Luận văn Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Đại La

cuối cùng trong qui trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và là bước đầu tiên trong qui trình theo dõi, đánh giá của doanh nghiệp. Nghĩa là ngay khi lập kế hoạch SXKD công ty đã phải xác định được những hoạt động theo dõi, đánh giá dự kiến để đảm bảo kế hoạch theo dõi, đánh giá được sử dụng với tư cách là công cụ triển khai các hoạt động và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. Mục tiêu của kế hoạch theo dõi, đánh giá phải thống nhất với mục tiêu của kế hoạch SXKD. Trong bản kế hoạch theo dõi, đánh giá, mục tiêu cuối cùng sẽ được phân cấp thành cấp đầu ra và hoạt động. Mục đích của việc phân cấp mục tiêu hay chính là chia nhỏ mục tiêu cuối cùng thành các mục tiêu thấp hơn tương ứng với những mốc thời gian và ngân sách cụ thể giúp cho việc theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được thuận tiện và hiệu quả. Khi cấp đầu ra và hoạt động càng được xác định chi tiết thì càng dễ dàng đánh giá. Tuy nhiên cần chú ý xác định đầu ra và hoạt động phải mang tính độc lập tương đối để công tác theo dõi không bị chồng chéo và lãng phí nguồn lực. Tất cả các cấp mục tiêu được lượng hóa bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu. Phải đảm bảo rằng khi tất cả các chỉ tiêu được hoàn thành thì mục tiêu lúc đó cơ bản được thực hiện. Để có thể đo lường được chỉ tiêu cần phải dựa vào hệ thống chỉ số, với vai trò là thước đo. Để đo một chỉ tiêu có thể cần nhiều chỉ số khác nhau. Tuy nhiên cần lựa chọn các chỉ tiêu và chỉ số sao cho đặc trưng nhất, dễ đo lường và tiết kiệm chi phí, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số. Điều này có hai tác dụng: Một là làm cơ sở để xác định chỉ số; Hai là để biết doanh nghiệp ở thời điểm xác định với những hoạt động cụ thể đã đạt được kết quả như thế nào. Để xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số, doanh nghiệp có thể dựa vào những dữ liệu thống kê của các năm trước đó, tham vấn thêm ý kiến từ các cán bộ quản lý có kinh nghiệm, các lao động giỏi, các chuyên gia đã từng làm việc với doanh nghiệp hoặc có quan tâm tới tình hình phát triển của doanh nghiệp, ý kiến từ khách hàng… Từ đó để có được những cái nhìn mang tính chủ quan và khách quan về tình hình phát triển của doanh nghiệp. Xác định thời gian dự kiến để đạt được các mục tiêu để biết được khi nào thì các hoạt động được bắt đầu và kết thúc, khi nào thì đầu ra, mục tiêu xuất hiện. Đó là cơ sở để chủ động khi nào thì tiến hành theo dõi, đánh giá, biết rõ như thế nào là thành công. Ngoài ra còn phải xác định việc phân bổ ngân sách cho từng hoạt động. Bởi hoạt động vừa cần đảm bảo tiến độ về thời gian vừa phải đảm bảo nằm trong giới hạn ngân sách. Xác định phương pháp theo dõi, đánh giá là bước quan trọng nhằm đảm bảo việc thu thập số liệu mang tính thống nhất, có được nguồn số liệu đáng tin cậy. Từ đó nguồn số liệu mới thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quá trình ra quyết định của người quản lý. Việc xác định rõ ràng khi nào thì thu thập số liệu, thu thập như thế nào, ai sẽ là người phải báo cáo, báo cáo cho ai, số liệu sẽ được phân tích và lưu giữ như thế nào… sẽ giúp các bên liên quan chủ động và có trách nhiệm trong những hoạt động của mình. 1.2. Thực hiện theo dõi, đánh giá Trước hết cần phải khẳng định rằng: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá có thể coi như một vòng tròn không khép kín, điều đó thể hiện tính kế thừa trong công tác theo dõi, đánh giá. Quá trình thực hiện theo dõi, đánh giá chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin, đánh giá và ra quyết định. Đó là qui trình mang tính liên tục chứ không nhất thiết là bắt đầu và kết thúc trong năm kế hoạch hoặc sau một lần đánh giá. Bởi những thông tin và những nhận định có được vẫn tiếp tục là cơ sở cho các quá trình ra quyết định tiếp theo của người quản lý. Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá. Phân tích tìm nguyên nhân Theo dõi Đánh giá Quyết định Thực hiện Rút kinh nghiệm Kế hoạch Do đó công ty có thể thêm một bước trong qui trình theo dõi, đánh giá là: Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho hoạt động thực hiện (kế hoạch) tiếp theo. Đây là bước đảm bảo tính kế thừa và bền vững của hệ thống. Khi đã nắm bắt được thực trạng của doanh nghiệp mình một cách tổng thể, có những nhận định, những kinh nghiệm trong quản lý sẽ giúp người quản lý có hướng phát triển mới cho doanh nghiệp. Cứ như vậy hệ thống với nguồn thông tin vô giá luôn được mở rộng và phát triển không ngừng. 2. Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá 2.1. Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung Đây là bước mà công ty chưa có và cần bổ sung. Trong đó xác định các cấp mục tiêu và xây dựng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu cho mỗi cấp đó. Việc xây dựng tất cả các cấp mục tiêu này nhằm mục đích tạo cơ sở cho doanh nghiệp thực hiện theo dõi, đánh giá dựa vào kết quả; Kiểm soát được toàn bộ quá trình từ hoạt động, đầu ra đến việc đạt mục tiêu. Công tác theo dõi sẽ dựa vào hệ thống chỉ số, công tác đánh giá sẽ dựa vào hệ thống chỉ tiêu. 2.1.1. Xác định các cấp mục tiêu Công ty có thể sử dụng cây mục tiêu để phân cấp mục tiêu. Trên cơ sở mục tiêu dài hạn phân chia thành các mục tiêu ngắn hạn, đầu ra và hoạt động. Theo chiều từ dưới lên trên cây mục tiêu có ý nghĩa là phương tiện để đạt mục đích, trả lời câu hỏi: Làm như thế nào? Trong việc xác định các cấp mục tiêu, công ty có thể thêm một số nội dung, cụ thể như sau: - Mục tiêu về sản xuất kinh doanh: Đây là mục tiêu chính trong công tác theo dõi, đánh giá của công ty. Tuy nhiên khi theo dõi, đánh giá cần hoàn thiện theo hướng chi tiết theo từng kết quả và hoạt động đặc biệt là đầu tư cải tiến, bảo trì máy móc thiết bị; Cung ứng nguyên vật liệu; Tổ chức sản xuất và phân công lao động. - Mục tiêu về phát triển nguồn nhân lực: Đây là mục tiêu công ty đã đặt ra nhưng chủ yếu quan tâm tới nhân lực trong quản lý. Do đó cần thêm một số hoạt động về: Chăm lo sức khỏe cho người lao động, bảo hộ lao động, đào tạo nâng cao tay nghề lao động, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động. - Mục tiêu bảo vệ môi trường: Đây là mục tiêu công ty chưa đề cập đến và cần phải bổ sung để bảo đảm mục tiêu phát triển bền vững và phát triển vì lợi ích cộng đồng của doanh nghiệp. Một số hoạt động có thể triển khai và cần được theo dõi, đánh giá đó là: Hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị thân thiện môi trường, xây dựng và vận hành hệ thống xử lý chất thải. Theo hướng đó, công ty sẽ xây dựng được cây mục tiêu như sau: Sơ đồ 3-4: Cây mục tiêu kế hoạch của Công ty cổ phần Đại La. Sự phát triển thịnh vượng trên cơ sở nâng cao uy tín, đảm bảo chất lượng, khẳng định thương hiệu Đại La Tạo doanh thu Phát triển nguồn nhân lực Bảo vệ môi trường Vật liệu xây dựng Các nguồn khác Lao động tay nghề cao Sức khỏe người lao động Hệ thống xử lý chất thải Cây xanh Cung ứng NVL Sản xuất theo qui trình Bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị Tiêu thụ sản phẩm Sản xuất theo qui trình Tổ chức lớp học nâng cao tay nghề lao động Tuyển dụng lao động Tổ chức khám sức khỏe cho người lao động Trồng , chăm sóc cây xanh Tổ chức lớp học an toàn lao động Cải tiến thiết bị xử lý khói bụi Đầu tư tu bổ hệ thống xử lý chất thải Tổ chức các chương trình giải trí 2.1.2. Xây dựng khung theo dõi, đánh giá Cột thứ nhất trong khung theo dõi, đánh giá là tất cả các cấp mục tiêu và đã được xác định trong cây mục tiêu. Cột thứ hai là các chỉ số, được xây dựng cho tất cả các cấp mục tiêu. Các chỉ số chính là các thước đo phục vụ cho công tác theo dõi của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho hệ thống. Do đó chỉ số cần phải đảm bảo tính thống nhất và phải cẩn thận khi thêm hoặc bớt chỉ số. Một chỉ số có các nội dung là: Khái niệm (tên gọi) của chỉ số, phương pháp thu thập chỉ số, tình trạng ban đầu của chỉ số. Việc xác định phương pháp thu thập và tình trạng ban đầu của chỉ số rất quan trọng trong trường hợp là chỉ số mới. Cần phải tiến hành thử nghiệm phương pháp thu thập ít nhất là ba lần và thảo luận tính hợp lý về cách thức thu thập và chi phí trước khi đưa vào danh mục chỉ số mới. Cột thứ ba là các chỉ tiêu. Chỉ tiêu được xác định dựa vào các cơ sở: - Tình trạng ban đầu của chỉ số: Xác định dựa vào cơ sở dữ liệu (đối với chỉ số cũ) và tiến hành thu thập, đánh giá bằng phương pháp đã được thống nhất (đối với chỉ số mới). - Mong muốn của doanh nghiệp trong giới hạn thời gian và ngân sách nhất định. - Dự kiến những cố gắng của doanh nghiệp trong thời gian tới hoặc là những chính sách đầu tư từ giai đoạn trước… phát huy hiệu quả trong thời gian tới như thế nào? Có thể có hiệu ứng tích cực hay không? Bằng sự cân đối giữa khả năng và mong muốn, doanh nghiệp sẽ đặt ra những chỉ tiêu cụ thể cho từng hoạt động, đầu ra và mục tiêu. Từ đó công ty xây dựng khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung (Xem phụ lục 2). Khung theo dõi, đánh giá sau khi được xác lập sẽ bắt đầu cung cấp thông tin và là cơ sở đánh giá xem liệu có đạt được các chỉ tiêu hay không. Khung theo dõi, đánh giá là nền tảng để xác định: - Tiến độ công việc về mặt thời gian. - Phân bổ ngân sách hoạt động. - Phân bổ nguồn lực. - Tổ chức đội ngũ… 2.2. Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian Công ty cổ phần Đại La cũng xây dựng bảng phân chia công việc với các tiến độ về thời gian, đây là một ưu điểm trong công tác theo dõi, đánh giá của công ty và cần tiếp tục phát huy. Bảng tiến độ về thời gian có thể được hoàn thiện với những nội dung gắn với các hoạt động cần phải kiểm soát như sau: Bảng 3-1: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian. STT Nội dung công việc Thời gian bắt đầu. Thời gian hoàn thành Tổng thời gian thực hiện 1 Kí kết các hợp đồng cung ứng NVL với nhà cung ứng. 01/01/2007 31/01/2007 1 tháng 2 Trồng cây xanh. 01/01/2007 31/01/2007 1 tháng 3 Chuyên chở NVL . Định kỳ 3 ngày/kỳ 4 Cung cấp than nghiền, đất sét đảm bảo kỹ thuật cho 2 xí nghiệp sản xuất. Hàng quí 5 Bảo dưỡng máy móc thiết bị kịp thời phục vụ sản xuất. Thường xuyên 6 Sửa chữa lớn. 06/07 1 tuần 7 Đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng và mẫu mã, đáp ứng yêu cầu khách hàng. Thường xuyên 8 Cung ứng kịp thời sản lượng sản phẩm cho khách hàng. Thường xuyên 9 Chiến dịch quảng cáo. 07/2007 31/08/2007 1-2 tháng 10 Tuyển dụng bổ sung lao động. 01/2007 06/2007 2 lần/ năm 11 Tổ chức các lớp học bảo hộ lao động. 06/2007 07/2007 1 lần/năm 12 Tổ chức các đợt học nâng cao tay nghề cho người lao động. 08/2007 09/2007 1 tháng 13 Thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, đạt sản lượng tiêu thụ là 38 triệu viên. 12/2007 14 Đảm bảo đầy đủ và kịp thời vốn sản xuất. Thường xuyên 15 Tập hợp phân tích dữ liệu và báo cáo . Hàng tháng 2.3. Bảng phân bổ ngân sách Đây là nội dung công ty không đề cập trong kế hoạch đầu năm. Việc phân bổ ngân sách thường theo định mức và theo nhu cầu từ dưới lên sau khi đã được thông qua. Điều đó có thể gây bị động, không phân bổ kịp thời ngân sách hoặc không tạo nên sự minh bạch trong kiểm soát ngân sách. Do đó công ty nên xây dựng bảng phân bổ ngân sách cho các hoạt động. Mỗi mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đã được cụ thể thành cấp đầu ra và hoạt động. Các hoạt động đó muốn được thực hiện cần phải có ngân sách. Doanh nghiệp khi kiểm soát được tiến độ phân bổ ngân sách sẽ góp phần đảm bảo tiến độ của hoạt động và góp phần đạt mục tiêu, hoàn thành kế hoạch. Để xây dựng kế hoạch phân bổ ngân sách hoạt động cần phải xác định các nội dung sau: - Xác định sẽ sử dụng ngân sách vào những công việc gì? (Đó là các hoạt động trong khung theo dõi, đánh giá). - Thời gian, tiến độ thực hiện các công việc đó? (Xem bảng phân chia công việc theo tiến độ về thời gian). Đây sẽ là cơ sở phân bổ ngân sách kịp tiến độ. - Phân bổ ngân sách cho từng hoạt động như thế nào? (Việc phân bổ ngân sách sẽ phụ thuộc vào vị trí, vai trò, tiến độ và tính chất của các hoạt động đó). Bảng 3-2: Phân bổ ngân sách hoạt động STT Nội dung hoạt động Số lượng /đơn vị Kinh phí (Theo năm) Cơ quan chịu trách nhiệm 1 Hoạt động quản lý chung. 7 người/ ngày công 19 tr.đ/ tháng x 12 tháng = 228 tr.đ P TC-HC 2 Nhân viên nghiệp vụ, hành chính. 8 người/ ngày công 9 tr.đ/ tháng x 12 tháng =108 tr.đ P TC-HC 3 Nhân viên trực tiếp sản xuất. 200 người/ ngày công 336 tr.đ/ tháng x 12 tháng =4.032 tr.đ P TC-HC 4 Nhân viên bán hàng khai thác. 5 người/ ngày công 5 tr.đ/ tháng x 12 tháng = 60 triệu P KHTH 5 Chi phí nhiên liệu và vận tải 60lit/ ngày công 60l x 12.000đ/ lit x 360 = 259.2 tr.đ P KHTH 6 Chi phí thay thế sửa chữa lớn. 1 lần/ năm 7 tr.đ XN1, XN2 7 Chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị. 3 lần/ tháng 1 triệu/lần x 36 lần = 36 triệu XN1, XN2 8 Chi cho hoạt động quảng cáo . 