Luận văn Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II

Cộng 230 031 500 Số liệu ở dòng tổng cộng là căn cứ để vào NKCT số 8. Biểu số 16 Bảng kê chứng từ TK : 5112 – TK 131 “Phải thu của khách hàng” Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Có Ngày Số Phải thu của khách hàng- 131 01/1 HĐ 26324 Cty Dliệu TWI- Hàng KH 1g 131 3 398 910 01/1 HĐ 76209 Hiệu thuốc Thanh Trì- Hàng KH 1g 131 11 320 800 01/1 HĐ 76295 CTYCPDP- VTYT Nghệ An 131 50 488 000 ... 30/1 HĐ 3 Bán hàng- 7 Ngọc Khánh 131 556 020 350 Cộng 7 726 079 527 Người ghi sổ (ký, họ tên) Bảng kê chứng từ doanh thu bán hàng hoá Biểu số 17 Bảng kê chứng từ TK : 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” – TK 1111 “Tiền mặt Việt nam” Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Có Ngày Số Tiền mặt việt nam- 1111 01/1 PT 764 Nộp tiền mua NL – HĐ 1562 1111 77 000 ... ... ... Cộng 77 000 Số liệu ở dòng tổng cộng trên là cơ sở để vào NKCT số 8. Người ghi sổ (ký, họ tên) Biểu số 18 Bảng kê chứng từ TK : 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” – TK 131 “Phải thu của khách hàng” Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Có Ngày Số Phải thu của khách hàng- 131 11/1 HĐ 1563 CN cty dược phẩm TW2- Hàng xuất trả 131 62 400 000 13/1 HĐ 1564 Cty TNHH SELA- mua NL Indomethaci 131 20 793 760 ... ... .... Cộng 83 193 760 Bảng kê chứng từ thuế GTGT đầu ra + Phản ánh thuế GTGT đầu ra từ Hoá đơn GTGT đã thu tiền. Biểu số 19 Bảng kê chứng từ TK : 3331 – TK 1111 “Tiền mặt Việt nam” Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Có Ngày Số Tiền mặt việt nam- 1111 04/1 PT 772 Thu tiền cửa hàng- Nộp tiền mua hàng 1111 283 610 04/1 PT 773 CTD Hoàng Hương- Nộp tiền cho cty TNHH Hoàng Hương 1111 2 400 000 ... ... ... Cộng 17 413 848 + Phản ánh thuế GTGT đầu ra từ Hoá đơn GTGT chưa thu tiền: Không theo dõi trên Bảng kê chứng từ mà được theo dõi ở sổ chi tiết công nợ phải thu. + Hạch toán chi tiết doanh thu tiêu thụ nội bộ. Sản phẩm sử dụng sản phẩm của mình để khuyến mại cho khách hàng trong trường hợp khách hàng mua hàng của Xí nghiệp với số lượng lớn. Trường hợp này Xí nghiệp coi là tiêu thụ và được tính là tiêu thụ nội bộ. Với mỗi trường hợp xuất khuyến mại đều có Hoá đơn GTGT, nhưng mặc dù sử dụng Hoá đơn GTGT nhưng dòng thuế không tính tức là không tính thuế GTGT đầu ra phải nộp. Căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” hàng khuyến mại để vào máy Bảng kê chứng từ, cuối tháng in ra Bảng kê chứng từ TK 512 đối ứng với TK 6418 “Chi phí khác bằng tiền” (biểu số 20) Biểu số 20 Bảng kê chứng từ TK 512 – TK 6418 Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Có Ngày Số Chi phí bán hàng bằng tiền khác-6418 01/1 HĐ76213 Cty CPDP Nam Định- KM HĐ 76209 6418 7 226 400 01/1 HĐ76215 CTCPDP- VTYT Nan-KM HĐ76214 6418 1 318 800 ….. …. ………. Cộng 55 676 870 Số liệu tổng cộng ở biểu này là cơ sơ để vào TKCó 512 trên NKCT số 8. 5.1.2. Hạch toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ. Cuối tháng, căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các TK – Biểu số 21 và tổng hợp phát sinh một TK 5112, 5111, 512 kế toán tổng hợp tiến hành vào sổ cái TK 5112., 5111, 512 Biểu số 22 Tổng hợp phát sinh một TK TK: 5112- Doanh thu bán hàng thành phẩm Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/01/2003 TK Đ/ứ Tên TK đ/ứ Phát sinh nợ 5312 Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 16 038 230 5322 Giảm giá hàng bán: thành phẩm 5 147 845 911 Xác định kết quả kinh doanh 8 024 924 952 Tổng cộng 8 046 111 027 Biểu số 23 Sổ cái TK : 5112 Năm 2003 STT Ghi có các TK đ/ứ Nợ TK này Tháng 1 .... Tháng 12 Cộng 5312 5322 911 16 038 230 5 147 845 8 024 924 952 1 Cộng số PS Nợ 8 046 111 027 2 Tổng số PS Có 8 046 111 027 3 Số dư Nợ Cuối tháng Có 5.2. Hạch toán khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp. Do Xí nghiệp áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau, trong đó có phương thức bán chịu, nên để theo dõi chi tiết khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng “Sổ chi tiết công nợ”. “ Sổ chi tiết công nợ phải thu ” được lập theo từng khách hàng, dùng để theo dõi từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả. Đối với mỗi cửa hàng cũng được mở riêng một sổ. Đối với những khoản giảm giá, chiết khấu được bù trừ công nợ cũng được theo dõi trên sổ chi tiết TK 131. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán chịu, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, hoặc các giấy báo có của ngân hàng (séc uỷ nhiệm chi), kế toán tiến hành ghi vào “sổ chi tiết công nợ”.– Biểu số 24 Mẫu “Sổ chi tiết công nợ phải thu” Sổ chi tiết công nợ TK : 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: CTCPDP – VTYT Nghệ An(DN080) Từ ngày: 01/1/2003 đến ngày 30/1/2003 Dư Nợ đầu kỳ 1 955 143 689 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứng PS Nợ PS Có Ngày Số 01/1 HĐ76214 Mua hàng 5112 26 722 000 01/1 HĐ76214 Mua hàng 33311 1 336 100 01/1 HĐ76295 Mua hàng 5112 50 488 000 01/1 HĐ76295 Mua hàng 33311 2 524 400 06/1 UNC 5 CTyCPDPVTYT NAn 11211 150 000 000 ... ... ... ... ... ... Cộng 762 408 066 650 000 000 Dư Nợ cuối kỳ 2 067 551 755 Giá trị các khoản công nợ và thanh toán của tất cả các hộ khách hàng trong tháng là số liệu nguồn để kế toán tiêu thụ lập “Bảng kê số11” (Biểu số 25). Tổng hợp chi tiết TK 131 (Bảng kê số11) Bảng kê số 11 tổng hợp tất cả tình hình công nợ của các hộ khách hàng đối với Xí nghiệp trong tháng. Trên Bảng kê số 11 mỗi khách hàng được theo dõi một dòng. Căn cứ vào “ Sổ chi tiết công nợ phải thu” của từng hộ khách hàng để tính ra tổng mỗi TK phát sinh đối ứng với Nợ hoặc Có TK 131 để lên Bảng kê số 11. Mẫu “Bảng kê số 11- Biểu số 25 ” 5.3.Hạch toán chiết khấu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. 5.3.1. Chiết khấu bán hàng. Xí nghiệp đang thực hiện là hình thức chiết khấu thanh toán. Khoản chiết khấu cho khách hàng được tính trên doanh số bán hàng. Thông thường khi ký hợp đồng kinh tế thì Xí nghiệp thoả thuận với khách hàng về tỷ lệ chiết khấu. Cách tính Số chiết khấu = Doanh thu bán hàng chưa thuế x Tỷ lệ chiết khấu Tỷ lệ chiết khấu hiện nay của Xí nghiệp từ 1%-5%. Trước đây Xí nghiệp áp dụng 2 hình thức chiết khấu: Chiết khấu trả tiền ngay(Không ghi trên Hoá đơn) và chiết khấu trên hoá đơn. Tuy nhiên từ khi áp dụng luật thuế GTGT thì hình thức chiết khấu trực tiếp trên hoá đơn không còn được sử dụng nữa. Nếu khách hàng chấp nhận bù trừ vào công nợ thì kế toán theo dõi khoản chiết khấu trên “ Sổ chi tiết tk131”, nếu Xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì do kế toán quỹ theo dõi và cuối tháng căn cứ vào NKCT số 1 để tổng hợp TK8112 “ chiết khấu thanh toán” Ví dụ trong tháng 1 năm 2003, căn cứ “Bảng kê 11” và “NKCT số 1” các khoản chiết khấu cho khách hàng trong tháng phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 8112 : 65 326 085 Có TK 131 : 54 317 295 (Bảng kê 11) Có TK 1111: 11 088 790 (NKCT số 1) Số liệu này là căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. 5.3.2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Hiện nay, tại Xí nghiệp các khoản giảm trừ doanh thu gồm: Giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại. Trong quá trình tiêu thụ, tại Xí nghiệp rất ít xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại. Có hai trường hợp hàng bán bị trả lại: Trường hợp có hàng bán bị trả lại do chất lượng kém, không đạt yêu cầu, phòng kiểm nghiệm của Xí nghiệp có trách nhiệm kiểm tra lại. Nếu do nguyên nhân chủ quan của Xí nghiệp thì số lượng hàng bán đó tạm nhập kho và chờ xử lý ( thu hồi làm vật liệu, huỷ). Trường hợp hàng bị trả lại do sai quy cách đóng gói, mẫu mã, bao bì, thì nhập kho và chờ ý kiến của giám đốc. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn của hàng trả lại, kế toán tiêu thụ vào sổ chi tiết tk131 ( tại Xí nghiệp trừ vào khoản phải thu ). Ví dụ : Trong tháng 1/2003 doanh thu hàng bán bị trả được hạch toán như sau: Nợ TK 5312 : 16 038 230 (Bảng kê 11) Nợ TK 33311 : 801 911,5 Có TK 131 : 16 840 141,5 Giảm giá hàng bán. Tại Xí nghiệp, giảm giá hàng bán rất ít xảy ra, trường hợp này chỉ xảy ra, khi hàng bán không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Việc giảm giá này được ghi vào hoá đơn mua sau. Căn cứ vào hoá đơn GTGT được giảm giá, kế toán tiêu thụ vào “sổ chi tiết TK 131” chi tiết theo từng khách hàng (tại Xí nghiệp trừ vào khoản phải thu). Ví dụ: Trong tháng1/2003 ,khoản giảm giá hàng bán được hạch toán như sau: Nợ TK 5322 : 5 147 845 ( Bảng kê 11) Nợ TK 33311 : 257 392,25 Có Tk 131 : 5 405 237,25 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II . 4.1. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 4.2. Hạch toán kết quả tiêu thụ. Hiện nay Xí nghiệp không xác định kết quả riêng cho từng loại sản phẩm tiêu thụ, nên Xí nghiệp không mở sổ chi tiết xác định kết quả (TK911) mà mở luôn nhật ký chứng từ số 8 Nhật ký chứng từ số 8: (Mẫu Biểu số 27) NKCT số 8 dùng để phản ánh tổng quát sự biến động thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán với người mua. Việc lập NKCT số 8 được thực hiện vào cuối tháng do kế toán tiêu thụ lập, căn cứ để lập là các bảng kê số 11, bảng tổng hợp NXT thành phẩm, hàng gửi bán, cùng NKCT số 1, số 2 và các Bảng kê số 1, số 2 ( Được sử dụng để theo dõi các khoản thu nhập và chi phí về hoạt động tài chính, hoạt động bất thường ), kết cấu và phương pháp ghi sổ: NKCT số 8 bao gồm các cột: Số hiệu tài khoản ghi Nợ và các cột phản ánh số phát sinh bên Có các TK 155, 157, 131, 3331, 5111, 5112, 512, 532, 531, 6321, 6322, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911, các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ của các TK liên quan. Với các tài khoản ghi Có, căn cứ ghi sổ là: Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK131 đối ứng với bên Nợ các TK trên Bảng kê số 11 ghi vào cột Có TK131 đối ứng Nợ các TK 1111, 11211, 331, 5312, 5322, 641, 8112,…Đồng thời kết chuyển từ bên Nợ TK 5312, 5322 sang TK 5112 bằng cách ghi vào bên Có TK 5312, 5322 đối ứng với Nợ TK 5112 trên NKCT số 8. Căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 131 đối ứng với các TK 5111, 5112, 33311 trên Bảng kê 11 ghi vào cột Nợ TK 131/ Có TK 5111, 5112, 33311 trên NKCT số 8. Căn cứ vào tổng giá trị xuất trong kỳ trên “Bảng tổng hợp NXT thành phẩm” và tổng số giá trị nhập trong kỳ trên “Bảng tổng hợp NXT hàng gửi bán” của tất cả các cửa hàng để ghi vào cột Có TK 155, Nợ các TK 157, 6322. Căn cứ vào tổng số giá trị xuất trong kỳ trên “Bảng tổng hợp NXT hàng gửi bán” của tất cả các cửa hàng để ghi vào cột Có TK 157, Nợ TK 6322. Căn cứ vào các Bảng kê chứng từ TK 33311, 5111, 5112 đối ứng TK 1111 để vào các cột Có TK 5111, 33311, 5112 , Nợ TK 1111 trên NKCT số 8. Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 512 đối ứng với TK 641 trên Bảng kê số 5 để vào cột Có TK 512 đối ứng với TK 641 trên NKCT số 8. Căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 155 đối ứng với bên Có TK 6322 trong phần nhập của Sổ chi tiết thành phẩm để tổng cộng số liệu ghi vào cột Có TK 632 đối ứng Nợ TK 155 trên NKCT số 8. Căn cứ vào Bảng kê số 5 dòng tổng cộng của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ tiến hành kết chuyển toàn bộ sang bên Có TK 641, 642 đối ứng với Nợ TK 911 trên NKCT số 8. Sau khi đã vào các số liệu trên NKCT số 8, kế toán tiến hành kết chuyển giá vốn và doanh thu trên NKCT số 8, cụ thể: kế toán lấy tổng doanh thu bán hàng trừ doanh thu hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán để vào cột Có TK 911 đối ứng với Nợ TK 5111, 5112, 512. Lấy tổng cộng bên Nợ TK 632 trừ đi giá vốn hàng bán bị trả lại để vào cột Có TK 632 đối ứng với Nợ TK 911 trên NKCT số 8, tại Xí nghiệp việc giá vốn hàng bán trong kỳ không được kết chuyển hết sang TK 911 (mà nó được kết chuyển một phần sang Nợ TK 335- chi phí trích trước) để xác định kết quả kinh doanh. Sau khi hoàn thành các số liệu liên quan đến quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ trong tháng trên NKCT số 8 kế toán tiêu thụ tiến hành tính cột và dòng tổng cộng. Để vào sổ cái TK 911, kế toán tổng hợp cũng căn cứ vào tổng hợp phát sinh một TK 911 và Bảng cân đối phát sinh các TK. Biểu số 28 Sổ cái TK : 911 Năm 2003 STT Ghi có các TK đ/ứ Nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng 4212 6321 6322 641 642 8111 8112 127 094 932 83 068 724 7 153 338 042 161 751 970 487 268 666 110 981 791 65 326 085 1 Cộng số PS Nợ 8 188 830 210 2 Tổng số PS Có 8 188 830 210 3 Số dư Nợ Cuối tháng Có Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II. I.Đánh giá khái quát công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II. 1. Đánh giá chung về công tác kế toán. Trong hơn 40 năm hoạt động, Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II đã không ngừng phát triển và đứng vững qua những thay đổi trong cơ chế thị cũng như biến động của thị trường. Góp phần trong sự thành công đó là việc hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh. Cùng với sự tiến bộ của Xí nghiệp, bộ máy kế toán cũng từng bước được hoàn thiện hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại xí nghiệp về quy mô hoạt động, loại hình sản xuất kinh doanh. Mỗi phần hành là một mắt xích nối kết nhau và liên quan chặt chẽ với nhau nên mỗi nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán của mình đều phải làm việc cẩn thận, có trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cao để tránh ảnh hưởng sang các khâu khác. Số lượng các nhân viên kế toán tương đối đông trên tổng số cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp (so với các doanh nghiệp Nhà nước khác nói chung), mỗi một nhân viên kế toán không chỉ có trình độ tốt về từng phần hành kế toán cụ thể, mà họ còn có trình độ về tổng hợp, đó là điều kiện tạo thuận lợi cho công việc của kế toán tổng hợp, tuy nhiên tại Xí nghiệp đã áp dụng kế toán máy cho nhiều phần hành kế toán, đây là nhược điểm trong tương lai không xa, vì vậy Xí nghiệp cần có những chính sách phù hợp để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện hơn. Hiện nay việc bố trí kế toán nói chung cũng như công việc của kế toán thành phẩm và kế toán tiêu thụ là hợp lý, công việc không bị chồng chéo lên nhau, đảm bảo tính toàn diện, kịp thời và đầy đủ cuả thông tin kế toán tức là đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán. Thêm vào đó bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung nên đáp ứng được yêu câu theo dõi chi tiết và tổng hợp công việc hạch toán kế toán tại đơn vị, giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý một cách có hiệu quả. Xí nghiệp đã mạnh dạn vi tính hoá cả phần cứng và phần mềm một số phần hành kế toán như phần hành kế toán vốn bằng tiền, phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả, phần hành kế toán tiêu thụ. Việc sử dụng máy vi tính là một quyết định kịp thời của xí nghiệp. Nhờ vậy, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán nhanh chóng, dễ dàng làm giảm bớt khối lượng các công việc rất lớn của bộ phận kế toán, đó là phần việc đối chiếu kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, nhằm phản ánh kịp thời, chính xác hoạt động kinh doanh sản xuất của xí nghiệp. Tuy nhiên, vì mới áp dụng phần mềm kế toán máy trên một số phần hành kế toán nên Xí nghiệp vẫn chưa hoàn toàn phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bằng máy tính mà áp dụng song song kế toán thủ công và kế toán máy. Về hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng chéo, đáp ứng việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong Xí nghiệp . Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay xí nghiệp áp dụng là hình thức sổ kế toán “nhật ký chứng từ”, phòng kế toán đã sử dụng tương đối đầy đủ các mẫu sổ do Bộ tài chính quy định. Bên cạnh đó phòng kế toán đã có những thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp. NKCT là hình thức sổ kế toán khá phức tạp, nhưng hệ thống sổ lại được bố trí một cách khá đơn giản, dễ hiểu, giúp cán bộ kế toán lấy số liệu ghi vào sổ kế toán liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đặc biệt cung cấp thông tin kế toán đầy đủ cho những nhà quan tâm. Tuy nhiên việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ trong phần mềm vi tính là bước ban đầu khó khăn cho xí nghiệp, bởi vì hình thức sổ kế toán này rất phức tạp trong việc vi tính hoá, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. Nhìn chung, Xí nghiệp sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chứng từ, hệ thống bảng, biểu, sổ sách theo quyết định số: 1141-TC/ QĐ /CĐKT của Bộ tài chính quy định. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được căn cứ trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, giá trị để ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc chung cũng như yêu cầu của người quản lý. Công việc ghi chép được tổ chức rất chặt chẽ, trước khi vào sổ phải kiểm tra cả hoá đơn và chứng từ để vào sổ hợp lý, phù hợp. Bên cạnh đó để quản lý công việc tổ chức hạch toán kế toán được chặt chẽ và dễ theo dõi xí nghiệp đã tự quy định một số mẫu sổ như : “Bảng kê thanh toán”, “Giấy xin khất nợ” do kế toán trưởng quy định (được duyệt của BGĐ). Về tài khoản kế toán: Xí nghiệp sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản theo qui định. Ngoài ra, nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, xí nghiệp đã đăng ký hệ thống tài khoản cấp 2, 3 và cấp 4 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống báo cáo tài chính kế toán đã lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, được lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính và được lập đúng thời hạn để nộp cho các cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó, Xí nghiệp còn lập các báo cáo phục vụ cho quản trị như: Báo cáo quản trị. 2. Đánh giá công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II. 2.1. Ưu điểm. Mặc dù phần hành kế toán này bao gồm nhiều khâu công việc với khối lượng lớn, nhưng hai kế toán phần hành đã thể hiện trình độ nghiệp vụ vững vàng cũng như trách nhiệm cao trong công việc. Cụ thể: - Đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, các số liệu kế toán phản ánh ttrung thực, kịp thời đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý sản xuất và tiêu thụ của đơn vị. - Công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành trên cơ sở tình hình thực tế của Xí nghiệp và có sự vận dụng nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc tài chính do Nhà nước ban hành. - Hệ thồng sổ sách chứng từ đầy đủ, rõ ràng, việc luân chuyển chứng từ từ khi kế toán thành phẩm nhận chứng từ là hợp lý. Công việc của 2 nhân viên kế