty, ®ång thêi còng lµ c¬ së ®Ó tæng hîp gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho. Cuèi th¸ng kho¸ sæ NhËt ký chøng tõ sè 5 x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 331 ®èi øng nî c¸c TK kh¸c cã liªn quan. - Sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo cét sè d­ cuèi th¸ng cña NKCT sè 5 th¸ng tr­íc ®Ó ghi t­¬ng øng víi tõng ng­êi b¸n. # Sè d­ nî: Ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty ®· tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng cuèi th¸ng hµng ch­a vÒ nhËp kho. # Sè d­ cã: Ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n. - SPS trong th¸ng: Ghi Cã TK 331 vµ ghi Nî TK 331. C¨n cø vµo sæ chi tiÕt " thanh to¸n víi tõng ng­êi b¸n " lÊy sè liÖu dßng céng SPS trong th¸ng cña tõng ng­êi b¸n ghi vµo c¸c cét cho phï hîp, mçi ng­êi b¸n trong sæ chi tiÕt TK 331 ®­îc ghi vµo mét dßng trong NKCT sè 5. - Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè s­ ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã trong th¸ng cña tõng ng­êi b¸n ®Ó tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng( sè d­ Nî hay sè d­ Cã ). Sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng, sè d­ cuèi th¸ng cña tõng ng­êi b¸n trªn NKCT sè 5 ph¶i khíp víi sæ chi tiÕt TK 331 cña tõng ng­êi b¸n ë c¸c cét ®ã. Sè liÖu cña NKCT sè 5 dïng ®Ó ghi vµo B¶ng kª sè 3 cïng th¸ng. - KÕt cÊu: Xem biÓu 04. C«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1. phßng tµi chÝnh – kÕ to¸n. NhËt ký chøng tõ sè 5. Ghi cã TK 331: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Th¸ng 1/2000 BiÓu 04 §¬n vÞ: ®ång. STT Tªn ®¬n vÞ hay c¸ nh©n Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi cã TK 331, nî c¸c TK Ghi nî TK 331, cã c¸c TK Sè d­ cuçi th¸ng N C TK 152 TK 133 TK kh¸c Céng cã TK 331 TK 111 TK 311 Céng nî TK 331 N C 1 Cty vËt t­ thiÕt bÞ toµn bé. 36.066.964 30060.696 39.637.660 23.524.700 23.524.700 16.148.960 4 Cty ho¸ chÊt s¬n HN 13.739.100 3.019.950 301.995 3.321.945 6.408.900 6.408.900 10.652.145 9 Cty Minh Thµnh 489.970.000 49.879.000 548.867.000 0 548.867.000 10 Cty nhùa §¹i Kim. 12.272.800 1.227.300 13.500.000. 0 13.500.000 15 C¬ së VY – VY. 8.800.000 8.800.000. 0 8.800.000 Céng 50.941.700 3.460.488.157 559.129.714 57.314.714 659.137.949. 830.186.900 121.985.044 1.058.171.944 277.453.100 3.309.392.262 NhËt ký chøng tõ sè 1. Hµng ngµy nÕu ph¸t sinh c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt ®Ó thu mua nguyªn vËt liÖu, cuèi ngµy kÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµo NKCT sè 1 ®Ó ghi vµo sæ quü kiªm b¸o c¸o quü, ®ång thêi ghi vµo NKCT sè 1. NKCT sè 1 lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Î ph¶n ¸nh toµn bé c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n tµi chÝnh ph¸t sinh theo vÕ Cã TK 111 " TiÒn mÆt ". ViÖc ghi chÐp theo dâi trªn NKCT sè 1 ®­îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c mçi phiÕu chi ghi trªn mét dßng vµ ®­îc ghi theo thø tù thêi gian ph¸t sinh ghi trªn phiÕu chi thanh to¸n ®ã. C«ng ty më NKCT sè 1 thµnh quyÓn trong 1 th¸ng theo ®óng mÉu sæ quy ®Þnh. Néi dung, ph­¬ng ph¸p ghi NKCT sè 1 ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho doanh nghiÖp x¸c ®Þnh, theo dâi ®­îc mét phÇn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho vµ viÖc sö dông quü tiÒn mÆt cña c«ng ty. §ång thêi còng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra c¸c sè liÖu kÕ to¸n. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ NKCT sè 1. - Tr­êng hîp c«ng ty øng tr­íc tiÒn hµng cho ng­êi b¸n b»ng tiÒn mÆt hay tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n sau khi ®· mua vËt liÖu th× kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu chi tiÒn mÆt ®Ó ghi vµo NKCT sè 1 ë c¸c cét theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 331. Cã TK 111. - Tr­êng hîp c«ng ty thuª ngoµi chuyªn chë vËt liÖu vÒ kho vµ ph¶i trae tiÒn ngay th× c¨n cø vµo ho¸ ®¬n biªn lai c­íc phÝ vËn chuyÓn vµ phiÕu chi tiÒn mÆt kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 1 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152. Cã TK 111. - Tr­êng hîp c«ng ty t¹m øng tiÒn cho c«ng nh©n viªn ®i mua vËt liÖu. C¨n cø vµo phiÕu b¸o gi¸ do ®¬n vÞ b¸n göi ®Õn vµ ®¬n ®Ò nghÞ t¹m øng, kÕ to¸n lËp phiÕu chi tiÒn mÆt, vµ cuèi ngµy c¨n cø vµo phiÕu chi ®Ó ghi NKCT sè 1 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 141 Cã TK 111. - KÕt cÊu: Xem biÓu 05. c«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1 . phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n . NhËt ký - chøng tõ sè 1 . Ghi Cã TK 111 - TiÒn mÆt . Th¸ng 1 n¨m 2000 . §¬n vÞ : ®ång . Sè TT Ngµy Ghi Cã Tk 111 - ghi Nî TK 111 TK 152 TK 141 TK 331 TK 334 TK kh¸c Céng cã TK 111 6 4/1 412.800 9 14/1 6.408.900 15 15/1 3.687.000 18 20/1 6.184.000 30 28/1 853.200 4.320.000 7.450.000 65.902.140 860.186.900 122.137.968 1.424.515.356 + VÝ dô 1: C¨n cø vµo phiÕu chi sè 37 ngµy 14/1/2000 c«ng ty tr¶ tiÒn mua s¬n theo ho¸ ®¬n sè 07974 cho c«ng ty ho¸ chÊt s¬n Hµ Néi sè tiÒn tr¶ ghi trong phiÕu chi lµ 6.408.900 ® ( Trong ngµy 14/1 chØ cã 1 phiÕu chi ®Ó thanh to¸n tiÒn cho ng­êi b¸n ). Cuèi ngµy kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 1 ë cét TK 331 sè tiÒn lµ 6.408.900 ®. + VÝ dô 2: C¨n cø vµo phiÕu chi sè 53 ngµy 20/1/2000, c«ng ty tr¶ tiÒn chi phÝ vËn chuyÓn chi tiÕt qu¹t mua cña c¬ së Liªn Ph¸t( MiÒn Nam ) sè tiÒn ghi trªn phiÕu chi lµ 2.500.000 ®. C¨n cø vµo phiÕu chi sè 54 ngµy 20/1/2000 c«ng ty chi tiÒn mua d©y emay cña c«ng ty VËt liÖu ®iÖn I, sè tiÒn ghi trªn phiÕu chi lµ 3.386.000 ®. Cuèi ngµy 20/1/2000 kÕ to¸n tæng hîp sè liÖu ®Ó ghi vµo NKCT sè 1 ë cét TK 152 sè tiÒn lµ 6.184.000 ®. Qua biÓu sè 5 cho thÊy: viÖc sö dông quü tiÒn mÆt cña c«ng ty cã hiÖu qu¶, cô thÓ doanh nghiÖp ®· dïng tiÒn mÆt ®Ó tr¶ hÇu hÕt c¸c kho¶n thu mua vµ tr¶ nî ngay ®­îc ng­êi b¸n. §iÒu ®ã cho thÊy c«ng ty cã mét nguån vèn l­u ®éng dåi dµo, kh¶ n¨ng thanh to¸n nhanh, tèt, chiÕm ­u thÕ trong viÖc giao dÞch mua nguyªn vËt liÖu. Cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sæ NKCT sè , céng theo cét TK 152 ®Ó lÊy sè liÖu nµy ghi vµo B¶ng kª sè 3 cïng th¸ng. * Sæ chi tiÕt TK 141. Hµng ngµy kÕ to¸n c¨n cø voµ giÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng, phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n thanh to¸n ®Ó ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt TK 141-t¹m øng. Sæ chi tiÕt TK 141 lµ mét lo¹i sæ kÕ to¸n chi tiÕt, ®­îc më ®Ó theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thanh