Luận văn Hoàn thiện công tác Xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đường I

, phản ánh được qui luật vận động của xã hội, phù hợp với khả năng nhận thức và thực hiện của các đối tượng thực thi văn bản. Các qui định đưa ra phải dễ hiểu, dễ thực hiện và tạo điều kiện để việc kiểm tra được dễ dàng. Tính phù hợp của nội dung văn bản được hiểu là không cao quá hoặc thấp quá so với thực tiễn khách quan. Nói cách khác, nội dung văn băn nêu ra có thể thực hiện được. + Tính pháp qui ( tính bắt buộc thực hiện ): Văn bản thể hiện tính quyền lực của Nhà nước, tính mệnh lệnh đơn phương của quản lý hành chính. Nội dung của nó được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau theo qui định của pháp luật do đó các qui định trong nhiều trường hợp được đảm bảo thực hiện bởi các chế tài. Qui phạm pháp luật được trình bày trong văn bản theo những cấu trúc nhất định mang tính pháp lý. Như vậy, các nội dung ghi trong văn bản phải được thực thi theo tính quyền lực đơn phương, mệnh lệnh hành chính, đồng thời cũng đòi hỏi cách diễn đạt dứt khoát, rõ ràng. 3.2. Qui trình xây dựng văn bản Qui trình xây dựng văn bản là các bước cần thiết để xây dựng một văn bản. Muốn xác định các bước đó hợp lý cần chú ý một số vấn đề sau: + Văn bản sắp được ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại gì ? + Mục đích của văn bản, nội dung gì ? Một quyết định mới hay một điều chỉnh trong hoạt động quản lý ? Đặt ra qui tắc mới hoặc sửa đổi qui tắc cũ trong hoạt động của Nhà nước ? + Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào trong văn bản ? + Văn bản sẽ ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan không? Dựa vào những định huớng trên, qui trình xây dựng văn bản bao gồm 6 bước sau: Bước 1 : Xác định nội dung cần soạn thảo . Bước 2 : Lựa chọn thông tin cho văn bản. Bước 3 : Lựa chọn tên , loại văn bản. Bước 4: Viết văn bản . Bước 5: Biên tập lại và hoàn thiện các thủ tục pháp lý. Bước 6: Duyệt, ký văn bản, nhân bản và ban hành. 3.3. Qui trình ban hành văn bản + Thủ tục trình và ký văn bản: Thủ tục và ký văn bản là việc của người xây dựng văn bản trình, để người ký văn bản nắm được nội dung, cơ sở pháp lý của việc ra văn bản cụ thể. Khi trình ký, xét duyệt và ban hành cần có hồ sơ trình ký kèm theo bao gồm các tài liệu phản ánh cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế việc ban hành văn bản theo thẩm quyền của doanh nghiệp. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản , vì vậy trước khi ký cần có sự kiểm tra toàn diện. + Thủ tục ban hành văn bản : Văn bản được ký , người ký phải ký từng văn bản , không được phép ký một văn bản rồi nhân bản để đóng dấu, nhất là văn bản quan trọng . Nếu có từ 50 văn bản trở lên thì được phép đóng dấu chữ ký để tránh ký nhiều chữ ký không còn chính xác . Trong mọi truờng hợp, văn bản phải được ký thay đóng dấu chữ ký mới đóng dấu cơ quan , doanh nghiệp. + Thủ tục sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản sai: Văn bản ban hành không đúng thẩm quyền hay chứa nội dung sai hoặc không thích hợp cần được bãi bỏ hoặc sửa đổi. Cán bộ phòng pháp lý cần đệ trình cho người có đủ thẩm quyền xem xét . Văn bản bãi bỏ hay sửa đổi phải đảm bảo đúng hình thức và chức năng theo luật định . Chẳng hạn, không thể dùng một thông báo thay đổi một quyết định. Cơ quan cấp trên bãi bỏ văn bản của cơ quan cấp dưới, cơ quan ban hành văn bản tự ra văn bản sửa chữa những lỗi sai của mình. chương II Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Tổng công ty Mía đường I I. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Mía đường I 1. Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty Mía đường I được thành lập ngày 29/12/1995 trên cơ sở của Tổ chức Liên hiệp Mía đường I, ra mắt chính thức ngày 21/6/1996, hoạt động theo Điều lệ ban hành theo Quyết định số 541/NN - TCCB ngày 4/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Điện thoại: 8624057 - Fax: 84.4.8624936 Chủ tịch Hội đồng: Phạm Xuân Phương Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Hội Giấy phép kinh doanh số 110728 ngày 17/5/1966 do UBKH thành phố cấp. Tại thời điểm thành lập Tổng công ty Mía đường I có 9 đơn vị thành viên. Hiện nay, Tổng công ty Mía đường I có 14 đơn vị thành viên và liên doanh với nước ngoài. Tổng công ty được Nhà nước giao quản lý và sử dụng là 87.852.151.850 (ằ 88 tỷ đồng). Lao động bình quân 14.000 người, doanh thu 1.083.650,1 triệu đồng, sản lượng mía ép: 499,388 tấn/năm. Tổng công ty có: - Tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành Có vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn Nhà nước do Tổng công ty quản lý. Tổng công ty có con dấu, tài khoản nợ tại kho bạc Nhà nước và các ngân hàng trong nước và nước ngoài. Tổng Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM SUGAR CANE AND SUGAR CORPORATION I, viết tắt là VINA SUGAR I, và có trụ sở tại 5B Minh Khai, Hai Bà Trưng, Thành phố Hà nội. Tổng Công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi Tổng giám đốc và chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương; đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với tư cách là các cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà nước theo quy định tại luật doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của pháp luật. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Tổng công ty được Bộ giao nhiệm vụ quản lý ngành sản xuất mía đường phía Bắc (từ Huế trở ra), có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị hoạt động trong ngành Mía - đường. Tổng công ty do Bộ Trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định thành lập theo uỷ quyền của Thủ tướng chính phủ nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao; nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Tổng công ty có nhiệm vụ kinh doanh mía đường theo quy hoạch và mục tiêu kế hoạch phát triển ngành mía đường của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu tư, tạo nguồn vốn và thực hiện đầu tư, cung ứng giống cây trồng, vật tư, thiết bị, trồng trọt, khuyến nông, nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ; chế biến, các sản phẩm từ đường và sau đường, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài; tiến hành các hoạt động kinh doanh khác phù hợp với chính sách và luật pháp của Nhà nước. Tổng công ty cùng với chính quyền địa phương chăm lo phát triển kinh tế - xã hội ở các địa bàn có đơn vị thành viên, ở các vùng có điều kiện phát triển trồng mía, chú ý đến các vùng dân tộc ít người và vùng kinh tế mới. Góp phần xoá đói giảm nghèo, thực hiện phủ xanh đất trống đồi trọc, cải tạo môi trường môi sinh. Tổng công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nước giao, bao gồm cả vốn đầu tư và doanh nghiệp khác: nhận, sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và nhiệm vụ khác được Nhà nước giao. Tổng công ty phải có trách nhiệm trả các khoản nợ phải thu, ghi trong bảng cân đối tài sản của Tổng công ty tại thời điểm thành lập của Tổng công ty. - Các khoản tín dụng quốc tế mà tổng công ty sử dụng theo quyết định của Chính phủ: - Các khoản tín dụng do Tổng công ty trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng đã được tổng công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay theo hợp đồng bảo lãnh, nếu các đơn vị này không có khả năng trả. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác và các đơn vị thành viên; kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó: kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong Tổng công ty trong đó có việc sử dụng bảo toàn phát triển vốn và các nguồn lực được giao. Tổng công ty quyết định mục tiêu kế hoạch, hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngoài ra Tổng công ty còn tổ chức xét duyệt, thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đầu tư, dự án đầu tư, hợp tác đầu tư với bên nước ngoài bằng vốn do Tổng công ty quản lý, bên cạnh đó Tổng công ty còn ban hành giám sát thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật, các định mức kinh tế - kỹ thuật, kể cả đơn giá tiền lương, tiêu chuẩn sản phẩm và đơn giá định mức trong xây dựng chuyên ngành, phí lưu thông trong sản xuất nhập khẩu, nhãn hiệu hàng hoá của ngành và quốc gia . Ban hành danh mục và khung giá xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, phụ liệu thiết bị, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ quan trọng để áp dụng cho từng thời kỳ theo đề nghị của Tổng giám đốc. Tổng công ty mía đường I hoạt động kinh doanh và khai thác triệt để thị trường trong nước. Phối hợp giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhanh chóng tiếp cận và tiêu thụ sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Nhằm bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước, tạo việc làm và đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động trong Tổng công ty Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo qui định của luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ Tổng công ty Nhà nước phê chuẩn. Căn cứ vào đặc thù, tiêu chí, danh mục phân loại doanh nghiệp Nhà nước và Tổng công ty Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá IX, việc sắp xếp các doanh nghiệp phải đặt trên phương diện toàn ngành bởi ngành mía đường có tính chất thống nhất cao về sản xuất và thị trường . Đã thể hiện tính qui mô, vai trò quản lý, chủ đạo ngành trên cơ sở phân công hợp lý có qui mô vừa tập trung, vừa phù hợp với năng lực quản lý điều hành. Đảm bảo hiệu quả chung cho toàn ngành, giữ vững ổn định cuộc sống người lao động, bình ổn giá cả thị trường. Ban chấp hành Trung ương quyết định sát nhập các công ty đường Nhà nước, địa phương bao gồm cả các công ty cổ phần và liên doanh chia là 2 Tổng Công ty khu vực đó là: (Tổng công ty mía đường I và Tổng công ty mía đường II). Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Tổng công ty. Việc truyền lệnh ra quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu, chuẩn bị quyết định cho lãnh đạo Tổng công ty quản lý, điều hành các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát đôn đốc hoặc hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công việc thi hành các mệnh lệnh quyết định lãnh đạo Tổng công ty. Bên cạnh đó, mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng để Tổng công ty quản lý linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, nhằm tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng để nghiên cứu, phát triển để có kế hoạch đầu tư mở rộng, đầu tư chiều sâu vào các dự án trong và ngoài nước. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty: Hội đồng quản trị Tổ giúp việc cho HĐQT Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch Đầu tư Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu Phòng Kỹ thuật Phòng Điều tiết sản lượng & Giá cả 3.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng Công ty theo nhiệm vụ Nhà nước giao. Xem xét, phê duyệt phương án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phương án điều hoà vốn và các nguồn lực khác giữa các đơn vị thành viên, kiểm tra giám sát việc thực hiện các phương án đó. Hội đồng quản trị thông qua đề nghị của Tổng giám đốc để trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt chiến lược phát triển dài hạn, kế hoạch 5 năm của Tổng công ty; quyết định mục tiêu kế hoạch hàng năm của Tổng công ty và báo cáo Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, để Tổng giám đốc giao cho các đơn vị thành viên. Hội đồng quản trị đối với nhân sự trong bộ máy quản lý và điều hành Tổng công ty: - Quyết định tổng biên chế bộ máy quản lý, điều hành và kinh doanh của Tổng công ty và điều chỉnh khi cần thiết. - Ban hành nội qui bảo mật trong kinh doanh, các thông tin kinh tế nội bộ, bảo vệ bí mật Nhà nước theo qui định của pháp luật do Tổng giám đốc trình để thống nhất áp dụng trong toàn thể Tổng công ty. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo điều 32 luật doanh nghiệp Nhà nước. Hội đồng quản trị gồm một số thành viên chuyên trách, trong đó có chủ tịch hội đồng quản trị, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng giám đốc và hai thành viên kiêm nhiệm là chuyên gia trong lĩnh vực mía đường, công nghiệp chế biến thực phẩm kinh tế, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật. 3.2. Ban kiểm soát Ban kiểm soát có 5 thành viên trong đó một thành viên hội đồng quản trị làm trưởng ban và 4 thành viên khác do hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật: gồm một thành viên là chuyên viên kế toán, một thành viên là đại hội đại biểu công nhân viên chức Tổng Công ty giới thiệu và một thành viên do Tổng cục trưởng tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. - Ban kiểm soát không được tiết lộ kết quả kiểm tra, giám sát, khi chứ được hội đồng quản trị cho phép, phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. 