Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội

của Công ty cho các cơ quan hữu quan và các đối tượng quan tâm. Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. (Mẫu số B 01 - DNXL) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B 02 - DNXL) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03 - DNXL) - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 - DNXL) 2.2. Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại, và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp Xây lắp lớn nên ngoài những đặc điểm chung, nguyên vật liệu của Công ty còn có những đặc điểm riêng biệt đặc trưng của nguyên vật liệu ngành Xây lắp. Thứ nhất, nguyên vật liệu của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách: sắt thép, tôn, đá, cát, sỏi, bê tông, xi măng, gỗ, gạch, vật liệu điện, vật liệu nước…Mỗi loại có đơn vị tính riêng ví dụ: sắt thép được tính bằng kg, cây; gỗ tính bằng m3; gạch tính bằng viên; ống dẫn nước (vật liệu nước) tính bằng m; tôn tính bằng m2 …Trong mỗi loại lại có nhiều chủng loại khác nhau như sắt thép có Thép tròn trơn Thái Nguyên Æ4, Æ6, Æ8,…, Thép L đều cạnh SNG, Thép L đều cạnh 20x4x4, 40x4x4,…, Thép vuông 18, Thép vuông 50, Thép 1 ly, Thép 2 ly,…, Thép gai, thép ống,… Thứ hai, nguyên vật liệu của Công ty có khối lượng lớn, chảng hạn cát, xi măng, sắt thép,… có thể lên đến hàng nghìn tấn. Thứ ba, chi phí nguyên vật liệu thường lớn đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Đối với từng công trình hay hạng mục công trình xây lắp và xây dựng dân dụng, chi phí nguyên vật liệu vào khoảng 70% tổng chi phí phát sinh. Chi phí nguyên vật liệu của công trình nhà F5 Yên Hoà chiếm 71,05%, công trình Trường THCS Trưng Vương chiếm 69,15%,… Thứ tư, nguyên vật liệu của Công ty phải vận chuyển đến từng công trình, một số loại thường để ngoài trời như cát, đá, sỏi,… nên chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng,… Ngoài ra, chi phí để vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình cũng rất khác nhau, công trình ở xa khác công trình ở gần, công trình cao tầng cần chi phí nhiều hơn công trình thấp. Xuất phát từ những đặc điểm trên nên quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng các công trình, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán, nguyên vật liệu được phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu đối với hoạt động xây lắp. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau đây: Vật liệu chính: là vật liệu cấu thành chủ yếu lên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: sắt thép, xi măng các loại, gỗ, vật liệu ngoài trời ( gạch, cát, đá, sỏi,..), vật liệu điện, vật liệu nước,… Vật kết cấu: là những vật liệu đã qua chế biến, được hình thành từ vật liệu chính của Công ty, bao gồm kết cấu gỗ (khuôn cửa, cửa các loại), kết cấu bê tong (Panel PH các loại, cọc bê tông, ống cống bê tông các loại, cột điện các loại), kết cấu thép, kim loại, kính (cửa sắt các loại, cửa cuốn nhôm, cửa kính các loại). Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho các loại xe, máy trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu gồm xăng, dầu, mỡ các loại. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng theo quy định chung. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định của Công ty, gồm nhiều loại như: xăm lốp ô tô, ghen, đèn,… Vật liệu khác: thực chất đây là những vật liệu phụ, có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh các công trình, sản phẩm của Công ty. Thuộc về vật liệu phụ gồm các vật liệu như: dây cước xây, dây thường, dây chão, dây đay, dây đai các loại, bao tải, bạt,… Ngoài ra, tại Công ty còn có Công cụ lao động nhỏ. Đây là những công cụ được sử dụng thường xuyên cho quá trình thi công các công trình như: mũi khoan, kìm, mỏ lết, ống cao su, thước dây, xô, cuốc, xẻng,… Như vậy, cách thức phân loại nguyên vật liệu của Công ty mang đặc trưng của ngành xây lắp, có sự khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất trong các lĩnh vực khác. 2.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. Hiện nay, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thực hiện khoán các công trình cho các xí nghiệp trên cơ sở giá thành dự toán và giá thành kế hoạch của từng công trình. Công ty không trực tiếp mua nguyên vật liệu cung cấp cho từng công trình mà chỉ quản lý hoạt động thu mua và sử dụng nguyên vật liệu của các xí nghiệp trên cơ sở các chứng từ gốc mà xí nghiệp tập hợp. Công ty tiến hành lập sổ danh điểm nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Các xí nghiệp trong Công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh báo cáo vật tư theo sổ danh điểm của Công ty. Hàng tháng, khi lên báo cáo tổng hợp vật tư, kế toán phải ghi thứ tự từng loại theo sổ danh điểm vật tư. Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được các xí nghiệp mua nhập thẳng vào kho tại công trình. Như vậy, trong thực tế, kế toán nguyên vật liệu của Công ty chỉ quản lý về mặt giá trị của nguyên vật liệu theo định mức sẵn có của mỗi công trình. Việc quản lý trực tiếp và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được giao cho những cán bộ của từng Xí nghiệp, từng công trình cụ thể. TỔNG CTY ĐT&PT HẠ TẦNG ĐÔ THỊ CTY XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI -------------------------- SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ STT Tên vật tư A- Vật liệu chính I. Sắt thép 1 Thép tròn 2 Thép L 3 Thép U 4 Thép vuông ... II. Tiểu ngũ kim 1 Đinh 2 Bản lề 3 Vít 4 Chốt 5 Khoá 6 Bu lông 7 Que hàn 8 Thiếc hàn III. Xi măng các loại 1 Xi măng các loại 2 Bê tông tươi IV. Gỗ V. Vật liệu ngoài trời 1 Gạch các loại 2 Đá 3 Cát 4 Sỏi 5 Tôn 6 Tấm lợp 7 Ống thoát nước VI. Vật liệu trang trí 1 Sơn 2 Kính ... VII. Vật liệu điện VIII. Vật liệu nước IX. Vật liệu và thiết bị vệ sinh X. Vật liệu mộc B- Vật kết cấu I. Kết cấu gỗ II. Kết cấu bê tông III. Kết cấu thép, kim loại, kính C- Nhiên liệu D- Phụ tùng thay thế E- Vật liệu khác F- Công cụ lao động nhỏ 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Áp dụng chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, các doanh nghiệp tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Thông thường có bốn nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu, đó là: nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu gia công chế biến, nguyên vật liệu vay mượn, phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội, hầu hết nguyên vật liệu nhập kho là từ nguồn mua ngoài, kế toán tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo công thức sau: Giá thực Giá mua Chi phí Chiết khấu TM, tế NVL = ghi trên + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (nếu có) hàng bán Trong thực tế, các nguyên vật liệu mua ngoài của Công ty không phát sinh chi phí thu mua. Các nguyên vật liệu này đều được các nhà cung cấp giao tận kho công trình nên không phát sinh cước phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hay thuê kho bãi. Ngoài ra, vật liệu mua về cũng không có hiện tượng hao hụt. Như vậy, giá của các loại vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua thực tế không thuế ghi trên hoá đơn (Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào sẽ được khấu trừ). Ví dụ: Ngày 04 tháng 10 năm 2005 Công ty mua các loại vật liệu sau: Đinh 7cm, Số lượng 500Kg, Đơn giá không thuế 9.000đ/Kg Dây thép 1 ly, Số lượng 400Kg, Đơn giá không thuế 9.500đ/Kg Thép Æ10, Số lượng 13.805Kg, Đơn giá không thuế 7.500đ/Kg Giá thực tế nhập kho của lô nguyên vật liệu trên: Đinh: 500 x 9.000 = 4.500.000 đ Dây thép: 400 x 9.500 = 3.800.000 đ Thép Æ10 13.805 x 7.500 = 103.537.500 đ Tổng = 111.837.500 đ Nhập kho F5 Yên Hoà theo phiếu nhập kho số 150 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu được xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo đó, khi xuất kho lô nguyên vật liệu nào thì tính theo giá nhập kho của lô nguyên vật liệu đó. Việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh là phù hợp trong điều kiện Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, thi công công trình đến đâu thì mua nguyên vật liệu đến đó. Ví dụ: Ngày 05 tháng 10 năm 2005, xuất vật liệu tại kho F5 Yên Hoà : -Đinh 7cm, 200Kg -Dây thép 1 ly, 50Kg -Gạch xây đặc 2000Viên -Xi măng Chin Fon, 100Kg Giá thực tế xuất kho: Đinh: 200 x 9.000 = 1.800.000 đ Dây thép: 50 x 9.500 = 475.000 đ Gạch: 2.000 x 681,82 = 1.363.640 đ Xi măng: 100 x 681,818 = 68.182 đ Tổng cộng = 3.706.822 đ 2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, chứng từ về nguyên vật liệu đều được lập bằng tay, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được lập một lần, nếu lập thành nhiều liên chứng từ thì kẹp giấy than giữa các liên. Hàng quý, nhân viên kế toán của xí nghiệp tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh rồi gửi lên phòng Kế toán tài vụ của Công ty. Kế toán vật tư kiểm tra mẫu chứng từ, việc ghi chép chứng từ, kiểm tra số liệu của các chứng từ kế toán, sau đó ghi sổ và bảo quản chứng từ theo từng tháng, từng quý, chi tiết cho từng xí nghiệp, từng công trình. Sau đây là trình tự luân chuyển một số chứng từ nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01-VT): Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, các Xí nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu nhập tại kho công trình. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán, thủ kho cùng với cán bộ phụ trách vật tư tại công trình kiểm tra quy cách phẩm chất, số lượng của số vật tư trước khi nhập kho. Nếu vật tư không đủ tiêu chuẩn nhập kho thì phải thoả thuận lại với người bán. Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, ghi số thực nhập, cùng với người giao hàng và cán bộ phụ trách vật tư ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 cán bộ phụ trách vật tư giao cho nhân viên kế toán của Xí nghiệp để chuyển về Phòng Kế toán tài vụ của Công ty, liên 3 giao cho người giao hàng. HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LD/2005B Liên 2: Giao khách hàng 0080056 Ngày 04 tháng 10 năm 2005 CÔNG TY TNHH HÀ MINH 436-ĐƯỜNG LÁNG-HÀ NỘI MST 0100300583 Đơn vị bán: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại MS: Họ tên người mua hàng: Cao Thị Tơ Tên đơn vị: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội- XN5, F5 Yên Hòa Địa chỉ: 229 Ngõ Văn Chương, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: nợ MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đinh 7cm Kg 500 9.000 4.500.000 2 Dây thép 1 ly Kg 400 9.500 3.800.000 3 Thép Ø10 Kg 13.805 7.500 103.537.500 Cộng tiền hàng 111.837.