Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội

đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. 1.4.2. Xuất khẩu uỷ thác Là phương thức mà doanh nghiệp có hàng hoá và có nhu cầu nhưng chưa thể xuất khẩu trực tiếp vì lý do nào đó có thể uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng kinh doanh xuất nhập khâủ, có giấy phép xuất khẩu đứng ra tổ chức xuất khẩu hộ, làm thủ tục xuất khẩu thay cho mình. Trong trường hợp này, đơn vị uỷ thác xuất khẩu phải trả một khoản tiền hoa hồng cho đơn vị nhận uỷ thác theo tỷ lệ thoả thuận trong hợp đồng gọi là phí ủy thác. 1.5. Các phương thức thanh toán quốc tế dùng trong xuất khẩu Hoạt động kinh doanh ngoại thương có thể sử dụng các phương thức thanh toán như: Phương thức chuyển tiền, phương thức ghi sổ hay mở tài khoản, phương thức thanh toán nhờ thu, phương thức thanh toán bằng thư tín dụng. Phương thức chuyển tiền Là phương thức khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác ở một thời điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Các bên tham gia trong phương thức thanh toán này bao gồm: - Người trả tiền ( người mua) hoặc người chuyển tiền ( người đầu tư, kiều bào chuyển tiền về nước). - Người bán. - Ngân hàng chuyển tiền ( ngân hàng ở nước người chuyển tiền). - Ngân hàng đại lý của ngân hàng chuyển tiền ( ngân hàng ở nước người bán). 1.5.2. Phương thức ghi sổ hay mở tài khoản. Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản để ghi nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ. Định kỳ ( tháng, quý, nửa năm,...), người mua trả tiền cho người bán. Phương thức thanh toán này có đặc điểm sau: Là một phương thức thanh toán không có sự tham gia của các ngân hàng với chức năng là mở tài khoản và thực hiện thanh toán. Chỉ mở tài khoản đơn bên, không mở tài khoản song bên. Nếu người mua mở tài khoản để ghi thì tài khoản ấy không có giá trị thanh toán giữa hai bên. Phương thức thanh toán nhờ thu. ¨ Theo phương thức này, người bán sau khi đã giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến hành uỷ thác cho ngân hàng của mình thu tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Các bên tham gia trong phương thức thanh toán nhờ thu gồm: Người bán, người mua. Ngân hàng bên bán ( ngân hàng nhận sự ủy thác của người bán) Ngân hàng đại lý của ngân hàng bên bán ( Ngân hàng nước người mua). ¨ Phương thức thanh toán nhờ thu gồm các loại sau: Nhờ thu phiếu trơn Theo phương thức này, người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hoá thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Nhờ thu phiếu trơn kèm chứng từ Nhờ thu phiếu trơn kèm chứng từ là phương thức thanh toán mà trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu và bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá cho người mua để nhận hàng. 1.5.4. Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng ( Letter of credit – L/C ) Theo phương thức này, ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của khách hàng; người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền cho người bán số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người bán ký phát khi người bán xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định để nhập khẩu trong thư tín dụng. Thanh toán theo phương thức này nó đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán. Giá cả và tiền tệ áp dụng trong xuất khẩu Trong thanh toán quốc tế, trong các hiệp định và hợp đồng đều có quy định điều kiện tiền tệ dùng để thanh toán. Điều kiện tiền tệ cho biết việc sử dụng các loại tiền nào để thanh toán trong các hợp đồng ngoại thương, đồng thời quy định xử lý khi giá trị đồng tiền đó biến động. Việc sử dụng đồng tiền nào để thanh toán là do hợp đồng mua bán ngoại thương quy định theo thoả thuận của hai bên. Giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ là điều kiện để xác định địa điểm giao hàng trong hợp đồng. Điều kiện về địa điểm giao hàng chính là sự phân chia trách nhiệm giữa người bán và ngưòi mua về các khoản chi phí, về rủi ro được quy định trong luật buôn bán quốc tế. Hiện nay, trong xuất khẩu các doanh nghiệp xuất khẩu hay sử dụng các loại giá FOB, CIF, CFR. - Giá FOB ( Fee on Board ) : Ngưòi bán chịu trách nhiệm thủ tục thông quan xuất khẩu và chịu mọi chi phí tới khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc quy định do người mua chỉ định. Giá này thường được áp dụng trong vận tải biển hoặc vận tải thuỷ nội địa. - Giá CIF ( Cost, Insurance and Freight ) : Bao gồm giá FOB cộng phí bảo hiểm và cước phí vận tải. Tính theo giá CIF thì người bán giao hàng tại cảng, ga, biên giới của người mua. Người bán phải chịu chi phí bảo hiểm và vận chuyển, mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển bên bán phải chịu trách nhiệm.Vật tư hàng hoá chỉ chuyển sang người mua khi hàng hoá đã qua khỏi phạm vi phương tiện vận chuyển của người bán. - Giá CFR ( Cost and Frieght ): là giá bao gồm cả giá thực tế của hàng hoá và cước phí, theo điều kiện này người bán phải trả các phí tổn cần thiết để đưa hàng tới cảng quy định, những rủi ro về mất mát hoặc hư hại cũng như rủi ro về những chi phí liên quan có thể trả thêm cho những tình huống xảy ra khi hàng hoá đã được giao lên tàu chuyển từ người bán sang người mua hàng qua lan can tàu tại cảng bốc hàng quy định. 2. Kế toán xuất khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp 2.1. Đặc điểm kế toán xuất khẩu hàng hoá ¨ Thời điểm xác định hàng xuất khẩu Thời điểm xác định hàng hoá đã hoàn thành việc xuất khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, tức là khi người xuất khẩu mất quyến sở hữu về hàng hoá và nắm quyền sở hữu tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người nhập khẩu. Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh xuất- nhập khẩu nên thời điểm ghi chép hàng hoản thành xuất khẩu là thời điểm hàng hoá đã hoàn thành thủ tục hải quan, xếp lên phương tiện vận chuyển và đã rời sân ga, biên giới, cầu cảng,.... ¨ Phạm vi hàng xuất khẩu Xuất khẩu là bán hàng hay dịch vụ ra nước ngoải căn cứ vào những hợp đồng đã ký kết. Xuất khẩu là một trong những nghiệp vụ kinh tế quan trọng trong kinh tế đối ngoại. Về phương thức thanh toán, xuất khẩu hàng hoá có thể thanh toán trực tiếp bằng ngoại tệ, thanh toán bằng hàng hoá hoặc xuất khẩu trừ nợ theo nghị định thư của Nhà nước. Hàng hoá được xác định là hàng xuất khẩu khi hàng hoá đã được trao cho bên mua, hoàn thành các thủ tục hải quan. Tuy nhiên, tuỳ theo phương thức giao nhận hàng hoá, thời điểm xác định hàng xuất khẩu như sau: + Nếu hàng vận chuyển bằng đường biển, hàng được coi là xuất khẩu tính ngay từ thời điểm thuyền trưởng ký vào vận đơn, hải quan đã ký xác nhận mọi thủ tục hải quan để rời cảng. + Nếu hàng vận chuyển bằng đường sắt, hàng xuất khẩu tính từ ngày hàng được giao tại ga cửa khẩu theo xác nhận của hải quan cửa khẩu. + Nếu hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường hàng không, hàng xuất khẩu được xác nhận từ khi trưởng máy bay ký vào vận đơn và hải quan sân bay ký xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan. + Hàng đưa đi hội chợ triển lãm, hàng xuất khẩu được tính khi hoàn thành thủ tục bán hàng thu ngoại tệ. Việc xác định đúng thời điểm xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi chép doanh thu hàng xuất khẩu, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, thưởng phạt trong buôn bán ngoại thương và thanh toán. Một số đặc điểm nữa trong kinh doanh hàng hoá xuất khẩu là quá trình lưu chuyển hàng hoá tương đối dài vì hàng xuất khẩu của nước ta sản xuất phân tán, phải có thời gian dài để thu gom từ nhiều nơi hoặc từ nhiều cơ sở sản xuất và có thể còn phải gia công, tu chỉnh, đóng gói trước khi xuất khẩu. Do đó, kế toán phải theo dõi, ghi chép thường xuyên, liên tục từ khi ký hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng xuất khẩu. 2.2. Nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu hàng hoá · Theo dõi, ghi chép, tính toán và phản ánh kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu, từ khâu mua hàng, xuất khẩu và thanh toán hàng hoá xuất khẩu, từ đó kiểm tra giám sát tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. · Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá, nghiệp vụ thanh toán hợp đồng ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp trên cơ sở đó tính chính xác, trung thực các khoản chi phí và thu nhập trong kinh doanh. · Cung cấp các thông tin cần thiết về quá trình và kết quả của hoạt động xuất khẩu theo yêu cầu của quản lý. 3. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Để hạch toán ban đầu hàng xuất khẩu, kế toán cần sử dụng đủ chứng từ liên quan đến mua hàng trong nước như: Phiếu xuất kho Hoá đơn Vận đơn Chứng từ thanh toán hàng mua trong nước như Phiếu chi Giáy báo Nợ Các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, chứng từ thanh toán, các chứng từ ngân hàng... 3.2. Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh tình hình xuất khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu như: TK 157 : Hàng gửi bán TK 156 : Hàng hoá TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 515 : Nếu chênh lệch ty giá hối đoái lãi TK 635 : Nếu chênh lệch tỷ giá hối đoái lỗ TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi TK 007 : Ngoại tệ các loại TK 331 : Phải trả cho người bán TK 131 : Phải thu của khách hàng Và một số tài khoản khác có liên quan. 3.3. Trình tự kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp ( phụ lục 1- sơ đồ 1) * Khi thu mua hàng hoá để xuất khẩu, ké toán ghi: Nợ TK 156(1) : Giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho Nợ TK 157 : Giá mua của hàng hoá chuyển thẳng để xuất khẩu Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331......tồng giá thanh toán của hàng thu mua để xuất khẩu * Trường hợp hàng hoá cần phải hoàn thiện trước khi xuất khẩu, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng xuất gia công, chi phí hoàn thiện và chi phí gia công và ghi: Nợ TK 154 : tập hợp giá mua và chi phí gia công, hoàn thiện Nợ TK 133(1) : thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 156(1): Giá mua của hàng xuất gia công Có TK 111, 112, 331, 338, 214... chi phí gia công, hoàn thiện hàng hoá tự làm hoặc thuê ngoài. - Khi hàng hoá gia công hoàn thiện hoàn thành, chi phí gia công, hoàn thiện được tính vào trị giá mua của hàng nhập kho hay chuyển đi xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK156(1) : trị giá mua thực tế hàng gia công, hoàn thiện Nợ TK 157 : trị giá mua thực tế hàng chuyển đi xuất khẩu Có TK 154 : giá thành thực tế gia công, hoàn thiện - Khi xuất kho hàng hoá chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 157 : Trị giá thực tế hàng gửi đi xuất khẩu Có TK 156(1) : Trị giá thực tế hàng xuất kho để xuất khẩu - Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, doanh nghiệp lập hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng xuất khẩu và ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 157 : Kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu - Đối với doanh thu hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 111(2), 112(2), 131 Tổng số tiền hàng xuất khâủ (tỷ giá ghi sổ ) Nợ TK 635 : ( lỗ tỷ giá) Có TK 515 : ( lãi tỷ giá ) Có TK 511 : Doanh thu hàng xuất khẩu (giá thực tế) - Đối với số thuế xuất khâủ phải nộp , kế toán ghi: Nợ TK 511 : ghi giảm doanh thu hàng xuất khẩu Có TK 333 (3333) : số thuế phải nộp - Khi nộp thuế xuầt khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 333 ( 3333 – thuế xuầt khâủ ) Có TK 111(1), 111(2), 331,... - Trường hợp phát sinh các chi phí trong quá trình xuất khẩu: + Nếu chi phí bằng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 641 ( theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Nợ TK 635 : ( lỗ tỷ giá) Có TK 515 : ( lãi tỷ giá) Có TK 111(1), 112(2), 333(1)...: (theo tỷ giá ghi sổ) + Nếu chi bằng tiền Việt Nam, kế toán ghi: Nợ TK 641 : ghi tăng chi phí bán hàng Nợ TK 133(1) thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111(1), 112(1), 331... 