to¸n b»ng tiÒn t¹m øng gåm c¶ ph¸t sinh Cã vµ ph¸t sinh Nî TK 141. ViÖc ghi chÐp theo dâi sæ chi tiÕt TK 141 theo nguyªn t¾c sau: Mçi giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, giÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng ®­îc ghi trªn 1 dßng vµ ®­îc ghi theo thø tù thêi gian ph¸t sinh c¸c chøng tõ ®ã. Sæ chi tiÕt TK 141 ®­îc më cho c¶ n¨m vµ më cho tõng c«ng nh©n viªn t¹m øng trªn mét sè tê sæ nhÊt ®Þnh. C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi. - Sè d­ ®Çu th¸ng: Lµ sè d­ cuèi th¸ng tr­íc cña sæ chi tiÕt TK 141, ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ c«ng ty t¹m øng cho c«ng nh©n viªn ®i mua nguyªn vËt liÖu nh­ng ch­a thanh to¸n. - Sè ph¸t sinh trong th¸ng: + Hµng th¸ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn t¹m øng cho c«ng nh©n viªn ®i mua nguyªn vËt liÖu nh­ phiÕu chi, c¾t sÐc kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 141 theo c¸c dßng, sét cho phï hîp: Nî TK 141. Cã TK 111( nÕu t¹m øng b»ng tiÒn mÆt ) Cã TK 112( nÕu t¹m øng b»ng sÐc ) Sè tiÒn ghi vµo cét SPS cî trªn sæ chi tiÕt TK141 lµ sè tiÒn thùc tÕ t¹m øng cho c«ng nh©n viªn. VÝ dô: C¨n cø vµo phiÕu chi sè 39 ngµy 15/1, c«ng ty t¹m øng tiÒn cho nh©n viªn NguyÔn Hång D­¬ng sè tiÒn lµ 3.687.00 ®ång ®Ó mua lång qu¹t HS 400. Do ®ã kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt TK 141 cét SPS nî víi sè tiÒn lµ: 3.687.000 ®. + C¨n cø vµo ho¸ ®¬n vµ PNK vËt liÖu liªn quan ®Õn phiÕu chi t¹m øng tiÒn cho c«ng nh©n viªn ®i mua vËt liÖu, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 141 ë c¸c dßng, cét cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152. Cã TK 141. VÝ dô: C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 25418 vµ PNK sè 14 ngµy 18/1/2000 liªn quan ®Õn phiÕu chi t¹m øng cho c«ng nh©n viªn ®i mua lång qu¹t HS 400 sè tiÒn ghi trªn PNK cã c¶ thuÕ GTGT lµ 3.850.200 ® ( thuÕ GTGT lµ 350.000 ®, thuÕ suÊt 10% ). KÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 141 cét SPS cã sè tiÒn lµ 3.580.200 ®. - Sè d­ cuèi th¸ng Ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ c«ng ty t¹m øng cho c«ng nh©n viªn mua nguyªn vËt liÖu nh­ng ch­a thanh to¸n trong th¸ng( vËt liÖu ch­a vÒ nhËp kho ) - KÕt cÊu xem biÓu sè 06. Sæ chi tiÕt tk 141. Th¸ng 1 / 2000. Tªn ng­êi nhËn t¹m øng: NguyÔn Hång D­¬ng. BiÓu 06 §¬n vÞ: ®ång. Ho¸ ®¬n Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng SPS Sè d­ Sè Ngµy N C N C Sè d­ 1/1/2000 PhiÕu chi 39 15/1 Mua lång qu¹t HS400 111 3.687.000. 19737.049. . ... 25418 14 18/1 Mua lång qu¹t HS400 152 3.850.200 PhiÕu chi 62 28/1 Mua ®ång ®óc 111 4.320.000. . Céng SP trong th¸ng. 10.247.000. 3.850.200 Sè d­ 21/1/2000 26.133.849. Víi néi dung vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ chi tiÕt TK 141 t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó doanh nghiÖp x¸c ®Þnh vµ theo dâi ®­îc mét phÇn gi¸ trÞ vËt liÖu mua ngoµi vÒ nhËp kho, t×nh h×nh thanh to¸n b»ng tiÒn t¹m øng. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt TK 141 theo tõng c«ng nh©n viªn nhËn t¹m øng mua vËt liÖu vµ lÊy sè liÖu ë dßng SPS trong th¸ng ®Ó ghi vµo NKCT sè 10. * NhËt ký chøng tõ sè 10. NhËt ký chøng tõ sè 10 ®­îc sö dông ®Ó theo dâi tæng hîp t×nh h×nh t¹m øng cho c«ng nh©n viªn cña c«ng ty. C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi( t­¬ng tù nh­ NKCT sè 5 ). Cuèi th¸ng kho¸ sæ NKCT sè 10 x¸c ®Þnh sè ph¸t sinh bªn Cã TK 131 vµ lÊy sè tæng céng cña NKCT sè 10 ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152. Sè liÖu cña NKCT sè 10 ph¶i khíp víi sæ chi tiÕt TK 141 cña tõng c«ng nh©n viªn( sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng, sè d­ cuèi th¸ng ) vµ sè liÖu nµy dïng ®Ó ghi vµo B¶ng kª sè 3 cïng th¸ng. Mçi c«ng nh©n viªn ë sæ chi tiÕt TK 141 ®­îc ghi 1 dßng trªn NKCT sè 10. KÕt cÊu : Xem biÓu 07. NhËt ký - chøng tõ sè 10 . Ghi Cã TK 141 , Nî TK kh¸c . Th¸ng 1/2000 . §¬n vÞ : §ång Sè TT Tªn ng­êi nhËn t¹m øng Sè d­ 1/1/2000 Ghi nî TK 141 Ghi Cã TK 111 Céng Nî TK 141 Ghi Cã TK 141 , Nî TK kh¸c Céng Cã TK 141 Sè d­ Nî Cã TK 152 ... TK 133 Nî Cã 1 NguyÔn Hoµng D­¬ng 19.737.049 10.247.000 10.247.000 3.500.200 350.000 3.850.200 26.133.849 Céng 3.500.200 b /. Tr­êng hîp 2: Hµng vÒ trong th¸ng nh­ng ®Õn cuèi th¸ng ho¸ ®¬n ch­a vÒ. NÕu x¶y ra tr­êng hîp hµng vÒ trong th¸ng nh­ng ®Õn cuèi th¸ng ho¸ ®¬n ch­a vÒ th× phßng kÕ ho¹ch vËt t­ vÉn lËp PNK. Trªn PNK ghi râ sè l­îng vËt liÖu thùc tÕ nhËp kho theo ®¬n gi¸ t¹m tÝnh( th«ng th­êng c«ng ty sö dông gi¸ h¹ch to¸n lµm gi¸ t¹m tÝnh ). C¨n cø vµo PNK kÕ to¸n c«ng nî tiÕn hµnh ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331 ë c¸c dßng, c¸c cét cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Ghi theo gi¸ t¹m tÝnh. Nî TK 152 Cã TK 331 Sang th¸ng, sau khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n ®á so ®¬n vÞ b¸n göi ®Õn, nÕu cã sù chªnh lÖch gi÷a sè tiÒn trªn ho¸ ®¬n vµ sè tiÒn ghi theo gi¸ t¹m tÝnh th× trªn c¬ së: PNK ®· lËp tõ tr­íc vµ ho¸ ®¬n ®á th× phßng kÕ ho¹ch-vËt t­ tiÕn hµnh lËp thÖm PNK. Trª PNK nµy ghi râ " §iÒu chØnh gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ b¸n t¹m tÝnh( gi¸ h¹ch to¸n ) cña l« hµng nµo? nhËp kho ngµy nµo? " vµ kÑp 2 PNK l¹i. C¨n cø vµo 2 PNK ®ã, kÕ to¸n c«ng nî sÏ ®iÒu chØnh sè liÖu trong sæ chi tiÕt TK 331 - NÕu sè tiÒn ghi trªn hã ®¬n ®á lín h¬n sè tiÒn ghi theo gi¸ t¹m tÝnh th× kÕ to¸n c«ng nî ghi ®á sè chªnh lÖch vµo sæ chi tiÕt TK 331 ë c¸c cét, dßng cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Ghi ®en sè tiÒn chªnh lÖch. Nî TK 152 Cã TK 331 - NÕu sè tiÒn ghi trªn hã ®¬n ®á nhá h¬n sè tiÒn ghi theo gi¸ t¹m tÝnh th× kÕ to¸n c«ng nî ghi ®á sè chªnh lÖch vµo sæ chi tiÕt TK 331 ë c¸c cét, dßng cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Ghi ®á sè tiÒn chªnh lÖch. Nî TK 152 Cã TK 331 ( NghiÖp nµy trong th¸ng 1/2000 kh«ng x¶y ra ë c«ng ty ). 5.1.2 NhËp kho vËt liÖu do c«ng ty tù chÕ. §èi víi vËt liÖu do c«ng ty tù chÕ, phßng kÕ to¸n kh«ng më sæ s¸ch ®Ó ghi chÐp, theo dâi chi phÝ ®Ó tÝnh gÝ thµnh vËt liÖu tù chÕ nhËp kho mµ c«ng ty giao cho ph©n x­ëng tù h¹ch to¸n chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh vËt liÖu tù chÕ nhËp kho. Sau ®ã vËt liÖu tù chÕ sÏ ®­îc nhËp kho b¸n thµnh phÈm tù chÕ cña c«ng ty vµ xuÊt cho 2 ph©n x­ëng l¾p r¸p I vµ l¾p r¸p II. Phßng kÕ to¸n chØ theo dâi, ghi chÐp khi xuÊt kho vËt liÖu ®em tù chÕ vµ khi nhËp kho vËt liÖu tù chÕ. Do ®ã sè liÖu vËt liÖu xuÊt, nhËp k ho do c«ng ty tù chÕ kh«ng liªn quan ®Õn B¶ng kª sè 3. Nh©n viªn h¹ch to¸n ë ph©n x­ëng cã nhiÖm vô ghi chÐp, tËp hîp vµ tÝnh gi¸ thµnh vËt liÖu tù chÕ c¨n cø vµo: + C¨n cø vµo ®¬n gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu xuÊt kho. + C¨n cø vµo ®¬n gi¸ l­¬ng mµ c«ng ty ®· x©y dùng cho tõng lo¹i c«ng viÖc. + C¨n cø vµo ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cho tõng chi tiÕt s¶n phÈm. Cuèi th¸ng phßng kÕ ho¹ch vËt t­ c¨n cø vµo B¶ng kª s¶n phÈm nhËp kho do ph©n x­ëng göi lªn ®Ó lËp PNK. §¬n gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ghi trªn PNK chÝnh lµ ®¬n gi¸ cña s¶n phÈm ë B¶ng kª s¶n phÈm nhËp kho. Thñ tôc nhËp kho vËt liÖu so c«ng ty tù chÕ t­¬ng tù nh­ ®èi víi vËt liÖu nua ngoµi( phßng KCS kiÓm tra chÊt l­îng ). VÝ dô: Ph©n x­ëng ®éng c¬ cña c«ng ty chuyªn s¶n xuÊt ra r«to vµ stato cña qu¹t. Víi stato mua ngoµi vÒ ph©n x­ëng cã nhiÖm vô quÊn d©y emay vµ mét sè vËt liÖu kh¸c t¹o thµnh mét stato hoµn chØnh( lâi thÐp ) cña qu¹t. Th¸ng 1/2000 c«ng ty giao nhiÖm vô cho ph©n x­ëng lµ quÊn 3000 stato qu¹t HS6 víi ®Þnh møc chi phÝ vËt liÖu nh­ sau: + 1 stato lµ 26.418 ®. + §¬n gi¸ l­¬ng trùc tiÕp ®Ó quÊn 1 stato lµ 456 ®. + §¬n gi¸ l­¬ng gi¸n tiÕp ®­îc tÝnh b»ng 15% ®¬n gi¸ l­¬ng trùc tiÕp vµ b»ng: 456 x 15% = 68,4 ®/stato. C¨n cø vµo ®Þnh møc trªn ph©n x­ëng lËp b¶ng tÝnh gi¸ thµnh b¸n thµnh phÈm tù chÕ nh­ sau: B¶ng tÝnh gi¸ thµnh BTP tù chÕ. Th¸ng 1/2000. BiÓu 08 §¬n vÞ: ®ång. STT Tªn BTP tù chÕ ®¬n vÞ tÝnh Chi phÝ VL 1 ®vÞ sp §¬n gi¸ trùc tiÕp §¬n gi¸ gi¸n tiÕp §gi¸ BTP nhËp kho 1 Stato HS6 c¸i 26.418 456 68,4 26.942,4 B¶ng kª s¶n phÈm nhËp kho. §¬n vÞ: ®ång. Tªn BTP §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ nhËp kho Stato HS6 c¸i 2830 26.942,4 phiÕu nhËp kho. Ngµy 29/1/2000. Sè 52. Hä tªn ng­êi giao hµng: Ph©n x­ëng ®éng c¬. NhËp kho 4 (BTP tù chÕ). §¬n vÞ: ®ång. STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 stato qu¹t HS6 c¸i 2830 26.942,4 76.246.992 5.1.3 NhËp kho vËt liÖu thõa, phÕ liÖu thu håi. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, cã khi x¶y ra tr­êng hîp vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt nh­ng kh«ng sö dông hÕt. Ttheo quy ®Þnh cña c«ng ty lµ ph¶i nhËp l¹i kho. Hay phÕ liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt( nÕu kh«ng b¸n ngay ) còng ®­îc nhËp kho. C¨n cø vµo PNK vËt liÖu, phÕ liÖu do phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp vµ ®¬n gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu nhËp kho hay gi¸ ­íc tÝnh cña phÕ liÖu cã thÓ thu ®­îc. KÕ to¸n sÏ ghi vµo NKCT sè 7 dßng, cét cho phï hîp theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 152. Cã TK 621. * NhËt ký chøng tõ sè 7. Dïng ®Ó tæng hîp toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp vµ dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn cã c¸c tµi kho¶n kiªn quan ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. NKCT sè 7 gåm cã 3 phÇn - PhÇn I: TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh toµn doanh nghiÖp, ph¶n ¸nh toµn bé sè ph¸t sinh bªn cã cña c¸c tµi kho¶nliªn quan ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. - PhÇn II: Chi phÝ s¶n xuÊt theo yÕu tè. - PhÇn III: Lu©n chuyÓn néi bé kh«ng tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Sè