toán tiêu thụ bổ trợ cho nhau và không bị chồng chéo. - Mối quan hệ đối chiếu, trao đổi giữa kế toán tiêu thụ với các phần hành có liên quan như : Kế toán giá thành, thủ kho, kế toán quỹ, được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Nếu tồn tại sai sót thì kịp thời được phát hiện và có biện pháp xử lý. - Hoạt động tiêu thụ thành phẩm của Xí nghiệp diễn ra thường xuyên liên tục hàng ngày với phương châm: Đa dạng hoá sản phẩm, đa phương hoá tiêu thụ, thực hiện các chính sách chế độ thu hút khách hàng. Tuy vậy kế toán thành phẩm và kế toán tiêu thụ vẫn đảm bảo giám sát phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm, tình hình thanh toán của từng hộ khách hàng và từng cửa hàng của Xí nghiệp . - Có sự liên quan chặt chẽ giữa các phần hành kế toán nói riêng cũng như khâu quản lý quá trình tiêu thụ so với các khâu khác. - Công tác kế toán tiêu thụ của Xí nghiệp đảm bảo cho việc thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước đúng quy định. 2.2. Tồn tại chủ yếu. Ngoài những ưu điểm trên, công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được cải tiến hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán. 2.2.1. Tồn tại trong hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Hiện nay trong hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm còn nhiều bất hợp lý, cụ thể: Tên gọi “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán” chưa phản ánh đúng số liệu tổng hợp của hàng gửi bán mà chỉ mới phản ánh số liệu tổng hợp hàng gửi bán chi tiết theo từng cửa hàng. Hệ thống sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song còn thiếu “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán” theo dõi số liệu tổng hợp hàng gửi bán của toàn Xí nghiệp. Sự thiếu này đã làm hạn chế công việc tổng hợp số liệu giá vốn thành phẩm bán trực tiếp và giá vốn hàng gửi bán đã bán được để lên NKCT số 8. “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm” và “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán” là căn cứ để tính giá vốn ghi vào NKCT số 8 chứ Xí nghiệp không mở sổ chi tiết giá vốn, vậy mà trên hai bảng tổng hợp này chưa thể hiện giá vốn thành phẩm bán trực tiếp, giá vốn hàng bán bị trả lại, do vậy để phản ánh lên NKCT số 8 kế toán tiêu thụ đã phải sử dụng nhiều sổ sách liên quan để tính và lên NKCT số 8. Đối với trường hợp hạch toán tiêu thụ tại các cửa hàng chưa sử dụng các sổ chi tiết, sổ tổng hợp để theo dõi riêng các khoản doanh thu và giảm trừ doanh thu. Sổ chi tiết 131 và Bảng kê 11 đồng thời ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ theo hoá đơn của 4 cửa hàng, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc ghi chép số liệu phát sinh theo hai phương thức tiêu thụ. 2.2.2. Tồn tại trong việc hạch toán hàng huỷ sau bán. Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc, loại sản phẩm có liên quan đến tính mạng và sức khoẻ của con người. Vì vậy, việc hàng bán bị trả lại do chất lượng sản phẩm là ít xảy ra. Tuy nhiên trong một số trường hợp do sơ xuất, các sản phẩm đã quá hạn sử dụng, không đúng quy cách mẫu mã vẫn được bán. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng huỷ, tại Xí nghiệp việc hạch toán hàng huỷ còn một số bất cập. Biểu hiện cụ thể của tồn tại này sẽ được trình bày trong phần sau. 2.2.3. Về chiết khấu bán hàng. Hiện tại Xí nghiệp sử dụng mức chiết khấu với khách hàng của mình là từ 1%- 5% trong cả 3 tháng từ khi khách hàng mua hàng. Xí nghiệp mới thực hiện được một phần ý nghĩa của việc chiết khấu, đó là khuyến khích khách hàng mua của Xí nghiệp (Tỷ lệ chiết khấu của Xí nghiệp chỉ thực hiện khi khách hàng đến ký hợp đồng kinh tế với Xí nghiệp và Xí nghiệp xác định mức chiết khấu theo doanh số mua hàng của khách hàng) mà không khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Đối với hình thức chiết khấu thương mại, thực hiện cho khách hàng mua khối lượng lớn được thực hiện tại Xí nghiệp, nhưng đó không được coi là chiết khấu mà xem như là khoản khuyến mại quảng cáo. Điều này là bất hợp lý trong việc hạch toán. Ngoài ra Xí nghiệp cũng chưa thực hiện hình thức chiết khấu thương mại trong một đợt giá. 2.2.4. Về khoản giảm giá hàng bán. Việc giảm giá cho khách hàng tại Xí nghiệp do những nguyên nhân : Hàng bán tại Xí nghiệp giảm giá, khi đó Xí nghiệp thông báo cho khách hàng của mình giảm giá theo trường hợp chuyển hàng chờ chấp nhận. Giảm giá do khách hàng đề nghị vì không bán được hàng. Trường hợp này, hiện nay tại Xí nghiệp chưa có điều kiện kiểm tra trực tiếp mà chỉ dựa trên cơ sở tin tưởng khách hàng là chính. Điều này dẫn đến Xí nghiệp sẽ bị lợi dụng, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. 2.2.5. Về dự phòng phải thu khó đòi. Việc tiêu thụ thành phẩm của Xí nghiệp chủ yếu theo phương thức thanh toán trả chậm, khoản phải thu của khách hàng còn lại cuối tháng rất lớn. Ví dụ: Dư nợ cuối tháng 1/2003 trên TK 131 là: 22.888.419.954 (đồng), chiếm gần 47% trong tổng Tài sản. Như vậy khoản phải thu của khách hàng chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng Tài sản, vậy mà trong thực tế Xí nghiệp đã không lập dự phòng khoản phải thu. Như vậy Xí nghiệp không sử tài khoản cần thiết như: TK139 – TK dự phòng phải thu khó đòi. Điều này sẽ gây khó khăn cho Xí nghiệp khi có tình huống bất thường xảy ra. 2.2.6. Tồn tại trong việc áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán máy Fast mà Xí nghiệp đang áp dụng về cơ bản đã cải thiện phần lớn công việc của lao động kế toán và bộc lộ nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, còn một số điểm hạn chế, cụ thể: việc theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, thuế GTGT đầu ra phải nộp, các khoản giảm khoản phải thu được lập riêng từng bảng kê chứng từ, trong đó mỗi một Bảng kê chứng từ là một tài khoản đối ứng với một tài khoản khác và cuối tháng kế toán tiêu thụ in ra rất nhiều Bảng kê chứng từ. Điều này làm cho sổ sách kế toán rất nhiều, cồng kềnh ảnh hưởng đến việc kiểm toán và lưu trữ. Hiện nay Xí nghiệp mới chỉ nối mạng được một số phần hành kế toán nhưng vẫn phải làm song song với kế toán thủ công, còn một số phần hành kế toán đang phải làm thủ công hoàn toàn. Vì thế công tác hạch toán tổng hợp vẫn phải làm