3.3. Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty. Kiến nghị hội đồng quản trị có phương án điều chỉnh vốn. Các nguồn lực khác khi phân giao lại cho các đơn vị thành viên và điều chỉnh khi có sự thay đổi nhiệm vụ của các đơn vị thành viên. Xây dựng và trình hội đồng quản trị duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Tổng công ty; thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc; kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của đơn vị thành viên: trình hội đồng quản trị phê duyệt điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị thành viên do Tổng giám đốc đơn vị thành viên xây dựng: duyệt phương án thành lập, tổ chức lại giải thể các đơn vị trực thuộc đơn vị thành viên do giám đốc đơn vị thành viên trình. 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng công ty Tổng công ty có 7 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và một trung tâm do Tổng giám đốc Tổng công ty thành lập. Các phòng, trung tâm Tổng công ty thực hiện chức năng tham mưu giúp việc tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3.4.1. Văn phòng Nhằm tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tổng hợp báo cáo, tiếp nhận và phân phối công văn, tài liệu đi và đến của Tổng công ty, tiếp và đón khách vào làm việc tại Tổng công ty; bố trí và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, hội họp của Tổng công ty; thi đua; khen thưởng; y tế và quản trị văn phòng ở cơ quan Tổng công ty. 3.4.2. Phòng kế toán tài chính Công tác, tham mưu, giúp việc cho Tổng công ty trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, tiền lương, quỹ đầu tư phát triển giúp công ty hạch toán được nguồn vốn, có kế hoạch chi tiêu phát triển có hiệu quả. Kiểm toán nội bộ và thống kê ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên của Tổng công ty 3.4.3. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu - Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch và tổ chức thực hiện kinh doanh các loại vật tư, máy móc thiết bị, phụ tùng thay thế và dịch vụ xuất nhập khẩu phục vụ ngành mía đường và đáp ứng nhu cầu xã hội . - Đảm bảo quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết kiệm chi phí, đem lại lợi ích về kinh tế, chính trị cho Tổng công ty mía đường I. - Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tích cực tìm kiếm khách hàng, hoàn thành công tác quảng cáo, tiếp thị, tổng hợp thông tin thương mại, nắm bắt nhanh cơ hội kinh doanh, giữ vững và phát triển thị trường nội địa, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm và chiếm lĩnh các thị trường mới, đảm bảo tăng cường được sức mạnh cạnh tranh và uy tín của công ty. 3.4.4. Phòng Kế hoạch đầu tư Giúp việc cho tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực xây dựng tổng hợp kế hoạch sản xuất, kinh doanh, đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế, xây dựng cơ bản, theo dõi và quản lý liên doanh của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.5. Phòng Tổ chức lao động Tham mưu, giúp việc tổng giám đốc trong các lĩnh vực về tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp, cán bộ và đào tạo nhân lực, lao động và tiền lương, cử cán bộ đi học tập, công tác nước ngoài và làm thủ tục cho khách hàng và các đơn vị Tổng công ty. 3.4.6. Phòng Kỹ thuật Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học công nghệ mía đường , tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.7. Phòng Điều tiết sản lượng và Giá cả Nghiên cứu nhu cầu thị trường để có phương án giúp Tổng giám đốc điều tiết sản lượng sản xuất và điều chỉnh giá cả cho phù hợp với thị trường. 4. Những thành quả đạt được trong sản xuất và kinh doanh của Tổng Công ty Biểu 3 Báo cáo tài chính của Tổng công ty Mía đường trong các năm 2000 – 2002. TT Tiêu chí Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1 Vốn Nhà nước Triệu đồng 193.256,8 181.822,4 183.722,4 + Dn Nhà nước Triệu đồng 142.349,8 63.990,4 65.890,4 + Cty cổ phần Triệu đồng - 66.925,0 66.925,0 + Liên doanh Triệu đồng 50.907,0 50.907,0 50.507,0 2 Doanh số thuần Triệu đồng 526.554,8 922.512,8 1.083.650,1 + Dn Nhà nước Triệu đồng 439.585,8 297.788,8 336.601,0 + Cty cổ phần Triệu đồng - 432.304,0 480.095,0 + Liên doanh Triệu đồng 86.969,0 192.420,0 266.954,0 3 Kim ngạch xuất khẩu USD - 2.958.482,0 374.034,0 + Cty cổ phần USD - 554.000,0 374.034 + Liên doanh USD - 2.404.482 - 4 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng (71.341,5 (185.627,9 (10.554,9) + Dn Nhà nước Triệu đồng (61.364,5 (119.289,9 (56.308,9) + Cty cổ phần Triệu đồng - (20.750) 38.550 + Liên doanh Triệu đồng (9.577,0) (45.588) 7.204 5 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng (71.341,5) (185.627,9) (10.554,9) + Dn Nhà nước Triệu đồng (61.764,5) (199.289,9) (56.308,9) + Cty cổ phần Triệu đồng - (20.750,0) 58.550 + Liên doanh Triệu đồng (9.577,0) (45.588,0) 7,204 6 Nợ khó đòi Triệu đồng 4.979,0 4.140,8 3.860 + Dn Nhà nước Triệu đồng 1.012,9 173,8 - + Liên doanh Triệu đồng 3.967,0 3.967,0 3,860 7 Lỗ cấp dồn Triệu đồng (Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính) Tình hình kinh doanh của Tổng công ty ở bảng số liệu trên cho thấy kết quả doanh thu liên tục tăng và ngày càng củng cố, chiếm lĩnh thị trường và lòng tin của người tiêu dùng. Qua bảng báo cáo kết quả cho thấy năm 2000 lượng đường của Tổng công ty đạt 1000 tấn và đến năm 2002 Tổng công ty đã chỉ đạo các đơn vị thành viên dừng lỗ, bắt đầu làm ăn có lãi. Có được những thành tích như vậy Tổng công ty đã không ngừng đổi mới trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến, hiện đại theo kịp với khu vực. Tổng công ty tạo điều kiện nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và đưa ra các chính sách nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất tối đa trong những năm tới. Có được những thành tích như vậy, là nhờ một phần đóng góp đáng kể của công tác văn bản. Bởi vì , các kế hoạch quản lý, chiến lược kinh doanh của Tổng công ty đều do Tổng giám đốc khai triển thành văn bản rồi đưa xuống cấp dưới thực hiện. Nếu không có văn bản thì việc quản lý, điều hành kinh doanh cũng như giao dịch rất bất tiện và không có hiệu quả . Văn bản có một ý nghĩa to lớn trong Tổng công ty Mía đường I nói riêng và các tổ chức cơ quan nói chung . II. Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Mía Đường I Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, sự phát triển công nghệ thông tin đã góp phần cho sự phát triển chung, nâng cao trình độ nhận thức trong toàn xã hội và các thành phần kinh tế, đồng thời việc mở rộng quan hệ, hội nhập quốc tế và khu vực dó là xu thế tất yếu của thời đại, công tác thông tin và truyền đạt truyền đạt thông tin qua các phương tiện, trong đó các văn bản quản lý, chỉ đạo, giao dịch là phương tiện không thể thiếu. Để đáp ứng với tình hình phát triển chung của đất nước, để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ đạo điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, công tác xây dựng & ban hành văn bản của Tổng công ty được lãnh đạo chú trọng quan tâm và ngày càng được hoàn thiện một cách chặt chẽ do đó công tác này trong những năm gần đây đã góp phần đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thể hiện trong những kết quả của công tác xây dựng văn bản sau: 1. Công tác xây dựng văn bản Dưới đây là quy trình xây dựng văn bản mà hiện nay Tổng công ty đang thực hiện: 1.1. Sáng kiến xây dựng văn bản Tổng công ty Mía đường là một cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Nên quy mô rất rộng lớn và các công tác quản lý, điều hành sản xuất hầu hết đều phải có văn bản đẻ tiện cho việc quản lý của Tổng giám đốc. Mặc dù vậy, Tổng công ty không quan tâm đến các khâu của xây dựng văn bản.Ví Dụ, trước khi xây dựng một văn bản phải: Đề xuất văn bản và lập kế hoạch xây dựng. Từ đó mới biết được nhu cầu thực tiễn cụ thể của các phòng ban cần gì? Mà cần phải làm như thế nào? cho phù hợp nội dung mà các phòng ban đề xuất nhằm mục đích phản ánh đúng nhu cầu quản lý và hoạt động của cơ quan. Hơn nữa, có như vậy văn bản mới khả thi và có hiệu quả thiết thực. Nhưng ở Tổng công ty việc các phòng ban muốn trình cấp trên một văn bản đề nghị công việc gì đấy, thì trưởng phòng trực tiếp giao cho nhân viên phòng mình xây dựng văn bản và sau đó đưa đi duyệt mà không cần đề xuất và lập kế hoạch cụ thể cho từng văn bản. 1.2. Phân công xây dựng văn bản Sau công đoạn đề xuất văn bản và lập kế hoạch thì việc tiếp theo là xây dựng văn bản dự thảo. Các phòng ban xác định lại nội dung, thể thức, thể loại văn bản để chuẩn bị viết dự thảo văn bản lần thứ nhất: Phác thảo lại nội dung ban đầu; xây dựng đề cương chi tiết; tham gia ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo theo nội dung, thể thức. ở công đoạn này bộ phận văn phòng hoặc thư ký Tổng giám đốc có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và đôn đốc. Nhưng ở Tổng công ty Mía đường chưa làm tốt khâu này cho tất cả các văn bản mà mới chỉ sử dụng cho các văn bản cá biệt, văn bản quan trọng khác mà thôi. Nếu Tổng công ty quán triệt cho các phòng ban đến khâu này thì sẽ giúp công tác xây dựng văn bản được nhanh chóng, chính xác và đồng thời làm cho công tác ngày một hiệu quả hơn 1.3. Lấy ý kiến tham gia xây dựng và thẩm định dự thảo Hiện nay, Tổng công ty cũng quan tâm đến việc lấy ý kiến tham gia và thẩm định nhằm xây dựng văn bản đúng với tính chất và nội dung của từng loại văn bản đề ra. Việc thẩm định dự thảo văn bản thông thường do các chánh, phó văn phòng thẩm định.Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị thẩm định các văn bản cá biệt, văn bản quan trọng khác. Ngoài ra, có những văn bản phụ thuộc vào quyền hạn và chức vụ của các cấp. Điều đó giúp cho việc chuẩn bị thông qua và ban hành văn bản được thẩm định theo các phương diện như: Sự cần thiết ban hành văn bản; sự phù hợp với đường lối chính sách của Đảng; tính hợp hiến, hợp pháp; tính thống nhất đồng bộ của văn bản trong hệ thống pháp luật hiên hành cùng với tính khả thi; kỹ thuật soạn thảo văn bản (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, văn phong, thể thức…) được chặt chẽ và chính xác. Mặc dù, Tổng công ty có chú trọng đến công tác này nhưng quá trình thực hiện vẫn còn nhiều thiếu xót và hạn chế ở khâu lấy ý kiến tham gia xây dựng văn bản. Tổng công ty mới chỉ quan tâm đến việc lấy ý kiến cho văn bản cá biệt hoặc văn bản quan trọng khác còn văn bản thông thường thì bỏ qua công đoạn này. Tổng công ty cần quan tâm lấy ý kiến cho tất cả các văn bản sẽ góp phần vào công tác quản lý được tốt hơn.. 1.4. Trình Lãnh đạo xem xét và thông qua Tuỳ theo từng loại văn bản mà được đưa đúng tuyến để Lãnh đạo công ty xem xét và thông qua. Việc trình và thông qua văn bản ở Tổng công ty được chia theo chức vụ và quyền hạn, ví dụ như các văn bản thông thường thì các trưởng, phó phòng xem xét, thông qua. Còn những văn bản cá biệt hoặc những văn bản quan trọng khác của Tổng công ty thì qua chánh văn phòng chỉnh sửa rồi mới trình lên cho cấp trên xem lại và thông qua. Công đoạn này văn phòng Tổng công ty đã làm tương đối tốt và có trách nhiệm nhưng vẫn còn thiếu xót vì không có hồ sơ trình ký mà chỉ đưa thẳng văn bản đến tay lãnh đạo xem xét. 1.5. Nhận xét Ưu điểm: - Nội dung văn bản tương đối rõ ràng, không có sự hiểu nhầm giữa mọi người. - Việc xây dựng văn bản cá biệt được kiểm tra, đôn đốc. - Chức năng và quyền hạn giữa các cấp được phân định rõ ràng khi duyệt từng loại văn bản. - Văn bản được đưa đúng cấp, không vượt tuyến. Nhìn chung Tổng công ty Mía đường I đã thực hiện khá đầy đủ các khâu trong công tác xây dựng văn bản theo đúng trách nhiệm, quyền hạn của mình và thực hiện đúng các nguyên tắc, quy trình của Nhà nước đề ra. Nhược điểm: - Tổng công ty chưa quan tâm khâu sáng kiến và lập kế hoạch cho văn bản. Thể thức văn bản còn sai nhiều , không chú ý quan tâm đến tiêu đề và gạch chân theo qui định. - Văn bản thông thường chưa được coi trọng. - Văn bản không có hồ sơ trình ký khi đưa đi xem xét, duyệt. 2. Công tác ban hành văn bản Tổng công ty Mía đường I ban hành khoảng 7 văn bản trong một ngày. Các văn bản này đều do các phòng ban biên soạn trong đó có các loại văn bản: Các loại văn bản hành chính thông thường có tên loại: Báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình, đề án, vv... Ví dụ: Thông báo về việc để xe tại Tổng công ty. Các văn bản cá biệt gồm: Nội qui, Quyết định, Nghị quyết. Ví dụ: Quyết định chính thức cho anh Nguyễn Văn Hùng làm bảo vệ. Các loại văn bản chuyên môn: Tờ khai, hoá đơn, giấy thanh toán, vv… Qua các nội dung trên đây về ban hành văn bản tại Tổng công ty Mía đường I, cho thấy Tổng công ty đã đạt được những yêu cầu cơ bản trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Nhưng bên cạnh đó vẫn bộc lộ một số những thiếu xót, hạn chế khi ban hành qua một số trình tự dưới đây: 2.1. Đánh máy và thực hiện các thủ tục văn thư Sau khi văn bản dự thảo được cấp trên thông qua. Văn bản chính thức được hợp lệ chuẩn bị cho ban hành. Từ đây văn bản được đưa xuồng cho văn thư kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ và chữ ký của văn bản xem còn sai sót gì, kiểm tra xong văn thư cho nhân bản theo yêu cầu công việc. Lúc này nhân viên văn thư mới được đóng dấu để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Trong khi đóng dấu văn thư thực hiện đúng theo quy định nhà nước. Sau khi công việc trên được hoàn tất thì đăng ký vào sổ văn bản đày đủ, chính xác, gọn gầng, rõ ràng vào từng cột cần thiết như Số, ký hiệu. Ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…). Qui trình thì như vậy nhưng trước lúc văn thư cho nhân bản không kiểm tra lại thể thức, ngôn ngữ mà nhân bản luôn và đóng dấu. Cho nên thể thức văn bản của Tổng công ty vẫn còn sai sót. 2.2. Chuyển giao công văn Dựa vào tính chất, nội dung văn bản mà Tổng công ty cho công bố văn bản theo luật định. Văn thư hoặc người có trách nhiệm giải quyết văn bản, khi chuyển giao văn bản thì cán bộ chịu trách nhiệm phải phân loại các văn bản theo các mức độ mật khác nhau như: “Tuyệt mật”; “Tối mật”; hay là “Mật” để có phương hướng giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Nhưng trên thực tế thì ở văn phòng Tổng Công ty chưa thực sự làm tốt công tác phân loai này. Cán bộ chịu trách nhiệm giải quyết gửi văn bản theo đúng tuyến, không vượt cấp và phải đúng địa chỉ đơn vị được nhận. - Văn bản nội bộ của Tổng công ty được văn thư đăng ký vào sổ riêng, có số đăng ký riêng và can bộ các phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc khi nhận văn bản nọi bộ văn thư yêu cầu ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản và lưu văn bản giống như các văn bản khác. Tuy nhiên những văn bản quan trọng khi gửi đi ra ngoài hoặc trong nội bộ Tổng công ty đều không kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi trên mỗi phiếu gửi mà việc này đã gây khó khăn cho việc giám sát kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị nhận văn bản vì không có số thứ tự và đơn vị nhận văn bản. - Khi tất cả các công đoạn trên được hoàn tất thì văn thư sắp xếp lưu trữ văn bản: Mỗi văn bản lưu ít nhất là 02 bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc, một bản chính được lưu trữ ở văn thư để tra tìm và phục vụ cho lưu trữ khi cần thiết. - Khi văn bản đã được hoàn thành đều lập hồ sơ đưa vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước. 2.3.Nhận xét Ưu điểm - Tổng công ty đã đóng dấu theo đúng qui định của Nhà nước. - Tổ chức lưu trữ văn bản tốt. - Văn bản nội bộ được đăng ký vào sổ riêng. - Gải quyết văn bản đúng tuyến, không vượt cấp. Nhược điểm - Nhân viên không kiểm tra lại văn bản trước khi đem nhân bản. - Các văn bản mật khi gửi đi không kèm theo phiếu gửi và ghi số thứ tự. - Không chú trọng đến cách phân loại văn bản mật. 3. Các qui định về xây dựng và ban hành văn bản Đối với Tổng công ty Mía đường I việc xây dựng và ban hành văn bản vẫn chưa có một qui định rõ ràng về công việc soạn thảo văn bản , mà nó mới chỉ được thực hiện thông qua việc chỉ đạo chung của văn phòng . Do đó các phòng ban khi soạn thảo văn bản chưa xác định được các bước đi thống nhất trong việc soạn thảo. Cũng vì lý do này mà dẫn đến còn nhiều sai sót trong soạn thảo văn bản. Thể thức không thống nhất, thông tin chưa chính xác. Văn phòng chưa là nơi tổ chức và quản lý được tất cả hệ thống văn bản. Ví dụ: - việc văn phòng Tổng công ty giao cho các phòng khác xây dựng các văn bản thông thường dẫn đến không thống nhất về thể thức, nên văn bản chưa được chất lượng. Hay các văn bản mật khi đem gửi không kèm theo phiếu ghi đơn vị nhận hoặc số thứ tự. Qua một số ví dụ này cho thấy Tổng công ty thực hiện các công đoạn này không nghiêm túc. Ngoài công tác ban hành văn bản tổng công ty còn có công tác huỷ bỏ văn bản. Tổng công ty Mía đường I là một doanh nghiệp trực thụôc Nhà nước nhưng chưa có qui định cụ thể về việc huỷ bỏ văn bản. Ví dụ: như văn bản quyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty Mía đường về chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, vai trò tổ chức bộ máy của văn phòng Tổng công ty đã được xét duyệt và đóng dấu. Vì yếu tố nào đó mà ban giám đốc huỷ bỏ văn bản này. Theo qui định của Nhà nước nếu huỷ bỏ một văn bản nào đó không phù hợp nội dung phương hướng của Tổng công ty thì phải có văn bản khác thay thế. Nhưng ở Tổng công ty lại không ban hành văn bản thay thế kịp thời. Điều này sẽ làm cho tính pháp lý của văn bản không có hiệu lực và gây ra sự hiểu nhầm, dẫn đến thực hiện quyết định đó không chính xác. Tổng công ty chưa đưa ra một qui chế cụ thể nào về huỷ bỏ văn bản, điều này làm cho văn bản không phù hợp với qui định của Nhà nước. 4. Cán bộ làm công tác văn bản Tổng công ty là một cơ quan lớn, số lượng văn bản xây dựng trong ngày nhiều nhưng nhân viên đánh máy không đủ, nên việc xây dựng các văn bản chưa đáp ứng kịp thời. Các nhân viên đánh máy chưa tinh thông nghiệp vụ, chưa được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn nên còn nhiều sai xót trong việc xây dựng văn bản. Số cán bộ ở đơn vị tham gia biên soạn nhiều, ý kiến khác nhau, nên dẫn đến trình bày văn bản khác nhau và chất lượng các văn bản không được đồng đều. Hơn nữa, do Tổng công ty chưa có qui định chung cho xây dựng ban hành văn bản, Lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn bản nên bị ảnh hưởng đến chất lượng của việc xây dựng và quản lý văn bản, cũng như nhận thức của các cán bộ có liên quan chưa đúng mức về văn bản. Nếu Tổng công ty coi con người là quyết định tất cả thì muốn nâng cao chất lượng công tác văn bản cũng cần phải chú ý đến vấn đề này trước tiên . 5 . nhận xét về công tác xây dựng và ban hành văn bản 5.1. Ưu điểm Tổng công ty Mía đưòng đã làm tốt các khâu giao việc xây dựng văn bản theo từng nghiệp vụ cho các phòng ban. Với kiểu phân công như vậy sẽ giúp cho phòng hành chính nhân sự bớt đi phần nào khối lượng công việc và để cho nội dung các văn bản được sát với lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành mới đáp ứng được công tác quản lý của Tổng công ty. Tổng giám đốc đã trực tiếp quản lý công tác soạn thảo và ban hành văn bản thông qua các phòng ban và phòng hành chính . Điều đó chứng tỏ lãnh đạo đã đánh giá cao vai trò của văn bản trong công việc quản lý. Tổng công ty đã lựa chọn được đúng tên loại văn bản để ban hành cho phù hợp với nội dung quản lý. + Về thể thức, nôi dung của văn bản: Tổng công ty Mía đường ban hành số lượng lớn văn bản, phần nào nói lên văn bản đóng một vai trò to lớn trong công tác quản lý điều hành, xong về cơ bản thì không có văn bản nào trái pháp luật, do đó việc truyền đạt các quyết định, thông báo, qui chế, vv… của Tổng công ty tới các phòng, ban được thể hiện đầy đủ, chính xác , kịp thời,đúng qui chế và đáp ứng được yêu cầu của công việc thực tế, công việc quản lý điều hành của lãnh đạo . Việc sử dụng ngôn ngữ hành chính trong các văn bản chuyên môn, nghiệp vụ đã được nâng lên một cách rõ rệt, qua các bước duyệt và trình ký văn bản đã được chú trọng, chỉnh sửa đảm bảo đúng từ ngữ chuyên môn, đúng với văn phong hành chính. Việc chỉ đạo các văn bản chính của Tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc ,đã đem lại hiệu quả rõ ràng trong việc đảm bảo chấp hành đúng các chủ trương và định hướng trong sản xuất kinh doanh. Đối với Tổng công ty là cơ quan có thẩm quyền riêng,vì vậy việc qui định phân cấp cụ thể rất cần thiết để đảm bảo đúng luật, việc phân định quyền hạn chức vụ người ký văn bản, như thủ trưởng ký trực tiếp hay uỷ quyền cho cấp phó,việc phân cấp uỷ quyền hoặc ký thừa lệnh thủ trưởng được qui định một cách cụ thể. Nội dung văn bản tương đối rõ ràng, không có sự hiểu lầm giữa mọi người, các sự việc, vấn đề cần giải quyết được nêu ra đầy đủ và có tính thuyết phục cao. Thể thức văn bản đã đảm bảo xây dựng đủ các phần : Phần mở đầu; Phần triển khai; Phần kết thúc. Cũng phải nói thêm rằng công tác văn thư và quản lý con dấu ở Tổng công ty được kiện toàn ,nâng cao rõ rệt.Vấn đề ký, đóng dấu và sử dụng con dấu đã được lãnh đạo của Tổng công ty nghiên cứu tình hình thực tế và tổ chức thực hiện nghiêm túc theo đúng qui định.Có thể nói rằng công tác văn thư quản lý hồ sơ, tài liệu cũng đã góp phần tích cực cho công tác xây dựng ban hành văn bản ở Tổng công ty. 5.2. Nhược điểm : Việc giao cho các phòng ban tự xây dựng văn bản của mình đã làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng công việc xây dựng, đến sự thống nhất tổ chức quản lý văn bản, làm giảm đi hiệu quả công việc thể hiện qua một số vấn đề lớn sau: Tổng công ty vẫn chưa có một qui định chung cho việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Do đó khi soạn thảo văn bản của các phòng ban đã không thống nhất theo một thể thức nhất định. - Thể thức của văn bản: chưa được thống nhất theo đúng qui định của Nhà nước. Cách trình bày một văn bản còn lộn xộn qua việc nhận xét của văn bản được kèm theo đây, chúng ta có thể nêu ra một số thiếu xót của thể thức về văn bản. Ngôn ngữ dùng trong văn bản chưa chính xác , rõ ràng, sai nhiều về lỗi chính tả. Cách trình bày một văn bản chưa đảm bảo kỹ thuật soạn thảo. - Thủ tục ký văn bản : người ký văn bản chưa xác định rõ thẩm quyền của mình và đôi khi không chú ý hết các yêu cầu để ban hành một văn bản . - Qui chế ban hành văn bản : tuy Nhà nước đã có nhiều qui định về ban hành văn bản nhưng Tổng công ty vẫn chưa có một qui định cụ thể nào về qui trình ban hành văn bản riêng cuả mình . Để giúp cho người thực thi công việc có cơ sở pháp lý và thực hiện đầy đủ các công việc theo qui định . - Cán bộ làm công tác xây dựng văn bản: chưa được đào tạo theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, phần nào ảnh hưởng tới việc quản lý ban hành văn bản của Tổng công ty. Những người xây dựng trong các phòng ban chưa có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ văn bản . Do đó khi xây dựng văn bản vẫn còn những sai xót. 5.3. Nguyên nhân của sự tồn tại: Về phía Tổng công ty chưa chú trọng đến việc bồi dưỡng, nâng cao nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như nghiệp vụ kĩ thuật của công tác xây dựng và ban hành văn bản cho cán bộ ở các đơn vị trực thuộc. Một số cán bộ ở đơn vị trực thuộc chưa nhận thức được hết ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác xây dựng văn bản, còn đơn giản hoá sự việc, chưa coi trọng đó là một loại thông tin chính thức của quá trình chấp hành và thực hiện việc chỉ đạo của cấp trên và tổ chức thực hiện tại cơ quan. Cấc công việc diễn ra gấp gáp, cán bộ thực hiện không đủ thời gian nghiên cứu kĩ để xây dựng các văn bản thuộc thẩm quyền được giải quyết. Cán bộ xây dựng văn bản chưa được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ của công tác này, chỉ đạo xây dựng văn bản chỉ bằng kinh nghiệm, có lúc kết hợp chanh thủ đề cập các vấn đề cần giải quyết vào chung một văn bản. CHương III một số Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng văn bản của Tổng công ty Mía đường I Xây dựng văn bản và ra quyết định quản lý hướng dẫn là một trong những công việc chủ yếu của hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao cho Lãnh đạo Tổng công ty và phụ trách các đơn vị thành viên, do vậy việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản là việc làm cần thiết thường xuyên được chú trọng, phải coi đó là một công việc quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Trong phạm vi thực tập công việc của mình tại cơ quan em xin mạnh dạn được nêu một số giải pháp trong công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty như sau: Quy chế xây dựng ban hành văn bản Tổng công ty Mía đường I cần ban hành một quy chế xây dựng ban hành văn bản trong toàn cơ quan, để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả thực thi công việc tốt hơn. Trên cơ sở quy chế đó mọi cán bộ, công nhân viên trong ngành làm đúng chức năng, thẩm quyền của mình để đưa ra công tác văn bản vào nề nếp. Quy chế này phải dựa theo quy định của nhà nước và yêu cầu tực tiễn của Tổng công ty. Theo như yêu cầu nội dung của quy chế phải có: + Các bước cần có khi thực hiện xây dựng văn bản, xác định mục tiêu, tính chất của loại văn bản. + Xác định được tên các loại văn bản. + Các nguồn thông tin có liên quan và xử lý thông tin trong văn bản. + Xây dựng đề cương văn bản. + Thể thức của văn bản. + Soát lại và duyệt văn bản. + Tổ chức lưu trữ và các sổ sách cần có để theo dõi văn bản. Với quy chế như vậy chắc chắn rằng sẽ dần đưa công tác văn bản của Tổng công ty Mía đường có chất lượng cao hơn. Thể thức văn bản Để thực hiện việc ban hành văn bản của Tổng công ty Mía đường I theo đúng quy định, đúng với chuyên môn nghiệp vụ và thống nhất được tất cả các phòng ban, để các phòng ban khi xây dựng soạn thảo một văn bản khỏi mắc phải những sai lầm không đáng có và để nâng cao giá trị các văn bản do Tổng công ty đưa ra. Thiết nghĩ Tổng công ty đưa ra mẫu văn bản chung cho Tổng công ty và các đơn vị thành viên thực hiện nhằm mục đích thống nhất văn bản trong toàn Tổng công ty. 3. Cán bộ làm văn bản Tổng công ty Mía đường I hàng ngày phải làm việc với nhiều loại văn bản, giấy tờ. Hơn nữa các cán bộ sẽ đóng vai trò quyết định trong việc quản lý văn bản. Vì vậy, Tổng công ty cần quan tâm nhiều hơn nữa đến đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên có những hiểu biết cơ bản về văn bản. Tổng công ty đã nâng cao vai trò của trưởng phòng trong việc giúp cho Tổng giám đốc quản lý thống nhất văn bản. Tổng công ty cần xác định vai trò tổng hợp, đầu mối trong việc xây dựng, ban hành, quản lý văn bản của phòng hành chính nhân sự, trong đó trưởng phòng cần có trách nhiệm nhiều hơn nữa. Các văn bản của các đơn vị soạn ra cần thông qua trưởng đơn vị để xem xét về chuyên môn, sau đó tập trung về trưởng phòng để kiểm tra và hoàn chỉnh các thủ tục pháp lý, thể thức, hình thức trước khi trình Tổng giám đốc. Từ đó, Tổng công ty có kế hoạch bồi dưỡng hoặc tổ chức một khoá học ngắn ngày về xây dựng văn bản cho các cán bộ, nhân viên làm ở các phòng ban có liên quan đến văn bản. Sau đó tuỳ theo nhiệm vụ có thể cử các trưởng phòng (trước hết là trưởng hành chính ) và các nhân viên đánh máy đi học các khoá bồi dưỡng chuyên về hành chính văn phòng hay văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. Làm được như vậy thì vai trò giúp việc của trưởng phòng được nâng cao và chất lượng văn bản của Tổng công ty sẽ được tuyển dụng. Xây dựng văn bản - Tổng công ty cần quán triệt các khâu xây dựng văn bản nhằm năng cao chất lượng văn bản ngày một tốt hơn cả về nội dung,thể thức. - Tổng công ty nên xem tất cả các văn bản là quan trọng không phân biệt các văn bản thông thường và các văn bản khác để giúp cho hệ thống văn bản của Tổng công ty được hoàn chỉnh hơn. - Các văn bản ở Tổng công ty khi đưa đi trình ký phải có hồ sơ trình ký cho cấp trên. - Khi soạn thảo văn bản cần chú ý các yêu cầu, định hướng của cấp trên, chủ trương chính sách mới ban hành, nhiệm vụ kế hoạch của cơ quan đơn vị. 5. Ban hành văn bản - Đảm bảo đúng chức năng, thẩm quyền được ban hành của văn bản nhằm đảm bảo chất lượng và tính khả thi. - Nhân viên văn thư ở Tổng công ty phải kiểm tra lại văn bản trước khi đem nhân bản nhằm thực hiện đúng quy định ban hành và đưa chất lượng văn bản ngày càng cao. - Các văn bản mật khi gửi phải kèm theo phiếu gửi và ghi số thứ tự đẻ giúp cho việc kiểm tra sau này, thuận lợi trong quá trình quản lý của cơ quan. Ngoài ra Tổng công ty nên chú ý tới một số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ về chuyên môn văn bản, trình độ nhận thức về chính trị và cung cấp các tư liệu về thông tin cập nhật cho cán bộ xây dựng văn bản. - Sử dụng cán bộ theo đúng ngành nghề chuyên môn được đào tạo để phát huy và nâng cao hiệu quả công tác xây dựng văn bản . - Tổng công ty cần đưa ra một số văn bản được làm theo mẫu thống nhất do Nhà nước hay Tổng công ty qui định. Việc tiêu chuẩn hoá văn bản được thể hiện cả về hình thức và nội dung. - Khổ giấy thống nhất, các thông tin cần phải có, thể thức và cách trình bày cụ thể như các loại quyết định, thông báo, giấy giới thiệu, giấy mời … thì cần có những thông tin gì, thứ tự ra sao, thẩm quyền của người ký. - Tổng công ty cần có nơi để tài liệu tốt hơn để đảm bảo cho tài liệu, văn bản không bị hư hỏng hoặc mất mát. - Nêu ý nghĩa tầm quan trọng của công tác xây dựng văn bản đối với các cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ và cán bộ phụ trách của các đơn vị trực thuộc. Phụ lục Mẫu phiếu trình dự thảo văn bản Tổng Công ty Mía đường I cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do – hạnh phúc …(2)…,ngày…tháng…năm… Phiếu trình Về dự thảo văn bản Kính gửii:……………….(3)…………………………… Tên dự thảo: ……………………………………………………………. Cơ quan đơn vị trình: …………………………………………………… Các văn bản kèm theo:………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Tóm tắt nội dung và kiến nghị Giải quyết của lãnh đạo Nội dung và các ý kiến có liên quan: ý kiến của chuyên viên sau khi đã thẫm tra: ý kiến của chánh (phó) văn phòng: Họ và tên: Nơi nhận: T.L……(3)…… - Như trên; …. - Lưu:VT; BST Đại diện ban soạn thảo hoặc người soạn thảo (ký tên,họ và tên) Chú giải: (1) Ký hiệu (viết tắt) (2 ) Địa danh (3) Lãnh đạo doanh nghiệp mẫu báo cáo thẫm định dự thảo văn bản Tổng công ty Mía đường I cộng hoà xã hội chủ nghia việt nam số:…./BC - …(1)… Độc lập - tự do - hạnh phúc …(2)…,ngày…tháng…năm… Báo cáo Về kết quả thẩm định dự thảo văn bản Trả lời phiếu yêu cầu số… ngày…tháng…năm …của Tổng giám đốc (giám đốc)….(3)… về việc thẩm định dự thảo …(4)…chúng tôi có ý kiến như sau: 1.Về một số vấn đề chung: Sự cần thiết ban hành văn bản; Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản; Sự phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng; Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất đồng bộ của văn bản trong hệ thống pháp luật hiện hành và tính khả thi của chúng; Sự phù hợp với điều ước quốc tế mà CHXHCNVN ký kết hoặc tham gia; Về một số vấn đề cụ thể: Hình thức, tên gọi của văn bản Cơ cấu, bố cục của văn bản Kỹ thuật soạn thảo và ngôn ngữ pháp lý Những vấn đề còn có các ý kiến khác nhau và phương án sử lý (nếu có) Trên đây là ý kiến thẩm định của chúng tôi về dự thảo…(4) …xin báo cáo Tổng giám đốc (Giám đốc)…(3)…để xem xét, quyết định. Nơi nhận: T.L tổng đốc giám - Tổng giám đốc (Giám đốc); (giám đốc) - Ban soạn thảo; - Lưu : VT; TCTĐ. Người thẩm định (Ký tên, họ và tên) chú giải (1) ký hiệu, (viết tắt) tên doanh nghiệp. (2) Địa danh. (3) Tên doanh nghiệp. (4) Tên dự thảo văn bản. kết luận Với những nội dung đã trình bày ở trên về những vấn đề chung của văn bản quản lý, thực trạng và giải pháp công tác xây dựng văn bản tại Tổng công ty Mía đường I. Có thể có những vấn đề chưa được nêu ra được hết về công tác này. Song một lần nữa chúng ta khẳng định rằng công tác xây dựng văn bản giữ một vị trí hết sức quan trọng trong các cơ quan . Xây dựng văn bản tốt chính là giúp cơ quan điều hành tốt mọi họt động trong phạm vi của mình, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong việc sản xuất kinh doanh. Văn bản là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý, giao dịch của Tổng công ty Mía đường Việt nam, giúp cho Tổng công ty giải quyết công việc đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh, uy tín và sự thành đạt của doanh nghiệp. Nhờ có văn bản mà bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của Tổng công ty luôn thông suốt, đạt hiệu quả cao. Do đó em đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty. Qua một thời gian thực tập tại Tổng công ty, được chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn: PGS-TS: Đinh văn Tiến; CN: Nguyễn Thanh Hải, sự giúp đỡ quý báu của các chuyên viên văn phòng Tổng công ty đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành chuyên đề Luận văn tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Trang Lời cảm ơn Lời nói đầu Chương I- Những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng và ban hành văn bản 1 I- Một số vấn đề về văn bản 1 1. Khái niệm văn bản 1 2. Chức năng văn bản 1 2.1. Chức năng thông tin văn bản 1 2.2. Chức năng quản lý 2 2.3. Chức năng pháp lý 2 2.4. Chức năng văn hoá - xã hội 2 2.5. Chức năng giao tiếp 2 3. Vai trò của văn bản 3 II- Nội dung công tác xây dựng và ban hành văn bản 3 1. Thể thức của văn bản 3 1.1. Khái niệm chung 3 1.2. Nội dung của thể thức 4 2. Văn phong và ngôn ngữ của văn bản 6 3. Yêu cầu về qui trình xây dựng và ban hành văn bản 6 3.1. Các yêu cầu chung của văn bản sau khi đã xây dựng và ban hành 6 3.2. Quy trình xây dựng văn bản 70 3.3. Qui trình ban hành văn bản 8 Chương II- Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Công ty Mía đường I 9 I- Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Mía đường I 9 1. Quá trình hình thành và phát triển 9 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty 10 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động trong Tổng Công ty 12 3.1. Hội đồng quản trị 13 3.2. Ban kiểm soát 14 3.3. Tổng giám đốc 14 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng Công ty 15 4. Những thành quả đạt được trong sản xuất và kinh doanh của Tổng Công ty 17 II- Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Mía đường I 18 1. Công tác xây dựng văn bản 18 1.1. Sáng kiến xây dựng văn bản 18 1.2. Phân công xây dựng văn bản 19 1.3. Lấy ý kiến tham gia xây dựng và thẩm định dự thảo 19 1.4. Trình lãnh đạo xem xét và thông qua 20 1.5. Nhận xét 20 2. Công tác ban hành văn bản 21 2.1. Đánh máy và thực hiện các thủ tục văn thư 21 2.2. Chuyển giao công văn 22 2.3. Nhận xét 22 3. Các qui định về xây dựng và ban hành văn bản 23 4. Cán bộ làm công tác văn bản 23 5. Nhận xét về công tác xây dựng và ban hành văn bản 24 5.1. Ưu điểm 24 5.2. Nhược điểm 25 5.3. Nguyên nhân của sự tồn tại 26 Chương III- Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng văn bản của Tổng Công ty Mía đường I 27 1. Quy chế xây dựng ban hành văn bản 27 2. Thể thức văn bản 28 3. Cán bộ làm văn bản 28 4. Xây dựng văn bản 28 5. Ban hành văn bản 29 Phụ lục Kết luận Tài liệu tham khảo 24 24 25 Tài liệu tham khảo 1. Đinh Văn Tiến. Hành chính doanh nghiệp :Tạo tập và vận hành. Hà nội, NXB Chính trị quốc gia 1997. 2. Học viện Hành chính quốc gia. Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước. Hà nội. NXB Giáo dục 1998. 3. Lưu Kiếm Thanh. Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước.Hà nội. NXB Thống kê 2000. 4. Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến, Hướng dẫn soạn thảo văn bản. Hà nội. NXB Thống kê 2000. 5. Nguyễn Hữu Trí, Võ Văn Tuyển. Những vấn đề cơ bản về văn bản học. Hà nội. NXB Thống kê 1998. 6. Nguyễn Huy, Hồ Quang. Hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp quy, Hành chính, tư pháp, hợp đồng. Hà nội. NXB Thống kê 1999. 7. Nguyễn Thị Đức Hanh. Kỹ thuật soạn thảo văn bản trong quản lý và kinh doanh. Hà nội. NXB Lao động 1997. 8. Nguyễn Văn Thâm. Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý. Hà nội. NXB Chính trị quốc gia 1995. 9. Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh… Hướng dãn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính. Hà nội. NXB Thống kê 2000. 10. Vương Đình Quyền. Văn bản lưu trữ học đại cương. Hà nội. NXB Giáo dục 1997 Lời cảm ơn Trước tiên, em xin được bầy tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến toàn thể thầy, cô giáo Trường Đại học Quản lý & Kinh doanh Hà nội, đã dạy dỗ, giúp đỡ em trong 4 năm học vừa qua. Thời gian học tập ở trường, em đã thu được rất nhiều kiến thức, phục vụ cho em sau này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, trợ lý, trợ giảng của khoa Hành chính văn phòng và các cán bộ văn phòng Tổng công ty Mía đường I đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em được hoàn thành bài luận văn này. Sinh viên Nguyễn Thị Thuỷ