4. Kế toán nghịêp vụ xuất khẩu uỷ thác theo phương pháp kê khai thường xuyên. (phụ lục 1) 4.1. Những vấn đề chung về uỷ thác xuất khẩu Theo chế độ hiện hành, bên uỷ thác xuất khẩu khi giao hàng cho bên nhận uỷ thác phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hoá đã thực xuất có xác nhận của Hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, bên uỷ thác xuất khẩu phải xuất hoá đơn GTGT với thuế suất 0% giao cho bên nhận uỷ thác. Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phải xuất hoá đơn GTGT đối với hoa hồng uỷ thác xuất khẩu với thuế suất quy định. Bên uỷ thác được ghi nhận số thuế tính trên hoa hồng uỷ thác vào số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, bên nhận uỷ thác sẽ ghi vào sồ thuế GTGT đầu ra phải nộp. Giá tính thuế GTGT của dịch vụ uỷ thác là toàn bộ tiền hoa hồng uỷ thác và các khoản chi hộ ( nếu có)(trừ khoản chi hộ có ghi rõ tên, địa chỉ , mã số thuế của bên uỷ thác thì bên nhận uỷ thác không phải tính vào doanh thu của mình). Trường hợp hợp đồng quy định trong giá dịch vụ có thuế GTGT thì phải quy ngược lại để xác định giá chưa có thuế GTGT: Giá chưa có Tổng số hoa hồng uỷ thác và các khoản chi hộ( nếu có) thuế = 1 + 10% 4.2. Chứng từ kế toán sử dụng Khi thực hiện xong dịch vụ xuất khẩu, bên nhận uỷ thác phải chuyển cho bên uỷ thác các chứng từ sau: Bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu ( 1 bản chính) Hoá đơn thương mại xuất cho nước ngoài ( 1 bản sao) Tờ khai hàng hoá xuất khẩu có xác nhận thực xuất và đóng dấu của cơ quan Hải quan cửa khẩu (1 bản sao) Hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác 4.3. Tài khoản kế toán sử dụng Tương tự như tài khoản nghiệp vụ kế toán xuất khẩu trực tiếp 4.4. Trình tự kế toán xuất khẩu uỷ thác 4.4.1. Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu (phụ lục 1- sơ đồ 2) - Khi giao hàng cho đơn vị nhận uỷ thác, dựa vào chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 157 Hàng gửi bán Có TK 156 “ Hàng hoá” hoặc Có TK 155 “ Thành phẩm” - Khi đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu cho người mua, căn cứ chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu và ghi: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 157 Hàng gửi đi bán - Đối với doanh thu hàng xuất khẩu uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 131 Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận xuất khẩu) Có TK 511 Doanh thu bán hàng - Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, bên uỷ thác xuất khẩu nộp hộ vào NSNN, kế toán phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng xuất khẩu uỷ thác phải nộp và ghi: Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 333(2), 333(3) - Khi đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu đã nộp thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt vào NSNN, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 333(2), 333(3) Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác Có TK 111, 112 - Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) - Phí uỷ thác xuất khẩu phải trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) Có TK 131 – Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) - Khi nhận số tiền uỷ thác xuất khẩu còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản do đơn vị uỷ thác chi hộ, căn cứ chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 – Phải thu khách hàng ( chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu) 4.4.2. Kế toán tại đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu (phụ lục 2- sơ đồ 3) - Khi nhận hàng của đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. - Khi đã xuất khẩu hàng, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu và ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng người mua nước ngoài) Có TK 331 – Phải trả cho người bán ( chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) - Đồng thời ghi trị giá hàng xuất khẩu Có TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi - Thuế xuất khẩu phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 338(8) – Phải trả, phải nộp khác - Đối với phí uỷ thác xuất khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu và ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 511(3) – Doanh thu bán hàng Có TK 333 (1) – Thuế GTGT phải nộp - Đối với các khoản chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu (phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi vận chuyển bốc xếp hàng...), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 138 (8) – Phải thu khác (chi tiết từng đơn vị uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 - Khi thu hộ tiền hàng cho bên uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng người mua nước ngoài) - Khi nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 338(8) – Phải trả phải nộp khác Có TK 111, 112 - Khi đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ phí uỷ thác xuất khẩu, và các khoản chi hộ, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 138 – Phải thu khác ( chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) - Khi chuyển trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu số tiền hàng còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản chi hộ, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI 1. Tổng quan về tổ chức hoạt động của Công ty Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Máy Hà Nội (Tên giao dịch quốc tế MACHINOIMPORT HANOI) trực thuộc - Bộ Thương mại, là doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá theo Nghị định 64-2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ và quyết định số 0859/2004/QĐ-BTM ngày 28/06/2004 của Bộ Thương Mại, được tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 12/06/1999 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2000. Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội. Tên giao dịch đối ngoại: HANOI MACHINERY IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY Tên giao dịch đối ngoại viết tắt: MACHINOIMPORT HANOI Địa chỉ trụ sở chính: Số 8 phố Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội Số điện thoại: (04) 8249624; (04) 8289862 Số fax: (04) 8289624 E-mail: machinoimport@hn.vn.vnn Địa chỉ văn phòng địa phương: số 3A, Hoàng Diệu, TP. Hải Phòng Số điện thoại: (031) 747941 Số fax: (031) 822857 Cửa hàng tại B2 Ngọc Khánh, đường Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội. Ngoài ra, Công ty còn có 60.000 m2 đất và kho tại xã Việt Hùng, huyện Đông Anh, Hà Nội. Tổng giám đốc hiện nay : Nguyễn Anh Minh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội là pháp nhân theo quy định của Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thực hiện hạch toán độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của Pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của Công ty Cổ phần và Luật Doanh nghiệp. Công ty được kế thừa và thụ hưởng kinh nghiệm cũng như quá trình hoạt động 47 năm của Tổng công ty Máy và Phụ tùng, từ năm 1956, đã trải qua quá trình xây dựng và phát triển từ thời kỳ chiến tranh, xây dựng hoà bình bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Chức năng : Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại máy móc, thiết bị lẻ và thiết bị toàn bộ, phụ tùng, phương tiện vận tải, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng. Gia công lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị máy, phương tiện vận tải; dịch vụ: bán đại lý, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng; kinh doanh các mặt hàng dệt, nông hải sản và lâm sản chế biến. Kinh doanh cửa hàng, ăn uống, kinh doanh rượu, thuốc lá. Kinh doanh, chế biến lâm, hải sản, rau quả; kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ; kinh doanh, sản xuất hàng may mặc; kinh doanh vật tư, trang thiết bị y tế; vận tải hàng hoá, hành khách. Kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh khoáng sản, phân bón và hoá chất. Nhiệm vụ: - Nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu trên thị trường để có những phương án, chiến lược kinh doanh đúng đắn ít rủi ro và để phục vụ cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh. - Thông qua các hình thức chào hàng để tham gia đàm phán ký kết trực tiếp và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Các bộ phận đơn vị phải tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật. - Quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả nguồn ngoại tệ của Công ty. Tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu dưới mọi hình thức trên quan điểm hữu hiệu và chấp hành đầy đủ mọi nghĩa vụ, chính sách đối với nhà nước. Bảo toàn và phát triển tốt vốn kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, điều kiện làm việc cho người lao động, bồi dưỡng các bộ chuyên môn và năng lực cán bộ kinh doanh. 1.3. Lĩnh vực kinh doanh và sản xuất chủ yếu của Công ty. - Kinh doanh thương mại: Xuất nhập khẩu, mua bán trong nước. - Kinh doanh dịch vụ: Đại lý bán hàng, tư vấn kỹ thuật ngành hàng, tư vấn xây dựng, đại lý hàng hải, dịch vụ khai thuế hải quan, đại lý xăng dầu, đại lý bán vé máy bay, dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống, photocopy, dịch vụ lữ hành nội địa, dịch vụ giao nhận, vận chuyển trong nước, vận chuyển quá cảnh, vận tải hàng hoá và hành khách, dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng, đất đai, dịch vụ môi giới. - Gia công, lắp giáp, bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, phụ tùng, thiết bị văn phòng, điện, điện tử và tin học. - Chế biến nông lâm thuỷ hải sản, rau quả. - Sản xuất, gia công các mặt hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông vận tải. - Máy, thiết bị lẻ, thiết bị toàn bộ và phụ tùng, dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng dệt may, sản phẩm bằng da, vải giả da. - Nông sản, lâm sản đã chế biến, hải sản, rau quả, thực phẩm. Hàng thủ công mỹ nghệ, rượu, bia, thuốc lá, các sản phẩm bằng gỗ, plastic, composite, kim loại. Vật tư thiết bị cho ngành y tế, ngành in, bưu chính viễn thông, thiết bị văn phòng, tin học, phần mềm, trang thiết bị vật tư cho ngành điện, điện tử, điện lạnh, vật liệu xây dựng, phân bón, hoá chất, dụng cụ thể dục thể thao, bao bì từ các loại chất liệu, kinh doanh dịch vụ kho tàng, nhà xưởng, văn phòng, khách sạn, cửa hàng, siêu thị. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ được đào tạo cơ bản cả về thương mại và kỹ thuật. Trên 90% cán bộ có trình độ đại học, trong đó có trên 50% cán bộ là kỹ sư kỹ thuật được đào tạo trong và ngoài nước về các lĩnh vực cơ khí chế tạo, động lực ô tô, tầu hoả, tầu thuỷ, máy bay, điện tử tin học, thiết bị Y tế máy công nghiệp nhẹ và thực phẩm... có trình độ làm việc cả trong lĩnh vực thiết kế và công nghệ. 1.4. Mô hình tổ chức của Công ty kinh doanh Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội . ( phụ lục 2 – sơ đồ 4) Công ty có 45 nhân viên bao gồm 14 nhân viên nữ và 31 nhân viên nam.Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến, tương đối gọn nhẹ, đảm bảo hiêu quả cao về quản . Cụ thể như sau: - Giám đốc: Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước các pháp luật. - Hai phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại Công ty: Nhập nguyên vật liệu, máy móc...Thực hiện các phương thức kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác , kinh doanh theo đúng các quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty, các quy định và pháp luật điều lệ của Công ty. - Phòng kế toán tài chính: Có đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo luật và pháp lệnh kinh tế nhà nước quy định. Ghi chép đầy đủ và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục về tình hình quản lý và sử dụng tài sản và nguồn vốn của công ty. Thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán. - Văn phòng: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, thực hiện sắp xếp lực lượng cán bộ, lao động, tiền lương. Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty. Tổ chức đào tạo cán bộ, tuyên truyền chỉ đạo. - Đại diện Hải Phòng: Thay mặt Công ty giải quyết các công việc ở Hải Phòng và các địa bàn lân cận. Làm thủ tục thông quan và giao nhận tại cửa khẩu. Khai thác và bảo vệ trụ sở văn phòng đại diện của Công ty - Thường trực - Bảo vệ : Đón tiếp, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn khách ra vào Công ty với thái độ văn minh, lịch sự. Liên hệ chặt chẽ với các bộ phận trong cơ quan và công an khu vực để hợp đồng công tác khi cần thiết. Chịu trách nhiệm cá nhân nếu để xảy ra hiện tượng không đảm bảo an toàn an ninh, trật tự trong ca trực. Bảo quản tốt các phương tiện, thiết bị được giao bảo quản, sử dụng. 1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. ( phụ lục 2- sơ đồ 5) - Kế toán trưởng: Là thành viên của ban giám đốc, là người được bổ nhiệm, đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh các công việc mà kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất( có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ các tài khoản, lập bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán ở tất cả các bộ phận. - Ké toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng và kiêm thêm phần kế hoạch thống kê. - Kế toán ngân hàng: Làm các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng: mở L/C, thanh toán TTR, xin vay vốn các hợp đồng nhỏ (dưới 200triệu). - Thủ quỹ: Theo dõi toàn bộ lượng tìên của công ty. 1.6. Hình thức bộ máy kế toán Công tác kế toán ở Công ty được dựa trên căn cứ khoa học, dựa trên đặc điểm, tình hình thực tế của Công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Công ty sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của công ty. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty vận dụng các phương tiện tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và sản xuất kinh doanh của 1.7. Các chính sách kế toán mà công ty áp dụng. * Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N * Đơn vị tiền tệ : Đồng Việt Nam ( VNĐ ) . Các đồng tiền khác quy đổi theo tỷ giá hạch toán * Hình thức kế toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung áp dụng các loại sổ : Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết. kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời phản ánh trên sổ Nhật ký chung. Trên cơ sở sổ Nhật ký chung, kế toán vào các sổ cái có liên quan. Cuối kỳ kế toán, cộng số liệu trên các sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập bảng chi tiết. Sau khi đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, kế toán lập bảng báo cáo tài chính. * Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là “theo Nguyên giá” và phương pháp khấu hao TSCĐ theo “Phương pháp đường thẳng” * Phương pháp kế toán hàng tồn kho : - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp : “Kê khai thường xuyên” - Phương pháp đánh giá : “theo thực tế quy định của Nhà nước và Công ty” - Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hiện nay, công ty xuất nhập khẩu Máy Hà Nôi sử dụng phần mềm kế toán CADS để tính toán, ghi chép và xử lý dữ liệu chứng từ. 1.8. Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội trong 2 năm vừa qua. (phụ lục 2 – sơ đồ 6) Qua báo cáo kinh doanh của Công ty những năm gần đây ta thấy doanh thu của Công ty không ngừng tăng từ năm 2007 đến 2008, đặc biệt là năm 2008 tăng 42.681.675.213 đồng tương ứng 74,7%. Lợi nhuận trước thuế của Công ty cũng tăng với mức và 57.342.080 đồng. Điều này ..cho thấy tuy doanh thu năm 2008 có mức tăng đột biến nhưng giá vốn hàng bán cũng tăng rất cao với mức 41.490.797.038 đồng, điều này dẫn tới lợi nhuận của năm 2008 không tăng nhiều so với mức tăng của doanh thu. Đây không phải là dấu hiệu việc sử dụng vốn kém hiệu quả mà chủ yếu là do tính chất các mặt hàng của Công ty đòi hỏi lượng vốn rất lớn. Do vậy công ty phải huy động lượng lớn vốn vay ngân hàng làm chi phí hoạt động tài chính của Công ty tăng, trong khi thu nhập từ hoạt động này là rất thấp dẫn tới thâm hụt 925.367.212 đồng. Vì vậy Công ty nên có những biện pháp khắc phục vấn đề này. Ngoài ra cũng có thể thấy rõ ràng là công tác quản lý bán hàng cũng như quản lý doanh nghiệp của Công ty còn nhiều hạn chế, dẫn tới chi phí của 2 hoạt động này là rất lớn. Chi phí bán hàng trung bình của 2 năm đều hơn 1,7 tỉ đồng. Năm 2008 chi phí này có giảm xuống nhưng lượng giảm chỉ đạt 190.352.882 đồng trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng 1.125.233.609 đồng. Công ty cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp cũng như hiệu quả quản lý bán hàng của mình tránh những thất thoát không đáng có. 2. Thực tế công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá của Công ty. 2.1. Đặc điểm xuất khẩu tại công ty 2.1.1. Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là hoạt động công ty thực hiện xuất khẩu hàng hoá do chính công ty mua của các đơn vị trong nước. Do kho bãi cũng như nguồn hàng còn hạn chế, công ty chỉ tìm bạn hàng cung ứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không tìm bạn hàng cung ứng trước. Đây cũng là biện pháp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động xuất khẩu. Quy trình xuất khẩu trực tiếp của công ty theo sơ đồ sau: Ký hợp đồng xuất khẩu Kiểm tra L/C của khách Xin giấy phép xuất khẩu Thu mua chế biến hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Ký hợp đồng thuê tàu Kiểm tra hàng xuất khẩu Làm thủ tục hải quan Khiếu nại (nếu có ) Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Ký hợp đồng xuất khẩu: + Phòng kinh doanh sẽ tiến hành gửi thư chào hàng tới các bạn hàng nước ngoài có nhu cầu mua hàng + Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ để công ty tiến hành các bước tiếp theo. Khi nhận được đơn đặt hàng, Công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thư chào hàng bao gồm những nội dung sau: Tên hàng, số lượng bao bỉ, mẫu, đơn giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán. - Tiến hành mua hàng: Nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước. Quá trình thu mua, khai thác xuất khẩu được thực hiện trên hợp đồng các điều khoản quy định cụ thể. - Kiểm tra L/C của khách: Đây là công việc rất quan trọng; nó đảm bảo cho khả năng thanh toán của khách hàng, tránh rủi ro thất thoát vốn cho công ty. - Xin giấy xuất khẩu - Chuẩn bị mặt hàng, kiểm tra hàng xuất khẩu: Nếu khâu này thực hiện tốt thì giảm sự sai lệch các điều kiện về hàng hoá. Trước khi đưa hàng lên tàu hàng hoá được kiểm định về quy cách phẩm chất... giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ra nước ngoài. - Ký hợp đồng thuê tàu: Công ty chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB nên khi giao hàng lên tàu coi như đã hoàn thành việc bán hàng xuất khẩu. Khi giao hàng lên tàu công ty sẽ nhận hoá đơn giao hàng lên tàu. Công ty lập bộ hoá đơn thanh toán chuyển cho ngân hàng để hoàn tất quá trình thanh toán. 2.1.2. Xuất khẩu uỷ thác Trong trường hợp này, Công ty không tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng cho bên giao uỷ thác.Những đơn vị giao uỷ thác cho công ty là những đơn vị không có đủ điều kiện để thực hiện xuất khẩu trực tiếp. thường tập trung trong những trường hợp sau: + Không có quyền trực tiếp xuất khẩu mà thông qua công ty có quyền xuất khẩu để thực hiện xuất khẩu. + Người uỷ thác có hàng hoá, có vốn nhưng không có khách ngoại ( đầu ra), mà phải nhờ công ty tìm đối tác mua hàng. + Người uỷ thác có hàng hoá, có khách nước ngoài nhưng lại không có vốn để thực hiện việc thu mua hàng hoá, mà phải nhờ đến vốn của Công ty để xuất khẩu. Trong trường hợp này, đơn vị uỷ thác ngoài hoa hồng uỷ thác phải nộp còn phải chịu lãi do sử dụng vốn của bên nhận xuất khẩu uỷ thác. Trình tự quá trình xuất khẩu uỷ thác cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp, chỉ trừ không có khâu thu mua chế biến hàng xuất khẩu. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thu về bán hàng sau khi đã trừ đi hoa hồng được hưởng, các khoản phí và thuế nộp hộ bên giao uỷ thác (nếu bên giao uỷ thác yêu cầu nộp hộ ), phần còn lại thanh toán với bên giao uỷ thác. Hoạt động xuất khẩu uỷ thác đem lại một doanh thu lớn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Quy trình kế toán xuất khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy Hà Nội 2.2.1. Kế toán xuất khẩu trực tiếp 2.2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho, hoá đơn, phiếu chi, giấy báo nợ, các chứng từ liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, chứng từ thanh toán,... 2.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản TK 1561 “ Hàng hoá” TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 131 “ Phải thu của khách hàng” TK 331 “ Phải trả người bán” Và các tài khoản khác có liên quan 2.2.1.3. Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trực tiếp Ví dụ 1: Ngày 1/3/2008, Công ty xuất kho 2100kg cà phê R1- S16TPXK để xuất khấu sang công ty Hamburg Coffee Company, Philipines. Trị giá vốn hàng bán là 540.308.320đ. Tổng giá trị lô hàng là 36.769 USD. Thuế suất 5%. Chi phí dịch vụ mua ngoài thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng là 7.200.000đ. Tỷ giá ghi sổ là16.050đ. Tỷ giá thực tế là 16.080đ. - Khi xuất kho hàng chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157 540.308.320đ Có TK 156(1) 540.308.320đ - Ngày 10/3/2008, nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền của công ty Hamburg Coffee Company, Philipines chuyển trả 36.769USD. Tỷ giá thực tế là 16.080đ. Căn cứ giấy báo Có , kế toán ghi: Nợ TK 112(2) 590.142.450đ (36.769USD x 16.050) Có TK 511 591.245.520đ ( 36.769USD x 16.080đ) Có TK 515 1.103.070đ [36.769 USD x ( 16.080đ- 16.050đ)] Kế toán ghi đơn Nợ TK 007: 36.769 USD - Phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 511 29.562.276đ ( 36.769USD x 16.080đ x 5%) Có TK 333(3) 29.562.276đ - Khi hàng xuát khẩu đã hoàn thành các thủ tục xuất khẩu, xác nhận về sồ lượng, giá trị hàng hoá thực tế nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị mua hàng của hàng xuất khẩu và ghi: Nợ TK 632 540.308.320đ Có TK 157 540.308.320đ - Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán phản ánh: Nợ TK 641(7) 7.200.00đ Có TK 112(1) 7.200.000đ Cuối kỳ, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh liên quan, kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh theo định khoản sau: + Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 7.200.000đ Có TK 641(7) 7.200.000đ + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 540.308.320đ Có TK 632 540.308.320đ +Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511 561.683.244đ (591.245.520đ- 29.562.276đ) Có TK 911 561.683.244đ 2.2.2.Kế toán xuất khẩu uỷ thác 2.2.2.1.Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng các chứng từ bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, hoá đơn thương mại, tờ khai hàng hoá xuất khẩu có xác nhận thực xuất và đóng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu, hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác, giấy đăng ký kiểm dịch thực vật,... 2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 131 – Phải thu của khách hàng TK 331 – Phải trả cho người bán TK 138 – Phải thu khác Và các tài khoản khác có liên quan 2.2.2.3. Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá uỷ thác ( Ví dụ minh hoạ - Đơn vị tính: VNĐ) Ngày 1/11/ 2008, Công ty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây uỷ thác cho công ty xuất nhập khẩu Máy Hà Nội 150 tấn đá xay dạng hạt màu vàng, kích cỡ 04 x 05 mm. Tổng trị giá hàng xuất khẩu là 7.080 USD. Tỷ giá thanh toán là 16.100VND/USD. Kế toán hạch toán: - Ngày 4/11/2007, khi nhận hàng hoá của đơn vị nhờ uỷ thác xuất khẩu là Công ty CP Đá ốp lát và xây dựng Hà Tây, kế toán ghi: Nợ TK 003 113.988.000đ (7.080 USDx 16.100đ) - Khi xuất khẩu hàng, căn cứ vào biên bản bàn giao, hoá đơn GTGT 9/11/2007, kế toán phản ánh số tiền hàng Công ty phải thu hộ cho công ty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây: Nợ TK 131(cty GEOFUCUS SDN. BHD) 113.988.000đ Có TK 331(cty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây) 113.988.000đ Phản ánh trị giá hàng xuất khẩu Có TK 003 