thủ công (bằng tay hoặc tính toán trên máy) với khối lượng công việc lớn và tính chất phức tạp. 2.2.7. Tồn tại trong việc bố trí nhân viên kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán tiêu thụ. Hiện nay tại phòng kế toán, phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm do 2 kế toán viên phụ trách. Chức năng nhiệm vụ của từng người đã nêu tại mục I. Trên thực tế, sự phân công công việc giữa hai kế toán là chưa thật sự hợp lý, vẫn còn tồn tại một số bất cập. Chưa có sự phân định rõ ràng về phạm vi trách nhiệm của mỗi kế toán viên đối với phần việc của mình. Lấy ví dụ cụ thể: Sau khi hoàn thành “Sổ chi tiết thành phẩm” thì kế toán thành phẩm sẽ lập “ Bảng tổng hợp NXT thành phẩm”. Nhưng kế toán tiêu thụ có thể làm thay phần việc của kế toán thành phẩm. Như vậy vấn đề đặt ra là ai sẽ là người chịu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót - nếu trong quá trình ghi chép số liệu có những điều chỉnh mà giữa hai kế toán viên không có sự trao đổi, đối chiếu kịp thời. Kế toán tiêu thụ vừa có nhiệm vụ theo dõi, giám sát nghiệp vụ bán hàng tại Xí nghiệp và nghiệp vụ gửi bán qua các cửa hàng. Kế toán thành phẩm chỉ có trách nhiệm đối chiếu giữa “Sổ chi tiết thành phẩm” và “ Bảng tổng hợp NXT ” về các chỉ tiêu: số lượng thành phẩm xuất ra các cửa hàng, giá vốn đơn vị và giá trị thành phẩm xuất bán. Tại 4 cửa hàng có 4 nhân viên kế toán, cuối tháng nộp tiền và gửi các chứng từ, báo cáo lên phòng kế toán, rồi kế toàn tiêu thụ lại phải hạch toán một lần nữa. Như vậy làm cho công việc hạch toán bị chồng chéo lên nhau mà chưa sử dụng tối đa lao động hiện có, tạo ra khối lượng công việc lớn vào cuối tháng và gây ra sự chậm trể trong việc hạch toán và xác định kết quả kinh doanh. 2.2.8. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, toàn bộ chí phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ . Với trường hợp những chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng mà trong tương lai, khi mà Xí nghiệp ngày một phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, ta nên phân bổ lượng chi phí này cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chí phí và doanh thu, làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác hơn. 2.2.9. Tồn tại trong công tác quản lý phần hành kế toán. Xí nghiệp có 4 cửa hàng bán sản phẩm tại Hà Nội, nhưng cuối tháng các cửa hàng mới nộp tiền bán hàng kèm các báo cáo và chứng từ gốc lên phòng kế toán. Điều này đã làm cho khối lượng công việc của kế toán tiêu thụ vào cuối tháng rất nhiều làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc cũng như việc cung cấp thông tin kịp thời. Mặc dù đã sang niên độ kế toán mới nhưng doanh nghiệp vẫn chưa triển khai áp dụng thông tư hướng dẫn kế toán 4 chuẩn mực trong việc xác định kết quả kinh doanh. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp . Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất để thực hiện giá trị sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ. Việc quản lý và tổ chức công tác hạch toán tốt khâu tiêu thụ sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho việc phân tích hiệu quả sản xuất trong kỳ và từ đó có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ tiếp theo đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả cao. Công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu về tính thống nhất, tính chính xác của các số liệu kế toán nói riêng và các chỉ tiêu kinh tế nói chung, việc tổ chức chứng từ và sổ kế toán theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Trong một chừng mực nhất định , có thể nói công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm đã làm tròn chức năng và nhiệm vụ của mình, thích hợp với điều kiện thực tế của Xí nghiệp . Tuy nhiên, công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn tồn tại những hạn chế. Để thuận lợi cho việc hạch toán, giải trình, kiểm tra, đối chiếu số liệu đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách phải được trình bày rõ ràng về cả tên gọi và chức năng hạch toán cũng như hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu một số giải pháp đổi mới để hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. 2. Phương hướng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp . Với tư cách là một sinh viên thực tập, tuy trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế song em xin mạnh dạn nêu một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp . Theo em, công tác công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, cần hướng vào một số giải pháp để hoàn thiện những tồn tại trên. 2.1. Hoàn thiện hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Như đã đề cập ở trên, để hệ thống sổ hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp được hoàn thiện hơn cả về tên gọi và chức năng ghi chép, đối chiếu, kiểm tra cũng như không gây khó khăn cho việc tính toán, thu thập số liệu, em xin đưa ra một số giải pháp như sau: Đổi tên gọi “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán” chi tiết theo từng cửa hàng thành “ Bảng kê nhập xuất tồn hàng gửi bán” được chi tiết theo từng cửa hàng. Thêm “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán – Biểu số 29” của toàn Xí nghiệp, tạo điều kiện thuận tiện trong việc tính giá vốn của hàng gửi bán đã bán được của toàn Xí nghiệp và giá vốn hàng bán trực tiếp tại Xí nghiệp . Biểu số 29 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng gửi bán Tháng 1/2003 STT Tên cửa hàng Giá trị tồn đầu tháng Giá trị nhập trong tháng Giá trị xuất trong tháng Giá trị tồn cuối tháng 1 Số 7 Ngọc Khánh 625 433 168 564 284 705 624 637 949 565 079 924 2 Số 8 Ngọc Khánh 75 338 046 143 939 336 143 855 100 75 422 282 3 Số 31 Láng Hạ 137 774 312 208 976 404 229 218 059 117 532 657 4 Giới thiệu sản phẩm 32 348 654 7 068 464 19 074 107 20 343 011 Cộng theo giá thực tế 870 894 180 924 268 909 1 016 785 215 778 377 874 Theo giá tạm tính (tập hợp từ báo cáo tiêu thụ SP do các cửa hàng gửi lên) Dựa trên Biểu số 33, kế toán tiêu thụ có thể biết được giá vốn hàng gửi bán và giá vốn hàng gửi bán đã bán được trong tháng trong trường hợp hàng gửi bán không bị trả lại (Trường hợp hàng gửi bán bị trả lại rất ít xảy ra). 