Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn

302/2A3 Kg 98270 123586900 98270 123586900 2 ME1003 Men 391/7/Co Kg 48900 26003000 10000 5317600 20000 10635170 38900 20689030 3 ME1004 Frit F603 Kg 53808 4280070 42760 3399420 11048 880650 … … … 38 ME1037 Frit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 … … … Cộng tháng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Tóm lại, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty gạch granite Tiên Sơn được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhâp_xuất_tồn Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê phiếu xuất kho Bảng kê phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi cả về số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ. Việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu này như sau: Tháng đầu tiên của năm kế toán vật liệu phải vào số dư đầu kỳ cảu tất cả các danh điểm vật liệu, việc này chỉ được thực hiện một lần, các tháng tiếp theo máy sẽ tự chuyển từ số dư cuối tháng trước sang. Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho đồng thời với việc lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng danh điểm vật tư tại từng kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu được dùng để đối chiếu với thẻ kho về số lượng vật liệu nhập xuất trong tháng, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152, đồng thời có thể đối chiếu với bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất khi cần thiết. Sổ chi tiết nguyên vật liệu là căn cứ để kế toán lập bảng kê nhập_xuất_tồn vào cuối tháng. Từ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán lập sổ chi tiết nguyên vật liệu như sau: Biểu 05: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2003 Tên tài khoản:152(1521) Tên kho: K01 Tên vật liệu: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 603 31000 18693000 08 08/1 Nhập vật tư 331 603 100000 60300000 131000 78993000 15 08/1 Xuất PXSX 621 603 15000 9045000 116000 69948000 25 09/1 Xuất PXSX 621 603 20000 12060000 96000 57888000 27 10/1 Xuất PXSX 621 603 35000 21105000 61000 36783000 Tổng cộng 100000 60300000 70000 42210000 61000 36783000 IV. hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu và khả năng. Kế hoạch thu mua chủ yếu thực hiện với các loại nguyên vật liệu chính dùng làm phối liệu để sản xuất xương gạch ốp lát như: đất sét Trúc Thôn, cao lanh Phương Viên, cao lanh La Phù, Feldspar Văn Bàn, FeldsparYên Bái, Feldspar La Phù, Đôlômit Thanh Hoá,…, trên cơ sở đó tiến hành thu mua các loại vật liệu khác căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu của công ty. Tổ chức thu mua vật liệu được thực hiện bởi phòng kế hoạch. Vật liệu nhập kho của công ty đều là do mua ngoài, trong đó chủ yếu là được mua ở trong nước, còn một số ít vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài như: Italia, Tây Ban Nha,… dưới hình thức nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác qua tổng công ty. Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà công ty sử dụng các chứng từ và sổ sách khác nhau để hạch toán . 1. Nguyên vật liệu mua trong nước Hầu hết nguyên vật liệu của công ty đều được mua từ các nguồn ở trong nước, trong đó nguyên vật liệu chính của công ty được khai thác từ các mỏ trong cả nước: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn-Chí Linh-Hải Dương; Feldspar được cung cấp từ các mỏ ở Lào Cai, Yên Bái; Đôlômit ở Thanh Hoá;… Đối với các nguyên vật liệu chính này, công ty chủ yếu mua dưới hình thức hợp đồng với các nhà cung cấp. Ngày 3/1/2003, công ty ký hợp đồng với công ty khoáng sản Yên Bái về việc cung cấp cao lanh xương cho công ty như sau: Biểu 06: Hợp đồng mua bán Ngày 3 tháng 1 năm 2003 (số 01 năm 2003) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - Phường Minh Tâm - Thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty gạch granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn – Bắc Ninh Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền: Tên hàng: Bột cao lanh xương; Số lượng 100000 Kg ; đơn giá gốc 603đ/Kg Thuế GTGT 10%: Tổng giá trị thanh toán:66.330.000 đ Điều 2: quy cách, chất lượng Cỡ hạt = 35%; Độ ẩm < 5%; SiO2 <= 44% - 53% ; Độ trắng 74% Điều 3: Bao bì, đóng gói Đóng gói trong bao PP, trọng lượng 50 Kg Điều 4: Giao hàng Hàng được giao tại công ty gạch granite Tiên Sơn từ ngày 8/1/2003 đến ngày13/1/2003 Điều 5: Thời hạn thanh toán Thanh toán muộn nhất vào ngày 25/2/2003 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng các điều khoản ghi trên hợp đồng … Đại diện bên bán Đại diện bên mua Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2003, công ty nhận được hoá đơn của công ty khoáng sản Yên Bái như sau: Biểu 07: Hoá đơn (gtgt) Liên 2 ( Giao cho khách hàng ) N:1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái Số TK: Điện Thoại: MST: 52 001175191 Họ tên người mua hàng: Công ty Gạch granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hạn thanh toán tiền: thanh toán sau STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 603 60.300.000 Cộng tiền hàng : 60.300.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 6.030.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 66.330.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của người bán gửi tới huặc nhân viên thu mua vật liệu mang về, phòng kế hoạch phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để quyết định có nhận hàng hay không . Đối với các loại nguyên vật liệu chính này, trước khi nhập kho phòng kỹ thuật lập ban kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm quy cách, chất lượng, mẫu mã vật liệu . Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho Biểu 08: Biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho Bắc Ninh , ngày 8 tháng 1 năm 2003 Tại công ty gạch granite Tiên Sơn, chúng tôi gồm có: Ông Nguyễn Xuân Trường - Quản đốc phân xưởng sản xuất . Ông Nguyễn Thạc Chiến - Trưởng phòng kỹ thuật Ông Nguyễn Văn Thắng - Thủ kho nguyên vật liệu Bà Cao Thuý Xiêm - Phòng kế hoạch Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do công ty khoáng sản Yên Bái cung cấp trong tháng 1 năm 2003 theo các chứng từ kèm theo sau: Hoá đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Bản kết quả phân tích thành phần hoá học . Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho. Kết luận: Đủ số lượng, chất lượng tốt. Phòng KH Thủ kho Phòng kỹ thuật Quản đốc PX Đối với một số loại nguyên vật liệu công ty mua trực tiếp trên thị trường mà không ký hợp đồng với nhà cung cấp thì khi vật liệu về kho , thay vì lập biên bản nghiệm thu vật liệu nhập kho nhân viên phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trên hoá đơn của người bán . Ngày 8/1/2003 công ty mua Modun của công ty Thương mại, dịch vụ và kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp (số một Lê Quý Đôn ) theo hoá đơn GTGT số 50. Trước khi nguyên vật liệu nhập kho, công ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau: Biểu 09: phiếu giao nhận vật tư Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2003 Tại công ty gạch granite Tiên Sơn , chúng tôi gồm: 1_ Ông Nguyễn Ngọc Cần: Người giao hàng Đại diện công ty Thương mại dịch vụ và kinh doanh XNK tổng hợp 2_Ông Mai Lương Giám : thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau : STT Tên, quy cách sản phẩm Mã ký hiệu đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Bộ Modun C 300-HV-CPU23A PT 124 Bộ 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 Người giao Thủ kho bên nhận Vật liệu sau khi đã được kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn, căn cư vào hoá đơn GTGT, phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử lý dữ liệu sau này . Với nghiệp vụ mua cao lanh xương của công ty khoáng sản Yên Bái căn cứ vào hợp đồng mua bán (biểu 05), hoá đơn GTGT (biểu 06), biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho (biểu 07) phiếu nhập kho được lập như sau: Biểu 10: phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Tuấn Địa chỉ phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Nhập tại kho K01 Dạng nhập : Phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 100.000 603 60.300.000 Tổng tiền hàng: 60.300.000 Thuế GTGT : 6.030.000 Tổng tiền thanh toán: 66.330.000 Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu ba trăm ba mươi nghìn chẵn Người giao hàng Thủ kho Phụ trách VT KT trưởng TT đơn vị Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xuồng kho nhập vật liệu. Sau khi kiểm nhận vật liệu nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập lên phiếu nhập kho (ghi bằng mực khác màu). Thủ kho giữ lại 1 liên để ghi vào thẻ kho, 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán: 1 liên lưu, 1 lên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán . Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó vào số cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết liên quan tuỳ từng hình thức thanh toán. Hạch toán nguyên vật liệu thường liên quan, gắn liền với hạch toán thanh toán (phải trả, tạm ứng, thanh toán nội bộ, …), hạch toán tiền gửi ngân hàng tiền mặt. Đối với các loại nguyên vật liệu chính thu mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu của công ty là mua trả chậm huặc trả bằng tiền gửu ngân hàng. Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập riêng cho từng người bán. Với nghiệp vụ nhập bột cao lanh xương của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2003, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2003, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 60.300.000 Nợ TK 133 : 6. 030.000 Có Tk 331_ KSYB: 66.330.000 Kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu 11: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Mã khách: KH-03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ Chừng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1289 7/1 nhập bột cao lanh xương 1521 60300000 1331 6030000 66330000 1482 15/1 Nhập Feldspar 1521 180000000 1331 18000000 264330000 1123 25/2 Thanh toán cho người bán (HĐ 1289) 112 66330000 198000000 31/1 Dư cuối kỳ 198000000 Trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán hạch toán: Ngày13/1/2003, công ty nhập bột CaCO3 theo hoá đơn số 398 của công ty hoá chất Việt Trì thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 549, vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17, kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 1521: 145.500.000 Nợ TK 133 : 14.550.000 Có TK 112: 160.050.000 Đối với các loại vật liệu phụ mua trên thị trường mà không sử dụng hợp đồng kinh tế thì đơn vị thường mua theo phương pháp tạm ứng. Cán bộ thu mua (thường là nhân viên tiếp liệu của phòng kế hoạch) được tạm ứng khi đi mua nguyên vật liệu. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà công ty đưa ra, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường sử dụng cho nhiều lần mua hàng. Mỗi khi vật liệu mua về nhập kho người mua lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Người mua vật liệu phải viết giấy đề nghị thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ viết giấy thanh toán tạm ứng cắn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, giấy biên nhận ( đối với các loại vật liệu có giá trị nhỏ). Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số tiền được tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết số tiền được tạm ứng, nhân viên sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng nếu số đã tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư sang tháng tới. Giấy thanh toán tạm ứng là cơ sở để kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu. Việc thanh toán tạm ứng được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán tạm ứng có kết cấu tương tự như sổ chi tiết thanh toán với người bán và cũng được lập riêng cho từng đối tượng. Ví dụ, sau khi mua vật liệu về nhập kho (phiếu nhập kho số 03 ngày 3/1/2003) người viết giấy đề nghị thanh toán như sau: Biểu 12: Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: Giám đốc công ty gạch granite Tiên Sơn Tôi là: Nguyễn Văn Hùng Công tác tại phòng kế hoạch Được giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất Tôi có chi các khoản sau Thanh toán tiền mua Modun QN12 và Modun CQN23 đã nhập kho theo các chứng từ sau: Phiếu nhập kho số 03 ngày 3/1/2003 : 32.537.000 đ Tổng cộng : 32.537.000 đ Bằng chữ: Ba mươi hai triệu năm trăm ba mươi bảy nghìn đồng chẵn Tôi xin cam đoan các khoản chi trên là đúng sự thật, nếu có sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Bắc Ninh, Ngày 5/1/2003 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc duyệt Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 13: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 5 tháng 1 năm 2003 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Hùng Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải Số tiền I- Số tiền tạm ứng: II- Số tiền đã chi: 1, chứng từ số 03 ngày 3/1/2003 III- Số chênh lệch: 1, Số tạm ứng chi không hết ( I-II ) 2, Chi quá số tạm ứng: 35.000.000 32.537.000 2.463.000 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng KT thanh toán Người thanh toán Nghiệp vụ nhập kho vật liệu này sẽ được kế toán vào sổ như sau: Nợ TK 1524: 29.579.090 Nợ TK 133 : 2.957.909 Có TK 141: 32.537.000 Khoản tiền tạm ứng chi mua vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng sổ này được mở theo từng đối tượng và ghi chép tương tự như sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Tất cả các nghiệp vụ thu chi tiền mặt đều dựa trên các chứng từ thu chi hợp lý. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu chi, hoá đơn của người bán, giấy biên nhận kế toán ghi sổ chi tiết vật liệu. Ví dụ: Ngày 23/1/2003 công ty mua tem dán, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 39, phiếu chi số 31, phiếu nhập kho số 37, kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 1528: 6.000.000 Nợ TK 133: 600.000 Có TK 111: 6.600.000 2. Vật liệu nhập khẩu Công ty gạch granite Tiên Sơn hiện nay đang phải nhập một số loại men dùng trong sản xuất gạch theo cả hai phương thức đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Khi nhập khẩu trực tiếp hình thức thanh toán chủ yếu là trả chậm huặc ngoại tệ chuyển khoản. Công ty dùng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này được cập nhật theo tỷ giá thực tế tại ngày xảy ra nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Khi hàng về doanh nghiệp tiến hành kiểm nhận, nhập kho. Căn cứ vào thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ liên quan theo định khoản sau: Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK112, 331: Tính theo tỷ giá thực tế Có TK333(3333- thuế nhập khẩu): Thuế nhập khẩu Khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK 1332: Có TK 3331(33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trong đó: Giá thực tế vật liệu = Giá mua ghi trên hoá đơn thanh toán của người bán + Thuế nhập khẩu + Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Trong trường hợp mua cùng lúc nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì chi phí mua hàng nhập khẩu được đơn vị phân bổ cho từng loại vật liệu theo tiêu thức thích hợp, thông thường là tiêu thức số lượng. Ví dụ, ngày 3/2/2003 công ty nhập khẩu men Frit theo hoá đơn số 1078 của hãng Carmadi chưa trả tiền. Biểu 14: Commercial invoice ( Hoá đơn thương mại ) No(số): 1078 Date(ngày): 3 tháng 2 năm 2003 For account and risk of messrs (khách hàng): Granite Tien Son company-VN. Add(địa chỉ): Tien Son-Bac Ninh Commodity(hàng hoá): Leaven for brick production (men dùng sản xuất gạch). No (số) Commodity (hàng hoá) Quantity(số lượng) (Kg) Unit price (đơn giá) USD/Kg Amount (thành tiền) (USD) 1 Ceramic 40.000 0.703 28.120 Total (tổng cộng) 28.120 Khi nhận hoá đơn trên và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1USD = 15.512 VNĐ Chi phí vận chuyển tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 750.000 VNĐ Giá thực tế vật liệu nhập kho là: 28.120 x 15.512 = 436.197.440 VNĐ Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 47 ngày 23/2/2003, ghi sổ như sau: Nợ TK 1522: 436.947.440 Có TK 331: 436.197.440 Có TK 111: 750.000 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK 1332: 43.619.000 Có TK 33312: 43.619.000 V. Hạch toán giảm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất nên nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất cho phân xưởng cơ điện (chủ yếu là nhiên liệu, phụ tùng ,...), xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, nhân viên thống kê phân xưởng huặc nhân viên của bộ phận sử dụng sẽ viết phiếu yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng , trong đó cần ghi rõ danh mục những vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu về quy cách phẩm chất, số lượng (dựa vào kế hoạch sản xuất mà phân xưởng được giao). Khi có nhu cầu cao lanh xương để sản xuất sản phẩm, nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau: Biểu 15: phiếu yêu cầu cấp vật tư, phụ tùng Tên tôi là: Phạm Tiến Dũng Thuộc bộ phận: Phân xưởng sản xuất Đề nghị cấp vật tư phụ tùng sau Người nhận: Anh Dũng STT Tên, ký hiệu Đơn vị tính Số lượng Đề nghi Thực xuất 1 Bột cao lanh xương kg 15.000 Xuất vật liệu sản xuất gạch 300x300, 400x400 mm Duyệt Phụ trách bộ phận Người đề nghị Quản đốc phân xưởng ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lên cho giám đốc duyệt. Sau đó phiếu yêu cầu được chuyển đến phòng kế toán. Để xác định giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán vật liệu nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng vào máy tính đến cuối tháng máy sẽ tính ra giá trung bình. Dựa trên số lượng vật liệu được duyệt, kế toán vật liệu viết phiếu xuất kho, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư (phòng kế hoạch) và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng người nhận ký vào phiếu xuất kho. Sau khi đã có đủ chữ ký, thủ kho gửi một liên lưu tại phòng kế toán; một liên người nhận vật tư giữ; liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Căn cứ vào phiếu yêu cầu trên, kế toán lập phiếu xuất kho: Biểu 16: Phiếu xuất kho Ngày 08 tháng 1 năm 2003 Chứng từ số: 15 Người giao dịch: Anh Dũng Đơn vị: Phân xưởng sản xuất Địa chỉ: Công ty gạch granite Tiên Sơn Xuất tại kho: K01 Dạng xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 (6212, 6213) STT Tên vật tư TK Vật tư Mã vật tư đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 15000 603 9045000 Tổng cộng: 9.045.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách VT Kế toán trưởng TT đơn vị Phiếu xuất kho có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp như sau: 1. Xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm Đối tượng tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các loại sản phẩm: Gạch 200x200, 300x300, 400x400, 500x500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho từng loại sản phẩm và tập hợp vào bảng kê xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ kế toán chi tiết TK 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản: TK6211, TK6212, TK6213, TK6214 và ghi sổ như sau: Nợ TK6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 200x200 Nợ TK6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 300x300 Nợ Tk6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 400x400 Nợ TK6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 500x500 Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía trị vật liệu xuất kho Với nghiệp vụ xuất bột cao lanh xương cho sản xuất sản phẩm theo phiếu xuất kho số 15 ngày 08/01/2003(biểu 16) kế toán vào bảng kê xuất vật liệu sản xuất sản phẩm như sau: Biểu 17: Bảng kê xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Từ ngày 1/2/2003 đến ngày 31/1/2003 Chứng từ Tên vật liệu 200x200 300x300 400x400 500x500 SH NT SL TT SL TT SL TT SL TT ... 15 ... ... 08/1 ... cao lanh xương ... 10000 6030000 5000 3015000 Tổng cộng Nghiệp vụ trên được vào sổ chi tiết TK6212, 6213 như sau: Biểu 18: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu TK6212 (Sản phẩm 300x300) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có SH NT ... 15 ... ... 08/1 ... ... Xuất cao lanh xương ... Cộng phát sinh Kết chuyển 1521 1542 6030000 11.432.465.000 11.432.465.000 Biểu 19: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu TK6213 (Sản phẩm 400x400) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có SH NT ... 15 ... 08/1 ... Xuất cao lanh xương ... Cộng phát sinh Kết chuyển 1521 1543 3015000 5.234.457.000 5.234.457.000 2. Xuất vật liệu cho sản xuất chung Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụ như: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết theo từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung, đến cuối kỳ được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tiêu thức thích hợp. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản và ghi vào sổ như sau: Nợ TK 6272: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu xuất kho Ngày 19/1/2003 xuất Gas cho lò lung số 1, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 35, ghi: Nợ TK 6272: 45.125.000 Có TK 1523: 45.125.000 3. Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhu cầu quản lý, sử dụng ở các phòng ban. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK6422: Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 31 ngày 17/1/2003 xuất vật liệu khác phục vụ cho nhu cầu quản lý, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: 11.231.000 Có TK 1528: 11.231.000 4. Xuất vật liệu phục vụ bán hàng Khi bộ phận bán hàng có nhu cầu sử dụng vật liệu thì phải viết phiếu yêu cầu nếu được duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho và ghi sổ như sau: Nợ TK6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 49 ngày 19/2/2003 xuất tem dán sản phẩm, kế toán ghi: Nợ TK 6412: 9.456.100 Có TK 1528: 9.456.100 5. Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Vật liệu của công ty xuất bán cho các công ty thành viên khác thuộc tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, cùng sản xuất mặt hàng vật liệu xây dựng. Nhưng việc bán vật liệu ít khi xảy ra, công ty chỉ bán khi có yêu cầu của tổng công ty . Khi xuất bán vật liệu phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giám đốc duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán viết hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 11/1/2003 công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạch Thạch Bàn. Kế toán viết hoá đơn GTGT như sau: Biểu 20: Hoá đơn (gtgt) Liên 3 (Dùng để thanh toán) Ngày 11 tháng 1 năm 2003 No: 231 Đơn vị bán hàng: Công ty gạch granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn-Bắc Ninh Họ tên người mua: Hoàng Văn Hải Đơn vị: Công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Mã số: 10 00806127 --1 STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Đất sét Trúc Thôn Bột cao lanh xương Kg Kg 20.000 10.000 507 617 10.140.000 6.170.000 Cộng tiền hàng: 16.310.000 Thuế xuất GTGT: 10% Thuế GTGT: 1.631.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.941.000 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn GTGT có đủ chữ ký, kế toán viết phiếu xuất kho: Biểu 21: phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 22 Người giao dịch: Anh Hải Đơn vị: Phòng kỹ thuật-công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm –Hà Nội STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Đất sét Trúc Thôn Cao lanh xương NL1005 NL1001 Kg Kg 20.000 10.000 501 603 10.020.000 6.030.000 Cộng tiền hàng: 16.050.000 Người nhận Thủ kho Phụ tráchVT KTT Thủ trưởng đơn vị Kế toán hạch toán nghiệp vụ này như sau: Giá thực tế vật liệu xuất bán: Nợ TK 632: 16.050.000 Có TK 1521: 16.050.000 Doanh thu bán vật liệu: Nợ TK 131: 17.941.000 Có TK 511: 16.310.000 Có TK 3331: 1.631.000 Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết, theo quy định tại công ty, bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu này có thể lập cho một huặc nhiều loại vật tư. Sau đó phiếu được chuyển đến phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận tương ứng. Nợ TK152 (chi tiết vật liệu) : Có TK 621: Đầu kỳ hạch toán kế toán ghi bút toán ngược lại với bút toán trên Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 22: phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày 31/1/2003 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất STT Tên vật tư Mã VT Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Đát sét Trúc Thôn ..... NL1003 Kg 120300 VI. Kiểm kê nguyên vật liệu Định kỳ hai lần trong năm vào ngày 30/6 và 31/12 công ty tiến hành kiểm kê đồng thời tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên sổ sách. Trên thực tế công ty gạch granite Tiên Sơn, vì khâu nhập, xuất kho vật liệu được kiểm tra cẩn thận về quy cách, số lượng, chất lượng nên chưa có trường hợp vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê. Nhưng để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu công ty vẫn tiến hành kiểm kê, kết quả kiểm kê ghi vào biên bản kiểm kê. Biểu 23: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Kho: Tất cả các kho Ban kiểm kê gồm: 1, Ông Nguyễn Xuân Trường-thủ kho 2, Ông Đào Xuân Thanh-thủ kho 3, Bà Lê Thị Thuỷ-Phòng kế hoạch STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chênh lệch Sổ sách Thực tế Sổ sách Thực tế 1 ... 7 ... Đât sét Trúc Thôn ... Cao lanh xương ... Kg Kg 113.000 97.800 113.000 97.800 Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký chung của công ty có mẫu như sau: Biểu 24: Sổ nhật ký chung Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Chứng từ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT 03 02/01 Nhập vật liệu theo hoá đơn 05 ngày 2/1 TK1521: vật liệu chính TK1331: T. GTGT được khấu trừ TK331: phải trả người bán 1.109.362.500 109.613.468 1.218.975.968 ... ... ... 1289 7/1 Mua vật liệu HĐ 1289 (công ty KSYB) TK1521: vật liệu chính TK1331: T. GTGT được khấu trừ TK331: phải trả người bán 60.300.000 6.030.000 66.330.000 ... ... 15 8/1 Xuất vật liệu cho sản xuất TK6212: chi phí NVL (300x300) TK6213:chi phí NVL (400x400) TK1521: nguyên vật liệu chính 6.030.000 3.015.000 9.045.000 ... ... ... Cộng : 178.223.768.600 Công việc cuối cùng của kế toán tổng hợp sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu là ghi vào sổ cái TK152. Sổ cái TK 152 mở theo từng quý và được mở chi tiết cho từng tiểu khoản. Các sổ này được ghi theo các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu trên sổ nhật ký chung. Các nghiệp vụ tăng giảm nguyên vật liệu trình bày trong phần hạch toán tổng hợp được vào sổ cái vật liệu như sau: Biểu 25: Sổ cái Từ 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Dư nợ đầu kỳ: 19.145.279.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... 8/1 ... 8/1 ... 08 ... 15 ... Nhập cao lanh xương theo HĐ 1289 (7/1) ... Xuất vật liệu cho SX ... 331 621 60300000 ... 9045000 Phát sinh nợ: 34.890.567.000 Phát sinh có: 37.768.479.000 Dư nợ cuối kỳ: 16.267.367.000 Biểu 26: Sổ cái Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 Dư nợ đầu kỳ: 14.234.658.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ... 8/1 ... 08 ... nhập cao lanh xương theo HĐ 1289 ... 331 60.300.000 Phát sinh nợ: 16.476.038.000 Phát sinh có: 16.987.465.000 Dư nợ cuối kỳ: 13.723.231.000 Biểu 27: Sổ cái Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Tên tài khoản: Vật liệu phụ Số hiệu: 1522 Dư nợ đầu kỳ: 1.594.437.700 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01 ... 1/1 Nhập men màu Frit ... 331 5.492.500.000 ... Phát sinh nợ: 6.978.113.000 Phát sinh có: 5.142.169.000 Dư nợ cuối kỳ: 3.430.381.700 Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công tygạch granite Tiên Sơn có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung tại công ty gạch granite Tiên Sơn Bảng kê tổng hợp N_X_T Thẻ kho Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc(hoá đơnGTGT biên bản kiểm nghiệm,phiếu yêu cầu cấp vật tư,phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) Sổ cái TK152 Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ: Ghi cuối tháng : Đối chiếu : Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn Được thành lập cách đây hai năm nhưng công ty gạch granite Tiên Sơn, trực thuộc tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, đã có sự trưởng thành lớn mạnh về mọi mặt và đạt được rất nhiều thành tựu. Sản phẩm gạch ốp tường, gạch lát nền mang thương hiệu Viglacera đã có mặt trên thị trường cả nước và bắt đầu xuất khẩu ra thị trường thế giới. Một trong những nguyên nhân tạo nên sự thành công đó là công tác hạch toán kế toán tại công ty ngày càng được hoàn thiện mà trong đó phải kể đến là hạch toán nguyên vật liệu. Sau một thời gian thực tập tại phòng Tài chính _Kế toán của công ty gạch granite Tiên Sơn, đi sâu tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng có những điểm nổi bật sau đây: 1. Ưu điểm Về công tác hạch toán nói chung: Công ty có đội ngũ kế toán giỏi về chuyên môn nghiệp vụ , sử dụng thành thạo phần mền kế toán , đảm bảo cho việc hạch toán đúng chế độ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan kịp thời, chính xác. Việc tổ chức hệ thống chứng từ , vận dụng hệ thống tài khoản đúng với chế độ, biểu mẫu do bộ tài chính ban hành; phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ; được xắp xếp phân loại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh . Hình thức ghi sổ Nhật ký chung công ty áp dụng thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán , phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và điều kiện áp dụng máy vi tính. Về hạch toán nguyên vật liệu : Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty. - Việc thu mua nguyên vật liệu tại công ty đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, các nguyên vật liệu chính của công ty được kiểm tra ngay tại khâu khai thác. Nguyên vật liệu tại công ty được sử dụng một cách hiệu quả ít xảy ra tình trạng lãng phí hay thiếu hụt nguyên vật liệu. - Hệ thống kho nguyên vật liệu được bố trí một cách khoa học, hợp lý, luôn được đầu tư nâng cao hệ thống thiết bị bảo quản , bảo vệ. Đội ngũ thủ kho là cán bộ có trình độ, kinh nghiệm. - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại theo công dụng của từng loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng và được mã hoá tương ứng trên máy vi tính. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu công ty áp dụng đảm bảo chính xác kịp thời. Giá vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, mọi trường hợp nhập kho vật liệu được tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá xuất kho vật liệu là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ , tuy việc sử dụng phương pháp này sẽ làm khối lượng công tác kế toán tập trung vào cuối kỳ nhưng do được thực hiện trên máy nên đã khắc phục được nhược điểm này. - Hạch toán nguyên vật liệu : Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời có thể xác định số lượng , giá trị nhập xuất tồn vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản đầy đủ chính xác theo chế độ. Số liệu được ghi chép rõ ràng, trung thực, chính xác phản ánh đúng tình hình hiện có và tăng giảm vật liệu trong kỳ. Công việc đối chiếu giữ kế toán và thủ kho; giữa kế toán vật liệu và kế toán tổng hợp đảm bảo tính cân đối, chính xác về số lượng và giá trị nguyên vật liệu . 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, do qui mô của công ty khá lớn và ngày càng được mở rộng nên nguyên vật liệu được công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số lượng, chủng loại,... do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện: - TK152 được mở chi tiết chưa tương ứng với cách phân loại vật liệu - Vật liệu được phân loại chưa thống nhất trong toàn công ty - Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty chưa hợp lý: sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng, ... - Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nhưng chưa được sử dụng: các sổ nhật ký đặc biệt, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức,.. Là một sinh viên thực tập tại công ty, em đưa ra một số kiến nghị sau mong góp phần hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. II. Một số kiến nghị nhằm Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn 1. Thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng kế toán_tài chính của công ty vật liệu được phân loại và mã hoá trên máy tính thành 6 nhóm như sau: Mã vật tư Tên vật tư NL Nhóm nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Trong khi đó TK152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp nai như sau: TK1521: nguyên vật liệu chính (gồm các nguyên liệu dùng để làm xương như: bột cao lanh, đất sét,…) TK1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng TK1526: Thiết bị xây dựng cơ bản TK1528: Vật liệu khác Theo đó sổ cái TK 152 được lập thành sáu sổ cái chi tiết: TK1521, TK1522, TK1523, TK1524, TK1526, TK1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành sáu nhóm như cách phân loại vật liệu (nhóm nguyên liệu chính, nhóm men, nhóm màu, nhóm nhiên liệu, nhóm vật liệu phụ, nhóm phụ tùng). Vì vậy rất khó để đối chiếu giữa bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu. Theo em lên chi tiết TK152 như sau: TK1521: Nguyên liệu chính TK1522: Nhóm men TK1523: Nhóm màu TK1524: Nhóm nhiên liệu TK1525: Nhóm vật liệu phụ TK1528: Nhóm phụ tùng khác 2. Hoàn thiện việc ghi chép phiếu nhập kho: Vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn được nhập kho hoàn toàn là do mua ngoài, vì công ty là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá không có thuế GTGT. Hiện nay, phiếu nhập kho của công ty (biểu 09) ngoài dòng tổng cộng tiền hàng còn ghi cả dòng thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT rồi tính ra tổng cộng số tiền phải thanh toán. Kế toán vật liệu theo dõi giá trị vật liệu nhập kho chỉ dựa vào số tiền chưa có thuế GTGT, không dựa vào số tổng cộng. Vì vậy theo em khi viết phiếu nhập kho nên bỏ dòng thuế GTGT đầu vào, vì thuế GTGT đầu vào đã được theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Như vậy kế toán vật tư theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho cũng như việc lập các bảng kê vật liệu cuối kỳ sẽ thuận tiện hơn, tránh nhầm lẫm. Theo đó, phiếu nhập kho của công ty gạch granite Tiên Sơn nên có mẫu như sau: Biểu 28: phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Tuấn Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Nhập tại kho: K01 Dạng nhập : Phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 100.000 603 60.300.000 Tổng tiền hàng: 60.300.000 Viết bằng chữ: sáu mươi triệu ba trăm nghìn đồng chẵn 3. Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất các phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu yêu cầu được duyệt mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyên qua phòng kế hoạch (là phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ) hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật tư chỉ mang tính hình thức thì dẫn đến sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi có thể làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư . Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nên quy định rõ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều, điều khiện bảo quản tại phân xưởng không tốt sẽ làm vật liệu mất phẩm chất. Thực hiện tốt điều này còn nhằm giảm bớt thủ tục rườm rà là mỗi một lần cần vật tư các phân xưởng lại phải viết phiếu yêu cầu, xin duyệt, phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư . Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm . Hạn mức vật liệu duyệt = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch x Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần. Phiếu lập thành hai liên giao cả hai liên cho bộ phận sử dụng . Khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho , người nhận vật tư giữ một liên , một liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất , người nhận vật tư ký vào hai liên. Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh vật tư không phải qua ký duyệt . Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả hai phiếu , cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất . Sau đó chuyển về phòng kế hoạch một liên, một liên còn lại gửu về phòng kế toán . Nếu chưa hết tháng mà định mức được duyệt đã hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư ) đơn vị muốn lĩnh thêm phải viết giấy yêu cầu xuất vật tư và phải được duyệt. Phiếu này có mẫu như sau: Biểu 29: phiếu xuất vật tư theo hạn mức Ngày... tháng ... năm... Bộ phận sử dụng : Lý do xuất : Xuất tại kho: STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày ... Cộng Ngày ... tháng ...năm... Phụ trách bộ phận SD Phòng kế hoạch Thủ kho 4. Hoàn thiện việc ghi sổ nhật ký chung Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung, mỗi khi có nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung mà hiện nay công ty đang sử dụng có mẫu như biểu 21. Ta thấy, sổ Nhật ký chung đang sử dụng tại công ty không có cột số hiệu tài khoản mà số hiệu tài khoản được ghi trong phần diễn giải, điều này sẽ gây khó khăn và dễ nhầm lẫn khi xem sổ và lấy số liệu từ sổ ra. Nếu tách riêng cột số hiệu tài khoản ra thì sổ sẽ dễ theo dõi và thuận lợi hơn cho việc vào sổ cái. Công ty có thể áp dụng mẫu sổ Nhật ký chung sau: Biểu 30: Nhật ký chung Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/3/2003 Mang sang: Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Cộng mang sang: 5. Lập các sổ nhật ký đặc biệt Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức Nhật ký chung nhưng không mở các sổ nhật ký đặc biệt. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều được ghi vào sổ Nhật ký chung , trong khi số lượng các nghiệp vụ phát sinh tại công ty rất lớn. Để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái công ty nên mở các sổ nhật ký đặc biệt trong đó có nhật ký mua hàng. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (kể cả trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán). cuối kỳ từ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Sổ nhật ký mua hàng có mẫu như sau: Biểu 31: Nhật ký mua hàng Năm 2003 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán(ghi có) SH NT Hàng hoá Nguyên vật liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền Số trang trước chuyển sang ... ... Cộng chuyển sang trang sau Ngày ...tháng...năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 6. Hoàn thiện hạch toán thuế GTGT Công ty là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Mặt khác vật liệu mua vào của công ty có số lượng lớn, đa dạng, số lượng sản phẩm bán ra của công ty cũng rất nhiều , các đại lý của công ty có mặt trên cả nước. Hiện nay , công ty chưa có nhân viên kế toán thuế riêng. Để thuận tiện cho việc theo dõi công ty nên giao nhiệm vụ cho một kế toán thuế, ngoài thuế GTGT còn theo dõi các loại thuế khác. Cuối tháng nhân viên kế toán thuế lập hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào cùnh bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra lập tờ khai thuế GTGT đồng thời định khoản, ghi sổ các nghiệp vụ liên quan. 7. Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi dường Việc mua nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường nhìn chung là nhanh gọn và thông thoáng. Nhưng do công ty gạch granite Tiên Sơn phải nhập một số vật liệu ở các tỉnh xa như: Lào Cai, Yên Bái, ... và một số vật liệu phải nhập khẩu nên vẫn có trường hợp cuối tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Thực tế công ty thường không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về mới ghi sổ. Vậy nên thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Để hợp lý công ty nên đưa vào sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán vật liệu đang đi dường vào cuối tháng. Hạch toán tài khoản này như sau: Trong tháng, nếu hàng chưa về nhưng hoá đơn về thì kế toán lưu vào tệp hàng mua đang đi đường . Trong tháng nếu hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về thì kế toán phản ánh như sau: - Nếu vật liệu mua trong nước Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331,... - Nếu vật liệu nhập khẩu : Ghi nhận giá mua hàng nhập khẩu Nợ TK 151: Giá mua vật liệu đang đi đường cuối kỳ theo tỷ giá thực tế Có TK liên quan: theo tỷ giá thực tế Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 151 Có TK 333(3333- Thuế nhập khẩu): Số phải nộp Phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp Nợ TK 133 (1333- Thuế GTGT hàng nhập khẩu): Có TK 3331 ( 33312) : Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi sổ : Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 151: Giá thực tế vật liệu đi dường nhập kho III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào rất quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy quản lý và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, việc xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm tại công ty chưa được hoàn thiện do công ty được thành lập chưa lâu.Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu của công ty chưa thực sự rõ ràng hợp lý tương ứng với quy cách chủng loại nguyên vật liệu. Từ những vấn đề còn tồn tại ở trên, để tránh tình trạng nhầm lẫn trong quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty cần nghiên cứu hoàn thiện hệ thống danh điểm nguyên vật liệu theo hướng đáp ứng các tiêu chí là: rõ ràng, chính xác tương xướng với quy cách chủng loại nguyên vật liệu. Muốn làm được điều này thì trước tiên doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức hợp lý. Trên cơ sở đó tiến hành mã hoá nguyên vật liệu. Cách mã hoá tốt nhất là kết hợp giữa hai phương pháp mã hoá gợi nhớ và mã hoá liên tiếp. Ví dụ như đối với nguyên vật liệu chính thì bắt đầu bằng NLC và thêm các số tự nhiên ở tiếp sau với từng danh điểm nguyên vật liệu chính. Xuất phát từ thực tế là công ty hoạt động sản xuất kinh doanh chưa lâu nên việc xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu chưa chính xác huặc có nhiều loại nguyên vật liệu chưa xây dựng định mức. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp cần dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Tránh để xảy ra hiện tượng dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn huặc dữ trữ quá ít dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất khi có sự khó khăn trong khâu thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên đầu tư nghiên cứu để xây dựng được định mức dự trữ vật liệu phù hợp cho từng danh điểm vật liệu. Bởi có dự trữ phù hợp thì sản xuất kinh doanh mới hiệu quả. Định mức tồn kho nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng những kế hoạch này sẽ giúp công ty chủ động được vật liệu cho quá trình sản xuất và vấn đề tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ như đối với hai loại nguyên vật liệu chính là bột cao lanh xương và đất sét trắng do nguồn cung cấp ổn định, ta có thể khai thác cùng một lúc từ nhiều nguồn khác nhau nên công ty không cần dự trữ nhiều. Công ty chỉ nên dữ trữ loại nguyên vật liệu này cho nhu cầu sản xuất khoảng từ 10 đến 15 ngày với khối lượng dữ trữ tối thiểu là 300 tấn, tối đa là 450 tấn. Nhưng đối với một số loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu, có nguồn cung cấp không ổn định, có ít nguồn cung cấp thì ta phải dự trữ nhiều hơn để đảm bảo cho quá trình sản xuất luôn được liên tục mặc dù việc cung cấp gặp khó khăn. Ví dụ như men Frit F603 do phải nhâp khẩu từ nước ngoài, ta không chủ động được nguồn nhập do đó doanh nghiệp cần dự trữ cho nhu cầu sản xuất khoảng từ 30 đến 40 ngày với khối lượng dự trữ khoảng từ 10 đến 12 tấn. Dựa trên định mức đã xây dựng cho từng danh điểm nguyên vật liệu và dựa trên cơ sở dự báo về giá cả thi trường của các loại nguyên vật liệu đó ta xây dựng được kế hoạch tài chính cho việc thu mua nguyên vật liệu nói riêng và góp phần vào việc xây dựng kế hoạch tài chính của doanh nghiệp nói chung. Để sử dụng tốt nguyên vật liệu thì vấn đề dự trữ bảo quản cũng rất quan trọng. Muốn giảm thiểu tình trạng hao hụt, mất mát và đảm bảo nguyên vật liệu không bị giảm chất lượng trong quá trình bảo quản thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn huặc khuyến khích nhân viên kế toán và thủ kho tự học những quy chế mới về hạch toán kế toán nói chung và về hạch toán nguyên vật liệu nói riêng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu và luôn tuân thủ đúng chế độ do nhà nước ban hành. Công ty cần xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng năm thật cụ thể và chi tiết để từ đó xây dựng kế hoạch thu mua cho từng chủng loại, danh điểm vật liệu. Kế hoạch này đặc biệt quan trọng đối với các loại nguyên vật liệu chính bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty gạch granite Tiên Sơn đã giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích về hạch toán kế toán, đặc biệt là về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời em cũng nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Đó chính là lý do em chọn cho mình đề tài : Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gạch granite Tiên Sơn . Với những kiến thức và hiểu biết của bản thân và sự giúp đợ của các cán bộ trong phòng kế toán_tài chính em đã học hỏi và hiểu được phần nào về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Qua đó em nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty có những ưu điểm nổi bật, góp phần không nhỏ vào sự thành công của công ty, bên cạnh đó vẫn còn những thiếu sót cần được công ty xem xét, khắc phục sao cho hợp lý, đúng theo chế độ. Những kiến nghị em đưa ra là suy nghĩ của bản thân, với mong muốn góp phần vào việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do những hạn chế của mình nên những kiến nghị đó có thể có những sai sót, không hợp lý. Em mong nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn, của các thầy cô trong khoa và của các cán bộ trong phòng Kế toán_tài chính của công ty. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn, PGS - TS .Phạm Thị Gái, các thầy cô trong khoa kế toán và các cán bộ nơi thực tập đã hướng hẫn và giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. NXB Tài Chính 2002. Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 2. Tạp chí kế toán : Năm 2002, 2003 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Vụ chế độ kế toán –Nhà xuất bản Tài chính 4. Giáo trình kế toán quản trị. NXB Tài chính Trường đại học kinh tế quốc dân 5. Tài liệu do công ty gạch granite Tiên Sơn cung cấpMục lục Trang