113.988.000đ (7.080USDx 16.100đ) - Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng ngày14/11/2007, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu: Nợ TK 131(cty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây) 2.000.000đ Có TK 511 1.818.182đ Có 33311 181.818đ - Ngày 20/11/2007, Công ty thu hộ tiền hàng cho công ty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 112(2) 113.988.000đ( 7.080 USD x 16.100đ) Có TK 131 (cty GEOFUCUS SDN. BHD) 113.988.000đ (7.080 USDx 16.100đ) Ghi đơn Nợ TK 007 7.080 USD - Ngày 22/11/2007, thanh lý hợp đồng, kế toán phản ánh: Nợ TK 331 ( cty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây) 1.818.182đ Có TK 131 ( cty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây) 1.818.182đ - Ngày 23/11/2007, công ty Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội thanh toán cho công ty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 331 (cty CP đá ốp lát và xây dựng Hà Tây) 112.169.818đ (113.988.000đ - 1.818.182đ) Có TK 112(1) 112.169.818đ (113.988.000đ - 1.818.182đ) - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511 1.818.182đ Có TK 911 1.818.182đ CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI 1. Nhận xét chung về công tác kế toán Công ty mới cổ phần hoá từ năm 2005 nhưng do có một quá trình phát triển lâu dài, công ty đã khẳng định vị trí của mình trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt, khi Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới, đây vừa là cơ hội đồng thời là thách thức đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt và sự biến động không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh của mình để phù hợp với tình hình và tạo lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp. Trong công tác tổ chức hoạt động của Công ty thì việc tổ chức hợp lý công tác hạch toán xuất khẩu là vô cùng cần thiết. Sự giảm thiểu rủi ro phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và chính sách ngoại thương của nước đó mà kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Vì thế, để hoạt động hiệu quả thì công tác hoàn thiện hoạt động kế toán phải được đặt lên hàng đầu. Để có những biện pháp hoàn thiện kế toán xuất khẩu của công ty, trước hết ta tìm hiểu và đánh giá một cách khách quan về công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng. Qua đây, ta có thể thấy được những ưu điểm để phát huy và hạn chế những khuyết điểm để có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao công tác kế toán tại công ty. 1.1.Những ưu điểm Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với đặc điểm của công ty có quy mô nhỏ là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của công ty. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty vận dụng các phương tiện tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty. Về phân công công tác kế toán Phòng kế toán của công ty có 5 nhân viên, tất cả đều có trình độ cao về chuyên môn và tinh thần trách nhiệm với công việc, luôn nỗ lực để hoàn thành công việc của mình được giao đồng thời phối hợp với nhau giải quyết công việc chung của phòng kế toán. Để hoạt động có hiệu quả chính là có sự phân công lao động hợp lý, mỗi kế toán đều được phân công trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giúp công tác kế toán hoạt động được trơn tru, tránh sự trùng lặp gây ra tâm lý ỷ lại, lãng phí... Về trang thiết bị kỹ thuật: Nguồn nhân lực có trình độ cao là một yếu tố đem lại lợi thế cho công tác kế toán, tuy nhiên để con người phát huy hết năng lực cần tạo ra một môi trường làm việc có cơ sở vật chất tốt. Nhận thức được điều đó. công ty đã trang bị các trang thiết bị tương đối đầy đủ, phòng làm việc có bàn ghế, tủ đựng, máy in, máy fax, máy vi tính nối mạng nội bộ trong phòng kế toán,...nó hỗ trợ rất nhiều cho công việc kế toán luôn đòi hỏi sự chính xác cao và kịp thời trong việc cung cấp thông tin. Khối lượng công việc cũng giảm nhẹ khi sử dụng hệ thống máy vi tính và phần mềm kế toán. Việc vận dụng chế độ kế toán chung của Nhà nước: Mỗi đơn vị kinh tế đều phải hoạt động trong khuôn khổ pháp luật của nhà nước, có như vậy quyền lợi của doanh nghiệp mới được đảm bảo. Vì thế việc cập nhật các văn bản mới ban hành, các tài liệu hướng dẫn luôn được công ty thực hiện. Mỗi khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán nhà nước, công ty có sự xem xét hay điều chỉnh nâng cấp phần mềm kế toán của mình sao cho phù hợp. Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới nhất được ban hành là Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. - Sổ sách và báo cáo của công ty được thiết lập tương đối đầy đủ, nội dung và kết cấu rõ ràng và quy trình lưu trữ theo quy định của chế độ. Tại công ty kỳ kế toán theo Quý nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật thông tin, cho công tác kiểm tra và khi cần thiết có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi phát hiện ra các vấn đề chưa hợp lý. Các quy định của nhà nước về kế toán được công ty vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo như: hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 được công ty chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty, các tiêu thức trong sổ sách được thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty, các tiêu thức trong sổ sách được thiết kế sao cho tiện theo dõi sự biến động của đối tượng. Về chứng từ xuất khẩu: Bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán có liên quan đến yếu tố ngoại thương nên được kiểm tra kỹ càng đảm bảo đầy đủ các giấy tờ và tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết. Các chứng từ này do phòng kế toán và phòng kinh doanh xuất khẩu quản lý, lưu trữ đảm bảo tính đối chiếu và an toàn cho chứng từ. Về hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán: Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải trả và công nợ phải thu theo dõi theo cả ngoại tệ và VNĐ. Điều này giúp cung cấp thông tin để quản lý tốt công tác thu hồi nợ và thanh toán nợ về cả ngoại tệ và VNĐ. Về việc áp dụng phương thức thanh toán quốc tế: Với từng loại mặt hàng, từng đối tượng và thị trường tiêu thụ các phương thức thanh toán được sử dụng một cách linh hoạt đã giúp đem lại cho công ty nhiều thuận lợi trong việc xuất khẩu và thanh toán. Đối với khách hàng truyền thống công ty thường áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền, nhờ thu, với khách hàng mới thì phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng. Tuỳ vào từng mặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt. Về kế toán hàng tồn kho: Tại công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhất về số lượng hàng hoá tồn kho cũng như giá vốn hàng xuất kho. Việc xác định giá vốn hàng bán như trên phản án chính xác nhất kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Bên cạnh đó còn giúp công ty nắm bắt được nhu cầu tiêu thụ của từng mặt hàng trên thị trường. đánh giá của người tiêu dùng về chất lượng, mẫu mã bao bì...., đây là cơ sở để công ty tìm ra thuận lợi cũng như khó khăn trong việc kinh doanh và có giải pháp nâng cao mức sinh lời. Về hạch toán ngoại tệ: Hiện nay công ty đang sử dụng tỷ giá liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ, việc hạch toán này giúp cho kế toán xác định chính xác được sự biến động của tỷ giá hối đoái và lãi, lỗ tài chính ảnh hưởng đến doanh thu như thế nào. 1.2. Những tồn tại trong kế toán xuất khẩu của Công ty - Bảng tổng hợp theo dõi chi tiết công nợ phải trả và công nợ phải thu khách trong nước và khách nước ngoài của Công ty chưa được phản ánh ngoại tệ mà mới chỉ phản ánh số tiền VNĐ. - Các tài khoản ngoại bảng như 007- Ngoại tệ các loại, 003- Hàng hoá nhận giữ hộ, bán hộ chỉ được kế toán hạch toán vào cuối mỗi quý mà không hạch toán ngay khi mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó sẽ khó có thể có thông tin kịp thời và theo dõi tình hình biến động về ngoại tệ và hàng nhập uỷ thác. - Công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí. - Với một môi trường kinh tế thương mại cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì các biện pháp thu hút khách hàng là vô cùng quan trọng và thiết yếu. Tuy nhiên, Công ty lại chưa có các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn hợp đồng cũng như các chính sách giảm giá hàng bán cho các khách hàng mua vói số lượng lớn để thúc đẩy quá trình bán hàng. 2. Một số biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội. Với bất kỳ doanh nghiệp nào, công tác kế toán giữ vai trò rất quan trọng. Bộ máy kế toán có hoạt động hiệu quả là công cụ hữu hiệu cho nhà quản trị quản lý tốt tình hình nguồn vốn và tài sản công ty. Hoạt động tài chính là hoạt động chủ yếu trong đơn vị kinh tế, công tác kế toán của đơn vị có tốt sẽ bảo đảm cho hoạt động này được lành mạnh, đáng tin cậy. Công việc kinh doanh chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố cả bên trong lẫn bên ngoài vì thế công ty phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán để có thể phát triển bền vững. - Công ty nên chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng xuất khẩu chi tiết theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, đây là căn cứ quan trọng trong việc xây dựng các kế hoach kinh doanh. Dù sổ chi tiết đã phản ánh ngoại tệ nhưng để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổng hợp và thông tin. Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng và người bán nên thêm cột giá trị ngoại tệ. - Công ty sử dụng tỷ giá thực tế liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ làm cho công việc xác định và tính tổng chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong từng nghiệp vụ trở nên rất phức tạp. Đặc biệt, công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh rất nhiều. Do đó để đơn giản trong hạch toán công ty nên sử dụng tỷ giá cố định đầu kỳ làm tỷ giá hạch toán. Công ty nên hạch toán ngoại bảng 007 ngay sau khi phát sinh của từng nghiệp vụ, không để cuối kỳ kế toán mới phản ánh, để tạo thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của ngoại tệ trong kỳ. - Về trích lập nợ phải thu khó đòi: Bộ tài chính quy định Nợ phải thu khó đòi là: + Nợ phải thu đã đến hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, tổ chức tín dụng,...) đã lâm vào tình tràng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Công ty chỉ lập dự phòng cho những khách hàng có số nợ hợp pháp (có chứng từ) và kiểm kê những khách hàng còn nợ; lập cho từng khách hàng riêng biệt và sau đó đánh giá khả năng trả nợ của từng khách hàng để tính ra mức dự phòng phải thu khó đòi : Mức dự phòng phải Số nợ phải thu Số % có khả thu khó đòi = khó đòi x năng mất Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán. - Cuối niên độ, xác định mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 642(6) Có TK 139 Cuối kỳ niên độ kế toán sau: Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dự phòng nợ phải thu khó đòi thì công ty không phải trích lập. - Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng phải thu khó đòi thì công ty trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch: Nợ TK 642(6) Có TK 139 - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dự phòng dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi thì công ty phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác: Nợ TK 139 Có TK 711 - Công ty nên có những quy định cụ thể về việc giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại, cụ thể với từng đối tượng khách hàng. Nên có chế độ ưu tiên giá cả đối với các khách hàng truyền thống và mua hàng với khối lượng lớn và nên có chính sách chiết khấu với khách hàng thanh toán ngay. Kế toán hạch toán cụ thể như sau: Đối với chiết khấu thương mại: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang TK 511: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 – Chiết khấu thương mại Đối với các khoản giảm giá cho người bán: Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang TK 511: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 532 – Giảm giá hàng bán