2.2. Hoàn thiện hạch toán hàng huỷ sau bán: Như đã nêu trên, hàng huỷ là những sản phẩm thuốc không không đảm bảo quy cách chất lượng hoặc quá hạn sử dụng, không thể tái chế mà phải đem huỷ. Nghiệp vụ hàng huỷ sau bán có thể phát sinh trong trường hợp : Hàng gửi bán hoặc đã bán (chủ yếu) bị khách hàng trả lại và đem huỷ là do không đảm bảo chất lượng sản phẩm. (2) Phản ánh giá vốn hàng huỷ Phản ánh giá vốn hàng gửi bán hoặc đã bán bị trả lại TK155(TK157) TK632(TK157) Hiện nay, trong phương pháp hạch toán hàng huỷ sau bán phát sinh tại Xí nghiệp còn một số bất cập, có thể mô tả thực trạng này qua sơ đồ sau là: (sơ đồ 24) Trong hai bút toán này thì bút toán (2) phản ánh chưa chính xác tính chất phát sinh của nghiệp vụ. Để đảm bảo nguyên tắc hạch toán giá vốn, hạch toán thiệt hại trong quá trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ, đồng thời tuân thủ chế độ tài chính chung, em kiến nghị nên đổi lại cách hạch toán trên như sau: Nợ Tk 811 Có Tk 632 : Giá vốn hàng đã bán quay lại và huỷ Có Tk 157 : Giá vốn hàng gửi bán bị trả lại đem huỷ. 2.3. Hoàn thiện về chiết khấu: Về bản chất, chiết khấu bán hàng được sử dụng kích thích khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc thanh toán nhanh, vì vậy có những mức tỷ lệ chiết khấu hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp . Theo quy đinh hiện tại, khách hàng có thể trả chậm tối đa 3 tháng. Trong khi Xí nghiệp vẫn phải vay ngân hàng và trả lãi mỗi tháng từ 120 đến 200 triệu đồng. Làm thế nào để khách hàng thanh toán sớm hơn sẽ giúp cho Xí nghiệp giảm bớt khoản vay của ngân hàng. Như đã nêu tồn tại ở trên, thì Xí nghiệp nên sử dụng thêm hình thức chiết khấu thương mại trong một đợt giá, vì việc sử dụng đồng thời hai hình thức của chiết khấu thương mại sẽ khuyến khích hợp tác lâu dài với khách hàng, khuyến khích khách hàng tiêu thụ với khối lượng lớn. Đồng thời để khuyến khích khách hàng mua hàng của doanh nghiệp và thanh toán nhanh thì Xí nghiệp cần phải áp dụng linh hoạt cả hai hình thức chiết khấu: Đối với khoản chiết khấu thương mại. Khi thực hiện hình thức chiết khấu này, Xí nghiệp nên có những biện pháp linh động, tránh sự cứng nhắc thái quá. Đối với các khoản chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua sản phẩm của Xí nghiệp với số lượng lớn trong một thời kỳ ( hồi khấu ), mức chiết khấu cho một khoảng doanh thu nhất định là mức chiết khấu cho doanh số tối đa trong khoảng đó, và ghi giảm trừ vào giá bán trên “ Hoá đơn (GTGT)” lần cuối cùng. Đối với những khoản chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua sản phẩm của Xí nghiệp với số lượng lớn trong một đợt giá (bớt giá), mức chiết khấu được sử dụng linh động hơn. Đối với các sản phẩm mới thì việc sử dụng chiết khấu thương mại còn có thể có ý nghĩa như quảng cáo. Đối với các sản phẩm lỗi thời (chẳng hạn sắp có sản phẩm mới thay thế ) thì việc sử dụng chiết khấu này có thể làm giảm bớt lượng hàng tồn đọng. Về việc hạch toán khoản chiết khấu thương mại, theo quy định mà Xí nghiệp nên áp dụng là: Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong tháng, ghi: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112... Có TK 131- Giảm phải thu của khách hàng Cuối tháng, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang TK 5112 : Nợ TK 5112 Có TK 521- chiết khấu thương mại. Đối với chiết khấu thanh toán. Đây là hình thức chiết khấu duy nhất của Xí nghiệp hiện nay. Tuy nhiên tại Xí nghiệp các khách hàng trả nợ quá hạn cũng vẫn được hưởng khoản chiết khấu này. Điều nay không kích thích việc thanh toán ngay, dẫn đến việc thiếu vốn cho chu kỳ tiếp theo, Xí nghiệp lại phải vay ngân hàng và trả lãi. Như vậy, để tăng vòng quay của vốn, giảm bớt việc dây dưa công nợ Xí nghiệp nên xây dựng mức chiết khấu theo thời gian thanh toán dựa trên những yếu tố sau : Tỷ lệ lãi vay ngân hàng hiện tại Số tiền lãi Xí nghiệp phải trả ngân hàng hàng tháng Khả năng thanh toán nhanh của từng khách hàng có doanh số mua hàng ổn định. Dựa trên các thông số trên để đề ra các mức chiết khấu khác nhau đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất được bù lại bằng việc giảm lãi tiền vay của Xí nghiệp với ngân hàng. Nhưng mức tối thiểu của tỷ lệ chiết khấu phải lớn hơn lãi suất tiền gửi ở ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng bán được hàng nhưng không trả tiền cho Xí nghiệp mà lại gửi vào ngân hàng hưởng lãi suất. Đối với những khách hàng nợ quá hạn Xí nghiệp nên tính lãi suất tương ứng với lãi suất ngân hàng. Trong trường hợp Xí nghiệp biết xây dựng và sử dụng mức chiết khấu hợp lý sẽ khuyến khích khách hàng giữ quan hệ lâu dài với Xí nghiệp . Về hạch toán các khoản chiết khấu cho khách hàng: Tại Xí nghiệp hạch toán như sau Nợ TK 8112 : 65.326.085 Có TK 111 : 11.008.790 Có TK 131 : 54.317.295 Việc hạch toán như vậy là phù hợp với chế độ kế toán khi chưa có thông tư hứơng dẫn thực hiên 4 chuẩn mực kế toán mới ban hành. Tuy 4 chuẩn mực mới ra đời nhưng đã thuộc niên độ kế toán cũ của Xí nghiệp , vậy mà sang niên độ kế toán mới năm 2003 Xí nghiệp vẫn chưa triển khai áp dụng, do đó theo em Xí nghiệp nên triển khai áp dụng theo 4 chuẩn mực kế toán mới cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Chiết khấu thanh toán mà Xí nghiệp đang sử dụng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành vẫn được tính vào chi phí tài chính nhưng được hạch toán trên TK 635 “ Chi phí hoạt động tài chính ” và được hạch toán như sau : Nợ TK 635 Có TK 111, 131 Chiết khấu thanh toán mang lại lợi ích cho Xí nghiệp thông qua việc Xí nghiệp có vốn để tái sản xuất mà không phải đi vay ngân hàng và gắn với việc xúc tiến quá trình tiêu thụ. Vì vậy việc cho chiết khấu thanh toán vào TK 635 để xác định kết quả kinh doanh như chế độ hiện hành là hợp lý. Do đó kế toán tiêu thụ của Xí nghiệp cần phải thay đổi cho đúng chế độ. 2.4. Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi. Như trên đã đề cập, hiện nay tuy tại Xí nghiệp trong hệ thống danh mục tài khoản có TK139 – Dự phòng phải thu khó đòi, nhưng trên thực tế Xí nghiệp đã không trích lập các khoản dự phòng này. Việc không trích lập dự phòng phải thu khó đòi, điều nay là không phù hợp với một Xí nghiệp sản xuất và tiêu thụ mà hình thức bán hàng chủ yếu là thu tiền chậm. Điều này dễ gây ra cho Xí nghiệp một số rủi ro trong việc thu tiền hàng kéo theo quay vòng vốn chậm, ảnh hưởng đến hiệu quả của Xí nghiệp, đồng thời cũng không đúng nguyên tắc. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giúp Xí nghiệp tạo nguồn bù đắp kho có rủi ro xảy ra do những khách hàng có nghi vấn, thậm chí với những khách hàng uy tín cũng khó có thể chắc chắn rằng trong tương lai họ không trở thành khách hàng nghi ngờ. Vì thế theo em, Xí nghiệp nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Theo quy định của Bộ tài chính, để dự phòng những tổn thất về khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời Xí nghiệp phải so chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền chưa trả (Hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, khế ước vay,...). Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn 2 năm, kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp đặc biệt, tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi..cũng được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm. Mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập có thể được xác định dựa theo phương pháp kinh nghiệm hay dựa vào thời gian quá hạn thực tế khoản nợ phải thu ở từng con nợ cụ thể. Theo phương pháp kinh nghiệm, số dự phòng phải thu khó đòi được xác định dựa vào tổng số doanh thu bán chịu và tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính theo kinh nghiệm thực tế Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới Tổng số doanh thu bán chịu Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính == x Theo thời gian quá hạn thực tế khoản nợ phải thu ở từng con nợ, số dự phòng phải thu khó đòi ước tính đối với khách hàng đáng ngờ được xác định dựa vào tổng số nợ phải thu ở từng con nợ và khả năng tài chính của từng con nợ. Số dự phòng cần phải lập cho niên độ của khách hàng đáng ngờ = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng đáng ngờ x Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Xí nghiệp sẽ phải phản ánh việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào hai tài khoản : TK 139 và TK 6426. Cuối niên độ kế toán , xác định được mức trích dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) : Chi phí dự phòng Có TK 139 : Trích lập dự phòng khó đòi Sang niên độ kế toán mới, khi thu hồi hay xoá sổ các khoản phải thu đã lập dự phòng, ngoài bút toán phản ánh số tiền đã thu hay xoá sổ, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi đã lập của các khoản này bằng bút toán: Nợ TK 139 : Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi Có TK 711: Ghi tăng thu nhập hoạt động khác. 2.5. ý kiến về việc áp dụng phần mềm kế toán. Như đã đề cập trong phần trước, việc áp dụng kế toán máy như hiện nay mới chỉ phục vụ cho hạch toán chi tiết còn công tác hạch toán tổng hợp vẫn phải thực hiện bằng phương pháp thủ công vì chỉ mới áp dụng một số phần hành kế toán và chiếm một khối lượng công việc quá lớn vì phải làm song song cả thủ công và máy. Theo ý kiến của em, Xí nghiệp nên cố gắng hoàn thiện phần mềm kế toán đặc biệt là áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành kế toán và giảm bớt số lượng các Bảng kê chứng từ liên quan đến tiêu thụ. Song song với việc hoàn thiện phần mềm kế toán, Xí nghiệp cũng cần tăng cường đào tạo lao động kế toán trong việc sử dụng phần mềm kế toán. Như vậy vừa cải thiện được sức lao động vì phải làm song song kế toán tay và kế toán máy, đồng thời phát huy tối đa năng lực của bộ máy kế toán. 2.6. Hoàn thiện tổ chức lao động kế toán phần hành. Trước thực tế nói trên, Xí nghiệp đang xúc tiến việc phân công lại phạm vi công việc của hai kế toán phần hành cho công bằng và hợp lý. Mục tiêu chính mà Xí nghiệp muốn hướng tới là tạo ra quy định chặt chẽ về trách nhiệm của từng kế toán và sẽ phân công riêng một kế toán chuyên theo dõi tình hình biến động thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại 4 cửa hàng. Chủ ttrương này cũng phù hợp với phương hướng sửa đổi mà em muốn trình bày: Trưởng phòng kế toán có thể phân công kế toán thành phẩm theo dõi riêng về cửa hàng. Kế toán thành phẩm phải đảm bảo tiến trình công việc cũng như phải thường xuyên giám sát, kiểm tra đối chiếu giữa các loại sổ hạch toán tại Xí nghiệp và tại cửa hàng để tránh xảy ra sai sót. Hai hoặc ba ngày một lần, kế toán thành phẩm nên xuống các cửa hàng để kiểm tra, đối chiếu về số lượng hàng bán ra và hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác của số liệu do nhân viên bán hàng gửi về Xí nghiệp . Kế toán tiêu thụ vẫn đảm nhiệm khâu hạch toán tại Xí nghiệp đồng thời có trách nhiệm lập “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm” của toàn Xí nghiệp dựa trên số liệu của “ Sổ chi tiết thành phẩm” do kế toán thành phẩm chuyển sang. 2.7. Hoàn thiện việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, Xí nghiệp vẫn tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào TK 911, việc hạch toán này tuy đơn giản nhưng làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ chưa chính xác. Nên như đã phân tích, Xí nghiệp cần phân bổ các chi phí này cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hang tồn kho nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp (Doanh thu nào, chi phí ấy). Việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của Xí nghiệp, theo em nên tiến hành theo công thức sau: Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng bán ra Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) tính cho hàng còn lại cuối kỳ + Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) đầu kỳ Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) phát sinh trong kỳ = - Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) tính cho hàng còn lại cuối kỳ + Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) phát sinh trong kỳ = Trị giá hàng xuất trong kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ x + Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) đầu kỳ Có thể lấy một ví dụ để minh hoạ: Tháng 1 năm 2003, kế toán tính ra chi phí: + Tổng chi phí bán hàng là : 161.751.970 + Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là : 487.268.666 + Trị giá hàng xuất bán trong tháng 1 là : 7.344.267.894 + Trị giá hàng tồn kho cuối tháng 1 là : 3.641.665.343 Thực hiện phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng còn lại cuối kỳ x 0 + 161 751 970 7 344 267 894 + 3 641 665 343 Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ = 3 641665343 = 53 618 252,6 Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ là: 53 618 252,6 Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ 3 641 665 343 x 0 + 487 268 666 7 344 267 894 + 3 641 665 343 = = 161 521 955 Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ là: 161 521 955. Như vậy, sẽ làm cho lợi nhuận thực tế của xí nghiệp chính xác hơn, đảm bảo nguyên tắc phù hợp. 2.8. ý kiến về áp dụng 4 chuẩn mực kế toán mới. Mặc dù đã sang chế độ kế toán mới nhưng Xí nghiệp vẫn chưa triển khai áp dụng 4 chuẩn mực kế toán mới. Đây là chuẩn mực mới bổ sung, sửa đổi chế độ kế toán, vì thế Xí nghiệp phải nhanh chóng triển khai thực hiện để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước quy định. Về doanh thu cho thuê Kiốt. Hiện nay, Xí nghiệp có 2 Kiốt cho thuê theo phương thức cho thuê hoạt động, tức là Xí nghiệp với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ. Hiện nay trong phương pháp hạch toán thu nhập từ hoạt động cung cấp dịch vụ tại Xí nghiệp vẫn chưa được coi là doanh thu mà nó được xem như là thu nhập hoạt động tài chính. Việc hạch toán cụ thể tại Xí nghiệp như sau Nợ TK 111 : 10.808.460 Có TK 7112 : 10.293.771 Có TK 33311: 514.689 (Thuế 5%) Để tuân theo chế độ kế toán mới, Xí nghiệp nên mở thêm tiểu khoản trong TK 511 là TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”, với nội dung và kết cấu như TK 511. Việc hạch toán được thay đổi như sau: Nợ TK 111 : 10.808.460 Có TK 5113 : 10.293.771 Có Tk 33311 : 514.698 Ngoài ra để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, Xí nghiệp hạch toán trên TK 711 thay bằng việc hạch toán trên TK 515 , về bản chất hai tài khoản này đều cùng một nội dung đó là thu nhập hoạt động tài chính. Và thay việc hạch toán trên TK 811, TK 721, TK 821 bằng TK 635 “Chi phí tài chính”, TK 711 “Thu nhập khác”, TK 811 “ Chi phí khác ”. 2.9. Một số ý kiến nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thật là thiếu sót nếu hoàn thiện công tác kế toán mà không gắn với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, bởi thông tin kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp. Việc nâng cao hiệu quả kinh doanh được thực hiện đồng bộ tác động tới mỗi chỉ tiêu quản lý hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ. Thực trạng cho thấy, tình hình kinh doanh của Xí nghiệp chưa thật hiệu qủa chủ yếu do chi phí kinh doanh có xu hướng tăng nhanh trong khi đó doanh thu có xu hướng tăng chậm hơn nhiều. Từ thực tế đó, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau : + Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tiêu thụ: Cần chủ động tăng cường và phát triển các mối quan hệ làm ăn có uy tín, tạo ra uy tín về chất lượng sản phẩm để có thể đứng vững và cạnh tranh trên thị trường thuốc khi mà ngày càng nhiều công ty, Xí nghiệp thuốc ra đời và thuốc nhập ngoại ngày càng nhiều. Tăng cường chất lượng phục vụ tại các cửa hàng, đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ nhân viên bán hàng bởi vì thuốc là loại sản phẩm đặc biệt liên quan đến tính mạng con người. Khi có các sản phẩm mới ra đời, Xí nghiệp phải tăng cường quảng cáo, giới thiệu sản phẩm mới của mình. Bên cạnh đó Xí nghiệp cần có các hình thức khuyến mại, tiếp thị phù hợp, chính sách sau bán hàng hợp lý. Từng bước chiếm lĩnh và không ngừng mở rộng thị trường, ở những địa điểm không đủ điều kiện hoặc không thuận lợi cho việc lập chi nhánh, Xí nghiệp có thể mở đại lý hoặc cửa hàng chủ yếu để tìm khách hàng và có thể ký các hợp đồng lớn. + Một số giải pháp giảm chi phí kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Xí nghiệp . Như một số thông tin đã phản ánh, để nâng cao hiệu quả kinh doanh thì biện pháp hiện nay là làm sao để sử dụng tiết kiệm tối đa nguyên liệu đầu vào nhưng phải đảm bảo chất lượng thuốc ngày càng đạt tiêu chuẩn Dược điển. Đồng thời giảm bớt chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giảm bớt các khoản vay ngân hàng bằng việc áp dụng các hình thức chiết khấu thích hợp. Xí nghiệp nên chú trọng đến các ban hàng bán nguyên vật liệu đầu vào, vì nguyên vật liệu chính làm đầu vào để sản xuất ra thuốc chủ yếu là nhập ngoại với giá rất cao, vì thế để tránh trường hợp khai tăng thêm thuế nhập vào trong giá bán thì Xí nghiệp phải mở rộng mối quan hệ mua bán với nước ngoài. Có như vậy mới đảm bảo phản ánh đúng giá thực tế nguyên vật liệu mua vào. Điều này có thể làm cho giá thành hạ xuống tạo điều kiện cho giá vốn hàng bán giảm . Kết luận Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II là một doanh nhiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Dược Việt Nam. Khi chuyển đổi sang nền kinh tế thi trường tự do cạnh tranh, mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng với bề dày hoạt động của mình Xí nghiệp đã không ngừng đạt được những thành tựu và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường hàng tiêu dùng nói chung và thị trường dược nói riêng. Đó là nhờ sự quản lý chặt chẽ của bộ máy lãnh đạo cũng như sự cố gắng nổ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp, mà phòng kế toán là một bộ phận không thể thiếu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các cô ở phòng tài chính- Kế toán cũng như toàn bộ Xí nghiệp, em đã nắm được tình hình thực tế về hoạt động tiêu thụ của Xí nghiệp . Có thể nói rằng việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng và công tác kế toán nói chung tại Xí nghiệp là tương đối khoa học và hoàn thiện. Tuy vậy, cũng không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Bằng những kiến thức đã học trong nhà trường cộng với những hiểu biết thực tế về Xí nghiệp, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II “. Với tinh thần nhiệt tình học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp. Nhưng do trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sụ góp ý của thầy giáo để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Mục lục Trang