Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty dược liệu TWI

NĐ) Từ ngày 01/01/2003 Đến ngày 31/01/2003 TK ĐƯ Diễn giải Tiền Nợ Tiền Có Đầu tháng: 22 230 915 331 ... 989 418 695 3 462 001 972 Cuối tháng: 438 138 002 Ngày... tháng... năm Ký duyệt Người lập biểu Biểu 2.20 4.3.2 Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho. Kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho để ghi sổ : Nợ TK 1561( chi tiết theo kho) :Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154( chi tiết theo xưởng): Vật liệu tự sản xuất nhập kho. Ví dụ: Ngày 24/01/2003, xưởng Mỹ Đình xuất Artemisinin cho Kho vật tư hoá chất Ngà theo phiếu xuất kho số 02M/1, kế toán định khoản: Nợ TK 1561(Kho Ngà): 233 739 600 Có TK 154( Mỹ Đình): 233 739 600 4.4 Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Là một doanh nghiệp vừa sản xuất, vừa kinh doanh, vì thế vật liệu tại công ty giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất, xuất bán, lưu chuyển nội bộ...Tổ chức tốt khâu xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm cũng như giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Các trường hợp xuất dùng vật liệu: * Xuất vật liệu cho phân xưởng và phục vụ nghiên cứu. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty Dược liệu TWI là quy trình công nghệ sản xuất giản đơn. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất chính tương ứng với mỗi phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm cụ thể và các phân xưởng này hoàn toàn độc lập với nhau. Dựa trên đặc thù riêng đó mà đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất ở công ty được tập hợp theo từng phân xưởng và theo từng loại sản phẩm. Mặt khác, vì công ty không sử dụng các tài khoản chi tiết để phản ánh vật liệu chính, vật liệu phụ... nên để phản ánh chi phí vật liệu công ty sử dụng TK621- chi tiết theo phân xưởng. - Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu xuất kho theo từng phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK152 (1520001): Xuất vật liệu cho xưởng Đông Dược. Nợ TK152 (1520002): Xuất vật liệu cho xưởng Viên. Nợ TK152 (1520003): Xuất vật liệu cho xưởng Mỹ Đình. Nợ TK152 (1520004): Xuất vật liệu trung tâm thuốc Nam Bắc. Có TK1561 (Chi tiết theo kho): Giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Ngày 15/01/2003, theo phiếu xuất kho số V20/1 của Kho vật tư hoá chất Ngà cho xưởng Viên ( Biểu 2.10), kế toán định khoản: Nợ TK152 ( xưởng Viên): 374 286 128 Có TK1561 ( kho Ngà): 374 286 128 - Điều đặc biệt vì các vật liệu đều dùng sản xuất thuốc nên khi xuất vật liệu cho các phân xưởng chính là các vật liệu trực tiếp dùng sản xuất sản phẩm. Các vật liệu này không được sử dụng cho các mục đích khác tại phân xưởng. Bởi vậy, kế toán không tiến hành phân bổ vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Sau khi vật liệu được xuất cho các phân xưởng, sẽ được cất trữ, bảo quản tại các kho riêng của từng phân xưởng. Khi phân xưởng nào xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm, kế toán phân xưởng đó định khoản sau: Nợ TK621: Xuất vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm. Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Ngày 07/01/2003, xưởng Đông Dược xuất mật ong thường để sản xuất mật ong 700g lô 081202, tổng giá trị xuất dùng là 4 426 453 đồng, kế toán xưởng định khoản sau: Nợ TK621( 6210001): 4 426 453. Có TK152( 1520001): 4 426 453. * Xuất vật liệu cho nội bộ. Căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ kho đến cửa hàng, kế toán ghi: Nợ TK1561( chi tiết cửa hàng) Giá trị vật liệu Có TK1561( chi tiết kho hàng) xuất kho. Ví dụ: Ngày 07/01/2003, theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 003211 ( Biểu 2.11) từ Kho vật tư hoá chất Ngà đến cửa hàng Bái, kế toán ghi: Nợ TK1561( Bái): 125 860 000. Có TK1561(Kho Ngà): 125 860 000. * Xuất bán vật liệu. Tại công ty, lượng vật liệu tiêu thụ ra ngoài tương đối lớn và để đảm bảo cho quá trình theo dõi liên tục và chính xác, kế toán vật liệu kho nào xuất bán sẽ phải theo dõi và định khoản vật liệu tại kho đó. Mặt khác, cũng giống như quá trình thu mua, việc xuất bán vật liệu dù được thanh toán ngay, kế toán vẫn phản ánh trên TK131 ( nếu nhận tiền ngay thì kế toán vốn bằng tiền sẽ kết chuyển từ TK131 sang các tài khoản bằng tiền có liên quan). Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn (GTGT), kế toán vật liệu ghi: - Phản ánh giá bán + Nếu tiêu thụ trong nước Nợ TK131: Tổng giá thanh toán. Có TK511( 51112): Doanh thu không thuế. Có TK3331:Thuế GTGT phải nộp. + Nếu xuất khẩu: Nợ TK131: Giá bán VL. Có TK511( 51111): Doanh thu bán vật liệu. - Phản ánh giá vốn Nợ TK632( 6322): Giá vốn hàng nội địa. Nợ TK632( 6321): Giá vốn hàng xuất khẩu. Có TK1561( chi tiết theo kho): Giá thực tế VL xuất bán. Cuối tháng, kế toán tập hợp xác định kết quả tiêu thụ và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp dưới các định khoản sau: - Nếu tiêu thụ nội địa: BT1: Nợ TK911( 9112): Kết quả sản xuất kinh doanh. Có TK632( 6322): Kết chuyển giá vốn hàng bán. BT2: Nợ TK511(51112): Kết chuyển doanh thu. Có TK911( 9112): Kết quả sản xuất kinh doanh. - Nếu xuất khẩu: BT1: Nợ TK911 ( 9111): Kết quả xuất khẩu. Có TK632( 6321): Kết chuyển giá vốn xuất khẩu. BT2: Nợ TK511( 51111): Kết chuyển doanh thu xuất khẩu. Có TK911 ( 9111): Kết quả xuất khẩu. Ví dụ: Ngày 03/01/2003, công ty xuất bán Dextrose Monohydrate M cho Tổ TT-CTD VTYT Hải Dương theo Hoá đơn (GTGT) số 015243 ( Biểu 2.12). Kế toán hạch toán nghiệp vụ này như sau: i/ Doanh thu bán vật liệu: Nợ TK131 : 2 614 500 Có TK511( 51112): 2 490 000 Có TK333( 33311): 124 500 ii/ Giá vốn hàng bán: Nợ TK632( 6322): 2 223 237 Có TK1561( Kho Ngà): 2 223 237 * Xuất trả nợ người bán. Hình thức này về cơ bản kế toán hạch toán tương tự như trường hợp xuất bán vật liệu nhưng không phản ánh trên TK131 mà tiến hành việc trừ nợ trực tiếp trên TK331( chi tiết theo người bán). * Xuất vật liệu làm hàng mẫu( chào hàng). Trong cơ chế hiện nay, một sản phẩm trước khi nhận được sự chấp thuận của khách hàng nhất thiết phải gửi các hàng mẫu, để dựa trên cơ sở đó hai bên thoả thuận về phẩm chất, chủng loại, đơn giá...Kế toán tập hợp vào chi phí bán hàng. Nợ TK641: Chi phí bán hàng Có TK 1561( chi tiết kho hàng): Giá trị vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 52C ngày 21/1/2003 về việc phòng xuất khẩu trích phí ( gửi mẫu đi Hàn Quốc), kế toán định khoản: Nợ TK641 : 654 000 Có TK1561 ( Kho Ngà): 654 000 Các nghiệp vụ xuất kho đều được kế toán vật liệu định khoản trực tiếp trên máy, là cơ sở vào các NKCT có liên quan. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê số 4 (ghi Nợ TK156, Ghi có TK156) riêng cho từng kho vật liệu, từ đó vào các sổ cái TK152 (chi tiết theo xưởng), sổ cái TK156( chi tiết theo kho). 4.5 Kiểm kê vật liệu. Tại các kho hàng, các phân xưởng trong công ty thường xuyên tồn kho một lượng vật liệu lớn, có giá trị cao. Bởi thế, bên cạnh việc tổ chức hạch toán kế toán, nhiệm vụ kế toán vật liệu cùng với những cán bộ kiểm kê khác trong ban kiểm kê cứ sáu tháng phải tiến hành kiểm kê vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn thực tế và số tồn ghi trên sổ sách. Vật liệu tại kho, tại phân xưởng nào được kiểm kê trực tiếp tại đó, lập biên bản kiểm kê. Thực tế tại công ty Dược liệu TWI, việc nhập, xuất kho vật liệu được kiểm tra cẩn thận, nếu mất mát thủ kho là người chịu trách nhiệm phải bồi thường vật chất, vì thế trường hợp này rất hiếm khi xảy ra. Sau quá trình kiểm kê xét thấy vật liệu đã hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng, công ty sẽ thực hiện việc tiêu huỷ đúng quy định. Công ty Dược liệu TWI Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Kho vật tư hoá chất Ngà Độc lập- Tự do- Hạnh phúc. Biên bản kiểm kê sáu tháng cuối năm 2002 Chúng tôi gồm: 1. Ds Hà Minh Toản Chức vụ: kỹ thuật kho. 2. Nguyễn Thị Ngà Chức vụ: Thủ kho. 3. Trần Thị Huệ Chức vụ: Kế toán kho. Cùng kiểm kê các vật tư sau: TT Tên nguyên phụ liệu Đơn vị Kiểm kê Ghi chú Sổ sách Thực tế 1 2 ... Tinh dầu Bouque 690 Magne Lactatdihydrat ... kg kg 10 502 950 10 502 950 Huỷ 2500 Kĩ thuật kho Thủ kho Kế toán (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Biểu 2.21 Khi phát hiện có chênh lệch, kế toán ghi sổ theo định khoản: - Nếu vật liệu thừa trong kiểm kê: Nợ TK 152: vật liệu thừa tại xưởng. Nợ TK 1561: vật liệu thừa tại kho. Có TK3381: Giá trị vật liệu thừa của công ty. - Nếu vật liệu thiếu trong kiểm kê: Nợ TK 1381: Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý. Có TK 152: vật liệu thừa tại xưởng. Có TK 1561: vật liệu thừa tại kho. Và được xử lý như sau: +Trường hợp 1: Thiếu trong định mức do hư hao hoặc quá hạn sử dụng cần tiêu huỷ, kế toán tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK1381: Giá trị vật liệu thiếu. + Trường hợp 2: Thiếu ngoài định mức, thủ kho phải bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt. Nợ TK 334: Trừ vào lương. Có TK1381: Giá trị vật liệu thiếu. Trên cơ sở các nghiệp vụ phát sinh trong tháng( nhập, xuất, kiểm kê), cuối tháng kế toán kho lập bảng kê 4 (ghi Nợ và ghi Có TK156 ), từ đó lập sổ cái TK156( theo kho), cũng như kế toán đối tượng sử dụng lập sổ cái TK152 (theo đối tượng sử dụng). Số liệu từ các sổ này được chuyển cho kế toán tổng hợp lập sổ cái TK152 và sổ cái TK156 tổng hợp như sau: Biểu 2.22 Công ty Dược liệu TWI Bảng kê số 4 Phòng kế toán Kho vật tư hoá chất (Ngà) Từ ngày 01/01/2003 Đến ngày 31/01/2003 Tồn đầu: 6 649 907 580 Tên tài khoản Số tiền (Ghi Nợ TK156) Số tiền ( Ghi Có TK156) +1561002 Giá mua hh kho vật tư hoá chất - 1520001 VL xưởng Đông Dược - 1520002 VL xưởng Viên - 1520003 VL xưởng Mỹ Đình - 1520008 Nghiên cứu xưởng Viên - 1541003 CPSXKD dở dang xưởng Mỹ Đình - 1561010 Giá mua HH cửa hàng Bái - 1561011 Giá mua HH cửa hàng Phi Nga - 331 Thanh toán với người bán - 6321001 Giá vốn hàng- Phòng X. khẩu - 6322002 GV hàng bán kho VT hoá chất - 6411014 PXK- T/truyền, Q/cáo,G/thiệu SP Tổng cộng Tồn cuối 734 393 600 5 633 141 625 51 990 348 914 833 606 392 829 600 3 057 500 844 527 947 741 079 500 000 000 215 751 867 751 650 6 367 535 225 2 924 483 597 10 092 959 208 Người lập Kí duyệt Biểu 2.23 Công ty Dược liệu TWI Sổ cái TK1520002 Phòng kế toán Nguyên liệu, vật liệu xưởng Viên. Từ ngày 01-01-2003 Đến ngày 31-01-2003 Số đầu kì Nợ: 3 471 590 331 TK ĐƯ Diễn giải Số tiền Số dư Tiền nợ Tiền có Tiền nợ Tiền có 1532 1561001 1561002 1561004 1561016 331 6210002 Bao bì luân chuyển Giá mua HH kho nam, bắc Giá mua HH (Ngà) h.chất Giá mua HH kho Hải Giá mua HH kho Bằng Phải trả người bán Chi phí sxdd xưởng Viên 151 389 739 20 850 940 914 833 606 1 564 100 2 640 000 12 596 626 2 217510710 3 622 980 070 3 643 831 010 4 558 664 616 4 560 228 716 4 562 868 716 4 575 465 342 2 357 954 632 Tổng: 1 103 875 011 2 217510710 2 357 954 632 Ký duyệt Người lập Biểu 2.24 Công ty Dược liệu TWI Sổ cái TK1520000 Phòng kế toán Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày:01-01-2003 Đến ngày 31-01-2003 Số đầu kì Nợ: 4 828 111 500 TKĐƯ Diễn giải Số tiền Số Dư Tiền nợ Tiền có Tiền nợ Tiền có 1532 1561001 1561002 ... 331 1541002 ... 632 Bao bì luân chuyển Giá mua HH kho nam, bắc Giá mua HH (Ngà) h.chất Phải trả người bán Chi phí sxdd Xưởng Viên Giá vốn hàng bán 167 121 711 84 605 335 1 362 711 054 96 511 516 66 224 551 93 731 145 4 995 233211 5 083 619496 6 446 330550 6 586 382703 6 520 158152 3 952 247840 Tổng: 1 762 173 214 2 638 036 874 3 952 247840 Kí duyệt Người lập Công ty Dược liệu TWI Sổ cái TK1561000 Phòng kế toán Giá mua hàng hoá Từ ngày 01-01-2003 Đến ngày 31-01-2003 Số đầu kì Nợ: 50 018 607 617 TK ĐƯ Diễn giải Số tiền Số dư Tiền nợ Tiền có Tiền nợ Tiền có 1520001 1520002 1520003 ... 1561002 632 ... NL,VL xg. ĐôngDược NL,VL xưởng Viên NL,VL xưởng Mỹ Đình GiámuaHH(Ngà)h.chất Giá vốn hàng bán 6 367 535 225 7 529 713 55 781 232 939 888 646 412 856 784 2 924 483 597 19 548 925247 49 962 826385 49 022 937739 48 610 080955 51 948 731232 32 407 335698 Tổng: 37 350 930 957 30 176 536940 65 193 001634 Kí duyệt Người lập Biểu 2.25 Tóm lại, quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dược liệu TWI được trình bày ở nội dung trên, có thể khái quát theo sơ đồ dưới đây. Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. TK111,112,311 TK331 TK156(kho) TK152 TK621 Giá không thuế Giá có thuế TK133 VAT khấu trừ TK33312 VAT hàng nhập khẩu TK111,112,311 TK331 Thanh toán người bán Thanh toán người bán Giá VL nhập khẩu (TGHT) TK154 TK3381 VL tự chế nhập kho VL ở kho thừa trong kiểm kê (TGHT) TK3381 Xuất VL cho các phân xưởng VL xưởng thừa kiểm kê TK632 TK156(cửa hàng) TK641 TK1381 Xuất VL tiêu thụ trực tiếp Xuất VL chuyển nội bộ Xuất VL hàng mấu VL ở kho thiếu trong kiểm kê Xuất VLtrực tiếp sản xuất SP TK1381 VL xưởng thiếu kiểm kê 5/ Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI. Trong các doanh nghiệp thông thường tỷ trọng vốn lưu động nhỏ hơn tỷ trọng vốn cố định trong tổng vốn kinh doanh. Nhưng so với vốn có định thì cơ cấu vốn lưu động rất phức tạp bởi để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không gián đoạn thì bắt buộc phải giải quyết các vấn đề phát sinh như: nguồn hàng, phương thức vận chuyển, bảo quản và sử dụng vật liệu. Bởi thế, việc quản lý và sử dụng tốt vốn lưu động trong điều kiện thị trường luôn biến đổi ngày càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. 5.1 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI. Vào cuối niên độ kế toán, kèm theo các báo cáo tài chính, công ty cũng tiến hành phân tích một số chỉ tiêu tài chính và đưa ra những kiến nghị cho ban giám đốc. Song các tỷ suất phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động lại chưa được tính đến. Do đó, để phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động có thể phân tích một số tỷ suất sau: Biểu 2.26 Bảng phân tích các chỉ tiêu vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI. (Đơn vị: 1000 đồng) Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1/ Doanh thu thuần 378 546 158 293 626 656 - 84 919 502 2/ Vốn lưu động bình quân 7 609 715 8 320 886 +711 171 3/ Lợi nhuận thuần từ hđ KD 5 821 525 8 612 208 +2 790 683 4/ Hệ số sức sản xuất của VLĐ(1/2) 49,75 35,29 -14,46 5/ Hệ số sức sinh lợi của VLĐ(3/2) 0,765 1,035 +0,27 6/ Tổng mức luân chuyển 468 296 014 364 267 083 -104 028 931 7/ Số vòng quay của VLĐ(6/2) 61,54 43,78 -17,76 8/ Thời gian 1 vòng quay VLĐ 5,85 8,22 +2,37 9/ Hệ số đảm nhiệm VLĐ(2/6) 0,016 0,022 +0,006 Từ bảng phân tích trên, có thể rút ra một số nhận xét sau: Trong năm 2002, doanh thu thuần của công ty giảm so với năm 2001 khoảng 84,919 tỷ đồng, đồng thời số vốn lưu động lại tăng đạt khoảng 711 triệu đồng. Như vậy, doanh thu giảm đi nhưng số vốn lưu động lại tăng chứng tỏ công ty sử dụng vốn lưu động trong việc tạo doanh thu chưa hiệu quả đã làm sức sản xuất của vốn lưu động giảm 14,46 ( 49,75- 35,29). Công ty đầu tư chưa đúng hướng cho việc mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như chưa nắm bắt được nhu cầu thị trường để đầu tư. Tuy nhiên, mặc dù doanh thu giảm nhưng lợi nhuận công ty lại tăng cao ( 2,79 tỷ) vì thế sức sinh lợi của vốn lưu động tăng 0,27. Điều này có nghĩa với một động vốn lưu động bỏ ra thì đã thu về được nhiều lợi nhuận hơn. Vốn lưu động trong suốt quá trình kinh doanh luân chuyển không ngừng qua các giai đoạn của quá trình tái sản xuất. Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động góp phần giải quyết nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Như vậy, trong kỳ kinh doanh( năm 2002), vốn lưu động quay được 43,78 vòng giảm so với năm 2001 là 17,76 vòng, thời gian một vòng quay kéo dài thêm 2,37 ngày ( 5,85- 8,22 ) và hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng 0,006 (0,016- 0,022). Vòng quay vốn lưu động giảm đã làm cho công ty khó tự chủ hơn trong kinh doanh, hiệu quả kinh doanh giảm đáng kể. Tốc độ luân chuyển vốn giảm đã gây lãng phí cho doanh nghiệp một lượng như sau: Số vốn lưu động 364 267 083 * ( 8,22- 5,85) lãng phí 360 2 398 092 ( ngàn đồng). Việc phân tích vốn lưu động tại công ty cho thấy tình hình sử dụng vốn lưu động năm 2002 kém hiệu quả hơn so với năm trước. Ngoài ra, đối với nguyên vật liệu, ta có thể xem xét tình hình sử dụng thông qua hệ số quay kho ( số vòng luân chuyển nguyên vật liệu): Biểu 2.27 Bảng phân tích các chỉ tiêu nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI ( Đơn vị: 1000 đồng) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1/ Giá trị VL xuất dùng trong kì 10 089193 19 349 912 + 9 260 719 2/ Giá trị VL bình quân 1 961 217 2 429 434 + 468 217 3/ Hệ số quay kho (1/4) ( Số vòng luân chuyển) 5,14 7,96 +2,82 4/ Số ngày dự trữ trung bình ( 360 ngày/ 3) 70 45,23 - 24,77 Hệ số quay kho nguyên vật liệu đã tăng từ 5,14- 7,96 lần ( tăng 2,82 lần) chứng tỏ từ khi nhập kho đến khi đưa vào sử dụng, vật liệu được dự trữ trong kho hợp lý hơn với khoảng thời gian 45 ngày ( đã giảm 25 ngày so với năm 2001). Cứ khoảng 1,5 tháng là vật liệu của công ty được luân chuyển. Đây là thành tích công ty cần phát huy nhằm tăng lợi nhuận. Nhìn chung, qua việc xem xét các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, có thể khẳng định tình hình quản lý ,sử dụng nguyên vật liệu hợp lý đã góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Song hiệu quả sử dụng vốn lưu động còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như: tiến độ sản xuất; tốc độ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá; tình hình thanh toán công nợ... Bởi thế, mặc dù vật liệu được sử dụng có hiệu quả hơn nhưng hiệu quả sử dụng vốn lưu động lại giảm so với năm 2001. 5.2 Mối quan hệ giữa công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Dược liệu TWI. Vật liệu là một tài sản lưu động dự trữ của công ty không những phục vụ cho nhu cầu sản xuất, nghiên cứu tại các phân xưởng mà còn tiêu thụ ra ngoài thị trường. Do đó, tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu hợp lý, khoa học là điều kiện thúc đẩy nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Điều này được thể hiện qua các giai đoạn luân chuyển của vật liệu: Thứ nhất là tình hình thu mua vật liệu. Công tác thu mua vật liệu phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ về số lượng, kịp thời gian, đúng qui cách phẩm chất. Nhờ đó, các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiến hành đều đặn, liên tục, hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất trong kì. Tổ chức hạch toán tốt quá trình này bằng cách thiết lập hệ thống chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý vật liệu. Trước khi đưa ra quyết định kí hợp đồng thu mua vật liệu, công ty cần phải nghiên cứu tình hình cung ứng loại sản phẩm trên thị trường, điều kiện của đối tác đồng thời kết hợp chặt chẽ với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, một lượng vật liệu tương đối lớn được nhập ngoại đã làm tăng đáng kể chi phí nguyên vật liệu. Do đó, để tiết kiệm hơn nữa công ty cần tìm kiếm các nhà cung cấp trong nước để hạn chế lượng vật liệu nhập ngoại. Thứ hai là tình hình dự trữ vật liệu. Ngày nay, do sự phân công lao động và chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành vật tư của doanh nghiệp khác, thêm vào đó thời gian sản xuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm đó... Do vậy, muốn bảo đảm quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục thì biện pháp duy nhất phải dự trữ vật tư. Dự trữ phải đảm bảo không chỉ đủ về số lượng mà còn đảm bảo chất lượng và giá vật liệu thu mua. Nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tăng chi phí liên quan đến bảo quản vật tư, ứ đọng vốn. Hàng năm, công ty Dược liệu TWI đều trong tình trạng thiếu vốn vì định kì phải trả lãi ngân hàng lớn, việc ứ đọng vốn sẽ làm cho quá trình trả lãi ngân hàng kéo dài gây tổn thất lớn. Tuy nhiên, nếu dự trữ không đủ sẽ dẫn tới tình trạng thiếu hụt vật liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh, gây lãng phí công suất máy móc... Thứ ba là tình hình sử dụng vật liệu. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu sẽ làm giảm chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận. Hiện nay, công ty thường xuyên lập định mức vật liệu cho sản xuất sản phẩm ( lệnh sản xuất). Công ty cần tăng cường và nâng cao sự chính xác, hiệu quả việc phân tích quá trình sử dụng vật liệu về khối lượng, định mức tiêu hao để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. Ngoài ra, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên giữa kế toán, thủ kho và các nhân viên kĩ thuật ( biên bản kiểm kê) sẽ kịp thời phát hiện tình trạng thừa thiếu vật tư để xử lý và hạn chế sự biến chất của vật liệu hay tiêu huỷ đối với các vật liệu quá hạn. Bên cạnh việc tổ chức hạch toán vật liệu hợp lý khoa học qua các giai đoạn luân chuyển như trên, công ty cũng cần phải thực hiện thêm một số các biện pháp sau: + Thực hiện việc phân tích thị trường, nghiên cứu sản xuất những sản phẩm thuốc mới đồng thời tập trung sản xuất vào những mặt hàng thế mạnh của công ty. + Một công nghệ sản xuất hiện đại sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, giảm thiểu sự lãng phí vật liệu. Công nghệ sản xuất của công ty còn nhiều hạn chế, ngoài xưởng thuốc Viên (GMP) đạt tiêu chuẩn còn ở hai xưởng Đông dược và Hoá dược ( Mỹ Đình) công nghệ còn khập khiễng, lạc hậu. Do đó, công ty cần chú trọng đầu tư hơn để cải tiến công nghệ sản xuất của hai phân xưởng này đồng thời cần đào tạo đội ngũ cán bộ kĩ thuật phù hợp vận hành công nghệ sản xuất đó. Phần III hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. 1/ Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Ytế, chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng thuốc. Hơn 30 năm qua, để tạo được một chỗ đứng vững vàng trong cơ chế thị trường ngoài việc thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ đủ về nhu cầu thuốc chữa bệnh, thực hiện chiến lược của Đảng và Nhà nước về chăm sóc sức khoẻ cộng đồng, công ty cũng không ngừng chú trọng đầu tư đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, sản phẩm của công ty đã giữ được uy tín nhất định đối với các khách hàng trong và ngoài nước. Đạt được thành tích như hôm nay, đó là cả một sự nỗ lực, cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của tập thể cán bộ nhân viên toàn công ty. Một trong những nguyên nhân tạo nên sự thành công đó là công tác hạch toán kế toán tại công ty ngày càng được hoàn thiện mà trong đó phải kể đến là hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, ban lãnh đạo công ty cũng không ngừng tìm ra các giải pháp mang tính chiến lược để khắc phục khó khăn, nhược điểm đồng thời phát huy những lợi thế riêng có của mình để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo một vị trí vững chắc trong nền kinh tế nói chung và trong các doanh nghiệp nhà nước nói riêng. Những ưu điểm. Công ty Dược liệu TWI có được cơ sở vững mạnh như hôm nay là bởi những ưu điểm sau: Một là, hiện nay công ty đã ứng dụng vi tính vào công tác kế toán, thực hiện công tác quản lý và hạch toán kế toán trên máy. Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy vi tính nên đã đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin, công tác kế toán nguyên vật liệu đã được đơn giản và khoa học hơn cho những người làm kế toán. Đồng thời công ty cũng thực hiện việc nối mạng vi tính cho các cấp quản lý đã đảm bảo được tính thống nhất đồng bộ không chỉ giữa các bộ phận kế toán mà cả ở các bộ phận quản lý trong công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống mã hoá đối với nguyên vật liệu, mã hoá và qui định nội dung của từng mã tài khoản. Hai là, việc tổ chức lập, luân chuyển hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sách đúng chế độ, biểu mẫu đã phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được sắp xếp phân loại theo tính chất hoạt động tạo điều kiện cho việc hạch toán và lập các báo cáo tài chính. Công ty đã áp dụng kế toán theo hình thức NKCT nhưng đã thiết kế lại mẫu theo Nhật kí chung - chi tiết theo từng tài khoản (trừ NKCT số 5), giúp thuận tiện hơn trong việc phân công lao động kế toán, khắc phục khó khăn khi áp dụng vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán nguyên vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và kịp thời. Đặc biệt là việc sử dụng Bảng kê số 4 để theo dõi giá trị nhập, xuất vật liệu theo từng hoạt động và cho từng đối tượng. Ba là, về tổ chức quản lý nguyên vật liệu. + Công tác thu mua nguyên vật liệu được các phòng ban thực hiện tốt. Kế hoạch thu mua vật liệu được xây dựng căn cứ vào lượng hàng bán ra của năm cũ, khả năng sản xuất của công ty và số lượng vật liệu tồn kho. Thêm vào đó, việc nghiên cứu tìm hiểu diễn biến thị trường giúp cho công ty xác định mức giá thu mua hợp lý và các nguồn cung cấp lớn. + Vật liệu được dự trữ, bảo quản trong các kho hàng. Vì thế, các kho hàng được xây dựng và trang bị có tính đến sự biến đổi khí hậu theo mùa và các quy chế quốc gia hiện hành. Công ty luôn có các nhân viên kỹ thuật thường xuyên kiểm soát độ ẩm, theo dõi điều kiện bảo quản trong khu vực bảo quản. Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải mặc trang phục làm việc. Các nguyên vật liệu được bảo quản trong bao bì cho phép tránh ảnh hưởng của ngoại cảnh. Bốn là, về thủ tục thu mua vật liệu. Khi vật liệu mua về thông thường phải được kiểm nghiệm và trong thời gian kiểm nghiệm, vật liệu tạm nhập kho. Công ty lập lệnh nhập kho, đây là căn cứ để thủ kho tạm nhập hàng. Kết thúc giai đoạn kiểm nghiệm, nếu đạt vật liệu sẽ được nhập kho chính thức thông qua phiếu nhập kho. Do đó, chính nhờ thủ tục này mà quá trình nhập kho vật liệu trở nên khoa học, giúp thực hiện tốt công tác quản lý vật liệu. Năm là, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư đã giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán, đảm bảo cho công việc dàn đều trong tháng. Mặt khác, điểm nổi bật của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho. Nhờ đó, phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, thủ kho sẽ theo dõi về mặt số lượng, xoá bỏ được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Sáu là, hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo việc theo dõi, cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào. Ngoài ra, việc áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đã củng cố chế độ mua bán có hoá đơn, chứng từ, đặc biệt trong quá trình thu mua công ty sẽ kiên quyết hơn trong việc yêu cầu người bán phải lập hoá đơn để có hồ sơ thuế đầu vào được khấu trừ. Những vấn đề bất cập. Song song với những ưu điểm nổi bật trên thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn có những tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện: - Vận dụng hệ thống máy tính vào kế toán đã mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, chương trình kế toán chưa thực sự hoàn thiện, cụ thể là công tác mã hoá. Thông thường các chương trình kế toán như FAST, EFFECT...nếu nhập chứng từ, vật tư, hàng hoá có mã trùng lập tức máy không cập nhật và báo cho người sử dụng biết nhưng tại công ty, khi kế toán viên vào chứng từ vật tư, hàng hoá có mã trùng, máy vẫn nhận và điều này gây khó khăn cho kế toán trong cân đối sổ sách. Khi có chênh lệch, kế toán phải tìm kiếm, đối chiếu với các chứng từ hoặc thực hiện song song trên cả máy tính và bằng thủ công. Ngoài ra, công ty chưa có bộ phận chuyên tiến hành việc lập kế hoạch, phân tích số liệu phục vụ quản lý. - Tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh gây phức tạp và không thực sự hiệu quả trong kế toán. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Nhưng trên thực tế tại công ty vật liệu rất đa dạng, mỗi loại vật liệu thường có nhiều đơn giá nên cách tính này gây khó khăn cho thủ kho và kế toán trong việc xác định loại vật liệu nào xuất dùng và đơn giá xuất của vật liệu đó. - Việc phân loại nguyên vật liệu theo công dụng chỉ được thực hiện tại phòng kế hoạch- kinh doanh nhập khẩu còn trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu thì các vật liệu chỉ được sắp xếp theo quy tắc từ A-> Z, được phân theo kho, chưa có sự phân loại vật liệu chính, vật liệu phụ...trong hệ thống tài khoản. Do đó, kế toán không có sự phân tích, xác định giá trị của từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ... trong tổng giá trị vật liệu và mở các sổ chi tiết tương ứng. Thêm vào đó, công ty chưa mở “ Sổ danh điểm vật tư” thống nhất áp dụng trong toàn công ty để đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi vật liệu tại mọi thời điểm. - Quá trình luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chưa hợp lý. Hiện tại, phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu của công ty lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho thành 2 liên nhưng không lưu tại phòng. Bởi thế, phòng kế hoạch không thể theo dõi số lượng nhập, xuất vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời. - Công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty chưa chặt chẽ. Định kì, các nhân viên kế toán kho hàng trực tiếp xuống kho nhận chứng từ và tính giá vật liệu theo từng chứng từ ghi vào bảng kê chứng từ hàng hoá (phiếu giao nhận chứng từ). Trên cơ sở đó, kế toán lập bảng tổng hợp tồn kho (theo từng kho) nên chỉ xác định được giá trị vật liệu tồn đầu kì và cuối kì về mặt hiện vật và giá trị, không xác định được giá trị vật liệu nhập, xuất của kho trong tháng đó. - Một số nghiệp vụ kế toán hạch toán thiếu chính xác như: hạch toán mua vật liệu, nhập khẩu, kiểm kê. Thêm vào đó, kế toán đã bỏ qua việc hạch toán đối với hàng đang đi đường, gây ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc xác định giá trị hàng tồn kho vào cuối tháng. - Tại công ty, số lượng vật liệu nhập kho hàng ngày tương đối lớn. Vì thế, vật liệu tồn trong các kho hàng là rất nhiều, giá cả mặt hàng thuốc có nhiều biến động do chịu sự cạnh tranh, lại chỉ bảo quản được một thời gian nhất định, hàng năm công ty phải bán hạ giá những mặt hàng sắp hết hạn và phải huỷ bỏ số lượng kém phẩm chất, quá hạn. Điều này đã gây tổn thất lớn cho công ty. 2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. 2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu duy nhất là tối đa hoá lợi nhuận. Để làm được điều này, trước hết công tác kế toán phải thực sự trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của bộ máy kế toán, do đó có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của công tác kế toán. Để đảm bảo giảm thiểu chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, biện pháp chủ yếu là sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Trên thực tế, công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty vẫn còn hạn chế cần phải khắc phục. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu không những giúp cho việc quản lý mà còn cung cấp kịp thời những thông tin cho việc phân tích, kiểm tra, giám sát cũng như quá trình lập kế hoạch tiêu hao vật liệu cho sản xuất sản phẩm, giảm hư hỏng thất thoát không đáng có. Việc hoàn thiện hạch toán vật liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau: + Phải đảm bảo sử dụng thống nhất hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. + Tổ chức bộ máy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ quản lý hành chính để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với qui mô, đặc điểm hoạt động của công ty, phải chú ý đến việc đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác tính toán. + Không ngừng tiếp cận chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đảm bảo phù hợp với các qui định của ngành. + Mọi hoạt động kế toán phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ, có hiệu quả phục vụ cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI. Qua thời gian tìm hiểu thực tế kết hợp với nghiên cứu chế độ kế toán hiện hành và trong phạm vi bài viết, em xin đề xuất một số ý kiến hoàn thiện các vấn đề sau: Vấn đề 1: Hoàn thiện chương trình phần mềm kế toán và thiết lập bộ phận kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. Do hệ thống phần mềm kế toán chưa hiệu quả (chưa mã hoá), gây khó khăn trong công việc kế toán. Vì thế, công ty cần đầu tư hơn nữa khắc phục nhược điểm này. Để có được các thông tin đáng tin cậy được xử lý có hiệu quả nhất, kế toán quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Công ty Dược liệu TWI vừa là một doanh nghiệp sản xuất đồng thời kinh doanh buôn bán nên cần phải xây dựng việc lập kế hoạch cho chi phí nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất hay việc lập các báo cáo kế hoạch mua hàng, tình hình hàng cần phải mua vào trong kì, tình hình bán lẻ, bán buôn để xác định giá vốn hàng bán khi tiêu thụ trong kì. Ngoài ra, cùng với việc phân tích các tỷ suất đầu tư, tỷ suất thanh toán... kế toán cũng cần hướng tới phân tích các tỷ suất đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói chung và sử dụng nguyên vật liệu nói riêng. Vấn đề 2: Hoàn thiện phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn với đơn giá khác nhau. Mỗi một vật liệu có nhiều đơn giá nên gây nhiều phức tạp lớn trong việc xác định giá trị vật liệu xuất kho. Hiện công ty đang áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đối với nguyên vật liệu xuất kho. Vì thế, khối lượng công việc kế toán trở nên đã phức tạp lại càng phức tạp hơn. Để giảm nhẹ khối lượng công việc, công ty nên áp dụng tính giá theo phương pháp bình quân dự trữ (bình quân cuối kỳ). Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán xác định đơn giá bình quân để tính giá thực Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kì nhập trong kì thế vật liệu xuất dùng trong kì. = Đơn giá VL bình quân cả kì dự trữ Số lượng VL + Số lượng VL tồn đầu kỳ nhập trong kì * = Giá thực tế VL Số lượng VL Đơn giá VL bình quân xuất trong kì xuất trong kì cả kì dự trữ Theo ví dụ về nguyên vật liệu Tetraxyclin trong kho Ngà (phần II- mục 2.2.2), khi đó kế toán xác định đơn giá bình quân cả kì dự trữ như sau: Tồn kho : 750 kg - Đơn giá: 179 800 đồng/ kg. Trong tháng 01/2003, có tài liệu về xuất kho như sau: Ngày 07/01/2003: xuất 700 kg. Ngày 13/01/2003: nhập 3000 kg- Đơn giá: 184 450 đồng/ kg. Ngày 15/01/2003: xuất 2000 kg. Ngày 22/01/2003: nhập 2000 kg- Đơn giá: 182 900 đồng/ kg. = Đơn giá VL bình quân 750* 179 800+ 3000* 184 450+ 2000* 182 900 = cả kỳ dự trữ. 750+ 3000+ 2000 183 304 đồng/ kg. -> Tổng giá trị vật liệu xuất kho = ( 700+ 2000 )* 183 304 = 494 920 800 đồng. Vấn đề 3: Thống nhất trong việc phân loại vật liệu, từ đó thiết lập các tài khoản chi tiết tương ứng và xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Hiện nay, tại phòng kế toán của công ty, vật liệu được phân loại và mã hoá trên máy vi tính như: NL( nguyên liệu), BB(bao bì)...Nhìn vào cách phân loại này, kế toán viên thường khó xác định loại vật liệu chính, phụ..., sự phân biệt chủ yếu là do tiếp xúc công việc nhiều hoặc nếu không sẽ phải tra cứu trên danh sách vật liệu cần thiết sản xuất loại sản phẩm đó. Sự phân loại vật liệu theo công dụng chỉ tập trung ở phòng kế hoạch kinh doanh- nhập khẩu, phục vụ cho việc lập kế hoạch, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm dự tính. Do vậy, TK152 ( nguyên liệu, vật liệu) chỉ được mở chi tiết theo từng kho của phân xưởng như: TK1520001: Nguyên liệu, vật liệu xưởng Đông Dược. TK1520002: Nguyên liệu, vật liệu xưởng Viên. ... Với cách chi tiết tài khoản đó, kế toán không thể xác định giá trị của vật liệu chính, vật liệu phụ... Đây là một hạn chế lớn. Vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại chi tiết hơn như sau: Trước tiên, các nguyên vật liệu cần được mã hoá cụ thể như: NLC ( vật liệu chính), NLP ( vật liệu phụ)...kèm theo tên vật liệu. Theo đó, chương trình máy tính phân loại vật liệu và in các sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết theo từng đối tượng sử dụng. Sau đó, TK152 ( Nguyên liệu, vật liệu) cần được chi tiết như sau: TK1521- Nguyên liệu, vật liệu chính. TK1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ. TK1523- Nhiên liệu. TK1524- Phụ tùng thay thế. TK1528- Vật liệu khác xưởng Đông Dược. Để đảm bảo tính khoa học và hợp lý, việc áp dụng cách phân loại thống nhất giữa các phòng sẽ tạo những thuận lợi hơn trong việc hạch toán- theo dõi nhập, xuất, tồn; đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tiêu hao từng loại vật liệu. Ngoài ra, việc quản lý theo tên các nguyên vật liệu rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đồng thời quản lý thông tin sẽ khó chi tiết lại không thể kịp thời cho từng loại vật liệu. Để giải quyết hạn chế này, công ty nên mở “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Trên cơ sở kết hợp với việc chi tiết TK152 như trên và việc phân loại theo từng nhóm vật liệu, kế toán mở sổ danh điểm như sau: Biểu 3.1 Sổ danh điểm nguyên vật liệu Ký hiệu Tên qui cách, nhãn hiệu nguyên vật liệu ĐV tính Đơn giá Ghi chú Loại nhóm Số danh điểm I 1521 1521.01 1521.01.1 1521.01.2 ... 1521.02 1521.02.1 ... VL chính. Nhóm thuốc thường Artesunat Dexamethazone Acetate BP Nhóm thuỗc hoá nghiệm Artemisinin ... Kg Kg Kg Lập sổ danh điểm có ý nghĩa trong việc thống nhất tên gọi vật liệu, thống nhất qui cách, mã số, phẩm chất, đơn vị tính...; thống nhất mở thẻ kho, mở sổ chi tiết vật liệu; tạo điều kiện đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán. Đặc biệt sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho tại bất kì thời điểm nào theo giá hạch toán. Bởi việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ, kế toán không thể theo dõi giá trị vật liệu xuất kho và tồn trong tháng mà chỉ xác định vào thời điểm cuối tháng. Như vậy, song song việc áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ thì việc lập sổ danh điểm vật liệu luôn là một giải pháp phù hợp. Vấn đề 4: Hoàn thiện luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Khi có nhu cầu nhập vật liệu, phòng kế hoạch lên kế hoạch thu mua, tiến hành thu mua và lập phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên giao cho kế toán thanh toán, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu. Phiếu xuất kho cũng do phòng kế hoạch lập 2 liên khi bộ phận sử dụng có yêu cầu: 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu, 1 liên do kế toán bộ phận sử dụng giữ. Như vậy, cả 2 liên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đều không được lưu tại phòng kế hoạch đã gây hạn chế trong việc theo dõi số lượng nhập, xuất vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời. Hoàn thiện vấn đề này, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho phải lập thành 3 liên, trong đó 1 liên sẽ được lưu tại phòng kế hoạch. Vấn đề 5: Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Có thể nói, công tác hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty tương đối tốt với sự phân công công việc rõ ràng giữa kế toán và thủ kho. Nhưng việc áp dụng phương pháp sổ số dư không lập bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn mà lập bảng tổng hợp tồn kho - chỉ xác định số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, do đó không xác định được giá trị nhập, xuất vật liệu trong kì. Vì vậy công ty nên sử dụng Bảng luỹ kế nhập - xuất- tồn thay cho Bảng tổng hợp tồn kho theo mẫu sau: Biểu 3.2 Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Tháng...năm... Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ... Đến... Từ... Đến... Cộng nhập Từ ... Đến... Từ ... Đến... Cộng xuất Khi đó, việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dược liệu TWI như sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê chứng từ hàng hoá (nhập) Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Bảng kê số 4 Bảng kê chứng từ hàng hoá (xuất) Sơ đồ 3.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dược liệu TWI Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Vấn đề 6: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ mua vật liệu. + Nguyên vật liệu tại công ty được bảo quản chủ yếu trong kho vật tư hóa chất Ngà và nằm rải rác trong một số các kho hàng khác. Các nghiệp vụ nhập kho vật liệu rất lớn, diễn ra thường xuyên, liên tục hàng ngày. Tuy nhiên để đơn giản trong khâu hạch toán, kế toán đã đồng nhất hạch toán nhập kho vật liệu như nhập các hàng hoá thông thường. Từ đó, kế toán phản ánh vào TK156. Chỉ khi nào vật liệu được xuất dùng cho các phân xưởng phục vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm, khi đó kế toán thực hiện bút toán kết chuyển từ TK156 (chi tiết theo kho) sang TK152 (chi tiết theo xưởng) nhưng nếu vật liệu xuất bán, luân chuyển nội bộ thì vẫn phản ánh trên TK156. Hơn nữa, đối với vật liệu do các phân xưởng tự chế nhập kho kế toán cũng phản ánh vào TK156. Chính phương pháp hạch toán như vậy đã gây khó khăn trong quá trình theo dõi vật liệu. + Thêm vào đó, đối với nghiệp vụ nhập khẩu vật liệu, khi phản ánh giá trị vật liệu nhập kho phải sử dụng TGTT nhưng kế toán vẫn sử dụng TGHT và theo đó giá trị vật liệu nhập kho được ghi tăng một lượng đáng kể ( do TGHT của công ty bao giờ cũng lớn hơn so với TGTT). Kết quả là chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tăng, giá vốn hàng bán tăng và vô hình chung công ty sẽ giảm một lượng thuế phải nộp nhất định. Kế toán cũng không phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp TK3333 mà gộp vào TK331. Do đó, hoàn thiện 2 nhược điểm này , kế toán phải tách rời việc hạch toán nguyên vật liệu ra khỏi hàng hoá và phải tính giá thực tế vật liệu nhập khẩu theo TGTT, phần chênh lệch giữa TGHT và TGTT được đưa vào TK413( chênh lệch tỷ giá). Khi đó, kế toán định khoản như sau: - Nguyên vật liệu mua trong nước , kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết ): Giá vật liệu nhập kho chưa thuế. Nợ TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán. - Nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu nhập kho (TGTT). Nợ (Có ) TK413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT). Có TK331(chi tiết): Phải trả người bán(TGHT). Các hình thức nhập, xuất vật liệu khác, kế toán vẫn phản ánh tương tự nhưng thay TK156 thành TK152. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 04/NL/01/03 ( Biểu 2.8- nhập ngoại), kế toán phải tiến hành xác định lại như sau: Giá vật liệu nhập kho = 8852,25* 15 363 = 135 997 117 đồng. Thuế nhập khẩu phải nộp = 804,75* 15 363 = 12 363 374 đồng. Phải trả người bán = 8047,5 * 15 500 = 124 736 250 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK152( Ngà): 135 997 117 (TGTT). Nợ TK413: 1 102 507 Có TK3333: 12 363 374 (TGTT). Có TK331: 124 736 250 (TGHT). Vấn đề 7: Hoàn thiện hạch toán hàng mua đang đi đường. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc thu mua vật liệu được đáp ứng kịp thời, có cầu lập tức sẽ có cung. Nhưng do công ty phải nhập một số loại vật liệu ở các tỉnh xa và một số vật liệu nhập khẩu nên thực tế tại công ty vẫn có trường hợp cuối tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về và kế toán không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về có phiếu nhập kho, kế toán vật liệu mới tiến hành ghi sổ kế toán. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho của công ty tại thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Khắc phục nhược điểm này, công ty cần sử dụng TK151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán vật liệu đang đi đường vào cuối tháng. - Nếu cuối tháng, chứng từ về hàng chưa về, kế toán ghi: + Nếu vật liệu mua trong nước Nợ TK151: Trị giá hàng mua chưa có thuế. Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331(chi tiết): Tổng giá thanh toán. + Nếu vật liệu nhập khẩu Nợ TK151: Trị giá hàng nhập khẩu (TGTT). Nợ (Có )TK413: Chênh lệch tỷ giá. Có TK331( chi tiết): Tổng giá thanh toán người bán(TGHT). Có TK3333: Thuế nhập khẩu phải nộp (TGTT). Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK3331(33312): Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu. - Sang tháng sau, hàng về, kế toán ghi: Nợ TK152(chi tiết) Kết chuyển hàng đi đường Có TK151 nhập kho. TK331(chi tiết) TK133 TK151 TK152(chi tiết) Trị giá hàng đi đưòng không thuế VAT khấu trừ Hàng đi đường về nhập kho TK413 TGHT>TGTT TGHT<TGTT Thuế NK phải nộp TK3333 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ hạch toán hàng mua đi đường Vấn đề 8: Hoàn thiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Do đặc điểm của mặt hàng thuốc chỉ sử dụng trong một thời gian nhất định, để bảo quản cần thường xuyên kiểm tra, chọn lọc những vật liệu nào có thời hạn sử dụng ít hơn sản xuất hoặc tiêu thụ trước và loại bỏ những vật liệu hết thời hạn sử dụng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện công ty tiến hành kiểm kê vật liệu sáu tháng một lần nên không tránh khỏi phải hủy một lượng lớn các vật liệu hết hạn sử dụng. Công ty cần lập lại thời hạn kiểm kê có thể 3 tháng một lần. Các nguyên vật liệu nào khi có quyết định huỷ bỏ hoặc thiếu trong định mức, kế toán tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa hợp lý, chưa phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Vì vậy, kế toán phải chuyển các khoản thiệt hại này vào giá vốn hàng bán theo định khoản sau: Nợ TK632: Giá vốn hàng bán. Có TK1381: Giá trị vật liệu hao hụt trong định mức hoặc huỷ bỏ. Vấn đề 9: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để phù hợp với mức độ phức tạp của công việc, tránh những tổn thất về hàng tồn kho, công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và sử dụng tài khoản sau: TK159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho): Việc hạch toán trên tài khoản này theo dõi được những giảm sút có thể xảy ra của hàng tồn kho, điều này rất phù hợp với doanh nghiệp khi có một lượng hàng tồn kho lớn và thường xuyên biến động. Nhờ có tài khoản này, bảng cân đối kế toán sẽ phản ánh chính xác hơn thực tế . Mặt khác, việc lập dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí nên sẽ làm giảm lợi nhuận, từ đó giảm khoản thuế hợp lý phải nộp trong kỳ. Cuối niên độ kế toán , công ty lập dự phòng cho các vật liệu mà giá trên thị trường tại thời điểm lập thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. = Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức giá đơn vị giảm của cho giảm giá hàng tồn kho bị giảm giá * thị trường so với giá ghi sổ tồn kho tại thời điểm lập. tại thời điểm lập báo cáo năm. + Căn cứ vào đó, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch: Nợ TK632: Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK159: Mức dự phòng cần lập. + Cuối năm sau: i/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch bằng mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán không điều chỉnh dự phòng. ii/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch lớn hơn mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán lập bổ sung số thiếu. Nợ TK632( chi tiết) Số chênh lệch. Có TK159 iii/ Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của năm trước, kế toán hoàn nhập số thừa. Nợ TK159 Số chênh lệch. Có TK632 (chi tiết) Vấn đề 10: Đề xuất đối với các cấp quản lý và chế độ kế toán. - Các doanh nghiệp nhà nước hiện nay hàng năm phải hoàn thành các chỉ tiêu về lợi nhuận, doanh thu...do cấp trên giao. Với các chỉ tiêu đó, tiền lương cán bộ, công nhân viên sẽ đạt ở một mức nhất định. Do đó, một thực tế đặt ra là nhiều doanh nghiệp mặc dù đang trên đà phát triển nhưng do nợ đọng ngân hàng một lượng vốn lớn từ trước nên phải trả lãi ngân hàng lớn nên lợi nhuận giảm mạnh. Nếu công ty tiếp tục trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi phí tăng, lợi nhuận giảm và sẽ được giảm một khoản thuế đáng kể phải nộp Nhà nước. Song ngược lại lợi nhuận giảm dẫn đến việc không hoàn thành chỉ tiêu do cấp trên giao, từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của cán bộ, công nhân viên. Đó là lý do tại sao một số doanh nghiệp dù biết rõ nhưng không trích lập dự phòng. Đây là vấn đề mà các cơ quan ban, ngành cần xem xét lại. - Phương pháp hạch toán thuế khấu trừ còn nhiều bất cập. Theo kế toán Pháp , nếu số thuế GTGT ( TVA) thu hộ Nhà nước lớn hơn số thuế GTGT được khấu trừ thì doanh nghiệp phải nộp số thuế chênh lệch đó theo hàng thàng hoặc hàng quý, ngược lại nếu nhỏ hơn doanh nghiệp không phải nộp thuế mà chuyển sang tháng sau khấu trừ. Đây là ưu điểm của kế toán Pháp vì tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạch toán, thu thuế và chỉ nộp cho Nhà nước phần chênh lệch, doanh nghiệp không phải rơi vào tình trạng người đi xin- xin lại khoản thuế khấu trừ như kế toán Việt Nam. Vì thế, cần sửa đổi cách thức nộp thuế như kế toán Pháp để tạo ra sự bình đẳng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Thêm vào đó, việc tính thuế theo hai phương pháp khấu trừ và trực tiếp tạo ra sân chơi không bình đẳng, làm xuất hiện nhiều hoá đơn, chứng từ giả, khống, thiếu độ tin cậy, có những mặt hàng, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ có số thuế GTGT phải nộp nhiều hơn so với việc áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Vì vậy, chúng ta nên chỉ áp dụng một phương pháp tính thuế duy nhất theo phương pháp khấu trừ và một loại hoá đơn. Các doanh nghiệp sẽ kiên quyết yêu cầu người bán lập hoá đơn để có hồ sơ thuế đầu vào được khấu trừ. Từ đó, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ nghiêm túc thực thi theo chế độ tài chính- kế toán. Trên đây là một số đề xuất đóng góp hướng điều chỉnh những nội dung cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dược liệu TWI nhằm phát huy những tác động tích cực và khắc phục những tiêu cực nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán công ty trong thời gian tới. Kết luận Một thực tế hiện nay cho thấy, cùng vận hành trong cơ chế thị trường, bên cạnh những doanh nghiệp làm ăn yếu kém cũng không có ít các doanh nghiệp đang khẳng định vị trí trên thương trường. Do đó, việc đổi mới cơ chế quản lý là một đòi hỏi tất yếu của mỗi doanh nghiệp mới có thể tồn tại trên thương trường. Các doanh nghiệp không ngừng tìm ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm. Để làm được điều này, đòi hỏi các cấp quản lý trong doanh nghiệp phải chú ý hơn nữa đến việc quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất, tăng lợi nhuận và hạ thấp giá thành. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dược liệu TWI, xét trên một phương diện nào đó, có thể rút ra một số nhận xét sau: nhìn chung công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng tại công ty được thực hiện tương đối tốt, có được sự tổ chức phối hợp giữa các phòng, ban lập kế hoạch thu mua, sản xuất, tiêu thụ. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác này cũng tồn tại một số hạn chế đòi hỏi cần có giải pháp tháo gỡ. Trong quá trình viết luận văn, người viết luôn cố gắng nắm bắt những điểm chung cũng như những điểm riêng có, từ đó đưa ra nhận xét của cá nhân. Mong rằng nội dung của luận văn thể hiện được tính ưu việt trong việc tìm ra các giải pháp của các cấp quản lý công ty để công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý hữu hiệu.