liÖu ë NKCT sè 7 ®­îc dïng ®Ó ghi vµo B¶ng kª sè 3 cïng th¸ng ë c¶ 2 cét gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n. nhËt ký chøng tõ sè 7 Th¸ng 1 n¨m 2000. BiÓu 09 §¬n vÞ: ®ång. TK ghi TK cã ghi nî TK 152 TK 141 ... TK 111 TK 621 TK 331 Céng chi phÝ TK 621 396.554.938 TK 627 2.699.555 TK 641 TK 642 400.208.314 Céng A TK 111 TK 152 3.500.200 7.450.000 18.000 559.129.714 TK 141 Céng B A + B 400.208.314 5.2 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu. ë c«ng ty vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm, qu¶n lý vµ phôc vô qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ®ã. Ngoµi ra vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho cho c¸c nhu cÇu kh¸c cña c«ng ty nh­ xuÊt b¸n, xuÊt ®Ó tù chÕ biÕn. Trong ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt hµng ho¸ theo nguyªn t¾c h¹ch to¸n kinh doanh, gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm ®­îc x¸c ®Þnh lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cÊu thµnh nªn chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. Bëi vËy kÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu trong doanh nghiÖp ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi, tÝnh to¸n, ph©n bæ chÝnh x¸c gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông, còng nh­ cho tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt. Do c«ng ty võa ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ, võa ®¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n nªn kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu lËp B¶ng kª sè 3 tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. B¶ng kª sè 3 ®­îc thiÕt lËp hµng th¸ng. * B¶ng kª sè 3: ( B¶ng kª tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu ). C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi: - sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo dßng sè d­ cuèi th¸ng cña B¶ng kª sè 3 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. - Sè ph¸t sinh trong th¸ng. + Cét gi¸ thùc tÕ: C¨n cø vµo sè liÖu tæng céng ë cét ghi Nî TK 152 trªn NKCT sè, NKCT sè 5, NKCT sè 10. + Cét gi¸ h¹ch to¸n: C¨n cø vµo c¸c PNK( do trªn PNK kÕ to¸n ®· ghi gi¸ h¹ch to¸n ). NKCT sè 7 c¨n cø vµo dßng ghi Nî TK 152 ®èi øng Cã TK 621 cïng th¸ng ®Ó ghi vµo c¶ cét gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n. - Sè d­ vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng . LÊy sè liÖu ë dêng sè d­ ®Çu th¸ng céng dßng sè ph¸t sinh trong th¸ng theo tõng cét gi¸ h¹ch toans vµ cét gi¸ thùc tÕ cho phï hîp - HÖ sè chªnh lÖch. LÊy sè liÖu ë dßng " Céng sè d­ vµ SPS trong th¸ng " cña cét gi¸ thùc tÕ chia cho cét gi¸ h¹ch to¸n. - XuÊt dïng trong th¸ng. LÊy sè liÖu ë dßng trªn B¶ng ph©n bæ sè 2 ®Ó ghi sang cét gi¸ h¹ch to¸n vµ cét gi¸ thùc tÕ cho phï hîp. - Sè d­ cuèi th¸ng: LÊy dßng " Céng sè d­ vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng " trõ dßng " xuÊt dïng trong th¸ng " theo tõng cét gi¸ h¹ch to¸n vµ cét gi¸ thùc tÕ cho phï hîp. - KÕt cÊu xem biÓu sè 10. b¶ng kª sè 3 . B¶ng kª tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu. Th¸ng 1 / 2000 §¬n vÞ : ®ång . STT ChØ tiªu TK 152 Gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ thùc tÕ 1 I . Sè d­ ®Çu th¸ng 1 / 2000 1.335.510.586 1.335.460.586 2 II . Sè ph¸t sinh trong th¸ng 563.260.614 570.097.914 3 Tõ NKCT sè 1 ( ghi Cã TK 111 ) 7.450.000 4 Tõ NKCT sè 5 ( ghi Cã TK 331 ) 559.784.414 559.129.714 5 Tõ NKCT sè 7 ( ghi Cã TK 621 ) 18.000 18.000 6 Tõ NKCT sè 10 ( ghi Cã TK 141) 3.458.200 3.500.200 7 . . . . . . . . 8 III. Céng sè d­ ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng 1.898.771.200 1.905.558.500 9 IV . HÖ sè chªnh lÖch 1,0036 10 V . XuÊt dïng trong th¸ng 398.772.734 401.458.314 11 VI . Tån kho cuèi th¸ng 1.499.998.466 1.504.100.186 VÝ dô: Trong th¸ng 1/2000 qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cã lo¹i ra phÕ liÖu thu håi lµ n¾p qu¹t bµn HS6 vµ n¾p qu¹t trÇn( dã thö nghiÖm ) b»ng nh«m. KÕ to¸n c¨n cø vµo PNK phÕ liÖu sè 46 ngµy 24/1/2000( cã kÌm theo giÊy b¸o háng ) sè l­îng nh«m thu ®­îc lµ 12 kg, kÕ to¸n ­íc tÝnh gi¸ trÞ cã thÓ thu ®­îc lµ 18.000 ® vµ ghi vµo NKCT sè 7 ë c¸c dßng, cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n: 18.000®. Nî TK 152 Cã TK 621 Cïng víi lËp B¶ng kª sè 2( B¶ng kª tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ) th× hµng th¸ng kÕ to¸n còng tiÕn hµnh lËp B¶ng ph©n bæ vËt liÖu ®Ó ph©n bæ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng tÝnh cho c¸c ®èi t­îng sö dông liªn quan. * B¶ng ph©n bæ sè 2. Dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu, xuÊt kho trong th¸ng theo gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n. Ph©n bæ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông hµng th¸ng. Nî c¸c tµi kho¶n cã liªn quan. Cã TK 152. KÕt cÊu vµ néi dung chñ yÕu cña B¶ng ph©n bæ sè 2: C¸c cét däc ph¶n ¸nh c¸c lo¹i vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng tÝnh theo gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ thùc tÕ. C¸c dßng ngang ph¶n ¸nh c¸c ®èi t­îng sö dông vËt liÖu. C¬ së ®Ó lËp B¶ng ph©n bæ sè 2 lµ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho vËt liÖu vµ hÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ thùc tÕ cña tõng lo¹i vËt liÖu lÊy tõ B¶ng kª sè 3( tÝnh gi¸ thµnh thùc tw vËt liÖu ). KÕt cÊu : xem biÓu 11. b¶ng ph©n bæ sè 2 . ( B¶ng ph©n bæ Nguyªn vËt liÖu ) . Th¸ng 1 / 2000 . §¬n vÞ : ®ång . STT Ghi Cã TK §èi t­îng sö dông ghi Nî c¸c TK TK 152 ( hÖ sè 1,0036) Gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ thùc tÕ 1 TK 621: chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 395.132.462 396.554.938 Qu¹t c¸c lo¹i 388.402.792 389.801.042 B¬m BRA 50 + 32 5.685.660 5.706.128 Bµn n©ng h¹ 1.044.010 1.047.768 2 TK 627 : Chi phÝ s¶n xuÊt chung 2.689.872 2.699.555 3 TK 641 : Chi phÝ b¸n hµng 4 TK 642 : Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 950.400 953.821 5 TK 632 : XuÊt b¸n chi tiÕt Céng 398.772.734 400.208.314 VÝ dô: Sè liÖu trong th¸ng 1/2000 tõ c¸c phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n tËp hîp ë tõng kho vµ lªn B¶ng ph©n bæ sè 2 nh­ sau: - Kho I: ( Kho s¾t, thÐp, s¬n, ®ång...) TK 621: Qu¹t c¸c lo¹i 7.748.740. B¬m BRA 50+32 4.919.040. Bµn n©ng h¹ 1.044.010. TK 627 Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng 1.457.522. TK 642 Chi phÝ qu¶n lý c«ng ty 396.500. - Kho II: ( Kho d©y emay d©y ®iÖn 5 mµu... ) TK 621: Qu¹t c¸c lo¹i 138.620.400. B¬m BRA 50+32 766.620. TK 627 Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng 569.700. - Kho III: ( Kho b¸n thµnh phÈm ). TK 621: Qu¹t c¸c lo¹i 176.342.350. TK 627 Chi phÝ qu¶n lý ph©n x­ëng 662.650. - Kho IV: ( Kho b¸n thµnh phÈm tù chÕ ). TK 621: Qu¹t c¸c lo¹i 65.691.302. TK 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 553.900. ë c«ng ty th­êng x¶y ra 4 tr­êng hîp xuÊt kho nh­ sau: Tr­êng hîp 1: XuÊt kho vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm: C¨n cø vµo PXK( sau khi ®· ph©n lo¹i cho tõng ®èi t­îng sö dông ) kÕ to¸n vËt liÖu tæng céng sè tiÒn ghi trªn PXK ®ã, lÊy sè liÖu nµy kÕ to¸n ghi vµo cét gi¸ h¹ch to¸n trªn B¶ng ph©n bæ sè 2 lÇn l­ît theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 621. Chi tiÕt: Qu¹t c¸c lo¹i . B¬m BRA 50+32. Bµn n©ng h¹. Cã TK 152. Tr­êng hîp 2: XuÊt kho vËt liÖu phôc vô cho qu¶n lý ph©n x­ëng, qu¶n lý doanh nghiÖp. C¨n cø vµo PXK( sau khi ®· ph©n lo¹i cho tõng bé0 phËn sö dông ) kÕ to¸n vËt liÖu tæng céng sè tiÒn ghi trªn PXK ®ã, lÊy sè liÖu nµy kÕ to¸n ghi vµo cét gi¸ h¹ch to¸n trªn B¶ng ph©n bæ sè 2 lÇn l­ît ë c¸c dßng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 627( nÕu xuÊt dïng vËt liÖu cho qu¶n lý ph©n x­ëng ). Nî TK 642( nÕu xuÊt dïng vËt liÖu cho qu¶n lý doanh nghiÖp ). Nî TK 641( nÕu xuÊt dïng vËt liÖu cho bé phËn b¶o hµnh theo ®Þnh møc ). Cã TK 152. Tr­êng hîp 3: XuÊt kho vËt liÖu ®Ó b¸n: VÝ dô: XuÊt b¸n c¸c chi tiÕt qu¹t: bÇu qu¹t, ®Õ qu¹t, c¸nh qu¹t... kÕ to¸n céng tæn sè tiÒn trªn ho¸ ®¬n theo gi¸ h¹ch to¸n, lÊy sè liÖu kÕ to¸n ghi vµo cét gi¸ h¹ch to¸n trªn B¶ng ph©n bæ sè 2 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 632. Cã TK 152. Tr­êng hîp 4: XuÊt kho vËt liÖu ®em tù chÕ. KÕ to¸n vËt liÖu kh«ng ®Þnh kho¶n nghiÖp vô nµy mµ chØ theo dâi sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu xuÊt kho( còng nh­ nhËp kho ) ë B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu vµ ë thÎ kho. Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho tù chÕ kh«ng liªn quan ®Õ b¸n thµnh phÈm sè 2 còng nh­ B¶ng kª sè 3. Sæ c¸i TK 152. Sæ c¸i TK 152 ®­îc më cho c¶ n¨m trªn mét tê sæ, ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã vµ sè d­ cuèi th¸ng. C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi: - C¬ së sè liÖu ®Ó ghi sæ c¸i TK 152 lµ c¸c NKCT cã liªn quan. + Dßng TK 621, TK 111, TK 331, TK 141 lÇn l­ît c¨n cø vµo c¸c NKCT sè 7, NKCT sè 1, NKCT sè 5, NKCT sè 10. + Dßng " Tång sè ph¸t sinh Cã" c¨n cø vµo NKCT sè 7 ghi: Cã TK 152 vµ Nî c¸c TK kh¸c. + Dßng " Sè d­ cuèi th¸ng " c¨n cø vµo sè d­ ®Çu n¨m, tæng sè ph¸t sinh Nî, tæng sè ph¸t sinh Cã ®Ó tÝnh. Cuèi th¸ng sau khi ®· kho¸ sæ vµ kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu trªn c¸c NKCT, kÕ to¸n míi tiÕn hµnh lÊy sè liÖu tõ c¸c NKCT ®Ó ghi vµo sæ c¸i. KÕt cÊu: xem biÓu sè 12. bé c«ng nghiÖp nÆng. sæ c¸i §¬n vÞ: c«ng ty c¬ khÝ chÝnh x¸c sè 1 TK 152:"nguyªn liÖu, vËt liÖu" N¨m 2000. Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 1.335.460.586 BiÓu 12. §V: ®ång Ghi cã c¸c TK ®èi øng víi nî TK 152 Th¸ng 1 Th¸ng 2 Th¸ng 3 ... TK 621 TK 111 TK 331 TK 141 18.000 7.450.000 559.129.714 3.500.200 Tæng sè PS nî Tæng sè PS cã 570.097.914 400.208.314 Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã 1.505.350.186