1 lần/năm 10 tr.đ P KHTH 9 Chi phí cung ứng đất cho sản xuất. 2 m3/ 1000sản phẩm qui đổi 2m3 x 1.400đ/ m3 x 37.000 viên = 103,6 tr.đ P TC –HC 10 Chi phí cung ứng than cám cho sản xuất. 130kg/1000 sản phẩm qui đổi 130kg x 300đ/ kg x 37.000 viên = 1.443 tr.đ P TC -HC 11 Chi phí vật liệu phụ. 2000đ/ 1000 sản phẩm qui đổi 2000đ x 37.000 sản phẩm = 74 tr.đ P TC -HC 12 Chi phí sử dụng điện. 32 KW/ 1000sản phẩm qui đổi 32 KW x 1.500đ/ KW x 37.000 sản phẩm = 1.776 tr.đ XN1, XN2 13 Chi phí sử dụng nước 107.5 m3/ ngày đêm 107.5 m3/ ngày đêm x 1.800đ/ m3 x 360 ngày = 69,660 tr.đ XN1, XN2 14 Đào tạo, tập huấn nhân viên. 1 lần/ năm 30 tr.đ P TC-HC 15 Tuyển dụng nhân viên. 2 lần/ năm 2 lần x 2.5 tr.đ/ lần = 5 triệu P TC-HC 16 Chi phí thuê cửa hàng. 1.5 tr.đ/1 cửa hàng/ tháng 1.5 tr.đ x 3 cửa hàng x 12 = 44 tr.đ P KHTH 17 Chi phí bảo vệ môi trường. Thường xuyên 100 tr.đ P KHTH XN1, XN2 18 Chi phí bảo hộ và chăm sóc sức khỏe người lao động. Thường xuyên 100 tr.đ P TC- HC 19 Nộp ngân sách. 1 lần 1.500 tr.đ BGĐ 20 Các chi phí khác. 2 tr.đ/tháng 2tr.đ x 12 tháng = 24 tr.đ. Tổng chi phí 10.009,46 tr.đ Từ việc đánh giá phân bổ ngân sách có thể thấy sự quan tâm đầu tư của công ty trong những thời điểm nhất định đối với các hoạt động có sự khác biệt như thế nào. Đây là cơ sở để đánh giá thực sự công ty đã có sự quan tâm đầu tư vào mục tiêu, nhiệm vụ nào đó hay chưa. Ví dụ: Theo bảng phân bổ ngân sách như trên: Chi phí bảo vệ môi trường chiếm 1% tổng chi phí, chi phí bảo hộ và chăm sóc sức khỏe người lao động chiếm 1% tổng chi phí, chi phí đào tạo và tuyển dụng chiếm 0.3%, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy móc chiếm 0.5% tổng chi phí. Tuy đó là những tỷ lệ không lớn nhưng bước đầu cũng thể hiện sự đầu tư của công ty đến vấn đề phát triển các nhân tố sản xuất và chú ý tới vấn đề môi trường. Trong khi thực hiện, do phần chi phí còn những phát sinh không thể tính toán hết, nên con số tuyệt đối thường dùng để phân bổ ngân sách, còn khi đánh giá nên sử dụng kết hợp cả số tương đối và tuyệt đối. Bởi tỷ lệ tương đối thể hiện tính hợp lý trong tương quan chi phí của hoạt động với tổng chi. 3. Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty sẽ vẫn là theo dõi, đánh giá có sự tham gia. Tuy nhiên phải hoàn thiện theo hướng đổi mới trong tư duy của mỗi chức năng và cá nhân trong doanh nghiệp, coi theo dõi, đánh giá là công cụ hữu hiệu trong việc triển khai thực hiện kế hoạch mà bản thân mỗi cá nhân đều có trách nhiệm tham gia. Phương pháp đánh giá thực hiện kế hoạch sẽ đảm bảo kết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và dưới lên và đảm bảo rằng theo dõi, đánh giá từ dưới lên là cơ sở cho theo dõi, đánh giá từ trên xuống. Khi đó trách nhiệm theo dõi và đánh giá sẽ không của riêng ai. Việc đổi mới phương pháp thể hiện ở việc xác định ai tham gia, tham gia như thế nào trong việc lập cũng như thực hiện theo dõi, đánh giá. Chủ yếu trong Công ty cổ phần Đại La sự tham gia của các thành phần như sau: - Xí nghiệp: Tham gia trong việc xác định năng lực sản xuất, khả năng thống kê và kiểm soát qui trình sản xuất. - Phòng KHTH: Tham vấn cho giám đốc về việc đạt các mục tiêu của doanh nghiệp, kiểm soát việc bán hàng, quảng bá hình ảnh của công ty. - Phòng kinh tế: Chủ yếu tham gia trong việc lập các chỉ tiêu tài chính, phân bổ ngân sách hoạt động. - Phòng HCTC: Đề xuất các biện pháp phân bổ và bổ sung nguồn nhân lực, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động. - Ban giám đốc: Quyết định mục tiêu, các chính sách phát triển của doanh nghiệp. Chủ yếu mục tiêu và các quyết sách quan trọng trong công ty phụ thuộc rất lớn vào mong muốn và ý chí của người chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên để xác định các cấp mục tiêu và hệ thống chỉ tiêu, chỉ số thì ban giám đốc cần tham gia ý kiến của các thành viên trong công ty để tạo nên sự đồng thuận, dân chủ và tạo nên tính khả thi của kế hoạch. Bởi chỉ khi các chức năng đều được tham gia ý kiến để xây dựng kế hoạch và các chỉ tiêu, họ sẽ không có lý do không tuân thủ, sẽ nâng cao được trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa, các chức năng trong công ty là những người trực tiếp triển khai thực hiện kế hoạch và tiến hành theo dõi do đó họ có thể dự tính được chỉ tiêu kế hoạch như thế nào thì khả thi, chỉ số nào sẽ là phù hợp… Trong khi thực hiện theo dõi, đánh giá, các xí nghiệp có vai trò theo dõi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nhưng phòng KHTH hay phòng TC-HC cũng phải có nhiệm vụ theo dõi hoạt động của xí nghiệp dưới hình thức kiểm tra. Các số liệu theo dõi của xí nghiệp sẽ được các phòng ban xem xét, từ đó có cơ sở để theo dõi trở lại nhằm có cái nhìn hoàn thiện về các vấn đề, những nảy sinh có thể làm gián đoạn sản xuất hoặc ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp. Việc đánh giá cũng vậy. Đó không đơn thuần là những quyết định của cấp trên mà còn thể hiện trong các bản báo cáo. Do đó, các xí nghiệp cũng có những đánh giá về tình hình của xí nghiệp và nêu ra các nguyên nhân, nhận định, những kiến nghị nhằm điều chỉnh các sai lệch. Việc đổi mới phương pháp tham gia quan trọng nhất là đổi mới được ý thức xây dựng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Sự đồng thuận sẽ tạo nên sức mạnh và sẽ có quyết tâm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. 4. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin Hệ thống cung cấp thông tin của công ty chủ yếu được chia sẻ theo chiều dọc, nghĩa là ra quyết định theo chiều từ trên xuống dưới còn báo cáo theo chiều từ dưới lên trên. Do đó sẽ hoàn thiện theo hướng thông tin sẽ được chia sẻ theo cả chiều ngang và chiều dọc giữa các cấp kế hoạch và giữa các chức năng trong cùng một cấp. Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ. Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin. BGĐ XN1 Tổ trưởng Tổ trưởng Ban giám đốc Phòng kinh tế Phòng KHTH Phòng TC-HC BGĐ XN2 Tổ trưởng Tổ trưởng Ra quyết định Báo cáo Chia sẻ thông tin Mỗi chức năng trong công ty đều được gắn với một nhiệm vụ, trách nhiệm, phương tiện hay với các kết quả mong đợi. Bản thân mỗi chức năng không chỉ có nhiệm vụ riêng mà có những nhiệm vụ được giao quyền và có những nhiệm vụ chung. Mỗi chức năng không chỉ ảnh hưởng tới những chức năng khác mà còn bị những chức năng khác chi phối. Việc chia sẻ thông tin giữa các chức năng sẽ đảm bảo sự vận hành thông suốt của cả hệ thống. Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin chủ yếu là hoàn thiện cơ chế báo cáo. Trong cơ chế báo cáo có thể nêu các nội dung: Thời gian báo cáo, nội dung báo cáo, địa điểm báo cáo, người viết và người nhận báo cáo (Xem phụ lục 3). Trong các báo cáo định kỳ cần phải tuân thủ những nội dung đã được cam kết. Từ cấp giám đốc xí nghiệp trở nên, ngoài việc thống kê các số liệu theo yêu cầu, trong bản báo cáo cần nêu các nội dung như sau: - Khái quát đặc điểm tình hình trong thời gian thực hiện nhiệm vụ. - Kiểm điểm những hoạt động, những vấn đề đã làm và chưa làm được. - So sánh các chỉ tiêu thực hiện và kế hoạch. - Xác định các chênh lệch có ý nghĩa nhất. - Giải thích các chênh lệch dựa vào sự so sánh với các kỳ trước đó và đặt chúng trong hoàn cảnh hiện tại để xác định tính hợp lý của các chênh lệch, đánh giá xem đó có thực sự là những trở ngại cần phải khắc phục ngay. - Bằng cách này hay cách khác có thể đưa ra những biện pháp khắc phục hoặc có yêu cầu được giúp đỡ để cải thiện tình hình. Báo cáo các hành động đã thực hiện hoặc đang triển khai thực hiện điều chỉnh (nếu có). Còn đối với người nhận báo cáo sẽ có trách nhiệm lớn hơn, phải có khả năng tổng hợp số liệu và có cái nhìn tổng thể diễn biến tình hình, tránh cái nhìn lệch lạc, phiến diện. Người nhận báo cáo có các trách nhiệm như: - Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc, so sánh và xâu chuỗi các nguồn thông tin. - Phân tích số liệu và từ nhận xét của các bản báo cáo tìm ra những chênh lệch mang tính đặc trưng nhất của tổng thể. - Có thể có các yêu cầu giải thích hoặc báo cáo thêm từ cấp dưới. - Thông báo các giải pháp kèm theo giải thích cụ thể nếu yêu cầu của cấp dưới không được xem xét giải quyết. - Đưa ra hướng chỉ đạo hoạt động trong thời gian tới. 5. Triển khai kế hoạch theo dõi, đánh giá tại công ty Cổ phần Đại La Tất cả sự đổi mới ở phía trên đều nhằm mục đích tăng tính hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá. Đây là bước hiện thực hóa kế hoạch theo dõi, đánh giá, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Đây là khâu còn yếu trong công tác tổ chức thực hiện kế hoạch nói chung của công ty. Nhưng một khi đã lập kế hoạch theo dõi, đánh giá thì phải đảm bảo kế hoạch đó được triển khai thực hiện trong tổ chức. Công tác theo dõi và đánh giá sẽ thực hiện với tất cả các cấp mục tiêu và được phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng. Công tác theo dõi sẽ dựa vào hệ thống chỉ số, bảng phân bổ ngân sách hoạt động. Công tác đánh giá sẽ dựa vào hệ thống chỉ tiêu, bảng tiến độ thời gian, bảng phân bổ ngân sách. 5.1. Thực hiện theo dõi, thu thập thông tin Việc theo dõi, thu thập thông tin được tiến hành ở tất cả các cấp mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra trong khung theo dõi, đánh giá. Thu thập thông tin dựa trên cơ sở các chỉ số, phải đảm bảo theo đúng phạm vi, chức năng của từng bộ phận, sử dụng đúng qui trình và phương pháp đã được thống nhất. Cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi và thu thập thông tin phải là người có năng lực, có trách nhiệm theo dõi đúng thời điểm xuất hiện thông tin và theo dõi đều đặn, ghi chép một cách trung thực. Việc ghi chép và tổng hợp số liệu phải theo mẫu được thiết kế một cách khoa học đảm bảo có thể ghi chép thông tin một cách toàn diện và dễ hiểu nhất. Những mẫu ghi chép thông tin phải dễ dàng tiếp cận đối với cả bên báo cáo và bên nhận báo cáo. 5.1.1. Điều chỉnh công tác theo dõi, thu thập thông tin tại xí nghiệp Việc theo dõi của xí nghiệp là quan trọng nhất trong hệ thống theo dõi của công ty. Xí nghiệp sẽ không dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà còn có nhiệm vụ điều chỉnh các hoạt động trong phạm vi chức năng. Ví dụ: Khi theo dõi hoạt động thấy có những chênh lệch so với chỉ tiêu, xí nghiệp tiến hành tìm nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh: - Khi than nghiền đi qua máy cán thô mà tỉ lệ than được chuyển đến máy cán mịn thấp chứng tỏ kích cỡ than chưa đạt tiêu chuẩn, cần phải báo ngay cho tổ cấp nguyên liệu để xử lý. - Khi nhận thấy độ ẩm của gạch sau tạo hình không đạt tiêu chuẩn (từ 18-22%), nghĩa là gạch sau tạo hình hơi khô so với yêu cầu, gạch không đủ dẻo và liên kết giữa các hạt vật chất không tốt, đó là nguyên nhân làm gạch sau khi nung dễ vỡ, bị co hoặc cong, không đảm bảo chất lượng. Do đó cần phải kiểm tra lại xem nguyên nhân do đâu: Do pha trộn đất chưa đủ tỷ lệ, do cung cấp nước chưa đủ, do máy nhào bị lỗi kỹ thuật… Ví dụ: Khi theo dõi các chỉ tiêu về đầu ra thấy có những chênh lệch, các trưởng ca, tổ trưởng và giám đốc xí nghiệp cần tiến hành tìm nguyên nhân và thực hiện các hoạt động điều chỉnh trong phạm vi khả năng: - Quan sát thấy lượng gạch cung ứng cao hơn nhiều so với chỉ tiêu đề ra, cần phải xem xét lại ngay là do năng suất lao động tăng hay lò nung đang chạy quá công suất. Nếu là do công suất của lò nung tăng lớn thì phải tiến hành điều chỉnh giảm công suất và tiến hành bảo trì máy móc, thiết bị. - Quan sát thấy lượng gạch cung ứng thấp hơn nhiều so với chỉ tiêu đề ra, xí nghiệp cần phải xem xét thông tin về công suất máy móc, thiết bị; lao động; cung vật tư; quản lý đã phù hợp hay chưa, còn yếu ở khâu nào và tiến hành khắc phục ngay hoặc xin ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc. Nếu do công suất máy móc thấp hơn so với chỉ tiêu mà vẫn cung đủ nhiên liệu thì phải kiểm tra xem máy móc có bị hỏng không, phải bảo trì lại. Nếu do chưa cung ứng đủ vật tư, nhiện liệu hoặc nhiên liệu kém chất lượng thì phải báo cáo ngay cho phòng kế hoạch. Nếu do việc bố trí lao động chưa hợp lý thì sẽ tiến hành sắp xếp lại vị trí, lao động làm việc chưa hiệu quả thì phải tiến hành kiểm điểm… - Nếu quan sát thấy gạch mộc không đủ cung cấp cho lò nung, cần kiểm tra xem nếu do mật độ gạch xếp trên sân không đủ tiêu chuẩn làm gạch không đủ không khí và nhiệt độ hong gạch thì phải tiến hành xếp lại. Nếu do máy nhào đùn liên hợp không chạy đủ công suất thì phải tiến hành bảo trì, sửa chữa máy để tăng công suất. Tất cả các số liệu thống kê và các hoạt động điều chỉnh đó đều phải nêu trong bản báo cáo của xí nghiệp, làm cơ sở cho công tác đánh giá. 5.1.2. Bổ sung nội dung tổ chức thực hiện theo dõi của phòng KHTH Phòng KHTH không chỉ có nhiệm vụ tiếp nhận các báo cáo và đưa ra quyết định. Phòng KHTH còn có chức năng theo dõi trở lại các hoạt động của các xí nghiệp để có đánh giá toàn diện hơn về các chỉ tiêu kế hoạch của xí nghiệp. Bằng cách kiểm tra dựa vào hệ thống các chỉ số, phòng KHTH sẽ có những nhận định riêng và so sánh với kết quả thống kê của xí nghiệp xem có hợp lý hay không. Tuy nhiên phòng KHTH không thực hiện các cuộc điều tra thường xuyên bởi đây là nhiệm vụ chính của các xí nghiệp, mà kiểm tra chỉ mang tính chất giám định. Ngoài ra phòng KHTH cần bổ sung chức năng theo dõi hoạt động cung ứng nguyên vật liệu và hoạt động bảo vệ môi trường. - Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu: Phòng KHTH chủ yếu theo dõi lượng nguyên vật liệu tiêu hao, lượng nguyên vật liệu lưu kho, kiểm soát lượng nguyên vật liệu có khả năng cung cấp và ghi chép theo từng ngày để khi nhận thấy lượng nguyên vật liệu gần đến mức giới hạn tối thiểu phòng KHTH sẽ cân đối giữa khả năng cung ứng, chi phí và nhu cầu để thực hiện cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Trong mỗi đợt cung ứng cần theo dõi chi tiết chi phí và thời gian chuyên chở xem có phù hợp với quãng đường và địa hình hay không, có cách nào để giảm chi phí chuyên chở hay không. - Các hoạt động góp phần bảo vệ môi trường: Phòng kế hoạch sẽ thường xuyên tiến hành kiểm tra nồng độ các chất thải trong bầu không khí, nước thải ở xung quanh khu vực nhà máy, nếu nồng độ cao thì sẽ xem xét nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý. Môi trường bị ô nhiễm có thể do nhiều nguyên nhân : Hệ thống xử lý chất thải còn lạc hậu, lò nung gặp sự cố về hệ thống ống dẫn khí…hoặc là các tác động khác của con người chưa tích cực như: Chưa chú trọng trồng cây xanh xung quanh khu vực nhà máy, chưa thực hiện thường xuyên tu sửa hệ thống xử lý chất thải, chưa đảm bảo thực hiện đúng các công đoạn sản xuất theo qui trình. Khi phát hiện các nguyên nhân phải tiến hành các hoạt động xử lý kịp thời. 5.1.3. Bổ sung nội dung tổ chức thực hiện theo dõi của phòng TC-HC Phòng TC-HC nên thường xuyên tổ chức các hoạt động hoặc có các chính sách nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động và tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội được học tập nâng cao tay nghề, đảm bảo sức khỏe và an toàn cho họ. Bảo vệ và phát triển nguồn nhân lực sẽ phải là một trong những mục tiêu của phòng cũng như của toàn công ty. Bởi chỉ khi người lao động được chăm lo về đời sống vật chất và tinh thần thì họ mới lao động hăng say. Đây là cơ sở của sự phát triển bền vững và đầu tư khôn ngoan của doanh nghiệp - đó là đầu tư vào con người. Phòng TC-HC sẽ đảm bảo xem các hoạt động đào tạo, bảo hộ lao động, bảo hiểm, bồi thường độc hại, khám bệnh, du lịch… được tổ chức, thực hiện và thu hút người lao động tham gia. Nếu tỷ lệ người lao động tham gia thấp thì phải tìm hiểu nguyên nhân: Do không phù hợp với nhu cầu của người lao động hay do người lao động có khó khăn, không thể tham gia. Sau đó phải có biện pháp hỗ trợ, động viên kịp thời. 5.2. Tổ chức xử lý số liệu, thông tin Các giám đốc xí nghiệp, các trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ xử lý và phân tích số liệu sau đó mới báo cáo số liệu đã qua phân tích cho ban giám đốc và ban giám đốc dựa vào đó làm cơ sở cho quá trình ra quyết định của mình. Ban giám đốc sẽ thường xuyên kiểm tra hoạt động của các xí nghiệp nên cũng đã nắm bắt được tương đối tình hình của xí nghiệp. Với các bản báo cáo của xí nghiệp, các trưởng phòng hoặc ban giám đốc nếu không rõ hoặc nghi ngờ về nguồn tin có thể xuống thực địa kiểm tra. Thực tế với lượng thông tin rất lớn các cán bộ quản lý phải xâu chuỗi chúng một cách lôgic theo thứ tự thời gian và kết quả. Tất cả nguồn thông tin đó đều có mối liên hệ với nhau chứ không tồn tại một cách rời rạc. Các nhà quản lý phải tìm cách biểu diễn thông tin một cách khoa học nhất. Có rất nhiều cách để biểu diễn thông tin nhưng nói chung nên kết hợp giữa hai phương pháp rất phổ biến là dùng bảng số liệu và đồ thị. Bảng số liệu: Cách trình bày này được sử dụng rất phổ biến. Trên đó nêu lên các nội dung và các số liệu phản ánh từng nội dung đó. Bảng số liệu giúp nhận thấy rõ các giá trị tuyệt đối và tương đối liên quan tới từng chỉ tiêu. Do đó dễ dàng cho việc đánh giá và so sánh với các thời kỳ liền trước nó. Tuy nhiên dùng bảng số liệu rất khó cho ta hình dung về các mối quan hệ phức tạp hoặc so sánh nhiều thời kỳ khác nhau. Đồ thị: Có rất nhiều loại đồ thị khác nhau nhưng mục đích chung vẫn là mô hình hoá các mối quan hệ, giúp cho ta có cái nhìn sinh động về các biến động theo thời gian hoặc so sánh theo không gian. Đồ thị có tác dụng rất lớn trong việc xem xét số liệu trong nhiều năm hoặc đánh giá thị phần của doanh nghiệp, khả năng cạnh tranh trên thị trường… Sau khi xâu chuỗi được các thông tin, sẽ phân tích chúng theo chuỗi thời gian hoặc không gian. Các thông tin đó sẽ trở thành dữ liệu quan trọng. 5.3. Đánh giá, kết luận, rút ra bài học kinh nghiệm và chuẩn bị cho kỳ kế hoạch theo dõi, đánh giá tiếp theo Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần phải chủ động nắm bắt tình hình, có nhận xét, đánh giá và ra quyết định đúng lúc, hợp lý. Trong quá trình đó, doanh nghiệp không ngừng rút kinh nghiệm và coi đó là cơ sở để xây dựng kế hoạch theo hướng hoàn thiện hơn. Đánh giá là đánh giá các đầu ra và sự đóng góp của các đầu ra trong việc đạt mục tiêu. Khi đầu ra xuất hiện sẽ tiến hành so sánh chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra. Đánh giá xem những chênh lệch đó là lớn hay nhỏ, liệu ảnh hưởng gì lớn tới việc đạt mục tiêu không, so sánh xem kết quả thực hiện có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không? Để đánh giá một đầu ra có thực hiện phù hợp với mục tiêu kế hoạch hay không cần phải xem xét các yếu tố sau đây: - Đầu ra đó được tạo thành ở thời điểm nào, có phù hợp với tiến độ về thời gian hay không? - Các hoạt động tạo ra đầu ra có được thực hiện phù hợp với phân bổ ngân sách hay không? - Đặc điểm tình hình thực hiện đầu ra? Có những yếu tố nào nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp ảnh hưởng tới đầu ra hay không? Sơ đồ 3-6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xuất hiện đầu ra. Mốc Mục tiêu Thời gian Kết quả Hoạt động Ngân sách Đầu ra Yếu tố khách quan Nếu xem xét các yếu tố trên không được đảm bảo, cần có định hướng và biện pháp để điều chỉnh. Các thông tin trên là cơ sở để tìm hiểu rõ nguyên nhân của các chênh lệch, giải thích một cách khách quan sự khác nhau giữa thực tế và dự báo của doanh nghiệp. Biết rõ nguyên nhân là cơ sở để có thể đưa ra được biện pháp và điều chỉnh kịp thời trong giới hạn ngân sách cho phép. Phải khẳng định rằng một bản báo cáo hay những ý kiến chỉ đạo của cán bộ quản lý trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng là những điều chỉnh, những kết luận rút ra nhờ kiểm tra, đánh giá. Do đó, mỗi xí nghiệp, phòng ban cần có một số bổ sung nhằm đánh giá thực hiện kế hoạch một cách toàn diện hơn như sau: 5.3.1. Báo cáo của xí nghiệp về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất Báo cáo là yêu cầu không thể thiếu trong việc phối hợp hoạt động giữa các chức năng, các cấp trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trong các báo cáo của công ty vẫn chưa thể hiện hết vai trò cung cấp thông tin và là một hình thức đánh giá của người báo cáo. Trong báo cáo số liệu phải ghi rõ tình trạng ban đầu của các chỉ số (thường là số liệu của cuối của các kỳ trước), kết quả thực hiện trong thời gian tương ứng trong kỳ trước (nếu cần thiết có thể lấy số liệu tương ứng của nhiều kỳ trước đó), nêu ra các hoạt động cải tiến, các hoạt động chưa triển khai kịp tiến độ, ảnh hưởng của sự tăng giá hay thay đổi chính sách… Đó là những thông tin cơ bản cần thiết để thực hiện đánh giá vì đánh giá cần phải so sánh chênh lệch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch đó, từ đó đề xuất điều chỉnh hoạt động, thêm hoạt động mới, tăng cường nhân lực, vật lực, tài lực tại những điểm mấu chốt nào.(Xem phụ lục 4). Ví dụ: Báo cáo của xí nghiệp 1 trong tháng sản xuất vượt mức kế hoạch nhưng tỷ lệ phế phẩm lại cao: - Các chỉ tiêu về lượng gạch mộc, sản lượng gạch sản xuất đã hoàn thành vượt mức kế hoạch 10%. Đây là mức có thể chấp nhận được trong giới hạn về công suất. - Nguyên nhân để có thể hoàn thành tốt kế hoạch là đảm bảo duy trì công suất hoạt động của máy móc, bố trí nhân công hợp lý, lao động làm việc với năng suất cao. - Các chỉ tiêu đạt kế hoạch thấp là: Tỷ lệ phế phẩm cao vượt mức kế hoạch 21%. Đây là tỷ lệ lớn cần phải khắc phục. - Nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch là do đất không đạt tiêu chuẩn dẫn tới gạch mộc không đảm bảo chất lượng, máy nhào đùn gặp gặp trục trặc kĩ thuật và được phát hiện muộn. - Xí nghiệp đã thực hiện biện pháp, hành động để khắc phục sự cố, đảm bảo sản xuất là: Bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi có sự cố, thông báo và kiểm tra lại chất lượng đất, cung ứng nước kịp thời cho sản xuất . - Đề xuất của xí nghiệp là công ty đầu tư thay thế cho xí nghiệp bộ phận trục quay và nén ở máy nhào đùn liên hợp, công ty kiểm tra lại chất lượng đất sản xuất và có biện pháp xử lý. Chênh lệch giữa thực tế và mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có thể được phân tích ở một số khía cạnh như: Sản lượng sản xuất, số lượng bán và doanh thu bán, dựa trên các chi phí tương ứng...Tuy nhiên đây chỉ là những đánh giá mang tính chất ngắn hạn do đó đánh giá những sai lệch này không nhằm mục đích qui trách nhiệm mà chỉ nhằm mục đích xem xét các hoạt động trong một tổng thể, từ đó đánh giá tính hợp lý và có những điều chỉnh kịp thời. 5.3.2. Báo cáo của phòng KHTH về cung ứng nguyên vật liệu Phòng KHTH thống kê số liệu về tình hình tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu. Tuy nhiên do đặc thù của tiêu hao nguyên vật liệu phụ thuộc vào sản lượng sản phẩm sản xuất và công suất máy móc. Do đó khi đánh giá tiêu hao và cung ứng nguyên vật liệu có phụ thuộc vào tình hình thực hiện các chỉ tiêu và các hoạt động của các xí nghiệp. Nên khi đánh giá nguyên nhân đạt hay đạt kế hoạch cần phải có những xem xét toàn diện. Khi tiêu hao nguyên vật liệu vượt mức kế hoạch đã đề ra nhưng được bù lại bởi sản lượng sản xuất ở các xí nghiệp cũng tăng tương ứng thì đó không phải là điều đáng lo ngại. Khi nguyên vật liệu tiêu hao vượt chỉ tiêu và có biểu hiện của hao hụt nguyên vật liệu thì phải xem lại tỷ lệ nguyên vật liệu/ sản phẩm có lớn không, hay do có lỗi kĩ thuật ở thiết bị, máy móc, hay do các sự cố ngoài ý muốn… Nguyên nhân ở khâu nào thì phải báo để tiến hành xử lý ngay. Khi không cung ứng đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, cần đánh giá xem lỗi là do phòng kế hoạch lơ là theo dõi lượng nguyên vật liệu tiêu hao, hoặc do nguyên nhân khách quan từ nhà cung ứng. Nếu do nhà cung ứng và đã từng có hiện tượng này xảy ra thì phải có phản hồi ngay tới ban giám đốc để kịp thời có kiến nghị. Công tác theo dõi, đánh giá còn có tác dụng rất quan trọng là tính kế thừa. Tính chất đó làm cho hệ thống luôn vận hành thông suốt và hiệu quả trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó sau mỗi kỳ thực hiện kế hoạch, công ty sẽ rút ra những kinh nghiệm trong tổ chức hoạt động sản xuất và quản lý. Sau một thời gian thực hiện, công ty sẽ thực sự làm chủ hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp chứ không còn bị phụ thuộc, gò bó trong một hệ thống với những qui định chằng chịt. III. Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La 1. Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý Khi hệ thống theo dõi, đánh giá mới lập ra, từ cấp quản lý đến cấp bị quản lý đều cảm thấy mọi hoạt động đều bị lệ thuộc bởi hệ thống. Đó là điều dễ hiểu và cũng không cần phải quá lo lắng và nghi ngờ về hiệu quả của hệ thống. Chỉ cần thực hiện trong thời gian gian nhất định, khi đã quen và thấy được tác dụng của hệ thống trong thực tế thì các cấp sẽ chủ động điều hành hệ thống. Muốn thực hiện được điều đó, trước hết phải bắt đầu từ ban giám đốc, chính ban giám đốc phải là người hiểu rõ việc thu thập dữ liệu theo đầu vào và đầu ra thực chất không có nhiều ý nghĩa trong việc điều chỉnh nhằm đạt mục tiêu. Việc điều hành doanh nghiệp nhất thiết phải bắt đầu từ cái nhìn bao quát nhất, xuất phát từ mục tiêu sau đó sẽ xác định các nhiệm vụ cụ thể. Các hoạt động không chỉ đơn thuần diễn ra theo trình tự và độc lập mà luôn góp phần để đạt mục tiêu mà cả doanh nghiệp đang hướng tới. Tư tưởng đó sẽ dần dần được các nhân viên tiếp thu và họ hiểu rằng họ đang nằm trong một hệ thống, tất cả hoạt động của họ phải có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ của cả một hệ thống. Việc theo dõi, đánh giá không đơn thuần nhắm vào thành tích của nhân viên mà mà nhằm kiểm soát các hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung. Khi hiểu được điều đó, tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sẽ đều có trách nhiệm trong công tác theo dõi, đánh giá. 2. Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự Yếu tố nhân sự có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện thành công bất cứ một hoạt động nào. Việc sử dụng đúng người, đúng việc sẽ giúp đạt hiệu quả trong công việc, phát huy tối đa sức sáng tạo và khả năng của nguồn nhân lực. Việc tổ chức nhân sự có ảnh hưởng tới việc thu thập và chia sẻ thông tin. Do đó cần sắp xếp sao cho một cá nhân không đảm nhiệm quá nhiều chức năng, các chức năng đó phải phù hợp với chuyên môn của cá nhân đó. Ví dụ một người lao động giỏi không có nghĩa là sẽ đảm nhiệm được công việc của trưởng ca. Các chức năng làm nhiệm vụ theo dõi, đánh giá không những cần có chuyên môn mà cần phải có trách nhiệm và sự linh hoạt. 3. Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê Năng lực của nguồn nhân lực sẽ quyết định việc sử dụng các công cụ hiệu quả như thế nào. Mọi nhân viên trong công ty đều phải có ý thức tìm tòi và có những đóng góp cho mỗi sự cải tiến của doanh nghiệp. Và khi có sự đổi mới trong công nghệ, phương pháp sản xuất kinh doanh…thì tất cả nhân viên phải có ý thức ủng hộ, có thái độ học hỏi để nắm bắt và thực hiện tốt nhất có thể. Hệ thống theo dõi, đánh giá rất cần đội ngũ vận hành có năng lực về quản lý và chuyên môn vững vàng, đặc biệt là chuyên môn về thống kê. Việc học tập nâng cao trình độ sẽ giúp sử dụng công cụ kế hoạch ngày càng hiệu quả hơn. 4. Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích cho việc lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD Thông tin với vai trò là dữ liệu, là các thông tin đã qua xử lý và phân tích chứ không đơn thuần là các số liệu. Việc lưu trữ dữ liệu là việc làm rất có ý nghĩa trong việc phân tích thực trạng và xu hướng của sự phát triển. Các số liệu cần được sắp xếp có hệ thống và có trọng điểm. Các chênh lệch lớn hoặc xuất hiện những biến cố cần phải có những ghi chú và kèm theo là những nhận định, nêu những nguyên nhân, những đề xuất hành động, các kết quả có được sau khi có những điều chỉnh. Lưu trữ số liệu cùng với những kinh nghiệm rút ra trong qua khứ sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch khả thi và đảm bảo tính bền vững và kế thừa của hệ thống theo dõi, đánh giá. KẾT LUẬN Chuyên đề đã nêu lên cơ sở lý luận, phân tích thực trạng hoạt động và phát triển của Công ty cổ phần Đại La, đặc biệt là công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD. Bằng sự nhận thức của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn và đơn vị thực tập, tôi đã đưa ra đánh giá, nhận xét và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD của công ty cổ phần Đại La. Một số đề xuất của tôi chủ yếu tập trung vào những vấn đề công ty còn hạn chế hoặc chưa triển khai thực hiện như: Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch là cơ sở cho việc hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá; Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá; Phương pháp theo dõi, đánh giá; Cơ chế báo cáo và chia sẻ thông tin; Duy trì, đảm bảo tính kế thừa và phát triển bền vững của hệ thống. Tuy đã hết sức cố gắng để hoàn thành chuyên đề thực tập nhưng do hạn chế về nhận thức và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót trong bài viết. Tôi rất mong được người đọc quan tâm và có những ý kiến đóng góp giúp tôi tiếp tục hoàn thiện chuyên đề này. Phụ lục 2: Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung. Khoản mục Chỉ số Chỉ tiêu A Mục tiêu 1 Đẩy mạnh sản xuất, nâng cao uy tín và khẳng định thương hiệu Đại La với khách hàng và trên thị trường bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Số lượng sản phẩm sản xuất qui đổi. - Số lượng sản phẩm tiêu thụ qui đổi. - Giá bán bình quân qui đổi. - Chi phí bình quân tính trên một đơn vị sản phẩm. - Số lần công ty được khen thưởng, xuất hiện trên các phương tiện truyền thông. - Số lần khách hàng có phản hồi xấu về chất lượng hay phong cách phục vụ của công ty. - Doanh thu tăng 13% - Kiềm chế mức tăng chi phí ở mức 3%. - Tỉ lệ sản phẩm xuất cho khách hàng không bị khiếu nại tăng lên đến 99%. I Đầu ra. Vật liệu xây dựng sản xuất. - Gạch 2 lỗ. - Gạch đặc máy. - Gạch 3 lỗ. - Ngói các loại. - Sản lượng mộc. - Sản lượng sản phẩm qui đổi. - Sản lượng sản phẩm thanh lý. -Tổng sản phẩm qui đổi đạt trên 37 triệu viên. - Tỉ lệ tăng sản lượng của từng loại sản phẩm đạt từ 5-10%. II Hoạt động. 1) Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. 1. Kí kết hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu. 2. Chuyên chở nguyên vật liệu 3. Bảo quản và cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất. -Số lượng hợp đồng dài hạn được kí kết với nhà cung ứng. -Số lượng hợp đồng ngắn hạn được ký với nhà cung ứng. - Chi phí nguyên vật liệu chuyên chở. - Chi phí nhân công . - Lượng nguyên vật liệu lưu kho. - Lượng nguyên vật liệu có khả năng cung cấp. - Tăng tỉ lệ hợp đồng dài hạn với nhà cung ứng lên 80%. -Giảm chi phí chuyên chở xuống còn dưới 5% tổng chi phí nguyên vật liệu. -Đảm bảo 100% nguyên liệu được cung ứng kịp thời cho sản xuất. 2) Tổ chức sản xuất theo qui trình. 1. Pha trộn đất theo tỷ lệ thích hợp, tiến hành ngâm ủ, và sẵn sàng đưa vào sử dụng. 2. Pha than vào đất tại băng tải 1 với tỷ lệ thích hợp. 3. Cung cấp nước với 1 lượng thích hợp tùy theo từng sản phẩm khác nhau để tạo hình sản phẩm. 4. Lắp khuôn tạo hình sản phẩm, cắt tạo sản phẩm và đưa vào băng chuyền. 5. Phơi gạch. 6. Xếp vagông. 7. Đưa gạch mộc vào hầm sấy. 8. Đưa bán thành phẩm vào lò nung tuynel. 9. Ra lò. -Tỷ lệ đất sét: đất phù sa là 60-70% . -Tỷ lệ cát trong đất (đạt chuẩn là 30-40% ,đất phù sa có tỷ lệ hạt cát từ 50-70%). - Tỷ lệ đất/ sản phẩm (tiêu chuẩn là 1.5m3/1000v ) . - Thời gian ủ đất. - Kích cỡ than cám (tiêu chuẩn là < 2mm). - Tỷ lệ than/sản phẩm (tiêu chuẩn là 100-110kg/1000v). -Lượng nước cung cấp. -Số lượng gạch mộc. -Độ ẩm của gạch sau tạo hình (đạt tiêu chuẩn là 18-22%). -Phế phẩm. -Gạch mộc tiêu chuẩn. -Số lượng gạch mộc được làm khô. -Mật độ gạch xếp trên sân (tiêu chuẩn :1200v/m2). -Thời gian phơi gạch. -Lượng gạch/vagông. -Lượng gạch mộc được đưa vào nung sấy. -Lượng gạch mộc dự trữ. -Thời gian sấy. -Nhiệt độ nung sấy. -Tỉ lệ bán thành phẩm đạt yêu cầu. -Thời gian nung. -Nhiệt độ. -Công suất. -Phân loại sản phẩm. -Doanh thu đạt trên 16 tỷ - Tỉ lệ đất đạt tiêu chuẩn lên đến 99%. - Đảm bảo cung ứng đủ 100% lượng đất cho sản xuất. - Tỉ lệ than đạt tiêu chuẩn là 99%. - Cung ứng đủ 100% than cho sản xuất. - Lượng nước cung cho sản xuất là 65 m3/ ngày đêm. -Tỉ lệ gạch mộc đạt tiêu chuẩn là 96%. -Gạch phơi đủ cung cấp cho nhu cầu gạch vào lò -Thời gian xếp gạch vào lò nhanh nhất, không quá 45 phút. -Đủ gạch nung và có dự trữ (ít nhất là 3 triệu viên). -Thời gian từ 7-9h. -Bán thành phẩm đạt yêu cầu đạt 98%. - Thời gian nung từ 26-40h. - Nhiệt độ vùng sấy:100-600oC. - Nhiệt độ vùng nung :1000-1015oC. - Công suất 5200v/ giờ. -Lượng gạch đạt tiêu chuẩn là 98%. 3) Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị kịp thời phục vụ sản xuất. - Duy trì công suất máy móc trung bình đạt 80-90%. 4) Tiêu thụ sản phẩm. 1. Thuê đại lý bán hàng. 2. Vận chuyển. 3. Dịch vụ sau bán hàng. 4. Quảng cáo, phát triển thương hiệu. -Số lượng đại lý . -Chi phí/tháng. -Số chuyến/ngày. -Tiếp nhận đơn khiếu nại khách hàng. -Số lần tư vấn khách hàng -Chi phí quảng cáo. -Số lượng sản phẩm tiêu thụ 40 triệu viên. -Chi phí tiêu thụ sản phẩm tăng 3%. -Chi phí quảng cáo và chăm sóc khách hàng 3%. B Mục tiêu 2 Chú trọng phát triển nguồn nhân lực, đào tạo lao động chất lượng cao. - Số lượng lao động qua đào tạo chuyên nghiệp. - Số lượng lao động có tay nghề cao. - Năng suất lao động bình quân. - Số lượng các sáng kiến kinh nghiệm, đề xuất cải tiến của người lao động. - Số vụ tai nạn lao động. - Năng suất lao động bình quân tăng lên qua các năm khoảng 5%. - Tăng số lượng và chất lượng của các sáng chế trong lao động. - Tỷ lệ người lao động xảy ra tai nạn lao động giảm xuống còn 10%. I Đầu ra - Lao động qua đào tạo và có tay nghề cao. - Sức khỏe của người lao động. - Lao động có trình độ kĩ thuật. - Số lượng sản phẩm tính trên đầu người. - Số lượng lao động đạt sức khỏe tốt. - Tỷ lệ lao động qua đào tạo chuyên nghiệp đạt 60%. - Tỷ lệ lao động có tay nghề cao đạt 40%. II Hoạt động - Tổ chức, giới thiệu các lớp học nâng cao tay nghề. - Tổ chức các lớp học về an toàn lao động. - Phát động phong trào thi đua, hăng say lao động. - Tổ chức các chương trình giải trí. - Khám và chăm sóc kịp thời cho người lao động. - Số lượng các khóa học đào tạo chuyên môn được tổ chức. - Số lượng khóa học bảo hộ lao động được tổ chức - Số lượng lao động tham gia các khóa học. - Số đợt đi tham quan, du lịch được tổ chức. - Số đợt khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. - Số lượng khóa học chuyên môn đạt 2 khóa/ năm. -Tỉ lệ lao động được tập huấn, đào tạo về an toàn lao động, cung cấp đầy đủ kiến thức về qui trình lao động đạt 100%. - 100% công nhân được chăm lo đầy đủ đời sống tinh thần. C Mục tiêu 3 Bảo vệ môi trường xung quanh, giảm bớt khói bụi và đảm bảo vệ sinh nơi sản xuất. - Nồng độ CO2 trong không khí. - Nồng độ CO2 trong không khí giảm. I Đầu ra - Hệ thống xử lý chất thải. - Cây xanh. - Trình độ công nghệ của hệ thống máy móc thiết bị. - Số lượng và công suất của hệ thống xử lý chất thải. - Số lượng cây xanh được trồng. - Nâng cao khả năng xử lý chất thải lên 80%. - Tăng mật độ cây xanh xung quanh nhà máy lên 30%. II Hoạt động - Cải tiến thiết bị theo hướng giảm bớt khói bụi, nhiệt độ, khí độc thải ra môi trường. - Đầu tư xây dựng, tu bổ hệ thống xử lý chất thải. - Thường xuyên làm vệ sinh khu vực sản xuất. - Trồng cây xung quanh khu vực nhà máy. - Chi phí cho cải tiến thiết bị. - Số lần, mật độ tiến hành cải tiến công nghệ. - Chi phí cho hệ thống xử lý chất thải. - Chi phí vệ sinh chung. - Chi phí cho việc trồng cây xanh. -Chi phí dành cho bảo vệ môi trường tăng, chiếm 1% doanh thu. Phụ lục 3: Qui định cơ chế báo cáo tại Công ty cổ phần Đại La STT Người viết Báo cáo Người nhận Báo cáo Nội dung Báo cáo Thời gian Báo cáo Địa điểm Báo cáo 1 Phòng KHTH Ban giám đốc - Số lượng sản phẩm nhập kho. - Tỉ lệ gạch đạt tiêu chuẩn chất lượng. - Số lượng sản phẩm tiêu thụ. - Số lượng hợp đồng liên doanh liên kết được kí kết. - Phản hồi từ khách hàng. - Quảng cáo, tiếp thị. - Xây dựng,duy trì hệ thống xử lý chất thải. - Báo cáo hàng tháng. - Báo cáo hàng quí. - Báo cáo cuối năm. -Văn phòng giám đốc. - Cuộc họp toàn công ty. 2 Phòng TC-HC Ban giám đốc - Đào tạo và tuyển dụng nhân công. - Bảo hộ an toàn lao động cho công nhân. - Tình hình đảm bảo nhu cầu về nguyên vật liệu và trang bị lao động. - Bảo đảm sức khỏe cho người lao động và các nhu cầu tinh thần khác. - Báo cáo cuối năm. - Báo cáo hàng quí. - Báo cáo hàng tháng. - Văn phòng giám đốc. - Họp cuối năm 3 Phòng kinh tế Ban giám đốc - Áp dụng hệ thống thống kê kế toán phù hợp với tình hình SXKD của công ty. - Báo cáo tiền lương. - Công bố tình hình tài chính của công ty: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận. - Tính toán các khoản nộp ngân sách. -Báo cáo cuối năm. - Báo cáo hàng tháng. - Văn phòng giám đốc - Họp cuối năm 4 Xí nghiệp I P.KHTH, P. KT, P.HC-TC - Lượng gạch mộc sản xuất qui đổi. - Lượng gạch đạt chuẩn. - Bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị. - Bảng chấm công của nhân viên. Báo cáo hàng tháng. Tại các phòng ban liên quan. 5 Xí nghiệp II - Lượng gạch mộc sản xuất qui đổi. - Lượng gạch đạt chuẩn. - Bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị. - Bảng chấm công của nhân viên. - Khả năng cung kịp thời điện năng và các thiết bị điện. Báo cáo hàng tháng. Tại các phòng ban liên quan. 6 Tổ trưởng - Trưởng ca - Ban giám đốc xí nghiệp - Số lượt vagông được đưa vào lò nung tuynel. - Cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho sản xuất. - Công suất lò nung. - Công suất điện tiêu thụ trung bình. - Lượng gạch mộc sản xuất. - Lượng gạch nhập. - Lượng gạch thanh lý. - Bảng theo dõi, chấm công người lao động. Báo cáo hàng ngày. Phòng giám đốc xí nghiệp Phụ lục 4: Báo cáo của xí nghiệp I về tình hình sản xuất kinh doanh tháng n năm 2007 Nội dung Chỉ tiêu KH năm 2007 Luỹ tiến tới Th.(n-1) -2007 Th.n - 2007 Th.n - 2006 Th.n-07 /Th.n-06 Tổng n Th-07/ KH07 1. Sản lượng mộc sản xuất - Gạch đặc máy - Gạch 2 lỗ - Gạch 3 lỗ - Ngói chùa …. 2. Sản lượng nhập - Gạch đặc máy - Gạch 2 lỗ - Gạch 3 lỗ - Ngói chùa …. 3. Tiêu hao nguyên- nhiên vật liệu - Đất - Than - Nước - Điện …. 4. Chi phí nhân công 5. Chi phí thuê ngoài 6. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị 7. Tổng chi phí 8. Tỉ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn.