Luận văn Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái

): Giá trị thừa chưa rõ nguyên nhân. * Đối với thành phẩm xuất kho: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Nợ TK 641, 642: Hàng mẫu, quà tặng Có TK 155: Giá thành thực tế của thành phẩm. - Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê kho thành phẩm: Nợ TL 642: Thiếu trong định mức. Nợ TK 138: Thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 155: Giá trị sản phẩm thiếu Có thể khái quát sơ đồ hạch toán tổng hợp thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái như sau: TK 154 TK 155 TK 632 Sản phẩm hoàn thành nhập kho Xuất bán TK 632 TK 641, 642, 138 Sản phẩm đã bán bị trả lại Sản phẩm thiếu khi kiểm kê, Sp biếu tặng, hàng mẫu TK 642, 338 Sản phẩm thừa khi kiểm kê Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thành phẩm, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ Cái TK 155. Cuối kỳ kế toán cộng sổ Cái, đối chiếu với bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để đảm bảo tính khớp đúng. Ví dụ: Tháng 10/ 2003, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 2722 (Biểu số 3- trang 45)... để ghi vào sổ Nhật ký chung như sau: Biểu số 8 Sổ Nhật ký chung Năm 2003 (trích) Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái SH TK Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... .... 2722 03/10 Nhập kho thành phẩm từ PXI 155 154 10.824.110 10.824.110 ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau Từ sổ Nhật ký chung, kế toán lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 155 (trang sau): Biếu số 9 Sổ Cái Tài khoản 155 Năm 2003 (trích quý IV/ 2003) Chứng từ Diễn giải Trang SNK TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.047.367.072 2722 03/10 Nhập kho thành phẩm từ PX I 154 10.824.110 ... ... ... ... ... ... 3041 31/12 Giá vốn thành phẩm xuất bán 632 2.743.380.974 Cộng phát sinh 1.937.713.530 2.199.458.780 Số dư cuối kỳ 785.621.822 Trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái có thể khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc về N – X thành phẩm Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 155 Sổ Cái TK 155 Bảng tổng hợp N- X- T Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán thành phẩm theo hình thức Nhật ký chung 2. Hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái 2.1. Tài khoản, chứng từ sử dụng 2.1.1. Tài khoản sử dụng Để phản ánh và giám sát tình hình tiêu thụ một cách có hiệu quả, tại xí nghiệp sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán quá trình tiêu thụ: Tài khoản 155 “Thành phẩm”. Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”. Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”. Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”. Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Tài khoản 911” Xác định kết quả kinh doanh”. Ngoài ra, để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng và để hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ, kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: TK 131, 111, 112, 3331... 2.1.2. Chứng từ sử dụng: Trong công tác tiêu thụ thành phẩm, chứng từ ban đầu sử dụng là "Hoá đơn GTGT" mẫu số: 01 GTKT- 3LL và mẫu số: 01 GTKT- 2LN do Bộ tài chính phát hành. Trên hoá đơn phải có đầy đủ các cơ sở pháp lý thì mới được xác định là có giá trị để xuất hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên: - Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn. - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Kế toán lưu và là căn cứ ghi sổ kế toán. Trên hoá đơn GTGT phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản của doanh nghiệp người mua và người bán, mã số thuế của người mua, người bán phải ghi đầy đủ theo mã số do cơ quan thuế cấp (nếu các đơn vị, cá nhân mua hàng không có mã số thuế thì người bán hàng phải gạch bỏ (gạch chéo) vào ô của đơn vị, cá nhân mua hàng. Đặc biệt trên hoá đơn GTGT phân biệt rõ ràng 2 yếu tố: - Giá bán ghi trong hoá đơn GTGT là giá bán chưa có thuế GTGT. Đây là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu tiêu thụ. - Phải ghi rõ thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT trong Hoá đơn để bên mua (nếu là doanh nghiệp) tính khấu trừ và người tiêu dùng biết rõ số tiền thuế mà mình đã đóng góp cho Nhà nước. Đồng thời kế toán căn cứ hoá đơn GTGT ghi vào bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu ra để làm căn cứ tính thuế với cơ quan thuế. Ngoài ra kế toán sử dụng phiếu thu, giấy báo Có, tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ hợp lý. 2.2. Hạch toán chi tiết Kế toán chi tiết thành phẩm tiêu thụ trên "Sổ chi tiết bán hàng". Sổ này được mở cho các mã hàng thành phẩm theo từng quý nhằm theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm trong quý đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Căn cứ vào số lượng và đơn giá mà khách hàng và xí nghiệp thoả thuận trong hợp đồng, kế toán nhân với tỷ giá ngoại tệ thực tế để tính ra doanh thu theo đồng Việt Nam. Biểu số 10 Sổ chi tiết bán hàng (Trích) Quý IV/ 2003 Ngoại tệ: USD Chứng từ Khách hàng Mã hàng TK ĐƯ Tỷ giá Doanh thu SH NT Nguyên tệ VNĐ ... 3015 3016 3017 3113 ... 16/10 18/10 25/10 02/11 ... ... Otto Poong shin Blooming Poong shin ... Dayton # 8568 F711 ... 112 131 131 131 ... 15.578 15.576 15.574 15.578 ... 275 1.648 1.153,5 8.991,1 ... 4.283.950 25.669.248 17.964.609 140.063.356 ... Cộng phát sinh 412.584,63 6.337.159.505 Điều chỉnh 413 15.574 412.584,63 30.531.263 Cộng 412.584,63 6.367.690.768 Khoản giảm trừ 532 531 8.141.320 3.301.835 Doanh thu thuần 6.356.247.613 2.3. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” do doanh nghiệp lập và đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu: - Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi: Nợ TK 111, 112: Tổng số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT). Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của sản phẩm. Căn cứ vào các hoá đơn GTGT, chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết TK 111, TK 112, TK 3331. - Nếu khách hàng mua chịu: Nợ TK 131: Tổng số tiền ghi trên hoá đơn. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 3331: Thuế GTGTđầu ra của sản phẩm. Ví dụ: Ngày 02/ 11/ 2003, xí nghiệp xuất bán chịu thành phẩm cho khách hàng Poong Shin có hoá đơn sau (tỷ giá hạch toán trong kỳ: 1USD = 15.500 đồng, tỷ giá thực tế: 1USD = 15.578 đồng): Biểu số 11 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 3: (Dùng để thanh toán) BR/ 01 - B Ngày 02 tháng 11năm 2003 Số: 3113 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Thái Bình - Xí nghiệp may XK Việt Thái Địa chỉ: Số 100 đường 10 phường Quang Trung- Thái Bình. Số tài khoản: 710N - 00042 Điện thoại: 036 831686 MS: 1 000 215 007- 1 Họ tên người mua hàng: Hãng POONG SHIN CO. LTD. Đơn vị: Nước Hàn Quốc Số tài khoản:............................... Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: ........................................... STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) 1 CARGO HOSE Chiếc 175 4,18 731,5 2 HARRISON PANTS Chiếc 10 3,5 35 3 # 8568 YARRA PASNT Chiếc 405 4,07 1.648,35 4 FREETIME GASGAS Chiếc 140 4,5 630 5 X - SERIES ASNT Chiếc 540 3,2 1.728 6 XX - SERIES Chiếc 385 3,2 1.232 7 GASGASS PANTS Chiếc 150 3,5 525 8 TOURING PANTS Chiếc 195 2,75 536,25 9 GIBSON Chiếc 550 3,5 1.925 Cộng 8.991,1 Tiền thuế GTGT (thuế suất 0 %): 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.991,1 USD Số tiền bằng chữ: Tám nghìn chín trăm chín mươi mốt Đô la Mỹ một Cent. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 21- trang 71) theo định khoản: Nợ TK 131: 139.362.050 Nợ TK 413: 701.306 Có TK 511: 140.063.356 Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ Cái TK 511: Biểu số 12: Sổ Cái Tài khoản 511 Năm 2003 (trích quý IV/ 2003) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 ... ... ... 3113 02/11 Bán thành phẩm cho Poong Shin 131 413 139.362.050 701.306 ... ... ... 3203 30/12 Doanh thu tiền thêu 112 121.249.673 30/12 KC giảm giá hàng bán 532 8.141.320 KC hàng bán bị trả lại 531 3.301.835 KC doanh thu 911 6.356.247.613 Số phát sinh 6.367.690.768 6.367.690.768 Dư cuối kỳ 0 0 Để nắm tình hình thanh toán và thu tiền bán hàng theo phương thức bán chịu, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng. Ví dụ: Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với khách hàng: hãng Poong shin: Căn cứ vào hoá đơn số 3113 bán thành phẩm cho hãng Poong Shin chưa thu tiền, kế toán mở sổ chi tiết TK 131 và ghi như sau: Biểu số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Quý IV/ 2003) Tài khoản: 131 Khách hàng: hãng Poong shin Loại ngoại tệ: USD Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có USD VNĐ USD VNĐ Số dư đầu kỳ 1.100 17.050.000 3113 3114 ... 2/11 7/11 ... Xuất TP bán Giảm giá 1% ... 511 532 8.991,1 139.362.050 89,911 1.393.621 Cộng số PS 18.253,4 282.927.700 16.821,34 260.730.770 Dư cuối kỳ 2.532,06 39.246.930 * Đối với các nghiệp vụ bán hàng, bên cạnh việc theo dõi, phản ánh doanh thu, giá vốn... kế toán còn phải tập hợp theo dõi về thuế GTGT. ở xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ, hàng xuất khẩu thuế đầu ra bằng 0%, hàng bán trong nước thuế suất đầu ra bằng 10%. Để phản ánh nghĩa vụ và tình hình nộp thuế của xí nghiệp đối với nhà nước, kế toán mở TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. Cuối tháng căn cứ vào các hoá đơn GTGT kế toán vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra theo mẫu 02/GTGT, mỗi hoá đơn được ghi một dòng, khi có thông báo của cơ quan thuế, kế toán tập hợp "Tờ khai thuế GTGT". Trong tờ khai thuế sẽ khai cụ thể các dòng với các loại hàng hoá với mức thuế suất khác nhau. Ví dụ: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về sản phẩm bán ra trong tháng 10/ 2003, kế toán đã tập hợp và lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra như sau: Biểu số 14 Công ty xnk thái bình Xí nghiệp may xk việt thái Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) Tháng 10 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Xí nghiệp may Xuất khẩu Việt Thái. Mã số thuế: 1000215007-1 Địa chỉ: Số 100 đường 10 phường Quang Trung – thị xã Thái Bình Chứng từ Tên khách hàng Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT Ghi chú SH NT 3012 02/10 Hãng Poong shin 276.868.820 0 3013 07/10 Otto 133.967.390 0 3014 14/10 Blooming 173.268.375 0 ... ... ... Cộng 1.770.441.332 Khi có thông báo của cơ quan thuế, từ bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra, kế toán lập tờ khai thuế GTGT: Biểu số 15 Công ty xnk thái bình Xí nghiệp may xk việt thái Tờ khai thuế gtgt (trích) Tháng 10 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái. Mã số thuế: 1000215007-1 Địa chỉ: Số 100 đường 10 phường Quang Trung – thị xã Thái Bình. Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 2.034.189.462 26.374.813 2 Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT - Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 0% - Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 10% ... 2.034.189.462 1.770.441.332 263.748.130 26.374.813 ... ... ... 5 Thuế GTGT được khấu trừ 50.854.736 6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) trong kỳ (2-5) (24.479.923) ... ... ... 10 Thuế GTGT đã nộp tháng này (24.479.923) 3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 3.1. Hạch toán giảm giá hàng bán Trường hợp số thành phẩm đã bán cho khách có thể một số bị kém phẩm chất, khách hàng có yêu cầu xí nghiệp giảm giá, khi nhận được đơn từ khách hàng gửi đến, xí nghiệp kiểm tra lại nếu thấy đúng và đồng ý giảm giá thì ghi đơn giá mới và tính ra số tiền phải trả cho khách hàng, kế toán ghi vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào tờ kê này kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 111,112,131 Cuối kỳ, kế toán xác định toàn bộ số tiền giảm giá trong kỳ, ghi bút toán kết chuyển vào sổ Nhật chung rồi ghi sổ Cái TK 511 theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Ngày 02/ 11/ 2003, theo hoá đơn số 3113 xí nghiệp có bán cho hãng Poong Shin một lô hàng với trị giá thanh toán 139.362.050 đồng (8.991,1 USD). Do một số sản phẩm kém chất lượng, ngày 07/ 11/ 2003, xí nghiệp đã chấp nhận giảm giá 1% giá trị lô hàng trên (chứng từ số 3114). Căn cứ vào chứng từ số 3114, kế toán ghi vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán: Biểu số 16 Tờ kê khoản giảm giá hàng bán Quý IV/ 2003 (trích) Chứng từ Diễn giải Giảm giá hàng bán Thuế GTGT Tổng cộng SH NT ... ... ... 3114 07/ 11 Poong Shin, giảm giá 1% (HĐ 3113) trừ vào số nợ 1.393.621 0 1.393.621 ... ... ... Cộng 8.141.320 8.141.320 Căn cứ vào tờ kê khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi vào sổ Nhật chung theo định khoản: Nợ TK 532: 1.393.621 Có TK 131: 1.393.621 Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511: kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 21- trang 69) rồi ghi sổ Cái TK 511 (Biểu số 12- trang 58) theo định khoản: Nợ TK 511: 8.141.320 Có TK 532: 8.141.320 3.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại Khi phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lại nếu xí nghiệp chấp nhận lại số hàng này thì ghi vào đơn của khách hàng và họ sẽ mang đến kho để nhập lại. Chi phí vận chuyển số hàng trả lại do hai bên thoả thuận nhưng thường do bên mua phải chịu, kế toán phản ánh trị giá vốn thành phẩm bị trả lại vào tài khoản 531, đến cuối kỳ hạch toán toàn bộ số tiền vào bên Nợ TK 511 để giảm trừ trong tổng doanh thu của kỳ hạch toán. Vì số hàng trả lại phát sinh rất ít nên kế toán hạch toán như sau: Căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi lại số tiền phải trả cho khách hàng vào tờ kê hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào tờ kê này kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 531: Phần doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT Có TK 131 Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán của số hàng này theo định khoản: Nợ TK 155 Có TK 632 Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản hàng bán bị trả lại cho khách hàng vào sổ Nhật ký chung rồi ghi vào sổ Cái TK 511 theo định khoản: Nợ TK 511: Doanh thu bị giảm (chưa có thuế GTGT) Có TK 531 Ví dụ: Ngày 01/12/2003, xí nghiệp có bán cho khách hàng Poong Shin một lô hàng giá trị là 9.135.647 đồng. Do một số thành phẩm không đúng quy cách, ngày 05/12/2003 khách hàng đã trả lại xí nghiệp với trị giá vốn là 1.579.832 đồng, giá bán là 1.789.284 đồng. Xí nghiệp đã nhận lại số hàng này và nhập kho theo phiếu nhập kho số 2982, kế toán ghi như sau: Nợ TK 155: 1.579.832 Có TK 632: 1.579.832 Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào tờ kê hàng bán bị trả lại: Biểu số 17 Tờ kê hàng bán bị trả lại Quý IV/ 2003 Chứng từ Diễn giải Doanh thu Thuế GTGT Tổng cộng SH NT 2982 05/12 Poong Shin, hàng bị trả lại, trừ vào số nợ 1.789.284 0 1.789.284 ... ... ... Cộng 3.301.835 Căn cứ vào bảng kê hàng bán bị trả lại, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 531: 1.789.284 Có TK 131: 1.789.284 Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ số hàng bán bị trả lại ghi vào Nhật ký chung (Biểu số 21- trang 69) rồi ghi sổ Cái TK 511 theo định khoản: Nợ TK 511: 3.301.835 Có TK 531: 3.301.835 (Sổ Cái TK 511: biểu số 12- trang 58). 3.3. Hạch toán chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại là khoản tiền dành cho khách hàng khi khách hàng mua với một số lượng lớn trong một lần (bớt giá), hoặc mua nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định (hồi khấu). Theo quy định, khoản chiết khấu thương mại được hạch toán vào TK 521. Nhưng thực tế tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, chiết khấu thương mại cho khách hàng được hạch toán trực tiếp vào chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Khi có nghiệp vụ phát sinh về chiết khấu thương mại kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ, từ TK 641 kế toán kết chuyển vào TK 911: Nợ TK 911 Có TK 641 4. Hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ Tại xí nghiệp, giá vốn hàng bán được xác định vào cuối quý do kế toán tính giá thành sản phẩm theo quý và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối quý khi có đơn giá xuất, kế toán sẽ tính giá vốn (đơn giá xuất được lấy trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm). Giá vốn của hàng bán trong kỳ được tổng hợp trên “Báo cáo giá vốn hàng bán”. Biểu số 18 Báo cáo giá vốn hàng bán (trích) Quý IV/ 2003 Đơn vị tính: đồng Mã hàng Đơn giá Ghi Nợ TK 632, ghi Có các TK Ghi Có TK632, Nợ TK 154 155 Tổng 155 SL TT SL TT SL TT SL TT PK43 PK39 ... 44991 75777 100 7577700 70 30 3.149.370 2.273.310 Cộng 1155396223 4.196.564.389 5.351.960.612 Căn cứ vào báo cáo giá vốn hàng bán, kế toán tiêu thụ xác định giá vốn của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ theo bút toán sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 154: Thành phẩm xuất bán trực tiếp. Có TK 155: Thành phẩm xuất kho. Đối với hàng bán bị trả lại, ngoài việc ghi giảm doanh thu kế toán còn phản ánh giá vốn của số hàng này: Nợ TK 155 Có TK 632 Cuối kỳ kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 Ví dụ: Căn cứ vào báo cáo giá vốn hàng bán trong quý, kế toán xác định được giá vốn của thành phẩm tiêu thụ được ghi nhận trong quý IV/ 2003 là: 5.351.960.612 đồng. Kế toán kết chuyển giá vốn của quý IV/ 2003 sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, ghi vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 21 trang 69). Nợ TK 911: 5.351.960.612 Có TK 632: 5.351.960.612 Từ Nhật ký chung, kế toán lấy số liệu ghi sổ Cái TK 632: Biểu số 19 Sổ Cái Tài khoản 632 (Trích quý IV/ 2003) Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 30/12 Giá vốnTP xuất bán trực tiếp 154 1.155.396.223 Giá vốn TP xuất kho 155 4.196.564.389 30/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 5.351.960.612 Tổng số phát sinh 5.351.960.612 5.351.960.612 Số dư cuối kỳ 0 0 5. Hạch toán chi phí bán hàng Trong quá trình bán hàng, tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến tiêu thụ thành phẩm đều được phản ánh vào bên Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”. Trong thực tế tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, chi phí bán hàng gồm các khoản chi phí sau: - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu phục vụ bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền thuê vận chuyển, bốc hàng, tiền điện, nước, điện thoại... - Các khoản chiết khấu cho khách hàng. - Các chi phí khác. Quá trình tập hợp chi phí bán hàng tại xí nghiệp được thực hiện như sau: Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán vào sổ Nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 331 Có TK 142, 155... Từ Nhật ký chung, kế toán lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 641. Cuối kỳ kế toán tập hợp toàn bộ phát sinh trong quý kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 Ví dụ: Ngày 02/ 11/ 2003, xí nghiệp có chi phí vận chuyển thành phẩm đã trả bằng tiền mặt là 1.584.923 đồng (Phiếu chi số 3612). Biểu số 20 Công ty XNK thái bình XN may XK việt thái Phiếu chi Ngày 02 tháng 11 năm 2003 Số: 3612 Nợ TK: 641 Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Đức Mạnh Địa chỉ : Phòng Kế hoạch Lý do chi : Chi phí vận chuyển thành phẩm. Số tiền : 1.584.923 đồng (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm tám mươi tư nghìn chín trăm hai mươi ba đồng chẵn./.) Căn cứ vào phiếu chi số 3612, kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 21- trang 69) theo định khoản: Nợ TK 641: 1.584.923 Có TK 111: 1.584.923 Từ Nhật ký chung, kế toán ghi sổ Cái TK 641 (Biểu số 22- trang 70). Cuối kỳ kế toán tập hợp phát sinh chi phí bán hàng trong quý sau đó kết chuyển sang bên Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: 356.906.984 Có TK 641: 356.906.984 Biểu số 21 Sổ Nhật ký chung Năm 2003 (trích) Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi sổ Cái SH TK Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ... ... .... 3113 PC3612 02/11 02/11 Bán chịu thành phẩm cho Poong Shin Chi phí vận chuyển TP 131 413 511 641 111 139.362.050 701.306 1.584.923 140.063.356 1.584.923 ... ... ... 30/12 KC giảm giá hàng bán KC giảm giá hàng bán KC doanh thu KC giá vốn KC chi phí bán hàng ... 511 532 511 531 511 911 911 632 911 641 8.141.320 3.301.835 6.356.247.613 5.351.960.612 356.906.984 8.141.320 3.301.835 6.356.247.613 5.351.960.612 356.906.984 Cộng chuyển sang trang sau Biểu số 22 Sổ Cái Tài khoản 641 (trích quý IV/ 2003) Chứng từ Diền giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 PC 3612 02/ 11 CP vận chuyển TP 111 1. 584.923 ... ... ... HĐ1798 27/12 Tiền điện thoại 112 11.168.337 30/ 12 KC chi phí bán hàng 911 356.906.984 Cộng phát sinh 356.906.984 356.906.984 Số dư cuối kỳ 0 0 Phần 3: Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt thái i. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu việt thái Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, đi sâu về tìm hiểu hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, em thấy việc hạch toán kế toán nói chung và hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng có nhiều điểm nổi bật. 1. Ưu điểm Về công tác hạch toán kế toán nói chung: Qua chặng đường hình thành và phát triển, xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã có những bước phát triển đáng kể. Tuy nhiên, trong môi trường mang tính cạnh tranh ngày càng gay gắt không chỉ trong nội bộ ngành, nội bộ nền kinh tế mà trong phạm vi khu vực và toàn thế giới, xí nghiệp đã gặp không ít khó khăn. Sự đào thải là kết quả tất yếu đối với những doanh nghiệp không thích nghi được với cơ chế thị trường. Nhận thức được vấn đề trên, ban lãnh đạo xí nghiệp đã đưa ra những giải pháp mang tính sống còn nhằm khắc phục những khó khăn trước mắt và vươn lên hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Cụ thể, xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư mở rộng quy mô, thay thế các dây chuyền sản xuất lạc hậu bằng các máy móc hiện đại, tăng cường công tác tiếp thị, tìm kiếm khách hàng cũng như đa dạng các sản phẩm. Kết quả đó là sự phát triển mạnh mẽ của xí nghiệp, đặc biệt trong những năm gần đây. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bước đi khởi đầu vững chắc cho những cơ hội và những thách thức trong giai đoạn phát triển tiếp theo. Trong quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng luôn được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng kịp thời các yêu cầu về quản lý và hạch toán. Xí nghiệp đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có chuyên môn giỏi, có tinh thần trách nhiệm cao với lòng say mê nghề nghiệp. Cùng với sự phát triển chung của quản lý, bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt. Nhận thức được vai trò của kế toán, xí nghiệp đã xây dựng một bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn và được phân công, phân nhiệm rõ ràng theo các phần hành kế toán, do đó tạo ra được sự chuyên môn hoá trong công tác hạch toán cũng như sự phối hợp hiệu quả giữa các phần hành kế toán. Tuy vậy, trong phân công lao động kế toán tại xí nghiệp còn có sự kiêm nhiệm giữa một số phần hành kế toán nên đã hạn chế trình độ chuyên môn hoá trong hạch toán kế toán và khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản lý. Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung trong hạch toán. Hình thức ghi sổ này phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thuận tiện cho lao động kế toán. Đặc biệt sử dụng hình thức sổ này có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Bên cạnh đó, xí nghiệp đã sử dụng hệ thống chứng từ khá đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của chế độ kế toán, đảm bảo tính chính xác và có căn cứ khi phản ánh mỗi bút toán. Hệ thống chứng từ được luân chuyển theo trình tự giữa các phần hành kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán. Về hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán: Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này phù hợp với xí nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh, quy mô sản xuất lớn, hàng tồn kho biến động nhiều, do đó có thể nói là phù hợp với xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Các chứng từ mà xí nghiệp sử dụng được luân chuyển một cách hợp lý và thường xuyên, đáp ứng đúng chế độ quy định, đảm bảo sự chặt chẽ và tính pháp lý trong quá trình luân chuyển. Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng các tài khoản mà Bộ tài chính ban hành, nếu có sự thay đổi về chế độ xí nghiệp đều tuân thủ. Do đó hệ thống tài khoản mới (có sự thay đổi so với hệ thống tài khoản cũ ở một số tài khoản) được ban hành theo 4 chuẩn mực kế toán ngày 31/12/2001 số 149/2001 QĐ- BTC đã được xí nghiệp áp dụng từ ngày 1/1/2003 cùng với những quy điịnh về sổ sách và báo cáo. Tất nhiên do phương pháp hạch toán và đặc điểm sản xuất kinh doanh... nên có một số tài khoản xí nghiệp không sử dụng như: TK113, 151, 631... là đương nhiên. Mặt khác, xí nghiệp cũng đã mở thêm hệ thống tài khoản chi tiết cho phù hợp với tính chất các nghiệp vụ kinh doanh một cách linh hoạt. Về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp nhìn chung được thực hiện chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của xí nghiệp. Thứ nhất, các nghiệp vụ về thành phẩm được phản ánh đầy đủ, chính xác và được theo dõi chi tiết cho từng loại thành phẩm, tạo điều kiện cho công tác quản lý thành phẩm cũng như công tác dự trữ thành phẩm, phục vụ tốt cho khâu tiêu thụ trong kỳ. Việc hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Kế toán đã mở sổ chi tiết thành phẩm có rất nhiều thuận lợi trong việc hạch toán thành phẩm hiện nay của xí nghiệp. Sổ chi tiết thành phẩm sẽ dễ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn của mỗi loại thành phẩm. Hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, có thể xác định số lượng nhập- xuất- tồn ở bất cứ thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm được kế toán định khoản đầy đủ, chính xác theo chế độ. Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm thành phẩm trong kỳ. Công việc đối chiếu giữa kế toán và thủ kho đảm bảo tính cân đối, chính xác về số lượng, giá trị thành phẩm. Thứ hai, các nghiệp vụ bán hàng được kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng kỳ. Việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ bán hàng giúp doanh nghiệp nắm được số liệu về tiêu thụ trong kỳ, từ đó có các biện pháp đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Thứ ba, trong quan hệ thanh toán với khách hàng, kế toán tiêu thụ đã theo dõi được chi tiết các khoản phải thu cũng như tình hình thanh toán của từng khách hàng, từ đó giúp ban lãnh đạo có quyết định phù hợp để đẩy nhanh tiến độ thu hồi vốn, hạn chế các khoản nợ khó đòi. Thứ tư, kế toán tiêu thụ đã hạch toán chi phí bán hàng chi tiết theo từng yếu tố chi phí nên phần nào đáp ứng đựoc yêu cầu quản lý chi phí ngoài sản xuất của xí nghiệp. Qua phân tích tình hình chung công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp có thể thấy rằng: Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu xí nghiệp, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho. 2. Tồn tại Bên cạnh những thành tựu cơ bản trên, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái vẫn còn một số hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy đầy đủ vai trò của công tác hạch toán phần hành này trong yêu cầu của công tác quản lý. Những hạn chế trong hạch toán phần hành này được thể hiện trên một số mặt cụ thể sau: - Một là, về kế toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm: Kế toán không hạch toán doanh thu tiêu thụ đối với các hoạt động phát sinh trong nội bộ xí nghiệp như sử dụng sản phẩm vào các mục đích biếu tặng, hội nghị, chào hàng... Việc không phản ánh này của kế toán sẽ ảnh hưởng đến công tác quản lý nói chung và kế toán quản trị nói riêng. Kế toán không xác định được phần doanh thu nội bộ trong kỳ của xí nghiệp. - Hai là, về các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kế toán chưa sử dụng sổ chi tiết cho các tài khoản này. Tại xí nghiệp, kế toán mới chỉ dùng bảng kê hàng giảm giá hàng bán và bảng kê hàng bán bị trả lại. Các bảng kê này chỉ có tính chất liệt kê các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trong kỳ, chưa ghi cụ thể các tài khoản đối ứng. Như vậy sẽ gây khó khăn cho việc ghi sổ Nhật ký các nghiệp vụ này. - Ba là, về khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng: tại xí nghiệp hiện nay, khoản chiết khấu thương mại trong kỳ được hạch toán vào chi phí bán hàng là chưa phù hợp. Chiết khấu thương mại thực chất là một khoản giảm trừ doanh thu nhưng kế toán lại phản ánh vào chi phí đã làm cho doanh thu trong kỳ tăng lên, nhưng đồng thời chi phí bán hàng cũng tăng. Việc hạch toán này mặc dù kết quả kinh doanh không thay đổi nhưng do doanh thu tăng lên làm cho tỷ suất lãi gộp/ doanh thu thay đổi, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các báo cáo tài chính để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. - Bốn là, về kế toán giá vốn: + Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ chỉ được xác định vào cuối quý do kế toán chi phí giá thành được thực hiện theo quý. Như vậy các nhà quản trị doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng, từ đó ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc ra các quyết định quản lý cho phù hợp. Đồng thời nó còn ảnh hưởng đến một số lĩnh vực khác như việc tính thuế thu nhập hàng tháng của doanh nghiệp. + Khi xuất thành phẩm mẫu, kế toán không phản ánh giá vốn của số thành phẩm này trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phù hợp với quy định của chế độ. Do khi xuất thành phẩm mẫu kế toán phản ánh trực tiếp vào chi phí nên đã không phản ánh doanh thu nội bộ cũng như giá vốn của số thành phẩm này. Vì vậy, giá vốn trong kỳ giảm xuống so với thực tế. - Năm là, về kế toán chi phí bán hàng: + Kế toán hạch toán các khoản chiết khấu vào TK 641. Việc phản ánh này đã làm sai lệch về nội dung chi phí của TK641 vì chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo... Còn thực chất của chiết khấu thương mại là khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán là chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán như trên đã làm chi phí bán hàng của xí nghiệp tăng lên, đồng thời ảnh hưởng đến chi phí và kết quả hoạt động tài chính. Từ đó ảnh hưởng đến độ chính xác của một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của xí nghiệp và một số tỷ suất tài chính bị ảnh hưởng. + Bên cạnh đó, kế toán còn hạch toán trực tiếp các khoản vay ngắn hạn dùng để chi trả cho chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào TK641. - Về kế toán các khoản phải thu khách hàng: khách hàng của xí nghiệp rất đa dạng ở nhiều nước khác nhau, trong đó khách hàng mua chịu chiếm tới 70%, do đó mức độ rủi ro của các khoản phải thu khó đòi là rất lớn. Tuy nhiên, xí nghiệp lại không lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc không lập dự phòng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của xí nghiệp vì nếu các khoản phải thu không đòi được mà không có nguồn bù đắp từ dự phòng thì xí nghiệp không có khả năng thu hồi vốn và gặp nhiều khó khăn về tài chính. Những hạn chế trên đã làm giảm ý nghĩa, vai trò của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng như công tác hạch toán kế toán nói chung tại xí nghiệp, bởi nó không tạo đủ các điều kiện đảm bảo cho việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm một cách chính xác nhất theo yêu cầu của cơ chế tài chính. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Với bề dày kinh nghiệm trong công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng tại xí nghiệp đã đạt được những thành tích nhất định, phần nào đã cung cấp thông tin đầy đủ cho công tác quản lý. Tuy nhiên kế toán phần hành này cũng còn một số hạn chế nhất định cần khắc phục. Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái là rất cần thiết bởi những lý do sau: - Kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy tổ chức của xí nghiệp. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt luôn đòi hỏi công tác quản lý cần được hoàn thiện để thích ứng với cơ chế này và công tác kế toán không nằm ngoài yêu cầu chính đáng đó. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm luôn có vai trò quan trọng trong công tác kế toán của xí nghiệp bởi phần hành kế toán này phản ánh một cách trực tiếp nhất các thông tin về thị trường sản phẩm của xí nghiệp (trong khi thị trường ngày càng trở thành yếu tố mang tính chất quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp), về khả năng bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cũng như khả năng thu hồi và phát triển vốn kinh doanh. Bất cứ hạn chế nào trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đều ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của các thông tin trên. Do vậy, cần thiết phải hoàn thiện hạch toán phần hành kế toán này. - Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại xí nghiệp. Mặt khác, hạch toán tiêu thụ thành phẩm liên quan đến các khoản phải thu khách hàng. Thực tế tại xí nghiệp, các khoản phải thu khách hàng tương đối lớn, điều này chứng tỏ trong hoạt động kinh doanh, xí nghiệp còn bị chiếm dụng vốn. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cũng như đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, xí nghiệp cần có những quy định cụ thể trong việc thanh toán như áp dụng chặt chẽ kỷ luật thanh toán thưởng phạt nghiêm minh. Các biện pháp đảm bảo hai nguyên tắc: lợi ích của xí nghiệp không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Như vậy, kế toán tại xí nghiệp cần hoàn thiện hạch toán phần hành kế toán quan trọng này theo những giải pháp khả thi, muốn vậy cần có phương hướng hoàn thiện cho phù hợp. 2. Phương hướng hoàn thiện Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là xử lý và cung cấp thông tin, hoàn thiện phần hành kế toán này cần đáp ứng các yêu cầu sau: Một là, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Kế toán là một công cụ quản lý tài chính của nhà nước, do đó tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý hữu quan. Do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp nên việc vận dụng, thực hiện kế toán tại từng đơn vị cụ thể được phép vận dụng linh hoạt, sáng tạo trong kế toán chi tiết nhưng trong khuôn khổ của cơ chế tài chính và tôn trọng chế độ kế toán. Hai là, hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Ba là, hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ cường độ công việc kế toán nhưng vẫn mang tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán nói chung. Với những kiến thức mà em đã được học ở nhà trường và qua thực tập, nghiên cứu thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, em xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến đóng góp của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 3.1. Hoàn thiện hạch toán thành phẩm Việc hạch toán thành phẩm chỉ có thể để đến cuối quý khi kế toán xác định được đơn giá bình quân. Việc hạch toán vào cuối quý có thể gây khó khăn trong việc giám đốc và thúc đẩy công tác tiêu thụ. Do đó, để góp phần quản lý thành phẩm hiệu quả hơn nên áp dụng tính giá thành phẩm theo tháng. Việc tính giá thành phẩm theo tháng không những thuận tiện hơn trong việc hạch toán thành phẩm mà còn thuận lợi hơn cho việc phản ánh giá vốn hàng bán trong kỳ. 3.2. Hoàn thiện hạch toán doanh thu Như ở phần thực trạng đã nêu, kế toán xí nghiệp không hạch toán doanh thu cho các hoạt động phát sinh trong nội bộ như sản xuất sản phẩm cho các mục đích biếu tặng, hội nghị, chào hàng... Việc không hạch toán doanh thu cho các hoạt động này ảnh hưởng đến tính chính xác của việc xác định doanh thu trong kỳ. Ví dụ: Theo đúng quy định, khi xí nghiệp sản xuất sản phẩm để tiêu dùng nội bộ như xuất thành phẩm mẫu cho bán hàng, kế toán phải ghi doanh thu nội bộ như sau: Nợ TK 641: Xuất thành phẩm làm hàng mẫu. Nợ TK 642: Xuất thành phẩm để biếu tặng. Có TK 512: Doanh thu nội bộ. Và bút toán giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155 3.3. Hoàn thiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 3.3.1. Hoàn tiện hạch toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Hiện nay ở xí nghiệp mới chỉ sử dụng tờ kê các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi cũng như phản ánh số hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán trong kỳ, theo em xí nghiệp nên mở sổ chi tiết cho các tài khoản 531 và 532. Việc lập sổ chi tiết giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại tạo điều kiện thuận lợi trong việc ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ này. Đồng thời nó còn có tác dụng giúp nhà quản trị theo dõi cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu theo từng đối tượng khách hàng cũng như thời gian cụ thể để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với từng điều kiện, giai đoạn cụ thể. Hàng bán bị trả lại được hạch toán trên tài khoản 531. Căn cứ vào số lượng và đơn giá bán của thành phẩm bị khách hàng trả lại, kế toán ghi doanh thu của hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại với mẫu như sau: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Tháng...năm... Chứng từ Khách hàng TK ĐƯ Doanh thu hàng bán bị trả lại Thuế GTGT Tổng cộng SH NT Cộng Khoản giảm giá hàng bán xí nghiệp chấp nhận cho khách hàng được hưởng hạch toán vào sổ chi tiết giảm giá hàng bán như sau: Sổ chi tiết giảm giá hàng bán Tháng... năm... Chứng từ Khách hàng TKĐƯ Giảm giá hàng bán Thuế GTGT Tổng cộng SH NT Cộng 3.3.2. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại Các khoản chiết khấu thương mại (bao gồm bớt giá và hồi khấu), thực tế tại xí nghiệp đã hạch toán vào chi phí bán hàng. Việc hạch toán như vậy là không đúng quy định. Theo em, đối với các khoản chiết khấu thương mại kế toán sử dụng tài khoản 521 để hạch toán. Cụ thể như sau: Nợ TK 521: Số chiết khấu (chưa có thuế GTGT). Nợ TK 3331: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 131. 3.4. Hoàn thiện hạch toán giá vốn hàng bán Việc hạch toán giá vốn hàng bán tại xí nghiệp được tiến hành theo quý nên ảnh hưởng rất lớn đến khả năng theo dõi, tập hợp và cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm thường xuyên cho ban lãnh đạo xí nghiệp để đề ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, kế toán xí nghiệp nên tính giá thành sản phẩm cũng như giá vốn hàng bán định kỳ theo tháng. Việc tiến hành tính giá thành và giá vốn theo tháng không những dàn đều công tác kế toán cho các tháng, tăng cường khả năng cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho ban lãnh đạo mà còn phù hợp với việc quản lý thành phẩm và doanh thu theo tháng, góp phần nâng cao năng suất lao động kế toán tại xí nghiệp. Mặt khác, như phần tồn tại đã nêu, kế toán không phản ánh giá vốn của số thành phẩm dùng cho mục đích biếu tặng, làm hàng mẫu. Để hoàn thiện hạch toán giá vốn, theo em kế toán cần phản ánh giá vốn của số thành phẩm này đồng thời với việc ghi doanh thu nội bộ. 3.5. Hoàn thiện hạch toán phải thu khách hàng Như phần đánh giá thực trạng đã đề cập, các khoản thu khách hàng phát sinh trong kỳ của xí nghiệp là tương đối lớn, với số lượng khách hàng nhiều, nhưng xí nghiệp lại không lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc không lập dự phòng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính của xí nghiệp khi có nhiều khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc không có khả năng thanh toán. Do đó, để đảm bảo khi tình huống này xảy ra, xí nghiệp vần có khả năng hoạt động bình thường, xí nghiệp nên tiến hành lập dự phòng như sau: TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến. Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Dư Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn. Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x % có khả năng mất Phương pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi như sau: Cuối niên độ kế toán, khi xác định được mức dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642 Có TK 139 Trong niên độ kế toán tiếp theo: - Nếu khoản phải thu đã trích dự phòng thu được toàn bộ kế toán phải hoàn nhập: Nợ TK139 Có TK 642 - Nếu khoản phải thu khó đòi có đủ bằng chứng chứng minh là không đòi được: Nợ TK 139: mức dự phòng đã trích Nợ TK 642: phần chưa lập dự phòng Có TK 131 Đồng thời kế toán ghi: Có TK 004 - Nếu khoản phải thu đã xử lý nhưng vì một lý do nào đó thu được: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi: Có TK 004 Cuối niên độ kế toán tiếp theo, xác định mức dự phòng mới và so sánh với mức trích năm trước để xác định mức trích thêm hoặc hoàn bớt. Tóm lại, qua cá điều kiện của thị trường và tình hình của xí nghiệp, em nghĩ xí nghiệp nên lập dự phòng phải thu khó đòi để bảo đảm tính thận trọng trong kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp được đảm bảo thuận lợi. 3.6. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng Để quản lý tốt chi phí nói chung cũng như chi phí ngoài sản xuất nói riêng, kế toán cần phải hạch toán đúng và đủ các chi phí phát sinh trong kỳ cho từng loại chi phí. * Trong hạch toán chi phí bán hàng, kế toán xí nghiệp đã tính khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 Việc hạch toán như vậy là không phù hợp với quy định của chế độ. Để hạch toán chính xác, đối với khoản chiết khấu thanh toán, kế toán phải hạch toán khoản chiết khấu này vào chi phí tài chính theo bút toán sau: Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 Đối với khoản chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng TK 521 để tập hợp (cụ thể như đã trình bày ở phần hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại). * Mặt khác, kế toán còn hạch toán các khoản vay ngắn hạn mà xí nghiệp vay trong kỳ để chi cho chi phí bán hàng phát sinh trong quý như: thanh toán tiền điện thoại, tiền điện, chi phí vận chuyển... theo bút toán sau: Nợ TK 641 Có TK 311 Việc hạch toán này cũng không phù hợp. Theo em xí nghiệp cần phải hạch toán như sau: - Khi thực hiện vay ngắn hạn, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 311 - Khi xí nghiệp thanh toán các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 111, 112 - Khi xí nghiệp thanh toán tiền lãi vay ngắn hạn, kế toán định khoản: Nợ TK 635 Có TK 112 * Ngoài ra, đối với các thành phẩm xuất mẫu cho bán hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 155 Việc hạch toán này không chính xác, xí nghiệp xuất thành phẩm sử dụng chỉ làm tăng chi phí trong khi kế toán lại không hạch toán doanh thu. Theo em phải hạch toán như sau: - Bút toán doanh thu: Nợ TK 641 Có TK 512 - Bút toán giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155 3.7. Một số biện pháp nhằm đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh nên nó không những phụ thuộc vào khâu sản xuất kinh doanh trước mà còn phụ thuộc vào bản thân cách tổ chức tiêu thụ. Do đó, để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ thành phẩm, theo em, xí nghiệp cần thực hiện một số biện pháp sau: 3.7.1. Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản xuất Trong cơ chế thị trường hiện nay, muốn đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm của mình, xí nghiệp cần phát huy được hai lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất là chất lượng sản phẩm và giá thành sản phẩm bán ra. Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng quan trọng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, chủng loại sẽ tăng được số lượng sản phẩm tiêu thụ. Để nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra, hạ giá thành sản phẩm, xí nghiệp không những cần áp dụng máy móc hiện đại, phù hợp với đặc điểm sản xuất của mình mà còn phải xây dựng và kiểm tra nghiêm ngặt việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật đối với từng loại sản phẩm. Mặt khác, muốn sản phẩm đạt chất lượng như mong muốn, xí nghiệp còn phải lựa chọn yếu tố đầu vào đảm bảo yêu cầu chất lượng với giá cả phù hợp. Điều này có thể thực hiện được bằng cách lựa chọn các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có uy tín. Ngoài ra, xí nghiệp có thể khuyến khích bằng vật chất và tinh thần đối với người lao động sản xuất ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn với tỷ lệ cao. Sự khuyến khích này không những làm tăng chất lượng sản phẩm mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí đầu vào. Tuy nhiên, xí nghiệp cần đặt chất lượng sản phẩm trong mối quan hệ với giá thành sản phẩm, tức là việc nâng cao chất lượng sản phẩm phải đảm bảo tạo ra sản phẩm có giá thành hợp lý nhằm phát huy được lợi thế về giá trong khâu tiêu thụ và việc làm này phải đảm bảo hiệu quả trước mắt và sự phát triển lâu dài của xí nghiệp. 3.7.2. Tổ chức tốt khâu tiêu thụ thành phẩm Khâu tiêu thụ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ tiêu thụ sản phẩm, do đó để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm, xí nghiệp cần tực hiện các công việc sau: Thứ nhất, lựa chọn kênh phân phối phù hợp. Hiện nay, xí nghiệp tiêu thụ sản phẩm dưới hình thức tiêu thụ trực tiếp tại kho, phân xưởng. Điều này chưa tạo điều kiện để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm bởi xí nghiệp chưa đa dạng hoá các kênh tiêu thụ nhằm đưa sản phẩm của mình tiếp cận với khách hàng tiềm năng một cách tối đa. Thứ hai, thực hiện các biện pháp hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm. Đây là yếu tố quan trọng giúp xí nghiệp có thể tăng nhanh được khối lượng sản phẩm tiêu thụ và nâng cao lợi nhuận. Trước hết, xí nghiệp cần thực hiện nhất quán các chính sách giảm giá hàng bán cũng như thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng. Việc làm này có tác dụng rất lớn trong việc khuyến khích khách hàng tăng khối lượng mua. Một hình thức khác có thể đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm của mình là đa dạng hoá các hình thức thanh toán khi bán sản phẩm. Tuy nhiên xí nghiệp phải đánh giá tình hình tài chính cụ thể của mình cũng như của khách hàng để đưa ra chính sách tín dụng hợp lý, để làm sao vừa thu hút được khách hàng, vừa không để bị vốn chiếm dụng quá lớn. Kết luận Trong điều kiện hiện nay, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng để phục vụ cho yêu cầu quản lý là tất yếu. Qua đây ta thấy lý luận và thực trạng hạch toán không phải lúc nào cũng giống nhau do đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy, vận dụng lý luận cho phù hợp với thực tế mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin một cách chính xác, có hiệu quả và đúng với chế độ kế toán luôn là công việc của người làm công tác kế toán. Bằng kiến thức lý luận đã được trang bị cùng với quá trình tìm hiểu thực tế, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái”. Tuy nhiên do thời gian thực tập và trình độ còn nhiều hạn chế, em mong sẽ thu được những ý kiến đóng góp của thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn thầy giáo Nghiêm Văn Lợi cùng phòng kế toán và các phòng ban tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Phương Danh mục bảng biểu 1. Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm. 2. Biểu số 2: Bảng so sánh các chỉ tiêu. 3. Biểu số 3: Phiếu nhập kho. 4. Biểu số 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 5. Biểu số 5: Thẻ kho. 6. Biểu số 6: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm 7. Biểu số 7: Sổ chi tiết thành phẩm 8. Biểu số 8: Sổ Nhật ký chung 9. Biểu số 9: Sổ Cái TK 155 10. Biểu số 10: Sổ chi tiết bán hàng 11. Biểu số 11: Hoá đơn GTGT 12. Biểu số 12: Sổ Cái TK 511 13. Biểu số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 14. Biểu số 14: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) 15. Biểu số 15: Tờ khai thuế GTGT 16. Biểu số 16: Tờ kê khoản giảm giá hàng bán 17. Biểu số 17: Tờ kê hàng bán bị trả lại 18. Biểu số 18: Báo cáo giá vốn hàng bán 19. Biểu số 19: Sổ Cái TK 632 20. Biểu số 20: Phiếu chi 21. Biểu số 21: Sổ Nhật ký chung 22. Sổ Cái TK 641 Danh mục sơ đồ 1. Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song 2. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 3. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư 4. Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức sản xuất tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 5. Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp may Việt Thái 6. Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp may XK Việt Thái 7. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán trên sổ tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 8. Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm tại xí nghiệp 9. Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái 10. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán thành phẩm theo hình thức Nhật ký chung Nhận xét của giáo viên hướng dẫn NHận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên phản biện Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính- Chủ biên: PGS. TS. Nguyễn Văn Công 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán- Bộ tài chính 3. Quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng bộ tài chính 4. Các tạp chí kế toán, kiểm toán 5. Chuẩn mực kế toán quốc tế 6. Các tài liệu có liên quan đến xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 7. Một số luận văn của trường Đại học Kinh tế quốc dân.