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 11.183.750 Tổng cộng tiền thanh toán 123.021.250 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi ba triệu không trăm hai mươi mốt nghìn hai trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 04 tháng 10 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số : 150 Nợ : ………. Có : ………. Họ tên người giao hàng: Chị Thu Theo hóa đơn Số 0080056 ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Công ty TNHH Hà Minh Nhập tại kho: F5 Yên Hoà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đinh 7cm Kg 500 500 9.000 4.500.000 2 Dây thép 1 ly Kg 400 400 9.500 3.800.000 3 Thép Ø10 Kg 13.805 13.805 7.500 103.537.500 Cộng 111.837.500 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười một triệu tám trăm ba mươi bảy nghìn lăm trăm đồng chẵn Nhập, ngày 04 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trình tự luân chuyển của phiếu nhập kho được khái quát như sau: Người giao hàng Đề nghị nhập Thủ kho, cán bộ VT Kiểm tra VT Thủ kho Lập phiếu, nhập kho Nhân viên thống kê Lập bảng tổng hợp nhập VT Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT): Thực tế, tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, xuất kho nguyên vật liệu là xuất cho thi công các công trình. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng công trình trong từng giai đoạn cụ thể, chủ nhiệm công trình đề nghị xuất vật tư. Được sự đồng ý của giám đốc Xí nghiệp, thủ kho viết phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng, ghi số thực xuất rồi cùng với người nhận và phụ trách bộ phận sử dụng ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 cán bộ vật tư giao cho kế toán của Xí nghiệp để chuyển về phòng Kế toán tài vụ của Công ty, liên 3 giao cho người nhận vật tư. Phiếu xuất kho có thể lập chung cho nhiều nguyên vật liệu nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình. Trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho được khái quát như sau: Phụ trách bộ phận sử dụng Đề nghị xuất Giám đốc XN Ký duyệt Thủ kho Lập phiếu, xuất kho Nhân viên thống kê Lập bảng tổng hợp xuất VT Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 11: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 – VT Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số : 155 Nợ : ………. Có : ………. Họ tên người nhận hàng: Nguyên Địa chỉ (bộ phận):……Tổ nề…. Lý do xuất kho: Đổ lanh tô + Xây tường Xuất tại kho: F5 Yên Hoà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 900 900 682 600.138 2 Gạch xây 2 lỗ Viên 1.000 1.000 420 420.000 Cộng 1.020.138 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu không trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 05 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Thẻ kho Thẻ kho do kế toán của Xí nghiệp lập rồi chuyển cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một ngày, cuối ngày tính ra số tồn kho. Cuối tháng, nhân viên kế toán của Xí nghiệp xuống kho nhận chứng từ, kiểm tra việc ghi thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. THẺ KHO Kho: XN5 - F5 Yên Hòa Vật tư: Thép Ø10 Đơn vị tính: Kg Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/10/2005 TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT N X T 1/10 Tồn đầu tháng - 1 150 4/10 Nhập-Hà Minh 4/10 13.805 13.805 2 148 4/10 Xuất-F5 4/10 8.000 5.805 3 150 5/10 Xuất-F5 5/10 5.200 605 4 156 6/10 Xuất-F5 6/10 600 5 5 160 7/10 Nhập-Hà Minh 7/10 15.000 15.005 6 162 7/10 Xuất-F5 7/10 5.005 10.000 7 169 8/10 Xuất-F5 8/10 8.000 2.000 8 175 9/10 Xuất-F5 9/10 2.000 - Cộng 28.805 28.805 - Dư cuối tháng - Ngoài ra, còn một số chứng từ như Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, Công ty không sử dụng. Bởi thực tế, Công ty không dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu thì mua đến đó. Do vậy, thời gian nguyên vật liệu tồn kho là rất ngắn và Công ty không tiến hành kiểm kê, bởi lượng nguyên vật liệu tồn kho (nếu có) là rất ít. Đối với Biên bản kiểm nghiệm vật tư, do đặc điểm của nguyên vật liệu không phải là những nguyên vật liệu quý hiếm nên để đơn giản Công ty chỉ cử cán bộ vật tư kiểm tra số lượng và quy cách phẩm chất của vật tư trước khi nhập kho mà không lập thành Biên bản. 2.2.3.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc này được thực hiện dưới Xí nghiệp, Công ty chỉ tập hợp chứng từ và tổ chức hạch toán tổng hợp. Khi trúng thầu công trình, Công ty giao khoán cho một Xí nghiệp thi công theo giá thành kế hoạch. Trên cơ sở dự toán vật tư dự trù phải sử dụng, Xí nghiệp tiến hành tổ chức thu mua vật tư và xuất cho thi công. Việc này được giao cho một cán bộ vật tư chuyên trách. Tại kho, hàng ngày, thủ kho lập phiếu và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, căn cứ vào các phiếu này để ghi Thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Để cụ thể hơn, em xin lấy ví dụ Công trình nhà F5 Yên Hòa do Xí nghiệp 5 tổ chức thi công trong quý 4 năm 2005. Tại kho F5 - Yên Hòa của Xí nghiệp 5, trên cơ sở các phiếu nhập, xuất vật tư, hàng ngày, thủ kho ghi số lượng nhập xuất tồn vào Thẻ kho. Như vậy, Thẻ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng của nguyên vật liệu. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 20 tháng 11 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số : 183 Nợ : ………. Có : ………. Họ tên người giao hàng: Chị Thu Theo hóa đơn Số 0081073 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của Công ty TNHH Quang Linh Nhập tại kho: F5 Yên Hoà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 72 72 67.000 4.824.000 2 Cát đen m3 72 72 33.000 2.376.000 Cộng 7.200.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Nhập, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 – VT Ngày 20 tháng 11 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số : 327 Nợ : ………. Có : ………. Họ tên người nhận hàng: Giang Địa chỉ (bộ phận):……Tổ lao động Lý do xuất kho: Đổ con kê Xuất tại kho: F5 Yên Hoà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 200 200 681,6 136.320 Cộng 136.320 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba mươi sáu nghìn ba trăm đồng chẵn. Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) THẺ KHO Kho: XN5 - F5 Yên Hòa Vật tư: Xi măng Đơn vị tính: Kg Từ ngày 01/11/2005 đến ngày 30/11/2005 TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT N X T 1/11 Tồn đầu - 1 190 2/11 Nhập-Phú Lương 2/11 10.000 10.000 2 201 3/11 Xuất-F5 3/11 900 9.100 3 242 6/11 Xuất-F5 6/11 750 8.350 4 256 10/11 Xuất-F5 10/11 600 7.750 … 14 230 15/11 Nhập-Phú Lương 15/11 9.000 9.200 15 287 15/11 Xuất-F5 15/11 950 8.250 16 291 16/11 Xuất-F5 16/11 400 7.850 … 21 327 20/11 Xuất-F5 20/11 200 3.100 22 254 20/11 Nhập-Phú Lương 20/11 9.000 12.100 … Cộng 28.000 28.000 0 Dư cuối - Tại Xí nghiệp: kế toán của Xí nghiệp chỉ mở “ Sổ đối chiếu luân chuyển vật tư ” theo từng kho. Cuối tháng, từ các phiếu nhập kho, kế toán Xí nghiệp lập “ Bảng tổng hợp nhập vật tư ”; từ các phiếu xuất kho lập “ Bảng tổng hợp xuất vật tư ”, dựa vào các bảng kê này và các phiếu nhập, xuất, ghi vào “ Sổ luân chuyển vật tư ”. Tại Xí nghiệp 5, kho F5 - Yên Hòa, các Bảng tổng hợp và “Sổ đối chiếu luân chuyển” cho kho F5 - Yên Hòa được mở như sau: Khi nhận được thẻ kho kế toán Xí nghiệp tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với với “ Sổ luân chuyển vật tư ”, đồng thời từ “ Sổ luân chuyển vật tư ” lập “ Bảng tổng hợp vật tư ” (Bảng tổng hợp nhập xuất tồn). Bảng này được lập vào cuối quý. Bảng tổng hợp vật tư của kho F5 - Yên Hòa trong quý 4 năm 2005 được trình bày như sau: Cuối quý, Các phiếu nhập, xuất và các Bảng tổng hợp vật tư của các Xí nghiệp được gửi lên phòng Kế toán tài vụ Công ty. Kế toán vật tư sẽ tiếp nhận và kiểm tra, đối chiếu với Kế toán thanh toán phần nguyên vật liệu mua chưa trả tiền. Sau đó, Kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Tuy nhiên, do số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu của một Xí nghiệp cũng như của Công ty là rất lớn nên việc nhập số liệu vào máy tính sẽ theo số liệu tổng hợp trên Bảng tổng hợp vật tư cuối quý. Và như vậy, chứng từ gốc không được nhập vào máy mà được lưu giữ bên ngoài theo từng tháng, từng quý và riêng cho từng Xí nghiệp, từng công trình. Do đó, trong các sổ tổng hợp của Công ty, cột số hiệu chứng từ được ghi theo tên của các Xí nghiệp để thuận lợi khi tìm chứng từ gốc; còn cột ngày tháng thực tế là ngày tháng ghi sổ chứ không phải ngày tháng trên chứng từ gốc. Như vậy, hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển giúp giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm ngyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thể hiệ qua sơ đồ sau: Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập vật tư Sổ kế toán tổng hợp về vật tư Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng tổng hợp vật tư Thẻ kho Sơ đồ 12: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . Trình tự nhập dữ liệu vào máy tính như sau: Khởi động chương trình, trên màn hình xuất hiện giao diện của chương trình phần mềm CAP. Chọn biểu tượng nhập chứng từ Trên màn hình sẽ hiện ra giao diện nhập chứng từ để nhập dữ liệu 2.2.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.4.1. Tài khoản sử dụng. Hiện nay. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản sử dụng là Tài khoản 152 - nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của công ty theo giá thực tế. Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Là một doanh nghiệp xây lắp lớn, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu là hoàn toàn hợp lý. Nhờ phương pháp này, kế toán nắm bắt được tình biến động của nguyên vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó, phục vụ đắc lực cho các quyết sách của ban lãnh đạo Công ty. Đây cũng là quy định bắt buộc với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp hiện nay. Tài khoản 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc hàng mua trả lại người bán Giá trị nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan sau: TK 621 “ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp” TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công” TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” TK 331 “ Phải trả người bán ”,… TK 133 “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ” TK 141 “ Tạm ứng ” … 2.2.4.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài và được hạch toán theo hai trường hợp cụ thể như sau: -Trường hợp mua hàng thanh toán chậm, Kế toán sử dụng Tài khoản 331 - Phải trả người bán và căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng của người bán để vào sổ chi tiết Tài khoản 331: Nợ TK 152: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Ví dụ: Ngày 21 tháng 11 năm 2005 Xí nghiệp 5 mua vật liệu chưa thanh toán với người bán: Đá 1x2, Số lượng 12m3, Đơn giá không thuế 120.000đ/m3 Kế toán Công ty ghi định khoản: Nợ TK 152: 1.440.000 Nợ TK 133: 144.000 Có TK 331: 1.584.000 -Trường hợp Xí nghiệp mua hàng thanh toán ngay bằng tiền tạm ứng của Công ty: Nợ TK 152: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 141: Tổng giá thanh toán Ví dụ: Ngày 22 tháng 11 năm 2005, Xí nghiệp 5 mua vật liệu và đã thanh toán bằng tiền tạm ứng của Công ty: Gạch 2 lỗ A1: 60.000 viên, đơn giá không thuế 420đ Kế toán Công ty định khoản như sau: Nợ TK 152: 25.200.000 Nợ TK 133: 2.520.000 Có TK 141(XN5): 27.720.000 Trong quá trình thu mua, không phát sinh chi phí thu mua do nguyên vật liệu được người bán giao tại kho công trình nên không có định khoản phản ánh chi phí thu mua. Trường hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn dư thừa của công trình khác (thường là các công trình trong cùng xí nghiệp): Nợ TK 152 (Chi tiết kho nhận NVL) Có TK 152 (Chi tiết kho xuất NVL) Ví dụ: Tại Xí nghiệp 5, sau khi hoàn thành công trình nhà ăn Văn phòng Công ty, còn dư 160 Kg xi măng, đơn giá không thuế là 690đ. Số xi măng này được xuất điều chuyển sang cho công trình Trường Trưng Vương: Nợ TK 152 ( Tr.TV) :110.400 Có TK 152 (VPCT) :110.400 2.2.4.3. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu. (1) Trường hợp xuất vật tư cho việc thi công các công trình: Nợ TK 621: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Có TK 152: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho (2) Trường hợp xuất vật tư phục vụ chung cho sản xuất của các Xí nghiệp: Nợ TK 627 Có TK 152 (3) Trường hợp xuất vật tư phục vụ cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 (4) Trường hợp xuất vật tư phục vụ cho đội máy thi công: Nợ TK 623 Có TK 152 (5) Xuất vật tư điều chuyển cho công trình khác: Nợ TK 152 (Chi tiết kho nhận) Có TK 152 (Chi tiết kho xuất) 2.2.4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu. Tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu được mua và nhập thẳng đến kho tại công trình, thường là dùng đến đâu mua đến đó nên thời gian lưu kho của nguyên vật liệu là rất ngắn. Do đó, Công ty không tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu 2.2.4.5. Hạch toán đánh giá lại nguyên vật liệu. Cũng vì Công ty không dự trữ nguyên vật liệu trong kho nên Công ty cũng không tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu. 2.2.4.6. Sổ kế toán tổng hợp. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung, đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu, các loại sổ tổng hợp được sử dụng bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 152,621,627, Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ vật tư, Bảng tổng hợp Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đối chiếu luânchuyển Sổ Nhật ký mua vật tư Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu Sổ Nhật ký chung: Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ do các Xí nghiệp gửi lên, kế toán cập nhật số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lên Sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung được kế toán tổng hợp quản lý và theo dõi, hàng quý in ra để bảo quản và lưu trữ. Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 621, Sổ Cái TK 627: Định kỳ, trên cơ sở các số liệu được kế toán cập nhật, máy tính sẽ tự động chuyển sang Sổ Cái các TK trên. Sổ Cái của các TK cũng được in ra hàng quý cùng với Sổ Nhật ký chung để bảo quản và lưu giữ. Phần 3 Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội 3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. Kế toán là một công cụ quan trọng và hữu hiệu trong quản lý kinh tế cả về vĩ mô và vi mô. Hiện nay, trong cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước, Kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong lĩnh vực Kế toán nói chung, Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận chiếm vị trí vô cùng quan trọng, vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu là một trong những phần hành Kế toán quan trọng trong doanh nghiệp khi thực hiện tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác Kế toán nói chung cũng như công tác Kế toán nguyên vật liệu nói riêng là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế xã hội, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành sản phẩm xây lắp. Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, trong một doanh nghiệp xây lắp lớn như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì yêu cầu nắm bắt tình hình nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại của từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Những thông tin này giúp cho Phòng Kế hoạch của Công ty xây dựng dự toán nguyên vật liệu một cách kinh tế nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng các công trình. Do vậy, để đáp ứng yêu cầu này của công tác quản lý nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một việc làm cần thiết. Hơn nữa, nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty rất đa dạng với nhiều chủng loại, trong đó có cả những vật liệu ngoài trời. Để sử dụng chúng một cách hiệu quả cho quá trình sản xuất, thi công các công trình đòi hỏi chúng phải được theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt mất mát trong sử dụng và dự trữ, cũng như bảo đảm chất lượng của nguyên vật liệu không bị thay đổi trong quá trình dự trữ. Việc không ngừng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cũng là một nhân tố giúp Công ty đạt được mục tiêu này. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác Kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho thông tin tài chính được phản ánh một cách nhan chóng, chính xác, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty. Mặt khác, khối lượng công việc kế toán tại Công ty hiện nay là khá lớn yêu cầu phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, nhằm tìm ra phương pháp hạch toán thích hợp, giảm bớt được khối lượng công việc. Vì vậy, hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu, một vấn đề cần được quan tâm đúng mức. Xuất phát từ những yêu cầu của thực tế như trên, cùng với những quy định ngày càng chặt chẽ của chế độ Kế toán cũng như các chính sách Kế toán do Nhà nước quy định, Công ty đang thực hiện từng bước quá trình hoàn thiện để công tác kế toán thực sự là công cụ quản lý hiệu quả nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, để thực hiện một cách đúng đắn và khoa học, công tác hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Yêu cầu tuân thủ chế độ Kế toán Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, khả năng và trình độ của nhân viên kế toán. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Yêu cầu thống nhất, đây là một yêu cầu hết sức quan trọng giúp Nhà nước quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán phải thống nhất về mặt xây dựng tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh của tài khoản và thống nhất về tên gọi mã kho hàng hoá… Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác kế toán bởi vì có cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán mới giúp cho ban lãnh đạo của Công ty đưa ra được các quyết sách đúng đắn. Từ đó giúp Công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận. 3.2. Đánh giá công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội. 3.2.1. Những ưu điểm. Công ty xây dựng Dân dụng Hà Nội là một Công ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực xây lắp. Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ CBCNV với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và mô hình tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tương đối hợp lý và có sự linh hoạt trong từng thời kỳ để phù hợp với môi trường cạnh tranh. Nhờ vậy, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi cho thành phố trong thời kỳ bao cấp, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé, phân tán, già cỗi và lạc hậu. Đến nay, Công ty đã phát triển lớn mạnh, ngành nghề kinh doanh đa dạng. Công ty có 12 xí nghiệp thành viên, với thị trường hoạt động khắp nội ngoại thành Hà Nội và các tỉnh trên cả nước, đóng góp cho ngân sách Nhà nước hàng tỷ đồng mỗi năm. Công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề cho người lao động, đồng thời tích cực đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất. Với số vốn cố định gần 100 tỷ đồng Việt Nam và vốn kinh doanh trên 30 tỷ đồng Việt Nam, cùng các vốn liên doanh với các tổ chức khác, Công ty có đủ khả năng đảm nhận thi công các loại hình công trình có chất lượng cao và thời gian nhanh nhất. Công ty đã bàn giao hàng trăm công trình lớn đưa vào sử dụng đạt chất lượng tốt. Nhiều công trình được Bộ Xây dựng trao tặng huy chương vàng chất lượng như: công trình chợ Đồng Xuân-Bắc Qua, công trình nhà đón khách quốc tế của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Hiện nay, Công ty đang thi công nhiều công trình lớn như: Khu đô thị mới Yên Hoà, Khu đô thị mới Nam Thăng Long (Ciputra), Quốc lộ 1,… Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được phân chia rõ ràng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Phòng Kế hoạch tổng hợp làm tốt khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết hợp với Phòng Dự án kiểm tra, thẩm định dự toán các công trình, thông qua phòng tổ chức tiền lương bố trí sử dụng lực lượng lao động một các hợp lý đối với từng công trình, hạng mục công trình. Nhờ vậy, Công ty chủ yếu thực hiện hình thức khoán gọn cho từng xí nghiệp, từng đội thi công. Hình thức này giúp cho Công ty tăng năng suất đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Đạt được những thành tựu nói trên phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán Công ty, trong đó kế toán nguyên vật liệu là phần hành rất quan trọng. Về tình hình tổ chức bộ máy kế toán nói chung, bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Việc hạch toán chi tiết được thực hiện ở cấp xí nghiệp, nhân viên kế toán dưới xí nghiệp có trách nhiệm hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ, thu nhận, kiểm tra các chứng từ rồi tập hợp chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ kế toán của Công ty. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán. Hình thức này giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý một cách có hiệu quả. Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp có qui mô lớn, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Mỗi phần hành kế toán được giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm, riêng kế toán TSCĐ và kế toán tiền lương được giao một người thực hiện. Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoàn chỉnh, đảm bảo được yêu cầu tách biệt của các phần hành kế toán cơ bản. Về phần hành kế toán nguyên vật liệu phải kể đến những ưu điểm cụ thể sau: Về phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất và công dụng khác nhau. Dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu thành từng loại như vật liệu chính, vật kết cấu, nhiên liệu, … Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Về quản lý nguyên vật liệu: Công ty giao cho các Xí nghiệp thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, do vậy đã không để xảy ra tình trạng tạm ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu. Hơn nữa, nguyên vật liệu dùng cho công trình nào được nhập và bảo quản tại kho của công trình đó. Nhờ vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu luôn đảm bảo kịp thời, tiết kiệm chi phí thu mua, chi phí lưu kho bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển. Với những nguyên vật liệu thừa mà chất lượng còn tốt sẽ được xuất điều chuyển sang công trình có nhu cầu. Việc này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời tránh trường hợp phải bán lại với giá rẻ. Về tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, chính là giá mua không bao gồm thuế GTGT ghi trên hoá đơn. Thực tế, nhà cung cấp đã tính cả chi phí vận chuyển trong giá bán nên thông thường nguyên vật liệu được người bán vận chuyển đến tận kho công trình mà không phát sinh chi phí thu mua. Khi xuất kho, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh (tức nhập giá nào thì xuất theo giá đó). Việc tính giá nguyên vật liệu như vậy đã phản ánh đúng giá thực tế của nguyên vật liệu và cung cấp thông tin về giá cả nguyên vật liệu một cách kịp thời cho Ban lãnh đạo. Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng việc ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức này khá đơn giản, dễ theo dõi và phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Về hạch toán nguyên vật liệu: Về hạch toá ban đầu: Việc hạch toán ban đầu được thực hiện ở cấp Xí nghiệp. Công ty chỉ tổng hợp các số liệu và tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhờ vậy, khối lượng công việc kế toán trên Công ty được giảm nhẹ. Về hạch toán tổng hợp: Nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng với quy định áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp. Quy trình hạch toán khá gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy. 3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại. Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Về mặt quản lý nguyên vật liệu: - Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu. Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu còn mang tính hình thức. - Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm 1996 nên đã cũ và không khoa học. Thực tế các bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm. - Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty không tiến hành dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu mua chuyển thẳng đến kho công trình đến đó. Điều này giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho cũng như chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, trong điều kiện thị trường vật liệu xây dựng có sự biến động lớn về giá cả như những năm gần đây thì việc không thể dự trữ nguyên vật liệu là một hạn chế mà Công ty và các doanh nghiệp xây lắp nói chung cần tìm cách khắc phục. - Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho và cán bộ vật tư chỉ kiểm tra quy cách và số lượng của vật liệu rồi cho nhập, Công ty không quy định thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Đối với những lô nguyên vật liệu với số lượng và giá trị không lớn thì khâu này có thể bỏ qua. Nhưng đối với những lô nguyên vật liệu lớn thì việc lập Biên bản này là cần thiết, làm căn cứ để giải quyết, xử lý hay quy trách nhiệm khi phát sinh thừa, thiếu, sai quy cách,... Về mặt hạch toán: - Về hạch toán ban đầu: Việc hạch toán ban đầu ở Công ty khá linh hoạt và phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Tuy nhiên, sự linh hoạt này lại có thể gây nên những tổn thất làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nếu những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không có ý thức tự giác. Cụ thể, thủ tục nhập xuất thường không chặt chẽ với những vật liệu có giá trị thấp, thủ kho không tiến hành lập phiếu nhập xuất kho mà vẫn cho phép nhập xuất, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập xuất cho toàn bộ số vật tư đã luân chuyển qua kho. Như vậy, sẽ gây khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình biến động vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xảy ra, không giám sát được vật tư có được sử dụng đúng mục đích hay không. Do vậy, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Về công tác kế toán chi tiết: Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở các Xí nghiệp theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, nhưng lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, trong khi đó số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu lại nhiều, nên công việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn và làm ảnh đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Về công tác kế toán tổng hợp: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, gồm nhiều xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc nên số lượng chứng từ nguyên vật liệu rất lớn. Ngoài ra, các công trình xây dựng lại ở rải rác khắp nơi nên sự luân chuyển của chứng từ còn chậm. Thông thường chứng từ gốc được tập hợp về Công ty vào cuối tháng cùng với Bảng tổng hợp ( Bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu). Khi lên các sổ kế toán tổng hợp, kế toán chỉ lấy số liệu từ chứng từ tổng hợp của các Xí nghiệp (Bảng tổng hợp vật tư). Các chứng từ tổng hợp này không có số chứng từ, chỉ có tên của Xí nghiệp, tên công trình và gắn với tháng hay quý cụ thể. Do đó, trong các sổ kế toán tổng hợp, cột số hiệu của chứng từ được ghi theo tên của Xí nghiệp. Còn các chứng từ gốc được lưu giữ tại Công ty theo từng Xí nghiệp, từng công trình, từng tháng, quý, năm. Cách làm này có thể giúp giảm bớt công việc ghi chép của kế toán tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội. Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty dưới góc độ nghiên cứu của mình: Kiến nghị 1: Về công tác quản lý nguyên vật liệu - Giá cả vật liệu xây dựng trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, đặc biệt trong những năm gần đây giá cả vật liệu xây dựng liên tục có những biến động lớn. Để quá trình thi công được diễn ra một cách liên tục đồng thời đảm bảo chi phí không bị “ đội lên cao ”, Công ty cần có chiến lược cụ thể trong việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu. Do đặc điểm các công trình ở rải rác nhiều nơi, khối lượng vật liệu cần cho một công trình lại lớn nên việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho là không khả thi vì chi phí dự trữ và vận chuyển là rất lớn. Muốn giảm được tổn thất do giá cả tăng cao, Công ty nên tìm kiếm những bạn hàng uy tín và ký kết hợp đồng dài hạn với những điều khoản có lợi nhất cho Công ty. Làm được như vậy sẽ giúp cho quá trình sản xuất thi công diễn ra liên tục, không bị gián đoạn ngay cả khi nguyên vật liệu trên thị trường khan hiếm. - Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, Công ty cần phải nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ của nhân viên ở bộ phận kho. Kiến nghị 2: Lập sổ Danh điểm vật tư Đối với Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì việc xây dựng một Sổ Danh điểm hoàn chỉnh thống nhất trong toàn Công ty là cần thiết. Nó giúp cho công tác kế toán chi tiết vật liệu giảm bớt được khối lượng ghi chép, đơn giản, dễ theo dõi, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật tư mang một số hiệu riêng gọi là số danh điểm. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy, Công ty nên phân loại TK152 ra thành nhiều tiểu khoản dùng để chỉ các nhóm vật liệu tương ứng. Để có thể quản lý tới từng thứ, loại vật tư trong từng nhóm ta chỉ cần thêm các chữ số vào sau mỗi nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu sẽ được thể hiện trên Sổ Danh điểm vật liệu. Hệ thống này đảm bảo cho việc quản lý vật liệu một cách rõ ràng chính xác, tương ứng với chủng loại, quy cách vật liệu. Sổ Danh điểm vật liệu giúp cho việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất đơn vị tính, thống nhất quy cách, phẩm chất, thống nhất mở thẻ kho, đồng thời cũng thống nhất mã vật liệu giữa phòng kế toán của công ty với kế toán dưới Xí nghiệp. Mẫu Sổ Danh điểm có thể lập theo mẫu dưới đây: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VT 1 2 3 4 5 6 1521 15211 15212 15213 15214 15215 15216 15217 15218 15219 15211-1 15211-2 15211-3 15212-1 15212-2 15215-1 15215-2 Vật liệu chính Sắt thép Thép tròn Æ4 Thép tròn Æ6 Thép tròn Æ8 ... Tiểu ngũ kim Đinh 1 phân Đinh 2 phân ... Xi măng Vật liệu mộc Vật liệu ngoài trời Gạch đặc máy Gạch rỗng 2 lỗ ... Vật liệu trang trí Vật liệu điện Vật liệu nước Vật liệu và TB VS Kg Kg Kg Kg Kg Viên Viên 1522 15221 15221-1 15221-2 Vật kết cấu Kết cấu gỗ Cửa đi Cửa sổ ... Cái Cái 1523 Nhiên liệu 1534 Phụ tùng thay thế 1525 Vật liệu khác Kiến nghị 3: Tổ chức Ban kiểm nghiệm vật tư Khi tổ chức thu mua nguyên vật liệu, Công ty nên tổ chức Ban kiểm nghiệm để kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Với những lô nguyên vật liệu có khối lượng và giá trị lớn việc làm này là rất cần thiết. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ XN:...........Kho: Ngày...... tháng......năm..... Căn cứ....................................ngày.........tháng........năm..........của............. ............................................................................................................................. Ban kiểm nghiệm gồm có: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ TT Tên, nhãn hiệu vật tư Đvt Số lượng Theo Chứng từ Thực nhập Đúng quy cách, phẩm chất Không đúng quy cách, phẩm chất Kiến nghị 4: Sử dụng phương pháp Sổ số dư Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều nên phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thích hợp nhất là phương pháp số dư. Phương pháp này giúp dàn đều công việc ghi sổ trong tháng hay trong quý nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 14: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu KẾT LUẬN Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực xây lắp. Vì thế, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty, bởi chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, kinh doanh. Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến công tác kế toán nói chung và công tác quản lý cũng như phương pháp kế toán nguyên vật liệu nói riêng nhằm đem lại kết quả sản xuất kinh doanh cao cho Công ty. Có thể nói đây là nhiệm vụ được nhiều phòng ban trong Công ty cùng đảm nhiệm chứ không phải của riêng Phòng Kế toán tài vụ. Xuất phát từ những nhận thức rất đúng đắn và kịp thời như vậy nên kết quả kinh doanh của Công ty không ngừng gia tăng qua các năm. Kết quả đó đã chứng tỏ hướng đi mà Công ty lựa chọn là đúng đắn. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn còn một số tồn tại mà Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu để khắc phục trong thời gian tới. Sau một thời gian thực tập, được tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty, em đã mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu của Công ty. Song do kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, nhận xét của thầy giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán phòng Kế toán tài vụ Công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Anh Dũng cùng tập thể cán bộ phòng Kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC